Odak Üniversite İşbirliği Semineri Eta Muhasebe Paket Programı Eğitimi Mikro Ticari ve Muhasebe Paket programı Eğitimi

Transkript

1 Öğr. Gör. Abdullah AKGÜN 1973 Yılında Korkuteli nde doğdu. Orta Öğrenimini Antalya Teknik Lisesi Bilgisayar Bölümünde bitirdi. Marmara Üniversitesi, Teknik Eğitim Fakültesi, Bilgisayar ve Kontrol Öğretmenliği Bölümünden 1995 yılında mezun oldu. Aynı yıl İzmir Atatürk Anadolu Teknik Lisesinde göreve atandı. Bu okuldan 1997 yılında ayrılarak Akdeniz Koleji nde göreve başladı yılından bu yana Akdeniz Üniversitesi Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu nda görev yapmaktadır. Katıldığı Eğitim ve Seminerler Odak Üniversite İşbirliği Semineri Eta Muhasebe Paket Programı Eğitimi Mikro Ticari ve Muhasebe Paket programı Eğitimi Fidelio Front Office Eğitimi WinHotel Otel Otomasyonu Eğitimi Elektra2000 Otel Otomasyonu Eğitimi Sentez Otel Otomasyonu Eğitimi Sejour Acenta Otomasyonu Eğitimi Aldığı Belge ve Sertifikalar Odak Muhasebe Paket Programı Eğitim Semineri, Katılım belgesi Eta Muhasebe Paket Programı Eğitimi, Katılım Belgesi Fidelio Front Office 7.13, Kullanıcı Sertifikası Fidelio 8, Kullanıcı Sertifikası WinHotel Kullanıcı Sertifikası Sejour Acenta Otomasyonu Eğitimi, Katılım Belgesi Versiyon 7 Sejour Acenta Otomasyonu Eğitimi, Katılım Belgesi Versiyon 8 Sejour Acenta Otomasyonu Eğitimi, Katılım Belgesi Versiyon 10 Yayınlanmış Kitapları Temel Bilgisayar Kullanımı Ders Notları Windows XP ve Microsoft Office paket programı anlatımı Bilişim Uygulamaları Windows XP ve Microsoft Office Uygulamaları (Word, Excel, PowerPoint) İçim Yanıyor Şiir Deneme - Mektup (Gündüz Kitapevi Yayınları - Ekim 2006) 193

2 SEJOUR INCOMING ACENTA OTOMASYONU Öğr. Gör. Abdullah AKGÜN Akdeniz Üniversitesi Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu Mart 2009

3 Sejour Incoming Acenta Otomasyonu Yazan Öğr. Gör. Abdullah AKGÜN ISBN Editör SAN BİLGİSAYAR Yazar İletişim Web : E-posta : akgun@akdeniz.edu.tr Tel : Basım Tarihi Mart 2009 Basım M.H. Matbaa Gazetecilik Kiremitli Mah. Hacı Şadiye Apt. No:7 Korkuteli / ANTALYA Bu kitabın tüm hakları Abdullah AKGÜN e aittir. Kitap dağıtımı SAN BİLGİSAYAR Ltd. Şti tarafından yapılmaktadır. Yazarın yazılı izni olmadan kitabın tamamının veya bir bölümünün çoğatılması ve dağıtılması durumunda ilgili yasa hükümleri gereğince yasal yollara başvurulur.

4 Değer l isej ourkul l anı cı l ar ı ; Dünya t ur i zm pazar ı nda yaşanan hı zl ıdeği şi kl i kl ergünümüzde t uroper at ör l er ive i ncomi ng acent el er i niyüksekper f or mansl ıve bi r bi r l er ii l et am ent egr e ol ar akçal ı şabi l mel er i nisağl ayan Acent e Ot omasyon Si st eml er iar ayı şıi çi ne sokmuşt ur.ayr ı ca r ekabet i n yoğun ol duğu pazar da t uroper at ör l er ive i ncomi ng acent el er idı şdünyaya da B2B ve B2C i l e açı l makzor undadı r l ar. San Bi l gi sayarol ar akt uroper at ör l er ive i ncomi ng acent el er i ni n bu i ht i yaçl ar ı nımevcut ür ünl er i mi zi l e kompl e çözüyorol makt an mut l ul ukduyuyor uz. Bu sekt ör deki16 yı l l ı kt ecr übemi z,tür ki ye' de 3,Mı sı rve Mal t a' da bi r erof i si mi z,35 çal ı şanı mı z ve 25' t en f azl a ül kede müşt er i mi zl e si zl er e hi zmetver mekt en onurduyar ı z. Bu ki t apçı ğı n hazı r l anması nda bi zl er den hert ür l ü dest eği niesi r gemeyen ve bu ki t apçı ğı hazı r l ayı p yazanakdeni züni ver si t esitur i zm İ şl et meci l i ğive Ot el ci l i kyüksekokul u Öğr et i m Gör evl i sisn.abdul l ahakgün hocamı za t eşekkür ü bi rbor çbi l i r,hepi ni ze çal ı şmal ar ı nı zda başar ı l ardi l er i z. Er oltürk GenelMüdür

5 SEJOUR INCOMING ACENTA OTOMASYONU Bu kitapta yer alan soru ve uygulamalar ile ilgili detay bilgileri web sitesinde bulabilirsiniz. Kitapların arkasında bulunan bandrol numaraları ile (sadece rakamları yazarak) siteye üye olabilir, soru ve uygulamalara verilmiş cevaplardan yararlanabilirsiniz. İÇİNDEKİLER Sayfa Genel Özellikler Genel Kullanımdaki Komutlar Kısayol Tuşları i

6 1. TANIMLAMALAR Kullanıcılar Kullanıcı Şifreleri Kullanıcı Yetkileri Bölge ve Operatör Yetkileri Tur Operatörü Tur Operatörü Tanımlama Operatör Grupları Operatör Ücretleri Informasyon Bilgileri Tarifeler Transfer Maliyet Kalemleri Transfer Gelir Kalemleri Transfer Tarifesi Girişi Tur Tarifeleri Tarife Aktar Alış ve Satış fiyatları Tarife Kopyalama Tarife Geçerlilik Tarihleri Rezervasyon Tanımlamaları Operasyon Tanımlamaları Tur Tanımlamaları Ek servisler Rent A Car Ekstra Paketler Genel Servis Gruplar Aksiyon Operatör Grubu Milliyet Döviz Türleri Bankalar Liste Altı Notları Telefon Defteri Alıştırmalar KONTRATLAR Otel Tanımlamaları Oda /Konaklama Şekli Oda Tipleri Pansiyonlar Kategoriler Otel Extra Harcamaları Oteller Otel Tanımlaması (Oteller - Oteller) Otel Kontratları Ana Sezon Bilgileri Tanımlama Sezon Detayları ii

7 2.4. Otel Alış Fiyatı Hazırlama Alış Fiyatlarını Düzenleme Mark Up Grup Oda Fiyatları Grup Alış Fiyatı Hazırlama Grup Oda Fiyatlarını Düzenleme Grup Oda Fiyatlarında Markup Kontrat Kopyalama Baz Oda Pansiyon Satış Durdurma Katkı Payları Yaş Tablosu Kontrat Detayı Aksiyonlar Aksiyon Girişi Aksiyon Uygulama Uygulama Sırası Aksiyon Türleri Otel Ekstraları Sezon Sihirbazı Minimum Konaklama Toplu Sezon Girişi Ürünler Ürün Tanımlama Ürün Kontratları Apart Kontratları İç Hat Uçuşu Kontratları Konaklamalı Tren Kontratları Tekne Kontratları Feribot Kontratları Otobüs &Konaklamasız Tren Kontratları Only Transfer Kontratları Genel Servis Kontratları Aksiyon Raporları Aksiyon Listesi Aksiyon İstatistik Raporu Aksiyon Forecast Raporu Sorular Uygulamalar REZERVASYON Rezervasyon Tanımlamaları Kısaltmalar Ürün Şablon Tanımı Ürün Paketi Otel Rezervasyonu Rezervasyon Bilgileri Girişi iii

8 Müşteri ve Transfer bilgileri Otel Rezervasyonu Girişi / Değiştirme Rezervasyon Bilgileri Rezervasyon Fişi Basımı Rezervasyon İşlemleri Rezervasyon Arama Rezervasyon Onayı (Konfirme) Rezervasyon İptal Etme ve Geri Yükleme Müşteri İşlemleri Müşteri Silme ve Ekleme Transfer bilgilerinin Değiştirilmesi Müşteri Yürüyüşü Ek Servisler Oda Rezervasyonu İşlemleri Oda Silme ve Ekleme Kişi Seçimi Oda Kontenjan Bilgisi Otel Değişikliği Aksiyonlar Fatura Ön Değerleri Rezervasyon Ücreti ve Fatura Hesaplama Fatura Detayı (F9) Oda Rezervasyonlarının Kilitlenmesi Grup Rezervasyon Girişi Grup Değiştirme Ürün Rezervasyonu Ürün Açılımı Ürün Grup Değiştirme Ürün Rezervasyonunda Ek Servisler Ürün Faturaları Hesaplatma Rezervasyon Listeleri Otel Giriş / Çıkış Listesi Konfirme listeleri Otel Değişiklik Listesi Günlük Giriş / Değişiklik Listesi Inhouse List Geliş Voucher Listesi Otel Doluluk Raporu Rezervasyon Forecast Raporu Geliş Raporları Geceleme Raporları Stop Sale Listesi Free Sale Listesi Aksiyon Listesi Paketli Müşteri Listesi Ek Servis Rezervasyon Listesi iv

9 Otel Rezervasyon Fişi Sorular Uygulamalar OPERASYON Operasyon Tanımlamaları Bölge ve Hava Alanları Buluşma Yeri Otel Transfer Sıralaması Uçuş Firmaları Uçuşlar Transfer Türleri Handling Fee Türleri Rehberler Araç Tipleri Araç Firmaları Araçlar Güzergahlar Şoförler Akaryakıt fiyatları Transfer Masrafları Müşteri Trafiği Rezervasyonların seçimi Araç ve Rehber Atama Uçuş Saati Değiştirme Uçuş No Değiştirme Transfer Ücreti Info Kokteyl Araç Yönetimi Araç Atama Araç Görev ve Talep Formu Araç, Şoför ve Rehber Ücretleri Araç Temel Tanımlamaları Araç Transferinin Kilitlenmesi Görev Detayı Masraflar Esnaf Fatura Kontrole Gönder Ve Geri Al Info Kokteyl Yönetimi Rehber Ataması Vize Takip Vize Tipleri Vize Kontratları Vize Takip: Transfer Listeleri Genel Transfer Listesi Rehber Transfer Listesi Dönüş İnformasyon Listesi v

10 Araç Transfer Listesi Uçuş Transfer Listesi Uçak Müşteri Listesi Otel Transfer Sıra Listesi Transfer Takip Formu Araç Maliyetlendirme Sorular Uygulamalar TURLAR Tur Tanımlamaları Tur Paketleri Ekstra Komisyon Alanlar Tur Bileti Zimmetleme Tur Nakit Giderleri Otel Tur Depar Saatleri Tur Hizmet/Extraları Esnaflar Turlar ve Fiyatları Tur Rezervasyonu Tur Rezervasyonu Girişi Tur Müşterileri Tur Rezervasyonu Arama Araç ve Rehber Atama Tahsilat ve Ödeme Tur Değiştirme ve İptal etme Masraflar Tur Rezervasyonu İçin Kısa Yol Tuşları Hızlı Tur Rezervasyon Girişi Tur Paket Bilet Girişi Ekstra Paket Toplu Tur Kayıt Yurt Dışı Satışlı Turlar Tur Hesap Kontrolü Rehber Avans Takibi Tur Listeleri Genel Tur Listesi Tur Rehber Listesi Tur Kotasyon Raporu Tur Satış Raporu Tur İstatistikleri Sorular Uygulamalar FATURALAMA Otel Faturası Hesaplama Ürün Faturası Hesaplama Fatura Kontrol ve Düzenleme Fatura Kapama vi

11 Otel Fatura Detayı Hesaplama Detayı Ödeme Planı Tarihi Kilitle/Aç Operatör Tahsilatları Otel Ödemeleri Esnaf Fatura Kontrol Fatura Kapama Esnaf Fatura Detayı Kilitle/Aç Operatör Risk Takip Operatör Tahsilat Takip Otel Ödeme Takip Voucher Ödeme Takip Fatura Raporları Otel Fatura Listesi Kapatılmış Fatura Listesi Ücretli Rezervasyon Listesi Fatura Karşılaştırma Listesi Faturalanmamış Rezervasyonlar Listesi Ödeme Planı Listesi Fatura Kur Güncelleme Fatura İcmal Listesi Sorular Uygulamalar GENEL MENÜSÜ Genel Parametreler Sistem Rezervasyon Turlar Info Kokteyl / Transfer Logo Bilgi Konumları İş İstek Formu Data Yedekleme Ağaç Menü Event Logs REORGANİZASYON ONLINE MENÜSÜ Günlük Döviz Kurları Hava Alanları Info Board Web Rezervasyonları Takibi Online Tur Rezervasyon Takibi vii

12 SEJOUR ACENTA OTOMASYONU Sejour Acenta Otomasyonu, acentelerde bilgi girişlerinin yapılmasını, bu bilgilerin belirli bir amaca yönelik düzenlenmesini ve raporlar alınmasını sağlayan bir paket programdır. Program genel olarak Tanımlamalar, Oteller, Otel-Ürün Rezervasyonları, Operasyon, Tur Rezervasyonları, Faturalama ve Genel bölümlerinden oluşur. Sejour Acenta Otomasyonu, SAN Bilgisayar ve Tic.Ltd.Şti.'nin ürünüdür. Genel Özellikler Eğer herhangi bir seçenek boş bırakılıyorsa, bu alanda olması muhtemel tüm seçenekler için geçerlidir anlamına gelir. Programda içinde bulunulan ekrandan çıkmadan başka bir ekranda çalışabilmek için görev çubuğunun sağ köşesinde Sejour amblemi üzerine bir defa tıklatıldığında program başlangıcındaki ana menü listesini açacaktır. 1

13 Genel Kullanımdaki Komutlar Kartlar içinde kullanılan bazı komutlar her kartta aynı isimle yer alır ve aynı görev için kullanılırlar. Bu komutlar; Yeni: Daha önce sisteme kaydedilmemiş bir bilgiyi girmek için kullanılır. Yeni bir kullanıcı, yeni bir otel, yeni bir rezervasyon kaydı yapmak gibi. Kaydet: İlk kez girilen bilgilerin veya mevcut kayıt üzerinde yapılan düzenlemenin kaydedilmesi için Kaydet komutu kullanılır. Programda satır olarak girilmesi gereken bölümlerde (bölge tanımlama gibi) ilgili satırın işlemi tamamlandığında ve Enter tuşuna basıldığında (bir alt satıra inildiğinde) otomatik olarak bilgiyi kaydeder. Bu gibi durumlarda Kaydet komutuna tıklatmaya gerek kalmamaktadır. Sil: Kayıtların sistemden tamamen silinmesi için kullanılır. Tanımlamalara girilen kayıtlar daha sonraki işlemlerde (kontrat, rezervasyon) kullanılmış ise Sil komutu ile silinemez. Yazıcı: Yapılmış olan kayıtların listelerinin ekrandan veya yazıcıdan dökümünü almak için kullanılır. Çıkış (ESC): Kullanılan menüden ana menüye geçişi veya programdan çıkışı sağlar. Döviz: İlgili kaydın kullanıldığı döviz cinsidir. Excel: İlgili ekrandaki değerleri Excel çalışma sayfasına aktarır. Daha önce girilen bir bilginin değiştirilmesi Daha önce girilen bilgilerin değiştirilmesi için ilgili pencerelerde Değiştir komutu veya Detay Bilgi düğmesi kullanılır. İlgili kart açıldıktan sonra gerekli değişiklikler yapılarak Kaydet düğmesine tıklatılır. Kayıtlar kod bazlı çalıştığı için kayıtlı bir kod yazıldığında bilgileri ekrana gelir. Yazılan kod kaydedilmemiş ise yeni bilgiler girilerek kaydedilir. Tanımlanan kodlar, diğer ekranlarda kullanılmışsa silinemezler. Kısayol Tuşları Ana menüde kısayol tuşları aşağıda verilmiştir. Fonksiyon tuşlarının görevi alt pencereler içerisinde değişebilmektedir. Örneğin F8 tuşu Otel rezervasyonu ekranında Kontenjan, F7 tuşu da Kişi Seçimi komutları olarak kullanılır. F2 : Daha önce tanımlanmış bölümlerdeki (otel, bölge, tur v.b. gibi) bilgilerin diğer ekranlarda kullanılmasını sağlar. F3 : Daha önce tanımlanmış grupları ekrana getirir. (Listelerde (Üç nokta) işaretinin görüldüğü bölümlerde kullanılır. F5 : Otel Rezervasyonu ekranını açar. Bazı raporlarda Listele amacı ile kullanılır. F6 : Tur Rezervasyonu ekranını açar. F7 : Hızlı Tur Rezervasyon Girişi ekranını açar. F8 : Tur Hesap Kontrolü ekranını açar. F9 : Müşteri trafiği ekranını açar. F10 : Toplu otel değişikliği yapılmasını sağlar. F11 : Toplu konfirme yapılmasını sağlar. 2

14 TANIMLAMALAR Otel ve tur rezervasyonu ve diğer işlemlerin yapılabilmesi için bazı tanımlamalara gerek vardır. Bu tanımlamalar bir defa yapılır. İstenirse ilgili tanımlama bölümünden değiştirilebilir, yenisi eklenebilir veya silinebilir. Program içinde kullanılacak tanımlamalarda dikkat edilmesi gereken kural aynı bilgi için bir kez kod tanımlaması yapılmasıdır (Örn. Belek bölgesi için iki farklı kod (BEL veya BLK) tanımlamamak gibi.). 3

15 1.1. Kullanıcılar Programın kullanılabilmesi için programı kullanacak kişilerin ve bu kişilerin yetkilerinin daha önceden belirlenmesi gerekir. Tanımlamalar Kullanıcılar bölümünde kullanıcıların kodlanması, şifre ve yetkilerinin ayarlanması işlemleri yapılır. Kullanıcı Tanımlama ekranında yeni bir kullanıcı tanımlamak için Yeni butonuna basılır. En fazla 8 karakter olan kod kısmı, Sejour a giriş yapmak için kullanılır. Bunun yanı sıra sadece bilgi amaçlı olarak kullanıcı bilgileri de girilebilir. Kodu ve adı yazıp kaydetmek yeterlidir. Geçerlilik tarihi isteğe bağlı olarak doldurulabilir. Örneğin, sezonluk çalışan personele geçerlilik tarihi verilerek o tarihten sonra sisteme giriş yapması engellenebilir. Eğer programa sınırsız giriş hakkı verilmek isteniyorsa bu alan boş bırakılır. Kullanıcı bilgilerinde değişiklik yapmak için Değiştir düğmesi kullanılır. En çok çalıştığı operatör alanına sistem içerisinde tanımlanmış olan bir operatör girilirse, rezervasyon girişinde otomatik olarak bu operatörün kodu gelir. Bu da o kullanıcının rezervasyon girişinde zamandan tasarruf etmesini sağlar. Rezervasyon fişi değerleri kullanıcıya göre özelleştirilebileceği gibi Genel - Parametreler - Rezervasyon sekmesindeki rezervasyon fişi değerlerinden bütün kullanıcılar için genel bir tanımlama yapılabilir. Bu alana girilen bilgiler otele gönderilen rezervasyon formlarında görüntülenir. ADMIN hesabının bilgileri, şifre dışında düzenlenemez çünkü ADMIN tam yetkilidir. ADMIN hesabı, yazılımın ve bilgi konumlarının kontrolü dışında kullanılmamalıdır. Kullanıcıyı silmek için Sil komutu kullanılır. Bu komutun daha sonradan geri alınabilme durumu yoktur! Sistemde herhangi bir bilgi girişi yapmış olan kullanıcıların kodları kesinlikle silinmemelidir. Kullanıcının sisteme girişi engellenmek isteniliyorsa bunun kontrolü geçerlilik tarihi ile yapılabilir Kullanıcı Şifreleri Kullanıcı seçildikten sonra şifre verilmesi veya değiştirilmesi için Şifre butonuna basılır. İlgili kullanıcının daha önceden bir şifresi varsa yazılır, şifresi yok ise Değiştir düğmesine tıklatılır. Ekranda görünen Yeni Şifre sahasına en fazla 8 karakter uzunluğunda bir şifre yazılır. Şifre bölümünün boş bırakılması önerilmemektedir. Şifrenin son geçerlilik tarihi verilebilir. Bu tarihten sonra program şifreyi kabul etmeyecektir. Kullanıcının geçerlilik tarihi sezon sonu olarak kısıtlanmışsa sezon sonu bittikten sonra bu tarih düzenlenmedikçe, sezonluk çalışan personel Sejour a giriş yapamaz. San Bilgisayar Ltd. Şti. kullanıcı isimlerini ve şifrelerini bünyesinde saklamamaktadır. Güvenli bir yerde kullanıcı kayıtlarının saklanması önerilir. Özellikle ADMIN kullanıcı hesabının şifresi güvenli bir yerde saklanmalıdır. 4

16 Kullanıcı isimleri, rezervasyon kayıtlarının raporlarında kullanılır. Örneğin, otellere gönderilen talep fişlerinin alt kısmında bu isimler görülebilmektedir Kullanıcı Yetkileri Kullanıcıların kullanabilecekleri modül ve menülerin iş yerindeki sorumluluklarıyla orantılı olması gerekir. Seçili bir kullanıcının yetkilerinin düzenlemesi için Yetkiler butonu kullanılır. Yetkiler penceresinde programda yer alan ana bölümler görüntülenir. Bu bölümlerin sol tarafında bulunan + işaretine basılarak veya çift tıklanarak bu bölüme ait alt bölümler açılır. Bu bölüme yetki verilmiş ise işareti, yetki verilmemiş ise işareti vardır. Yetkiyi değiştirmek için boşluk (Ara) tuşuna basılması veya fare ile çift tıklanması yeterlidir. Eğer ana bölümlerden birine yetki verilmez ise alt bölümler için de yetki yok demektir. Bir kullanıcıya tam yetki verilecekse Tam Yetkili düğmesi kullanılır. Yetkileri Sil komutu ile kullanıcının tüm yetkileri kaldırılır. Bir kullanıcıyı yetkilendirdikten sonra yeni tanımlanan kullanıcıya oluşturulan bilgiler yetki kopyala düğmesi ile kopyalanabilir Bölge ve Operatör Yetkileri Kullanıcıların yetkili olduğu bölge ve tur operatörleri ilgili düğmelere tıklanarak belirlenir. Seçenekler boş bırakıldığı takdirde kullanıcı tüm bölgelerde ve tur operatörlerinde işlem yapmaya yetkilidir. Kullanıcı için bir bölge / bölge grubu ya da tur operatörü / tur operatörü grubu belirlendiğinde diğer bölge ve tur operatörlerine ait hiçbir kayıt üzerinde işlem yapamaz, belirtilen operatör ve bölge dışındaki bilgileri görüntüleyemez ( Bu yetki kısıtlamaları Turlar menüsünde etkili değildir) Tur Operatörü Rezervasyonu yapılan her müşterinin tatil organizasyonunu yapan bir tur operatörü vardır. Bu tur operatörleri acentalar vasıtasıyla müşterinin transfer, konaklama vb. işlerini yaparlar. Bir acenta birden fazla tur operatörü ile çalışabilir. Sistemde kontrat girişi, rezervasyon kayıtları yapabilmek için tur operatörüne kart açılmalıdır. Tanımlamalar Tur Operatörü bölümünde her bir tur operatörüne bir kart açılarak gerekli olan bilgi ve kodlamalar yapılır. Sejour, tur operatörlerini bireysel veya grup operatörleri olarak algılar. Grup Operatörleri kırmızı renkte görünür. Grup operatörleri, otellere fiyat ve kontenjan girişi yaparken, ilgili bilgiyi bir kez girmeyi ve bu gruba bağlı olan acentaların fiyat ve kontenjanı gruptan çekebilmesini amaçlar. Grup operatörlerine rezervasyon girişi yapılmaz. 5

17 Listedeki operatörlerden birisinin detay bilgilerine ulaşmak için operatör üzerinde çift tıklanır ya da Detay Bilgi butonuna basılır Tur Operatörü Tanımlama Sisteme tur operatörü tanımlamak için, Tanımlamalar-Tur operatörü-yeni düğmesine tıklatılarak 6 karaktere kadar operatörün kodu belirlenir ve ünvanı yazılır. Eğer operatör grup operatörü ise Grup Operatörüdür seçeneği işaretlenir. Otellere oda rezervasyon talebi için gönderilen oda talep fişinde görünmesi istenen operatör adı Voucher Anteti kısmına yazılır. Bu alan boş bırakılırsa ünvan alanında yazılmış olan bilgi rezervasyon formlarında çıkar. Operatörün kullandığı dil boş bırakılırsa Türkçe kabul edilir. Dil seçimi yapılırsa, dönüş informasyon listesi otomatik olarak sistem tarafından o dile çevrilip kullanılabilir. Operatörün ülkesine göre milliyet seçilir ve seçilen milliyet rezervasyon kartına otomatik yansır. Bu operatöre ait girilen otel rezervasyonlarında rezervasyon girilirken operatör konfirmesi bölümünde otomatik olarak seçili gelmesi istenen bilgi Varsayılan Konfirmesi kısmından belirlenir. Evet, Hayır, Beklemede, Gönderildi veya Gönderilmedi seçeneklerinden birisi seçilir. Default Transfer Türü seçilir ise tur operatörünün rezervasyon girişlerinde seçilen transfer türü otomatik olarak ekrana gelir ve hesaplaması bu transfer türüne göre yapılır. Aynı şekilde tur transfer türü de seçilerek tur transferlerinde kullanılması sağlanır. Tur Operatörünün Logosu, Windows Bitmap formatında olmalıdır (175 x 85 piksel). Döviz alanı bilgi amaçlı doldurulur. Alış ve satış faturasında kullanılan tur operatörünün ismi voucher üzerinde bulunandan farklı olabilir. Bu durumda Alış Faturasının Satış Faturasının Kesileceği Operatör kısmından faturanın kesileceği operatör seçilir. Rezervasyon Girildiğinde Faturası Hesaplansın kutucuğu işaretlenerek, otel ücretinin, Sejour a rezervasyon girişi anında hesaplanması sağlanır. Kara Listede seçeneği, acenteye hiç ödeme yapmayan tur operatörleri içindir. Burası işaretlendiğinde kullanıcılar tarafından Sejour da bu operatör için herhangi bilgi girişi yapılamaz. Voucher Fişi Basılsın seçeneği otel rezervasyonu için oda talep fişi butonu veya F4 kısa yol tuşu ile voucher basmaya yarar. Eğer bu seçenek işaretlendiyse, otel rezervasyonu için voucher basılabilir. Bu seçenek rezervasyon sayfasındaki ek servisler ile ilgili değildir. Rezervasyon kartında otel konaklama ücreti olmadan sadece transfer ücretini hesaplamak için, Otel Faturaları Hesaplansın (İşaretlenmezse Otel Faturası Özel Fiyatı 0 Olarak Hesaplanır) onay kutusu işaretlenmez. Böylece detaylı fatura listesinde konaklama ücreti 0 (sıfır) olarak görülür. Bir operatörün otellerle direk ödemeli çalışması, acenta ile sadece transfer anlaşması yapması durumunda kullanılır. 6

18 Operatör Grupları Belirli raporlarda kullanılmak üzere ya da aksiyon hesaplamalarında kullanılmak üzere bir operatör, kullanıcının kendi oluşturacağı birden çok gruba dahil edilebilir. İlgili operatörün hangi gruplarda kullanılmış olduğunun bilgisini Dahil Olduğu Gruplar butonu verir. Kontenjan Grubu: Grup operatörü olan tur operatörlerinin kontenjanını kullanan alt tur operatörlerinin kaydı ve düzenlenmesi buradan yapılır. Bu komutun kullanılabilmesi için tur operatörünün grup operatörü olması gerekir. Kontenjan Grubu tanımlamadaki en önemli nokta, aynı oda kontenjanını kullanacak olan operatörleri seçmektir. Bir Operatör kontenjan bazında sadece bir Grup Operatörüne bağlı olabilir. Fiyat Grubu: Grup operatöründen fiyat kullanacak olan operatörlerin düzenlemesi buradan yapılır. Aynı otel ücretini kullanacak olan operatörler seçilir. Otellerden kontrat girişi yapılırken istenirse fiyat farklılaştırması yapılabilir. Bu komutun kullanılabilmesi için Tur operatörünün Grup Operatörü olması gerekir. Bir Operatör fiyat bazında sadece bir Grup Operatörüne bağlı olabilir. Transfer /Tarife Grubu: Aynı tur ücretini ve transferi kullanan operatörler seçilir. Tarife grubunu tanımlayabilmek için grup operatörü kartının içinde ya da üzerinde olunmalıdır. Bir Operatör Transfer/tarife bazında sadece bir Grup Operatörüne bağlı olabilir Operatör Ücretleri Konaklama ücretleri dışında tur operatörüne fatura edilecek hizmetlerin ücretleri Tur Operatörleri ekranı altındaki ilgili komutlar kullanılarak girilir Handling Fee ( ALT + H Kısayol Tuşu ) Acentanın tur operatörüne vermiş olduğu incoming hizmetine karşılık uyguladığı ücrettir. Operatöre uygulanan handling fee ücretlerinin kaydı Handling Fee butonuna basılarak yapılır. İçinde yer alan kopyalama fonksiyonu ile girilmiş olan handling fee ücretleri bilgisi satır satır veya tüm liste olarak diğer bir tur operatörüne kopyalanabilir. Sejour un birçok bölümünde olduğu gibi, Otel bölümü boş geçildiğinde, girilen bilginin tüm oteller için uygulanacağı anlaşılmaktadır. Buradaki örnekte, 6 Euro olan SEJOUR Oteli dışındaki tüm otellerde yetişkinler için Handling Fee 5 Euro olarak uygulanmaktadır yaş aralığındaki çocuklar için %50, 0 6 yaş aralığındaki çocuklar için ise Handling Fee ücretsizdir. Handling Fee nin hesaplanma şekli 1 defa olarak ayarlanmıştır. Eğer 1 defa yerine Günlük olarak Handling fee uygulanacaksa, hesaplama şeklinin Günlük olarak değiştirilmesi gerekmektedir. 7

19 Uygulama bölümündeki Evet in anlamı, bu bilginin hesaplamaya dâhil edileceğidir. Eğer Hayır seçilirse Handling Fee nin uygulanmayacağı fakat sistemden de silinmesinin istenmediği anlamına gelir Transfer Ücretleri (ALT + T Kısayol Tuşu) Tur operatörünün uyguladığı transfer ücretlerinin kaydı yapılır. İçinde yer alan kopyalama fonksiyonu ile girilmiş olan transfer ücretleri bilgisi satır satır veya tüm liste olarak diğer bir tur operatörüne kopyalanabilir. Aşağıdaki örnekte; transfer ücretleri, AYT havaalanına inip MAV transfer bölgesine giden müşteriler için kişi başı 15, ALY için kişi başı 20 EUR ve diğer bölgeler için kişi başı 10 EUR uygulanmaktadır İptal Ücretleri: (ALT + İ Kısayol Tuşu) Tur operatörü için ürünlerde uygulanan iptal ücretleri listeden operatör seçildikten sonra İptal Ücretleri düğmesine tıklanarak girilir. İptal ücreti olarak yüzdelik bir değer verilebilir. Ürün bölümü boş bırakılırsa, ücretin bütün ürünlerde sabit bir yüzde olarak kullanılacağı anlamını taşır. Uygula kutucuğu işaretlenerek, iptal ücretinin uygulanacağı bildirilir. İşaretlenmediğinde, iptal ücreti uygulanmaz fakat sistemden silinmez, daha sonra istenildiğinde tekrar kullanılabilir Informasyon Bilgileri Otele asılan İnformasyon bilgilerinin tasarımı tur operatörü seçildikten sonra Detay Bilgi - Informasyon Bilgileri düğmesine tıklatılarak yapılır. Burada, Dönüş Informasyon Listesi nin çıktısını alırken listenin alt ve üst kısımlarında çıkması istenen Logolar ile bilginin girişi yapılır. Bu tur operatörüne ait Dönüş İnformasyon Kağıdı antetli kağıt ise kağıdın üst kısmından ve alt kısmından kaç mm. (milimetre)'lik boşluk bırakılacağı ilgili alanlara yazılır. Bu rakamlar en az 6 mm olmalıdır. Operatöre ait otellere asılacak olan Dönüş İnformasyon Listesinde görünmesi istenen dipnot Sayfa Alt Yazısı alanına yazılır (Örn. Teşekkür ederiz. İyi yolculuklar). Tur operatörünün kendi diliyle yazılabilir. Firmanın veya tur operatörün logosu Sayfa alt ve üst resmi alanlarına yüklenir. Bu bölümlere Yapıştır düğmesi ile resim kopyalanabilir veya önceden hazırlanmış bir resim dosyası Yükle düğmesi ile yüklenebilir. Resim dosyası Windows Bitmap (.bmp) formatında ve 585 x 85 piksellerinde olmalıdır. 8

20 1.3. Tarifeler Tur ve transfer tarifelerini girmeden önce tur ve transfer maliyetlerinin ve gelirlerinin fiyatları girilmelidir, çünkü tarifeler, maliyet ve gelirler üzerinden düzenlenir Transfer Maliyet Kalemleri Bir transfer operasyonu esnasında yapılabilecek masraflar Transfer Maliyet Kalemleri düğmesi kullanılarak tanımlanır. Transfer Maliyet Kalemleri tablosunda maliyet isimleri yazıldıktan sonra bu masrafların kişi başı mı yoksa görev başı mı olacağı İşlem sütunundan seçilir. Tabloya ortalama fiyat girilir veya fiyat kısmı boş bırakılabilir. Gerekli fiyatlar tarife girilirken oluşturulabilir. Eğer maliyet, araç masrafı olarak hesaplanacak araç masraf kalemiyse ve Araç Yönetimi ekranına düşen araçların alış fiyatları tarifeden hesaplanacak ise, Araç Kalemi kutucuğu işaretlenmelidir. Araç firmaları ile yapılan anlaşma pax aralığına göre değil güzergâha göre ise işaretlemenin bir önemi kalmaz Transfer Gelir Kalemleri Bir transfer operasyonu esnasında kazanılan gelirler Transfer Gelir Kalemleri düğmesi kullanılarak tanımlanır. Transfer Gelir Kalemleri tablosunda, gelirler ve fiyatları tanımlanır. Burada, ayrıca araç olarak hesaplanacak kalemler varsa Araç Kalemi kutucuğu işaretlenir Transfer Tarifesi Girişi Transfer maliyet ve gelir kalemleri tanımlandıktan sonra transfer tarifesi girmek için ilgili tur operatörü seçildikten sonra Tarifeler düğmesine tıklatılır. Transfer / Tur / Cruise Tarifeleri Tablosu açılır. Burada seçilen tur operatörü için daha önceden girilmiş tarifeler listelenir. Başka bir tur operatörüne ait tarifeleri görmek için üst bölüme kriterler girilerek Listele düğmesine tıklatılır. 9

21 Yeni tarife girmek için Yeni düğmesine tıklatıldığında Transfer tarifesi mi oluşturacaksınız? diye bir soru sorar. Transfer tarifesi girmek için Evet seçeneği işaretlenir. Transfer Tarifeleri ekranında ilgili alanlara değerleri girilir. Alanların görevleri aşağıda verilmiştir. Tarife Adı: Fiyatı girilen transferin ismi yazılır. From: Transferin başladığı bölge yazılır. Bölgeler, Operasyon Tanımlamaları içindeki bölgeler bölümünden alınır. To: Transferin biteceği bölge yazılır. Eğer otellere bağlı olarak fiyat girilecekse, otelin ismi From otel ve To otel kısmına yazılır. Satış Tarihi: Girilen fiyatlar belirtilen tarihten sonraki rezervasyonlara uygulanır. Tarife Hesaplama Şekli: Oluşan satış fiyatlarının araç başı mı kişi başı uygulanacak fiyat olduğu belirtilir. Transfer Türü: Daha önce tanımlanan transfer türlerinden birisi seçilir. Girilen fiyatlar bu transfer türü için geçerlidir. Başlangıç ve Bitiş Tarihi: Fiyatların geçerli olduğu tarihler girilir. Alış Dövizi: Maliyetlerin para birimidir. Satış Dövizi: Tur operatörüne verilen döviz cinsidir. Alış ve satış döviz cinsleri farklı verilebilir. Örneğin, alış dövizi TL, satış dövizi EURO olabilir. Çevrim Döviz Tarihi: Sejour da herhangi bir hesaplama için bir tane Ana Döviz Cinsi Tablosu bulunmaktadır. Döviz kurları, acentenin çalışma şekline göre gün bazlı veya aylık olabilir. Her bir tarife için kur değerleri girilebilir. Yeni bir tarife tablosu açıldığında, sistem otomatik olarak aynı giriş tarihinde Çevrim Döviz Tarihi oluşturur. Fakat her zaman için bunu başka bir tarihle değiştirme şansı vardır. 10

22 Tarife Kodu: Bu bölüm transferleri ve tur tarifelerini düzenlemek için kullanılır. Alış veya Satış Fiyat Listesini alındığında, transfer ve tur tarifelerinin burada verilen sıraya göre listelendiği görülür. Tablo Başlıkları: Pax aralıklarının belirlendiği bölümdür. Örnekte de görüldüğü gibi 4 koltuklu bir araçta 1-4 pax taşınırsa uygulanacak fiyatın girilebileceği sütunların açılmasını sağlar. Pax aralıkları belirlendikten sonra Tablo Başlıklarını Oluştur düğmesine tıklatılarak ekranın Alış ve Diğer Maliyetler kısımlarındaki sütun başlıklarının oluşturulması sağlanır. Tablo başlıkları oluşturulduktan sonra Alış Maliyetleri kısmının fiyatları girilir. F2 tuşuyla maliyetler seçilir. Alış Maliyetleri bölümünde daha önceden tanımlanan fiyatlar otomatik olarak gelir. Bu bölümde bütün maliyetler tanımlandıktan sonra, toplam öncesi fiyat görülebilir. Fiyat girişinin ikinci basamağı olarak, Diğer Maliyetler (Trf Gelir Kalemleri) kısmı tanımlanır. Diğer maliyetler kısmında Kalem F2 tuşuyla seçildiği anda sistem aşağıdaki soruyu sorar. Eğer Evet tıklanırsa, artış değerine karar verilebilmesi için sistem aşağıdaki tabloyu getirir. Eğer Hayır tıklanırsa, artış fiyatları elle girilebilir. Önemli Not: Transfer fiyatları önceden belirlenmiş ve bu ekran alıştan satış oluşturmak amaçlı değil sadece satış fiyatlarını girmek amaçlı kullanılıyorsa transfer maliyet kalemlerine satış fiyatlarının girilmesi, diğer maliyetler adımında ki sorguların Hayır diyerek geçilmesi önerilir. Artış Değerleri ne karar verildikten sonra, üzerine artış eklenecek olan maliyet seçilmelidir. Alış fiyatının üzerine artış değerleri verip satış fiyatı oluşturmak için Artış Tablosu (Mark-Up) kullanılabilir. Alış fiyatlarına artış değeri (Mark-Up) eklemek için değer, yüzde veya her ikisi birden verilebilir. Bunun yanı sıra, artış (Mark-Up) değerlerini verdikten sonra, sıralamanın önceliğine karar verilebilir. Böylece hangisi ilk öncelikle eklenmek istenirse, öncelik bölümünde seçilir. Dolayısıyla sistem, ilk öncelikle seçilen değeri ekler. Sistem, fiyatları yukarıya doğru yuvarlama özelliğine de sahiptir. ( Yuvarlama işlemi Genel Parametreler-Transfer info kokteyl adımından belirlenir.) Diğer taraftan, Sabit Fiyat kullanarak satış fiyatlarının oluşturulmasının diğer bir yöntemi de vardır. Bu bölüm kullanılarak alış fiyatlarından bağımsız olarak satış 11

23 fiyatları için net bir fiyat verilebilir. Bu işlem ekranın sağ köşesinde ki Flat rate alanıyla mümkündür. Buraya yazılan rakam pax aralığı ne olursa olsun her kişi için bu fiyatın uygulandığı anlamına gelir. Yetişkinlerin fiyatları tamamlandıktan sonra Artış (Mark-Up) tablosunun yanındaki bölümler, çocuk ve bebek fiyatları için doldurulur. Araç başı fiyat girişi yapıldığında çocuk ve bebek fiyatlarına girilen rakamın bir önemi kalmaz. Genel parametreler ekranında transfer parametreleri bölümünde yer alan transfer fiyatları hesaplamasında çift yön kontrolü yapılsın parametresi işaretlendiği takdirde örneğin AYT-KEM bölgesine fiyat girdiğinizde KEM-AYT fiyatı da otomatik olarak hesaplanır. Bu durumda girilmiş olan transfer fiyatı hem geliş hem de dönüş için geçerlidir. Fiyatlar hazırlandıktan sonra Fiyatları Kaydet düğmesi ile kaydedilir. Tarifeyi kaydettikten sonra bu transfer tarifesinin fiyatını görmek için, Tarifeler sayfasının alt kısmındaki Alış Fiyatları düğmesine tıklatılır Tur Tarifeleri Transfer tarifesinde olduğu gibi turlar içinde pax aralığına göre değişen alış ya da satış rakamları var ise Tur tarifeleri kullanılır. Tur tarifelerini girebilmek için önce tur maliyet ve gelir kalemleri girilmelidir. Bir tur esnasında yapılan masraflar Tur Maliyet Kalemleri düğmesi kullanılarak tanımlanır. Bir tur esnasında kazanılan gelirler Tur Gelir Kalemleri düğmesi kullanılarak tanımlanır. Tur maliyet ve gelir kalemleri tanımlandıktan sonra transfer tarifesi girmek için ilgili tur operatörü seçildikten sonra Tarifeler düğmesine tıklatılır. Transfer/tur/Cruise Tarifeleri tablosu açılır. Burada seçilen tur operatörü için daha önceden girilmiş tarifeler listelenir. Başka bir tur operatörüne ait tarifeleri görmek için üst bölüme kriterler girilerek Listele düğmesine tıklatılır. 12

24 Yeni tarife girmek için Yeni düğmesine tıklatıldığında Transfer tarifesi mi oluşturacaksınız? diye bir soru sorar. Tur tarifesi girmek için Hayır seçeneği işaretlenir. Tur Tarifeleri girişi ekranında ilgili alanlara değerleri girilir. Tur tarifelerinin giriş şekli transfer tarifesi ile aynıdır. Tur tarifesinde transfer tarifelerinden farklı olarak satış bölgesine (from) fiyat girişi yapılmaktadır. From boş bırakılırsa tur hangi bölgeden satılırsa satılsın fiyatın değişmediği anlaşılır. Bu alan, fiyatı bir bölgeden diğerine farklılaştırmak amacıyla kullanılır fakat tur bölgesini tanımlamak için doldurulacak başka bir boşluk da vardır ve fiyatı etkilemez. Bu bölge turun hangi bölgeden çıkacağını gösterir Tarife Aktar Tarife ekranından girişi yapılan fiyatlar bir ara tabloya yazılmaktadır. Yani kayıt bittiğinde oluşturulan fiyatlar gerçek transfer ya da tur fiyatı olarak kullanılmak isteniyorsa operatörler ana ekranındaki Tarife Aktar butonu ile gerçek transfer ücretleri tablosuna ya da tur fiyatları tablosuna kayıt edilir Alış ve Satış Fiyatları Fiyatlamayı etkileyecek bir unsur da, tarife girişi yaparken kullanılan araç firmasının genel parametreler, transfer parametreleri adımında da seçilmiş olmasıdır. Fiyatları tamamladıktan sonra bütün transfer tarifelerinin toplam listesi ana tarife sayfasının alt kısmındaki alış veya satış fiyatları düğmesine tıklatılarak alınabilir. Bu düğmelerden birisine tıklatıldığında, üst ya da alt başlık girilebilmesi için bir pencere açılır. Bunun yanı sıra, daha önceden EURO olan para birimi yerine USD para biriminde bir liste alınmak isteniyorsa, öncelikle Döviz bölümüne USD girilmeli ve OK düğmesine tıklatılmalıdır. Eğer herhangi bir alt başlık, üst başlık veya döviz değişikliği yapılmak istenmiyorsa, hiçbir şey yazılmadan OK düğmesine tıklatılır Tarife Kopyalama 13

25 Bir tarifeyi diğer bir operatöre kopyalamak için Kopyala düğmesi kullanılır. Pencere açıldığında, tarife kopyalanacak tur operatörleri seçilir. Tarife Kopyala düğmesi ile seçilen tarife seçilen tur operatörlerine kopyalanır Tarife Geçerlilik Tarihleri Tarifelerde verilen fiyatların bitiş tarihi Bitiş Değiştir düğmesi kullanılarak yapılır. Bu komut ile tüm listenin de bitiş tarihi değiştirilebilir. Bitiş tarihi değiştirilmeden önce başlangıç tarihi girilir. Daha sonra Bitiş Değiştir düğmesi tıklatıldığında sistem listede ki tüm kayıtların değişeceğine dair bir onay kutusu ekrana getirir. Evet seçilirse açılan yeni pencerede yeni bitiş tarihi verilerek Değiştir düğmesi ile bitiş tarihi değiştirme işlemi tamamlanır Rezervasyon Tanımlamaları Rezervasyon ile ilgili tanımlamalar 3. Rezervasyon menüsü altında anlatılmıştır Operasyon Tanımlamaları Operasyon ile ilgili tanımlamalar 4. Operasyon menüsü altında anlatılmıştır Tur Tanımlamaları Turlar ile ilgili tanımlamalar 5. Turlar menüsü altında anlatılmıştır Ek servisler Sejour da üç adet ek servis tanımlaması bulunmaktadır. Bu servislerle ilgili işlemler Tanımlamalar - Ek Servisler seçeneğinin altındaki ilgili menüler kullanılarak yapılır Rent A Car Rent A Car ile ilgili işlemler Tanımlamalar Ek Servisler Rent A Car menüsü altındaki seçenekler kullanılarak yapılır Rent A Car / Araç Firmaları Rent A Car menüsünün ilk seçeneği çalışılan Rent A Car firmalarının tanımlanmasıdır. 14

26 Firma tanımlamak için Yeni butonu kullanılır. Firmanın kodu, Adı / Unvanı ve diğer bilgiler isteğe bağlı olarak girildikten sonra kaydedilir. Firma bilgilerinde değişiklik yapmak için Değiştir düğmesi kullanılır Rent A Car / Araç Tipleri Araç kiralama şirketlerinden kiralanabilen tüm araçlar Araç Tipleri ekranında tanımlanır Rent A Car / Araç Kategorileri Kiralanan araçların özellikleri Araç Kategorileri ekranında girilir Araç Kontratı Kiralanan araçların araç firmasından alış ve tur operatörlerine satış fiyatları Tanımlamalar Ek Servisler Rent A Car Araç Kontratı komutu ile girilir. Yukarıdan şirket seçildikten sonra fiyat bölümünde fiyatlar girilir. Tarihlerden sonra Araç Tipi ve kategorisi seçilir. Buradaki Gün müşterinin bu aracı kullanacağı gün sayısıdır. Yukarıda verilen örnekteki gibi müşteri aracı 1 ile 3 gün arasında kullanacaksa maliyeti sigortasız araç için günlük 20 Euro, sigortalı araç talep ederse de günlük 40 Euro olacaktır. Müşteri bir şoför talep ederse bu fiyatlara ilave olarak günlük 10 Euro ve 2. şoför için de günlük 10 Euro fazladan ödemek durumundadır. 15

27 Satışa Kopyala düğmesi kullanılarak girilen alış fiyatlarının satır satır Tümünü kopyala düğmesi ile de tüm fiyat tablosunun satış bölümüne kopyalanması sağlanır. Böylece aynı fiyatları satış bölümünde de girmeye gerek yoktur. Operatöre Kopyala düğmesi kullanılarak bu fiyatlar diğer operatörlere de kopyalanabilir Ekstra Paketler Yurtdışı satışlı turların tanımlaması Tanımlamalar Ek Servisler Ekstra Paketler komutu ile yapılır. Tek tek tur satılabileceği gibi birden fazla turun paket olarak satılması da mümkündür. Satışı yapılacak olan tura bir kod verilerek açıklaması yapılır ve kayıt edilen turun gerçekte hangi turları içerdiği tur kodu menüsünden F2 yapılarak seçilir. İlgili turlar daha önce turlar menüsünde kaydedilmiş olmalıdır. Burada belirtilen tur kodlarına göre, bir yolcu ilgili paketi aldığında tur pending (extra paket toplu tur kayıt) menüsünde aldığı turlar görünür ve gerçek tur rezervasyonu olarak planlanan gündeki tur rezervasyonuna aktarımı yapılır Genel Servis Yurt dışı satışlı olarak bir esnaftan alınabilecek ya da operatöre fatura edilmek istenen servisler Tanımlamalar Ek Servisler Genel Servis komutu ile tanımlanır. Bir restauranttan satın alınacak öğle yemeği servisi ya da operatörlerin rehberleri için acentanın ödediği kira masrafı, telefon giderleri gibi Servislerin sadece isimlerini tanımlamak yeterlidir. Fiyat bilgisi Tanımlamalar -Turlar Esnaflar Hizmet ve Fiyatları menüsü altından alınır Gruplar Tek bir grup altında listelenmek istenen rehber, otel, bölge, tur ve operatörler için bir ana grup oluşturulur. Bu grup altında olması istenen seçenekler gruba dahil edilir. Böylece benzer turlar, operatörler veya uçuşlar tek bir birim gibi yönetilebilir veya işlem yapılabilir. Örneğin; birden çok tur operatörü ile çalışan acentelerde bu operatörlerin bilgilerini toplu olarak gösterebilen raporlara ihtiyaç duyulur. Program içinden toplu olarak veri almak gerektiğinde Tanımlamalar Gruplar - Operatör Grupları seçeneği ile bir operatör grubu oluşturulur. Ör: 16

