ERASMUS+ Yetişkin Eğitimi Stratejik Ortaklıklar Başlangıç Toplantısı Ankara 16 Ekim 2015
KA2 STRATEJİK ORTAKLIKLAR BÜTÇE / FİNANSMAN
Referanslar: Proje Hibe Sözleşmesi Proje Hibe Sözleşmesi Ek-III Mali ve Akdi Şartlar Erasmus+ Program Rehberi 2015 Program Kuralları Merkezce Sağlanan Dokümanlar AB mevzuatları Ulusal Mevzuatlar Maliye Bakanlığı ilgili Mevzuatları
Hibe Kalemleri - Proje Yönetimi - Seyahat Masrafları - Fikri Çıktılar - Çarpan Etkili Faaliyetler - Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri - İstisnai masraflar - Özel ihtiyaç desteği
Proje Yönetimi ve Uygulaması (Project Management and Implementation) Götürü harcamadır, belgelendirilmesi gerekmez. Aylık azami destek tutarı 2750 yu geçemez. Bu nedenle de Proje sahibi kurum dahil en fazla 10 ortaklık için PM desteği geçerlidir. Başvuran (Koordinatör) kuruluş için aylık destek: 500 Ortak kurum/kuruluşların her biri için aylık destek: 250
Ulusötesi Proje Toplantıları- I (Transnational Project Meetings) Seyahat + Harcırah: Götürüdür. 100 ile 1.999 KM arası seyahat mesafeleri için: Katılımcı başına 575 2.000 KM'den fazla seyahat mesafeleri için: Katılımcı başına 760 Proje başına yıllık 23.000 aşılamaz.
Ulusötesi Proje Toplantıları- II (Transnational Project Meetings) Bu toplantı seyahatleri otomatik hesaplanmaktadır. Başlangıç noktası gönderen kuruluş; varış ev sahibi kuruluş yeri. Farklı bir çıkış/varış noktası bildirilmişse Koordinatör farklılığın sebebini Mobility Tool+ kullanarak gerekçelendirir. Toplantının yeri yararlanıcıların yerleşik olduğu çevrede olmalı, ya da çok iyi gerekçelendirilip, Merkezimizce onaylanmış olmalıdır. Katılımcıların yararlanıcı kuruluşlarla resmi bir bağlantısı olmalıdır (çalışan personel, kuruluşun öğrenicileri/öğrencileri, projede ücretli ya da gönüllü olarak çalışan kişiler). Toplantı yararlanıcının ülkesinde yapılıyorsa, en az 2 farklı Program ülkesinin yararlanıcı kuruluşlarından gelen katılımcıları içermeli ve çıkış-varış mesafesi en az 100 km. olmalıdır.
Fikri Çıktılar (Intellectual Outputs)- I Çalışma Kategorileri ve Rayiçler: Program Ülkeleri Yönetici Öğretmen/ Eğitimci/ Araştırmacı/ Teknisyen İdari personel Türkiye 88 74 55 39
Fikri Çıktılar (Intellectual Outputs)- II Hareketlilik aracı kullanılarak ücret hesaplamaları yapılır. Her ülkeye ait birim maliyetler üzerinden otomatik hesaplanır. Yararlanıcı, projede ücretli ya da gönüllü olarak çalışan personelle olan resmi bağını belgeleyebilmelidir. Projede personel olarak çalışacak olanlar, ücretli ya da gönüllü olarak eğitim, öğretim, yaygın öğrenme ile ilgileniyor olmalılar (profesör, öğretmen, eğitimci, okul yöneticileri, idari personel gibi). Hizmet Sözleşmesi ile çalıştırılacak kişiler (tercüman, web tasarımcısı, vb) İstisnai masraflar kalemine dahil dilmelidir.
Fikri Çıktılar (Intellectual Outputs)- III Personel, fikri çıktıların oluşması için doğrudan çalışan kişilerdir ve hangi kategoride kaç gün çalıştığını gösteren mesai cetveli (time sheet) esas alınır. Yönetici ve idari personel (Manager) masrafları, fikri çıktılardan ziyade Proje yönetim ve uygulaması kaleminden karşılanması elzemdir. Yönetici ve idari personel kategorilerinde çalışılması için proje başvurusunda öngörülmüş ve onaylanmış olmalıdır; sonradan dahil edilemez.
