1 TEKSTİL İŞLETMELERİNDE BİLGİSAYARA DAYALI KAYNAK KULLANIMI VE ÜRETİM PLANLAMA SİSTEMLERİ ÜZERİNE BİR İNCELEME: DENİZLİ ÖRNEĞİ Pamukkale Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Tezi Tekstil Mühendisliği Anabilim Dalı Deniz OKŞAN Danışman: Yrd. Doç. Dr. Muhammet AKAYDIN Ekim, 2006 DENİZLİ
4 iii TEŞEKKÜR Öncelikle beni böyle bir çalışmaya yönlendiren değerli Hocam Yrd. Doç. Dr. Muhammet AKAYDIN a, uygulama çalışmasındaki yardımlarından dolayı değerli Hocalarım Yrd. Doç. Dr. Aşkıner Güngör e ve Yrd. Doç. Dr. Güngör Durur a, anket çalışması için anketimizi tamamlayan tüm katılımcılara sonsuz teşekkürlerimi sunarım.
5 iv ÖZET TEKSTİL İŞLETMELERİNDE BİLGİSAYARA DAYALI KAYNAK KULLANIMI VE ÜRETİM PLANLAMA SİSTEMLERİ ÜZERİNE BİR ÇALIŞMA: DENİZLİ ÖRNEĞİ Okşan, Deniz Yüksek Lisans Tezi, Tekstil Mühendisliği ABD Tez Yöneticisi: Yrd. Doç. Dr. Muhammet AKAYDIN Ekim 2006, 45 Sayfa Uluslar arası rekabet şartları ve teknolojideki hızlı değişim, işletmeleri farklı çözüm arayışlarına itmiş ve işletmeler bu amaçla bilgisayar destekli üretim takip sistemleri kullanmaya başlamışlardır. Bu sistemlerin ana hedefleri eldeki kaynakları en iyi şekilde kullanmak, tedarik ve stok süreçlerini olabildiğince etkinleştirerek üretim süresini kısaltmak ve maliyetleri en alt seviyede tutmaktır. Bu çalışmada işletmelerin, tedarikten dağıtıma kadar olan tüm iş süreçlerinin, bir bilgi yönetim sistemi desteği ile yönetmesini sağlayan ERP ve benzeri sistemlerin tekstil sektöründeki uygulamaları incelenmiştir. Bunun için, Denizli ili pilot bölge seçilmiş, ve işletmelerden bir anket çalışması ile veri toplanarak, işletmelerin bu tür bilgi sistemlerine bakış açıları ve sistemlerden beklentileri, sistemlerin faydaları ve kurulumları aşamasında karşılaşılan zorluklar gibi konular araştırılmış ve sonuçlar değerlendirilmiştir. Anahtar Kelimeler: MRP, ERP, Türkiye de ERP Uygulamaları, ERP nin Avantajları, ERP nin Dezavantajları Yrd. Doç. Dr. Muhammet AKAYDIN Yrd. Doç. Dr. Güngör DURUR Yrd. Doç. Dr. Aşkıner GÜNGÖR
6 v ABSTRACT THE STUDY OF COMPUTER SUPPORTED SOURCE USAGE AND PRODUCTION PLANNING SYSTEMS AT THE TEXTILE FACTORIES: THE SAMPLE OF DENİZLİ Oksan, Deniz M. Sc. Thesis in Textile Engineering Supervisor: Ass. Prof. Dr. Muhammet AKAYDIN July 2006, 45 Pages The result of the world-wide competition and the rapid development on the technology, the factories have been focused on the alternative solutions and they started to use production planning systems supported by computers. The main aim of this kind of systems is to use the factory s sources in a most effective way, to shorten the lead-times with effective supply and stock processes, and to drop the production costs. In this study, implementation of computer supported production planning systems, such as ERP, which enterprises to manage all work process from supply to delivery, is examined in a textile business. Denizli has been selected as a pilot area, and data have been collected from multiple textile factories through survey. The approach of enterprises to ERP and such systems and their expectations, benefits of the systems, the problems encountered during the system installation and operation are studied and analyzed. Keywords: MRP, ERP, ERP in Turkey, Advantages of ERP, Disadvantages of ERP Ass. Prof. Dr. Muhammet AKAYDIN Ass. Prof. Dr. Güngör DURUR Ass. Prof. Dr. Aşkıner GÜNGÖR
7 İÇİNDEKİLER Sayfa vi Tez Onay Sayfası...i Teşekkür...ii Bilimsel Etik Sayfası...iii Özet...iv Abstract...v İçindekiler...vi Şekiller Dizini...viii Tablolar Dizini...ix 1.GİRİŞ...1 2. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASINA GENEL BAKIŞ...3 2.1.Kurumsal Kaynak Planlamasının Evrimi...3 2.1.1. Ürün ağaçları...3 2.1.2. Malzeme ihtiyaç planlaması...4 2.1.3. İmalat kaynakları planlaması...5 2.1.4. Kurumsal kaynak planlaması...6 2.2.ERP Sistemini Oluşturan Modüller...7 2.2.1. Stok yönetimi ve üretim modülü...7 2.2.2.Satınalma modülü...8 2.2.3.Satış dağıtım modülü...8 2.2.4.Malzeme gereksinim planlaması modülü...9 2.3.ERP Yazılım Şirketleri...9 2.4.ERP de Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar...10 2.5.ERP Sisteminin Getirileri...10 2.6.ERP Sisteminin Seçim Süreçleri...11 2.7.ERP Sisteminin Kurulumunda Başarıya Etki Eden Faktörler...13 2.8.ERP Projelerinin Hayata Geçirilmesinde Kullanılan