TİDE KONGRE YÖNETMELİĞİ
İçindekiler 1 AMAÇ... 3 2 KAPSAM... 3 3 SORUMLULUKLAR... 3 4 SÜRECİN İŞLEYİŞİ... 3 4.1 KONGRE KOMITESI ÜYELERININ SEÇIMI... 4 4.2 KONGRENIN GERÇEKLEŞTIRILECEĞI YER VE ORGANIZASYON FIRMASININ BELIRLENMESI... 5 4.3 KONGRE KONUSUNUN BELIRLENMESI... 5 4.4 KONUŞMACI SEÇIMI... 5 4.5 KONGRE DUYURUSUNUN YAPILMASI... 5 4.6 PROMOSYON MALZEMESI SEÇIMI... 6 4.7 BASILI MALZEME TAKIBI... 6 4.8 SPONSORLUK SEÇIMI... 6 4.9 BÜTÇE HAZIRLIK VE YÖNETIMI... 7 4.9.1 KONGRE BÜTÇE İLKELERI... 8 4.9.2 KONGRE GELIRLERI... 8 4.9.3 KONGRE GIDERLERI... 8 4.10 SUNUCU KARTLARININ HAZIRLANMASI VE KONUŞMACILARA PLAKET TAKDIMI... 8 4.11 RAPORLAMA SÜRECI... 9 5 DOKÜMANTASYON VE REFERANSLAR... 9 6 PERİYODİK DEĞERLENDİRME... 9
1 AMAÇ Bu yönetmelik, Türkiye İç Denetim Enstitüsü nün (ilerleyen bölümlerde TİDE olarak anılacaktır) her yıl düzenlemekte olduğu ulusal yada uluslar arası kongre organizasyonlarında faaliyetlerin ne şekilde yürütüleceğini ve bu süreçte görev alacak komite üyelerinin görev ve sorumluluklarını belirlemeyi amaçlamaktadır. 2 KAPSAM Bu yönetmelik, TİDE de görev yapan ve gönüllük esasıyla kongre komitesine katılarak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde sorumluluk alan tüm TİDE üyelerini kapsar. Kongre faaliyetleri kapsamında yürütülecek faaliyetlerde bu yönetmelik hükümleri geçerli olacaktır. 3 SORUMLULUKLAR TİDE tarafından düzenlenen kongresine yönelik gelir ve giderler için bütçe planlaması, bütçenin onaylanması, kongre amacıyla gerçekleştirilen harcamaların karşılanması için gelir kalemlerinin yaratılması komitenin, kongre çalışmalarına aktif destek sağlanması ise TİDE Yönetim Kurulu sorumluluğundadır. Kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ise; kongrenin gerek TİDE nin gerekse İç Denetim mesleğinin itibarına en uygun olacak şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla faaliyetlerin yürütülmesinden ve koordinasyonundan sorumludur. Kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından seçilecek kongre komitesi başkanı ve üyeleri ise verilen görevleri zamanında ve istenilen şekilde gerçekleştirmekten sorumludur. 3.1 Yönetmeliğin Hazırlanması, Onaylanması ve Revize edilmesi Bu yönetmeliğin hazırlanmasından ve güncellenmesinden kongre komitesinden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi, onaylanmasından ise TİDE Yönetim Kurulu sorumludur. 4 SÜRECİN İŞLEYİŞİ Kongre sürecinde komite üyelerinin seçiminden kongre bitiminde yapılan bütçe performans analizine kadar olan yürütülen tüm işlemler ve bu işlemlere ait termin süreleri ekte yer alan örnek görev dağılımı ve tamamlanma süreleri dikkate alınarak Ek-1: Görev Dağılımı na uygun olarak gerçekleştirilir.
