KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 1 / 11 1.AMAÇ Bu prosedürün amacı, Kocaeli Sistem Özel Gıda Kontrol Laboratuvarı na gelen deney numunesine uygulanan tüm işlemlerin belli bir sistem dâhilinde yapılabilmesini sağlamaktır. Bu prosedür, KLS ye gelen deney numunesinin kabul edilmesi, ilgili laboratuvara taşınması, saklanması ve imha edilmesi ile ilgili uyulması gereken kuralların belirlenmesi amaçlanmaktadır. 2. KAPSAM Laboratuvarımız bünyesinde, gelen deney numunesine uygulanan kabul, kodlama, taşıma, depolama, imha vb. gibi tüm işlemleri kapsar. 3. TANIMLAR Genel Numune Kayıt Defteri: Laboratuvara gelen deney numunelerinin kayıt edildiği defterdir. Bakanlık: T.C. Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Müşteri: Analiz yaptırmak amacıyla laboratuvarımıza numune getiren kurum, kuruluş, ya da kişidir. Resmi İstek Numunesi: Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı ve diğer resmi kuruluşlar tarafından ücreti karşılığında analiz edilmek üzere laboratuvara getirilen numunelerdir. Özel İstek Numunesi: Gerçek tüzel kişi ve özel kuruluşlardan ücreti karşılığında analiz edilmek üzere laboratuvara getirilen veya gönderilen numunelerdir. Uygun Olmayan Numune: Numune kabul işlemleri maddesinde yer alan şartlara uymayan numunelerdir. Şahit Numune : Çıkabilecek herhangi bir aksilik veya itiraz durumunda kullanılmak üzere muhafaza edilen numunedir. Hızlı Alarm: Ürünün ihraç edildiği ülkeden geri dönmesi. Numune İzleme Sistemi: Laboratuvarımız bünyesinde kullanılan, numunenin takip edilmesini, istatistiksel veri analizlerinin yapılmasını, müşteri takibini ve raporlamanın yapılmasını sağlayan, her bölüm için kullanımı sınırlandırılmış yazılım programıdır. 4. SORUMLULAR Laboratuvar Müdürü Kalite Yöneticisi NKR Birimi Sorumlusu Analiz birimleri personeli
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 2 / 11 5.UYGULAMA 5.1.GENEL Numune Kabul ve Raporlandırma Birimi nde bulunan buzdolapları ve dondurucular için sıcaklıklar günde en az bir defa kontrol edilerek KLS/5.6.FR/06 No lu Cihaz Sıcaklık Kontrol Formu na kayıt edilmelidir. Buzdolapları ve derin dondurucular için tolerans değerleri KLS/5.6.FR/12 No lu Tolerans Limitleri Formu nda açıklanmıştır. Buzdolaplarının iç yüzeyleri en az ayda 1 defa temizlenip, dezenfekte edilerek KLS/5.3.FR/02 No lu Temizlik Takip Formu na kayıt edilir. Dondurucuların iç yüzeyleri en az ayda 1 defa temizlenip, dezenfekte edilerek KLS/5.3.FR/02 No lu Temizlik Takip Formu na kayıt edilir. Numune saklama dolapları en az ayda 1 defa boşaltılarak temizlenip, dezenfekte edilerek KLS/5.3.FR/02 No lu Temizlik Takip Formu na kayıt edilir. 5.2. NUMUNE KABUL İŞLEMLERİ Numune, NKR Sorumlusu tarafından teslim alınır. Talep edilen analizlerin yapılabilmesi için evraktaki numune sayısı ile gelen numune sayısının uygunlukları ve analizlerin laboratuvarımız kapsamında yer alıp almadığı kontrol edilir. Talep edilen analizlerin açıkça ifade edilip edilmediği ve yapılabilirliği kontrol edilmelidir. Analizlerin yapılabilirliği konusunda tereddüt oluşursa ilgili laboratuvar sorumlusunun görüşü alınır. Eğer tereddüt giderilmemişse konu Laboratuvar Müdürü ne aktarılır; kararı Laboratuvar Müdürü belirler. 5.2.1.NUMUNE KONTROLÜ 5.2.1.1. Ambalaj Kontrolü Analiz talebi ile gelen numunelerde ilk önce numunelerin konulduğu ambalaj materyalinin kontrolü yapılır. Kutular (plastik, karton, konserve vb.): Tümüyle kapalı olmalı ve delik kesinlikle bulunmamalı ve konserve kutularda deformasyon olmamalıdır. Torbalar (şeffaf, plastik, bez): Ağızları muntazam şekilde kapatılmalı, kesinlikle yırtık ve delik olmamalıdır. Cam kavanoz: Ağzı tam kapalı olmalı, kırık ve çatlak olmamalıdır. Mikrobiyolojik analizi istenilen numuneler: Orijinal ambalajında veya steril kaplara alınmış olmalıdır. Rutubet ya da Kuru Madde Analizi istenilen numuneler: Numune orijinal ambalajı içinde getirilmelidir.
