HARRAN ÜNĠVERSĠTESĠ MESLEK YÜKSEKOKULLARI ĠĢ AkıĢ ġemaları Öğrenci ĠĢleri

Transkript

1 ÖĞRENCİ HİZMET ALIMI (KISMİ ZAMANLI ÇALIŞTIRMA) İŞLEMLERİ Ġġ AKIġ SÜRECĠ Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığınca Müdürlüğe çalıştırılacak öğrenci sayıları bildirilir. Müdürlük çalıştırılacak öğrenci sayısını ve aranan vasıfları öğrencilere duyurur. Müdürlük öğrencilerin seçimi ile ilgili komisyon oluşturur. Öğrenciler çalışmak istediklerini bir dilekçe ile Komisyona sunarlar. Aynı zamanda SKS Daire Başkanlığının sayfasında verilen linkten de online olarak başvururlar. Online başvuru yapmayan öğrenciler, birimlere dilekçe vermiş olsalar bile başvuruları dikkate alınmaz. Komisyon, çalışacak öğrencilerin seçimini mülakat yoluyla yapar. Evet Sonuç olumlu mu? Hayır Komisyonca seçilen öğrencilerin isimleri Müdürlüğe bildirilir. Çalışma isteği reddedilir. Müdürlük seçilen öğrencilerin isimlerini Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına bildirilir. Seçilen öğrenci ilgili birimde çalışmaya başlar. 1

2 Personel ĠĢleri MESLEK YÜKSEKOKULU KURULU Ġġ AKIġ SÜRECĠ Yüksekokul Kuruluna Girecek Belgelerin Bir araya Getirilmesi Eksik Olan Belgelerin Tamamlanması Belgelerin kontrolleri yapılır Yüksekokul Kurulu Gündeminin Belirlenmesi Gündemin Ġlgili Birim Amirleri Tarafından Kontrol Edilmesi ve Paraflanması Yüksekokul Kurulu Tarihinin ve Saatinin Yüksekokul Sekreteri Tarafından kurul üyelerine e- posta ile duyurulması. Alınan Kararların Yazılması, Kontrol Edilip Paraflanması ve Yüksekokul Kurulu Üyelerince imzalanması. Karar Örneklerinin Hazırlanarak Belgeleri ile Birlikte ve Ġmzalı Ġlgili Birimlere gönderilmesi Yazılan Kararların ve Gündemin Ġlgili Dosyalara Kaldırılması 2

3 Personel ĠĢleri MESLEK YÜKSEKOKULU YÖNETİM KURULU Ġġ AKIġ SÜRECĠ Yüksekokul Kuruluna Girecek Belgelerin Bir araya Getirilmesi Eksik Olan Belgelerin Tamamlanması Belgelerin kontrolleri yapılır Yüksekokul Yönetim Kurulu Gündeminin Belirlenmesi Gündemin Ġlgili Birim Amirleri Tarafından Kontrol Edilmesi ve Paraflanması Yüksekokul Yönetim Kurulu Tarihinin ve Saatinin Yüksekokul Sekreteri Tarafından kurul üyelerine e- posta ile duyurulması. Alınan Kararların Yazılması, Kontrol Edilip Paraflanması ve Yüksekokul Kurulu Üyelerince imzalanması. Karar Örneklerinin Hazırlanarak Belgeleri ile Birlikte ve Ġmzalı Ġlgili Birimlere gönderilmesi Yazılan Kararların ve Gündemin Ġlgili Dosyalara Kaldırılması 3

4 LİSE DİPLOMASI TALEP Ġġ AKIġ SÜRECĠ Yüksekokul arģivinde yer alan öğrenci özlük dosyasından öğrenciye ait lise diploması alınır. Öğrenci diplomasının arka yüzüne Yüksekokul kaģesi/onayı basılarak gerekli yerler doldurulur ve onaylatılır. Diplomanın aslı öğrenciye teslim edilir, bir kopyası alınarak arka yüzüne aslını aldığına dair bir beyan yazdırılıp imzalatılır. Ġmzalatılan fotokopi öğrencinin özlük dosyasına kaldırılır. 4

