BAŞAKŞEHİR 2. ETAP TOPLU YAPI DENETİM KURULU OLAĞAN DENETİM RAPORU İnceleme Dönemi : 01.07.2013-30.11.2013 İnceleme Tarihi : 01.12.2013-25.12.2013 Rapor No - Tarih : DNT-2013-03 /26.12.2013 RVZ.02 DENETİM KAPSAM, AMAÇ VE TEKNİĞİ: Tüm denetimlerimiz sırasında, kabul gören iç denetim standartları uygulanmıştır. Konular halinde yazılan maddelerdeki tüm tespitler, yazılı belgelere, muhasebe ve idari bölüm kayıtlarına dayanmaktadır. Raporumuzda, özellikle 2013-2014 bütçe uygulamaları ve tüm mali kayıtlar gözden geçirilmiş, önceki raporlarımızdaki bazı konular, dikkate alınmadığı ya da sonuçlanmadığı için, tekrar değerlendirilmiştir. Denetim Kurulumuzun istişare yöntemiyle yapmış olduğu tavsiyeler yazılırken, temel prensibimiz, Kat Maliklerimizin ortak menfaatleri olmuştur. BÜTÇE GERÇEKLEŞENLERİ: 2013-2014 bütçesi nihai olarak Kasım sonu itibariyle 127.588-TL fazla vermiştir. Bu rakamı oluşturan ana kalemlerin, Toplu Yapı Yönetimi müdürünün maaş farkından, mali müşavirin sözleşmesinin feshedilmesi, hukuk müşavirliğinin değişmesi ve güvenlik hizmetlerinin sayısının azaltılmasından kaynaklandığı Ancak dönem sonu olarak yaşlandırıldığında, gerçek bütçe fazlasının, 194.000 TL fazla verebileceği kanaatindeyiz. Bütçenin daha şeffaf, anlaşılabilir olması için, mutlaka geçen yıl verilerine yer verilmesi gerektiği ve fark oranlarının mutlaka belirtilerek, kalemlerdeki artış ve azalış oranlarının görülmesi gerektiği görüşündeyiz. 2014-2015 bütçesinde de bu bilgilere yer verilmediği *2013-2014 fark tablosu ekte sunulmuştur. YÜKSEK SAPMA YAPAN BÜTÇE KALEMLERİ: Peyzaj Sulama harcamaları bütçede büyük ve önemli bir yer tutmaktadır. Özellikle 2013 bütçesinin bu kaleminde, bütçelenenle gerçekleşen arasında 83.992-TL sapma olduğu Bu sapmanın, 18.412 TL sinin, 2012 dönemine ait olduğu tespit edilmiştir. Bu rakam, 2013-14 bütçesinin hesaplanmasında dikkate alınmadığından ve yine bu rakam 2012 harcanmalarına eklenmediğinden, bütçe rakamı eksik hesaplanmış, sapma büyük olmuştur. Bu hesaplar dikkate alınmasına rağmen, yine de tahmin edilen harcamadan yüksek harcama yapıldığı tespit edilmiştir. Bu kadar harcama yapılmasına rağmen, peyzaj alanlarımızda, görsel anlamda bir fark olmadığı gibi, var olan yeşil alanlar da korunmamıştır. Bu durumun kat malikleri tarafından, şikâyet konusu olduğu Personel Ücretlerinde, 83.116-TL tasarruf yapıldığı, ancak fazla mesai ödemelerinde 25.854-TL fazla ödeme yapıldığı tespit edilmiştir. Sayfa 1