4.1 Kongre Komitesi Üyelerinin Seçimi Kongre çalışmalarında aktif olarak görev yapacak komite üyelerinin seçimi komiteden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından gerçekleştirilir. Kongre komitesi üyeleri, daha önce kongre komitesinde görev almış kişiler öncelikli olmak kaydıyla gönüllü olan TİDE üyeleri arasından seçilir. Kongre komitesi üyeleri aşağıda belirtilen sorumluluk alanlarına göre belirli sayıda üyeden oluşturulmalıdır. Kongre komitesinde görev alacak kişilerin aktif katılımcı olmaları ve kendilerine verilen görevleri sorumluluk bilinci içerisinde yerine getirmeleri esastır. Bütçe yönetimi; 2 kişi, Basılı malzeme takibi; 2 kişi, Sponsorluk süreci; 3 kişi, Konuşmacı takibi; 1 kişi Kongre Komitesi Görev Dağılımı Kongreden Sorumlu YK Üyesi - Sponsorluk firma ziyaretlerine katılım, - Kongre bütçe-fiili raporlarının incelenmesi, - Komite çalışmalarının yönetilmesi, - TİDE Yönetim Kurulu ile bilgi paylaşımı Bütçe Yönetimi Sponsor Takibi Basılı Malzeme Takibi Konuşmacı Takibi - Harcama takibi ve onayı, - Sponsorluk ve katılım gelirlerinin takibi, - Periyodik bütçe-fiili raporlarının hazırlanması, - Harcama belgelerinin kontrolü, - Bir sonraki kongre için bütçe hazırlanması -Sponsor aday listesinin hazırlanması, -Sponsor firma ziyaretlerine katılım, -Sponsorluk sözleşmelerinin hazırlanması, -Sponsorluk bedeli tahsilat takibi, -Sponsor taleplerinin TİDE yönetimine iletilmesi -Basılı malzemeler için fiyat teklifi alınması ve üst yönetime sunulması, -Basılı malzeme teslimat sürecinin takibi, -Basılı malzeme kalite kontrol takibi, -Kongre esnasında alınan hizmetler ile anlaşma koşulları uyumunun takibi -Konuşmacı belirlenme sürecinde aktif rol alma, -Program akışı hazırlanması, -Kongre esnasında konuşmacıların taleplerine cevap verilmesi
4.2 Kongrenin Gerçekleştirileceği Yer ve Organizasyon Firmasının Belirlenmesi TİDE Genel Müdürü ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından geçmiş yıllarda organizasyonların gerçekleştirildiği oteller; lokasyon, hizmet memnuniyeti, fiyat açısından değerlendirilir. Değerlendirme neticesinde, en az 5 otelden fiyat teklifi istenir. (kişi başı fiyat teklifi alınırken; sabah kahvaltısının olup olmadığı, kahve servisi sayısı, otopark ücreti/indirimi olup olmadığı konularına dikkat edilmelidir) Teklif değerlendirme sürecinde, kişi başı birim maliyeti ile birlikte TİDE faaliyetlerinin ve iç denetim mesleğinin en iyi şekilde temsil edilmesi de kriter olarak esas alınmalıdır. Bu süreçte, otel seçiminin kongre katılımcı sayısını ve sponsorluk gelirini doğrudan etkilediği unutulmamalıdır. Kongre komitesi tarafından yapılacak değerlendirmede otel seçimi konusunda nihai karar TİDE Yönetim Kurulu na aittir. Bununla birlikte, kongre için gerekli olan teknik ekipman, salon süsleme, konuşmacı seyahat planlaması ve diğer konularda organizasyonu gerçekleştirmek üzere bir organizasyon firması ile anlaşılır. Bu süreç içinde, TİDE Genel Müdürü ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi tarafından geçmiş yıllarda çalışılan organizasyon firmaları; hizmet memnuniyeti, kalite ve referans açısından değerlendirilir. En az 3 eş değer firmadan fiyat teklifi alınır ve kongre bütçesi de dikkate alınarak öneriler TİDE Yönetim Kuruluna sunulur. Komitenin değerlendirmesi ve önerileri doğrultusunda organizasyon firması seçiminde nihai karar TİDE Yönetim Kuruluna aittir. 