MODERN BAKIM YÖNETİMİ VE BAŞARILI UYGULAMA YAKLAŞIMLARI Bahattin KOCAALAN ÖZET Firmaların bünyelerindeki israf odakları temizlenerek, Kuruluşun rekabet gücünde büyük artışlar elde edilebilmektedir. Günümüzde, global ekonomi şartlarında rekabet gücünü kuvvetlendirmek isteyen firmalar, yeniden yapılandırma anlayışı içinde bu felsefeden yola çıkarak, bazı fonksiyonlarını dinamikleştirme yoluna gitmektedirler. Bu işe, bakım fonksiyonu ile başlandığı takdirde, kısa sürede, önemli (elle tutulur ölçülebilir) gelişmeler sağlanabilmektedir. Endüstriyel gelişmeye paralel olarak işletmelerin büyümesi, duruş maliyetlerinin artması ve rekabet koşullarında, güvenli ve daha düşük maliyetlerle üretim yapılması zorunluluğu nedeniyle, sağlıklı makinalarla çalışılması ihtiyacı ve bu nedenle, bakım faaliyetlerine verilen önem giderek artmaktadır. Klasik makinaların yerini daha hassas ve karmaşık sistemler aldıkça, bunların işletilmesi giderek daha kolaylaşmakta, fakat; bunların sağlıklı olarak üretimde tutulmaları, daha yoğun ve bilinçli bir bakım fonksiyonu gerektirmektedir. Kaynak israfına neden olan bakım sorunlarının, çağdaş işletmecilik anlayışıyla ele alınması ile, kayıp ve giderlerin önlenmesi veya en alt düzeye çekilebilmesi mümkün olmaktadır. Bakım; üretimin planlara göre yürütülmesinde ve kuruluşun kârlılığında etkin bir faaliyet alanıdır. Bakım ihtiyacı; mümkün ise önlenmeli, ya da en az külfet ile karşılanması için planlı bir şekilde ele alınması gerekir. Koruyucu amaçlı etkin bir bakım planlaması ile, arızalar nedeniyle makinaların peşinden koşuşturmak yerine, makinaların yönetilebilir hale getirilebilmesi mümkün olmaktadır. Bu bildiride; çağdaş önleyici bakım yaklaşımları incelenmekte ve koruyucu bakım yöntemlerinin başarılı olarak uygulanması yaklaşımları üzerinde durulmakta, yurtiçinde ve yurtdışında değişik kuruluşlarda yapılan uygulamalardan elde edilen birikimlerim ışığında görüş ve öneriler belirtilmektedir. Anahtar Kelimeler:Önleyici Bakım, Planlı Bakım, Koruyucu Bakım, Verimli Bakım, Bilgisayar Destekli Bakım Planlaması, Bakoman. 1. GİRİŞ Bakım sorunlarının, sadece iyi bir onarım atölyesine sahip olunarak tamirci düzeyinde bir iş olarak görülmesi ile arzulanan sonuca ulaşılamadığı, bunun bir yönetim sorunu olarak ele alınması zorunluluğu, son yıllarda daha iyi anlaşılmaktadır. Günümüzün ekonomik boyutları, tesislerin fiziksel olarak genişlemesini, daha karmaşık makina ve sistemlerin bünyelerinde bulundurulmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle; sağlıklı bir üretim için bakım gerekleri de daha yoğun ve bilinçli bir çaba gerektirmektedir. İşletmelerde bakım; amaç değil, üretimin sağlıklı yürütülebilmesi için vazgeçilmez bir faaliyet alanıdır. Yetersiz bakım ve onarım, verim ve kalitenin düşmesine, dolayısıyla, maliyetlerin artmasına yol açmaktadır. Ve ayrıca; aşırı yıpranmalara, bunun sonucu olarak, makinaların yararlı ömürlerinin kısalmasına neden olmaktadır. 2. BAKIM KONUSU NE ZAMAN ELE ALINMALIDIR? - 1 -