PERSONEL: Yönetim Kurulumuzun, tüm amir ve çalışanları, iş verimliliği açısından tekrar değerlendirmesi gerektiği görüşündeyiz. Tüm denetim faaliyetlerimiz sonrasında, yaptığı işi benimseyip sahip çıkan az sayıda çalışan olduğu, önceki dönemlerden gelen rehavet ve olumsuz alışkanlıkların artarak devam ettiği, iş disiplinine sahip personelin çok az olduğu Tüm sakinlerin ortak beklentisi, sorunlar karşısında, inisiyatif kullanabilen, çözüm bulan, sorumluluk sahibi personelin kendisine hizmet vermesidir. Denetim Kurulu olarak yaptığımız gözlemlerde, amir pozisyonunda çalışanlarımızın, görev sahalarında fazla bulunmadıkları tespit edilmiştir. Tüm hizmetler sırasında, amir pozisyonunda olanların, ekiplerinde bulunan kişilerin çalışmalarını, sahada bizzat takip etmesi gerekmektedir. Halkla İlişkiler birimimize aylık ortalama 500 adet şikâyet gelmektedir. En fazla şikâyetler; uydu yayınları, asansör, çocuk parkları, temizlik, elektrik arızaları konularında olmuştur. Denetim Kurulumuzun örnekleme usulüyle kat malikleriyle yapmış olduğu telefon görüşmelerinde, şikâyetlerin % 65 oranında zamanında çözüldüğü, geri kalan % 35 oranında ise, sorunların giderilmediği, bilgilendirme yapılmadığı yönünde sonuca ulaşılmıştır. Gece Halkla İlişkilerde görev yapan 2 kişi, Yönetim Kurulu kararı ile başka görevlere verilmiş, bu sorumluluk, gece çalışan güvenlik birimine ve kamera odası görevlisine verilmiştir. Bu şekilde 2 personelden tasarruf yapıldığı tespit edilmiştir. FAZLA MESAİLER: Özellikle idari personele ödenen fazla mesainin, mesai saatlerinin iyi planlanmamasından kaynaklandığı kanaatimizi daha önceki raporumuzu belirtmiştik. 2013 yılı içerisinde fazla mesai ödemeleriyle ilgili herhangi bir tedbir alınmadığı 10 aylık ödenen fazla mesai miktarının 106.300-TL olarak gerçekleşmiş, bütçelenen rakamdan % 32 fazla ödeme yapıldığı tespit edilmiştir. Mümkün olduğu kadar fazla mesainin azaltılması yönünde tedbirler alınmalı, normal mesai saatlerinde işlemlerin tamamlanmasına özen gösterilmelidir. ASANSÖR: CEO Asansör firması taahhütlerini yerine getirmediğinden, modernizasyon işi 30.07.2013 tarihinde durdurulmuş ve uyuşmazlık mahkemeye taşınmıştır. Mahkemenin tayin ettiği bilirkişi, tespitlerini yapmış ve işin % 20 sinin yapılmadığına dair raporunu, 25.10.2013 tarihinde mahkemeye sunmuştur. Bu rapora istinaden, eksik kalan işlerin tamamlanması için ihaleye çıkmaya olanak doğduğu yönünde, hukuk müşavirimiz, görüş bildirmiştir. Bu doğrultuda ivedilikle ihaleye yeni bir firma ile anlaşma yapılarak, eksikler giderilmeli, 1 yıldan fazla bir süredir devam eden, kat maliklerinin mağduriyetleri giderilmelidir. Ayrıca asansör kabinlerinin küçülmesi ile birlikte blok blok iç ebatların standart olmadığı tespit edilmiştir. Örnek D-21 ile D-39 kabinlerinde gözle görülür fark vardır. Sayfa 2