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 3 / 11 5.2.1.2. Sıcaklık Kontrolü Sıcaklık ölçümü, numune kapalı ambalajda ise orijinal ambalajını bozmayacak şekilde veya numuneye zarar vermeyecek şekilde yüzey sıcaklığı ölçümü şeklinde yapılır. Soğukta muhafaza edilmesi gereken numunelerin 0-8 C de, dondurulmuş ürünlerin numunesi ise -18 C de veya daha düşük sıcaklıklarda laboratuvara ulaştırılması gereklidir. Soğuk zinciri kırılmadan analize alınması gereken numuneler soğuk zincir nakil kaplarında getirilmelidir. Oda sıcaklığında (+20 C) ya da sıcaklığa hassasiyeti olmayan numunelerin de sıcaklık kontrolleri yapılarak kaydı alınmalıdır. 5.2.1.3.Numune Miktarı Analiz için gelen numune miktarının istenilen analizler için yeterli gelip gelmeyeceği aşağıdaki tablodan kontrol edilir. Yapılacak Analiz Mikrobiyoloji Fizik Kimya (Gıda numuneleri) Kimya (Ambalaj migrasyon) Kimya (Ambalaj yapı tayini) Analiz için Gerekli Asgari Miktar 50 gr/ml (her bir analiz ve tek n çalışmalar için) 250 gr/ml (her bir analiz ve 5n çalışmalar için) 250 gr/ml (her bir analiz için) 250 gr/ml (her bir analiz için) -En az 200 ml hacim alan ambalaj için 10 adet x simulant -Film şeklinde olan ambalajlar için en az 1 m² alan olacak şekilde x simulant En az; film için 10 dm 2, granül 10 adet, kap şeklinde gelen ambalajlar 10 adet olacak şekilde Mikrobiyolojik analizlerde Türk Gıda Kodeksi ne göre numuneler 5n çalışılarak değerlendirme yapılabilir. Müşteri değerlendirme istiyorsa numune miktarını 5n çalışmaya göre getirmelidir. Analiz için gerekli asgari miktardan az gelen numunelerde, müşteriye asgari miktarı getirmediği belirtilir. Bu durumda müşteri analiz yapılmasını kabul ederse, analizin tekrarlanması mümkün olamayacağından analiz sonucuna itiraz edemez. Müşteri, NKR/5.8.FR/11 No lu Numune Beyan Formu nu doldurarak, analiz sonucuna itiraz etmeyeceğine ve analizin tekrarını istemeyeceğine dair beyanda bulunur.
