T.C SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMU b ir im f iy a t t e k l if c e t v e l i Toplantı Adı TRSM Çalışma Rehberi Eğitimi Organizasyon Hizmet Alımı Toplantı Tarihleri 25-27 Mart 2015 Toplantı Yerleri Antalya Lara Turizm Bölgesi 4 yıldızlı otelde Teklif Edilen Tesis SATIN ALINACAK HİZMETLER KİŞİ ADET GUN/ GECE Tam pansiyon konaklama Tek Kişilik Odalarda (24 Mart 2015 Otele giriş, 27 Mart 2015 Otelden Ayrdış ) 60 X 3 Konaklamasız katilı medar için öğle yemeği 3 X 3 Coffee Break (25-27 Mart 2015) 60 2 3 Toplantı salonu (Teknik Şartnamesine göre), ekipmanı ve teknik destek ile beraber (25-27 Mart 2015) tarihlerinde X 1 3 Katılımcı Paketi (Teknik Şartnamesine göre) 60 X X Transfer (Teknik Şartnamesine göre) 14 X X TOPLAM BİRİM FİYAT TOPLAM FİYAT Son Kati Teklif Tarihi:06.03.2015 Saat:16.00 Teknik Şartname tarafımdan okunup aynen kabul edilmiş olup, teklif ettiğimiz fiyat Teknik Şartnamede belirtilen tüm işleri kapsayacağını ve söz konusu işleri ve hizmetleri tamamen eksiksiz olarak karşılayacağımızı şimdiden beyan ve taahhüt ederim. Teklif fiyatımıza KDV dahil değildir. Teklif Sahibinin isim-unvan kaşe ve imzası Satınalma Ve İdari İşler Daire Başkanlığı Sağlık Mah,Adnan Saygun Cad. No:55 A blok Oda N o:l 17 Sıhhiye / ANKARA 06100 TeIefon:(312) 565 51 10-11 Faks:(312) 565 50 91 Ayrıntılı Bilgi :(Doğrudan Tem in Birimi) E Posta:...@saglik.gov.tr
T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı Ruh Sağlığı Programlan Daire Başkanlığı Toplum Ruh Sağlığı Merkezi Çalışma Rehberi Eğitimi Hizmet Alımı Teknik Şartnamesi T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Başkanlığı tarafından düzenlenecek olan "Toplum Ruh Sağlığı Merkezi Çalışma Rehberi Eğitimi" organizasyon hizmeti alımı için ihtiyaç duyulan ulaşım, konaklama, yemek, toplantı salonu organizasyonu hizmetlerinin kapsamı aşağıda belirtilmiştir. A-ORGANİZAYON HİZMETLERİ 1- Türkiye Halk Sağlığı Kurumu, Ruh Sağlığı Programları Daire Başkanlığınca Toplum Ruh Sağlığı Merkezlerinde çalışan personelin bilgi ve beceri düzeyinin artırılması, hizmette standardizasyonun sağlanması çalışmaları kapsamında planlanan Toplum Ruh Sağlığı Merkezi Çalışma Rehberi Eğitimi 25-27.03.2015 tarihleri arasında Antalya Lara Turizm Bölgesi sınırları içerisinde bulunan en az 4 yıldızlı bir otelde yapılacaktır. 2- Söz konusu eğitime Sağlık Bakanlığı ve üniversitede faaliyet gösteren Toplum Ruh Sağlığı Merkezlerinden 46 kişi, Bakanlık merkez teşkilatından ve eğitimci olarak 14 kişi olmak üzere toplam 60 kişi katılacaktır. 3- Katılımcılar 24 Mart 2015 tarihinde eğitimin yapılacağı otele giriş yapabilecekler ve en geç 27 Mart 2015 tarihinde saat 12:00Me ayrılacaklardır. Toplantı tarihlerinden daha önce yüklenici firmaya bilgi vermek suretiyle îdare tarafından gerekli değişiklikler yapılabilecektir. 4- Teklif sahibi tarafından, teklif edilen otelin tüm imkânları (oda, toplantı salonu, donanım vb.) ve konaklama bedeli kapsamında ücretsiz olarak sağlanan tüm imkânlar ile İlgili detaylı bilgi teklifler ile birlikte İdareye verilecektir. Ayrıca, ücretli ve ücretsiz sağlanan hizmetlere ait bilgiler katılımcılara kayıt sırasında yazılı olarak verilecektir. Konaklamalı katılımcılar tarafından ücretli bir hizmetin almmış olması durumunda İdare sorumlu olmayacaktır. 5- İdare tarafından uygun görülen salonlar 24 Mart 2015 tarihinde en geç saat 19.00 da eğitime hazır hale getirilecektir. 6- Katılımcılar otele girişlerinde ilgili firma personeli tarafından karşılanacak olup firma personellerinin; kongre, organizasyon eğitimi almış ve tek tip üniforma giyen kişiler olmasına dikkat edilecektir. Firma, eğitim süresince yeterli sayıda görevli ve teknik eleman bulundurulmasından sorumludur. Bu kişiler kayıtların yapılması, fotokopilerin çekilmesi, kimliklerin verilmesi, basılı materyalin dağıtılması vb. organizasyon ile ilgili idarenin verdiği tüm işleri yapmakla görevli olacaklardır. Görevli firma personelinin isim listesi/görevi/görev yeri 23 Mart 2015 tarihine kadar İdareye teslim edilecektir.
