ĠSTANBUL MARENEGRO TOPLU YAPI SĠTE YÖNETĠMĠ NĠN 01.04.2010 31.10.2011 DÖNEMĠNE ĠLĠġKĠN DENETĠM RAPORU 1- GĠRĠġ İstanbul Kilyos 345-348-350 ve 352 Parsellerde inşaa edilen Marenegro Projesi 239 adet bağımsız bölümden oluşmaktadır. Projenin toplam arsa payı 80.905 m2 dir. Maranegro Toplu Yapı Sitesi Yönetim Planı hükümlerine göre, yapılan Kat Malikleri Genel Kurulunda, Merkez Yönetim Kurulu Üyelerine; - Tuncer HUNCA - Sezgin BİROL - Güliz AYDIN - Mehmet Hakan VERAL seçilmişlerdir. Ancak Güliz AYDIN ın siteden taşınması nedeni ile Merkez Yönetim Kurulu üyeliğine Sermet ŞATIR vekalet etmektedir. Aynı Genel Kurulda Merkez Denetim Kurulu Üyeliklerine; - S. Yavuz BAŞAL - İsmail AKYÜZ - Fikriye SARRAFİ - H. Birsen YÜKSEL seçilmişlerdir. Kat Malikleri Genel Kurulunda Sitenin 01.04.2010-31.03.2012 Dönemini kapsayan aylık 149.557.-TL lık bütçenin Kat Maliklerine yansıtılması kabul edilmiştir. Maranegro Toplu Yapı Sitesinin tapuya tescilli Yönetim Planına göre sitenin yönetim hizmetleri Kentsel Hizmetler Yapı ve İşletme San. Ve Tic. A.Ş. tarafından yürütülmekteyken 31.10.2010 Tarihli Marenegro Toplu Yapı Sitesi 345-348-350 ve 352 Parsel Kat Malikleri olağanüstü genel kurul toplantılarında alınan kararlar doğrultusunda yeni yönetici şirket Hotek Yapı Yönetim ve İşletim Hizmetleri A.Ş. olarak belirlenmiştir. Bu belirleme neticesinde site ilgili demirbaş ile makine teçhizat, proje, evrak, dosya, hesap, belge, sözleşme ve bilgilerin devir ve teslim işlemleri 30.11.2010 Tarihine kadar başarı ile gerçekleştirilmiştir. 2- SĠTE BÜTÇESĠNĠN OLUġTURULMASI Kat Malikleri Genel Kurulunca Sitenin 01.04.2010-31.03.2012 Dönemi için aylık 149.557.- TL lik İşletme bütçesi kabul edilmesine rağmen, Merkez Yönetim Kurulu yeni yönetim firması Hotek Yapı Yönetim ve İşletim Hizmetleri A.Ş. ile bir araya gelerek bütçenin revizesi üzerinde çalışmış ve İşletme bütçesini aylık % 7,38 oranında düşürerek 138.506.-TL ye indirilmiştir. Ancak Sitenin Nakit akış durumunun iyi olmaması, tahsil edilmeyen yüksek miktarda alacak bakiyesinin (31.10.2010 Tarihi ile 370.012,17 TL) yanında yüksek miktarda ödenmemiş 1
borcunun bulunması (31.10.2010 Tarihi ile 332.521,44 TL) ve iş akitleri feshedilen personele ödenmesi gereken kıdem tazminaları (Yaklaşık 33.644.-TL) nedeniyle kat maliklerine yansıtılan işletme bütçesinde indirim yapılmamış ve aynı aidatların toplanmasına devam edilmiştir. Sonuç olarak Marenegro Toplu Yapı Sitesi için tahakkuk ettirilen aylık bütçeler ekte sunulmuştur. AYLAR TAHAKKUK ETTĠRĠLEN AĠDATLAR NĠSAN 2010 149.557,00 MAYIS 2010 149.557,00 HAZĠRAN 2010 149.557,00 TEMMUZ 2010 149.557,00 AĞUSTOS 2010 149.557,00 EYLÜL 2010 149.557,00 EKĠM 2010 149.557,00 KASIM 2010 149.557,00 ARALIK 2010 149.557,00 OCAK 2011 149.557,00 ġubat 2011 149.557,00 MART 2011 149.557,00 NĠSAN 2011 149.557,00 MAYIS 2011 149.557,00 HAZĠRAN 2011 149.557,00 TEMMUZ 2011 149.557,00 AĞUSTOS 2011 149.557,00 EYLÜL 2011 149.557,00 EKĠM 2011 149.557,00 TOPLAM 2.841.583,00 3- YÖNETĠMĠN FAALĠYETLERĠ VE GELĠR/GĠDER HESAPLARI Sitenin Gelir ve Gider hesapları ile