Erişim Makina Umut Aytaç Mutlu 1 Aralık 2010
2 İÇİNDEKİLER 1. Amaç...4 2. Uygulama...4 A. Sisteme Giriş...4 B. Şifre Değiştirme...5 C. IFS Gezgini...6 D. Fonksiyon Tuşları...9 1. İleri ve Geri Tuşları...9 2. Doldur ve Sorgula Tuşları...9 3. IFS Gezgini ve Yardım Tuşları...9 4. Yazdır ve Farklı Kaydet Tuşları...9 5. Yeni Kayıt / Kopyalama / Silme / Temizleme / Kaydetme...9 6. Değerler Listesi / Tabloya Git / Ekle... 10 7. Arama Aracı... 10 E. Opsiyonlar... 11 F. Çalışılan Şirketi Değiştirmek... 12 1. Sadece belirli bir pencere için şirketi değiştirmek... 12 2. Sadece belirli bir oturum için şirketi değiştirmek... 13 3. Kalıcı olarak şirketi değiştirmek (anahtar kullanıcılar için)... 14 G. Word ve Excel Programlarına Çıktı Aktarmak... 14 H. Çıktı Yazı Karakteri Belirleme... 15 I. Tablolarda Sütun Açma/Kapama... 15 J. Sorgulama İşlemi... 17 1. % kriteri... 17 2.! (Değersiz) kriteri... 17 3. >(Den Büyük) kriteri... 18 4. <(Den Ufak) kriteri... 18 5. >=(Büyük veya Eşit) kriteri... 18 6. <=(Ufak ve Eşit) kriteri... 18 7.!= (Eşit Değil) kriteri... 18 8... (Arasında) kriteri... 18 9. ; (Veya) kriteri... 18
3 10. SYSDATE kriteri... 19 K. Sorguları Saklamak ve Otomatik Çağırmak... 20 L. Sorguları Bastırmak veya MS Excel e Aktarmak... 22 M. Veri Girişi Yapmak... 23 N. Kişisel Menüler Oluşturmak... 25 O. Yakında Kullanılanlar Klasörü... 25 P. Geri Planda Çalışan İşleri Kontrol Etmek... 26
4 1. Amaç IFS de tüm kullanıcıların programı kullanabilmesi için temel düzeyde bir bilgiye sahip olması gerekir. Yeni veri yaratma, veri silme, onaylama... Vs gibi işlemlerin hangi sekmelerde hangi butonlar ile yapıldığı varsa kısa yollarının ne olduğu burada anlatılacaktır. 2. Uygulama A. Sisteme Giriş IFS uygulamaları menüsü yolu ile ilgili IFS modülünü açınız. Ekrana gelen pencerede Kullanıcı Adı alanına, IT departmanı tarafından size verilen kullanıcı adını, Şifre alanına ise şifrenizi yazarak Tamam tuşuna basınız. Veritabanı alanını değiştirmeyiniz. Şifreyi hatırla sekmesine tıklayarak şifrenizin sisteme tarafında tutulmasını sağlayabilirsiniz. Dil değiştir sekmesini tıklayarak IFS i farklı bir dilde açabilirsiniz.
5 B. Şifre Değiştirme Üst menüde Dosya menüsünden Opsiyonlar seçeneğini tıklayınız. Ekrana gelen pencerede Şifreyi Değiştir tuşuna basınız. Ekrana gelen pencerede; Eski Şifreyi, Yeni Şifreyi ve Şifreyi Doğrula alanına yeni şifreyi bir kez daha Girerek OK tuşuna basınız.
6 C. IFS Gezgini IFS Gezgini, Windows Gezgini ne benzer bir yapıda çalışan, bir ağaç yapısının dalları şeklinde klasör ve dosyalardan oluşan ve bilgisayarınıza yüklenmiş olan IFS Modüllerinde yer alan fonksiyonlara ve işlemlere kolay bir şekilde ulaşabilmenizi sağlayan bir programdır. IFS Gezgini, IFS uygulamalarını çalıştırdığınızda ekrana gelir. Eğer IFS Gezgini daha önce kapatılmışsa, Dosya menüsündeki IFS Gezgini (Ctrl-N) seçeneği ile ya da fonksiyon tuşlarından IFS Gezgini butonuna tıklayarak tekrar çalıştırılabilir.
