TEKNOLOJİ KULLANIMI Dördüncü Bölüm : Büro Otomasyonu Hazırlayan ÖĞR. GÖR. Hamza CORUT
İŞLEYİŞ AŞAMALARI Birinci Aşama: İçerik Sunumu İkinci Aşama: İçeriğin Anlatımı Üçüncü Aşama: Dersin Sonu; Tekrar
Otomasyon Kavramı, Çeşitleri ve Faydaları İçeriği 1. Giriş 2. Büro Otomasyonu 3. Büro Otomasyon Sisteminin Temel Altyapısı 4. Büro Otomasyon Sisteminin Yaraları 5. Büro Otomasyonunda Karşılaşılan Problemler 6. Büro Yönetimi Teknikleri 7. Büro çalışanlarında iş ortamı ile bulunması gereken özellikler 8. Bürolarda bilgisayarda sağlıklı çalışma şartları 9. Bilgisayar çalışma ortamında zararlı etkiler 10. Sağlığa uygun çalışma şartları
1. Giriş OTOMASYON NEDİR? NEDEN OTOMASYON?
2. Büro Otomasyonu BÜRO NEDEN NEDİR? BÜRO? NEDEN BÜRO OTOMASYONU?
2. Büro Otomasyonu Bürolar genel olarak; danışma ve kayıt tutma işlerinin yürütüldüğü işyerleri ya da bir işletmenin idari işlerinin yürütüldüğü yerler olarak tanımlanır.
2. Büro Otomasyonu S Ü R E Ç 1 Sanayi devrimiyle fabrika ve iş yeri gibi büyük işletmelerin çoğalması sonucu meydana gelen karmaşık ve ağır iş yükü bürolarda çalışacak elemanlara ihtiyaç doğurmuştur. S Ü R E Ç 2 Rekabetin yoğun ve şiddetli yaşandığı günümüz koşullarında ise yönetim anlayışı değişmiş böylece bürolarda çalışan nitelikli insan gücüne ve iş paylaşım sürecinde uzmanlaşmaya ihtiyaç doğmuştur.
2. Büro Otomasyonu Büro Otomasyonu, büro hizmetlerinde,elektronik makineler ve bilgisayarlarla işlerin yapılması ve yine bilgisayarlarla denetlenmesi olarak tanımlanabilir. Genel amaç üretkenlik ve verimlilik. Verimlilik insan emeğinden çok teknolojik araçların kullanmasıyla artırılır.
3. Büro Otomasyon Sisteminin Temel Altyapısı Büro otomasyonunda kullanılan temel teknolojik araçlar, Bilgisayarlar, Fotokopi Makineleri Sunu Cihazları, Faks Makineleri
4. Büro Otomasyon Sisteminin Yararları Bilgi ve teknoloji çağında, her türlü kurumsal yönetimde büro teknolojilerini kullanmaksızın rekabet edebilmek ve yaşayabilmek mümkün değildir. Geleneksel yöntemler,memur,daktilo,masa dır. Yeni tekniklerde ise donanım,yazlım gibi bilgisayar ürünleri ile tüm dünyada aynı anda bilgiye ulaşmak çok basitleşmiştir.
4. Büro Otomasyon Sisteminin Yararları Veri tabanı ve ağ sistemleri ile bir kurumun,kurum içimdeki tüm birimleri,ülke içindeki tüm şubeler ve diğer ülkelerdeki şubelerin (ses,görüntü,iletişim ve işlem)hareketleri izlenebilmektedir. Kağıt kullanımı büyük oranda düşmüştür.arşiv, dosya sistemi,yazışmalar elektronik ortamlarda yapılmaktadır.
4. Büro Otomasyon Sisteminin Yararları Özetle Büro Otomasyonun Yararlarını Sıralarsak Hizmet üretimindeki maliyetler düşer, Verimliliği yükseltir, Büro yönetiminin kalitesini yükseltir, İş doyumu ve İş verimini yükseltir, Kaynaklar daha verimli kullanılır, İnsan emeğine gereksinimi azaltır, Kurumlar arası iletişim ve bilgi alışverişini hızlandırır. Bürolardaki fiziki yapının daha rasyonel kullanılmasına yardımcı olur.
5. Büro Otomasyonunda Karşılaşılan Problemler Bilindiği üzere otomasyonda sistemi oluşturan tüm araçlar teknolojik ürünlerdir. Teknolojiye sahip olmak yanında bu kültürü kullanma bilincini de beraberinde getirmektedir. Yetişmiş elmanın olmaması bu aletlerden max verimi almamızı engeller. Öğrenilecek kavramlar,özellikleri,kullanım alanları,fonksiyonları dır.
5. Büro Otomasyonunda Karşılaşılan Problemler Bu sistemin sadece ofiste olması yeterlimidir? Bulunduğunuz şehirde ve ülkede de bu otomasyon gelişmiş olmalıdır. Bu sistemler elektrik enerjisi ile çalışmaktadır. Çok iyi bir altyapı yoksa da bu sistem istenilen düzeyde çalışmayacaktır. Bu açıklamalar ışığında büro otomasyonunda karşılaşılan güçlükler,
5. Büro Otomasyonunda Karşılaşılan Problemler Özetle Büro Otomasyonunda Karşılaşılacak Problemleri Kalifiye personel, Ülkenin teknolojik gelişmişlik düzeyi, Enerji dağıtım sürekliliği, Teknik servis desteği Ekonomik büyümüşlük Ar-Ge ye verilen önem Sıralarsak
6. Büro Yönetimi Teknikleri Büro yönetiminin temel amacı nedir, İş, insan ve makine arasındaki uyumu sağlamak ve en kısa zamanda,en kaliteli biçimde ve ekonomik şekilde verimliliğin sağlanmasıdır. Büro çalışanı işleri basitleştirerek verimli olmayı amaçlamalıdır.