Yönetim ve Denetim Kurulu Kararları Noter tasdikli defterlere yazılmış olup, söz konusu defterlerin noter tasdik numaraları aşağıdaki gibidir. Yevmiye Defteri Beyoğlu 37. Noteri 30.03.2010-07448 Kebir Defteri Beyoğlu 37. Noteri 30.03.2010-07449 Karar Defteri Beyoğlu 37. Noteri 26.08.2010-19060 Karar Defteri Beyoğlu 37. Noteri 26.08.2010-19057 Maranegro Toplu Yapı Site Yöneticiliği tarafından incelenmek üzere sunulan her türlü belge ve yasal defterler incelenerek Denetim raporu oluşturulmuştur. 2
Yönetim Kurulunun 01.04.2010 31.10.2011 dönemine ait faaliyetleri, Sitenin gelir/gider durumu ve borç/alacak durumu hakkındaki tespitlerimiz aşağıda bilgilerinize sunulmuştur. YÖNETİM FAALİYETLERİ 1-31.10.2010 Tarihli Sinpaş Maranegro Toplu Yapı Sitesi 345-348-350-352 Parsel Ka Malikleri Olağanüstü Genel Kurul toplantısında alınan kararlar doğrultusunda yeni yönetici olarak seçilmiş olan Hotek Yapı Yönetim ve İşletim Hizmetleri A.Ş. ile 08.11.2010-30.04.2012 dönemi için hizmet alım sözleşmesi imzalanmıştır. 2- Eski Yönetici Şirket olan Kentsel Hizmetler Yapı ve İşletme San.ve Tic. A.Ş. nin sözleşmesi feshedildiğinden Site ile ilgili tüm evrak, bilgi ve malzeme ve demirbaşların teslim edilmesi talep edilmiştir. Site ilgili evak, döküman ve malzemelerin Yönetim adına teslim alınması için Hotek Yapı Yönetim ve İşletim Hizmetleri A.Ş. de görevli uzman bir ekip tarafından teslim alınması sağlanmıştır. Teslimlere Merkez Yönetim Kurulu Üyesi Sezgin Birol ve Merkez Denetim Kurulu Üyesi İsmail Akyüz ün nezaretinde gerçekleşmiştir.. 3- Sitede Yönetim ofisi olarak kullanılacak bir yerin bulunmaması sebebiyle öncelikle bir konteyner alımı değerlendirilmiş ancak daha sona 350 Parselde bulunan 22 Nolu bağımsız bölüm Aylık 2.750.-TL bedelle Aralık 2010 Tarihinden itibaren kiralanmıştır. Yönetim ofisi olarak kiralanan bu yere toplantı masası ve diğer büro malzemeleri alınarak büro tefriş edilmiştir. Bu işlemler için 2.685,90 TL harcama yapılmıştır. Ayrıca kiralanan bu ofisin aylık 590.-TL tutarındaki aidatı da Site Yönetimi tarafından karşılanmıştır. 4- Site Yönetimi kadrosunda bulunan 13 Personelin İş akitleri fesh edilerek, yasal kıdem, ihbar ve izin ücretleri ödenmiştir. Söz konusu 13 personele, 18.648,07 TL Kıdem tazminatı, 14.085,18 TL İhbar tazminatı ve 910,74 TL İzin ücreti olmak üzere toplamda 33.643,99 TL yasal tazminat taksitler halinde ödenmiştir. 5- Siteye ait tüm enerji sayaçlar kontrol edilmiş otomatik ödemeye alınmış var olan yanlışlıklar düzeltilmiştir. 6- Maranegro Sitesi için Web Sayfası hazırlanarak hizmete alınmıştır. 7- Aidat tutarlarını zamanında ödemeyen Kat Maliklerine uygulanan gecikme tazminat tutarları bir kereye mahsus olmak üzere Ekim-Kasım 2010 aylarında uygulanmamış olup, aidat tahsilatları için kat maliklerine gerekli olan duyuruların yapıldığı görülmüştür. 8- Eski Yönetim Şirketi Kentsel Hizmetler Yapı ve İşletme San.ve Tic. A.Ş. nin Kasım 2010 ayı için kestiği faturaya itiraz edilerek geri gönderilmiştir. 9- Site Yönetimi, borçlu olduğu firmalar ile görüşülerek borç tasfiye protokolleri imzalanmış ve site borçlarının taksitler halinde ödemesi yapılmıştır. 3