Yöntemler...15 2.9. ERP Projelerinde Kimler Yer Almalı...16 2.10. ERP Sistemlerinin Maliyeti...17 2.11.ERP Sistemlerinin Kurulumu Sırasında ve Sonrasında Karşılaşılan Problemler...18 2.12. ERP Sistemlerinin Dezavantajları...19 3. TEKSTİL SEKTÖRÜNDE ERP UYGULAMALARI...20 3.1. Tekstil Sektöründe ERP Sistemlerinin Gerekliliği...20 3.1.1. Müşterilerin beklentilerini öngörmek...20 3.1.2. Global iş...21 3.1.3.Etkin üretim - doğru planlama...21 4. DENIZLİ İLİ VE ÇEVRESİNDEKİ TEKSTİL İŞLETMELERİNDE BİLGİSAYAR DESTEKLİ ÜRETİM TAKİP PROGRAMLARI UYGULAMALARI...22 4.1.Anket Çalışmasının Uygulanması...22 4.2. Araştırmaya Katılan İşletmeler Hakkında Genel Bilgi...23
8 vii 4.3. Anketin Değerlendirilmesi...23 4.3.1. Bilgisayar destekli herhangi bir üretim takip programı kullanım oranı...23 4.3.2. En çok kullanılan sistemler...25 4.3.3. Sistemlerin kullanıldığı modüller...28 4.3.4. İşletmelerin bilgisayar destekli takip sistemlerinden beklentileri...29 4.3.5. Sistem seçiminde etki den etmenler...30 4.3.6. Sistemlerin kurulum maliyetleri...31 4.3.7. Yatırımın geri dönüşü...31 4.3.8. Sistemlerin faydaları...32 4.3.9. Sistemlerin kurulumları sırasında karşılaşılan sorunlar...32 4.3.10. Sistemlerin tercih edilmeme nedenleri...33 4.3.11. Sistemlerin orta vadede tercih edilme durumları...33 5.SONUÇ...35 EKLER...37 KAYNAKLAR...43 ÖZGEÇMİŞ...45
9 viii ŞEKİLLER DİZİNİ Sayfa Şekil 4.1 Denizli deki tekstil işletmelerinde bilgisayar destek sistemi kullanım oranları...24 Şekil 4.2 Denizli deki tekstil işletmelerinde bilgisayar destek programı kullanımının işçi sayısına göre dağılımı... 24 Şekil 4.3 Denizli deki tekstil işletmelerinde uygulanan bilgisayar takip sistemlerinin kullanım oranlarını...28 Şekil 4.4 Denizli deki tekstil işletmelerinde kullanılan bilgisayar takip programlarının kullanıldıkları modüllerin uygulanma yüzdeleri... 29 Şekil 4.5 Kurulum maliyetleri oranları...31 Şekil 4.6 Uygulanması düşünülen programların talep edilme oranları...34
10 ix TABLOLAR DİZİNİ Tablo 4.1 Denizli deki tekstil işletmelerinde kullanılan bilgisayar takip sistemlerinin en çok kullanıldığı alanlar...25 Tablo 4.2 Denizli deki tekstil işletmelerinde kullanılan bilgisayar takip sistemlerinin uygulandığı modüller... 28 Tablo 4.3 Denizli deki tekstil işletmelerinin bilgisayar destekli takip sistemlerinden beklentileri...30 Tablo 4.4 Sistem seçiminde etki eden etmenler...30 Tablo 4.5 Sistemlerin işletmelere faydaları...32 Tablo 4.6 Sistemlerin kurulumu ve kullanımı sırasında karşılaşılan sorunlar...33 Tablo 4.7 Sistemlerin tercih edilmeme nedenleri...33 Tablo 4.8 Orta vadede uygulanması düşünülen sistemler...34
11 1. GİRİŞ Büyüme ve gelişme çabaları sonucu, giderek karmaşıklaşan bilgi akışlarının yönetilmesindeki zorluklar, uluslar arası rekabet şartları, teknolojideki hızlı değişim gibi olgular, iş dünyasını zorunlu olarak farklı çözüm arayışlarına yöneltmiştir. Bu noktada, bilgisayar destekli üretim takip sistemleri işletmelere avantaj sağlayan araçlar olarak öne çıkmaktadır. Bu sistemlerin ana hedefi ürün maliyetinin azaltılması, karlılığın artırılmasıdır. Bu sayede sürekli değişim ortamında rekabette başarılı olmak, değişen iş koşullarını önceden tahmin edebilmek ve bunlara hızlı yanıt verebilmek olası hale gelmektedir. Bilgisayar destekli üretim takip sistemlerinin en yaygın olanı, son yıllarda kullanım oranı giderek artan ERP dir. ERP İngilizce bir sözcük öbeğinin kısaltılmış şekilde kullanılan bir ismi olup Kurumsal Kaynak Planlaması anlamına gelen Enterprise Resource Planning sözcüklerinin baş harflerinden oluşmuştur. ERP kavramı kısaca şu şekilde tanımlanabilir: Küçük, orta ve büyük ölçekli üretim ve hizmet sistemlerinin, tüm kaynaklarının etkin, verimli ve optimize edilerek kullanılmasını sağlayabilen bütünleşik bir sistemdir. Bu kaynaklar; insan kaynakları, makine, malzeme/hammadde, enerji, finansman, satın alma, stoklar, pazarlama, kalite sistemleri, bakım onarım, müşteri ilişkileri yönetimi, tedarikçi zinciri yönetimi, yardımcı hizmetler, teknoloji, internet prosedür ve işlemleri şeklinde sıralanabilir. ERP sistemleri, organizasyonların bütün fonksiyonlarını, iş ve bilgi akışlarını tek bir sistemde toplar. Böylelikle, organizasyonun kaynakları en verimli şekilde kullanılır, planlama, kontrol ve geleceğe yönelik tahminler daha kolay yapılır.
