T.C. ANADOLU ÜN VERS TES YAYINI NO: 2967 AÇIKÖ RET M FAKÜLTES YAYINI NO: 1922 MUHASEBEDE B LG YÖNET M Yazarlar Doç.Dr. Ahmet A CA (Ünite 1, 2, 4) Doç.Dr. Ali ALAGÖZ (Ünite 3, 6, 8) Prof.Dr. Melih ERDO AN (Ünite 5) Yrd.Doç.Dr. Murat AZALTUN (Ünite 7) Editörler Prof.Dr. Necdet SA LAM Yrd.Doç.Dr. Arman Aziz KARAGÜL ANADOLU ÜN VERS TES
Bu kitab n bas m, yay m ve sat fl haklar Anadolu Üniversitesine aittir. Uzaktan Ö retim tekni ine uygun olarak haz rlanan bu kitab n bütün haklar sakl d r. lgili kurulufltan izin almadan kitab n tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kay t veya baflka flekillerde ço alt lamaz, bas lamaz ve da t lamaz. Copyright 2013 by Anadolu University All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without permission in writing from the University. UZAKTAN Ö RET M TASARIM B R M Genel Koordinatör Doç.Dr. Müjgan Bozkaya Genel Koordinatör Yard mc s Arfl.Gör.Dr. rem Erdem Ayd n Ö retim Tasar mc lar Doç.Dr. T. Volkan Yüzer Ö r.gör. Orkun fien Grafik Tasar m Yönetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uçar Ö r.gör. Cemalettin Y ld z Ö r.gör. Nilgün Salur Dil Yaz m Dan flman Okt. Mustafa Ever Grafikerler Ayflegül Dibek Hilal Küçükda aflan Aysun fiavl Kitap Koordinasyon Birimi Uzm. Nermin Özgür Kapak Düzeni Prof. Tevfik Fikret Uçar Ö r.gör. Cemalettin Y ld z Dizgi Aç kö retim Fakültesi Dizgi Ekibi Muhasebede Bilgi Yönetimi ISBN 978-975-06-1628-0 1. Bask Bu kitap ANADOLU ÜN VERS TES Web-Ofset Tesislerinde 80.000 adet bas lm flt r. ESK fieh R, Ocak 2013
çindekiler iii çindekiler Önsöz... viii flletmelerde Bilgi Sistemleri... 2 G R fi... 3 filetmelerde B LG N N ÖNEM... 3 Sistem Olarak flletme... 4 flletmenin Fonksiyonlar... 5 flletmede Karar Verme... 6 filetmelerde B LG S STEMLER... 8 Sistem... 8 Bilgi Sistemi... 10 flletmelerde Kullan lan Bilgi Sistemleri... 10 flletme Organizasyonunu Destekleyen Bilgi Sistemleri... 11 flletme Çal flanlar n Destekleyen Bilgi Sistemleri... 12 Muhasebe Bilgi Sistemi... 12 fllem Süreçleme Sistemi ( SS)... 13 Büyük Defter Sistemi (BDS)/Finansal Raporlama Sistemi (FRS)... 13 Yönetim Raporlama Sistemi (YRS)... 14 Özet... 15 Kendimizi S nayal m... 16 Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar... 17 S ra Sizde Yan t Anahtar... 17 Yararlan lan Kaynaklar... 17 E- flletme Sistemleri... 18 G R fi... 19 YEN EKONOM... 19 Elektronik flletmecilik (E- flletme)... 20 Elektronik Ticaret Türleri... 21 flletmeden flletmeye E-Ticaret (Business-to-Business, B2B)... 21 flletmeden Tüketiciye E-Ticaret (Business-to-Consumer, B2C)... 22 Tüketiciden Tüketiciye E-Ticaret (Consumer-to-Consumer, C2C)... 22 flletmeden Çal flana E-Ticaret (Business-to-Employee, B2E)... 22 Devletten flletmeye ve Devletten Tüketiciye E-Ticaret (Government-to- Business G2B ve Government-to-Consumer G2C)... 22 E- flletmecilik Modelleri... 22 Elektronik Vitrin (E-Vitrin/E-Ma aza)... 23 Elektronik Al flverifl Merkezleri (E-Avm)... 23 Elektronik Aç k Artt rma/aç k Eksiltme (e-aç kartt rma/eksiltme)... 23 KURUMSAL KAYNAK PLANLAMA S STEMLER, KKPS (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEMS, ERPS)... 23 KKP Sistemlerinin Geliflimi... 24 KKP Sistemi Modülleri... 26 Geleneksel (Temel) KKP Sistemi Modülleri... 26 Geniflletilmifl KKP Sistemi Modülleri... 26 KKP Sistemlerinin Avantajlar ve Dezavantajlar... 26 KKP Sistemlerinin Avantajlar... 26 KKP Sistemlerinin Dezavantajlar... 27 E- flletmecilik/e-ticaret ve KKP Sistemleri ve Muhasebe... 28 Özet... 29 Kendimizi S nayal m... 30 1. ÜN TE 2. ÜN TE
iv çindekiler Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar... 31 S ra Sizde Yan t Anahtar... 31 Yararlan lan Kaynaklar... 32 3. ÜN TE 4. ÜN TE Muhasebe Bilgi Sisteminde Veri Ak fl Diyagram... 35 G R fi... 35 VER KAVRAMI... 35 VER H YERARfi S... 36 VER AKIfi D YAGRAMI... 38 Mant ksal ve Fiziksel Veri Ak fl Diyagramlar... 39 VER AKIfi D YAGRAMININ LKELER... 40 VER AKIfi D YAGRAMI Ç Z M Ç N KULLANILAN YÖNTEMLER... 40 MUHASEBE B LG S STEM... 41 MUHASEBE B LG S STEM NDE VER AKIfi D YAGRAMI... 44 Özet... 46 Kendimizi S nayal m... 47 Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar... 48 S ra Sizde Yan t Anahtar... 48 Yararlan lan Kaynaklar... 49 fl Süreçleri... 50 G R fi... 51 fi SÜREÇLER... 51 Harcama Süreçlerinde Gerçeklefltirilen fllemler... 52 Sat n Alma Sürecinde Gerçeklefltirilen fllemler... 52 Stok htiyac n n Belirlenmesi ve Sat n Alma Sipariflinin Verilmesi... 53 Stoklar n Teslim Al nmas... 53 Ödeme Sürecinde Gerçeklefltirilen fllemler... 54 nsan Kaynaklar Sürecinde Gerçeklefltirilen fllemler... 54 Maddi Duran Varl klar Sürecinde Gerçeklefltirilen fllemler... 55 Maddi Duran Varl klar n Sat n Al nmas... 56 Maddi Duran Varl klar n Muhafaza Edilmesi... 56 Maddi Duran Varl klar n De erlemesinin Yap lmas... 57 Maddi Duran Varl klar n Elden Ç kar lmas... 57 Harcama Süreçlerinde Muhasebe Bilgi Sistemini lgilendiren fllemler... 57 Sat n Alma ve Ödeme... 58 nsan Kaynaklar... 58 Maddi Duran Varl klar... 58 Dönüfltürme Süreçlerinde Gerçeklefltirilen fllemler... 59 Üretim Sürecinde Gerçeklefltirilen fllemler... 59 Maliyet Muhasebesi Sürecinde Gerçeklefltirilen fllemler... 60 Dönüfltürme Süreçlerinde Muhasebe Bilgi Sisteminde Gerçeklefltirilen fllemler... 60 Üretimin Maliyeti... 61 Has lat Süreçlerinde Gerçeklefltirilen fllemler... 61 Sat fl Sürecinde Gerçeklefltirilen fllemler... 61 Müflteri Sipariflinin Al nmas ve Ön De erlendirme:... 62 Ürünün Teslimi... 62 Faturaland rma ve Tahsilat... 63 Sat fl adeleri Sürecinde Gerçeklefltirilen fllemler... 63 Has lat Süreçlerinde Muhasebe Bilgi Sisteminde Gerçeklefltirilen fllemler... 63 Ürün Sat fl... 64 Ürün adesi (Sat fltan ade)... 64
