KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMASI İDARİ HİZMETLER YAZI İŞLERİ Gelen Evrak Daire Başkanlığına EB YS üzerinden gelen evrakların incelenmek üzere Daire Başkanı EBYS sisteminde görüntülenmesi, Daire başkanınca incelenmesi ve birimlere havale edilmesi Giden Evrak Cevaplandırılması gereken gelen evrakın incelenmesi, kurum içi ise yazışmalarının yapılarak ilgili birime yine EBYS üzerinden gönderilmesi; kurum dışı ise yine EBYS üzerinden yazışmalarının ve takibinin yapılarak elektronikk imzaları tamamlandıktan sonra Üniversitemiz Genel Evrak kanalıyla ilgili adrese tesliminin sağlanması, Genel Evrak Birimi EBYS sistemine kayıtlı ve kurum dışından Başkanlığımıza gelen evrakların dosyalanması, Üniversitemiz Genel Evrak Biriminden sayı almayan, posta ve kargo yoluyla Başkanlığımıza gelen evrakların tespit edilerek EBYS sistemine kayıtlarının yapılmasının sağlanması ve takibinin yapılarak dosyalanması Genel İnsan kaynakları gelen evrakın takibi, yazışması ve dosyalanması, İnsan kaynakları giden evrakın takibi, yazışması ve dosyalanması, Kargo alımı ve gönderimi, Dağıtım ve bağış yoluyla Başkanlığımıza gelen kitap ve dergilerin ayrıştırılması ve kaşelenerek Kataloglama Birimi ile Süreli Yayınlar Bölümüne gönderilmesi.
SATIN ALMA BİRİMİ DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE YAPILACAK ALIM İŞLEMLERİ İhtiyacın bildirilmesi, Piyasa araştırması yapılması (en az iki firmadan, yazılı teklif alınır.), Rektör onayı alınması, Hizmet alımlarında sözleşme imzalanması, Sipariş verme (yazılı veya sözlü sipariş verilir), Alımın ve hizmetin gerçekleşmesi, Mal teslimi ( taşınır işlem fişi düzenleme-kayıtlara giriş) Muayaene komisyon raporunun hazırlanması, Tahakkkuk(banka aracılığıyla firmanın banka hesabına havale): ödeme emri düzenlenerek ekleri ile strateji ve geliştirme daire başkanlığınaa gönderilmesi.
4734 sayılı KAMU İHALE KANUNUNA TABİ KİTAP ALIMI İHALE YOLUYLA YAPILACAK ALIM İŞLEMLERİ 1 İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satınalma birimine gönderilir, Görevli personel tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve buna göre ihale şekline karar verilir. Ödenek durum u, ihale ilanının şekli ve zamanı, avans vefiyat farkı verilip verilmeyeceği v.b. hususlar dikkate alınarak ihale onay belgesi düzenlenir, Görevli personel tarafından aynı zamanda, KİK'den ihale kayıt numarası alınır, ihale dokümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve ihale onay belgesine eklenir, Onay belgesinde yer alan; iş in nev i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları v.b. bilgiler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisince de imzalanır, İhale usulüne göre ihale ilanı yayımlanır veya davet mektupları gönderilir, İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten itibaren 3 gün içinde İhale Komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte oluşturulur ve ihale dokümanıyla birlikte gerekli tebligatlar yapılır, İhale dokümanı idarede bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak isteyen isteklilere ihale doküman bedeli karşılığı satılır
4734 sayılı KAMU İHALE KANUNUNA TABİ KİTAP ALIMI İHALE YOLUYLA YAPILACAK ALIM İŞLEMLERİ 2 İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacakk olan isteklilere ait teklif zarfları sıra numarası verilerek alınır ve ilgili standart formlar düzenlenerek ihale komisyonuna teslim edilir, İhale dokümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir, İhale komisyonu tarafından, Kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı Kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve ihale yetkilisinin onayına sunulur, İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder, Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onayı izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün isteklilere imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü postalanır, Sözleşme imzalanmadan önce tutarın, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda belirtilen parasal limiti aşıp aşmadığına bakılır. Mal teslimi ( taşınır işlem fişi düzenleme-kayıtlara giriş) Muayaene komisyon raporu hazırlanır, Tahakkkuk(banka aracılığıyla firmanın banka hesabına havale): ödeme emri düzenlenerek ekleri ile strateji ve geliştirme daire başkanlığına gönderilir.
