7.ÇP Genel Finansal Kurallar 7. ÇERÇEVE PROGRAMI GENEL FİNANSAL KURALLAR. 09 Kasım 2007 v1

7. ÇERÇEVE PROGRAMI GENEL FİNANSAL KURALLAR 09 Kasım 2007 v1

İÇİNDEKİLER 1 ÖNSÖZ...3 2 Doğrudan ve Dolaylı Masraflar :...4 2.1 Doğrudan Masraflar:... 4 2.2 Dolaylı masraflar (overheads):... 10 2.2.1 Gerçek Dolaylı Masraflar:... 10 2.2.2 Basitleştirilmiş (Simplified) Metod:... 10 2.2.3 %20 sabit oranı (Flat rate of 20%)... 11 2.2.4 Geçici Sabit Oran % 60 (Transitional Flat Rate of 60%):... 12 2.2.5 Koordinasyon ve Destek Eylemleri(Coordination and Support Actions-CSA) için doğrudan masrafların Maksimum %7 si oranı:... 13 3 Maksimum Destek Oranları:...15 4 A3.1 TABLOSUNUN DOLDURULMASI...18 5 Topluluk Finansal Desteği...22 5.1 Ödeme Şekilleri... 23 5.1.1 Proje başlangıcında ön ödeme:... 23 5.1.1.1 Garanti Fonu:... 24 5.1.2 Periyodik raporların onaylanmasından sonra yapılan ara ödemeler:... 26 5.1.3 Final raporun onaylanmasından sonra yapılan final ödeme:... 26 6 Proje Gelirleri...26 7 Geçerli Masraflar...30 7.1 Geçerlilik Kriterleri:... 30 8 Geçersiz Masraflar:...31 8.1 KDV Muafiyet Sertifikası... 31 9 Finansal Raporlama ve Ödemeler:...33 9.1 Finansal sertifika:... 33 9.2 Metodoloji Sertifikası... 34 9.3 Ortalama Personel Masrafları Sertifikası... 35 9.4 Sertifikaların Karşılaştırılması... 37 10 Raporların onaylanması ve ödemelerin iletilmesi...39 11 Dönüşüm Oranı:...39 EK I: Alt Yüklenici (subcontractor):...40 EK II: Üçüncü Partilerin Masrafları...41 EK III: Dahili danışman masrafları üç şekilde sınıflandırılır:...44 EK IV: Toplu ödeme şeklinde Topluluk Finansal Desteği:...45 EK V: PC dışındaki ülkeler için Toplu ödeme şeklinde Topluluk Finansal Desteği...51 EK VI: Kontroller ve Onaylar:...52 Raporlar:... 53 EK VIII: Finansal Açıdan Zayıf Olan Bir Tüzel Kişilik Koordinatör Olabilir mi?...54 2

1 ÖNSÖZ AB Çerçeve Program fonları, tamamı hibe olan ve geri ödemesiz fonlardır. Tematik alanlardaki ilgili çağrılara sunulan projelerin değerlendirilmesi sonucunda başarılı bulunan projeler AB Komisyonu tarafından fonlanmaktadır. Proje tekliflerinin ve proje raporlarının sunulması direkt olarak AB Komisyonuna yapılmaktadır. Çoklu ortaklı olan projelerin koordinatör ve ortaklarının proje için talep ettikleri bütçeler, başvuru aşamasında koordinatör tarafından elektronik teklif sunma sistemine (EPSS) girilir (A.3 formları). Komisyon desteği bir ön ödeme ve ara ödemelerden oluşur ve 2 yıl veya daha uzun sürecek projelerde her dönem sonunda belli kurallara ( 375.000 Euro ve üzerinde fon alınması) göre Mali Denetim Sertifikası (Audit) ile birlikte raporlar gönderilmelidir. Proje türleri icin belli oranlarda destek miktarı mevcuttur. Ayrıca Proje yürüten kurum ve kuruluşların muhasebe sistemleri ile bağlantılı olarak kurumlara belli oranda genel gider (overhead) payı verilmektedir. Bütçe öngörüsü hazırlayabilmek için, hangi tür masrafların doğrudan projeden karşılanabileceği bilinmeli ve ilgili masrafın gerçeğe yakın tahmini yapılarak öngörü hazırlanmalıdır. Proje bütçesinin harcanması sırasında Finansal Kurallar gereği geçerli ve geçersiz masraf prensiplerine uymak ve yapılan harcamaların tamamının muhasebe sisteminde kayıtlı olmasını sağlamak gerekmektedir. Görüldüğü üzere, yapılan iş karşılığı 7.ÇP hibe desteklerinden yararlanabilmek için, finansal konularda teknik bilgi ve becerinin geliştirilmesi gerekmektedir. Elinizdeki, 54 sayfadan oluşan bu kitapçık, Avrupa Komisyonu nca yayınlanan klavuzdur ve kuruluşlarımız için ulusal mevzuata uygun şekilde hazırlanmıştır. TÜBİTAK UKO Bilgi için: ncpfinance@tubitak.gov.tr 3

2 Doğrudan ve Dolaylı Masraflar : Ortaklara (beneficiary) yapılan ödeme, onların geçerli doğrudan ve dolaylı masraflarına bağlıdır. 2.1 Doğrudan Masraflar: Projenin yürütülmesi ile doğrudan ilişkili olan geçerli masraflardır. Geçerli sayılabilecek doğrudan masraflar: a) Proje Personeli Masrafı: Personel, ortak tarafından ulusal mevzuata uygun olarak alınmış olmalıdır. Personel, ortağın teknik idare ve sorumluluğu altında çalışmalıdır. İki tür personel çalıştırılabilir: Kadrolu personel: ortakla sürekli çalışma sözleşmesi olan personel. Sözleşmeli personel: ortakla geçici süreli çalışma sözleşmesi olan personel. Personel masrafları brüt maaşı belirtmeli: maaş + sosyal güvenlik masrafları (tatil ödemesi, emeklilik payı, sağlık sigortası, vb.) Kadrolu personel için de geçerli olmak üzere, doğrudan proje için çalışılan saatler projeden karşılanabilir. Çalışma zamanı = proje için çalışılan toplam saat ( tatiller, hastalık izni, diğer izinler ) Projeden karşılanacak çalışma zamanı, proje süresince zaman çizelgesi (Grafik 1; Grafik 2) gibi bir belge düzenlenerek kaydedilmelidir. Proje personeli, çalışma zamanlarını günlük, haftalık veya aylık çalışma saatleri olarak kağıt üzerine veya bilgisayarda kaydetmelidir. Eğer ortağın genel uygulamasına göre belirli personel masrafları dolaylı masraf olarak işlem görüyorsa, o masraflar projeden de dolaylı masraf olarak gösterilmelidir, doğrudan masraf olarak gösterilmemelidir. Çalışma saatlerini kaydetmek için zaman çizelgesi kullanılmak istendiğinde (zorunlu değildir, güvenilir başka yöntemler de kullanılabilir) döküman üzerinde aşağıda belirtilen bilgiler bulunmalıdır: - Ortağın, kontratta da belirtilen tam ismi, - Ar-Ge projesine doğrudan katkı yapan çalışanın tam ismi, - Ar-Ge projesinin kontratta da belirtilen adı, - Proje adına açılan hesap numarası, 4

- - Ortağın gelen kurallarına göre belirlenen zaman periyodu (örneğin günlük, haftalık, aylık bazda), - Ar-Ge projesinde belirtilen çalışma saatleri, - Projeden sorumlu olan kişinin tam adı ve imzası. Çalışma saatlerini tahmin etmek yeterli değildir, ortağın genel kurallarına göre hesaplanmalıdır. Örnek: Bir yıldaki toplan gün sayısı: 365 Haftasonları: - 104 Yıllık tatil: - 21 Resmi tatil: - 15 Hastalık / diğer: - 15 Çalışılabilir gün sayısı: 210 5

Grafik 1: Zaman Çizelgesi 7.ÇP Genel Finansal Kurallar

Grafik 2: Zaman Çizelgesi Farklı projelerde çalışan personelin kullanabileceği zaman çizelgesi:

