Mac için WebEx Outlook Entegrasyon Araçları Kullanıcı Kılavuzu

Transkript

1 İlk Yayımlama Tarihi: 19 Ağustos 2015 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2015 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 İÇİNDEKİLER Karşınızda Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu 1 Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu 1 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Hakkında 2 WebEx ile Toplantıyı Şimdi Başlat 3 WebEx ile Toplantıyı Şimdi Başlat için Genel Bakış 3 Microsoft Outlook'tan Anlık Toplantı Başlatma 3 Araç Çubuğundan Anlık Toplantı Başlatma 4 Toplantılar Planlama 5 Microsoft Outlook'ta Yalnızca WebEx Toplantısı Planlama 5 Microsoft Outlook'ta CMR Karma Toplantısı Planlama 6 Microsoft Outlook'ta CMR Karma Toplantısı Planlama 7 WebEx and TelePresence ile CMR Karma Toplantısı nedir? 8 Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği 8 Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli Toplantı Planlama 10 Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli Toplantı Planlama 11 Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama 12 WebEx Sitenizde Temsilci Atama 12 Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama 13 Başka bir Toplantı Sahibi Adına Toplantı Planlama 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlama 16 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma 16 Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Kaldırma 19 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme 19 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma 19 iii

4 İçindekiler iv

5 BÖLÜM 1 Karşınızda Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu, sayfa 1 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Hakkında, sayfa 2 Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu WebEx Outlook Entegrasyonu, Microsoft Outlook'u kullanarak yalnızca WebEx toplantıları, CMR Karma toplantıları veya WebEx Kişisel Konferans toplantıları planlamanız veya başlatmanız için size kolay bir yol sağlar. Outlook Entegrasyonu'nu kullanarak bu etkinlikleri, normalde çevrimiçi toplantılarınızı planladığınız ve bunlara katıldığınız WebEx sitesini kullanmak zorunda kalmadan gerçekleştirebilirsiniz. WebEx Outlook Entegrasyonu, WebEx Hızlı Erişim Araçları'nın bir parçasıdır. WebEx Hızlı Erişim Araçları, WebEx sitenizde oturum açtığınızda bilgisayarınıza otomatik olarak yüklenir ve yeni sürümler çıktığında otomatik olarak güncellenir. Hızlı Erişim Araçları'nı manuel olarak da yükleyebilirsiniz. Bkz. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme, sayfa 19. WebEx Hızlı Erişim Araçları yüklendikten sonra, WebEx entegrasyon seçenekleri Microsoft Outlook'ta görünerek hızla bir WebEx toplantısı planlamanızı sağlar. WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanmadan önce şunlardan emin olun: WebEx sitenizde kullanıcı hesabınızın olduğundan. WebEx Hızlı Erişim Araçları için Outlook Entegrasyonu seçeneği yalnızca WebEx sitenizde kullanılabilir. Bilgisayarınızın İnternet'e bağlı olduğundan. Microsoft Outlook'u kullanmayı bildiğinizden. Bir toplantı planlarken, katılımcıları Genel Adres Listesi, Kişisel Adres Listesi veya Kişiler klasörü dahil Outlook adres listelerinizden herhangi birini kullanarak davet edebilirsiniz. Toplantıya davet ettiğiniz katılımcıların, toplantıya katılmak için Outlook Entegrasyonu'nu kullanmasına gerek yoktur. Outlook Entegrasyonu, toplantılarınızın güvenliğini sağlamak amacıyla WebEx sitenize gönderdiği ve buradan aldığı tüm veriler için 128 bit SSL (Güvenli Yuva Katmanı) şifreleme kullanır. WebEx Outlook Entegrasyonu şunları da sağlar: 1

