BAHÇEŞEHİR ÜNİVERSİTESİ Stratejik ve Operasyonel İK Günümüzde İK nın artan rolleri ve roller arası ilişkisi Eren YENİGÜN 12/30/2012 Bu çalışmada Dave Ulrich tarafından ortaya koyulan insan kaynaklarının 4 rolünden ikisi olan ve günümüzde diğer rollere kıyasla önemi artan operasyonel ve stratejik rollerin detayı paylaşılacak, organizasyona katkısından ve aralarındaki ilişkiden bahsedilecektir.
Günümüzün küresel iş dünyasında organizasyonların rekabetçi kalabilmesi için, değişmesi gerekiyor. Başarılı değişim destekleyen araçlardan en etkilisi operasyonel ve stratejik insan kaynakları yönetimidir. Operasyonel insan kaynakları organizasyonel eğitim, beceriler ve işgücü verimliliğine giderek daha fazla odaklanırken, şirketin hedeflerine ve stratejilerine ulaşmak için stratejik insan kaynakları yönetiminin etkili kullanımı da hem önemli bir insan kaynakları etkinliği hem de kilit bir yönetim aracı haline geliyor. Stratejik insan kaynakları yönetiminin tanımı konusunda farklı yaklaşımlar bulunsa da, temel bir amacı vardır: Organizasyondaki süreçler ile ilgili planlanmış araçlar sayesinde organizasyonun etkinliğini artırarak verimlilik, yatırım getirici ve çalışan tatmininde ilerleme yaratmak Operasyonel insan kaynaklarının hedefi ise, organizasyonel başarıyı destekleyip sürüklemektir. Operasyonel insan kaynakları ile stratejik insan kaynakları arasındaki ilişkiyi daha da netleştirir bir biçimde, organizasyonel değerlendirmeler tipik olarak insan kaynaklarının sorumluluğuna düşerken, operasyonun stratejik anlamda da (örneğin kritik pozisyonların yedeklerinin organizasyonel değerlendirmeler sonucu belirlenmesi) katkısı insan kaynaklarının temel görevidir. İnsan kaynakları, stratejik ortak rolünü üstlenerek organizasyonel tasarım, süreç ve performansı amaçlayan girişimlere liderlik eder. Operasyonel insan kaynakları yönetim insan kaynakları profesyonellerine rekabetçi bir ticari ortam için son derece değerli olan bir dizi araç, model, teori ve yeterlilik sunar. Stratejik insan kaynakları yönetimi ise insan sermayesi teorisinden ve mühendisliğinden beslenir. Tarihi açıdan bakarsak, operasyonel insan kaynakları yönetimi alanının personel yönetimi kavramı ile birlikte çıktığı söylenebilir. Değişen ve dinamik bir yapıya sahip olan organizasyonel gelişim değer bazlı, disiplinler arası bir meslektir. Davranış bilimi yaklaşımını izleyen bu meslek, pek çok alandan beslenir. Bunlar sosyoloji, psikoloji, eğitim, yönetim, organizasyonel davranış, ekonomi vb. olarak gösterilebilir. Operasyonel insan kaynakları yönetimi organizasyonel etkinliği geliştirmeye yardımcı olur, temel olarak hem sistemin bütününe hem de organizasyonun farklı parçalarına odaklanır. İnsan kaynakları 1
profesyonelleri organizasyonel etkinliği ve performansı arttırabilmek için pek çok paydaşla (çalışan, yönetim, müşteriler, hissedarlar vb.) yakından çalışır. İnsan kaynakları mesleği zaman içinde evrim geçirerek kapsamını geliştirmiştir. 1980 lerde bu alandaki liderler, daha stratejik hale gelerek organizasyonel gelişimin kurumlara daha iyi hizmet verebileceğini önermiştir. 