Toplantı Tarihi: 26/01/2011 TS EN ISO 9001: 2008 KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ TOPLANTISI SONUÇ RAPORU TOPLANTI GÜNDEMĠ VE GÖZDEN GEÇĠRĠLEN KONULAR 1. Önceki Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısından devam eden etkinlikler, 2. 2010 yılı Kuruluş İçi Kalite Tetkik sonuçlarının görüşülmesi, 3. Müşteri memnuniyeti ve müşteri geri beslemesi sonuçları, (Anket Analizleri, Öneri-İstek ve Memnuniyetler) yapılan iyileştirmeler. 4. Birimlerin 2010 Yılı Hedeflerinin değerlendirilmeleri, 5. Birimlerin 2010 yılı performans değerleri (proses ölçüm sonuçları), 6. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleştirmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların analizi, 7. Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin gerçekleşmeleri, 8. Birimlerin 2011 yılı hedeflerinin görüşülmesi, 9. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değişiklikler ve iyileştirme için öneriler. 1. Önceki Yönetimin Gözden geçirilmesinde alınan kararlar çerçevesinde gerçekleģtirilen etkinlikler; 1. 2010 yılı iç tetkikleri planlanan doğrultuda yapılmışı ve İç tetkik sonucunda görülen uygunsuzluklar düzeltilmiş, tetkikçi önerileri doğrultusunda tüm birimler eylem planları hazırlamışlardır. 2. - Anket sonuçları % 70 in altında gerçekleşen birimlerin eylem planları yaparak uygulamaya koymuşlardır. - Öneri, İstek ve Memnuniyet uygulamalarında; Öneri, istek ve memnuniyette bulunanlara geri dönüşümlerin daha etkin yapılması Ayrıca; birimlerce yapılan iyileģtirmelerin öğrencilere ve çalıģanlara duyurulması benimsenmiştir. 3. Bir önceki YGG Toplantısında alınan karar gereği TSE eğitimcileri tarafından personelimize verilmesi planlanan eğitimler verilmiştir. 4. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün tüm birimlerimizce etkin çalıştırılması amacıyla Uygunsuzluk Formlarının (00.00.FR.26 A/B) (00.00.FR.21) tüm birimlerimizce de kullanılması öngörülmüştür. 5. Hedef gerçekleşmelerinde birimlerimizce düşük çıkan hedeflerle ilgili eylem planları hazırlanarak uygulamaya koymuşlardır. 6. Birimler Proses performansı ölçümlerini yapmışlar genelde beklenenin üzerinde gerçekleştiği görülmüştür. 7. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin hazırlanması (DÖF) konularında bazı birimlerimizde sunumlar yapılmış ve yapılmaya devam edilmektedir. 8. Birimlerin bir önceki yılın anket sonuçlarını dikkate alarak 2011 yılında memnuniyet ile ilgili hedef belirlemeleri benimsenmiştir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 1 / 19
2. KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkik Planı doğrultusunda gerçekleģtirilen KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkikleri sonucunda meydana çıkan uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler ile tetkikçi gözlem ve önerileri: S.NO 01 02 03 04 05 06 TETKİK EDİLEN BİRİM GENEL SEKRETERLĠK HUKUK MÜġAVĠRLĠĞĠ BASIN ġube MÜDÜRLÜĞÜ HALKLA ĠLĠġK. ġube MÜDÜRLÜĞÜ KORUMA VE GÜVENLĠK ġube MÜDÜRLÜĞÜ BASIMEVĠ MÜDÜRLÜĞÜ UYGUNSUZLUKLAR 1 UYGUNSUZLUK; 1. 4.1 Genel ġartlar; Prosesin birbiriyle etkileģimi yapılmamıģtır. TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ Tetkikçiler: AyĢen AKBABA, Ahmet KILIÇARSLAN 1. Kalite Sisteminin tüm personel tarafından benimsendiği, birim içi iletiģimin birim toplantıları ile daha da etkili hale geldiği görülmüģtür. 2. Birim arģivinin mevzuata uygun olarak düzenlendiği görülmüģ arģiv defterinin daha etkin kullanılması gerektiği tavsiye edilmiģtir. Tetkikçiler: Zeliha KÖKSAL, Mesut Ramazan EKĠCĠ 1. Hukuk MüĢavirliği 00.00.PR.01,02,04,05,06,07 prosedürlerine uyulduğu gözlemlenmiģtir. 2. Birimde iģbaģı eğitimine önem verdiği ve DÖF faaliyetlerine çalıģanların katılımının sağlandığı gözlemlenmiģtir. 3. Kayıtlarının muhafazasına dikkat edildiği, evrakların ayrı bir odada kontrollü giriģ ve çıkıģlarla korunduğu gözlemlenmiģtir. 4. Hukuki konularda üniversite dahilinde danıģmanlık amacı özellikle disiplin soruģturmalarında bir rehberin hazırlanarak web sayfasına konulmasının gerekli bir iyileģtirme olduğu tarafımızdan tespit edilmiģtir.(iyileştirme ÖNERİSİ) Tetkikçiler: Vildan YÜZDAĞ, Cevriye ÇAKAR KURT 1. Gelen evrak zimmet defterinin kullanılmasının iģleyiģi kolaylaģtıracağı kanaatine varılmıģtır. 2. 2010 Ocak tarihi itibariyle revize edilen Doküman ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinin güncellenmesi önerilmektedir. Tetkikçiler: ġeref AKER, Mesut OKTAY 1. Tüm personelin iģi yapmasında donanım ve eğitim yönünden yeterli ve bilinçlenmiģ olarak görevlerini ifa ettiği anlaģılmıģtır. 2. KYS ni iyice öğrenmek ve bu konuda sorular hazırlayıp daha net anlamaya çalıģan bir personel bulunmaktadır. Tüm üniversite çalıģanlarına örnek bir çalıģma grubu 3. Gelen-Giden ve Zimmet defteri onaysız olduğu görülmüģ birim uyarılmıģtır. 4. ArĢivde giriģ-çıkıģ defterinin bulundurulması tavsiye edilmiģtir. 5. Sistem Prosedürlerini tüm personelin okuması ve bu konuda birer sunum hazırlaması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Zeliha KÖKSAL, Mesut Ramazan EKĠCĠ 1. 00.00.PR.01,02,04,05,06,07 prosedürlerine uyulduğu gözlemlenmiģtir. 2. Birimde iģbaģı eğitimine önem verdiği ve DÖF faaliyetlerine çalıģanların katılımının sağlandığı gözlemlenmiģtir. 3. Kayıtların muhafazasına dikkat edildiği, evrakların kilitli bir dolapta çok düzenli olarak tutulduğu burada personel A.Hakan HANEY in düzenli, titiz ve çok özveri ile çalıģtığı gözlemlenmiģtir. 4. KYS nin görüģtüğümüz personelde bilgilerin özümsenmiģ olduğu görülmüģtür. Tetkikçiler: Muharrem YILMAZ, Ahmet KILIÇARSLAN 1. Birim personelinin tetkikin gerçekleģtiği süre içerisinde yoğun bir tempoda yüksek bir moral ile performans gösterdikleri gözlemlenmiģtir. 2. Tetkik ekibi olarak baģta proses sorumlusu Orhan GÜÇLÜ olmak üzere tüm birim personeline göstermiģ oldukları performans sebebiyle teģekkür ederiz. 3. Proseste baskı kalitesinin sürekli en iyi düzeyde tutulması ve geliģtirilmesi amacıyla DÖF kapsamına giren birçok iyileģtirme yapılmakla birlikte söz konusu faaliyetlerin DÖF Prosedürleri kapsamında etkin bir Ģekilde kayıt altına alınmadığı görülmüģtür. DÖF formlarının daha etkin kullanılması önerilmiģtir. 07 PERSONEL DAĠRESĠ Tetkikçiler: Recep ECE, Orhan GÜÇLÜ 1. Kalite çalıģmalarının titizlikle yapılmaktadır. 2. Akademik Tayin ġube Müdürlüğünde gelen evraklar bilgisayar ortamında tutulmaktadır. 3. Hedef-Anket Bildirim Formunda tüm hedeflerin ve varsa anketlerin bir arada gösterilmesi birer örneğinin alt proses dosyalarında tutulması önerildi. 4. Uygunsuzluk Formunun iģlendiği görüldü. Anket çalıģmaları yapılmaktadır. (Hizmetiçi Eğ.) 5. Yürürlükten Kaldırılan Doküman Listesinin Str. Planlama ġube Müdürlüğü tarafından tutulduğu konusunda bilgilendirme yapıldı. 6. Görev Tanım Formlarının baģkanlık dosyasında mevcut olduğu görüldü, proses dosyalarında da birer örneğinin bulundurulması önerildi. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 2 / 19