6 Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Hakkında Karşınızda Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu WebEx sitenizde kişisel toplantı listenizi, kullanıcı profilinizi ve diğer hesap seçeneklerini içeren My WebEx'e hızlı erişim Toplantıyı Şimdi Başlat'ı kullanarak anlık toplantı başlatma özelliği (bazı WebEx sitelerinde kullanılamaz) Toplantı davetleri için şablonlar Outlook Entegrasyonu Seçenekleri Hakkında WebEx Hızlı Erişim Araçları yüklendikten sonra, Microsoft Outlook penceresinde WebEx entegrasyonu araç çubuğu görünür. Microsoft Outlook araç çubuklarında olduğu gibi, satırları WebEx araç çubuğuna "dışarı doğru kaydırmak" için satırları seçip sürükleyebilirsiniz. X düğmesinin seçilmesi kayan araç çubuğunu kapatır. Araç çubuğunu geri getirmek için herhangi bir Microsoft Outlook araç çubuğunu sağ tıklatın ve WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı seçin. Aşağıda, WebEx Outlook Entegrasyonu araç çubuğu komutları açıklanmaktadır. Toplantıyı Şimdi Başlat: Anlık toplantı başlatır: Bu, önceden planlamak zorunda kalmadan istediğiniz zaman başlatabileceğiniz bir toplantıdır. Ayrıntılar için WebEx sitenizdeki Toplantıyı Şimdi Başlat Kullanıcı Kılavuzu'na bakın. WebEx Ayarları iletişim kutusunun Toplantıyı Şimdi Başlat Ayarları sekmesinde anlık toplantılar için seçenekleri belirtebilirsiniz. WebEx Toplantısı Planla: Outlook Randevusu penceresini açar ve yalnızca WebEx toplantısı ekler. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft Outlook'ta Yalnızca WebEx Toplantısı Planlama, sayfa 5. Kişisel Konferans Toplantısı Planla veya Yalnızca Sesli Toplantı Planla: Outlook Randevusu penceresini açar ve WebEx Ses'e sahipseniz ses kısmını ve isteğe bağlı çevrimiçi kısmı ya da telefon hizmeti sağlayıcısı (TSP) sesine sahipseniz yalnızca sesli toplantıyı içeren Kişisel Konferans toplantısı planlar. Daha fazla bilgi için bkz. Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli Toplantı Planlama, sayfa 11. WebEx ve TelePresence Toplantısı Planla: Outlook Randevusu penceresini açar ve CMR Karma toplantısı planlar. Bu seçenek, yalnızca CMR Karma entegrasyonu için siteniz ve hesabınız etkinleştirilirse kullanılabilir. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft Outlook'ta CMR Karma Toplantısı Planlama, sayfa 7. Tercihler: WebEx tercihlerini ayarlamanızı sağlayan bir iletişim kutusu açar. Hakkında: Sürüm numarasını ve WebEx Outlook Entegrasyonu hakkındaki lisans ve patent bilgilerini görüntülemenizi sağlar. 2

7 BÖLÜM 2 WebEx ile Toplantıyı Şimdi Başlat WebEx ile Toplantıyı Şimdi Başlat için Genel Bakış, sayfa 3 WebEx ile Toplantıyı Şimdi Başlat için Genel Bakış Microsoft Outlook veya Mac araç çubuğundan anlık toplantı başlatabilirsiniz. Varsayılan olarak, Toplantıyı Şimdi Başlat ile başlattığınız anlık toplantılar Kişisel Toplantı Odanızda yapılır. Varsayılan ayarlarınızı değiştirmek için WebEx sitenize gidin ve My WebEx > Tercihler'i seçin ve "Toplantıyı Şimdi Başlat" Ayarları ve Ses bölümleri için ayarları belirtin. Anlık toplantılar ve Kişisel Toplantı Odası toplantıları, yalnızca WebEx toplantılarıdır. CMR Karma toplantıları, anlık toplantıları veya Kişisel Toplantı Odası toplantılarını desteklemez. Microsoft Outlook'tan Anlık Toplantı Başlatma Yordam Adım 1 Microsoft Outlook'u açın. Adım 2 WebEx menüsünü açmak için WebEx balon simgesini seçin. Adım 3 Toplantıyı Şimdi Başlat'ı seçin. 3

8 Araç Çubuğundan Anlık Toplantı Başlatma WebEx ile Toplantıyı Şimdi Başlat Araç Çubuğundan Anlık Toplantı Başlatma Yordam Adım 1 Adım 2 Mac araç çubuğunda WebEx balon simgesini seçin. Menüden Toplantıyı Şimdi Başlat'ı seçin. 4