1988 de ise araştırmacılar, insan kaynakları kapsamını daha da genişletmiş; ekip çalışması, grup kararı, iş tasarımı ve stresle başa çıkma gibi konuların gündeme gelmeye başladığını savunmuşlardır 1. Günümüzde insan kaynakları liderleri operasyon ve strateji karmasına dayalı yaklaşımı planlı ve uzun vadeli stratejiler aracılığı ile kullanarak, bugünün dinamik iş ortamında ortaya çıkan organizasyonel sıkıntılarla ve mücadelelerle başa çıkmayı amaçlamaktadırlar. Operasyonel insan kaynakları yönetimi organizasyonel süreçleri tanımlayıp onları etkilediği ve tasarım değişikliği yarattığından dolayı, insan kaynakları liderleri için tamamen kullanılmaya hazırdır. Stratejik insan kaynakları yönetimi ise, karmaşık insan ve organizasyon sistemlerine uzun vadeli analitik ve problem çözmeye dayalı yöntemler sunar. Operasyonel insan kaynakları yönetimi araştırmaların da ortaya koyduğu üzere organizasyonel işgücü becerileri ve öğrenme konusunda doğrudan değer yaratır 2. Bunların arasında performans yönetimi doğrultusunda hedef belirleme, ödül sistemleri, kariyer planlama ve farklılıkların yönetimi de yer alır. Aslında, önümüzdeki kısa ve uzun vadeli dönem içerisinde, organizasyonel değişim için insan kaynaklarının etkin olarak operasyonel ve stratejik insan kaynakları araçlarını ortak kullanması daha da kritik hale gelecektir. Örneğin, X ve Y kulağı kilit liderlik pozisyonlarına doğru hareket ederken, iş ortamları farklılıkların daha da ön plana çıktığı yerler haline gelecektir. Teknolojideki yeni gelişmeler, değişimler, küreselleşen dünya ve insanların çalışma sürelerinin uzaması, organizasyonel değişime etki etmektedir. Artık kurumlar kar merkezleri üzerinden yeniden düşünmek ve işgücü becerilerini değerlendirme zorunda kalmaktadırlar. Bu nedenle operasyonel ve stratejik insan kaynakları yönetimini birlikte başarıyla uygulamak, insan kaynakları liderlerinin avantajına olacaktır. İnsan kaynakları, operasyonel insan kaynaklarını becerilerinin bir bölümü olarak kullanarak, değişik 1 http://www.bkconnection.com/static/organization_development_excerpt.pdf 2 Armstrong, M., 2003. A Handbook of Human Resources Management. 2
konulardaki bilgi ve becerilerini genişleterek organizasyonu daha iyi destekleyebilir. Örneğin, yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre, değişim ve inovasyon kurumların rekabet avantajı için kritik unsurlar olarak ortaya çıkıyor 3. Bilgi yönetimi hem operasyonel hem de stratejik insan kaynaklarının önemli bir unsurudur. Günümüzde iş dünyası bilgi çağına göre şekillenmekte ve bilgi kaybı kurumların küçülebilmesine neden olmaktadır. Organizasyonel hafızaya sahip bireylerin kaybı, dahası yeteneklerin kaybı ve devamında koç ve mentor kaynaklarının azalıp problem çözme yeteneğinin kaybolmaya başlaması gibi temel sorunların oluşmasına neden olabilir 4. Bilgi yönetimi gibi özellikle stratejik insan kaynaklarının değişkenlerini bilmek ve bu değişkenleri şirketin misyonunu ve kritik programlarını değiştirmede kullanmak insan kaynaklarının yeni görevlerini destekler niteliktedir. Stratejik insan kaynakları değişkenleri ilgili şekilde sıralanabilir; Kültür değişimi Organizasyonel tasarım Süreç gelişimi Değişim yönetimi Organizasyonel öğrenme Sistem analizi Entegre stratejik değişim Organizasyonel dönüşüm 5 Örneğin, çalışma ortamını değerlendirerek gelişimlerin gerekli olacağı alanlardaki güçlü yönleri tespit edebilir, bireysel performans konusunda geribildirim sağlayacak sistemler kurabilir, ödül sistemleri yaratabilir ve karar alma konusunda üst yönetime koçluk yapabilir. Organizasyonun temel değerlerine göre şirket süreçlerini gözden geçirmek, yeni organizasyonel süreç tasarımını değerlendirmek ve bu doğrultuda bilgi yönetimini devamlı hale getirmek insan kaynakları için stratejik önem taşır. 3 http://www.ici.org/pdf/rc_competition.pdf 4 http://www.kmworld.com/articles/editorial/features/is-knowledge-management-the-future-of-hr- 9093.aspx 5 Ulrich, D., 1997. Human Resources Champions. 3