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 4 / 11 Mikrobiyolojik numunelerin kabulü için ambalajlı olanlarında son kullanma tarihinin dolmaması gerekir. Ayrıca numune uygun sıcaklık koşullarında muhafaza ve teslim edilir. Hazır yemek numunelerinde ise numune üretimden sonra 72 saat sonrasına kadar teslim edilebilir. Ayrıca bu süreç içinde hazır yemek numunelerinin en fazla +4 o C de muhafaza edilmesi gerekir. Çiğ süt numunesi alındıktan sonra 6 saat sonrasına kadar teslim edilebilir. Ayrıca bu süreç içinde çiğ süt numunesinin +4 o C de muhafaza edilmesi gerekir. Ambalajlı olmayan et numuneleri ile ambalajı açılarak alınan et numuneleri alındıktan 48 saat sonrasına kadar teslim edilebilir. Ayrıca bu süreç içerisinde bu numunelerin en fazla +4 O C de muhafaza edilmesi gerekir. Numuneler laboratuvara soğuk zincir bozulmadan ulaştırılmalıdır. Rutubet ve kuru madde analizi yapılacak ambalajsız ekmek numuneleri üretildikten 6 saat sonrasına kadar teslim edilebilir. Asitlik, peroksit sayısı, sabunlaşma sayısı analizleri için getirilen bitkisel ve hayvansal yağ numuneleri ambalajı açılmamış olarak getirilmelidir. Ayrıca asitlik analizi için getirilen süt ve süt ürünleri numunelerinin de ambalajı açılmamış olmalı ve numune alındıktan uygun şartlarda muhafaza ve teslim edilmelidir. Numuneler yukarıda belirtilen şartları karşılamıyorsa, müşteriye bu durum NKR Birim Sorumlusu tarafından bildirilir. Müşteri numunenin analiz yapılmasını istiyorsa, analiz sonucuna itiraz edemez. Müşteri, NKR/5.8.FR/11 No lu Numune Beyan Formu nu doldurarak, analiz sonucuna itiraz etmeyeceğine ve analizin tekrarını istemeyeceğine dair beyanda bulunur. Resmi istek numuneleri, Numune Alma ve Laboratuvara Gönderme Tutanağı ile; özel istek numuneleri müşterinin onaylamış olduğu NKR/5.8.FR/01 No lu Analiz İstek Formu ile kabul edilir. Resmi numunelerde analiz kapsamında olmayan, evrakı uygun olmayan ve yukarıda belirtmiş olduğumuz kriterlere uygun olmayan numuneler kabul edilmeyecektir. Bu resmi numune için NKR/5.8.FR/07 No lu Numune Ret Formu düzenlenerek iade edilir. Müşterinin çalışılacak analiz metodunu onaylayıp onaylamadığı, kalan numuneyi isteyip istemediği, numuneye ait raporun hangi yolla bildirilmesini istediği, NKR/5.8.FR/01 Analiz İstek Formu nda belirtilir. Numunenin kabul edildiği durumlarda numuneyi getiren ilgili kurum, kuruluş ya da kişiye, analiz ücretinin hesabını gösteren tablo NKR/5.8.FR/01 Analiz İstek Formu nda tebliğ edilir. Analiz için gerekli koşullar (hazırlama, kodlama, kayıt) sağlanır. Deney numunesi hemen analize alınmayacaksa bozulmalarını ve deney sonuçlarındaki sapmaları önleyecek şartlar altında saklanmalıdır. Bu şartlar, ilgili Birim Sorumlusu tarafından kayıt altına alınır. Numunenin kabulünden ve çalışmaya başlandıktan sonra, müşteri başka bir analiz daha istediğini bildirirse, istenilen analiz için yeterli numune olup olmadığı kontrol edilir. Yeterli ise, NKR/5.8.FR/01 No lu Analiz İstek Formu doldurularak müşteriye fakslanır ve onaylanıp tekrar geri istenir, yeterli değil ise numune talep edilir ve kayıt işlemleri yapılır.