12 ERP sistemlerinin kurulması beraberinde maliyet, yeniden yapılanma gibi büyük yükler getirir ve sistemler işletmelere entegre edildikten sonra geri dönüşü oldukça zordur. Bu nedenle de ERP kurulumu oldukça hassas ve üzerinde uzun süre dikkatli bir çalışma yapılması gereken bir konudur. ERP sisteminin işletmeye faydalı olabilmesi için öncelikle ihtiyaçların titiz bir çalışma ile belirlenmesi, sistemin seçiminin bu doğrultuda yapılması ve doğru entegratör kullanılması gerekmektedir. Kurulan ERP sistemlerinin işletmeye kazandırdıkları kadar beraberinde getirdiği sorunlar ve zorluklar da göz önünde bulundurulmalıdır. Bu çalışmada, Denizli ilinde yapılan anket çalışması ile tekstil sektöründe ERP ya da benzeri bilgisayar destekli üretim takip programlarına genel bakış açısı değerlendirilmiş, kullanım oranı ve kullanım alanları saptanmaya çalışılmıştır. Sistemi uygulayan işletmelerde yaşanan problemler ve sistemlerin işletmelere faydaları araştırılmıştır.
13 2. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASINA GENEL BAKIŞ 2.1. Kurumsal Kaynak Planlamasının Evrimi Kurumsal Kaynak Planlamasının kaynağı 1960 lı yılların öncesinde kullanılan Malzeme Listesi (Bill of Material- BOM)-ürün ağaçları kavramına kadar gitmektedir. 1960 lı yıllarda Malzeme İhtiyaç Planlama (Material Requirements Planning- MRP), 1970 li yıllarda Kapalı Çevirimli Malzeme İhtiyaç Planlama (Closed Loop MRPI), 1980 li yıllarda Üretim Kaynakları Planlaması (Manufacturing Resource Planning, MRPII) ve Dağıtım Kaynakları Planlaması (Distrubution Resource Planning), 1990 li yıllarda ise İşletme Kaynakları Planlaması (Enterprise Resource Planning-ERP) sistemleri geliştirilmiştir. ERP tüm adı geçen bu sistemleri kapsayan bir yapıya sahiptir. Sözü edilen sistemler sırasıyla incelenirse; 2.1.1. Ürün ağaçları (Bill of materials: BOM) Ürün ağacı, ana üretim planında bir ürünü oluşturan bileşenler ve hammaddelerin tanımlanması veya listelenmesidir. Bu listelerin içinde ürünün yapımı için gerekli olan parçalar, ürünün yapısında meydana gelen mühendislik değişikliklerinin kontrolü, servis parçaları ve bitmiş ürünler için hangi malzemelerin gerekli olacağı, ana üretim planını karşılamak için hangilerinin üretilip hangilerinin satın alınacağını belirleyen birçok bilgi bulunur. Bu sistemde son üründen başlayarak her bir ürün ağacına bir kademe kodu verilir (Peterson ve Silver 1985). Bütün bu işlemlerin elle yapılması özellikle çok çeşitli ürünlerin üretildiği işletmelerde karmaşık ve zor olduğu için yeni sistemlere ihtiyaç duyulmuştur. 2.1.2.Malzeme ihtiyaç planlaması (Material requirements planning: MRP) MRP kavramı, 1960 yıllarının sonlarına doğru imalatın hızla geliştiği dönemlerde ABD de ortaya çıkmıştır. Büyüyen ekonominin getirdiği yoğun talep, üreticileri yüksek
14 hacimli seri üretime yöneltmiş olduğundan gerekli hammadde ve malzemelerin tedariki genel sorun haline gelmiş ve bu sorunu çözmek amacıyla işletme yöneticileri parçalara ilişkin statik bilgileri, ürün ağaçlarını, ürünlerin satış tahminlerini bilgisayara girmeye başlamışlardır. Verileri eşleştiren bilgisayarlar önce gerekli hammadde miktarını belirleyip sonra da mevcut stoklara ve verilmiş siparişlere bakarak ısmarlanması gereken doğru miktarları hesaplamıştır. Bu yöntem Malzeme İhtiyaç Planlaması olarak bilinmektedir (Dağlı 1984). İlk zamanlarda bu sistem çok büyük boyutlu bilgisayar yardımıyla, ancak büyük şirketlerde kullanılmaktaydı fakat zamanla bilgisayar teknolojisindeki ilerlemeler sayesinde performansı ve hızı yüksek bilgisayarların piyasaya çıkmasıyla ve uygulama program ve yazılımların geliştirilmesiyle bu sistemin kullanımı yaygınlaşmıştır. MRP