4.3 Kongre Konusunun Belirlenmesi Kongre konusu belirlenirken, uluslararası düzeyde araştırma yapılarak, iç denetim mesleği ile doğrudan ilişkili güncel bilgiler ışığında katılımcılara en üst düzeyde katma değer sağlanması amaçlanır. Konu seçimi yapılmadan önce denetim alanında uluslararası gelişmeler ve beklentiler dikkate alınmalıdır. Kongrede işlenecek olan ana konu ya da konular TİDE Yönetim Kurulu tarafından Kongre Düzenleme Komitesi Başkanının önerisi ile Yönetim Kurulu toplantısında kararlaştırılır. Konuların seçiminde, günümüzün değişen koşulları ile meslekteki yenilikler göz önünde bulundurulmalıdır. Bir önceki yılın kongresi için yapılan olumlu/olumsuz geribildirimler, oturumlara katılım sayıları ve ilgi çeken oturumlar hakkında bilgiler paylaşılmalıdır. Seçilecek olan başlıkların birbirleri ile aynı konuları içermemesine dikkat edilmelidir. Seçilen konular ve program Yönetim Kurulunun onayından sonra uygulamaya geçer. 4.4 Konuşmacı Seçimi Kongre teması kapsamında kongreye konuşmacı olarak davet edilecek kişiler Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Kongre katılımcılarının değişik sektörlerden olacağı göz önünde bulundurularak konuşmacı seçimine dikkat edilmelidir. 4.5 Kongre Duyurusunun Yapılması Kongre konusu, yeri ve zamanı kongre tarihinden en az 3 ay önce TİDE resmi internet sayfasında ve tüm TİDE üyelerine e-mail duyurusu ile bildirilir. (Örnek için bknz. Kongre Duyurusu ) Burada amaç hem
katılımcıları önceden bilgilendirerek erken rezervasyon imkanı sağlamak hem de gerçekleştirilen etkinliklerle ilgili ön bilgilendirmeyi yapmaktır. 4.6 Promosyon Malzemesi Seçimi Kongre tarihinden en az 2 ay öncesinde, basılı malzemeden sorumlu komite üyesi(leri) tarafından geçmiş dönemde kongre katılımcılarına verilmiş olan promosyon malzemeleri; kongre teması, birim fiyat, teslim süresi ve tedarikçi firma bazında incelenir. (Bkz. Promosyon Dosyası ) Tüm komite üyeleri ve komiteden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi ile promosyon malzemesi konusunda görüş alış verişinde bulunulur. Öncelikli değerlendirmede, güncel kongre teması ve bütçe tutarı dikkate alınır. Kongre komitesi tarafından belirlenen en az 3 promosyon malzeme önerisi birim fiyat ve teslim günü bilgisi ile birlikte TİDE Yönetim Kuruluna sunulur. Öneriler TİDE Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir ve nihai karar verilir. Promosyon malzemesi ile ilgili nihai karar dikkate alınarak en az 3 tedarikçiden fiyat teklifi istenir. Pazarlık sonucu oluşan son fiyat teklifi kalite, birim fiyat ve teslim tarihi açısından değerlendirilerek sipariş verilecek tedarikçi belirlenir. Kesin siparişten önce, tedarikçiden numune talep edilir ve gönderilen numune komite tarafından incelenir. Uygun bulunması durumunda kongre tarihinden 1 ay öncesinde ürünlerin teslim edilmesi amacıyla sipariş verilir. Siparişin verilmesi, takip edilmesi, ürünlerin teslim alınması ve ödemenin yapılması ilgili komite üyesi sorumluluğundadır. 4.7 Basılı Malzeme Takibi Kongrede kullanılacak, yaka kartı, konuşma kartı, plaket, masa bayrağı, masa isimlikleri, roll up vb. malzemelere ilişkin mutlaka 3 farklı firmadan rekabetçi fiyat teklifleri alınmalı, kalite ve birim fiyat değerlendirmesi yapılmalıdır. Değerlendirme neticesinde, kalite ve fiyat avantajında ciddi bir farklılık olmadığı sürece hizmet bütünlüğü açısından söz konusu hizmetler organizasyon firması aracılığıyla alınabilir. 4.8 Sponsorluk Seçimi Sponsor firma seçimi süreci öncesinde, kongre bütçesi dikkate alınarak sponsorluk dosyası hem Türkçe hem İngilizce olarak hazırlanır. Firmalardan alınacak sponsorluk hizmeti, alınacak hizmetin kapsamı dahilinde dört ana kategoriden oluşur. (2012 yılına ait sponsorluk örnekleri için bknz. Sponsorluk Dosyası ); Ana Sponsorluk Kongre Sponsorluk Faaliyet Sponsorluk Bedelsiz Sponsorluk Sponsorluk dosyasında; Kongrenin konusu, Kongre programı,
