2
ÖNSÖZ Asistan foto, Lodos tarafından fotoğraf stüdyoları için özel olarak üretilmiş bir otomasyon paketidir. Fotoğraf stüdyonuzdaki tüm işlerinizin bilgisayar ortamında kontrol ve takibini sağlar. Asistan foto paketinde; Sınırsız arşiv, dijital arşiv, amatör baskı takibi, baskı üretim barkodlama, teslim fişi basımı, randevu takibi, sipariş hazır mesajını müşteri cep telefonuna otomatik gönderme, barkod lu satış sistemi, barkod etiketi basımı, dövizli stok takibi, promosyon stok takibi, cari hesap takibi, her müşteriye ürün gruplarına göre otomatik farklı fiyat uygulayabilme, perakende satış takibi, fatura işlemleri, dönemsel toplu fatura kesimi, firma yada şubelere yapılan baskı adet/fiyat raporları, satış raporları, arşiv kontrol filtreleri, geliştirilmiş personel kontrol, yetkilendirme, personel avans takibi, günlük satış raporları, günlük satılan ürün ve basılan kart sayım raporları, devirli günlük kasa, kasa, nakit gelir-gider hareket raporları, cd den dijital arşiv takip sistemi, 3
cd kullanmadan dijital arşivden ön izleme ile resim seçme, birden fazla şirketle çalışma, şubeler arası internet üzerinden veri aktarımı ve şube hesaplarının merkezde toplanıp raporlanması, kasa,stok, satış hareket ve raporları tüm şubeler toplu raporlarının alınmasına uyumluluk network desteği, gelişmiş stok listesi, özel liste tanımları, kritik sok seviyesi takibi ve sipariş listesi alımı, e-ticaret uygulamalarına uyumluluk, ihtiyacınız olan her şeyi tam entegre ve döviz destekli çözüm paketi olarak bulacaksınız. Asistan foto çözüm paketi fotoğraf stüdyolarındaki işlem yoğunluğu ve takip sıkışıklığına rahat ve sağlıklı bir kontrol sistemi oluşturmaktadır. Personel işlemlerinden kaynaklanan hataları en aza indirgeyen yapısı ile tüm hesap ve işlerinizi kayıt altına alarak sağlıklı işleyen bir otomasyon oluşturur. Bugüne kadar kontrolünü yapamadığınız bir çok giriş çıkış hareketini, tahsilatları, stok durumlarını, sipariş takiplerini, şube kontrollerini çok hızlı ve kolay bir şekilde yapmanıza ortam sağlar. Asistan foto, çok iyi bir arşiv yöneticisidir. Sınırsız arşiv kaydını ve dijital arşivin birlikte kaydedilmesini sağlayan özellikleri ile bu arşiv kayıtlarına birkaç saniye içerisinde ulaşılabilmesini sağlar. Görüntüleri arşivleme özelliği ile alnında bir ilki gerçekleştirmiştir. Arşiv kaydı ile birlikte tüm alacakları, siparişleri, teslimatları takip eder, gün sonunda detaylı satış raporları üretir. Asistan foto, satış yardımcısıdır. Barkod desteği sayesinde hızlı ve hatasız bir satış sistemi oluşturur. Satış ile entegre olan stok sayesinde tüm detayı ile stokları da takip eder. Yapılan tüm işlemleri cari hesaplarla ilişkilendirebilir. Bu özellikleri ile tam entegre bir çözümdür. Ve tamamen dövize entegre çalışmaktadır. Asistan foto, bütün işlerinizi en iyi şekilde düzenleyen mükemmel bir raportördür. Bütün ticari hareketlerinizi, satışlarınızı, 4
arşivlerinizi çok farklı seçeneklerle raporlar. Böylece işletmenizin durumunu daima kontrol altında tutabilirsiniz. Asistan foto, işletmenin ticari güvenliğini sağlayan görevlidir. Asistan foto, personelin hata yapmasına izin vermez. İhmali ve hataların gizlenmesini engeller. Yapılan her işlemden emin olunmasını sağlar. Asistan foto, yukarıda bazılarından bahsedilen özellikleri sayesinde alanında bir prestij yazılımıdır. Program müşteri memnuniyetini artırdığı, elemanların keyifle çalışmasını sağladığı ve işetme sahibinin içinin rahat olasını sağladığı için aynı zamanda huzur kaynağınızdır. Asistan foto, bir Türk yazılımıdır ve tamamıyla Türkçe dir. Lodos Yazılımın sektördeki değişimleri takip eden bir ekibi tarafından sürekli geliştirilmektedir. Lodos Yazılım, programla ilgili her türlü soru ve soruna sınırsız destek vererek, programın kullanımını en rahat hale getirmeyi amaçlamıştır. Elinizdeki bu kitapçık, kullanımı son derece kolay olan Asistan Foto