AYNİYAT VE TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞLEMLERİ GENEL Taşınır İşlemlerine Ait Taşınır İşlem Fişlerinin Ve Taşınır İstek Belgelerinin Yazışmaları, Takibi, Satın Alınan Demirbaş Ve Sarf Malzemelerin Taşınır Programına Kayıtlarının Girilmesi, Kurum İçi Devir İşlemlerinin Yapılması, Hurda İşlemlerininn Yapılması, Demirbaşların Kişilere Zimmetlenmesi, Yıl Sonuna Ait Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Ve Taşınır Sayım Döküm Cetvellerinin Hazırlanması Ve Strateji Daire Başkanlığına Bildirimi TAŞINIR MAL GİRİŞ İŞLEMLERİ Satın alınan ve ya hibe yoluyla gelen malların Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esaslaragöre hem fiili hemde üniversitemiz taşınır sistemi üzerinden taşınır malların ambar giriş işlemleri yapılır, Taşınır hibe ise Taşınır İşlem Fişi üst yazı ile Strateji Daire Başkanlığına bildirilir. TAŞINIR MAL ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Rektörlük ve bağlı birimlerden gelen onaylanmış Taşınır İstek Belgesi talepleri kayda alınır, Talebin karşılanabilirliği Daire Başkanı tarafından incelenir, Karşılanamayacağıı karar verilen talebi içeren evrak dosyasına kaldırılır. Durum ilgili birime yazı ile bildirilir, Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Mal Yönetmeliği ve ambar stoklarına göre ambarda bulunan malı Taşınır İşlem Fişii ile imza karşılığı teslim eder KAYITTAN DÜŞME Birimimz ambarında kullanılmayacak durumda olan mallar (hurda) listesi yapılır ve Daire Başkanlığına bildirilir,, Kullanılmayacak durumda olan mallar komisyonca tespit edilir, Taşınır Mal Yönetmeliğine göre komisyon tarafından düzenlenen Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı yetki limitleri dahilinde harcama yetkilisinin ya da üst yönerticinin onayına sunulur. İmza işlerinden sonra sistemden düşüm işlemi yapılır, Kayıttan düşme onayının bir örneği üst yazıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilir.
PERSONEL GİDERLERİ (Maaş) Personel Maaşları Birimimizin ilgili personeli tarafından ilgili aya ait değişikliklerin belgeleri sağlanır, KBS sistemi üzerinden güncellemeler ve kesintiler girilerek hesaplama yapılır, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. Maddelerine istinaden gerekli belgelerin çıktıları ve KBS sistemi üzerinden alınan ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisinde toplanır, Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesi Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülüp, imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderilir. Öğrenci Maaşları 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 46. Maddesince Çalışan Öğrencilerimizin(Maaş) Süreç Akım Şeması Sözleşme imzaladığımız öğrencimizin, öğrenciden gerekli evraklar alınır ve SGK işe giriş bildirgesi düzenlenir, İlgili aya ait puantaj hazırlandıktan sonra bordro ve banka listesi yapılır, İlgili aya ait onay ve ödeme emri belgesi, gerçekleştirme görevlisi tarafından Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülüp,, imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderilir, İlgili aya ait her öğrencinin çalıştığı gün sayısı, prime esas kazanç tutarları, işe giriş-çıkış tarihleri, eksik gün nedenleri, işten ayrılma nedenleri Internet üzerinden SGK sistemine girildikten sonra bildirgeleri onaylanır. Yolluk Birim personelinin görevlendirme yazısının onaya sunulması, Harcama yetkilisi oluru /onayı ve rektörlükten gelen onay yazısı yazının ilgili birimlere dağılımı, Görevli personelinin belgelerinin eksizsiz alınması ve yolluk bildirimi düzenlenmesi, Ödeme emri ve ekli evrakların düzenlenmesi, Tahakkuk evrakının harcama yetkilisi tarafından imzalanması ve ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi.