28 EUROPE (Avrupa Operatör Grubu), RUSGRP (Rus Operatör Grubu). Tanımlaması yapıldıktan sonra listelerde grup seçilerek istenilen toplu liste alınabilir. ( Verilen operatör grup isimlerinin sistemde mevcut olan operatör ya da grup operatörleri ile aynı isimde olmamasına özen gösterilmelidir.) Yeni bir operatör grubu oluşturmak için Tanımlamalar Gruplar - Operatör Grupları seçilir. Operatör Grup Adı kısmında daha önce girilmiş grupları listelemek için F2 tuşuna basılır. Grup listesi ekrana gelir. Operatör Grup Adı alanına yazılan kod daha önceden girilmemiş ise.... Operatör gurubu kayıtlarda yok, açmak ister misiniz? sorusuna Evet cevabı verilirse yeni grup oluşturulmasına izin verir. Operatör Grupları ekranının sol tarafında sisteme kaydedilmiş operatörler listelenir. Gruba dahil edilmek istenen operatörler sağ tarafa aktarılır. Grup oluşturulduktan sonra Kaydet düğmesine tıklanarak kaydedilir. Tur operatörleri seçmeyi bitirdikten sonra bu operatör grubu için tüm raporlar alınabilir. Yukarıda anlatılan işlemler, oteller, bölgeler, rehberler, turlar, uçuşlar, servisler ve güzergah grupları gibi diğer gruplar için de aynıdır Aksiyon Operatör Grubu Bir otelden gelen aksiyon tek bir operatöre uygulanabileceği gibi birden fazla operatöre de uygulanabilmektedir. Bu bölümde mevcut tur operatörlerinin çalışmakta oldukları pazarlara veya herhangi bir kritere göre gruplamak mümkündür. İlk adımda oluşturulacak grubun kodu ve sağ taraftaki alana adı yazılır. Daha sonra aşağıdaki bölümden operatör seçimleri yapılarak grup oluşturulur. 17

29 1.9. Milliyet Program içerisinde kullanılan milliyetler, Tanımlamalar Milliyet komutu ile tanımlanır. Her bir milliyet için iki karakterden oluşan bir kod verilerek açıklama alanına da milliyetin açık adı yazılır. Vize gerektiren ülkeler için vize alanı işaretlenir ve sistem ilgili milliyet rezervasyonlarını rezervasyon girişinden itibaren vize işlemlerine yansıtır. Müşteri milliyeti girildiğinde tur operatörleri tanımlanırken milliyeti seçilebilir ve otel rezervasyonu anında rezervasyon talep formunda müşteri milliyetleri görülebilir Döviz Türleri Program içerisinde kullanılan dövizler Tanımlamalar -Döviz Türleri bölümünde tanımlanır. Her bir döviz için üç karakterden oluşan bir kod verilerek açıklama alanına da dövizin adı yazılır. Döviz kurlarının kodları her zaman için uluslar arası 3 haneli kodlamaya göre yapılmalıdır. Sistemde olmayan bir döviz kurunu sisteme tanıtmak için San Bilgisayar ı arayınız Bankalar Sejour Acenta otomasyonu bünyesinde birçok bölümde exchange işlemleri yapılmaktadır. Parametrelerde ve otel kontrat bilgilerinde bankayı seçebilmek için çalışılan bankalar tanımlanmalıdır. Exchange işlemlerinde hangi banka kurlarının kullanılacağı tespitinde Bankalar tanımlamalarına bakılmaktadır. Ayrıca günlük döviz kurları girişinde yine bu bölümdeki kodlanmış bankalara göre giriş yapılmaktadır. Yeni banka için Tanımlamalar Bankalar menüsünden giriş yapılır. Bankalar için yeni bir satır açılarak, sıra numarası ile bankanın adı yazılır ve kaydedilir. 18

30 1.12. Liste Altı Notları Sejour Acenta Otomasyonunda birçok rapor çıkarılmaktadır. Bu raporlardan bazıları üçüncü kişilere gönderilmektedir. (örn. otelciye, tur rehberine veya operatörlere). Hazırlanan raporların altına ilgili kişi için bazı notların düşülmesi gerekir. Eğer bu notlar genellikle aynı notlar ise bu notları her defasında yazmamak için bir defaya mahsus olmak üzere Tanımlamalar Liste Altı Notları ekranında tanımlanır. Yeni liste altı not eklemek için sol tarafa notun kısa kodu ve sağ tarafa da not yazılır. Kaydet düğmesine tıklatılarak kaydedilir. Tanımlanan kodlar, kullanılacağı raporda kodu ile seçilerek liste sonuna otomatik olarak eklenebilir Telefon Defteri Büro içersinde veya şahsi telefon kayıtlarının tutulması ve gerektiğinde ilgili telefon numarasının bulunmasını sağlayan bölümdür. Kişi veya firma adından telefon numarası veya telefon numarasından kişiye ulaşılmasını sağlar. Belli bir şehir veya ülkenin telefonlarını bir arada görmek mümkündür. Ekranda görülen sütunlardan aramak istenen sütun başlığına tıklanır. Ekranın alt kısmında bulunan Arama sahası hangi sütundan arama yapılacak ise o sütun altına geçer. Buraya yazılan bilgi listeden otomatik olarak aranır. Örnek-1: San Bilgisayar ın telefonunu öğrenmek için Adi/Ünvanı sütununa tıklamak ve aşağıdaki Arama sahasına San bilgisayar yazmak yeterlidir. 19

31 Örnek-2: numaralı telefonun kime ait olduğunu bulmak için Telefon sütununa fare ile tıklanır. Arama sahasına yazılır. Program otomatik olarak telefonun kime kayıtlı olduğunu gösterir. Not: Otellere ait telefon bilgileri Oteller menüsü altından girilmektedir. Telefon Rehberi menüsü seçildiğinde oteller menüsünde girilen telefon numaralarının Telefon Defterine aktarılıp aktarılmayacağını soran bir ekran gelir. Telefon defterinden Bu ekranın her açılışında telefon defterinde olmayan kayıtların kontrolünü yap seçeneği aktifleştirilir ise yeni tanımlanan her otelden sonra telefon defterine girildiğinde sorgu ekranı gelir. İstenen numaralar seçilerek telefon defterine Kaydet düğmesine tıklatılarak aktarılabilir Alıştırmalar 1. Aşağıda özellikleri verilmiş tur operatörünü sisteme tanımlayınız. Kodu : Okul numarasının son 4 hanesi Ünvanı : Öğrenci Adı Dili : Almanca Milliyeti : Alman Varsayılan Konfirmesi: Gönderilmedi. Döviz : Euro (a). 1. sorudaki tur operatörüne tüm oteller için geçerli olmak kaydıyla aşağıdaki Handling Fee ücretlerini uygulayınız? Yetişkin Per Person Tarihler Hesaplama A B C $ 2$ 1,5$ 1 defa 7-12 çocuk 0,5$ 1$ 0,75$ 1 defa 0-6 bebek Free Free Free 1 defa (b).. 1. sorudaki tur operatörüne aşağıdaki transfer ücretlerini uygulayınız? Sezon: Yetişkin 7 12 çocuk 0 6 bebek Per Person Tüm transferler 5$ 2$ Free Vip Transfer 30$ 15$ 5$ Antalya Airport - Alanya 20$ 10$ 3$ Antalya Airport- Dedeman Hotel 10$ 5$ Free 2. Grup Operatörü nedir. Hangi amaç için kullanılır? RUSGRP / RUS GRUP OPERATÖRÜ isimli bir grup operatörü tanımlayınız. 3. Handling Fee nedir? 4. Tur Operatörleri için fiyat grubu niçin ve nasıl oluşturulur. RUSGRP tur operatörünün fiyatını kullanacak diğer tur operatörlerini belirleyiniz? 20

32 KONTRATLAR Sejour içerisinde rezervasyon kayıt işlemleri yapabilmek Otel, Ürün, Tekne, Only Transfer, Flight, Konaklamalı ve Konaklamasız Tren, Feribot, Otobüs kartı seçenekleriyle mümkündür. Her biri için kontrat bilgi girişlerinin benzerlik taşıdığı Oteller sahası kullanılmaktadır. Burada yeni tanımlanan her servis için ilgili tür bilgisi seçilir. Daha sonra bu kart içerisinde bulunan Sezon Bilgileri sahasından kontrat bilgi girişleri yapılmaktadır. Rezervasyonu kaydedebilmek için kontrat bilgilerinin girilmiş olması gerekir. Bu nedenle rezervasyon işlemlerine başlamadan önce ilgili otel, tekne ürün, ya da diğer servisler tanımlanmalıdır. Bu kayıtların doğru olarak yapılması sadece rezervasyon kayıtlarının değil, programdan alınan raporları da daha güvenilir yapar. Bilgilerin tamamının girilmesi kullanıcıya pek çok fayda ve işlemlerde hız kazandırmaktadır. 21

33 2.1. Otel Tanımlamaları Oteller sisteme tanımlanmadan önce otel ve sezon bilgileri içerisinde kulanılacak kodlar tanımlanır. Bu kodların tanımlanması için Oteller menüsünün altındaki ilgili seçenekler kullanılır. Kodlar tanımlanıp sisteme otel kontratı ve rezervasyonu girildiğinde kodlar değiştirilemez Oda /Konaklama Şekli Otel Rezervasyonunda kullanılan ve tüm otelleri kapsayan her tür oda varyasyonlarının kodlandığı bölümdür. Otellerdeki odaları tanımlamak için Oteller Oda/Konaklama Şekli komutu kullanılır. Odaları (DBL, SNG, TRP) tanımlarken bir odada kalacak standart, maksimum ve minimum kişi adetleri de belirlenir. Herhangi bir otele bu odanın tanımlanması halinde burada verilen rakamlar otomatik olarak gelir. Öntanımlı (default) Pax sayıları girilir, fakat farklı oteller için bu sayılar değiştirilebilir. Deniz manzaralı (Sea View) gibi odanın tipi ile ilgili tanımlama ayarları Oda Tipleri menüsünden girilmelidir Oda Tipleri Otellerde farklı fiyatlandırmaya tabi tutulan oda tipleri Oteller - Oda Tipleri komutu kullanılarak tanımlanır (Standart, Family, Suit, Deniz manzaralı). Burada odalarda kaç kişinin konaklayacağı ile ilgili terimler (SNG, DBL, TRP) tanımlanmaz Pansiyonlar Otel Rezervasyonunda kullanılan ve tüm otelleri kapsayan pansiyon türleri Oteller - Pansiyonlar komutu ile tanımlanır. Not: Otel Kayıtları girilirken yapılan Oda/Konaklama Şekilleri, Oda tipleri ve pansiyon tanımlamaları genel tanımlamalara otomatik olarak eklenir Kategoriler Çalışılan tüm otellerin yıldız bilgileri Oteller Kategoriler komutu kullanılarak tanımlanır. 22

34 Otel Extra Harcamaları Otelde konaklayan her müşterinin (acenta) hesabına ilave edilen masrafları Oteller- Otel Extra Harcamaları bölümünde tanımlanır. Gala yemeği, kişi başı coffee break, Welcome kokteyl gibi ekstraların özel kod kullanılarak belirli bir gruba eklenmesi sağlanabilir. Bu durumda aynı özel kodu taşıyan rezervasyonlara uygulanır, diğer rezervasyonlar etkilenmez. Özel Kod alanı boş bırakılırsa tüm rezervasyonlara uygulanır. Bu ekstralar kontratta belirtilebileceği gibi ayrıca da talep edilebilir (örn. Meyve sepeti, şarap, çiçek gibi) Oteller (Oteller - Oteller) Sisteme yeni bir otel tanımlamak ve tanımlanmış otel bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Otel kaydı girilmeden önce aşağıdaki tanımlamaların yapılmış olması gerekir. a. Otel Kategorilerinin sisteme girilmiş olması (Oteller - Kategoriler) b. Pansiyon türlerinin tanımlanmış olması (Oteller - Pansiyonlar) c. Oda tiplerinin tanımlanması (Oteller - Oda Tipleri) d. Otellerde olması muhtemel odaların tanımlanması (Oteller Oda / Konaklama Şekli) e. Operasyon tanımlamalarından Bölgelerin Tanımlanması Oteller listesinde, oteller siyah, Only transferler yeşil, Tekne gezileri mavi, Otobüsleri pembe, Konaklamalı trenler sarı ve Paket turlar kırmızı renk ile gösterilir. Çok fazla oteli bulunan kullanıcılar için, Otel Kategorisine Göre (5*, 4* vb), Bölgeye Göre veya Transfer Bölgesine Göre aşağıda bulunan seçim alanlarıyla süzme yapılabilir. Bir otelin üzerinde farenin sağ tuşu ile tıklatıldığında kısa yollar görülür, çift tıklatıldığında ise Otel Sezon tanımlamaları ekranı açılır. Herhangi bir otelin bilgisini değiştirmek için listeden otel seçilir ve Otel Kartı düğmesine tıklatılır Otel Tanımlaması (Oteller - Oteller) Yeni otel tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu verilir. Otel Kartı ekranında 6 karakterli otel kodu, otelin adı, türü, kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. Yeni bir otel tanımlamak için kodu, adı, türü, kategorisi, bölgesi ve transfer bölgesini girmek zorunludur. Adresler, Telefonlar gibi kalan diğer bölümler boş geçilebilir veya kullanıma göre gerektiğinde doldurulabilir. 23

35 Kontrat girilecek otelde, anlaşmalarda geçen oda, oda tipi ve pansiyon türlerinin kaydı alt bölümdeki ya da Sezon Bilgileri ekranındaki sağ taraftaki ilgili düğmeleri kullanılarak yapılır. Standart Konfirme: İlgili otele kaydedilen rezervasyonlar için konfirme takibi yapmak rezervasyon çalışanları için gerekliliktir. Bu sebeple rezervasyon kartlarında olması istenen konfirme seçeneğinin ilk durumu burada ayarlanmaktadır. Bir rezervasyon yapılırken bu ayarlar default (öntanımlı) olarak gelir, rezervasyon anında değiştirilebilir. Standart Konfirme seçenekleri şunlardır: Evet Rezervasyon otomatik olarak konfirme edilir. Hayır Rezervasyon otomatik olarak konfirme edilmez. Beklemede Rezervasyon konfirmesi otel tarafından beklemeye alınmıştır. Gönderilmedi Rezervasyon talebi henüz gönderilmemiştir. Gönderildi Rezervasyon talebiniz gönderilmiştir. Rezervasyon girişlerinde: Kontratlarda üç ayrı kontenjan türü bulunmaktadır. Rezervasyon girişi esnasında da hangi tür kontenjanın kullanılacağının sorulması istendiğinde Kontenjan türü sorulsun seçeneği işaretlenir. Eğer bir otel için birden fazla kontenjan anlaşması varsa öncelik sırasına göre de işaretleme yapılabilir. Eğer tek bir kontenjan türü kullanılıyorsa, ilgili seçenek işaretlenir. Burada seçilen kontenjan türü ile kontratta işlenen kontenjan türünün aynı olmasına dikkat edilmelidir. Rezervasyon Fişinde Fiyat Basılsın işaretlendiğinde, otele gönderilirken rezervasyon talep formunda otel fiyatı görülür. Sejour Web Modülü kullanılıyorsa ve tur operatörünün oteli internet üzerinden görmesi isteniyorsa İnternette Yayınlansın işaretlenmelidir. Çocuk Yaşı Otel Giriş Tarihine Göre Hesaplansın işaretlendiğinde, rezervasyon fişinde çocuk yaşı tarih olarak girilmelidir, böylece sistem çocuk yaşına bağlı olarak gün, ay, yıl hesabına göre çocuk fiyatını hesaplar. Rezervasyon talep formunda çocuğun yaşı yerine çocuğun doğum tarihi görülür, böylece otel ile acenta arasında çocuk yaşıyla ilgili olası anlaşmazlıklar önceden bertaraf edilmiş olur. Dâhil Olduğu Gruplar düğmesi Gruplar menüsü altında düzenlenmiş bir otel grubuna dâhil ise, grup ismi girilir ve daha önce girilmiş grup adı burada görülür. Otel Açıklaması düğmesi, belirli tarih aralığını kapsayan ve rezervasyon anında görülmesi istenen açıklamaları girmek için Otel Açıklamaları penceresini açar. Yukarıdaki örnekte TRP odalar için bir açıklama girilmiştir. Bu bölümler boş geçilirse, otel açıklaması bütün odalar, oda tipleri ve pansiyonlar için geçerlidir. Otel açıklamaları bölümünde Sadece Otel Girişi seçeneği seçilmişse girilen tarihler 24

36 sistem tarafından satış tarih aralığı olarak algılanır. Otel girişi boş bırakılmış, oda, oda tipi, pansiyon belirtilmişse verilen tarih aralığı rezervasyon tarih aralığı olarak çalışmaktadır. Otelin kontratta bildirdiği iptal kuralları İptal Kuralları düğmesine tıklatılarak girilir. Rezervasyon iptali esnasında sistem, fatura alış ve satış iptalini sorar. Evet seçildiğinde, iptal kurallarına bakılarak No-Show ücreti uygulanır. Ayrıca iptal kuralları tablonun satış kısmına da yazılabilir. Bu durumda herhangi bir iptal durumunda no-show olarak tur operatörüne faturalatılabilir Otel Kontratları (Oteller Oteller - Sezon Bilgileri) Turizm sezonundan önce acentalar bir çok otel ile görüşerek oda kontenjanları, pansiyon tipleri, oda tipleri, oda fiyatları, çocuk indirimleri ile ilgili olarak detaylı bir şekilde kontrat hazırlarlar. Sezon içersinde her şey bu kontrattaki anlaşma maddelerine göre gelişir. Dolayısıyla bu kontrattaki bilgilerin tamamı bilgisayar ortamına yani Sejour Acenta Otomasyonuna girilmelidir. Otel sezon tanımları sağlıklı bir rezervasyon alabilmek için mutlaka hatasız yapılmalıdır. Sejour da kontratlar otel bazında girilir. Dolayısıyla kontrat girmek için Oteller - Oteller komutuyla ilgili otel seçilir. Sezon bilgileri düğmesine tıklatılarak ya da otel üzerinde çift tıklatılarak Sezon bilgileri ekranı açılır. Kontrat girilecek otelde, anlaşmalarda geçen oda, oda tipi ve pansiyon türlerinin kaydı, sağ bölümdeki ya da oteller listesindeki düğmeleri kullanılarak yapılır. Oda tanımları düğmesinden odalar tanımlanır. Kontenjan girişlerinde burada tanımlanan odalar kullanılır. Oda tipi tanımı düğmesi ile otelde bulunan oda tipleri girilir. Kontenjan girişlerinde burada tanımlanan oda tipleri kullanılır. Pansiyon tanımı düğmesi ile otelde kullanılan pansiyon türleri dönem ve tur operatörü bazında girilir. Tanımlanmazsa Oda Fiyatları girişinde Otele ait pansiyon girişleri yapılmamış hatası verir. Otel her hangi bir tur operatörü ile belli bir pansiyon türünde çalışmıyor ise tur operatörü yazılmaz. Boş bırakıldığında girilen pansiyon tüm tur operatörleri için geçerlidir. 25

37 Not: Odalar, Oda Tipleri ve Pansiyon bilgilerinde ilgili alanlar için yapılmış genel tanımlamaların (F2 tuşu ile seçilerek) kullanılabileceği gibi otele ait yeni tanımlamalar da yapılabilir. Tur Operatörü : SAN TOURS Sezon :Yaz 2009 Döviz: (EUR) PERIYOTLAR A B C Per Person Sng. Suppl Pax Kontenjan Opsiyon FB Tam Pansiyon uygulanır. - Ödeme misafirin otelden ayrılış gününden sonraki 14 gün içinde yapılır. - Fiyatlara %8 KDV dahil olup, nettir. - Çocuk fiyatları tüm sezonlar için geçerlidir. 2 ADT + 1 (CHD) (0-6) : DBL 2 ADT + 1 (CHD) (7-12) : DBL + %50 PP 2 ADT + 2 (CHD) (0-6) : DBL + %50 PP 2 ADT + 2 (CHD) (7-12) : DBL + %50 PP + %50 PP 2 ADT + 2 (CHD) (0-6) (7-12) : DBL + %50 PP Tablo :1: Konu anlatımlarında resimleri verilen örnek kontrat Ana Sezon Bilgileri Tanımlama Ana sezon bilgileri girilecek otel Oteller - Oteller komutuyla seçilir. Sezon Bilgileri düğmesine tıklatılarak ya da otel üzerinde çift tıklatılarak Sezon bilgileri ekranı açılır. Daha önce girilmiş bir sezon üzerinde işlem yapmak için satır üzerine bir defa tıklatılarak seçilir. Yeni ana sezon tanımlamak için en alttaki boş satırda veya ekranın sağ üstünde bulunan Yeni Sezon düğmesine tıklatılarak otele yolcu gönderecek tur operatörü, anlaşmanın geçerli olduğu sezon; sezonun başlangıç ve bitiş tarihleri yazılır ve kontenjan türü listeden seçilir. Rezervasyonlarda burada belirlenen kontenjan seçilir. 26

38 Sejour acenta otomasyonunda kontenjan türüne göre de ayrı ayrı sezon tanımlanır. Bu durumda Normal, Garantili ve Sor-sat kontenjan sezonlarına farklı isimler verilir. Bir otelde birden çok kontrat olduğunda otel kartında Kontenjan türü sorulsun seçeneğinin işaretlenmesi tavsiye edilir. Resim: Ana sezon tanımı (En küçük tarih; sezon başlangıcı, En büyük tarih sezon sonudur) Ayrıca otel, farklı tur operatörlerine farklı fiyatlarla satış yapmakta ise her tur operatörü için de ayrı sezon oluşturulmalıdır. Birden farklı tur operatörüne aynı fiyatın verildiği durumda grup tur operatöründen yararlanılabilir. Tur operatörü oda kontenjanı bazında bir grup tur operatörüne bağlı ise, grup operatörüne bağlamak amacıyla Kontenjan Grubu işaretlenmelidir. Kontenjan Grubu işaretlendiğinde, oda kontenjanı ve periyot bilgilerinin belirtilmesine gerek yoktur, çünkü tur operatörü bu bilgileri grup operatöründen kullanır. Tur operatörü fiyat bazında bir grup tur operatörüne bağlı ise, grup operatörüne bağlamak amacıyla Fiyat Grubu işaretlenmelidir. Fiyat Grubu işaretlendiğinde oda fiyatı, çocuk fiyatı ve faturalama bilgisinin belirtilmesine gerek yoktur, çünkü tur operatörü bu bilgileri grup operatöründen kullanacaktır. Tur operatörleri tanımlamaları kaydedildikten sonra, periyotları, oda kontenjanını, kontrat ücretlerini belirtmek için ilgili düğmeler kullanılarak gerekli bilgiler tanımlanmalıdır Sezon Detayları Ana sezon tanımlandıktan sonra altta bulunan düğmeler kullanılarak detay bilgiler girilir. Sezon tanımlamaları ekranında sağ tarafta bulunan düğmeler otel ile ilgili seçenekleri içerir ve otel bilgilerinde varsa bir değişiklik kullanılır. Aşağıda bulunan düğmeler ana sezonlar içindir ve her tur operatörünün sezon bilgisi için ayrı ayrı düzenlenir. Düzenleme yapılmadan önce ilgili tur operatörünün sezon bilgisi seçilmelidir Periyotlar Kontenjan adetlerinin ve fiyatların değiştiği (alış ve satışta) tarih aralıkları girilir. Kontenjan, Alış ve Satış periyotları ayrı ayrı girilir ya da kopyalanır. Tarihler girilirken küçükten büyüğe doğru sıralı bir şekilde girilmelidir. Ara sezonlara A~Z 'ye(türkçe karakter kullanılmamalıdır.)ve 0~9 kadar ara sezon kodlama imkânı vardır. Aynı fiyatı paylaşan ara sezonlara aynı periyot harfi verilmelidir. Örnekte A harfi iki defa kullanılmıştır. Çünkü tarihleri ile tarihleri arasında fiyatlar ve kontenjanlar aynıdır, dolayısıyla aynı periyot harfi kullanılmıştır. 27

39 Alış ve Satış periyotları tek tek girilebileceği gibi kontenjan periyotları da kopyalanabilir. Alışa kopyalamak için önce alış sekmesine girilir ve Kopyala düğmesine tıklatılarak periyotları girilmiş Kontenjan seçilir. Satışa kopyalamak için Satış sekmesi içinde Kopyala komutu ve alış ya da kontenjan periyotlarından birisi seçilir. Alış ve Satış periyotları girilmezse fiyat girişinde Periyot tanımları yapılmamış hatası verir. Kontenjan, Alışlar ve Satışlar için ayrı ara sezon tarihi vermek mümkündür. Periyotlar Karşılaştırma düğmesine tıklatılarak karşılaştırılabilir Kontenjan Oda / Oda tiplerinden periyot bazında kaç adet kontenjan verildiği girilir. Oda kontenjanı kendinden kullanılıyorsa Kontenjanı kullanılacak oda/oda tipi boş kalır. Oda kontenjanı başka bir odadan düşülecekse Kontenjanı kullanılacak oda/oda tipine ilgili oda /oda tipi girilir. Bu durumda kontenjan rakamı yazılmaz. SNG ve TRP odaların ayrı kontenjanı yok ve DBL / STD odanın kontenjanından kullanıyorlar. Triple oda genelde Double odaya bir ekstra yatak konularak oluşturulur. Eğer acenta Double / Triple odada kaç kişiyi konaklattığını hesaplamak ve bununla ilgili bir rapor almak istiyorsa bu durumda TRP oda kullanması daha uygundur. Bu durumda triple odaya ekstra yatak fiyatı girilmeli ve rezervasyon alınmalıdır. Kontenjanda tanımlanmayan oda /oda tipi Oda Fiyatları girişinde kullanılırsa Oda Kontenjan girişleri yapılmamış hatası verir. Ayrıca rezervasyon esnasında oda ve oda tipi seçimi yapılamaz, kontenjan hiç girilmemiş ise oda/oda tipi ekranları boş olur. Bunun yanı sıra, eğer otel ile Sor-Sat kontenjan türü ile çalışılıyorsa 0 kontenjan verilebilir. Örnekte DMN: Deniz Manzaralı odaların kontenjan bölümü boştur. Gerçekte, kontenjan girilirken bu bölümlere 0 girilmiştir. Daha sonra sistem bunları yukarıdaki uyarıyı yaparak örnekte görüldüğü gibi görünmez yapmıştır. 28

40 Opsiyonlar Opsiyon süreleri periyotlara göre bu tabloda düzenlenir. Periyot tarihleri elle girilebileceği gibi periyotlar menüsünde girilen periyotlar kopyalanabilir. Periyot Kopyala ile periyotlar Opsiyon Süreleri ekranına kopyalanır. Opsiyon günü öntanımlı (default) olarak 1 gündür, kontrata bağlı olarak değiştirilebilir. Periyot kopyala komutundan önce periyotlar elle girilmeye çalışıldı ise Periyod Kopyala çalışmaz. Çalışması için daha önce girilen periyotların silinmesi gerekir. Eğer opsiyon periyotları oda tipinden oda tipine farklılık gösteriyorsa oda tipinin belirtilmesine dikkat edilmelidir. Opsiyon günleri içerisinde otel rezervasyonu girişine izin verilir. Rezervasyon Girilsin onay kutusunun işareti kaldırılırsa, sistem, opsiyon günleri içerisinde otel rezervasyonu girilmesine izin vermez Ek Kontenjan İleride yapılacak kontenjan azaltılması veya arttırılması durumunda kullanılır. Aşağıdaki örnekte de görüleceği gibi otel, acentaya tarihleri arasında 5 oda kontenjanı daha vermiştir. Eklenen kontenjan sayıları Otel Doluluk Raporu nda görülür Kontrat Bilgileri Girilen kontratla ilgili olarak sezon geçişlerinde, döviz ve muhasabe bilgilerinde, ödemelerde, banka ve kur hesaplamalarında sistemin nasıl davranacağı Kontrat Bilgileri ekranında belirlenir. Oda fiyatlarından önce düzenlenmesi durumunda kullanılan para birimi oda fiyatlarına yansır, yoksa oda fiyatlarında döviz sütunu boş kalır. Ana Sezon Geçişlerinde; Başladığı Sezon Fiyatlarıyla Devam Etsin işaretlenirse, yaz ve kış sezonu gibi iki sezon arasında bir rezervasyon varsa, sistem, her ne kadar C/Out tarihi kış sezonunda olsa da C/In fiyatlarını esas alır. 29

41 Yeni Sezon Fiyatları Geçerli Olsun işaretlenirse, yaz ve kış gibi iki sezon arasındaki bir rezervasyonda, sistem, fiyatların değiştiği gün yeni sezon fiyatlarını uygular. Alış ve satış seçeneklerini ayrı ayrı belirtilebilir. Ara Sezon Geçişlerinde; Başladığı Ara Sezon Fiyatlarıyla Devam Etsin işaretlenirse, örneğin, A ve B periyotları gibi iki periyot arasında bir rezervasyon bulunuyorsa, her ne kadar C/Out tarihi B periyodunda olsa da fiyatları C/In tarihinden (A periyodu) alır. Yeni Ara Sezon Fiyatları Geçerli Olsun işaretlenirse, A ve B periyotları gibi iki periyot arasında, sistem, fiyatların değiştiği gün yeni periyot fiyatlarını alır. Alış ve satış seçeneklerini ayrı ayrı belirtilebilir. Döviz & Muhasebe Bilgileri Otel tarafından kontratta belirtilen döviz cinsi alış dövizi, operatöre hangi döviz cinsinden satılacağı satış dövizi olarak girilir. Döviz cinsleri oda fiyatları sayfasında kontrat fiyatları girilirken kullanılır. Bunun yanı sıra alış ödeme dövizi ve satış ödeme dövizi girebilecek bölümler bulunmaktadır, böylece kontrat detaylarında bu bilgi görülebilir. İstenirse ödeme amacıyla otelin veya tur operatörünün hesap numarası girilebilir. Ödeme Planı Ödeme Planı bölümünde alışlar kısmında otele acenta tarafından yapılacak ödemenin günü, satışlar da ise tur operatörünün acentaya ödeme yapacağı günü belirtmek gerekir. Eğer burada ne zaman ödeneceği belirlenmezse Faturalama-Fatura Raporları - Ödeme Planı Listesi nde bu kontrat ile ilgili hiçbir kayıt listelere girmez. Seçenekler belirlendiğinde Ödeme Planı Listesi nden acentanın veya tur operatörünün ne zaman ödemesi olduğu bir liste halinde alınabilir. Faturalamada Aksiyon Uygulama Opsiyonu Uygun Birden Fazla Aksiyon Varsa Seçim Yaptır seçeneği aynı tarihlerde birden çok aksiyon varsa ve sistemin kullanıcıya uygun bir aksiyonu seçmesi için sorması isteniyorsa, işaretlenmelidir. Son Gelen Aksiyon Bir Öncekini Geçersiz Kılar şıkkı işaretlendiğinde, aynı tarih aralığında birden çok aksiyon olsa dahi, rezervasyon fiyatı hesaplanırken, sisteme en son girilen aksiyonu baz alır. Son Gelen Aksiyon Bir Öncekini Geçersiz Kılar (Kontrat Aksiyonları Uygulandıktan Sonra) işaretlendiğinde, aynı tarih aralığında birden çok aksiyon olsa dahi, rezervasyon fiyatı hesaplanırken, kontrat aksiyonları uygulandıktan sonra sisteme en son girilen aksiyon baz alınır. Uygun Tüm Aksiyonları Uygula seçeneği ile uygun olan tüm aksiyonlar uygulanır. Sistem hesaplatma yaparken uygun birden fazla aksiyon bulduğunda aksiyon çaprazlama ekranında birlikte uygulanabilir şeklinde işaretlenmiş olan aksiyonları birlikte uygulayacaktır. Otel Faturaları Hesaplansın işaretlendiğinde, konaklama ve transfer fiyatlarının her ikisi de hesaplatılabilir. İşaret temizlediğimizde bu otelin sadece transfer fiyatı hesaplanır, konaklama fiyatı 0 olur. 30

42 Banka & Kur Bilgileri Banka ve Kur Bilgilerinde; faturaların hangi bankanın kur çeviriminden, hangi tarihi ve kur tipini baz alarak hesaplanacağının belirlenmesini sağlar. Sistemin döviz türlerini anapara birimine dönüştürmesi için banka tanımlanmalıdır. Kur Tarihi girişi döviz kur değerlerinin nasıl ve ne zaman hesaplanacağını Sejour a bildirir. Döviz kuru aybaşı kuruna, C/In veya C/Out tarihine göre hesaplatılabilir. Sabit bir döviz kuru için de bir seçenek vardır. Fatura Hesaplamada Çocuk Yaş Sıralaması Küçükten Büyüğe Sırala seçilirse, çocuk yaş indirimleri çocuk tablosuna en küçük çocuktan başlayarak girilmelidir. Örneğin, 0 6 ve 7 12 yaş grubunda indirim bulunuyorsa ilk öncelikle 0 6 yaşlar için daha sonra da 7 12 yaşlar için indirim girilmelidir. Büyükten Küçüğe Sıralama seçilirse üst taraftaki seçeneğin tersi olarak 7-12 den başlanmalıdır. Girildiği Gibi Kalsın seçilirse, çocuk indirimlerinin nasıl girildiği önemli değildir. Satış Fiyatları ve Markup: Satış fiyatları ve markup girişi için iki yol vardır. Bunlardan bir tanesi Oteller menüsü altındaki Otel Fiyat Artış Tablosu, diğeri ise Otel Sezon Tanımlamaları sayfasının altında bulunan Markup düğmesidir. Satış ücretlerini elle girmek için Elle Girilsin seçilir. Fiyat Artış Tablosundan Hesaplansın işaretlendiğinde aşağıda iki seçenek açılır. Otel satış fiyatlarının hızlı ve kolay bir şekilde girilmesi için tercih edilir. Fiyatları Yuvarla işaretlendiğinde satış fiyatları yukarıya doğru yuvarlanır. Eğer Sezon Tipi alanına herhangi bir harf veya numara girilip fiyat artış tablosundan fiyat artışları bu sezon için tanımlanırsa, oda fiyatları sayfasında alış fiyatları kaydedildiği anda sistem alış fiyatlarına ekleme yaparak satış ücretlerini hesaplar Oda Fiyatları Oda fiyatlarının sisteme girişinin iki yolu vardır. Bunlardan birisi Oda Fiyatları düğmesinin kullanımıdır. Oda Fiyatları ekranında odaların oda / oda tipi periyot ve pansiyon türlerine göre fiyatları girilir. Fiyat Giriş Sihirbazı tüm alternatifler için fiyat girişlerini kolaylaştırır. Birden fazla oda tipi ve pansiyon olduğunda fiyatları girilecek oda tipinin ve pansiyonun seçilmesi gerekir. Seçilen oda tipi ve pansiyonların baz alındığı fiyat giriş tablosu ekrana gelir ve her bir periyot, oda, oda tipi ve pansiyon seçeneği için fiyatlar girilir. Girilen fiyatlar Fiyatları Kaydet ile kaydedilmelidir. 31

43 Kontrattaki fiyatlar kişi başı olarak verildiğinde sağ taraftaki fiyat türü kişi seçeneğinde kalmalıdır. Oda fiyatı verildiğinde fiyat türü oda olarak ayarlanır. Bu durumda fiyatların hesaplamalarında sistem tarafından çocuk fiyatları dikkate alınmaz. Single odaların fiyat satırında çocuk fiyat referansı bölümünde Çocuk yaşı hesaplanırken single odanın %50 si yerine DBL odanın kişi başı fiyatının % 50 sinden hesaplama yaptırılabilmesi için çocuk fiyat referansına DBL (STD) yazılmalıdır. Satış fiyatları, alış fiyatlarını girerken manuel olarak girilebildiği gibi otel fiyat artış tablosuna artış değeri verilerek de girilebilir. Satışta net fiyatlar kullanılıyorsa otel fiyat artış tablosuna 0 değer verilerek satış fiyatlarının alış fiyatlarıyla aynı olması sağlanır. Bu tabloya veya Alış fiyat hazırlama sihirbazı tablosuna girilen fiyatlar yetişkinler içindir. Çocuk fiyatları çocuk fiyatı tablosuna girilir. Fiyat Giriş Sihirbazı kullanılmadan fiyatlar, Yeni düğmesine tıklatılarak manuel olarak girilebilir. Normalde sayfanın alt kısmında periyotlar görülür, Periyodları Gizle düğmesi ile periyotlar gizlenebilir. Satırları tek tek silmek için Sil kullanılır. Tablodaki bütün fiyatları silmek için Tümünü Sil kullanılır. Tablodaki tüm fiyatları silmek, çocuk fiyat tablosundaki çocuk fiyatlarının da silinmesine neden olur. Otel kontratlarının revize olması durumunda, bir tarihten itibaren rezervasyonların yeni fiyattan hesaplanmasını sağlamak için Yeni Kontrat düğmesi kullanılır. Yeni Kontrat düğmesine tıklatıldığında aşağıdaki soruyu sorar. Evet seçildiğinde fiyatların değiştirilebilmesi için pembe renkli bir ekranda fiyatlar açılır. Aşağıda görüldüğü gibi yeni revize numarasıyla yeni fiyatlar kaydedilir ve bu tarihten ( ) itibaren yapılan satışlarda sistem yeni fiyatları baz alarak rezervasyonları hesaplar. Tarih Değiştir düğmesi kullanılarak bu tarih değiştirilebilir. Düğmeye tıklatıldığında Revize tarihleri değiştirmeye açılacak. Onaylıyor musunuz? mesajına Evet denilirse sistem tarih değişikliğine izin verir. 32

44 Çocuk Fiyatı Çocuk ve bebeklerin yetişkin yanlarında ne kadar ücret ödeyecekleri girilir. Çocuk fiyatları bölümü satır satır çalışır her yetişkin için çocuk varyasyonları ayrı ayrı işlenir. Çocuk fiyatları hem alış için hem de satış için ayrı ayrı girilmelidir ya da Satışa Kopyala ile kopyalanmalıdır. Oda fiyatı girilmesi durumunda sistem çocuk fiyatını periyot, yetişkin, oda, oda tipi, pansiyon bilgilerinin tamamen doldurulmuş olmasını ve çocuk için yüzde değil fiyat girilmiş olması koşulunu arar. Resim: 1 yetişkinin yanında çocuk fiyatları Resim: 2 yetişkinin yanında çocuk fiyatları 33

45 Kontrat Açıklamaları Kontratın genel koşulları ile çocuk ve iptal politikalarını yazmak için Kontrat Açıklamaları kullanılır. Eğer bu genel koşullar tüm oteller için aynıysa, Oteller menüsü altında Kontrat Açıklamaları (Genel) alt menüsüne yazılır. Sistem otomatik olarak her otelde bu tabloyu ekrana getirir ve ufak değişiklikler yaparak otele özel kullanılabilir Otel Alış Fiyatı Hazırlama Otel alış fiyatlarını hazırlamak için Oteller Oteller menüsünden ilgili otel üzerinde çift tıklatılarak Sezon Tanımlamaları ekranı açılır. İlgili ana sezon seçildikten sonra 9-Alış Fiy. Hazırla düğmesine tıklatılır. Gelen uyarı penceresinde oda fiyatı girişi yapmak için EVET e tıklatılır. Grup oda fiyatlarını girmek için Hayır seçeneği onaylanır. Alış Fiyatları Hazırlama ekranında ilk önce Baz Oda Fiyat Girişi bölümünün fiyatı girilir. Baz oda, kontratta en düşük fiyatı olan odadır. Örnekteki kontratta DBL standart odada BO kişi başı fiyatı en düşük olduğundan baz odadır. Her bir periyot için baz oda fiyatı girildikten sonra odaların supplement larının girilebilmesi için Oda Oluştur düğmesine tıklatılır. Odalar oluşturulduktan sonra oda supplementları yazılmalıdır. Baz oda kırmızı renkte ve değeri 0 dır. Fiyatları düzenlemek için diğer odaların supplement değerlerinin de yazılması gerekmektedir. Aşağıdaki örnekte, A periyodunda baz oda 25, SNG farkı ise 12, TRP farkı 0 ve FB farkı 20 Euro ve All Inclusive farkı ise 30 dur. Eğer müşteriler FB olarak konaklamak isterlerse 20 Euro kişi başı daha fazla ödemek durumdadırlar. 34

46 Oda, Oda tipi ve pansiyonda baz odanın dışındaki fiyatlar ilgili alanda tıklatılarak girilir. A periyodu için girildikten sonra diğer periyotlar seçilerek fiyatları girilir ya da fiyat artışlarını diğer periyotlara da uygulamak için Artışları Diğer Periyotlara Kopyala düğmesi kullanılır. Oda fiyatlarına sabit değerler ekleme ihtiyacı olduğunda, sayfanın sağ üst köşesinde bulunan Fiyatlar Hazırlandıktan Sonra Eklenecek Sabit Değer tablosu kullanılabilir. Aşağıdaki örnekte görüldüğü gibi, sistem, deniz manzaralı (SW) oda tipine 20 Euro ekler. Her bir periyot için ayrı ayrı Fiyatları Hazırla düğmesine tıklatılarak fiyatlar hazırlanır. Yukarıdaki örnekte A periyodu için hazırlanmış fiyatlar görülmektedir. Fiyatlar her periyot için hazırlandıktan sonra Fiyatları Kaydet düğmesine tıklatılarak kaydedilir. Bazen SNG veya TRP gibi oda supplementları değişik olan oda tipleri de olabilir. Bu durumda ikinci bir baz oda eklenir. Her baz oda bir numara ile kaydedilir. İkinci bir baz oda girmek için, Baz Oda Girişi bölümüne geri dönüp ikinci oda tipi seçilir. Aşağıdaki örnekte; DLX oda tipleri için ikinci bir baz oda oluşturulmuştur. Baz Oda Girişi bölümünden ikinci baz oda seçilir seçilmez, sistem aşağıdaki soruyu sorar. Eğer Evet seçilirse oda fiyatları ve supplementlarını girebilmek için ikinci baz oda için yeni bir sayfa açar. 35

47 Burada iki baz oda bulunmasından dolayı iki sıra numarası oluşturulmuştur. Bir diğer önemli nokta ise baz oda bilgi kolonlarıdır. Tıpkı Single standart BO odanın baz oda fiyatını Double standart odadan alması gibi şu anki fiyatların baz odalarını görmek için bu kolon takip edilebilir. Örnekte görüleceği gibi, kontratta belirtilmiş mavi renkte ünite fiyatları vardır. Ünite fiyatı olarak girebilmek için Ünite Fiyatı onay kutucuğunun işaretlenmesi ve fiyat türü olarak Oda seçilmesi gerekir. Böylece sistem, fiyatı direkt alarak ve odadaki kişi sayısıyla çarparak pansiyon fiyatını ekler. Eğer SNG veya TRP supplement yoksa bunun anlamı, Triple ve Single oda fiyatları DBL ile aynı olduğunda, SNG, TRP supplement için 0 değer verilir Alış Fiyatlarını Düzenleme Fiyatlar kaydedildikten sonra, fiyatlar veya bir hata üzerinde değişik yapılacağında Alış Fiyatları Hazırlama menüsü tekrar açılır. Alış Fiyatlarını Hazırla düğmesi ilk önce yandaki soruyu sorar. 36

48 Evet seçilirse yeni bir revize numarasıyla yeni fiyatlar girilir. Sistem yeni bir revize numarasıyla yeni fiyatların ve supplementların girilebilmesi için boş bir sayfa açar. Hayır seçilirse, daha önce girilmiş fiyatları ekrana getirir ve fiyatlar üzerinde değişiklik yapılabilir. Değişiklikleri ve varsa yeni eklemeleri yaparak, Fiyatları Hazırla düğmesi ile yeni fiyatlar hazırlanabilir. Ekranın sağ üst köşesinde ki Revize Takip bölümü fiyatlarda yapılan değişikliklerin takibi içindir. Bu numaralarla revizeleri takip etmek daha kolaydır. Sistem hesaplama yaparken rezervasyon satış tarihine uygun olandan fiyatları alır. Aşağıda görülen örnekte, A periyodunda TRP suppl. 0 idi, -2 olarak değiştirildi. Değişiklikten sonra alış fiyatları, bu yeni düzenlemeyle kaydedilebilir. Kaydettikten sonra oda fiyatlarına bakıldığında revize numarasının değişmediği, fakat fiyatların değiştiği görülür. 37

49 2.5. Mark Up Otelden alış fiyatları oluşturulduktan sonra tur operatörüne satış fiyatlarını oluşturmak için Sezon Tanımlamaları ekranında ana sezon (ilgili tur operatörü) seçildikten sonra Markup düğmesine tıklatılır. Mark Up düğmesine tıklatıldığında gelen uyarı penceresinde Evet seçeneği seçilirse, otel oda fiyatları artış oranlarının, Hayır seçeneği seçilirse grup oda fiyatlarının girilebileceği bir ekran açılır. Markup tablosu ekranında Supplement Girişi kutucuğu işaretlendiğinde, Alış Fiyatı Hazırla bölümünde girilen kişi başı fiyatları ve oda supplementleri bu ekrana otomatik olarak gelir. Sabit Artış Değeri ve Sabit Artış Yüzdesi yazılıp Fiyatları Hazırla düğmesine tıklatılır. Supplement giriş alanı işaretlenmez ise; ekranın sağ üst köşesinde bulunan Oda alanından istenen özellikteki oda ve oda tiplerine göre yüzde ya da değer verilerek satış fiyatlarının oluşması sağlanır. Alış fiyatları kişi, apart ya da oda olarak girilmiş ise, fiyat türü alanında her fiyat türü için ayrı satır olarak giriş yapılmalıdır. Markupları Boş Periyodlara Kopyala ile bir periyoda tanımlanan artış değerleri diğer periyotlara kopyalanabilir. Fiyat ekleme işlemi tamamlanıp satış fiyatları oluşturulduktan sonra Fiyatları Kaydet düğmesi kullanılarak fiyatlar kayıt edilir. Alış Fiyatları Hazırlama sayfasındaki gibi revize numaraları burada da görülür. Sistem fiyatlar kaydedildiğinde, revize supplementleri ve markupları kaydeder böylece yeni bir tane girebilir veya mevcut fiyatlar daha sonradan değiştirilebilir. 38

50 2.6. Grup Oda Fiyatları Otel grup oda fiyatlarını hazırlamak için Oteller Oteller menüsünden ilgili otel üzerinde çift tıklatılarak, ilgili ana sezon seçilir. Burada alttaki düğmelerden Grup Oda Fiy. düğmesine tıklatılır. Normal oda fiyatlarındaki gibi oda/konaklama tipi, oda tipleri, pansiyonlar, periyotlar, kontenjanlar ve faturalama bilgisi, gruplar için oda fiyatı girilmeden önce tanımlanmalıdır Grup Alış Fiyatı Hazırlama Grup alış fiyatlarını hazırlamak için Oteller Oteller menüsünden ilgili otel üzerinde çift tıklatılarak, ilgili ana sezon seçilir. Burada alttaki düğmelerden 9-Alış Fiy. Hazırla düğmesine tıklatılır. Gelen uyarı penceresinde grup oda fiyatlarını girmek için Hayır seçeneği onaylanır. Hayır seçeneği işaretlendiğinde, grup oda fiyatlarını girebilmek için sistem, fiyat tablosunu ekrana getirir. Grup oda fiyatları Alış Fiyatı Hazırlama sayfasındaki normal oda fiyatları gibi girilir. Normal oda fiyatı girişiyle grup fiyatları girişi arasında herhangi bir fark yoktur. Sadece sayfanın en üstünde Grup Oda Fiyatları başlığı görülür. Grup oda fiyatları, Grup Oda Fiyatı düğmesi kullanılarak Grup Oda Fiyatları oluşturulduktan sonra görülebilir. 39

51 Görüldüğü gibi sistem, grup fiyatlarını 1 revize numarasıyla kaydetti. 0 revize numarası ise normal oda fiyatlarına aittir Grup Oda Fiyatlarını Düzenleme Grup oda fiyatlarında düzenleme yapmak için Alış Fiyatları Hazırla düğmesine tıklatılır. Bu düğmeye tıklatıldığında ilk olarak sistem, hangi fiyat türü girileceğinin seçilmesi için bir (diyalog) sorgu penceresi açar. Normal oda fiyatları için Evet, grup oda fiyatları için Hayır seçilir. Grup oda fiyatlarını düzenlemek için Hayır seçeneği seçildiğinde ikinci bir pencere daha açılır. Burada Hayır seçilirse grup oda fiyatları aynı revize numarası ile kaydedilebilir. Evet seçilirse yeni bir revize numarasıyla yeni grup oda fiyatları girilebilir Grup Oda Fiyatlarında Markup Otelden grup alış fiyatları oluşturulduktan sonra tur operatörüne grup satış fiyatlarını oluşturmak için Sezon Tanımlamaları ekranında ana sezon (ilgili tur operatörü) seçildikten sonra Markup düğmesine tıklatılır. Markup, hangi satış fiyatının girileceğinin belirlenmesi için bir sorgu penceresi açar. Grup odaların satış fiyatını girmek için Hayır, normal odaların satış fiyatını girmek için ise Evet düğmesine basılır. Normal oda satış fiyatlarındaki gibi Alış Fiyatları Hazırlama sayfasında girilmiş olan artış değerlerinin görülebilmesi için Supplement Girişi kutucuğu 40

52 işaretli olmalıdır. Supplement girişi işaretli değil ise yine oda alanından istenen özellikteki oda, oda tipi, ya da pansiyona göre artış değeri belirtilerek fiyatların oluşması sağlanır Kontrat Kopyalama Bir operatöre ait kontratta birçok detay bilgi vardır. Bunların girişi tüm oteller için zaman almaktadır. Bir operatör için tam olarak girilmiş kontrat bilgileri Kontrat Kopyala komutu ile aynı veya başka bir otele, aynı ve ya başka bir tur operatörüne kopyalanabilir. Oteller Oteller menüsünden otel ve kopyalanacak kontrat seçilir. Kontrat Kopyala düğmesi ile Sezon Bilgisi Kopyalama ekranı açılır. Seçilen kontrat, hangi tur operatörü ve otele kopyalanacaksa seçilir. Sezon numarası ve kontenjan da yazılmalıdır. Kopyası alınacak olan tur operatörünün sezonu ve kontenjanı, üzerine kontrat kopyalanacak olan tur operatörü için önemli değildir. 41