Özel durumlar: Fazla mesai: proje için çalışılan saatleri belirten bir sistem varsa ve ortağın genel kuralları ile uyum içerisinde ise kabul edilebilir. Hastalık izni: çalışma saatleri içerisine dahil edilemez. Proje personeli için ana-baba izni: Ulusal kanun çerçevesinde zorunlu olduğu durumda projede çalışılan zamanla orantılı olarak geçerli masraf olarak kabul edilebilir. Ayni yardım (şirket arabası gibi): sadece gerekçeli ve ortağın genel kurallarına uygun olduğu durumda kabul edilebilir. Aşırı harcamalar geçerli masraf değildir. Doktora masrafları: geçerli masraf kritelerini karşılıyorsa geçerlidir. Kamu kurumları için, direk merkez hükümet ya da yerel hükümet bütçesinden ödenen kamu memurları masrafları, geçerlilik kriterlerine uyuyorsa geçerli sayılır. Danışmanlar, bir 7.ÇP projesinde bir veya daha fazla ortak için çalışan gerçek kişilerdir. Serbest çalışan biri de olabilir, bir üçüncü parti bünyesinde çalışan biri de olabilir. Üçüncü parti ile ilgili genel bilgiye EK II te ulaşabilirsiniz. Dahili danışman masrafları ile ilgili genel bilgiye EK III te ulaşabilirsiniz. b) Projede görev alan personelin seyahat ve harcirah ödeneği genel kural olarak, ortağın genel kurallarına uyduğu ve kaydedildiği sürece doğrudan geçerli masraf olarak düşünülebilir. Bu masraflar ortağın genel kurallarına göre dolaylı masraf olarak kabul ediliyorsa, yine dolaylı masraf olarak projeye yansıtılabilir, doğrudan geçerli masraf olarak gösterilemez. c) Dayanıklı ekipman satın alma masrafı Sadece projede kullanılmak üzere alınan ekipman masrafı doğrudan masraf olarak gösterilebilir. Masrafın geçerli olabilmesi için ortağın genel muhasebe kurallarına göre karar verilmiş olmalı ve her ortak kendi dayanıklı ekipman amortisman kurallarını uygulamalıdır. Amortisman, her ilgili periyodik raporda gösterilir. Ekipmanın amortisman masrafı, o ekipmanın satın alma masrafını geçemez. Proje başlangıcından önce alınan ve proje için kullanılan ekipmanın masrafı, geçerlilik kriterlerine uydugu takdirde geçerlidir. Sadece proje için kullanılan oran masraf olarak gösterilebilir. Kullanılan miktar (kullanılan oran ve zaman) denetlenebilir olmalıdır. 8

Ekipman masrafı, ekipmanın istenilen kullanım şartlarını sağlayabilmesi için yapılan (alan hazırlığı, sevkiyat, yerleştirme, kurulum, v.b.) tüm masrafları kapsayabilir. Dayanıklı ekipmanın satın alınması opsiyonu içeren finansal kiralama (financial leasing), ortağın kendi finansal kuralları çerçevesinde ise karşılanabilir. Bu masraf, ekipmanın satın alınma ve normal şartlar altındaki amortisman uygulanması masraflarını geçemez. Operasyonel kiralama: bu durumda, ekipmanı satın alma olasılığı yoktur. Ekipman hala kiralama firmasının mülkiyetinde olduğu için amortisman masrafı da yoktur; ancak masraflar, ortağın normal uygulamaları içerisindeyse ve ekipmanın satın alınma masrafını geçmiyorsa geçerli masraftır. Her iki durumda da ortak, ekipmanı sadece proje için kullanmıyorsa, projede kullanılan çalışma zamanı oranı projeden gösterilebilir. Örnek: Proje süresi: 3 yıl Ekipman amortisman süresi:5 yıl Ekipman proje başlangıcında alındı ise, projede kullanım süresi olan 3 yıl için ve kullanıldığı oranda projeden karşılanabilir. Ortağın genel uygulamalarına göre dayanıklı ekipman masrafı dolaylı masraf olarak kabul ediliyorsa, bu masraflar projede de dolaylı masraf olarak gösterilir. d) Sarf malzeme masrafları: Projenin uygulanması için gerekli olan her türlü sarf malzeme masrafı doğrudan geçerli masraf olarak kabul edilebilir. Ortağın genel uygulamalarına göre sarf malzeme masrafı dolaylı masraf olarak kabul ediliyorsa, bu masraflar projede de dolaylı masraf olarak gösterilir. Sarf malzeme masraflarının geçerli olabilmesi için, proje başladıktan sonra alınması gerekmektedir. e) Alt Yüklenici: Alt yüklenici masrafları doğrudan geçerli masraftır. Detaylı bilgi EK I de yer almaktadır. f) Metodoloji Sertifikası ve Finansal Sertifika: 9

Sertifika masrafları doğrudan geçerli masraftır. Diğer aktiviteler (other activities) kalemi altında yönetim giderleri (management costs) altında gösterilmelidir. 2.2 Dolaylı masraflar (overheads): Dolaylı masraflar (overheads), kira, bina ve teçhizatın amortismanı, su, gaz, elektrik, bakım, sigorta, ofis ekipmanları, iletişim masrafları, posta ücreti gibi ortağın altyapı ve genel operasyonel masrafları ile idari ve finansal yönetim, insan kaynakları, eğitim, dökümantasyon, hukuki görüş gibi yatay hizmetlerle bağlantılı masrafları kapsamaktadır. Dolaylı masraflar, ortağın muhasebe kurallarına uygun olmalıdır. 7.ÇP de, aynı tüzel kişiliğe bağlı tüm bölümler, fakülteler veya enstitüler masraf hesap etmede aynı sistemi kullanmalıdırlar. 2.2.1 Gerçek Dolaylı Masraflar: Geçerli masraf kriterine uygun dolaylı masrafları herbir proje için ayırt edebilen ve gruplayan analitik muhasebe sistemlerine sahip ortaklar, dolaylı masraf oranı %20 den fazla ise bu oranı belirtebilir ve bu durumda gerçek dolaylı masraflarını raporlamak zorundadırlar veya %20 sabit oran opsiyonunu seçmelidirler. 2.2.2 Basitleştirilmiş (Simplified) Metod: Basitleştirilmiş metod, gerçek dolaylı masraflarını detaylı seviyede (merkez, birim, proje) değil de, kurum/kuruluş seviyesinde ayırabilen tüzel kişiliklere yönelik olan dolaylı masraf bildirme şeklidir. Dolaylı masraf havuzundan farklı projelere masraflarını dağıtmak için referans noktası ( key / driver ) seçilmesi gerekmektedir. Bu metod, ortağın genel muhasebe ve yönetim uygulamalarına göre olmalıdır ve son kapanan muhasebe yılının finansal kayıtlarından alınan gerçek masraflara dayandığı sürece kullanılabilmektedir. Basitleştirilmiş metodta, kurum/kuruluşun uygulamalarına uygun oldugu takdirde, oranlama yolu ile dolaylı masraf(overhead) hesaplanır. Örnekler: 3 projeye sahip bir kurum/kuruluş, toplamda 100.000 EUR dolaylı masraf (overhead) belirlemiştir. 3 proje arasında dolaylı masrafları paylaştırmak için, basitleştirilmiş metodu kullanıyor: 10

Örnek 1: Sabit saatlik orana göre dolaylı masraf dağılımı yapıyor: Kurumun/Kuruluşun toplam dolaylı masrafı: 10.000 Kurum/Kuruluş bazında çalışılan saatler: 2.000 saat Saatlik oran:10.000 / 2.000 = 5 Projeler arasında dağılım: 1. proje: 600 saat çalışılmış => 600 x 5 = 3.000 dolaylı masrafları 2. proje: 400 saat çalışılmış => 400 x 5 = 2.000 dolaylı masrafları 3. proje:1.000 saat çalışılmış => 1.000 x 5 = 5.000 dolaylı masrafları Örnek 2: Personel masrafı oranına göre dağıtım: Toplam dolaylı masraf: 10.000 Kurum/Kuruluş bazında personel masrafı: 100.000 Oran: 10.000 / 100.000 = 0,1 (%10) Projeler arasında dağılım: 1. proje: personel masrafı: 30.000 => 30.000 x 0,1 = 3.000 dolaylı masrafları 2. proje: personel masrafı: 20.000 => 20.000 x 0,1 = 2.000 dolaylı masrafları 3. proje: personel masrafı: 50.000 => 50.000 x 0,1 = 5.000 dolaylı masrafları 2.2.3 %20 sabit oranı (Flat rate of 20%) Muhasebe sistemi ne olursa olsun, tüm ortaklar seçebilirler. Toplam doğrudan geçerli masraflardan, alt yüklenici ve üçüncü parti tarafından sunulan ortağın binasında kullanılmayan kaynaklarının masrafları çıkarılarak kalan miktar üzerinden dolaylı masraf hesaplanır. Örnek: Masraflar: - personel: 1.000.000 - alt yüklenici: 100.000 - proje ortağı olmayan bir üniversitede çalışan araştırmacı: 20.000 - proje ortağı olmayan bir üniversiteden ama ortağın binasında çalışan araşt.:15.000 11