çindekiler v Özet... 65 Kendimizi S nayal m... 66 Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar... 67 S ra Sizde Yan t Anahtar... 67 Yararlan lan Kaynaklar... 67 Muhasebe Bilgi Sistemi Güvenli i... 68 G R fi... 69 MUHASEBE B LG S STEM (MBS) GÜVENL N N GEREKL L... 69 B LG GÜVENL... 70 flletmelerde Güvenlik Kavram... 70 Bilgi Güvenli i Program n n Bileflenleri... 71 Bilgi Güvenli i Standartlar... 73 MBS VE H LELER... 74 Hile Nedir?... 75 Hile Üçgeni... 75 Bask... 75 Hakl Gösterme... 75 F rsat... 76 GÜVENL K R SK N N KAYNAKLARI... 76 ç Kaynaklar... 76 D fl Kaynaklar... 77 Gizli Anlaflmalar... 77 BT ORTAMI VE MBS GÜVENL N N YAPILANDIRILMASI... 78 Genel Kontroller... 78 Örgütsel Kontroller... 79 flletim Sistemi Kontrolleri... 80 Veri Kayna Kontrolleri... 80 Sistem Gelifltirme Kontrolleri... 82 Sistem Bak m Kontrolleri... 82 Bilgi fllem Merkezi Kontrolleri ve Güvenli i... 82 Veri letiflim Kontrolleri... 82 Elektronik Veri De iflim Kontrolleri ve Internet Güvenli i... 83 Uygulama Kontrolleri... 84 Girdi Kontrolleri... 85 Bilgi flleme Kontrolleri... 87 Ç kt Kontrolleri... 88 KONTROL TESTLER... 88 Veri Testi Tekni i... 89 Bütünleflik Test Tekni i... 89 Paralel Benzetim... 89 Genellefltirilmifl Denetim Yaz l m... 89 Özet... 90 Kendimizi S nayal m... 91 Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar... 92 S ra Sizde Yan t Anahtar... 92 Yararlan lan Kaynaklar... 93 Veri Tabanlar... 94 G R fi... 95 Veri Taban Nedir?... 95 Veri Taban nda Bulunan Temel Kavramlar... 97 Veri Taban Modeli Kullanman n Sa layaca Avantajlar... 97 Veri Taban Modeli Kullanman n Do urabilece i Dezavantajlar... 99 5. ÜN TE 6. ÜN TE
vi çindekiler Veri Taban Kullan c lar Kimlerdir?... 100 Veri Taban Modelleri... 101 VER YÖNET M... 104 VER TABANI YÖNET M S STEM (VTYS)... 105 Veri Taban Yönetim Sisteminin Ögeleri... 106 Veri Taban Yönetim Sistemi (VTYS) nin Temel Bileflenleri... 107 Veri Taban Tasar m... 108 Veri Taban n Amac n Saptama... 108 Gerekli Bilgileri Bulma ve Düzenleme... 109 Bilgileri Tablolara Bölme... 109 Bilgi Ögelerini Sütunlara Dönüfltürme... 109 Birincil Anahtarlar Belirtme... 109 Tablo liflkilerini Oluflturma... 110 Tasar m Ayr nt land rma... 110 Normallefltirme Kurallar n Uygulama... 110 L fik SEL (RELATIONAL) VER TABANI YÖNET M S STEM... 111 Özet... 112 Kendimizi S nayal m... 113 Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar... 114 S ra Sizde Yan t Anahtar... 115 Yararlan lan Kaynaklar... 116 7. ÜN TE Raporlama Sistemi... 118 G R fi... 119 RAPORLAMAYA DUYULAN HT YAÇ... 119 KKP S STEMLER LE RAPORLAMA S STEMLER L fik S... 120 BÜYÜK DEFTER S STEM (BDS) / F NANSAL RAPORLAMA S STEM (FRS)... 121 Büyük Defter Sistemi... 121 Finansal Raporlama Sistemi... 122 Finansal Tablolar n Amac... 123 Finansal Raporlama Sistemince Haz rlanmas Gereken Finansal Tablolar... 123 Finansal Tablo Haz rlama Esaslar... 124 YÖNET M RAPORLAMA S STEM... 126 Yönetim Raporlama Sisteminin Önemi... 126 Yönetim Raporlama Sistemini Etkileyen Faktörler... 127 Uygunluk... 127 Özetleme... 127 stisnalara Dikkat Çekmek... 127 Do ruluk... 127 Taml k... 128 Zamanl l k... 128 K sal k... 128 Esneklik... 128 Küresel flletme Çevresi... 128 Yal n Üretim... 128 Yeni Ekonomi... 129 Müflteri Odakl l k... 129 Stratejik Yönetim Muhasebesi... 129 Yönetim Raporlama Sisteminden Elde Edilen Bilgilerin Kullan m Alanlar... 130 Yönetim Raporlar... 130 Özet... 134
çindekiler vii Kendimizi S nayal m... 135 Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar... 136 S ra Sizde Yan t Anahtar... 136 Yararlan lan Kaynaklar... 137 Sistem Gelifltirme... 138 G R fi... 139 Muhasebe Bilgi Sistemi Tan m... 139 Sistem Gelifltirme Çal flmalar n n Yürütülmesi... 139 Sistem Gelifltirme Çal flmalar n n Bafllat lmas... 139 MUHASEBE B LG S STEM GEL fit RME LKELER... 140 Maliyet lkesi... 140 Raporlama lkesi... 140 nsan Faktörü Etkisi... 141 Organizasyon lkesi... 141 Güvenilir Olma lkesi... 141 Ba ml l k ve Esneklik lkesi... 141 Bilgi flleme lkesi... 142 MUHASEBE B LG S STEM GEL fit RME SÜREC... 142 S STEM GEL fit RME YAfiAM DÖNGÜSÜ... 142 S STEM PLANLAMASI... 143 S STEM ANAL Z... 143 Sistem Analizinin Aflamalar... 144 S STEM TASARIMI... 146 Sistem Tasar m nda Basamaklar... 146 Tasar m Alternatiflerini De erlendirme... 147 Tasar m Özelliklerini Haz rlama... 147 Sistem Tasar m Özelliklerini Sunma... 148 S STEM N UYGULANMASI... 148 Uygulama çin Planlar ve Kontrolleri Oluflturma... 149 Uygulama Aktivitelerini Yerine Getirme... 149 Çal flanlar n E itimi... 149 Yeni Bilgisayar Donan m Edinme ve Kurma... 149 Yeni Sistemin Dokümantasyonu... 149 Dosya Dönüfltürme... 150 Test fllemleri... 150 Yeni Sistemi Deneme ve De erlendirme... 150 S STEM OPERASYONU VE KONTROLÜ... 150 S STEM DE ERLEND RMES VE SEÇ M... 151 Detayl Bir Fizibilite Çal flmas Haz rlama... 151 Fayda-Maliyet Analizi Gerçeklefltirme... 152 Maliyetlerin Belirlenmesi... 152 Tek Seferlik Maliyetler... 152 Devam Eden Maliyetler... 152 Faydalar n Belirlenmesi... 153 Maddi Faydalar... 153 Maddi Olmayan Faydalar... 153 Fayda Maliyet K yaslamas... 153 Sistem Seçim Raporunun Haz rlanmas... 154 Özet... 155 Kendimizi S nayal m... 156 Kendimizi S nayal m Yan t Anahtar... 157 S ra Sizde Yan t Anahtar... 157 Yararlan lan Kaynaklar... 159 8. ÜN TE
viii Önsöz Önsöz Günümüzde iflletmeler için bilginin önemi giderek artmakta, iflletmeler bilgiyi iflletmeyle ilgili her aflamada kullanmaktad rlar. Bilgi, belirli bir bütünlük içerisinde, belirli bir anlam ifade edecek ve fayda sa layacak flekilde biçimlendirilmifl verilerdir. Sistem ise; belirli bir veya birden çok amac gerçeklefltirmek için, uyumlu bir biçimde bir araya gelen, birbirleriyle etkileflen ifllevsel parçalar n oluflturdu u bir bütündür. Bilgi sistemi (BS) ise, en temel tan m yla bilgi üreten sistem olarak tan mlanmaktad r. flletme faaliyetlerinin temelinde yer alan bilgi, do ada haz r olarak bulunmad ndan, faaliyetlerden ve iflletme d fl kaynaklardan elde edilen verilerden hareketle bilginin üretilmesi gerekmektedir. Verileri bilgiye dönüfltüren sistem de bilgi sistemi olarak adland r lmaktad r. Bilgi teknolojilerinin geliflmesi ve gündelik yaflamda kullan m n n yayg nlaflmas yla iflletmeler de faaliyetlerinde bilgi teknolojilerinin sa lad faydalardan yararlanma çabalar na girmifllerdir. Geleneksel ticaret, özellikle internetin sa lad avantajlar sayesinde yerini yeni bir ticaret türü olan elektronik ticarete b rakm flt r. Elektronik ticaret (e-ticaret), ürün, hizmet veya bilginin bilgisayar destekli iletiflim a lar (internet, intranet, extranet v.b.) üzerinden sat n al nmas, sat fl veya de iflimi sürecidir. E-ticaretin geliflmesiyle iflletmeler dünyay bir anlamda yerel pazarlar haline getirebilme f rsat yakalam fllard r. Bu da iflletmeler aras rekabetin artmas na yol açm flt