T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ÇİZELGESİ Revizyon Tarihi: 05 Mart 2014 Standart Kod No: KOS 4.1 PERSONEL ADI SOYADI GÖREVİ İŞ TANIMI AYCİL DOĞAN SEKRETER Daire Başkanının istediği yazıları yazmak ve dosyalamak, Başkanlığın telefon santraline bakmak, gelen telefonları personele aktarmak, Başkanlıktan istenen telefonları bağlamak, Başkanlığa gelen faksları ilgili personele ulaştırmak, Başkan ile personel arasında koordinasyonu sağlamak. Ayrıca Başkanın vereceği görevleri yapmak. BAŞKAN ŞADİYE YILMAZ Ödeme Emri Belgesini Gerçekleştirme Görebvlisi ve Harcama Yetkilisine sunulmadan önce inceleyip çek etmek, Ödeme yapılmak üzere gönderilen evrakları incelemek, Hatalı olanları tespit edip, evrakı düzenleyenlerle koordineli olarak gereğini yapmak, Tahakkuk ile ilgili bilgileri güncel olarak takip etmek, Hakediş dönemlerinde taşeron çalışanlarına ait bilgilerin dahilinde (işten ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu vb) olanların; ilgili kanunlarına uygun bilgilerini sürekli güncel olarak tutmak, Ödeme evrakları üzerinde tahakkuka bağlanmış ödeme yapılmasına esas ön mali kontrolünü önceden mevzuatlarına uygun olarak hazırlanmış "Ön Mali Kontrol Çizelgesi" ne uygun olarak TAHAKKUK MEMURU yapmak, incelemek, Hatalı ödeme yapılmasını önlemek için her türlü tedbiri almak hassas ve riskli görevlerin bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, İhaleli işlerde mevzuatı dahilinde taahhüt işlem dosyasında bulunması gereken evrakların tam ve eksiksiz olarak bulunmasını sağlamak Başkanın verdiği diğer görevleri yapmak. NİHAL AYDIN (ŞEF) YILDIZ İPEK FATİH KELEŞ HARCIRAH ve ÖN ÖDEMELER Sürekli Görev Yollukları: Emekli:emekli olan personele emekli yolluğu (tazminat) hazırlanması, Nakil gelen personel yolluğu:nakil gelen personelin kendisine ve bakmakla yükümlü kişilere yolluk yapılması çeşitli avans ve krediler, Kamu İhale Kurumu (KİK): Genel Sekreterlik, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı ilan bedeli Bilirkişi (İstanbul Ticaret Odası) Noter Avansı Seyahat Kartları: Genel Sekreterlik, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Yurtdışı Yollukları: Üst Yönetim ve İdari Mali İşler Daire Başkanlığı yollukları İMİD personeli tarafından hazırlanır. Yurtiçi Üst Yönetim Yollukları: Yurtiçi geçici yollukları ve yurtdışı geçici görev yollukları Yurtiçi Yollukları: Yurt içi görev yollukları Üst Yönetim Yurtdışına Yapılan Transferler: Üniversitemiz üyelik aidatları Kamu İş Aidatı Ödemesi Yök Bursları: Üniversitemiz ve birimlerinin Okutman, Arş.Görevlisi, Arş.Görevlisi Dr., Yrd.Doç.Dr.,Doç. ve Prof.Dr.yök bursu ile yurtdışına gidip dönenler. Devlet Malzeme Ofisi (DMO) : Demirbaş ve kırtasiye alımları kredi olarak hazırlanması.