- seyahat: 5.000 - ekipman: 50.000 Toplam doğrudan masraflar: 1.190.000 Dolaylı masraflar: 1.190.000-100.000 (alt yüklenici) 20.000 (ortağın binasında çalışmayan araştırmacı) = 1.070.000 x %20 = 214.000 7.ÇP ye ilk başvurusunda %20 sabit oranı kullanmayı kabul eden bir ortak, muhasebe sistemi gerçek masraflarını ayırt etmeye olanak sağladığında, sonraki başvurularında analitik gerçek dolaylı masraf sistemini (analytical actual indirect cost system) veya basitleştirilmiş metodu (simplified method) seçebilir. Ancak bundan sonra, tekrar sabit oran seçemez. 2.2.4 Geçici Sabit Oran % 60 (Transitional Flat Rate of 60%): 1 Ocak 2010 dan önce kapanacak çağrılar kapsamında geçerlidir. Sonrasında, Komisyon tarafından %40 dan az olmayan yeni bir oran belirlenecektir. Bu sabit oranın kullanımı üç şarta bağlıdır: 1) Kurum / kuruluşun statüsü: - Kar amacı gütmeyen kamu kurumları - Yüksek öğretim kurumları - Araştırma şirketleri - KOBİler Bu ortaklar proje süresi içerisinde statülerini değiştirirlerse, sabit oran uygulaması, statülerini değiştirdikleri ana kadar geçerli olacaktır. Daha sonraki finansal raporlarda da %60 sabit oranını kullanamayacaklardır. 2) Kurum / kuruluşun muhasebe sistemi: Proje için gerçek dolaylı masraflarını ayırt edemeyen kurum/kuruluşlar için öngörülmüştür. Muhasebe sistemi genel/toplam dolaylı masrafları belirleyebiliyor ama onu proje bazında dağıtamıyorsa, diğer şartları da sağlamak koşuluyla bu ortak %60 sabit oranı kullanabilir. 12

Örnek: 6.ÇP de Ek Maliyet Modelini (AC) kullanan üniversite, 7.ÇP de de: - 2009 yılının sonunda değiştirilecek olan %60 sabit oranı kullanabilir, - basitleştirilmiş metodu (simplified method) seçebilir, - tam analitik muhasebe sistemine geçebilir. 6.ÇP de Tam Maliyet Modelini (FC) kullanan kurum/kuruluşun muhasebe sisteminin aynı olduğu, yani gerçek dolaylı masraflarını ayırt edebildiği ve projelere dağıtabildiği farz edilir ve %60 sabit oranını seçemez, kullanamaz. 3) Destek türleri: Sabit oran, araştırma ve teknoloji geliştirme ve demonstrasyon aktivitelerini (Mükemmelliyet Ağları (NOE), Araştırma Projeleri) içeren destek türleri için uygundur. 2.2.5 Koordinasyon ve Destek Eylemleri(Coordination and Support Actions-CSA) için doğrudan masrafların Maksimum %7 si oranı: CSA nın dolaylı geçerli masrafları için ödeme (reimbursement), her ortak için doğrudan geçerli masrafların maksimum %7 si kadar olabilir ve alt yüklenici ile ortağa sunulan ama ortağın binasında kullanılmayan üçüncü parti kaynaklarının masrafları çıkarılarak kalan miktar üzerinden dolaylı masraf hesaplanır. 7.ÇP projelerine ilk defa katılırken geçici sabit oran(transitional flat rate) %60 ı seçen her ortak, sonraki katılımlarında gerçek dolaylı masraf (actual indirect cost system) sistemini seçebilir. Ancak bu değişimden sonra tekrar sabit oran(flat rate) sistemine geçemez. 13

Grafik 3: Dolaylı Masraflar Şeması Dolaylı Masraflar Kurum/Kuruluşunuz analitik muhasebe sistemine sahip mi veya dolaylı masraf (overhead) oranlarınızı basitleştirilmiş sistem (simplified method) kullanarak mı belirleyeceksiniz? EVET HAYIR Gerçek dolaylı masraflar (real indirect costs) veya basitleştirilmiş metod (simplified method) kullanarak masraf hesaplama veya Toplam doğrudan geçerli masrafların %20 si (1) veya Toplam doğrudan geçerli masrafların %60 ı (1)(2) - Kar amacı gütmeyen kamu kurumları, yüksek okullar ve üniversiteler, araştırma şirketleri, KOBİ ler - Araştırma ve Teknolojik Gelişme içeren fon türlerine katılım sağlanması durumunda. Koordinasyon ve Destek Eylemleri : Her durumda doğrudan geçerli masrafların %7 si (1) (1) alt yüklenici ve üçüncü parti tarafından sunulan ama ortağın binasında kullanılmayan kaynakların doğrudan geçerli masrafları çıkarılır. (2) 1 Ocak 2010 dan önce kapanacak çağrılar kapsamında yapılacak proje teklifleri için geçerlidir. 14

3 Maksimum Destek Oranları: 1. Araştırma ve Teknoloji Geliştirme Faaliyetleri (RTD): Ar-Ge faaliyetleri yeni bilgi, yeni teknoloji, yeni ürünler oluşturmayı amaçlayan aktivitelerdir. Genel desteklenme oranı toplam geçerli masrafların %50 sidir. Aşağıda belirtilen ortaklar için ise %75 dir: Kar amacı gütmeyen kamu kurumları ( -ulusal kanunlara göre kurulan tüzel kişilik, -uluslararası kuruluş(örnek:un)), Yüksek öğretim kurumları (örnek: üniversiteler) Araştırma şirketleri (kar amacı gütmeyen tüzel kişiliklerdir ve ana işlevlerinden biri araştırma ve teknoloji geliştirmedir), KOBİ ler AB KOBİ Tanımı: İşletme Ölçeği Orta büyüklükte işletme En Fazla Çalışan Sayısı Yıllık Net Satış Hasılatı Yıllık Bilanço < 250 50 milyon Avro 43 milyon Avro Küçük İşletme < 50 10 milyon Avro 10 milyon Avro Mikro İşletme < 10 2 milyon Avro 2 milyon Avro Bağımsızlık Başka firma hissesi %25'i geçmeyecek Çoğu zaman, bir tüzel kişiliğin statüsü ulusal kurallarına göre belirlenmektedir. Örnek: Bir ortak, kar amacı gütmeyen araştırma şirketi olduğunu ispatlamak için statüsünü ulusal vergi kanunu altında belirtebilir. Aşağıda belirtilen şartlar sağlandığında, güvenlikle ilgili Ar-Ge faaliyetlerinde destek oranı %75 e çıkabilir: Proje ortakları, sınırlı Pazar payı olan bir alanda kapasitelerini geliştiriyorlar. Bu sınırlı alanın özel durumuna göre, piyasa başarısızlığı riski bulunmaktadır. Proje ortakları yeni tehditlere cevap olacak şekilde ekipman geliştirmektedirler. 15