OKUYUCU HİZMETLERİ ÜYE KAYIT İŞLEMLERİ Her öğretim yılı başında üniversiteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin üyelik bilgileri kütüphane programına toplu olarak atılır. öğrencilerin kütüphaneye gelip üyelik işlemlerini yaptırmaları gerekir. Akademik ve idari personelin kütüphaneye gelip üyelik işlemlerini yaptırmaları gerekir, Kullanıcılar kütüphane yönergesindeki kullanıcı niteliğine göre ödünç kitap alabilirler. Üniversiteye sonradan kayıt olan ÖDÜNÇ VERME İŞLEMLERİ Kullanıcı internet bağlantılı herhangi bir bilgisayar veya kütüphane içindeki tarama bilgisayarlarından http://kutuphane.kocaeli.edu.tr adresinden kütüphane katalog tarama modülünü kullanarak aradığı kaynağın kütüphanede var ise yer numarasını öğrenir. ilgili rafa gider kitabı alır, Ödünç verme ve iade bölümüne öğrenci/personell kimliği ve istediği kitapla başvurarak görevliye verir, Görevli ödünç işlemlerini yaparak kitabı/kitapları kullanıcıya ödünç verir. İADE İŞLEMLERİ Kullanıcı kitabı ödünç verme bölümüne getirir, Görevli kitabı kullanıcının kütüphane programında iade işlemini gerçekleştirir, Kullanıcı kitabı geciktirmişse her gün için 50 kuruş gecikme bedeli kullanıcı hesabına yazılır. Kullanıcı, gecikme bedeli 25 tl. yi geçmesi halinde toplam turarı ilgili hesaba yatırır. KÜTÜPHANELER ARASI ÖDÜNÇ ALMA Kullanıcı başka bir kütüphaneden isteyeceği yayın için talebini e- posta yoluyla bildirir. Yayının künye bilgilerinin eksiksiz olması gereklidir, Görevli KİTS (Kütüphaneler arası işbirliği takip sistemi) aracılığıyla ilgili kütüphaneden talepte bulunur. Talep kargo yoluyla görevliye daha sonra da istek sahibine ulaştırılır, İstek sahibi yayını ödünç alma süresinin sonunda tekrar görevliye getirir ve yayın ilgili kütüphaneye gönderilmek üzere kargoya teslim edilir. KÜTÜPHANELER ARASI ÖDÜNÇ VERME KİTS (Kütüphaneler arası işbirliği takip sistemi) aracılığıyla Kocaeli Üniversitesi nden talep edilen yayınlar rafta ve ödünç verilebilir durumda ise isteği yapan kütüphaneye teslim edilmek üzere kargoya teslim edilir, İade süresinin sonunda ilgili kütüphane yayını geri göndermekle sorumludur. ORYANTASYON HİZMETİ Eğitim öğretim yılı başında fakülte ve yüksekokullarla irtibat kurularak yeni kayıt olan öğrenciler kütüphaneye davet edilir, Kütüphane hizmetleri ve kullanım kuralları hakkında bilgilendirilir. DANIŞMA HİZMETLERİ Kütüphaneye gelen kullanıcıların veya telefon, e posta ile sorulan soruları cevaplamak.
