SEJOUR INCOMING ACENTA PROGRAMI ÖZETĐ Otel Kurulumu (Oteller-Oteller) Sisteme yeni bir otel tanımlamak ve tanımlanmış otel bilgilerinde değişiklik yapmak için; A) Otel kaydı girilmeden önce aşağıdaki tanımlamaların yapılmış olması gerekir. a. Otel Kategorilerinin sisteme girilmiş olması (Oteller-Kategoriler) b. Pansiyon türlerinin tanımlanmış olması (Oteller-Pansiyonlar) c. Oda tiplerinin tanımlanması (Oteller-Oda Tipleri) d. Otellerde olması muhtemel odaların tanımlanması (Oteller Oda / Konaklama Şekli) B) Yeni Otel tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu verilir. Otel Kartı ekranında 6 karakterli otel kodu, otelin adı, türü, kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. C) Herhangi bir otelin bilgisini değiştirmek için listeden otel seçilir ve Otel Kartı düğmesine tıklatılır. Otel Kontratları(Oteller-Oteller-Sezon Bilgileri) Sejour da kontratlar otel bazında girilir. Dolayısıyla kontrat girilmeden önce hangi otelin kontratı girilecekse önce Oteller - Oteller komutuyla ilgili otel seçilir. Otel üzerinde çift tıklatılarak ya da Sezon bilgileri düğmesi ile Otel Sezon Tanımlamaları ekranı açılır. A) Otelde bulunan tüm oda tipleri ve odalar Oda/Oda Tipleri düğmesi ile girilir. a. Oda Tipleri sekmesi ile otelde bulunan oda tipleri girilir. b. Odalar sekmesinden odalar tanımlanır. c. Konaklama tablosu ile oda ve oda tiplerinin konaklama koşulları girilir ve Kontenjan girişlerinde burada tanımlanan oda tipleri / odalar kullanılır. B) Pansiyon tanımı düğmesi ile otelde kullanılan pansiyon türleri dönem ve tur operatörü bazında girilir. (Tanımlanmazsa Oda fiyatları girişinde Otele ait pansiyon girişleri yapılmamış hatası verir C) Ana sezon bilgileri girilir. Tur operatörü ve kontenjan türü listeden seçilir. Kaydedilir. Rezervasyonlarda burada seçilen kontenjan seçilir. D) Ana sezon tanımlandıktan sonra altta bulunan düğmeler kullanılarak detay bilgiler girilir. a. Periyotlar Kontenjan adetlerinin ve fiyatların değiştiği tarih aralıkları girilir. Kontenjan, Alış ve Satış periyotları ayrı ayrı girilir ya da kopyalanır. (Alış ve Satış periyotları girilmezse fiyat girişinde Periyot tanımları yapılmamış hatası verir.) b. Kontenjan Oda / Oda tiplerinden periyot bazında kaç adet kontenjan verildiği girilir. Burada kullanılacak oda ve oda tipleri Konaklama tablosundan alınır. Oda kontenjanı kendinden kullanılıyorsa Kontenjanı kullanılacak oda/oda tipi boş kalır. Oda kontenjanı başka bir odadan düşecekse Kontenjanı kullanılacak oda/oda tipine ilgili oda /oda tipi girilir. Bu durumda bu satıra kontenjan rakamı yazılmaz. ( Tanımlanmadığı durumlarda oda fiyatları girişinde Oda Kontenjan girişleri yapılmamış hatası verir. Ayrıca rezervasyon esnasında oda ve oda tipi seçimi yapılamaz.) c. Opsiyonlar - Periyot Kopyala ile periyotlar ekrana gelir ve opsiyon süreleri girilir. d. Ek Kontenjan - Đleride yapılacak kontenjan azaltılması veya arttırılması durumunda kullanılır. e. Oda Fiyatları - Odaların oda/ oda tipi periyot ve pansiyon türlerine göre fiyatları girilir. Fiyat giriş sihirbazı tüm alternatifler için fiyat girişlerini kolaylaştırır. Girilen fiyatlar Fiyatları Kaydet ile kaydedilmelidir. Öğr. Gör Abdullah AKGÜN 1