HÜSEYİN AYDIN HAKAN ÖZTÜRK BÜTÇE İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bütçesinin hazırlanması amacıyla her yıl Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün web sitesinde Bütçe çağrısı ve ilgili döneme ait Bütçe Hazırlama Rehberi (Taslak) doğrultusunda işlem yapmak Analitik bütçe sınıflandırmasını yapmak, Bütçenin üçer aylık dönemler halinde etkin takibinin yapılması ve Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün 27.01.2009 tarihli ve B.07.0.BMK.0.06.12/390-968 sayılı 2009 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesi (Sıra No: 2)gereğince üst yönetime bütçe durumuyla ilgili üçer aylık rapor yazılması, gelecek talimatlar çerçevesinde bütçe ve harcama durumunun şekillenmesi konusunda gerekli önlemleri almak, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığında gerçekleştirilen işlerle ilgili her türlü ek ödenek, ödenek gönderme belgesi icmali, tenkis belgesi icmali, tertipler arası aktarma ve eksiltme işlemleri, kira gelirleri, bağışlar vb.. gelirlerin dağılımla ilgili yazışmaları yürütmek, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının doğrudan temin limitinin ektin takibi ve ilgili personelin limit konusunda uyarılması limitin aşılmaması için gerekli tedbirleri almak İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına ait faaliyet raporları, brifing raporları, hizmet envanteri ve kamu hizmet standartlarının oluşturulması, stratejik plan hazırlanması, kalite yönetim sistemi çalışmalar ile ADEK kapsamında yürütülen çalışmalarda ilgili yazışmalar ve raporları hazırlamak İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı içerisinde Koordinatörlük kapsamında Kamu İç Kontrol Standartları Eylem Planı çalışmaları, kontrol ortamı standartları, etik kurul çalışmalaları, risk belirleme ve değerlendirme standartları, bilgi ve iletişim standartları çalışmaları ile ilgili İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Komisyonu Üyeliği Her yıl sene başında Sermaye tertiplerinde yapılacak alımlar için Detay Programını oluşturmak ve bu amaçla Üniversitemiz tüm birimlerinden gelen Teknik Şartname ve Proforma Faturalarla birlikte Birimlerin alım taleplerine ilişkin gerekçelerin değerlendirilmesi neticesinde liste oluşturmak ve Rektörlük Makamına sunmak. 2014 yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Kararın 5. maddesine istinaden süresi içerisinde Kalkınma Bakanlığına bildirilmek üzere Üniversitemiz Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığına Detay Programını bildirmek, Sermaye tertiplerinde yapılacak her bir alım için Detay Programı bağlanmadan alım yapılmaması için her türlü gerekli önlemleri almak. OSMAN YEŞİLTEPE SÜLEYMAN YILDIRIM SALMAN BAL Aylık maaş yapımı, Personelin okul bitirmesi ve kadro değişikliği nedeniyle oluşan maaş farkları, Derece terfi kıdem işlenmesi, Personelin tenkis-tahsis yer değiştirme işlemleri, Personelin özel durumlarının değişmesi durumunda aile yardımı alınıp işlenmesi, Nakil gelen, ücretsiz izinden dönen personelin maaşlarının yapılması, ücretsiz izine ayrılan ve istifa eden personele borç çıkarma evraklarının hazırlanması, Rektörlük birimine bağlı Genel Sekreter, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, İç Denetim Birim Başkanlığının emekli keseneklerinin internet üzerinden