Çarpan Etkili Faaliyetler- I Yerel katılımcı başına 100 (etkinliğin yapıldığı ülkeden gelen katılımcılar) Uluslararası katılımcı başına 200 (diğer ülkelerden gelen katılımcılar) Projenin bütünü için en fazla 30.000
Çarpan Etkili Faaliyetler- I Yerel katılımcı başına 100 (etkinliğin yapıldığı ülkeden gelen katılımcılar) Uluslararası katılımcı başına 200 (diğer ülkelerden gelen katılımcılar) Projenin bütünü için en fazla 30.000
Çarpan Etkili Faaliyetler- II Faaliyet başvuruda öngörülmüş, onaylanmış olmalıdır. Faaliyet sadece yararlanıcıların yerleşik olduğu ülkede gerçekleştirilebilir (Ortak Ülkelerde yapılamaz). Faaliyetin katılımcıları proje yararlanıcılarının (ortaklar) haricindeki kurum/kuruluşlardan gelen katılımcılar uygun katılımcıdır. Fikri çıktılar üretilemez, oluşturulamazsa çarpan etkili faaliyetler de geçersiz kalır ve uygun harcama sayılmaz. Ürünlerin bir kısmı gerçekleştirilmiş ise çarpan etkili faaliyetlerin ne kadarının uygun harcama olacağına Merkez karar verir.
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- I Refakatçiler dahil olmak üzere, katılımcıların yerleşik oldukları yerden yurtdışı faaliyet yerine gidiş-dönüş için birim maliyet üzerinden kişi başı seyahat tutarları: 100 ile 1.999 KM arası mesafeler için: 275 2.000 km den fazla mesafeler için: 360
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- II Bireysel Destek Kısa dönemli ortak personel eğitimi etkinlikleri faaliyetin 14. gününe kadar: katılımcı başına günlük 100 faaliyetin 15. gününden 60. gününe kadar: katılımcı başına günlük 70 Öğreniciler için kısa dönemli faaliyetler (karma hareketlilik,) faaliyetin 14. gününe kadar: katılımcı başına günlük 55 faaliyetin 15. gününden 60. gününe kadar: katılımcı başına günlük 40
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- III Bireysel Destek Uzun dönemli öğretme ya da eğitim görevlendirmeleri faaliyetin 14. gününe kadar: katılımcı başına günlük: Tablo B1.5 faaliyetin 15. gününden 60. gününe kadar: katılımcı başına günlük: Tablo B1.6 faaliyetin 61. gününden 12 aya kadar: katılımcı başına günlük: B1.7
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- IV Faaliyet Türleri (KA2): Kısa dönem Öğrenici karma hareketliliği (5 gün ila 2 ay: seyahat günleri hariç) Kısa dönem ortak personel eğitimi faaliyetleri (5 gün ila 2 ay: seyahat günleri hariç) Uzun dönem öğretme ve eğitim görevlendirmeleri (2-12 ay) Dil Desteği: Sadece uzun dönem öğretme ve eğitim görevlendirmeleri (2 ila 12 ay) için geçerlidir. Genel dil öğrenimini kapsamaz: proje konusu ile ilgili mesleki dil becerisine yönelik olmalıdır. Başvuruda talep edilmiş olması ve dil eğitiminin merkezi olarak çevirimiçi (online) verilmiyor olması gerekir. Katılımcı başına birim maliyet 150 dur. PS: (E-1-278)
Öğrenme/Öğretme/Eğitim Faaliyetleri- V Kimler Katılımcı Olabilir: Yararlanıcı olabilmek için; yararlanıcı kurum/kuruluşla doğrudan bir bağlantısı olması ve resmi olarak kanıtlanması gerekir; Yetişkin öğreniciler ve karma hareketliliğe katılan gençler, ya da Bir katılımcı kurum/kuruluşta çalışan öğretim görevlileri, öğretmenler, eğiticiler ile eğitim personeli ve idari personel olmalıdır. Katılımcıların katıldıkları faaliyetler çevrimiçi bir anket aracılığı ile rapor edilir.
İstisnai Masraflar (Exceptional Costs)- I Bu kalem yararlanıcı tarafından sağlanamayan/temin edilemeyen (hukuk, muhasebe, vergi, insan kaynakları, bilgi teknolojileri, çeviri, basım/yayın, vb.) hizmetlerle sınırlıdır. Üç kalemde özetlenebilir: Mal ve hizmetlerin taşere edilmesi, Amortisman maliyetleri (ekipman vb. alımlarında ortaya çıkan amortisman maliyetini karşılamada) Mali teminat sağlamada oluşan masrafları karşılamada.