S.NO 08 09 TETKİK EDİLEN BİRİM ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ DAĠRESĠ ĠDARĠ VE MALĠ ĠġLER DAĠRESĠ UYGUNSUZLUKLAR TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ Tetkikçiler: Emin SOYLU, Hasan TATAROĞLU 1. Revize edilen ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinin uygulamaya alınmadığı tespit edilmiģtir. 2. DÖF lerin yapıldığı görülmüģtür. 3. Uygun olmayan Hizmetin Kontrolünün yapıldığı ve kayıt altına alındığı görülmüģtür. 4. DıĢ ĠliĢkiler ġube Müdürlüğünün Görev Tanımının bulunduğu ancak yeni atanan ġube Müdürüne imza karģılığı teslim edilmediği görülmüģtür. 5. Gelen-Giden ve Zimmet Defterlerinde genel olarak yıl sonu kapamalarında eksiklikler olduğu görülmüģtür. 6. Gelen-Giden ve Zimmet Defterlerinde ek bilgisi eksikliği ile kayıt hataları olduğu ve hatalı kayıtlarda daksil ile düzeltmeler yapıldığı görülmüģtür. 7. Gelen-Giden ve Zimmet Defterlerindeki örneklemelerde evrakların izlenebilirliği takip edilmiģ ve evrak ve eklerine ulaģılmıģtır. 8. Daire BaĢkanlığı ile personeli ile yapılan görüģmelerde fiziki mekanların yetersiz olduğu tarafımıza bildirilmiģ ve yetersiz olduğu da gözlemlenmiģtir. ArĢiv odası kontrolünde arģiv defterinin kullanıldığı, arģiv planı olduğu, yangın tüplerinin mevcut olduğu görülmüģtür. ArĢiv giriģ kapısının (ahģap kapı) çelik kapı ile değiģtirilmesinin güvenlik açısından daha etkili olabileceği gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Tolga GÜNGÖRSÜN, Kerim ĠSEN 1. Proseslerde görülen revizyonların çokluğu proses sorumlularının KYS ne verdikleri önemi göstermektedir. Sürekli iyileģtirme çalıģmaları nedeniyle teģekkür ederiz. 2. Sivil Savunma Uzmanlığının BaĢkanlığa bağlanması nedeni ile Sivil Savunma prosesinin de BaĢkanlığın altına kısa sürede konulması gerekmektedir. 10 BĠLGĠ ĠġLEM DAĠRESĠ Tetkikçiler: AyĢen AKBABA, Gökçe BÜYÜKġENGÜR 1. KYS nin tüm personel tarafından benimsendiği, birim içi iletiģimin birim toplantıları ile daha da etkili hale geldiği, DÖF faaliyetlerine çalıģanların katılımının sağlandığı gözlemlenmiģtir. 2. ArĢiv defterinin daha etkin kullanılması gerektiği tavsiye edilmiģtir. 11 12 KÜTÜPHANE VE DOK. DAĠRESĠ SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAĠRESĠ Tetkikçiler: Emel SANCAKLI, Turan TURGUT 1. Yayın Komisyonu BaĢkanlığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığı bünyesine alınmasıyla proseslerde revize çalıģmalarına baģlanmıģtır. 2. TMKK yetkilisi Evren ÇOLAKOĞLU, kendi çabalarıyla kitaplarda kullanılan barkot sistemini tüm demirbaģ malzemelere uygulayarak görüntü ve kullanım kolaylığı sağlamıģtır. 3. ÇalıĢan personelin KYS hakkında yeterli bilgiye sahip oldukları, ġube Müdürü Zeliha KÖKSAL ın konu üzerinde titizlikle çalıģtığı gözlemlenmiģtir. 4. Görsel ve ĠĢitsel bölüm, öğrencilerin ve personelin hizmetine sunularak memnuniyetin artması sağlanmıģtır. 5. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığının KYS prosedür ve iģleyiģi üzerinde önemle durulduğu, tüm personelin KYS ne katıldığı gözlemlenmiģ ve kendilerine teģekkür edilmiģtir. Tetkikçiler: Emel SANCAKLI, Turan TURGUT 1. ArĢivlerin standartlara uygun olarak düzenlendiği, arģiv kayıt defterlerinin tutulduğu görüldü. 2. Ana Proses ve Spor ġube Müdürlüğü dıģındaki alt proses KYS dosyalarının tek dosya olarak standarda uygun olduğu ancak ana proses ve Spor Ģb. Müdürlüğü KYS dosyasının üç dosya Ģeklinde içeriklere göre bölündüğü görüldü. Bu dosyalama Ģekli proses sorumlusuna KYS dosya içeriklerine kullanım kolaylığı sağlasa da gerek iç gerek dıģ tetkiklerde, gerekse bu proseste yeni göreve baģlayacak personele aynı kolaylığı sağlamayacaktır. Proses dosyasının standarda uymasının uygun olacağı önerilmiģtir. 3. Mediko-Sosyal Merkezi Müdürlüğü prosesinde düģünülen iyileģtirme ve revizyonlar için Personel Dairesi BaĢkanlığından gerekli iģbirliği ve bilgi ve doküman tedarikinin yapılamadığı (Öğrenci, Personel ve Personelin bakmakla yükümlü olduğu yakınlarının kimlik bilgileri vs.) bu durumun KYS ne uygun proses iģleyiģini olumsuz etkilediği, proses arģiv, istatistik ve veri girdilerini aksattığı, ancak Hasta Takip Otomasyonu kurulması halinde hizmetin daha etkin olacağı kanaatine varılmıģtır. 4. Yurtlar Ģube Müdürlüğü prosesinde yapılan tetkikte öğrenci giriģ çıkıģlarını kontrol etmek üzere yeni form ve defterlerin oluģturulması gerektiği kanaatine varılmıģ, DÖF lerin ilgili formlara iģlenmediği görülmüģtür. 5. Ana ve alt proseslerde sistem formlarının kullanıldığı ancak revizyon ve tarih güncellemelerinin takip edilmesi gerektiği düģünülmüģtür. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 3 / 19
S.NO 13 14 15 16 17 18 TETKİK EDİLEN BİRİM YAPI ĠġLERĠ VE TEKNĠK DAĠRESĠ STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRESĠ DÖNER SERMAYE ĠġLETMESĠ MÜD. SOSYAL BĠLĠMLER ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ FEN BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ MÜHENDĠSLĠK FAKÜLTESĠ UYGUNSUZLUKLAR TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ Tetkikçiler: Recep ECE, Orhan GÜÇLÜ 1. Kalite iģlemlerinin titizlikle yapılmaya çalıģıldığı, 2. ArĢiv çalıģmalarının yapıldığı ve defter ve bilgisayar ortamında takip edildiği, 3. Kalite toplantılarının kayıt altına alındığı, 4. Uygunsuzluk formunun iģlendiği görülmüģtür. 5. Yürürlükten kaldırılan doküman listesinin Str. Planlama ġb. Müdürlüğü tarafından kullanıldığı konusunda bilgi alıģveriģinde bulunuldu. 6. Görev tanım foımları ve birim içi etkileģim Ģeması ile ilgili bilgi alıģveriģinde bulunuldu. Tetkikçiler: Gökçe BÜYÜKġENGÜR, Efrahim FINDIK 1. KYS çalıģmalarının örnek teģkil edecek Ģekilde uygulandığı, birim yöneticilerinin ve personelin sistem kavramları ile ilgili bilgiye hakim oldukları ve uyguladıkları, bunun yanında yapılan çalıģmalara katkı sağladıkları gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Tolga GÜNGÖRSÜN, Kerim ĠSEN 1. DÖF formlarında tarih kısımlarının belirtilmesi formların anlaģılırlığını kolaylaģtıracaktır. 