r. flletmeler, faaliyetlerini tesadüflere dayal olarak yürütmemektedir. flletme faaliyetleri belirli bir sistematikte ve önceden belirlenmifl esnek bir düzen içinde gerçekleflmektedir. Verilerin bilgiye dönüflmesi için hem verilerin hem de sürecin do ru ve sa l kl bir flekilde ifllemesi gerekmektedir. Bu noktadan hareketle hangi bilginin üretilece i ve bu bilginin üretilmesi için hangi verilere ihtiyaç duyuldu- u ve verilerin hangi aflamalardan geçerek bilgiye dönüflece inin belirlenmesi gerekmektedir. Bu amaçla verilerin hareketini gösteren flemalar n haz rlanmas sistemin iflleyifli aç s ndan önem tafl maktad r. Veri ak fl flemalar veya veri ak fl diyagram olarak adland r lan bu gösterim, bir sisteme ait olan girifller, süreçler, veri ak fl ve veri depolar n görsel olarak ifade etmektedir. Muhasebe bilgi sistemi aç - s ndan ele al nd nda mali nitelikteki olaylar kaydetme, s n fland rma, özetleme ve raporlama ifllevi, sistemin girifl, süreç ve ç kt ifllevlerinin geniflletilmifl fleklidir. Bu nedenle iflletmelerde meydana gelen her türlü mali nitelikteki olay kendi içerisinde bir veri ak fl diyagram n oluflturmaktad r. Sistemin girdi-süreçleme-ç kt ak fl na sahip olmas sistemin üretmeyi amaçlad - ç kt lar aç s ndan yeterli de ildir. Sistemin kendisinden beklenen ç kt lar üretebilmesi sistemin her bir sürecinin gerekli kontrol unsurlar yla donat lm fl olmas na ba l d r. Yaln zca ç kt lar n kontrol edilmesi ve ç kt kontrollerinden elde edilen geribildirimlerin sisteme tekrar girdi olarak sunulmas ç kt lar n sa l kl olmas aç - s ndan yeterli olmayacakt r. Ç kt lar n yan s ra girdilerin ve bilgi ifllem faaliyetlerinin de kontrol edilmesi ve bu faaliyetlerden geri bildirim al nmas gerekmektedir. Bu nedenle; muhasebe bilgi sisteminin yap land r lmas n n belirli bir bilgi güven-
Önsöz ix li i yaklafl m yla ele al nmas, sistemin kontrol noktalar yla donat lmas ve bu sistemin güvenli inin de düzenli olarak izlenmesi gerekir Bir iflletmedeki bütün kullan c lar n bilgi ihtiyaçlar n karfl layan ortak veri havuzlar fleklinde tan mlanabilen veri taban, birbiriyle iliflkisi olan verilerin tutuldu- u, kullan m amac na uygun olarak örgütlenmifl veriler toplulu unun mant ksal ve fiziksel olarak tan mlar n n oldu u bilgi depolar d r. Veri tabanlar, veri saklama, iflleme, depolama ve sunmadaki tart fl lmaz üstünlü ünden ötürü bilgisayar teknolojisi ile birlikte an l r. flletme paydafllar n n karar süreçlerinde kullanacaklar bilgi, raporlama sistemlerinden elde edilir. Küreselleflme ve teknolojik geliflmeler iflletmelerin karar süreçlerinin k salmas ihtiyac n ortaya ç karm flt r. Kurumsal kaynak planlama (KKP) sistemleri, iflletmelerin ifl ve ifllem süreçlerinin bütünleflik bir yap içinde eflzamanl yap lmas n ve izlenmesini sa lamaktad r. KKP sistemleri içinde yer alan muhasebe bilgi sisteminin alt sistemleri olan finansal raporlama sistemi ve yönetim raporlama sistemi ile ihtiyaç duyulan raporlar üretilir. Finansal raporlama sistemiyle bütünleflik bir yap oluflturan büyük defter sisteminde finansal raporlar için gerekli olan bilgilerin al nd hesaplar bulunur. Büyük defter sisteminde yer alan hesap plan nda tüm varl k, borç, özkaynak, gelir, gider ve maliyet unsurlar için aç lm fl hesaplar bulunur. Muhasebe bilgi sistemi gelifltirme ilkeleri, belirli bir amaca ulafl lmas nda, gerekli olan yap n n oluflturulmas nda dikkate al nmas gereken ilkelerdir. Ekonomik ve etkin bir muhasebe bilgi sistemi ancak bir tak m ilkelere uyularak ortaya ç kar labilir. Bu ilkeler kesin yasalar olmayan, ancak uzun deneyimler sonucunda gelifltirilen ve sistem tasar m nda yol gösterici bir rehber niteli indedir. Muhasebe bilgi sisteminin kurulum aflamas nda, mevcut muhasebe bilgi sisteminin gelifltirilmesinde veya yeniden yap land r lmas nda rehber al nacak ilkeler ça m z n ihtiyaçlar na göre zaman içerisinde geliflme kaydetmifl ve en son haline alm flt r. Bu kitapta s ras yla, iflletmelerde bilgi sistemleri, e-iflletme sistemleri; muhasebe bilgi sisteminde veri ak fl diyagram, ifl süreçleri, muhasebe bilgi sistemi güvenli?i, veri tabanlar, raporlama sistemi ve sistem gelifltirme konular ele al nacakt r. Editörler Prof.Dr. Necdet SA LAM Yrd.Doç.Dr. Arman Aziz KARAGÜL
1MUHASEBEDE B LG YÖNET M Amaçlar m z Bu üniteyi tamamlad ktan sonra; flletmelerde bilginin önemini aç klayabilecek, Sistem kavram n tan mlayabilecek, Bilgi sisteminin iflleyiflini aç klayabilecek, Muhasebe bilgi sistemini aç klayabileceksiniz. Anahtar Kavramlar fl Süreci flletme Fonksiyonlar Bilgi Karar Verme Sistem Bilgi Sistemi Muhasebe Bilgi Sistemi çindekiler Muhasebede Bilgi Yönetimi flletmelerde Bilgi Sistemleri G R fi filetmelerde B LG N N ÖNEM filetmelerde B LG S STEMLER
flletmelerde Bilgi Sistemleri G R fi Günümüzde iflletmeler hiç olmad kadar rekabetçi bir ortam içerisinde faaliyet göstermektedir. Geleneksel ekonomi yerini bilgi ifllem ve iletiflim teknolojilerinin yo un kullan ld yeni ekonomiye b rakm flt r. flletmelerin hayatta kalabilmeleri bu yeni ekonominin kurallar na uyulmas n zorunlu k lm flt r. Bu do rultuda iflletmeler hem bilgi ve iletiflim teknolojilerini iflletmecilik faaliyetlerinde kullanmak hem de bu teknolojileri kullanabilecek personele sahip olmak zorundad r. yi bir hayat standard nda yaflamak için iyi bir gelir getiren bir mesle e sahip olmak gerekir. Bu do rultuda e itim alanlar için bilgi ifllem ve iletiflim alan ndaki geliflmeler çok cazip f rsatlar sunmaktad r. Somut olarak ifade etmek gerekirse, ülkelerin geliflmifllik seviyelerine göre istihdam n yo unlaflt sektörler farkl laflmaktad r. Geliflmemifl veya az geliflmifl ülkelerde istihdam oranlar n n en yüksek oldu- u sektörler tar m ve/veya imalat sektörü iken, geliflmekte olan ve geliflmifl ülkelerde ise istihdam oran n n en yüksek oldu u sektör hizmet sektörüdür. Hizmet sektörü içerisinde de bilgi ve iletiflim teknolojileri (B T) alt sektörünün istihdam oran her geçen gün artmaktad r. Türkiye flu an itibariyle geliflmekte olan bir ülkedir. Son verilere göre ülkemiz ifl gücünün yaklafl k %25 i tar m sektöründe, %21 i sanayi sektöründe, %6 s inflaat sektöründe, % 48 i de hizmet sektöründe istihdam edilmektedir. B T ile iliflkili alanlarda istihdam edilenlerin toplam istihdam içerindeki oran ise yaklafl k %11 düzeyindedir. Ülkemizde bilgi ifllem ve iletiflim teknolojileri konusunda e itimli ve bilgili ifl gücü ihtiyac giderek artmaktad r. Kitab m z n bu ünitesi sizlere iflletmelerde neden bilgi ve iletiflim teknolojilerine ihtiyaç duyuldu unu, iflletmelerde kullan lan bilgi sistemlerinin neler oldu unu ve ne ifle yarad n ana hatlar yla aç klayarak B T sektörünün kap s n aralamaktad r. filetmelerde B LG N N ÖNEM nsano lu varl n sürdürmek ve kendisini daha iyi hissetmek için gereksinimlerini giderme zorunlulu u ile karfl karfl yad r. nsano lu, gereksinimlerinin bir k sm - n kendi bafl na hiçbir ekonomik bedel ödemeden karfl larken, bir k sm n ise belli bir ekonomik bedel ödeyerek karfl lar. nsano lunun baz gereksinimlerini bir ekonomik bedel ödeyerek karfl layabilece i gerçe i yine bir k s m insano lu taraf ndan kazanç elde etme f rsat olarak
