Kullanıcı Kılavuzu T.C. İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı YETKİ MODÜLÜ YETKİ TALEP İŞLEMİ Didem AKKAYA Şubat 2014 v1.0
İçindekiler 1. Giriş... 2 2. Kullanıcı Tarafından Yetki Talep Edilmesi... 2 2.1. Yetki Talep İşlemi... 3 2.2. Yetki Güncelleme İşlemi... 6 3. Kullanıcı Tarafından Yetki Talep Takibi... 7 1
1. Giriş Yetki Modülü üzerinde yapılan revizyon kapsamında; yetki taleplerinin sistem üzerinden yapılması sağlanmıştır. Buna bağlı olarak sayfa, birim ve evrakçı yetkisi talep eden kullanıcı talep açıklamasını ve seçimlerini yaparak kayıt işlemini tamamlar. Talep, yetki talebinde bulunan kullanıcının belirlediği amir onayına düşer. Amir tarafından talebin onaylanması durumunda proje sorumlusu gelen talebi teslim alarak talep edilen yetkileri tanımlar. 2. Kullanıcı Tarafından Yetki Talep Edilmesi e-içişleri Projesine giriş yapan her kullanıcı yetki talebinde bulunabilir. e-içişleri Anasayfasının sol menüsünde yer alan Yetki Talep sayfası talep işleminin gerçekleştirileceği sayfadır. Proje sorumluları yetki taleplerini resmi yazı aracılığıyla gerçekleştirdiği için sistem üzerinden yetki talebinde bulunamazlar. Resim 1.0 : Yetki Talep Sol Menü Yetki Talep sayfasına giriş yapıldığında sayfa üzerinde yapılacak olan işlemin özet bilgisi kullanıcıya gösterilir. Kullanıcı özet bilgi sayfasını Kapat butonuna basarak kapatabilir ve kayıt sayfasına geçebilir. Resim 1.1 : Yetki Talebi İşlem Açıklaması 2
2.1. Yetki Talep İşlemi Yetki Talep İşlemi sayfası üzerinde girilecek kayıtlara ait açıklamalar aşağıdaki gibidir. Resim 2.0 : Yetki Talebi Kayıt Ekranı Onaya gönderilecek amir, kullanıcı tarafından belirlenir. Amir seçimi alanında kullanıcının aktif biriminin bağlı olduğu üst biriminden itibaren tüm amirler listelenir. Bu alanda kullanıcı birim amirini seçebilir. Birim amiri alanında herhangi bir sınırlama getirilmemiş olup, kullanıcı birim şefini, şube müdürünü, başkan/ başkan yardımcısını, genel müdür/ genel müdür yardımcısını, kaymakamı, vali/vali yardımcısını vb. seçebilir. Amir seçiminde önemli olan kullanıcının talep ettiği yetki konusunda onay verecek olan, konu hakkında bilgisi bulunan amirin seçimin yapılmasıdır. Onaya gönderilecek amir seçimi zorunludur ve seçim olmadan kayıt işlemi tamamlanamaz. Yetki talebinde bulunacak olan kullanıcı MİA kadrosunda ise, onaya gönderilecek amir alanında seçim yapmaz. Diğer ilgili alanları doldurarak kayıt işlemini tamamlar ve yetki talebi doğrudan ilgili proje sorumlusuna düşer. Resim 2.1.0 : Mülki İdare Amiri olan kullanıcının amir seçim kontrolü Yetki talebinde bulunan kullanıcının birimi İl veya İlçe Özel İdare ise, amir olarak valilik ve kaymakamlıklarda bulunan konu ile ilgili amirden yetki talebi onayında bulunmasını isteyebilir. Bu durumda Valilik ve Kaymakamlık Birim Sorumlusundan Yetki Talep et kutucuğunu işaretelyerek sadece valilik veya kaymakamlıkta görevli amirleri listeleyebilir. Resim 2.1.1 : İl/ İlçe özel idare persoenli olan kullanıcının amir seçim kontrolü Talep edilen yetki açıklaması alanında kullanıcı talep ettiği yetkiyi açık ve eksiksiz olarak belirtmelidir. Bu noktada kullanıcı tarafından talep edilen modül adı, bu modülün hangi birim için kullanılacağı yazılmalıdır. Örneğin, Çankaya Kaymakamlığın da görev alıyorum, kaymakamlık için bilgi edinme, valilik kaymakamlık idare kurulu modülü yetkilerini istiyorum. Talep ile ilgili evrak seçimi alanı zorunlu alan olmayıp, talep edilen yetkiyle ilgili olarak alınmış bir onay evrakı ya da herhangi bir yazışma varsa ek olarak ilişkilendirilebilir. Bu evraklar proje sorumluları tarafından görüntülenir. 3