6. Büro Yönetimi Teknikleri Büro Yöneticilerinin Bürolarda Sürdürdükleri Faaliyetleri Sıralarsak İşlerin planlanması İş proğramları Büroların örgütlenmesi Örgütsel değişimin sağlanması Örgüt şemaları hazırlama İş analizleri, İş dağılımı Başarı standartları hazırlama Başarı değerleme faaliyetleri Motivasyon teknikleri geliştirme Örgütsel çatışmanın giderilmesi Örgütsel bağlanmanın sağlanması İşi basitleştirme, genişletme, zenginleştirme Tüm bunaların yerine getirilebilmesi için en önemli şart eğitimdir.
6. Büro Yönetimi Teknikleri Dosyalamada önemli bir işlevdir. PTT,teleks,faks,kargo,kurye,e-posta gibi haberleşme araçlarıyla gelen evraklar bu çalışanlar tarafından alınmakta ve her arandığında bulunacak şekilde sınıflandırılmaktadır. Bir evrak bulunamıyorsa veya çok uzun bir sürede bulunuyorsa hata var demektir.
6. Büro Yönetimi Teknikleri Gelen evrak, tarih sayı vs. numaralarla gelen Evrak Defterine kaydedilir.sonra ilgili kişi veya birime imza karşılığı teslim edilir.bu iş için kullanılan deftere Zimmet Defteri denir.dosyalama kayıt tutmanın zorunlu bir sonucudur. Neden dosyalamaya ihtiyaç vardır?
Evrak akışında iki kaynak vardır.kurum dışı ve kurum içi. Bir işletmedeki hızın temel noktasıdır. Haberleşme max.düzeyde olmalıdır. Dosyalama sistemi, Alfabetik, Kronolojik, Konu esasına göre Coğrafi dosyalama Numaralı dosyalama şeklinde sıralanabilir. Faaliyet alanına yönetimin gereklerine ve işletmenin yapısına göre seçim yapılır. 6. Büro Yönetimi Teknikleri
7. BÜRO ÇALIŞANLARINDA İŞ ORTAMI İLE BULUNMASI GEREKEN ÖZELLİKLER Büro Çalışanlarında İş Ortamı İle İlgili Bulunması Gereken Özellikler İş yerinde iletişimi sağlamak Dosyalama ve Arşivleme yapmak İş proğramı hazırlamak ve uygulamak Toplantı organizasyonu yapmak Bilgisayarda dosya oluşturmak Bilgisayarda yazı hazırlamak Büro otomasyon sistemlerini kullanabilme Yazışma tekniklerini kullanabilme Nelerdir
8. Bürolarda bilgisayarda sağlıklı çalışma şartları İnsan ve çalışma ortamını düzenleyen bilim dalına ergonomi denilmektedir. İş ve iş çevresinde çalışan kişiye uygun biçimde hazırlanmasıyla uğraşan bir bilim dalıdır. Sadece fiziki düzenlemeyi değil aynı zamanda alet ve gereçleri de kapsar. Sağlığı fiziki ve ruhsal olarak etkiler. Ör:bilgisayar başında geçirilen saatler,monitörün radyasyon seviyesi gibi.
9. Bilgisayar çalışma ortamında zararlı etkiler Elektromanyetik emisyon; Elektrikle çalışan her alet elektromanyetik radyasyon yayar. Görsel problemler;bilgisayar başında geçirilen süre göz yorgunluguna sebep olur. Kas ve eklem problemleri;kas, eklem boyun vs yerlerde harekete veya hareketsizliğe bağlı sağlık problemleri.
10. Sağlığa uygun çalışma şartları Çalışma ortamının düzenlenmesi; Bilgisayar ve çevre elemanlarının rahat erişilebilir bir ortam üzerinde olması gerekir. Düşük Radyasyonlu ürünlerin seçilmesi;bilgisayar ekranı yüksek çözünürlükte olmalıdır.radyasyon oranı düşük monitörler.dünyaca belirlenen standartlar ve markalar kullnılmalı
10. Sağlığa uygun çalışma şartları Diğer önlemler; PC başında geçirilen zamanın azaltılması, Okumaların bır kagıt tutucu ıle dık okunması. Kaliteli ekran filtreleri Direkt gelen ışınları süzer Parlayan renkleri süzer matlaştırır Cilt CA gibi etkileri olan Statik elektriği alır Geri yansıyan ışınların gözü kamaştırmasını engeller. UV engeller Radyasyonu düşürür
4. Dersin Sonu: Değerlendirme ve Tekrar
TEŞEKKÜRLER
Kaynakça ŞAHİN, Betül; Teknoloji Kullanımı Dersi Salytları, http://www.ktu.edu.tr/bmyo-ogrgorbetulturan BÜLBÜL, Halil İbrahim - GÜRBÜZ, Ramazan; Bürolarda Teknoloji Kullanımı, 3. Baskı, Nobel Yayınları, 2007 İTÜ Ergonomi Grubu http://www.ergonomi.itu.edu.tr/ergonomi.html#