Sayfa No 1/6 1.AMAÇ : Personel Şube (Sicil Servisi) İşlemlerinin ÇKYS-İKYS den yapılmasını sağlamak 2.UYGULAMA SORUMLUSU : Personel Şube Sicil Servisi Çalışanları 3.1.UYGULAMA ŞEKLİ : 3.1-Çalışanlara ait Hizmet Belgesi Düzenleme: Sağlık Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan veya istifa eden Vilayet Memurları ve Bakanlık Memurlarına Üst Göreve Atama, istifa sonrası açıktan atama işlemleri yapılırken Hizmet Belgesi gerekmektedir. Hizmet Belgesi ÇKYS-İKYS de Sicil Ana Menüsünün altında Raporlar Bölümündeki Hizmet Belgesi bölümü açılır kişinin sicil numarası yazılarak sorgu tuşuna basılır ve kişiye ait Hizmet Bilgesi (FR:10.22) dökümünün çıktısı sistemden alınır. 3.2-Tüm Çalışan Personele Özlük Dosyası Açma: Kişi ismine göre hazırlanmış olan Fihriste (LS.10.21) işlenerek dosya numarası verilir ve Sicil Memur Kütük Defterine işlenerek Sicil Arşivine kaldırılır. 3.3-Yeşil Pasaport Talebi İçin Belge Düzenleme: 1. ve 3. derece kadroda bulunan kişilerin isteği halinde Yeşil Pasaport Formu (FR.10.23) ve Görev Belgesi (1.veya 3. Kadroda olduğuna dair) düzenlenir. 3.4-Tayin Emeklilik-İstifa Eden Personel İçin Yapılan İşlemler: a) Görevinden Emekli Olan ve istifa eden personelin ayrılış yazıları ÇKYS-İKYS de Sicil Ana Menüsü altında bulunan Tescil Bölümüne işlendikten sonra Kayıtlı Fihristten (LS.10.21) silinir, Sicil Memur Kütük Defterine ayrılış tarihi- nedeni işlenir ve kurum arşivine kaldırılır. b) İlimizden tayin olan personelin ayrılış yazısı ÇKYS- İKYS de Sicil Ana Menüsü altında bulunan Tescil Bölümüne işlendikten sonra kayıtlı fihristten (LS.10.21) silinir. Sicil Memur Kütük Defterine ve Gidenler Defterine ayrılış tarihi, nedeni işlenir ve üst yazı ile gittiği yere özlük dosyası, teslim tutanağı hazırlanarak gönderilir. İlimiz emrine tayin olan kişilerin eski görev yerinden gönderilen özlük dosyaları teslim alınır ve teslim alındığına dair gönderilen teslim tutanağı imzalanarak bir üst yazı ile bir nüshası geri iade edilir.

Sayfa No 2/6 3.5-Emekli Sicil Numarası Belirleme İşleme: Emekli Sicil Numarası olmayan kişilere emekli sicil numarası formu (FR:10.24) doldurularak üst yazı yazılmadan doldurulan form T.C. Emekli Sandığı Genel Müdürlüğüne gönderilir. Emekli Sandığı Genel Müdürlüğünden gelen emekli sicil numarası ÇKYS-İKYS de Sicil Ana Menüsü altında bulunan Kimlik Bilgileri içerisindeki Emekli Sicil Numarası Bölümüne işlenerek kaydedilir. 3.6-Görev Belgesi Hazırlama: Tüm çalışan personele isteği halinde Kurumumuzda görev yaptığını gösterir belge (FR.10.25) düzenlenerek kişiye verilir. 3.7-Sicil Raporu ve Terfi Çizelgesi Hazırlama: Tüm çalışan personelimize her yıl Aralık ayında sicil raporu (FR.10.26) doldurulur. Bakanlığımız Personel Genel Müdürlüğünün 11.01.2007 tarih ve 3773 sayılı emirleri ile sicil raporları işlemlerini taşra teşkilatına devredildiğinden Bakanlık Memurlarına ait sicil raporları da diğer personele ait sicil raporları ile birlikte ÇKYS-İKYS Sistemine işlendikten sonra kapalı zarf içerisinde kişilerin özlük dosyasına yerleştirilir. Ayrıca Bakanlığımız Personel Müdürlüğünün İnternet üzerinden Personel Bilgi sisteminde (PBS), sadece ilgiliye açık olmak üzere ilan edilen sicil notlarını öğrenmek isteyen Personel Bilgi Sisteminde (PBS) tanımlanan prosedürü gerçekleştirip 2 nüsha çıktısını alarak kurum amirine onaylatır ve kendisi 1 nüshasını Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü Terfi