2. Bazı güncellemelerin eksik olduğunun görülmüģ, bunların güncellenmesi gerektiği tavsiye edilmiģtir. 3. Birim çalıģanlarının sistem prosedürlerini okuyup, sunum hazırlamaları sistemin iģleyiģinde yardımcı olacaktır. Tetkikçiler: Galip KARAKAYA, Ahmet YILMAZ 1. Enstitüye gelen dilekçe ve evrak sayısının çok olması, farklı fakültelerdeki bölüm baģkanlıkları ile yoğun yazıģmaların olmasına rağmen, yazıģmaların zamanında yapılması ve evrakların kontrolü ile ulaģılabilirliğinin düzenli olarak yürütülmesinin, görevli personelin özverili çalıģmaları ile sağlandığı görülmüģtür. Tetkikçiler: Galip KARAKAYA, Ahmet YILMAZ 1. Enstitüye gelen dilekçe ve evrak sayısının çok olması, farklı fakültelerdeki bölüm baģkanlıkları ile yoğun yazıģmaların olmasına rağmen, yazıģmaların zamanında yapılması ve evrakların kontrolü ile ulaģılabilirliğinin düzenli olarak yürütülmesinin, görevli personelin özverili çalıģmaları ile sağlandığı görülmüģtür. Mail sistemi ile gelen müracaatların da iģ yükünü aģırı derecede arttırdığı gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Mustafa COġKUN, Ahmet KILIÇARSLAN 1. Yönetimin kalite çalıģmalarına verdiği destek ve uygulamalardaki çalıģmaları, çalıģanların kalite çalıģmalarına uyum göstermesi olumlu görülen hususlardır. 2. Birim arģivinin düzenli ve uygulamalar yönetmelikler doğrultusunda yapılmaktadır. 3. Kalite dokümanlarının çalıģanlarla paylaģılmasının daha etkin yapılması önerilmiģtir. 19 Ġ.Ġ.B.F. rastlanmamıģtır Tetkikçiler: Ġsmail UZEL, Efrahim FINDIK 1. Fakülte Sekreterliği ve Bölüm Sekreterliğindeki Güncel Doküman Listesinde bulunması gereken Eğitim-Öğretim formları daha önceki iç tetkikte kaldırılması önerildiğinden bulunmamaktaydı. Ancak KYS gereği eklenmesi önerilmiģtir. Gerekli düzeltme yapılmıģtır. 2. Prosesler ile ilgili sunumların daha fazla yapılması önerilmiģtir. 3. KYS formlarının revize edilmesi veya yenisinin eklenmesi durumunda ana ve alt proses sorumlularının zamanında bilgilendirilmediği tespit edilmiģ olup; Str. Planlama ġube Müdürlüğünün e-posta ile bilgilendirme yapması önerilmiģtir. 20 21 ĠLAHĠYAT FAKÜLTESĠ GÜZEL SANATLAR FAK. Tetkikçiler: Zuhal KARAGÜLLE, ġaban CENGĠZ 1. Ana ve alt proses dosyalarının düzenli olduğu, gözden geçirmelerin düzenli yapıldığı görülmüģ, sadece DıĢ Kaynakla Doküman Listelerinin güncellemelerinin atlandığı görülmüģtür. 2. Tüm Personelin KYS benimsediği ve gereklerini yerine getirmek için çaba harcadığı görülmüģtür. 3. Birimde iģleyiģin düzenli olduğu gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Emin SOYLU, Hasan TATAROĞLU 1. Birim toplantılarının düzenli olarak yapıldığı ve kayıt altına alındığı tespit edilmiģtir. 2. Resim Bölümü bünyesinde kullanılan gelen evrak defterinde sayfa numaralarında hatalar görüldü. Bölümün zimmet defterinde teslim bilgilerinin eksik olduğu görüldü. 3. Fakülte Sekreterliği bünyesinde kullanılan Gelen ve Giden evrak defterlerinde yapılan örneklemelerde evrakların izlenebilirliği takip edilerek evrakların 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 4 / 19
S.NO TETKİK EDİLEN BİRİM UYGUNSUZLUKLAR TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ eklerine ve evraklara ulaģılmıģtır. 4. Fakültede çalıģan personelin düzenli, titiz ve özveri ile çalıģtıkları gözlemlenmiģtir. 22 23 24 TEKNĠK EĞĠTĠM FAK. FEN-EDEBĠYAT FAKÜLTESĠ EĞĠTĠM FAKÜLTESĠ Tetkikçiler: Hasan TATAROĞLU, Mesut Ramazan EKĠCĠ 1. DÖF yapıldığı görülmüģtür. 2. Birim toplantılarının düzenli olarak yapıldığı ve kayıt altına alındığı tespit edilmiģtir. 3. Gelen-Giden ve Zimmet defterlerinin sayfa sonu kapamalarının ve mühür ve yılsonu kapamalarının tam olarak yapıldığı gözlemlenmiģtir. 4. Fakülte Sekreterliği bünyesinde kullanılan Gelen ve Giden evrak defterlerinde yapılan örneklemelerde evrakların izlenebilirliği takip edilerek evrakların eklerine ve evraklara ulaģılmıģtır. 5. Fakültede çalıģan personelin düzenli, titiz ve özveri ile çalıģtıkları gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Mustafa COġKUN, Ahmet KILIÇARSLAN 1. Yönetimin kalite çalıģmalarına verdiği destek ve uygulamalardaki çalıģmaları, çalıģanların kalite çalıģmalarına uyum göstermesi olumlu görülen hususlardır. 2. Dokümanların gözden geçirilmesi Doküman ve ArĢiv Saklama Listeleri ile Güncel Doküman Listelerinin Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılması etkinliklerin takibini kolaylaģtıracaktır. 3. ArĢiv olarak belirlenen mekanın sadece arģiv olarak kullanılması gerekir. BaĢka amaçlarla kullanılması halinde; arģivde kaybolması veya hasara uğraması muhtemel malzemelerin muhafazası zorlaģacaktır. 4. Kalite dokümanlarının çalıģanlarla paylaģılmasının daha etkin yapılması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Neriman KANBUR 1. Gelen-Giden evrak sistemi izlenebilirlik açısından çok düzenli olup, arģivleme sistemi konusunda tüm birimlere örnek teģkil edecek Ģekildedir. 2. Proses etkileģim Ģeması eriģilebilir bulunmamıģtır. 3. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesi ile DıĢ Kaynaklı Doküman Listesinin güncellenmesi önerilmiģtir. 4. Hizmete yeni baģlayan personelin alanında hizmetiçi eğitime tabi tutulması önerilmektedir. (Satınalma, Bölüm Sek. Personeli) 5. Görev tanım formlarının gözden geçirilerek çalıģanların yetki ve sorumluluklarının yeniden düzenlenmesi önerilmektedir. 6. Konulan hedeflerin ulaģılabilirliği sağlanmıģ, yeni hedeflerin belirlenmesi veya halihazırdaki hedeflerin revize edilmesi önerilmektedir. 7. Hizmet alan anketlerinin seçilen kitle sayısı göz önünde bulundurulduğunda etkin ve anlamlı veri vermediği gözlenmiģ (4000 öğrenci için seçilen örneklem 350-400 kiģidir) Grup kitlenin öğrenci sayısının en az 5/1 oranında alınması önerilmektedir. 25 SAĞLIK YÜKSEK OKULU Tetkikçiler: Vedat ÇĠL, Mustafa BAYCU 1. KYS çerçevesinde ana proses dosyasının muntazam olduğu görülmüģtür. 2. Alt Proses sorumlularının dosya düzenine daha itina göstermeleri önerilmiģtir. 26 27 B.E.S.Y.O DEVLET KONSERVATUVARI Tetkikçiler: Vedat ÇĠL, Mustafa BAYCU 1. KYS çerçevesinde ana proses dosyasının muntazam olduğu görülmüģtür. 2. Alt Proses sorumlularının dokümanlarla ilgili ana proses sorumlusu ile koordine halinde olması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Muharrem YILMAZ, Orhan GÜÇLÜ 1. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinin güncel durumda olmadığı görülmüģtür. Düzeltilmesi önerilmiģtir. 2. Doküman Gözden Geçirme formunun ve Görev tanımı formlarının güncel bir Ģekilde muhafaza edildiği tespit edilmiģtir. 3. Anket ve Öreni istek kutularından gelen taleplere iliģkin DÖF lerin yapıldığı görülmüģtür. 4. KuruluĢ içinde etkin bir iletiģimin bulunduğu izlenimi edinilmiģtir. Cep telefonu, yüzyüze görüģme ve elektronik posta gibi iletiģim araçlarıyla çalıģanların sorun ve taleplerinin giderildiği ifade edilmiģtir. 5. Hizmet etkinliklerin yerine getirilmesi için bilgisayar vb. teknik donanım açısından sıkıntılar yaģandığı belirtilmiģtir. 6. Birim içi toplantıların düzenli olarak yapıldığı ve kayıt altına alındığı görülmüģtür. 7. Personelin özverili ve gayretli çalıģmaları tespit edilmiģtir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 5 / 19