5 MEZUNİYET İŞLEMLERİ Ġġ AKIġ SÜRECĠ Mezuniyet iģlemleri Yüksekokul tarafından baģlatılır. Mezuniyet hakkı kazanan öğrenciler DanıĢmanları tarafından belirlenir.. Yüksekokul Yönetim Kurulunda Mezun olmaya hak kazanan öğrencilerle ilgili karar alınır Diploma basımı ve onayı için Daire BaĢkanlığına yazı yazılır. Onaylanan diplomalar mezun öğrencilere verilir. 5

6 ÖĞRENCİ KONTENJANLARININ BELİRLENMESİ Ġġ AKIġ SÜRECĠ Yükseköğretim Kurumu BaĢkanlığı ndan Yüksekokulumuza ait bölüm kontenjanlarının belirlenmesine iliģkin resmi yazı Rektörlük Daire BaĢkanlığı kanalıyla Yüksekokul Evrak Kayıt Birimine gelir. Gerekli havale iģlem sürecinin tamamlanmasının ardından resmi yazı Yüksekokul Birimine gönderilir. Yüksekokul Birimi tarafından ilgili Bölüm/Program BaĢkanlıklarına öğrenci kontenjanlarının belirlenmesi için resmi yazı ile gönderilir. Yüksekokul Birimi Bölümlerimizin öğrenci kontenjan taleplerini resmi yazı ile Rektörlük Daire BaĢkanlığı na gönderir. Rektörlük Daire BaĢkanlığı kanalıyla Yükseköğretim Kurumu BaĢkanlığı na Yüksekokulumuzun öğrenci kontenjanları talebi resmi yazı ile gönderilir. 6

7 SINAV NOTUNA İTİRAZ Ġġ AKIġ SÜRECĠ Sınav notunda hata olduğunu düģünen öğrenci sınav sonuçlarının ilanını takip eden 7 iģ günü içinde ilgili öğrenci iģlerine dilekçe ile baģvurur. Ġlgili birim Öğrenci iģleri öğrencinin dilekçesini ilgili Öğretim Elemanına kontrol edilmek üzere iletir. Öğrencinin notunda herhangi bir hata varsa ilgili öğretim elemanı tarafından maddi hata formu doldurularak Yüksekokul Evrak Kayıt Birimine gönderilir. Havale iģlem sürecinden sonra gelen evrak Yüksekokul Birimi tarafından incelenir. (Varsa) Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunularak gerekli düzeltme iģlemi için karar alınır. Karar Daire BaĢkanlığına resmi yazı ile bildirilir gerekli düzletme yapılır. 7

8 YAZ DÖNEMİ DERS AÇILMASI Ġġ AKIġ SÜRECĠ Rektörlük Daire BaĢkanlığından yaz döneminde ders açılıp açılmayacağı ile ilgili resmi yazı Yüksekokula EBYS ile gelir. Havale iģlem süreci tamamlandıktan sonra Yüksekokul Birimine gelen ilgili yazı Bölüm/Program BaĢkanlıklarına resmi yazı ile gönderilir. Bölüm Akademik Kurul kararı doğrultusunda açılması talep edilen derslerin listesi Yüksekokul Evrak Kayıt Birimine resmi yazı ile gönderilir. Havale iģlem süreci tamamlandıktan sonra Yüksekokul Birimine gelen ilgili yazı Yüksekokul Kuruluna sunulur. Yüksekokul Kurulu kararı alındıktan sonra Rektörlük Daire BaĢkanlığına Senatoya sunulmak üzere resmi yazı ile gönderilir. Senato kararı alındıktan sonra yaz döneminde açılacak olan dersler Rektörlük Daire BaĢkanlığı ve Yüksekokulumuz resmi internet sayfasında ilan edilir. Yaz döneminde ders almak isteyen öğrenciler ilan edilen listelerden akademik takvim çerçevesinde ders seçimini yaparlar. 8