onaylanması, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi, Gelen personele maaş belgesi düzenlenmesi, Okul vs. İlgili kurumlara 1 yıllık maaş belgesi verilmesi, maaş mutemedi. MAAŞ ve PERSONEL Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından alınan ödeme mektubu Bilgi İşlem Daire Başkanlığına ve bankaya gönderilmesi ve mail işlemlerinin yapılması, İşçi maaşlarının puantajlarınlarının toplanması ve işlenmesi, İmza takip işlemleri. Cerrahpaşa, Veteriner, Orman, Fen, Edebiyat Fakülteleri ve Öğr. Yem. Md.lüğü işçilerinin tüm ödemelerinin kontrolü ve paraf işlemleri, Genel Sekreterlik, Üst Yönetim, Diğer Merkezler, Diğer Bölümler, İç Denetim Birimlerinde Gerçekleştirme Görevlisi,
ÖZLEM ATAR (WEB SORUMLUSU) MAAŞ ve PERSONEL Personelin icra, kefalet, sendika, özel hayat sigorta işlenmesi, nakil gelen, ücretsiz izinden dönen personelin maaş yazışmaları, Ücretsiz izne ayrılan ve istifa eden personelin borç çıkarma yazışmaları, Kurum içi ve kurumlar arası nakil giden personele nakil düzenlenmesi, işçi maaşları ve ikramiye yapılması ve sigortaların onaylanması, İşçi raporlarının internette s.g.k.na işlenmesi, işçilere ait 2 tam sendika ikramiyesi, 4 yarım devlet ikramiyesinin hazırlanması, üniversitenin tüm işçilerinin aylık yemek yardımı ödeme bordrosu, cerrahpaşa, veteriner, orman, fen, edebiyat fakülteleri ve öğr.yem.md.lüğü işçilerinin tüm ödemelerinin kontrolü ve paraf işlemleri, Banka ile üniversitemizin yapacağı maaş protokol anlaşmalarında birimlere yazı yazılması, gelen personele maaş belgesi düzenlenmesi, okul vs. İle ilgili kurumlara 1 yıllık maaş belgesi verilmesi, Hukuk müşavirliğinden gelen mahkeme yazılarına cevap verilmesi, 1988-2000 yıllarında kesilen tasarruf teşvik personel hesapları ile ilgili bilgi ve belge verilmesi, 1987-1995 yılları arası konut edindirmeden yararlanan personelin bilgi ve belgelerinin işlenmesi, itirazların değerlendirilmesi, yazışmalar. Başkanlık EBYS Sistemi ve Web sorumlusu, AYFER ŞİŞLİ HÜLYA BOZKIRAN (ŞEF) MEHMET KIVANÇ AYCİL DOĞAN AYFER ŞİŞLİ NACİ ÖNGEL TAŞINMAZLAR TAŞINIR KAYIT KONTROL Başkanlığımız personelinin göreve başlama, terfi, görevden ayrılma, izin gibi özlük işlemleri, Üniversitemiz mülkiyetindeki taşınmazlar, bağışlar, tahsisler vs. Üniversitemiz taşınmaz envanterinin tutulması, bedelli tahsis edilen taşınmaz malların ödemeleri, Üniversitemiz adına kamulaştırma işlemlerinin takibi, Taşınırların giriş işlemleri, diğer birimlere devirleri, tüketim malzemelerinin 2 aylık dönemler halinde strateji geliştirme daire başkanlığı'na bildirilmesi, Yıl sonunda giren ve çıkan taşınır listelerinin strateji geliştirme daire başkanlığı ile tutturularak sayıştay başkanlığı'na gönderilmesi, Üniversitemize ait araçların hurdaya ayrılma işlemleri, her yıl sonunda araçlara yapılan masrafların yök başkanlığı'na bildirilmesi, Mal Alımları Muayene Komisyonunda asil üye, Hizmet Alımları Muayene Komisyonunda yedek üye. Hurda bayrak işlemlerinin yapılması, Rektörlük ve bağlı birimlerdeki işçi ve memurların ayni giyim yardımı işlemleri, Başkanlığımız personelinin göreve başlama, terfi, görevden ayrılma, izin gibi özlük işlemleri, Ayniyat ile ilgili yazışmalar, Üniversitemizde kullanılan resmi mühür ve soğuk damga yazışmaları, Araç giriş kartı işlemleri, Milli savunma bakanlığı