Kuruluşların bünyelerindeki israf odakları temizlenerek, rekabet gücünde büyük artışlar elde edilebilmektedir. Günümüzde, global ekonomi şartlarında rekabet gücünü kuvvetlendirmek isteyen firmalar, yeniden yapılandırma anlayışı içinde bu felsefeden yola çıkarak, bazı fonksiyonlarını dinamikleştirme yoluna gitmektedirler. Bu işe, bakım fonksiyonu ile başlandığı takdirde, kısa sürede, önemli gelişmeler sağlanabilmekte ve elle tutulur ölçülebilir verilerle izlenebilmektedir. Bakım planlamasının giderleri; tesisin büyüklüğü ve teknolojik durumu ile ilgili olarak, tesis bedelinin % 0,5-2 si arasında olmaktadır (UNIDO 1975). Bu amaçla yapılacak harcamalar (yatırım) zamanında yapılmadığı takdirde; önemli sorunlar oluşmakta ve düşük kapasite kullanımı nedeniyle, yüksek maliyetlerle karşılaşılmaktadır. Dolayısıyla; son yıllarda bakım yönetiminde yapılacak geliştirme harcamaları maliyet düşürme aracı olarak algılanarak uygulamalar düzenlenmekte ve sıfır kusur - sıfır arıza ilkesinin uygulanması hedef alınmaktadır. Bu amaçla; bakım sorunlarının dizayn aşamasından itibaren ele alınarak, önlenmesi veya en aza indirilmesi yaklaşımı benimsenmektedir (Tajiri, M. ve Gotoh, F 1992). Bakım sorunlarının; tesisin yaşamı sürecinde uygun zamanda ele alınmasıyla, önemli yararlar elde edilebilmektedir (UNIDO 1975). Bakım sorunlarının çözümlenmesinde, tasarım aşamasında yapılabilecek bir geliştirmenin, ihmal veya bilgisizlik nedeniyle geciktirilerek, ileriki aşamalarda ele alınması halinde, sonradan yapılacak modifikasyonun maliyeti katlanarak artmaktadır: 0,1 - Ön etütler aşaması, sözleşmeden önce. 1 - Tasarım aşaması, sözleşmeden sonra. 10 - İmalat safhası, imalatçının fabrikasında. 100 - Montaj aşaması, işletmeye almadan önce. 1000 - İşletme dönemi. Yukarıdaki durum; bakım gerekleri göz önüne alınarak yapılacak bir yatırımda, işletme döneminde karşılaşılabilecek sorunların, ne kadar önceden dikkate alınırsa, o düzeyde sorunun çözümünün ekonomik yükünün azaltılabileceğini açıkça göstermektedir. (Kocaalan, B 1975-2003). 3. KORUYUCU BAKIM KAVRAMI VE GETİRDİKLERİ Koruyucu Bakım kavramı ve ekonomisi iki temel prensibe dayanmaktadır: i - Arıza duruşları kontrol altına alınarak, toplam bakım duruşlarının en düşük düzeye indirilmesi. ii - Bakım işinin mümkün olan en düşük harcama ile yürütülmesi. Bu görüşler ışığında, bakım bir yatırım olarak düşünülmeli ve yan bir gider kapısı olarak kabul edilmemelidir. Tecrübeler göstermektedir ki; bakım planlaması için yapılan harcamalar ve yatırımlar kendini bir yıldan daha kısa sürede amorti edebilmektedir. İşletmelerde kendini bir yıldan daha kısa sürede amorti edebilen konuların pek az olduğu dikkate alınırsa, koruyucu bakım alanında yapılacak harcamaların verimli ve kârlı bir yatırım sahası olduğu görülmektedir (Kocaalan, B 1975-2003). 4. NE KADAR BAKIM YAPILMALIDIR? - 2 -