9 BÖLÜM 3 Toplantılar Planlama Microsoft Outlook'ta Yalnızca WebEx Toplantısı Planlama, sayfa 5 Microsoft Outlook'ta CMR Karma Toplantısı Planlama, sayfa 6 Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği, sayfa 8 Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli Toplantı Planlama, sayfa 10 Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama, sayfa 12 Microsoft Outlook'ta Yalnızca WebEx Toplantısı Planlama Yordam Adım 1 Outlook penceresindeki WebEx menüsünde, WebEx Toplantısı Planla'yı seçebilir veya yeni bir toplantı öğesini açıp araç çubuğundan WebEx Ekle düğmesini seçebilirsiniz. Adım 2 Microsoft Outlook'ta yeni bir toplantı isteğini açın ve ardından toplantı için bilgileri ve ayarları belirtin. Konu, başlangıç ve bitiş saati gibi genel toplantı bilgilerini belirtin. Not Microsoft Outlook'tan gönderdiğiniz tüm toplantı davetlerinde, toplantının başlangıç saati WebEx hizmetinizin tercihlerinde değil, bilgisayarınızda ayarlı olan saat diliminde görünür. WebEx sitenizde, tüm toplantı saatleri bilgisayarınızda ayarlanan saat dilimi ne olursa olsun tercihlerinizde ayarladığınız saat diliminde görünür. Tekrarlanan bir toplantı oluşturmak isterseniz, Tekrarlama'yı seçin ve ardından tekrarlama seçeneklerini belirtin. Ayrıntılar için bkz. Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği, sayfa 8. Gerektiğinde toplantı bilgileri gibi başka Microsoft Outlook seçenekleri belirtin. Adım 3 Toplantı ayarlarını belirtmek için Outlook'ta WebEx araç çubuğundan WebEx Ekle'yi seçin. Adım 4 Sizden WebEx hesap bilgileriniz istenirse, bu bilgileri girin ve Tamam'ı seçin. Adım 5 WebEx ayarları iletişim kutusunda, WebEx toplantınız için daha fazla seçenek belirtin: 5

10 Microsoft Outlook'ta CMR Karma Toplantısı Planlama Toplantılar Planlama a) Bu şablona yönelik önceden tanımladığınız ayarları kullanmak için toplantı şablonunu seçin. b) Gerekirse, bir toplantı parolası belirtin. c) (İsteğe bağlı) Alternatif toplantı sahibi kutusunda, siz toplantıya katılana kadar toplantıyı başlatabilecek ve çalıştırabilecek bir veya daha fazla alternatif toplantı sahibi seçin. Not Alternatif toplantı sahibi, toplantı sahibi henüz katılmadıysa toplantıyı başlatabilir, yönetebilir ve kaydedebilir. Alternatif toplantı sahibinin WebEx sitenizde bir kullanıcı hesabı olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif bir toplantı sahibi kaydı varsa. Alternatif toplantı sahibi, bir katılımcı olarak toplantıya eklediğiniz kişilerden biri olmalı ve Meeting Center web sitesinde bir kullanıcı hesabına sahip olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif toplantı sahibi toplantıyı kaydedebilse de, orijinal toplantı sahibi kayda sahip olmaya devam eder ve kayıt hazır olduğunda bildirim alır. d) Daha fazla seçenek ayarlamak isterseniz, Gelişmiş Ayarları Göster'i seçin: Standart toplantı, olay, eğitim oturumu toplantı türü veya Kişisel Konferans toplantı türü gibi doğru hizmet türü veya toplantı türünü seçtiğinizden emin olun. Ses bağlantısı seçeneklerini doğrulayın veya seçin. Gerekirse kayıt için seçenekleri ayarlayın. e) Tamam'ı seçin. Adım 6 Adım 7 Davet et veya Planlama Yardımcısı > Katılımcı Ekle'yi ya da Microsoft Outlook kişi listelerinizden herhangi birinde adlarını veya e-posta adreslerini seçerek insanları toplantınıza davet edin. Siz birilerini planlanan bir toplantıya çağırdıktan sonra, bu kişiler davet e-postası iletisi alır. E-posta iletisi, parolayla birlikte toplantı hakkındaki bilgileri ve toplantıya katılmak için seçebilecekleri bir bağlantıyı içerir. Değişiklikleri tamamladığınızda, Kaydet ve Kapat veya Gönder'i seçin. Microsoft Outlook'ta CMR Karma Toplantısı Planlama Outlook entegrasyonunu kullanarak, insanların WebEx Meeting Center veya TelePresence'ı kullanarak katılmasını sağlayan bir CMR Karma toplantısı planlayabilirsiniz. Diğer WebEx toplantısı türleri toplantı sahibi ve katılımcılar için farklı e-posta davetleri sağlasa da, CMR Karma toplantısı planladığınızda siz ve katılımcılar aynı e-posta davetini alır. E-posta davetiniz, toplantı sahibi anahtarı veya toplantı sahibi erişim kodu gibi herhangi bir gizli toplantı sahibi bilgisi içermez. Toplantı sahibi anahtarını veya toplantı sahibi erişim kodunu görmeniz gerekirse, WebEx sitenizde toplantı bilgileri sayfasına gitmek için e-posta davetinizdeki bağlantıyı seçin ve toplantı sahibi ayrıntılarınızı görmek için oturum açın. Alternatif bir toplantı sahibi planlarsanız, bu toplantı sahibi toplantıyı başlatabilir, yönetebilir ve kaydedebilir; ancak toplantı kaydı, toplantının ilk sahibi olan size gönderilir. Toplantılar planlarken, aynı anda aktif olan iki toplantının sahibi olamayacağınızdan aynı zaman dilimi için ikiden fazla toplantı planlamayın. Alternatif toplantı sahiplerinin toplantıları siz olmadan başlatmasına izin 6