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 5 / 11 5.2.2.NUMUNELER 5.2.3.Resmi Numuneler Gıda, Tarım ve Hayvancılık İl Müdürlüğü tarafından laboratuvara gönderilecek numuneler ile ilgili gerekli bilgiler Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi aracılığı ile laboratuvara gönderilir. NKR Sorumlusu tarafından Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi nde, NKR/5.8.TA/01 No lu Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi Kullanma Talimatı na göre numune bilgileri onaylanır ve numune kabul edilir. Resmi numuneler NKR Sorumlusu tarafından İl Müdürlüğünden teslim alınır. Resmi numuneler kabul edilirken laboratuvar için düzenlenen evraklardaki, imza ve mühür kontrolü yapılır. Herhangi bir sorun yok ise İl Müdürlüğü Evrak Zimmet Defteri ndeki laboratuvara ait bölüm imzalanır ve numune teslim alınır. İl Müdürlüğü tarafından numune ile birlikte gönderilen numune alma tutanağı evraklarındaki bilgiler analize başlamak için yeterlidir, NKR/5.8.FR/01 Analiz İstek Formu aranmaz. Ancak Tarım İl Müdürlüğü ve Gümrük Müşavirlik Firmaları çalışmaya başlamadan önce hazırlanan bir üst yazı Laboratuvarımızın çalışma koşulları hakkında bilgilendirilir. Bu üst yazının ekine NKR/5.8.FR/01 No lu Analiz İstek Formu, KLS/5.8.PR/01 No lu Deney Numunelerine Uygulanan İşlemler Prosedürü, KLS/4.4.PR/01 No lu Taleplerin Tekliflerin ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi Prosedürü ve KLS/4.4.FR/03 No lu Analiz Şartları Formu eklenir. Bu formlarda herhangi bir dokümanda revizyon olması halinde dokümanın son revizyonu da tekrar ilgili kişilere iletilir. Gelen numuneler uygun olması durumunda, NKR Birim Sorumlusu tarafından Genel Numune Kayıt Defteri ne numara verilerek kayıt edilir. Genel Numune Kayıt Defteri, NKR/5.8.FR/03 No lu Genel Numune Kayıt Formu na göre hazırlanır. Sonrasında NKR Birim Sorumlusu tarafından numune ve müşteri bilgileri NKR/5.8.TA/02 No lu Numune İzleme Sistemi Kullanma Talimatı na uygun olarak Numune İzleme Sistemi ne girilir. Resmi numunelerin analiz sonuçları çıktıktan sonra rapor ile ilgili bilgiler NKR/5.8.TA/01 No lu Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi Kullanma Talimatı na göre sisteme girilir. İthalat için gelen numunelerin Muayene ve Analiz Sonuçları Raporu 2 adet düzenlenerek bir tanesi ön yazısı ile beraber İl Müdürlüğüne teslim edilir, bir adedi ise laboratuvarda saklanmak üzere arşivlenir. İhracat amacıyla gelen numunelerin hızlı alarm kapsamında laboratuvara iletilmesi durumunda NKR Sorumlusu tarafından ilk ihracat analizinin laboratuvarda yapılıp yapılmadığı kontrol edilir. İhracat analizinin laboratuvarımızda yapıldığının tespiti durumunda ilgili numunenin numune kodları Birim Sorumlusuna iletilir. Birim Sorumlusu tarafından bu analizlere ait yapılan işlemlerin tümü geriye dönük kontrol edilir, laboratuvardan kaynaklanan bir hatanın tespiti durumunda KLS/4.9.PR/01 No lu Uygun Olmayan Deney İşleminin Kontrolü Prosedürü ne göre işlem yapılır. İlgili Birim Sorumlusu tarafından NKR/5.8.FR/08 No lu Hızlı Alarm Takip Formu ile bu işlemlerin takibi yapılır ve ilgili belgeleriyle muhafaza edilir.