Üretim için makina ve teçhizat kullanımı söz konusu olduğunda, bakım vazgeçilmez bir uğraşı olmaktadır. Bakım; üretimin planlara göre yürütülmesinde ve kuruluşun kârlılığında etkin bir faaliyet alanıdır. Klasik makinaların yerini daha hassas ve karmaşık sistemler aldıkça, bunların işletilmesi kolaylaşmakta, fakat; bunların sağlıklı olarak üretimde tutulmaları, daha yoğun ve bilinçli bir bakım fonksiyonu gerektirmektedir (UNIDO 1975). Bakım ihtiyacı; mümkün ise önlenmeli, ya da en az külfet ile karşılanması için planlı bir şekilde ele alınması gerekmektedir. Kaynak israfına neden olan bakım sorunlarının, çağdaş işletmecilik anlayışıyla ele alınması ile, kayıp ve giderlerin önlenmesi veya en alt düzeye çekilebilmesi mümkün olmaktadır. Bakım bütçesinde elde edilecek kazançlar veya yetersiz bakım nedeniyle oluşacak gider ve kayıplar, Kuruluşun kârlılığını doğrudan etkilemektedir. Bakım uygulamaları; Kuruluşun ihtiyaçlarına göre yeterli düzeyde, kaliteli ve zamanında yerine getirildiğinde, bu amaçla yapılan harcamalar, getirisi ile kendini kısa sürede amorti edebilmekte ve bakım faaliyetleri yük olmaktan çıkartılarak kâr merkezi haline getirilebilmektedir (Kocaalan, B 1975-2003). 5. BAKIM POLİTİKASI Bakım gereklerinin; tesisin teknolojik yapısı yanında, işletme ve çevre koşulları ile de çok yakından ilişkili olması nedeniyle, bakım politikasının her işletmenin durumuna göre geliştirilmesi ve uygulamaların kendi koşullarına uygun olarak düzenlenmesi gerekmektedir. Günümüzün ekonomik ve endüstriyel gerçekleri, işletmelerin kendi halinde çalışmaya terk edilmesi ve sadece oluşan arızaların giderilmesi ile, beklenen etkin ve ekonomik sonucun elde edilemeyeceğini ortaya koymaktadır. Beklenen olumlu sonucun elde edilebilmesi; makinaların ihtiyacı olan ihtimamın yeterince ve zamanında yerine getirilmesine bağlı olmaktadır. Makinaların arıza yapıncaya kadar çalıştırılması, genellikle, işletmenin orta ve uzun vadeli ekonomisine uygun düşmemektedir. Periyodik onarımlar yapıldığında, çoğu hallerde, malzemelerin yararlı ömürlerinden yeterince yararlanılamadığı gözlenmektedir. Çağdaş yönetimin amacı; toplam kalite anlayışıyla ve asgari maliyetlerle son ürünün devamlılığının sağlanmasıdır. Bunun Bakım Yöneticisi yönünden anlamı; makinaların ihtiyacı olan bakım işlerinin, en az duruş ile zamanında ve ekonomik olarak gerçekleştirilmesidir. Bu amaçla; son yıllarda periyodik bakım yerine durum kontroluna dayalı gereğinde bakım yaklaşımı yaygınlaşmaktadır. Böylece; makinaların yararlı ömürlerinin artırılması, bakım nedeniyle duruşların asgariye indirilmesi, direkt işçilik ve malzeme giderlerinin azaltılması mümkün olmaktadır. Bakım işlerinin karakteri nedeniyle, belirli bakım modellerinin benzer işletmelere aynen uygulanması ile yeterli başarı elde edilememektedir. İşletmenin teknolojik durumuna ve çevre koşullarına uygun, iyi dizayn edilmiş bir bakım yönetim sistemi, kuruluşun tüm ekonomisine olumlu katkıda bulunmaktadır. Yetersiz ve aşırı bakım uygulamaları, maliyetleri olumsuz yönde etkilemektedir. Dolayısıyla; her işletmede planlı yapılabilecek işlerin ekonomik bir mertebesi bulunmaktadır (Şerafettinoğlu 1978). Bu dengeyi sağlayacak sistemin geliştirilmesi ve kendi işletmesine uygun düzeyin sağlanması, her Yöneticinin başlıca istihdam nedenidir. Bakım sorunlarının tanımlanmasındaki yetersizlikler nedeniyle, bu sahada teorik modellerin uygulanması sınırlı olmaktadır. Bu nedenle, bakım planlamasında sezgisel ve tecrübeye dayalı yöntemlere daha çok yer verilmesi zorunlu olmaktadır. (Kocaalan, B 1975-2003). 6. UYGULAMALARIN GELİŞTİRİLMESİ VE ELDE EDİLEN SONUÇLAR - 3 -