S.NO 28 29 30 31 32 33 34 35 36 TETKİK EDİLEN BİRİM SAKARYA M.Y.O HENDEK MESLEK YÜKSEK OKULU AKYAZI MESLEK YÜKSEK OKULU SAPANCA MYO. GEYVE M.Y.O KARASU M.Y.O. PAMUKOVA M.Y.O. ADAPAZARI M.Y.O. SAĞLIK HĠZMETLERĠ M.Y.O. SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ UYGUNSUZLUKLAR 4 UYGUNSUZLUK; 1. 4.2.3 Gelen-Giden evrak defter sonu kapatmalarının olmadığı görülmüģtür. 2. Görev tanım teslimlerinin tamamlanmadığı görülmüģtür. 3. MüĢteri mülkiyetinin korunması ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili arģiv defterinin bulunmadığı gözlemlenmiģtir. 4. Tedarikçi değerlendirmelerinin yapılmadığı tespit edilmiģtir. 1 UYGUNSUZLUK; 1. 8.1 ÖĠM Değerlendirme Formunda 1 adet DÖF gösterilmesine rağmen ilgili DÖF görülememiģtir. 1 UYGUNSUZLUK; 1. 4.2.3 Dokümanların Kontrolü; Ana ve Alt Proseslerde güncellemelerin yapılmadığı tespit edilmiģtir. 3 UYGUNSUZLUK; 1. Tedarikçi değerlendirmelerinin yapılmadığı tespit edilmiģtir. 2. MüĢteri mülkiyetinin korunması ve güvenliğinin sağlanması için arģiv defterinin bulunmadığı gözlemlenmiģtir. 3. Hizmet ve etkinliklerin iyileģtirilmesine yönelik Öneri, istek ve memnuniyet uygulamasının değerlendirilmesi neticesinde DÖF ile ilgili formlara anlaģılır Ģekilde TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ Tetkikçiler: Ġsmail BAġ, Melek TÜREL 1. 00.EÖ.PS.03 Mali iģler servisinde kullanılan ve birim personeli tarafından 00.EÖ.FR..01,02.03.04 nolu formların kullanımı için excel formatında hazırlanıp geliģtirilen dosyanın kullanımı ile zaman yönünden güzel bir iyileģtirme sağlandığı gözlemlenmiģtir. 2. 7.5.4 fiziki alan sıkıntısı nedeniyle arģiv olarak kullanılan mekanın uygun olmadığı, öğrenci sicil zarflarının çelik karteks içerisinde saklanmadığı, mevcut karteks dolaplarda tekerlek bulunmadığı gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Neriman KANBUR 1. Gelen-Giden evrak sistemi izlenebilirlik açısından çok düzenli tutulmuģ, arģiv sistemi izlenebilir. Nem ölçer cihazı kullanıldığı tespit edilmiģtir. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Neriman KANBUR 1. Birim Kalite temsilcisinin görevlendirme yazısının yazılması önerilmiģtir. 2. 2009 yılında açık kalan DÖF için takip yapılmaktadır. Tetkikçiler: Ġsmail BAġ, Melek TÜREL 1. Doküman gözden geçirmelerin prosedürde belirtilen tarihte yapılmadığı gözlemlenmiģtir. 2. 7.5.4 Doküman ArĢiv Malzemesi Saklama listelerinde belirtilen tarihlerde tutarsızlık olduğu gözlemlenmiģtir. (EÖ.PS.08) 3. 7.5.4 MüĢteri mülkiyetinin korunması ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili arģiv defterinin arģivinin kullanılmamıģ olması nedeniyle kullanılmadığı gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: ġeref AKER, Mesut OKTAY 1. Birim sistemi oluģturması ve takibi konusunda M.Y.O. na örnek niteliğindedir. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, ġuayyip KAHYA 1. Birimde oluģturulan KYS dosyalarında dosya içerik listelerinin kullanılması uygun olacaktır. 2. Güncellemelerin yapılması ve geçmiģ yılların kayıtlarının da bulundurulması uygun olacaktır. 3. Birim çalıģanları eğitim ve bilinç açısından yeterli görülmüģtür. 4. Birim çalıģanlarının sistem prosedürlerini okuyup, sunum hazırlamaları sistemin iģleyiģi açısından yardımcı olacaktır. Tetkikçiler: ġeref AKER, Mesut OKTAY 1. ArĢiv Malzemesi Saklama Listesindeki düģünceler kısmının doldurulması uygun olacaktır. 2. Sistem prosedürlerini tüm personelin okuması ve bu konuda birer sunum hazırlamaları önerilmiģtir. 3. Çevre düzenlemesi ile tüm okullara örnek gösterilebilir. Tetkikçiler: Tolga GÜNGÖRSÜN, Kerim ĠSEN 1. ADAMYO nun uzaktan eğitim faaliyetleri sunması nedeni ile örgün Eğitim- Öğretim birimlerinden farklı bir proses ve talimatlara sahip olması gerekliliği görülmüģtür. (Kargo ĠĢlemleri-Telefon ile destek, ölçme ve değerlendirme, soru bankası, optik okuma vb.) Tetkikçiler: Zuhal KARAGÜLLE, ġaban CENGĠZ 1. Birimde KYS uygulamaları için uygun bireysel ve bilimsel çalıģmalar devam etmekte olduğu, tüm personelin katılımının sağlandığı, kaliteli bir hizmet için prosedürlere riayet edildiği görülmüģ, teorideki eksikliklerin de planlı bir ekip çalıģması ile giderildiği görülmüģtür. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 6 / 19
S.NO 37 38 39 40 41 42 43 TETKİK EDİLEN BİRİM ALĠ FUAT CEBESOY M.Y.O. FERĠZLĠ M.Y.O. KAYNARCA SEYFETTĠN SELĠM M.Y.O. YABANCI DĠLLER BÖLÜM TÜRK DĠLĠ BÖLÜM ATATÜRK ĠLKELERĠ VE ĠNKILAP TARĠHĠ BÖLÜM SAÜSEM MÜDÜRLÜGÜ UYGUNSUZLUKLAR iģlenmemiģtir. 3 UYGUNSUZLUK; 1. Dokümanların Kontrolü Prosedürüne uyulmamıģ. 2. MüĢteri odaklılık iyileģtirmeleri yapılmamıģtır. 3. Alt prosesler belirlenmiģ olmasına rağmen KYS dosyaları oluģturulmamıģ, görev tanım formları eksik yapılmıģtır. 1 UYGUNSUZLUK; 1. 4.2.3 Dokümanların Kontrolü; Ana ve Alt Proseslerde Doküman Gözden Geçirmelerin yapılmadığı tespit edilmiģtir. TETKİKÇİNİN GÖZLEM VE ÖNERİLERİ Tetkikçiler: ġeref AKER, Mesut OKTAY 1. Birimde KYS uygulamaları için uygun bireysel ve bilimsel çalıģmalar devam etmekte olduğu, tüm personelin katılımının sağlandığı, kaliteli bir hizmet için prosedürlere riayet edildiği görülmüģ, teorideki eksikliklerin de planlı bir ekip çalıģması ile giderildiği görülmüģtür. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, ġuayyip KAHYA 1. Birimin yer sıkıntısı nedeniyle arģivi bulunmamaktadır. Bu sorunun giderilmesi önerilmiģtir. 2. Birim çalıģanlarının KYS ne ilgili olduğu gözlemlenmiģtir. 3. Standart Dosya Planına uymakta eksiklikler görülmüģ ikinci incelemede giderilmiģtir. 4. Mevcut personel sayısının yetersizliği gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, ġuayyip KAHYA 1. Mali iģler prosesinde öğrenci iģlerinin formlarının çıkarılması uygun olacaktır. 