9 YAZ DÖNEMİ DERS ALMA Ġġ AKIġ SÜRECĠ Yaz döneminde öğrenciler kendi Bölümünden, Üniversitemiz farklı Yüksekokullarından veya farklı Üniversitelerden ders alabilirler. (Öğrenciler Harran Üniversitesi Yaz Dönemi Eğitim-Öğretim Programı Yönergesi kapsamında yaz okulundan yararlanabilirler.) Yaz Döneminde kendi Bölümünden ders alacak öğrenci yaz dönemi ders kayıt formunu doldurup ilgili Yüksekokul öğrenci iģlerine teslim eder. Farklı üniversiteler veya Üniversitemizin farklı yüksekokullarından ders alacak öğrenciler almak istedikleri dersin içeriklerinin uygunluğunu hem kendi Bölümünün öğretim elemanına hem de dersi aldığı Yüksekokulun/Fakültenin öğretim elemanına onaylatır ve baģvuru formunu Yüksekokul öğrenci iģlerine verir ve gerekli iģlemler tamamlanır. Yaz döneminde farklı üniversiteler veya Üniversitemizin farklı fakültelerinden ders alan öğrencilerin notları sisteme Akademik Ders Yılı baģlamadan iģlenir. 9

10 DERS KAYITLARI-DANIŞMANLIK HİZMETLERİ Ġġ AKIġ SÜRECĠ Kayıt yenileyecek öğrenciler, alacağı dersleri bilgisayar ortamında öğrenci bilgi sisteminden seçerek danıģman öğretim elemanına onay için gönderir. DanıĢman öğretim elemanı öğrencinin web/bilgi sistemi ortamında tercih ettiği derslerin uygunluğunu (ders kayıt formu ile) kontrol eder. Öğrenci Bölüm müfredatına ve önlisans yönetmeliğine göre ders alma iģlemini tamamlamıģsa; DanıĢman tarafından ders kaydı onaylanır. Öğrenci eksik ya da yanlıģ ders kaydı yapmıģsa; DanıĢman tarafından gerekli düzeltmeler yapılır. Onaylanan ders kayıt formu (DanıĢman-Öğrenci- nüshası) çıktısı öğrenci tarafından alınır, danıģmanı ve kendisi için ayrılan kısımlar imzalanır. Öğrenci kendisi için bir nüsha aldıktan sonra diğer iki nüshayı danıģmanına ve Müdürlük Birimine gönderilir. 10

11 DERS MUAFİYET İŞLEMLERİ Ġġ AKIġ SÜRECĠ Yüksekokulumuz Dikey GeçiĢ, Yatay GeçiĢ, Öğrenci Seçme ve YerleĢtirme Sınavı (kod yenileyerek) ile gelen öğrenciler, daha önce alıp baģardıkları derslerden muaf olmak için, Yüksekokula transkriptleri ve ders içeriklerinin ekli olduğu bir dilekçe ile baģvuru yaparlar. Birimince gerekli incelemeler yapıldıktan sonra öğrencinin ders muafiyeti ile ilgili belgeler Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur. Yüksekokul Yönetim Kurulunun karar vermesinin ardından öğrenci ders muafiyet kararı Öğrenci Bilgi Sistemine iģlenmek üzere Birimine ve/veya Daire BaĢkanlığına gönderilir. 11

12 MEZUNİYET BELGESİ, DİPLOMA VE DİPLOMA EKİNİN KAYBEDİLMESİ Ġġ AKIġ SÜRECĠ Mezuniyet belgesini kaybedenler, yerel gazetelerin birine kayıp ilanı verdikten sonra ilgili ilanın ekli bulunduğu bir dilekçe ile ilgili kuruma baģvurmaları halinde, diplomaları düzenlenmiģ ise diplomaları, diplomaları henüz düzenlenmemiģ ise, dosyalarındaki mezuniyet belgesinin ikinci nüshasının ilgili kurumca onaylı bir fotokopisi, üzerine kaybolma nedeniyle verildiği Ģerhi düģülerek verilir. Diplomasını kaybedenler, ulusal gazetelerin birine kayıp ilanı verdikten sonra yayınlanan gazete ilanını dilekçesine ekleyerek, nüfus cüzdanı sureti ile birlikte, evrakın ikinci nüshasını düzenleyecek Dekanlık/Yüksekokul Müdürlüğüne baģvurur. Konu, ilgili kurumun yönetim kurulunda görüģülür. Kaybedilen Diploma ve Sertifikaların Yerine Verilecek Belge ilgili kurum yönetim kurulu kararı na istinaden öğrencinin mezun olduğu tarihteki bilgilerine göre Daire BaĢkanlığı tarafından düzenlenir. Bu belge, Fakültelerde Dekan ve Rektör, Enstitülerde/Yüksekokullarda Müdür ve Rektör tarafından imzalanır. Diploma ekini kaybedenler için de aynı yol izlenir. Diploma ekinin ikinci nüshası Daire BaĢkanı tarafından imzalanır. 12