53 Kopyalanacak otel ve tur operatörü bilgisi tanımlandıktan sonra, Kopyalanacak bilgiler kısmında kopyalanması istenen seçenekler onaylanır. Bu işlemin ardından kontrat, Kopyala düğmesi seçilen otele kopyalanır. Kopyalama yapıldıktan sonra varsa değişecek olan bilgiler gözden geçirilip değiştirilebilir. Yapılan kontrata ait bilgilerin Kontrat Dökümü komutu ile çıktısı alınır Baz Oda Pansiyon Kontrattaki en düşük fiyata sahip baz oda burada tanımlanır. Baz oda sezon a ve tur operatörüne göre farklılık gösteriyorsa ilgili alanlar doldurulmalıdır. Baz Oda Pansiyonun tanımlanması, kontrat dökümü alırken supplementli fiyat listesi alabilmeye olanak sağlar Satış Durdurma (Stop Sale) Stop-Sale düğmesine tıklatılarak otele ait satışın durdurulduğu tarihler girilir. Program bu tarihlere rezervasyon girişi yapılırken ikaz eder. Belirlenen tur operatörü, oda ve oda tiplerine satış durdurulabilir Katkı Payları Rezervasyon başına düşülen bir katkı payı varsa katkı payları ekranında değişik tur operatörleri için alış ve satış katkı payları girilir. Katkı Payları, kontratta belirlenen şekle göre, (-) eksi değer girilebildiği gibi (+) değer de verilebilir. Katkı Payları, bir kod ve açıklaması girilerek tanımlanır. Satış ve geçerlilik tarihlerini girdikten sonra eğer bu Kick Back bütün operatörler için geçerli ise, tur operatörü bölümü boş bırakılır. Eğer tüm operatörler için geçerli değilse tur operatörü belirtilmelidir. Belirli bir grup rezervasyonda katkı paylarının etkili olması istenirse özel kod kullanılabilir. Bu durumda belirtilen özel koda sahip rezervasyonlarda katkı payını dikkate alacaktır. Kick Back değeri yüzde veya değer olabilir. Eğer yüzde ise % bölümüne, değerse Katkı Payı bölümüne yazılmalıdır. Kick Back rezervasyonun faturasından düşüleceği için ( ) eksi değer olarak girilir. Bunun yanı sıra eğer Kick Back, aksiyonlarla beraber kullanılacaksa, ilgili aksiyonun kutucuğunun işaretlenmesi gerekmektedir. 42

54 Örnekte; SAN tur operatörü ve diğer tur operatörleri için bir kick back bulunmaktadır. Bu Kick back lerin durumları birbirinden (alış ve satış yüzdeleri) farklı olduğundan kick back ler 2 satır olarak ayrı ayrı girilmiştir. Ayıca diğer operatörlerin kick back lerinin aksiyonlarla birlikte uygulanabiliyor olmasına rağmen, SAN Operatöründe uygulanamadığı görülmektedir Yaş Tablosu Otel kontratında buraya tanımlanan yaş kriterlerine göre program rezervasyon girişlerini kontrol eder ve uyumsuzluk olan durumlarda ikaz verir. Bu tablo sadece uçuşlar ve tekne kontratlarında çocuk yaş politikasının girilmesi için kullanılır. Çünkü sadece bu kontratlarda çocuk fiyatları yetişkinlerle beraber Oda Fiyatı sayfasında girilir. Çocuk tablosu konaklama içermeyen bu tür kontratlarda kullanılmaz Kontrat Detayı Kontratı imzalayan otel ve acenta yetkilileri ile ödeme detaylarını girmek ve daha sonra görmek için Kontrat Detayı düğmesine tıklatılır. Tek seferde alınan katkı payları da kontrat detayı ekrandan girilebilir. Oda Açıklamaları bölümü oda supplementlarına not eklemek amacıyla kullanılır ve Kontrat Detayları sayfasında genel koşullardan önce bu not görülür Aksiyonlar Sezon içersinde satışların durumuna göre otel yönetimi tarafından aksiyonlar uygulanabilir. Bu aksiyonlar genellikle kısa tarih aralığında gerçekleşirler ve fiyatlarda kontrat fiyatlarından farklı olur. Sisteme kayıtlı aksiyonlar ekranın sol tarafında listelenirler. Listede seçilen aksiyonun detay bilgileri ise sağ ekranda görülür. 43

55 Aksiyon Girişi Aksiyonlar penceresinde iken Yeni Aksiyon düğmesine tıklatılarak yeni aksiyon kaydı yapılır. Aksiyon kaydı üç aşamadan oluşur. İlk önce aksiyon tarihleri ve özellikleri girilir. Aksiyonun uygulanacağı tur operatörleri girilir. Son olarak da seçilen aksiyon türüne göre fiyatlar ya da indirimler belirlenerek Aksiyon Kaydet komutu ile aksiyon kaydedilir. Yeni Aksiyon komutu ile aksiyon giriş sihirbazı ekranında aksiyon girişi yapılır. Her aksiyon için sistem tarafından verilen numara aksiyonların takibini kolaylaştırılabilir. Aksiyonun geçerli olacağı satış/talep tarih aralığı ve konaklama yapılacak rezervasyon tarih aralıkları girilir. Satış tarihi operatörün rezervasyonu sattığı tarihtir, talep tarihi ise rezervasyonun otele gönderildiği tarihtir. Aksiyonun hangi kritere göre hesaplanacağı hesaplama esnasında faturalama seçeneklerinden belirlenir. Bu tarihler arasında Girenler seçeneği işaretlenirse, bu aksiyon, belirtilen tarih aralığında otele giriş yapan tüm müşterilere uygulanır. Normal aksiyonda Girenlerin Çıkışına Kadar Geçerli seçeneği işaretlenirse, aksiyon tarihi bittiğinde, giriş tarihi, aksiyonun geçerli olduğu tarih içinde olduğundan, rezervasyon aksiyon almaya devam eder. Eğer bu tarihler arasında Konaklayanlar seçeneği işaretlenirse, aksiyonun uygulanma tarihinden sonra kalan müşteriler için aksiyon uygulanmaz ve rezervasyonun fiyatı kontrat fiyatı üzerinden hesaplanmaya devam eder. Tarihlerden sonra en önemli bölüm aksiyon türünün seçimidir. Seçilen aksiyon türüne göre sekme açılır ve fiyatlar ya da indirimler o sekme altındaki alanlara girilir. Kontrat Aksiyonu işaretlendiğinde, kontrat bilgilerinde yapılan aksiyon uygulama seçeneğine göre aksiyonun uygulama şekli farklılaştırılabilir ve ayrıca Kontrat Detayında bu aksiyonlar Kontrat Aksiyonları olarak filtrelenebilir. Aksiyonla ilgili herhangi bir not yazmak için Açıklama bölümü kullanılır. Yazılan notlar, otele talep fişi gönderilirken Aksiyonlar Listelensin işaretlenirse listenin üzerine yansır. Alış & Satış Dövizi: Bu aksiyonla ilgili Tur Operatörü bilgilendirilecekse aksiyonun satış dövizi de tanımlanmalıdır. Verilen döviz cinsleri kontrat dövizi ile aynı olmak zorundadır. 44

56 Bu Aksiyon; Alışta Geçerli işaretlendiğinde, sistem, rezervasyonları hesaplarken alış fiyatlarındaki aksiyonu kullanır. Eğer işaretlenmezse, rezervasyonları hesaplarken kontrat fiyatlarını kullanır. Satışta Geçerli işaretlendiğinde, sistem, rezervasyonları hesaplarken satış fiyatlarındaki aksiyonu kullanır. Eğer işaretlenmezse, rezervasyonları hesaplarken kontrat fiyatlarını kullanır. Aksiyonun uygulanacağı tur operatörleri Operatörler sekmesi altına eklenir. Yandaki örnekte, aksiyon SAN ve DIEZ operatörleri için geçerlidir. Burada grup operatörü ya da aksiyon operatör grubu da kullanılabilir. Operatörler girildikten sonra seçilen aksiyon türüne göre aksiyon koşulları girilir ve aksiyon kaydedilir Aksiyon Uygulama Birden fazla aksiyon kaydedildiğinde aksiyonların nasıl uygulanacakları Aksiyon Uygulama Şekli kısmında belirlenir. Birden fazla aksiyon kaydedildiğinde hangi aksiyonların beraber uygulanacağının kararlaştırıldığı Aksiyon Çaprazlamaları ekranı otomatik olarak açılır. Bu işlem aksiyon kaydedildikten sonra Aks. Uyg. düğmesi kullanılarak sonradan da yapılabilir. Uygulamadan Önce Onay Al İşaretlendiğinde, sistem aksiyonu uygulamadan önce kullanıcıya sorar. Başka Aksiyon Varsa Geçersizdir işaretlendiğinde, birden fazla aksiyon varsa bu aksiyonu iptal eder. Son gelen aksiyon bir öncekini geçersiz kılar seçeneklerinde bu opsiyon çalışmaz Uygulama Sırası Uygulama Sırası düğmesi kullanılarak birlikte uygulanacak aksiyonların sıralaması yapılabilir. Yukarı ve Aşağı düğmeleri kullanılarak aksiyonlar sıralanabilir. Bu tablo öntanımlı (default) olarak sistemdeki bütün oteller için aynı sıralanmıştır. Bütün oteller için genel bir uygulama sırası oluşturulmak istendiğinde Oteller menüsü altındaki Aksiyon Uygulama Sırası (Genel) alt başlığı kullanılabilir, istenirse daha sonra tek bir otel için değiştirilebilir. 45

57 Aksiyon Türleri Sistemde bulunan aksiyonlar aşağıda sıralanmıştır: Normal Aksiyon Early Booking Aksiyon Gün Promosyonları Paket Fiyat Long Stay Aksiyonu Çocuk Aksiyonu Grup Aksiyonu Normal Aksiyon Rolling Early Booking Turbo Early Booking Balayı İndirimi Yaş Aksiyonu Promosyon odası Free of Charge Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Normal Aksiyon sekmesine tıklatılarak açılan sayfada fiyatlar girilir. Normal aksiyon da kontrat girer gibi alış ve satış fiyatları girilir. Verilen aksiyon % indirim şeklinde ise ilgili alana oran (-) olarak girilir. Aksiyon Giriş Sihirbazı açıldığında, sistem kontenjan odalarını tabloya getirir ve aksiyon eklenecek odaların tek tek tanımlanmasına gerek kalmaz. 46

58 Bu fiyatlar Girenlerin Çıkışına kadar geçerlidir adımı seçildiğinde aksiyondan giren müşterinin çıkışına kadar bu fiyat geçerlidir. Aksiyon süresi bitmiş olsa bile, giriş tarihi, aksiyonun geçerli olduğu tarih içinde olduğundan, aksiyon fiyatından konaklama devam eder. Bu fiyatlar Bitiş tarihinden sonra geçersizdir seçildiğinde aksiyonun bitiş tarihinde kontrat fiyatları devreye girer. Kontenjan Odalarını Getir düğmesi tur operatörüne bağlı oda ve oda tiplerini seçme şansı verir. Aksiyon yüzde olarak girilecekse yapılacak yüzde indirim % alanına girilir. Aksiyonu hızlı ve kolay bir şekilde girebilmek için Oda, Oda Tipi, Pansiyon, Alış % ve Satış % gibi boşluklar doldurulmalıdır. Yukarıdaki örnekte, standart oda için %10 indirim yapılmıştır. Bu yüzden sadece standart oda için değerler girilmiş ve Doldur düğmesine tıklatılarak standart odalara aksiyon girilmiştir. Aşağıdaki örnekte ise DLX odalar için %15 indirim verilmiştir. 47

59 Verilen aksiyon % aksiyon ise, kontrattaki gibi fiyatları girdikten sonra Çocuk Referansı bölümüne gelip, çocuk indirimlerini aksiyona dahil etmek amacıyla oda ve oda tipi seçilmelidir. Bu tüm oda tipleri için yapılmalıdır. Aksi takdirde çocuk hesaplamalarını, aksiyon da verilen % indirimine dahil etmez kontrat fiyatlarını alır. Sezon bilgileri sayfasında, çocuk fiyatları daha önceden girilmişse, sistem otomatik olarak bu fiyatları getirir. Böylelikle eğer indirimler için herhangi bir değişiklik yoksa tekrar bu fiyatları teker teker girmeye gerek yoktur Erken Rezervasyon (Early Booking) Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Early Booking sekmesine tıklatılarak açılan sayfada indirimler girilir. Erken rezervasyon indirimi ya da tutarı girilir. Aksiyon uygulama şeklinden ilgili seçenek seçildikten sonra, çocuk ve bebeklerin dahil olup olmadığı belirlenir Gün Promosyonu Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Gün Promosyonu sekmesine tıklatılarak açılan sayfada indirimler girilir. Bu aksiyon, belirli gün kalan konukların daha az ödemeleri için kullanılır. Örneğin 7 gün kalan bir müşterinin 6 gün 48

60 ödemesi için;? Gün kal a 7 ve? Gün Öde ye de 6 yazılır. Gün oranını sistem hesaplar Paket Fiyat Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Paket Fiyat sekmesine tıklatılarak açılan sayfada paket fiyatları girilir. Paket fiyatlarının girilmesi için kullanılır. Konaklama gün sayısı belirlendikten sonra normal paket fiyatı girilir Long Stay Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Long Stay sekmesine tıklatılarak açılan sayfada indirimler girilir. Uzun süreli konaklamalar için yapılan aksiyonların girilmesi için kullanılır Çocuk Aksiyonu Bu aksiyon dahilinde kontrattan farklı bir indirim uygulanacak ise çocuk yaş indirimleri ve fiyatları girilir. Kontrata girilmiş çocuk fiyatları otomatik olarak gelir Grup Aksiyonu Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Grup sekmesine tıklatılarak açılan sayfada grup indirimi girilir. Belli bir kişi sayısını geçen gruplarda yapılan indirimlerin girilmesi için kullanılır. Aksiyonun uygulanabilmesi için rezervasyon kartında mutlaka ilgili vouchera grup isminin belirtilmiş olması gerekmektedir Balayı İndirimi Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Balayı İndirimi sekmesine tıklatılarak açılan sayfada balayı indirimi girilir. Balayı çiftleri için indirim uygulayan oteller için girilir. Odada kalanların balayı indiriminden yararlanabilmeleri için oda rezervasyonu yapılırken Balayı Odası kutucuğunun işaretlenmiş olması gerekmektedir Yaş Aksiyonu Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Yaş Aksiyonu sekmesine tıklatılarak açılan sayfada yaş indirimi girilir. Belli yaş aralığında olan müşteriler için yapılan indirimlerin girilmesi için kullanılır. 49

61 Promosyon Odası Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Promosyon Odası sekmesine tıklatılarak açılan sayfada promosyon odası indirimi girilir. Odada kalanların indirimden yararlanabilmeleri için oda rezervasyonu yapılırken Promosyon Odası kutucuğunun işaretlenmesi gerekmektedir Pax Aksiyonu Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Pax Aksiyonu sekmesine tıklatılarak açılan sayfada pax indirimi girilir. Kişi sayısı baz alınarak yapılan indirimlerin girilmesi için kullanılır. Müşterilerden belli bir adedinin ücretsiz konaklaması sağlanır Free Of Charge Aksiyon girişinde anlatılan bilgiler girildikten sonra alttaki Free Of Charge sekmesine tıklatılarak açılan sayfada ücretsiz kişi adetleri girilir. Odada kalanların indirimden yararlanabilmeleri için oda rezervasyonu yapılırken Free Of Charge kutucuğunun işaretlenmesi gerekmektedir Otel Ekstraları Yemek ya da odaya şampanya gibi, otelde konaklamalarla ilgili ekstra harcamalar Otel Ekstraları düğmesine tıklatılarak girilir. Yukarıdaki örnekte; Yılbaşı Yemeği için bir fiyat bulunmaktadır. Bu fiyatın geçerli olduğu bir tarih aralığı girilir. Örnekte tarihinde bu ekstranın otelde konaklayanlar için mi yoksa sadece tarihinde otele giriş yapan müşteriler için mi olduğunu belirten tarih türü seçilir. Bu otel ile çalışan tüm operatörler için bu ücret geçerli olduğundan operatör kısmı boş bırakılmıştır. Yetişkinler ve çocuklar için fiyatlar girildikten sonra ücret türü seçilmelidir. İlk çocuğun ücretsiz olması durumunda İlk Çocuk Free seçeneği işaretlenir. Eğer bu otel ekstrası bir Kontrat Ekstrası ise ve Early Booking aksiyonunda geçerli olması isteniyorsa, sağ köşede bulunan kutucuklar işaretlenmelidir. 50

62 2.15. Sezon Sihirbazı Ana sezon ve periyot bilgileri tur operatörleri için genelde aynı ya da benzer olmaktadır. Her tur operatörü için ayrı ayrı ana sezon ve periyot bilgisi girmek yerine Sezon sihirbazı ekranında ana sezon bilgilerini sol üst bölüme ve periyotları da periyotlar bölümüne girdikten sonra ana sezon girilecek tur operatörleri gruplar kısmından seçilerek Sezonları Hazırla düğmesine tıklatılır. Otel sezonları listesine seçilen tur operatörleri için sezonlar açılır. Sezon Sihirbazı, Otel Sezon Tanımlamaları sayfasındaki tur operatörlerinin sezon bilgilerinin kolay ve hızlı bir şekilde tanımlanmasının bir başka yoludur. Yapmanız gereken tek şey sezon numarasını ve tarihini yazmak, periyotları tanımlamak (eğer tüm operatörler için aynıysa) ve tur operatörlerini seçmektir. Gruplar bölümünde bir grup operatörü seçilirse, bu grup operatörüne bağlı olan operatörlerin hangileri için sezon açılacaksa o operatörlerinde seçilmesi gerekir. Hepsini Seç düğmesi, tur operatörlerinin seçiminin başka bir yoludur. Tur operatörleri seçildikten sonra Sezonları Hazırla düğmesi kullanılarak sezonlar oluşturulabilir Minimum Konaklama Bir dönem içindeki yapılabilecek en az konaklamayı belirlemek için Sezon tanımlamaları ekranında ana sezon seçildikten sonra Minimum Konaklama düğmesine tıklatılır. Örneğin 2 günlük bir rezervasyon yapılırken minimum konaklama süresi 3 gün olduğundan sistem minimum konaklama günüyle ilgili uyarı verir. 51

63 2.16. Toplu Sezon Girişi Bir tur operatörü birden çok otele tanımlanırken, Toplu Sezon Girişi düğmesi kullanılır. Toplu sezon girişi ekranında, operatör bölümünden operatör ve operatörün içine sezon açılması istenen otel ya da oteller seçilir. Bütün otellere tanımlama yapmak için Hepsini Seç düğmesi, bazı otellere operatörü tanımlamak için, iki pencere arasındaki düğmeler kullanılır. Bu pencereyi kullanarak tur operatörü belirlendiğinde, sadece otelin ana sayfasındaki sezon tipi tanımlamış olur. Seçilen tur operatörünün fiyat ve kontenjan olarak mutlaka bir grup operatörüne yönlendirilmiş olması gereklidir. Sistem ilgili grup operatörünün sezonunun olduğu otellerde, seçilen operatöre ait sezon açma işini yapar Ürünler Otel, tur, transfer, uçak, feribot gibi birden fazla servisin bir paket haline getirilerek tek bir satış fiyatı ile tur operatörüne sunulduğu hizmet türüdür Ürün Tanımlama Sisteme yeni bir ürün tanımlamak ve tanımlanmış ürün bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Daha önce kaydedilmiş ürün kartları kırmızı renklidir. Yeni Ürün tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu kullanılır. Otel Kartı ekranında en fazla 6 karakterli ürün kodu, ürünün adı, türü (Ürün seçilmelidir), kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. Kart kaydedildikten sonra, ürün satırı kırmızıya dönüşür. Herhangi bir ürünün bilgisini değiştirmek için ürün listeden seçilir ve Otel Kartı düğmesine tıklatılır. 52

64 Ürün Kontratları Oteller - Oteller komutuyla kontratı girilecek ürün seçilir. Sezon bilgileri düğmesine tıklatılarak ya da ürün üzerinde çift tıklatılarak Sezon bilgileri ekranı açılır. Kontrat girilecek ürün için, anlaşmalarda geçen oda, oda tipi ve pansiyon türlerinin kaydı, sağ bölümdeki ya da oteller listesindeki düğmeler kullanılarak yapılır. a. Oda tanımları düğmesinden odalar tanımlanır. Kontenjan girişlerinde burada tanımlanan odalar kullanılır. b. Oda tipi tanımı düğmesi ile otelde bulunan oda tipleri tanımlanır. Kontenjan girişlerinde burada tanımlanan oda tipleri kullanılır. c. Pansiyon tanımı düğmesi ile otelde kullanılan pansiyon türleri dönem ve tur operatörü bazında girilir. Tanımlanmazsa Oda fiyatları girişinde Otele ait pansiyon girişleri yapılmamış hatası verir Ürün Kontratı Girişi Ana sezon bilgileri girilecek ürün Oteller - Oteller komutuyla seçilir. Sezon bilgileri düğmesine tıklatılarak ya da ürün üzerinde çift tıklatılarak Sezon bilgileri ekranı açılır. Daha önce girilmiş bir sezon üzerinde işlem yapmak için satır üzerine bir defa tıklatılarak seçilir. Yeni ana sezon tanımlamak için en alttaki boş satırda ürün tur operatörü, anlaşmanın geçerli olduğu sezon numarası, sezonun başlangıç ve bitiş tarihleri yazılır ve kontenjan türü listeden seçilir. Rezervasyonlarda burada belirlenen kontenjan seçilir Sezon Detayları Ana sezon tanımlandıktan sonra altta bulunan düğmeler kullanılarak detay bilgiler girilir. Sezon tanımlamaları ekranında sağ tarafta bulunan düğmeler otel ile ilgili seçenekleri içerir ve otel bilgilerinde varsa bir değişiklik kullanılır. Aşağıda bulunan düğmeler ana sezonlar içindir ve her tur operatörünün sezon bilgisi için ayrı ayrı düzenlenir Periyotlar Kontenjan adetlerinin ve fiyatların değiştiği (alış ve satışta) tarih aralıkları periyot tablosunda girilir. Kontenjan, alış ve satış periyotları ayrı ayrı girilir ya da kopyalanır. Kopyalamak için önce ilgili sekmeye girilir ve Kopyala düğmesine tıklatılarak periyotları girilmiş sekme seçilir. (Alış ve satış periyotları girilmezse fiyat 53

65 girişinde Periyot tanımları yapılmamış hatası verir.) Kontenjan, alışlar ve satışlar için ayrı ara sezon tarihi vermek mümkündür. Tarihler girilirken küçükten büyüğe doğru sıralı bir şekilde girilmelidir. Ara sezonlara A~Z 'ye (Türkçe karakter kullanılmamalıdır) ve 0~9 a kadar ara sezon kodlama imkânı vardır. Aynı fiyatı paylaşan ara sezonlara aynı periyot harfi verilmelidir. Periyotlar Karşılaştırma düğmesine tıklatılarak karşılaştırılabilir Kontenjan Oda / Oda tiplerinden periyot bazında kaç adet kontenjan verildiği girilir. Oda kontenjanı kendinden kullanılıyorsa kontenjanı kullanılacak oda/oda tipi boş kalır. Oda kontenjanı başka bir odadan düşülecekse Kontenjanı kullanılacak oda/oda tipine ilgili oda /oda tipi girilir. Bu durumda kontenjan rakamı yazılmaz. Kontenjanda tanımlanmayan oda /oda tipi Oda Fiyatları girişinde kullanılırsa Oda Kontenjan girişleri yapılmamış hatası verir. Ayrıca rezervasyon esnasında oda ve oda tipi seçimi yapılamaz, kontenjan hiç girilmemiş ise oda/oda tipi ekranları boş olur Oda Fiyatları Otel sezonunda ki gibi tur operatörü, oda, oda tipleri, pansiyonlar ve kontenjanlar tanımlandıktan sonra Oda Fiyatları tablosunda Fiyat Giriş Sihirbazı kullanılarak fiyatlar girilir. Fiyat Giriş Sihirbazı düğmesine tıklatıldığında, gün sayısının girilmesi için yandaki tablo ekrana gelir. Böylece gün sayısına bağlı olarak ürün fiyatları girilebilir. Tablodaki fiyat ürüne dahil olan transferler, turlar ve bütün konaklamanın toplam miktarıdır. Kişi başı bazlı olarak, DBL, SNG, TRP olarak tanımlayıp çocuk 54

66 indirimlerinin DBL PP üzerinden yapılacağını belirtmek için SNG oda satırında çocuk fiyat referansı DBL odaya yönlendirilir. Operatöre verilen satış fiyatının içinde konaklama + tur + transfer fiyatları dahil ise bu fiyatı toplam şekilde ürün kontratına yazmak yeterlidir. Ürün fiyatları sabit ama transfer ve tur için verilen fiyatlar pax aralığına göre değişiyorsa ise ekranın sağında bulunan Tur & Transfer Fiyatları tablosu kullanılır Extra Gelirler Extra Gelirler sayfasında, havaalanlarına göre farklılaşan gelirler tanımlanabilir. Örneğin, eğer Moskova Havaalanından gelen müşteriler için farklı fiyat alınıyorsa, sistem bu miktarı ürün hesaplanırken ekler. Hava Güv.Vergisi de bu alandan girilebilir ve hesaplamaya dahil edilmesi sağlanabilir Ürün Paket Fiyatları Eğer bir ürün paketi ürünün fiyatına dahil değilse, bu tabloda, tur operatörleri tarafından satılan ürün paket fiyatları tanımlanır. Ürün Paket fiyatını girmeden önce, Rezervasyon Tanımlamaları menüsü altındaki Ürün Paketi alt menüsünde ürün paketleri tanımlanmalıdır. Ürün rezervasyonu girişinde paket alan yolcular için Ürün Paketi tanımlanmalıdır. Böylelikle ürün paketinin hesaplaması ve faturalaması yapılabilir. 55

67 2.18. Apart Kontratları Apart kontratları girerken normal otellerde olduğu gibi Oteller - Oteller komutuyla ilgili otel seçilir. Sezon bilgileri düğmesine tıklatılarak ya da otel üzerinde çift tıklatılarak Sezon bilgileri ekranı açılır. Kontrat girilecek apart için, anlaşmalarda geçen oda, oda tipi ve pansiyon türlerinin kaydı, Sezon tanımlamaları ekranının sağ bölümündeki ya da oteller listesindeki düğmeleri kullanılarak yapılır. Oda tanımları düğmesinden odalar tanımlanır. Kontenjan girişlerinde burada tanımlanan odalar kullanılır. Oda tipi tanımı düğmesi ile otelde bulunan oda tipleri girilir. Kontenjan girişlerinde burada tanımlanan oda tipleri kullanılır. Örnek kontratta 4 oda konaklama şekli, iki çeşit oda tipi bulunmaktadır. Pansiyon tanımı düğmesi ile otelde kullanılan pansiyon türleri dönem ve tur operatörü bazında girilir. Fiyatlar Bed Only bazındadır ve HB supplementi kontratta verilmiştir. Dolayısıyla bütün pansiyonların tanımlanmış olması gerekmektedir. Otel kontratlarında olduğu gibi ana sezon bilgileri girilir. Sonra aşağıdaki düğmelerden periyotlar, kontenjanlar ve kontrat bilgileri girilir. Apart kontratlarının girişi normal otel kontratlarına benzer fakat aralarında bazı farklar bulunmaktadır. Alış fiyat hazırlama ekranında Apart kontratlar girilirken odalar oluşturulmadan önce fiyat türü Apart olarak seçilmelidir. Çünkü pansiyon supplementları kişi başı verilir, bu nedenle pansiyon supplementlarını oda fiyatları tablosuna aktarırken ünite fiyatını yetişkin sütununa pansiyon farklarını pansiyon fiyatı sütununa kaydeder. Rezervasyon hesaplanırken fiyat türü apart olan odada tüm konaklayan kişiler için fiyatı bir kez ünite fiyatı olarak, pansiyon farkını ise oda da kalan her kişi için kişi başı olarak hesaplar. 56

68 Baz oda fiyatlarını girdikten ve odaları oluşturduktan sonra baz oda fiyatına eklenecek supplementler her bir periyoda eklenir. V2 nin (İki yatak odalı Villa) fiyatı 40 Euro ve V3 ün fiyatı kontratta 45 Euro idi, dolayısıyla V2 ve V3 arasında 5 Euro fark vardır. Bu nedenle bu fark supplement olarak yazılır ve sistem 5 Euro yu alır ve 40 Euro ya ekleyip V3 için fiyat oluşturur. Yukarıda görüldüğü gibi oda fiyatları ve pansiyon supplementleri ayrı yazılmıştır. HB olarak bir rezervasyon girilirse, sistem rezervasyonu hesaplarken pansiyon supplementini alarak ve rezervasyonda kişi sayısıyla çarparak apart oda fiyatına ekleyecektir. Apartlarda çocuk fiyatı girme, otellerde çocuk fiyatı girme ile aynıdır. Çocuk fiyatları yüzde veya sabit fiyat olarak girilebilir. % olarak girilen oran pansiyon fiyatına uygulanmaktadır. Aşağıdaki örnekte çocuk fiyatları yüzde olarak girilmiştir (%50). Çocuk pansiyon fiyatı olarak sabit bir fiyat bulunuyorsa, tablodaki fiyat sütununa girilir. Yüzde veya fiyat sütunu boş bırakılırsa, o yaş grubu için pansiyon durumu ücretsiz demektir. Örnekte 0-6 yaş çocuk satırı boş bırakılmıştır. Dolayısıyla 0-6 yaş arasındaki çocuklar için pansiyon farkı alınmayacak demektir. Çocuk fiyatları girilirken dikkat edilecek bir diğer nokta ise yetişkinlerin sayısıdır. Örneğin, örnekte gösterilen çocuk fiyatları 2 yetişkin içindir (açık mavi renkte). 1 yetişkin seçilirse, 1 yetişkin için ayrı çocuk fiyatları girilir. Sejour rezervasyon kartında seçilen yetişkin sayısına bakarak oda değerini hesaplar. Eğer 1, 2 veya 3 yetişkin için çocuk fiyatları aynı ise, örneğin 2 yetişkinden 3 yetişkine Kopyala düğmesi kullanılarak satırlar kopyalanabilir. Bunun yanı sıra eğer alış ve satış fiyatları aynı ise, Satışa Kopyala düğmesi kullanılarak fiyatlar satışa kopyalanabilir. 57

69 Aşağıdakilere Göre Farklı Çocuk Fiyatları Olabilir: Farklı tarihler (periyodlar) Farklı sayıda yetişkinler Farklı oda, oda tipleri ve pansiyonlar Bunun anlamı, pansiyon, oda, oda tipi veya periyot anlamında bir değişiklik varsa, tabloda belirtilmelidir. Bir alan boş geçildiğinde, aynı özellikler, aynı bölümdeki tüm uygun değerlere eklenir İç Hat Uçuşu Kontratları Sisteme yeni bir iç hat uçuşu tanımlamak ve tanımlanmış iç hat uçuşu bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Daha önce kaydedilmiş iç hat uçuş kartları turkuaz mavisi renklidir. Yeni iç hat uçuşu tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu kullanılır. Otel kartı ekranında en fazla 6 karakterli uçuş kodu, adı, türü (Uçak seçilmelidir) kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. Herhangi bir iç hat uçuşunun bilgisini değiştirmek için listeden seçilir ve Otel Kartı düğmesine tıklatılır. Kaydettikten sonra iç hat uçuşu, otel satırında turkuaz mavisi rengine dönüşür. Kontrat girebilmek için uçuş üzerinde çift tıklatılır ya da Sezon bilgileri düğmesine tıklatılır. Kontrat girilecek iç hat uçuşu için, anlaşmalarda geçen oda, oda tipi ve pansiyon türlerinin kaydı, sağ bölümdeki ya da oteller listesindeki düğmeleri kullanılarak yapılır. 58

70 Oda tanımları düğmesinden oda/konaklama şekilleri yerine fiyatları girilecek destinasyonlar tanımlanır. Bu tablo kontrattaki Destinasyondan Geliş (From) olarak kullanılır. Aynı işlem Oda Tipi tanımlama ekranında da Varış Destinasyonu (To) olarak kullanılır. Pansiyon tanımı düğmesi ile kontratta verilen uçuş sınıflarının türleri yada yön bilgisi girilebilir. İç hat uçuşu olan operatörler, otellerde olduğu gibi satır satır girilir. Operatör sezon bilgilerine ait periyotlar otel bölümündeki gibi girilir. Kontenjanlar bölümünde destinasyonların tüm kombinasyonları girilmelidir. Örneğin kontratta şu fiyatlar vardır; *Ankara dan Antalya ya *İstanbul dan Antalya ya *Ankara dan Bursa ya *İstanbul dan Bursa ya *Ankara dan *İzmir e *İstanbul dan İzmir e 59

71 Oda Fiyatları düğmesine tıklatılarak uçuş ücretleri girilir. Uçuş ücretlerini girmenin en iyi yolu Fiyat Giriş Sihirbazı düğmesini kullanmaktır. Fiyat Giriş Sihirbazı bütün destinasyonları tabloya getirecek ve fiyatları girmeyi kolaylaştıracaktır. İç hat uçuş tablosunda otel fiyatlarından farklı olarak çocuk ve bebek fiyatları da girilir. Yaş Tablosu düğmesi kullanılarak çocuk yaşları tanımlanmalıdır. Böylelikle sistem rezervasyon kartındaki çocuk fiyatı hesaplamasını bu yaş bilgisine göre yapar ve çocuk fiyatını oda fiyat tablosundan alır. Yaş tablosu kullanılmaz ise rezervasyondaki çocuk ve bebekleri yetişkin fiyatından hesaplar Konaklamalı Tren Kontratları Sisteme yeni bir Konaklamalı Tren tanımlamak ve tanımlanmış Konaklamalı Tren bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Daha önce kaydedilmiş Konaklamalı Tren kartları sarı renklidir. Yeni Konaklamalı Tren tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu kullanılır. Otel Kartı ekranında en fazla 6 karakterli Tren kodu, adı, türü (Konaklamalı Tren seçilmelidir) kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. Kontrat girebilmek için Tren üzerinde çift tıklatılır ya da Sezon bilgileri düğmesine tıklatılır. Kontrat girilecek konaklamalı tren için, anlaşmalarda geçen oda, oda tipi ve pansiyon türlerinin kaydı, sağ bölümdeki ya da oteller listesindeki düğmeleri kullanılarak yapılır. Müşteriler konaklamalı trenlerde konaklayabildiğinden oda, oda tipi ve pansiyon otellerdeki gibi girilir. 60

72 Periyotlar, kontenjanlar ve kontrat bilgileri girildikten sonra Oda fiyatları düğmesine tıklatılarak oda fiyatları girilir. Çocuk fiyatları otellerdeki çocuk fiyat tablosundaki gibi girilir. Otellerden farklı olarak konaklamalı trenlerin çıkış tarihleri ve destinasyonları Tren Çıkış Günleri düğmesine tıklatılarak girilir. Trenin çıkışı olan günler işaretlenerek kalkış ile varış saatleri belirtilir. Konaklamalı tren rezervasyonu girerken bilgiler kullanıcıya hem yardımcı olur hem de müşterinin yürüyüşünün doğru oluşmasını sağlar Tekne Kontratları Sisteme yeni bir tekne tanımlamak ve tanımlanmış tekne bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Daha önce kaydedilmiş tekne kartları mavi renklidir. Yeni tekne tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu kullanılır. Otel Kartı ekranında en fazla 6 karakterli tekne kodu, adı, türü (tekne seçilmelidir) kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. Tekne kontratı girişi otel kontrat girişine benzer. Odalar, oda tipleri, pansiyonlar, periyotlar ve kontenjanlar otel kontratında olduğu gibi girilir. Çünkü oteldeki gibi, yolcular teknede kalırlar yani konaklama durumları aynıdır. Otel sezon girişinden tek farkı tekne çıkış günleri tablosudur. 61

73 Tekne çıkış günlerini girmek, otel rezervasyon kartında rezervasyon yaparken kolaylık sağlar. Eğer çıkışı olmayan bir gün için rezervasyon yapılmaya çalışılırsa tekne çıkış günleriyle ilgili olarak kullanıcı uyarılır ve tarihleri arasındaki örnekte, Cumartesi günü Antalya dan İzmir e saat 12:00 da çıkış bulunmaktadır. Bu tabloya giriş yaparken yeni bir satır açmak için Yeni düğmesi kullanmalı, tarihler yazılıp, çıkış veya varış olan gün seçilmeli ve sağdaki tabloya gidip varış ve çıkış limanları ve zamanı belirtilmelidir Feribot Kontratları seçilerek kaydedilir. Sisteme yeni bir feribot tanımlamak ve tanımlanmış feribot bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Daha önce kaydedilmiş feribot kartları yeşil renklidir. Yeni feribot tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu kullanılır. Otel Kartı ekranında en fazla 6 karakterli feribot kodu, adı, türü (feribot seçilmelidir) kategorisi, bölge ve transfer bölgesi Feribotlarda da iç hat uçuşları gibi konaklama olmadığından herhangi bir oda veya oda tipi tanımlamaya gerek yoktur. Bunun yerine oda/konaklama şekli olarak SEAT veya Koltuk tanımlanabilir. Kontrata bağlı olarak oda tipi ve pansiyon tablosunda tek yön veya çift yön gibi tanımlamalar yapılır. Pansiyon tablosunda, feribot için geçerli herhangi bir pansiyon olmadığından Feribot olarak tanımlanabilir. Oda fiyatlarını Fiyat Giriş Sihirbazı kullanarak girmek fiyatları kolay ve çabuk bir şekilde girmeyi sağlar. İç hat uçuşlarında olduğu gibi bu tabloya çocuk ve bebek fiyatları da girilir. Yaş Tablosu düğmesi kullanılarak çocuk yaşları tanımlanmalıdır. Böylelikle sistem rezervasyon kartındaki çocuk fiyatı hesaplamasını bu yaş bilgisine göre yapar ve çocuk fiyatını oda fiyat tablosundan alır. Yaş tablosu kullanılmaz ise rezervasyondaki çocuk ve bebekleri yetişkin fiyatından hesaplar. 62

74 Feribot Çıkış Günleri düğmesi ile teknede olduğu gibi feribotun çıkış günleri girilir. Çıkışı olmayan bir gün için rezervasyon girildiğinde sistem Feribot çıkış günleriyle ilgili olarak uyarır Otobüs & Konaklamasız Tren Kontratları Sisteme yeni bir Otobüs veya Konaklamasız Tren tanımlamak ve tanımlanmış Otobüs veya Konaklamasız Tren bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Yeni Otobüs veya Konaklamasız tren tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu kullanılır. Otel Kartı ekranında en fazla 6 karakterli kodu, adı, türü (Otobüs veya konaklamasız tren seçilmelidir) kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. İlk başta tur operatörleri için ana sezon tanımlamaları yapılır. Hem otobüs hem de konaklamasız trende konaklama olmadığından dolayı oda, oda tipi ve pansiyon olarak Seat tanımlanabilir. Periyotlar, kontenjanlar ve kontrat bilgileri girildikten sonra Oda fiyatları düğmesi ile fiyatlar girilir. Fiyatlar girilirken, çocuk ve bebek fiyatları da girilir. Çocuk ile bebek yaşlarını Yaş Tablosunda aşağıdaki örnekteki gibi tanımlanır. Böylece sistem çocuk yaşlarını bu tabloya göre hesaplar Only Transfer Kontratları Sisteme yeni bir Only transfer tanımlamak ve tanımlanmış Only transfer bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Yeni Only transfer tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu kullanılır. 63

75 Otel Kartı ekranında en fazla 6 karakterli kodu, adı, türü (Transfer seçilmelidir) kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. Daha önce kaydedilmiş Only transfer kartları yeşil renklidir. Only transfer hizmeti müşterilerin herhangi bir konaklaması olmayıp sadece transferlerinin olduğu durumlarda kullanılır. Diğer hizmetlerden farklı olarak, only transfer fiyatları burada girilmez. Sistem transfer fiyatlarını tur operatörü menüsündeki transfer fiyatlarından alır. Fakat rezervasyon kartı girebilmek için oda, oda tipi (seat), pansiyon (seat) belirlenmelidir Genel Servis Kontratları Sisteme yeni bir Genel Servis tanımlamak ve tanımlanmış Genel Servis bilgilerinde değişiklik yapmak için Oteller Oteller komutu kullanılır. Yeni Genel Servis tanımlamak için; Oteller Oteller Yeni komutu kullanılır. Otel kartı ekranında en fazla 6 karakterli Genel Servis kodu, adı, türü (Genel Servis seçilmelidir) kategorisi, bölge ve transfer bölgesi seçilerek kaydedilir. Otel rezervasyonu sayfasında genel servis kartını, örneğin tur operatörüne fatura edilmesi gereken her türlü kalemin (örneğin telefon faturası) veya ilgili operatörün rehberi için ödenen kira masrafı gibi, sabit masrafları olduğunda ve onları sisteme kaydetmek gerektiğinde kullanılır. Tur operatörleri için ana sezon bilgisi girildikten sonra sezon sayfasında, oda, oda tipi, pansiyon ve periyotları girilir. Genel Servis üstteki örnekteki gibi oda, oda tipi veya pansiyon olarak tanımlanabilir. Genel Servisler için fiyatlar seçime göre oda fiyatlarından ya da ek servis menüsü altındaki tur paketi, rent a car ya da genel servis kartlarında ki fiyatlar kullanılarak fiyatlandırılır. 64

76 2.26. Aksiyon Raporları Aksiyonlarla ilgili raporlar Oteller Aksiyon Raporları menüsünün altındaki seçenekler kullanılarak alınır Aksiyon Listesi Oteller için verilmiş olan tüm aksiyonları özet ya da detay formatta listelemek için kullanılır. Liste de alış ve satış için verilmiş olan aksiyonlar ayrı ayrı alınır. Aşağıda verilen örnekte ADONIS otel için tarihleri arasında verilmiş olan aksiyonlar özet formatta listelenmiştir Aksiyon İstatistik Raporu Aksiyon istatistik raporu, verilen kriterler doğrultusunda hesaplaması yapılan rezervasyonların hesaplama şekillerine göre dağılımını gösterir. Bu rapor sayesinde otellerden alınan ya da operatöre verilen aksiyonların verimliliği ölçülebilir. Aşağıda verilmiş olan örnekte otele göre gruplama yapılmış alış aksiyon istatistiği görülmektedir. 65

77 Aksiyon Forecast Raporu Ekranın üst kısmında bulunan kriterler yardımıyla aksiyon olan yada olmayan günler tespiy edilebilir ve aksiyon olmayan günler için otelle görüşme yapılabilir. Bu rapor alış ve satışa göre ayrı çalışır. Gün sütunlarında listelenen aksiyonlara ait kısaltmalar mevcuttur, bu kısaltmaların anlamları ekranın sol alt köşesinde açıklanmıştır. 66

78 2.27. Sorular (1). Sezon bilgilerini tanımlarken bir otel için oda tipi tanımlanmazsa nasıl problemler ile karşılaşılır? Nasıl çözülür? (2). Sezon bilgilerini tanımlarken bir otel için oda tanımlanmazsa nasıl problemler ile karşılaşılır? Nasıl çözülür? (3). Sezon bilgilerini tanımlarken bir otel için pansiyon tipi tanımlanmazsa nasıl problemler ile karşılaşılır? (4). Oda fiyatları girilirken AI pansiyonu bulunamadı. Kontrol ediniz. hata mesajı çıkıyorsa nedendir. Çözümünü yazınız? (5). Belirtilen tarihler arası rezervasyonlardan doğan ödemelerin olmasına rağmen Ödeme Planı Listesi alınmak istendiğinde tüm tarihler için Listelenecek kayıt bulunamadı, Kontrol ediniz uyarısı geliyor. Nedeni nedir ve nasıl çözülür? (6). Aşağıdaki aksiyonun 06/01/2009 tarihinde kaydı girilen ve 25/10/2009 tarihinde otele girişi olan ve 14 gün konaklayan bir rezervasyon için geçerlilik durumu nedir? Açıklayınız? (7). Otel kartı tanımlarken standart konfirme Evet seçilirse normal kontenjan anlaşmalı bir kontrat kullanılarak alınan bir rezervasyonda ne gibi sorunlara neden olabilir? Açıklayınız? 67

79 2.28. Uygulamalar (1). Acentamız SAN TOURS tur operatörü ile SEJOUR otelinde 2009 yaz sezonunda yapılacak konaklamalar için aşağıdaki koşullarda anlaşmıştır. Yolcularımız DBL /Double, STD odalarda (AI/Her şey dahil) konaklayacaklardır. Tek kişilik konaklamalar SNG odalarda kişi başı fiyata SS eklenerek yapılacaktır. DBL odalarda ekstra yatak ile üçüncü kişinin konaklaması mümkündür. SNG konaklamalarda çocuk indirimi yapılmayacaktır. Kontenjanlar SNG ve DBL oda kontenjanlarının toplamıdır. PERIYOTLAR Çocuk Fiyatları A B Çocuk yaşı Fiyatı Yetişkin + 1 (Chd) (0 6) :DBL 2 Yetişkin + 1 (Chd) (7 12) :DBL +%50 PP Per Person Sng. Suppl Kontrat Bilgileri 3. Pax Ara sezon geçişlerinde sezon fiyatları geçerli olacaktır. Opsiyon 7 7 Döviz : (EUR) Kontenjan Ödeme: Alış Çıkıştan 14 gün sonra Satış Giriş Günü Alış ve Satış Fiyatları aynıdır. Fiyatlara %18 KDV dahildir. Faturalamada giriş günü TC Merkez Bankası döviz alış kuru esastır. (2). 1. soruda belirtilen kontrat bilgileri ile 2 yetişkin ve 8 yaşındaki bir çocuk DBL / STD odada 14 gün konaklamışlardır. Bu rezervasyonun 14 günlük konaklama ücreti ne kadardır? (3). 1. soruda belirtilen kontrat bilgileri ile 3 yetişkin DBL / STD odada 14 gün konaklamışlardır. Bu rezervasyonun 14 günlük konaklama ücreti ne kadardır? (4). SEJOUR otelinde tarihleri arasında tüm tur operatörleri için tüm oda/oda tiplerinde satış durdurulurken; SAN TOURS için sadece SNG odalarda satış durdurulmuştur? (5). SAN TOURS müşterilerinden tarihleri arasında rezervasyon yaptıran ve tarihleri arasında SEJOUR otelinde konaklayanlar %25 erken rezervasyon indiriminden yararlanacaklardır? Bu indirimden yararlananlar başka hiçbir indirimden yararlanamayacaklardır. (6) Yaz sezonunda SAN TOURS müşterilerinden tarihleri arasında rezervasyon yaptıran tarihleri arasında SEJOUR otelinde konaklayanlar gün indiriminden (7 kal 6 Öde / 14 kal, 12 Öde) yararlanacaklardır? (7) Yaz sezonunda RUSA / RUSA TOURS tur operatörü SEJOUR oteli ile yapılan tüm anlaşmalarda RUSGRP / RUS GRUP OPERATÖRÜ ne verilen fiyat ve kontenjan bilgilerini kullanacaktır. Sezon bilgilerini tanımlayınız? 68

80 (9). HOTEL SÖZLEŞMESİ FORMU Hotel Kodu: Hotel ismi : Mail : Adres: Tel: Bölge: Transfer Bölgesi: Şehir : Kategori: Tur Operatörü: S. Konfirme Kontrat Süresi : / / -- / / Ana Sezon: Kontrat Tipi :..... Otelde bulunan Odalar Oda Oda Kodu Açıklaması Std Yet. Max. Min Max çocuk Açıklama Geceleme Türü /Servisler Pansiyon Pansiyon Açıklaması Baş.tarih Bitiş Tarih Açıklama Kontenjan ve Oda Fiyatları Sezon 1 Sezon 2 Sezon 3 Sezon 4 Sezon 5 Oda Oda Tipi Pan. Fiyat Fiyat Fiyat Fiyat Fiyat Kontenjan Opsiyon Çocuk Fiyatları Çocuk Yetişkin sayısı Çocuk yaşı Fiyatı / % Fiyatı / % Fiyatı / % Fiyatı / % Fiyatı / % 69

81 İndirimler Aksiyon Türü.. Tarihine kadar yapılan rezervasyonlara.. Tarihleri arasında konaklayanlara Oda / Oda Tipi Aksiyon Açıklaması İndirim Oranı % Fiyat Ödemeler Faturalar Merkez bankası Günü geçerli olan döviz alış/satış kurundan hesaplanır. Yolcunun faturası yolcunun otelden ayrılmasından sonra kesilerek Gün sonra YTL olarak ödenir. Broşür Katkısı Otel Acenta'nın çalıştığı tur Operatörlerinin broşür prodüksiyonlarına katkıda bulunacaktır. Sözleşme Koşulları Sayfadaki fiyatlar cinsinden olup nettir. Tüm KDV, vergi vs. harçlar bu fiyatlara dahildir. Host/hostes'e extralardan %50 indirim uygulanır. Hotel acenta misafirlerin varışta free welcome coctail verir. Hotel acenta hostesine tüm sezon boyunca..... adet yarım pansiyon bazında free standart otel odası vermeyi taahhüt eder. Anlaşmaya İlave hususlar Bu anlaşma tarihinden tarihine kadar geçerlidir. 1- Yukarıdaki boş sözleşmeyi doldurunuz. 2- Doldurduğunuz sözleşmeyi öğretim elemanın belirlediği bir tur operatörü için sisteme giriniz. İmzalar ACENTA OTEL Öğrenci Öğr. Gör. Abdullah AKGÜN Yetkili Kişi İmza Tarihi: 70

82 REZERVASYON Rezervasyon Sejour Acenta Otomasyonunun bel kemiğini oluşturur. Operasyon, faturalama, Info Kokteyl, bazen tur bilgileri rezervasyon bilgilerinden oluşur. Dolayısıyla rezervasyon olmadan diğer işlemlerin yapılması mümkün değildir. Sistemde Otel Rezervasyonu ve Ürün Rezervasyonu olmak üzere iki farklı rezervasyon kullanılmaktadır. 71