2. Demonstrasyon Faaliyetleri: Ekonomik avantaj sağlayacak yeni teknolojilerin kapasitesini ispatlayacak, doğrudan kâr amacı gütmeyen aktivitelerdir (prototip). Avrupa Komisyonu desteği toplam geçerli masrafların maksimum %50 sine ulaşmaktadır. 3. Diğer Faaliyetler: Yukarıda belirtilenlerin arasına girmeyen faaliyetlerdir. Avrupa Komisyonu desteği geçerli masrafların %100 ne kadar ulaşmaktadır. EkI de (Annex I) belirtilmelidir. Örnekler: - dissemination: ( web sayfası oluşturulması, konferans veya çalıştaylarda projenin sunulması, bilimsel yayım oluşturulması) - ağ oluşturma: ( ağ oluşturmak için seminer düzenleme) - koordinasyon ( toplantı veya koordinasyon amaçlı seyahat) - fikri mülkiyet ( patent araştırmaları, hukuki görüş veya projenin uygulanmasında gerekli olan fikri mülkiyet hakları için üçüncü partilere yapılan telif ücreti ödemelerini de içeren patent uygulamaları ve diğer fikri mülkiyet hakları başvurusu ve takibi) - sosyo-ekonomik konular üzerindeki çalışmalar ( projeden üretilen bilginin beklenen sosyo-ekonomik etkisinin değerlendirilmesi veya kullanımını etkileyebilecek faktörlerin analizi) - projeden üretilen bilginin promosyonu 4. Yönetim Faaliyetleri (diğer faaliyetler kapsamındadır): Sadece yönetim masrafları olan ortağın masrafları, kurum/kuruluş tipi ne olursa olsun toplam geçerli masrafların %100 üne kadar desteklenebilmektedir. Bilimsel koordinasyon(scientific coordination) masrafı bu kalem altında belirtilmez, Ar-Ge faaliyeti olduğu için %50 desteklenir. 5. Eğitim aktiviteleri (traininkjg activities (diğer faaliyetler kapsamındadır)): Eğitimcilerin maaşlarını kapsar. Ancak, eğitilenlerin maaşları karşılanmaz. Örnek: Bir araştırma projesine ortak olan bir üniversitenin masrafları: Ar-Ge masrafları: 100.000 Demonstrasyon masrafları: 100.000 Yönetim masrafları: 100.000 16

Dolaylı masrafların hesaplamaları: Üniversite olduğu için geçici sabit oran(transational flat rate) olan %60 seçilmiştir: Ar-Ge :100.000 x %60 = 60.000 Demo : 100.000 x %60 = 60.000 Yön. : 100.000 x %60 = 60.000 Komisyon desteği: Ar-Ge : %75 x (100.000 + 60.000 ) = 120.000 Demo : %50 x (100.000 + 60.000 ) = 80.000 Yön. : %100x (100.000 + 60.000 ) = 160.000 Toplam destek : 360.000 Araştırma faliyetlerinin koordine edilmesi ve desteklenmesini amaçlayan koordinasyon ve destek eylemleri için (CSA) Avrupa Komisyonu desteği toplam doğrudan geçerli masrafların maksimum %100 üne ulaşmaktadır. Dolaylı masraflar ise doğrudan geçerli masrafların maksimum %7 si ile sınırlıdır (alt yüklenici ve ortağın binasında olmamak kaydıyla kullanılan üçüncü parti kaynaklarının masrafları hariçtir). 17

4 A3.1 TABLOSUNUN DOLDURULMASI Proje bütçe öngörüsü hazırlandıktan sonra koordinatörün EPSS te (elektronik proje önerisi sunma sistemi) (https://www.epss-fp7.org/epss/welcome.jsp) başvuru yapabilmesi için doldurması gereken form örneği aşağıdadır: 18

Bu formun doldurulabilmesi için koordinatör herbir ortaktan bütçe öngörülerini alır ve yine herbir ortak için sağ üst köşedeki ortak numarasını (participant number) yazarak kayıt yapar. Personel Costs Personel masrafları için, herbir aktivite altında ne kadar adam/ay öngörülüyorsa, birim maliyet ile çarpılarak ilgili hücreye yazılır. (Ar-Ge projesi için, Ar-Ge faaliyetleri, demonstrasyon, yönetim(management) kalemleri için ne kadar; CSA projesinde ise koordinasyon, destek, yönetim için ne kadar bütçe talep edileceği yazılır). Adam-Ay Hesabı Personel giderleri yazılırken, personelin nerede çalışacağı detayına kadar belirtmeye gerek yoktur, iş paketi kapsamında üstlenilecek görevleri yerine getirmek için toplam kaç adam/ay ihtiyacın olduğunun yazılması yeterli olacaktır. Adam-ay, proje kapsamında yapılacak işler için harcanacak toplam emeği, işgünü ve mesai saatlerini baz alarak ay cinsinden belirleyen bir kavramdır. Adam-ay öngörüsü yaparken en küçük iş biriminden başlanarak o iş paketi için ne kadar emek harcanması gerektiği tespit edilmelidir ve ülke için standart sayılabilecek 1 aylık çalışma hesap edilmelidir. Örnek: Günlük Çalışma Saati: 8 saat Aylık Mesai Günü : 22 Gün 1 Adam/Ay : 22 Gün x 8 saat = 176 saat Örnek: - İş paketlerinden biri 11bilgi günü düzenlemek, - Her bir bilgi günü için hazırlıklar, yolculuk, raporlama dahil ortalama 8 iş günü harcandığı öngörülüyor, Bu durumda; 8 iş günü x 8 mesai saati = 64 saat...1 Bilgi Günü İçin 64 saat x 11 bilgi günü = 704 saat emek Yani; 704 saat / 176 saat = 4 adam-ay harcanacaktır. 19

Subcontract Şayet projeye alt yüklenici alınacaksa, hangi aktivite alanı içerisinde alt yüklenici ile sözleşme yapılacaksa, o aktivite alanı altına masrafı yazılır. Other direct costs Diğer doğrudan masraflar, personel ve alt yüklenici haricindeki ekipman, seyahat, sarf malzeme gibi doğrudan masrafları içermektedir. Herbir aktivite alanı altına, öngörülen masraf yazılmalıdır. Ekipman alımlarında dikkat edilmesi gereken konulardan biri amortismandır. Proje kapsamında proje için alınacak ekipman amortismana tabi ise kurum/kuruluşun halihazırda uyguladığı amortisman sistemi aynen geçerlidir. Proje için alınmış olan ekipmanın amortisman gideri proje süresince gider olarak yansıtılabilir. Proje süresi ekipmanın amortisman ömründen kısa ise proje dışında kalan süre projede gider gösterilemez. Projeden önce kuruma alınmış, amortismana tabi olan ve proje başladığında amortisman süresi devam eden, proje başladıktan sonra belli oranlarda veya tam kapasite ile projede kullanılmaya başlanan ekipmanın amortisman gideri projeye yansıtılabilir. Projede kullanıldığı oranda ve proje süresince bu uygulama geçerlidir. Indirect costs Personel masrafı ve diğer doğrudan masrafların toplamı üzerinden hesap yapılır. Hesabı yapılırken, alt yüklenici için belirtilen masraf dahil edilmemelidir. Detaylı bilgi döküman içerisinde Dolaylı Masraflar başlığı altında yer almaktadır. Lump Sum, Flat Rate, Scale of Unit Sadece Uluslararası İşbirliği Ortak Ülkeleri (ICPC) dolduracaktır. Total Budget Toplam bütçe, personel masrafları, alt yüklenici masrafları, diğer doğrudan masraflar ve dolaylı masrafların toplamıdır. Requested EC Contribution Avrupa Komisyonu ndan talep edilen destek miktarı RTD faaliyetlerinin büyük şirketler için %50 si; kamu kurumu, üniversiteler, KOBİ ler ve kar amacı gütmeyen araştırma şirketleri için %75 i; demonstrasyon faaliyetlerinin %50 si ve diğer faaliyetlerin %100 üdür. Detaylı bilgi, dökümanın Maksimum Destek Oranları başlığı altında yer almaktadır. Total Receipt Toplam Gelir kısmına ise, öngörülen proje geliri yazılır. Bu miktar, proje kabul edildiğinde Komisyon tarafından gönderilecek destek miktarından düşülecektir. 20