sisteminin çalışması için şu üç temel girdinin saptanması gerekmektedir: i) Ana Üretim Programı - Ne üretilecek? - Ne zaman üretilecek? ii) Ürün Ağacı Envanter Durumu Bilgileri - Ürün yapısı verileri - Eldeki envanter duzeyleri - Ürün ağaçları - Siparişler - Temin süreleri - Emniyet Stokları iii) Malzeme İhtiyaç Planlaması - Satın alma Siparişleri - İş emirleri - Yeniden çizelgeleme emirleri. MRP uygulamaları sonucu daha düşük stok düzeyleri, daha kısa üretim ve temin süreleri, müşteriye zamanında teslim gibi kazançlar elde edilmektedir (Baki 2001).
15 2.1.3. İmalat kaynakları planlaması (Manufacturing resources planning: MRP II) Ekonomide yaşanan bazı gelişmeler, pazarın daha ağırlıklı biçimde müşteri istekleri tarafından belirlenmesi sonucunu doğurmuş ve bunun sonrasında imalat firmaları stoka yönelik değil, sipariş bazında üretim biçimine yönelmiştir. Bu yeni üretim biçimi ile etkin kapasite kullanımı, küçük miktarlarda ve ekonomik üretim yapabilme, etkin finansman yönetimi gibi konular büyük önem kazanmıştır. Bu sayede yeni bir yaklaşım olan Üretim Kaynakları Planlaması-MRP II ortaya çıkmıştır. Bu yaklaşım, tüm üretim, planlama, pazarlama, dağıtım, mühendislik ve finansal faaliyetleri kapsamaktadır. Aslında bir paket programı olan MRP II sistemlerinde bulunan modüller şu şekilde özetlenebilir: -Satış tahminlerinin yapılması -Satış siparişlerinin açılması ve takibi - Ürün veri yönetimi - Endüstri mühendisliği (İş merkezleri, operasyon planları, rotalar) - Ana üretim programının oluşturulması - Malzeme ihtiyaç planlama - Kapasite ihtiyaç planlama - Atölye üretim programı - Satın alma ve fason takibi - Envanter yönetimi (Stok kontrol) - Üretim ve ıskarta takibi - Verimlilik hesaplandırmaları - Maliyetlendirme ve maliyet kontrol - Sevkiyat Planlama - Satış sonrası müşteri hizmetleri - Finans yönetimi
16 2.1.4.Kurumsal kaynak planlaması (Enterprise resources planning: ERP) Son yıllardaki teknolojik gelişmeler, firmaların pazarda tutunabilmesini zorlaştırmış, klasik yaklaşımların yetersizliğinin açığa çıkması ile beraber, yöneticiler kullandıkları üretim teknolojilerini ve yönetimsel yaklaşımlarını tekrar gözden geçirmek zorunda kalmıştır. Gümrük duvarlarının yıkılması neticesinde küresel ekonomi ve küresel rekabet kavramlarının ortaya çıkması ile, tedarikçiden başlayarak, tüm üretim sürecini ve müşteriyi de içine alan Tedarik Zinciri Yönetimi kavramını ön plana çıkarmıştır. Pazardaki güçlü değişimlere ve teknolojik gelişmelere şirketlerin organizasyonel yapılarındaki kurumsallaşmaya yönelim de eklenince, İşletme Kaynakları Planlaması ya da diğer adıyla Kurumsal Kaynak Planlamasi (ERP) kavramı ortaya çıkmıştır (Baki 2001). ERP kavramının gelişmesinin nedenleri şu şekilde sıralanabilir: - Fiziki olarak dağınık imalat koşulları, - Uluslararası dağıtım zincirleri, - Uluslararası pazarlara açılma gereksinimi, - JIT tedarik sistemi, - Yüksek rekabet, - Değişken dünya pazarları şartları, - Ekonomik duvarların yıkılması (Avrupa daki küreselleşme gelişimi) - Yönetim organizasyonunda sadeleşme. Gerek MRP II, gerekse ERP deki ana amaç değişen pazar koşulları (iptal edilen siparişler, acil siparişler, yeni ürünlerin imalata alınması gibi) ve imalat koşulları (beklenmeyen arızalar, zamanında temin edilemeyen malzemeler gibi) karşısında imalat planlama/satın alma/stok kontrol fonksiyonlarına derhal işlerlik kazandırılmasıdır (Tanyaş 1997). Konfeksiyon işletmelerinde ERP, çok genel olarak sipariş süreçlerinden üretim terminlerinin gerçekleştirilmesi aşamasına kadar birçok unsurdan meydana gelmektedir. Ürünlere ait modeller belirlendikten sonra siparişler oluşturulur. Siparişte gerekli tüm