2. Satınalma prosesinde tedarikçi değerlendirme formundan bahsedilmediği halde planda yer verilmiģ. 3. Birim DÖF prosedürünü çok iyi uygulamaktadır. 4. Birim çalıģanlarının sistem prosedürlerini okuyup, sunum hazırlamaları sistemin iģleyiģi açısından yardımcı olacaktır. Tetkikçiler: Serpil ÜLGEN, Cemile YUSUFOĞLU 1. Ġdari Hizmetler Prosesinin ekinin Ġdari Hizmetler Proses Planı olarak düzeltilmesi önerilmiģtir. 2. Hasta Sevk ĠĢlemlerinin kaldırılması nedeniyle; proses ve planın görev tanım formunun revizyonu gereklidir. 3. Ġlgili personelin KYS temel eğitimlerine katılımının sağlanması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Serpil ÜLGEN, Cemile YUSUFOĞLU 1. Ġdari Hizmetler Prosesinin ekinin Ġdari Hizmetler Proses Planı olarak düzeltilmesi önerilmiģtir. 2. Hasta Sevk ĠĢlemlerinin kaldırılması nedeniyle; proses ve planın görev tanım formunun revizyonu gereklidir. 3. Ġlgili personelin KYS temel eğitimlerine katılımının sağlanması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Serpil ÜLGEN, Cemile YUSUFOĞLU 1. Ġdari Hizmetler Prosesinin ekinin Ġdari Hizmetler Proses Planı olarak düzeltilmesi önerilmiģtir. 2. Hasta Sevk ĠĢlemlerinin kaldırılması nedeniyle; proses ve planın görev tanım formunun revizyonu gereklidir. 3. Ġlgili personelin KYS temel eğitimlerine katılımının sağlanması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Neriman KANBUR 1. Birim Standart dosya planı uygulamasını tüm birimlere örnek olacak Ģekildi yerine getirmektedir. 2. Gelen-Giden-Zimmet defterleri evrak izlenebilirliği açısından en güzel Ģekilde yerine getirilmektedir. 3. Tüm birimlere örnek olacak Ģekilde düzenli ve arģiv yönetmeliğine uygun arģiv oluģturulmuģtur. 4. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin etkin olarak uygulanması önerilmiģtir. 5. Birimde 1 personel çalıģtığından gündemli toplantılar yapılmamaktadır. 43 birimde Yapılan tetkikler sonucunda 7 birimde 14 adet uygunsuzluk tespit edilmiş ve yapılan Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler ile uygunsuzluklar giderilmiştir. Diğer taraftan tetkikçilerin önerileri doğrultusunda birimler eylem planları yapmışlardır. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 7 / 19
D.F. S. NO SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ 3. Kalite Yönetim Sistemi Master Planı (00.00.PL.02) ve 8.1 MüĢteri memnuniyeti Değerlendirme Anketleri bölümü uyarınca gerçekleģtirilen anket uygulaması ve müģteri memnuniyetleri: 3.1. 2010 yılı anket ortalamaları; Ana/Alt Prosesler Anket ve MüĢteri Memnuniyeti % Düzeltici Önleyici/Faaliyet 1 Genel Sekreterlik 87-2 Hukuk Müşavirliği - - 3 Personel Dairesi Başkanlığı 85-4 Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı 85-5 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 91 4 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı 79 4 7 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı 81-8 Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı 88 1 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi Başkanlığı 87-10 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 83 3 11 Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü 90-12 Basımevi Müdürlüğü 78 1 13 Özel Güv. Teş. Kor. ve Güv. Şb. Md. 71-14 Döner Sermaye İşl.Müd. 59 1 15 Atatürk İlk.ve İnk.Tarihi Böl.Bşk. - - 16 Türk Dili Bölüm Başkanlığı - - 17 Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı - - 18 Sosyal Bilimler Enstitüsü 93-19 Fen Bilimleri Enstitüsü 98-20 Mühendislik Fakültesi 70 1 21 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 74 1 22 Teknik Eğitim Fakültesi 79-23 İlahiyat Fakültesi 83 6 24 Eğitim Fakültesi 95-25 Fen Edebiyat Fakültesi 85 3 26 Güzel Sanatlar Fakültesi 81 2 27 Sağlık Yüksek Okulu 60 3 28 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 71 3 29 Devlet Koservatuvarı 81-30 Sakarya M.Y.O. 85-31 Hendek M.Y.O. 75 2 32 Akyazı M.Y.O. 78 3 33 Sapanca M.Y.O. 69-34 Geyve M.Y.O. 76 3 35 Adapazarı M.Y.O. 74-36 Pamukova M.Y.O. 80 2 37 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 83-38 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 81-39 Karasu M.Y.O. 71 1 40 Ferizli M.Y.O. 81 2 41 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 88 5 42 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 93 - KYS GENELĠ: %81 58 Birimlerce yapılan anketlerin analizi sonucunda müşteri memnuniyeti ortalaması % 81 olarak gerçekleşmiştir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 8 / 19
3.2. 44 ayrı noktada bulunan öneri, istek ve memnuniyet kutularından 04.01.2010 31.12.2010 tarihleri arasında çıkan öneri, istek ve memnuniyetlerin sayıları: Memnuniyet S.NO Birimler Sayısı 1 Genel Sekreterlik 2 2 Hukuk Müşavirliği Öneri-istek Sayısı Yapılan Faaliyet Önleyici Düzeltici 3 Personel Dairesi Başkanlığı 1 4 Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı 53 21 2 5 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 2 2 1 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı 78 190 5 7 7 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı 11 8 Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı 1 3 3 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi Başkanlığı 32 16 10 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 1 1 11 Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü 12 Basımevi Müdürlüğü 13 Özel Güv. Teş. Kor. ve Güv. Şb. Md. 1 1 14 Döner Sermaye İşl.Müd. 15 Atatürk İlk.ve İnk.Tarihi Böl.Bşk. 16 Türk Dili Bölüm Başkanlığı 17 Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı 18 Sosyal Bilimler Enstitüsü 19 Fen Bilimleri Enstitüsü 20 Mühendislik Fakültesi 17 27 2 21 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 99 17 2 22 Teknik Eğitim Fakültesi 33 15 3 23 İlahiyat Fakültesi 54 42 1 24 Eğitim Fakültesi 1 4 25 Fen Edebiyat Fakültesi 1 7 6 26 Güzel Sanatlar Fakültesi 10 9 27 Sağlık Yüksek Okulu 17 3 1 28 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 6 29 Devlet Koservatuvarı 30 Sakarya M.Y.O. 5 26 31 Hendek M.Y.O. 1 14 1 1 32 Akyazı M.Y.O. 3 15 2 33 Sapanca M.Y.O. 34 64 3 34 Geyve M.Y.O. 4 5 35 Adapazarı M.Y.O. 36 Pamukova M.Y.O. 14 37 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 38 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 6 49 39 Karasu M.Y.O. 10 19 1 40 Ferizli M.Y.O. 9 5 1 1 41 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 3 14 42 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi KYS GENELĠ: 497 574 12 38 Birimlerimizde bulunan öneri, istek ve memnuniyet kutularından 04.01.2010 31.12.2010 tarihleri arasında 574 adet Öneri ve Ġstek, 497 adet Memnuniyet çıkmıştır. Öneri ve isteklerle ilgili 12 adet Önleyici Faaliyet, 38 adet Düzeltici Faaliyet yapılmıştır. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 9 / 19
