İçindekiler Tablosu PERSONEL TAKİP PROGRAMI..3 1.Özellikler.3 2.Kullanım..4 2.1. Çalışma Takvimi..5 2.2. Giriş ve Çıkışlar.6 2.3. İzin ve Tatil..7 2.4. Personel 8 2.5. Rapor 11 2.5.1. Günlük Rapor Durumu...11 2.5.2. Personel İçeride Olan..12 2.5.3. Personel Raporu.13 2.5.4. Puantaj Durum Raporu..13 2.5.6. Personel Çalışma Raporu..14 2.6. Tanımlamalar.14 2.6.1. Çalışma Grupları..15 2.6.2. İş Yerleri.16 2.6.3. İzin Tipleri.16 2.7. Terminal.17 2
PERSONEL TAKİP PROGRAMI Personel Takip web tabanlı bir programdır. Personelin giriş kayıtlarının kolay ve hatasız olarak alınmasını; alınan bu kayıtların izlenmesi ve rapor edilmesini sağlayan bir sisteme sahiptir. Giriş çıkışların alınmasını sağlayan cihazlar (parmak izi okuyucu, yüz tanıma, proximity temassız kart okuma, şifreli geçiş vb.) vasıtasıyla alınan kayıtların güvenli bir ortamda depolanması ve bu kayıtların bir yazılım aracılığı ile yönetilmesini kapsar. 1.Özellikler 1. Programı tek bilgisayarda kurarak, diğer tüm bilgisayarlardan erişimi sağlanır. 2. Güvenlidir ve MSSQL veri tabanını kullanır. 3. Optimize edilmiş ara yüzü sayesinde işlemlerinizi hızlı bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlar. 4. Kullanımı ve yönetimi kolaydır. 5. Sınırsız sayıda ve farklı özelliklerde PDKS cihazı tanımlanabilir. 6. Sınırsız çalışma takvimi tanımlanabilir. 7. Yetkilendirme özelliği ile kullanıcıların ulaşabileceği ekranlar belirlenebilir. 8. Web tarayıcıların hepsinden programa erişim sağlanabilir. 9. Çalışma grupları alanı ile personelin dahil olacağı vardiya seçilebilir. 3
2.Kullanım Program yüklendikten sonra kullanıcı giriş sayfası gelir. Daha önceden tanımlanmış olan e-posta ve şifre ile giriş yapılır. 4
Ana menüler Çalışma Takvimi, Giriş ve Çıkışlar, İzin ve Tatil, Personel, Rapor, Sayfa Yönetimi, Tanımlamalar ve Terminal dir. Ana sayfada Personel ve Terminal olmak üzere iki alan bulunur. Programa birden fazla iş yeri, departman ve personel tanımlanabilir. Bu sayfada tanımlanmış olan iş yeri, personel sayısı, terminal bilgileri ve personel çalışma durumunu gösteren grafik bulunur. 2.1. ÇALIŞMA TAKVİMİ Bu sayfada personellerin haftalık vardiyaları listelenir. Program personelin vardiyasına göre çalışma saatlerini değerlendirir ve çalışma gruplarında gösterilmesini sağlar. İş yeri, departman ve tarih bilgileri ve neye göre çalışacağı seçilir. Personelin üzerinde tanımlı olan vardiyaya göre çalıştığı belirtilir. İstenilen günlerin altında bulunan alanlara tıklanarak bu bilgi eklenebilir ve tekrar aynı alana tıklanarak bu bilginin kaldırılması sağlanır. Sağ üstte bulunan buton, bir sonraki hafta içinde aynı düzenlemeler yapılacaksa önceki haftanın bilgisinin aynısını gelecek hafta için de kopyalayarak yapıştırılmasını sağlar. 5