Kongrenin görsel teması, Kongrenin gerçekleştirileceği yer ve zaman bilgisi, Katılımcı sayısı, Sponsorluk sınıfları, Sponsorluk şartları ve bedeli bilgileri yer almalıdır. (Bkz. Sponsorluk Dosyası) Sponsorluk türü ve bedeli belirlenirken kongre bütçesi dikkate alınmalıdır. Haksız rekabet yaratılmasını engellemek amacıyla, sponsorluk türü ve şartları kapsamında sponsorlara sunulan imkanlarda sponsorlardan gelecek taleplere göre sonradan değişiklik yapılmaması esastır. Sponsorluk dosyasının hazırlanmasının ardından seçim sürecine yönelik olarak, geçmiş dönemde sponsorluk yapmış olan firmalar ve sponsorluk şartlarını içeren veriler incelenir. Geçmiş yıllarda sponsorluk hizmeti vermiş olan firmalar incelenerek (Bkz. Kongre Sponsor Listesi ), Sponsor Aday Listesi oluşturulur. (Bkz. Sponsorluk Dosyası ) Sponsor aday listesinin oluşturulmasından sonra, kongrenin düzenleneceği tarihten en az 1 ay öncesinde tüm sponsor adaylarına düzenlenecek kongre ve sponsorluğa yönelik mesaj gönderilir. (Bkz. Sponsorluk Bilgilendirme Mesajı ) Mesajın ulaşmasından sonra, TİDE Ofis tarafından sponsor firma yöneticileri ile randevu takvimi oluşturulur. Sponsorluk için yapılacak firma ziyaretleri, firmanın sponsorluk potansiyeline göre TİDE Genel Müdürü, TİDE Yönetim Kurulu üye(leri), organizasyon firması temsilcisi ve sponsorluk çalışmalarından sorumlu komite üyelerinin katılımıyla gerçekleştirilir. Kongre ile ilgili sponsor firma ziyareti öncesinde, sponsorluk dosyası kaliteli kağıda (tercihen kuşe kağıda) renkli olarak basılarak görüşme için hazırlanır. Sponsorluk görüşmelerinde, geçmiş yıl gerçekleştirilen kongreyle ilgili katılımcı sayısı, sponsor firmalar ve kongrenin sağladığı katma değer ile ilgili bilgi verilir. Sponsorluk konusunda olumlu geri dönüş yapan firmalarla, sponsorluk sözleşmesi imzalanır. (Bkz. Örnek Sponsorluk Sözleşmeleri ) Sponsorluk sözleşmesi öncelikle ilgili firma temsilcileri tarafından imzalanır ve daha sonra imzaların tamamlanması için TİDE ye gönderilir. Sponsorluk sözleşmelerindeki imzaların tamlığı ve sponsorluk bedelinin belirlenen süre içerisinde TİDE hesabına yatırılması sponsorluktan sorumlu komite üyeleri tarafından takip edilir. Bunun için TİDE Ofis tarafından komitedeki sorumlu üyelere hangi firmaların sponsor bedelini yatırdığına dair günlük rapor iletilir. Sponsorluk bedelinin TİDE hesabına yatırılmaması ve/veya KDV tutarının eksik yatırılması durumunda komite sorumluları firma yetkilileri ile iletişime geçer. 4.9 Bütçe Hazırlık ve Yönetimi Bütçe, TİDE nin kongre amaç ve hedefleri doğrultusunda, kongrenin gerçekleşeceği çalışma dönemi içindeki gelir-gider tahminlerini gösteren ve bunlara ait uygulamanın yürütülmesine yetki veren bir mali plandır. Kongre bütçe tasarısı en geç Aralık ayı sonuna kadar bütçe yönetiminden sorumlu komite üyeleri tarafından bir sonraki kongre yılı çalışma hesap dönemi için hazırlanarak Yönetim Kurulu nun görüşüne sunulur. Yönetim Kurulu görüş ve onayı dahilinde son şekli verilen bütçe yürürlüğe girer.