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 6 / 11 Gıda Tarım ve Hayvancılık İl Müdürlüğü ne bağlı Gıda ve Yem Şube Müdürlüğü tarafından öğütülmeden gelen numuneler, NKR personeli tarafından bıçaklı öğütücüde öğütülerek parçacık boyutu uygun hale getirilir. Bu numuneler, NKR/5.8.FR/02 No lu Öğütme İşlemi Takip Formu na kaydedilir. Homojen hale getirilen numune Laboratuvar numunesi ve İl Müdürlüğü numunesi olmak üzere ikiye ayrılır. İl Müdürlüğü için ayrılan şahit numunenin muhafazası yine Laboratuvarda yapılır. Laboratuvarda kalan numune A 1, B 1 ve şahit numune A 2, B 2 olarak etiketlenir. 5.2.2.2.Özel İstek Numuneler Özel istek numuneleri, kargo veya şahıslar tarafından teslim edilir. Laboratuvara getirilen özel istek numunelerinde analize başlanabilmesi için, NKR/5.8.FR/01 No lu Analiz İstek Formu doldurtulur. Talep edilen analizlerin ücetleri aynı forma NKR Birimi Sorumlusu tarafından yazılır. İskonto yapılacaksa Laboratuvar Müdürü nün onayı alınır. Müşteri, analiz ücreti ve formdaki Açıklamalar kısmındaki hususları kabul etmesi durumunda Talep Eden kısmını (ad soyad, imza, kaşe, tarih olacak şekilde) doldurur. Onaylama kargo, ileti veya faks kanalıyla da yapılabilir. Gelen numuneler uygun olması durumunda, Genel Numune Kayıt Defteri ne numara verilerek kayıt edilir. Genel Numune Kayıt Defteri, NKR/5.8.FR/03 No lu Genel Numune Kayıt Formu na göre hazırlanır. Sonrasında NKR Birim Sorumlusu tarafından numune ve müşteri bilgileri NKR/5.8.TA/02 No lu Numune İzleme Sistemi Kullanma Talimatı na uygun olarak Numune İzleme Sistemi ne girilir. 5.2.2.3. Uygun Olmayan Numuneler Analiz için gelen numune teslim alındıktan ve de ilgili birime gönderildikten sonra, ilgili birim personeli tarafından yapılan kontrol işleminde analize uygunluğu ile ilgili bir şüphe veya sapma varsa bu durum NKR Birimi ne KLS/4.4.FR/01 No lu İç Yazışma Formu ile bildirir. NKR Sorumlusu numune uygunsuzluğunu ilgili kurum veya müşteriye bildirerek NKR/5.8.FR/04 No lu Uygun Olmayan Numune Takip Formu na kaydeder. Analiz numunesinin Laboratuvara kabulünden sonra numune üzerinde meydana gelen anormallikler ve sapmalar, İlgili Birim personeli tarafından Analiz Detay Defteri ne kaydedilir. Müşterinin geri bildirimine göre analize devam edilip edilmeyeceğine karar verilir. Evrakları eksik olan numunelerin evrakları tamamlanıncaya kadar gerekli saklama koşullarında bekletilir. Eksiklikleri tamamlanmayan numuneler 3 gün bekletildikten sonra firma ile tekrar temasa geçilerek konu hatırlatılır. Daha sonraki 10 gün içerisinde eksikleri tamamlanmadığı takdirde, NKR Birim Sorumlusu tarafından NKR/5.8.FR/05 No lu Numune İade Formu doldurularak ulaşım bedelleri ile birlikte iade edilir. 5.2.2.4. Şahit Numune Şahit numunelerin saklama süresi, kirlilik olmayan toksin analizi numuneleri için 5±3 ⁰ C de 2 hafta, belirlenen limitlerin üzerinde toksin tespit edilen numuneler (negatif şahit numune) için ise -
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 7 / 11 18±3⁰C sıcaklıkta 1 aydır. Analiz sonucunun olumlu çıkması durumunda kalan numune isteniyorsa müşteriye iade edilir. Analiz sonucu olumsuz çıkan numuneler, iade edilmez. Analiz sonucunda kalan toksinli örnekler ve de imha tarihi gelmiş toksinli şahit numuneler NKR Birim Sorumlusu tarafından uygun bir ambalaja konularak ağzı sıkıca bağlanır. Üzerine numune kodları ve TOKSİNLİ ibaresi yazılıp imha edilene kadar muhafaza edilir. Mikrobiyolojik analiz numuneleri muhafazaya uygun olması durumunda, dondurulmuş ürünler için -20±3⁰C, diğer ürünler için, 5±3⁰C de 1 hafta muhafaza edilir. Kimyasal ve Fiziksel Analiz Laboratuvarı numuneleri, muhafazaya uygun olması durumunda 5±3⁰C sıcaklıkta 2 hafta süre ile muhafaza edilir sonra imha edilir. Şahit numune gelmediği durumlarda analiz tekrarı yapılabilmesi için analizde kullanılan numuneden kalan, şahit numune olarak uygun şartlarda yukarıda açıklanan sürelerle muhafaza edilir. Şahit numune gelmemişse ve müşteri kalan numunenin iadesini istemişse, analizin tekrar yapılabileceği kadar numune alınarak, kalan numune müşteriye iade edilir. Şahit numuneler muhafaza süreleri bittikten sonra imha edilir. NKR/5.8.FR/10 No lu Numune İmha ve İade Takip Formu ile NKR Birim Sorumlusu tarafından takip edilir. 