İLETİŞİM VE E-POSTA PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1. AMAÇ Şirket içi iletişim ve E-posta yazma ve gönderme kurallarının belirlenmesini sağlamak ve iş yapış tarzımızı sözlü ortamdan yazılı ortama taşıyarak iş takibini kolaylaştırmak ve verimliliği artırmak. 2. KAPSAM Motif Kuyumculuk San. Tic. Ltd. Şti. Çalışanları Haydan Kuyumculuk San. Tic. Ltd. Şti. Çalışanları Tekila Kuyumculuk San. Tic. Ltd. Şti. Çalışanları 3. UYGULAMA Yüz yüze veya telefonla konuşurken duygularımızı daha rahat ifade edebilirken, bu durum ne yazık ki yazılı iletişim veya E- Posta yoluyla yapılan iletişimlerimizde duygularımızı tam olarak ifade edemediğimizden dolayı yanlış anlaşılmalara çok açık durumların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Bu nedenle yazılı iletişim ve e-posta gönderirken bazı kurallara uymamız gerekir. Bu kurallar evrensel iletişimin gerekleri olup, firmamızca da benimsenmiştir E-Posta Alanları; Kimden (From): Bu bölüm genellikle görünmediğinden bununla ilgili (ilk kullanma işlemindeki ayarlar dışında) bir şey yapmak gerekmez. Kime (To): Bu bölüme alıcının adresini yazmak gerekir (örneğin: osman@robertobravo.com Şirket için yazışmalarda kişiler adres defterinde kayıtlı olduğundan elle yazmaya gerek yoktur.

2 Bir mesajı birden fazla kişiye (adrese) yollamak gerektiğinde adresleri birbirinden ayırmak gerekir. Bu ayırma işlemi için noktalı virgül (;) kullanılmalıdır. Bilgi (cc-carbon copy) Bu bölümü, bir mesajı yollarken (aynı mesajı) bilgi amaçlı olarak başkalarına da yollamamız gerektiğinde kullanmak gerekir. Bu bölüme de birden fazla alıcı adresi yazılabilir. Bir alıcının adresinin "Kime (to)" veya "Bilgi (cc)" kısmına yazılmış olması alıcı açısından bir fark yaratmaz. Bir konu hakkında bilgi sahibi olması gereken kişileri bilgi geçmeliyiz. Bu şekilde olmazsa ilgisi olmayan kişileri hem rahatsız etmiş oluruz hem de bilgi güvenliğimizi tehlikeye düşürmüş oluruz. (Gizli (bcc-blind carbon copy) "Gizli (bcc)" bölümüne yazılan adresler alıcılara ulaşan mesajda görünmez. Konu (Subject) Burada, gönderilecek olan mesajın içeriğiyle ilgili bir ifade yer almalıdır. Mesaj gönderilmeye hazır olduğunda "Gönder" (Send) düğmesine tıklanır E-Posta mesajını oluşturma Bir mesaj yollanırken mesajın ilk satırına bir hitapla başlamak ve sonra mesajı yollamanın nedenini belirmek gerekir. İyi günler..bey / Hanım, Merhaba. Bey / Hanım Mesajınızı göndereceğiniz kişinin hiyerarşik seviyesine göre hitap şekli belirlemek gerekir.. Örneğin; Karşınızdaki kişi Genel Müdür ise «Ahmet Bey Selam» şeklinde samimi bir hitap kullanmamalısınız.

3 Daha sonra; soru / dilek / öneri / talep / ilgili konu ele alınır. E-postalar için tavsiye edilen kurumsal yazı karakteri: Verdana 10; Renk: Siyah, olmalıdır. Son kısımda ise bir saygı ifadesi ile (Saygılarımla) ismin yazılması gerekir. Maili sonlandırırken aşağıdaki kurallara uyulması gerekir: Arz ederim cümlesi kullanılmamalıdır. Üst pozisyonların asta hitaplarında; Rica ederim kullanabilir veya Hazırlar mısınız? Yapar mısınız? gibi direkt isteği belirten cümleler kurulabilir. Üst-Alt ilişkisi söz konusu değilse ; bir şey isterken. gönderirseniz memnun olurum veya sevinirim gibi yumuşak ifadeler kullanılmalı, emir cümleleri olan ( yapmalısınız, böyle yapılmalı, yapmanız gerekiyor vb.) kullanılmamalıdır. Üst pozisyonlara gönderim yapıldığında; Rica ederim kelimesi asla kullanılmamalıdır. Maillerde bir bilgi veriliyorsa bilgilerinize sunarım şeklinde bitirilmelidir. Üst pozisyonlardan bir şey isterken. gönderirseniz memnun olurum veya sevinirim gibi yumuşak ifadeler kullanılmalı, emir cümleleri olan (yapmalısınız, böyle yapılmalı, yapmanız gerekiyor vb.) ifadeler kullanılmamalıdır. İmza Standartımız İsmin alt kısmına aşağıda örneği görülen standart imza formatı eklenmelidir. İmza Örneği;