7- Eğitim salonunda kayıt ve konaklamaların yapılabilmesi için eğitimin başlamasmdan 1 gün önce (24 Mart 2015 tarihinde) kayıt ve konaklama masası kurulacaktır. Kayıt işlemleri bilgisayar ortamında yapılacaktır. 8-60 adet eğitim kimliği yaptırılacak ve eğitime katılanlara eğitim kaydı esnasında yüklenici tarafından katılımcının adı ve unvanı ile temsil ettiği kurumu içeren kimlikler bilgisayar ile yazılarak verilecektir. Yaka kartında katılımcıların isim, unvan, görev yeri dışında ayrıca eğitim bilgilerinin (isim, yer ve tarih) bulunduğu yaka kartı özel olarak dizayn edilip, alternatifleriyle birlikte idareye sunulacaktır. Ayrıca; masalarda kişileri tanıtıcı (60 adet adı-soyadı, unvanı ve geldiği şehir) bilgilerinin yer aldığı 300 gr kağıttan hazırlanmış bilgi kartları basılacaktır. 9- Otel girişinden eğitimin yapılacağı salona kadarki muhtelif bölümlerinde kullanılmak üzere A3 ebatmda üzerinde kurum logosu, eğitimin konusu ve yönlendirilecek yerin ismi yazılı olan yeterli sayıda ayaklı yönlendirme levhası yüklenici firma tarafından uygun yerlere konulacaktır. 10-4 adet rulo, ayaklı, Bakanlık logo, Kurum ve Daire Başkanlığı adı ve eğitimin adı baskılı, mekanizmalı 70 cm-200 cm roll-up hazırlanarak ilgili yerlere konulacak olup eğitim bitiminde tarafımızda kalmak üzere İdareye teslim edilecektir. 11- Eğitim süresince toplantı salonlarında 1 adet Türk Bayrağı, 1 adet Atatürk Posteri ve 4 adet Bakanlık Bayrağı (Kurum ve Daire Başkanlığı isimleri baskılı) kullanılarak gerekli tasarım ve düzenleme İdarenin uygun gördüğü şekilde yapılacaktır. Eğitim bitiminde tarafımızda kalmak üzere idareye teslim edilecektir. 12- Toplantı salonları eğitim süresince tam gün hizmet edebilecek yapıda, faal sıcak-soğuk klimaya, uygun ışık ve ses sistemine sahip olacak olup 24 saat süreyle katılımcıların kullanımına açık olacaktır. 13- Eğitim salonu kare veya kareye yakın biçimli olacak, salonun içinde sütun vb. gibi projeksiyon perdesini görmeye engel bir mimari yapı olmayacaktır. Bunun mümkün olmadığı hallerde kolonlar/sütunlar görüşü engellemeyecek şekilde olmalıdır. Salon 60 kişilik U oturma düzeni sağlayacak büyüklükte olup eğitim süresince hizmette olacaktır. Konuşmacılar için katılımcılardan daha yüksekte bir platform oluşturulacak, konuşmacılar için masa düzeneği ve kürsü olacaktır, İlk gün (25 Mart 2015) öğleden önceki oturum için (09:30-12:45 arası) salon oturma düzeni film gösterimine uygun olarak düzenlenecek, elektronik donanım da buna uygun olarak ayarlanacaktır. Eğitim salonları otel içindeki aktivitelerin yapıldığı alandan uzakta bulunmalı ve oluşan gürültü, kalabalık ve aktivitelerden etkilenmemelidir. Bu konuda İdarenin bir şikâyeti olması durumunda, aynı gün içinde sorun giderilmeli veya toplantı salonunun firma tarafından değiştirilmesi sağlanacaktır. 14-Yüklenici firma; telefon, faks, fotokopi makinası, bilgisayar (Kablosuz internet bağlantılı, Wiııdow sj7^^jpı sistemi ve ofis 2007 programı olan) ve bu bilgisayara bağlı bir yazıcı