4. Birimlerin 2010 Yılı Kalite Hedeflerinin GerçekleĢmelerinin Değerlendirilmesi; Kalite Yönetim Sisteminin uygulandığı birimler tarafından 2010 yılında ölçümü yapılmış kalite hedefleri tablosu aşağıda verilmiştir. Sıra Ana Proses Performansı Ana/Alt Prosesler No (Kalite Hedefi) % 1 Genel Sekreterlik 100-2 Hukuk Müşavirliği 100-3 Personel Dairesi Başkanlığı 100-4 Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı 80-5 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 100-6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı 100 1 7 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı 100-8 Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı 100-9 Kütüphane ve Dok. Dairesi Başkanlığı 100-10 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 90-11 Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü 100-12 Basımevi Müdürlüğü 86-13 Özel Güv. Teş. Kor. ve Güv. Şb. Md. 67-14 Döner Sermaye İşl.Müd. 100-15 Atatürk İlk.ve İnk.Tarihi Böl.Bşk. 100-16 Türk Dili Bölüm Başkanlığı 100-17 Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı 100-18 Sosyal Bilimler Enstitüsü 100-19 Fen Bilimleri Enstitüsü 100-20 Mühendislik Fakültesi 82-21 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 90-22 Teknik Eğitim Fakültesi 100-23 İlahiyat Fakültesi 100-24 Eğitim Fakültesi 100-25 Fen Edebiyat Fakültesi 100 2 26 Güzel Sanatlar Fakültesi 100-27 Sağlık Yüksek Okulu 92-28 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 85-29 Devlet Konservatuvarı 94-30 Sakarya M.Y.O. 99-31 Hendek M.Y.O. 100-32 Akyazı M.Y.O. 100-33 Sapanca M.Y.O. 79-34 Geyve M.Y.O. 100-35 Adapazarı M.Y.O. 91-36 Pamukova M.Y.O. 100-37 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 96-38 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 100-39 Karasu M.Y.O. 91-40 Ferizli M.Y.O. 100-41 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 100-42 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 100 - Kalite Yönetim Sistemi Kalite Hedefleri GerçekleĢme Performansı (%) Yapılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet %96 3 Birimlerin 2010 değerlendirmesinde hedef gerçekleşmesi genel ortalaması % 96 olarak gerçekleşmiştir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 10 / 19
5. Birimlerin Performans Değerleri; Kalite Yönetim Sistemi Master Planı 8.6 Proses Performanslarının Ölçülmesi bölümü uyarınca ana/alt proseslerin performansı. (Müşteri memnuniyeti sonuçları, Kalite hedefi gerçekleşmeleri, İç Tetkik sonuçları ve DÖF lerin değerlendirilmesi sonucu belirlenmiştir.) Ana/Alt Prosesler Anket % Ana Proses Yapılan Performansı ĠyileĢtirmeler (Kalite Hedefi) % Ġç Tetkik Performans % 1 Genel Sekreterlik 87 100-84,15 2 Hukuk Müşavirliği - 100 2 96,00 3 Personel Dairesi Başkanlığı 85 100 7 93,25 4 Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı 85 80 7 83,80 5 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 91 100 7 94,05 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başk. 79 100 23 97,15 7 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı 81 100 1 91,45 8 Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı 88 100 10 90,61 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi Başkanlığı 87 100 8 86,90 10 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 83 90 13 93,94 11 Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü 90 100 1 1 89,80 12 Basımevi Müdürlüğü 78 86 1 81,60 13 Özel Güv. Teş. Kor. ve Güv. Şb. Md. 71 67-73,90 14 Döner Sermaye İşl.Müd. 59 100 1 75,24 15 Atatürk İlk.ve İnk.Tarihi Böl.Bşk. - 100-90,91 16 Türk Dili Bölüm Başkanlığı - 100-90,91 17 Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı - 100-90,00 18 Sosyal Bilimler Enstitüsü 93 100 4 98,10 19 Fen Bilimleri Enstitüsü 98 100-89,55 20 Mühendislik Fakültesi 70 82 11 86,38 21 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 74 90 15 84,36 22 Teknik Eğitim Fakültesi 79 100 4 93,11 23 İlahiyat Fakültesi 83 100 9 89,94 24 Eğitim Fakültesi 95 100-91,40 25 Fen Edebiyat Fakültesi 85 100 11 90,95 26 Güzel Sanatlar Fakültesi 81 100 5 90,41 27 Sağlık Yüksek Okulu 60 92 7 83,80 28 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 71 85 3 85,28 29 Devlet Konservatuvarı 81 94-86,49 30 Sakarya M.Y.O. 85 99 4 4 87,65 31 Hendek M.Y.O. 75 100 4 93,50 32 Akyazı M.Y.O. 78 100 5 87,06 33 Sapanca M.Y.O. 69 79 22 1 91,55 34 Geyve M.Y.O. 76 100 17 95,14 35 Adapazarı M.Y.O. 74 91-92,30 36 Pamukova M.Y.O. 80 100 7 85,87 37 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 83 96 3 3 99,30 38 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 81 100 3 3 88,27 39 Karasu M.Y.O. 71 91 9 1 82,12 40 Ferizli M.Y.O. 81 100 7 1 88,06 41 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 88 100 9 85,35 42 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 93 100-91,85 TOPLAM %81 %96 240 14 %89,08 2010 Yılında Proseslerin ortalama performansı 89,08 olarak gerçekleşmiştir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 11 / 19
1.Resmi yazıģma kurallarına uyulmamıģtır. 2.Standart dosya planı kodları hatalıdır. 3.Yazının ekleri eksik/hatalıdır. 4. Dağıtım birimleri eksik/hatalıdır. 5.YanlıĢ birime / daireye / kuruma yazılmıģtır. 6. Paraf / imza yetkilisi eksik / hatalıdır. 7. Yazım ve imla hataları vardır. 8. Yazı içeriği uygunsuzdur. 9. Mevzuata uygun değildir. 10. Diğer T O P L A M SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ 6. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleģtirilmesi esnasında ortaya çıkan uygunsuzluklar; 2010 Yılında gerçekleşen uygunsuzluklar; H A T A VE N O K S A N L I K L A R OCAK - ARALIK 2010 B Ġ R Ġ M L E R Genel Sekreterlik 1 1 Hukuk Müşavirliği Personel Dairesi Başkanlığı 1 2 2 5 Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı 3 3 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 1 1 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı 2 1 1 1 5 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı 1 1 2 Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı 3 1 1 1 2 5 1 14 Kütüphane ve Dok. Dairesi Başkanlığı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 1 2 1 4 Basın Şube Müdürlüğü Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü Basımevi Müdürlüğü Özel Güv. Teş. Kor. ve Güv. Şb. Md. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Atatürk İlk.ve İnk.Tarihi Böl.Bşk. Türk Dili Bölüm Başkanlığı Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Mühendislik Fakültesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi 5 2 3 10 Teknik Eğitim Fakültesi İlahiyat Fakültesi 1 1 Eğitim Fakültesi 1 1 Fen Edebiyat Fakültesi 3 3 Güzel Sanatlar Fakültesi 1 1 1 3 Sağlık Yüksekokulu Müdürlüğü Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Devlet Konservatuvarı 1 1 Sakarya Meslek Yüksekokulu 2 2 Hendek Meslek Yüksekokulu Akyazı Meslek Yüksekokulu Sapanca Meslek Yüksekokulu Geyve Meslek Yüksekokulu Adapazarı Meslek Yüksekokulu Pamukova Meslek Yüksekokulu 1 1 2 4 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 1 1 Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu Karasu Meslek Yüksekokulu 1 1 Ferizli Meslek Yüksekokulu Kaynarca Seyfettin Selim Meslek Yüksekokulu 1 1 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi TOPLAM 9 7 13 0 1 15 10 2 4 2 63 Uygun olmayan hizmetin değerlendirilmesinde kullanılan 00.FR.26 A/B formu ile 63 adet uygunsuzluk tespit edilmiştir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 12 / 19
7. Düzeltici / Önleyici Faaliyetlerin GerçekleĢmesi; SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ 7.1. 2010 Yılında gerçekleşen Düzeltici Faaliyetler; Sıra No: ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠ YAPAN BĠRĠM/BÖLÜM ADI YAPILAN DÜZELTĠCĠ FAALĠYETĠN KONUSU Ġç Tetkik Anket Öneri- Ġstek Hedef Uygunsuzluk Diğer TOPLAM 1 Genel Sekreterlik - - - - - 2 Hukuk Müşavirliği - - - - 2 2 3 Personel Dairesi Başkanlığı - - 1-6 7 4 Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı - - - - 2 2 5 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı - 3 1-2 6 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Bşk. - 3 7 1 5 16 7 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı - - - - 1 1 8 Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başk. - 1 3-6 10 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi Başk. - - - - - 10 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı - 3 1-2 6 11 Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü 1 - - - - 1 12 Basımevi Müdürlüğü - 1 - - - 1 13 Özel Güv. Teş. Kor. ve Güv. Şb. Md. - - - - - 14 Döner Sermaye İşl.Müd. - 1 - - - 1 15 Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi Bölüm Başkanlığı - - - - - 16 Türk Dili Bölüm Başkanlığı - - - - - 17 Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı - - - - - 18 Sosyal Bilimler Enstitüsü - - - - 2 2 19 Fen Bilimleri Enstitüsü - - - - - 20 Mühendislik Fakültesi - 3 2-3 8 21 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi - 1 2-12 15 22 Teknik Eğitim Fakültesi - - 3-1 4 23 İlahiyat Fakültesi - 6 1-1 8 24 Eğitim Fakültesi - - - - - 25 Fen Edebiyat Fakültesi - 3 6 2-11 26 Güzel Sanatlar Fakültesi - 2 - - 3 5 27 Sağlık Yüksek Okulu - 3 1 - - 4 28 Beden Eğitimi ve Spor Y.O - 3 - - - 3 29 Devlet Koservatuvarı - - - - - 30 Sakarya M.Y.O 4 - - - - 4 31 Hendek M.Y.O - 2 1 - - 3 32 Akyazı M.Y.O - 3 2 - - 5 33 Sapanca Meslek Yüksekokulu 1 - - - - 1 34 Geyve Meslek Yüksekokulu - 3 5 - - 8 35 Adapazarı M.Y.O - - - - - 36 Pamukova M.Y.O - 2 - - 5 7 37 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 3 - - - - 3 38 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 3 - - - - 3 39 Karasu Meslek Yüksekokulu 1 1 1-3 6 40 Ferizli Meslek Yüksekokulu 1 1 1-1 4 41 Kaynarca M.Y.O. - 5 - - 4 9 42 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi - - - - - TOPLAM 14 50 38 3 61 166 Tüm birimlerce 2010 yılında; anket, İç Tetkik, Öneri-istek ve memnuniyet, Hedefler, uygunsuzluklar ve diğer konularda toplam 166 adet Düzeltici Faaliyet yapılmıştır. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 13 / 19
7.2. 2010 Yılında gerçekleşen Önleyici Faaliyetler; Sıra No: ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠ YAPAN BĠRĠM/BÖLÜM ADI YAPILAN ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠN KONUSU Öneri- Ġç Tetkik Anket Hedef Uygunsuzluk Diğer TOPLAM Ġstek 1 Genel Sekreterlik - - - - - 2 Hukuk Müşavirliği - - - - - 3 Personel Dairesi Başkanlığı - - - - - 4 Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı - - 2-3 5 5 İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı - 1 - - - 1 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Bşk. - 1 5-1 7 7 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı - - - - - 8 Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başk. - - - - - 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi Başk. - - - - 8 8 10 Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı - - - - 7 7 11 Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü - - - - - 12 Basımevi Müdürlüğü - - - - - 13 Özel Güv. Teş. Kor. ve Güv. Şb. Md. - - - - - 14 Döner Sermaye İşl.Müd. - - - - - 15 Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi Bölüm Başkanlığı - - - - - 16 Türk Dili Bölüm Başkanlığı - - - - - 17 Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı - - - - - 18 Sosyal Bilimler Enstitüsü - - - - 2 2 19 Fen Bilimleri Enstitüsü - - - - - 20 Mühendislik Fakültesi - - - - 3 3 21 İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi - - - - - 22 Teknik Eğitim Fakültesi - - - - - 23 İlahiyat Fakültesi - - - - 1 1 24 Eğitim Fakültesi - - - - - 25 Fen Edebiyat Fakültesi - - - - - 26 Güzel Sanatlar Fakültesi - - - - - 27 Sağlık Yüksek Okulu - - - - 3 3 28 Beden Eğitimi ve Spor Y.O - - - - - 29 Devlet Koservatuvarı - - - - - 30 Sakarya M.Y.O - - - - - 31 Hendek M.Y.O - - 1 - - 1 32 Akyazı M.Y.O - - - - - 33 Sapanca Meslek Yüksekokulu - 5 3-13 21 34 Geyve Meslek Yüksekokulu - - - - 9 9 35 Adapazarı M.Y.O - - - - - 36 Pamukova M.Y.O Md. - - - - - 37 Sağlık Hizmetleri M.Y.O - - - - - 38 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. - - - - - 39 Karasu Meslek Yüksekokulu - - - - 3 3 40 Ferizli Meslek Yüksekokulu - 1 1-1 3 41 Kaynarca M.Y.O. - - - - - 42 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi - - - - - TOPLAM - 8 12-54 74 Tüm birimlerce 2010 yılında; anket, İç Tetkik, Öneri-istek ve memnuniyet, Hedefler, uygunsuzluklar ve diğer konularda toplam 74 adet Önleyici Faaliyet yapılmıştır. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 14 / 19