programının başlangıç aşamasında yol gösterici olarak düşünülmüştür. Kitapçığın içerisinde programın bütün bölümleri ile ilgili özet bilgiler ve kolay kullanıma yönelik ipuçları bulacaksınız. Asistan Foto Windows ortamında çalışmaktadır. Kullanımı için gerekli olan bütün tuşlar program ekranında gösterilmiştir. Bu kitapçık, gösterilenler dışında karşılaşılması muhtemel soruları cevaplama amacıyla hazırlanmıştır. Vasat düzeyde Windows bilgisine sahip herkes bu kitapçık sayesinde Asistan Fotonun tüm özelliklerinden faydalanabilecektir. Asistan Foto nun işinize kolaylık, içinize huzur getirmesini diler, bir Lodos ürününü tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. 5
Lodos Yazılım lodos@lodos.com Asistan Foto ile ilgili görüş, düşünce, soru ve çözümlerinizi diğer kullanıcılarımızla paylaşabilmeniz için www.lodos.com adresinden forum sayfasını ziyaret ediniz. Bu sayfadan kendi görüş, soru ve yorumlarınızı girebilir diğer ziyaretçilerle iletişim kurabilirsiniz. Bu yazılım T.C. nin ilgili kanunları ve uluslar arası CopyRight kuralları gereği koruma altındadır. Yasadışı olarak çoğaltılamaz. Asistan, Lodos Yazılım Ltd.Şti. nin tescilli markasıdır. Windows, Microsoft Corp. in tescilli markasıdır. 6
İçindekiler İçindekiler... 7 Lodos Asistan... 9 Kurulum :...9 Stok... 11 Yeni kayıt:...11 Bileşenler:...18 Ürün Fiyat Değişikliği;...20 Stok listesi ;...21 Cari... 25 Yeni Cari kart kaydı...25 Mevcut bir Cari kart kaydını silmek...25 Hareketler...26 Cari hareket girişi;...27 Satış... 33 Arşiv... 40 Arşiv sayfasına kayıt giriş işlemi;...43 İndirim veya tahsil edilmeyen küsurat tutarlarının kayıt edilmesi : 45 Ürünü Hızlı Çağırma Listesi...46 Arşiv kaydının çağrılması;...47 Amatör kayıtlarının tutulması;...49 Randevu Kayıt; Düğün, nişan randevu kayıt ve ödeme takibi;...49 Dijital Arşiv:... 50 Arşiv için öngörünüm...51 Görüntü aktarım ortamları...52 Desteklenen resim formatları;...52 Yeni Resim Eklemek...54 Mesaj gönderim:... 57 Dijital Arşiv kayıtlarının CD'den takibi:... 60 Rapor... 62 Program... 67 Terminal den Asistan Foto yu çalıştırmak... 70 Personel Ve Şirket Tanımları Yetkilendirme Ve Kontrolü... 71 Yeni Personel Tanımlama...71 Kaydedilmiş bir personelin silinmesi için...74 Barkod... 76 Ürün barkodu basmak...76 7
Dizayn... 79 Kasa... 81 Giderlerin işlenmesi...81 Gelirlerin işlenmesi...82 Rapor...82 Yedekleme... 86 Kısa Yol Tuşları... 87 Merkez Bağlantı - NetSenkron...83 Sık Sorulan Sorular ve Cevapları... 884 Örnek Teslim Fişi Dizaynları... 96 Form-1 İçin Dizayn programına girilmesi gereken değerler:...97 Form-2 İçin Dizayn programına girilmesi gereken değerler:...99 Form-3 İçin Dizayn programına girilmesi gereken değerler:...101 Barkod yazıcısı(dymo) ayarları...97 8
Lodos Asistan Kurulum : Asistan program CD sini taktıktan sonra cd içerisindeki setup programını çalıştırarak kurulumu başlatınız. Kurulumu next yada sonraki butonlarına tıklayarak tamamlayınız. Programın kurulum işlemi yapıldıktan sonra Başlat menüsünden Programlar / Lodos Asistan Foto / Asistan yolu izlenerek program çalıştırılır. İstenirse başlat menüsündeki asistan ikonunun üzerine Mouse un sağ tuşuna tıklayarak Gönder / Masaüstü (kısayol oluştur) yolu izlenerek masa üstüne kısayol oluşturulabilir. Bundan sonraki işlemlerde masa üstündeki asistan kısayolu kullanılarak programa girilir. Program çalıştırıldıktan sonra Lodos Yazılım tarafından verilen Yasal Kullanım Belgesindeki Ürün Tanımlayıcı Kodu ve Ürün Güvenlik Kodu ilgili bölümlere bir defaya mahsus olmak üzere yazılıp Enter a basılır. 9
Programın ilk çalıştırılmasında kullanıcı ve şirket tanımlaması yapılmadığı için bir kullanıcı adı sormadan programa giriş yapılacaktır. Kullanıcı tanımlaması yapıldıktan sonra seçilen kullanıcı adı, şifresi ve kullanma yetkisi verilmiş şirket/şirketlerden birini seçerek giriş yapılabilecektir. (Bakınız personel modülüne) Bu kitapçıkta program bölümleri uygulama sırasına göre anlatılmıştır. 10