7 Bu menü sisteminde klasörlerin iki farklı durum söz konusudur: 1. Bu şekil klasörün altında başka klasörlerin ve pencerelerin olduğunu gösterir. (+ işareti) 2. Bu şekil klasörün altında başka klasörlerin olmadığını sadece pencerelerin olduğunu gösterir. (- işareti) (+) işaretine tıklandığında o klasörün alt menüleri açılır ve işaret ( ) olur. İşaret (-) iken tıklandığında ise alt menüler kapanır ve işaret tekrar (+) haline gelir. Pencerelerde dört tiptedir: 1. Tablo şeklinde veri giriş ve görüntüleme penceresi simgesi 2. Form şeklinde veri giriş ve görüntüleme penceresi simgesi 3. Rapor dağıtım penceresi simgesi 4. Diğer Simgeler Bir pencereyi açmak için simgesi üzerine farenin sol tuşu ile 2 kez tıklamak gerekir. IFS Gezgini penceresinin sağ tarafında bulunan kaydırma çubukları yardımıyla bütün menü seçenekleri ekranda görüntülenebilir.
8 IFS Gezgininde görülen dosyaların isimlerini aynen Windows ortamında olduğu gibi değiştirebilirsiniz. Bunun için ismini değiştirmek istediğiniz dosyayı fare ile seçin ve sağ tuşa basın. Açılan menüde Y.Adlandır ı (Rename) seçin. Açılan pencerede dosyaya vermek istediğiniz yeni ismi girip Tamam ı tıklayın. Sistemin otomatik olarak getirdiği dosyalar içindeki maddeleri isteğinize göre sıralamasını, yerini düzenleyebilirsiniz. Örneğin isterseniz Fatura dosyasının altında bulunan Satıcı Faturaları dosyasını Satınalma dosyası içine taşıyabilirsiniz. Bunun için taşımak istediğiniz dosya veya maddeyi fare ile seçin ve sol tuşuna basılı tutun. Sol tuşa basılı tuttuğunuzda dosya tutan bir el simgesi görülür. Bu simge görüldüğünde dosyayı taşıyabilirsiniz. Dosyayı taşımak istediğiniz dosyanın altına bırakın. İsterseniz sistemin getirdiği dosyalar dışında kendi dosyanızı da yaratabilir, içine istediğiniz madde ve dosyaları kopyalayabilirsiniz. Bunun için farenin sağ tuşu ile açılan menüde Yeni / Klasör ü(new Folder) seçin. Açılan pencerede dosyanıza vermek istediğiniz adı girin.
9 D. Fonksiyon Tuşları 1. İleri ve Geri Tuşları a. İnternet Explorer daki gibi işlem yaptığınız tablolar arasında ileri ve geri gitmenizi sağlar. b. İleri tuşunun yanındaki küçük siyah ok a bastığınızda en son açılan tablo listesi karşınıza çıkar ve gitmek istediğiniz tabloyu buradan hızlı bir şekilde seçebilirsiniz. 2. Doldur ve Sorgula Tuşları a. Bu tuşların aktif olduğu veri alanlarında; i. Doldur butonu ile sistemdeki tüm verileri karşınıza getirebilirsiniz. ii. Sorgula butonu ile sorgulama veriniz ile ilgili bildiğiniz bir özellik üzerinden arama yapabilirsiniz. 3. IFS Gezgini ve Yardım Tuşları a. IFS Gezgini Tuşu ile sol taraftaki IFS Gezginini açıp kapaya bilirsiniz. b. Yardım Tuşu na bastıktan sonra yardım almak istediğiniz her hangi bir veri yada alan üzerine tıkladığınızda bu alan ile ilgili bilgi balonu karşınıza çıkacaktır. 4. Yazdır ve Farklı Kaydet Tuşları a. Yazdır Butonu, yazıcıdan çıktı almak istediğinizde bu tuş üzerinden işlem yapabilirsiniz. b. Farklı Kaydet Butonu ile verileri farklı bir format ve/veya alan kaydet istediğiniz kullanabilirsiniz. 5. Yeni Kayıt / Kopyalama / Silme / Temizleme / Kaydetme a. Yeni Kayıt Tuşu, veri girilecek alanlarda veri girebilmek için yeni kayıt oluşturmaya yarar. b. Kopyalama, bir veriyi kopyalamak ve kopyalanan veri üzerinde değişiklik yapmamızı sağlar. c. Silme, yanlış girilen ve istenilmeyen verilerin silinmesi sağlar. (Genellikle tablolarda veri silinmesine izin verilmez.) d. Temizleme, ekrandaki verileri temizler. Silme işlemi yapmaz sadece o an ekrandaki verileri görünümden kaldırır. e. Kaydetme, yeni veri yaratıldığında, silme işlemi yapıldığında veya mevcut veriler ile ilgili bir değişiklik yapıldığında kaydet butonuna basılması zorunludur. Akis halde veriler kaydedilmemiş olur. Kaydedilmeyen veri üzerinden daha sonra hiçbir işlem yapılamaz.