8. Birimlerin 2011 yılı kalite hedefleri; Birimlerin 2011 yılı hedefleri görüşülmüş olup; Genel Sekreterliğe bağlı birimlerin hedefleri ve Eğitim- Öğretim Birimleri Hedef belirleme komisyonunca belirlenen hedefler benimsenerek kabul edilmiştir. Ayrıca; Tüm Birimlerin bir önceki yılın anket sonuçları ortalamalarını dikkate alarak 2011 yılında memnuniyet ile ilgili bir hedef belirlemeleri karara bağlanmıştır. 9. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değiģiklikler; 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 Genel Sekreterliğe bağlı alt proses Yayın Komisyonu Başkanlığı Prosesi iptal edilerek Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığına bağlanmıştır. İçişleri Bakanlığı Sivil Savunma Genel Müdürlüğünce yayınlana genelge gereği Sivil Savunma Uzmanlığı Prosesi iptal edilerek İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına bağlanmıştır. Genel Sekreterlik ve bağlı birimleri için uygulanan web anket soruları revize edilerek uygulamaya konulmuştur. Eğitim Öğretim Birimleri ortak hedef ve anketleri için kurulan komisyon çalışmaları sonucu değiştirilen anket soruları ve hedefler ile ilgili çalışmalar sonuçlandırılıp uygulanmak üzere birimlere gönderilmiştir. Kalite El Kitabı (KEK), Master Planı ve KYS Dokümanlarında yapılan değişiklikler ile ilgili revize çalışmaları devam etmektedir. 2010 yılı iç tetkik programı hazırlanarak belirlenen tarihlerde tetkiklerin yapılması ve tetkiklerde bulunan uygunsuzlukların giderilmesi sağlanmıştır. Ayrıca; İç tetkikçiler tarafından yapılan gözlemler ve öneriler ile ilgili durum değerlendirilmesi yapılarak rapor halinde YGG toplantısına sunulmuştur. Anket Sonuçlarında Ortaya Çıkan Memnuniyetsizliklerde Öncelikli Döf Yapma Oranı % 5 Den % 10 a Çıkartılmıştır. Eğitim Öğretim Birimleri Prosesleri revize edilmesi çalışmaları devam Etmektedir, 2011 Yılı İç Tetkik sonuçları da dikkate alınarak son şekli verilecektir. Öneri, istek ve memnuniyet uygulamaları ile düzeltici önleyici faaliyetlerin hazırlanması (DÖF) konularında bazı birimlerimizde bilgilendirme toplantıları yapılmıştır ve yapılmaya devam edilecektir. Birimlerimizin yeni açılan binalarına (Müh. Fak. A-2 Binası, Kongre Merkezi, İ.İ.B.F. B. Blok) öneri, istek ve memnuniyet kutusu konulmuştur. DEĞERLENDĠRME VE SONUÇ; Belirlenen hedeflerin ölçülmesinde; genelde hedeflere ulaşıldığı görülmekle birlikte, hedef ölçümleri sonucu gereken Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler daha etkin yapılmalıdır. Yeni hedeflerin belirlenmesinde çalışanların daha etkin rol oynaması sağlanmalıdır. 2010 yılında yapılan anketler sonucu düşük çıkan memnuniyetlerle ilgili memnuniyetin artırılmasının sağlanması amacıyla eylem planları hazırlanarak iyileştirmeler yapılmalıdır. Öneri, istek ve memnuniyet uygulamalarının etkinliğinin artırılması ve sonuçlarına göre DÖF yapılarak uygulamaların müşteri istekleri doğrultusunda iyileştirilmesi ve geri dönüşümlerin yapılarak kayıtlarının tutulması ve yapılan DÖF lerin duyurulması gerekmektedir. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün uygulandığı görülmekle birlikte; uygulamaların tüm birimlerde etkinleştirilmesi ve uygunsuzluk formlarının etkin bir şekilde uygulanması sağlanmalıdır. Proses ölçümleri ve veri analizlerinin birimlerde daha etkin bir şekilde uygulanmalı ve devam eden çalışmaların bitirilerek uygulamaya geçilmesi sağlanmalıdır. Sonuç olarak: Yapılan değerlendirmeler neticesinde, hizmetlerin daha etkin yapılabilmesi ve değerlendirilebilmesi için aşağıdaki kararlar alınmıştır. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 15 / 19
26.01.2010 TARĠHĠNDE YAPILAN YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ (YGG) TOPLANTISINDA ALINAN LAR NO NO: 01 NO: 02 NO: 03 NO: 04 NO: 05 NO: 06 NO: 07 NO: 08 NO: 09 NO: 10 ALINAN - Birimlerin Anket Uygulamaları, Öneri-İstek ve Memnuniyet Uygulamaları ve Hedef Değerlendirmeleri sonucu ile diğer konularda DÖF yaptıkları görülmüştür. Birimlerin Uygunsuzluklar sonucunda da Düzeltici Faaliyet yapmaları kararlaştırılmıştır. - Genel Sekreterliğe bağlı birimlerin web anket uygulamasının gözden geçirilmesi ve anket sorularının revize edilmesi için 2011 ġubat Ayı nda yapılacak Genel Sekreterliğe Bağlı Birimler Koordinasyon toplantısında komisyon kurulması kararlaştırıldı. - Eğitim-Öğretim Birimleri Anketlerinin analizinde Soru Bazında Ağırlıklı ortalama yöntemi uygulanması ile ilgili Şubat Ayı nda yapılacak Kalite Temsilcileri Koordinasyon Toplantısında komisyon kurulması kararlaştırıldı. - Öneri, İstek ve Memnuniyet uygulamalarında; Öneri, istek ve memnuniyette bulunanlara geri dönüşümlerin daha etkin yapılması, Ayrıca; birimlerce yapılan iyileģtirmelerin öğrencilere ve çalıģanlara duyurulması, kararlaştırıldı. - Hedef gerçekleşmelerinde birimlerimizin düşük çıkan hedefler ile ilgili eylem planları hazırlanarak uygulamaya konulması kararlaştırıldı. - Proses performansı ölçümlerinde; birimlerimizin Proses Performansı Ölçüm Formlarını daha dikkatli doldurmaları ve çıkabilecek sorunların giderilmesi için Strateji geliştirme Dairesi Başkanlığının birimlerimize destek vermesi kararlaştırıldı. - Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün sadece Genel Sekreterlik tarafından etkin kullanıldığı görülmüştür. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün tüm birimlerimizce etkin çalıştırılması amacıyla Uygunsuzluk Formlarının (00.00.FR.26 A/B) (00.00.FR.21) tüm birimlerimizce de kullanılması kararlaştırıldı. - Birimlerin bir önceki yılın anket sonuçlarını dikkate alarak 2011 yılında memnuniyet ile ilgili hedef belirlemeleri ve belirlenen hedeflerin en geç 2011 ġubat ayı sonuna kadar elektronik ortamda Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına (strplanlama@sakarya.edu.tr) gönderilmesine karar verildi. - KYS uygulamalarının daha etkin yapılabilmesi amacıyla KYS uygulamalarının Otomasyona geçilmesi için çalışmaların başlatılması kararlaştırıldı. - Birimlerde her ay birim içi periyodik toplantılar düzenlendiği ve her toplantıda proses sorumlularınca sunum çalışmaları yapıldığı görülmüş olup, aynı uygulamaya 2011 yılında da devam edilmesi kararlaştırılmıştır. EKLER : 1 - Toplantı Katılım Listesi (3 Sayfa) 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 16 / 19
2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 17 / 19
2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 18 / 19
2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 19 / 19