83 3.1. Rezervasyon Tanımlamaları Otel rezervasyonu ile ilgili tanımlamalar, Tanımlamalar Rezervasyon Tanımlamaları seçeneği altındaki komutlar kullanılarak yapılır. Ayrıca Otel rezervasyonu girebilmek için aşağıdaki tanımlamaların yapılmış olması gerekir. 1. Otel Tanımlama a. Oda Tanımlamaları b. Oda Tipi Tanımlamaları c. Pansiyon Tipleri Tanımlamaları 4. Tur Operatörleri 5. Uçuş Kodları 6. Otel sezon bilgileri a. Periyot tanımları b. Kontenjan bilgileri c. Oda fiyatları (Faturalama için) Kısaltmalar Otel rezervasyonu giriş esnasında otelciye yönelik yazılan bir not sahası vardır. Buraya müşterinin özel istekleri not edilir. Örneğin: Yan yana oda, Deniz manzaralı oda, Üst katlar olsun vb. şeklinde. Bu istekleri her defasında yazmamak için kodlanması Tanımlamalar Rezervasyon Tanımlamaları - Kısaltmalar bölümünden yapılır. Bu bölümde Kodu sahasında isteğin kodu, Açıklama sahasına da isteğin açıklaması yazılarak kaydedilir. Otel rezervasyonu yaparken, otel notu kısmına bu kısaltmayı yazıp (YYO) ve Enter tuşuna basılırsa, burada girilen açıklama not kısmına yazılır Ürün Şablon Tanımı Birden fazla otel konaklaması, tur, uçak gibi hizmetlerin bir paket haline getirilip tek bir satış fiyatı ile operatöre fatura edilmesi durumunda Ürün adımı kullanılır. Ürünlere ait fiyatlar Oteller menüsü altından tanımlanır. Tanımlanan ürünlere ait yürüyüşü belirttiğimiz bölüm Ürün Şablonlarıdır. Ürün şablonu tanımlamak için Tanımlamalar - Rezervasyon Tanımlamaları - Ürün Şablon tanımı ekranına girilir. Yeni şablon girmek için Kod yazılır. ENTER tuşuna basılır ve örnekte de görüldüğü gibi ürün rezervasyon tanımları gün gün girilir. Daha önceden girilmiş olan şablon F2 tuşuna basılarak ya da düğmesine tıklatılarak ekrana çağırılır ve istenen değişiklik yapılabilir. Ürün Şablonu ekranı, ürünün yolculuk planının tanımlanması için kullanılır. Yapılması gerekli en önemli işlem İşlem Türü nün ve İşlem Adı nın tanımlanmasıdır. İşlem türü Otel seçildiğinde pansiyon ve oda tipi kesinlikle doldurulmalıdır, çünkü ürün rezervasyon sayfasında girilen ürün açılımından sonra ürün otellerinin alış fiyatlarını hesaplamak gerekecektir. 72

84 Eğer işlem, tren veya tekne gibi hareketli bir servis ise yol bilgisi girilmelidir. Diğer taraftan, eğer bu bir iç hat uçuşuysa uçuş numarası ve uçuş sınıf kodu girilir. Ayrıca, tablonun sonundaki bölümde hareketli servisler için oda seçilir. Böylece, ürün açıldığında sistem bilgiyi oda olarak alır ve rezervasyon kartında herhangi bir değişiklik yapmadan hesaplar. (Örnek; iç hat uçaklarda oda konaklama şekline uçağın from bilgisini, oda tipine de to bilgisini kullanarak fiyat girişi yapılmış olabilir. AYT- IST gibi) Eğer bu tanımlanmazsa, sistem ürün kartında belirtilen oda konaklama şeklini baz alır. (Ürün tarafında oda olarak DBL girilmişse iç hat uçak için fiyat hesaplaması yaparken de DBL konaklama şekli için fiyat arayacaktır.) Diğer bir nokta da; eğer yol şablonundaki hizmetler ürüne dâhil değilse, Fiyata Dâhil kutucuklarının işaretleri kaldırılmalıdır. Yol şablonu, ürün rezervasyon kartında ürün açılımında kullanılır. Gün gün satırlar doldurulmalıdır, fakat bu işlem kolay bir şekilde satırları kopyalayarak da yapılabilir. Örneğin, müşteriler SEJOUR otelinde 5 gün konaklıyorsa, sadece bir satır tanımlar ve kalan 4 satıra kopyalanabilir Ürün Paketi Ürün paketleri, Tanımlamalar - Rezervasyon tanımlamaları - Ürün Paketi ekranında tanımlanır. Yeni paket girmek için kodu ve tanımı yazılır ve kaydedilir Otel Rezervasyonu Otel rezervasyonu almadan önce; Rezervasyonun alınacağı otel ile rezervasyonu gönderen tur operatörünün kontratlarının sisteme girilmiş olması gerekir. Otel rezervasyon kaydı üç bölümden oluşur. 1. Rezervasyon Bilgileri => Rezervasyon Bilgileri 2. Müşteri ve Transfer Bilgileri => Müşteri ve Transfer bilgileri 3. Otel Oda Bilgileri => Otel Rezervasyonu Girişi Yeni rezervasyon girişi için; Otel/Ürün Rezervasyonu Otel Rezervasyonu (F5) komutuna tıklatılır. Yukarıda listesi verilen üç ayrı bölümün bilgileri sırayla girilerek rezervasyon kaydedilir. 73

85 TAB veya ENTER tuşları bir sonraki alana geçiş için kullanılır Rezervasyon Bilgileri Girişi Rezervasyon girişine başlamadan önce kart türünün seçilmesi gerekir. Otel Rezervasyonu girileceği zaman Normal Rezervasyon Kartı, Ürün Rezervasyonu girileceği zaman Ürün Rezervasyon Kartı kutucuğu işaretlenmiş olmalıdır. İptal edilmiş rezervasyonları görmek için İptal Rezervasyonlar kutucuğu işaretlenmelidir. Otel rezervasyonu için rezervasyonun hangi tur operatöründen yapılacağı, operatör kodu yazılarak ya da F2 tuşu ile veya düğmesine tıklayarak tur operatörleri listesinden seçilerek girilir. Burada kırmızı renkteki operatörler birçok farklı tur operatörünü içeren Grup Operatörleri dir. Grup operatörleri rezervasyon girme amaçlı kullanılamazlar. Operatörden gelen voucher numarası veya acentanın vereceği rezervasyon numarası Voucher No alanına girilir. Tur operatörünün gönderdiği numara girilir veya F10 tuşu ya da düğmesi ile operatör için tanımlanmış bir sonraki numara otomatik olarak alınabilir. Voucher numarasını değiştirmek için düğmesi kullanılır. Ürün Grup No, ürün rezervasyonlarında ve Grup No da grup rezervasyonlarında kullanılır. Voucher sayfasında görülmek istenen not da Voucher Not alanına yazılır. Voucher notu boş bırakılabilir. 74

86 Girilen operatör kodu ile numara daha önce kaydedilmiş ise rezervasyon ekrana gelir, yoksa ekrana yeni bir rezervasyonu açmak istenip istenmediği sorulur. Evet seçildiğinde Yeni Rezervasyon yazısı ekranın üstünde kırmızı renkte yanıp söner. Yeni Rezervasyon ifadesini belirtikten sonra boş bir rezervasyon açılır. Bu bilgiler rezervasyon başlık bilgileridir. Tur operatörü ve voucher no birlikte bir rezervasyonu ifade eder. İkisinden birisinin değişmesi farklı bir rezervasyon demektir Müşteri ve Transfer bilgileri Rezervasyonun ikinci bölümde ise üstte operatör kodu ve voucher nosu girilen rezervasyona ait müşteri bilgileri bulunur. Burada müşterilerin ünvanı, ismi, yaşı, geliş yeri ve dönüş yeri bilgileri vardır. Yeni Rezervasyon için Evet seçildiğinde imleç ekranda gözükmese de Ünvan sütuna konumlanır. Ünvan sütununda yazılması gerekenler Mr, Mrs, Chd, Inf ve Grp'dur. Burada işlemleri hızlandırmak için hızlı tuşlar vardır. Bunlar; 1 tuşu-> Mr, 2 tuşu-> Mrs, 3 tuşu-> Chd, 4 tuşu-> Inf, 5 tuşu-> Grp (Grup rezervasyonlar için) Müşterinin ünvanı girildikten sonra belli ise müşteri ismi yazılır. Eğer isim belli değilse, NONAME yazılabilir, boş bırakılamaz. Raporlarda müşteri isminin doğru olarak gösterilmesi için SOYADI, ADI şeklinde girilmelidir. Yaş ve doğum tarihi yetişkinler için zorunlu değildir, çocuk ve bebekler için önemlidir, boş geçilmemesi gerekir. (Aksiyonlar bölümünde belirtilmiş bir yaş aksiyonu var ise yetişkinlerin de yaşını belirtmek gereklidir.) Geliş yeri ve dönüş yeri sütunlarında daha önceden kodlanmış olan uçuşlar listelerden seçilir veya biliniyorsa bu kodlar elle yazılabilir. Burada F2 tuşu ile ilgili liste alınabilir. Listeden müşterinin transfer bilgisine göre uçak, otel, bölge ve transfersiz seçeneklerinden birisi seçilir. Geliş ve Dönüş yerlerini girerken ele alınacak 4 önemli durum vardır: 1) Uçuş numarası biliniyor ve geliş uçağı seçildiyse; dönüş uçuşu -uçuş tanımlamaları bölümünde sonraki uçuş olarak belirtilmiş ise- otomatik olarak gelir. Ya da geliş ve dönüş uçaklarını F2 fonksiyon tuşu ile ayrı ayrı seçmek gerekir. 2) Uçuş numarası bilinmiyorsa; genel bir geliş uçuşu kullanılabilir ve daha sonra düzeltilebilir. 3) Eğer rezervasyon bir ara transferse otel veya bölge seçilebilir ve daha önce tanımlamalar bölümünden girilmiş listeden seçilebilir. 75

87 4) Ya da bu sadece otele rezervasyondur ve transferi bulunmamaktadır. Bu durumda Transfersiz seçilir. Geliş yeri transfersiz olarak belirtilmiş kayıtlar transfer listelerine yansımaz. Önemli Not: Geliş ya da dönüş yerinin transfersiz seçilmesi durumunda ilgili rezervasyonlar operasyon listelerine yansımayacaktır. Müşteri transfer almasa bile operasyon listesine yansıması isteniyor ancak transfersiz olduğunun da anlaşılması isteniyor ise NO TRANSFER adında bir transfer türü tanımlanabilir ve rezervasyon kartı içinde seçimi yapılabilir. Tur operatörleri bölümünde tanımlanan bir milliyet, Milliyet sütununa otomatik olarak gelir. Sejour, tanımlanan bu milliyeti, müşteri geliş raporlarında, vize takip ekranlarında kullanır. Eğer default olarak gelen milliyet haricinde bir milliyet girilmek isteniyorsa, F2 tuşuyla listeden seçilebilir. Satırın sonuna kadar gitmek için TAB tuşuna basılır ya da alt satıra inmek için aşağı yön tuşu kullanılır (ürün ve hizmetler daha sonra girilir). Sejour da herhangi bir bilgi girişi yapılıp, yeni bir satır açıldığında müşteri bilgisi kaydedilmiş demektir. Diğer yetişkinler, çocuklar ve bebekler alt satırlara eklenir. Eklenecek olan kişilerin otomatik olarak uçuş bilgilerini ve milliyetlerini girmek için Enter tuşuna ya da TAB tuşuna basılır. Bu tuşlar üst satırdaki bilgileri kopyalarlar Otel Rezervasyonu Girişi / Değiştirme (Kartı) Otel rezervasyonunun 3. bölümü oda konaklama bilgilerinden oluşur. Üstte yazılan tur operatörü ve voucher numarasına ait oda konaklama bilgileri burada listelenir. Yeni kayıt girişi için boş ekran üzerinde çift tıklatılır ya da F12 tuşu veya Yeni Oda düğmesi kullanılır. Boş bir otel kartı açılır. Müşterilerin otel rezervasyonu bilgilerini değiştirmek için oda bilgilerinin olduğu alt bölümde çift tıklatılır veya Değiştir (F11) tuşuna basılır. Otel Rezervasyonu Girişi / Değiştirme ekranı iki bölümden oluşmaktadır. Oda rezervasyonu kısmında otel ve konaklama koşulları girilir. Müşterilerin konaklayacağı otel kodu yazılır ya da F2 tuşu ile veya düğmesine tıklatılarak listeden seçilir. Otel için Tur Operatörüne ait ana sezon bilgilerinin girilmiş olması gerekir. Otel giriş tarihi ana sezon tarihleri ve periyotlar içerisinde olmalıdır. Otele giriş tarihi, otel sezon tarihleri dışında kalıyorsa sistem Otel, bu giriş tarihinde açık değil, kontrol ediniz ikazı ile kullanıcıyı uyarır ve oda kayıt işlemine devam etmez. Giriş tarihinde olduğu gibi otel sezon tarihleri kontrolü çıkış tarihinde de yapılmaktadır. Bu saha boş geçilir ve sonraki Gün sahasına bir kalış gün sayısı girilirse otomatik olarak giriş tarihinden itibaren kalış günü kadar hesaplanarak çıkış tarihi bulunur. Otel bilgileri bölümünde Enter tuşu ile devam ederken seçim ekranları otomatik olarak açılır, yetişkin, çocuk ve oda sayıları otomatik olarak ilgili bölümlere girilir. 76

88 Oda ve Oda tipi kayıtlarını oteller, sezon bilgileri, kontenjan bölümünde girilen kayıtlardan alır. Pansiyon bilgisi seçeneklerini otel için tanımlanan pansiyon bilgilerinden almaktadır. Otel giriş tarihi pansiyon için tanımlanan tarih aralığının içinde olmalıdır. Aksi takdirde pansiyon seçeneği boş kalır ve rezervasyona devam edilemez. Yetişkin, çocuk, bebek ve oda sayısı girilen müşteri adedi kadar otomatik getirilir. Oda sayısı kişi adedi ve seçilen odada konaklayan pax sayısına bağlı olarak otomatik hesaplanır. Tam olarak odalara yerleştirilemeyen kişi sayıları durumunda program uyarır (Örneğin; 2 yetişkin + 3 çocuk -> 1 DBL odaya tam yerleşemez). Ekstra yatak kullanılan odalarda yetişkin adedi, yetişkin + ekstra bedin toplamıdır. Çocuklu rezervasyonlarda oda sayısını 1 olarak girmek gereklidir. Aksi takdirde çocuğun hangi oda da kaç yetişkinle beraber kalacağı belli olmadığından bu odanın faturası hesaplanamaz. Örneğin 5 yetişkin 1 çocuk rezervasyonu için 2 oda girişi yapıldığında 1 çocuk 2 yetişkinle mi yoksa 3 yetişkinle mi aynı oda da kalacak bunun ayrımı yapılamayacağından çocuklu oda kartlarında mutlaka oda sayısı 1 olmalıdır. Otele gönderilen rezervasyon formunda, örneğin, Tercihen Deniz Manzaralı şeklinde, gözükmesi istenen not Otel Notu alanına girilir. Sejour kullanıcıları ve personeli için, örneğin muhasebeye iletilmek istenen notlar Intern Not alanına yazılır. Örneğin, Golf Turu, Ekstra Bagaj gibi operasyon departmanını ilgilendiren notlar da Transfer Notu alanına girilir. Notları girmek zorunlu değildir. 77

89 Daha önceden Rezervasyon Tanımlamaları-Kısaltmalar bölümünde tanımlanan kısaltmalar not bölümlerinde kullanılabilir. Örneğin bu bölümde kısaltma olarak SW yazılırsa otomatik olarak Deniz Manzaralı Oda Lütfen yazısı ekrana gelir. Rezervasyon kontenjan tipi ana sezon kontenjan tipinde seçili olmalıdır. Default kontenjan tipi oteller menüsünde otel kartı içinden yapılır ve default operatör konfirmesi Tanımlamalar - Tur Operatörleri - Detaylar menüsünden, otel için de Oteller- Otel Kartı bölümünden ayarlanır. Otel ve tur operatörü konfirmelerinin birlikte çalışıp çalışmayacağı Genel Parametreler - Rezervasyon menüsünden yapılır. Kontenjan tipi, tur operatörü ve otel rezervasyon durumu bir kez daha kontrol edildikten sonra rezervasyon kaydedilir. Rezervasyon kaydetmenin en az 3 yolu bulunmaktadır: Kaydet düğmesi (F3), voucher formu yazdırma (F4), veya fax gönderme (F5) düğmesi. Rezervasyon periyot geçerliliği, stop sale durumu veya aksiyon durumu kontrol edildikten sonra kaydedilir. Rezervasyon kaydetme esnasında Kişi Seçimi ekranı açılır. Kişi seçimi ile odada konaklayacak müşteriler TAMAM düğmesine tıklatılarak onaylanır. Kişi seçimi kaydedilmeden ekrandan çıkılırsa müşterilere ait rezervasyon kaydı oluşmaz Rezervasyon Bilgileri Otel Rezervasyonu Girişi / Değiştirme ekranı iki bölümden oluşmaktadır. Oda rezervasyonunun sağında rezervasyon bilgileri alanları vardır. Bu alanlar rezervasyon ilk girişi esnasında otomatik oluşur ve gerektiğinde düzenlenebilir. Buradaki alanlar ve açıklamaları aşağıda verilmiştir. Kontenjan Tipi: Rezervasyonun kullanacağı kontenjan tipini belirtir. Doluluk takibini etkiler. Otel kartında tanımlanan kontenjan tipi varsayılan olarak gelir. Normal, Garantili ya da Sor_Sat seçeneklerinden birisi ile değiştirilebilir. Burada seçilen kontenjan tipinden ana sezon bilgileri Oteller menüsünü altında ilgili otele, ilgili tur operatörü için girilmiş olmalıdır. Aksi takdirde faturalama esnasında Kontrat bulunamadı uyarısı alınır. Otel Konfirme: Bu rezervasyonun otel tarafından konfirme edilip edilmediğini belirtir. Bu bilgi sistem tarafından otel seçildiğinde otomatik olarak otel kartından alınır. Evet, Hayır, Beklemede, Gönderilmedi ve Gönderildi seçenekleri vardır. Operatör Konfirme: Bu bilgi de sistem tarafından rezervasyonu girilen tur operatörünün kartından alınır. Rezervasyon Statüsü: Otel bilgilerinde belirtilen opsiyon süreleri ile giriş tarihinin bu günkü tarih durumuna göre uygun terimlerle belirtilir. Rezervasyon ilk girildiğinde statüsü OK dir. Duruma bağlı olarak No Show, Go Show, Sor-Sat veya Opsiyon seçenekleri seçilebilir. Rezervasyon Tipi: Bu rezervasyon işleminin voucher durumunu gösterir. Voucher ın durumuna uygun terimleri program otomatik olarak belirler. Rezervasyonun ilk girilişinde, otomatik olarak Yeni olarak kaydedilir. Ancak rezervasyon çıktısı alındıktan 78

90 sonra değiştirilmek istenirse (baskı durumunun basıldı durumuna dönmesinden sonra ), sistem oda statüsünü otomatik olarak Değişiklik olarak kaydeder. Rezervasyon iptal edildiğinde, sistem oda statüsünü otomatik olarak İptal e çevirir. Bunun yanı sıra duruma bağlı olarak bu statüler elle de değiştirilebilir. Baskı: Rezervasyonun yazıcı, fax veya yoluyla basılıp basılmadığını gösterir. Bir rezervasyon bir defa otele gönderildikten sonra, rezervasyon üzerine yapılan değişikliklerde tekrar Hayır konumuna döner. Özel Kod: Bu rezervasyon işlemine verilen özel bir kodudur. Raporlarda ayrıca görebilmek için veya fiyat bazında bu rezervasyonu diğerlerinden ayırmak istendiğinde 4 adet özel koddan birisi kullanılır. Eğer bu kod Tanımlamalar- Rezervasyon Tanımlamaları kısmında Kod Karşılıkları bölümünde belirtilmiş ise buradaki kodun açıklaması oda talep fişinde basılır. (Örneğin VİP kodu verilerek raporlarda VİP listesi alınabilir veya ALA yazılarak ALA CARTE rezervasyonlar ayrılabilir.) Özel kod alanları ayrıca, otel extraları ve katkı payı hesaplamaların da da fiyatlamayı etkiler. Ürün: Eğer bu rezervasyon bir ürüne dâhil ise, ürün adı sistem tarafından otomatik olarak atanır. Açılım Şablonu: Eğer bu rezervasyon bir ürüne dâhil ise, açılım şablonunun adı sistem tarafından otomatik olarak atanır. Balon: Yoğun sezonda odalar bloke etmek isteniyorsa, fakat herhangi bir müşteri bilgisi yoksa kullanılabilir. İşaretlenirse, oda rezerve edilir veya bloke edilir fakat raporlarda seçeneğe bağlı olarak görüntülenebilir. Rezervasyon kartına girildiğinde kartın üzerinde B harfi görülür. Fiş No: Rezervasyonlar için fiş numarası oluşturulsun kutucuğu işaretlendiyse rezervasyonları fiş numarasına göre izlemek için sistem bu rezervasyona bir fiş numarası atar. Voucher Fişi Baskı: Rezervasyonun voucherının basılıp basılmadığını gösterir Transfer Bilgisi: Voucher ile ilgili Geliş-Dönüş Transfer tarih ve türünü belirtir. Transfer tarihi, rezervasyon tarihlerinden bağımsız olarak uçak saatine göre de değiştirilebilir. Transferin yapılacağı gün esastır. Transfer türü default olarak Standart yani Boştur. Buradaki transfer türü Tanımlamalar-Tur Operatörleri kartı içindeki alandan gelmektedir. Eğer bu müşteriler Private veya Prestige gibi transfer türlerine sahipse, burada F2 tuşu kullanılarak seçilebilir. Müşterilerin transferi yoksa buradaki işaretler kaldırılarak müşterilerin geliş ve dönüş transferleri kaldırılabilir ve müşteri trafiğinde bu müşteriler görünmez. Transfer almayan ancak operasyon listelerinde görüntülenmek isteyen müşteriler için NO TRANSFER adında bir transfer türü tanımlanabilir, geliş ve dönüş transfer işaretlerinin listeye yansıyabilmesi için seçili olması gereklidir. Handling Fee: Handling fee türüne göre rezervasyon için hesaplama yapılır. 79

91 2.Konfirme Tarihi: Voucherın otelden konfirmesinin geldiği ve operatöre bildirildiği tarihi belirtir. NoShow olan Rezervasyonun NoShow tarihini gösterir. 3.Faturalama: Bu rezervasyonun faturalanıp faturalanmayacağını ve bu vouchera ait fatura hesabını ilgilendiren tarihleri belirtir. No show hesaplamaları esnasında faturalama tarihleri alış ya da satış olarak değiştirilerek kullanılabilir. Satış Tarihi: Operatörün satışı yapmış olduğu tarihtir. Rezervasyon girişinde otomatik olarak kaydın sisteme girildiği tarih gelir. İstenirse değiştirilebilir. Satış tarihi aksiyon hesaplamalarında ve otel fiyat hesaplamalarında kullanılmaktadır.. 4.Kayıt Bilgisi: Bu vouchera ait kayıt ve değişiklik bilgisini gösterir. 5.Eski Otel Bilgisi: Bu voucher için daha önce otel değişikliği yapıldı ise önceki oteli ve değiştirilme tarihini gösterir. 6.Ücreti: Bu vouchera ait fiyat hesaplaması yapıldıktan sonra konaklama, transfer, handling ve ekstra ücretlerini gösterir. 7.Raporlama: Bu voucherın hangi listelerde yer alması isteniyorsa seçim yapılmasını sağlar. İşaret kaldırıldığında bu rezervasyon ilgili raporlarda listelenmez. Default olarak hepsi işaretlidir 3.3. Rezervasyon Fişi Basımı Rezervasyon kaydedildikten sonra voucher fişinin çıktısı alınabilir faks veya ile otele gönderilebilir. Fişin yazıcıdan çıktısının alınabilmesi için Oda rezervasyonu bölümünde iken Oda Talep Fişi (F4) düğmesine tıklatılır. Rezervasyon Fişi Basımı ekranında çıktı üzerinde olması istenen seçenekler işaretlendikten sonra Yazdır düğmesine tıklatılır. Yazılı olarak çıktı alınması durumunda (fax, yazıcı, seçenekleri) otel kartında Baskı durumunu Hayır dan Basıldı ya çevirir ve konfirme durumunu rezervasyon parametrelerinde seçilen kritere göre değiştirir. Örneğin; Otelin standart konfirmesi gönderilmedi ise ilk rezervasyon kaydında konfirme durumu gönderilmedi olarak oluşur. Rezervasyon parametreleri adımından otele gönderim yapıldığı anda konfirme durumu otomatik olarak gönderildi seçeneğine dönüşsün denebilir. Bu sayede otele hiç gönderilmeyen ya da gönderilip cevap beklenen rezervasyonlara ilişkin liste almak mümkün olur. Otel konfirme ya da not konfirme verdiği durumda da bu bilgi kart içerisine gelerek işaretlenebilir. 80

92 Baskı yeri olarak Ekran seçilirse ve gönderildi olarak işaretlensin seçimi kaldırılır ise, dokümanın Microsoft Word veya Acrobat PDF formatında kaydedilebilmesi için seçenekler gelir. Rezervasyon Fişi Basımı penceresinde bulunan bazı seçeneklerin görevleri aşağıda anlatılmıştır. Sadece bu rezervasyon fişini yaz: Oda rezervasyon kartlarından üzerinde olunan kart basılır. Aynı otele ait rezervasyonların hepsini yaz: Oda rezervasyon kartlarından aynı otel için olan kartlar, aynı talep formunda basılır. Bu vouchera ait tüm rezervasyonları yaz: Bu bölüm de sistem otomatik olarak Toplu Voucher Basımı sayfasına yönlendirir. Bir voucher içinde kaç tane farklı otellere ait kart var ise hepsinin gönderilebilmesini amaçlar. Baskı durumu basıldı olan rezervasyonlar, mükerrer gönderim olmaması için toplu voucher basımına yansımaz. Otel Fax Nosu fiş altına yazılsın işaretlenirse talep formunda faks numarası görülür. Kontenjan bilgisi yazılsın, talep formunda rezervasyonların, garantili mi, normal mi yoksa sor-sat mı olduğunu gösterir. Müşteri bilgileri çıksın işaretlendiğinde talep formunda müşteri isimleri görülür. Aksiyonlar listelensin işaretlendiğinde herhangi bir aksiyon varsa talep formunda görülür. Aksiyonların listelenebilmesi için önce rezervasyonun aksiyonlu fiyattan hesaplanmış olması gerekmektedir Rezervasyon İşlemleri Rezervasyon kartı sağ üst köşesinde rezervasyonlar üzerinde yapılabilecek bazı işlemlerin düğmeleri bulunmaktadır. Yeni bir otel rezervasyonu yapabilmek için Yeni Rezervasyon düğmesine tıklatılır. Rezervasyonda kimin, ne zaman, ne değişikliği yaptığını Kayıt Bilgisi düğmesi gösterir. Fatura Bilgisi düğmesi, ilgili rezervasyonların Fatura kontrol ve düzenleme ekranından faturası girilmişse fatura detaylarını gösterir. Ek servislerle tur rezervasyon sayfasına gelen tur paketlerini tur rezervasyonları menüsüne gerçek tur kaydı olarak göndermek için Tur Pending (Ek servisler bölümünde örnek bir ekran görüntüsü vardır 1 ) düğmesi kullanılır Rezervasyon Arama Tur operatörü ve voucher numarası bilinen bir rezervasyonun Otel rezervasyonu kartında tur operatörü ve voucher numarası girilir. Girilen numara daha önce kaydedilmiş ise rezervasyon ekrana gelir Ek Servisler 81

93 Rezervasyonlar düğmesine tıklatılarak girilmiş tüm rezervasyonların listesi alınır. İstenirse tur operatörü, voucher numarası, otel veya tarihe göre arama Ara(F5) düğmesine tıklatılarak yapılır. Enter tuşu ile listeden istenen rezervasyon seçilir. Rezervasyonlar penceresinde aranan bir rezervasyonu bulmak için rezervasyon kriteri ilgili alana yazılır ve Ara (F5) düğmesine tıklatılır. Verilen kritere uyan rezervasyonlar listelenir. Aranan rezervasyon üzerinde çift tıklatılarak ya da Seç düğmesine tıklatılarak rezervasyon, Rezervasyon Kartında açılır. Burada aranan kriteri yazdıktan sonra ENTER tuşuna basıldığında aranan rezervasyon değil, listenin başında olan rezervasyon kartta açılır. Buna dikkat etmek gerekir. Otel rezervasyonu yapılmış tüm müşterilerin listesini Müşteri Listesi verir. İstenirse bu bölümden müşteri adı araması yapılabilir. Rezervasyonda geçerli olan arama seçenekleri burada da geçerlidir. Aranan müşteri bilgileri ilgili alana yazıldıktan sonra Ara (F5) düğmesine tıklatılmalıdır. İptal rezervasyonları görmek için İptal Rezervasyonlar seçeneği onaylanır. Bu saha işaretli ise program sadece iptal rezervasyon kartları ile çalışır, değilse normal rezervasyon kartları ile çalışır Rezervasyon Onayı (Konfirme) Girilen rezervasyonlar için otellerden onay alınır. Otelden gelen rezervasyonların tek tek konfirmelerini girmek için Tur operatörü ve voucher numarasını girdikten sonra (Değiştir_F11) tuşu ile ya da oda rezervasyonu bölümünde çift tıklatılarak Otel Rezervasyonu Girişi / Değiştirme ekranı açılır. Burada Otel Konfirme bölümüne otelden alınan onay Evet olarak tur operatörüne bildirilen onay da Operatör konfirme bölümüne Evet olarak girilir. Otellerden gelen konfirmelerin toplu olarak girilmesi için Otel/Ürün Rezervasyonu Toplu Konfirme(F11) komutu kullanılır. 82

94 Rezervasyonlar düğmesine tıklatılarak girilmiş tüm rezervasyonların listesi alınır. İstenirse tur operatörü, voucher numarası, otel veya tarihe göre arama Ara(F5) düğmesine tıklatılarak yapılır. Enter tuşu ile listeden istenen rezervasyon seçilir. Rezervasyonlar penceresinde aranan bir rezervasyonu bulmak için rezervasyon kriteri ilgili alana yazılır ve Ara (F5) düğmesine tıklatılır. Verilen kritere uyan rezervasyonlar listelenir. Aranan rezervasyon üzerinde çift tıklatılarak ya da Seç düğmesine tıklatılarak rezervasyon, Rezervasyon Kartında açılır. Burada aranan kriteri yazdıktan sonra ENTER tuşuna basıldığında aranan rezervasyon değil, listenin başında olan rezervasyon kartta açılır. Buna dikkat etmek gerekir. Otel rezervasyonu yapılmış tüm müşterilerin listesini Müşteri Listesi verir. İstenirse bu bölümden müşteri adı araması yapılabilir. Rezervasyonda geçerli olan arama seçenekleri burada da geçerlidir. Aranan müşteri bilgileri ilgili alana yazıldıktan sonra Ara (F5) düğmesine tıklatılmalıdır. İptal rezervasyonları görmek için İptal Rezervasyonlar seçeneği onaylanır. Bu saha işaretli ise program sadece iptal rezervasyon kartları ile çalışır, değilse normal rezervasyon kartları ile çalışır Rezervasyon Onayı (Konfirme) Girilen rezervasyonlar için otellerden onay alınır. Otelden gelen rezervasyonların tek tek konfirmelerini girmek için Tur operatörü ve voucher numarasını girdikten sonra (Değiştir_F11) tuşu ile ya da oda rezervasyonu bölümünde çift tıklatılarak Otel Rezervasyonu Girişi / Değiştirme ekranı açılır. Burada Otel Konfirme bölümüne otelden alınan onay Evet olarak tur operatörüne bildirilen onay da Operatör konfirme bölümüne Evet olarak girilir. Otellerden gelen konfirmelerin toplu olarak girilmesi için Otel/Ürün Rezervasyonu Toplu Konfirme(F11) komutu kullanılır. 82

95 Müşteri Silme ve Ekleme Müşteri kaydı silmek için; Oda rezervasyonu olan bir müşteri listeden silinmez. Önce Rezervasyon Giriş / Değiştirme (Değiştir - F11) ekranında yetişkin adedi (çocuksa çocuk adedi) silinecek müşteri adedi kadar azaltılır ve Kaydet komutu verilir. Kişi seçimi ekranında silinecek müşterinin seçimi kaldırılarak kaydedilir. Müşteri listesinde oda rezervasyonu iptal edilen müşteri seçilerek Müşteri Sil düğmesine tıkatılır. Yeni müşteri eklemek için; müşteri adı ve transfer bilgileri müşteri listesine girilir. Sonra Rezervasyon Giriş/Değiştirme (Değiştir - F11) ekranında yetişkin adedi (çocuksa çocuk adedi) eklenen müşteri adedi kadar arttırılır ve Kaydet komutu verilir. Kişi seçimi ekranında eklenen müşteri seçilerek kaydedilir. Ya da yeni eklenen kişi için Yeni Oda (F12) kullanılarak yeni oda kartı açılır Transfer Bilgilerinin Değiştirilmesi Bir müşterinin geliş yeri ve dönüş yeri değiştirilecekse ilgili sütunlarda daha önceden kodlanmış olan ilgili listelerden F2 tuşu ile alınabilir veya biliniyorsa elle yazılabilir. Listeden müşterinin transfer bilgisine göre seçim yapılır. Bir rezervasyon içindeki tüm müşterilerin geliş veya dönüş yerinin otomatik olarak değiştirmek için Gel / Dön Değiştirme (Geliş-Dönüş Yeri) düğmesi kullanılır. Geliş ve Dönüş Yerleri Değiştirme ekranında eski ve yeni transfer bilgileri girilir. Burada Uçak için U, otel için O ve bölge için B harfleri ilgili alanların önündeki küçük alana girilir. Değiştir düğmesine tıklatıldığında rezervasyondaki tüm müşterilerin geliş ve dönüş yerleri değişir. Müşterilerin transferleri otele giriş ve çıkış tarihlerinden farklı bir tarihte yapılacaksa Rezervasyon Giriş / Değiştirme (Değiştir-F11) ekranında 1. Transfer bilgisi sekmesinde geliş ve dönüş transfer tarihleri ve türü değiştirilir Müşteri Yürüyüş Her bir müşterinin yolculuk programı Müşteri Yürüyüş düğmesine tıklatılarak görülebilir. Seçilen müşteriye ait geliş transferi, konaklama bilgileri, aldığı ek servisler ve dönüş transferi bilgileri listelenir. Rapor düğmesine tıklatılarak müşterilerle ilgili daha detay bilgilere ulaşılabilir. Bu listelerde müşteri yolculuğu boş çıkıyorsa, rezervasyonda müşterinin konaklayacağı oda belirtilmemiş demektir. Rezervasyon Giriş / Değiştirme ekranında Kişi seçimi düğmesi kullanılarak müşterinin oda rezervasyonu tamamlanır. 84

96 Ek Servisler Konaklama dışındaki rent a car, yurtdışı satışlı alınabilecek tur paketleri ya da genel servisleri girmek için Ek Servisler alanı kullanılır. Ek servisler ekranı açıldığında rezervasyondaki müşteri listeleri otomatik olarak ekrana gelir. Müşteri seçildiğinde Müşterinin Aldığı Ek Servisler bölümünde müşterinin aldığı servisler görülür. Yeni servis ekleme işlemi de aynı yerden yapılır. Yeni servis eklerken servis türünden (Rent a car, Tur paketleri, genel servis) seçilir. Seçilen servis türü için daha önce tanımlanan servisler, Kodu alanında F2 tuşu ile ya da üç noktalı düğmeye tıklatılarak açılır ve eklenecek servis listeden eklenir. Listenin en altında yer alan tüm müşteri isimlerinin yanında bulunan seçim alanı işaretlenerek ya da işareti kaldırılarak, yeni girilen servisi hangi kullanıcıların alacağı belirlenir. Müşterinin Aldığı Ek Servisler bölümünde seçilen ek servise ait detay bilgiler ekranın sağ tarafında görülür. Ek servislerin hesaplanmasından önce alış ve satış için hesaplama seçeneklerinin düzenlenmiş olması gerekir. Faturasını Fiyat Tablosundan Hesapla seçeneği default olarak seçili gelir. Seçilen ek servis bir tur paketi ise sistem fiyatları Tur operatörleri menüsündeki tur tarifelerinden ya da ek servis tanımlamaların da ki tur paketi bölümünden alır. (Bu seçim parametriktir. Genel menüsü altında ki parametreler adımında ek servis rezervasyonları gerçek tur kodlarından alınsın işaretli ise fiyat tur tarifesinden kontrol edilir, işaretli değil ise tanımlamalar menüsü altında yer alan ek servis tanımlamaları- tur paketleri adımında girilmiş olan fiyatlara bakar.). Turdaki müşterilere özel bir fiyat verilecekse Özel Fiyat Belirle işaretlenip satış ve alışlardaki fiyatlar girilir. Kaydet düğmesine tıklatıldığında servis hesaplanır. Tur rezervasyon sayfasına bu tur paketini kaydedebilmek için, ilgili kayıt Tur Pending sayfasına otomatik olarak düşer. 85

97 Tur Pending düğmesine tıklatıldığında, paketler, tur rezervasyonu sayfasına gönderilmek üzere Tur Ataması Yapılmayanlar sayfasında bekler. Tura Kaydet düğmesi ile turlara kaydedildiğinde Tur Ataması Yapılanlar sayfasına aktarılır. (Tur pending ekranından tur rezervasyonuna kayıt işlemi Turlar bölümünde açıklanmıştır.) Tur rezervasyon sayfasında tur rezervasyonuna araç ve rehber ataması yaptıktan sonra Tur Pending sayfasında rezervasyonun silinmesi denenirse, sistem parametreler menüsünde yazılmış olan adresine mail gönderir. Tur pending menüsünden tur rezervasyonuna gönderilen yurt dışı satışlı turların silme ve değişiklik işlemleri yine bu ekrandan yapılmalıdır Oda Rezervasyonu İşlemleri Bu bölümde müşterilerin konakladıkları odalarla ilgili işlemler anlatılacaktır. Odalar üzerinde işlem yapan düğmeler oda bilgilerinin sağ tarafında ya da rezervasyonun üzerinde çift tıklatıldığında veya Değiştir (F11) düğmesine tıklatıldığında açılan Rezervasyonu Giriş / Değiştirme ekranı üzerindedir Oda Silme ve Ekleme Girilen oda rezervasyon kaydını Oda Sil (F6) siler. Silmeden önce iptallerde saklanıp saklanmayacağını ve ilgili otele otomatik olarak iptal Voucher'nın fakslanacağı onayını alır. Buradan sadece girilen oda rezervasyon kartı silinir. Rezervasyon başlık ve müşteri bilgileri silinmez. Dolayısıyla müşteri uçuşları görülebilir. Bir müşteri veya bir rezervasyon için birden fazla oda rezervasyonu yapılabilir. Bunun için Oda Kopyala kullanılabileceği gibi Yeni Oda (F12) komutu ile tüm seçenekler yeniden de girilebilir Odalarda Konaklayacak Kişilerin Seçimi (F7) Otel oda kayıtları tamamlandıktan sonra Kaydet komutu verildiğinde sistem otomatik olarak Kişi Seçimi ekranını açar. Burada odada kalacak müşteriler belirlenir. Değiştir (F11) - Kişi seçimi ekranında program otomatik olarak kişi sayısına göre bir seçim yapar. Bu seçimler değiştirilebilir. Boşluk tuşu ile seçim yapılabilir veya seçim kaldırılabilir. Seçim işlemi bitince Enter tuşu veya Tamam düğmesine basılır. Program yetişkin, çocuk ve bebek sayılarını kontrol eder. Eğer rezervasyon satırında belirtilen sayılar eksik-fazla ise ikaz eder. 86

98 Rezervasyon kaydı esnasında kişi seçimi yapılmazsa, Müşteri Trafiği ekranında müşteriler görünmez. Ayrıca fatura hesaplamaları yapılamaz Oda Kontenjan Bilgisi (F8) Rezervasyon yapılan otelin kontenjan, doluluk ve boş oda sayısı ile yüzdelerinin belirtildiği bir doluluk raporu almak için Kontenjan (F8) düğmesine tıklatılır Otel Değişikliği Müşterinin konaklayacağı otel belirlenip rezervasyon kaydedildikten sonra otel kodu kırmızı renk olur. Otel kodu kırmızı renk olduktan sonra otel kodu kısmından oteli değiştirmek mümkün değildir. Eğer otel değişikliği yapılması gerekiyorsa oda rezervasyonu seçildikten sonra Değiştir (F11) - Otel Değişikliği düğmesine tıklatılır. Otel değişikliği ekranında yeni otel ve oda/oda tipleri, pansiyon durumu ve kontenjan türü seçilerek Değiştir düğmesine tıklatılır. Rezervasyonlarda otelleri toplu olarak değiştirmek için Otel/Ürün Rezervasyonu Toplu Otel Değişikliği (F10) komutu kullanılır. Rezervasyon seçimi ekranı otomatik olarak açılır. Buradan oteli değiştirilecek rezervasyonlar seçilir. Örnekte tarihinde SEJOUR OTEL e girişi olan rezervasyonlar seçilmiştir. Yeni otel belirlendikten sonra Tamam düğmesine tıklatılır. Toplu Otel/Ürün Değişikliği ekranında rezervasyon bilgileri eski otel ve yeni otel ile birlikte listelenir. kullanılır. Yandaki örnekte, SEJOUR OTEL e girişli rezervasyonlar seçiliyor ve sistem bu tarihteki tüm SEJOUR OTEL rezervasyonlarını listeliyor. Bu rezervasyonlar KAPTAN OTEL e aktarılacak. Rezervasyon seçimi ekranında yeni otel bilgisi yazılmalıdır. Listeden herhangi bir rezervasyonu silmek için Listeden Sil düğmesi ve listedeki rezervasyonları değiştirmek ya da yeni rezervasyonlar eklemek için Toplu seçim düğmesi Her iki otel de aynı odaya, oda tipine ve pansiyona sahipse herhangi bir oda, oda tipi veya pansiyon tanımlanmasına gerek yoktur. Eğer her iki otel aynı oda, oda tipi ya da pansiyona sahip değilse, yeni otelde ki değişen oda, oda tipi, pansiyon bilgisi girilmelidir. 87

99 Ekrana gelen rezervasyonlar arasından örneğin sadece 5 SNG oda seçilmek isteniyorsa Oda Ayarla düğmesi kullanılır. Sistem verilen oda sayısı kadar ilk bulduğu 5 SNG odayı değiştirmek üzere seçer. Daha sonra seçilenleri değiştir komutu ile değişiklik işlemi tamamlanır. Rezervasyonlara ait oteller, Hepsini Değiştir düğmesi ile hepsi değiştirilir ya da rezervasyondan bazıları seçilerek Seçilenleri Değiştir düğmesi ile sadece seçilenlerin değişmesi sağlanır Aksiyonlar Girilen oda rezervasyon seçildikten sonra ilgili otelde geçerli olan aksiyonları Değiştir (F11) Aksiyonlar görüntüler Fatura ÖnDeğerleri Alış ve satış faturalarının nasıl hesaplanacağının ayarları Fatura Öndeğerleri düğmesine tıklatılarak yapılır. Başlangıçta hesaplama kriterleri normal hesaplamaya göre ayarlıdır. Rezervasyona özel durumlar olduğunda hesaplama seçenekleri değiştirilerek fatura hesaplaması yaptırılır. Proforma Fatura Öndeğerleri ekranında sadece içinde bulunulan kart için özel oda fiyatı girişi ile transfer ve handling fee girmek de mümkündür. 88

100 Proforma Fatura Öndeğerleri ekranında alış / satış operatörü, oteli, odası, oda tipi, pansiyonu kısmı aşağıdaki örnekteki gibi doldurularak otelin veya operatörün fiyatı diğer otel veya operatörlere yönlendirilebilir. Örnekteki orjinal otel SEJOUR otelidir fakat otel dolu olduğundan, müşterileri BLISS oteline yönlendirmiştir. Dolayısıyla otel kartı transfer operasyonu için BLISS olarak ayarlanmıştır, fakat fatura SEJOUR otelinden gelecektir. Dolayısıyla alış faturasının SEJOUR oteli olarak ayarlanması gerekir. Fatura yönlendirilmiş otelden alanı işaretli ise fatura listelerinde ilgili operatör ve vouchera ait dökümlerde otel ismi olarak belirtilen otel görünür. İşaretlenmez ise sistem sadece fiyat bilgisini belirtilen otelden hesaplar, listelerde müşterinin konaklama yaptığı otel bilgisi görünmeye devam eder Rezervasyon Ücreti ve Fatura Hesaplama Ücreti hesaplatmak için; rezervasyon kartının sağ alt köşesindeki Faturalama düğmesine tıklatılır. Açılan Otel faturalarının Çıkartılması ekranında tur operatörü ve voucher numarası otomatik gelir. Bu da rezervasyon kartında açık olan rezervasyon demektir. Aynı ekrana Faturalama - Otel Faturası Hesaplama menüsünden de ulaşılabilir. Bu durumda faturası hesaplanacak rezervasyonların kriterlerinin girilmesi gerekir. Ekranın sağ tarafında hesaplama seçenekleri bulunmaktadır. Bu seçeneklerle ilgili detay bilgiler FATURALAMA konusunda anlatılmıştır. Otel faturalarının çıkartılması ekranında Hesapla düğmesine tıklatıldığında rezervasyon ücreti hesaplanır. Hesaplamanın ardından sistem otel kontratı veya transfer tarifeleri ile ilgili bazı proforma fatura hataları verebilir. Sorunun ne olduğunu anlamak için hata dikkatlice okunmalı ve ilgili bölümlerde düzeltmeler yapılmalıdır. 89

101 Faturanın hesaplanabilmesi için oda / oda tipi, pansiyon, periyot ve yetişkin çocuklar için fiyatların girilmiş olması lazımdır. (Oteller - Oteller - Sezon bilgileri - Oda fiyatları) Hesaplamanın ardından hangi otel fiyatının veya tarifenin sistem tarafından alındığı, herhangi bir handling fee, aksiyon, kick-back, ek servisler vs. olup olmadığını görmek için Fatura Detayı düğmesine tıklatılır. Aşağıdaki örnekte Fatura görüntüleme seçeneklerinden Tüm voucher seçilmiştir Fatura Detayı (F9) Bu rezervasyon işlemine ait program tarafından hesaplanan fiyat bilgilerinin görülmesi sağlanır. Tek bir otel rezervasyonu ya da tüm voucher a faturaların listeleneceği belirtildikten sonra alış ya da satış faturası seçilerek ilgili proforma faturası ekrana baskı önizleme modunda gelir.ek servis faturaları tüm voucher seçiminde listelenmektedir Oda Rezervasyonlarının Kilitlenmesi Herhangi bir kullanıcının rezervasyonu değiştirmemesi için rezervasyon kilitlenebilir. Alış fiyatlarında değişiklik yapılmaması için Alış Kilitle / Aç, satış fiyatlarında değişiklik yapılmaması için Satış Kilitle / Aç düğmeleri kullanılabilir. Alış fiyatlarında rezervasyon kilitlendiğinde satış fiyatları değiştirilebilir. Satış fiyatlarında rezervasyon kilitlendiğinde alış fiyatları değiştirebilir. Rezervasyon kilitledikten sonra aynı komut tekrar kullanılarak açılabilir. Tüm bu işlemler yetki dahilinde yapılmaktadır Grup Rezervasyon Girişi Grup rezervasyonu girmek için normal rezervasyonda olduğu gibi tur operatörü ve voucher no girilir. Yeni Rezervasyon için Evet işaretlendikten sonra sonra Grup Girişi düğmesine tıklatılarak grubun ismi ve transfer bilgileri ve grup pax sayısı girilerek Kaydet düğmesine tıklatılır. Aşağıdaki örnekte 100 adet NONAME isimli müşteri rezervasyona eklenmiştir. Müşteri isimleri eklendikten sonra grubun ismi, rezervasyon kartının üst bölümde Grup No alanına girilir. Daha önce girilmemiş bir grup ise grup adı ve bilgileri girilir. Grup No girildiği takdirde rezervasyon o gruba dahil edilir ve var ise grup indiriminden yararlanır ya da grup fiyatları seçime bağlı olarak geçerli olur. Grup 90

102 ismi verdikten sonra sistem fiyatlamanın grup oda fiyatlarından mı yapılacağına dair onay ekranı getirir. Evet denmesi durumunda Oteller- Sezon Bilgileri- Grup Oda Fiyatlarına girilen fiyatlar kontrol edilir. Hayır denirse normal Oda fiyatları adımı kullanılır. Yanlış işaretleme yapılması durumunda grup bölümünde f2 yapılarak ilgili satır bulunur ve ekranın sağ alt köşesinde yer alan grup fiyatlarını kullan/kullanma butonu ile istenen durum gerçekleştirilir. Aynı özellikte odalarda kalacaklar için oda sayısı oda kapasitesi ile orantılı olarak girilir. Farklı oda /oda tipinde konaklayacak olanlar içinse ayrı bir oda kartı açılarak oda rezervasyon bilgileri girilir Grup Değiştirme Tek bir rezervasyonu bir gruba dahil etmek için Grup No alanına değiştirilmek istenen grup isminin girilmesi yeterlidir. Grup No alanındaki grup ismi delete butonu ile silinebilir. Gelen uyarıya Evet dendikten sonra rezervasyon gruptan çıkartılır Ürün Rezervasyonu(F5) Ürün rezervasyonu kaydı girmek ve değişiklikler yapabilmek için Otel/Ürün Rezervasyonu Otel Rezervasyonu (F5) komutu kullanılır. Ürün rezervasyonu ile Otel Rezervasyonu aynı ekrandan yapılır. Bu bölümde Ürün rezervasyonu girerken dikkat edilmesi gereken değişikliklerden bahsedilecek ve otel rezervasyonu konusunda işlenen konular tekrar edilmeyecektir. Ürün rezervasyonu girebilmek için Ürün Rezervasyon Kartı kutucuğunun işaretli olması gerekir. Bundan sonra otel rezervasyonunda olduğu gibi, A) Tur operatörü kodu ve voucher numarası girilir. Ürün Grup No bölümü boş bırakılır, rezervasyon kaydedildikten sonra sistem otomatik olarak kod ve numaraları oluşturur. B) Müşteri isimlerini yazılır ve geliş-dönüş yerleri seçilir. C) Yeşil renkteki bölümün üzerinde çift tıklatılarak veya F12 tuşuna basılarak rezervasyon kartı açılır. F2 tuşu veya düğmesi kullanılarak, ürün kodu, oda, oda tipi ve pansiyon seçilir. Ürünün giriş tarihi yazıldığında sistem otomatik olarak ürünün çıkış tarihini verir. Ayrıca kişi sayısı ve oda sayısı sistem tarafından otomatik olarak getirilir. Rezervasyon F3 tuşu veya Kaydet düğmesiyle kaydedilir. Ürün rezervasyonu kaydedildiğinde sistem otomatik olarak Ürün Grup No oluşturur. Oluşturulan ürün grup numarası sırasıyla; Ürün kodu, geliş tarihi, geldiği destinasyon, konaklama gün sayısı ve sıra numarasını içermektedir. En son kutuda ki sıra numarası her ürün rezervasyonunda 01 olarak oluşur. Bu bölüm araç numarası olarak ta kullanılabilmektedir. Örneğin aynı ürünü alan aynı grup numarasına ait 80 91