10 6. Değerler Listesi / Tabloya Git / Ekle a. Değerler Listesi, bir veri giriş alanına başka bir tablodan bir değer seçilmesi zorunlu olduğu zaman aktif hale gelir. Bu butonun aktif olduğu veri alanlarına elle veri girilemez. Sadece elle girilecek veri değerler listesinde mevcut ise kabul edilir. b. Tabloya Git, veri girilecek ya da değerler listesinden veri seçileceği durumlarda ilgili alana girilecek olan verinin asıl tanımlandığı tabloya ulaşılmasını sağlar. Bir diğer anlamı ile sizi Temel Data tablolarına götürür. 7. Arama Aracı a. Bu alan sorgulama butonundan farklıdır. Bu alan sadece işlem yapmak istediğiniz fonksiyon ya da modülleri sizin önünüze getirir. Temel veri araması yapmaz. Fonksiyon Tuşları Klavye Kısa Yolları Doldur F2 Kopyala F6 Sorgula F3 Sil F7 Temizle F4 Değerler Listesi F8 Kaydet F12 Kaydet Ctrl + S Tazele Shift+F5 Tabloya Git Shift+F9 Yeni F5 Tarihçe Ctrl+F9
11 E. Opsiyonlar IFS programında enter tuşunun tab tuşu gibi çalışmasını istiyorsanız aşağıdaki ekranda görülen Opsiyonlar (Dosya / Opsiyonlar) ekranının Destek kulakçığında bulunan Enter ı Tab olarak kullan alanını işaretleyin. Değerler listesinden seçilen alanlar için değerin ilk harfine bastığınızda mümkün olabilecek seçeneklerin gelmesi için Yazarken Liste Maddelerini Bul seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Veri girilmesi zorunlu alanları belirtmek için Zorunlu alanları belirtme işareti seçeneğinin işaretli olması gerekiyor. Ayrıca zorunlu alanları nasıl bir ifade ile belirtmek istediğinizde yanındaki text alanına elle girebilirsiniz. Ekranlarda Tutar girilirken ondalıklı kısmının olup olmayacağı, tutarın formatı IFS Döviz Formatı alanında belirtilir. Örneğin sayıların üçlük basamaklar halinde gruplandırılması için 0.000 girin. Bir veri alanındaki verilerin renklerinden nasıl bir veri olduğu anlamak için ise gene aynı kulakçıktaki Text enchancements for fields alanından bu ayarlar yapılır. Default ayarlar, Sadece okuna bilen veriler (Read-Only) KIRMIZI Silinmiş veriler (Deleted) SİYAH Düzenlenmiş ya da değiştirilebilen veriler (Changed) MAVİ
12 F. Çalışılan Şirketi Değiştirmek Üzerinde çalıştığınız şirketi değiştirip başka bir şirketle ilgili işlemler yapabilmek üç şekilde mümkün olabilir: 1. Sadece belirli bir pencere için şirketi değiştirmek Sadece belirli bir pencere için şirketi değiştirmek için aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi herhangi bir muhasebe işlemleri penceresine girilir. Sağ fare tuşu menüsünde bulunan Şirket Değişimi operasyonu kullanılarak Nesne Özellikleri penceresi ekrana getirilir.