2.2. GİRİŞ VE ÇIKIŞLAR Personelin giriş ve çıkışlarının görüldüğü ve düzenlenebildiği alandır. İş yeri, departman, personel ve tarih seçilerek filtreleme yapılabilir. Personelin giriş, çıkış işlemleri ve izinleri tanımlanabilir. Hatalı geçişler düzeltilebilir. Kırmızı satırlar eksik geçiş olduğunu, sarı satırlar personelin birden fazla vardiyası olduğunu ve mavi satırlar personelin izinli olduğu bilgisini belirtmek için konulmuştur. İzin ve tatil menüsünden girilen bilgiler bu alanda gözükür ve bu ekranda da izin ve tatil menüsünden yapılan işlemler yapılabilir. Girilen bilgilerin kayıt olması kaydet butonu ile sağlanır. Giriş ve çıkış bilgileri manuel olarak düzenlenebilir ya da satırın en sonunda bulunan buton ile otomatik olarak programa doldurtulabilir. Program bu bilgiyi personelin kaydında bulunan giriş çıkış saatlerinden alır. Sol üstte bulunan buton ile sayfada bulunan veriler görünür. Bunun sebebi giriş çıkış bilgilerinde herhangi bir yanlış bilgi durumunda fazla olan bilginin silinebilmesidir. Excel formatında rapor alınabilir. 6
2.3. İZİN VE TATİL Personele ait tanımlanmış izinlerin görüntülenebildiği kısımdır. Yeni izin tanımları da sağ üstte bulunan buton ile yapılabilir. Bu alana personel ekranında bulunan butondan da ulaşılabilir. Butona basıldığında izin ekle penceresi açılır. İzin bilgileri girilerek iş yerindeki tüm personel, departmandaki tüm personel veya sadece ilgili personel için izin tanımlanabilir. İzinler iki tarih aralığında girilebileceği gibi saatlik de girilebilir. Kapsam belirtirken seçenekler sayesinde filtreleme yapılabilir. Saatlik izin ver checkbox ı seçildiğinde kullanıcı saat aralığı seçerek saatlik te izin verebilir. 7
Bana haber ver checkbox ı işaretlendiğinde program kullanıcının tanımladığı zamanda bilgilendirme yapar. Bu bilgilendirme, ana sayfa da kırmızı bir şerit halinde uyarı ve kayıtlı e-postaya mail göndermedir. 2.4. PERSONEL Sistemde kayıtlı olan personellerin hangi departmana ve iş yerine kayıtlı olduğu görülür. İş yeri, departman, personel, eşleştirme ve çalışma durumuna göre filtreleme yapılabilir. Sağ tarafta bulunan butonlar ile personel giriş çıkışları, personellerin izin tanımlamaları, işe alım ve işten ayrılış tarihleri tanımlanabilir. Sağ üstte bulunan buton ile yeni personel kaydı yapılabilir. Butona tıklanıldığında yeni bir pencere açılır. Bu pencerede yeni personelin temel, özlük ve kullanıcı bilgileri girilir. Bu alandan var olan personellerin bilgileri üzerinde de düzenlemeler yapılabilir. 8
Butona basıldığında aşağıdaki görsel açılır. Giriş Çıkış Butonu: Personelin seçilen tarih aralıklarına ait giriş-çıkış zamanlarının gösterildiği alandır. Boş olan satırların sonunda OFF yazılıdır bu personelin o günlerde izinli olduğu anlamına gelir. Personel izin butonudur. 9
İzin ve tatilde yapılan tüm işlemler burası içinde geçerlidir. Personel işe alım ve işten ayrılma bilgilerinin açılmasını sağlar. Sağ üstte bulunan butonla çalışma durumu ve tarih bilgileri seçilerek bu bilgiler kaydedilebilir. Kaydedilen bilgiler aşağıda listelenir. 10
2.5. RAPOR Rapor kısmında günlük rapor durumu, personel içeride olan, personel raporu, personel durum raporu ve toplam çalışan raporu alt menüleri bulunur. 2.5.1. Günlük Rapor Durumu Sol üstte bulunan butonla ekran genişletilebilir. 11
İlgili iş yeri ve departmandaki personeller veya seçilen personel için seçilen aydaki günlük çalışma durumlarının gösterildiği raporlardır. Listenin sonunda toplamda o ay kaç personel çalışmış, personeller ne kadar izin kullanmış ne kadar maaş ödenmiş bu bilgiler yer alır. Bu bilgiler Excel e rapor olarak indirilebilir. 2.5.2. Personel İçeride Olan Çalışmasını sürdüren, çıkış bilgileri olmayan personellerin listesi görülür. İş yeri, departman ve personel seçilerek filtreleme yapılabilir. Excel olarak raporlanabilir. 12