!!! Projede, Komisyon tarafından gönderilecek destek dışında herhangi bir kaynaktan fon geliri öngörülmüyor ise, kesinlikle boş bırakılmalıdır. Aşağıda Örnek A3.1 formu bulunan proje bir Colloborative Project (Ar-Ge) projesidir. - Seçilen Dolaylı Maliyet modeli: Special Transition Flat Rate (%60) - Ar-Ge projesi olduğu için dodurulacak alanlar; RTD, Demonstr., Management ve var ise Training ve Annex 1 de açıklanan Other alanlarıdır. Indirect cost = ( personnel cost + other direct costs ) x %60 165000 = (175000 + 100000 ) x 0,60 Total budget = personnel + subcontract + other + indirect costs Requested EC cont. = Total budget x %75 ( RTD için) = Total budget x %50 ( demonst. İçin) = Total budget x %100( mng ve other için) 21

Aşağıda Örnek A3.1 formu bulunan proje bir Coordination and Support Action (CSA) projesidir. - Seçilen Dolaylı Maliyet modeli: Special Transition Flat Rate (%60) - CSA projesi olduğu için dodurulacak alanlar; Coordination, Support, Management, Training ve Annex 1 de açıklanan Other alanlarıdır. Type of Activity Max.Reimb.Rate. (%) 75 50 100 100 100 100 100 RTD Demonstration Training Coordination Support Mng Other Total Personnel Cost 30000 15000 6000 51000 Subcontracting 10000 3000 13000 Other Direct Cost 20000 10000 2500 32500 Indirect Cost 30000 15000 5100 50100 Lump Sum 0 0 Total Budget 90000 43000 13600 146600 Req. EC Cont. 63500 29750 9095 102345 Total Receipt Kurum, Indirect Cost hesaplama metodu olarak "Special Transitional Flat Rate" sistemi ile hareket etmektedir. Indirect cost = ( personnel cost + other direct costs ) x %60 30.000 = (30.000 + 20.000 ) x 0,60 Total budget = personnel + subcontract + other + indirect costs Requested EC cont. = [ personnel + subcontract + other ] + [( personnel + other )x %7] 5 Topluluk Finansal Desteği AB desteği aşağıdakileri içermektedir: a) projenin başlangıcında ödenen ön ödeme b) herbir raporlama dönemi sonundaki ara ödemeler c) son raporlama dönemi ve gerekli düzeltmeleri içeren final ödeme Avrupa Komisyonu katkısı hesaplanırken, ön ödemeden elde edilen faiz geliri ve herhangi bir ortak tarafından kazanılan gelirler de hesaba katılmalıdır. 22

5.1 Ödeme Şekilleri 5.1.1 Proje başlangıcında ön ödeme: Ön ödemeden elde edilen faiz kazancı Avrupa Komisyonu desteğinden çıkarılacaktır. Ön ödeme miktarı 50.000,00 Avrodan az olursa, bu ön ödemeden elde edilen faiz gelirinin beyan edilmesine gerek yoktur. Ön ödemenin koordinatörün banka hesabında kaldığı sürede elde edilen faiz, topluluğun mülkiyetindedir. Diğer taraftan, - Ön ödemenin koordinatörden ortaklara iletilen kısmından faiz geliri elde edilse bile beyan etmeye gerek yoktur. - Her proje için bir ön ödeme vardır ve kontratın yürürlüğe girmesinden 45 gün içerisinde ödenir. Faizle ilgili kurallar sadece ön ödeme için geçerlidir, ara ödemeler için geçerli değildir. Komisyon dan gelen ön ödemeden elde edilen faiz gelirini sadece koordinatör Komisyona bildirmelidir. Koordinatör tarafından beyan edilen faiz miktarları finansal raporlarda (C Formu) belirtilmelidir ve bir sonraki ödemede dengelenmelidir. Koordinatör, çağrıda belirtilen minimum sayıdaki ortağın A formunu 1 imzalayıp göndermesinden sonra, belirtilen formu imzalayıp gönderen tüm ortaklara dağıtır. (Ön ödeme, final ödemeye kadar Topluluğun mülkiyetindedir.) Ön ödeme genel olarak, ikiden fazla raporlama dönemi olan projelerde, herbir döneme düşen ortalama AB fonunun %160 ı olarak hesaplanır. Bir veya iki raporlama dönemi olan projelerde ise, toplam fonun %60 80 i arasındadır. Bunun yanısıra, projede belirtilen özel durumlara göre ön ödeme miktarı değişebilir. Konsorsiyum otaklarından biri Ortak Araştırma Merkezi ise, bu ortağın fon payı ön ödemeye dahil edilmez, direk ortağın kendisine ödenir. Ön ödemede iki limit vardır: Garanti fonu katkı miktarı ( Avrupa Komisyonu desteğinin %5 i ), ön ödeme hesabına dahildir; ancak, koordinatör hesabına yatırılmaz, ön ödeme ile eş zamanlı olarak Komisyon dan direk Garanti Fonuna aktarılır. 1 Accession Form 23

- Ara ödemeler ve ön ödemenin toplamı, AB fonunun %90 ı ile sınırlıdır. Bu limite uyabilmek için, ara ödemelerde azaltma olabilir. 5.1.1.1 Garanti Fonu: 7.ÇP projesi yürütülürken ortaklar ve Topluluk tarafından ortaya çıkan finansal risklere karşı oluşturulmuştur. Projenin finansal kayıplarının garantisini sağlamak için ortaklar arasındaki bir çeşit sigorta kontratıdır. Fon, ortakların mülkiyetindedir. Her ortak garanti fonuna katkı yapmaktadır. Avrupa Komisyonu desteğinin %5 i olan bu katkı ön ödemeden çıkarılır ve Komisyon tarafından ortakların adına Garanti Fonuna yatırılır. Ortakların fona katkıları, Komisyon tarafından onların adına bir banka hesabına yatırılır. Bu katkılardan elde edilen faiz geliri, ortaklar tarafından yapılan zararları karşılamak içindir. Proje sonunda ortaklar, garanti fonuna yaptıkları katkılarını geri alırlar. Ancak, katkılardan elde edilen faiz kayıpları karşılayamazsa, ödeme zamanında geri ödenen miktarda azaltma yapılır. Azaltma yapılan bu miktar Avrupa Komisyonu katkısının %1 ini aşamaz. Bu kesinti kamu kurumları veya katılımı üye ya da aday ülke tarafından garanti edilen tüzel kişilikler için ve yüksek öğretim kurumları için geçerli değildir. Garanti Fonu, 500.000,00 Avro nun altında Avrupa Komisyonu desteği alan ortaklar için (koordinatörler dahil değil) banka garantisi ve geçerlilik kontrollerine olan gereksinimi ortadan kaldırmaktadır. Bir kamu kurumu, yüksek öğretim kurumu olmayan veya özellikle hükümetten sağlanacak bir garanti belgesini Komisyona sunamayan koordinatörler ile 500.000,00 Avro dan fazla Avrupa Komisyonu desteği alan ortaklar için, Komisyon tarafından finansal geçerlilik denetimi yapılacaktır. Denetim sonucu yetersiz görülürse, konsorsiyumun başka bir koordinatör bulması beklenecektir. Bu tüzel kişilik hala koordinatör olmak isterse Komisyona finansal güvence sunmak durumundadır. Örnek: 3 yıllık bir proje. Konsorsiyuma gönderilen ön ödeme 1,600,000 Avro dur ve konsorsiyum arasında belirlenen oranlarda ortaklara payları transfer edilir. 24

Koordinatör payına düşen ön ödeme miktarı 400,000 Avro dur. Koordinatör tarafından tutulan ön ödemeden elde edilen faiz geliri miktarı: - Komisyon dan alınıp ortaklara iletilene kadarki zamanda 1,200,000 Avro dan elde edilen 2000 Avro, - Koordinatörün payına düşen 400,000 Avro dan elde edilen 2800 Avro. TOPLAM FAİZ GELİRİ: 2000 Avro + 2800 Avro = 4800 Avro. Koordinatör, raporlama dönemi sonunda finansal raporda(form C) 4800 Avro yu, ön ödemeden elde edilen faiz geliri olarak belirtmelidir. Bu miktar, bir sonraki ara ödemeden düşülecektir. Örnek1: X projesi Raporlama dönemi: 3 Avrupa Komisyonu fon miktarı: 3.000.000 EUR Raporlama dönemi başına düşen ortalama fon miktarı: 3.000.000 EUR / 3 = 1.000.000 EUR Ön ödeme : 1.000.000 x %160 = 1.600.000 EUR Garanti Fonuna aktarılan miktar (Toplam AB fonunun %5 i): 3.000.000 EUR x %5 = 150.000 EUR Koordinatör hesabına aktarılan net fon miktarı: 1.600.000 EUR 150.000 EUR = 1.450.000 EUR Örnek 2: Z projesi Raporlama dönemi: 1 Avrupa Komisyonu fon miktarı: 900.000 EUR Ön ödeme: tüm fon miktarının %75 i: 900.000 EUR x %75 = 675.000 EUR Garanti fonuna aktarılan miktar (Toplam AB fonunun %5 i):900.000 EUR x %5 = 45.000 EUR Koordinatör hesabına aktarılan net fon miktarı: 675.000 EUR 45.000 EUR = 630.000 EUR Örnek: Maksimum Avrupa Komisyonu desteği: 3.000.000 EUR Proje süresi: 3 yıl 25