İstisnai Masraflar (Exceptional Costs)- II Gerçekleşen uygun masrafların %75 i ya da 50.000 tutarındaki giderlerden düşük olanı esas alınır. 2.000 TL yi aşan hizmet alımlarında Hizmet Alımı Sözleşmesi yapılmalıdır (Bkz. KDV mevzuatı). Fatura /belge sunulması zorunludur. Mali teminat giderlerini karşılamak için, istisnai giderlere bütçe konmamış olsa dahi, özel ihtiyaç desteği kalemi dışındaki kalemlerden aktarım yapılabilir ve bu aktarımda % 20 kuralı aşılabilir. Geri ödeme gerektiğinde mali teminat gideri düşülür.
İstisnai Masraflar (Exceptional Costs)- III Yararlanıcının rutin faaliyetler için kullandığı ekipmanlar/araçlar (bilgisayar, yazıcı, projeksiyon, fotokopi makinası, telefon; derslerde kullanılacak araçlar vb) taşeronluk adı altında temin edilemez. Ekipman satın alınması ya da kiralanması (yeni ya da ikinci el) durumunda, yalnızca proje için kullanılacak zaman dilimine karşılık gelen miktar talep edilebilir. Amortisman tutarları düşülerek hesaplanır.
İstisnai Masraflar (Exceptional Costs)- IV Amortisman masrafları: 1 yıldan uzun ömürlü duran varlıkların aşınma, yıpranma, eskime payıdır. Kullanım süresi varlığın ömrüne bölünerek hesaplanır, KDV hariç tutulur (malın cinsine göre süre değişir- Bkz. Maliye Listesi). NOT: TR mevzuatına göre 2015 yılı için 880 TL yi aşan miktarlar için uygulanır.
Özel İhtiyaç Desteği (Special Needs Support) Engelli kişilerin projeye katılımına imkan sağlamak için zaruri olan ve birim maliyet olarak desteklenen masraflara ilave olan masraflar (% 100 ödenir). Projenin tüm faaliyetlerinde özel ihtiyaç sahipleri (engelliler vb.) yer alabilir. Proje başvurusunda öngörülmüş/onaylanmış olma zorunluluğu yoktur; sonradan dahil edilebilir (bütçeniz uygunsa). Herhangi bir bütçe kaleminden özel ihtiyaç desteği için bütçe aktarılabilir (% 20 aktarım sınırlaması yoktur). Gerçekleşen üzerinden ödenir Destekleyici belge istenir (fatura vb.)
Bütçe kullanımına ilişkin bazı kurallar: Birim maliyet kalemlerinin kullanımı ve belge karşılığı harcamalar proje süresi içinde gerçekleşmiş olmalıdır. Birim maliyetler ve harcamalar projenin uygulanması için gerekli olmalıdır. Birim sayıları tanımlanabilir ve doğrulanabilir, kayıt ve belgelerle desteklenmiş olmalıdır. Projede mal, iş veya hizmet satın alınacaksa, yararlanıcılar ihaleyi ödenen para karşılığında en iyi değeri sunan teklife veya, en düşük fiyatlı teklife verir. Çıkar çatışmalarından kaçınılmalıdır.
Kalemler arası bütçe aktarımları: Proje yönetim-uygulama kalemi ile istisnai giderler kalemi dışındaki bütçe kalemlerine, giden bütçe kaleminin % 20 sini aşmayacak şekilde bütçe aktarımı yapılabilir. Özel ihtiyaç desteği için % 20 sınırlaması yoktur. Mali Teminat gerektiyse bunun masraflarını karşılamak için İstisnai Giderler kalemine (özel ihtiyaç desteği hariç) diğer bütçe kalemlerden aktarım yapılabilir.
Banka Hesabı: Avro hesabı kurum adına açılır (Strateji Geliştirme Dairesi vb.) Havale giderleri alınmaması için bankayla pazarlık yap. Merkezin işlem yaptığı banka tarafından alınan havale masrafları Merkeze tarafından; Yararlanıcının işlem yaptığı banka tarafından alınan havale masrafları Yararlanıcı tarafından, Taraflardan birinin sebep olduğu mükerrer havale masrafları ise sebep olan tarafça karşılanır.
Ödemeler (Payments): 2 yıl süreli projeler için ilk ödeme toplam hibenin % 80 veya % 40+ %40 şeklinde yapılacaktır. (Bkz. Hibe Sözleşmesi). 3 yıl süreli projeler için ise Ara Rapora bağlı olarak ilk ödeme % 40, ara ödeme % 40 ve final ödeme % 20 şeklinde olur. Kamu /kurum kuruluşları dışındaki yararlanıcı kuruluşların mali kapasite analizi olumsuz çıkması halinde alternatif ödemeler /taksitlendirmeler uygulanabilir.