4 Konu İLETİŞİM VE E-POSTA PROSEDÜRÜ E-posta konu bölümüne mutlaka mesajın içeriğini en iyi ifade eden en kısa başlığın yazılması gerekir. Boş bırakmak veya işaretler (?,!, vb.) hoş karşılanmaz. Mesaj içeriği ile uyumlu olmalıdır. Mesajı gönderim amacınız neyse onu konu başlığı olarak yazmalı ve doğrudan konuya odaklanmalısınız. Size gönderilen bir e-postaya yanıt veriyorsanız Re: şeklindeki başlığı değiştirmeyiniz. Merhaba gibi selamlama veya hitap cümlelerini konu bölümüne yazmayınız. Konu bölümüne Acil, önemli, dikkat veya oku yazmayınız. Eğer mesajınızın acil olduğunu düşünüyorsanız araç çubuğundan! ile işaretleyebilirsiniz. Mesajın konusu ve içeriği aynı dilde olmalıdır E-Posta mesajını yollama Mesajı yazma tamamlandıktan sonra mesajı yollamadan önce yazılanlar tekrar okunmalıdır. Yazım ve anlatım hataları ve noktalama işaretleri konusunda yapılan hatalar ancak okunursa görür ve düzeltilebilir. Bu maksat ile Outlook un otomatik imla düzeltme sekmesi kullanılabilir. Eğer mesajınız uzun ise, mesaj metnini tek paragraf halinde yazmak yerine bölümlere ayırmak gerekir. E-Posta mesaj metnini olabildiğince kısa tutmak gerekir. E-Posta mesajlarının genellikle bilgisayar ekranında okunduğu ve bu nedenle uzun metinlerin okunma şansının düşük olacağını unutmamak gerekir.

5 Mesaj yazarken BÜYÜK HARF kullanmamak gerekir. Büyük harf sanal ortamda "bağırmak" anlamına gelmektedir. Büyük harfler kullanılarak yazılan metinleri okumakta zordur. Kolay okunabilmesi için açık renkli, küçük puntolu ve özel yazı karakterleri kullanılmamalıdır. Paragraflar arasında boşluk bırakılması okumayı daha da kolaylaştırır Mesajları Tümüne Yanıtla ile yollamadan evvel, ekte bulunan kişilere gerçekten verdiğiniz cevabın gitmesini isteyip istemediğinize emin olunmalıdır. Gereksiz Tümüne Yanıtla ile mesaj kirliği yaratılmamalıdır. Mesajlarımız karşılıklı konuşma, atışma tarzı cevaplardan oluşamaz, İş ortamında yollan E-posta özel veya gizli olarak kalmayabilir. Sizin gönderdiğiniz bir E-postanın başka birilerine de gönderilebileceği unutulmamalıdır Toplantı çağrıları Tüm toplantı davet ve düzenlemeleri Outlook toplantı uygulaması kullanılarak oluşturulmalıdır. Outlook toplantı davetlerine mutlaka cevap sekmesi kullanılarak yanıt verilmelidir E-Posta mesajını koruma Mesajlarınızın bilgisayarınızda işgal ettiği alanı düzenli olarak Bilgi İşlem personeline kontrol etmesi için başvurmalısınız veya nasıl kontrol edileceğini öğrenmelisiniz. Sisteminizin çökmemesi için Bilgi İşlem Bölümünün tavsiye ettiği usulde posta kutunuzun yedekleri alınmalı ve zaman zaman temizlenerek işlem kapasite rahatlatılmalıdır.