2.5.3. Personel Raporu Personellerin çalışan, ayrılan ve pasif bilgilerinin listelendiği alandır. İş yeri, departman ve personel seçilerek filtrelenebilir. Excel olarak raporlanabilir. 2.5.4. Puantaj Durum Raporu Personellerin puantajları gösterilir. İş yeri, departman, personel ve dönem seçilip filtrelenelerek personelin ne kadar çalıştığı ne kadar maaş ödeneceği gibi bilgilerin görüntülendiği rapor ekranıdır. Aynı rapor günlük rapor durumu alanında da vardır. Excel olarak raporlanabilir. 13
2.5.5. Personel Çalışma Raporu Personellerin seçilen aralıktaki toplam çalışma raporlarını verir. Yemek arası için belirtilen süre program tarafından otomatik olarak toplam sayıdan düşülür. Excel olarak raporlanabilir. Tablonun en sonunda bulunan kısaltmalar FM- Fazla Mesai, HT- Haftalık Tatil, 11SU- 11 Saat Çalışma Ücreti, RT- Resmî Tatil dir. 2.6. TANIMLAMALAR Cihaz, Çalışma Grupları, Departmanlar, Harici Program Ent., İş yerleri, İzin Tipleri, Kullanıcı Tipleri, Kullanıcılar, Puantaj ve Unvan alt menüleri vardır. Cihaz, iş yerleri, departman, izin tipleri, kullanıcı ve unvanların tanımlamalarının yapıldığı alanlardır. 14
2.6.1. Çalışma Grupları: Personelin dahil olacağı vardiyanın tanımlandığı yerdir. Sağda bulunan butona basılarak kaç mesainin bulunduğu ve vardiya saatleri eklenir. Günde 1 den fazla çalışma tanımlamalarında Günde 2 Çalışma seçeneği seçilir ve 2.mesainin de başlangıç ve bitiş saatleri girilir. Fazla mesai göz ardı, fazla mesai olmayan durumlar için yapılmıştır. Burada firmanın toleransına bağlı olarak verilen aralıklara göre fazla mesai sayılmayan aralıklar belirtilir. Vardiya limitleri, firmanın personelin en erken giriş ve çıkış saatlerini belirlediği alandır. Bu saatlerden öncesi veya sonrası vardiyaya dahil olmaz. Geç ve erken giriş saatleri geniş tutulmalıdır. İş yerinde 2 vardiya varsa çakışma olmaması için erken ve geç giriş saatleri dikkatli seçilmeli ve dar tutulmalıdır. 15
Yemek süresinde belirtilen aralık raporda belirtilen çalışma süresinden otomatik olarak düşülür. 2.6.2. İş Yerleri: 2.6.3. İzin Tipleri: İş yerine ait izin türlerinin tanımlandığı ekrandır. Tanımlanan izin türleri personel atanabilir. Sağda bulunan buton ile yeni izin tipi eklenebilir. 16
İzin kısa koda, adı girilip, ücretli mi, haftalık tekrar eden izin mi olduğu seçilerek yeni izin türü eklenebilir. Haftalık tekrar eden izin türü olarak işaretlenmiş izinler Çalışma Takvimi düzenlenirken görünür hale gelir. 2.7. TERMİNAL Personellerin giriş çıkışlarını okuttukları cihazlardır. Sisteme sınırsız sayıda terminal eklenebilir (parmak izi okuyucu, yüz tanıma, kart okuyucu vb.). Sağ üstte bulunan buton geçiş aktarım ekranını açar. 17
Bu ekranda terminal bilgileri bulunur. Bu terminallerden hepsini ya da birini seçmek mümkündür. Aktarımı başlat butonu ile seçilen terminallere bağlanarak cihazlardan verilerin çekilmesini sağlar. Personellerin okuttuğu veriler gelir. Tüm terminallerdeki geçiş hareketlerini bir anda aktarabilir. 18