103 kişi olduğunda ilk 40 kişinin grup 5. Kutucuğu 01 bırakılırken diğer 40 kişinin grup 5. Kutucuğu 02 yapılabilir. Bu aynı tarihte aynı destinasyondan gelip aynı ürünü alan ikinci 40 kişilik grubu ifade eder. D) Ürün alan yolcuların isteğe bağlı olarak aldıkları paketler, müşteri isminin yanında yer alan paketler bölümünde f2 butonuna basılarak kayıt edilir. E) Ürün rezervasyonu kaydedildikten sonra ürün çizelgesi Ürün Açılımı düğmesi seçilir. Açılımı Yap düğmesi ile müşterilerin yolculuk programı bu ürüne bağlanır Ürün Açılımı Ürün rezervasyonu kaydedildikten sonra ürün şablonu Ürün Açılımı düğmesi ile ilk tanımlandığı şekliyle açılır. Şablon üzerinde otel veya tur adının değiştirilmesi mümkündür veya herhangi bir eklemeye gereksinim duyulduğunda İşlem Ekle düğmesi kullanılarak yeni satırlar eklenebilir. İşlem Ekle düğmesi yeni işlemlerin eklenebilmesi için bir pencere açar. İstenilen bir güne yeni satır eklenebilir. Yeni satırda Tur, ve İç Hat Uçuş gibi şablonda belirtilen konaklama gün sayısını değiştirmeyecek servisler seçilir. Kaydettikten sonra ürün açılabilir. İşlemler kontratta belirtilen fiyata dahil olarak gelir. İşlem sil komutu ile alınmayacak bir işlem silinebilir. Açılımı Yap komutu ile ürün rezervasyonu girilen rezervasyona ürün içinde geçen tüm işlemlerin bağı kurulur. İşlem yapıldıktan sonra Paket Rezervasyon Parçalama İşlemi Tamamlandı bilgi mesajı gelir. Bu işlemden sonra Açılımı Yap komutu ile şablon tablosu sadece izlemek için açılır. Yeni işlem ekleme ve silme izni verilmez. Ürün Rezervasyon kartı işaretlenerek açılan bir rezervasyonda ürün bilgileri, aynı rezervasyon içinde iken Normal Rezervasyon Kartı işaretlenirse, bu defa ürün içindeki otel ve oda rezervasyonlarının listesi açılır. Ürün açılımı yapılmamışsa Normal Rezervasyon Kartı onayı işaretlendiğinde rezervasyon kaybolur. 92

104 Ürün Grup Değiştirme Rezervasyonlarda grupları toplu olarak değiştirmek için Otel/Ürün Rezervasyonu Toplu Grup Değiştirme komutu kullanılır. Komuta tıklatıldığında Grup Rezervasyon Seçimi ekranı açılır. Grup numaraları toplu olarak değiştirilebilir. Burada numaralarına veya operatörlerine göre gruplar seçilebilir. Örnekte müşterilerin geldikleri yer değiştirilecektir. Yeni numara yazıldıktan sonra Tamam ve Değiştir düğmeleri kullanılır. Grup numarasının değiştirilmesinin ikinci yolu Rezervasyon Listesi, Müşteri Listesi veya Grup Seçimi düğmelerini kullanarak grupları aratmaktır. Grup seçildikten sonra Grup Değiştirme düğmesi kullanılmalı ve yeni numara yazılmalıdır. Ya da grup seçiminden sonra grup satırına yeni numaranın yazılabilmesi için Enter tuşuna basılmalıdır. Satıra yeni numara yazıldıktan sonra Değiştir düğmesi kullanılmalıdır Ürün Rezervasyonunda Ek Servisler (ürünler veya genel servisler) Ürün rezervasyonunda girilen turların ek servis ekranına düşmesi için parametrelerde turlar gerçek tur kodlarından alınsın seçeneği işaretli olmalıdır. Bu seçenek işaretli değil ise ve ürün şablonunda tur var ise ilgili turlar ürünlere ait tur yönetimi ekranına düşerler. Ürünü açtıktan sonra, Normal Rezervasyon Kartı kutucuğu işaretlenerek ürünün ek servisler bölümünde alınan servisler görülebilir. Eğer ürün, tur paketi gibi ek servisleri içeriyorsa, bu bilgi müşteri ismi satırında ek servisler alanında görülür. Ek Servislerin yanında bulunan E harfi, müşterinin almış olduğu ek servislerin sayısını gösterir. Bu ürünlerin maliyetini hesaplayabilmek için Ek Servisler sayfasında, hesaplama yapılmalıdır. Ek Servisler düğmesine tıklatılarak Ek Servisler ekranı açılır. Ek servisler ekranı ilk kez açıldığında, sistem tarafından otomatik olarak getirilmiş bilgiler, daireler içinde işaretlenmiştir. Sistem bu bilgileri, ürünü açarken seçilen ürün şablonundan getirir. Bütün tur paketleri ürün şablonuna dâhildir. İlk bölümde, tur paketlerinin adı görülür. İkinci bölümde, müşterilerin isimleri ve katılacakları tur paketleri listelenir. 93

105 Üçüncü bölümde, turu satan rehberin adını bulunur. Sistem bu bilgiyi Tanımlamalar menüsünün altındaki Rehberler alt menüsünden alır. Dördüncü bölümde, bu tur paketlerinin ürüne dâhil olup olmadığı bilgisi vardır. Eğer Fiyata Dâhil kutucuğu işaretliyse tur paketleri ürün fiyatına dâhildir. Bu kutucuğun altında ürünün adı ve ürün açılımı görülebilir. Beşinci bölümdeki İptal kutucuğu tur paketinin tur operatörüne fatura edilmesinden sonra iptal edildi ise kullanılır, böylece iptal tutarı faturada eksi rakam olarak görülür. Tur paketlerinin maliyetini hesaplayabilmek için Yeniden Hesapla düğmesine tıklatılır. Sistem tur paketini hesapladıktan sonra, bu tur paketinin fiyatını gösteren bir tablo açar. Eğer sistem tur paketinin fiyatını bulamazsa, tablonun aşağısındaki bölümde hesaplama hatası gösterir. Her bir tur paketinin fiyatı teker teker Yeniden Hesapla düğmesi kullanılarak hesaplanır. 94

106 Ürün Faturaları Hesaplatma Ürün rezervasyonu kartında, Faturalama düğmesi kullanılarak ürün kartları hesaplanabilir ve faturanın detayını görülebilir. Operatöre fatura edilecek satış faturası, ürün faturası hesaplama adımından yapılır. Ürün açılımı yapıldıktan sonra şablonda belirtilen otellerin alış faturaları normal rezervasyon kartı içinde yer alan otel faturası hesaplama bölümünden yapılmalıdır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta; faturalama ekranının sağında bulunan kriterler içinde ki ürünlere ait rezervasyonların satış faturasını çıkarma seçeneğinin işaretli olmasıdır. Aksi takdirde, ürün fiyatına dahil olan otel kartlarının satış faturaları yeniden hesaplanacak ve mükerrer kayıt oluşmasına sebep olacaktır. Genel parametreler rezervasyon parametreleri adımında yer alan üründen gelen fiyata dahil olan rezervasyonları silmeye izin ver seçeneği işaretli değil ise fiyata dahil olan kartlar oda sil ile iptal edilemezler. İptal işlemini gerçekleştirebilmek için rezervasyon kartı içindeki rezervasyon tipini iptale çevirmek gereklidir. İptale çevrilen rezervasyonun faturası, ürün fatura tutarına eksi rakam olarak yansıyacaktır Rezervasyon Listeleri Rezervasyonlar ile ilgili listeler Otel/Ürün Rezervasyonu Raporlar menüsünün seçenekleri kullanılarak alınır. Aşağıda bu listelere birkaç örnek verilmiştir Otel Giriş / Çıkış Listesi Belirli tarihlerde otele giriş yapacak ya da otelden çıkacak müşterilerin listesini almak için kullanılır. Seçilen kriterlere bağlı olarak kişi sayısını görmek, özellikle otele kontrol listesi (check list) gönderilmesi gerektiğinde kullanılır. 95

107 Ekranın sol tarafı istenen kayıtları süzmek için kullanılır. Sağ tarafında da kayıtların nasıl listeleneceği (Özet, Detay), listelerde hangi bilgilerin olup olmayacağı belirlenir Konfirme listeleri Farklı rezervasyon durumları bilgisinin gösterilmesi için Raporlar - Confirm List kullanılır. Otel Konfirmesi / Operatör Konfirmesi seçenekleri ile Evet, Hayır, Beklemede, Gönderilmedi, Gönderildi seçeneklerinden birisinin ya da Hepsi seçeneğini işaretleyerek konfirme seçeneklerin tamamının listesi alınabilir. İptal edilen rezervasyonlara ait konfirme takibi yapılıyor ise ilgili rezervasyonların listesi Raporlar - İptal Konfirme Listesi komutu ile alınır. Bu işlem toplu konfirme veya rezervasyon kartı bölümünde yapılabilir. Otelden gelen iptal konfirmeleri takip edilebilir ve tur operatörü bu konuda bilgilendirilebilir Otel Değişiklik Listesi Rezervasyon kayıtlarında yapılan otel değişiklikleri Raporlar - Otel Değişiklik Listesi ile alınır. Sistem, rezervasyonun eski ve yeni otel bilgisini gösterir Günlük Giriş / Değişiklik Listesi Günlük girilen rezervasyonlar Raporlar - Günlük Giriş / Değişiklik Listesi ile takip edilebilir. Yeni girilen, değiştirilen veya iptal edilen rezervasyonlar listede görülebilir Inhouse List İki tarih aralığında otelde konaklayan müşterilerin listesi Raporlar - Inhouse List ile alınır. Özet, detay, icmal ve tablo seçenekleri vardır. Tablo seçeneğinde ilgili tarihte konaklama yapılan kişi ya da seçime bağlı olarak oda sayısı görüntülenebilir Geliş Voucher Listesi Raporlar - Geliş Voucher Listesi, rezervasyonları detaylı olarak kontrol etmek için kullanılır. Özellikle müşterileri uçuş koduna ve tur operatörüne göre ayırt etmek ve müşteri isimleri ile beraber konaklama detaylarını da izleyebilmek için kullanılır. 96

108 Otel Doluluk Raporu Belli bir dönemde bir otelin doluluk raporunu almak için Raporlar - Otel Doluluk Raporu kullanılır. Liste şekli otel icmali seçilerek otelin doluluk durumu, ya da operatör detaylı seçilerek tur operatörlerinin otellerdeki doluluk oranları, kontenjan kullanımı seçilerek normal, garantili veya sor-sat doluluk durumu izlenir. 4 farklı türde listelenebilir; Otel icmali, operatör detaylı, oda detaylı ve oda tipi detaylı. İstenir ise seçime bağlı olarak stop sale bilgisi görüntülensin seçimi işaretlenerek, doluluk kontrolünün yapıldığı dönemde stop sale olan günler kırmızı renk ile görüntülenebilir. Rezervasyon kartı üzerinde Kontenjan (F8) komutu ile de otelin rezervasyon alındığı tarihlerdeki doluluğu izlenebilir Rezervasyon Forecast Raporu Rezervasyon Forecast Raporu seçilen kriterlere bağlı olarak müşteri veya oda sayılarını verir. Aşağıdaki örnekte 01 Temmuz 15 Temmuz 2009 tarihleri arasında konaklayan müşterilere ait kişi sayıları görülmektedir. 97

109 Geliş Raporları Tur operatörüne, bölgeye veya otele bağlı olarak gelişi olan müşterilerin sayısı Raporlar - Günlük Geliş Raporu ile alınabilir. Raporlar - Müşteri Geliş Raporu müşteri sayılarını birçok kritere bağlı olarak verir. Bu rapor daha çok istatistiksel karakter taşımaktadır. Müşteri geliş raporu, verdiğiniz tarih aralığında geliş yapan kişi adedini verir. İstatistik, forecast gibi raporlar konaklamaya bağlı çalışırken müşteri geliş raporu geliş yapan kişiyi sayar. Örneğin bir müşteri tarihleri arasında A otelinde, tarihleri arasında B otelinde konaklıyor ise istatistik raporu aldığınızda kişi sayısı 2 olarak görünecektir. Müşteri geliş raporu ise aynı müşteri kaç otelde konaklama yaparsa yapsın geliş yapan kişi sayısını 1 olarak verecektir Geceleme Raporları Raporlar - Geceleme Raporu iki tarih aralığında müşterilerin geceleme gün sayısının listesini verir. Yıla bağlı olarak müşteri sayılarını almak için Raporlar Yıllık Müşteri / Geceleme Raporu kullanılır Stop Sale Listesi Otel sezon sayfasında girilen otellerin Satış durdurma (stop sale) durumları Raporlar - Stop Sale Listesi ile listelenir Free Sale Listesi Raporlar - Free Sale Listesi iki tarih aralığında, stop sale olmayan, satışa uygun olan otellerin listesini verir Aksiyon Listesi Otel sezon sayfasında girilen aksiyonların listesini almak için Oteller Aksiyon Listeleri - Aksiyon Listesi kullanılır Paketli Müşteri Listesi Paket alan müşterilerin listesini almak için Raporlar - Paketli Müşteri Listesi kullanılır. Bu paketler tur operatörleri tarafından satılır, ürün fiyatına dahil değildirler ve opsiyoneldirler. Sistem bu bilgiyi ekstra para ödeyerek müşteriler için tanımlanan tur paketlerinin tanımlandığı rezervasyon kartından alır Ek Servis Rezervasyon Listesi Raporlar -Ek Servis Rezervasyon Listesi ile ek servisi olan müşterilerin isimlerini listeler. Sistem bu bilgiyi otel rezervasyon sayfasındaki Ek Servisler bölümünden alır. 98

110 Otel Rezervasyon Fişi Otel Rezervasyon fişi Otel rezervasyonu kartında iken Oda Talep Fişi (F4) ile alınır. Fiş türü seçeneği ile Oda Talep fişi ya da Voucher fişi çıktısı alınabilir. Aşağıdaki seçeneklerden fiş üzerinde olması istenenler işaretlenir. Toplu liste almak için Toplu Voucher basımı kullanılır Sorular (1). Oda rezervasyonu girilirken Kişiler odaya tam olarak yerleştirilemiyor. 1 Kişi eksik / fazla geliyor. +1 oda ilave edildi mesajı hangi durumlarda gelir. Ne yapmak gerekir? (2). Sisteme girilmiş bir rezervasyonda, ilgili ailenin 3 yaşındaki çocuğunun kaydının girilmediği fark edilmiştir. Rezervasyon kaydı bu çocuğun da ailesiyle aynı odada kalacağı şekilde nasıl düzenlenir? (3). Sisteme girilmiş bir rezervasyonda, oda rezervasyonu kayıtları girildikten sonra ailenin 3 yaşındaki çocuklarının kaydının silinmesine karar verilmiştir. Müşteri listesinden bu çocuğun adı nasıl silinir? (4). Sisteme girilmiş bir rezervasyonda müşterilerin otel rezervasyonları KAPTAN OTEL e yapılmıştı. Bu otelle çıkan bir anlaşmazlık üzerine otel giriş tarihinden önce SEJOUR OTEL de konaklamalarına karar verildi. Rezervasyon bilgileri müşterilerin SEJOUR OTEL de konaklayacakları şekilde nasıl düzenlenir? (5). Rezervasyon girilirken, (kontrat girilmiş olmasına rağmen,) rezervasyon girişinde oda seçimine izin vermiyorsa (Liste boş geliyorsa) ne gibi bir eksiklik vardır. Nasıl çözülür. (6). Rezervasyon girilirken, (Ana sezon bilgileri girilmiş olmasına rağmen,) rezervasyon girişinde oda tipi seçimine izin vermiyorsa (Liste boş geliyorsa) ne gibi bir eksiklik vardır. Nasıl çözülür? 99

111 (7). Rezervasyon girilirken, (Ana sezon bilgileri girilmiş olmasına rağmen,) rezervasyon girişinde pansiyon seçimine izin vermiyorsa (Liste boş geliyorsa) ne gibi bir eksiklik vardır. Nasıl çözülür? (8). Bir müşteri otele geliş ve dönüş transferlerini kendi imkanlarıyla yapacaktır. Bu müşterinin konaklama listelerinde adının bulunması, transfer listelerinde adının geçmemesi gerekmektedir. Müşterinin kaydı girilirken ne yapmak gerekir. (9). Sisteme girilmiş bir rezervasyonda Müşteriler 23/07/2009 tarihinde SEJOUR OTEL de 7 gün konakladıktan sonra 7 gün daha KAPTAN OTEL de konaklayacaklardır. Rezervasyon bilgileri müşterilerin KAPTAN OTEL de konaklama bilgilerini de içerecek şekilde nasıl düzenlenir? (10). Rezervasyon faturası hesaplanırken transferlerinde faturaya dahil edileceği işaretlenmesine rağmen transfer ve handling fee ücretlerinin hesaplanmamasının nedeni ne olabilir? Nasıl düzeltilir? Uygulamalar Rezervasyon Uygulamaları için sezon bilgilerinin SEJOUR OTEL sezon bilgilerine işlenmiş olması gerekir. Ayrıca SEJOUR OTEL yerine okullarda öğrencilerin sorumlu olduğu otel kullanılmalıdır. Voucher No her öğrenci için ayrı olmalıdır. (1) tarihinde giriş yaparak SEJOUR OTEL de 2 hafta DBL / STD odada konaklamak üzere 5 adet rezervasyon giriniz. Rezervasyonların konfirmeleri tamamdır ve rezervasyonların ücretini hesaplatınız? (Tur Operatörü: SAN / SAN TOURS; 1. Rez. 2 yetişkin + 5 yaşında bebek Voucher No : U Rez. 2 Yetişkin + 8 yaşında çocuk Voucher No : U Rez. 2 Yetişkin + 3 ve 5 yaşlarında iki bebek Voucher No : U Rez 2 Yetişkin + 8 ve 11 yaşlarında iki çocuk Voucher No : U Rez. 2 Yetişkin + 4 yaşında bebek + 10 yaşında çocuk Voucher No : U3115 (2). Aşağıda özellikleri verilen rezervasyonu bilgisayara kaydediniz? SAN TOURS müşterilerinden aşağıdaki 3 yolcu için SEJOUR OTEL e tek bir odalık rezervasyon girişi yapınız? Konfirmeler tamamdır. Voucher No: U3116; Oda: DBL Pansiyon : FB - Yolcuların geliş ve dönüş uçaklarına ait uçuş kodlarını giriniz? Geliş Tarihi : 01 / 07 /2009 Dönüş Tarihi :15 / 07 / Rezervasyon ücretini (Transferler ve handling fee ücretleri de dahil) hesaplattınız? 100

112 (3). Aşağıda özellikleri verilen rezervasyonu bilgisayara kaydediniz? - SAN TOURS müşterilerinden Voucher No: U3117 Oda: DBL Pansiyon : FB Yet (45) / Yet.(42) Bebek (5) - Yolcuların geliş ve dönüş uçaklarına ait uçuş kodlarını giriniz? tarihinden itibaren SEJOUR OTEL de 14 gün DBL (STD) odada her şey dahil (AI) konaklayacaklardır tarihinden itibaren KAPTAN OTEL de 7 gün DBL (STD) odada her şey dahil (AI) konaklayacaklardır. Rezervasyon ücretini (Transferler ve handling fee ücretleri de dahil) her iki otel için hesaplattınız? Otel ve operatör konfirmeleri onaylanmıştır. (4). SAN TOURS müşterilerinden BS Futbol Takımı tatil için SEJOUR OTEL i tercih etmiştir. Rezervasyonu kaydediniz? - Voucher No: U3118 Futbol takımı evli olan oyuncuların eşleri de dâhil 32 kişidir. Futbolcuların geliş ve dönüş uçaklarına ait uçuş kodlarını giriniz? BS Futbol takımı tarihinde SEJOUR OTEL e giriş yapacaklar ve 14 gün konaklayacaklardır. Evli olan 11 futbolcu eşleri ile birlikte DBL (STD) odada, bekar 10 futbolcu SNG (STD) odada her şey dahil (AI) konaklayacaklardır. - Rezervasyon ücretini (Transferler ve handling fee ücretleri de dahil) her iki oda için hesaplattınız? (5). SEJOUR OTEL e tarihinde giriş yapacakların listesini Word belgesi olarak kaydediniz? Dosya Adı: Okul Numarası Liste şekli: Detay 101

113

114 OPERASYON Girilen otel rezervasyonları işlemleri sırasında otomatik olarak müşterilere ait geliş ve dönüş transfer kayıtları oluşur. Operasyon menüsü ile bu trafiğin düzenlemesi ve operasyon işlemlerinin yapılması sağlanır. Transfer kayıtları oluşurken transferde kullanılacak araç, rehber ve depar saati kayıtları yoktur. Bunların belirlenmesi gerekir. Bu seçenekler operasyon işlemlerinde kullanılabilmeleri için önce tanımlanırlar. 103

115 4.1. Operasyon Tanımlamaları Operasyon esnasında kullanılacak bölge ve havaalanları, buluşma yerleri, güzergâhlar; transferler esnasında yolcuların taşınacağı uçaklar, araçlar ile rehberler, şoförler Tanımlamalar - Operasyon Tanımlamaları menüsünden ilgili menüler kullanılarak tanımlanır Bölge ve Hava Alanları Sejour Acenta Otomasyonunda yapılan otel ve tur rezervasyonları belli bölgelerde yapılmaktadır. İşlem yapılan tüm bölge ve hava alanı kodlarının tanımı Tanımlamalar Operasyon Tanımlamaları Bölgeler komutu ile yapılır. Yeni bir bölge kodlamak için ekranda görülen Kodu sahasına bu bölge için max.3 hanelik bir kod yazılır. Adı kısmına da bu kodla temsil edilen bölgenin açık adı yazılır. (Örn. DLM: Dalaman Hava Limanı ya da MAR: Marmaris gibi.). Ekranda görülen bölge ve hava alanları listesi üzerinde iken fare ile aralıklı iki defa tıklanarak değişiklik yapılabilir. Burada girilen bölgeler otel, havaalanı ve tur bölgelerinde kullanılmaktadır. Havaalanları ile otellerin bulunduğu bölgeleri ayrı tanımlama önerilmektedir. Örneğin Antalya Havaalanı için AYT kodu kullanılırken, Antalya da bulunan oteller için ANT kodunu kullanmak gibi. Bölgeler aynı zamanda, bölgeye göre bilet satışlarında, rezervasyonların raporları ve analizlerinde, otel transferlerinin veya tur gezilerinin düzenlenmesinde, ve sıralanmasında, uçuşların tanımlanmasında da önemlidirler Buluşma Yeri Buluşma yeri rehber ile aracın ya da araç ile aracın buluşacağı veya müşterilerin alınacağı yerlerin tanımlanmasında kullanılır. Buluşma Yerleri bölgelerden farklıdır çünkü daha belirli yerleri kapsar. Buluşma yerlerini tanımlamak, transfer ve turlar için araç operasyonu bölümünde hızlı veri girişini sağlar ve müşterilerin alınış yerlerini ve zamanını görmede yardımcı olur. Buluşmalar aynı zamanda sisteme tanımlanan otellerde de gerçekleşiyor ise ekranın altında bulunan otel tablosundan kopyala düğmesi tıklatılarak tanımlı otellerin buluşma yeri olarak kayıt edilmesi sağlanabilir Otel Transfer Sıralaması Geliş ve Dönüş transferlerinde yolcuların hangi otelden hangi sırada alınacağı ve bırakılacağı transfer sıralaması ile belirlenir. Listede oteller değişik renklerle bölge 104

116 bölge dizilir. Sırası değiştirilecek otel seçilerek Aşağı ve Yukarı düğmeleri ile transfer sırası düzenlenir. Sürükle - Bırak yöntemi kullanılarak otellerin transfer sıralamaları düzenlenebilir. Bölge Yukarı, Bölge Aşağı komutları kullanılarak da otellerin bölge bölge transfer sıraları düzenlenebilir. Transfere Uygula düğmesi ile sıra transfer listelerine uygulanır. Bir kez transfer sıralamasını düzenledikten sonra ekranda kırmızı renk ile görünen satırlar hiçbir transfer sırasına dahil edilmemiş, yeni eklenen otelleri ifade eder. Aşağı-yukarı ok tuşları kullanılarak, yeni tanımlanan otelin olması gerektiği sıraya dahil edilmesi gerekir. Transfer sıralaması hava alanından gelişe ve hava alanına dönüşe göre ayrı ayrı düzenlenmelidir. Geliş sıralamasını yaptıktan sonra, sıralamanın tam tersi dönüş transferleri için geçerli olacak ise ekranın sağında bulunan otomatik dönüş oluştur butonu kullanılmalıdır Uçuş Firmaları Yeni bir uçuş şirketi tanımlamak için Yeni düğmesi kullanılır. Kodu, Unvanı, Uçuş Ön Kodu ve gerekirse diğer detay bilgiler girildikten sonra kaydedilir. Bir firmaya ait uçuş kodları firma seçildikten sonra Uçuş Kodları düğmesiyle tanımlanır. Ataması yapılmayan uçuşlardan firmaya ait uçuş seçilir ve Firma Uçuşlarına Ekle düğmesiyle firma uçuşları arasına eklenir. Bu işlemin yapılabilmesi için uçuş kodlarının daha önceden tanımlanmış olması lazımdır. 105

117 Uçuş sınıflarını belirlemek için Uçuş Firmaları ekranının altındaki Sınıf Tanımlama düğmesi kullanılır. Yandaki örnekte görüldüğü gibi sınıflara ait kod ve açıklama girilerek kaydedilir Uçuşlar Sejour Acenta Otomasyonunda yapılan otel rezervasyonlarında müşterilerin geliş veya dönüş yerleri belirtilmektedir. Bunlar uçak, otel veya bölge olabilir. Uçakların yani uçuşların kodlaması Tanımlamalar Operasyon tanımlamaları Uçuşlar bölümünden yapılmaktadır. Rezervasyon kaydı esnasında geliş ve dönüş transferleri için kullanılan uçuşlar buraya girilen kayıtlardan seçilir. Geliş ve dönüş uçuşları, uçuş numaraları, havaalanı ve aktarma uçuşları gibi detaylarıyla beraber tanımlanabilir. Rezervasyon anında uçuş detayları belli değilse, burada Geliş ve Dönüş (??? ve????) olmak üzere iki adet bilinmeyen uçuş eklenebilir. Yeni bir uçuş tanımlamak için Yeni düğmesi kullanılır. Uçuşlar ilgili bilgiler girildikten sonra aşağıda şekilde işaretlenmiş olan Kaydet düğmesine tıklatılarak kaydedilir. Uçuş No: Uçuş numarasıdır (Örn. OHY7485 gibi). Firma Adı: Uçak şirketinin adıdır (Örn. Onur Hava Yolları). Yönü: Uçuşun başlangıç hava alanı ile bitiş hava alanlarını belirtir. Fare ile tıklanarak ya da F2 tuşu ile daha önceden kodlanmış hava alanlarından seçim yapılabilir. Geliş/Dönüş: Uçak yönüne bağlı olarak işaretlenir. Sonraki Uçuş No: Geliş uçuşu ise dönüş uçağının numarasıdır. Bu saha belirtilirse rezervasyon girişlerinde geliş yazıldığında dönüşü, otomatik getirir. İstendiği takdirde rezervasyon esnasında dönüş uçuşunu değiştirmek mümkündür. Açıklama: Bu uçuş için ilgili nottur. Uçağa girilen açıklamaların istenirse dönüş informasyon listesinde çıkması sağlanabilir. İptal kutucuğu, Sejour dan uçuş kayıtlarını silmeden uçuşları durdurmak amacıyla kullanılır. Rezervasyon ekranında, iptal olan uçuşlar kırmızı renk ile gösterilir. Bunun yanı sıra, eğer bu uçuşa bağlı başka bir uçuş varsa burada belirtilebilir. Bu bağlı uçuşlar genel transfer listesinde görülebilir. 106

118 Uçuş Gün ve Saat Tablosu Uçuşun belirli tarihler arasında hangi gün veya günler yapılacağı Uçuş Gün ve Saat Tablosunda belirtilir. Yerel saatler kullanılmalıdır. Uçuş Gün ve Saat Tablosu boş bırakılabilir ama Müşteri trafiği ekranında otomatik olarak uçak saatinin çıkması isteniyorsa uçuş tarihi, uçuş günü ve saatler bölümleri doldurulmalıdır. Eğer uçak her gün farklı bir saatte geliyorsa her gün için bir satır açılıp güne göre saat tanımlanmalıdır. Kalkış Saati: Uçağın hava alanından kalkış saatidir. İniş Saati: Uçağın varış hava alanına iniş saatidir. Ara İniş Yeri: Aktarmalı uçuşlarda uçağın gideceği ara hava alanıdır. Ara İniş Saati: Ara iniş yapacağı hava alanına varış saatidir. Ara Kalkış Saati: Ara iniş yaptığı hava alanından kalkış saatidir. Rezervasyonları girdikten sonra yeni bir zaman tablosu girmek veya değiştirmek istenirse, Saatleri Güncelle düğmesi kullanılır. Havaalanı transfer zaman tablosunu yeniden düzenlemek gerektiğinden sistem aşağıdaki soruyu ekrana getirir. Saat Güncelle düğmesi ile üzerinde bulunulan gün ve tarih aralığındaki uçakların saati güncellenir. Evet seçilirse; aşağıdaki seçeneklerden birisi seçilerek Değiştir düğmesine tıklatılır. Bugünden Sonrakileri Güncelleştir: Bugünden sonraki girişlerde uçuş zamanını değiştirir. Hepsini Güncelleştir: Sistemde daha önceden girilmiş tüm uçuş zamanlarını değiştirir Koltuk Bilgileri Bir uçuş için koltuk bilgilerini girmek için ilgili uçuş listeden seçildikten sonra Koltuk Bilgileri düğmesi kullanılarak tur operatörünün uçak kontenjanı girilebilir. Bu bilgilere göre doluluk takibi listesi alınır. Eğer tüm operatörler için aynı sayıda koltuk kontenjanı varsa herhangi bir operatör belirtmeye gerek yoktur. Fakat kontenjanın geçerli olacağı başlangıç ve bitiş tarihi ile uçuş günü ve kontenjan sayısı gün gün yazılıdır. Böylece Transfer Listeleri menüsünde Uçuş Doluluk Raporu listesinde kontenjanlar kontrol edilebilir. 107

119 Ekstra Bilgiler (Karşı Operatör kod karşılıkları) Otomatik rezervasyon yüklemelerinde karşı operatördeki bu uçuşun karşılığıdır Transfer Türleri Tarifelerde ve operasyonlarda kullanılan transfer türleri en fazla 6 karakterden oluşan bir kod ile sisteme tanıtılır. Türü kısmına transfer türünün kodu ve açıklaması yazılarak kaydedilir Handling Fee Türleri Farkı durumlar için farklı Handling Fee uygulaması varsa, Handling Fee türleri en fazla 6 karakterden oluşan bir kod ve açıklama ile sisteme tanıtılır Rehberler Rehberler, bir turizm acentasının vazgeçilmez elemanlarıdır. Tur bilet satışlarında ve tur esnasında faaliyet gösterirler. Rehberler ile ilgili olarak, rehber tipleri, rehberlerin kendileri ile ilgili detay bilgiler, komisyon oranları ve ücret bilgileri Rehberler ekranında tanımlanır Rehber Tipleri Rehber tanımlanmadan önce rehber tiplerinin tanımlanması gerekir. Rehber tipleri düğmesi rehberler listesinin altındadır. Rehber tiplerinin kodu ve açıklamaları girilerek kaydedilir. Rehber tanımlaması esnasında rehber tiplerinden birisi seçilir. 108

120 Rehber kaydı ve düzenlemesi Rehber kaydı ve düzeltmeleri için Tanımlamalar Operasyon tanımlamaları Rehberler komutu verilir. Yeni düğmesine tıklatılarak rehberin kodu ve adı girilerek kaydedilir. Buraya tur rehberlerinin detayları; nitelikleri, bildiği diller, ücreti ve telefon veya cep telefon numarası gibi kişisel bilgileri girilir. Tur bileti iptallerinde; Tur iptalinde Sejour programının tur rehberi komisyonlarını nasıl ayarlayacağı bilgisini girmek çok önemlidir. Burada belirtilen komisyon, tur iptalinde komisyonun rehber tarafından ne şekilde geri verileceği belirler. Rehber; ya aldığı komisyonu geri öder ya da yolcuya iade ettiği miktarın komisyonu kadar iade eder. (Örn.%10 komisyona göre yolcuya 50 USD iade ettiyse 5 USD geri öder.) Bu miktar (-) komisyon olarak gözükür. Üçüncü bir seçenek de rehberin komisyonu değişmez. Aynı parayı alır Ücret bilgileri Rehbere ait ücret bilgilerinin yazıldığı alandır. Rehberin aylık çalışma gün sayısı ve aylık ücreti buraya girilir. Buraya girilen ücret bilgileri bilgi amaçlıdır Çalıştığı Oteller Rehberin çalıştığı oteller girilmelidir. İstenirse belli bir otele atanabilir. Burada rehberin otellerde hangi dönem arasında çalıştığı da girilir. Bu bilgiler rehber performans raporunda kullanılmaktadır. Sistem ilgili rehberin verilen tarih aralığında hangi otelde kaç kişiye baktığını tespit eder, bu kişiler üzerinden yapmış olduğu tur satışlarını belirleyerek rehbere ait performans raporu verir Komisyon Oranları Rehberlerin sattığı turlardan aldıkları komisyonların kaydı Rehberler- Komisyon oranları düğmesine tıklatılarak girilir. Komisyonun geçerli olduğu periyot bilgisi girildikten sonra örneğin turların hepsinden %10 alıyorsa sadece %10 yazmak yeterlidir. Turun birisinden farklı ise sadece farklı olan tur adı ve komisyonları farklı bir satırda girilir. Tarihe, operatöre, bölgeye ve tura göre komisyon belirlenebilir. Rehber komisyonu satış bölgesine ve tur operatörüne göre değişiyorsa ilgili sütunlara bilgilerin girilmesi gerekir. Değişmediği takdirde boş bırakılır. 109

121 Komisyonu yüzde olarak değil de sabit bir ücret alıyorsa bu durumda komisyon sabit sütununda pax ve çocuk fiyatı ve dövizi girilir. KDV nin dâhil olup olmayacağı seçilir Rehber Ücret Kategorileri Rehber görev ücretleri girilmeden önce Tanımlamalar Operasyon Tanımlamaları - Rehber Ücret Kategorileri menüsünden ücret kategorileri girilmelidir. Rehber görev ücretleri girişinde ücret kategorilerine göre ücretler girilir Görev Ücretleri Operasyon tanımlamalarından Rehber ücret kategorileri girildikten sonra bir tur rehberinin hangi kategoride (çeşitli ekstralar) ne kadar ücret aldığı Görev Ücretleri düğmesine tıklatılarak girilir. İş başına çalışan rehberlerin ücretlerini takip etme amaçlı kullanılır Araç Tipleri Transferlerde veya turlarda kullanılan araç tiplerinin tanımlanması için; Tanımlamalar Operasyon Tanımlamaları - Araç tipleri seçeneği kullanılır. Burada araç tiplerinin kodu ve tanımı girilerek kaydedilir Araç Firmaları Birlikte çalışılan taşımacı firmalar sisteme Tanımlamalar Operasyon tanımlamaları Araç Firmaları bölümünden tanıtılır. Acentanın kendisine ait araçları varsa kendisini de burada araç firması olarak tanıtır. Yeni bir araç firması tanımlamak için Yeni düğmesine tıklatıp firma bilgileri detaylı olarak girilebilir. Güzergah ve araç tiplerine göre verilmiş olan fiyatları, tek yön veya çift yön fiyat uygulamaları kolayca kaydedilebilir. Ayrıca günlük, aylık sezonluk kiralanan araçlarla ilgili olarak da Kiralama Fiyatları düğmesi ile açılan sahadan bilgi girişi yapılabilir. Bu bölümde hem araç kodu hem de araç aynı anda yazılamaz. Başlama ve 110

122 bitiş tarihi aracın hangi periyotlar arasında o fiyatları kullanacağına göre belirlenir. Kiralama şekli ise aracın günlük mü, haftalık mı, aylık mı yoksa sezonluk mu olduğunun belirlendiği yerdir. Kontrat düğmesi ile araç firmalarında iş başı kiralanan araçların kontratları tanımlanır. Fiyatların geçerli olacağı tarihler girilerek, transfer yapılan güzergahlar tek yön ve çift yön olarak belirtilerek araç tipine göre fiyatlar girilir. Kiralama ve kontrat bilgileri daha sonra Araç Yönetimi ve Araç maliyetleri hesaplama adımlarında kullanılır. Şekil: kontrat girişi Araçlar Turlar ve transferler için araç operasyonunda kullanılan bütün araçlar için bir kart açılır. Bu kartta araçla ilgili detay bilgiler bulunmaktadır. Araçların tanımlanması Tanımlamalar - Operasyon Tanımlamaları - Araçlar seçeneği ile yapılır. Bu tanımlama kendi aracı olan, araçlarının plakasını ve yakıt tüketimini girmek isteyen acenteler için önemlidir. Araç kartlarında araç kodu, araç tipi, firması, koltuk sayısı doldurulması gereken bilgilerdendir. Araç için yapılan masrafların ve arıza bakım işlemlerinin de takibi bu bölümden yapılmaktadır. 111

123 Araç ile ilgili detay bilgiler girilirken koltuk sayısı ve renk tanımlaması yapılabilir. Tur rezervasyonu ekranında verilen koltuk sayısından fazla yolcu girişi yapılamasın parametresi işaretlenir ise sistem bu koltuk sayısına göre işlem yapılmaktadır. Araç rengi müşteri trafiği ve araç yönetimi ekranlarında ilgili aracın rengi gözükür. Rengi bilgi sahasının yanındaki renk paletine fare ile tıklanarak renk seçimi yapılabilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta; aracın yakıt takibinin yapılıp yapılmayacağıdır. Eğer aracın yakıt takibi yapılacak ise kiralık kısmının evet olarak işaretlenip km başına yaktığı yakıt miktarının yakıt tüketimi bölümünde yazılması gerekir. Kiralık kısmı hayır olarak işaretlenir ise, araç için sistem yakıt takibi yapmaz. Aracın kilometrede ne kadar yakıt tükettiği Yakıt Tüketimi alanına yazılır. Bir aracın ne kadar maliyeti olduğunu hesaplamak amacıyla Akaryakıt Fiyatları tanımlamasıyla beraber kullanılabilir. Servis veya araç parçaları gibi, kullanılan araçların masrafları Masraf düğmesine tıklatılarak düzenlenebilir ve bunların listesi girilebilir. İlerideki potansiyel sorunları görmek amacıyla araç sorunları ve tamirleri Arıza/Bakım düğmesi ile girilir. Bu ekran işlevi info (bilgi) amaçlıdır ve masraflarla ilgili her bilgi Masraf menüsüne girilmelidir Güzergahlar Transfer ve turlarda gidilen yerlerle ilgili olarak gidiş ve dönüş olarak yön tanımları yapılan alandır. Burada güzergah için kod, tanım, maliyet katsayı, güzergah detay bilgileri oluşturulur. Girilen katsayıların araç maliyetleri ile doğrudan ilişkisi vardır. Maliyet katsayısı sistem tarafından 1 olarak verilmektedir. Ancak transfer sırasında yol durumu v.s gibi etkenler maliyeti arttırıyor ise katsayı manuel olarak değiştirilebilir Şoförler Acentada çalışan şoförler ve şoför bilgilerinin detayları (ehliyet bilgileri) sisteme buradan girilir Akaryakıt fiyatları Yakıt fiyatları, araç maliyetlerinin hesaplanmasında önemli bir unsurdur. Bu sahada kullanacağımız yakıt türü için günlük veya periyoda göre fiyat girişi yapılabilmektedir. Bir sezon içerisinde akaryakıt ücretleri çeşitlilik göstereceğinden burada girilen tarihler önemlidir. Akaryakıt fiyatları yakıt tüketiminin masrafa çevrildiği yerdir. Eğer yakıt tüketimi araçlar tablosunda girilir ve akaryakıt ücreti tarihleriyle yazılırsa, sistem yakıt masrafını hesaplayacaktır. 112

124 Transfer Masrafları Transferlerde şoför veya transfermanın yapabileceği olası masrafların tanımlandığı yerdir (Yemek ve Otopark gibi). Burada tanımlaması yapılan kalemlere, araç yönetimi ekranından masraf kaydı girilebilir ve girilen bu masrafların oluşacak maliyete dahil edilmesi sağlanabilir. 4.2 Müşteri Trafiği Müşterilerin araç operasyonları için gerekli bilgilerin girişi Operasyon - Müşteri Trafiği (F9) komutu ile yapılır. Bu tabloda araçlar, transfermenler ve havaalanı karşılayıcıları, müşterilerin gelişleri ve dönüşleri için organize edilir Rezervasyonların Seçimi Girilen kayıtlar arasından istenilenlerin ekrana getirilmesi için Müşteri Trafiği ekranında üst bölümde bulunan kriterler kullanılarak transfer bilgisi girilecek rezervasyonların süzülmesi yapılır. Belirlenen kriterlere uyan kayıtlar sıralama seçeneğine göre listelenir. Ekranın sağ köşesinde yer alan butonuna tıklanarak verilen kriterlerin hangi sıralama ile listelenmesi istendiği belirtilir. Yukarı ve Aşağı düğmeleri kullanılarak sıralama yapılabilir. Belli tarihlerde giriş yapacaklar, bir bölgeye, bir otele veya uçağa/uçaktan transferi yapılacak rezervasyonlar ekrana getirilir. Transfer tipi ile Geliş ve Dönüş transferlerinin ya da her ikisinin ekrana listeleneceği belirtilir. Operatör, bölge, grup numarası ve tarih gibi kriterler ekranın üst tarafından seçilerek transferi düzenlenecek müşteriler ekrana getirilebilir. Bunun yanı sıra transferi olan yolcuları aratmakta aşağıdaki seçenekler kullanılabilir. Transfer Tipi: Sadece gelişleri, dönüşleri veya her ikisini süzmek için kullanılır. Listelenecekler: Sadece ara transferleri, uçuş transferlerini, dış hat uçuş transferlerini, iç hat uçuş transferlerini veya hepsini listeletmek için kullanılır. Ara transferler listede 113

125 kırmızı, only transferler pembe, iç hat uçaklar yeşil, dış hat uçaklar siyah renk ile gösterilir. Gruplar: Normalde Hepsi seçeneği default (öntanımlı) olarak işaretlidir fakat sadece üründen açılımı yapılmış yolcuları görmek için Sadece Grup Transferleri seçeneği kullanabilir veya sadece normal rezervasyonlar süzülebilir.(açılımı yapılmamış olan ürün rezervasyonlarının müşteri yürüyüşü oluşmaz.) Only Transfer: Grup veya normal transferi olan yolcuları only transferi olanlardan ayırt etmek için kullanılır. Eğer Only Transfer Olmayanlar seçeneği işaretlenirse sistem sadece grup veya normal rezervasyonları getirir. Transfer Türü: Operasyon Tanımlamaları - Transfer Türleri menüsünde tanımlanan transfer türlerine göre süzme yapma şansı verir. Geliş/Varış Yeri: Uçuş, otel, bölge ya da boş olan geliş ve varış yerlerine göre transferlerin süzmesi yapılabilir. Aynı zamanda bu bölgeler alt bölgelere göre de süzülebilir. Alt bölge bilgisi Oteller menüsü altındaki otel kartındaki transfer bölgesinden gelmektedir. Tabloda seçmiş oluğunuz alt bölgeyi in / out kutucukları işaretlenerek dahil veya hariç yapabilirsiniz. From ve To seçenekleri kullanılarak alt bölgelerin süzülmesi de yapılabilir. Yukarıdaki örnekte transferler operatör, uçuş ve alt bölgeye göre süzülmüştür. Alt bölge KEMER ve TK 200 uçuşundan gelip KEMER e giden yolcuların transferleri organize edildiğinden To seçeneği seçilmiştir. Bu Saate Kadar Olan Uçuşları Önceki Gün Listesine Ekle: Tek bir gün kriteri vererek listeleme yapılması durumunda sistem ekrana sadece ilgili gün bilgilerini getirir. Bu alanda herhangi bir saat bilgisi verilmesi durumunda bir sonraki günde belirtilen saate kadar olan transferlerin de listeleme yapılan ekrana yansıması sağlanır. Müşteri Bilgileri: Rezervasyon kartında kullanılan voucher numarasına veya müşteri takip numarasına göre müşteriler aratılabilir. 114

126 Araç ve Rehber Atama Alt beyaz bölüme bir defa tıklatıldığında yukarıdaki kriterlere uyan rezervasyonlar aynı tarihte, aynı operatörden ve aynı geliş yerinden aynı varış yerine gidecek olanlar tek bir satır altında toparlanır. Yani tek bir satırda aynı işlemi gerçekleştirecek farklı voucher numaraları gruplanmış olur. Bu tabloda araç ve rehber atamada birkaç değişik yol bulunmaktadır; 1-) Satır üzerindeyken Enter tuşuna basarak ve F2 tuşuyla araç, rehber ve şoför seçerek araç ve rehber ataması yapılabilir. Burada görev numarası vermek önemlidir. Görev numarası verilmeyen araçlar, araç yönetimi ekranına düşmezler. Bu nedenle araca ilişkin fiyat hesaplaması yapılamaz. 2-) Araç, rehber ve şoför Araç Sihirbazı düğmesi kullanılarak da atanabilir. Araç sihirbazı, geliş yeri, varış yeri, uçuş saati ve transfer grubu aynı olanları bir arada listeler. Yolcuların araç, rehber, şoför ataması F2 tuşuyla seçilerek yapılır. Bilgiler girildikten sonra Yerleştir düğmesine tıklatılarak seçilen araç rehber ve şoför bilgilerinin kaydı yapılır. Operasyonun türüne göre Geliş yeri, Varış Yeri, Uçuş Saati, Transfer Grubu sayfalarında çalışılabilir. Aşağıdaki örnekte yolcular geliş yerlerine göre gruplandırılmışlardır. 3-) Araçlar düğmesi kullanılarak araç ataması yapılabilir. Tek bir satır seçilerek Araçlar düğmesine tıklatıldığında Transfer Araç Operasyonu ekranı açılır. Bu ekranın üst bölümde transferi yapacak araç ve rehber ile ilgili bilgiler girilir. Aşağıda yolcular seçilip üzerine sağ tıklatarak yolcunun aracı seçilir. Ya da alt bölümden yolcular seçilerek sürükle bırak yöntemi ile yukarıdaki araç üzerine bırakılır. 115

127 Aynı araç için daha önce verilmiş bir görev kullanılacaksa görev numarası elle girilir. Araç ataması yaptıktan sonra ilk araç silinemez ancak tanımlanan ilk aracın kodu değiştirilerek yeni araç seçilir ve yolcular yeni araca atanır. Yolcuların tek araca sığmadıkları durumda, ilk araç satırının altında bir satır açılarak ikinci araç tanımlanır. İlk araca sığmayan yolcular ikinci araca atanır. Manuel işlemi Aç düğmesi kullanılarak istenen müşterinin araç numarası klavyeden değiştirilir. Araç görev tablosu düğmesine tıklatılarak aracın günlük görevleri listelenir. Buradan aracın o günkü işlemleri takip edilerek, görevlerin çakışması önlenir. Birden fazla satır seçilerek Araçlar düğmesine tıklatıldığında Rehber ve Transfer Aracı ekranı açılır ve araç, rehber ve güzergâh bilgileri girilerek kaydedilir. Birden fazla satır seçerken satırlar sıralıysa fare ile seçim yapılabilir. Satırlar arasında farklı araçlarla transferi yapılacak müşteriler varsa bu durumda istenen satırlar CTRL tuşuna basılı tutularak fare ile tek tek seçilir. Geliş transferleri yapıldıktan sonra transfer tipi Dönüşler seçilerek aynı yolcuların dönüş transferlerinin girişi yapılır (Tarih dönüş tarihi olarak değiştirilir). Araçta güzergah tanımlamak araç maliyeti çıkarabilmek için gereklidir. Transfer hangi güzergahta yapılıyorsa listeden seçip tanımlamak gerekir. Araç fiyatlarını hesaplatmak, fatura bilgisini oluşturabilmek ve maliyetini çıkartmak için kullanılan Araç Yönetimi ekranına sadece araç ataması yaparken görev numarası belirtilen kayıtlar düşmektedir Uçuş Saati Değiştirme Sistemde uçuş saatleri Operasyon Tanımları - Uçuşlar menüsünden gelir. Uçuş tanımlamalarında uçuş zamanları belirtilirse, müşteri trafiği sayfasında görülür. Her hangi bir uçağın uçuş saatini değiştirmek için Operasyon Müşteri Trafiğinde 116

128 ilgili uçağın transferi işaretlenerek Uçuş saati düğmesine tıklatılır. Uçuşu değiştirilecek uçuş kodu girildikten sonra yeni uçuş saati ve değişikliğin yapılacağı tarih aralığı girilerek Değiştir düğmesine tıklatılır Uçuş No Değiştirme Otel rezervasyonu kartında uçuş kodları girilir ve bu uçuş kodları müşteri trafiği ekranında görülür. Müşterilerin gelecekleri ve dönecekleri uçağı değiştirmek için Operasyon Müşteri Trafiğinde ilgili uçağın transferi işaretlenerek Uçuş No düğmesine tıklatılır. Uçağın o günkü tüm uçuşları ya da sadece seçilen satırın uçuşunun değiştirilmek istendiği işaretlenir. Yeni Uçuş No alanına yeni uçuş kodu girilerek Değiştir düğmesi ile seçilen satırların uçuşları değiştirilir Transfer Ücreti (F9) Bir transfer operasyonun ücretinin (faturasının) girilmesi için Ücreti düğmesi kullanılır. Sejour tur operatörü sezon bilgilerinde girilen transfer ücretlerini otomatik olarak getirir. İstenirse Yeniden Hesapla düğmesine tıklatılarak ücretlerin yeniden düzenlenmesi sağlanabilir veya bu transfer için özel fiyat girilebilir. Toplu ücret komutu kullanılarak aynı tarih aynı operatör aynı geliş yeri ve aynı varış yerine gidecek olan yolcular için topluca transfer hesaplanması yaptırılabilir Info Kokteyl Üzerinde bulunulan satırdaki yolcular ile ilgili info kokteyl menüsünden bir atama yapılmış ise bilgilerin görüntülenmesi sağlanır Araç Yönetimi Turlarda, transferlerde ve info kokteylerde kullanılan tüm araçların izlenmesinde ve müşteri trafiğinde girilmiş araç kodu, destinasyon, görev, sürücü veya rehber değiştirmede veya araç, rehber, sürücü fiyatlarını hesaplamada Araç Yönetimi menüsü kullanılır. Bu menü operasyon gününden sonra kullanılır. Bu ekrana, araç ataması yapılırken görev numarası belirtilmiş araçlar düşmektedir. 117