10- Kat Maliklerinden alacakların tahsil edilmesi için kolaylıklar getirilmiş olup, böylece alacakların tahsil edilmesine çalışılmıştır. Kat Maliklerine faiz indirmi ve borçlarının taksitler halinde ödenmesi imkanı sağlanmıştır. Bu çalışma neticesinde 2.989,42 TL gecikme tazminatı iptal edilmiştir. 11- Sitenin banka hesaplarında bulunan nakit meblağların günlük repo ve alımı yapılarak değerlendirildiği gözlemlenmiştir. 12- Merkez Yönetim Kurulu site işlerini daha iyi takip edebilmek için her ayın 2. Pazartesi ve her ayın 4. Haftasındaki Çarşamba günü yönetim ofisinde toplanmış ve site için gerekli kararları almıştır. Bu toplantılara Merkez Denetim Kuruluda davet edilmiş ve toplantılara katılınmıştır. 13- Tüm ödemeler Hotek Yapı Yönetim ve İşletim Hizmetleri A.Ş. (TSP) den bir yetkili ve enaz 2 Merkez Yönetim Kurulu imzası ile yapılmıştır. 14- Hotek Yapı Yönetim ve İşletim Hizmetleri A.Ş. yaptıkları hizmetler için her ay çalışma çizelgeleri ve fatura detayları hazırlayarak MYK sunduğu ve alınan hizmetin MYK tarafından onaylanmasına müteakip fatura keserek hizmet bedelini tahsil ettiği görülmüştür. 15- Sitenin Kira bedeline, Vergi Dairesine beyanname verilmesi için Mali Müşavirlik Hizmetine ve Serbest Meslek Makbuzları karşılığı Avukatlık hizmetine, ait stopajın Vergi Dairesine ödenebilmesi için Sarıyer Vergi Dairesinden vergi numarası alarak tahakkuk eden vergilerin süresi içerisinde ödemesi yükümlülüğü TSP ye aittir. 16- Site içerisindeki Kanalizasyon hatlarındaki bozulma ve çökmelerin tespiti için Mahkemeden bilirkişi tespiti istenmiştir. Site içerisindeki kanalizasyonların kombine aracı ile temizlenmesine ve oluşan hasarların giderilmesi için çalışmalar yapılmıştır. Sonuç olarak 3.345 metre kanal temizliği yapılarak karşılığında 31.576,80 TL ödeme yapılmıştır. 17- Elektrik şebekesinde meydana gelen kesintiler nedeniyle yeni bir jenaratör alınmasına karar verilmiş olup, alınan teklifler neticesinde OPTİMUM ENERJİ Mühendislik ile jenaratör alımı konusunda anlaşmaya varılmıştır. Siteye alınan 770 Kwa gücündeki jenaratörün bedeli 81.000.-$ + KDV dir. Merkez Yönetim Kurulu jenaratör bedeli olan 95.580.-$ ı; Peşinat 19.116.-$ 1. Taksit 29.06.2011 Tarihinde 19.116.-$ 2. Taksit 29.07.2011 Tarihinde 19.116.-$ 3. Taksit 29.08.2011 Tarihinde 19.116.-$ 4. Taksit 19.09.2011 Tarihinde 19.116.-$ şeklinde ödenmesini planlanmış ve ödemeler belirlenen sürelerde ödenerek firmaya olan borç tutarı sona erdirilmiştir. PERSONEL DURUMU 4
Maranegro Sitesinin iş ve hizmetleri Hotek Yapı Yönetim ve İşletim Hizmetleri A.Ş. bünyesinde çalışan veya Hotek A.