Katılımcı Ödemeleri: Katılımcılara ücretlerin aktarılması: Seyahat ve bireysel destek katkıları; ya katılımcının hesabına aktarılır, ya kurum içi mevzuat çerçevesinde ayni katkı ya da avans olarak katılımcıya verilebilir. Fakat seyahat ve harcırah desteğinin gerekli kalite ve güvenlik standartlarına uygun olmasından yararlanıcı kurum/kuruluş sorumludur. Mümkün olduğunca aktarımların/ödemelerin banka üzerinden yapılması
Döviz Kuru: Harcamalar Avro ya çevrilirken; Sözleşmenin iki taraftan en son imzalayan tarafın imzaladığı gün geçerli olan Komisyon tarafından belirlenerek web sitesinde (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts /inforeuro/inforeuro_en.cfm) yayınlanan aylık kur oranı esas alır. (Bkz. Hibe Sözleşmesi Madde I.4.7) Örneğin: 10 Kasım 2015 tarihinde imzalanmış ise Kasım ayı kur ortalaması esas alınır.
KDV (VAT): İhtiyaç duyuluyorsa KDV muafiyet belgesi alınmalıdır. Muaf olmayan ülkelerdeki ortaklardan destekleyici belge istenebilir. KDV muafiyet prosedürü internet sitemizde mevcuttur: http://www.ua.gov.tr/programlar/erasmusprogram%c4%b1/yeti%c5%9fkin-e%c4%9fitimiprogram%c4%b1/2007-2013-d%c3%b6nemine-ait-bilgi-vebelgeler/i-lgili-linkler-ve-dok%c3%bcmanlar/kdv-muafiyetiprosed%c3%bcr%c3%bc
Kâr Konusu: Projeden kâr elde edilemez. Edilmiş ise hasılatın uygun masraflardan fazla olması demektir. Bu durumda raporlama sırasında mahsuplaşma yapılarak ilgili fazlalık düşülür.
Açık Lisan/ Fikri Mülkiyet/ Telif Hakları: Proje sonuçlarının mülkiyeti (sınai /fikri mülkiyet hakları) yararlanıcılara aittir. Önceden mevcutlu sınai/fikri mülkiyet haklarının projede kullanılması gerekiyorsa, yararlanıcı bu mülkiyet haklarını içeren ürünleri gösterir Listeyi proje uygulaması başlamadan önce Merkeze bildirir. İlgili «hak» bir kaynağın kullanılabilmesi amacıyla çalışmanın sahiplerince genelin kullanımı için verilen izindir; devri değildir. Proje ile elde edilen eğitim kaynakları/ürünler serbestçe erişilebilir hale getirilmeli; internet üzerinden açık lisanslarla ücretsiz olarak paylaşılır olmalıdır. Yararlanıcılar projeden elde edilen çıktıları/ürünleri ticarileştirebilirler.
Uygun Olmayan Diğer Masraflar Sermaye getirisi Borç ve borç çevirme ücretleri Zarar veya borç karşılıkları Faiz borcu Şüpheli borçlar Kambiyo zararları Bkz. Hibe Sözleşmesi Madde II.16.5, sayfa: 30.
Yaptırımlar: Raporlama sonucunda projenin yetersiz, kısmi ya da geç uygulandığı tespit edilirse Merkez uygun bulunan toplam harcamalardan aşağıdaki oranlarda kesinti yapabilir: Nihai Rapor puanı en az 40 ve 50 den az ise: % 25 N. Rapor puanı en az 25 ve 40 dan az ise: % 50 N. Rapor puanı 25 ten az ise: % 75 Merkez aşağıdaki verilere dayanarak kararını verir: Nihai rapor, ürünler/çıktılar ve varsa ulusötesi öğrenme, öğretim ve eğitim faaliyeti katılımcı raporları. Merkezce gerçekleştirilen izleme ziyaretler, yerinde denetimler ve ayrıntılı kontroller gibi bilgi /delil kaynakları.
Belgelerin Saklanması: Belge/dokümanlar nihai ödemenin yapıldığı tarihten itibaren 5 yıl süre ile saklanmalı ve denetimlere açık tutulmalıdır. Hibe tutarı 60.000 dan az olan projelerde bu süre 3 yıldır. Devam etmekte olan denetimler, itirazlar, davalar veya iddialar olması halinde bu süreler uzar ve sonuçlanıncaya kadar saklanmalıdır.
Kontrol ve Denetimler Merkez ve AB Komisyonu tarafından uygulanan İzleme, Denetim ve Kontroller: Yerinde İzleme Faaliyeti Yerinde Kontrol Faaliyeti Nihai Rapor Standart Kontrolü Nihai Rapor Ayrıntılı Kontrolü