ve Ödüllendirme Şubesi Sıhhiye/ANKARA adresine kargoyla gönderir. Diğer nüsha ilgilide kalır. Yetki verildiğinde sicil notları PBS üzerinden izlenebilir. ÇKYS-İKYS Sistemine işlenen Vilayet Memuru olarak çalışan kişilerin sicil raporları ayrıca bilgisayarda ilgili programa işlenir ve son 6 yıl içindeki sicil notu ortalaması 90 ve yukarı olan personele 657 Sayılı D.M.K. nun 37 ve 64. maddelerine istinaden 1 kademe ilerlemesi verilir. Bu işlem yapılırken 657 Sayılı D.M.K. nun 37. ve 64. maddeleri Uyarınca Terfi Çizelgesi (FR.10.27) hazırlanır. Valilik Makamından onay alınır. Daha sonra Defterdarlığa, Maaşa birimine, Bakanlığa ve çalıştığı kuruma ilgiliye tebliğ edilmesi için terfi çizelgesi ve onayı gönderilir.

Sayfa No 3/6 3.8-Aday Memur Eğitim: Aday Memurların isim tespiti yapılır. Aday Memur Eğitimi Temel, Hazırlayıcı ve Staj Eğitimi olarak üç bölüme ayrılır. TEMEL EĞİTİM: Temel Eğitimi verecek olan öğretim elamanları belirlenir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 55. maddesine dayanılarak 21/02/1983 tarih ve 83/6061 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan Aday Memurların Yetiştirilmelerine ilişkin Genel Yönetmelik emrine göre; Temel Eğitim ders programları hazırlanır, Eğitim yerinin, ders kitaplarının ve sunumların hazırlanması Aday memurlarının eğitim ve sınav işlemlerini yürütmek üzere İl Eğitim ve Sınav Yürütme Komisyonu belirlenerek Valilik Onayı alınır. Aday memurlara ve öğretim elemanlarına temel eğitimin yapılacağı tarihlerin tebliğ yapılır ve en az 10 iş günü temel eğitim verilir. Sınav soruları ve cevap anahtarları hazırlanır ve sınav yapılır. Komisyon tarafından sınav sonuçları değerlendirilir. Sınav sonuçları forma (FR:10.28) işlenerek Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğüne gönderilir. HAZIRLAYICI EĞİTİM: Hazırlayıcı Eğitimi verecek olan öğretim elamanları belirlenerek listelenir. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 55. maddesine dayanılarak 21/02/1983 tarih ve 83/6061 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan Aday Memurların Yetiştirilmelerine ilişkin Genel Yönetmelik emrine göre; Hazırlayıcı Eğitim ders programları hazırlanır Eğitim yerinin, ders kitaplarının ve sunumların hazırlanması Aday memurlarının eğitim ve sınav işlemlerini yürütmek üzere İl Eğitim ve Sınav Yürütme Komisyonu belirlenerek Valilik Onayı alınır. Aday memurlara ve öğretim elemanlarına temel eğitimin yapılacağı tarihlerin tebliğ yapılır ve en az 30 gün hazırlayıcı eğitim verilir. Sınav soruları ve cevap anahtarları hazırlanır ve sınav yapılır. Komisyon tarafından sınav sonuçları değerlendirilir. Sınav sonuçları forma (FR.10.28) işlenerek Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğüne bilgi verilir. STAJ EĞİTİMİ: Aday memurların çalıştığı kuruma staj değerlendirme formu (FR.10.29) gönderilir. Aday memur çalıştığı kurumda en az 60 gün staja tabi tutulur. Staj sonunda staj değerlendirme formu aday memurunun sicil amirleri tarafından doldurularak Sağlık Müdürlüğüne gönderilir. Aday memurlarına ait eğitim, sınav ve staj sonuçları Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğüne gönderilir. Temel, Hazırlayıcı ve Staj eğitimleri tamamlandıktan sonra adaylıklarının kaldırılması için Valilik Onayı alınır. Adaylıklarının kaldırıldığına dair onay Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğüne gönderilir bir nüshası özlük dosyalarına yerleştirilir.