Ş. nin alt yüklenicisi olan firmalar tarafından karşılanmaktadır. Sitede Ekim 2011 ayı itibariyle 46 Personel çalışmakta olup, bu personellerin tüm özlük ve sosyal hakları ilgili firmaların yükümlülüğünde olup gerekli konroller yapılmaktadır. Personellerin günlük çalışma çizelgeleri ve puantajları tutulmakta bu çizelge ve puantajlar göz önüne alınarak ay sonlarında sözleşme birim fiyatları üzerinden hakediş düzenlenmektedir. Personele yasal ücret ve artışların ilgili tarihlerde personele yansıtıldığı görülmüştür. Personellerin görev alanları aģağıdaki gibidir. Site Müdürü 1 Muhasebe Sorumlusu 1 Operasyon Sorumlusu 1 Teknik Personel 3 Güvenlik Personeli 30 Temizlik Personeli 5 Bahçe Bakım Personeli 5 Toplam 46 HESAP İNCELEMELERİ Denetim Yaptığımız 01.04.2010 31.10.2011 Tarihleri arasında Site kayıt ve belgelerini incelediğimizde 3.158.035,70 TL Gelir, 3.225.376,82 TL Gider tahakkuku yapılmıştır. GELİRLERİN DETAYI GELĠRLERĠN DETAYI 31.10.2011 TARĠHĠ GERÇEKLEġEN GELĠR TUTARLARI Kat Maliklerine Yansıtılan Aidat Gelirleri 2.841.583,00 Kat Maliklerine Yansıtılan Yatırım Aidat Gelirleri 162.069,31 Kat Maliklerine Yansıtılan Gecikme Tazminatları 61.352,72 Dava ve İcra Dairesi Gelirleri 48.063,86 Broşür Dağıtım ve Film Çekim Gelirleri 29.014,65 Sigorta Hasar Tazmin Gelirleri 5.050,00 Banka Faiz Gelirleri 877,86 Diğer Gelirler 10.024,30 TOPLAM GELĠRLER 3.158.035,70 Söz konusu dönemin başlangıncında (31.03.2010 Tarihinde) bulunan 380.895,05 TL alacak tutarı ile bu dönemde tahakkuk ettirilen 3.113.068,89 TL tutarındaki alacak tutarının % 89,6 sı olan 3.132.749,42 TL si tahsil edilmiştir. GİDERLERİ+N DETAYI Sitenin 01.04.2010-31.10.2011 Dönemine ait Gider detayları aşağıdaki gibidir. 5
GĠDER GRUBU 01.04.2010-31.10.2011 GĠDER GERÇEKLEġMESĠ PERSONEL GĠDERLERĠ 1.620.541,00 Yönetim Personel Giderleri 320.537,00 Teknik Personel Giderleri 102.262,00 Temizlik Personel Giderleri 219.616,00 Güvenlik Personel Giderleri 978.126,00 ĠġLETME (ENERJĠ) GĠDERLERĠ 508.083,00 Su Giderleri 224.744,00 Elektrik Giderleri 261.682,00 Doğalgaz Giderleri 2.585,00 Jenaratör Yakıt Giderleri 19.072,00 SĠTE FAALĠYET GĠDERLERĠ 908.818,40 Bahçe Bakım Giderleri 279.019,00 Genel Temizlik Malzeme ve Hizmet Giderleri 26.729,00 Yönetim Ofis Giderleri 85.213,00 Toplu Taşıma Servis Giderleri 130.194,00 Yönetim Firması Hizmet Ücreti 136.779,00 Hukuk ve Müşavirlik Giderleri 20.390,00 İlaçlama Giderleri 6.441,00 Çevre Bakım - Onarım ve benzin ve araç kira Giderleri 111.561,00 Anagayrımenkul Bakım Onarım Giderleri 44.752,00 Suni Gölet Giderleri (Havuz Kimyasalları) 33.888,00 Wellmare Tesis Giderleri 6.524,00 Gayrımenkul Sigorta Giderleri 4.227,00 Ecrimisil Giderleri 2.053,00 Müteferrik Giderler 21.048,40 YATIRIM VE DEMĠRBAġ GĠDERLERĠ 184.945,00 Jenaratör Alım Giderleri 162.470,78 Diğer Yatırım ve Demirbaş Alım Giderleri 22.474,22 OLAĞANDIġI GĠDER VE ZARARLAR 2.989,42 TOPLAM GĠDERLER 3.225.376,82 6
Sonuç olarak Sitenin bu dönemde 3.158.035,70 TL Geliri, 3.225.376,82 TL Gideri gerçekleşmiş ve 67.341,12 TL gider fazlası bulunmaktadır. Bu gider fazlasının 44.118.