Tablodan Yetki Seçimi alanında görüntüle butonuna basılarak tablo üzerinden birim, evrakçı ve sayfa grubu seçimi gerçekleştirilebilir. Bu alandan seçim yapılması zorunlu değildir. Kullanıcı olarak hangi birim ve bu birime bağlı sayfa ve evrakçı yetkisi isteneceği biliniyorsa tablo üzerinen seçim yapılarak da bu bilgiler girilebilir. Resim 2.2 : Tablo üzerinden yetki seçimi ekranı Birim seçimi alanında yetki talebinde bulunduğunuz aktif biriminizin bağlı olduğu en üst seviyedeki birimler listelenir. Örneğin sol menüde bulunan Birim Seçimi alanında Çankaya Kaymakamlığı birimi seçili olarak gözüküyorsa, yetki talep sayfasındaki birim seçimi alanında Ankara Valiliği nden itibaren tüm birimler listelenir. Birim seçimi alanında sadece bir birimin seçim işlemi gerçekleşir. Birden fazla birim yetkisi gerekiyorsa her yetki için yeni bir talep yapılması uygundur. Evrakçı seçimi alanında, talep edilen birim yetkisine ait ya da mevcut birime ait evrakçı yetkisi talep edilecekse liste üzerinden seçim yapılır. Aynı şekilde Gelen Gizli Evraka İşlem Yapabilir mi? kutucuğu işaretlenerek gizli evrak üzerinde işlem yapma yetkisi amir onayına sunulabilir. Sayfa Grubu Adı alanında talep edilecek olan modül yetkisinin adı ya da ilk kelimesi girilerek arama işlemi yapılabilir. Veri girişi yapıldıktan sonra ara butonuna basılarak arama sonuçlarına göre kayıtlar listelenir. Resim 2.3 : Sayfa Grubu Adı ile arama kontrolü Resim 2.4 : Sayfa Grubu Adı ile arama sonucu açılan listesi Listelenen kayıtlar üzerinde sol tarafından üç ünlem bulunan kayıtlar yetki talebinde bulunamayacağınız sayfaları ifade eder. Sadece seçim kutucuğu açık olan kayıtlar seçilebilir. Sayfa Grubu Seçimi alanında aratılan modül adı bilinmiyorsa liste üzerinden ilgili grup seçilerek gruba bağlı sayfaların listelenmesi sağlanır. 4
Resim 2.5: Sayfa Grubu Seçimi ile arama kontrolü Listelenen gruplar işaretlenerek seç butonuna basılır. Seçim işlemi tamamlandıktan sonra ara butonuna basılarak, seçilen gruba ait modüller listelenir. Resim 2.6: Sayfa Grubu Seçimi sonucu açılan liste Seçim işlemi tamamlandıktan sonra Ekle butonuna basılarak tablodan yapılan seçim işlemi tamamlanır ve ilgili pencere otomatik olarak kapanır. Tablo üzerinden seçilen kayıt Tablodan Seçilen Yetkiler alanında listelenir. Resim 2.7: Sayfa Grubu Seçimi sonucu açılan liste Talep işlemine ait kayıt kriterlerinin tamamlanmasının ardından sayfanın altında bulunan KAYDET butonuna basılarak talep kayıt işlemi tamamlanır. Talep edilen yetkiye ait sistem bir takip numarası üretir ve yetkiyi onaya gönderilecek amir alanında seçilen amirin sayfasına gönderir. Resim 2.8: Kayıt işlemi işlem başarılı mesajı 5
Örnek Yetki Talebi ; Resim 2.9: Örnek Yetki Talep İşlemi 2.2. Yetki Güncelleme İşlemi Yetki talep işlemi tamamlandıktan sonra, Amir Onayında Bekleyen kayıtlar kullanıcı tarafından güncellenebilir. Resim 3.0: Talep edilen kayıtın listelenmesi Listelenen kayıtın sağ tarafında bulunan Güncelle butonuna basılarak girilen verilerin kayıt alanlarına yansıtılması gerçekleştirilir. Sayfanın sol üst köşesinde talep edilen yetkiye ait talep numarası gösterilir. Resim 3.1: Talep edilen kayıtın güncellenmesi 6
Güncelleme işlemi tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna basılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Resim 3.2: Güncelleme başarılı uyarısı 3. Kullanıcı Tarafından Yetki Talep Takibi Yetki talep eden kullanıcı talebin hangi aşamada olduğunu Yetki Talep sayfası üzerinden kontrol edebilir. Kullanıcı aktif birimde talep ettiği yetkileri listeleyebilir. Birim seçimi alanından yaptığı birim değişikliğine bağlı olarak talep ettiği yetkileri görünütleyebilir. Resim 4.0: Yetki talep sayfasındaki aktif birim uyarısı Yetki Talep sayfasına giriş yapan kullanıcı listelenen kayıtlar üzerindeki Onay Durum kolonu ve Detay butonları yardımı ile talep aşamalarını takip edebilir. Resim 4.1: Talep edilen yetkilerin listesi 7
Onay durumu kolonunda yer alan kayıtlarda aşağıdaki durumlar yer alır. Amir Onayında Bekliyor : Yetki talebi seçilen amirin sayfasına düşmüş ancak amir kullanıcısı henüz bir işlem yapmamıştır. Amir Proje Sorumlusuna Gönderdi : Yetki talebinin amir tarafından onaylanmış ve proje sorumlusuna gönderilmiştir. Proje Sorumlusunda : Proje sorumlusu kendisine gönderilen yetki talebini teslim almıştır. Amir Onaylamadı : Kullanıcının talep ettiği yetkiyi amir uygun görmeyip kullanıcıya geri göndermiştir. Amir tarafından kapatılarak geri gönderilen kayıtlar üzerinde kullanıcı tarafından herhangi bir işlem yapılamaz. İşlem yapılması için yeni talepde bulunulması gerekir. Yetki Verildi : Proje sorumlusu kendisine gönderilen talebe bağlı olarak işlemi tamamlamıştır. Kullanıcı listelenen talepler üzerinde Detay butonuna basarak da talebe ait işlem detaylarını izleyebilir. Resim 4.2: Talep edilen yetki detayı Resim 4.3: Talep edilen yetki detayı 8