Stok Ürünlerin kayıtlarının yapıldığı, ürün hareketlerinin, miktarlarının, maliyetlerinin, fiyatlarının, kritik stok seviyelerinin, stok ve satış kurlarının, ürün grup ve grup özelliklerinin, ürün bileşenlerinin, ürün özellikleri ve resimlerinin tanımlanıp takip edildiği bölümdür. Yeni kayıt: Yeni Kayıt için Esc tuşuna basıldıktan sonra ilk olarak ürün kodu girilir, daha önce kayıt edilmiş bir ürüne ait ürün kodu girilmiş ise ilgili ürün bilgileri çağrılmış olacaktır. Yeni bir ürün kodu girildikten sonra ürün grubu, cinsi, markaları, kritik stok adeti, maliyet fiyatı, son satın alım fiyatı, modeli, stok (raf kuru) ve satış kurları, satış fiyat bilgileri ve stokta ilk sayımda mevcut bulunan adet bilgilerinden gerekli olanlar girilir. Yapılan bu tanımlardaki tüm bilgileri daha sonra değiştirmek, yeniden düzenlemek için ürün kod, 11
cins, marka model bilgilerinden herhangi birini kullanarak ürüne ait stok bilgileri çağrılabilir. Aynı cins, marka, model bilgileri bulunduran birden fazla farklı ürün kaydı var ise benzer bilgileri içeren kayıtlardan seçim yapmamız için ürün listesi görüntülenecektir. Bu listeden yapılan seçime göre ilgili ürünün stok kartı açılacaktır. Bir ürünün kaydedilebilmesi için en az bir ürün kodunun, cinsinin ve biriminin bulunması gerekir. Bunlar dışındaki bilgilerin doldurulması isteğe bağlıdır. Eğer barkod kullanılmıyorsa kayıt için öncelikle ürüne bir kod verilmesi gerektiği unutulmamalıdır. Kod ürünün barkod numarası olabileceği gibi tamamen isteğe göre istenilen herhangi bir rumuz yada numara girilebilir. Ürün kodundan sonra birde ürün cinsi yazılır. Diğer bilgiler istenirse doldurulur. Grubu bölümünde orijinal gurup adı seçili olarak gelir. Bu bölümün karşısındaki küçük ok a tıklamak suretiyle bölümün içine girilerek istenirse yeni gruplarda ilave edilebilir. 12
Bu bölümde seçilen grup koduna göre stok ve çıkış kodu ile KDV miktarı ve KDV nin dahil olup olmaması durumu stokta ürün tanıtımlarında karşımıza seçili olarak gelecektir. Bu sebeple stokta ürünler nasıl gruplandırılmak isteniyorsa ona göre grup isimlerinin tanımlanması gerekir. İşlem tamamlandıktan sonra F1 tuşuna basılır. Netstüdyo ile e-ticaret uygulaması yapan kullanıcıların tanımladıkları grup isimleri ürünler menüsünde ürün grupları seçim bağlantı ismi olarak kullanırlar. Böylece netstüdyo sayfasındaki ürün seçim menüsü bu grup isimlerinden otomatik olarak oluşturulur. Tanımlanan stok grubunda Bu gruptaki ürünlerin direk satışı yapılmayacaktır seçeneği işaretlenir ise netstüdyo ürün menüsüne aktarılmaz. 13
Stok/Çıkış bölümü ürünlerin stokta hangi kurdan duracağının ve satış anında yine hangi kurdan satılacağının belirlenmesini sağlar. Birinci kısımda(stok) belirlenen fiyat ürünün stokta hangi kurdan duracağını gösterir. İkinci kısma(çıkış) girilen kur ise ürünün satış esnasında hangi kurdan satılacağının belirlenmesine yarar. Stok/Çıkış bölümündeki kurlar Çapraz Kurlar tablosundan (Ctrl+F12) ayarlanır. Çapraz kurlar tablosuna tablodaki sütun sayısı kadar para birimi eklenebilir. Tablodaki değerler günlük olarak veya istenilen zaman aralıklarında değiştirilebilir. [Y] ve [5] in altındaki bölümler yuvarlama işlemleri için kullanılmaktadır. Y sondan yuvarlanacak hane sayısını, 5 yuvarlamamı yapılacak sıfırlanacak mı seçimliliğini sağlar. İkinci kare alanlar noktadan sonraki hane sayısını belirler (Kuruş, cent gibi) Bu tablodaki değişiklikleri kaydetmek için F1 tuşuna basılır. Bir ürün için dört farklı fiyat belirlenebilir. Bu kısımlara yazılacak rakamlar Stok/Çıkış bölümüyle bağlantılıdır. Ürünün stokta duruşu hangi kurdan ise bu bölüme yazılan rakamda aynı kur kabul edilir. Yani ürünün stokta duruşu Lira tanıtılmışsa fiyatlar bölümüne yazılan rakamlarda liradır. Dolar tanıtılmışsa, yazılan 14