Asansörler için, Gelir-Gider tablosu aşağıdaki şekilde oluşmuştur: ASANSÖR GİDERLERİ ASANSÖR GELİRLERİ CEO'YA ÖDENEN BEDEL (2013 yılı) 962.787 ASANSÖR AİDAT TAAHHUKU 1.852.900 TEKNİK ŞARTNAME DIŞI İLAVE GİDER 105.974 ASANSÖR GECİKME CEZASI TAHSİLATI 151.058 CEO'YA ÖDENECEK BEDEL 889.813 KİPTAŞTAN ALINAN BEDEL 195.300 BELEDİYE TARAFINDAN ALINMAYACAK HARÇ 36.650 TOPLAM 1.958.574 TOPLAM 2.235.908 GELİR FARKI 277.334 *Buna karşılık, tahsil edilmeyen asansör alacakları toplamı 15.Aralık.2013 itibariyle 198.288-TL. dır. CEO asansöre kesilecek cezalar, dava aşamasında olduğundan kesinleşmemiş ve bu hesaplara dâhil edilmemiştir. Tablodan da anlaşıldığı üzere, asansör gelirleri, mevcut tahakkuklarla 277.334-TL fazla vermiştir. Asansör modernizasyon eksikleri tamamlandıktan sonra, arta kalan miktar olursa, bu bedelin nasıl kullanılacağına genel kurul karar vermelidir. TELEVİZYON YAYINLARI: Uydu sistemi bakım onarım giderinin, 10.490-TL bütçelenmişken, 57.738-TL gerçekleştiği Bakiyenin nedeninin, uydu sisteminin 1. Etaptan sitemize aktarılmasından, panoların yenilenmesi, dijital sistemin altyapı hazırlığından ve yıllık malzemeli bakım onarım masraflarından kaynaklandığı Söz konusu ödemenin 48.615-TL. sı asansör hurdalarından sağlanan gelir ile karşılandığı tespit edilmiştir. Sistem değişikliği ile ilgili gerekli bilgilendirmenin zamanında yapılmadığı, halkla ilişkilere gelen şikâyetlerin büyük çoğunluğunu, bu konunun oluşturduğu Sistemin tanıtımının acilen yapılmasında fayda olacağı görüşündeyiz. Ayrıca kat maliklerinin sistem kurulumu taleplerine cevap verilmediği, günler süren gecikmeler olduğu hakkında şikâyetler vardır. ARTERİUM UN İŞGAL ETTİĞİ ALAN: Arterium un işgal ettiği alanla ilgili hukuki süreç başlatıldığı Ancak hukuki işlemlerin, uzun süreci göz önüne alınmalı ve konu Genel Kurulda tartışılarak, çözüm yolu bulunması ve işgalin acil olarak önlenmesi gerektiği kanısındayız. BARİYER: 01.04.2013 tarih DNT-2013-01 sayılı rapor ve 19.07.2013 tarih ve DNT-2013-02 numaralı raporumuzda, belirttiğimiz; bariyer sorunuyla ilgili, Yönetim Kurulumuz tarafından herhangi bir girişim yapılmadığı Söz konusu raporlarda belirtilen maddeleri tekrar hatırlatmakta fayda görüyoruz: Sayfa 3
Özet olarak; Bariyer maliyeti tüm kat maliklerinden eşit şekilde bir kereye mahsus alınmalıdır. Bedeller, tüm maliklere yansıtılacağı için, 99 TL. olarak tahsil edilen bariyer bedellerinin, fazla tahsil edilen kısmı, 99-TL ödeyen kat maliklerine geri ödenmelidir. Yatırım tamamlanmış, bedeli, araç sahiplerinden alınmıştır. Halen devam eden tahsilatlar, usulsüzdür. Bariyer sistemi, Toplu Yapı Yönetiminin kazanç kapısı değildir. Acilen şu an devam eden uygulama durdurulmalı, bundan sonraki giriş kartı başvurularından, yalnız kart bedeli tahsil edilmelidir. TOPLU YAPI ESKİ ÇALIŞANLARININ KIDEM TAZMİNAT DURUMU: Toplu Yapı eski müdürü Recep Akbudak a, ihbar ve kıdem tazminatı olarak; 43.800-TL ödeme yapılmıştır. Ayrıca Recep Akbudak, ibraname vermesine rağmen, işe iade davası açmıştır. Dava üst mahkemedir. İşi bırakan 2 idari personel, dava yoluna giderek, kıdem