13 Şu anda TKAR şirketi ile ilgili girişi yapılabilir. Bu penceredeki Seçili Şirket sütununda yer alan diğer Şirket Adı ERSM seçilir ve OK tuşuna basılır. Böylece o pencerede artık yeni seçilen şirkete ait bilgiler görüntülenir ve yapılan işlemler o sadece şirkete ait olur. O pencereden çıkınca (kapatılınca) Şirket Adı tekrar eski Şirket Adına döner. 2. Sadece belirli bir oturum için şirketi değiştirmek Sadece belirli bir oturum için şirketi değiştirmek için Dosya menüsünden Opsiyonlar seçilir. Ekrana aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi Opsiyonlar penceresi gelir. Bu penceredeki Şirketler sayfasının Değer sütununda yer alan diğer Şirket Adı ERSM aşağı doğru açılan listeden seçilir ve Tamam tuşuna basılır. Bu durumda ERSM şirketi, siz IFS programından çıkıncaya kadar tüm pencerelerde geçerli şirket olur.
14 3. Kalıcı olarak şirketi değiştirmek (anahtar kullanıcılar için) Kalıcı olarak şirketi değiştirmek için öncelikle Muhasebe Kuralları/Kullanıcı Verisi klasöründe Dönem Başına Kullanıcı Grupları penceresinde dönemlere kullanıcı grupları tanımlanır. Sonra Kullanıcı Başına Kullanıcı Grupları penceresinde kullanıcı gruplarına kullanıcılar tanımlanır. Son olarak Şirket Başına Kullanıcı penceresinde şirketlere kullanıcılar tanımlanır. Bu işlemlerin sadece anahtar kullanıcılar tarafından yapılması gerekir. G. Word ve Excel Programlarına Çıktı Aktarmak IFS Uygulamalarında sorgularınızın ve raporlarınızın MS Word ve MS Excel programlarına aktarılabilir. Eğer istenirse TXT, CSV ya da HTML formatına da çıktı alınması mümkündür. Bunun için önceden IFS de Word ve Excel için çıkış kanallarının ayarlanmış olması gerekir. Dosya menüsünden Opsiyonlar seçeneği seçilir. Ekrana gelen pencerede Çıktı Kanalları kulakçığına geçilir. Bu sayfada en fazla 5 adet program tanımlanabilir. Önce Bu Kanalı Kullanma seçeneğindeki işaret kaldırılır. Örneğin, MS Word programı için IFS Uygulamalarında bir kanal açmak için Kanal ın Tanımlamalarını Düzenle listesinden (ilk kanal tanımlaması yapılıyorsa) Kanal 1 seçilir. Adı satırında programın adı Excel yazılır. İkon listesinde MS Excel in ikonu seçilir. Oluşturulan dosya türü olarak Başka Uzatma Kullan seçeneği işaretlenir ve karşısındaki alana MS Excel in dosya tipi xls yazılır. Tamam, tuşuna basılıp IFS Gezginine dönülür. MS Excel programının ikonu sağ taraftaki araç çubuğu üzerinde yerini alır. Daha sonra herhangi bir sorgulama veya raporlama işlemi yaparken eğer uygun bir işlem yapıyorsanız bu MS Excel ikonuna tıkladığınızda sorgu ya da rapor MS Excel programına otomatik olarak aktarılır.
15 H. Çıktı Yazı Karakteri Belirleme Dosya menüsünden Opsiyonlar seçeneği seçilir. Ekrana gelen pencerede Genel kulakçığına geçilir. En alt sekmede yazı karakteri ve büyüklüğünün belirlendiği alanların yanında yer alan değiştir butonuna basılır. Gelen ekranda ilgili değişiklikler yapılır ve Tamam butonuna basılır. I. Tablolarda Sütun Açma/Kapama IFS Uygulamalarının herhangi bir penceresinde ekrana gelen bilgi sütunlarını açmak ya da kapatmak mümkündür. Diğer bir deyişle bu sütunların hepsini görmek istemeyebilirsiniz. Bu durumda istenmeyen sütunları görüntülememek için şu işlemler yapın: Fare oku sütunların üzerindeyken farenin sağ tuşuna basın. Ekrana gelen menüde Özellikleri seçin,
16 Ekrana gelen pencerede Tablodaki sütunlarının isimleri yer alır. Bu isimlerin sol taraflarında yer alan kutudaki işaretleri kaldırıp OK veya UYGULA tuşuna basarsanız, o sütun ve ona ait bilgiler ekranda görülmez. Sütunu tekrar görebilmek için bu sayfadaki sütun isminin sol tarafındaki kutuyu işaretlemek gerekir. Ekranda sağa sola kayarken sabit olarak görmek istediğiniz sütunları aynen MS Excel de olduğu gibi dondurabilirsiniz. Bunun için yukarıdaki ekranda görülen Nesne Özellikleri/Tablo kulakçığındaki Kilitlenecek Satır No: alanına kilitlenmesini istediğiniz kolonu girin. Örneğin ilk 2 sütunun kilitlenmesini istiyorsanız bu alana 2 girin.
