Sağlık Tesisleri nde Mali Hizmetler Programı (Kiksoft) Yardımcı Döküman Sağlık Tesisleri, HBYS yoluyla servislerden gelen malzeme taleplerini değerlendirir, stokta olmayan malzemelerin teminini, doğrudan temin veya ihale yöntemiyle sağlar. İhale ile temin edilecek mal alımı için Genel Sekreterlik ilgili birimlere ihale talebi yazıyla bildirilecek. Genel Sekreterlik tarafından yapılan ihale ile ilgili talep formu hazırlama çerçeve toplu alım talep formu hazırlama başlığı altında açıklanmaktadır. Doğrudan temin ile ilgili talep işlemleri Doğrudan Temin İstek Yapılması başlığı altında açıklanmaktadır. Satınalma biriminin doğrudan temin işlemleri Satınalma Birimi Doğrudan Temin İşlemleri başlığı altında açıklanmaktadır.
Çerçeve/Toplu Alım Talep Formu Hazırlama Genel Sekreterlik toplu alım ihalelerinde Sağlık Tesisi isteklerini Mali Hizmetler Programı (Kiksoft) yoluyla yapacaktır. Aşağıdaki örneklerde belirtilen yollar takip edilecektir. http://hatay.khb.saglik.gov.tr/ adresinde kiksoft depo girişi linkinden kiksoft web servise giriş yapılır. Resimde görüldüğü gibi çerçeve toplu alım tıklanır. İhale kategorisi seçilir ve kaydedilir. Talep evrak no yanındaki 123 butonu tıklanarak otomatik olarak alınabilir. Kaydedildikten sonra yeni bir pencere açılarak ihale kapsamındaki malzeme listesi gelecek. Depo birimi kullanıcısı talep ettiği malzemeleri aşağıda açıklandığı gibi talep listesine ekleyebilir.
Yanda görülen örnekte olduğu gibi ihale seçildikten sonra ekle butonu tıklanarak açılan yeni pencereden talep edilen malzemeler tek tek seçilip miktarları belirlenir. Ardından üst tarafta görünen Stok Koordinasyonuna Gönder butonu tıklanır. Toplu alımlarda talep işlemi tamamlanmıştır.
Doğrudan Temin İstek Yapılması HBYS (Fonet) versiyon b24 güncellemesi ile Fonet Kiksoft programları entegrasyonu sağlanmıştır. Böylece Depoların doğrudan temin istekleri HBYS üzerinden yapılabilmektedir. Depo birim kullanıcıları ilgili birimlerin veya servislerin isteklerini stoktan karşılayamadığı durumda doğrudan temin isteği yaparak malzemenin satın alınmasının talep eder.
Tüm işlemlerden sonra istek gönder butonuna tıklanınca İstem Kiksoft ekranına düşmüş oldu. Bundan sonra satınalma birim kullanıcısı kiksoft a giriş yapıp doğrudan temin isteği ile ilgili satınalma işlemlerini gerçekleştirecektir.
Satınalma Birimi Doğrudan Temin İşlemleri Depo tarafından HBYS den yapılan doğrudan temin isteklerinin satınalma işlemleri için Kiksoftun web servisi açılır ve giriş yapılır. Doğrudan temin yapılacak dosya yandaki resimde görüldüğü gibi Diğer İşlemler-Satınalma Talepleri- Tamamlandı adımları takip edilerek açılan listeden seçilir. Dosya açıldıktan sonra alttaki örnek resimde görüldüğü gibi sağ üst köşede bulunan Değiştir butonu tıklanır. Ardından Doğrudan Temin alımına dönüştürmek için Doğrudan Temin tıklanır. Aşağıdaki resimde görüldüğü gibi doğrudan temin satınalma işlemleri başlamış oldu. Sayfa sayfa takip edilebilen işlemlerde her değişiklikten sonra kaydet butonuna tıklanıp ileri butonu ile bir sonraki sayfaya geçilmelidir.
İşlemler sayfa sayfa ilerlemektedir her yeni sayfa da yapılan değişiklik kaydet tuşu ile kaydedilir ve ile tuşu ile bir sonraki sayfaya geçilir. Aşağıdaki listede talep edilen kalemler gelmektedir. Eğer alınması uygun görülmeyen ve ya toplu alım için bekletilecek bir kalem varsa işaretlenerek üst menüde görülen alım yapılmayacak butonuna tıklanır. Gerekçe yazılarak onaylanır. Daha sonra aynı kalem alımı yapılacak olarak da değiştirilebilir.
Yaklaşık maliyet belirlenecekse yandaki gibi yaklaşık maliyet belirlenecek işaretlenip gerekli yerler doldurulur. Kaydedilerek sonraki sayfaya geçilir. Sonraki sayfada aşağıdaki gibi alım ile ilgili piyasa araştırma komisyonları, muayene komisyonları, kontrol teşkilatları, dosyaya kaydedilebilir.
Onay belgesi sayfasında onay belgesi çıktısı alınabilir. Sözleşme tasarısı sayfasında sözleşme söz konusuysa sözleşme yapılacak işaretlenip ilgili yerler doldurulup kaydedilir.