11 Toplantılar Planlama Microsoft Outlook'ta CMR Karma Toplantısı Planlama verseniz bile, toplantı sahibinin temsilcisi olmadığınız sürece planladığınız toplantılarının toplantı sahibi olarak kabul edilirsiniz. Temsilciler hakkında daha fazla bilgi için bkz. Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama, sayfa 12. Microsoft Outlook'ta CMR Karma Toplantısı Planlama Yordam Adım 1 Adım 2 Outlook penceresindeki WebEx menüsünde, WebEx ve TelePresence Toplantısı Planla'yı seçebilir veya yeni bir toplantı öğesini açıp araç çubuğundan WebEx Ekle ve TelePresence düğmesini seçebilirsiniz. Toplantı Seçenekleri panelinde, CMR Karma toplantınız için WebEx ve TelePresence seçeneklerini belirtin: a) Kişilerin WebEx kullanarak katılmasına izin ver'i işaretleyin. Bu seçeneğin işareti, her zaman varsayılan olarak kaldırılmıştır. Ne zaman bir toplantı planlarsanız ve ona WebEx'i eklemek isterseniz bunu işaretleyin. b) TelePresence Odaları Ekle'yi seçin. Seçtiğiniz sistemler, toplantı penceresindeki Alıcı ve Konum kutularına eklenir. c) WebEx davetlileri için bir toplantı parolası girin. Siteniz için toplantı parolası gerekiyorsa, kutunun yanında bir yıldız işareti görünür. Not WebEx toplantı parolası, TelePresence toplantısı için belirttiğiniz PIN'den farklıdır. d) (İsteğe bağlı) Toplantınızı daha güvenli hale getirmek için Parolayı e-posta davetinden çıkar'ı işaretleyin. e) (İsteğe bağlı) Alternatif toplantı sahibi kutusunda, siz toplantıya katılana kadar toplantıyı başlatabilecek ve çalıştırabilecek bir veya daha fazla alternatif toplantı sahibi seçin. Not Alternatif toplantı sahibi, toplantı sahibi henüz katılmadıysa toplantıyı başlatabilir, yönetebilir ve kaydedebilir. Alternatif toplantı sahibinin WebEx sitenizde bir kullanıcı hesabı olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif bir toplantı sahibi kaydı varsa. Alternatif toplantı sahibinin Meeting Center web sitenizde bir kullanıcı hesabı olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif toplantı sahibi toplantıyı kaydedebilse de, orijinal toplantı sahibi kayda sahip olmaya devam eder ve kayıt hazır olduğunda bildirim alır. f) (İsteğe bağlı) Ses bağlantısı ve kaydı gibi daha fazla ayrıntı belirtmek için Gelişmiş WebEx Ayarları'nı seçin. g) (İsteğe bağlı) Görüntülü çağrı katılımcısı ekle seçeneğinde toplantıya çağrı yapabilecek ek görüntülü çağrı katılımcılarının sayısını girin. Not Bu seçenek, Cisco TelePresence EX Serisi ve Cisco Jabber Video uygulamalarını çalıştıran cihazlar gibi kişisel görüntülü konferans sistemlerini kullanarak daha fazla insanın katılabilmesi için kapasite ayırmanızı sağlar. Girdiğiniz sayı, Alıcı ve Konum kutularına girdiğiniz tüm TelePresence sistemlerini hariç tutar. Siteniz için önerilen sayıyı öğrenmeniz ve önerilen sınırı aşmamanız gerekir. 7

