+ TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 9. KBKP VE KBPP EŞGÜDÜM VE 2. BKM VE KBM MÜDÜRLERİ DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI TEKNİK ŞARTNAMESİ
İÇİNDEKİLER 1. KAPSAM... 3 2. TANIMLAR... 3 3. TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER... 3 4. TEKNİK ŞARTLAR... 3 5. YETERLİLİK VE İŞ DENEYİMİ... 5 6. MUAYENE VE KABUL... 6 7. GENEL HÜKÜMLER... 6 2
1. KAPSAM Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından Antalya ili Lara ve/veya Kundu Mevkiinde 03-09 Şubat 2014 tarihleri arasında planlanan 9. KBKP ve KBPP Eşgüdüm Toplantısı ve 2. BKM ve KBM Müdürleri Değerlendirme Toplantısı organizasyon çerçevesinde yapılacak işlerin aşağıdaki koşullar doğrultusunda gerçekleştirilmesi. 2. TANIMLAR 2.1. Şartname içinde Türk Kızılayı Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü, Kızılay olarak anılacaktır. 2.2. Şartnamede içinde anlaşma yapılacak profesyonel organizasyon firması Firma olarak anılacaktır. 3. TOPLANTILAR İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER 3.1.Toplantı iki grup halinde planlanmaktadır. 3.1.1. Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli ve Kan Bağışçısı Planlama Personeli Eşgüdüm Toplantısı 3.1.2. Bölge Kan Merkezi ve Kan Bağışı Merkezi Müdürleri Değerlendirme Toplantısı 3.2. Kan Bağışçısı Kazanımı Personeli ve Kan Bağışçısı Planlama Personeli Eşgüdüm Toplantısı 03-06 Şubat 2014 tarihleri arasında yapılacak olup bu toplantıya Türk Kızılayı Bölge Kan Merkezi ve Kan Bağışı Merkezlerinde çalışan Kan Bağışçısı Kazanımı personeli katılacaktır. Bölge Kan Merkezi ve Kan Bağışı Merkezi Müdürleri Değerlendirme Toplantısı 06-09 Şubat 2014 tarihleri arasında yapılacak olup bu toplantıya Türk Kızılayı Bölge Kan Merkezleri ve Kan Bağışı Merkezleri Müdürleri katılacaktır. *Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek olan personel bu toplantıya 02 Şubat 2014 tarihinde giriş yapacaktır. 4. TEKNİK ŞARTLAR 4.1.Otelin belirlenmesi Eşgüdüm ve Değerlendirme toplantıları, Antalya ili Lara ve/veya Kundu Mevkiinde 5 yıldızlı otellerden birinde her şey dâhil konseptinde yapılacaktır. 4.1.1 Kahvaltı, Öğle ve Akşam Yemekleri: Her gün katılımcılara açık büfe şeklinde verilecektir. 4.1.2 Firma, belirtilen konsepte sahip en az 3 farklı 5 yıldızlı otel adını teklifte Türk Kızılay ına sunacaktır. Belirtilen otellerden biri Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 3 farklı 5 yıldızlı oteller için tek teklif verecektir. 3
4.2.Konaklama hizmetinin sağlanması 9. KBKP ve KBPP Eşgüdüm Toplantısı Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Konaklanacak Gün Sayısı 1 7 Single 2 Şubat 2014 6 Şubat 2014 4 2 145 Double 3 Şubat 2014 6 Şubat 2014 3 3 13 Single 3 Şubat 2014 6 Şubat 2014 3 BKM ve KBM Müdürleri Değerlendirme Toplantısı Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Konaklanacak Gün Sayısı 1 40 Single 6 Şubat 2014 9 Şubat 2014 3 2 70 Double 6 Şubat 2014 9 Şubat 2014 3 4.2.1. Tüm katılımcıların konaklama listesi (double-single) Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır. 4.2.2. Double konaklayacak katılımcıların Kadın-Erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır. 4.2.3. Listede belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklayacak kişi sayısında artı eksi %10, single oda veya single konaklayacak kişi sayısında ise artı eksi %50 sapma göz önünde bulundurulacaktır. 4.2.4. Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir. 4.3. Toplantı Kapsamında Kullanılacak Materyaller Sıra Cinsi Teknik Özellikler Miktar No 1 Yaka Kartı 9,5x13,5 cm ebadında 200 gr kuşe kağıda 4 renk tek yön olarak Kızılay tarafından verilen tasarım doğrultusunda baskı yapılacaktır. Yaka Kartı tasarımı teknik özellikler sabit kalacak şekilde her iki eğitim için toplam 4 tip yaka kartı mevcuttur. Eğitimci ve 320 adet katılımcı sayısına ve isme göre basım yapılacaktır. 2 Yaka Kartı İpi ve Pvc 10,5x14,5 cm ebadında şeffaf yaka kartı poşeti Poşetin asma deliğine uygun askı ipi Kart Poşeti 3 Roll up 80x200 cm ebadında, tamamı alüminyumdan üretilmiş, alttan makaralı sistem ile görseli otomatik içeri saran, 4 Adet taşıma çantalı, 4 renk baskılı roll up. Pankart vinil malzemeden 4 renk olarak basılacaktır. 4 Pankart 2x4 metre ebadında asıma hazır kuş gözü delikleri oluşturulmuş. 1 Adet 4