17 J. Sorgulama İşlemi Sorgulama işlemleri IFS Uygulamalarının en önemli özelliklerinden biridir. Herhangi bir bilgi giriş ekranında iken Doldur ve Sorgu Diyalogu tuşlarını kullanarak sorgulama yapılabilir. Doldur seçeneği o ekranda girilen tüm kayıtları ekrana getirir. Sorgu Diyalogu tuşunu tıkladığınızda ise, sorgulama penceresi ekrana gelir. Bu pencerenin sorgula kulakçığında bilgi giriş ekranının üst bölümündeki bilgi alanları üzerinde sorgulama yapabilmek için gerekli araçlar bulunur. Sorgulama penceresinde Değer alanına ilgili Madde nin bulunmak istenen değeri girilir. Sıralama sütununda ise sorgulanan değerler yükselerek ya da azalarak sıralanması sağlanabilir. Kaydet tuşuna basılırsa bu sorgulama bir isim verilerek ileride kullanılmak üzere saklanabilir. Değer sütununda sorgulama kriteri girebilmek için liste açma düğmesine tıklayın. 1. % kriteri Girilecek değerin tamamı bilinmediği veya girilmek istenmediği zaman kullanılır. Örneğin, malzeme açıklamasının tamamını bilmediğimiz durumlarda sorgulama penceresinde Malzeme Açıklaması alanına şu şekilde bir kriter girin ve Büyük Küçük Harf Duyarlılığı kutusundaki işareti kaldırın: %değer% (değer yerine aramak istediğimiz kelimeyi yazın) 2.! (Değersiz) kriteri O alanda hiç değer girilmemiş kayıtları görüntülemek için kullanılır. Örneğin, malzeme açıklaması boş olan satırları görüntülemek için sorgulama penceresinde o alanın karşılığına değer sütununda! İşaretini girin.
18 3. >(Den Büyük) kriteri O alanda girilen değerden daha büyük değerlerin görüntülenmesi için kullanılır. Örneğin, 01.01.2010 tarihinden sonra açılan satınalma taleplerini görüntülemek için sorgulama penceresinde Oluşturma Tarihi alanının karşılığına değer sütununda şu şekilde bir kriter girin: >01.01.2010 4. <(Den Ufak) kriteri O alanda girilen değerden daha ufak değerlerin görüntülenmesi için kullanılır. Örneğin, 01.01.2010 tarihinden önce açılan satınalma taleplerini görüntülemek için sorgulama penceresinde Oluşturulma Tarihi alanının karşılığına değer sütununda şu şekilde bir kriter girin: <01.01.2010 5. >=(Büyük veya Eşit) kriteri O alanda girilen değer ve o değerden daha büyük değerlerin görüntülenmesi için kullanılır. Örneğin, 01.01.2010 günü ve sonraki tarihlerde açılan satınalma taleplerini görüntülemek için sorgulama penceresinde Oluşturulma Tarihi alanının karşılığına değer sütununda şu şekilde bir kriter girin: >=01.01.2010 6. <=(Ufak ve Eşit) kriteri O alanda girilen değer ve o değerden daha ufak değerlerin görüntülenmesi için kullanılır. Örneğin, 01.01.2010 günü ve önceki tarihlerde açılan satınalma taleplerini görüntülemek için sorgulama penceresinde Oluşturulma Tarihi alanının karşılığına değer sütununda şu şekilde bir kriter girin: <=01.01.2010 7.!= (Eşit Değil) kriteri O alanda girilen değerden farklı değere sahip tüm kayıtların görüntülenmesi için kullanılır. Örneğin, 01.01.2010 günü haricindeki tarihlerde açılan satınalma taleplerini görüntülemek için sorgulama penceresinde Oluşturulma Tarihi alanının karşılığına değer sütununda şu şekilde bir kriter girin:!