ve ihbar tazminatlarını talep etmişlerdir. Dava devam etmektedir. DİĞER KONULAR: Toplu Yapımızın çevresine yapılan çitlerdeki eksik alanlar ve giriş kapılarının kenarları halen tamamlanmamıştır. Oyun parklarının bakım giderlerine hiç harcama yapılmadığı Parklar yıl boyunca bakımsız kalmış ve site sakinlerinin şikâyetleri söz konusu olmuştur. Teknik ekibimizin yapabileceği tamir bakımlar bile ihmal edilmiştir. Kat maliklerinin adres ve telefon bilgilerinin, halen güncellenmediği tespit edilmiştir. Sorunların çözülmesinde ve maliklerin bilgilendirilmesinde çok önemli olduğu bilinen bu iş için, bugüne kadar herhangi bir sistem kurulmadığı Bu eksikliğin, personelimizin gereksiz zaman kaybına ve kaynak israfına yol açtığından acil olarak gündeme alınması gerektiği görüşündeyiz. SABİT YATIRIMLARIN YANSITILMASI: Toplu Yapı Yönetimi, bugüne kadar genellikle sabit yatırımların maliyet bedellerini, kat malikleri yerine aidat ödemelerine yansıtmıştır, kiracılardan da tahsilat yapmıştır. Bu durumun hakkaniyete uygun olmadığı görüşündeyiz. Bundan sonra yapılacak sabit yatırım giderlerinin, kat maliklerinden tahsil edilmesi daha adil ve hukuka uygun olacaktır. 01.04.2013 tarih DNT-2013-01 sayılı ve 19.07.2013 tarih ve DNT-2013-02 numaralı raporlarımızda belirttiğimiz, halen işlem yapılmamış konular: TABELA: Yönetim Kurulu üyesi Osman Özler in yönetime geldikten hemen sonra bulunduğu adaya, reklam tabelaları astığı tespit edilmiştir. Bu durum blok sakinlerinin şikâyetlerine neden olmuştur. Yönetim Kuruluna tavsiyemiz, kaldırılması yönünde karar alınmasıdır. Sayfa 4
İDARİ BİNAMIZIN ÇATISI: Halen hizmet veren idari binamızın çatısı izolasyonsuz olduğundan, yazın çok sıcak, kışın soğuk olmaktadır. Gerekli tadilatın yaptırılarak, enerji tasarrufuna gidilmesinin uygun olacağı kanaatindeyiz. TAHSİLİ GECİKMİŞ ALACAKLAR: 31.12.2012 tarihi itibariyle, aidatlardan tahsili geciken alacak toplamımız, 276.530-TL iken, 30.11.2013 tarihi itibariyle 249.243-TL olarak gerçekleşmiştir. 400-TL nın üzerindeki alacak miktarı 73.000-TL dır. 2013 yılından önce başlatılan icra işlemlerinin de takip edilmediği tespit edilmiştir. 400 TL nin altındaki alacaklar için sulh yolu tercih edilmeli, üstündeki alacaklar için icra takipleri acilen başlatılmalıdır. Asansör Modernizasyonundan da yukarıda bahsedildiği gibi, tahsili geciken 198.288-TL alacak vardır. 75 kişinin hiç ödeme yapmadığı Sonuç olarak, 2013 yılı itibariyle, gecikmiş alacaklar azalmış, ancak istenen seviyeye ulaşmamıştır. Hukuki süreçlerin hızlandırılması, gecikmiş alacak tahsilatlarına özen gösterilmesi gerektiği görüşündeyiz. İşbu Denetim Kurulu raporu 5 sayfadan ve 1 adet ekten oluşmaktadır. İbrahim ÖZKUL Denetim Kurulu Üyesi Tahsin DEMİR Denetim Kurulu Başkanı Erkan GENÇ Denetim Kurulu Üyesi Sayfa 5