fiyatlarda dolardır. Ürün için belirlenmiş olan fiyatlardan, Fiyat [1] bölümü satış penceresinde karşımıza öncelikli olarak geleceği için ürünün öncelikli satış fiyatını bu bölüme yazmak kullanımı kolaylaştırır. Diğer fiyat bölümleri istenildiği gibi kullanılabilir. Burada tanımlanmış olan dört fiyat dışında, satış esnasında satış tablosunda istenilen farklı bir fiyatı uygulamakta mümkündür. İ.Süresi, işçilik süresi uygulama durumu söz konusu ürünlerde geçerlidir. Eğer birtakım ürünlerin standart işçilik süresi söz konusu ise bu ürüne ait işçilik süresi ilgili bölüme girilir. Bu bölüm daha önce bilgi girilen grubu bölümü ile bağlantılı olarak çalışmaktadır. Program İ.bedeli bölümüne girilen işçilik ücretini bu bölümdeki işçilik suresi ile çarpar. Bu ürün her satıldığında beraberinde işçilik de satılmış olur. Eğer ürün için herhangi bir işçilik söz konusu değil ise o zaman bu bölüm boş bırakılır. Stokta penceresi eldeki ürün miktarının görüldüğü penceredir. Her mal alış faturası sisteme işlendiğinde fatura miktarı cari hesabımıza borç olarak işlenirken alınan mallarda stokta penceresine miktar olarak eklenmiş olur. Kritik Stok seviyesi ürünün en az kaç adet kaldığında alınan sipariş listesinde yer alacağının tanımıdır. Maliyet kısmına ürünün stok tanımı yapılırken herhangi bir rakam yazmak gerekmemektedir. Alış faturası girişlerinde alış fiyatlarına göre program ortalama maliyeti hesaplayarak bu bölüme otomatik olarak işler. Yani ürünlerin maliyet hesabı ürün alış faturasındaki rakamlara istinaden program tarafından hesaplanmaktadır. Son Giriş alanına ürünün en son satın alınmış olduğu fiyat bilgisi ürün alımı yaptıkça kayıt edilen ilgili evraktan alınarak konulmaktadır. Açılış stok girişi ürünün ilk stok kaydı yapılırken eldeki mevcut miktar bu pencerenin içerisine yazılabilir. 15
Satışla birlikte satılan ürün miktarı stoktan otomatik olarak düşer. Bu bölümde alış faturaları dışında stok miktarı değişikliği yapabilmekte mümkündür. Bunun için Stokta penceresinin içerisine yeni stok miktarını yazıp F1 tuşuna basmak yeterlidir. Bar Kod 1-2-3-4 bölümleri aynı ürüne daha fazla barkod nosu verme imkanı sağlamaktadır. Bir ürün için tek barkod nosu yeterlidir. Ama bir ürünün birden fazla barkodu var ise bu bölümler kullanılabilir. Böylece birden fazla barkod no su olan ürünlerin işlem için kolay çağrılması sağlanmış olur. Bu ürünü çağırmak için girilen barkod numaralarının herhangi birisini yazmak yeterlidir. Fatura; bu alana fatura/makbuz girişinde evrak türü ve numarası otomatik olarak kayıt edilir. F Fatura, M makbuz anlamında yorumlanmalıdır. Birimler: Yukarıdaki işlemler tamamlandıktan sonra kayıt için F1 tuşuna basılır. Ürün kaydı için gerekli son işlem ürün birimini belirlemektir. Ürün bilgileri girildikten sonra F1 tuşuna basılınca birimler penceresi açılır. 16
Bu bölüme ürünün biriminin girilmesi gerekmektedir. Bu alana istenilen ölçü birimi yazılabilir. Mühim olan birimler arası hiyerarşiye dikkat etmektir. Eğer ürün adet olarak tutulan bir malzeme ise bu tabloya sadece Ad yazmak yeterlidir. Şayet farklı bir durum söz konusu ise birimler tablosundaki örnekte de gösterildiği gibi 1 koli 10 düzine 120 adettir. ( 1 Kl 10 Dzn 120 Ad) Veya 1 rulo 100 metre 10.000 santimetredir. (1 Rl 100 Mt 10000 Cm) şeklinde hiyerarşik bir sıralama izleyerek ürünün stokta duruş birimleri belirlenmiş olur. Bu tanımlama ürünü alırken veya satarken istenilen birimi kullanma kolaylığı sağlar. Hareketler penceresi ürünün stoka giriş tarihlerini ve miktarlarını, aynı şekilde ürünün çıkış tarihlerini ve miktarlarını gösteren penceredir. Alış faturaları sisteme işlendiğinde, stoka eklenen ürünler hareketler sayfasına işlenmiş olur. Satış yapıldığında ise çıkan bölümüne ekleme yapılmış olur. Stoka ürün eklemek için alış faturası/makbuzu zorunlu değildir. Bu bölümden de stoka ürün eklenebilir. Bu bölümden ürün eklemek için hareketler penceresinin içindeki boş satır çift tıklanır. Açılan yeni pencerede ilgili bölümler doldurularak kayıt işlemi tamamlanır. 17