=01.01.2010 8... (Arasında) kriteri O alanda girilen iki değer arasında kalan tüm değerlerin olduğu kayıtların görüntülenmesi için kullanılır. Örneğin, Temmuz 2010 ayındaki tüm satınalma taleplerini görüntülemek için sorgulama penceresinde Oluşturulma Tarihi alanının karşılığına değer sütununda şu şekilde bir kriter girin: 01.07.2010..31.07.2010 9. ; (Veya) kriteri O alanda girilen değerlere göre birden fazla kayıdın görüntülenebilmesi için kullanılır. Örneğin, 01.06.2010 veya 07.06.2010 tarihlerinde girilen satınalma taleplerini görüntülemek için sorgulama penceresinde Oluşturulma Tarihi alanının karşılığına değer sütununda şu şekilde bir kriter girin: 01.06.2010;07.06.2010
19 Bu durumda bu tarihlerin herhangi birinde kayıt varsa görüntülenir. Eğer her iki tarihte de varsa bu kayıtlar da görüntülenir. 10. SYSDATE kriteri Sadece tarih ile ilgili alanların sorgulanmasında geçerli bir kriterdir. Sistemin o andaki tarihini alarak sorgulama yapmak için kullanılır. Bu kriter seçildiğinde o gün girilen kayıtları görüntülemek için bir sorgu yapılmış olur. Herhangi bir tabloda sorgulama yapabilmek için fare tuşu tablo üzerine getirilir ve sağ fare tuşuna basılır. Çıkan menüde sorgula seçeneği işaretlenince ekrana yukarıdaki gibi bir sorgulama penceresi gelir. Burada da yukarıdaki bölümde açıklandığı gibi sorgulama yapılabilir. Bir sorgulama yaptığınızda IFS bu sorguyu ileride tekrar kullanabilmeniz için Önceki Sorgulama adıyla saklar. Sorgulama penceresinin üst bölümünde yer alan Saklanmış Sorgulamalar listesi açıldığında en son gerçekleştirilmiş sorgulamayı Önceki Sorgulama adıyla tekrar kullanabilirsiniz. Sürekli yaptığınız soruları kaydet butonuna basarak kaydedebilirsiniz. Eğer bir sorguyu kaydedip sakladıysanız, o sorguyu tekrar kullanmak istediğiniz zaman sadece listesinden seçip OK tuşuna basmanız yeterli olacaktır. Sonuçlar hemen ekrana gelir. Yine bu sorgulama penceresinde bulunan Kayıt Sayımı tuşuna basıldığında ekrana bir bilgi penceresi gelir. Böylece o sorgudaki kriterlere uygun kaç kayıt olduğu tespit edilebilir. YES tuşuna basıldığında bu kayıtlar görüntülenir. NO tuşuna basılırsa işlemden vazgeçilmiş olur.
20 K. Sorguları Saklamak ve Otomatik Çağırmak Sorguları saklamak ve otomatik olarak çağırmak, sık kullanılan sorgularda çalışma kolaylığı sağlar. Bu gruplar üzerinde sorgulama yapmak için sorgula (F3) komutu seçilir. Diyelim ki Statüsü Yayınlandı olan satınalma taleplerini görüntülemek istiyoruz. Bu durumda, sorgulama ekranında Statü satırına arama kriteri olarak Yayınlandı seçilir ve kaydet tuşu ile saklanabilir. Bu aşamada sorguya bir isim vermek gerekir. Sorgulamayı kaydet penceresinde bir sorgu adı (Yayınlanan Talepler) girilir. Eğer bu sorgulama başka pencerelerde de kullanılacaksa Genel (Diğer Ekranlarda Kullanılabilir) seçeneğinin kutusuna işaret konur ve Tamam tuşuna basılır. Yukarıda Saklanmış sorgular listesine kaydettiğimiz sorgu eklenmiş olur. Sorgulama penceresinden de Tamam tuşuna basılarak çıkılır. Liste Satınalma Talepleri ekranına dönüldüğünde belirlediğimiz kritere uygun kayıt görüntülenir.