Günümüz iş dünyasında sürdürülebilirliğin önemi düşünülürse, insan kaynakları profesyonelleri hem operasyonel hem de stratejik insan kaynakları yönetim araçlarını diğer kilit alanlarda stratejik avantaj kullanmak için de kullanabilir. Örneğin; Ortak amaca yönlenen bireylerin yer aldığı bir ortamın yaratılması, Uzun vadeli planların gerçekleştirilmesinde karar alma mekanizmasının ve bu kararların uygulanmasının desteklenmesi amacı ile stratejik plan yapılması, Şirket birleşmeleri ardından çalışan, politika, süreç ve kültürleri bir araya getirerek ortak bir yapının kurulması için yardım edilmesi, Yeni ülkelere girerken şirketin liderleri ile birlikte çalışılması. Bu ve bunun gibi stratejik insan kaynakları girişimleri karmaşıktır ve üzerinde düşünülerek planlama yapılmasını gerektiren, zaman alan, süreç içinde periyodik değerlendirmeleri zorunlu kılan çalışmalardır. Bununla birlikte iletişimden kaynaklı yanlış anlamalar ve değişime direnç gibi sorunları ortaya çıkarabilir. Bu sorunların ortaya çıkmaması için de stratejik yetkinliklerin ve yeterliliklerin bilinip geliştirilmesi gerekmektedir. Stratejik yeterlilikler konusunda pek çok araştırma yapılmıştır. Kritik yeterlilikler arasında tarafsız kalma becerisi, araştırmacı olma, güvenilirlik, analitik olma vb. yer almaktadır. Araştırmacılar operasyonel insan kaynakları profesyonelleri için ise kritik önemli yeterliliklerini de şu şekilde belirtmektedirler; organizasyonel tasarım, sistem dinamikleri, organizasyonel araştırma, organizasyonel gelişim. Bunun paralelinde daha az kritik önemli yeterlilikler ise; danışmanlık sürecini yönetmek, süreç danışmanlığı, analiz ve tespit olarak belirtilmiştir 6. İnsan kaynaklarının geleceğine ve değişen iş ortamına bakan uzmanlar gelecek dönemde insan kaynakları profesyonellerinin başarılı olabilmeleri için bir takım yeterlilikler belirlemiştir. Yüksek performanslı organizasyonlar yaratmak ve bunu yapabilecek liderlere odaklanmaktır 7. İnsan kaynakları liderleri çalışanları için bu yeterlilikler doğrultusunda hem operasyonel hem de stratejik becerileri geliştirmede gelişim planları oluşturmalıdırlar. Bunula birlikte, insan kaynaklarının operasyon veya strateji planlarına başlamadan önce bilgi, 6 http://www.jacksonholegroup.com/docs/sites/1/identifyinghrcompetencies.pdf 7 Bratton, J. ve Gold, J., 1999. Human resources management. http://managementclass.co.uk/human_resource_centre/bgcha02.pdf 4
beceri ve yeteneklerde gelişim ihtiyacı olup olmadığı tespit edilmelidir. İnsan kaynaklarının organizasyonun nasıl yapılandığını anlaması da önemlidir. Organizasyonun tasarımı fonksiyonel, matriks ya da süreç bazlı olabilir. Ardından, uygun aksiyonları belirlemek için ayrıntılı bir değerlendirme yapmak gerekir. Sürece kimin katılacağını belirlemek ve bu bireylerden bilgi almak için uygun yöntemleri seçmek de önemlidir. Bu noktada insan kaynaklarının operasyonel ve stratejiyi bir araya getirip; konuyu belirlemesi, veri toplayıp analiz etmesi, sonuçları özetlemesi, uygun aksiyon planları için hedefler geliştirmesi, planı uygulaması ve değerlendirmesi önem taşımaktadır. İnsan kaynaklarının hem stratejik hem de operasyonel olarak katkıda bulunabilmesi için gerekli olan temel nokta eğitim ve eğitimi destekleyen iş ortamıdır. Bu ilave olarak, günümüzün iş dünyasının karmaşıklığı da göz önüne alındığında eğitim ihtiyaç analizinin yapılması