TEKNİK HİZMETLER KOLEKSİYON SAĞLAMA VE GELİŞTİRME BİRİMİ 1 Kocaeli Üniversitesi mensupları kütüphane web sayfası üzerinden kütüphane otomasyon programını kullanarak yayın isteğinde bulunurlar, Üniversitenin idari ve akademik birimlerine yayın taleplerini eser istek formu doldurarak bildirmeleri konusunda belirli dönemlerde hatırlatmalar yapılır. (Resmi yazı, e-mail vb.) Ayrıca web sayfası üzerinden de duyurular yapılır. 2 Kütüphane otomasyon programından liste alınır. İsteklerin doğru bilgilerden oluşup oluşmadığı internet üzerindeki kaynaklarından kontrol edilir. 3 Doğru bilgilerden oluşturulan isteklerin mevcut koleksiyon içerisinde bulunup bulunmadıkları kütüphane otomasyon programından kontrol edilir. 4 Satışta olup olmadığı ve temin edilme durumu araştırıldıktan sonra Yaklaşık maliyet çıkarılır. Ve yayınlar siparişe hazırlanır. 5 Satın alma iki şekilde yapılır. 1. Doğrudan Temin: Yaklaşık maliyet doğrudan temin sınırları içerisinde yer alıyorsa yayınların bu şekilde temini yoluna gidilir. Satın alınacak yayınlariçin teknik şartname hazırlanır. En az üç istekliden teklif alınır ve en düşük teklif esasına göre alım gerçekleştirilir. 2- İhale usulü : Yaklaşık maliyet doğrudan temin sınırlarının üzerinde ise kamu yararı göz önünde bulundurularak ihale usulü ile alım yoluna gidilir. Satın alınacak yayınlar için teknik şartname hazırlanır. Kamu İhale Kanunu Usullerine göre yayınların listesi hazırlanır. Satın alma birimine gönderilir. 6 İhale usulü ve doğrudan temin yoluyla satın alınan yayınlar teknik şartnameye göre teslim alınır. Teknik şartnameye uygun olmayan kitaplar firmalaraa iade edilir. Kabul edilen yayınların listesi faturalandırılmak, ödeme işlemleri başlatılmak üzere firmaya ve satın alma birimine gönderilir, Ödeme işlemleri biten yayınların katalog ve sınıflanması yapılması için Kataloglama ve Sınıflama Birimine gönderilir. 7 Kütüphaneye bağış, dağıtım v.b. yoluyla gelen kitap, süreli yayın ve kitap dışı materyaller ise koleksiyon geliştirme politikasıçerçevesinde Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanının oluşturduğu 3 kişilik Materyal Seçme Komisyonu tarafından değerlendirilerek kabul edilir.
ELEKTRONİK KAYNAKLAR BİRİMİ ABONE VERİTABANLARI Aboneliği devam eden; Konsorsiyum/firmalardan yeni yıl abonelik fiyatlarının alınması, Konsorsiyum/firmalara yeni yıl abonelik teyid/iptal kararının bildirilmesi, Konsorsiyum/firmalardan gelen, veritabanlarına ait yeni yıl lisans anlaşmalarınınn imzalanarak gönderilmesi DENEME VERİTABANLARI Deneme erişimine açılan veritabanlarının kütüphane web sayfasından, e-posta ile akademik liste üzerinden tüm personele duyurulması, Deneme sonunda kullanım istatistiklerinin alınarak değerlendirilmesi, Kullanıcı geribildirimi, statistik, fiyat ve bütçe durumuna göre aboneliğe kararı verilmesi YENİ ABONELİK YAPILACAK Kullanıcı istekleri, firmalardan deneme erişimi talebinde bulunulan veritabanlarından deneme sonunda istatistiklerin değerlendirilmesi ve abonelik kararı verilmesi, Yeni abone olunacak veritabanlarına ait sipariş formu, lisans anlaşması vb. dokümanların doldurularak ve imzalanarak gönderilmesi KULLANIM Veritabanları istatistiklerinin her ay ilgili web sayfalarından alınması, Her veritabanı için ayrı ayrı aylık ve yıllık tam metin erişim sayılarının grafiklerinin yıl sonunda formüllü excel tablosunda her veritabanı için tam metin birim maliyet hesabının yapılması ve grafiklendirilmesi, Tüm grafiklerin web sayfasında güncellenmesi