5.2.2.5. Validasyon Numuneleri NKR Birim Sorumlusu tarafından validasyon numunelerinin uygunluğuna bakılır. Numune uygunsa kaydı NKR Birim Sorumlusu tarafından özel istek ve resmi numunelerin kaydedildiği Genel Numune Kayıt Defteri nden ayrı ancak aynı formatta bir deftere kaydedilir. Validasyon numuneleri, Numune İzleme Sistemi ne girilmez. 5.2.2.6 Yeterlilik ve Karşılaştırma Deneyi Numuneleri Yeterlilik ve karşılaştırma deneyleri numuneleri ön yazı veya bilgilendirme ile gelir. NKR Birim Sorumlusu tarafından uygunluğuna bakılır. Numune uygunsa, NKR Birimi Sorumlusu tarafından Genel Numune Kayıt Defteri ne özel istek analiz olarak kaydedilir. Gelen numunenin uygun olması durumunda NKR Birim Sorumlusu tarafından bilgiler NKR/5.8.TA/02 No lu Numune İzleme Sistemi Kullanma Talimatı na uygun olarak Numune İzleme Sistemi ne girilir. 5.3.NUMUNE ANALİZ ÜCRETİNİN HESAPLANMASI, ÜCRET TAHSİLİ VE EVRAK KAYIT Talep edilen analizlerin ücretleri, o yıl Bakanlığın belirlemiş olduğu fiyat listesine göre Numune Kabul ve Raporlandırma Birimi tarafından hesaplanır. (NKR/5.4.HD/01 No lu Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlükleri Döner Sermaye İşletmeleri Birim Fiyat Listesi) Resmi istek analizlerinde ücretlendirme evrakın arkasına yazılır. Fatura düzenlenerek firmaya toplam ücret bildirilir. Özel istek analiz ücretlerinde yapılacak herhangi bir iskonto Laboratuvar Müdürü tarafından belirlenir.
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 8 / 11 Numune Kabul Birimi ücret bilgisini hesapladıktan sonra NKR/5.8.FR/01 Analiz İstek Formu nda belirtilerek müşteriye tebliğ eder. Analiz ücreti ilgili banka hesabına yatırıldıktan sonra, banka dekontunun faksı ya da e-maili beklenir. Analiz ücretinin 5 gün içerisinde yatırılması istenir. Bu süreçte numune gerekli saklama koşullarında muhafaza edilir. Süre sonunda analiz ücreti yatırılmadığı takdirde numune müşteriye ulaşım masraflarını karşılayacak şekilde NKR/5.8.FR/05 No lu Numune İade Formu ile iade edilir. Ödeme elden ya da banka transferi ile yapıldıktan sonra numunenin analizine başlanır ve de laboratuvarımızca faturalandırma işlemi gerçekleştirilir. Müşteri herhangi bir nedenle analizin durdurulmasını talep ederse analiz ücreti geri iade edilmez. NKR/5.8.FR/01 No lu Analiz İstek Formu nda müşterinin belirtmiş olduğu teslim şekline göre fatura teslim edilir. 5.4.NUMUNE HAZIRLAMA KODLAMA VE KAYIT Resmi numunelerde, numune kabul tarihi, numunenin ambalaj durumu, numuneyi teslim alan kişi, sıcaklığı, hangi laboratuvara gönderileceği numuneye ait tutanağın arka sayfasına NKR birimi çalışanları tarafından yazılır ve kontrol edilir. Gelen numunenin uygun olması durumunda NKR Birim Sorumlusu tarafından numune ve müşteri bilgileri Numune İzleme Sistemi ne girilir. Numuneler, Genel Numune Kayıt Defteri numara verilerek kayıt edilir. Genel Numune Kayıt Defteri, NKR/5.8.FR/03 No lu Genel Numune Kayıt Formu na göre hazırlanır. Gelen numunenin kodlanması aşağıdaki gibidir:../0001 Numune sıra no Yıl Validasyon numunelerinin numaralandırılması aşağıdaki gibidir: Numune laboratuvarda bulunduğu süre içerisinde imha edilene kadar bu numune kodu ile tanımlanmaktadır. Numune kodu aynı zamanda ilgili numune için hazırlanan Muayene ve Analiz Raporunun da numarasıdır. Böylece numunelerin herhangi bir şekilde karışmalarının önüne geçilmiş olur.