Ön ödemenin hesaplanması: Herbir döneme düşen ortalama destek miktarı: 1.000.000 EUR Ön ödeme miktarı: 1.000.000 EUR x %160 = 1.600.000 EUR %10 konservasyon: 3.000.000 x %10 = 300.000 EUR (%10 konservasyon final döneminde geri ödenecektir. Ara ödemeler toplamı 2.700.000 EUR u geçemez). 1. raporlama döneminde kabul edilen Avrupa Komisyonu desteği: 900.000 EUR 1. ara ödeme: 900.000 EUR 1. TOPLAM ÖDENEN: ön ödeme (1.600.000 EUR)+1.ara ödeme (900.000)= 2.500.000 EUR 2. raporlama döneminde kabul edilen Avrupa Komisyonu desteği: 900.000 EUR 2. ara ödeme: 200.000 EUR (%10 konservasyon nedeni ile=2.700.000 EUR 2.500.000 EUR) Final ödeme:3.000.000 EUR (1.600.000 EUR+900.000 EUR+200.000 EUR)=300.000 EUR 5.1.2 Periyodik raporların onaylanmasından sonra yapılan ara ödemeler: Periyodik raporların onaylanmasından sonra yapılan ara ödemeler, raporlama dönemi içerisinde konsorsiyum tarafından yapılan kabul edilen geçerli masraflar ve ilgili desteklenme oranlarına göre hesaplanır. Ön ödeme ve ara ödemelerin toplamı, maksimum Komisyon desteğinin %90 ı ile sınırlıdır. Ara ödemeler, bu limiti geçmeyecek şekilde ayarlanır. 5.1.3 Final raporun onaylanmasından sonra yapılan final ödeme: Final ödeme, final raporların onaylanmasından sonra gönderilir ve hesap edilen Avrupa Komisyonu katkısından, proje süresince ödenmiş miktar çıkarılarak bulunur. Toplam ödeme, maksimum Avrupa Komisyonu desteği ile sınırlıdır. 6 Proje Gelirleri Topluluk finansal desteği proje ortaklarının kar elde etmelerini amaç edinmiş olamaz. Avrupa Komisyonu desteği + gelirler < toplam geçerli masraflar = Destek miktarında azaltma olmaz. 26

Üç çeşit gelir dikkate alınmalıdır: - Üçüncü partilerden ortaklara yapılan transferler - Üçüncü partilerden yapılan ayni destekler - Projeden elde edilen gelir a) İlk iki durumdaki masrafların proje geliri olarak kabul edilebilmesi için aşağıdaki 2 durum sağlanmış olmalıdır: Üçüncü parti tarafından ortağa verilen destek özellikle projede kullanılmak için verildiyse, bu kaynak ortağın finansal raporunda (C Formu) proje geliri olarak belirtilmelidir. Bu desteğin özellikle proje için yapıldığı belirtilmezse, bu kaynak gelir olarak değil de, projenin geçerli masrafları olarak kabul edilir. Ortaktan üçüncü partiye tam bir geri ödeme yoksa, geri ödemesi yapılmayan masraflar gelir olarak kabul edilmelidir ve ortak tarafından da gelir olarak beyan edilmelidir. Geri ödemesi yapılan kısım gelir değildir, ortağın masrafıdır ve masraf olarak beyan edilmelidir. Örnek: Kontrata göre masrafları üniversite tarafından karşılanan ama maaşı hükümet tarafından ödenen profesör. Profesör, söz konusu olan projede çalışmak üzere hükümet tarafından üniversitede özellikle görevlendirilmezse, üçüncü parti (hükümet) tarafından sağlanan bu katkı gelir olarak kabul edilmez. Başka bir deyişle, profesörün görevinin belirlenmesinde üniversite serbest ise, profesörün katkısı üniversitenin kendi kaynağı gibi düşünülür ve gelir olarak kabul edilmez. Ortak, üçüncü parti tarafından sağlanan katkıyı proje için kullanıldığı her durumda üçüncü partiyi ulusal kanunlar çerçevesinde haberdar etmelidir. b) Projeden elde edilen gelir (proje için alınan bir ekipmanın satılmasından satın alınma masrafı ile sınırlı olmak kaydıyla-, yapılan bir konferans için alınan ücret) Proje çıktısı olan bilgilerden elde edilen gelir, projeye gelir olarak kaydedilmez. Proje çıktısı olan bilginin kullanılması, Topluluk finansal desteği alan her projenin ana amacıdır. Gelirlerin miktarı, geçerli masraflarla Avrupa Komisyonu desteği arasındaki farkı aşmazsa, destek üzerinde etkisi bulunmamaktadır. 27

Geçerli masraflar: 100 destek: 50 gelirler: 50 etki etmemektedir. Geçerli masraflar: 100 destek: 50 gelirler: 20 etki etmemektedir. Geçerli masraflar: 100 destek: 50 gelirler: 60 Avrupa Komisyonu desteği 40 ya indirilir, aksi takdirde 10 kar gözükür. Gelirler final ödemelerde göz önüne alınır. Örnek: X ortağının toplam geçerli masrafları: 100 Avrupa Komisyonu desteği : 50 Gelirler: - Projedeki bir iş için ulusal destek: 20 - Projedeki bir iş için endüstri kuruluşundan sponsor olarak verilen destek: 20 - Proje sonunda yapılan bir seminer katılımcılarına ödenen ücret: 5 Toplam masraf : 100 Toplam gelir : 45 Av. Kom. Desteği: 50 + toplam gelir (45 ) = 95 (ortağın toplam masraflarının altında bir tutar olduğu için Komisyon desteğinde değişiklik yapılmayacaktır.) Gelir, üçüncü parti tarafından projeye yapılan katkıdır. Aynı proje içindeki ortakların birbirlerine yaptıkları katkılar gelir olarak görülmemektedir. Eğer bir ortak, aynı konsorsiyum içerisindeki başka bir ortağa işlerin yapılmasında yardımcı olabilmek için fon desteği sağlarsa bu miktar gelir olarak kabul edilmez. Ortaklar, hangi raporlama döneminde gelir elde ettiyse, o dönem için hazırlanacak C formuna bu gelirleri kaydetmelidir. Bu gelirler, final ödemesi hesaplanırken (proje bittikten sonra) göz önüne alınacaktır ve gerekli azaltma yapılacaktır. Örnek: Projeden elde edilen gelir (proje için alınan bir ekipmanın satılmasından edinilen gelir, konsorsiyum üyeleri tarafından yapılan bir konferans için alınan ücret) beyan edilmelidir ve karı önlemek için destekten düşülmelidir. 28