Bileşenler: penceresi, tabloda mevcut ürünün beraberinde bedelsiz olarak verilecek ürünlerin bu ürüne eklenmesini sağlar. Bu sayede sadece ilgili ürünün satışı yapıldığında diğer ürünlerinde tabloda belirtilen miktarda stoktan düşmesi sağlanacağı için eldeki bütün ürünlerin stoklarını takip şansı elde edilmiş olur. Bileşenler bölümünde işlem için hem ana ürünün, hem de ana ürüne bağlı olarak stoktan düşmesi istenilen ürünlerin stoka tanıtılmış olması gerekir. Ana ürünün stok tanımlaması bittikten sonra bileşenler penceresi tıklanır. Açılan penceredeki boş satır tıklandığında açılan pencereye bu ürüne eklenmek istenilen ürün ve miktarı yazıldıktan sonra tamam tuşuna basılır. Bu işlem eklenmek istenen her ürün için ayrı ayrı tekrar edilir. Bu tablo yardımıyla bir ürüne bir bileşen eklenebileceği gibi, birden çok bileşende eklenebilir. Böylece asıl ürün her satıldığında bileşenler tablosuna eklenmiş olan 18
her ürün de stoktan düşmüş olur. (Rulo kağıt, Ecza malzemeleri veya promosyon ürünleri gibi.) 19
Ürün KDV değişikliği: Ürünlerin KDV oranlarında meydana gelen değişiklikleri kaydetmek için Program yeni açıldığında stok penceresine girilir. KDV si değişmiş olan ürünlerden herhangi bir tanesi çağrılır. KDV yazan bölümde eski KDV oranının yazıldığı kısma yeni uygulanacak olan KDV oranı yazılır ve Enter a basılır. Bu değişikliğin aynı KDV oranına sahip bütün ürünlere uygulanıp uygulanmayacağı program tarafından sorulur. Eğer olumlu cevap verilirse aynı oranlı bütün KDV ler yeni orana çevrilmiş olur. Olumsuz cevap durumunda sadece bu ürüne ait KDV oranı değişmiş olur. Ürün Fiyat Değişikliği; Stoktaki ürünlerin fiyatlarını belirli bir yüzdede değiştirmek mümkündür. Bu işlem için iki durum söz konusudur. Birincisi stoktaki bütün ürünlerin fiyatları değiştirilmek isteniyorsa: Fiyat 1-2-3-4 bölümlerinden hangisindeki fiyat değiştirilecekse sadece o bölüme yapılacak değişikliğin miktarı girilir. (+10% veya 10% ) + ürünün fiyatını artırmaya de fiyatı düşürmeye yarar. Miktar girildikten sonra Enter a basıldığında işlemin bütün stoka uygulanacağı sorulur. Olumlu cevap verildiğinde bütün stoktaki ürünlerin fiyatları istenilen miktarda değiştirilmiş olur. 20
İkincisi; stokta sadece bir kurdan tutulan ürünlerin fiyatları değiştirilmek isteniyorsa: Bu sefer önce hangi kurdaki ürünlerin fiyatları değiştirilmek isteniyorsa Stok/Çıkış bölümünden istenilen kur seçilir. Sonra yine fiyatlar bölümüne yapılmak istenen değişiklik yukarıdaki gibi girilir, Enter a basıldıktan sonra çıkacak sorulara cevap verilerek işlem tamamlanır. Maliyet, son giri ş fiyatlarına bağlı oranlı satı ş fiyatı tanımlama ; fiyat[1]...[2] alanlarının birinde +M yada +S tuşlarına basıldığında SONGİRİŞ%+ yada MALİYET%+ yazısı görülecektir + yanına oranı girilir. MALİYET%+10 gibi. Satış işleminde bu formüle göre hesap otomatik olarak yapılarak fiyat belirlenir. Stok listesi ; Kaydı yapılan tüm ürünlerin seçilen özelliklerini içeren liste oluşturmanızı sağlar. Listede bulunmasını istediğiniz ürünleri sıra ile işaretleyerek oluştur butonuna tıklayarak istediğiniz stok listesini oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz bu tabloda istediğiniz sütundaki bilgilere göre filtre kullanabilirsiniz. Bu tablo canlı bir tablo olup bütün bölümleri üzerinde istenildiği gibi değişiklik yapılabilir. Bu tablodaki ürünler istenilen kolon başlığı tıklanarak o kolondaki 21
bilgilere göre liste sıralaması yapılabilir. Koduna, Cinsine, Markasına yada Modeline göre sıralanabilir. Ürün kodu, cinsi, markası yada modelinin altındaki boş satıra istenilen bir ürün bilgisi maskeleme (*) ile yazılarak liste bir filtreye tabi tutulabilir. Mesela Ürün cinsi içerisinde film kelimesi bulunan 22