129 Araç Yönetimi, operasyon birimlerinin tüm transfer, tur, info kokteyl veya özel amaçlı yapılan tüm araç kullanımlarını takip etmek ve bu araçlarla ilgili olarak her türlü kayıt, değişiklik, fiyatlama, araç talep, masraf işleme gibi pekçok fonksiyonu barındırır. Girilen kayıtlar arasından istenilenlerin ekrana getirilmesi için Araç Yönetimi ekranında üst bölümde bulunan kriterler kullanılarak transferlerde kullanılan araçların süzülmesi yapılır. Belli tarihlerde görev yapacaklar, seçilen tek bir aracın transfer bilgileri, bir güzergah üzerinde çalışan araçlar; tur, transfer, toplama aracı, info kokteyl, personel servisi, özel veya diğer görev seçeneklerinden seçilen görevi yapan araçlar, geliş ya da dönüş transferi yapan araçlar, bir taşımacı firmaya ait olan araçlar, bir şoförün kullandığı araçlar, bir rehberin kılavuzluk ettiği araçlar, belli hareket saatleri arasındaki transferlerde görevli araçlar ilgili alanlara istenen seçenekler girilerek süzülebilir. Ayrıca fiyatı hesaplanmış veya hesaplanmamış araçları, rehberleri ve havaalanı rehberlerine göre de süzme yapmak mümkündür. Bu kriterlerden birden fazla seçim yapıldığında seçilen kriterlerin hepsine uyan araç transferleri listelenir. Süzülecek kayıtlar için ölçütler belirlendikten sonra alt beyaz bölüme bir defa tıklatıldığında ölçütlere uyan rezervasyonlar müşteri trafiğinde verilmiş olan görev numarasına göre toparlanır. Satırlar üzerinde gerektiğinde değişiklik yapılabilir. Değişiklikler Kaydet düğmesine tıklatılarak kaydedilir. Transferde veya tur operasyonunda kullanılmayan bir aracı silmek gerektiğinde Sil düğmesi kullanılır. Transfer ya da tur araç atama ekranından gelen araçların silme işlemleri bu menüden yapılamaz Araç Atama Araç Yönetimi ekranına Müşteri trafiğinde atanan araçların listesi gelir. Müşteri trafiği ekranından yapılan araç atamalarının dışında araç yönetimi menüsünde de araç ataması yapılabilir. Özel sebeplerle olan araç kullanımlarını, personel servisi veya diğer nedenlerle olan araç kullanımları, Yeni düğmesine tıklatılarak açılan satıra işlenir. Araç Yönetimi ekranından girişi yapılan satırlar kırmızı renk ile gösterilir. Müşteri trafiği menüsünde yapılmış olan araç atamalarında yapılan araç değişiklikleri Araç Değiştir komutu ile yapılır. 118

130 Araç Görev ve Talep Formu Herhangi bir aracın günlük transfer işlerini görev numarası sırasına göre hazırlayan bir liste mevcuttur. Bu liste Görev Formu komutu ile yazıcıdan alınır. Talep Formu komutuyla Operasyon menülerinde yapılan araç atamaları Araç Yönetimi menüsüne otomatik olarak aktarılması sebebiyle istenilen zamanda taşımacı firmalar için toplu olarak veya araç seçerek talep listeleri hazırlamak mümkündür. Talep formunun basılmasından sonra ilgili satırlar üzerinde talep edilen gün ve talep eden kişi bilgisi oluşmaktadır. Bu şekilde daha önceden talep edilen araçların taşımacı firmadan yanlışlıkla bir kere daha istenmesi önlenir Araç, Şoför ve Rehber Ücretleri Taşımacı firmalardan alınan araçların kullanımları ile ilgili olarak taşımacıya ödenmesi gereken ücret hesaplaması Fiyatı düğmesine tıklatılarak yapılır. Fiyatlandırma öndeğerlerinde; kontrat, free, özel fiyat, no-show ve kiralık seçenekleri vardır. Bunlardan uygun olan kritere göre araçlar için ücret hesaplatılır. Kontrattan hesaplama yapabilmek için mutlaka güzergah bilgisinin doldurulmuş olması gereklidir. Transferlerde görev yapan rehberlerin ücret hesaplaması Rehber Ücreti düğmesine tıklatılarak yapılır. Fiyatlandırma öndeğerlerinde; kontrat, free, özel fiyat, seçenekleri vardır. Bunlardan uygun olan kritere göre rehberler için ücret hesaplatılır. Kontrattan hesaplama yapabilmek için rehber kategorisinin tanımlanmış olması gereklidir. Sistem, rehber ücretini Operasyon tanımlamaları menüsünün altındaki Rehberler menüsünün Görev Ücreti tablosundan alır. Havaalanı rehberlerinin ücretleri için de Airport Rehberi Ücreti düğmesi kullanılır. Normal rehberler için yapılan işlemler havaalanı rehberlerinin ücretlerinin hesaplanmasında da yapılır. Araçlar ve rehberlerde olduğu gibi şoförlerin fiyatlarını Şoför Ücreti düğmesi kullanılarak hesaplatılabilir. Sistem, fiyatı Operasyon tanımlamaları menüsünün altındaki Şoförler menüsünün Görev Ücreti tablosundan alır Araç Temel Tanımlamaları - Güzergahlar Bu çoklu seçim düğmesi ile kayıtlı olan güzergâh, araç tipleri, araçlar, araç firmaları, buluşma yerleri, rehberler, şoförler, araç kullanım tablosu menülerine Araç Yönetimi ekranından çıkmadan ulaşılabilir Araç Transferinin Kilitlenmesi Araç transfer işlemleri kontrol edildikten ve ücretlendirilmesi yapıldıktan sonra kilit konularak araç yönetimi ekranında değişiklik yapılması Kilitle / Aç düğmesine tıklatılarak engellenir. Satırı kilitledikten sonra satırda bir anahtar işareti görülür. Aynı düğme ile kilit yetki dahilinde açılabilir. 119

131 Görev Detayı Yapılan operasyon işleminin detayını görebilmek için kullanılır. Burada aracın güzergâhını ve durak noktalarını görmek mümkündür Masraflar Şoför veya rehberlerin transferler veya tur esnasında yapmış oldukları giderler Masraflar düğmesine tıklatılarak işlenir. Üzerinde bulunulan araç için giriş yapılır. Şoför veya rehberlerin transferler veya tur esnasında yapmış oldukları giderler bir günün toplam masrafı olarak Genel Masraflar düğmesine tıklatılarak kaydedilebilir Esnaf Fatura Kontrole Gönder Ve Geri Al Hesaplaması yapılmış ve işlemi tamamlanmış araçların esnaf fatura kontrole gönderilmesini ve fatura takibinin yapılmasını sağlar. Bir araç esnaf fatura kontrole gönderildikten sonra ilgili araçtaki voucher numaralarını etkileyen bir değişiklik yapılamaz. Değişiklik istendiğinde kullanıcıya uyarı mesajı verilir. Değişikliğin yapılabilmesi için öncelikle Esnaf fatura kontrolden geri al düğmesi ile geri alınması gereklidir Info Kokteyl Yönetimi Acenteler, transferlerini yaptıkları müşteriler için geliş günlerinde ya da bir gün sonrasında kaldıkları otelde veya belirlenen bir yerde bilgilendirme toplantıları yaparlar. Rehberlerin sunum yaptıkları toplantılar için gerek otelin hazırlık yapması gerek rehberlerin haftalık programlarını yapabilmeleri açısından önceden planlanması gerekmektedir. Operasyon - Info Kokteyl yönetimi bu programların hazırlanması için kolaylıklar sağlayan bir işlem modülüdür. 120

132 Uçuş transferi olan müşteriler için info kokteyl menüsünde bir satır otomatik olarak oluşur. Info Kokteyl ekranı üst kısmındaki kriterler bölümünden, örneğin geliş günü tarihi yazılarak info kokteyl planlaması yapılacak olan yolcu bilgileri listelenir Rehber Ataması Müşteri Trafiğindeki gibi rehber ve araç ataması birkaç yoldan yapılabilir. Bunlardan ilki Enter tuşudur. Müşteri satırındayken Enter tuşuna basılır ve rehber seçilir. Bu işlem her bir müşteri için yapılmalıdır. Rehber ve araç ataması için başka bir yöntemle; tek bir satır için araç ve rehber ataması yapmak için satır seçildikten sonra Rehberler düğmesine tıklatılır. Info Kokteyl Rehber Operasyonu ekranı üst kısmına bilgilendirme toplantısına katılacak rehber, taşıyacak araç ve şoför, hareket yeri ve saati belirlenir. Info Kokteyl sonrasında satılan tur cirosu, tur ve tura katılacak kişi adedi girilir. Aşağıdaki müşteriler seçilerek, seçim üzerine sağ tıklatarak toplantıyı yapacak rehber seçilir. Ya da alt bölümden yolcular seçilerek sürükle bırak yöntemi ile yukarıdaki rehber üzerine bırakılır. Manuel işlemi Aç düğmesi kullanılarak istenen müşterinin rehber numarası klavyeden değiştirilir. Birden fazla satır için aynı anda rehber ataması yapmak için, ilgili satırlar seçildikten sonra Rehberler düğmesine tıklatılır. Info Kokteyl ve Rehber bilgileri ekranında tarih, yer, rehber, araç, hareket yeri ve saati girilerek Kaydet düğmesine tıklatılır. Bazen toplantı müşterilerin kaldığı otelde değil de başka bir otelde yapılır. Bu durumda yer alanına toplantının yapılacağı otel girilir. 121

133 Rehber ataması için önerilen bir yöntem de; Info Sihirbazı düğmesini kullanmaktır. Info Kokteyl Sihirbazı kısa zamanda info kokteyl planlarının oluşturulmasını sağlar. Çünkü bu sihirbazla müşteriler tarih, operatör ve otele göre gruplanmış şekilde ekrana gelir. Rehber ve araç ataması aynı gruptaki yolcular için tek seferde tamamlanabilir. Burada yapılan değişikliklerin kaydedilmesi için Yerleştir düğmesine tıklatılır. Araç ve rehber girişinden sonra Info Bildirim komutu ile kokteyl hazırlanması amacıyla otellere gönderilecek bilgi formları hazırlanır. Info Bildirim formunda çıkması istenen açıklamalar, parametreler menüsünün içindeki Info Kokteyl bölümüne yazılmalıdır Vize Takip Vize takibi için Operasyon Vize Takip menüsü kullanılır. Vize takibinin 3 önemli basamağı vardır Vize Tipleri Vize takibinde kullanılan vize tipleri Operasyon Vize Takip Vize tipleri menüsü ile tanımlanır. Vize tipinin kodu ve açıklaması girilerek kaydedilir Vize Kontratları 122

134 Vize tiplerine göre alış ve satış fiyatları Operasyon Vize Takip Vize Kontratları menüsü ile tanımlanır. Yetişkin ve çocuk vize fiyatları girilmiş, bebek vizeleri ücretsiz olduğundan boş bırakılmıştır Alış ve satış fiyatları tüm tur operatörleri için ayrı ayrı tanımlanmalıdır Vize Takip Her ekranda olduğu gibi ilk önce üstteki kriter alanlarını kullanarak vizesi takip edilecek müşteriler süzülür. Müşteriler listelendikten sonra müşteri satırına tıklatılarak vize tipi girilir. Vize tipi belirlendiğinde sistem vize ücretini hesaplar. Vizeyi konfirme etmek için, Konfirme kutucuğu işaretlenir veya Konfirme düğmesi kullanılır. Durum sütununa C harfi yerleştirilir. Durumu tekrar normal hale getirmek için Konfirme düğmesine ikinci kez tıklatmak yeterlidir. Vize reddedildiyse Reddedildi düğmesine tıklatılır. Durum sütununa R harfi yerleştirilir. Durumu tekrar normal hale getirmek için Reddedildi düğmesine ikinci kez tıklatmak yeterlidir. Vize takip ekranında yer alan müşterilerin durumu ile ilgili rapor almak ya da konfirmesi yapılan rezervasyonlara ait operatöre konfirme maili göndermek mümkündür Transfer Listeleri Yapılan transfer işlemlerinin listeler halinde çıktılarının alınması Operasyon Transfer Listeleri seçeneğinin altındaki listeler ile yapılmaktadır. Aşağıda listelerden bazıları açıklanmıştır. 123

135 Genel Transfer Listesi Genel amaçlı transfer listesi almak için kullanılır. Genel transfer listesinin ekranının sol tarafında bulunan kriterler seçilerek liste alınabilir. Sağ taraftaki seçenekler seçilerek liste seçenekleri belirlenir. Liste başlığı Geliş Transfer Listesi olarak otomatik gelir, seçilen kriter ve seneklere uygun bir başlık girilebilir. Üstteki örnekte tarihindeki geliş transferlerinin detaylı listesi, aşağıdaki örnekte ise tarihindeki dönüş transferlerinin özet listesi görülmektedir Rehber Transfer Listesi Listeyi alabilmek için Rehber Transfer Listesi ekranının sol bölümünde kriterlerden listesi alınmak istenenler seçilir. Sağ bölümde ise listenin düzenlenmesi ile ilgili seçenekler vardır. Liste tipi özet veya detay seçilebilir. Geliş/Dönüş alanından transfer yönü seçilir. Liste Ekran düğmesi ile ekrana, Yazıcı düğmesi ile yazıcıya gönderilir. Örnekte Transfer tarihi 01/07/2009, Geliş ve Liste Tipi: Detay transfer listesi işaretlenerek alınmış Rehber Transfer Listesi görülmektedir. 124

136 Dönüş İnformasyon Listesi Listeyi alabilmek için Dönüş İnformasyon Listesi ekranının sol bölümünde kriterlerden listesini alınmak istenenler seçilir. Sağ bölümde ise listenin düzenlenmesi ile ilgili seçenekler vardır. Liste dili seçilebilir. Dört farklı liste şekli vardır. Liste Ekran düğmesi ile ekrana, Yazıcı düğmesi ile yazıcıya gönderilir. Şekil: Basım Dili: Türkçe ve Liste Şekli: Liste1 seçilerek alınmış Dönüş Enformasyon Listesi Araç Transfer Listesi Belirli bir araçla transferi yapılacak kişilerin listesini verir. Tek bir araç seçilebileceği gibi, tur operatörü, otel, bölge vb seçilerek daha fazla kriterlerin baz alındığı bir liste alınabilir. Araçsız Transferler Listelensin seçeneği işaretlenerek henüz araç ataması yapılmamış transferlerinde listesi alınabilir. Örnekte 01 / 07 /2009 tarihinde 07 BS 046 plakalı araçla transferi yapılacak müşterilerin listesi görülmektedir. 125

137 Uçuş Transfer Listesi Belirli bir uçuştan transferi yapılacak kişilerin listesini verir. Tek bir uçuş seçilebileceği gibi, tur operatörü, otel, bölge vb seçilerek daha fazla kriterlerin baz alındığı bir liste alınabilir. Sağ ekranda listenin nasıl olacağı ile ilgili seçenekler bulunmaktadır. Örnekte 01/07/2009 tarihinde TK 200 uçuşuyla gelenlerin listesi görülmektedir Uçak Müşteri Listesi Listeyi alabilmek için Uçak müşteri Listesi ekranının sol bölümünde kriterlerden listesini alınmak istenenler seçilir. Sağ bölümde ise listenin düzenlenmesi ile ilgili seçenekler vardır. Liste tipi özet veya detay seçilebilir. İstenen liste seçenekler belirlendikten sonra Ekran düğmesi ile ekrana, Yazıcı düğmesi ile yazıcıya gönderilir. Yukarıdaki örnekte tarihinde TK 200 uçuşuyla gelen müşterilerin detaylı listesi görülmektedir Otel Transfer Sıra Listesi Yapılan otel transfer sıralamasının listesini verir. 126

138 Transfer Takip Formu Belirlenen kriterlere uyan transfer listeleri geliş ve dönüş bilgileri gözükecek şekilde listelenir. Listeleri uçuşa, transfer grubuna ve rehbere göre gruplandırmak mümkündür. Yandaki örnekte tarihleri arasında yapılacak transferlerin detaylı listesi görülmektedir. 127

139 4.7. Araç Maliyetlendirme Sezon içinde operasyonda kullanılan; Müşteri trafiği, Info Kokteyl Yönetimi, Tur rezervasyonu menülerinde ataması yapılarak Araç Yönetimi menüsüne aktarılan tüm araç operasyon bilgilerine göre Araç Maliyetlendirme ekranından kişi başı maliyetleri izlemek mümkün olmaktadır. Girilen kayıtlar arasından istenilenlerin ekrana getirilmesi için Araç Maliyetlendirme ekranında üst bölümde bulunan kriterler kullanılarak araçların süzülmesi yapılır. Süzme işlemi, belli bir periyotta yapılan, belli bir araçla yapılan, belli bir güzergahta yapılan, belli görev türlerine göre, Kiralıklar ve jokerler olmak üzere araç türüne ve belli araç firmasına göre yapılan transfer hareketlerine göre yapılabilir. Planlanan maliyet ve gerçekleşen maliyet olarak iki farklı maliyet türü mevcuttur. Seçilen kritere göre alt ekran şekillenmektedir. Planlanan maliyet türü, yapılacak operasyonların maliyetini, Gerçekleşen araç maliyeti ise yapılan araç operasyonlarının maliyetini gösterir. Planlanan Maliyet; Örneğin; araç kiralama bir aylık ise aylık kiralama ücretinin otuza bölünmesiyle bulunan bir günlük kullanım bedeli vardır. Planlanan maliyette ilgili aracın her gün kullanıldığı varsayıldığı için maliyet düşük çıkabilir. Oysa Gerçekleşen Maliyet olarak baktığımızda sistem, bu aracın ay içinde kaç kere kullanıldığını tespit ederek ve aylık kira bedelini bu sayıya bölerek maliyetlere yansıtır. Gerçekleşen maliyet türünde maliyetler aşağıdaki gibi hesaplanır. Araç Fiyatı: Kiralık araçlarda kontrat Fiyatının / Görev Sayısı / Kat Sayıya bölünmesiyle hesaplanır. İşbaşı kullanılan araçlarda araç yönetiminde hesaplanmış rakamlar gelir. Yakıt:Yakıt Tüketimi X Mesafe(km) X Akaryakıt Fiyatının çarpımıyla hesaplanır. Toplam Maliyet: Araç Fiyatı + Masraf + Yakıtın toplamıdır. Pax Fiyatı: Toplam Maliyet / Pax Sayısına bölümüdür. Birim Ücret: Toplam Maliyet + Genel Maliyet / Toplam Katsayısı Transferlerde gerçekleşmiş olan masrafları maliyete dahil görmek veya maliyet içinden çıkarmak mümkündür. Aynı şekilde akaryakıt masrafları maliyete dahil görmek veya maliyet hesaplarından çıkarmak da mümkündür. Alt ekran bu seçeneklerde yapılan seçime göre şekillenir Sorular (1) girişli 10 adet DBL rezervasyon için araç operasyonu yapılmak istenmektedir. Rezervasyonlar aynı gün, aynı otele, aynı operatörden ve aynı uçak ile yapılmış olmasına rağmen müşteri trafiğinde ilgili satırda 16 kişinin ismi yer almaktadır. Diğer 4 kişinin isminin bu satırda olmamasının nedeni ne olabilir. Çözümü ile birlikte yazınız? (2). Sisteme girilmiş bir rezervasyon için araç operasyonu yapılmak istenmektedir. Müşteri trafiğinde rezervasyon kaydı girilen kişiler listelerde yoktur. Transfer listelerinin oluşmamasının nedeni ne olabilir. Çözümü ile birlikte yazınız? 128

140 4.9. Uygulamalar Operasyon için rezervasyon uygulamalarında girilen rezervasyonlar seçilmiştir. İlgili rezervasyonlar girilmemiş ise önce rezervasyonu giriniz. (1). Acentamız müşterilerinin geliş transferlerinde SAO ve dönüş transferlerinde SAO 301 kodlu uçuşlardan yararlanmaktadır. SAO 300 Berlin (TXL) den Antalya (AYT ) havaalanına her Pazar saat 11:00 de inmektedir. SAO 301 Antalya hava limanından her pazar saat 15:00 da hareket etmektedir. Uçuş kayıtlarını giriniz? (2). DENİZ PEKSOY isimli rehberimiz İngilizce ve Almanca bilmektedir. SEJOUR OTEL ve AKGÜN OTEL de otel rehberi olarak çalışmaktadır. Rehberimiz SAN TOURS müşterilerine sattığı her tur biletinden %5, diğer tur operatörlerinin biletlerinden %6 ve TEKNE turu için sattığı her biletten %8 komisyon almaktadır. Rehberi ve komisyon bilgilerini tanımlayınız? (3) tarihinde giriş yaparak SEJOUR OTEL de 2 hafta DBL / STD odada konaklamak üzere 5 adet rezervasyon giriniz. (Tur Operatörü: SAN / SAN TOURS; 1. Rez. 2 yetişkin + 5 yaşında bebek Voucher No : U Rez. 2 Yetişkin + 8 yaşında çocuk Voucher No : U Rez. 2 Yetişkin + 3 ve 5 yaşlarında iki bebek Voucher No : U Rez 2 Yetişkin + 8 ve 11 yaşlarında iki çocuk Voucher No : U Rez. 2 Yetişkin + 4 yaşında bebek + 10 yaşında çocuk Voucher No : U3115 Yukarıdaki 5 ayrı rezervasyon müşterilerinin hepsinin transferini tek araç ile yapınız? (4). Aşağıda özellikleri verilen rezervasyonlar için araç operasyon bilgilerini bilgisayara kaydediniz? 2 ayrı rezervasyon müşterilerinin hepsinin transferini tek araç ile yapınız? 1. Rezervasyon SAN TOURS müşterilerinden 3 yetişkin SEJOUR OTEL de 14 gün DBL (STD) odada her şey dahil (AI) konaklayacaklardır. Voucher No: U3119 Geliş Tarihi : 20 / 07 / 2009 Geliş Uçağı : SAO 300 Geliş Saati : 11:00 Dönüş Tarihi: 03 / 08 / 2009 Dönüş Uçağı: SAO 301 Dönüş Saati: 15:00 2. Rezervasyon SAN TOURS müşterilerinden 3 yetişkin KAPTAN OTEL de 14 gün DBL (STD) odada her şey dahil (AI) konaklayacaklardır. Voucher No: U3120 Geliş Tarihi : 20 / 07 / 2009 Geliş Uçağı : SAO 300 Geliş Saati : 11:00 Dönüş Tarihi: 03 / 08 / 2009 Dönüş Uçağı: SAO 301 Dönüş Saati: 15:00 1 SAO: Sejour Acenta Otomasyonu isimli uçuş firmasının uçuş kodu 129

141 (5). Aşağıda özellikleri verilen rezervasyonu ve araç operasyon bilgilerini bilgisayara kaydediniz? Geliş, dönüş ve ara transfer bilgilerini giriniz? SAN TOURS müşterilerinden 2 yetişkin ve 5 yaşında bir çocuk aşağıda özellikleri verilen rezervasyonu bilgisayara kaydediniz? Voucher No: U3117 Oda: DBL Pansiyon : FB - Yolcuların geliş ve dönüş uçaklarına ait uçuş kodlarını giriniz? tarihinden itibaren SEJOUR OTEL de 14 gün DBL (STD) odada her şey dahil (AI) konaklayacaklardır tarihinden itibaren KAPTAN OTEL de 7 gün DBL (STD) odada her şey dahil (AI) konaklayacaklardır. Rezervasyon ücretini (Transferler ve handling fee ücretleri de dahil) her iki otel için hesaplattınız? Otel ve operatör konfirmeleri onaylanmıştır. (6). SAN TOURS müşterilerinden BS Futbol Takımı tatil için SEJOUR OTEL i tercih etmiştir. Rezervasyonu kaydediniz? - Voucher No: U3118 Futbol takımı evli olan oyuncuların ve yöneticilerin eşleri de dâhil 32 kişidir. Futbolcuların geliş ve dönüş uçaklarına ait uçuş kodlarını giriniz? BS Futbol takımı tarihinde SEJOUR OTEL e giriş yapacaklar ve 14 gün konaklayacaklardır. Evli olan 11 futbolcu eşleri ile birlikte DBL (STD) odada, bekar 10 futbolcu SNG (STD) odada her şey dahil (AI) konaklayacaklardır. Futbol takımı 24 oyuncu ve 8 yöneticiden oluşmaktadır. 24 oyuncu bir araçta, 8 yönetici de başka bir araçla transfer edileceklerdir. Transfer bilgilerini giriniz? (7) tarihinde giriş yaparak SEJOUR OTEL de kalan müşteriler için info kokteyl verilecektir. Bilgileri bilgisayara kaydediniz? A) Rehber: Araç: Katılan Kişi:. B) Info Kokteyl sonunda 4 farklı tur için 35 kişiye tur satılmış ve 2000 USD ciro yapılmıştır. (8) tarihinde geliş transferi yapılacak müşterilerin detaylı listesini Word belgesi olarak kaydediniz? Dosya Adı: Okul Numarası Liste şekli: Detay Transfer Listesi (9) tarihinde yapılan transferlerde görev yapacak rehber ve müşterilerinin listesini Word belgesi olarak kaydediniz? Dosya Adı: Okul Numarası Liste tipi: Detay 130

142 TURLAR Turlara rezervasyon alabilmek için tur ile ilgili kayıtların daha önceden girilmiş olması gerekir. Sejour turları üç ayrı şekilde inceleyebiliriz. İlk önce tüm turların kayıt edilmesi ve ortak kullanılan esnaf ve tur ekstralarının sisteme tanımlanması gerekir. Tanımlamanın ardından turlara bilet satışı ve rezervasyonun girilmesi ve son olarak da turlar ile ilgili raporların alınmasıdır. 131

143 5.1. Tur Tanımlamaları Turlar ile ilgili tanımlamalar, Tanımlamalar - Turlar menüsü altındaki ilgili komut kullanılarak yapılır. Turizm acentasının düzenlediği ve hizmetini verdiği turların tanımlanması, opsiyonlarının, ücretlerinin, verilen hizmetlerin ve hizmet alınan firmaların tanımlandığı bölümdür. Tur rezervasyonu buradaki bilgiler doğrultusunda yapılabilmektedir. Tur Rezervasyonu alabilmek için daha önceden aşağıdaki bilgilerin sisteme tanıtılması gerekmektedir. Bu bilgilerin tanıtılmasından sonra burada girilen bilgiler kullanılarak tur rezervasyonu alınabilir. 1. Yeni tur tanımlama; tur ve fiyatları adımından tur adının açılmasından sonra tur rezervasyonunda kayıt işlemleri yapılabilir. 2. Rehberler; turu satan rehberin bilgisi tanımlı olmalıdır. 3. Tur bilet zimmetlemesi; rehbere bilet zimmeti kaydı yapılmalıdır. 4. Araçlar; turlarda kullanılan araçların tanımlanmış olması gerekir Tur Paketleri Acentalar yapmakta oldukları turları bazen iki veya daha fazlasını bir araya getirerek farklı bir satış fiyatıyla müşterilere pazarlamaktadırlar. Bu gibi durumlar için tur paketleri oluşturulur. Tur paketi tanımlama ekranında sol ekranda paket tanımı yapılır ve sağ ekranda da bu pakete dahil olan turlar seçilerek tur paketleri oluşturulur. Bir tur birden çok paketin içinde satılabilir Ekstra Komisyon Alanlar Rehberler haricinde komisyon alan kişiler Ekstra Komisyon Alanlar bölümünde tanımlanır. Tur rezervasyonu girilirken bu komisyon oranları ödeme tablosunda görülür. Rehber komisyonları, Operasyon Tanımlamaları Rehberler kısmından yapılır Tur bileti Zimmetleme Hizmet Çeki ve tur biletlerini rehberlere zimmetlemek için Tur Bileti Zimmetleme kullanılır. 132

144 Müşterilere turları satan rehberlere tur biletlerini zimmetlemek için bilet koçanın seri no başlangıç ve bitiş bilet numarası ve bilet koçanını veren kişinin adı yazılarak kaydedilir. Tur operatörü bölümü boş bırakılırsa, tüm operatörler için bilet satışında zimmetleme geçerli olur Tur Nakit Giderleri Tur esnasında yapılan harcamaların tur maliyetlerinde tanıtımı için gerekli olan ön tanımlamalar Tur Nakit Giderleri ekranında yapılır. Genelde rehbere verilen avanstan ödenen nakit harcamalardır. (Örn. müze girişi, park ücreti, otopark girişi, ören yeri girişleri, şelale girişleri, tip vb.) Bu harcamaların kodu ve tanımı girilir ve kaydedilir. Masrafın kısa kodu ve açıklaması girildikten sonra Fiyat Tablosu düğmesine tıklatılarak masrafın fiyatları girilir. Eğer fiyatı sabit değil ise boş bırakılabilir. Dönem boyunca değeri belli olan bir nakit giderin (Müze giriş ücreti, otopark ücreti vb.) fiyat girişi yapılır. Park ücreti gibi sabit masrafların yanında giriş ücreti gibi kişi başı hesaplanan masraflar da bulunmaktadır. Fiyat türü masrafın kişi başı ya da sabit olmasına göre seçilir. Bütün bu tablolarda olduğu gibi, yeni girilmiş veriyi Kaydet düğmesiyle veya yeni bir satır açılarak kaydedilir. 133

145 Otel Tur Depar Saatleri Tur satın almış olan müşterinin tur çıkışında belli bir saatte otelden alınması ve bu saatin daha önceden müşteriye bildirilmesi gerekir. Bu depar saati her otele göre farklıdır. Eğer tur her defasında aynı depar saatine sahipse bu durumda bir otel için depar saati de aynıdır. Tur rezervasyon girişi esnasında saatin kullanıcı tarafından devamlı girilmesi yerine kodlanarak bilet satımında otomatik gelmesi sağlanır. Her tur için müşterilerin bulunduğu tüm otellerin depar saati ayrı ayrı yazılmalıdır. Otel Tur Depar Saatleri ekranında ilk önce tur seçilir. Sonra satır satır oteller ve her otelden müşterilerin alınacağı saati ve yeri yazılır. Saatler, araç ve rehber görev listesinde ve otel bilgi boardlarında duyurulacak herhangi bir voucher ile informasyon listesinde kullanılır. Bir tur rezervasyonu girerken bu depar saatleri otomatik olarak ekrana gelir Tur Hizmet/Extraları Öğle yemeği, içecekler gibi turla bağlantılı her türlü hizmet veya opsiyonel ekstraları tanımlamak Tur Hizmet / Extra tanımları ekranından yapılır. Hizmet ve ekstralar, esnafların fiyatları girilirken kullanılır. Turlarda verilen ekstra hizmetler için ekstra ücretler alınır. Aquapark turu içinde isteğe bağlı dolfinland hizmeti, temel tur dışında kalan yemek ücreti, konaklamalı turlarda rezervasyon seçenekleri, dalma turunda çift dalış yapma ekstra hizmetlere örnek olarak verilebilir. Türk gecesi tur içinde yapılan bir etkinlikse, Türk gecesini ekstralara, Türk gecesi hizmetini veren lokantayı da esnaflara girmek gerekir. 134

146 Esnaflar Tur işlemleri sırasında bazı firmalardan hizmet alınır. Örneğin: Lokanta, rent a car, rafting firmaları, aquaparklar, yatçılık firmaları, jeep safari firmaları, konaklamalı turlarda oteller vb. Acentenin anlaşma yaptığı ve cari olarak çalıştığı firmalar esnaf olarak tanımlanır. Çalışılan esnaflar, hizmet ve ücretleri Esnaflar düğmesine tıklatılarak tanımlanır. Sisteme bir esnaf kaydı girebilmek için Yeni düğmesi kullanılır. Burada tanımlanan esnaflar, tur rezervasyonu girilirken masraflar bölümünde tur maliyetlerinin hesaplanmasını sağlar. Esnaf hizmetlerinin fiyatlarını girebilmek için Hizmet ve Fiyatları düğmesine tıklatılır Hizmet ve Fiyatları Esnaflardan alınan hizmet ve hizmetin fiyatı Hizmet ve Fiyatları düğmesine tıklatılarak girilir. Böylece tur masrafı oluştururken seçilen bir esnaf için hizmet satırında burada tanımlanan hizmetlerin listesi bulunur. Fiyatlar bir dönem bazında ve fiyatın uygulama türüne göre girilir. Fiyatın geçerli olacağı başlangıç ve bitiş tarihleri girildikten sonra, F2 tuşu kullanılarak Hizmet seçilir. Eğer bu ücret tüm operatörler için geçerli ise operatör bölümü boş bırakılır. Hizmet türünün yemek gibi kişi başı ya da araç park yeri ücreti gibi sabit bir fiyatının olduğu Fiyat Türü nde girilir. Esnaflardan alınan hizmetlere ait satış fiyatlarının da girişi yapılabilir. Esnafa ait bir hizmetin yurtdışından satılması durumunda operatöre fatura edilecek rakamdır. Girilen bu fiyatlar, rezervasyon ekranında bulunan ek servisler adımında genel servis seçilmesi durumunda kullanılır Turlar ve Fiyatları Düzenlenen tüm turlar için ayrı ayrı kart açılarak, bu turlar ile ilgili fiyatların, masrafların ve bu tura hizmet veren esnafların ilgili tur kartına tanıtılması gerekir. Tanımlamalar, Tur ve Fiyatları ekranında Yeni komutu ya da Değiştir komutu ile açılan ekranda tur ile ilgili bilgiler girilerek tur kaydı yapılır. Kaydedilen turlar, tur rezervasyonu ve tarifeler ekranlarında kullanılır. 135

147 ALANYA kodu kısa yol kodudur ve rezervasyonu hızlı bir şekilde girmekte kullanılır. Turun tam adı Tur Adı alanına yazılır. Bu isim talep formlarında, faturalarda ve tanımlamalar bölümündeki tur raporlarında kullanılır. 136

148 Turlar animasyon, şehir, shop turu gibi çeşidine göre Turun Kategorisi alanında gruplandırılabilir. Tur Kategorisi boş bırakılabilir. Burada tanımlanan kategori, kategori listesine otomatik olarak eklenir. Turun Süresi turdaki gün sayısıdır. Tur yolculuk planının düzenlenmesinde önemlidir. Tura katılacak yolcuların otellerinin, araç operasyonu yaparken hangi sıralama seçeneğine göre geleceği Araç Operasyonu Otel Sıralaması alanında tur çıkış bölgesi dikkate alınarak işaretlenir. Ortalama Yol tur süresince aracın yapacağı km dir. Tur bilet satışlarında çocuk ve bebekler için uygulanacak yaş indirim oranları Genel Bebek & Çocuk Yaş ve Oranları kısmında belirlenir. Bu adımın boş bırakılması durumunda Tura ait fiyat girişi yapılırken çocuk ve bebekler için uygulanacak oranlar girilebilir Tur Fiyatlarının Girilmesi ve Düzenlenmesi Fiyatı girilecek tur listeden seçildikten sonra Tur fiyatları komutu ile ilgili turun standart bilet fiyatları girilir. Tur operatörüne göre fiyatlar değişiyorsa ayrı ayrı fiyat verilir. Döviz cinsi ve fiyat mutlaka girilmelidir. Program bir satırın işlemi tamamlandığında otomatik olarak bilgiyi kaydeder ve bir sonraki satıra geçer. Verilen fiyatlar başlama ve bitiş tarihleri arasında geçerlidir. Bu tarihlerin bilet satış tarihine ya da tur çıkış tarihine göre kullanılacağı Genel Parametreler Turlar ekranında Tur Bilet Satışlarında Bilet Fiyatı kısmından ayarlanır. Tur, tur paketleri içinde kullanılıyorsa fiyat girişlerinde tur paketi belirtilmelidir. Aşağıdaki örnekte ALANYA turu tek satıldığı takdirde 100 EUR, SAN PAKET tur paketi içinde satıldığında 80 EUR ücret alınmaktadır. Kişi sayısına bağlı olarak tur fiyatlarını hazırlayıp tur operatörleri bölümünde tur tarifeleri girilirse, bu bölümde tur fiyatlarının girilmesine gerek yoktur. Eğer tur tarifeleri yoksa sistem bu bölümden tur fiyatlarını alır. Tarifelerden girilmiş tur fiyatları var ise girilen fiyatlara tanımlamalar tur operatörleri menüsünde Tur Ücretleri düğmesi ile ulaşılabilir Tur Extra Fiyatları Bir turda verilen ekstra hizmetler için ekstra ücretler alınır. Örneğin dalma turunda tek ve çift dalışın fiyatları birbirinden farklı ise tek dalış için fiyatlar tur fiyatlarından girildikten sonra çift dalış için alınan ekstra ücret de Tur Extra Fiyatları 137

149 komutu ile girilir. Burada ekstraların girilebilmesi için daha önceden tur hizmet / ekstraları içinde tanımlanmış olması gerekir. Eğer bir müşteri, turda bu ekstrayı talep ederse, tur rezervasyonu sayfasında tur rezervasyonu girerken bu ekstrayı belirtmek gerekir Sabit Masraflar Tura ait her zaman yapılan standart ve sabit masraflar var ise tur rezervasyonu sırasında maliyet hesaplamalarında bu masrafların elle girilmesi yerine otomatik getirilmesi için Sabit Masraflar ekranı kullanılır. Masrafları girerken hizmet veren Esnaf ve esnaftan alınan hizmetler seçilir. Esnaf seçildikten sonra hizmet bölümünde Esnaflar Hizmet ve Fiyatı tablosunda fiyatları belirlenen hizmetler listelenir. Bu hizmetin fiyatı, esnaflar menüsünün altında girildiği için, bu tur için fiyat değişikliği olmadıkça fiyat girmeye gerek yoktur. Bir ören yerine giriş ücreti gibi, hizmeti sağlayan bir esnaf bulunmuyorsa esnaf alanı boş bırakılarak Hizmet / Nakit Gider alanındaki kodu bölümünde F2 tuşuna basılarak Tanımlamalar - Tur Nakit Giderlerinde tanımlanmış olan masraf çeşitleri seçilir. Örnek: Park Ücreti, Müze Giriş Ücreti, Tip gibi Komisyonlar Rehber haricinde tur satışından dolayı komisyon alan kişiler var ise bu oranlar yüzde ya da değer olarak bu alandan girilir. Komisyon anlaşması toplam satış üzerinden yüzde ise oranı, kişi başı ise tutar belirtilerek işaretlenmelidir. Kişi onaylandığı zaman tura katılan kişi ile yazılan rakamı çarpar. 138

150 Yürüyüş Şablonu Tur boyunca yapılacak olan etkinlikler saat saat bu şablona işlenebilir. Böylece bir turun hangi saatte nerede olabileceği takip edilebilir. Yeni yürüyüş şablon bölümleri (aşağı) veya Insert tuşu kullanılır. Yürüyüş şablonları, açılan listeden işlem ve zamanları seçilerek geliştirilirler. (örn. info, otel, depar, vb) Belirli bir işlem türü seçildiğinde, daha önceden girilmiş olan tablolardan listeyi getirir. Örneğin, işlem olarak Otel seçildiğinde, daha önceden girilen otel listesi ekrana gelir. Verileri silmenin 2 yolu vardır. Sil tuşu yürüyüş şablonundan tek bir satırını silerken Şablonu Sil bütün tabloyu siler Dâhil Olduğu Gruplar Turlar gruplandırılarak raporlamada kullanılabilir. Bunun için ilk önce Tanımlamalar- Gruplar menüsünün altında Tur Grupları oluşturulmalıdır. Bu gruplara dahil olan turlar Dahil Olduğu Gruplar tablosunda görülür. Turu herhangi bir guruba dahil etmek için Tanımlamalar- Gruplar - Tur Grupları menüsü kullanılır. 5.2 Tur Rezervasyonu (F6) Tur rezervasyonu işlemlerindeki amaç bir tur düzenlemek ve bu tura ait müşterilerin kaydını, tahsilâtını, tur için araç ve rehber atamalarını, turda yapılan masraf ve harcamaların takibi ve anlaşmalı firmalarla olan mutabakatı sağlamaktır. Değişik yollardan rehberler ve başka kişiler aracılığıyla satılan tur biletlerinin ve ödemelerinin programa işlenmesi ile tur rezervasyonu gerçekleşir. Tur operatörü tarafından satılan tur pending bölümünden gelen turların işlemleri de aynı ekrandan yapılır. Bir tur düzenlemek için gerekli olan temel bilgiler tur kodu, bölge ve tarihtir. Aynı turdan farklı tarihlerde veya farklı bölgelerden tur çıkarılabilir. Bu yüzden Tur Kodu + Bölge + Tarih üçlü değeri herhangi turun herhangi bölgede ve herhangi bir tarihte çıkacağını ifade etmektedir. Bu üç ayaktan birisinin değişmesi başka bir turu ifade eder. A) Turlar Tur Rezervasyonu ekranında turun adı, bölgesi ve tarihi girilir. B) Alt bölümde satış bölgesi, bilet seri ve numarası, müşteri unvanı ve adı, katılan kişi adetleri, kaldıkları otel, tur operatörleri girilir. C) Ödeme - Bilet kaydı girilip kaydedildiğinde veya Ödeme düğmesine tıklatıldığında Tur Bilet fiyatları ve Ödemeleri ekranı açılır. Bilet ücreti tahsil edilmiş ise Tahsil et düğmesine tıklatılarak orta bölümde tahsilat bilgilerini içeren bir satır eklenir. Bilet fiyatında + / - bir ödeme alındığında bir alt satıra inilerek Tahsilat / İade seçilerek yeni satır eklenir. D) Tur Araçları Tur araçları bölümünde tur araç operasyonu bilgileri girilir. 139

151 E) Masraflar Tur esnasında yapılan masrafların girişi ve otomatik gelen masrafların düzenlemesi yapılır. Bu ekranda tur kartı içinde belirtilmiş olan sabit masraflar otomatik oluşur. Turda gerçekleşen son duruma göre gerekli düzenlemeler yine aynı ekranda yapılabilir Tur Rezervasyonu Girişi Tur Rezervasyonu penceresinin üst bölümü tur ana bilgilerini oluşturmaktadır. Bu bölümde iken F3 tuşuna basılırsa bugüne kadar yapılan tüm tur rezervasyonlarının tarih sıralı bir seçim listesi ekrana gelir. Tur Rezervasyonu girmek için; F5 (Yeni Tur): Yeni bir tur rezervasyonu yapabilmek için ekranı boşaltır. Yeni rezervasyon girmek için tur kodu, çıkış bölgesi ve tarihi yazmak yeterlidir. Açıklama satırından sonra bir defa daha ENTER tuşu kullanıldığında sistem turu kaydeder Tur Müşterileri Bu bölüm satışı yapılan tur biletlerinin kaydının yapıldığı dolayısıyla müşterilerin kaydedildiği bölümdür. Bileti satan rehber, müşteri bilgileri ve müşterinin ödemelerinin girişi yapılır. Alanlar boş geçildiğinde en son girilen bilet bilgilerini ilgili alanlara yazar. Tur biletlerinin satışının yapıldığı bölge Satış Bölgesi dir. Aynı tur için farklı bölgelerden de satış yapılabilir. (Örn. Side den çıkan bir tura, Belek bölgesindeki otellerden de satış yapılabilir. O zaman turun çıkış bölgesi SID ise satış bölgesi BLK olur.) Satılan biletin var ise seri numarası girilir. Satılan bilet numarası yazılır. Bu işlemin öncesinde tur biletleri belirli rehberlere zimmetlendiyse, bilet seri ve numarası yazıldığında rehber ismi otomatik olarak gelir. Yoksa listeden rehber seçilir. Eğer bu bilet satan rehbere zimmetlenmiş bilet değil ise veya bu biletin girişi daha önceden yapılmış ise program uyarır. Genel Parametreler Turlar bölümünden zimmet kontrolü kaldırılmış ise kontrol yapılmaz. Girilen bilete ücret tahakkuk ettirilmeyecekse Bilet Free işaretlenmelidir. Müşterinin unvanı yazılır. Unvan bilgileri zaman kazanmak için kodlanmışlardır. Bunlar; 1 Tuşu -> Mr, 2 Tuşu -> Mrs, 3 Tuşu -> Chd, 4 Tuşu -> Inf, 5 Tuşu -> Grp.dur. 140

152 Eğer bu bilet birden fazla kişiye yani bir gruba satılmış ise unvanı mutlaka Grp olmalıdır. Bileti satın alan kişi veya grubun adı mutlaka yazılır ya da Grup Adı alanının sağında oluşan Rezervasyon müşteri listesinden bir müşteri seçilerek onaylanır. Rezervasyon listesinde turun çıkış yaptığı tarihe göre otelde konaklayan müşteriler listelenir. Müşteri Listesinden bir müşteri seçildiğinde müşterinin konakladığı otel, tur operatörü ve voucher numarası otomatik olarak satıra aktarılır. Grup adı na sistemde kayıtlı olmayan bir isim yazıldığında kaldığı otel ve tur operatörü ayrıca girilmelidir. Rezervasyona kaç pax girildiği Girilen sütununa yazılır. Tura kaç kişinin katıldığını Katılan sütunu gösterir. Bilet girişi ilk yapıldığında girilen kısmının adetleri Katılan kısmına otomatik aktarılır. No Show ve İptal sütunları Kaç kişinin tura katılmadığını gösterir. No Show durumunda Ödeme Tablosu tekrar açılır ve ilgili satırın altına yeni bir satır eklenir. Yeni satıra geçildiğinde Tahsilat İade kısmında İade seçilerek İade Türüne No show seçilir. İptal durumunda ise Tahsilat İade bölümünde iade seçilip iade Türü olarak İptal seçilmelidir. Tutar bölümüne müşterilere iade edilecek tutar girilir. İptal ve No show adetleri katılan kişi adedinden otomatik olarak düşülür. Bu işlem tamamlanıp ikinci satır kaydedildiğinde tura katılan kişilerin tamamı no show yada iptal ise rezervasyon sayfasında ilgili bilet satırı kırmızı renktedir. Tura çıkacak olan bebek ve çocukların yaşlarını belirtmek için çocuk sayısı girilen sütunda F2 tuşu ile max.10 adet çocuk ve bebek yaşlarının girilebileceği bir pencere açılır. Çocuk yaşı girmek zorunlu değildir. Sistem çocuk ve bebek yaşlarını hesaplarken unvan kontrolü yapmaktadır. Otel rezervasyonu olan bir müşteri seçilmedi ise F2 tuşuyla müşterilerin konakladığı otel seçilir. Buradaki listeye bölgesi, biletin satış bölgesi ile aynı olan oteller gelir. Müşterilerin kaldığı oda numarası Oda No alanına yazılabilir. Tur, tur fiyatına eklenmemiş; içkiler, bot turunda dalış, müzenin bazı kısımları gibi herhangi bir ekstra içeriyorsa ve müşteri bu ekstrayı alacak ise Extra alanında belirtilir. F2 tuşu ile tur ekstra/hizmet listesinden seçim yapılabilir. Müşteri birden fazla extra alacak ise alt alta tanımlanır. Tura rezervasyonu yapılan müşterilerin tur operatörü Operatör alanında seçilmelidir. Müşterilerin voucher numaraları Voucher alanına yazılabilir. Eğer özel bir fiyatla birden fazla tur kombine olarak yaratılmış tur paketleri var ise tur paketine ait rezervasyon girişi turlar menüsü altında Tur paket bilet girişi menüsünden yapılmaktadır. İlgili bilet, tur paket bilet girişinden yapılan satış ise hangi paket ile satıldığı bilgisi Tur Paketi alanından izlenebilir. Tur Transfer Türü F2 tuşuyla seçilir. Örneğin, müşteriler özel bir transfer talep ederlerse, Private transferi seçilir. Eğer boş bırakılırsa normal transfer olarak 141

153 uygulanır. Tur transfer türüne göre fiyat girişi, tur tarifeleri bölümünden yapılmaktadır. Aracın müşterileri otelden alış zamanı Alış Zamanı alanına yazılır. Eğer müşteriler otelleri dışında bir yerden alınacaklarsa, müşterilerle bir buluşma noktası seçilir ve Buluşma Yeri alanına girilir. Tur aracı atama bölümünde belirtilen tura çıkacak araçlardan ilgili biletteki kişilerin hangi araca bineceğini Araç No gösterir. Müşteriyi otelden alacak olan araç Topl.Araç No da numarası olan araçtır. Eğer tanımlamalarda yer alan 'Otel-Tur Depar Saatleri' bölümünde tanımlanmış ise müşterinin otelden alınış saati otomatik gelir. Eğer müşteriyi otelden alacak olan araç tura çıkacak olan araçtan başka ise bu iki aracın buluşacağı yer Bul.Yeri alanında belirtilir Tur Rezervasyonu Arama Tur Rezervasyonu ekranında turun adı, bölgesi ve tarihi girildiğinde girilen bilgiler daha önce kayıtlı bir tur rezervasyonuna ait ise aşağıda tur rezervasyonu bilet ve müşteri bilgileri listelenir. Yapılmış olan tüm tur rezervasyonlarının bugünden geriye doğru tarih sıralı listesini almak için F3 tuşuna basılır. Bulunması istenen bir müşteriyi tüm tur kayıtları içersinde aramak için Müşteri Arama (F8) düğmesine tıklatılır. Tur Müşteri listesi ekranı açılır. Bu pencere müşteri isimleri, tarihi, varsa bilet numarası, operatör ve otel bilgisiyle turları aratmak amacıyla kullanılır. Bu pencerede müşteri adı yazılıp Ara (F5) düğmesine tıklatıldığında müşterinin varsa hangi tura kayıtlı olduğunu gösterir Araç ve Rehber Atama Bir araç, tur rehberi veya karşılayıcı atamak için sayfanın sağ üst köşesinde bulunan Tur Araçları bölümü üzerinde çift tıklatılır. 142