4 Muhasebede Bilgi Yönetimi düflünülmüfltür. Giriflimci olarak adland r lan bu bilgi sahibi kesim iflletmenin kurucusudur. flletme, bilgi sahibi giriflimci taraf ndan, insan ihtiyaçlar n karfl layacak ekonomik de eri olan mal ve/veya hizmetleri üretip, bunlar ihtiyaç duyanlara ulaflt rarak kâr elde etmek amac yla do al kaynaklar n, emek ve sermaye ad verilen üretim faktörlerinin bilinçli bir flekilde bir araya getirildi i sistemli ve organize flekilde faaliyette bulunan ekonomik kifliliktir. Günümüzde iflletmeler h zla de iflen bir iflletmecilik ortam içerisinde amaçlar - n gerçeklefltirmeye çal flmaktad r. flletmelerin baflar ya ulaflabilmesi için, içinde bulundu u ortam etkileyen faktörleri iyi de erlendirmesi ve ortaya ç kan tehdit ve f rsatlara en k sa sürede cevap vermesi gerekmektedir. Günümüzde iflletmecilik ortam n etkileyen birçok faktör bulunmaktad r. Ancak bu faktörler içerisinde sosyo-politik geliflmeler, küreselleflme ve teknoloji daha ön plana ç km flt r. Bu faktörleri k saca özetlersek iflletmelerin nas l bir ortamda faaliyet gösterdi ini daha iyi anlayabiliriz. Sosyo-Politik Geliflmeler: flletmeler günümüzde daha bilinçli bir topluma hizmet etmektedir. nsanlar n e itim düzeylerinin, yaflam kalitelerinin, tüketim bilinçlerinin artmas yla iflletmelerden beklentileri de artmaktad r. Günümüz tüketicileri sosyal duyarl l klar yüksek, çevreyi koruyan, insan haklar na sayg l iflletmelerden ihtiyaçlar n giderme e ilimindedir. Bu geliflmeler iflletmeleri ilgilendiren yasalara da yans d için iflletmeler sosyo-politik geliflmelere isteseler de kay ts z kalamamaktad r. Örne in ço u ülkede çocuk iflçi çal flt r lmas yasaklanm fl, belli say da fiziksel engelli personel çal flt rma zorunlulu u getirilmifltir. Birçok sanayi tesisi kurulurken çevreyi koruyucu tedbirlerin al nmas yasal olarak zorunlu tutulmaktad r. Küreselleflme: Günümüzde küreselleflmenin etkisi ile iflletmenin rakipleri, tedarikçileri, çal flanlar ve müflterileri dünya üzerindeki tüm iflletmeler ve insanlar olmufltur. Küreselleflme iflletmelere daha ucuz girdiye, daha nitelikli çal flana ve daha fazla tüketiciye ulaflma avantajlar n sa larken, daha fazla ve güçlü rakiplerle mücadele etme dezavantaj n getirmifltir. Teknoloji: Günümüzde teknoloji bafl döndürücü bir h zla geliflmektedir. letiflim, üretim, tüketim teknolojik geliflmelerle art k daha h zl ve daha ucuz hâle gelmifltir. Teknolojideki geliflmeler insanlar n yaflam biçimlerini, al flkanl klar n, de er yarg lar n de ifltirmektedir. Örne in giderek daha fazla insan evlerinden ç kmadan internet üzerinden al flverifl yapmaya bafllam flt r. Peki, böyle bir ortamda iflletmeler nas l baflar l olabilir? Bu soruya cevap bulabilmek için iflletme kavram n yak ndan incelemek gerekmektedir. 1 Günümüz iflletmecilik ortam n etkileyen faktörlerden ön plana ç kanlar hangileridir? Sistem Olarak flletme Tüm iflletmeler de er yarat r. flletmelerin yaratt de er, müflterilerine sunduklar ürün veya hizmetin bünyesinde somutlafl r. ster ürün veya hizmet üreten üretim iflletmesi, isterse al m sat m yapan ticaret iflletmesi olsun bütün iflletmeler birtak m girdileri arzu edilen niteliklerdeki ç kt lara dönüfltürürken bir dizi faaliyet gerçeklefltirir. Bu faaliyetler dizisi iflletme süreci veya ifl süreci olarak adland r l r. Bir süreç, girdileri ve ç kt lar olan ve faaliyetleri ölçümlenebilen birbirini takip eden ad mlardan oluflur. AMAÇLARIMIZ AMAÇLARIMIZ K T A P K T A P
1. Ünite - flletmelerde Bilgi Sistemleri 5 fiekil 1.1 Tipik Bir Süreç G RD ADIM 1 ADIM 2 ADIM 3 ÇIKTI Süreç nedir? flletmelerde birçok ifl süreci bulunmaktad r. Bir iflletmedeki ifl süreçlerini, iflletmenin türüne (üretim, ticaret veya hizmet iflletmesi gibi), ihtiyaçlar na ve bak fl aç - lar na göre farkl isimlerle adland rmak mümkündür. Örne in, iflletmeyi bir bütün olarak ele al p yönetici aç s ndan bakt m zda ifl süreçleri tedarik süreci, üretim-ifllem süreci ve icra süreci olarak adland r labilece i gibi muhasebe aç s ndan bakt - m zda da harcama süreci, dönüflüm süreci ve has lat süreci olarak adland r labilir. 2 flletmenin Fonksiyonlar Günümüzde ço u iflletme fonksiyonel biçimde organize olmay SIRA tercih S ZDEetmektedir. Böylesi bir yap lanmay benimseyen iflletmelerde iflletme organizasyonu birbirleriyle yak n iliflkili faaliyetlerin bir arada topland departmanlardan (veya fonksiyonlardan) oluflur. Afla da günümüz iflletmelerinde bulunan bafll ca departmanlar (veya fonksiyonlar) ve bunlar n öne ç kan faaliyetleri verilmifltir: Sat n Alma ve Depolama Departman (Fonksiyonu): K T A P - Tedarikçilerin tespiti, - Tedarikçilerin seçimi, - Sat n alma taleplerinin oluflturulmas ve tedarikçilere gönderilmesi, - Tedarikçi performans n n de erlendirilmesi, - Sat n al nanlar n kontrolü ve teslim al nmas, - adelerin haz rlanmas ve yollanmas, - Müflteri siparifllerinin yollanmas, NTERNET - Müflteri iadelerinin teslim al nmas Üretim/ Operasyon Departman (Fonksiyonu): - Kapasitenin planlanmas, - fl ak fllar n n flekillendirilmesi, - Üretimin planlanmas, yürütülmesi ve kontrolü Araflt rma-gelifltirme Departman (Fonksiyonu): - fl ve/veya ürünle ilgili araflt rmalar n yap lmas, - Üretimin gelifltirilmesi ve/veya iyilefltirilmesi, - Ürünün gelifltirilmesi ve/veya iyilefltirilmesi Pazarlama-Sat fl Departman (Fonksiyonu): - Müflterilerin tespiti, - Müflteri iliflkilerinin yönetimi, - Ürün ve hizmetlerin gelifltirilmesi, - Siparifllerin al nmas, - Siparifllerin karfl lanmas için ifllemlerin bafllat lmas, - Sat fl sonras hizmetlerin yönetimi nsan Kaynaklar Departman (Fonksiyonu): - fl gücü ihtiyac n n tespiti, - fl gücünün temini, AMAÇLARIMIZ AMAÇLARIMIZ K T A P NTERNET