21
22 L. Sorguları Bastırmak veya MS Excel e Aktarmak Herhangi bir pencerede tablo içeriğini bastırmak için fare oku tablo üzerinde iken sağ fare tuşuna basıp çıkan menüde Tablo/İçeriği Bas seçeneğini seçin. Ekrana gelen pencerede tablonun kağıt üzerine basıldığında nasıl göründüğünü izleyebilirsiniz. Daha sonra sol üst köşedeki (Bas) düğmesine basarak ekrandaki raporu kâğıda dökebilirsiniz. Eğer kâğıt üzerindeki görüntüde çok fazla değişiklik yapmak istiyorsanız, ekranda fazla yapılacak bir şey yoktur. Onun yerine, raporunuzu MS Excel e aktarabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken Sağ taraftaki araç çubuğundan MS Excel düğmesine tıklamaktır. Bu durumda tablonun içeriği olduğu gibi MS Excel programına aktarılır. Bu programda da tablo üzerinde her türlü düzenleme yapılabilir. Hesaplamalar yapılabilir, grafikler oluşturulabilir.
23 M. Veri Girişi Yapmak IFS uygulamalarında tablolara kolay bilgi girişi yapabilmek için bazı özellikler mevcuttur. Ekrana Gelen Bilgi Sütunlarını Açma/Kapatma bölümünde yer alan Kilitlenecek Satır No alanına girilen sayı kadar tablodaki sütun dondurulabilir. Böylece çok fazla kolon olan tablolarda devamlı kullanılan kolonlar sabitleştirilip veri girişi yapılabilir. Örneğin, Malzeme No ve Malzeme Açıklaması sütunları Kilitlenecek Satır No alanına 2 değeri girilip sabitleştirilmiştir. Bu durumda, ekranda o sütunlar dikine kalın çizgiyle ayrılmış olarak görülür. Tabloya yeni bir kayıt eklenirken tablonun boş satırına fare tuşu ile iki kez basmak yeterlidir. Ya da araç çubuğundaki Yeni ( bulunur. )(F5) düğmesine basılabilir. Yeni girilen bir kayıt satırının başında ok işareti
24 Belirli bir alana girilecek değerlerin listesini görebilmek için Değerler Listesi ( )(F8) kullanılır. Bu düğmeye basıldığında, o alana girilebilecek değerlerin listesi ekrana gelir. Bu listeden seçim yapılabilir. Girilmiş bir kaydı çoğaltmak için o kayıt ya da kayıtlar seçildikten sonra Kopyası (F6) tuşuna basılır. Verileri kaydetmek için kaydet ( )(F12) tuşuna basılır. Bir kaydı silmek için o kayıt seçildikten sonra sil (F7) düğmesine basılır. Kaydedilmiş verileri silmek için ise sil düğmesine basıldıktan sonra kaydet düğmesine de basılması gerekir.
25 N. Kişisel Menüler Oluşturmak IFS Uygulamalarında kullanıcılar, bu kitapçıktaki bütün menü seçeneklerini kullanmak ve görmek durumunda değillerdir. Kendi işleriyle ilgili bölümleri yetkileri dahilinde kullanabilirler. IFS Gezginindeki klasör (modül) olarak adlandırılan bu bölümleri de kendi istedikleri gibi düzenleyebilirler. Klasörlerin ve pencerelerin yerlerini başka kullanıcıların çalışmalarını etkilemeden istedikleri gibi değiştirebilirler. Bunun için kullanıcının yapması gereken, istediği bir klasörü ya da pencereyi fare ile işaretleyip sürükleyerek istediği bir başka klasörün içine bırakmaktır. O. Yakında Kullanılanlar Klasörü Yakında Kullanılan isimli klasörde, sık kullandığınız IFS programları yer alır. Bu klasörün faydası, sürekli yaptığınız işlemlerin menülerden aranmasının zor olması nedeniyle bunları bir araya toplamasıdır. Ayrıca en son olarak hangi işlemler yapılmış, hangi modüllerin hangi seçenekleri kullanılmış buradan takip edilebilir.
26 P. Geri Planda Çalışan İşleri Kontrol Etmek IFS Uygulamaları kullanıcıları siparişlerin, fişlerin durumlarını, yazıcıya bastırma ve benzeri işlemlerin hangi aşamada olduğunu sorgulayabilirler. IFS Uygulamaları/Genel/Geri Plandaki İşler penceresini açıp doldur düğmesine basın. Ekrana arka planda çalışan işlerle ilgili bilgiler gelir. O anda yaptığınız işlemin hangi aşamada olduğunu görebilirsiniz. Ayrıca seçtiğiniz İş ID si hakkında detay bilgi elde etmek için fare okunu o işin satırı üzerine getirip sağ fare tuşuna bastığınızda Görüntü Detayları seçeneği ile daha fazla bilgi edinebilirsiniz.