ürünler bulunmak isteniyorsa, cinsi başlıklı kolonun hemen altındaki alana *film* yazılır, sonra oluştur butonu tıklanarak listenin oluşturulması sağlanır. Aynı uygulama kod, marka, model ve listeye eklenebilecek diğer ürünler içinde geçerlidir. Her bir kolonu kendi içerisinde alfabetik yada rakam olarak büyükten küçüğe yada küçükten büyüğe sıralamak için kolon başlıklarını iki defa tıklamanız yeterli olacaktır. Örnek olarak markaları alfabetik sıraya koymak için Markası kolon başlığını çift tıklamanız yeterli olacaktır. Oluşturmuş olduğunuz listeyi yazıcıdan yazdırabilmek için Döküm butonuna tıklayıp yazıcı ve diğer seçenekleri belirleyip F1 tuşuna basınız. Hizalama bölümünde sayısal verileri ifade eden bilgilerin hizalama seçeneğini rakam olarak değiştirerek her üç hanede virgül 23
konularak yazılmasını sağlayabilirsiniz. F1 Döküm ile yazıcıdan döküm alabilirsiniz. 24
Cari Bu bölüm, müşteri veya firma kayıtlarının tutulmasını, cari bilgilerinin saklanabilmesini ve müşteriyle alakalı hesap durumları hakkında bilgi edinilmesini sağlar. Yeni Cari kart kaydı işlemi için Esc tuşuna bastıktan sonra Unvanı bölümünden başlamak üzere müşterinin gerekli bilgileri yazılır. Sadece unvanı yazmak kayıt işlemi için yeterlidir. Diğer bilgiler boş bırakılabilir veya farklı zamanlarda doldurulabilir. Kayıt işlemini gerçekleştirmek için ekrandaki kaydet butonu veya Klavyede F1 tuşu kullanılır. Cari numaraları otomatik verilir. Kayıtta herhangi bir değişiklik yapılmak istendiğinde ilgili kısımda gerekli düzenlemeyi yapıp F1 e basmak yeterlidir. Mevcut bir Cari kart kaydını silmek için ekrandaki sil butonu veya F6 tuşu kullanılır. Kaydın silinmesi için onay verildikten sonra kayıt silinmiş olur, ancak kayıt bilgileri halen ekrandadır. ESC ile 25
ekran temizlenir. Kayıt yanlışlıkla silinmiş ise tekrar F1 ile ekrandaki bilgileri kayıt etmek mümkündür. Müşterinin son alacak/borç bakiye hesap durumu ekrandaki bakiyeler bölümündedir. Aynı anda birden fazla dövize indeksli alacak/borç bakiyesi takip edilebilir. Buradaki hesapların detayı Hareketler bölümüne girilerek görülebilir. Cari hareketleri görüntüle kutusu işaretlenerek hareket listesi açılır.hareketler bölümünde mevcut hareketlerin incelenmesi, tahsilat, yeni hareket oluşturulması ve silme işlemleri gerçekleştirilir. Her bir hareket bir satırda olacak şekilde düzenlenir. Hareketler bölümüne girildikten sonra ilgili hareket satırının üzerine çift tıklayarak hareketin içeriği görülebilir. 26
Cari hareket girişi; Eğer yeni bir işlem yapılacaksa o zaman hareket penceresinin en üstündeki boş satır çift tıklanarak yeni işlemler için gerekli pencereye geçilir. Aynı tarihteki tüm hareketler tek bir satırda toplam borç ve alacak olarak görülür. İlgili tarihteki işlem satırı çift tıklandığında açılan Evrak listesi penceresinde tüm detay hareketler görülür. Evrak listesi hareket penceresinde içerisinde hareket olan bir satırı tıkladığımızda o hareketin detayını görmemizi sağlar. Eğer boş bir satırı tıklamış isek o zamanda boş olarak açılır. Evrak listesi penceresinde ilgili firmalardan aldıklarımızı alınanlar bölümünden, ilgili firmaya verdiklerimizi de verilenler bölümünden Nakit, Çek vs. Bölümlerine girerek işleyebiliriz. Bu bölümdeki herhangi bir işlemi iptal etmek için Alınan Para/Evrak Listesi bölümünün altındaki satır tıklandıktan sonra Delete tuşuna basılır. Cariye fatura girişleri bu bölümden yapılmaz. Alış faturaları Stok bölümünden, satış faturaları ise Satış bölümünden işlenir. Liste cari işlemlerin son durumlarının takip edildiği kısımdır. Alacaklıların, borçluların ve genel olarak bütün cari kartların takip 27