6 Muhasebede Bilgi Yönetimi - fl gücünün e itimi, - fl gücünün de erlendirilmesi, - Ücretleri idaresi ve gerekli belgelerin düzenlenmesi, - fl gücü özlük haklar n n yerine getirilmesi ve takibi Muhasebe-Finansman Departman (Fonksiyonu): - Alacaklar n takibi, - Borçlar n takibi, - Banka hesaplar n n takibi, - Nakit (tahsilatlar ve ödemeler) yönetimi, - Hesaplar n takibi, - Dönem sonu ifllemleri ve mali tablolar n düzenlenmesi, - Kaynak ihtiyac n n belirlenmesi, - Kaynaklar n bulunmas. Bilgi Sistemi Departman (Fonksiyonu): - fllemlerin yürütülmesine destek, - htiyaç duyulan verilerin toplanmas, - fl süreçlerinin izlenmesi için gerekli bilginin sa lanmas, - fl süreçlerine iliflkin sorunlar n tespiti için gerekli bilginin sa lanmas, - Bilginin ifllenmesi ve saklanmas, - Veri, bilgi ve iletiflim güvenli inin sa lanmas. Bir iflletmedeki ifl süreçleri ile iflletme departmanlar bir arada ele al nd nda ifl süreçlerindeki ço u iflin birden fazla departman taraf ndan gerçeklefltirildi i görülür. Bu gerçek ayn zamanda bir iflin farkl departmanlarda çal flan birçok farkl çal flan n çabas sonucu ortaya ç kt anlam na da gelmektedir. Tedarik sürecini örnek olarak vermek gerekirse; bu süreç, sat n alma ve depolama departman n n neye (örne in ham madde) ihtiyaç duyuldu unu tespit edip sat n alma talebini oluflturmas yla bafllar. Daha sonra ayn departman al m n yap laca tedarikçiyi belirler ve ona sat n alma talebini yollar. Al nan stok iflletmeye geldi inde depoya al n r. Daha sonra al nan sto a iliflkin fatura muhasebe-finansman departman na yollan r. Bu departman kendisine teslim edilen evraklar do rultusunda ödemeyi gerçeklefltirir. Günümüzde bir iflletmenin baflar s ifl süreçlerinin ve fonksiyonlar n yürütüldü- ü departmanlar n günümüz iflletmecilik ortam n etkileyen sosyo-politik geliflmeler, küreselleflme ve teknolojiye uygun tasar m n gerektirmektedir. Genel olarak iflletmenin, özel olarak departmanlar n baflar s ise iyi yönetimi gerektirir. Yönetim, planlama, örgütleme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrol faaliyetlerinin gerçeklefltirildi i bir süreçtir. Yönetim sürecinin bafl ndaki kifli yönetici olarak adland r l r. Yönetici, belli bir süre içerisinde, emrine verilmifl olan maddi ve beflerî üretim faktörlerini, belirlenmifl amaçlar gerçeklefltirmek için çevredeki geliflmeleri dikkate alarak yönlendiren ve sahip oldu u kaynaklar n etkinlik ve verimlili inden sorumlu kiflidir. flletmede Karar Verme flletmenin herhangi bir departman ndaki herhangi bir faaliyet, bir karar vericinin o faaliyetin bafllat lmas yönünde karar vermesi ile gerçekleflir. Karar verme, zihinsel süreçlerin sonucunda, çeflitli alternatifler aras ndan birinin seçilmesi sürecidir. Her karar verme süreci, nihai bir karar ile sonuçlan r. Görüldü ü üzere karar verme anl k bir eylem de il, belli aflamalar içeren bir süreçtir. Karar, bu süreç tamamland nda ortaya ç kar. Karar verme süreci flu alt aflamay içerir:
1. Ünite - flletmelerde Bilgi Sistemleri 7 1- Amac ve sonucu net bir biçimde belirlemek, 2- Mümkün olan tüm bilgileri toplamak, 3- Mümkün olan tüm alternatifleri oluflturmak, 4- Her bir alternatifin art ve eksilerini oluflturmak, 5- Karar vermek, 6- Karar uygulamak. Kararlar yap sal olmayan, yar yap sal ve yap sal kararlar fleklinde üç grupta toplanabilir. Yap sal olmayan kararlar, karar vericinin kanaatini, de erlendirmesini ve sezgilerini kullanmas yla al nan kararlard r. Bu flekildeki her bir karar özgün, önemli ve s ra d fl özelliktedir. Bu kararlar verilirken karar verme sürecine harfiyen uymak veya herkes taraf ndan ayn flekilde düflünmek gibi kayg lar yoktur. Yap sal kararlar ise tekrarlanan ve rutin kararlard r. Bu kararlar verilirken harfiyen uyulan kesin prosedürler bulunmaktad r ve her defas nda ayn flekilde davran l r. Yar yap sal kararlar, k smen yap sal k smen de yap sal olmayan kararlar n özelliklerini tafl r. Günümüz iflletmecilik anlay fl nda iflletme organizasyonu içerisinde kendisine bir ifl yapma yetkisi ve sorumlulu u verilen herhangi bir çal flan karar verici olarak kabul edilse de, önemi ve etkisi yüksek kararlar yöneticiler taraf ndan verilir. Yöneticiler iflletme organizasyonunda bulunduklar kademeler itibariyle üst düzey, orta düzey ve alt (ifllemsel) düzey yöneticiler olarak s n fland r l rlar. flletme organizasyonunun farkl seviyelerinde farkl kararlar verilirken de farkl bilgilere baflvurulmaktad r. fiekil 1.2 Yönetim Düzeyleri ve Bilgi Özellikleri Üst Düzey Yöneticiler Yap sal Olmayan Gelece e Dönük Özet flletme D fl ndan Belirsiz Orta Düzey Yöneticiler Alt ( fllemsel) Düzey Yöneticiler Yap sal Anl k Detayl flletme çinden Net Kaynak: Curtis, Graham ve Cobham, David Business Information Systems, Analsis. Design and Practive. Pearson Education, Essex, 2005, s.10; Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P., Management Information System$ Managing The Digital Firm, Prentice Hall, USA, 2012, s.456; Gelinas, Ulrich Jr. ve Oram, Allan E., Accounting Information Systems, International Thomson Publishing, USA, 1996, s.40 dan uyarlanm flt r. Üst düzey yöneticiler genel olarak iflletmenin uzun dönem gelece i üzerine odaklan r. Yeni bir pazara girmek, iflletme kaynaklar n iflletmenin fonksiyonlar aras nda en etkin biçimde bölüfltürmek, iflletmenin kaynak ihtiyac n en ideal biçimde gidermek, yeni bir yat r m yapmak, baflka iflletmelerle iflbirliklerine gitmek gibi kararlar üst düzey yöneticiler taraf ndan verilecek yap sal olmayan kararlard r. Bu tür gelece e dönük, yap sal olmayan kararlar vermek için genellikle iflletmenin kontrol edemedi i d fl kaynaklardan temin edilen bilgi kullan l r. Bu tür bilgiler detaylardan ar nd r lm flt r, geneldir ve yüksek belirsizlik içerir (yeni bir pazara girmek için pazar oluflturan nüfus yap s na, sat n alma gücüne, siyasi, ekonomik ve sosyal faktörlere iliflkin bilgiler gibi).