4.9.1 Kongre Bütçe İlkeleri Bütçenin hazırlanmasında bir önceki dönem gerçekleşen rakamlar, sapmalar, ekonomik ve istatistiki veriler, analitik teknikler ve diğer yöntemler etkililik,verimlilik ilkeleri çerçevesinde uygulanır. Bütçe giderleri gelirler toplamını aşamaz, gerçekçi ve denk bütçe ilkesi esastır. Kongre Bütçesi gelir ve gider kalemlerinden oluşur. 4.9.2 Kongre Gelirleri TİDE nin ilgili yıldaki kongre düzenlemesine ilişkin sponsorluk bedelleri ile kongre katılım bedellerinin toplam tutarıdır. Sponsorluk gelirleri, sponsorluktan sorumlu kongre üyeleri tarafından ilgili taraflarla sponsorluk sözleşmesi yapılınca bütçeden sorumlu kişilere bildirilir. Kongre katılım gelirleri için ilgili organizasyon firması tarafından günlük kayıt raporu hazırlanır ve haftalık gerçekleşmelere göre gelir-gider dengesi oluşturulur. 4.9.3 Kongre Giderleri TİDE nin ilgili yıldaki kongre düzenlemesine ilişkin organizasyon firması giderleri (organizasyon firmasının hazırlamış olduğu gider bütçesinde gerçekleşen kalemler dahil olmak üzere, organizasyon firması bütçe örneği için bknz. 2012 Taslak Kongre Giderleri ), taksi, otopark vb. giderlerden oluşur. Bütçeden sorumlu komite üyeleri tarafından bir önceki kongreye ait planlanan ve gerçekleşen bütçe incelenmelidir. İlgili komite sorumluları, komite tarafından yapılan harcamalar (yemek, toplantı giderleri taksi, otopark vb.) da dahil olmak üzere tüm harcamaları (basılı malzeme harcamaları, otel ekstra masrafları, konuşmacılara yapılması muhtemel ödemeler vb.) günlük olarak takip etmekle sorumludur. Kongreye ilişkin harcamalar gerçekleştirilmeye başlandığında, harcamalara ilişkin haftalık analizler yapılır. Planlanan ve gerçekleşen bütçe raporu her Cuma günü Kongre Komitesi Başkanına ve TİDE Genel Müdürüne sunulur. Bütçe performans analizleri, bir sonraki yılın taslak bütçe çalışmaları tamamlanıncaya kadar devam eder. Bütçede olmayan hiçbir gider kaleminin yapılmaması esastır. Bütçe harcama kalemleri arasında geçiş yapma yetkisi Komite Başkanında bütçe dışı harcama yetkisi ise Yönetim Kurulu sorumluluğundadır. Komite üyeleri bütçeden sorumlu komite üyesinin onayı olmaksızın harcama yapamazlar. 4.10 Sunucu Kartlarının Hazırlanması ve Konuşmacılara Plaket Takdimi Sunucu kartları kongreden 5 gün önce hazırlanmalı ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi tarafından kontrol edilerek onaylanması gerekmektedir.
Her konuşma bitiminde konuşmacılara verilecek plaketler önceden hazırlanmalı ve plaketi teslim edecek TİDE Yönetim Kurulu üyeleri ve yedekleri salonda hazır bulunduğundan emin olunmalıdır. Bu sürece ilişkin hem plaket verilecek konuşmacı hem de plaketi takdim edecek YK üyesi (yedekler dahil) listesi sunucularda bulunmalıdır. Plaketi verecek YK üyesi ve yedek olarak belirlenen kişinin salonda bulunmaması durumunda TİDE Başkanı, TİDE Genel Müdürü veya kongreden sorumlu YK üyesi tarafından plaketler konuşmacılara takdim edilir. 4.11 Raporlama Süreci Kongreden sorumlu YK üyesi, düzenli olarak TİDE Yönetim Kuruluna raporlama yaparak gelişmeler ile ilgili bilgi paylaşımında bulunur. Bununla birlikte, komite ve organizasyon firması tarafından kongre öncesi ve sonrası TİDE Yönetim Kuruluna yapılacak raporlamalar ve rapor sıklığı aşağıdaki tabloda belirtilmiştir. Komite Raporları Bütçe-Fiili Karşılaştırma Raporu Yaşanması Muhtemel Riskler Sponsorluk Geliri Gerçekleştirilen Faaliyetler Bekleyen İşler Rapor Periyodu Haftalık Haftalık Haftalık 15 Günlük Haftalık Organizasyon Firması Raporları Güncel Katılımcı Sayısı Güncel Katılım Bedeli Toplamı Gerçekleştirilen Harcamalar Bütçe-Fiili Karşılaştırma Raporu Bekleyen İşler Rapor Periyodu Günlük Günlük Kongre Sonrası Kongre Sonrası Haftalık 5 DOKÜMANTASYON VE REFERANSLAR Aşağıda yer alan dosya ve klasörlerin soft versiyonları TİDE ofiste bulunmaktadır. Kongre Duyurusu Promosyon Dosyası, Sponsorluk Dosyası, Kongre Sponsor Listesi, Sponsorluk Bilgilendirme Mesajı, Örnek Sponsorluk Sözleşmeleri, 2012 Taslak Kongre Giderleri 6 PERİYODİK DEĞERLENDİRME Kongre Yönetmeliği standart olarak her yıl gözden geçirilerek revize edilir.