f. Çocuk fiyatı - Çocuk ve bebeklerin yetişkin yanlarında ne kadar ücret ödeyecekleri girilir. Çocuk fiyatları ham alış için hem de satış için ayrı ayrı girilmelidir ya da kopyalanmalıdır. g. Kontrat Bilgileri Sezon geçişlerinde hangi sezonun fiyatlarının geçerli olduğu alış ve satışlarda belirtilir. Alış ve Satışlar için döviz bilgisi girilir. Alış ve satışlar için ödeme planı belirlenir. Ödeme planı belirsiz kalırsa rezervasyonlar için yapılacak ödemeler, ödeme listelerine yansımaz. Banka ve kur bilgileri işaretlenir. KDV oranı girilir. E) Yapılan kontrata ait bilgilerin Kontrat Dökümü komutu ile çıktısı alınır. Otel Rezervasyonu (F5) Otel Rezervasyonu almadan önce; Rezervasyonun alınacağı otel ile rezervasyonu gönderen tur operatörünün kontratlarının sisteme girilmiş olması gerekir. - Yeni Rezervasyon girişi için; A) Otel Rezervasyonu komutuna tıklatılır. B) Tur Operatörü ve Voucher no girilir. C) Müşterilerin isimleri girilir. a. Kişi unvanları ve isimleri boş geçilemez. b. Çocuk ve bebeklerin yaşları girilir. c. Geliş ve Dönüş transferleri Uçak, Otel, Bölge ve Transfersiz olarak seçilir. d. Kişi milliyetleri başlangıçta tur operatörünün milliyeti olarak gelir. e. Alt satırlarda ENTER ya da TAB tuşu ile boş geçmek bir üst satırı kopyalar. D) Otel oda konaklama bilgileri girilir. a. Otel giriş tarihi ana sezon tarihleri ve periyotlar içerisinde olmalıdır. b. Sistem Oda / Oda tipi bilgilerini kontenjan bilgilerinden getirir. Kontenjanı verilmemiş oda burada seçilemez. c. Pansiyon bilgileri otel için tanımlanmış pansiyon bilgilerinden alınır. d. Yetişkin adedi girilen müşteri adedi kadar otomatik getirilir. Extra Bed yetişkin adedine dahildir. e. Oda sayısı kişi adedi ve seçilen odada konaklayan pax sayısına bağlı olarak hesaplanır. Fazla/ eksik durumlarda oda adedi arttırılır/eksiltilir. f. Rezervasyon kontenjan türü ana sezon kontenjan türünde seçili olmalıdır. g. Kişi seçimi ile odada konaklayacak müşteriler TAMAM düğmesine tıklatılarak onaylanır. Rezervasyonlarda Değişiklik Yapmak Bir rezervasyona ulaşmak için tur operatörü ve voucher no nun yazılması yeterlidir. Ya da Rezervasyonlar veya Müşteri listesinden arama yaptırılarak da rezervasyon açılabilir. A) Otel Değişikliği yapmak için; Rezervasyon Giriş/Değiştirme (Değiştir - F11) ekranında Otel değişikliği düğmesine tıklatılarak yeni otel ve oda/oda tipleri, pansiyon durumu ve kontenjan türü seçilerek Değiştir düğmesine tıklatılır. B) Müşteri kaydı silmek için; Oda rezervasyonu olan bir müşteri listeden silinmez. Önce Rezervasyon Giriş/Değiştirme (Değiştir - F11) ekranında yetişkin adedi (çocuksa çocuk adedi) silinecek müşteri adedi kadar azaltılır ve kaydet komutu verilir. Kişi seçimi Öğr. Gör Abdullah AKGÜN 2
ekranında silinecek müşterinin onayı kaldırılarak kaydedilir. Müşteri listesinde oda rezervasyonu iptal edilen müşteri seçilerek Müşteri Sil düğmesine tıkatılır. C) Rezervasyonu iptal etmek için; Rezervasyon Sil düğmesine tıklatılır. Rezervasyonun iptallerde saklanması istenirse silinen rezervasyon iptal rezervasyonlar arasında saklanır. a. Đptal rezervasyonlar onayı işaretlendiği zaman listelere iptal edilmiş rezervasyonlar gelir. Đptal edilmiş bir rezervasyon seçildikten sonra düğmesine tıklatılarak geri yüklenir. b. Geri yüklenen rezervasyonun kontenjan türü Sor_Sat olarak ayarlanır. D) Ücreti hesaplatmak için; Faturalama düğmesine