8 Muhasebede Bilgi Yönetimi 3 Orta düzey yöneticiler genel olarak üst düzey yöneticilerin kararlar n n hayata geçirilmesine odaklan r. flletme kaynaklar n n iflletme departmanlar n n bütçeleri do rultusunda kulland rmak, orta vadeli tahmin ve planlar n yapmak gibi kararlar orta düzey yöneticiler taraf ndan verilecek yar yap sal kararlard r. Bu tür orta vadeli gelece e dönük, yar yap sal kararlar vermek için a rl kl olarak iflletmenin kontrolü alt ndaki iflletme içi kaynaklardan, bazen de iflletme d fl ndaki kaynaklardan elde edilen bilgi kullan l r. Bu tür bilgiler toplam, fakat özet olmayan bilgilerdir ve düflük belirsizlik içerir (belli bir ürünün ayl k toplam üretimi bilgisi gibi). fllemsel (alt) düzey yöneticiler genel olarak iflletmenin günlük, normal faaliyetlerine odaklan r. Personelin ifle al nmas, mesai saatlerinin ayarlanmas gibi personelle, üretim ve/veya stoklar n takibiyle, fiyatland rmayla muhasebe ve vergi ifllemleriyle müflteri iliflkileriyle ilgili ifllemsel (alt düzey) yönetici ve çal flanlar taraf ndan verilecek kararlar yap sal kararlard r. Bu tür günlük (hatta anl k) rutine dönük, yap sal kararlar vermek için genellikle iflletmenin kontrolü alt ndaki iflletme içi kaynaklardan elde edilen bilgi kullan l r. Bu tür bilgiler oldukça detayl, kesin ve kararlarla do rudan iliflkili bilgilerdir (müflterinin belli bir tutar n üzerinde peflin al m yapt nda uygulanacak iskonto oran gibi). flletmeyi, faaliyet gösterdi i çevre ile bir arada düflündü ümüzde her an iflletmenin çevresi ile iflletme aras nda, iflletmenin bölümleri ve yönetim kademeleri aras nda, iflletme içi ve iflletme d fl karar vericiler taraf ndan verilecek kararlarda kullan lacak çok say da bilginin ak fl gerçekleflmektedir. Buraya kadar anlat lanlar özetlenecek olursa, günümüz iflletmecilik ortam nda iflletmenin baflar s ; ifl süreçlerinin ve fonksiyonlar n yürütüldü ü departmanlar n günümüz iflletmecilik ortam n n gerçekleri olan sosyo-politik geliflmeler, küreselleflme ve teknoloji odakl tasar m n ve faaliyetlerinde baflar y, tasar m ve faaliyetlerde baflar iyi yönetimi, iyi yönetim isabetli kararlar, isabetli kararlar da bilgiyi gerektirmektedir. Dolay s yla iflletmelerin faaliyetlerinde kullan lan bilgi sa l kl kurulan ve çal flt r lan bilgi sistemleri ile elde edilebilmektedir. Karar verme SIRA sürecinin S ZDE aflamalar nelerdir? filetmelerde B LG S STEMLER Sistem Bilgi sistemi hakk nda detaylara geçmeden önce, konumuzla do rudan alakal veri, bilgi ve sistem kavramalar n aç klamakla ifle bafllayal m. Veri, belirli bir olay tan mlayan ham durumdaki gerçekler veya biçimlerdir. Bir baflka ifade ile veri, bir fley dir. Bu fley bir olay, bir faaliyet, bir ifllem, bir aç klama, bir rakam, bir harf, bir ses veya görüntü olabilir. Bilgi, belirli SIRA bir S ZDE bütünlük içerisinde, belirli bir anlam ifade edecek ve fayda sa layacak flekilde biçimlendirilmifl veya biçimlendirilmemifl veri veya verilerdir. Örne in, k rk ö rencinin kat ld bir s nav ele alal m. S nav yapan ö retmen AMAÇLARIMIZ s nav n ortalama AMAÇLARIMIZ notunu merak ediyor. Burada s nava giren ö renci say s ile her bir ö rencinin s nav puan ayr ayr verilerdir. Bu verileri iflleyerek bilgiye dönüfltürelim; ö rencilerin s nav puanlar n toplayal m, s nava giren ö renci say s na bölelim. Ortaya ç kan s nav ortalamas ö retmen için bilgidir. Burada veriler K T A P K T A P ifllene- NTERNET NTERNET
1. Ünite - flletmelerde Bilgi Sistemleri 9 rek bilgiye dönüfltürülmüfltür. Ancak her zaman verilerin ifllenerek bilgiye dönüfltürülmesi gerekmez. Bazen bir veri o hâliyle de bilgi anlam na gelebilir. Örnekte, s nava giren bir ö rencinin notu s n f ortalamas n ö renmek isteyen ö retmen için veri, ö renci için ise bilgi dir. Sistem, belirli bir veya birden çok amac gerçeklefltirmek için, uyumlu bir biçimde bir araya gelmifl veya getirilmifl, birbirleriyle etkileflen ifllevsel parçalar n oluflturdu u bir bütündür. Bir sistemin temel özellikleri flunlard r: Bütün sistemler önceden belirlenmifl en az bir amac yerine getirmek için oluflturulmufltur. E er, sistemin birden fazla amac varsa bu amaçlardan tek bir tanesi temel amaçt r. Bütün sistemler en az iki parçadan oluflur. Bütün sistemler girdi (input), süreç, ç kt (output) mekanizmas na sahiptir. Sistemi oluflturan her bir parçan n kendisine özgü bir ifllevi vard r. Sistemi oluflturan parçalar kendi bafllar na belirledikleri bir amaca sahibi olabilir veya ona verilen görevi yerine getirirler. E er parçalar n amaçlar varsa sistemin amac, sistemi oluflturan her bir parçan n amac ndan daha büyük öneme sahiptir. Sistemi oluflturan parçalar sistemin amac n yerine getirmek üzere uyumlu ve organize bir flekilde bir arada bulunur. Sistemi oluflturan parçalar n her biri kendisine özgü ifllev görse de sistemi oluflturan di er parçalarla bir araya geldiklerinde sisteme özgü olan ifllevin yerine getirilmesini sa larlar. Sistemin ifllevi sistemi oluflturan parçalar n ifllevinden daha büyük öneme sahiptir. Sistemi oluflturan her bir parça sistemin en az bir di er parças ndan etkilenir. Bu gerçek sistemin her bir parças n n, sistemin en az bir di er parças ile etkileflti i anlam na gelir. Sistemi oluflturan her bir parçan n ifllevini yerine getirmesi sistemin en az bir di er parças n n varl n gerektirir. Yani sistemi oluflturan her bir parça sistemin en az bir di er parças na ba ml d r. Sistemi oluflturan parçalar n her biri sistemin ifllevi üzerinde bir etkiye sahiptir. Sistemin herhangi bir parças n n sistem üzerindeki etkisi o parçan n sistem d fl ndaki di er her fleyin üzerindeki etkisinden daha fazlad r. E er sistemi oluflturan herhangi bir parça yekpare de il de parçalardan olufluyorsa parçay oluflturan parçalar da (alt parçalar) bir sistem oluflturur. Bir baflka ifade ile bir sistem bir baflka sistemin parças olabilir. Bir sistem içerisinde parçalardan oluflan her bir parça o sistemin bir alt sistemi, alt sistemlerin oluflturdu u sistem ise o alt sistemlerin üst sistemi olarak adland r l r. Sistem için geçerli olan kurallar alt sistem için de geçerlidir. Bütün sistemler, sistemi oluflturan hiçbir parça için geçerli olmayan, ancak parçalar n oluflturdu u bütün için geçerli olan özel niteliklere sahiptir. Sistemleri farkl aç lardan s n fland rmak mümkündür. Sistemler için en genel s n fland rma sistemlerin oluflumuna göre yap lan s n fland rmad r. Bu do rultuda sistemler do al sistemler ve yapay sistemler olmak üzere iki temel gruba ayr l r. Do al sistemlerde sistemi oluflturan parçalar evrende insan müdahalesi olmadan bir araya gelir, dolay s yla bu tür sistemler insan müdahalesi d fl nda oluflur. Evrende oluflmufl galaksiler, gezegenler, bitki, hayvan ve insan gibi tüm canl yap lar do al sistemlere örnek olarak verilebilir.