KOU ADRESLİ (WEB OF SCIENCE ) ULUSLARARASI BİLİMSEL YAYIN TARAMA YAYIN TARAMA Web of Science veritabanından"kocaeli UNİV OR UNİV KOCAELİ" adresli yayınların taranması, Taranan yayınların bibliyografik künyelerinin word e kopyalanması, Taranan yayınların bibliyografik künyelerinin word dosyası şeklinde kou web sayfasında" araştırmalar" linkinin altında "yayınlar" kısmına eklenmesi ve her hafta güncellenmesi, Çeşitli nedenlerle taranamayan yayınların akademik personelin geribildirimleriyle kontrol edilerek listeyee eklenmesi, Yayın sayılarının yıllık ve fakülte düzeyinde grafiklerinin toplam yayın ve 1.yazar yayın şeklinde oluşturulması, Oluşturulan grafiklerin kütüphane web sayfasında gösterilmesi ve her hafta güncellenmesi, Güncellenen yayın bilgisi ve grafiklerin akademik liste üzerinden e-posta ile tüm personele duyurulması LİSTELERİN HAZIRLANMASI Taranan yayınlardan üniversite akademik personelinin belirlenmesi ve excelde isim-soyad, yayın sayısı, 1. yazar yayın sayısı, bölüm şeklinde"ana sayfa" tablosunun oluşturulması, Oluşturulan tabloya paralel yeni bir çalışma sayfasında fakültelere göre yayın sayısı ve isme göre sıralamaa öncelikli bir tablo oluşturulması ve ana sayfadan otomatik güncellenmesinin sağlanması, Bu tabloların haftalık güncellenmesi YAYINLARIN ETKİ DEĞERLERİNİN TESPİTİ Taranan yayınların dergi isimlerinin liste halinde etki değerlerinin hazırlanması, Dergilerin scopus veritabanından etki değerlerinin tespit edilmesi, Her yayında belirlenen üniversite personelinin yayınlarına ait tek tek etki değerlerinin ilgili tabloya eklenmesi, Belirlenen kriterlerle ödül listesinin hazırlanarak Rektörlüğe gönderilmesi
KATALOGLAMA VE SINIFLAMA BİRİMİ 1 Kütüphane dermesine katılması uygun görülen materyaller, sağlama biriminden teslim alınır. 2 Teslim alınan materyaller, yayın türüne, sağlama şekline ve değerlendirileceği şube kütüphaneye göre ayrılır. 3 Kitap: demirbaş numarası verilir. library of congress sınıflama sistemine göre sınıflama numarası ve konu başlıkları belirlenir. Kitap dışı :demirbaş numarası verilir. library of congress sınıflama sistemine göre sınıflama numarası ve konu başlıkları belirlenir. E-kitap: e-kitapların marc kayıtları firmalardan alınır. otomasyon programına aktarılır. 4 Anglo amerikan kataloglama kuralları 2 ye göre kataloglaması yapılan materyallerin kütüphane otomasyon programına girişi gerçekleştirilir. 5 Materyaller güvenlik için bir dizi işlemden geçirilir. kaşeleme işlemleri yapılır 6 Materyallerin etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. son kontrolleri yapılır. 7 Kitapların(içindekiler sayfası, dış kapak vs.) tarama işlemleri yapılır, otomasyon sistemine yüklenir. 8 Kataloglama ve Sınıflama Biriminde bütün işlemleri tamamlanan ve merkez kütüphanede kullanıma sunulacak materyaller ödünç verme birimine gönderilir. 9 Kataloglama ve Sınıflama Biriminde bütün işlemleri tamamlanan ve şube kütüphanelerinde kullanıma sunulacak materyaller şube kütüphanelere gönderilir. 10 Ödünç verme biriminden gelen etiketi yıpranmış, güvenlik işlemlerinin tekrarlanması gereken, cilt bütünlüğünü kaybetmiş materyaller onarılır, işlemi bitenler geri gönderilir. onarımı yapılamayan materyaller cilde gönderilmek üzere ayrılır.