tıklatılır. Otel faturalarının çıkartılması ekranında Hesapla düğmesine tıklatıldığında rezervasyon ücreti hesaplanır. a. Faturanın hesaplanabilmesi için oda / da tipi, pansiyon, periyot ve varsa çocuklar için fiyatların girilmiş olması lazımdır. (Oteller - Oteller - Sezon bilgileri - Oda fiyatları) E) Bir müşteri veya bir rezervasyon için birden fazla oda rezervasyonu yapılabilir. Bunun için oda kopyala kullanılabileceği gibi Yeni Oda (F12) komutu ile tüm seçeneklerden yeniden de girilebilir. Operasyon (F9) Operasyon işlemlerini yapmadan önce Tanımlamalar - Operasyon Tanımlamaları menüsünden temel tanımlamalar yapılır. Operasyon esnasında kullanılacak bölge ve havaalanları, buluşma yerleri, güzergahlar, transferler esnasında yolcuların taşınacağı uçaklar, araçlar ile rehberler, şoförler ilgili menüler altında tanımlanır. Müşterilerin Taşınması Müşterilerin taşınması için gerekli bilgilerin girişi Operasyon - Müşteri Trafiği (F9) komutu ile yapılır. B) Müşteri Trafiği ekranında üst bölümde transfer bilgisi girilecek rezervasyonların süzülmesi yapılır. Belli tarihlerde giriş yapacaklar, bir bölgeye, bir otele veya uçağa/uçaktan transferi yapılacak rezervasyonlar ekrana getirilir. Transfer tipi ile Geliş ve Dönüş transferlerinin ya da her ikisinin ekrana listeleneceği belirtilir. C) Alt beyaz bölüme bir defa tıklatıldığında yukarıdaki kriterlere uyan rezervasyonlar aynı tarihte, aynı operatörden ve aynı uçaktan aynı otele gidecek olanlar tek bir satır altında toparlanır. D) Araçlar veya Araç Sihirbazı - Araç ataması yapılır. a. Tek bir satır seçilerek Araçlar düğmesine tıklatıldığında Transfer Araç Operasyonu ekranı açılır. Bu ekranın üst bölümde transferi yapacak araç ve rehber ile ilgili bilgiler girilir. Aşağıda yolcular üzerine sağ tıklatarak yolcunun aracı seçilir. Ya da alt bölümden yolcular seçilerek sürükle bırak yöntemi ile yukarıdaki araç üzerine bırakılır. b. Birden fazla satır seçilerek Araçlar düğmesine tıklatıldığında Rehber ve Transfer Aracı ekranı açılır ve buradan araç, rehber ve güzergah bilgileri girilerek kaydedilir. c. Araç sihirbazı, geliş yeri, varış yeri, uçuş saati ve transfer grubu aynı olanları bir arada listeler. Araç, rehber ve güzergah bilgileri girilerek kaydedilir. E) Uçuş saati Seçilen satır/ların uçuş saatleri F) Uçuş No - Seçilen satır/ların uçakları değiştirilir. G) Transfer tipi Dönüşler seçilerek aynı yolcuların dönüş transferlerinin girişi yapılır. Öğr. Gör Abdullah AKGÜN 3
Tur Tanımlamaları Tur rezervasyonu işlemlerini yapmadan önce Tanımlamalar - Turlar menüsünden temel tur tanımlamaları yapılır. A) Tur ve Fiyatları Yeni tur tanımlamak için Yeni düğmesine tıklatılarak tur kodu, adı ve kategorisi girilerek kaydedilir. a. Sabit Masraflar Tur masrafları tanımlanır. Esnaf ve ilgili esnaftan alınan hizmet seçilerek kaydedilir. Esnafı belli olmayan nakit giderlerde esnaf boş bırakılarak direkt gider girilir. b. Komisyonlar - Rehber dışında tur satışından komisyon alanlar tanımlanır. Rehber komisyonları Tanımlamalar - Operasyon tanımlamaları - Rehberler ekranında tanımlanır. B) Tur Paketleri Bir den fazla turu tek paket halinde satmak için tur paketi oluşturulur. C) Extra komisyon alanlar Rehber harici komisyon alanlar tanımlanır. D) Tur Bileti Zimmetleme Rehberlere satmak üzere verilen