17 malzemeler ve aksesuarlara ait model ağaçları tanımlanır. Burada ağacı oluşturan tüm dalların kullanılan miktarları, birimleri ve üretim sürecinde kullanılacak diğer parametreleri bulunmaktadır. Model ağaçları, sipariş malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasında, üretim iş emirlerinin, malzeme ihtiyaçlarının ve işlem rotalarının belirlenmesinde kullanılmaktadır (Mabert vd 2001). 2.2. ERP Sistemini Oluşturan Modüller ERP sistemleri, stok yönetimi ve üretim modülü, satın alma modülü, satış-dağıtım modülü, malzeme gereksinim planlama modülü olarak dört ana modülde toplanabilir (WEB_1.2003). 2.2.1. Stok yönetimi ve üretim modülü Stok yönetimi ve üretim modülü, işletme için satın alınan malzemelerin depolara gitmesinden, müşteriye mamul olarak satılmasına kadar olan süreçleri kapsamaktadır. Firmadan satın alınan malzemeler önceden belirlenmiş satın alma giriş kodlarıyla depolara girdikten sonra fatura ve irsaliye bilgileri ile eşleştirilir. Satın alma ve fatura girişine ilişkin bağlantılar önceden yapılmış ilgili muhasebe hesapları tarafından yapılmaktadır. Satın alınan malzemeler, isteğe göre kalite kontrol prosedürlerine tabii tutulabilir. Kalite kontrol prosedürlerinin reddettiği malzemeler yine sistem aracılığı ile firmaya iade edilmektedir. Kabul edilen malzemeler, belli özellikteki lokasyon ve raflara yerleştirildikten sonra üretime çekilmek üzere beklemeye alınır. Buraya kadar olan süreçte, teslim alma ve yerleştirme ile ilgili olarak depo personelinin, kalite kontrol ile ilgili olarak kalite personelinin, satın alma siparişleri ile ilgili satın alma personelinin, malzeme gereksinim planlaması ile ilgili olarak planlama personelinin ve faturalarla ilgili olarak muhasebe personelinin sistem aracılığı ile ilişkileri mevcuttur. Üretim siparişlerinin gereksinim duydukları malzemeler, otomatik ya da manuel olarak depodan çekildikten sonra yarı mamul-mamul üretimi için kullanılmaktadır. Ürün maliyeti için ön hesaplamalar sistem tarafından yapılmaktadir. Mamul deposunda veya kendine ait
18 lokasyonda bekleyen mamul, müşteriye sevk talimatı ile satışa verilir. Bu modülde üretim, planlama, mamul depo, satış ve muhasebe personeli sistem üzerinde çalışmaktadır. 2.2.2. Satın alma modülü Satın alma modülü, üretim için gerekli malzeme ihtiyaçlarının saptanıp, satıcı firmaya bildirilmesi, takip edilmesi ve teslim alınması sürecini kapsamaktadır. Bu modül ile işletmeler, tedarikçi firmalarla direkt ilişkiye geçmektedir. Bu süreç, hem şirketin kendi içindeki prosedürleri, hem de tedarikçilerle olan otomasyon ve prosedürlerini ilgilendirmektedir. Firmaya sunulan teklif talepleri firma tarafından onaylanmakta ve teklife dönüşmektedir. Talep tarihi ile teklif tarihi karşılaştırılarak satın alma departmanının performans değerlendirmesi yapılabilmektedir. Bu modülün sahibi satın alma, malzeme depo, planlama ve muhasebe personelidir. 2.2.3. Satış dağıtım modülü Satış dağıtım modülü, müşterinin mamul siparişlerinin alınıp, üretimden sonra teslimine kadar olan süreci kapsamaktadır. Satış-dağıtım bilgi sisteminin yapısı, işletmelerin iş alanları, bulundukları coğrafi konum, ürün çeşitleri gibi kriterlere göre değişiklik gösterebilir. Örneğin bir işletme diğerlerinden farklı olarak fason satışa yönelik bir dağıtım kanalı oluşturmuşken, diğeri sadece toptan satış yapabilir. Şirketlerin ve veri ambarlarının en önemli kısmını oluşturan satış-dağıtım bilgileri, hem bilanço sorgulamasına, hem müşteri bilgilerine, hem de diğer karar destek sistemlerine destek vermektedir. Bu süreçte ise satış-dağıtım personeli, üretim personeli ve mamul ambar personeli aynı sistemi kullanmaktadırlar.