4.4. Toplantı Salonu için verilmesi gereken hizmetler 4.4.1. Salonun düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olması, 4.4.2. En az 170 kişilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli konferans salonu olması, 4.4.3. Toplantıların gerçekleştirileceği salonun gerekli havalandırma, ısıtma, soğutma, seslendirme ve aydınlatma sistemine sahip olması, 4.4.4. Salonda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunların yer almaması, 4.4.5. Salon sahne düzeninin salon zemininden minimum 50 cm yüksek olması, 4.4.6. Sahne düzeninde salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum perdesinin ve kürsünün yer alması, 4.4.7. Sabah ve öğleden sonra her masaya kapalı su ve şeker ikramı yapılması, 4.4.8. Her katılımcı için A4 kağıt ve kalem temin edilmesi, 4.4.9. Eğitim merkezinde kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulması, 4.4.10. Eğer toplantı salonunda mevcut değil ise kesintisiz güç kaynağının sağlanması, 4.4.11. Organizasyonun yapıldığı salonda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sistemleri; 4.4.11.1.1. 1 adet tavana monteli projeksiyon, 4.4.11.1.2. Oturum başkanları ve kürsü için toplam 4 adet delege mikrofonu, salondaki katılımcılar için 2 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka mikrofonu, 1 adet headset mikrofon *Yukarıda belirtilen ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, organizasyon süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden firma sorumlu olacaktır. 4.4.12. Salon dekorasyonunun, Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda, firma tarafından Kızılay dan alacağı bayraklar ve yaptırılacak Roll-up lar ile sağlanması, 4.4.13. Kızılay tarafından eğitim süresince talep edilecek sahne ve katılımcı oturma düzeni değişikliklerinin, eğitimden bir gün ya da eğitim saatinden 2 saat öncesinde sağlanması gerekmektedir. 4.5. Firma Tarafından Organizasyon Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler 4.5.1. Firma, hazırlanan brandanın (pankartın) otelin girişinde katılımcıların görebileceği uygun bir noktaya asılmasını sağlayacaktır. 4.5.2. Firma, yaptırılacak roll up görsellerini de kullanarak kayıt masasının kurulmasını sağlayacaktır. 4.5.3. Firma, toplantı salonuna yönlendirme levhaları ile yönlendirme yapacaktır. 4.5.4. Toplantı süresince; Kahve Molaları: Her gün 1 sabah, 1 de öğleden sonra olmak üzere 2 adet kurabiyeli kahve/çay molası verilecektir. 4.5.5. Firma tarafından görevlendirilecek en az bir personelin toplantı süresince bulunması. 5
5. YETERLİLİK ve İŞ DENEYİMİ Bu işle ilgili belirlenen asgari yeterlilik şartları aşağıda belirtilmiş olup teklif sahiplerinin bu şartların tamamını sağlamaları gerekmektedir. 5.1. Benzeri tür işlerde ana yüklenici olarak tecrübesi olması gerekmektedir. Son 5 yıl içinde işin yapıldığı kurum ve kuruluştan alınan iş bitirme belgeleri ile tevsik edilmek koşuluyla bu ihale konusu işlerle benzer mahiyette olmak üzere iki (2) farklı sözleşme paketi kapsamında en az 200 er kişilik, minimum iki (2) organizasyon işini ana yüklenici ve şartnamesine uygun olarak başarılı bir şekilde tamamlamış olması gerekmektedir. Son teklif verme tarihine kadar alınan iş bitirme belgeleri de değerlendirmeye alınacaktır. İş durum belgeleri geçerli sayılmayacaktır. 5.2.Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari 3 yıllık A Sınıfı Turizm Belgesi (Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari üç yıllık olacaktır) ve Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TURSAB) Belgesi sahibi olmak. 5.3.Teklif edilen tesislerin broşürleri, turizm işletme/deneme belgesi, firma adına düzenlenmiş otel yetkilisince imzalı; toplantı tarihi için rezervasyonlarının bulunduğu belirtilen belge, teknik şartnamede istenilen özellikleri karşıladığını belirten taahhütname (sınıf düzeni şeklinde kullanımda salonunun kişi kapasitesine uygunluğu ve teknik şartnamenin 4.1 ve 4.4 maddesinde belirtilen teknik özelliklere uygunluğu) teklifle birlikte sunulacaktır. 6. MUAYENE VE KABUL Materyaller ve Hizmetin muayene ve kabul işlemleri aşağıdaki şartlarda yapılacaktır. 6.1. Firma yukarıda özellikleri anlatılan malzemelerin ön değerlendirmesinin yapılması amacıyla seri üretiminden önce her bir baskı işine ait aslına uygun en az 2 (iki) örnek numuneyi Kızılaya teslim edecektir. Ön değerlendirme aşamasında materyallerde saptanan uygunsuzluklar düzeltilecektir. Söz konusu materyaller ön değerlendirme sonucunda uygun bulunduktan sonra firma tarafından seri baskıya geçilecektir. 6.2. Muayene sırasında şartname koşullarına uygun bulunmayan materyaller firma tarafından şartnameye uygun yeni materyaller ile bedelsiz olarak değiştirilecektir. 6.3. İhale sonucunda firma tarafından sunulan 3 farklı 5 yıldızlı otellerden, Türk Kızılayı tarafından kabul görülen otelin, teknik şartnameye uygunluğu Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından oluşturulan muayene komisyonu tarafından organizasyondan 1 gün önce değerlendirilecektir. 6.4. Teknik Şartnamenin 5.3 maddesinde belirtilen firma tarafından sunulacak taahhütname ve teknik şartnamede belirtilen koşullar ile ilgili muayene komisyonunca tespit edilecek uygunsuzluklardan firma sorumludur. 6.4.1. Muayene komisyonu, her türlü koşula rağmen teknik şartnamenin 4. maddesinde belirtilen teknik şartlara (otel, konaklama, toplantı salonu vb.) uygunsuzluğu tespit ettiği takdirde, firmanın teklifle sunduğu diğer otellerin uygunluğu doğrultusunda otellerden birini seçme hakkına sahiptir. 6
6.4.2. Muayene Komisyonu, firma tarafından teklifte sunulan 3 otelde de uygunsuzluk tespit ettiği takdirde, şartname koşullarına ve muayene komisyonunca uygun görülen 4. bir otelde eğitimi gerçekleştirme hakkına sahip olup firma teknik şartname ve eklerinde belirtilen tüm yükümlülükleri karşılamakla sorumludur. Firma bunu ayrıca yazılı olarak taahhüt edecektir. 6.5. Firma teslim aşamasında yapılan muayene sonuçlarına ilişkin hiçbir hak ve ücret talep edemez. 6.6. Toplantı ile ilgili tüm işlemlerin yapılmış olması her şeyin şartnameye uygun devam etmesine rağmen, mücbir sebeplerden dolayı bu toplantı tehir veya iptal edilebilir. (harp, grev, lokavt, salgın, karantina, deprem, sel vb.) Tehir durumunda yine ihaleyi alan firma tarafından organize edilecektir. 7. GENEL HÜKÜMLER 7.1. Firma, konaklama ücretlerinin karşılanmasından sorumludur. 7.2. Firma söz konusu baskı materyallerin basımından Kızılay a ve toplantının yapılacağı otele ulaştırılmasından sorumludur. 7.3. Firma, Kızılay ın vereceği diğer materyallerinde otele ulaştırılmasından ve toplantının sonrası geri getirilmesinden sorumludur. 7.4. Materyallere ait güncel tasarımlar ve katılımcı listesi yüklenici firma ile yapılacak sözleşme sırasında yüklenici firmaya CD ortamında teslim edilecektir. 7.5. Materyaller için örneğine uygun olmayan; katlama, ambalaj, kağıt gramajı, kağıt kalitesi, baskı kalitesi, bıçak kesimi, bozuk ürün ve diğer nedenlerle oluşan hatalı materyaller Kızılay tarafından firmaya iade edilerek, yenisi ile ücretsiz olarak değiştirilecektir. Bio.Yıldız USTA KÜÇÜK orumlu Begül UÇANER Meslek Yetkilisi Sıdıka Selin ÇÖPLEN Meslek Yetkilisi Bio. Eda ÇETİNER Meslek Yetkilisi Dr. Metin KALENDER Birim Yöneticisi 7