bilet koçanlarının kaydı yapılır. E) Tur Nakit Giderleri - Rehberin kendisine verilen avanstan nakit olarak harcadığı giderler tanımlanır. Tur masraflarında esnafsız girilen gider kalemleridir. F) Otel Tur Depar saatleri - Müşterilerin turlara göre otellerden alınış saatleri girilir. G) Tur Hizmet ve Ekstraları Esnaflardan alınan hizmetler tanımlanır. H) Esnaflar - Belli bir antlaşma çerçevesinde turlarda hizmet alınan firmalar ve alınan hizmet ve ücretleri tanımlanır. Tur Rezervasyonu (F6) Tanımlamalar kısmında çıkılacak turlar tanımlanmıştı. Tur rezervasyonu esnasında turların bölge ve tarihleri de dikkate alınmalıdır. Rezervasyon yapılacak bir turun üç ayağı vardır. Tur adı, bölgesi ve tarihi. Bu üç ayaktan birisinin değişmesi başka bir turu ifade eder. Tur Rezervasyonu girmek için; A) Turlar Tur Rezervasyonu ekranında turun adı, bölgesi ve tarihi girilir. B) Alt bölümde satış bölgesi, bilet seri ve numarası, müşteri unvanı va adı, katılan kişi adetleri, kaldıkları otel, tur operatörleri girilir. C) Ödeme - Bilet kaydı girilip kaydedildiğinde veya Ödeme düğmesine tıklatıldığında Tur Bilet fiyatları ve Ödemeleri ekranı açılır. Bilet ücreti tahsil edilmiş ise Tahsil et düğmesine tıklatılarak orta bölümde tahsilat bilgilerini içeren bir satır eklenir. Bilet fiyatında + / - bir ödeme alındığında bir alt satıra inilerek Tahsilat / Đade seçilerek yeni satır eklenir. D) Tur Araçları Tur araçları bölümünde tur araç operasyonu bilgileri girilir. Hızlı Tur Rezervasyonu (F7) Satılan tur biletlerini her tur ekranını ayrı ayrı açmadan tek bir ekrandan girişini sağlar. Tur, Bölge ve tarih girildiğinde daha önce kayıtlı değilse EVET seçilirse yeni tur açar ve bilet bilgilerinin girilmesine izin verir. Turlara Kaydet komutu ile girilen bilgiler ilgili turlara aktarılır. Tur Hesap Kontrolü (F8) Satılan biletler ve turlarla ilgili hesapların kontrolü için Turlar- Tur Hesap Kontrolü (F8) seçeneği kullanılır. Üst bölümdeki kriterler kullanılarak hesabı görülecek biletler süzülür. Biletlerin tahsilatı ve rehber komisyonları ile ilgili ödemeler ilgili düğmelere tıklatılarak yapılır. Komisyonun ödenmesi için önce bilet tahsilatının yapılması gerekir. Öğr. Gör Abdullah AKGÜN 4
Faturalama Rezervasyon girildiğinde rezervasyon ücretleri boştur. Fatura hesaplama işlemi rezervasyon girildikten sonra Faturalama - Hesapla komutu ile ya da Faturalama - Otel Faturası Hesaplama komutu ile yapılır. Rezervasyon ekranından faturalama düğmesine tıklatıldığında Otel Faturalarının Çıkarılması ekranında ilgili rezervasyon süzülmüş olur. Faturalama Otel Faturası Hesaplama ile hesaplama yapılacağı zaman faturası hesaplanacak rezervasyonların süzülmesi gerekmektedir. Fatura Kontrol ve Düzenleme Otellerden gelen (Alış) ve tur operatörlerine gönderilen faturaların(satış) kontrolü ve girişi Faturalama - Fatura Kontrol ve Düzenleme komutu ile yapılır. A) Fatura Detayı düğmesi ile fatura girişi yapılır. Bir rezervasyon ile ilgili birden fazla fatura bir alt satıra inilerek girilir. Đade faturaları için tutar (eksi) girilir. B) Fatura Kapatma seçili faturaların (alış ve satış için) kapatılması için kullanılır. C) Kilitle / Aç düğmesi ile rezervasyon kilitlenir ve yetkisiz kişilerin reze4rvasyon bilgilerini değiştirmesi engellenir. Öğr. Gör Abdullah AKGÜN 5