Örnek: Proje süresi: 3 yıl MaksimumAvrupa Komisyonu desteği: 3,000,000 Üst sınır: 3,000,000-3,000,000 x %10 konservasyon = 2,700,000 Ön ödeme: 3,000,000 / 3 yıl = 1,000,000 1,000,000 x % 160 = 1,600,000 Kabul edilen fon Ara Ödeme Toplam ödeme 1. dönem: 1,000,000 1,000,000 ön ödeme+1. ara ödeme = 2,600,000 2. dönem: 800,000 100,000 2,700,000 (üst sınırda kalabilmek için) 3. dönem: 1,200,000 son ödeme: 300,000 3,000,000 ( maksimum destek ) Örnek: Proje süresi: 3 yıl MaksimumAvrupa Komisyonu desteği: 3,000,000 Üst sınır: 3,000,000-3,000,000 x %10 konservasyon = 2,700,000 Ön ödeme: 3,000,000 / 3 yıl = 1,000,000 1,000,000 x % 160 = 1,600,000 Elde edilen faiz geliri : 20,000 M Kabul edilen fon Ara ödeme Toplam ödeme 1. dönem: 1,0 M 1,0 M 0,02 M = 0,98 M 2,6 M (1,6 M +0,02 M +0,98M ) 2. dönem: 0,8 M 0,1 M 2,7 M (üst sınırda kalabilmek için) 3. dönem: 1,2 M son ödeme: 0,3 M 3,0 M (maksimum destek) 29

7 Geçerli Masraflar Maksimum Avrupa Komisyonu desteği, ortaklar tarafından hazırlanan geçerli masrafların tahmini değerine ve Komisyon la yapılan pazarlığa bağlıdır. Proje kapsamındaki geçerli masrafların tahmini, Negotiation Guidance Notes dökümanından detayları görülebilen Bütçe Hazırlık Formlarındaki (Grant Preparation Forms- GPF) bütçe öngörüsünde ve sonra teknik ekte (Annex I) detaylı olarak belirtilmelidir. 7.1 Geçerlilik Kriterleri: - Masraflar tahmini değil, gerçek ve gerçekleşmiş olmalıdır. Finansal sertifikanın oluşturulması esnasında masraflar gerçekleşmemişse, en yakın tahmin belirtilmelidir (bu, ortağın muhasebe sistemi ile de uyumlu olmalıdır) ve bu durum finansal raporda (financial statement) belirtilmelidir. Masraflarda değişiklik gerektiğinde, takip eden periyod için sunulacak finansal raporda belirtilmelidir. - Ortak tarafından gerçekleştirilmiş olmalıdır. Masrafların ödendiğini belirten dökümanlar, proje bitiminden sonra beş yıla kadar ortak tarafından saklanmalıdır. - Final raporlar ve final denetim sertifikaları istisna olmak üzere, proje süresi içerisinde gerçekleşmiş olmalıdır. Final raporların ve son döneme ait raporların ve finansal dökümanların hazırlanması aşamasındaki harcamaların kabul edilebilmesi için proje bitiminden sonraki 60 gün içerisinde gerçekleşmiş olmalıdırlar. - Genel muhasebe ve yönetim kuralları çerçevesinde kanıtlanabilir olmalıdır. Ortağın kurulmuş bulunduğu ülkenin muhasebe kurallarına göre ve ortağın genel muhasebe ve yönetim uygulamalarına uygun harcamalar olmalıdır. 7.ÇP projeleri için özel muhasebe kuralları oluşturulmamalıdır. Eğer, muhasebe sistemlerinde bir masraf türü herzaman dolaylı masraf olarak kabul ediliyorsa, 7. ÇP kapsamında da o masraf dolaylı olarak gösterilmelidir. - Proje amaçlarına ve beklenen sonuçlarına ulaşmak için, ekonomik, verimlilik ve etkili olmak prensipleri çerçevesinde olacak şekilde gerçekleşmiş olmalıdır. - Ortağın muhasebe kayıtlarında ve üçüncü partilerden herhangi bir destek olursa, üçüncü partilerin de muhasebe kayıtlarında yer almalıdır. - Ek I deki (Annex I) bütçe öngörüsünde belirtilmiş olmalıdır. 30

8 Geçersiz Masraflar: Aşağıda belirtilen masraflar geçersiz masraflardır: - KDV dahil saptanabilir dolaylı vergiler (KDV muafiyet sertifikası temin edildiği takdirde, mal ve hizmet alımlarında KDV ödemesi yapılmamaktadır.) - Gümrük vergisi - Faiz geliri - Olası kayıp ve vergiler için ayrılan provizyon - Kambiyo zararı - Başka bir Topluluk projesi masrafları - Fazla ve gereksiz harcamalar 8.1 KDV Muafiyet Sertifikası KDV, Çerçeve Programları projeleri kapsamında geçersiz masraf olarak kabul edilmektedir. Araştırmacılarımızın ÇP projeleri kapsamındaki mal veya hizmet alımlarında KDV ödememeleri için, TÜBİTAK ve Maliye Bakanlığı ortak çalışmasıyla hazırlanan ve Maliye Bakanlığı nın 20 Mayıs 2005 tarih ve 25820 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Türkiye Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği çerçevesinde, AB veya Türkiye-AB ortak finansmanı ile yürütülen projelere KDV muafiyeti uygulanmaya başlanmıştır. AB Çerçeve Programı projelerinde "KDV" geçerli bir masraf türü değildir; yani bu projelerde yer alan kurum ve kuruluşların doğrudan proje ile ilgili olarak yapmış olduğu mal ve hizmet alımlarında ödenen KDV proje bütçesinden değil kurumun kendi hesaplarından karşılanmaktadır. AB Çerçeve Programları ve diğer benzeri yabancı kaynaklı hibe niteliğindeki proje fonlarının yürütülmesi ile ilgili olan tüm kurum ve kuruluşların girişim ve çalışmalarıyla bu fonların kullanımı ve muhasebeleştirilmesinin uygulama biçimlerini belirleyen veya netleştiren bir takım kolaylaştırıcı mevzuat oluşumları ve değişiklikleri olmuştur. Bu kapsamda Maliye Bakanlığı nın 20 Mayıs 2005 tarih ve 25820 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Türkiye Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği çerçevesinde, AB veya Türkiye-AB ortak finansmanı ile yürütülen projelere KDV muafiyeti uygulanmaya başlanmıştır. Yani yürütmekte olduğunuz veya yeni başlayacak olan projelerinizde 31

yapacağınız mal ve hizmet alımlarında KDV ödenmeyecektir. Bu muafiyetten yararlanmak için doldurulması gereken formlar ve izlenmesi gereken prosedür şu şekildedir: 1. Dilekçe: Projeyi yürüten kurum tarafından Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı, AB ve Dış İlişkiler Daire Başkanlığı AB Şubesi ne hitaben yazılan ve KDV muafiyeti talebinin belirtildiği resmi yazı. 2. Proje hakkında özet: KDV muafiyet başvurusu ile ilgili projenin daha kolay anlaşılmasını sağlayacak şekilde projenin amacı, proje kapsamında yapılacak işler ve ilgili aktörler gibi özet bilgiler içeren tavsiye niteliğindeki özet bilgi formu 3. Bilgi formu: Genel tebliğ ekinde yer alan ve başvuru dosyasında yer alan tüm bilgi ve belgelere referans vermek sureti ile proje hakkında önemli bilgileri ortaya koyan form. Bilgi formundaki her bir bilginin sözleşme ve ekli belgelerle teyidi gereklidir. İşlemlerin hızlandırılması için bilgi formunda yer alan bilgilere ilişkin olarak, kontrat'ta bu bilgilere karşılık gelen kısımların işaretlenmesini talep etmektedirler. Bunun için izleyeceğiniz yöntem bilgi formunda her bir bilgiye bir numara vermek ve sözleşmede bu bilginin teyit edileceği sayfada ilgili yere ayni numarayı yazmak olabilir. 4. Diğer gerekli belgeler: Komisyonla yapılan ve imzaları tamamlanmış sözleşme ile bunun ekindeki bütçe dağılımıyla ilgili tablolar. Ayrıca konsorsiyumlarda lider ile yapılan ayrı bir sözleşme varsa bunun örneği. (Bilgi formunda geçen ve numara verilmiş bilgileri teyit eden kısımların yanına söz konusu numara yazılarak işaretlenmelidir.) İşlemin hızlandırılması adına dilekçeniz ve ekindeki 2 form öncelikli olarak (312)4152822 'ye fakslanabilir ancak form asılları ve ekte sözleşme olmak üzere mutlaka postayla (kurye veya APS ile): Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı Avrupa Birliği Şubesi İlk Adim Caddesi No: 2 06100 Ankara adresine gönderilecektir. Başvurunuzda herhangi bir eksiklik olup olmadığını öğrenmek için Maliye Bakanlığı nda arayabileceğiniz numaralar: (312)4153110, 4153475, 4153576 Başvurunuz neticesinde size Maliye Bakanlığı ndan bir özelge yani KDV muafiyetine ilişkin ön onay gelecektir. Bu ön onayla birlikte kurumunuzun Muhasebe Departmanı bağlı 32