6 4 YAPILAN BÜTÜN İŞLERİN VE İLETİŞİMİN YAZILI OLMASI Gerek kurum içi birbirimizle yaptığımız çalışmalarınızın, gerekse kurum dışı iş ilişkisi içerisinde olduğumuz kişilerle ilgili çalışmalarınızın ( Sipariş, bilgi alma, bilgi verme, onay verme, takip etme, talep etme, reddetme, randevu verme vb.) mutlaka mail ortamında kayıtlı olması gerekmektedir. Bu konuda işleyiş şu şekilde olmalıdır: Konuyu acil dolduğu için Messenger, whats up veya farklı bir sosyal iletişim mecrası aracılığıyla aktarsanız bile sonrasında olarak göndermeniz gerekmektedir( yurtdışında ve yurtiçinde resimle ürün bilgisi alma mesajları bu uygulamaya dahil değildir). Şirket telefonlarının verime nedeni çalışanlarımıza istendiği her zaman ulaşılmasını sağlamaktır. Yurtdışı devam eden operasyonların mevcudiyeti, aramızda zaman ve çalışma saati farkı olması, mağazaların hafta sonları da açık olması nedeniyle sadece Türkiye mesai saatlerinde telefonun ulaşılabilir olması kesinlikle yeterli değildir. Bu nedenle şirket telefonlarının 7/24 açık ve ulaşılabilir olması gerekmektedir. Çalışanlarımızın bunu sağlayacak şekilde yanlarında yedek şarj, pil vb. bulundurmaları gerekmektedir. Telefonlarında teknik bir arıza olduğu için çalışmayan çalışanlarımızın konuyu İnsan Kaynaklarına hemen bildirmeleri zorunludur. Şirket telefonlarına ulaşılmayan çalışanlarımız için Disiplin prosedürünün ilgili yükümleri uygulanacaktır. Şirket dahili telefonu, şirket hattı veya farklı bir kanaldan size iş ile ilgili gelen telefonlara mutlaka aynı gün içinde geri dönüş yapmanız, konuyu yöneticinize aktarmanız gerekiyorsa da yine aynı gün içinde aktarmanız gerekmektedir. 5 ATILAN BÜTÜN MAİLLERE MUTLAKA GERİ DÖNÜŞLERİN YAPILMASI Kurum içi ve Kurum dışı ismimize hitaben gelen işle ilgili tüm maillerin konusu ne olursa olsun, işin süresi var ise, ne zamana kadar yapılacağını, en azından mailin kendisine ulaşıp ulaşmadığını nezaketen de olsa birbirimize bildirmeliyiz. Aşağıda örnek geri dönüş maillerini bulabilirsiniz. Mailiniz tarafıma ulaştı gerekli çalışmayı yapıyorum.

7 Mailinizde belirtmiş olduğunuz çalışmayı.. zamanına kadar bitirmeyi planlıyorum. Mailde belirtmiş olduğunuz konu ile ilgili sizinle detaylı olarak yüz yüze konuşmak istiyorum. İş günlerinde gelen maillere mutlaka 24 saat içinde geri dönüş yapılmalıdır. Maille ilgili çalışma yapmanız gerekiyorsa işin bitimine kadar maile yanıt dönmeyi beklemeden, mail geldiği anda kişiye mailin ulaştığını ve gerekli çalışmayı yapacağınızı bildiren cevap maili dönmeniz gerekmektedir. Atmış olduğunuz mailin ulaşıp ulaşmadığını mutlaka arayıp teyit etmeniz ve 24 saat içinde herhangi bir geri dönüş olmadığında da mailinin ulaşıp ulaşmadığını teyit etmek için hem aramanız hem de aynı maili tekrar atarak hatırlatmanız gerekmektedir. 6 DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Mailinizde sistemsel bir arıza varsa, konuyu hemen Bilgi İşlem departmanına aktarmanız ve mailinizde sorun olduğu için sizinle iletişim kuracak kişileri bilgilendirmeniz gerekmektedir. Bu amaçla İnsan Kaynaklarına konuyu hemen aktarmanız zorunludur, İnsan Kaynakları tarafından tüm çalışanlarımıza konu mail olarak aktarılacaktır. Ofiste olamayacağınız zamanlarda E-posta larınızı okuyamayacaksanız, E-posta sistemlerindeki "Ofis Dışında" uyarısını aktif hale getirilmelidir. Hiç bir E-posta vakit olmaması gerekçesi ile eksik okunmaz veya sonraya bırakılmaz. Yollanan E-posta toplamda Bilgi İşlem tarafından sınırlanan limitleri geçmemesine, toplu E-postaların yollanmamasına, E-posta eklerine resimler veya hareketli dosyalar konmamasına özen gösterilir. Gerekli durumlarda Bilgi İşlem Yönetiminden yardım talep edilebilir. 7 - YASAKLAR E-postalarda karşı tarafa had bildiren, meydan okuyan, bilgiçlik, beceriksizlik veya aşağılama, duygusu uyandıran ifadeler kullanılamayacağı gibi bunları çağrıştıran cümleler veya imalarla da iletişim kurulamaz.

8 Ok., tamam, syg,??? ve bunun gibi, karşı tarafa ismen hitap etme gereği dahi duyulmayan cevap E-postalar saygın iletişim kuraları içinde yer almaz, İş için bile olsa karşılıklı tartışma, atışma veya münakaşa yapılamaz. Adınıza yanlışlıkla gelen E-postaları gönderen kişiyi ( doğru kişiye e-postayı tekrar yönlendirmesi için) yanıtla seçeneği ile uyarmalısınız. 8 - YAPTIRIMLAR 1. Bu prosedürde belirtilen herhangi bir maddenin ihlali halinde, bir personelin şikâyeti veya denetim ve kontrollerde bu tür E-postaların tespiti durumunda ilgili taraflardan yazılı savunma alınması için İnsan Kaynakları yönetimine başvurulur. Sonuç, şirket yönetmelikleri ve ilgili disiplin kurallarına göre alınır.