19 2.2.4. Malzeme gereksinim planlaması modülü Bu modül, diğer tüm modüllerden gelen verileri değerlendirerek malzeme gereksinim miktarlarını hesaplar. Süreç içerisinde planlama tipleri, müşteri, üretim yerleri, mamulun versiyonlari gibi kriterler bazında mamul gereksinim tarih ve miktarları sisteme tanıtılarak, malzeme gereksinimleri hesaplanır. Sürecin sahibi planlama personeli, destekçileri ise tüm departmanlardır. 2.3. ERP Yazılım Şirketleri Türkiye de ve Dünya da tüm sektörlere hitap eden yüzlerce ERP sistem üreticisi ve destekçisi bulunmaktadır. Fakat bazı firmalar uluslararası pazarda daha büyük yer kaplamaktadır. Bu şirketlerden bazıları şunlardır (WEB_2.2004): - Baan - CODA - D&B - IBM - JD Edwards - Marcarn - Oracle - Peoplesoft - Platinum - Ramco - SAP - SMI - Software 2000
20 2.4. ERP de Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar ERP uygulaması öncesinde göz önünde bulundurulması gereken çalışmalar kısaca şu şekilde özetlenebilir (WEB_3.2001): Mevcut durumun değerlendirilmesi: Burada mevcut durumun gelecekte kurulması istenilen iş modeli karşısında stratejik bir değerlendirmesi söz konusudur. İşletmelerin kurumsal kaynak planlaması uygulaması öncesinde güçlü ve zayıf yanlarını göz önünde bulundurarak bir durum değerlendirmesi yapması gerekmektedir. Tasarım Aşaması: İleriye yönelik işletim modülü ile ilgili olarak kuruluşun tümünü içine alan bir taslağın hazırlanmasıdır. Sisteme Geçiş Hazırlıkları: Her işletme birimi için bir plan hazırlanması gerekmektedir. Bunun nedeni her birimin kendi kültür, öncelik, mevcut sistemler gibi özelliklerini işletme geneline taşımasıdır. Ortak çözümlerin başarısı uygulamaların bir bütün olarak düşünülmesi ve hazırlanmasına bağladır. Değişikliğin Yürürlüğe Konması: İşletmelere ait projelerin, bütünü kapsayan genel projenin birer alt projeleri olarak yürütülmesi gerekmektedir. Bu proje yönetimi yerel proje yönetimine ek olarak teknik düzeyde doğru iletişimin kurulması ve hazırlanan standartların yerel alt projelere transferi açısından merkezi bir koordinasyonu gerekli kılar. Yukarıda adı geçen unsurların tümünün sistematik bir şekilde ele alınması, yani işletmenin yeniden tasarlanması ve kurumsal kaynak planlaması uygulamasına hazırlıklı olması gerekmektedir. 2.5. ERP Sistemlerinin Getirileri ERP sistemleri, sipariş temin sürelerini ve maliyetleri azaltma amacına yöneliktir. Sistem sayesinde herhangi bir noktada alınacak bir kararın işletmenin bütünündeki etkileri takip edilebilmektedir. Proaktif bir düşünce ile sorunlar önceden görülerek gereken önlemler zamanında alınabilmektedir. Her çalışanın istediği veriye istediği zaman ulaşabilme olanağı yönetim yapısını da yalınlaştırmaktadır. Ayrıca tedarikçi firmalar, bölge
21 depoları, bayi/toptancı, perakendeci ile kurulan bilgi iletişimi ile stok düzeyleri, üretim programları karşılıklı olarak görülebilmekte böylece lojistik faaliyetlerinde etkinlik ve verimlilik artırılmaktadır. (Akaydın vd. 2003) ERP sayesinde, işletmelerde, üst düzey bilgi entegrasyonu, en güncel bilgiye hızlı ulaşım, değişikliklere anında tepki verebilme yeteneği sağlanmaktadır. ERP sisteminin amacına uygun bir şekilde kullanımı gerçekleştirildiği takdirde işletmelere faydaları şu şekilde sıralanabilir: - Stratejilere uygun bir işletme yönetimi, - Stratejilerin sonuçlarını değerlendirme olanağı, - İşletme kaynaklarının etkin ve verimli kullanımı, - İşletme birimleri arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımının sağlanması, - Müşteri, dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçi arasında yakın işbirliği ve iletişim ortamının sağlanması, - Tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşmanın olası hale gelmesi (Tanyaş 1997) 2.6. ERP Sisteminin Seçim Süreçleri ERP sistemlerinin getirilerini en üst seviyede gerçekleştirmenin ilk adımı, doğru sistemi seçmektir. Bugüne kadar gerçekleştirilen ERP projelerinde başarıyı yakalayan şirketlerin en önemli özelliği kendi yapılarına, teknolojik sistemlerine ve kurumsal hedeflerine en uygun çözümü seçmeleri ve hayata geçirmeleridir. Sistem seçiminde yapılacak bir hata hem önemli ölçüde zaman ve maliyet kaybına hem de sistem kurulduktan sonra etkin kullanımında sıkıntılar yaşanmasına neden olmaktadır. Bu tür projelerde her aşamada yaşanan sıkıntılar operasyonel verimliliğin düşmesine ve maliyetlerin artmasına, hatta operasyonun tamamen durma noktasına gelmesine zemin hazırlamaktadır. Bu nedenle ERP çözümünün seçimi sırasında sistematik bir yol izlenmesi ve ihtiyaçlar çerçevesinde en uygun çözümün belirlenmesi gerekmektedir (WEB_4. 2005).