10 Muhasebede Bilgi Yönetimi 4 Yapay sistemlerde sistemi oluflturan parçalar insano lu taraf ndan bir araya getirilmifltir, dolay s yla bu tür sistemler insano lu taraf ndan oluflturulur. nsan taraf ndan oluflturulmufl makineler, tesisler, ekonomi yapay sistemlere örnek olarak verilebilir. Bilgi Sistemi Bilgi sistemi (BS), sistem için yap lan genel tan m do rultusunda; herhangi bir organizasyonda karar vermede ihtiyaç duyulan bilgiyi sa lamak amac yla, insano lu taraf ndan uyumlu bir biçimde bir araya getirilmifl, birbirleriyle etkileflen ifllevsel parçalar n oluflturdu u bir bütün fleklinde tan mlanabilir. Bilgi sisteminin özellikleri flu flekilde s ralanabilir: Bilgi sistemleri gereken bilgiyi, gerek duyan kiflilere, gerekti i zamanda, gerekti i miktarda ve gerekti i flekilde sa lamak amac yla oluflturulur. Bilgi sistemleri insano lu taraf ndan oluflturulmufl yapay sistemlerdir. Bilgi sistemleri mekanik ve/veya bilgisayar destekli ifllevsel parçalardan oluflur. Bilgi sistemini oluflturan ifllevsel parçalar bir arada bilgi sisteminin ifllevlerini yerine getirir. Bilgi sisteminin ifllevleri veri ve/veya bilgiyi toplamak, bulup getirmek, ifllemek, iletmek ve saklamakt r. Bilgi sisteminin parçalar taraf ndan yerine getirilen ifllevler rastgele de il, birbirini takip eden aflamalar n oluflturdu u bir süreç dâhilinde, gerçeklefltirilir. Bu süreç girdi, iflleme, ç kt ve saklama aflamalar ndan oluflur. Girdi aflamas nda sistem veri ve/veya bilgiyi toplar ya da bulup getirir. flleme aflamas nda veri ve/veya bilgiler flekillendirilerek yeni ve daha anlaml bilgiler hâline getirilirler. Ç kt aflamas nda elde edilen bilgi ihtiyaç sahiplerine iletilir. Saklama aflamas nda elde edilen bilgiler ihtiyaç duyuldu unda yeniden kullan lmak üzere muhafaza edilir. Bu aflamalar n her birinde kazan lan deneyimler geribeslemeyi oluflturur. Geribesleme yoluyla her bir aflaman n, dolay s yla tüm sürecin mükemmellefltirilmesine çaba sarf edilir. Bilgi sistemlerinin yukar da s ralanan kendilerine has özelliklere ilaveten herhangi bir sistemin sahip oldu u genel özellikleri de bünyesinde bar nd rd n unutmayal m. Bilgi sistemi SIRA nedir? S ZDE flletmelerde Kullan lan Bilgi Sistemleri Öncedeki konularda da de inildi i üzere bir iflletmenin amac n yerine getirmek için çeflitli ifl süreçlerini çeflitli fonksiyonlar vas tas yla gerçeklefltirmekte ve iflletme fonksiyonlar n n çeflitli pozisyonlarda al nan kararlar üzerine harekete geçirmektedir. Her karar vericinin ihtiyaç duydu u bilgi farkl oldu u için bir iflletme içerisinde birçok bilgi sistemi kullan lmas söz konusu olabilmektedir. Günümüzde iflletmelerde kullan lan bilgi sistemleri donan m, yaz l m, veritaban, iletiflim a, süreçler ve insandan oluflan alt temel unsuru bünyesinde bar nd rmaktad r. Donan m: fllemci, ekran, klavye, yaz c, taray c gibi alet ve cihazlar ile disk, bunlar n haf za kartlar gibi yan parçalar n n geneline verilen isimdir. AMAÇLARIMIZ Yaz l m: AMAÇLARIMIZ Bilgisayar temelli cihazlar n kendilerine verilen görevleri gerçeklefltirebilmeleri için gerekli programlar n genel ismidir. Yaz l mlar sistem yaz l mlar ve uygulama yaz l mlar olarak ikiye ayr l r. Sistem yaz l mlar dona- K T A P K T A P
1. Ünite - flletmelerde Bilgi Sistemleri 11 n m, veri program dosyalar ile di er sistem kaynaklar n yönetir ve kullan - c s n n cihaz kontrol etmesine imkân tan r. Uygulama yaz l mlar ise kullan c s n n belirli görevleri gerçeklefltirmesine imkân tan r. letiflim A : Bilgi sistemini oluflturan cihazlar birbirlerine ba layan ve bilginin transferine imkan veren yap n n genel ad d r. Veritaban : htiyaç duyuldu unda kullan lacak organize veri toplulu udur. Süreçler: Arzu edilen ç kt y elde etmek için sistemi oluflturan donan m, yaz l m, iletiflim a ve veri taban n n nas l kombine edilece ini aç klayan talimatlard r. nsan: Bilgi sisteminin di er unsurlar n çal flt ran, kullanan, yöneten veya ç kt s n alan kiflidir. Bu alt unsurun bilgiyi, gerek duyan kiflilere, gerekti i zamanda, gerekti i miktarda ve gerekti i flekilde sa lamak amac yla oluflturulan bilgi sistemleri iflletme organizasyonunu destekleyen bilgi sistemleri ve iflletme çal flanlar n destekleyen bilgi sistemleri olarak iki ana grupta toplanabilir. flletme Organizasyonunu Destekleyen Bilgi Sistemleri Bu tür sistemler, flletme Organizasyonunun Belli Bölümlerini Destekleyen Bilgi Sistemleri, flletme Organizasyonunun Tamam n Destekleyen Bilgi Sistemleri ve Organizasyon Gruplar n Destekleyen Bilgi Sistemleri olarak üç ana grupta toplanabilir; flletme Organizasyonunun Belli Bölümlerini Destekleyen Bilgi Sistemleri: Sadece iflletme organizasyonunun her bir bölümü veya her bir fonksiyonu için kurulan bilgi sistemleridir ve genel olarak Fonksiyonel Alan Bilgi Sistemleri fleklinde adland r l r. Muhasebe Bilgi Sistemi, Finansman Bilgi Sistemi, Üretim Bilgi Sistemi, Pazarlama Bilgi Sistemi gibi sistemler bu tür sistemlerin en tipik örnekleridir. flletme Organizasyonunun Tamam n Destekleyen Bilgi Sistemleri: Bu sistemler Kurumsal Kaynak Planlama-KKP (Enterprise Resource Planning, ERP) ve fllem Süreçleme Sistemleri- SS olarak iki ana grupta toplan r. Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri, fonksiyonel alan bilgi sistemlerinin birbirlerine entegre edildi i üst sisteme verilen isimdir. fllem Süreçleme Sistemleri: Bu sistemler iflletmenin her bir ifllemini ve bu ifllemler sonucu ortaya ç kan veriyi izleyen, toplayan, saklayan ve iflleyen sistemlerdir. Organizasyon Gruplar n Destekleyen Bilgi Sistemleri: Bu sistemler iki veya daha fazla say da iflletme organizasyonunu birbirlerine ba layan sistemlerdir. Bu tür sistemlerin en yayg n olanlar Tedarik Zinciri Yönetim Sistemi ve Elektronik Ticaret Sistemleridir. Tedarik Zinciri Yönetim Sistemi, iflletmenin tedarikçileriyle iliflkilerinin idaresine yard mc olan sistemlerdir. Bu sistemler tedarikçiler, sat n al c lar, da t m ve lojistik firmalar n n siparifl, üretim, stok seviyesi, mal ve hizmetlerin da t m hakk nda bilgilere ulaflmalar na imkân tan yarak do ru miktardaki ürün veya hizmetin kayna ndan son tüketim noktas na en k sa sürede ve en düflük maliyetle ulaflt r lmas na yard m eder. Elektronik Ticaret Sistemleri, iflletmenin baflka iflletmelerle (iflletmeden iflletmeye -business to business- B2B) ve iflletmeden tüketice (business to consumer-b2c), internet üzerinden, elektronik ortamda ticaret yapmas n sa layan sistemlerdir.
