Fen Bilimleri Enstitüsü

Transkript

1 Ömer alisdemir Üniversitesi Taşınır İstek Talep İşleri TOPLAM SÜR 7 gün 1 saat 3 Taşınır Kayıt kontrol Resmi talep yazısı. Taşınır Kayıt kontrol Kayıttan Düşme Teklif Komisyonu Taşınır İstek Belgesi Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması. Talep edilen malzemenin stok durumunun KBS den kontrol edilmesi gün Kayıttan Düşme Teklif Komisyonu Karar Uygun mu? Olmayan malzemenin alınması için enstitü sekreterine bildirilmesi Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Demirbaş Tüketim Taşınır Kayıt kontrol Talebin karşılanması Talebin karşılanması Taşınır Kayıt kontrol Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması. Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Taşınır Kayıt kontrol Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmesi SDB üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi

2 Ömer alisdemir Üniversitesi Taşınır Yıl sonu İşlemleri TOPLAM SÜR 7 gün 4 Müdür er yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak personelin nstitü Müdürü tarafından belirlenmesi Sayım Komisyonu nin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluşturulması Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması gün Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Taşınır giriş işleminin yapılması Taşınır çıkış işleminin yapılması SDB esapları ile nstitü Taşınır esaplarının karşılaştırılması esaplar tutuyor mu? esapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, arcama Birimi Taşınır Yönetim esabı Cetveli, en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması arcama Birimi Taşınır Yönetim esabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB onaya gönderilmesi

3 Ömer alisdemir Üniversitesi Taşınır Yönetim esabı İşleri TOPLAM SÜR 12 Dk. Sayım Kurulu Sayım kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline göre üç nüsha arcama Birimi Taşınır Yönetim esabı Cetveli düzenlenir. Sayım Kurulu Düzenlenen cetveller nin onayına sunulur arcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Düzeltilmek üzere iade edilir Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek Muhasebe yetkilisine gönderilir Muhasebe Muhasebe nce uygunluğu onaylandı mı? Düzeltilmek üzere iade edilir Muhasebe Muhasebe yetkilisince uygunluğu onaylanan cetveller harcama yetkilisine geri dönderilir Onaylanmış cetvellerin bir nüshası, Sayıştay'ca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibariyle en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte sayıştaya bir nüshası mali yılı takip eden ay sonuna kadar taşınır konsolide görevlisine gönderilir. Cetvellerin birer nüshası harcama biriminde muhafaza edilir. Tüm bu işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

4 Ömer alisdemir Üniversitesi Tüketim Malzeme Çıkış İşlemi TOPLAM SÜR Dk. Birimlerin ihtiyaçlarına göre düzenledikleri Taşınır İstek Belgeleri alınarak incelenir İstenen taşınırlar depo mevcutlarında yeterli miktarda var mı? Taşınır İşlem Fişi (TİF) Düzenlenerek talebin tamamı karşılanır. Depo mevcutları dikkate alınarak TİF düzenerek bir miktarı karşılanır Tüketim Malzemelerine ait Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporları 3'er aylık dönemler itibariyle düzenlenerek Konsolide ne gönderilir Karşılanamayan miktarlar satın alma yoluyla temin edilmek üzere ne bildirilir. Tüm İşlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre düzenlenir

5 Ömer alisdemir Üniversitesi Tüketim Yönelik Malzemenin Dönem Çıkış Raporu TOPLAM SÜR 60 Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden(TKYS) ilgili döneme ait çıkışların arcama Yönetim Sistemine(YS) gönderilmesi YS den ilgili döneme ait çıkışların muhasebe birimine gönderilmesi /nstitü Müdürü TKYS den ilgili döneme ait çıkış raporunun alınması ve tahakkuk numarasının yazılarak imzalanması Tüketim malzemesi dönem çıkış raporunun Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Teslim edilmesi 3

6 Ömer alisdemir Üniversitesi Zimmet İade İşleri TOPLAM SÜR 7 Dk. Birimlerden gelen talepler incelenerek teslim alınacak malzemeler kontrol edilir Malzeme eksik veya arızalı olarak mı teslim edilmek isteniyor? 30 Teknik komisyon kurularak taşınırın eksikliği veya arızasının kişisel kusurdan kaynaklanıp kaynaklanmadığı konusunda rapor düzenlenir Zimmet Fişi düzenlenerek ilgiliye imzalatılıp malzeme ambar kayıtlarına alınır. Kusur kişisel kaynaklı mı? Rayiç bedeli tespit edilmek üzere Değer Tespit Komisyonuna sevk edilir. Komisyon Malzemenin değeri, tespit edilen rayiç bedel üzerinden ilgiliden tahsil edilmek üzere Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve saslar akkındaki Yönetmelik hükümleri uygulanır. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

7 Ömer alisdemir Üniversitesi Zimmet Talep İşleri TOPLAM SÜR 0 Dk. Birimlerden gelen Taşınır İstek Belgeleri alınarak incelenir İstenen taşınırlar depo mevcutlarında yeterli miktarda var mı? Talebin karşılanamadığı ilgili birime bildirilir Zimmet Fişi düzenlenerek talep karşılanır Zimmetle verilen taşınıra ait barkotlama işlemi yapılarak Demirbaş Listesi hazırlanıp ilgiliye teslim edilir Tüm İşlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır