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 9 / 11 Numunenin üzerindeki etikete hangi analizlerin yapılacağı sırası ile yazılır. Böylece numunenin çalışıldığı birimden hangi birime geçeceği belli olmuş olur. Gelen numunelerden orijinal ambalajlı olanlar firma ve numune adı görünmeyecek şekilde siyah bantla kapatılır. İlgili analizlerin yapılacağı birime gönderilene kadar numuneler için gerekli muhafaza şartları sağlanır. 5.5.KODLANMIŞ NUMUNENİN DAĞITIMI, TAŞINMASI VE TESLİM EDİLMESİ Kodlanmış numune, talep edilen analizlere göre ilgili birimlere NKR/5.8.FR/09 No lu Numune Teslim Formu imzalatılarak teslim edilir. Bu formda numunede yapılacak analizler ve diğer durumlar de belirtilir. Numune tek parça halinde gelmişse ve numunenin birden fazla laboratuvarda analizi yapılacaksa NKR Birim Sorumlusu, analiz önceliğine göre numuneyi ilgili analiz birimine teslim eder, çalışma bittikten sonra kalan numuneyi alır. Kalan numuneyi, numunenin analiz yapılacağı diğer analiz birimlerine sırasıyla iletir. Bu teslimlerde, NKR/5.8.FR/09 No lu Numune Teslim Formu ile kayıt tutulur. 5.6. NUMUNEYE AİT VERİLERİN KAYDEDİLMESİ Analizi yapılan numuneye ait veriler ve hesaplamalar, KLS/5.8.FR/01 No lu Analiz Detay Formu na göre hazırlanan Analiz Detay Defteri ne analizi yapan kişi tarafından kaydedilir. 5.7.NUMUNENİN MUHAFAZASI, İADESİ VE İMHASI Analiz sonucu uygun olan numunelerin kalan kısmının NKR/5.8.FR/05 No lu Numune İade Formu düzenlenerek müşteriye iade edilebileceği, analiz sonucu olumsuz çıkan, dondurulmuş, işlenmiş ürünler ve tamamı analizde kullanılan numunelerin iadesinin söz konusu olmayacağı müşteriye bildirilir. NKR/5.8.FR/01 No lu Analiz İstek Formu nda kalan numunenin iadesi talep edilmişse; ilgili numuneye ait Muayene ve Analiz Raporu ile beraber kalan numune NKR/5.8.FR/05 No lu Numune İade Formu müşteri tarafından imza karşılığı teslim edilir. Ayrıca iade edilen numune takibi NKR/5.8.FR/10 No lu Numune İmha ve İade Takip Formu ile NKR Birimi tarafından yapılır. Firma uzakta ise; NKR/5.8.FR/05 No lu Numune İade Formu doldurularak müşteriye fakslanır ve onaylanması sonrasında tekrar tarafımıza iletilmesi istenir. Bu onay doğrultusunda kalan numune ulaşım giderleriyle birlikte müşteriye kargo yapılır. Müşteri kalan numuneyi almaktan vazgeçerse numune imha edilir. Analizi biten, raf ömrü ve muhafaza süresi dolan numuneler NKR Birimi Sorumlusu tarafından kullanılamayacak hale getirilerek imha edilir. Toksinli numunelerin imhası ise KLS/5.3.TA/05 Atıkların İmhası Talimatı na göre gerçekleştirilir. Numune imhasının takibi NKR/5.8.FR/10 No lu Numune İmha ve İade Takip Formu ile NKR Birimi Sorumlusu tarafından yapılır.