bulunduracaktır. Ayrıca yeterli miktarda makas, kağıt atacı, tel zımba (yedek zımba telleri ile) ve toner vb. yüklenici tarafından sağlanacaktır. 15-Yüklenici firma tarafından tüm toplantı suresince eğitim salonunda bulundurulması gereken asgari malzeme ve ekipmanlar aşağıda belirtilmiştir: 1- Ses sistemi, sabit mikrofon (her katılımcıya ve konuşmacıya) ve yaka mikrofonu (2 adet) 2-4x3 m 1 adet projeksiyon perdesi, 3-1 adet Projeksiyon Cihazı digital yedek ampulu ile birlikte, 4-1 adet lazer pointer, 5- Eğitim salonlarında konuşma kürsüsü, 6- Sunum yapan eğitimcilerin adı, soyadı, unvam ve çalıştığı kurumun yazıldığı A4 boyutlarında dosya kağıdına yazılmış isimlik kürsüye asılması. 7-1 adet Yazı tahtası (70x100 cm ebatlarında kâğıtları (flip chart) ve 3 renk kalemi birlikte), 8- Uzatma Kablosu, üçlü priz vb. araç ve gereç (yeterli sayıda), 9- Kablosuz internet erişimi, 10- Salonda kullanıma hazır 1 adet diz üstü bilgisayar. 11-Beklenmeyen arızalar için yukarıda bahsedilen cihazların yedekleri de firma tarafından temin edilecektir. 16- Açılışta kullanılmak üzere Saygı Duruşu ve İstiklal Marşı kaseti veya CD si hazır bulundurulacaktır. 17-25-27 Mart 2015 tarihlerinde eğitim aralarında, yüklenici firma, 3 gün boyunca 60 kişiye sürekli çay, kahve gibi içecek ikramında bulunacaktır. Çay-kahve servisleri sıra oluşmaması için en az 2 ayrı noktadan yapılacaktır. Ayrıca bu noktalarda ve salonda katılımcılar için 0,5 litrelik pet şişelerde su bulundurulacaktıı*. Öğleden önce ve sonra olmak üzere günde 2 kez kuru pasta ikramı yapılacaktır. Ayrıca tüm katılımcılar için konaklama yerinin ortak kullanım alanlarında su, çay ve kahve ikramı eğitim süresince gün boyu sınırsız olarak firma tarafından sağlanacaktır. 18- Katılım belgesi katılımcının adı ve unvam ile Kurumun adı, logosu, eğitim adının, tarihinin ve yerinin yer aldığı, 250 gr mat kuşeden A4 boyutlarında hazırlanacak 46 adet eğitime katılanlar için katılım belgesi ile eğitimci kadrosuna verilmek üzere 10 adet teşekkür belgesi hazırlanacak ve 19 Mart 2015 tarihinde teslim edilecektir. İdarece onaylanan katılım/teşekkür belgeleri katılımcıların/eğitimcilerin unvan, ad ve soyadları Yüklenici tarafından bilgisayar ile yazılarak eğitimin 3. günü katılımcılara ve eğitimcilere verilecektir. 19- Eğitim süresince oluşabilecek belge çoğaltılması ihtiyacı için toplam 750 sayfaya kadar İdarenin belirlediği kişi tarafından onay verildikten soma fotokopi çekimi yapılacak veya yazıcı çıktısı alınacaktır. Belirlenen limiti aşan ve onaylanmadan yapılan fotokopi çekimleri ve yazıcı çıktıları için ücret ödemesi yapılmayacaktır. 20-60 adet eğitime katılanlar için, dosya içinde A4 boyutunda en az 50 yapraklı not defteri, tükenmez kalem eğitim salonunda hazır bulundurulacaktır.