SÜRELİ YAYINLAR 1 Satın, dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlar 2 3 Dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlara ayıklama işlemi yapılır. Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, konu başlıkları oluşturularak Yordam programına kayıt işlemi tamamlanır. 4 Kataloglaması tamamlanan süreli yayınlar rafa gönderilir.
YÜKSEK LİSANS VE DOKTORA TEZLERİ 1 Dağıtımm yoluyla gelen tezler, Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, bilim dallarına göre sınıflandırılıp, konu başlıkları oluşturularak Yordam programında kayıt işlemi tamamlanır. 2 Demirbaş barkodları, manyetik bantları yapıştırılır. Damgalama işlemleri yapılır. 3 Sırt etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. Rafa gönderilir.
KİTAPLARIN RAFLARA YERLEŞTİRİLMESİ Teknik hizmetlerden gelen kitaplar. Ödünç vermeden gelen iade kitaplar. Raflara dizilir. Öğrencilerin masa üzerinde bıraktığı kitaplar
SAYIM İŞLEMLERİ Kütüphanede yönetimce belirlenen tarihlerde, taşınır mal yönetmeliği gereği kurulan sayım komisyonu tarafından gerçekleştirilir. KAYBOLAN KİTAPLAR Kullanıcıya temin ettirilir. Ödünçte kaybolan veya sayfaları eksik iade kitaplar Kütüphane kullanıcı adına temin eder. Satışta olmayan kitap kayıttan düşülür. Kitap bedeli üniversiteye gelir kaydedilmek üzere okuyucudan tahsil edilir.
YIPRANAN KİTAPLAR 1 2 3 Raftaki yıpranan kitaplar ve iade kitaplar teknikk hizmetlerine verilir. Kataloglama modülünde bu kitaplara ciltte kaydı düşülür. Matbaaya gönderilerek ciltlenmesi sağlanır.
BİLGİ TEKNOLOJİLERİ BİRİMİ 1 Kuruma gerekli olan bilgi teknolojileri araçlarının (bilgisayar, yazıcı, veri depolama v.b.) satın alma aşamasında araştırılması, talep edilmesi ve kurulumu işlemleri. 2 Kurum içinde yer alan bilgisayar ve diğer teknolojik araçların arızalarının Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Donanım Destek birimine bildirilmesi ve işlemlerin takibi. 3 4 Kütüphane otomasyon programı ile ilgili işlemlerde (kurulum, güncelleme, kullanıcı hesapları ve yetkilendirme, teknik destek vb.) firma ile koordinasyonun sağlanması. Kurum web sayfasının tasarımı aşamasında; tasarıma yönelik araştırma, verilerin toplanması, formata uygun düzenlenmesi, sitenin tasarım ve yapımı, siteninn değerlendirme ve test edilmesi, sitenin yayınlanması, sitenin güncelleme işlemlerinin yapılması, site yedeğinin oluşturulması 5 Kurum hizmet, etkinlik ve listelerin web sayfasında duyurulması 6 Kurumun Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) ve İhale Bilgi Sistemi ile ilgili sistem koordinatörlüğü
GÖRME ENGELLİLER BİRİMİ 1 Üniversitemize kayıt yaptıran engelli öğrencilerin listesinin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Engelli Öğrenciler Araştırma ve Uygulama Biriminden Temini 2 Görme Engelli öğrencilere ulaşılarak seslendirilmesini ya da dijitalleştirilmesini istedikleri kitapların/ders notlarının tespiti 3 Görme engelliler için seslendirme yapacak gönüllü kişilere gerekli ortamın temin edilmesi, araç/gereç tahsisi ve eğitimin verilerek kişilerin koordinasyonunun sağlanması. 4 Görme engelliler için seslendirilen ve dijitalleştirilen kitap/ders notlarının kütüphane web sayfasında duyurulması. 5 6 Birimimize gelen engelli öğrencilerin kütüphaneden yararlanmasını sağlama, Görme engelli odasının hazır bulundurulması. Görme engellilere uygun araç ve gereç tahsisi. Görme engelliler için seslendirilen ve dijitalleştirilen kitap/ders notlarının ödünç verilmesi. (5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu nun Ek 11 nci maddesi gereğince, kullanıcıların görme engelli olduklarını belirten kimlik veya raporlarını beyan etmeleri gerekmektedir.)