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 10 / 11 6.ATIF YAPILAN DOKÜMANLAR KLS/5.6.FR/06 No lu Cihaz Sıcaklık Kontrol Formu KLS/5.3.FR/02 No lu Temizlik Takip Formu NKR/5.8.FR/01 No lu Analiz İstek Formu NKR/5.8.FR/07 No lu Numune Ret Formu KLS/4.9.PR/01 No lu Uygun Olmayan Deney İşleminin Kontrolü Prosedürü NKR/5.8.FR/08 No lu Hızlı Alarm Takip Formu NKR/5.8.FR/04 No lu Uygun Olmayan Numune Takip Formu NKR/5.8.FR/05 No lu Numune İade Formu ile KLS/5.3.TA/05 Atıkların İmhası Talimatı NKR/5.4.HD/01 No lu Gıda Kontrol Laboratuvar Müdürlükleri Döner Sermaye İşletmeleri Birim Fiyat Listesi KLS/5.6.FR/12 No lu Tolerans Limitleri Formu NKR/5.8.TA/01 No lu Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi Kullanma Talimatı NKR/5.8.TA/02 No lu Numune İzleme Sistemi Kullanma Talimatı KLS/4.4.PR/01 No lu Taleplerin Tekliflerin ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi Prosedürü KLS/4.4.FR/03 No lu Analiz Şartları Formu NKR/5.8.FR/03 No lu Genel Numune Kayıt Formu NKR/5.8.FR/09 No lu Numune Teslim Formu NKR/5.8.FR/10 No lu Numune İmha ve İade Takip Formu KLS/5.8.FR/01 No lu Analiz Detay Formu NKR/5.8.FR/11 No lu Numune Beyan Formu KLS/4.4.FR/01 No lu İç Yazışma Formu 7.REVİZYON DURUMU No 02 Tarihi 02/08/ 2013 Yapılan Madde 5. Nedeni 5.2.1. maddesinde özel ve resmi numunelerin kabulünde gerekli evraklar belirtildi. 5.2.2.1 maddesinde NKR/5.8.FR/03 No lu Numune Kayıt Formu na atıf yapıldı. 5.2.2.2. başlığında işleyiş açıklandı. 5.2.2.4. Şahit numune gelmediği durumlarda ne yapılacağı açıklandı. 5.4. Numunenin analiz için teslimine kadar gerekli şartlarda muhafaza edileceği tanımlandı. 5.5. başlığında işleyiş daha açık anlatıldı. 5.6. başlığında yeni oluşturulan NKR/5.8.FR/10 No lu Numune
KLS/5.8.PR/01 01/10/2012 06/09.05.2014 11 / 11 No 03 04 05 06 Tarihi 09/09/ 2013 02/01/ 2014 18/02/ 2014 09/05/ 2014 Nedeni Yapılan Madde İmha ve İade Takip Formu na atıf yapıldı. Şahit numune gelmediğinde analizi yapılan numunenin şahit olarak saklanacağı belirtildi. 6. Atıf yapılan yeni dokümanlar eklendi 7. Durumu maddesi eklendi. 5. 5.2.2.5. Validasyon numuneleri açıklandı. 5.2.2.6. Yeterlilik ve karşılaştırma deneyi numuneleri açıklandı. 5.4. Validasyon numunelerinin kodlanması açıklandı. 5.6. Numuneye ait verilerin kaydedilmesi açıklandı. 6. KLS/5.8.FR/01 No lu Analiz Detay Formu eklendi. 5.2.1.3.Numune Miktarı başlığı eklendi. Bazı numunelerde, asgari numune miktarlarında değişiklik yapıldı. Asgari numune 5. miktarından az gelen numune olması durumunda yapılacaklar açıklandı. 5.2.2.4. başlığında şahit toksin numunelerinin saklama süreleri değiştirildi. 6. NKR/5.8.FR/11 No lu Beyan Formu eklendi. 5.2.2.3. Uygun Olmayan Numuneler bölümünde, 5. laboratuvarlar tarafından NKR birimine bildirimin şekli tanımlandı. 6. KLS/4.4.FR/01 No lu İç Yazışma Formu atıf yapılanlara eklendi. 5.2.1.3. Mikrobiyolojik analizler için gerekli asgari numune 5. miktarı kısmına ekleme yapıldı. Mikrobiyolojik analizlerde değerlendirmek için 5n li çalışma yapılması tanımlandı. Numunelerin kabulü için yeni kriterler tanımlandı. 6. NKR/5.8.FR/11 No lu Beyan Formu NKR/5.8.FR/11 No lu Numune Beyan Formu olarak değiştirildi.