bulunduğunuz Vergi Dairesi ne başvuracak ve sözleşmede yazılı sure için geçerli olacak KDV İstisna Sertifikasını alacaktır. İlgili formlar www.fp7.org.tr adresinden indirilebilir. 9 Finansal Raporlama ve Ödemeler: RAPORLAR 9.1 Finansal sertifika: Finansal sertifika (Certificate on Financial Statements ), tamamen toplu ödeme ( EK IV; EK V) şeklinde yapılan destekler için sunulmaz. Rrapor sunulmayan önceki ödemelerle beraber, toplamda Avrupa Komisyonu desteği 375.000 EUR veya daha fazla ise zorunludur. Sertifika, sunulması zorunlu dönemlerdeki toplam geçerli masrafların hepsini kapsamalıdır. Örnek: 5 yıllık bir projede ortak olan bir ortak için: Dönem no Geçerli masraflar Avr. Kom. Desteği (%50) Rapor sunulmayan toplam miktar Rapor gerekli mi? 1 380.000 190.000 190.000 (a) < 375.000 HAYIR 2 410.000 205.000 (b) 395.000 (a+b) > 375.000 EVET (*) 3 500.000 250.000 250.000 (c) < 375.000 HAYIR 4 350.000 175.000 (d) 425.000 (c+d) > 375.000 EVET (*) 5 700.000 350.000 350.000 < 375.000 HAYIR (*) : Finansal Sertifika iki dönemdeki toplam geçerli masrafları kapsamalıdır. 1. ve 2. dönem toplamları: 380.000 + 410.000 = 790.000 3. ve 4. dönem toplamları: 500.000 + 350.000 = 850.000 Süresi iki yıl veya daha az olan projeler için özel durum: Bir ortak tarafından talep edilen Topluluk Finansal Desteği 375.000 EUR veya üzeri olduğu durumlarda, final ödeme zamanında yalnızca bir adet finansal sertifika sunulmalıdır. Bu sertifika, tüm geçerli masrafları kapsamalıdır. Örnek: Proje süresi iki yıl olan olan bir proje için: 33

Dönem no Geçerli masraflar Avr. Kom. Desteği (%50) Rapor sunulmayan toplam miktar Rapor gerekli mi? 1 800.000 400.000 400.000 > 375.000 HAYIR 2 410.000 205.000 605.000 EVET İlk dönemde, toplam miktar 375.000 EUR un üstünde olmasına karşın, proje süresi iki yıl olduğu için, toplam geçerli masrafları kapsayan finansal rapor, proje sonunda sunulur. Bu sertifika, toplamda 800.000 + 410.000 = 1.210.000 olan tüm geçerli masrafları kapsamalıdır. Örnek: Proje süresi üç yıl ve iki raporlama dönemi olan bir proje: Dönem no Geçerli masraflar Avr. Kom. Desteği (%50) Rapor sunulmayan toplam miktar Rapor gerekli mi? 1 750.000 375.000 375.000 > 375.000 EVET ** 2 350.000 200.000 200.000 HAYIR ** 2 tane raporlama dönemi olmasına karşın, proje süresi 2 yıldan fazla olduğu için ve destek miktarı 375.000 den fazla olduğu için finansal sertifika gerekmektedir. 9.2 Metodoloji Sertifikası Komisyon tarafından da onaylanması gereken Metodoloji Sertifikası, personel ve dolaylı masraflar için (sabit oran dışındakiler), masraflar oluşmadan önce sunulan bir sertifikadır. - Zorunlu olmayıp, Komisyon un belirlediği kriterlere uyan ortağın talebine istinaden alınır. - 6. ÇP de, her biri için 375.000 Avro ya eşit veya üzerinde Komisyon Desteği olan en az 8 projeye dahil olmuş ortaklar başvurabilir. - Sorumluluklarını yerine getiremeyen, yanlış açıklamalar yapan veya bütçe öngörüsünde yüksek rakam belirten ortaklar metodoloji setifikasından çıkarılabilirler. - Kriterleri sağlayan ve metodoloji sertifikasına başvurmak isteyen ortaklar RTD-FP7-Cost- Methodology-Certification@ec.europa.eu adresine elektronik posta göndererek Komisyondan talepte bulunmalıdırlar. - Komisyon da bu talebi 30 gün içerisinde kabul veya red etmelidir. Bu süre, ek bilgiye gerek duyulursa Komisyon tarafından uzatılabilir. - Talep kabul edilirse, bir denetçi tarafından hazırlanan form (Form E), RTD-FP7-Cost- Methodology-Certification@ec.europa.eu adresine elektronik posta ile gönderilerek başvuru yapılmalıdır. 34

- Komisyon, 60 gün içerisinde sertifikayı kabul veya red etmelidir. Bu süre, ek bilgiye gerek duyulursa Komisyon tarafından uzatılabilir. - Metodoloji sertifikası kabul edilip kullanılmaya başladıktan sonra ara ödemeler için, Komisyon desteği 375.000 EUR ya da üzeri olsa bile finansal sertifika gerekmemektedir. Yalnızca son ödeme için finansal rapor sunulmalıdır. - Kabul edilen sertifika, ortağın 7. ÇP ye daha sonra sunacagi finansal sertifikalar için geçerli olacaktır. Ancak, ortağın metodolojisi değişirse veya denetçi veya Komisyon servisleri tarafından sağlanan diğer kontrol neticesinde metodoloji sertifikasının geçerliliğini kaybettiği belirlenirse, bu ortak başka bir metodoloji sertifikası sunmalıdır. Örnek: 3 adet raporlama dönemi olan bir projeye ortak olan ve metodoloji sertifikası olan bir ortak. Dönem No: Geçerli Masraflar Komisyon Finansal Desteği (%50) Kümülatif Komisyon Desteği Finansal Sertifika gerekli mi? 1 380.000 190.000 190.000 HAYIR 2 410.000 205.000 395.000 HAYIR (1) 3 500.000 250.000 645.000 EVET Toplam 1.290.000 645.000 Personel ve Genel Giderler için: 500.000 Diğer masraflar için: 145.000 645.000 (1) Kümülatif miktar > 375.000 olmasına rağmen, metodoloji sertifikası Komisyon tarafından onaylandığı için ara ödemelerde finansal sertifika sunmaya gerek yoktur. 9.3 Ortalama Personel Masrafları Sertifikası Ortalama personel masrafını tahmin için metodoloji sertifikası kullanmak isteyen ortaklar, onay için Avrupa Komisyonu na sunmalıdır. Bu metod, ortağın yönetim ve muhasebe sistemi ile tutarlı olmalıdır. Kabul edilen sertifikaya göre hesap edilen ortalama personel masrafları, gerçek masraflardan farklı olmamalıdır. Bu sertifika, 35

- Metodoloji sertifikasına sahip olmayan ve ortalama personel masrafları beyan etmeyi seçen her ortak, Ortalama Personel Masrafları Sertifikası sunmak zorundadır. - Ortalama Personel Masrafları Sertifikası sunma prosedürlerinde detaylı bilgiye ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines-audit-certification_en.pdf adresinden ulaşılabilir. - RTD-FP7-Average-Personnel-Rate-Certification@ec.europa.eu adresine elektronik posta göndererek Komisyondan talepte bulunulur. - Komisyon, 60 gün içerisinde sertifikayı kabul veya red etmelidir. Bu süre, ek bilgiye gerek duyulursa Komisyon tarafından uzatılabilir. - Kabul edilen sertifika, ortağın 7. ÇP ye daha sonra sunacagi finansal raporlar için geçerli olacaktır. Ancak, ortağın metodolojisi değişirse veya denetçi veya Komisyon servisleri tarafından sağlanan diğer kontrol neticesinde sertifikanın geçerliliğini kaybettiği belirlenirse, bu ortak başka bir ortalama personel masrafı sertifikası sunmalıdır. - Ara ödemeler için gerekli olan durumlarda sunulan finansal sertifika zorunluluğu devam etmektedir. 36