22 1. Aşama : Süreçlerin Belirlenmesi: Günümüzde birçok işletme, kendi yaptığı işin bütününü görmekte zorlanır. Özellikle orta ölçekli isletmelerde günlük işlerin yoğunluğu ve değişime sürekli ayak uydurma çabası operasyonel işlerin artmasına ve stratejik bakış açısının daralmasına neden olmaktadır. ERP sistemi uygulamayı düşünen işletmelerin öncelikle böyle bir sisteme neden ihtiyaç duyduklarını belirlemesi gerekmektedir. İşletmeler iş fonksiyonlarının yetersizliği, büyüme ve gelişme sonrası artan işgücü ve işlem sayısı ya da da mevcut sistemin performansının yetersizliği nedeniyle yeni sistemlere gereksinim duyabilirler. 2.Aşama: Hedeflerin Değerlendirilmesi Her işletme, belirli amaç ve hedeflere yönelik çalışır ve bunlara ulaşmak için stratejiler ortaya koyar. İşletmelerin sistem seçimi öncesinde stratejilerini belirlemesi, bugün ve gelecekte nerede olmak istediklerini ve ne yapmayı hedeflediklerini net biçimde ortaya koyması gerekmektedir. Daha sonra bu kurumsal hedefleri çerçevesinde ihtiyaç duyulan çözümün hangi zaman içerisinde hayata geçirileceği, bütçe durumu ve çözümün kurum içerisinde mi yoksa kurum dışında mı geliştirileceğinin kararı daha kolay verilebilir. 3.Aşama: Üreticilerin Değerlendirilmesi Bugüne kadar ortaya konulan ERP projelerinde başarısızlıkların altında yatan temel etkenlerin başında üreticilerin sürekliliğinin ve desteğinin yetersizliği gelmektedir.bu nedenle çözümün seçiminde, üretici firmaların stratejileri, uzun vadeli hedefleri, odaklandığı sektörler ve bu sektörlere yönelik bilgi birikimi ve coğrafi yaygınlık gibi parametrelerin değerlendirilmesi gerekmektedir. 4.Aşama: Belirlenen Çözümlerin Değerlendirilmesi İhtiyaçlar ortaya konulduktan ve hedefler belirlendikten sonra alternatif çözümlerin değerlendirilmesi aşaması gelmektedir. Bu aşamada işletmeler, pazarda bulunan çözümler içerisinde kendilerine en uygun alternatifi belirlemeyi amaçlamaktadırlar. Çözüm alternatifleri belirlerken, öncelikle çözümün işletmenin kapasitesi ve büyümesi için yeterli
23 olup olmadığı değerlendirilmelidir. İşletmelerin, işin yapısının gerektirdiği işlem hacmini ve çalışan sayısını kaldırabilen çözümleri seçmesi gerekmektedir. 5.Aşama: Entegratörün Değerlendirilmesi ERP sistemlerini işletme içerisinde hayata geçirecek olan satıcı şirketin/ entegratörün yapısı son derece önemlidir. Seçilen entegratörün işletme içerisinde kurumun bir parçası gibi çalışması ve sistemi işbirliği içerisinde kolaylıkla uygulayabilmesi gerekmektedir. Bu nedenle entegratör firma seçilirken entegratörün referansları, üretici ile olan işbirliği geçmişi, bilgi seviyesi, sektörel deneyimi ve proje yönetimi ve uygulaması tecrübesi gibi parametrelerin göz önünde bulundurulması gerekmektedir. 6.Aşama: Destek ve Hizmetlerin Değerlendirilmesi ERP çözümü uzun vadeli bir yatırım olduğu icin zaman içinde ihtiyaç duyulacak destek ve hizmetler son derece önemlidir. Bu nedenle, üretici firmanın ne tür destek programına sahip olduğu, bu desteğin ve hizmetlerin hangi kanallardan verildiği ve hangi metodoloji ile sunulduğu gibi konuların dikkatlice değerlendirilmesi gerekmektedir. 7.Aşama: Geleceği Planlamak Uzun vadeli sistem uygulamalarında sadece bugünün ihtiyaçları değil, kurumsal stratejiler çerçevesinde yarının ihtiyaçları da göz önüne alınarak seçim yapılmalıdır. Bu nedenle sistemin, işletmenin ihtiyaçlarını ne ölçüde ve ne kadar zaman boyunca karşılayabileceği, kullanıcı sayısı ve işlem miktarının artması durumunda ne ölçüde genişleyebileceği, yeni fonksiyonların sisteme ilave sürecinin ne şekilde gerçekleşeceği ve güncellemelerin nasıl hayata geçirilebileceği gibi özelliklerine dikkat edilmesi gerekmektedir. 2.7. ERP Sisteminin Kurulumunda Başarıya Etki Eden Faktörler ERP nin kurulumu, dikkatlice yönetilmesi gereken büyük bir organizasyonel değişiklik gerektirmektedir. Bu nedenle uygulamaya geçişte stratejik bir çerçeve içerisinde hareket edilmelidir. Bu sistematiği kısaca şu şekilde sıralayabiliriz (Pınar ve Erdem 2002).