ile fakültelerde bulunan haritalar ile ilgili yazışmalar. YÜKSEL TÜRK Rektörlük merkez ambara alınan malzemelerin teslim alınması, yerleştirilmesi, diğer birimlere dağıtımı, ambarın düzenlenmesi, azalan malzemelerin satın alınması için bildirilmesi. SONGÜL GÜLŞEN EVRAK DAĞITIM Giden Evrak: Birimimizde yazılan yazılara EBYS tarafından verilen sayıları zimmet defterine işleyip ilgili birimlere göndermek üzere Yazı İşleri ve Genel Evrak Müdürlüğüne göndermek. Gelen Evrak: Yazı İşleri ve Genel Evrak Müdürlüğünden ve Başkanlıklardan gelen evrakların imza karşılığı alınması ve EBYS tarafından verilen sayıların kaydedilerek ilgili birimlere teslim edilmesi. SABRİYE TÜNAL İCRA YAZIŞMALARI KİMLİK PAYLAŞIM SİSTEMİ İcra yazışmaları,
PERSONEL ADI SOYADI GÖREVİ İŞ TANIMI HATİCE ÜNAL SERPİL TEMİZ SEHER CAN ÇEVİK MERAL GÖKDELİ MERVE GERGİN DURSUN UĞUR HÜSEYİN KÖKLÜ MURAT UYAR SATINALMA-HİZMET Hizmet alımlarına ilişkin elektronik haberleşme, personel taşıma, güvenlik hizmet alımı, temizlik hizmet alımı ihale öncesi hazırlık çalışmaları, Ekap sistemine giriş yaparak idari şartname ve sözleşmelerini hazırlama, İhale öncesi ve sonrası ihale evraklarının hazırlama, Ön mali kontrol için ihale dosyasını strateji daire başkanlığına gönderme, KİK şikayetlerinde dosya hazırlayarak gönderme, Güvenlik hizmet alımı ödemeleri ve yazışmaları, Temizlik hizmet alımı ödemeleri ve yazışmaları, Güvenlik hizmet alımı ödemeleri ve yazışmaları, Temizlik hizmet alımı ödemeleri ve yazışmaları, Personel taşıma ödemeleri ve yazışmaları, personel taşıma hizmetinin yürütülmesinde şartnameye uygunluğun sağlanması, ÜLKÜ BAĞ FATİH YILMAZ SATINALMA Elektronik, Haberleşme, İhale Evraklarının Hakediş Ödemelerinin Düzenlenmesi, NÜKET YETEN PERSONEL ADI SOYADI GÖREVİ İŞ TANIMI HÜLYA BOZKIRAN İLHAMİ DELİBAŞ MEHMET KIVANÇ SERPİL TEMİZ MERAL GÖKDELİ MERVE GERGİN SEHER CAN ÇEVİK KİRALAMA SATINALMA MAL 2886 sayılı Devlet İhaleleri Kanunu'na tabi kira ve sözleşme süreçlerinin takip edilmesi, Üniversitemiz taşınmazlarının ihale usulüyle kiraya verilmesi işlemleri, Taşınmazların gelirlerinin takip edilmesi, Mal alımlarına ilişkin ihale öncesi hazırlık çalışmaları, Ekap sistemine giriş yaparak idari şartname ve sözleşmelerini hazırlama, İhale öncesi ve sonrası ihale evraklarının hazırlama, Ön mali kontrol için ihale dosyasını strateji daire başkanlığına gönderme, KİK şikayetlerinde dosya hazırlayarak gönderme, Mal alımları ile ilgili muayene komisyonları ilgili birimden yazışma yaparak muayene ve kabul işlemlerini sağlamak, İhalelere yönelik şikayetleri cevaplamak, ÜLKÜ BAĞ, FATİH YILMAZ Her türlü elektrik, su, doğalgaz tüketim giderleri ile ödemelerinin yapılması, elektronik, haberleşme, basın ilan ödemeleri ve sözleşmeleri ve bunlardaki dönüşümlü ödemelerin takibinin yapılması
NÜKET YETEN SEDAT KÜÇÜKLER (ŞEF) SERKAN AKBABA MEHMET ÇAĞIRTEKİN SATINALMA MAL SATINALMA DOĞRUDAN TEMİN Akaryakıt ihale evrak ve yazışmalarının yapılması ve hakediş ödemelerinin düzenlenmesi, Üniversitemiz mal ve hizmet alımları, doğrudan temin evraklarının hazırlanması, muayene kabul işlemlerinin yapılması, evrakların hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi ve gerekli yazışmaların yapılması, HATİCE ÜNAL NÜKET YETEN ŞUBE MÜDÜRÜ ŞUBE MÜDÜRÜ ŞUBE MÜDÜRÜ ONAY DAİRE BAŞKANI DURSUN AKTAĞ