ve organizasyonun bu doğrultuda geliştirilmesi büyük önem taşımaktadır. Öğrenen organizasyonlar eğitim sayesinde ekip olunmasına ve organizasyonda ortak değerlerin paylaşılmasını içeren kültürün yaratılmasına imkan sağlamaktadır. Organizasyonel öğrenmeye dayanan güçlü bir kültürün, organizasyonun gelişim başarısına katkı sağlayabilecektir. Bu açıdan bakıldığında eğitim sadece çalışanları elde tutmayı ve kariyer gelişimini desteklememektedir, organizasyonun rekabet gücünü artırmayı da desteklemektedir. İnsan kaynakları profesyonelleri üst yönetim ile işbirliği içerisinde eğitimi desteklerken, eğitim ve gelişim programlarını değerlendirme, tasarlama ve uygulama becerisi insan kaynakları profesyonelleri için kritik bir önem haline gelecektir 8. İnsan kaynakları bu yetkinliklerini sergilerken mutlaka organizasyona uyumlu çalışmalı ve organizasyonun biyolojisine uygun olarak süreç tasarlamalıdırlar. Organizasyonun analiz edilmesi, ilgili konuların tespit edilmesinden sonra, pek çok operasyonel ve stratejik insan kaynakları girişimi uygulanabilir. Bunların bazıları için kesinlikle bireyler ile birlikte çalışmak gerekir (kişisel değerlendirme araçları vb.). Bunlara ek olarak koçluk ve mentorluk, 360 derece geribildirim gibi araçlar da kullanılabilir. Gruplar ile birlikte grup tartışmaları, ekip oluşturma, beyin fırtınası, çatışma yönetimi ve süreç danışmanlığı uygulamaları yapılabilir. 8 http://digitalcommons.ilr.cornell.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1149&context=cahrswp 5
Son olarak, geleneksel insan kaynakları uygulamalarından daha stratejik hale dönüşmeye başlayan ve organizasyonu kısa ve uzun vadede strateji ve hedeflerine ulaşmasında destekleyen insan kaynakları uygulamalarını oluşturmada, insan kaynakları profesyonelleri kendilerine ilgili soruları sorabilir 9 ; Organizasyonun kilit yetenekleri neler, ya da gelecek 5-10 yılda hangi yetenekleri elde etmek ya da geliştirmek isteniyor? 5-10 yıl içerisinde kurumun ürün ve iş gücü pazarında rekabet gücünü geliştirecek unsurlar neler? Rekabette başarılı olunmasını sağlayacak ne tip bir insan kaynağına kurumun ihtiyacı var? Şimdiki insan kaynakları uygulamaları neler olmalı ki gelecekteki organizasyonun ihtiyaçlarını desteklenebilsin? Soruların cevapları analiz edildiğinde bir takım odak alanları ve buna yönelik aksiyon planları ortaya çıkabilir. Şekil 1. de insan kaynakları uygulamalarının değer yaratma sürecine ilişkin odak alanları ve aksiyon planları örneği gösterilmektedir 10. Odak Alanı Güvenilir olmak Geleceğe odaklanmak Bütçeyi etkin kullanmak Organizasyona ve çalışanlara değer katmak Aksiyon Planı Plan ve gerçekleşen arasındaki uyumu göstererek iç ve dış paydaşlara karşı güven ortamı oluştur Gelişimi destekleyen stratejiyi oluştur ve müşteri beklentilerini, ürün inovasyonunu, coğrafik büyümeyi destekle Arge, satış ve üretim gibi alanlarda sayılamayan unsurlara somut katkıda bulunarak kilit yetenekleri geliştir Yetenek, hız, takım çalışması, liderlik, öğrenme gibi unsurları tüm organizasyona yayarak yetenekleri geliştir 9 http://digitalcommons.ilr.cornell.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1149&context=cahrswp 10 Ulrich, D., & Brockbank, W., 2005. The HR value proposition. 6
Aksiyon planını hazırlarken stratejik katkı ve bakış gerekirken, bu planların günlük aksiyonlar haline dönüştürülmesi ile peşi sıra insan kaynakları profesyonelleri operasyonel olarak bu planın gerçekleştirilmesine katkıda bulunabilecektir. 7