Bir kuruluştaki çalışma ortamı, diğer birine aynen uymadığından, değişik ortamlarda çalışan aynı makinalar için bakım gerekleri farklı olmaktadır. Bu nedenle; işletmelerde bulunan her bir makina, çalıştığı ortam için kendi karakterini oluşturmaktadır. İşletme döneminde bakım harcamalarının kontrolunda anahtar "bilgi"dir. Sağlıklı ve yeterli bakım kayıtları, çabaların önemli sorun sahalarına öncelikle yöneltilmesine olanak sağlar. Böylece; kaynak israfına neden olan bakım sorunlarının teşhisi ve çözümlenmesi, zamanında ve ekonomik olarak ele alınabilmekte, kayıp ve giderlerin en alt düzeye çekilebilmesi mümkün olmaktadır (Kocaalan, M.L 1999). Bir Kuruluşun üretim hedefleri; zamanında ve yeterli bilgi desteğinde dinamik kararlar alınması ile gerçekleştirilebilir. Bilgisayar teknolojisi, sağladığı kıvraklık sayesinde bu amaçlara ulaşılmasında çok yararlı olmaktadır (Bakoman). Bilgisayar destekli çalışmalarda; *Maliyetlerin azaltılması, *Bilgilerin daha iyi değerlendirilmesi, *Daha iyi planlama, *Daha iyi kontrol imkânının sağlanması, v.b. yararlar elde edilmektedir. Bu nedenle; bakım-onarım faaliyetlerinin yönetiminde de bilgisayar destekli çalışmalar ile etkinlik daha iyi sağlanabilmekte ve ekonomik yararlar artırılabilmektedir. Bilgisayarlı bakım programları ile birlikte, bir planlı bakım sistemi yaklaşımının teknik bilgisi (know how) de elde edilmektedir. Dolayısıyla; seçilecek olan yazılımın, modern bakım yönetimi yaklaşımına uygun olarak, kullanıcının ihtiyaçlarına - beklentilerine cevap verecek düzeyde; işi, işçiyi ve işlemleri düzenlemesi ile birlikte değerlendirme işlevini de yerine getirmesi beklenir. Bilgisayar destekli bakım yönetimi uygulamalarında; *Daha iyi işgücü kullanımı: %5-25, Makina kullanımı: %1-5, *Stoklarda azalma: %10-20 düzeyinde önemli yararlar elde edilebilmektedir (Davies 1995). Bu değerler, kuruluşun durumuna göre daha da artırılabilmektedir (Kocaalan, B 1975 2003). Bir Uygulama Örneği Eczacıbaşı Topluluğuna dahil, Eyap - Vitra seramik tesislerinde; 1977 yılında 10.000 ton/yıl olan üretim kapasitesi, 1994 yılında 23.000 ton/yıl seviyesine ulaşmıştır. Mevcut kapasitenin bu denli artmasına ve özellikle 1984 yılından itibaren yoğun bir şekilde otomasyona ve kütle üretimine geçilmesine rağmen, bilinçli ve rasyonel bir bakım yönetim sisteminin etkisi ile bakım kadrolarında artış olmamış, aksine azalmalar sağlanmıştır. İşletmede mevcut makina sayılarının artmasına, teknolojik seviyenin yükselmesine rağmen; *Makina duruşlarında, *İşçilerin fazla mesai saatlerinde, *Bakım personeli kadrolarında çarpıcı azalmalar elde edilmiştir (Sağır, T 1995). Uygulamalar, ara değerlendirmelerle izlenerek, gerekli önlemler zamanında alınarak sürekli iyileştirme sağlanmıştır (Kocaalan, B 1979, 1992, 1996). 7. GÖRÜŞ VE ÖNERİLER 1) Bakım harcamaları ile kuruluşun kârlılığı arasında doğrudan bir ilişki bulunmaktadır. 2) Bakımın etkinliği sağlandığı düzeyde kuruluşun verimliliği ve kârlılığı artırılabilmektedir. 3) Bakım, bir yönetim sorunu olarak ele alınarak, her aşamada planlı bir tarzda yürütülmelidir. 