13 MAZERET SINAVI Ġġ AKIġ SÜRECĠ HARRAN ÜNĠVERSĠTESĠ Dilekçe ile Yüksekokul Birimine gelen mazeret evrakı incelenir ve Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur. Yüksekokul Yönetim Kurulu kararı alındıktan sonra: Rektörlük Daire BaĢkanlığı na gönderilen karar çerçevesinde ilgili öğretim elemanına sistemde not giriģ yetkisi verilerek gerekli iģlemin yapılması sağlanır. Duyurulan sınav tarihinde sınav yapılması için ilgili Bölüm BaĢkanlığına resmi yazı ile gönderilir. 13

14 KAYIT DONDURMA Ġġ AKIġ SÜRECĠ HARRAN ÜNĠVERSĠTESĠ Yüksekokul Birimi tarafından kayıt dondurma müracaat süresi içinde baģvuran öğrencinin kayıt dondurması için gerekçesi ile ilgili belgeleri incelenir. Gerekli incelemeler yapıldıktan sonra kayıt dondurmasına engel teģkil eden bir durum yoksa a)yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur. b)engel teģkil eden durum varsa öğrenciye bilgi verilir. Harran Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliğinin ilgili maddesine istinaden haklı ve geçerli nedenler çerçevesinde Yüksekokul Yönetim Kurulunun karar vermesinin ardından kayıt dondurma kararı alınır. Öğrenci hakkında alınan kayıt dondurma kararı öğrencinin öğrenci bilgi sistemine iģlenmesi için Rektörlük Daire BaĢkanlığına ve öğrencinin kayıtlı olduğu ilgili Bölüm BaĢkanlığına resmi yazı ile gönderilir. 14

15 İLİŞİK KESME Ġġ AKIġ SÜRECĠ HARRAN ÜNĠVERSĠTESĠ Yüksekokulumuzdan kayıt sildirmek isteyen öğrenci gerekçesini beyan ettiği dilekçe ile Yüksekokul Evrak Kayıt Birimine baģvuruda bulunur. Dilekçe gerekli havale iģlemlerinden sonra evrak kayıt yoluyla Yüksekokul Birimine gönderilir. Öğrencinin dilekçesi, Yüksekokul Birimi tarafından Harran Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliğinin ilgili maddelerine göre incelenir ve Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur. Yüksekokul Yönetim Kurulunda öğrencinin kayıt silme iģlemi karara bağlanır. Öğrenci hakkında alınan kayıt silme kararı ile öğrenci bilgi sisteminden kaydı silinir. 15

16 FARABİ DEĞİŞİM PROGRAMI GİDEN ÖĞRENCİ Ġġ AKIġ SÜRECĠ Harran Üniversitesi Farabi Kurum Koordinatörlüğü tarafından ġubat ayında ilana çıkılır. ( GĠDECEK ÖĞRENCĠLERĠN BAġVURU BELGELERĠ - BaĢvuru Formu - Transkript ( Yüksekokul nden Alınacak Not Ortalaması En Az 2.0/4 Olması Gerekmektedir. - Yabancı Dil Belgesi (Eğitim Göreceği Yabancı Dil ise Yabancı Dil Belgesi) gerekmektedir. ÖĞRENCĠNĠN BELGELERĠ ÜNĠVERSĠTEYE GÖNDERĠLĠR: -Kabul Edildi -Kabul Edilmedi Farabi Ofisi tarafından sonuçlar açıklanır. Öğrenim değiģim eğitimini tamamladıktan sonra, Öğrencinin Üniversitesine Sunması Gereken Belge - Belgeler Öğrenci tarafından sunulur ve gerekli değerlendirmeler yapılır. 16