154 Tur Araç Operasyonu ekranında üstte araçlar altta da tura katılan müşterilerin listesi bulunur. Tura çıkacak araçlar, rehber ve bunların buluşma yeri ve saati girilir. Turun ilk hareket alacağı yer ve saati girilir. Bu seçeneklerden belli olmayanları boş bırakılabilir. Doluluk kısmında araca kaç kişinin atamasının yapıldığı gösterilir. Her hangi bir müşteriyi bir araca atamak için müşteriler seçildikten sonra sürükle bırak yöntemiyle araç üzerine bırakılır veya seçili müşteri üzerinde farenin sağ tuşuna tıklatılarak araç plakası seçilir. Böylece seçilen müşteriler bir araca yerleştirilmiş olur. Araç görev tablosu düğmesine tıklatılarak aracın günlük görevleri listelenir. Buradan aracın o günkü işlemleri takip edilerek, görevlerin çakışması önlenir. Toplama araçları atamasında, tur araçları atamasında yapılan işlemlerin aynısı yapılır Tahsilât ve Ödeme Müşteri girişi yapılırken satırın son sütunundan sonra otomatik olarak veya Ödeme (F9) düğmesine tıklatıldığında Tur Bilet Fiyat ve Ödemeleri penceresi açılır. Tur kodlamalarında Tur fiyatları girilmiş ise program otomatik olarak kişi sayısına göre bilet fiyatını ve bilet fiyatının döviz cinsini çıkarır yoksa Bu bilet bilgilerine uygun fiyat girilmemiş hatası verir. Bu durumda istenirse elle hesaplanarak bilet fiyatı girilebilir. Kur Tarihi alanı dövizlerin exchange işlemleri sırasında kullanılacak kur tarihini belirtir. Bu tarih otomatik olarak bilet kaydının yapıldığı tarihtir. İstenirse değiştirilebilir. Program bu tarihte bir kur kaydı bulamaz ise bu tarihe en yakın kur tarihini alır. Bilet satışının yapıldığı tarihe de otomatik olarak bilet kaydının yapıldığı tarih atanır. İstenirse değiştirilebilir. Parametreler bölümünde Ödeme ekranı çıkışında bilet tutarı girildi ise tahsilâtı otomatik yapsın adlı kutucuk işaretli ise, tablodan çıkıldığında sistem otomatik olarak ödemeyi tahsil eder. Eğer işaretli değilse, Tahsil Et düğmesine tahsilâtını yapmak için tıklatılır. Ekranın alt bölümüne bir satır tahsilat bilgileri eklenir. Ödendi sahası otomatik olarak işaretlenir. Bu saha işaretli ise biletin ücretinin tam olarak tahsil edildiğini, işaretsiz ise henüz tahsil edilmediğini veya tam olarak tahsil edilmediğini gösterir. Ücretsiz yapılan turlarda Ödendi kutucuğu işaretlenmez. 143

155 Ayrıca Rehber Tanımlamaları içinde daha önceden girilen ve Tur ve Fiyatları menüsü ve turlar menüsünün altındaki ekstra komisyonlar tablosunda tanımlanan komisyon oranları görülebilir. Pencerenin alt kısmında ise müşteriden tahsil edilen döviz cinsleri ile tutarları görülmektedir. Tahsilatın ödeme şekli (Örn. Nakit-> N, Çek->Ç, Kredi Kartı-> K gibi.) alınan tahsilat şekline girilir. Diğer Komisyonlar düğmesine tıklatılarak bilet satışından komisyon alanlar ve komisyon rakamları görülebilir. Tahsilâta Aç: Rehberin komisyonunu verdikten ve Tur Hesap Kontrolü nde Özet Rapor bölümünde hesaplaşma tarihini girip hesabı kapattıktan sonra (daha sonra açıklanacaktır), hesap kapatma tarihi satırının en sonunda görülecektir. Bu görüldüğünde ödeme tablosunda hiçbir değişiklik yapılamaz. Ödeme tablosunda herhangi bir değişiklik yapmak için Tahsilata Aç düğmesi kullanılır. Müşteri bilgilerinin olduğu bölümdeki $ sütunu biletin ücretinin tam olarak müşteriden tahsil edildiğini gösterir. Eğer tahsil edildiyse, tahsil edilmedi veya ücretin bir kısmı alındı ise boş olacaktır. Turdan ne kadar tahsilat yapıldığını görmek için araç çubuğundan Σ Tahsilatlar (F12) düğmesine tıklatılır Tur Değiştirme ve İptal etme Tur değişikliği yapabilmek için değiştirilecek turun önce kayıtlı olması gerekir. Sisteme kayıtlı olmayan bir tur için tur değişikliği yapılamaz. Bir müşterinin turunu değiştirmek için müşteri seçildikten sonra Turunu Değiştir düğmesine ya da araç çubuğundan Müşteri turunu değiştirme düğmesine tıklatılır. Yeni tur bilgileri girildikten sonra değiştir düğmesine tıklatılır. Değiştir düğmesi değişiklik yapılan alandan çıkıldıktan sonra (Enter tuşu) kullanılabilir olmaktadır. 144

156 ise kullanıcı uyarılır. Bir turu komple başka bir tura aktarmak için Tur Değişikliği düğmesine tıklatılır. Daha önce girilmiş masraflar varsa silinmelidir. Girişi yapılmış bir bileti tamamen silmek için Bilet Sil düğmesine tıklatılır. Bilet ile ilgili tahsilat bilgisi var Girilmiş bir bileti iptal etmek için; A) Tahsilatı yapılmamış bir bileti iptal etmek için İptal Et (F6) düğmesine tıklatılır. Bilet iptal işlemi gerçekleştirildiğinde ilgili bilet satırı kırmızıya dönüşür. B) Tahsilatı yapılmış bir bileti iptal etmek için Ödeme (F9) düğmesine tıklatılır. Alt bölümde tahsilat satırının altına inilir. Tahsilat iade sütunundan İade ve İade türünden İptal seçilerek iade edilen tutar girilir. Bu işlem sonunda da ilgili bilet satırı kırmızıya dönüşür Masraflar (F10) Turda yapılan masraf ve harcamalarının kaydı Masraflar (F10) düğmesine tıklatılarak Tur Masrafları ekranında yapılır. Ekranın üst kısmında araç, rehber ve avans bilgileri vardır. Tura çıkan rehbere avans verilmiş ise avans alanına girilir. Nakit harcamalar girildikçe avans sütununun yanındaki Nakit gider sütununa kümülatif olarak toplar. Avans bakiye sütununda kalan miktar (-) ya da (+) olarak gösterilir. Tur Masrafları penceresinin alt bölümünde ise yapılan tüm harcamalar tanımlanır. Eğer tur tanımlarında sabit masraflar şablonu oluşturulmuş ise orada tanımlanan masraflar otomatik olarak aktarılır. Esnaflardan alınan hizmetlerde buraya girilmelidir. Tanımlanan tüm masraflar tur kotasyon ve tur masraf listesine yansır. 145

157 Anlaşmalı firmalardan yapılan işlemler Esnaf sütununda ilgili işletme kodu seçilerek girilir. Bu durumda Hizmet/Nakit Gider sütununda esnaf sütununda seçilen esnafa Tanımlamalar Turlar Esnaflar ekranında Hizmet ve fiyatı tanımlanmış hizmetlerin listesi gelir. Bu saha boş bırakılırsa bu satırda girilecek işlem nakit işlem demektir. Bu defa bu sütunda Tanımlamalar Turlar Tur Nakit Giderleri ekranında tanımlanan nakit giderler listelenir. Yapılan masrafın ne şekilde fiyatlandırılacağını Fiyatlama Türü alanında belirlenir. Alınan hizmetin şekline göre sabit tutar, kişi başı veya free şeklindedir. Toplam sütununda yapılan harcamadan kaç yetişkinin, çocuğun ve bebeğin faydalandığı belirtilir. Acenta alınan hizmet karşılığında işletmelere bırakılmak üzere rehbere belge veriyorsa, belge bilgileri Hizmet Çeki sütununda sisteme girilir. Servis Voucher: Tur süresince esnaflara vermek amacıyla servis voucher ının çıktısı alınır. Dolayısıyla bu voucherlara bakarak esnaflara voucher gönderimi yapılabilir. Yenile: Tura katılacak yeni müşteriler eklenirse, Masraflar sayfasında Yenile düğmesine tıklatılarak yeni kişi sayısına bağlı olarak masraflar yeniden hesaplattırılır. Eğer otomatik olarak oluşan fiyatlarda herhangi bir değişiklik yapılmışsa Yenile düğmesi ilgili kayıtları sistemin hesapladığı ilk haline getirir Tur Rezervasyonu İçin Kısa Yol Tuşları F5: Yeni bir rezervasyon girilirken kullanılır. F6: (İptal) Belirli bir turu iptal ederken kullanılır. F7: Eğer tur kesin değil ve opsiyonelse opsiyon günleri girilirken kullanılır. F8: Daha önce girdiğiniz turlarda müşteri aratacağınız zaman bu butonu kullanıp isim listesinden ismi aratabiliriz. F9: (Ödeme) Ödeme tablosunu açmak için kullanılır. F10: (Masraflar) Masraflar tablosunu açmak için kullanılır. Opsiyon (F7): Eğer kaydı yapılan müşteri opsiyonlu satış ise opsiyon tarihinin girilmesi için yeni pencere açar. Daha sonra Tur Listeleri menüsünden Opsiyonlu Satış Kontrol Listesi adlı listeyi kullanarak opsiyon süreleri takip edilebilir. 146

158 Tur Yürüyüşü: Turlar bölümünde Tur ve Fiyatları tablosunda turun yolculuk planı görülebilir. İstatistikler: Bu tura ait bilgileri; otel, operatör, rehber, satış bölgesi olarak dağılımlarını gösterir. Bu düğme tur rezervasyon ekranının sütun ayarlarını düzenlemek için kullanılır. (Tur Giriş Bilgisi) Bu düğme rezervasyon girişi yapan ve son değiştiren kullanıcıların bilgisini gösterir. Eğer kullanıcı yetkiniz var ise bu buton turları kilitlemek ve açmakta kullanılır. Grafik düğmesi, kolay bir şekilde ekstra istatistiksel bilgi alımında kullanılır Hızlı Tur Rezervasyon Girişi (F7) Turlar - Hızlı Tur Rezervasyonu (F7) satılan tur biletlerini her tur ekranını ayrı ayrı açmadan tek bir ekrandan girişini sağlar. Tur, Bölge ve tarih girildiğinde, tur daha önce kayıtlı değilse Yeni tur açmak ister misiniz diye soran bir onay penceresi açılır. EVET seçilirse Yeni Tur Açma penceresini açar ve Tur aç düğmesi ile yeni tur açılır. Tur rezervasyonu sayfasındaki gibi, bilet serisi ve numarası, müşteri ismi, oteli, oda numarası, operatörü ve voucher numarası girilir. Eğer otelden alınış zamanı biliniyorsa yazılabilir. Satırın sonuna gelindiğinde sistem tur ücretini otomatik olarak Bilet Fiyatı bölümüne getirir. Bilet bilgileri satır satır girildikten sonra ana tur rezervasyon sayfasına göndermek için Turlara Kaydet komutu ile girilen bilgiler ilgili turlara aktarılır. Turu kaydettikten sonra F3 tuşunu kullanarak tur rezervasyon sayfasında bu tur görülebilir. 147

159 5.4 Tur Paket Bilet Girişi Paket turlar için bilet girişi Turlar - Tur Paket Bilet Girişi komutu ile girilir. Tur paketi, turun bölgesi ve satış bölgesi girildikten sonra bilet satış şekli seçilir. Tur paketindeki her tura ayrı bilet kesilir işaretlendiğinde her tur için ayrı ayrı bilet sütunları açılır. Tur paketi için tek bilet satılır işaretlendiğinde tek bilet ile üç tura satış yapılır. Paket tur içinde tanımlanan tüm turlar için, Yeni tur açma düğmesine tıklatılarak tur açılır. Satılan biletler için açılan turlardan müşterilerin hangisine katılacakları sağ üst bölümden seçilir. Girilen biletler Turlara Kaydet komutu ile ilgili turlara tur rezervasyonu olarak kaydedilir. 5.5 Ekstra Paket Toplu Tur Kayıt Otel rezervasyon sayfasında ek servisler tablosunda girilen tur paketlerini Tur pending sayfasında teker teker gerçek tur rezervasyonu ekranına göndermek yerine çabuk ve toplu bir şekilde tek bir seferde kaydetmek için Turlar - Ekstra Paket Toplu Tur Kayıt komutu kullanılır. Tabloda ekstra servisler gibi tur paketlerine sahip rezervasyonları seçebilmek için, tur operatörü, voucher numarası, müşterilerin check in tarihi, ürün fiyatına dahil olan otel veya tur paketi gibi bazı kriterler belirtilir. Eğer tur rezervasyon sayfasına gönderilmediyse, öncelikle Tur Ataması Yapılmayanlar kutucuğu işaretlenmelidir. Eğer gönderildiyse, Tur Ataması Yapılanlar kutucuğu işaretlenir. Her ikisini birden görmek için Hepsi kutucuğu işaretlenir. Tabloda müşterilerin otel bilgileri sayfanın sağ üst köşesindedir. Ek servis alan bir yolcunun hangi tarihteki tura kaydedileceğini belirtmek için ilgili kişinin üzerindeyken Enter tuşuna basılır. İşaretçi satan rehber bilgisinin üzerine gelir. F2 tuşu kullanılarak turu satan kişi rehberler penceresinden seçilir. Yurt dışı 148

160 satışlarında, turu satan kişi operatör olacağı için rehberler bölümüne Operatör adlı bir rehber tanımlanabilir. Rehber seçiminin ardından Enter tuşuna basılarak tur bölümünün üzerine gelinir. F2 tuşu ile daha önceden açılmış turlar arasından seçim yapılabilir ya da istenen gün ve çıkış bölgesindeki tur henüz açılmamış ise ekranın sol alt köşesinde bulunan Yeni tur açma komutu ile ilgili tur tanımlanıp sonrasında seçim yapılır. F2 tuşu ile seçim işlemi tamamlandıktan sonra müşterinin kaldığı otel bilgisi girilmelidir. Burada otel kodu biliniyorsa manuel yazılabileceği gibi ekranın sağ üst köşesinde bulunan otel bilgisine çift tıklayarak ta kayıt işlemi yapılabilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra, Turlara Kaydet düğmesi ile ana tur rezervasyon sayfasına gönderilir. Sistem bunları tur rezervasyonu sayfasına gönderdiğinde OK kutucukları otomatik olarak işaretlenir. Kayıt işlemi tamamlanan rezervasyonların silme ve değişiklik işlemleri yine bu ekrandan yapılmaktadır Yurt Dışı Satışlı Turlar Tur Pending ya da extra paket toplu tur kayıt ekranından turlara kayıt edilen rezervasyonlar tur rezervasyonu ekranında zemini mavi renk olarak izlenir. Yurtdışı satışlı turların ücretleri operatöre fatura edileceği için bu rezervasyonlara ödeme girişi yapılamaz. Yurt dışı satışlı turların rezervasyonlarını silmek ya da değiştirmek yine extra paket toplu tur kayıt (tur pending) menüsünden yapılmaktadır. Örnekte görüldüğü gibi, otel rezervasyon sayfasında ek servislerde girilmiş tur operatörü tarafından satılmış Hamam Turu için 3 PAX bulunmaktadır. Bunlar tur pending ekranından tur rezervasyonları sayfasına gönderilmiştir Tur Hesap Kontrolü (F8) Satılan biletler ve turlarla ilgili hesapların kontrolü için Turlar- Tur Hesap Kontrolü (F8) seçeneği kullanılır. Tur rezervasyon sayfasında girilmiş olan tur biletlerinin her birinin düzenleme, iptal, iade gibi tur biletlerinin tüm işlemleri görülebilir. Ayrıca her bilet için ve toplamda rehberlerin komisyon oranlarını görme ve rehberlere yapılan komisyon ödemelerini takip etme şansı vardır. Üst bölümdeki kriterler kullanılarak hesabı görülecek biletler süzülür. Örnekte, süzmek amacıyla rehber adı ve tur çıkış tarihi girilmiştir. Biletlerin tahsilatı ve rehber komisyonları ile ilgili ödemeler ilgili düğmelere tıklatılarak yapılır. Genel menüsünün altında parametrelerde Ödeme ekranı çıkışında 149

161 bilet tutarı girildi ise tahsilâtı otomatik yapsın opsiyonunu işaretlenmediyse, tur rezervasyonu girdikten sonra, sistem bilet ücretini otomatik olarak hesaplamayacak ve tahsilâtı yapmayacaktır. Bilet hesapla düğmesi ile, tur satış fiyatlarına göre tur biletindeki yetişkin, çocuk ve bebek fiyatları baz alınarak hesaplama işlemi yapar ve toplam bilet tutarı otomatik olarak işlenir. Tahsil et düğmesi ile tahsilat işlemlerini tek bir adımla yapılmasına olanak sağlar. Hesapla ve Tahsil Et düğmesi de yukarıdaki iki düğmenin işlemini tek seferde yapar. Komisyonun ödenmesi için önce bilet tahsilâtının yapılması gerekir. Tahsilât işlemi yapılmış olan bir tur biletinde rehberin hesabına düşen komisyon, Komisyon Ödeme düğmesine tıklatılarak işlenir. Bir bileti iptal etmek için Bilet İptal düğmesine tıklatılır. Ancak bu biletin ödemesi daha önceden hesaplanıp tahsil edilmiş ise Tahsilat Detayı düğmesi kullanılır. Açılan Tur Bilet Fiyatı ve Ödemeleri ekranında bilet ücretinin, alınan miktarın ve komisyon oranının detayları vardır. Bu ekran tur rezervasyon sayfasındaki Ödeme düğmesi ile açılan ekran ile aynıdır. Alt bölümde tahsilat satırının altına inilir. Tahsilat iade sütunundan İade ve İade türünden İptal seçilerek iade edilen tutar girilir. Toplu değiştirme düğmesine tıklatılarak rehbere ödenen komisyon için kesilen makbuz numaralarını tek bir bilet için veya seçilen biletler için toplu olarak değiştirme ve bilet kontrolü onay işlemi yapılabilirsiniz. Bir rehberin belli bir dönemde sattığı biletlerin ödeme ve komisyon bilgilerinin hesaplaşması için Özet Rapor düğmesine tıklatılır. Burada seçilen rehberin belirlenen dönem arasındaki tahsilât ve komisyon bilgileri listelenir. Hesabı kapatmak için tarih girilerek Hesabı Kapat düğmesine tıklatılır. Genel menüsünün tur parametreleri bölümünde, rehber hesaplaşmasında kullanılacak tarih kriteri Satış Tarihi seçilmişse özet rapor tablosunu görmek için sadece turun satış tarihi ve rehber adı kriter olarak verilir. 150

162 Tablonun üst bölümünde verilen tarih aralığında ilgili rehberin gerçekleştirmiş olduğu satışlar ve tahsilat rakamları, komisyon oranları görülebilir. Tablonun alt bölümünde ise verilen tarih aralığından önceki dönemi kapsayan ve henüz hesaplaşması kapatılmamış olan biletler görüntülenir. Bazı biletler kapatılmamıştır, kalanlar ise ya iptal olmuş ya da no show dur. Listenin en altında ise geçmişten kalan hesabı kapatılmamış biletler ve ilgili dönemi içeren biletlerin toplamı karşılığında rehber komisyonu düşülmüş ve rehberden alınması gereken toplam tutar izlenebilir. Tüm rakam rehberden tahsil edildikten sonra kapatma tarihi verilerek ilgili dönemin hesaplaşması tamamlanır. Yetkisi olan bir kullanıcı tarafından kapatılmış olan bilette Tahsilata Aç yapılmadığı müddetçe ilgili tahsilatlarla ilgili bir değişiklik yapılamaz Rehber Avans Takibi Tura çıkan rehberlere verilen avans ödemelerinin girişi ve takibi Faturalama - Rehber Tur Avans Takibi menüsü ile yapılır. Ekranın sağ alt köşesinde bulunan Rehber Avans Ödemesi düğmesine tıklatılarak F2 tuşu ile avans ödemesinin yapılacağı rehber seçilir ve rehbere yapılan ödemeye ait makbuz numarası, tarihi ve rakamı girilir. 151

163 Rehber Avans Takibi ekranı icmal ve detaylı olmak üzere 2 farklı şekilde alınabilir. Tur çıkış tarihi, tur, rehber verilerek takibi yapılmak istenen dönem listeletilir. Voucher detaylı raporda çevirim döviz vermek zorunludur. Turlarda oluşan nakit giderleri ve verilen ödemeyi baz alarak tur sonunda rehberden geri alınacak ya da rehbere verilmesi gereken ek ücret var ise oluşan bakiyeyi gösterir Tur Listeleri Turlar ile ilgili listeler Turlar Tur Listeleri menüsü altındadır. Aşağıda listelerden bir kaçı verilmiştir Genel Tur Listesi Verilen tarih aralığında yapılan tüm tur rezervasyonlarını, tura katılan kişi sayısını, araç ataması yapılmış ise araç detayları ve boş kalan koltuk sayısını veren genel listedir Tur Rehber Listesi Tur rezervasyonları girilip araç ve tura eşlik edecek rehber atamaları tamamlandıktan sonra rehbere verilmek üzere kullanılan listedir. Kriter ekranının sol tarafında istenen özellikteki kriterler belirlenir. Liste şekli alanından tura çıkan araç için mi, toplama aracı için mi liste alınmak istendiği seçilir. Ekrana gelen liste turlara atanan araçlara göre gruplanarak gösterilir. Listenin içeriğinde tura girilmiş olan bilet detayları, en sonunda da ilgili turda otellere ve alınış saatlerine göre gruplanmış tura katılacak kişi sayısı icmal olarak gösterilir. 152

164 Tur Kotasyon Raporu Turdan elde edilen satış gelirleri ile turda gerçekleşen masrafların tek bir ekranda izlenerek kar zarar durumunun gösterildiği rapordur. Kar zarar durumu izlenmek istenen tarih, tur ya da bölge kriteri verilir. 3 türlü liste şekli bulunur. Liste 1 153

165 turun genel durumunu gösterirken, Liste 2 formatta operatörlere göre detaylandırılmış şekilde ekrana getirilebilir. Bilet detaylı maliyet ise oluşan gelir ve maliyeti bilet bilet gösterir. Örnekte Liste tipi 1 ve detaylı olarak seçilmiş tur kotasyon raporu bulunmaktadır Tur Satış Raporu Tur rezervasyonu kaydı yapılmış biletlere ilişkin bilet detayları, satış tutarları, tahsilat rakamı, yapılmış ise oluşan indirim tutarı ve rehber komisyonlarının birlikte görülebildiği takip raporudur. Listeyi turlara göre, tur ve otel e göre, sadece otele göre icmal şekilde, tur detaylı ya da bilet detaylı alabileceğiniz farklı formatlar bulunmaktadır. Örnekte bilet detaylı alınmış liste görülmektedir Tur İstatistikleri Turlar ile ilgili istatistikler, Turlar - Tur İstatistikleri komutu verilerek alınır. Tur İstatistik Raporları ekranında sol tarafta kriterler bölümü, sağ tarafta da istatistik seçenekleri vardır. Normal bilet istatistikleri yanında iptal biletlerinin de istatistikleri alınabilir. Kriterler ve istatistikler seçildikten sonra Ekran düğmesine tıklatılırsa seçilen istatistik bilgileri ekrana gelir Sorular 1. Bir rehberin turlardan ne kadar komisyon aldığı nerede ve nasıl tanımlanır? 2. Tur rezervasyonu ekranında Ödeme düğmesine tıklatıldığında Bu bilet bilgilerine uygun fiyat girilmemiş hata mesajı hangi durumlarda gelir. Nasıl çözülür Uygulamalar (1). Aşağıda özellikleri verilen turu tanımlayınız? TEKNE TURU Satış Kısmı Satış fiyatı: 50 USD; 7-12 : %50 0-6: Ücretsiz Komisyon sistemi : Bölge müdürü: %1 Acenta ofisi: %1 Rehber: %6 154

166 Not: Dalış yaparlarsa 20 USD dalış ücreti ödemek zorundalar. o Alanya bölgesinden satılan her tur için 10 USD ekleyiniz. Maliyet Kısmı ÖZGEN yatçılık ücreti: 25 USD; 0-12: ücret alınmaz AKDENİZ RESTAURANT Öğle yemeği ücreti kişi başı 3 USD, 0-12: ücretsiz. Otopark ücreti: 10 YTL (2). Aşağıda özellikleri verilen turu tanımlayınız? ANTALYA ŞEHİR TURU Satış Rakamı: 50 USD 7-12: 25 USD 0-6: Ücretsiz Rehberin Komisyonu: %5 Genel Müdür : %1 Maliyet Kısmı MERCAN Balık evi: 35 USD; 7-12: 20 USD 0-6: Ücretsiz Otopark: 5 USD Limitsiz içecek alacaklar 5 USD fark ödeyecekler (3). Aşağıda özellikleri verilen tur paketlerini tanımlayınız? Tur fiyatlarını giriniz? SAN: TEKNE TURU +AQULAND + TURK GECESİ: 120 USD (Tur fiyatları eşit) SAN1: TEKNE TURU + AQULAND + ŞEHİR TURU TEKNE TURU + AQUPARK ( 70 USD) alırsa ŞEHİR TURU ücretsiz (4). Aşağıda özellikleri verilen tur için en az 3 adet bilet satınız. Tur Kodu / Adı: TEKNE / TEKNE TURU Çıkış Bölgesi: KEM Tur Çıkış Tarihi: Biletler için seri: A (Bilet 1 No (4 Yet): Bilet 2 No (8 yet): Bilet 3 No (13 yet): Biletleri satan rehber: :DENIZ / DENİZ PEKSOY Tur Operatörü: SAN TOURS Tura Çıkış Oteli: SEJOUR OTEL (4). b. Tur için kullanılacak araç bilgilerini giriniz. (4).c. Tur Masraflarını giriniz. ÖZGEN yatçılık ücreti: 25 USD AKDENİZ RESTAURANT Öğle yemeği ücreti kişi başı 3 USD Dalış ücreti: 20 USD (kişi başı) Otopark ücreti: 10 YTL Tip: 10 YTL (4).d. Tüm müşterilerden ücretleri tahsil ediniz, komisyonlarını ödeyiniz. 155

167 (5). Aşağıda özellikleri verilen tur için en az 3 adet bilet satınız. Tur Kodu / Adı : TEKNE/ TEKNE TURU Çıkış Bölgesi: KEM Tur Çıkış Tarihi: Bilet Bilgileri Bileti satan rehber: :DENIZ / DENİZ PEKSOY Tur Operatörü : SAN TOURS 1. Bilet (15 Yet) 2. Bilet (12 Yet): Dalış yapacaklar; 3. Bilet (18 yet): Tura ANTALYA bölgesinden katılıyorlar. (5). b. Tur için kullanılacak araç bilgilerini giriniz. (5).c. Tur Masraflarını giriniz. ÖZGEN yatçılık ücreti: 25 USD AKDENİZ RESTAURANT Öğle yemeği ücreti kişi başı 3 USD Dalış ücreti: 5 USD( kişi başı) Otopark ücreti: 15 YTL (5).d. Tüm müşterilerden ücretleri tahsil ediniz, komisyonlarını ödeyiniz. (6) tarihinde çıkılan TEKNE TURU ile ilgili tüm gelir ve giderlerin gösterildiği listeyi Word belgesi olarak kaydediniz. Listeleme: Detay Listelensin (7) tarihinde çıkılan TEKNE TURU turuna katılacak müşterilerin listesini Word belgesi olarak kaydediniz? (8). a) TEKNE TURU, Bölgesi: KEM ve Tur Çıkış Tarihi : turuna katılacaklardan 2 nolu biletin satıldığı müşterilerden, 2 müşteri rahatsızlandığından tura katılamayacaktır. Bu iki kişinin tahsil edilen paraları iade edilmiştir. Bilgisayara işleyiniz. b) a şıkkında belirtilen turun Bilet 2 de kayıtlı müşterilerden geri kalan 6 kişi de aynı tura tarihinde katılacaklardır. Kayıtları işleyiniz. (9). KEMER den tarihinde çıkılan TEKNE Turu olumsuz hava koşullarından dolayı ertelenmiştir. Aynı tur ve aynı çıkış bölgesiyle 15 /05 /2009 tarihinde yapılacaktır. Gerekli değişiklikleri yapınız. (10) tarihinde çıkılan TEKNE TURU nda görev yapacak rehber ve katılacak müşterilerin listesini Word belgesi olarak kaydediniz? 156

168 FATURALAMA Rezervasyon girildiğinde rezervasyon ücretleri boştur. Fatura hesaplama işlemi rezervasyon girildikten sonra Faturalama - Hesapla komutu ile ya da Faturalama - Otel Faturası Hesaplama komutu ile yapılır. Rezervasyon ekranından faturalama düğmesine tıklatıldığında Otel Faturalarının Çıkarılması ekranında ilgili rezervasyon süzülmüş olur. Faturalama Otel Faturası Hesaplama ile hesaplama yapılacağı zaman faturası hesaplanacak rezervasyonların süzülmesi gerekmektedir. 157

169 6.1. Otel Faturası Hesaplama Sisteme girilen rezervasyonların otel alış ve operatöre satış fiyatlarının belirlenmesi için otel faturasını hesaplatmak gerekir. Rezervasyonların alış ve satış fiyatlarının hesaplatılabilmesi, Rezervasyon kartının içerisindeki Faturalama düğmesinden yapılabilindiği gibi Faturalama - Otel Faturası Hesaplatma menüsünden de yapılabilir. Faturalama - Otel Faturası Hesaplama ekranının solunda bulunan seçenekler kullanılarak istenilen kriterlere uyan rezervasyonlar hesaplattırılabilir. Toplu olarak belli tarih aralığındaki rezervasyonların hesaplattırılabileceği gibi sadece voucher noyu yazmak suretiyle tek bir rezervasyonun da hesaplattırılması yapılabilir. Bu ekranda rezervasyon detayı gözükmez, sadece hesaplatma alanıdır. Yukarıdaki örnekte 01/07/2009 girişli tüm rezervasyonların faturaları hesaplatılacaktır. 158

170 Otel Fatura Hesaplama ekranın sağ tarafında bulunan Yapılacak Hesaplamalar bölümünde konaklama, transfer, alış transfer, handling fee ve otel ekstralarından hesaplamaya dahil olacaklar işaretlenir. Hesaplanacak Transferler bölümünden hesaplanacak transfer türü işaretlenir. Rezervasyonda transfer bilgisi yoksa hesaplanmaz. Belirlenen kriterlere uyan rezervasyonlar içinde daha önce de hesaplanmış olanlar olabilir. Hesaplama seçeneklerinden Hesaplaması Yapılmayanlar, seçilerek sadece hesaplaması yapılmayanlar, Hepsini tekrar hesapla seçeneği ile tüm voucherların eski hesapları iptal edilerek yeniden hesaplaması yapılır. Bu seçeneğin işaretlenmesiyle, verilen kriterler doğrultusunda hesaplanmayan rezervasyon kalmayacaktır. Daha sonra üzerinde değişiklik yapılan rezervasyonların hesaplaması da yaptırılabilir. Hesaplanacak Proforma Faturalar bölümünde hesaplanacak proforma faturalarından istenirse onay iptal edilerek, otel alışı veya satışı hesaplattırılmayabilir. Hesaplaması yapılacak olan rezervasyon daha önceden iptal edilmiş ise İptal Proforma Faturalar işaretlenmelidir. Hem alış hem de satış fiyatları aynı anda hesaplatılabilir. Aksiyonlar dikkate alınsın işaretlenirse, rezervasyonun tarihlerine uygun olacak şekilde aksiyon bulunuyorsa aksiyonları da dikkate alarak hesaplamayı tamamlar. İşaretlenmemesi durumunda aksiyon rezervasyon tarihlerine uygun olsa bile hesaplama sadece kontrat fiyatı üzerinden yapılır. Eğer Otel kartında iptal kuralları girilmiş ise ve rezervasyon iptal edilirken sistemin alış faturası hesaplansın sorusuna onay verilirse fatura hesaplatırken Durumu İptal Olanlar Hesaplansın işaretlendiğinde bu rezervasyonun iptal kurallarına göre faturası hesaplatılır. Hesaplananlar Kilitlensin işaretlendiğinde hesaplamalar yapıldıktan sonra hesaplanan faturalar otomatik olarak kilitlenir. Kilitlendiğinde ise rezervasyonun üzerinde hiçbir değişiklik yapılamaz. Kilidin tekrar açılabilmesi için Fatura kontrol ve düzenleme ekranından ya da rezervasyon kartının içinden kilidi açmak gerekir. Bir rezervasyonun içinde birden fazla varyasyon varsa hepsinin aynı anda hesaplanması için Rezervasyonun tamamı hesaplansın ı işaretlemek gerekir. Bu kriterler seçilip ekranın sağ alt köşesindeki Ayarları Kaydet düğmesi ile kaydedilirse, aynı ayarlar diğer hesaplatmalar için de kullanılır. Ayarları kaydet fonksiyonu her kullanıcı için ayrı ayrı yapılabilir. Bir kullanıcı rezervasyonların sadece satışlarını hesaplatırken başka bir kullanıcı alışlarını hesaplatıyor olabilir. Bu durumda A kullanıcısı satış proformalarını hesapla alanını işaretleyip alış hesaplama işaretini kaldırarak ayarları kaydet derse faturalama ekranına girdiğinde belirtmiş olduğu hesaplama seçenekleri hep aynı gelir. Alış ve satış transfer hesaplamaları listelensin bölümü işaretlenirse, sistem hesaplaması yapılan rezervasyonun transfer fiyatının hesaplanmasıyla ilgili bir eksik bulduğunda fiyatı hesaplayamama nedenini de listeler. Rezervasyonlar için kriterler ve seçenekler belirlendikten sonra Hesapla düğmesine tıklatılır. Program rezervasyonları tek tek hesaplayarak ekrana getirir. Faturası hesaplanmayan rezervasyonlar için sezon bilgilerinin ve fiyatların kontrol edilmesi tavsiye edilir. 159

171 Eğer otele ait bir aksiyon girilmiş ve otelin kontrat bilgilerinde Uygun birden fazla aksiyon varsa seçim yaptır seçeneği ya da Uygulamadan önce onay al seçeneği seçilmiş ise hesaplama işlemi sırasında aksiyonu uygulatıp uygulatmamak için onay penceresi açılır. Uygun aksiyon seçildikten sonra hesaplama işlemi devam eder. Hesaplama işlemi sırasında fiyatlarla ilgili bulunan eksiklikler, hesaplama işleminin sonunda hata raporu şeklinde çıkar. Bu hata raporunda hangi rezervasyonda hangi periyoda, hangi oda konaklama şekline, hangi oda tipine, hangi pansiyona hangi fiyata ait eksiklik varsa görülür. O rezervasyonun ait olduğu otelin sezon bilgilerine girilip eksiklik tamamlandıktan sonra tekrar hesaplatma yapılır. İstendiği takdirde parametreler bölümünde faturası hesaplanmayan rezervasyonların listesinin gönderileceği bir mail adresi belirtilebilir ve ekrandan çıkmadan ilgili kişiye gerekli düzeltmeleri yaptırmak amacıyla mail gönderimi yapılabilir Ürün Faturası Hesaplama Ürün olarak girilmiş rezervasyonların hesaplatılması amacıyla kullanılır. Otel faturası hesaplama menüsüyle aynı mantıkta çalışmaktadır. 160

172 6.3. Fatura Kontrol ve Düzenleme Otellerden gelen (Alış) ve tur operatörlerine gönderilen faturaların (Satış) sistemde hesaplanan faturalar ile kontrolü ve girişi Faturalama - Fatura Kontrol ve Düzenleme komutu ile yapılır. Daha önce hesaplanmış olan faturalar, ekranın üstündeki kriterler verilerek bulunur. Süzme işlemi otele, operatöre, giriş çıkış tarihine veya sadece operatör ve voucher nosuna göre yapılabilir. Faturası gelenler veya gelmeyenler de buradan süzülebilir. Örneğin giriş tarihi aralığı verilmiş ise ve sadece faturası gelmeyenler listelenmek isteniyorsa faturası gelmeyenler olarak süzdürülebilir. Bakiye seçeneklerinden; otelden gelen faturalar incelendikten sonra otelden gelen fatura miktarı ile sistemdeki hesaplanan miktar arasında fark var ise ve ekranın sağ alt köşede bulunan Fatura Detayı düğmesinden otele iade edilecek miktar girildi ise bakiye oluşur. Bu oluşan bakiyeler daha sonra bakiye düğmesindeki seçeneklerle süzülerek ekranda görüntülenebilir. Fatura Kontrol ekranında Alış ve Satış sayfası ayrı ayrı görüntülenir. Yukarıdaki kriterleri belirledikten sonra kriterlere uyan hesaplanmış faturaların listelenmesi için Listele (F5) düğmesine tıklatılır. Otelden fatura ilk geldiğinde yapılması gerekenler; 1-) Faturalama - Otel Faturası Hesaplama bölümünden rezervasyonu hesaplatmak. 2-) Faturalama - Fatura kontrol ve düzenleme ekranına gelip rezervasyonun kriterini vererek ekranda görünmesini sağlamak. 3-)Otelden gelen faturada yazan miktar ile ekrandaki Hesaplanan Fatura bölümündeki Döviz Tutarını ve TL tutarını kontrol etmek. 161

173 4-) İki tutar da aynı ise ekranın sol altındaki Fatura kapatma düğmesine tıklatıp otelden gelen faturanın nosunu ve tarihini girip Kontrol edildi onay kutusunu işaretleyip Hesaplanan Tutarları ile Kapat demektir. Birden fazla vouchera ait tek bir fatura var ise de yine Fatura kapatma adımı kullanılabilir. Burada önemli olan hesaplanan tutarları ile kapatmaktır. 4) b Birden fazla vouchera tek bir fatura gönderildi fakat rakamlar birbirini tam olarak tutmuyor ise yine fatura kapatma adımından ilgili voucherlar seçilerek hesaplanan tutarları kapat denilerek fatura kapatma işlemi tamamlanır. Sistemin hesapladığı ve gelen fatura arasında fark hangi voucher numarasından kaynaklanıyor ise ilgili voucherın üzerinde çift tıklayarak girilmiş olan tutar değiştirilebilir Fatura Kapama Otelden gelen herhangi bir faturayı kapama için ekranın üst kısmında verilen kriter alanlarını kullanarak fatura bulunur. Alış/Satış alış olarak belirlenmelidir. Fatura bulunduktan sonra Fatura Kapatma düğmesine tıklatılır. Otel Fatura Kapatma ekranında gelen faturanın no su tarihi ve tutarı girilir. Eğer gelen fatura ile sistemin hesapladığı fatura aynı ise Hesaplanan Tutarları ile kapat onaylanır. Faturaları Kapat komutu kullanıldığında seçili faturaların otel fatura bilgisi kısmı doldurulur. Resim: Fatura kapatıldıktan sonra otel fatura bilgisi ekranda görünür. Satış faturalarının kapatılması için de Alış / Satış seçeneğinden Satış seçilir. Otel faturasını kapatma işleminde olduğu gibi bu defa acenta fatura bilgileri girilir ve Faturaları Kapat komutu kullanılır. Ekranın sağına doğru faturalar hesaplanırken aksiyondan hesaplanıp hesaplanmadığını, aksiyondan hesaplandıysa hangi aksiyondan hesaplanmış olduğunu gösteren detaylar vardır. Yine kontrat bilgilerinde girilmiş olan ödeme tarihi, otel ekstraları ve fatura kapatma ekranında girilmiş ise ödeme tarihi görünür. 162

174 Satış Fatura kontrol ekranında ise bunlara ek olarak transfer ücreti ve handling fee ücreti de görüntülenir Otel Fatura Detayı Kriter ekranında yapılan bu işlemler Detay ekranında da yapılabilir. Arasındaki fark faturaları süzerken verilen kriterlerdir. Detay ve kriter bölümündeki farklı kriterler birbiri ile uyumlu çalışmaktadır. Otel faturası girildikten sonra fatura ile ilgili bilgiler Fatura Detayı düğmesine tıklatılarak düzenlenir. Satırlar silinebilir. Bir rezervasyon ile ilgili birden fazla fatura bir alt satıra inilerek girilir. Otelden gelen faturadaki tutar sistemde hesaplanan faturadan fazla ise ya da tek bir vouchera tek bir fatura var ise ekranın sol alt köşesindeki Fatura Detayı düğmesine tıklatılarak ilk satırda otelden gelen fatura nosunu, fatura tarihini, faturada yazan YTL ve döviz tutarı girilir. Alt satıra geçilir ve ikinci satırda otele gönderilecek iade faturasının nosu, tarihi, iade edilecek miktarı eksi (- ) olarak yazılır. Yeniden girişte kontrol edildi anlamında Ok onaylanır. İade eksi olarak girildiğinde ikinci satır kırmızı renge boyanır. Kaydettikten sonra ise ana ekranda iadeli fatura pembe renge boyanır. Aynı zamanda bir fatura da birden fazla fatura girişi yapılmışsa, ana ekranda ilgili kartlar pembe ile gösterilir. 163

175 Genel olarak aynı işlemler Satış sayfası için de geçerlidir. Fatura kapatma penceresinde bu defa acenta fatura bilgileri girilir Hesaplama Detayı Ekranın alt bölümündeki düğmelerden Hesaplama Detayı faturanın hangi fiyattan hesaplandığına dair detayları gösterir Ödeme Planı Tarihi Daha önce otelin sezon bilgilerinde bulunan kontrat bilgilerinden girilen acentanın otele hangi gün ödeme yapacağına dair bilgiler, Ödeme Planı Tarihi düğmesi ile seçilen faturaya has olarak değiştirilebilir. 164

176 Kilitle/Aç Kilitle/Aç düğmesi ile fatura kilitlendiği zaman ilgili rezervasyonda bazı değişikliklerin yapılmasına izin vermez. İlgili rezervasyon kilitlenir ve yetkisiz kişilerin rezervasyon bilgilerini değiştirmesi engellenir Operatör Tahsilatları Operatörden yapılan tahsilatların işlemleri için Fatura kontrol ve düzenleme ekranının sol üst köşesinde bulunan düğmesi ile giriş yapılır. Ekrana giriş yaptıktan sonra işlem yapılacak operatör F2 tuşu ile seçilir. Operatörlerden alınan ödemelerin girişinin yapıldığı ekrandır. Yeni bir tahsilat girişi yapabilmek için boş satırın üzerindeyken makbuz numarası, ödemenin türü, tarihi ve rakamı girilir. Rapor düğmesine tıklatılarak ilgili operatöre ya da tüm operatörlerin yaptığı ödemelere ilişkin rapor alınabilir. Tur Operatörü ve Tahsilat Listesi ekranında kriterler belirlendikten sonra Ekran düğmesi ile rapor ekrandan, Yazıcı düğmesi ile de yazıcıdan alınabilir. Excel tablosu olarak kaydetmek de mümkündür. 165

177 Otel Ödemeleri Otellere yapılan ödemelerin girişinin yapılması Fatura kontrol ve düzenleme ekranının sol üst köşesinde bulunan düğmesi ile yapılır. Ekrana giriş yaptıktan sonra işlem yapılacak otel F2 tuşu ile seçilir. Yeni bir ödeme girişi yapabilmek için boş satırın üzerindeyken makbuz numarası, ödemenin türü, tarihi ve rakamı girilir Esnaf Fatura Kontrol Turlar esnasında hizmet satın alınan firmalara olan borçların güncel olarak izlenmesi ve ayrıca yapılan ödemelerin ve esnaf faturalarının kayıt altına alınabilmesi için Turlar - Esnaf Fatura Kontrol komutu kullanılır. 166

178 Esnaf faturalarının kontrol edilebilmesi için; turların içinde sabit masraflar adımında ilgili esnaf ve nakit gider kayıtlarının tanımlanmış ve yolcu kaydı bulunan herhangi bir tur içinde masraflar düğmesine tıklatılarak masraf kalemlerinin oluşturulmuş olması gerekmektedir. Masraf oluşturma işlemi esnasında tur içinde esnaftan alınan bir servis var ise ilgili esnafın hesabına katılan kişi sayısına göre hesaplanan borç tutarı program tarafından otomatik oluşturulmaktadır. Bu şekilde esnaf fatura kontrol menüsüne aktarılan bilgiler sayesinde esnaftan gelen faturaların kontrolünü sağlıklı bir şekilde yapmak mümkün olmaktadır Fatura Kapama Esnaftan gelen herhangi bir faturayı kapama için ekranın üst kısmında verilen kriter alanlarını kullanarak fatura bulunur. Fatura bulunduktan sonra Fatura kapatma düğmesine tıklatılır. Esnaf Fatura Bilgi Girişi ekranında gelen faturanın no su tarihi ve tutarı girilir. Eğer gelen fatura ile sistemin hesapladığı fatura aynı ise Hesaplanan Tutarları ile kapat onaylanır. Faturaları Kapat komutu kullanıldığında seçili faturaların Esnaf fatura bilgisi kısmı doldurulur Esnaf Fatura Detayı Esnaf faturası girildikten sonra fatura ile ilgili bilgiler Fatura Detay komutu ile düzenlenebilir. Satırlar silinebilir. İade faturalarında (-) değer girilmelidir. Yeniden girişte kontrol edildi anlamında Kontrol Ok onaylanır. Esnaflara ait girilen faturaların listesi Fatura Raporları menüsü altında Esnaf Fatura Listesi nden alınabilir Kilitle/Aç Fatura kilitlendiği zaman ilgili tur rezervasyonunda bazı değişikliklerin yapılmasına izin vermez Operatör Risk Takip Çalışılmakta olan tur operatörlerine kredi limiti tanımlaması yapmak için Faturalama Operatör Risk Takip tablosu kullanılır. Yeni bir kredi limiti tanımlamak için ilgili operatörün üzerindeyken Değiştir düğmesine tıklatılır. Limitsiz ise seçenek işaretlenir ya da kredi limiti ve döviz cinsi yazılarak kaydedilir. Bir kredi limiti tanımlandığında sistem operatörün yapmış olduğu satışın tutarlarını ve acentaya yaptığı ödemeleri takip eder. Yapılan satış tutarı ile yapılan 167

179 ödeme arasında ki fark belirtilen kredi limitini aştığında rezervasyon girişinde uyarı verir ya da parametre de yapılacak olan bir işaretleme ile ilgili operatöre yeni rezervasyon girişi engellenebilir Operatör Tahsilat Takip Operatörlere ait yapılan satışları ve operatörlerden alınan ödemelerin takibini yapmak ve bakiye durumlarını izlemek için Faturalama Operatör Tahsilat Takip menüsü kullanılır. Belirli bir tarih belirtilerek o tarihe kadar gelişi ya da dönüşü olan yolcuların bakiye durumları izlenebilir. İcmal ya da voucher detaylı olmak üzere 2 türlü liste alınabilir. Sistem belirtilen tarihe kadar olan rezervasyonların hepsini listeler. Belirli bir tarihte operatör ile hesaplaşma yapılıp tamamlandı ise devir tarihi kullanılarak ilgili devir tarihine kadar olan rezervasyonların tahsilat ve fatura rakamlarını tek satırda özet olarak, devir tarihinden sonra gelişi olan rezervasyonları da tek tek listeler. Operatör tahsilat takip ekranına hesaplanan tüm rakamlar yansımaktadır Otel Ödeme Takip Operatör tahsilat takipte olduğu gibi, yapılan satışlar sonucu otellere oluşan borç ve otele yapılan ödeme durumlarının takibi için Faturalama Otel Ödeme Takip ekranı kullanılır. Verilen tarih giriş yada çıkış tarih aralığıdır. Otel boş bırakılır ise tüm otellere ait durum izlenebilir ya da tek bir otel seçimi yapılabilir. İcmal ve voucher detaylı olmak üzere 2 türlü liste alınabilir. 168

180 6.8. Voucher Ödeme Takip Sisteme girilmiş olan rezervasyonların voucherlara göre hem Early booking ödemelerinin hem de early booking dışında kalan diğer ödemelerinin takip edilmesi için Faturalama Voucher Ödeme Takip ekranı kullanır. Early booking aksiyonu girerken belirtilmiş olan ödeme tarihi ve kontrat bilgilerinde belirtilen ödeme tarihlerine göre ilgili rezervasyonları ve ne kadar ödeme yapılacağı listelenir. Ekranın üstünde bulunan kriterler yardımı ile takip edilmek istenen rezervasyonlar listelenir. Alış ya da satış olmak üzere hem operatörden yapılacak tahsilatlar hem de otele yapılacak ödemeler voucher bazlı olarak ekrana gelir. Fatura tipi alanından sadece EB olan faturalar ya da EB si olmayan faturalar listeletilebilir. İlgili kriterler verilip Listele (F5) dendikten sonra dört sekme açılır. Detay sekmesinde, ilgili rezervasyonun faturasının nereden hesaplandığı (normal rezer- 169

181 vasyon, ürün, iptal gibi vs) operatör, voucher otel bilgisi, oluşan EB li rakam ya da diğer tutar ve ödeme yapıldı ise ödeme bilgileri listelenir. Örnekte görüldüğü gibi mavi renkte oluşan satırlar rezervasyonu olmayan tahsilatları ifade eder. Daha önceden ödemesi yapılmış ama sonradan silinmiş rezervasyonlar varsa oluşur. Ödenecek Detay sekmesinde, ödeme tarihlerine göre voucher bazlı plan izlenebilir. Yine bu ekranda, ödemesi yapılacak rezervasyonlar seçilerek ekranın altında bulunan Voucher Ödeme düğmesi ile voucher bazlı ödeme işlemi gerçekleştirilir. Ödeme gerçekleştikten sonra oluşan ödeme ya da tahsilat bilgisi Fatura kontrol ve düzenleme ekranın da ki operatör tahsilatları ya da otel ödemeleri adımına otomatik kaydedilir. Ödenecek icmal; Alış seçilmiş ise otel ve ödeme tarihi satış seçilmiş ise operatör ve tahsilat tarihine göre gruplayarak icmal liste verir. Ödenen icmal; Alış seçilmiş ise otele yapılan ödemeleri, satış seçilmiş ise operatörden yapılan tahsilatları tarihe göre gruplayarak gösterir Fatura Raporları Faturalar ile ilgili listelerin alınması için Faturalama Fatura Raporları altında bulunan seçenekler kullanılır. Tüm ekranlarda listede istenen bilgiler ilgili alanlara girilerek Ekran düğmesi ile izlenir ya da Yazıcı düğmesi yazıcıdan çıktısı alınabilir Otel Fatura Listesi Rezervasyonlar hesaplatıldıktan sonra proforma fatura bazında alış ya da satış faturalarının listesinin alınması için Faturalama Fatura Raporları - Otel Fatura Listesi kullanılır. Ekranın üst bölümünde faturası listelenecek kayıtlar için kriter alanları vardır. Buradan istenen otel/lerin, operatör/lerin faturaları değişik kriterler verilerek listelenebilir. Kriterlerin açıklaması: Otel giriş Tarihi: Yolcuların otele check in yaptıkları tarihtir. İstenirse tek tarih ( ) istenirse iki tarih aralığı ( ) verilebilir. Otel Çıkış Tarihi: Yolcuların otelden check-out yaptıkları tarihtir. Belli bir giriş tarihi ile birlikte verilebilir. Operatör: Fatura listesinin alınacağı operatör seçilir. Otel: Fatura listesi alınacak otel seçilir. Ürün: Fatura listesi alınacak Anadolu grubu oteli seçilir. 170

