STRATEJİK PROJE YÖNETİMİ Bayram Ali ÖZDEMİR-2013
PLANLAMA SİSTEMİ
PDCA - PUKÖ
The 2Hour House Planlama, yaratıcı düşünme, takım çalışması,liderlik ve proje yönetimi üzerine dünya rekoru kırmış bir proje örneğidir.
Proje Planlaması Yapılma Nedenleri? Adımların biliniyor olması süprizleri engeller Ekip sayısı,dış kaynak kullanımı vb. doğrulama sağlar. Sorumlulukları büyük resim ile ilişkilendirerek, hedefin kavranmasını sağlar. Farklı birim desteği gerekli ise ortaya koyar.
Proje Planlaması Yapılma Nedenleri? Sorumlulukların yerine getirilip getirilmediğini ortaya koyar. Kritikliklerin erken tespitini sağlar Yeni yetkinlik ve bilgi ihtiyacının sorgulanmasını sağlar. Sürekli bir geribildirim ortamı oluşturur. Başarıları gösterdiği için tanıma/takdir fırsatlarını gösterir. Proje sonunda alınan derslerin net olarak ortaya konmasını sağlar.
PLANLAMA ÇEŞİTLERİ ÇUBUK DİYAGRAM ( GANT CHART) YOLCULUK PLANLAMA (ROAD PLANNING) C-PERT PERT
BAŞLANGIÇ VE BİTİŞİNE GÖRE PLANLAMA ÇEŞİTLERİ 1.1.İŞ 1.2.İŞ 1.3.İŞ BAŞLANGIÇ ZAMANI BELİRLİ PROJELER 1.1.İŞ 1.2.İŞ 1.3.İŞ BİTİŞ ZAMANI BELİRLİ PROJELER 1.1.İŞ 1.2.İŞ 1.3.İŞ BAŞLANGIÇ VE BİTİŞ ZAMANI BELİRLİ PROJELER
Çubuk Diyagram Planlama
TEMEL ŞEKİLLER Faaliyet kutusu, yönetilebilir temel elementtir. İş /Süreç tanımı kutunun içine yazılır. Sorumlu kişi/birim kutunun dışına, tercihen sağ ya da sol tarafa kısaltma olarak konumlandırılır. Başlangıç ve bitiş tarihleri, aktivite kutucuğunun başına ve sonuna eklenir. İş/Süreç içinde km taşları, kutunun üzerine tanımlaması ve tarihi ile birlikte eklenir.
TEMEL ŞEKİLLER Proje başlangıç ve bitişini temsil eder. Proje için önemli adımları göstermekte kullanılır. Genellikle bir onay aktivitesidir ve süresizdir. Örn :Sipariş verme, teslim alma, test onayı vb.
TEMEL ŞEKİLLER Gecikme gösterim şekli Kesik çizgide konumlandırılmış km taşı, projenin genelini ilgilendiren dönüm noktalarını göstermek için kullanılır. Mavi kesik çizgi, gözden geçirmenin yapıldığı günü gösterir. Faaliyetin bitiş tarihi gecikecekse, gecikme süresi faaliyetin üzerinde gösterilir. Gecikme var ancak faaliyetin bitişini değiştirmeyecekse çizgi düz çekilir. 16
TEMEL ŞEKİLLER Faaliyetin tamamlandığını ve/veya performans kriterini gösteren bir KPI değerinin gösterilmesinde kullanılır. KPI tanımı kutunun içine yazılır. Eğer sığmıyorsa, kutunun dışına tercihen sağ ya da sol tarafa konumlandırılır. 16
TEMEL ŞEKİLLER Tekrar eden faaliyetler için ya da bir faaliyet sonrası güncelleme olduğunda kullanılır. Birbiriyle ilişkili kutuları bağlamak için kullanılır. 16
TEMEL ŞEKİLLER ÖNEMLİ KONULAR Proje planı içinde kullanılan kısaltmalar, tablonun sonunda bir kutunun içinde gösterilir. Gözden geçirmeler, çıktılar üzerinden yapılır. Aynı satıra birden fazla faaliyet eklenecekse, aynı başlığa hitap eden benzer faaliyetler olmalıdır. Şekillerin çevresine eklenen tanımlama/tarih vb. açıklamaların arka planı transparan olmamalıdır. Faaliyetlerinin maksimum alanda yayılımı için şablon üzerinde boş satır ve sütunlar olmamalıdır. 16
TEMEL ŞEKİLLER ÖNEMLİ KONULAR Kırmızı renk, çok önemli ve dikkat çekilmek istenilen durumlarda kullanılmalıdır. Aynı başlık altında, maksimum iki renk kullanılması tercih edilir. Planlar, A3 kağıt boyutunda olmalıdır. Her bir başlık, ayrı bir A3 kağıtta detaylandırılabilir. Yazılar okunaklı olmalıdır. 16
TEMEL ŞEKİLLER 16
TEMEL ŞEKİLLER METODUN AMACI» Detay düşünmeyi teşvik etmek,» Planı, en alt faaliyetine kadar parçalamak,» Bu sayede gecikmeleri minimuma indirmek 16
Başarılı Bir Plan İçin; Hedef, Başlangıç ve Bitişi Belirle KM taşlarını Tanımla» Makrodan Mikroya Yaklaşımı Benimse ve Faaliyetleri Organize Et. Ana Faaliyetleri Belirle Alt Faaliyetlere Parçala Sürelerini Belirle Kaynak ve Sorumlu Ata