STAJYER İŞLEMLERİ 1 2 Kütüphanemizde staj yapmak isteyen Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü ikinci ve daha üst sınıf öğrencileri, Şubat ve Mart aylarında, kurumumuza ait Başvuru Formu, Transkript ve Özgeçmişlerini elden ya da posta aracılığıyla kütüphanemize ileterek başvurur. Tüm başvurular toplanıp değerlendirildikten sonra tüm adaylara e-posta aracılığıyla Nisan ayı sonuna kadar olumlu ya da olumsuz geri bildirim yapılır. 3 Staj Koordinatörümüz tarafındann staja kabul edilen adaylara, Daire Başkanlığımızca belirlenen nihaii staj tarihleri iletilir. 4 Stajyerin kurumunca düzenlenenn kabul evrakları onaylanıp teslim edilir. 5 6 Stajyer, staj döneminden en geç iki hafta önce, Bölümü tarafından Daire Başkanlığımıza yazılan dilekçesi ve staj süresince öğrenim gördüğü üniversite tarafından sigortalanacağına dair yazıyı kütüphanemize teslim eder. Stajyerlerin katılacakları etkinlikler ve uygulamalar, staj dönemi başında, önceden belirlenen iş günüü üzerinden planlanmış bir takvim ile kendilerine iletilir. 7 Stajyer, program süresince yaptığı çalışmaları gün gün raporlar ve staj koordinatörüne onaylatır. 8 Staj programını tamamlayan öğrencilerin değerlendirmeleri yapılarak gerekli evrakları düzenlenip teslim edilir.
AÇIK ERİŞİM ÜYELİK AŞAMASI KOÜ mensubu araştırmacılar, kurum e-posta ve şifrelerini kullanarak sisteme giriş yaparlar. Kullanıcılar sistem sorumnlusu tarafından görev yaptıkları birim koleksiyonlarında yetkilendirilir, Yetkilendirme işlemi tamamlanmamış kullanıcılar acikerisim@kocaeli adresine talep yazar. ARŞİVLEME AŞAMASI Araştırmacılar, yayına kabul edilen bilimsel çalışmalarının hakemden geçmiş şeklini arşivlemek üzere gönderi başlatır, yayının künye bilgileri veri giriş formlarında ilgili alanlara girilir, Çalışmanın elektronik kopyası, oluşturulan gönderiye eklenir, yazar, söz konusu yayına ilişkin yayım iznini onaylar. YAYINLAMA AŞAMASI Gönderilen yayının üst verisi Koleksiyon editörleri tarafından kontrol edilir, Eksik bilgi olması halinde, yazar tarafından tamamlanarak tekrar depolanması için geri gönderilir, Üst verisi tamamlanan yayının, elektronik tam metin kopyasının tam ve doğru formatta eklenip eklenmediği kontrol edilir, Depolanan yayının, elektronik ortamda erişime açık olmasının yayıncı açısından bir sakıncası olmadığı yazarca teyit edilmişse belirlenen tarihte yayınlanır.