182 Voucher No: Belli rezervasyonun ya da rezervasyonların voucher nosu verilerek listeleme yapılabilir. Bölge: Belli bir bölgedeki otellerin faturalarının listelenmesi için bölge kriteri verilir. Uçuş No: Belli bir uçaktan gelen yolcuların konaklamalarının fatura listesi alınmak isterse uçak no verilir. Uçak Tarihi: Uçak nosunun yanında uçağın geldiği tarih de verilebilir. Rezervasyon Oda Sıra No: Bir rezervasyonun içerisinde birden fazla oda kartı var ise hangi oda kartının faturası listelenmek isteniyorsa o oda kartının yan tarafında yazan sistem tarafından verilmiş numarası yazılır. Özel Kod: Bir rezervasyonu diğerlerinden ayırmak için rezervasyon kartında verilmiş olan özel kodlar yazılarak listeleme yapılabilir. Rezervasyon Durumu: Rezervasyon kartında OK / Sor-Sat / Go Show/ No Show / Opsiyon gibi durumlara ayarlanmış olan rezervasyonların faturalarının listelenmesinde işaretlenir. Balon: Balon olarak girilen rezervasyonların faturalarının listelenmesi durumunda seçilir. Kontenjan Durumu: Rezervasyon kartında kontenjan Durumu Normal / Garantili / Sor-Sat olan rezervasyonları süzüp faturalarının listelenmesi yapılabilir. Rezervasyon Tipi: Rezervasyon kartında rezervasyon tipi Yeni / Değişiklik / İptal olarak kayıtlı rezervasyonların süzülüp faturalarının listelenmesi yapılabilir. Döviz: Döviz cinsi verilip fatura listelenmesi yapılabilir. İşaret: Faturalar Otel Faturaları Hesaplama bölümünde hesaplanırken özel bir işaret verilir ise fatura listelenirken o bölümde verilen işaret burada da kullanılır ise sadece işaretlenen fatura listesi alınabilir. Şekil: 01/07/2009 tarihinde SEJOUR OTEL e girişi olan rezervasyonlara ait fatura bilgileri Oda / Oda Tipi: Oda ve oda tipi verilerek süzme yapılıp sadece seçilen odaların fatura listesi alınabilinir. Pansiyon: Pansiyon durumuna göre süzme yapılıp, listeleme yapılabilir. Fatura No: Fatura Kontrol düzenleme ekranında fatura kapatma ekranında girilen fatura nosuna göre listeleme yapılabilir. 171

183 Sejour No: Hesaplama yaptırılırken Sistemin vermiş olduğu fatura nosuna göre listeleme yapılabilir. Ödeme No / Ödeme Tarihi: Fatura Kontrol ve Düzenleme ekranında fatura kapatma bölümünde belirtilen ödeme makbuz nosuna ve/veya ödeme tarihine göre listeleme yapılabilir. Liste Altı Notu: İstenir ise fatura listesinin altına daha önce tanımlamalar menüsünün altında Liste altı Notu bölümünde tanımlanan liste altı notu burada seçilirse liste altı notu eklenebilir. Liste Başlığı: Default olarak sistem tarafından yazılır ancak değiştirilebilir. Baskı Dili: Özellikle tur operatörüne fatura listesi gönderilecek ise baskı dili İngilizce olarak seçildiğinde sistem fatura listesini İngilizce olarak görüntüler. Rapor Türü kısmında alınacak rapor türü seçeneklerden işaretlenir. Alış Proforma Faturaları: Otele ödenecek faturalar listelenir. Satış Proforma Faturaları: Tur operatörünün acentaya ödeyeceği fatura listelenir. Handling Fee: Fatura listelerinde sadece Handling Fee ücretleri listelenir. Transfer Ücretleri: Fatura listelerinde sadece transfer ücretleri listelenir. Faturanın altı farklı şekilde fatura çıktısı alınabilir. Liste Şekli bölümünde en çok kullanılan raporlama şekli Detay proforma fatura listesi dir. Özet-1 Proforma Fatura listesi: Yolcu isimleri görünür, toplam pax sayısı konaklama, otel ekstrası, var ise transfer ve handling fee ücretlerini de içerir. Özet-2 Proforma Fatura Listesi: Hesaplaması yapılan voucherların toplam fatura tutarını gösterir proforma listesidir. Detay proforma Fatura Listesi: Rezervasyona ait bütün detaylar görünür. Otel İcmali: Sadece seçilen otel veya oteller ve o otellere ait toplam tutar görünür. Otel Ekstraları: Yolcuların oteldeki ekstra harcamalarının listeleri alınmak istenirse işaretlenir. Listelenecek Proforma Faturalar: Sistem tarafından default olarak bütün aksiyonlar listelensin olarak ayarlıdır ancak listelenmesi istenen belli bir aksiyon türü varsa bu bölümden seçim yapmak gereklidir. Operatör İptal Faturaları: Operatör tarafından iptal edilen rezervasyonun faturasının hesaplanıp hesaplanmayacağı rezervasyon iptal edilirken sistem tarafından sorulur. Buna göre iptal rezervasyonun hesaplamasının yapılması istendiyse ve operatöre bu fatura yansıtılıp fatura listesi gönderilecekse işaretlenir. Otel / Operatör Yönlendirme Bilgisi Çıksın: Yolcu orijinal otele giremediğinde ve oteli değiştirilmek zorunda kalındığında ikinci otelin fiyatı ilk otelden alınıyorsa ve fatura ilk otelden gelecekse rezervasyon kartında fatura öndeğerlerinde fiyatı hangi otelin ve hangi operatörün fiyatından hesaplatılacaksa otelin ismi yazılır ve hesaplatma yapılır. Fatura listelemesinde bu bölüm bilgisi verildiğinde fatura listesinde hangi otelden fiyat alınmış ise bilgisi görünür. 172

184 Voucher Opsiyonu: Voucherı bölmeden listele: Bir rezervasyonun içerisinde farklı oteller veya farklı varyasyonlar var ise bunları bir arada listelemek için otel giriş tarihi verilerek voucherı bölmeden listele işaretlenir. Böylece rezervasyonun içindeki farklı varyasyonları aynı anda listeleme imkanı elde edilir. Rezervasyonda ek servis, rent a car ya da genel servis var ise sadece voucherı bölmeden listele opsiyonunda iken liste alındığında proformaya yansır. Otel Proformaya Çıkacaklar: Fatura listelemede otel ekstra ücretleri, handling fee ve transfer ücretlerinin görünmesi için işaretlenir. İstenmiyorsa konaklama ücreti dışında bu bölümde diğer işaretler kaldırılabilir. Fatura listesi alınırken istenirse listede müşteri isminin çıkmasını, her otelin ayrı sayfaya basılması, ara toplamların alınmasını ve listenin sonunda genel toplamın alınması, döviz cinsi tutarının yanında TL rakamının da görünmesini, KDV rakamının ve Parametrelerde genel bölümünde daha önceden tanımlanan firma kaşesinin görünmesi isteniyorsa kriterlerin mutlaka işaretlenmesi gerekmektedir. Kriter Ayarlarını kaydet düğmesi ile bütün bu seçilen kriterler ayarlanıp her faturalama listesi alırken aynı kriterler tekrar seçilmeye gerek kalmadan kullanılabilir. Kriter Ayarlarına öndeğerleri ata düğmesine tıklatıldığında daha önce kaydedilmiş ayarlar sistemin belirlediği default değerlere geri döner. Bütün kriterler seçildikten sonra ekranın sol altındaki Ekran düğmesine basıldığı zaman nasıl bir liste alınmak istenmiş ise o liste görüntülenir. Bu liste istenirse Word belgesi, Excel belgesi veya pdf formatında kaydedilebilir. Excel Kolon Ayarları düğmesine tıklatılarak faturaları Excel e aktarırken listede bulunması istenen sütunlar işaretlenir. Her kullanıcı kendine özel fatura listesi oluşturabilir. 173

185 Kapatılmış Fatura Listesi Otelden faturaları gelen ve fatura kontrol - düzenleme ekranında faturaları kapatılmış olan rezervasyonların, Sejour da hesaplanan tutarının ve otel faturasındaki tutarının aynı anda görülebildiği bir listedir. Liste, yolcuların check in tarihine göre alınabildiği gibi faturanın sistemde kapatıldığı tarihe, konakladıkları otele, bölgeye göre de alınabilir. Fatura Türü: Alış faturası kapatılanlar veya satış faturaları kapatılanlar ayrı ayrı görüntülenebilir. Listesi alınmak istenen seçenek işaretlenmelidir. Kapak Tutarına Dahil Edilecek Faturalar: Listede konaklama tutarının yanında otel ekstralarının, transfer ücretinin ve handling fee tutarlarından görüntülenmesi istenen seçenek işaretlenir Ücretli Rezervasyon Listesi Ücretli Rezervasyon Listesi, rezervasyon kaydı olarak girilen tüm voucherları listeler. Hesaplanan rezervasyonlar fiyatları ile birlikte gözükür. Otel Giriş Tarihi: Yolcuların otele giriş yaptıkları check in tarihidir. Tek bir tarih ya da tarihi aralığı verilebilir. Otel Çıkış Tarihi: Yolcuların otelden ayrıldıkları check out tarihidir. Sadece çıkış tarihi ile liste alınabileceği gibi giriş ve çıkış tarihi aynı anda verilerek de liste alınabilir. Kayıt Tarihi: Kayıt tarihi rezervasyonların sisteme kayıt edildiği tarihtir. Rezervasyonların kayıt edildiği tarihe göre liste almak için kullanılır. Operatör: Tek tek operatöre göre liste almak için operatörün adı seçilir. Operatör seçilmez ise listede bütün operatörler görüntülenir. Otel: Tek tek otele göre liste alınmak istenirse otel belirtmek gerekir. Otel seçilmez ise listede bütün oteller görüntülenecektir. Bölge: Belli bir bölge seçilirse listede sadece o bölgedeki otellerin rezervasyonları görüntülenir. Tanımlamalar menüsünde Gruplar bölümünde bölge grubu oluşturup liste almak da mümkündür. 174

186 Grubu: Anadolu gruplarının rezervasyonlarını grup numarasına göre listelemek için kullanılır. Voucher: Belli bir rezervasyonu listede görüntülemek için rezervasyonun voucher numarası girilir. Oda: Oda konaklama şekline göre rezervasyonlar listelenebilir. (Örneğin sadece DBL / SNG odalar için) Oda belirtilmemiş ise bütün odalar listede görüntülenir. Oda Tipi: Oda tiplerine göre rezervasyonlar listelenebilir. (Örneğin sadece Standard odada konaklayan rezervasyonların listesi alınabilir.) Pansiyon: Belli bir pansiyon tipine göre liste almak için pansiyon tipi belirtilir. Rez. Kodu: Bir rezervasyon girilirken bu rezervasyonu diğerlerinden ayıran özel bir durum varsa bunu belirtmek için özel bir kod verilir ve bu rezervasyon listelenmek istendiğinde rez. kodu bölümüne rezervasyon katında verilen özel kod girilir ve sadece özel kodun verildiği rezervasyonlar listelenir. Orijinal oteli: Operatörden aktarımla gelen rezervasyonların otellerinin aktarımla gelen orijinal kodları verilerek de listeme yapılabilir. Ek Üst Notu: Alınan listede görünmesi istenen notlar, Ek üst notu düğmesine tıklatılarak yazılır ve yazılan not listede şirket logosunun hemen altında görüntülenir. Liste Başlığı: Liste başlığı default olarak yazılı gelir, istenirse değiştirilebilir. Fatura Türü: Listenin alış veya satış bazında alınabilmesi için birisi seçilir. Sıralama: Bu bölümden listede bilgilerin neye göre sıralanacağı belirlenir. Aynı otellerin veya operatörlerin alt alta sıralanmasını sağlanabilir. Giriş, çıkış, geliş, dönüş tarihlerine ve voucher numarasına göre sıralama yapılabilir. Rezervasyon: Listelenmek istenen rezervasyonun otel rezervasyonu mu yoksa Anadolu grubuna ait bir ürün rezervasyonu mu olduğu seçilir. Otel Faturası: Gelenler: Faturaları gelip de fatura kontrol düzenleme ekranında fatura bilgileri girilmiş olan rezervasyonların listelenmesini sağlar. Gelmeyenler: Fatura bilgileri henüz girilmemiş rezervasyonların listelenmesini sağlar. Hepsi: Fatura bilgileri gelmiş ya da gelmemiş olsun verilen kriterler doğrultusunda bütün rezervasyonların listelenmesini sağlar. Müşteri İsimleri Listelensin: İşaretlenirse listelerde yolcuların isimleri de görünür. 175

187 Fatura Karşılaştırma Listesi Rezervasyon kayıtlarının konaklama fiyatları ile birlikte verilen kriterlere göre karşılaştırıldığı listedir. Bu listeden ne kadar kar veya zarar edildiği izlenebilir. Diğer listelerde olduğu gibi, otel giriş / çıkış tarihine operatörüne, oteline, bölgesine, oda ve oda tipine ve pansiyonuna göre kriter verilip liste alınabilir. Konaklama Günü: İstenirse rezervasyonlar, konaklama gün sayılarına göre listelenebilir. (Örneğin sadece 7 gün konaklamalı olanlar.) Özel Kod: Rezervasyon içerisinde bu rezervasyonu herhangi bir sebeple diğerlerinden ayırmak için özel kod verildiyse ve sadece özel kodlu olan rezervasyonlar listelenecek ise özel kod bölümüne rezervasyon kartı içerisindeki özel kod verilerek süzme yapılır. Orijinal Otel: Operatörden aktarımla gelen rezervasyonların aktarımdaki otel kodları bu bölümde verilerek süzme yapılabilir. 1.Sütun: Alış Hesaplanan: Rezervasyonun sistemde hesaplanmış olan alış tutarını ifade eder. Alış Otel Faturası: Rezervasyonun otelden faturası geldiğinde fatura kontrol ve düzenleme ekranında fatura bilgileri girilmiş ise alış otel fatura tutarı oluşur. Satış Hesaplanan: Rezervasyonun sistemde hesaplanmış olan satış tutarını ifade eder. Satış Operatör Faturası: Rezervasyonun, Fatura kontrol ve düzenleme ekranında satış sayfasında operatöre gönderilen fatura bilgilerinde girilen tutarı ifade eder. Para Cinsi: Liste hangi döviz cinsinde alınmak isteniyorsa o döviz cinsi seçilir. Türk Lirası (Hesaplanan) :Hesaplananların para cinsini TL ye çevirir. Öndeğeri Sejour Hesaplanandan Al: Rezervasyonun fatura bilgisi girilmemiş ise değeri Sejour da hesaplanan tutardan alarak gösterir. Sıralama: Liste sıralamasının otele, operatöre, giriş ve çıkış tarihine göre yapılıp görüntülenmesini sağlar. Her Giriş Tarihi Ayrı Sayfaya Basılsın: Tek bir giriş tarihi değil de giriş tarihi aralığı verilmiş ise her giriş tarihinin farklı sayfaya basılmasını sağlar. Liste Sonu Toplamı Alınsın: İşaretlendiğinde listenin en sonunda genel toplamın görüntülenmesini sağlar. 176

188 Fatura karşılaştırma listesi, seçilen rezervasyonların ücretlerini toplam ücret olarak rapor halinde görüntüler. Buna ek olarak Fatura raporları menüsü altında Fatura Karşılaştırma Tablosu girilen rezervasyonlara ait alış ve satış hesaplanan rakamlarını ayrı ayrı sütunlarda tablo halinde gösterir. Ekranın sağ üst köşesinde yer alan Kar/Zarar Toplamına Dahil Edilecekler bölümü kullanılarak kar zarar hesabına etki etmesi istenen alanlar belirlenebilir, kar/zarar durumunu etkilemesi istenmeyen seçenekler listenin en sonunda bilgi amaçlı olarak gösterilmeye devam edilir Faturalanmamış Rezervasyonlar Listesi Bu listeden sistemde henüz faturalanmamış rezervasyon olup olmadığı takip edilir. Faturalanmayacak rezervasyonları görmek için ilgili seçenekler işaretlenir. Faturalanmamış Rezervasyonlar Listesi almak için ana kriterlerden tek bir giriş tarihi ya da giriş tarihi aralığı verilerek, operatörlere göre liste almak için operatör seçilerek (operatör ismi seçilmez ise listede bütün operatörlerin rezervasyonları görüntülenir), belli bir otel için liste almak için otel ismi belirtilerek, sadece bir rezervasyon için liste almak için voucher no belirtilerek ve bu vouchera bağlı birden fazla rezervasyon kartı var ise rezervasyon kart numarası belirtilerek liste alınabilir. Ekranın Sağ Tarafındaki Kriterler Rezervasyon: Listelenmek istenen rezervasyonların normal sejour rezervasyonu mu yoksa Anadolu grubu rezervasyonu mu olduğu bu bölümde belirtilir. Listelenecek Rezervasyonlar Alış Faturası Olmayanlar: Alış faturası hesaplanmamış rezervasyonları görüntülemek içindir. Satış Faturası Olmayanlar: Satış faturası hesaplanmamış rezervasyonları görüntülemek içindir. Hepsi: Hem alış faturası hem de satış faturası hesaplanmamış rezervasyonları görüntülemek içindir. Complimentary Olanlar Listelensin: Listede, rezervasyon kartında fatura öndeğerlerinde daha önce complimentary olarak işaretlenen rezervasyonların da görüntülenmesini sağlar. Sadece Complimentary Olanlar Listelensin: Bu seçenek işaretlendiği zaman listede sadece complimentary rezervasyonlar görüntülenir. 177

189 Faturası Çıkmayacak Olanlar Listelensin: Otelden faturası gelmeyecek veya operatöre fatura edilmeyecek ve bu yüzden rezervasyon kartında faturalama adımında (3.adım) alış veya satış kriterlerinin işaretleri kaldırılmış olan rezervasyonların da listede görüntülenmesini sağlar. Sadece Faturası Çıkmayacak Olanlar Listelensin: Bu kriter işaretlendiğinde sadece faturası çıkmayacak olan rezervasyon listelenir. Müşteri İsmi Çıksın: Listelerde yolcu isimlerinin de çıkması için işaretlenir Ödeme Planı Listesi Otel sezon bilgilerindeki kontrat bilgileri sayfasında belirtilen ödeme bilgilerine göre ödeme listesi alımını sağlar. Buradan kayıt alınabilmesi için kontratlarda ödeme bilgilerinin kontrol edilmesi gerekir. Verilen kriterlere göre program hesaplayarak ödeme listesini oluşturur. Ödeme plan listesi, direkt ödeme tarihi verilerek görüntülenebildiği gibi yolcuların giriş ve çıkış tarihine, operatörüne, oteline, bölgesine, oda / oda tipi ve pansiyonuna göre hatta istenirse belli bir konaklama gün sayısına göre de alınabilir. Rezervasyon kartlarında özel bir kod verildi ise bu özel koda göre de listeleme yapılabilir. Listeleme başlığı default olarak yazılı gelir istenirse değiştirilebilir. Diğer listelerden farklı olarak bu bölümde iki ayrı liste tipi vardır. Ödeme Planı Listesi: Kontrat bilgilerinde belirtilen ödeme bilgilerine göre hangi tarihte ne kadar ödeme olduğunun listelenebilmesini sağlar. Kontrat bilgileri alanında ödeme planı belirsiz olarak belirtilmiş kayıtlar bu listeye yansımaz. Beklenen Fatura Tutarları: Rezervasyonların sistemde hesaplanan tutarlarını, faturası gelenlerin tutarını ve faturası gelmeyen rezervasyonların tutarının toplam olarak ayrı ayrı sütunlarda görüntülenmesini sağlar. Ödeme Plan Tipi: Alış ( Hesaplanan): Acentanın otele yapacağı ödeme tutarlarının listelenmesini sağlar. Tutarı sistemde hesaplanandan alır. Satış (Hesaplanan): Tur operatörünün acentaya yapacağı ödeme tutarlarının listelenmesini sağlar. Tutarı sistemde hesaplanandan alır. 178

190 Her Operatör Ayrı Sayfaya Basılsın: Bu kriter işaretlendiğinde satış bazında liste alınacaksa her operatörün ayrı sayfada görüntülenmesini sağlar. Liste Sonu Toplamı Alınsın: Bu kriter işaretlendiğinde listenin en sonunda genel toplamın görüntülenmesini sağlar. TRY Rakamını Göster: Sistem tarafından default olarak gelir ve işaret kaldırılamaz. Listede Döviz cinsinin TL ye çevrilmiş rakamını da görüntüler. Buradaki döviz cinsi, genel parametreler adımında belirtilmiş olan anapara birimidir. Seçilmesi halinde hesaplaması yapılmış olan rezervasyonun online döviz kurlarında belirtilmiş olan kur bilgilerine göre karşılığının fatura listesine yansımasını sağlar. Ödeme Tarihi Sıralı Listelensin: Kriter olarak tek bir tarih değil de tarih aralığı verildi ise listeyi tarih sırasına göre düzenler Fatura Kur Güncelleme Fatura Kur Güncelleme bölümü, rezervasyon yolcunun otele giriş tarihinden önce hesaplanmış ise Merkez Bankasına göre hesaplanmış TL rakamlarını yolcunun otele girişinden sonra revize etmek için kullanılır. Rezervasyonlar, yolcuların otele giriş / çıkış tarihine ya da rezervasyonların sisteme kayıt ediliş tarihine göre istenirse tek bir tarih verilerek istenirse tarih aralığı verilerek tekrar hesaplanabilir. Operatör, otel, tek bir voucher veya bölge belirtilmedi ise bütün operatörlerin, bütün otellerin, bütün rezervasyonları tekrar hesaplanır. Grubu: Anadolu gruplarına verilen grup numarasıdır. Güncellenecek Proforma Faturalar bölümünde Otel Proformaları sistem tarafından default olarak işaretli gelir. Tekrar hesaplanmak istenen normal Sejour rezervasyonları ise bu kriter seçili bırakılmalıdır. Tekrar hesaplanmak istenen Anadolu gruplarının rezervasyonları ise Ürün Proformaları işaretlenmelidir. Güncellenecek Proforma Tipi: bölümünde hesaplanmak istenen otelden alış tutarı ise Otel Alış Proforma Faturalar işaretli olarak bırakılır. Hesaplanmak istenen operatöre satış tutarı ise Otel Satış Proforma Faturalar işaretli olarak bırakılır. 179

191 Son Güncelleme Sonuçları: Tekrar hesaplaması yapılan rezervasyonların revize olmuş tutarları ile görüntülenmesini sağlar Fatura İcmal Listesi Faturaların, seçilen kriterler doğrultusunda detaya girmeden toplam tutarlarının görüntülenebildiği listedir. Liste, yolcuların otele giriş, çıkış tarihlerine, rezervasyonun sisteme kaydedilip basıldığı tarihe, operatöre, otele, rezervasyonların voucher numaralarına ve bölgelerine göre alınabilir. Rezervasyon Sıra No: Belli bir voucher numarası verildiğinde o rezervasyonun içinde birden fazla rezervasyon kartı var ise rezervasyon kartı numarası verilerek de sadece o kartın listesi alınabilir. Özel Kod: Rezervasyon kartlarında özel kod verilmiş ise bu özel kod verilerek sadece özel kodun verildiği rezervasyonlar listelenebilir. Rezervasyon Durumu: Rezervasyon kartlarındaki rezervasyon durumlarına göre rezervasyonlar listelenebilir. Balon: Rezervasyon kartında balon olarak işaretlenen reel olmayan rezervasyonların listelenebilmesi içindir. Sadece balon rezervasyonlar listelenecekse Sadece Balonlar balon olmayanların listesi alınacaksa Balon Olmayanlar seçeneği işaretlenmelidir. Döviz: Belli bir döviz cinsindekiler listelenecek ise döviz cinsi belirtilmelidir. Belirtilmediğinde bütün döviz cinsleri listelenecektir. Liste Altı Notu: Daha önce tanımlamalar menüsünün altında Liste Altı notu bölümünde tanımlanan notun kodu bu bölümde seçilerek listenin altında istenen notun görüntülenmesi sağlanır. Fatura Tipi bölümünde Otel Rezervasyonları sistem tarafından default olarak işaretli gelir. Normal sejour yolcularının icmal listesinin alınması durumunda işaretli olarak bırakılır. Anadolu gruplarının icmal listesinin alınması için Ürün Rezervasyonları işaretlenir. Rapor Türü bölümünde otelden alış tutarlarının görüntülenmesi için Alış Proforma Faturaları seçilir. Operatöre Satış tutarlarının görüntülenmesi için Satış Proforma Faturaları seçilir. Listelenecekler: Listede konaklama ücreti, otel ekstraları, transfer ücreti ve handling fee ücretlerinden hangisinin görüntülenmesi isteniyorsa o işaretlenmelidir. Sistem tarafından hepsi işaretlenmiş olarak gelir istenmeyen kriterin işareti kaldırılabilir. Listedeki sıralama istenirse operatöre, otele veya otele giriş tarihine göre yapılabilir. Pax Bilgileri Listelensin: Bu kriter işaretlenirse listede pax sayıları da görüntülenir. 180

192 6.10. Sorular (1). Fatura hesaplattırılırken Periyotlarda 14/07/2009 tarihi bulunamadı diye hata mesajı geliyorsa nedendir? Bu hata nasıl düzeltilir? (2). Fatura hesaplattırılırken SAN Operatörünün 02 nolu voucherunda 1 nolu odaya girecek kişiler belirtilmemiş. Bu rezervasyonun faturası çıkarılamadı diye hata mesajı geliyorsa nedendir? Bu hata nasıl düzeltilir? (3). Fatura hesaplattırılırken Çocuk Satış Fiyat Tablosunda bu rezervasyona uygun yaş tablosu yapılmamış diye hata mesajı alınıyorsa nedendir? Bu hata nasıl düzeltilir? (4). Rezervasyon faturalarının kapatılması esnasında, günlük döviz kurları girilmiş olmasına rağmen, tüm tarihler için TL Tutar belirtilmemiş, Kontrol ediniz diye hata mesajı geliyorsa nedeni ne olabilir. Nasıl düzeltilir? (5). Fatura hesaplattırılırken Y09 ana sezonu kayıtlarında Alış ya da Satış dövizi belirtilmemiş diye hata mesajı alınıyorsa nedendir? Bu hata nasıl düzeltilir? (6). Rezervasyon faturası hesaplandığında transfer ücret bilgileri nereden alınır. (7). Rezervasyon faturası hesaplandığında handling fee ücret bilgileri nereden alınır. (8). Aşağıdaki oda fiyatları SAN TOURS operatörü için SEJOUR OTEL sezon bilgilerine girilmiştir. Aşağıda özellikleri verilen iki rezervasyonun yukarıdaki sezon bilgilerine dayanılarak alındığı düşünülürse fatura hesaplaması aşamasında nasıl bir hata ile karşılaşılır. Rezervasyon bilgileri Müşteriler tarihinden itibaren SEJOUR HOTEL de 14 gün DBL (STD) odada (AI) Her şey dahil konaklayacaklardır Müşteriler tarihinden itibaren SEJOUR HOTEL de 14 gün DBL (STD) odada (BO) Bed Only konaklayacaklardır. 181

193 (9). 3. Yetişkin tarihinden itibaren SEJOUR HOTEL de 1 gün TRP (STD) odada (FB) Tam Pansiyon konaklayacaklardır. Kaç EURO luk fatura hesaplanır. Yorumlayınız? (8. soruda resimleri verilen kontrat bilgilerine göre) (10). 1. Yetişkin ve yanında 8 yaşında bir çocuk tarihinden itibaren SEJOUR HOTEL de 1 gün SNG (STD) odada (FB) Tam Pansiyon konaklayacaklardır. Kaç EURO luk fatura gelir. Sejour ne kadar ücret hesaplar. Yorumlayınız? (8. soruda resimleri verilen kontrat bilgilerine göre; Kontratta gözükmemekle birlikte 1 yetişkin yanında 7-12 yaş grubundan bir çocuk %50 indirimlidir) Uygulamalar Faturalama için Rezervasyon Uygulamalarında girilen rezervasyonlar seçilmiştir. İlgili rezervasyonlar girilmemiş ise önce rezervasyonu giriniz. Fatura No her öğrenci için ayrı olmalıdır. (1). SEJOUR OTEL e tarihinde giriş yapan SAN / SAN TOURS müşterisi 5 adet rezervasyon için otelden tek fatura gelmiştir. Alış ve satış faturalarını hesaplanan değer üzerinden kapatınız? Voucher No: U3111; U3112; U3113; U3114; U3115; Önce Hesaplattınız! Fatura No: F001 Fatura Tarihi: 24/09/2009 Fatura Ödeme Tarihi: 08/10/2009 (2). SEJOUR OTEL e tarihinde giriş yapan SAN / SAN TOURS müşterisi Voucher No: U3116 olan rezervasyon için otelden fatura gelmiştir. a) Voucher No: U3116 için sistem fatura değerini 2086 EUR hesaplamış olmasına rağmen SEJOUR OTEL i 2310 EUR değerinde bir fatura göndermiştir. Fatura bilgilerini giriniz. Fatura No: F002 Fatura Tarihi: 16/07/2009 Fatura Ödeme Tarihi:30/07/2009 b) Voucher No: U3116 olan rezervasyon için yapılan incelemeler sonunda fatura değerinin 2086 EUR olduğu saptanmıştır. SEJOUR OTEL i oteli 224 EUR değerinde iade faturası göndermiştir. Fatura bilgilerini giriniz. Fatura No: F002 Fatura Tarihi: 20/07/ SENA TAŞIMACILIK şirketinden tarihinde çıkılan tur için kiralanan araçlara dair gelen faturayı sisteme işleyiniz. Ve Ödeme tarihini belirleyiniz 182

194 GENEL MENÜSÜ Sejour Acenta Otomasyonun çalışma ile ilgili temel seçeneklerin düzenlenmesi, program ve şirket ile ilgili işlemlerin yapılması için kullanılan menüler GENEL menüsü altında toplanmıştır. Bu menü, Sejour un SQL veri tabanının yeri ve kullanan şirket hakkındaki bilgileri girerek, temel özelliklerini ayarlamak için kullanılır. Sistemin bu parçası genellikle Sejour kurulum aşamasında kullanılır, fakat bazen ayarları değiştirmek gerekebilir. SQL bilgi bankasını yedeklemek için de bu menü kullanılır. 183

195 7.1. GENEL PARAMETRELER Program parametreleri programın nasıl çalışacağını belirler. Burada belirlenen seçenekler doğrultusunda ilgili modüllerin çalışma sistemi değişiklikler gösterebilir. Parametreleri düzenlemek için Genel - Parametreler komutu verilir Sistem Genel Parametreler - Sistem sekmesi altında acentaya ait firma ve mail bilgileri girilebilir. Çalışılan Bankanın girilmesi gerekir. Girilmediği takdirde döviz kurlarının Internet üzerinden alınmasında ve girilen döviz miktarlarının TL karşılıklarının hesaplanmasında problem yaşanır. Program içerisinde bazı raporlar faks ile gönderiliyorsa programın kullanacağı faks yazıcısının belirtilmesi gerekir. Hesaplarda kullanılacak anapara biriminin de belirtilmesi zorunludur. Faturaları doğru hesaplama ve göstermede para biriminin sonundaki ondalık birimlerin sayısı önemlidir. Sejour da herhangi birinin girdiği, değiştirdiği veya iptal ettiği herhangi bir bilgiyi kontrol etmek için işlem geçmişi kutucuğu aktif olarak işaretlenmeli ve bu bilginin saklanacağı gün sayısı belirtilmelidir. Geçmiş ekranı tanımlamalar menüsü altında yer alan bilgilerde yapılan değişiklik, yeni giriş ve iptalleri saklamaktadır Rezervasyon Genel Parametreler - Rezervasyon sekmesi altındaki parametreler, programın rezervasyon kaydı girerken nasıl davranacağını belirler. Rezervasyon Fişi Değerleri kısmına otellere gönderilecek rezervasyon talep formunda, Voucher Fişi Değerleri kısmına da müşteriye verilecek voucher formunda yer alacak bilgiler girilir veya düzeltilir. Rezervasyon Talep Formunda geliş ve dönüş noktalarının gösterilmesi için Geliş/Dönüş Yerleri Gösterilsin işaretlenir. Sejour da otel ve tur operatörlerinin konfirmeleri ayrı ayrı yürütülebilir. Konfirmeler kısmında otel ve operatör konfirmelerinin beraber çalışıp çalışmayacağı belirtilir. Beraber çalışmaları seçilirse, birinde yapılan konfirme değişikliği diğerini de etkiler. İlk rezervasyon girişinde sistem otel konfirmesine otel kartı içindeki standart konfirmeyi, operatör konfirmesi bölümüne de operatör kartı içinde ki standart konfirmeyi atar. Faturalama kısmında rezervasyondan sonra faturalama esnasında kullanılacak hesaplama seçenekleri belirlenir. Extra Bed Sayısı Otomatik Tespit Edilsin işaretlendiği zaman, rezervasyon kartında Ekstra Bed bölümünde ekstra bed sayısı girmeye gerek yoktur. Yetişkin bölümüne toplam sayının girilmesi yeterli olur ve sistem otomatik olarak ekstra bed fiyatını hesaplar. Örneğin TRP oda fiyatları kontratta Yetişkin + Extra bed 184

196 sütunlarına girilmiş olsun.. TRP odanın standart kişi sayısı 2 olarak belirtilir ve rezervasyon ekranında yetişkin sayısı 3 olarak girilir ise, sistem standart kişi sayısı 2 olduğu için 2 kişiyi yetişkin fiyatından, extra bed sayısı otomatik belirlensin işaretlendiği için de 3. Kişiyi extra bed fiyatından alacaktır. Bu alan işaretlenmez ise kişibaşı fiyattan 3 kişi hesaplayacaktır. Rezervasyon Girildiğinde Hesaplama Yapılsın işaretlendiğinde, rezervasyon kaydı girildiğinde ya da değişiklik yapıldığında sistem otomatik olarak fiyat hesaplaması yapar. Toplu Voucher Basımı kısmında Bölge Boş Geçilmesin işaretlendiği zaman, sistem herhangi bir bölge girilmediğinde liste alınmasına izin vermez. Özellikle birden fazla bölgede ofisi olan acentalar tarafından kullanılır. Operatör Boş Geçilmesin işaretlendiği zaman, herhangi bir operatör girilmediğinde liste alınmasına izin vermez. Ürün Açılımında Satış Tarihi kısmında Ürün Rezervasyonu Satış Tarihi işaretlendiğinde, ürün rezervasyonlarının açılımı yapıldığında ürün satış tarihi olarak otellerin satış tarihi görülür. Açılım Tarihi işaretlendiğinde, ürün rezervasyonunun satış tarihi, açılımın yapıldığı gün olarak atanır. Kontenjan bölümünde rezervasyon kaydı yapılırken otelin kontenjanın kontrolünün yapılması istenirse buradaki seçeneklerden uygun olanı işaretlenir. Rezervasyon fişi basıldığında rezervasyonun konfirmesi değiştirilebilir. Rezervasyon kartı içindeki oda talep fişi ve toplu voucher basımı ekranlarında fax e- mail ve yazıcı seçenekleri ile baskı alındığında sistemin otomatik olarak değiştirmesi istenen seçenek belirtilir. Sejour' konfirme seçenekleri: Evet Otel-Tur Operatörü rezervasyonları otomatik olarak konfirme edilir. Hayır Rezervasyon konfirme edilmemiştir ve daha sonra manüel olarak konfirme edilmelidir. Beklemede Rezervasyon otel tarafından beklemeye alınmıştır. Gönderilmedi Rezervasyon henüz gönderilmemiştir. Gönderildi Rezervasyon formu gönderilmiştir. Diğer Seçenekler: Rezervasyon Fişlerinde Fiyat Yazılsın: İşaretlendiğinde, rezervasyon talep formunda rezervasyon fiyatı görülebilir. Rezervasyon Girişinde ODA TİPİ Boş Geçilmesin: İşaretlendiğinde, oda tipi sekmesi boş geçilemez veya rezervasyon kartında silinemez. Çocuk ve Bebek Yaşları Boş Geçilmesin: İşaretlendiğinde, rezervasyon kartında müşteri isimleri girilirken, çocuk yaşı bölümü, yaş girilmeden geçilemez. Rezervasyon Formunda Voucher Yanına Tur Operatörü Kodu Yazılsın: İşaretlendiğinde, rezervasyon formunda voucher yanına tur operatörü kodu da basılır. Rezervasyonlar İçin Fiş Numarası Oluşturulsun: İşaretlendiğinde, rezervasyon kaydedildiğinde veya basıldığında, sistem bu rezervasyon için bir fiş numarası oluşturur. Rezervasyon Fişlerine Fiş Numarası Yazılsın: Bu seçenek işaretlendiğinde, rezervasyon talep formunda sistem tarafından düzenlenmiş fiş numarası görülecektir. 185

197 Otel Rezervasyon Fişinde Ekstralar Yazılsın: İşaretlendiğinde, rezervasyondaki müşterilerin otel ekstrası varsa ve bu ekstralar rezervasyon kartına kaydedilmişse, rezervasyon talep formunda bu ekstralar görülebilir. Normal Rezervasyonu Olan Ürünleri Açma: İşaretlendiğinde, normal rezervasyonla aynı voucher numarasına sahip bir paket tur rezervasyonu kaydetmeye çalıştığınızda, sistem paket turun açılmasını önlemek için ürün açılımı yapılırken kullanıcıyı engeller. Ücret hesaplanmadıysa Voucher fişi Basılsın: İşaretlendiğinde hesaplaması henüz yapılmamış rezervasyonların voucher fişinin basımına izin verir. Fatura Hesaplama Hataları ile bildirilsin işaretlendiğinde, bir rezervasyon fiyatı hesaplanırken hata mesajı alınıyorsa, bu bölüme yazılacak adresine hata mesajı gönderilir. Yazılan adresi rezervasyon ve kontrat arasında ki uyumsuzluğu tespit edip düzeltecek acente çalışanının adresi olmalıdır Turlar Genel Parametreler Turlar bölümü; turları, turların satışını ve faturalandırılmasını kontrol amacıyla kullanılır. Tur Sabit Çıkış Bölge Kodu: Turlar tek bir bölgeden çıkıyorsa, bölgenin kodu girilir. Tur rezervasyon ekranı açıldığında çıkış bölgesine belirtilen kod otomatik gelir. İstenirse değiştirilebilir. Tur Sabit Satış Bölge Kodu: Turlar tek bir bölgede satılıyorsa, bölgenin kodu girilir. Tur rezervasyon ekranı açıldığında satış bölgesine belirtilen kod otomatik gelir. İstenirse değiştirilebilir. Ödeme Ekranı Çıkışında Bilet Tutarı Girildi ise Tahsilâtı Otomatik Yapsın: İşaretlendiğinde tur rezervasyon sayfasında tur kaydedildiğinde bilet tutarı Ödeme ekranında otomatik olarak tahsil edilir. Tur Girişlerinde Araç Koltuk Sayısından Fazla Müşteri Girilmesin: İşaretlendiğinde, tur rezervasyonları girilmeden önce, bu tura araç doluyken bir müşteri atanırsa, sistem bir müşteri bile fazladan girilmesine izin vermez. Tur Bilet Girişlerinde Voucher No Kontrolü Yapılsın: İşaretlendiğinde, tur rezervasyonu girilirken, müşterilerin voucher numarası da girilmelidir. Faturası Kilitlenmiş (Tur Hesap Kontrolü) Kayıtlarda İşlem Yapma: İşaretlendiğinde, kilitlenmiş tur rezervasyonlarında herhangi bir değişiklik yapılamaz. Tur biletleri kısmında bilet satışlarında girilen biletin herhangi bir rehbere zimmetlenip zimmetlenmediğinin kontrol edilmesi için Zimmet Kontrolü yapılsın işaretlenir. Eğer kayıtlarda zimmeti yapılmamış bilet kaydı olmasın istenirse Zimmeti olmayan 186

198 Bilet girişi yapılamasın işaretlenir. Aynı bilet tekrar girilemesin işaretlendiğinde aynı seri ve numaralı iki biletin satışı yapılamaz. (Bu seçenek işaretli olsa bile, tur paket satışında bir paket için tek bilet numarası kullanılabilir.) Tur Hizmet Çeki & Bileti seçenekleri için de Tur biletindeki seçenekler geçerlidir. Tur bilet Satışlarında Bilet Fiyatı bölümünde biletin fiyatının biletin satıldığı güne göre mi yoksa tur çıkış gününe göre mi hesaplanacağı belirlenir. Tur Hesap Kontrolü Özet Raporda Rehber ile Birlikte Kullanılacak Tarih Seçeneği kısmında hangi tarihin özet rapor için kullanılacağı seçilir. Özet rapor, tur rehberi ile komisyon hesaplaşmasının yapıldığı bölümdür. Satış Tarihi: Turun satıldığı tarihtir. Tahsilât Tarihi: Tur ücretinin tahsil edildiği tarihtir. Tur Çıkış Tarihi: Turun çıkış tarihidir. Ek Servis Tur Paket Girişinde Kullanılan Tur Paketleri Gerçek Tur Kodlarından Alınsın (İşaretlenmez ise tur paketlerinden alınır): İşaretlendiğinde, rezervasyon kartındaki ek servisler ekranından tur paketi girişi yapılırken, tur kodları, Tanımlamalar menüsündeki Turlar alt menüsündeki tur kodlarını getirir. Bu seçenek kullanılırsa sistem ilgili ek servis turunun fiyatını tur tarifelerinden hesaplamaya çalışır. Bu alan işaretlenmez ise Tanımlamalar ek servisler menüsü altında ki tur paketleri alanı kullanılır. Extra Paket Toplu Tur Kayıt İşlemlerinde Turlar Otomatik Olarak Açılsın: İşaretlendiğinde, Tur pending menüsünde müşterilerin kayıt edileceği tur açık değilse, otomatik olarak açar, kullanıcıyı uyarmaz. Bu seçenek tur kodları gerçek tur kodlarından alınsın seçeneği ile beraber kullanılmalıdır. Tur Paket Biletleri kısmındaki seçenek işaretlendiğinde, Tur Pending bölümünden, atanmış turlar silinmeye çalışıldığında, bu işlem, buraya yazılacak adrese olarak gönderilir. Tur Çıkış Sezonu: Belirtilen başlangıç ve bitiş tarihin dışında bir tarihe tur rezervasyonu girilmesi engellenir. Yanlış giriş yapmamak adına kontrol amaçlı kullanılır. Tur Otomatik Kilitleme Opsiyon Günü alanına gün sayısı yazıldığında, tur rezervasyonu, tur çıkış tarihinden belirtilen gün kadar sonra otomatik olarak kilitlenir. Belirtilen satış vergisi için KDV Oranı %: alanına KDV değeri yazılmalıdır Info Kokteyl / Transfer Info Kokteyl ile gönderilen taleplerin görünümü ve transfer ile ilgili ayarların yapılması için Genel Parametreler - Info Kokteyl / Transfer bölümü kullanılır. 187

199 Bildirim Metni bir tanım olarak formda, Antet teki yazı ise formun alt kısmında görülür. Gönderenin adı sağa/sola yazılsın kutucukları işaretlendiğinde, Gönderici İsmi olarak Sejour a girişte kullanılan Kullanıcı Adı sistem tarafından kullanılır. Transfer işlemlerinde ve transfer ve tarife ücretlerinin hesaplanmasında pax a dahil olacaklar işaretlenir. Araç Yönetiminde Default Rehber Ücret Kategorisi kısmında Trf. Rehberi Ücret Kategorisi için Rehber Sabit Ücret Kategorisi nde tanımlı olan bir ücret kategorisi tanımlanır. Seçilen default değer transfer rehberlerinin araç yönetimine düşerken belirtilen kategori ile düşmesini sağlar, fiyatlandırma işlemi hızlandırılabilir. 2.Trf. Rehberi Ücret Kategorisi: Yukarıda bahsedilen transfer rehberi ücret kategorisi, 2. Transfer rehberi için de geçerlidir. Tur Rehberi Ücret Kategorisi: Yukarıda bahsedilen transfer rehberi ücret kategorisi, tur rehberi için de geçerlidir. Araç Yönetiminde Araç Fiyatı Hesaplama Şekli kısmında Güzergâhtan Hesaplansın işaretlendiğinde, Araç Yönetimi ekranındaki araç fiyatı, Tanımlamalar - Operasyon Tanımlamaları alt menüsünde araç firmalarına girilen güzergâh bazlı araç kontratlarına göre hesaplanır. Tarifelerden Hesaplansın işaretlendiğinde Araç Yönetimi sayfasındaki araç fiyatı, Tur Operatörü sayfasındaki Transfer Tarifelerine göre hesaplanır. Araç Yönetimi ve Araç Maliyet Modüllerinde Araç Maliyetlerinin Hesaplanacağı operatör alanına, araç yönetimi ekranında tarifeye göre takip yapılacak ise fiyatın girildiği tur operatörünü tanımlamak gerekir. Rezervasyon fatura hesaplamasında transfer fiyatlarını hesaplarken kullanılacak araç firmasında ise tarife girişi yapılırken kullanılmış olan araç firması seçilir. Tarifeler için oluşturulan satış fiyatlarında yuvarlama yapılmak isteniyorsa tarife satış fiyatı hesaplama da ondalık hane yuvarlama şekli bölümünden uygun olan seçenek seçilir Logo Voucherlarda, rezervasyonlarda, faturalarda, raporlarda ve diğer basılan materyallerde kullanılan şirket logoları Genel Parametreler- Logo seçeneği altında belirlenir. Logolar Windows / OS2 Bitmap formatında, maksimum 85 yükseklik 185 genişlik piksel ölçülerinde olmalıdır. Renkli yazıcı olmadıkça renkli logolar kullanılması önerilmez Bilgi Konumları Sejour Acenta Otomasyonu programının verileri hangi SQL sunucu ve veritabanından kullandığının belirlenmesi için Genel Bilgi Konumları komutu kullanılır. Bu 188

200 menü, MS SQL veritabanının yerinin değişmesi durumunda ya da farklı bir sunucu veya yeni bir veritabanının kullanılacağı durumlarda kullanılır. Burada, SQL veritabanının (database) adı SEJOUR2009 ve SQL ana makinesinin (server) adı SERVER dır. Server adı olarak ayrıca IP adresi de kullanılabilir. Örn kullanılabilir veya başka bir sabit IP adresi de olabilir. Değişken (dynamic) IP adresleri önerilmez çünkü Server IP adresinin her değişikliğinde Sejour programı tekrar ayarlanmalıdır. Windows NT tipi ağ bağlantıları (Bu, Win XP ve Win 2005 gibi diğer NT teknolojilerini de içerir) Sejour tarafından kullanılan öntanımlı (default) bağlantılardır. UYARI: Buradaki herhangi bir ayarı değiştirdikten sonra, değişikliklerin Sejour programının bir sonraki açılışından itibaren geçerli olacağı uyarısı verilir. Yazılım daha sonra otomatik olarak kapanır ve tekrar program başlatılmalıdır. Sejour programına giriş yapılmak istenirken Server ve Database ayarları yapılmamıştır uyarısı alınıyorsa bunun iki sebebi olabilir. 1- Bilgi konumlarında belirtilen server adı, database adı ya da bağlantı ve güvenlik türü hatalı yazılmış olabilir. Çözümü için Sejour programına giriş yapabilen bir makine de Genel menüsü altında yer alan Bilgi Konumları kontrol edilip sorun tespit edilen kısım düzeltilir. 2- Bağlantı yapılmak istenen makine, server olan makineyi görmüyor olabilir. Ağ bağlantılarının kontrol edilmesi gerekir. Bu durumda sistem yöneticisine başvurulması gerekir İş İstek Formu Sejour programında karşılaşılan soru ya da yeni öneriler, İş istek Formu ile gönderilebilir. İstenen işin detaylı tanımı ve rapor ise bir örneği ile beraber ulaştırılması gerekmektedir. İstek e-posta yoluyla gönderebilir veya faks yoluyla göndermek için yazıcı çıktısı alınabilir Data Yedekleme Sejour u başlatırken, veritabanı (database) en az 3 günden beri manuel olarak yedeklenmemişse; Bilgilerinizin yedeklemesi yapılmamış veya 3 günden daha eski. Yöneticinize bildiriniz şeklinde bir uyarı gelir. Verilerin yedeğini almak için Genel Data Yedekleme komutu kullanılır. Database yedeğinin saklanacağı klasör server olan bilgisayar da kurulu olan SQL in Backup klasörüdür. Yedekleme şekli seçilerek Yedek Al düğmesine tıklatıldığında yedekleme işlemi otomatik olarak ilerler. 189

201 Yedek Dosyasına Ekle: Her yedek (backup) yeni bir dosyaya ekleneceğinden, yedek (backup) dosyası daha büyük yer kaplar. Yedek Dosyanın Üzerine Yaz: Eski yedek (backup) yenisi ile değiştirilir. Her iki yöntemin de avantajları vardır. Yedek Dosyasına ekle yöntemi en güvenli olandır fakat daha fazla disk alanına ihtiyaç duyar. Veri tabanının (Database) boyutuna göre, yedekleme bir kaç dakika sürebilir. Eğer bu safhada bir kullanıcı, rezervasyon yaparsa, yedekleme işlemi bundan etkilenmez, fakat yeni rezervasyonlar yedeğe dâhil edilmezler Ağaç Menü Sejour Acenta Otomasyonunda Klasik ve Ağaç menü olmak üzere iki farklı menü kullanılır. Bir menüden diğerine geçmek için Genel münüsü altındaki ilgili menü kullanılır. Klasik menüde iken Genel Ağaç Menü; Ağaç menüde iken Genel seçeneği altında Klasik menü seçeneği vardır. Klasik menüde üstte olan seçenekler Ağaç menüde sol taraftadır. Ağaç menüde iken, alt menüleri açmak için çift tıklatılır. Bunun yanı sıra, ana menünün yukarısında en çok kullanılan menüler vardır. Sık kullanılan menüler fare ile sürüklenerek üst düğmelere yerleştirilebilir Event Logs Kullanıcılar tarafından yapılan işlemlerin geçmişini görmek için Genel Event Logs kullanılır. Kullanıcı, bilgisayar, işlem tarihi ve saati seçeneklerine göre loglarda süzme işlemi yapılabilir. 190