Ek.1 Görev Dağılımı XVI. İÇ DENETİM KONGRESİ (12 Kasım 2012) I. LOJİSTİK Termin Sorumlu Bölüm 1 Taslak bütçe hazırlanması ve onayı 01.08.2012 Bütçe takibi 2 Katılım ücreti belirlenmesi 25.08.2012 Bütçe takibi, YK 3 Gerçekleşen bütçe raporu Her ay sonu Bütçe takibi 4 Kongre logosu belirlenmesi 25.08.2012 Basılı malzeme takibi, YK 5 Konu ve konuşmacıların belirlenmesi (Konuşmacılar içinde ücret ödenecek olan var mı, belirlenip takibi komite tarafında yapılacak. 12.09.2012 Konuşmacı takibi, YK Konuşmacılarla kimler görüşecek, YK görev paylaşımı yapacak) 6 Programın oluşturulması 15.09.2012 YK 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Programın görsellerinin oluşturulması (Sponsor bilgilerine de yer verilecek) Davet edilecek sponsorların belirlenmesi (Kimler sponsor olacak, sponsor geliri, kaç sponsora ihtiyaç olacak, sponsor metni davet mektubu hazırlanacak) Sponsorlarla görüşme yapılması, sponsorlardan bedelsiz katılacak kişilerin bilgilerinin alınması, davetiyelerin teslim edilmesi, yaka kartlarının hazırlanması Sponsorlarla sponsorluk anlaşmalarının yapılması, ödemelerin takibi Sponsor logo ve iletişim bilgilerinin organizasyon firmasına iletilmesi Davetiye görselinin hazırlanması ve onayı Davetli listesinin oluşturulması ve onayı, Kamu Kurumlarından Denetimle ilgili olanlara konferansa katılım için davetiye gönderilmesi (50 kişi) Davetlilere ön duyurunun yapılması- VIP hariç Davetiye gönderilmesi (Davetiye örneklerinin hazırlanması gerekiyor. TİDE Yönetim organlarına konferansa katılım için davetiye gönderilmesi) Sponsorlar sunum yapacaklarsa programa dahil edilmesi Sponsor sunumlarının organizasyon firmasına yönlendirilmesi Salon iç yerleşim onayı (Kahve yemek arasında kendi ürünlerini tanıtma ayarlaması yapılacak, yerleşim sırasında komiteden görevli kişide nezaret edecek) 30.09.2012 Basılı malzeme takibi, org. firması ya da tasarım firması 01.09.2012 Sponsorluk, YK 15.09.2012 Sponsorluk 15.10.2012 Sponsorluk,YK 25.10.2012 Sponsorluk, Tide Ofis Kongreden 1 ay önce Kongreden 1 ay önce Kongreden 1 ay önce Kongreden 1 ay önce Basılı malzeme takip, YK Basılı malzeme takip, YK Basılı malzeme takip, organizasyon firması Organizasyon firması 15.10.2012 Sponsorluk 25.10.2012 Sponsorluk 05.11.2012 Sponsorluk
19 20 21 Konferans duyurusunun Web sitesinde yayınlanması, üyelere mail gönderilmesi (format belirlenecek) Konferans duyurusunun medyada yayınlanması-yazılı ve görsel Katılımcı listesi oluşturulması (Tide ofis üye aidatı ödeyen üye listesini iletir. organizasyon firması kayıtları alır, sistem üzerinden tahsilat var ise org. firması fatura kesimi için ofisi bilgilendirir.) 30.09.2012 TİDE ofis 30.09.2012 Konferans gününe kadar 22 Otel ile ilgili olarak; Menü belirlenmesi Kongreden 1 ay önce 23 24 25 26 Otel ile ilgili olarak; Bayrak asım yerlerine karar verilmesi (Sponsorlar belli olduktan sonra otel sözleşme istenecek, salon bölünme şekilleri onayı verilecek, perde yerlerine karar verilecek) Sponsorlar için sergi alanında yer belirlenmesi ve bildirilmesi (Otel sözleşme istenecek, salon bölünme şekilleri onayı verilecek, perde yerlerine karar verilecek, kongreden önce incelenecek) Broşürün tamamlanması, Başvuru ve TİDE Üyelik formu dahil (Tide konuşmacılar, konuşmacıların programı komite tarafından iletilecek, resimler tide tarafından iletilecek) Plaketler için isim listesi ve metnin belirlenerek organizasyon