edilebildiği bakiye tablosunun bulunduğu listedir. Buradaki listelerinde yazıcıdan çıkarılabilmesi mümkündür. Oluşturulan listedeki Cari No, Firma/Şahıs veya Bakiye kolonuna tıklandığında liste küçükten büyüğe veya büyükten küçüğe tekrar sıralanabilir. Ekstre bir firmanın yada bütün cari hesapların istenilen tarih aralıklarında hesap hareketlerinin görülmesini sağlayan bölümdür. Eğer bir firmanın cari ekstresi alınacaksa o firmanın cari kodu yazılır veya cari adından faydalanılarak ilgili firma çağrılır. İlgili firmanın kaydı geldikten sonra ekrandaki ekstre butonuna basılarak cari hesap ekstresi sayfasının açılması sağlanır. Cari hesaba istenilen filtre uygulanabilir. Sadece nakitler veya nakitlerle faturalar yada nakit, fatura, makbuz, çek ve senetin tamamının gösterilmesi istenilebilir.(ilgili alan adları Nk (Nakit), Ft (Fatura), Mk (Makbuz), Çk (Çek), SN (Senet) seçenek kutularına tıklanarak 28
işareti ile seçilmiş olur. İstenilen tarih aralığı yazıldıktan sonra Oluştur butonuna basılır. Böylece ekstre elde edilmiş olur. Bu listede istenirse yazıcıdan çıkarılabilir. Asistan da İş Toplamı, Fatura Toplamı, Makbuz Toplamı, Makbuz birleştir seçenekleri ve özellikleri; Farklı zamanlarda müşterinizin aldığı malların toplamına göre toplu fatura kesmek istediğinizde, yapmış olduğunuz satışları sayarak listeler yada faturaya çevirir. Açık hesap satışlarda hesap mutabakatı veya faturalaştırma işlemlerini en kolay şekilde yapmanızı sağlar. İş toplamı; seçilen süre içerisinde müşterinize sattığınız ürün kalemlerini cins ve fiyat özelliklerine göre ayırarak toplar. Bu işlem için cari hesap ekstresi sayfasında ekstre oluşturmadan önce Filtre seçeneklerinin yanındaki pencereden iş toplamı seçeneğinin seçilmiş olması yeterlidir. Bu işlemden sonra oluştur butonuna basıldığında istenilen liste elde edilmiş olur. Fatura Toplamı ; seçilen süre içerisinde müşterinize kesilmiş faturaların ürün kalemlerini cins ve fiyat özelliklerine göre ayırarak toplar. 29
Makbuz Toplamı; seçilen süre içerisinde müşterinize faturasını kesmediğiniz satışları ürün kalemlerini cins ve fiyat özelliklerine göre ayırarak toplar. Makbuz Birleştir; seçilen süre içerisinde müşterinize faturasını kesmediğiniz satışları ürün kalemlerini cins ve fiyat özelliklerine göre ayırarak toplar ve fatura keser. Her Müşteriye farklı satı ş fiyatı tanımlanması : Tanımlanmış olan cari kart a seçilen ürü gruplarındaki ürünlerin hangi fiyattan ve kadar kar yada indirim oranı ile satılacağı Fiyatlandırma bölümünden belirlenir. Böylece bu cari karta arşiv yada satıştan yapılan tüm işlemlerde bu oranlara göre ürünlerin satış fiyatları otomatik olarak hesaplanacaktır. Eğer ürün gruplarına göre farklı fiyatlar uygulanmayacak ise yada genel bir ıskonto yada kar oranı uygulanacak ise Tüm ürünlerde seçeneği seçilerek fiyat grubu ve oranı tanımlanır. Eğer bir tanım yapılmaz ise stok kartında belirtilen birinci fiyattan ürünlerin satışı yapılır. 30
31
Yukarıdaki örnek tanımlamada Amatör Baskılar grubundaki ürünler maliyet fiyatı üzerinden %5 karla, Filmler grubundaki ürünler Fiyat1 üzerinden %5 ıskonto ile olmak üzere satış anında otomatik olarak hesaplanıp işlem yapılacaktır. Benzer şekilde tanımlama yapılarak tüm ürünlerde bölümü işaretlenip indirim oranı girilirse Amatör Baskılar ve Filmler dışında satılan tüm ürünler için birinci fiyat üzerinden belirtilen indirim uygulanarak satılacaktır. 32
Satış Bu bölüm satış işlemlerinin yapıldığı bölümdür. Satış penceresine geçildikten sonra en alttaki satır çift tıklanınca yeni bir satış penceresi daha açılır. Bu pencerede Enter a basarak veya en üstteki satırı çift tıklayarak asıl satış işleminin yapıldığı ürün bölümüne geçilir. Programın herhangi bir yerindeyken hızlı satış yapmak için F12 tuşuna basılarak satış bölümüne geçilir. Bu bölümde eğer barkod kullanıyor isek ürünü barkod dan okuttuğumuzda ürün tanımlama işlemi otomatik olarak tamamlanmış olur. Eğer barkod okuyucu kullanmıyorsak ürünü çağırmak için ürün kodu/cinsi/marka/model bilgilerinden birini yazarak ürün bilgilerini çağırmamız gerekir. Bu iş için eğer ürün kodunu biliyorsak ürün kodu yazmak yeterlidir. Ürün kodu bilinmiyorsa Ürün cinsi, markası yada modelinden herhangi birisi yazılarak ürün çağırma işlemi yapılabilir. Cinsi bilinen bir ürünün marka/modeli bilinmiyorsa veya markası bilinen ürünün cinsi bilinmiyorsa, böyle durumlarda ekrana sadece hatırlanılan bilgi yazılır, diğer bölümler Enter a basarak geçilir. Bu işlem sonunda ekrana o markaya veya cinse ait Stok listesi gelir, aranan ürün bu listeden seçilir. (Bakınız Şekil : Stok Listesi) 33