Sayfa No 4/6 3.9-Aday Memurların Asalet Tasdik İşlemleri: Aday Memurların Temel, Hazırlayıcı Eğitimi ve Staj Eğitimi tamamlandıktan sonra adaylıklarının kaldırılması için Valilik Makamından Asalet Tasdik Onayı alınır. Bakanlık Memurlarının alınan Asalet Tasdik Onayları Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğüne gönderilir. Vilayet Memurlarının ise, Personel Şubesi Terfi İşlemlerinden sorumlu birime verilir. 3.10-Personel Bilgilerinin Güncelleştirilmesi: Çalışan personelin nüfus ve tahsil bilgilerinde değişiklik varsa bu bilgiler ÇKYS- İKYS de Sicil Ana Menüsü altında bulunan işlemler bölümündeki Kimlik ve Tahsil Bilgileri açılarak kişinin sicil numarası yazılarak sorgu tuşuna basılır ve kişiye ait bilgiler yazıldıktan sonra kaydedilir. 3.11-Kayıtların Saklanması: Sicile ve Disipline ait olan evraklara Fihristten (LS.10.21) numara verilerek kişilerin özlük dosyalarına kaldırılır. 3.12- Mal Beyanı : Tüm Kurum ve Kuruluşlarımızda çalışan personel 3628 Sayılı Mal Bildirim Kanuna göre sonu (0) ve (5) ile biten yıllarda Mal Bildirim formu doldurarak Sağlık Grup Başkanlığından üst yazı ile gelen Mal Bildirim Formunu (FR.10.30) dolduranlar Bakanlık Memuru ise, bir üst yazı ile Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğüne gönderilir. Eğer Vilayet Memuru ise, zarflanıp kişilerin özlük dosyalarına kaldırılır. 3.13-Ek Mal Beyanı: Tüm Kurum ve Kuruluşlarımızda çalışan personelin mal varlıklarında değişiklik olduğu zaman 3628 Sayılı Mal Bildirim Kanuna göre ek mal bildirimi formu (FR.10.30) doldurarak Sağlık Grup Başkanlığından üst yazı gelen Ek Mal Bildirim Formunu dolduranlar Bakanlık Memuru ise, bir üst yazı ile Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğüne gönderilir. Eğer Vilayet Memuru ise, zarflanıp kişilerin özlük dosyalarına kaldırılır.