24 Üst Yönetimin Desteği ve İnancı: ERP nin gerekliliğine ve avantajlarının gerçekleştirilebilirliğine en üst düzey yönetiminden başlayarak inanmak ve bu süreci desteklemek gerekmektedir. Birçok ERP projesi, üst yönetimin inanç eksikliği ve ilgisizliği nedeniyle stratejik bakış açısından kopmuş, zaman içerisinde başarısız sonuçlar ortaya koymuştur. Bu nedenle üst düzey yönetimin bu süreci sahiplenmesi, her noktada duyurması ve desteklemesi büyük önem kazanmaktadır. Proje için gerekli kaynakları sağlamak da bu desteğin bir parçasıdır. İnsan, para, donanım gibi kaynakların eksikliği projeyi aksatabilir. İhtiyaçların ve Hedeflerin Belirlenmesi: ERP çözümleri bir teknoloji olarak değil, insan-süreç-teknoloji bütünü olarak görülmeli ve bu yönde hareket edilmelidir. Bunun için öncelikle amaçlar ve geleceğe yönelik hedefler net biçimde ortaya konulmalı ardından işletmelerin işleyişinin sistematiği çözümlenmeli ve süreçlerin yapısı belirlenmelidir. Proje Yönetimi Yaklaşımı: İşletmelerin ERP kurulum süreci için bir proje yönetimi stratejisi bulunmalıdır. Bunun anlamı bir proje takımının ve projeyi yönetmek için bir planın olmasıdır. Proje için planlanan süre de önemlidir. Eğer bu süre gerekenden kısa öngörülürse, proje aceleye getirilip gelişigüzel yapılabilir. Ya da, eğer bu süre gerektiğinden fazla uzun olursa çalışanların projeye olan inançları kaybolabilir. Bu nedenlerden dolayı, ERP çözümünün kurumsal yapıya entegre edilmesi önemli bir süreçtir. Yürürlüğe koyma sürecinin bir proje gibi görülmesi, uygun kişilerin sürecin doğru noktalarında sorumluluk almasının sağlanması, sürecin işleyişinin zaman ve bütçe olarak sürekli izlenmesi ve üst yönetime raporlanması, başarı şansını büyük ölçüde arttırmaktadır. Çözümün Hayata Geçirilmesi: Bu aşama en sıkıntılı ve maliyetli aşamadır. Bu nedenle çözümü kurum içerisinde uygulayacak olan entegratörün doğru seçilmesi, kurum içerisinde bu entegratörle işbirliği
25 yapacak ekibin doğru kurulması ve yürürlüğe koyma sürecindeki maliyet unsurlarının önceden tespit edilmesi gerekmektedir. Çalışanların Katılımı ve Desteğinin Sağlanması : Üst yönetimin de desteği alınarak ERP çözümünün neden gerektiği, neler getireceği ve nasıl kullanılacağı konusunda pozitif bir iletişim ortaya konulmalıdır. ERP projesi konusunda çalışanlara güven aşılamak önemlidir. Bu yeni sistemi kabul edip uyum sağlayabilmeleri için zaman vermek gerekmektedir. Her kurumda mevcut düzenin değiştirilmesine karşı bir direnç olacaktır. Bu direnci en aza indirmenin yolu sistemi kullanacak olan çalışanlara sistemin gerekliliklerini ve yapısını net olarak anlatmak, onların çözümün gerekliliğine inanmasını sağlamak ve çalışanları projenin bir parçası haline getirerek desteklerini kazanmaktır. Çözümün Sürekli Güncel Kılınması: Gerek değişen iş yapısı, gerek teknolojik yenilikler gerekse ihtiyaçların değişimi ERP çözümünün sürekli güncel ve yeni tutulmasını gerektirmektedir. Çözümün bu ihtiyaçlar çerçevesinde sürekli güncel kılınması yatırımın geri dönüşü anlamında da önemli getiriler sağlayacak, çözümden elde edilen değeri maksimize edecektir. 2.8. ERP Projelerinin Hayata Geçirilmesinde Kullanılan Yöntemler ERP Projelerinin hayata geçirilmesinde en çok kullanılan 3 yöntem mevcuttur (WEB_5.2005) : 1. Bing-Bang Yöntemi: Bu yaklaşımda gerekli ön hazırlık yapıldıktan hemen sonra sistem bir anda değiştirilmektedir. Yöntemin riski herkesin bir anda yepyeni bir yazılım ve iş yapma biçimi ile karşı karşıya gelmesidir. İşletmenin iş hacmi büyük ve hedeflenen entegrasyon çok geniş ise bu yöntem pek tavsiye edilmez. Daha çok küçük ölçekli işletmeler için ya da ERP nin kısmi uygulamaları için geçerli bir yöntemdir.