12 Muhasebede Bilgi Yönetimi 5 flletme Çal flanlar n Destekleyen Bilgi Sistemleri Bu sistemler; Büro Otomasyon Sistemleri -BOS, flletme stihbarat Sistemleri- S, Uzman Sistemler-US ve Gösterge Panelleri- GP olarak dört grupta toplanabilir. Büro Otomasyon Sistemleri-BOS: Bu sistemler büro çal flanlar, alt ve orta kademe yöneticileri, belli konularda uzmanlaflm fl personeli destekleyen kelime ifllemci (MS Word gibi), taray c, video konferans araçlar gibi unsurlardan oluflan sistemlerdir. flletme stihbarat Sistemleri- S: Bu sistemler genellikle orta kademe yöneticilerle uzman personelin detayl ve ola and fl kararlar n destekleyen, karar vericinin kendi bafl na veri analizi yapmas na imkân veren veri ambarlar gibi unsurlardan oluflan sistemlerdir. Uzman Sistemler-US: Bu sistemler özel bir alana odaklanarak, o alanda ortaya ç kan sorunlar çözmek ve karar vermek için, o alanda uzmanlaflm fl personelin davran fl ve tutumu ile de erlendirme kabiliyetini taklit etmeyi amaçlayan yapay zekâ gibi unsurlardan oluflan sistemlerdir. Gösterge Panelleri-GP: flletme organizasyonunun tüm kademelerinde yer alan yöneticileri destekleyen, genellikle özet/rapor fleklinde organize edilmifl önemli bilgilere h zl ve do rudan ulaflma imkân tan yan sistemlerdir. Bu kitap iflletme fonksiyonlar ndan biri olan muhasebe fonksiyonu için oluflturulmufl bilgi sistemlerine odakland için takip eden sayfalarda Muhasebe Bilgi Sistemi detayl olarak anlat lacakt r. flletmelerde SIRA kullan lan S ZDE bilgi sistemleri kaç grupta toplan r? Muhasebe Bilgi Sistemi Muhasebe, iflletme organizasyonunun bir fonksiyonudur. Amac, iflletmeye ait, finansal olan veya olmayan ancak iflletmenin finansal bilgilerini etkileyen ifllemlere iliflkin verilerden elde edilen muhasebe bilgilerini iflletme hakk nda karar alma durumunda olan iç ve d fl kullan c lara sa lamakt r. Muhasebe Bilgi Sistemi (MBS) ise iflletme hakk nda karar verme durumunda olan iç ve d fl kullan c lar n ihtiyaç duydu u muhasebe bilgilerini sa lamak amac yla, insano lu taraf ndan uyumlu bir biçimde bir araya getirilmifl, birbirleriyle etkileflen ifllevsel parçalar n oluflturdu u bütündür. Bilgi sistemleri için yukar da yapt m z aç klamalar do rultusunda MBS nin AMAÇLARIMIZ özelliklerini flu flekilde s ralayabiliriz: MBS, insano lu taraf ndan oluflturulmufl yapay bir sistemdir. MBS, iflletmenin muhasebe fonksiyonuna özel bir Fonksiyonel Alan Bilgi K T A P Sistemi dir. K T A P MBS nin amac iflletme içi ve iflletme d fl kullan c lara muhasebe bilgisi üretmektir. MBS, mekanik ve/veya bilgisayar destekli ifllevsel parçalardan oluflur. NTERNET MBS ni oluflturan ifllevsel parçalar bir arada, MBS nin ifllevleri olan finansal olan veya olmayan ancak finansal bilgileri etkileyen ifllemlerden elde edilen veri ve/veya bilgiyi toplamak, bulup getirmek, ifllemek, iletmek ve saklanmak NTERNET vazifelerini yerine getirir. Finansal ifllem, iflletmenin gerçeklefltirdi i, iflletmenin varl klar n ve/veya kaynaklar n etkileyen bilgidir.
1. Ünite - flletmelerde Bilgi Sistemleri 13 MBS, tüm bilgi sistemleri gibi girdi, iflleme, ç kt ve saklama aflamalar ndan oluflan bir süreçtir. MBS, girdi aflamas nda finansal olan veya olmayan ifllemlere iliflkin veri ve/veya bilgiyi toplar ya da bulup getirir. flleme aflamas nda finansal olan veya olmayan ifllemlere iliflkin veri ve/veya bilgiler flekillendirilerek yeni ve daha anlaml muhasebe bilgileri hâline getirilirler. Ç kt aflamas nda elde edilen muhasebe bilgisi iflletme içi ve d fl kullan c lara iletilir. Saklama aflamas nda elde edilen muhasebe bilgileri ihtiyaç duyuldu unda yeniden kullan lmak üzere muhafaza edilir. Bu aflamalar n her birinde kazan lan deneyimler geri beslemeyi oluflturur. Geri besleme yoluyla her bir aflaman n, dolay s yla tüm sürecin mükemmellefltirilmesine çaba sarf edilir. MBS, üç temel alt sistemden oluflmaktad r; fllem Süreçleme Sistemi ( SS), Büyük Defter Sistemi (BDS)/ Finansal Raporlama Sistemi (FRS) Yönetim Raporlama Sistemi (YRS) fllem Süreçleme Sistemi ( SS) Tüm bilgi sistemlerinde oldu u gibi SS, MBS için de hayati öneme sahiptir. SS, iflletmede her zaman ortaya ç kan rutin iflletme faaliyetleri üzerine odaklan r. MBS nin alt sistemi olarak SS, ekonomik olaylar n, finansal ifllemlere dönüfltürülmesine, finansal ifllemlerin yevmiye ve büyük defter gibi muhasebe belgelerine kaydedilmesine ve elde edilen finansal bilgilerin günlük iflletme faaliyetlerini desteklemek için iflletme personeline iletilmesine imkân tan r. SS, harcama, dönüfltürme ve has lat isimli üç ifl süreç grubundan oluflur. Bu ifl süreç gruplar n n her biri birden fazla ifl sürecini kapsar ve farkl finansal ifllemleri konu edinir. Dolay s yla her ifl süreci farkl finansal ifllemlerden elde edilen farkl verileri kullan r: - Harcama Süreçleri: Sat n alma süreci Ödeme süreci nsan kaynaklar süreci Duran val klar süreci - Dönüfltürme Süreçleri: Maliyet muhasebesi süreci Üretim süreci - Has lat Süreçleri: Sat fl süreci Sat fl iadeleri süreci Büyük Defter Sistemi (BDS)/Finansal Raporlama Sistemi (FRS) Büyük Defter (BD) ve Finansal raporlama Sistemi (FRS), MBS yi oluflturan iki alt sistemdir. Ancak birbirleri ile yak ndan alakal olduklar ve birbirlerine ba ml olduklar için tek bir sistem olarak kabul edilirler. Bu sistemin bir parças olan büyük deftere gelen verilerin ço unlu u iflletmenin gerçeklefltirdi i finansal nitelikli ifllemlerden elde edilir. Bu veriler büyük defterdeki hesaplar güncellefltirmek için BDS taraf ndan iflleme tabi tutulur. FRS, finansal kaynaklar n durumunu ve kaynaklardaki de iflimleri ölçümler ve raporlar. FRS nin üretti i bilgilerin kullan c lar genel olarak hissedarlar, kredi verenler, potansiyel yat r mc lar, devlet, tedarikçiler ve müflteriler gibi iflletme d fl ta-
14 Muhasebede Bilgi Yönetimi raflard r. FRS taraf ndan üretilen rapor fleklindeki bilgiler zaten kanuni aç dan üretilmesi zorunlu bilanço, gelir tablosu, vergi iade bildirimleri gibi bilgilerdir. Bu bilgilerin üretilip üretilmemesine veya ne flekilde ve kapsamda üretilece ine iflletme kendisi karar vermedi i için bu tür raporlama iste e ba l olmayan raporlama veya zorunlu raporlama olarak adland r l r. Yönetim Raporlama Sistemi (YRS) YRS, iflletmenin idaresinde ihtiyaç duyulan iflletme içi kullan ma dönük finansal bilgileri üretir. YRS nin üretti i bilgilerin kullan c lar iflletmenin her kademesindeki yöneticilerdir. flletmenin farkl kademelerindeki yöneticiler bir yandan iflletmenin rutin faaliyetleriyle ilgili birçok sorunun üstesinden gelmeye çal fl rken, bir yandan da iflletmenin faaliyetlerini planlamak ve kontrol etmekle u rafl r. Yöneticiler tüm bunlar gerçeklefltirirken farkl bilgiye dayal, farkl kararlar vermek zorundad r. YRS taraf ndan üretilen ve genellikle rapor fleklindeki bilgiler bütçeler, sapma raporlar, maliyet-hacim-kâr analizleri, güncel maliyet verileri gibi raporlar içerir. Bu raporlar n üretilip üretilmemesine veya ne flekilde ve kapsamda üretilece ine iflletme kendisi karar verdi i için bu tür raporlama iste e ba l raporlama olarak adland r l r.