Sayfa No 5/6 3.14-Tescil İşlemleri: Tüm Kurum ve Kuruluşlarımızda çalışan Sözleşmeli ve Kadrolu Personelin atama işlemleri atama bölümü tarafından yapılır ve kişilere ait evraklar atama servisinden ÇKYS-İKYS de tescili yapılması için sicil bölümüne gönderilir. Tescil işlemi ÇKYS-İKYS de Sicil Ana Menüsü altında bulunan Tescil İşlemleri Bölümü açılır. Personelin son durum bilgileri sorgulanır ve kişiye ait Hizmet Bilgileri ekrana gelir ve yapılan atama durumuna göre Sözleşmeli Personelin veya kadrolu personelin tescil bölümüne göreve başlama veya ayrılış tarihi, Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğüne yazılan yazının evrak tarihi, evrak no su işlenerek kaydedilir ve tescil işlemi yapılmış olur. 3.15-Günlük Devam İzlenimi: Sağlık Müdürlüğünde tüm birimlerde çalışan personellerin günlük devam, izin, rapor ve görevli olup olmadıklarının takibinin yapılması; a) Personellerin görev unvanlarına göre aylık devam çizelgesinin hazırlanması, b) Çizelgelerin her gün sabah ve öğlen mesai başlama saatlerinden 15 dakika önce konulması ve mesai başlama saatinden 15 dakika sonra kaldırılması, ve Personel Şube Müdürünün veya görevlendireceği Şube şefi tarafından kontrolünün yapılması, c) Günlük Devam Çizelgelerinin akşam mesai bitiş saatinden 15 dakika önce konulması ve 15 dakika sonra kaldırılarak Personel Şube Müdürüne nöbetçi personel tarafından teslim edilmesi, d) Çizelge kontrollerinde imzası eksik olan personellerinin bağlı oldukları Şube Müdürlüklerine bildirilmesi, e) İmzası eksik olan personellerin ay sonunda hesaplaması yapılarak yıllık izinlerinden düşülmek üzere izin ve raporların takibini yapan personele bildirilmesi, f) Günlük Devam İzlenimi ayın sona ermesinden sonra çıkarılarak ilgili klasörde saklanır ve yeni aya ait Günlük Devam İzlenimi çıkarılır. g) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 100. maddesi uyarınca günlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile öğlen dinlenme süresi Kırklareli Valiliği İl Yazı İşleri Müdürlüğünün emirleri ile Yaz-Kış saati talimatına göre otomatik alarak değiştirilir.

Sayfa No 6/6 3.16-Muvafakat İşlemleri: Sağlık Kurum ve Kuruluşlarında çalışan İl dışı ve başka Kuruma tayin isteyen Vilayet Memurlarının muvafakat işlemleri ÇKYS-İKYS de bulunan sicil ana menüsü altında işlemler bölümündeki muvafakat işlemlerinin altında bulunan muvafakat verme işlemleri açılır. kişinin sicil numarası yazılarak sorgu tuşuna basılır ve kişiye ait bilgiler gelir. Bu bölümde koyu renkle yazılı olan Hareket Tipi 3 (naklen) olarak seçilir ve kaydedilir. Aynı bölümde bulunan yazı işlemleri açılır, yazı türü bölümünden 1121 (Muv.Verme Sicil Özeti) sicil özeti üst yazısı seçilerek kaydedilir ve üst yazısının çıktısı sistemden alınarak ilgili kuruma gönderilir. 3.17-Personel Hizmetiçi Eğitim Bilgileri: Sağlık Kurum ve Kuruluşlarında çalışan İl dışında Hizmetiçi eğitime katılıp sertifika alan personele ait sertifikalar, ÇKYS- İKYS de Sicil Ana Menüsü altında işlemler bölümündeki Personel Hizmetiçi Eğitim Bilgileri açılır. Kişinin sicil numarası yazılarak sorgu tuşuna basılır ve kişiye ait bilgiler gelir, gelen ekranda bulunan Personel Eğitim Bilgileri bölümünde Eğitim Türü, Eğitim Konusu, Eğitimin verildiği il işaretlenir. Sonra Eğitimin Başlama Tarihi, Bitiş Tarihi,Sertifika Tarihi ve Sertifika No yazılır ve kaydedilir. Eğer Personel Eğitim Bilgileri bölümünde Eğitim Türü ve Eğitim Konusu tanımlaması bulunmadığı takdirde; Eğitim Türüne, Eğitim Konusuna Bilinmiyor işaretlenir, katılma nedeni ve Açıklama Bölümüne de Eğitimin konusu yazılarak kaydedilir. Kaydedilen Sertifikalar kişilerin özlük dosyasına kaldırılır.