-TL sı geçen dönemden devreden gelir fazlasının mahsubundan kaynaklanmıştır. Bu gider fazlasının nedeni bütçe dışı zorunlu olarak yapılan bakım ve tamiratlar ile enerji giderlerinden kaynaklanmıştır. SĠTENĠN 31.10.2011 TARĠHĠ ĠLE VARLIKLARI ve BORÇLARI Bankalardaki Nakit 18.249,99 Kasadaki Nakit Kat Maliklerinden Alacaklarımız 80.757,40 Kat Maliklerinden İcra Alacaklarımız 280.457,12 Diğer Alacaklar 1.339.565,24 Verilen İş Avansları 19.646,00 Sitenin Satıcılara olan borçları -389.309,32 Personele borçlar -893,76 Ödenecek Vergi ve Yükümlülükler -3.085,20 Diğer Borçlar -1.350.135,38 Belirsiz Tahsilatlar -6.856,00 TOPLAM NET VARLIKLAR -11.603,91 SONUÇ VE ÖNERĠLER 1- Maranegro Site Yönetimine ait 01.04.2010 31.10.2011 tarihleri arasındaki 19 aylık döneme ait fatura ve belgeler incelenmiştir. Yapılan inceleme sonucunda belge ve faturaların usule uygun ve harcama yerlerine göre kayıt edildiği gözlemlenmiştir. 2- Kanuni ödemelerin nakit durumu dikkate alınarak yasal süresi içerisinde ödenmesi hususunda azami dikkatin gösterildiği tespit edilmiştir. 3- Aidat borçlarını zamanında ödemeyen kat maliklerine, Kat Mülkiyet Kanunu ve Kat Yönetim Planında belirlenen oranda Gecikme Tazminatı tahakkuklarının yapıldığı tespit edilmiştir. 4- Site Yönetimine aidat, borcu yükselen site sakinlerinin uyarılarak ve akabinde icra kanalı ile borçlarının tasfiyesi cihetine gidilmesi önerilir. 31.10.2011 Tarihi ile Kat maliklerinden 280.457,12 TL tutarındaki alacak bakiyesi dikkate alındığında alacaklarımızın daha hızlı ve düzenli tahsil edilebilmesi için iki ayı aşan alacakların OTOMATİKMAN icraya verilmesi sağlanmış ve hukuk servisince takip edilmektedir. 7
5- Kat Mülkiyet Kanunun değişmesi sebebiyle hazırlanan ve Tapu Müdürlüğüne gönderilen Yeni Kat Yönetim Planının tasdiki için yürütülen çalışmalara devam edilmesi gerekmektedir.. 6- Bazı Kat maliklerinin Kat Mülkiyet Kanunu ve Yönetim Planına aykırı olarak yapmış oldukları fiil ve ortak alan ihlallerinin düzeltilmesi için başlatılan çabaların titizlikle sürdürülmesi gerekmektedir. 7- Sitenin acil ihtiyacı nedeniyle alınmasına karar verilen 95.580.-$ lık (162.470,98 TL Karşılığı) jenaratör yatırımı için Kat Maliklerine yansıtılan 162.069-TL tutardan tahsil edilemeyen 86.945.-TL nin tahsili için hukuk servisine devredilmiştir. 8- Marenegro Projesinde yapımdan kaynaklanan eksiklik ve hatalar nedeniyle mahkeme aracılığı ile bilirkişi tespiti yapılmış ve tespitteki kusurlu iş ve işlemlerin yapılması için Sinpaş firmasına gerekli ihtarlar yapılmıştır. 9- Sitenin Davaya intikal etmiş 280.457,12 TL tutarında alacağı bulunmaktadır. Sözkonusu bu tutarın 150.000.-TL sının tahsili çok zor olduğu Avukatlar tarafından bildirilmştir. Bu nedenle site nakit sıkıntısı içerisinde bulunmaktadır. Hizmet veren Hotek A.Ş. bu nakit sıkışıklığı nedeniyle yaklaşık 2 aylık hizmet bedelini alamamaktadır. Yönetim Kurulu bu sıkışıklığı aşmak amacıyla Kasım 2011 ayı ile Ocak 2012 aylarında birer ek aidat toplanmasına karar vermiştir. 10- Yönetim Kurulu ve hizmet firmasına bu dönem içinde yapmış olduğu tüm çalışmalar için teşekkür ederiz. S. Yavuz BAŞAL İsmail AKYÜZ Denetim Kurulu Üyesi Denetim Kurulu Üyesi H. Birsen YÜKSEL Fikriye SARRAFİ Denetim Kurulu Üyesi DenetimKurulu Üyesi Ek 1: 31.10.2011 Tarihli İcmal Bilânço Ek 2: 31.10.2011 Tarihli Gelir Tablosu Ek 3: 31.10.2011 Tarihli Nakit Akış Tablosu Ek 4: 31.10.2011 Tarihli Bütçe Gerçekleşme Tablosu 8