Ürün penceresinde sık kullanacağımız ürünler için hızlı çağırma tablosu oluşturabiliriz. Bunun için ürün çağrıldıktan sonra F5 tuşuna basmak yeterlidir. Bundan sonraki satış işlemlerimizde bu tablodaki ürünlerden herhangi birisi üzerine gelerek Enter a basmak suretiyle yada ürünün üzerine çift tıklayarak ürün çağırma işlemi tamamlanır. Hızlı çağırma listesi dışındaki ürünlerle ilgili işlemler içinse ürün listesindeyken önce Esc ye basılır, sonrada yukarıda tanımlandığı gibi ürün çağırma işlemi tamamlanmış olur. Satış penceresinde stokta tanımlı olmayan bir ürünün satışı mümkündür. Bu işlem için ürün penceresinde sadece açıklama penceresine ürüne ait bilgi yazılır. Miktarı, KDV durumu ve fiyatı belirtilir. 34
Ürün çağırma işlemi tamamlandıktan sonra ürün KDV si kontrol edilir. KDV ürün stokta tanıtıldığında nasıl tanımlamış ise öğle gelir. Ama eğer istenirse burada da istenilen değişiklik yapılabilir.(kdv Dahil yada + KDV gibi). Birinci fiyat seçili olarak gelen fiyattır. Stokta ürüne verilen fiyatlardan biri seçilebilir veya bunların dışında istenilen özel bir fiyatla da işlem yapılabilir. İşlem tamamlandıktan sonra F1 tuşuna basılarak satış tamamlanır. Satışı yapılan ürün arkadaki satış penceresine geçer. Ürün penceresi ise boş olarak kalır. Başka ürünlerin satışları da aynı şekilde tamamlanır. Son ürün girildikten sonra F1 tuşuna bir kez daha basılarak ürün penceresinden satış penceresine geçilir. 35
Satış penceresinin ilk kısmı satılan ürünlerin görüldüğü kısımdır. Bu kısımdaki ürünlerden herhangi biri üzerinde bir değişiklik yapılmak istenirse ilgili ürünün üzerine çift tıklanarak gerekli değişik yapılabilir. İkinci kısım ise ödeme tablosunun bulunduğu kısımdır. Bu bölümdeki tarih otomatik gelir. Tahsil penceresi ise tahsil edilmesi gereken miktarı gösterir. Buradaki miktarın tamamı tahsil edilmiş ise bu kısım F1 yada Tamam a basarak geçilebilir. Eğer tahsilatın tamamı yapılmayacaksa tahsil edilen miktar tahsil kısmına yazılır. Bakiye otomatik olarak kalan bölümüne aktarılacaktır. Eğer hiç tahsilat yapılmayacaksa o zaman tahsil kısmı silindikten sonra F1 yada Tamam a basılarak işlem tamamlanır. 36
Eğer bakiye olarak kalan kısım varsa bu kısım cari hesaba istenilen döviz kurundan gönderilebilir. Bu işlem için sadece Birimi kısmından istenilen döviz kurunu seçmek yeterlidir. 37
Bu kısımdaki bir başka işlem ise yapılan satışın bir cari karta kayıt edilmesi işlemidir. Satışı herhangi bir cari karta işleme zorunluluğu yoktur. Yani satış istenirse isimsiz olarak kaydedilebilir (perakende satışlar için). Bu durumda herhangi bir cari ismi girmeden F1 yada Tamam a basarak işlem tamamlanır. Ama yapılan satış bir cariye gönderilecek ise o zaman ilgili cari kartın kodu biliniyorsa Cari kodu kısmına yazılıp Enter a basılması yeterlidir. Cari kodu bilinmiyor ise Unvanı kısmına cari unvanın bir kısmını yazıp Enter a basıldığında gelen listeden ilgili cari kart seçilir. Eğer yapılan satış cari hesaba bir makbuz olarak kaydedilecek ise o zaman sadece F1 e basmak yeterlidir. Ama satış için fatura kesmek isteniyorsa F5 yada Fatura tuşuna basılarak fatura (Satış Listesi) penceresine geçilir. Bu kısma geçildiğinde yapılan işlem cariye makbuz olarak kaydedilmiştir. Bu sebepten Makbuz kısmında numara ve tarih görülür. Makbuzlaşmış bu evrakı Faturaya çevirmek için Fatura kısmının karşısındaki tek nüshayı işaret eden bölüme basılır. Bu sayede Belge Döküm penceresine geçilir. 38