firmasına gönderilmesi (Metin örnekleri TİDE ofiste) Kongreden 1 ay önce Kongreden 1 ay önce Program yayınından sonra 27 Sponsor bayrakları ve Tide bayrağı En geç kongreden 1 hafta önce 28 Katılım sertifikasının hazırlanması (Katılım listesi + protokolden gelecekler (teyit edenler) ve kongre günü katılanların da ilk oturuma kadar isimleri alınarak liste son haline getirilip basıma gönderilecek) Kurumsal iletişim komitesi Organizasyon firması Organizasyon firması, sponsorluk Organizasyon firması, sponsorluk Organizasyon firması, sponsorluk TİDE ofis, Basılı Malzeme Takip, Org. firması 12.10.2012 Basılı malzeme takip, YK Kongre günü öğlene kadar Organizasyon firması, basılı malzeme takip Organizasyon firması, basılı malzeme takip 29 Promosyon seçimi Kongreden 1 ay önce Basılı malzeme takip, YK 30 Promosyon hazırlanması Kongreden 1 hafta önce Organizasyon firması 31 Anket formunun hazırlanması ve basımı Kongreden 1 hafta önce Organizasyon firması 32 33 Panel soru kartı hazırlanması (Paneldeki katılımcılara neler sorulması gerektiğine dair soru kartı hazırlanması, tasarımı komite iletecek-soru bankası hazırlanabilir.) Katılımcılara konferansla ilgili CD nin hazırlanması, pdfe çevirilmesi, sunumların ulaştırılması Kongreden 1 hafta önce Basılı malzeme takip Basılı malzeme takibi 34 Yaka kartlarının basılması ve ulaştırılması Basılı malzeme takibi 35 Yemek, otopark için bilet Basılı malzeme takibi
36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 İç Mekan Tasarımı (Sahne ve Kayıt Masası) için tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi Konferansla ilgili tüm YK kararlarının tamamlanması Sunucu ayarlanması, senaryo düzenlenmesi Sunum kartlarının hazırlanması (org. firmasına tüm unvanlar bildirilecek) Basın Dosyasının Hazırlanması (Konferans + TİDE) Fotoğraf çekimi için üyelerden ve org. firmasından destek alınması Protokol Listesinin hazırlanması ve davetiyelerin ulaştırılması Kamu Kurumlarından Denetimle ilgili olanlara konferansa katılım için davetiye gönderilmesi (50 kişi) Broşürün potansiyel üyelere ve katılabilecek kitlelere ulaştırılması Davetiyelerin dağıtımı için MNG Kargo veya Mail Box ile görüşülmesi ve barter opsiyonu verilmesi, stand karşılığı Sponsorlardan, konferansta dağıtılmasını istedikleri dokümanların istenmesi, paketlere konulması Oturum Başkanlarına, sunumların gönderilmesi, paralel oturumlarda paylaşım yapılması Org. firrnası, YK YK 12.10.2012 Konuşmacı takibi 12.10.2012 Kongreden 1 gün önce Kongreden 2-3 gün önce Konuşmacı takibi, organizasyon firması Basılı malzeme takip Basılı malzeme takip Konuşmacı takibi Basılı malzeme takip Basılı malzeme takip, Tide ofis Organizasyon firması Sponsorluk Konuşmacı takip 47 Otelde konaklama ve araç temini Konuşmacı takibi, organizasyon firması II. PAZARLAMA /TANITIM Termin Sorumlu Bölüm 48 Finans Dünyası ve Bankalara broşür ve davet mektubunun ulaştırılması TİDE ofis 49 TİDE üyelerine her hafta hatırlatma maili atılması TİDE ofis 50 İMKB-30 işlem gören şirketlere aktif pazarlama Sponsorluk III. FINANSMAN Termin Sorumlu Bölüm 51 Havale yapılanlarla ilgili olarak Kongre hesabının detaylarının her akşam ajansa gönderilmesi (2012 yılında online takip) Bütçe takibi 52 Bütçenin revize edilmesi Bütçe takibi IV. DENETİM ve RAPORLAMA Termin Sorumlu Bölüm 53 Bütçe Takip Bütçe takibi 54 Haftalık Toplantı tutanağı Genel sekreter 55 Arşivleme Genel sekreter