8 Ömer alisdemir Üniversitesi urda Yoluyla Malzeme Çıkış İşleri TOPLAM SÜR 1 Dk. urdaya ayrılacak malzemeleri değerlendirmek üzere tarafından uzmanlık alanına göre en az üç kişiden oluşan bir komisyon kurulur Komisyon urdaya ayrılacak malzemelerin listesi yapılarak değerlendirilmek üzere komisyona sunulur Komisyon Komisyon listede sunulan malzemeleri ilgili mevzuata göre inceleyerek hazırlayacağı Kayıttan Düşme Teklif ve Onay tutanağını harcama yetkilisine sunar 30 Tutanak tarafından onaylandı mı? urda çıkışından vazgeçildiği ilgili kurum/ birime bildirilir 1 Kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olan taşınırlar harcama yetkilisinin, belirli tutarı aşanlar ise üst yöneticinin onayı alınarak TİF (urda Çıkış) düzenlenerek kayıtlardan düşürülür Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya planına göre dosyalanır.

9 Ömer alisdemir Üniversitesi urda Yoluyla Malzeme Çıkış İşleri TOPLAM SÜR 1 Dk. urdaya ayrılacak malzemeleri değerlendirmek üzere tarafından uzmanlık alanına göre en az üç kişiden oluşan bir komisyon kurulur Komisyon urdaya ayrılacak malzemelerin listesi yapılarak değerlendirilmek üzere komisyona sunulur Komisyon Komisyon listede sunulan malzemeleri ilgili mevzuata göre inceleyerek hazırlayacağı Kayıttan Düşme Teklif ve Onay tutanağını harcama yetkilisine sunar 30 Tutanak tarafından onaylandı mı? urda çıkışından vazgeçildiği ilgili kurum/ birime bildirilir 1 Kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olan taşınırlar harcama yetkilisinin, belirli tutarı aşanlar ise üst yöneticinin onayı alınarak TİF (urda Çıkış) düzenlenerek kayıtlardan düşürülür Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya planına göre dosyalanır.

10 Ömer alisdemir Üniversitesi Kayıttan Düşme İşleri TOPLAM SÜR 7 gün 1 saat 40 Kullanılamaz hale gelen, yok olan, sayım sonucu eksik çıkan ve ekonomik ömrünü tamamlamış olan taşınırların tespit edilmesi ilgililer veya ilgili komisyonlar tarafından bildirilmesi. Durumun kayıttan düşme teklif komisyonuna bildirilmesi. 1 Kayıttan Düşme Teklif Komisyonu Kayıtlardan çıkarılması istenilen taşınırların ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirilmesi. 1-7 gün Kayıttan Düşme Teklif Komisyonu Kayıtlardan çıkarılması uygun olmayan taşınırlar için kararın gerekçeli olarak arcama yetkilisine bildirilmesi. Kararın değerlendirilerek nihai kararın verilmesi ve Taşınır kayıt kontrol yetkilisine iletilmesi. Kayıttan Düşme Teklif Komisyonu Kayıtlardan çıkarılması uygun görülenler için Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağının düzenlenerek arcama yetkilisine gönderilmesi. Tutanağın ilgili mevzuat açısından incelenmesi. Karar Uygun mu? Tutanağın gerekçesiyle birlikte komisyona iade edilmesi. Tutanağın imzalanarak yetkilisine gönderilmesi. Kayıttan düşme ve teklif onay tutanağına istinaden Taşınır işlem fişi düzenlenmesi. Taşınır işlem fişinin Taşınır mallar yönetim sistemi üzerinden Muhasebe birimine gönderilmesi. Taşınır işlem fişi ve onay tutanağının birer nüshasının Muhasebe birimine teslim edilmesi.

11 Ömer alisdemir Üniversitesi Sayım ve Devir İşlemleri TOPLAM SÜR 12 Dk. arcama yetkilisince kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisinin de bulunduğu en az üç kişiden oluşan sayım kurulu kurulur Sayım Kurulu Sayım kurulu öncelikle ambarlardaki taşınırları fiilen sayarak bulunan miktarları Sayım Tutanağına kaydeder 30 Ambar sayımından sonra ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. 30 Sayımda bulunan miktarlar ile kayıtlı miktarlar arasında fark var mı? Farklı çıkarsa bu miktar fazla veya noksan sütununa kaydedilir Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, kayıtların yapılması için Strateji Daire Başkanlığına gönderilir Noksan olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek, kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır Sayım Kurulu Kayıtların uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm cetveli düzenlenir. Bu cetvel ve eki sayım tutanağı ile giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin yıl sonu hesabını oluştur. 1 Tüm bu işlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

12 Ömer alisdemir Üniversitesi Taşınır Giriş/Çıkış İşlemleri TOPLAM SÜR 70 Muayene ve Kabul Komisyonu Firma tarafından fatura ile birlikte Muayene ve Kabul Komisyonuna teslim edilen mal/malzeme onay işlemi ile birlikte ne teslim edilir. Taşınır kayıt Kontrol tarafından mal/malzeme özelliğine göre Tüketim ve Dayanıklı Taşınırlar Ambarına koyulur. TKKY yetkilisi her birim için Birim İstek atar. Birim İstek Yetkilsi Birim İstek KBS/TKK sisteminden istek belgesi oluşturur. TKKY bu istekleri Kamu Bilgi Sistemi/ Sisteminden takip eder. TKKY istenilen mal/malzemeleri ambarda bulunan mevcutlara göre değerlendirir. Zimmet veya taşınır işlem fişi düzenlenir. TKKY tarafından onaylanır. Mal/malzeme istek yapan birime teslim edilir.