4) Planlı bakım uygulamalarında, Bölümler arası anlayış ve hedef birliğinin geliştirilmesine yönelik Yönetici ve Nezaretçilerin koruyucu bakım ve motivasyon eğitimi, kuruluşun ihtiyaçlarına göre karşılanmalıdır. 5) Bakım faaliyetlerinin yeniden yapılanması ile Toplam Verimli Bakım (TPM) felsefesine yönelik çalışmaların, şirket gereklerine göre uyarlanması ve işlerliğinin sağlanması üzerinde durulmalıdır. 6) ISO 9000-2000 uygulamalarında, etkinlik ve verimlilik hedeflerinin gerçekleştirilebilmesi için etkin bir bakım uygulamasının gerekliliği göz ardı edilmemelidir. - 4 -
8. SONUÇ Bakım; üretimin planlara göre yürütülmesinde ve kuruluşun kârlılığında etkin bir faaliyet alanıdır. Bakım ihtiyacı; mümkün ise önlenmeli veya en az külfet ile karşılanması için planlı bir şekilde ele alınmalıdır. Böylece; yaşam boyu karşılaşılabilecek sorunların asgariye indirilmesi sağlanabilmektedir. Koruyucu amaçlı etkin bir bakım planlaması ile; arızalar nedeniyle makinaların peşinden koşuşturmak yerine, makinaların yönetilir hale getirilmesi mümkün olabilmektedir. Etkin bir bakım planlaması uygulanmadan, Toplam Kalite Felsefesi hedefine ulaşılması ve sürekliliğinin sağlanması tesadüflere bağlı olur. Kuruluşun koşullarına uygun olarak geliştirilmiş bir bakım yönetim sistemi projesi, getirisi ile kendini kısa sürede (bir yıldan daha önce) kendini amorti etmektedir (Kocaalan 1975-2003). Bilgisayar teknolojisinin yararlarından istifade edilerek çalışmaların etkinliği ve getirisi artırılabilmektedir (BAKOman*). KAYNAKÇA Davies, R., Maintenance Engineering Handbook, Chapter 4, Computerized Planning and Scheduling, McGraw-Hill Inc., s:3.33, 1995 Kocaalan, B., BAKO Yönetimde Verimlilik Ltd. Şti. nce hazırlanmış (yayınlanmamış) Müşavirlik Raporları ve Gözlemler, 1975-2003 Kocaalan, B., Bildiri, Endüstride Bakım Planlaması ve İşletme Düzeyinde Uygulama Örnekleri, Yöneylem Araştırması V. Ulusal Kongresi, 23-25 Mayıs 1979 Eskişehir Kocaalan, M.L., Yüksek Lisans Tezi, Endüstri Mühendisliği, Toplam Verimli Bakım (TVB) Anlayışı İle İyileştirme ve Ekipman Performansının Arttırılması, Gazi Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, Şubat 1999 Ankara Sağır, T., Bildiri, EYAP - VİTRA da Bakım Yönetimi, Uluslararası Bakım ve Onarım Yönetimi Kongresi, 19 Kasım 1995 İstanbul, TOSYÖV Yayını, s:27. Şerafettinoğlu, Ü., Bildiri, Dokuma Endüstrisinde Bir Bakım Uygulaması, Endüstride Bakım Uygulamaları Semineri, 19-22 Ekim 1976 Ankara, MPM Yayın No:224, s:42 Tajiri, M. ve Gotoh, F., TPM Implementation, A Japanese Approach, McGraw-Hill Inc. Türkçesi: Kordsa A.Ş., TVB Uygulaması, Bir Japon Yaklaşımı, 1996 UNIDO, Introduction to Maintenance Planning in Manufacturing Establishments, ID/156, United Nations, New York, 1975. Türkçesi: Kocaalan, B., Endüstride Bakım Planlaması, BAKO Yönetimde Verimlilik Yayın No:1, s:61 ve 76, 1976 (*) BAKOman; BAKO firması tarafından yurtiçi ve yurtdışı nda gerçekleştirilmiş ve yıllardır çalışmakta olan planlı bakım uygulamaları esas alınarak, Türk endüstri kültürüne uygun olarak geliştirilmiş bir Bilgisayar Destekli Bakım Yönetim Sistemi yazılımıdır. (*) BAKOman, BAKO Yönetimde Verimlilik Ltd. Şti. nin tescilli markasıdır. - 5 -