21- Basılı malzemelerin tasarımı ile bunların basılabilirliği ve tüm detaylarda İdarenin onayı alınacaktır. 22- Otelde konaklamayan katılımcılar için 3 kişilik açık büfe öğle yemeği hizmeti sağlanacaktır. Öğle ve akşam yemeğinde 1 adet alkolsüz içecek (kola, ayran, meşrubat, soda vb.) ve su yemeğe dâhil olacaktır. Eğitim süresince sabah kahvaltısı, öğle ve akşam yemeklerine ait açık büfe menüler (kırmızı et, beyaz etler, sebze yemekleri, pilav çeşitleri (makarna, bulgur, pirinç vb.) tatlı, meyve, salata çorba, vb. Yüklenici Firma tarafından 23 Mart 2015 tarihine kadar idareye sunularak onay alınacaktır. 23- Yüklenici Firma verilen eğitim programına uygun olarak teknik şartnamedeki tüm şartları yerine getirmekle yükümlü olup eğitim süresince tüm iş ve işlemlerde, yüklenici firmaya sözleşme aşamasında bildirilen İdarece yetkilendirilmiş kişi ve/veya kişilere karşı sorumlu olacaktır. Yüklenici Firma ve İdare arasındaki tüm görüşmeler bu kişi ve/veya kişiler arasında yapılacaktır. Otel yönetimi ile sadece Yüklenici Firma muhatap olacaktır. 24- Kusurlu bulunup almmayan, sunumu yapılmayan veya idare tarafmdan teslimi ve alımı yapılmayan hiçbir mal veya hizmete Ödeme yapılmayacaktır. Yukarıdaki maddelerde belirtilen oda, salon, teknik donanım, hizmet vb konularda herhangi bir sorun yaşanması konusunda idarenin bildirimi üzerine ve/veya direkt olarak Firma, çok acil olarak ve İdarenin görüş ve onayı doğrultusunda aynı gün içinde çözüm üretecektir. Çözümün Otel içindeki imkânlarla sağlanamaması durumunda, dışarıdan temin yoluyla çözümlenecek ve oluşabilecek ilave masraf bedelsiz olarak Yüklenici Firma tarafından karşılanacaktır. 25- Bakanlık temsilcileri, eğitimciler ve katılımcıların birinci derece yakınlarının ayrıca eğitime katılıp ücretini kendileri/kurumları ödeyecek sağlık çalışanlarının eğitim boyunca zorunlu olarak otelde konaklamaları halinde, konaklama bedelini kendileri ödeyecektir. Ancak bu bedel tam pansiyon konaklama için teklif edilen gün/gece fiyatından fazla olmayacaktır. B-KONAKLAMA HİZMETLERİ 27- Konaklamalar tek kişilik odalarda tam pansiyon (Sabah kahvaltısı, Öğle yemeği ve Akşam yemeği açık büfe olmak üzere) olarak gerçekleşecektir. Kesin katılımcı sayısı ve listesi idarenin onayı ile belirlenecektir. Katılımcı listesi ve konaklama programı Yüklenici Firmaya en geç 16 Mart 2015 tarihinde İdare tarafmdan bildirilecektir. Toplam sayıyı geçmemek üzere idarenin kişileri değiştirme hakkı saklıdır. Otelde konaklayanlar birinci gün de dahil olmak üzere günlük liste halinde gösterilecek ve dolmayan rezervasyonlar için ödeme yapılmayacaktır. Bu nedenle alman her hizmet için bilet, adisyon ve folyolar düzenli olarak tutularak idareye günlük olarak imzalatılacaktır. 28- Odalar, ısıtmalı-soğutmah ve çalışır durumda klimalı olacaktır. Odalardaki mini barlarda her gün 1 adet 1000 cc su, 1 adet teneke (330 cc) meşrubat ücretsiz olarak sunulacaktır. Odadaki imkânlarda aksama ve/veya rahatsız bir ortam olması (klimanın ve/veya elektrikli cihazların çalışmaması; banyo ve lavabodaki sorunlar, gürültü) halinde, sorunun giderilememesi durumunda aynı gün içinde oda hemen değiştirilecek, otel içinde böyle bir imkan sağlanamaması durumunda ise en yakın benzer bir tesise ulaşım giderleri ve
konaklama ücreti firma tarafından ilave bir bedel talep edilmeksizin karşılanmak üzere oda sağlanacaktır. C-ULAŞIM HİZMETLERİ 29- Î4 kişilik Bakanlık temsilcileri ve eğitimcilerin havaalam/terminal-otel arası gidiş dönüş transferleri yüklenici firma tarafından sağlanacaktır. 30- İş bu şartname 30 maddeden oluşmaktadır.