12 Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği Toplantılar Planlama h) (İsteğe bağlı) Gelen çağrı ve giden çağrı ayarları gibi daha fazla ayrıntıyı belirtmek için Gelişmiş Telepresence Ayarları'nı seçin. Adım 3 Adım 4 Adım 5 Outlook toplantınızın Alıcı kutusunda WebEx toplantısına davetliler ekleyin. Outlook toplantınızın Konu kutusuna toplantının konusunu girin. Toplantı başlangıç ve bitiş saatlerini ve gerekirse tekrarlama seçeneklerini belirtin. WebEx and TelePresence ile CMR Karma Toplantısı nedir? TelePresence İşbirliği Toplantı Odaları (CMR) Karma entegrasyonu olan WebEx Hızlı Erişim Araçları, Cisco WebEx Meeting Center ve Cisco TelePresence'ın ortak bir toplantıda birlikte çalışmasını sağlar. CMR Karma toplantısı sırasında, hem WebEx hem de TelePresence katılımcılarının canlı videosunu görebilirsiniz. WebEx toplantısındaki katılımcı listesi, TelePresence katılımcılarını tek bir birleştirilmiş etiket olan "TelePresence sistemleri"nde görüntüler. TelePresence sistemindeki katılımcı listesi, her ayrı WebEx katılımcısını görüntüler. TelePresence katılımcısı VGA veya HDMI kablosunu bir dizüstü bilgisayarına bağlayıp ekran paylaşımına başlarsa, WebEx katılımcıları dahil tüm katılımcılar paylaşılan içeriği görebilir. WebEx sunucusu paylaşıma başlarsa, TelePresence katılımcıları dahil tüm katılımcılar paylaşılan içeriği görebilir. CMR Karma toplantıları için video, ses, paylaşım, sohbet ve anket kaydedebilirsiniz. WebEx toplantınızda her zamanki gibi Kaydet'e basın; kayıtlarınız My WebEx bölümündeki Dosyalarım > Kayıtlı Toplantılarım listesinde görünecektir. CMR Karma toplantısı kayıtları MP4 biçimindedir. Video 360 p'de kaydedilir. Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği Aşağıdaki tabloda, Outlook tekrarlama şablonlarının WebEx'te nasıl yönetildiği gösterilmektedir: Not Tekrarlanan bir toplantıda toplantı ayarlarını değiştirmek için WebEx Outlook Entegrasyonu'nu kullanıyorsanız, değişiklikleri toplantı serisinin tamamına uygulayın. Örneğin, değişikliği toplantının yalnızca tek bir örneğine uygularsanız, değişiklikler WebEx sitenizde değil, yalnızca Outlook'ta gösterilir. Tür Günlük WebEx Meetings Outlook Seçeneği [X] günde bir Hafta içi her gün WebEx Toplantı Seçeneğine dönüştürülen [X] günde bir Hafta içi her gün 8

13 Toplantılar Planlama Mac için WebEx Outlook Entegrasyonu'nda Tekrarlama Şablonu Desteği Tür Haftalık Aylık Yıllık Bitiş tarihi Outlook Seçeneği [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] [Y] ayda bir [X]. gün Her ayın [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] günü [Birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] hafta içi veya hafta sonu günü [X] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] [Ocak...Aralık] [1,...31], n (n> 1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] [günü, hafta içi günü, hafta sonu günü] n(n>1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [X] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir WebEx Toplantı Seçeneğine dönüştürülen Event Center olayları ve Training Center eğitim oturumları için: Her hafta şu günde: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] X'in 1'den büyük olduğu X haftada bir tekrarlanan bir toplantı planlarsanız, Microsoft Outlook'ta toplantı belirttiğiniz gibi planlanır, ancak WebEx sitenizde haftalık toplantı olarak görünür. Hafta başlangıcı, her zaman varsayılan değer olan Pazar'ı gösterir. Özelleştirme desteklenmez, bu nedenle hafta başlangıcını farklı bir güne değiştirirseniz, hafta başlangıcı WebEx sitesiyle senkronize edilmeyecektir. [Y] ayda bir [X]. gün Desteklenmiyor Desteklenmiyor [X] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] [Ocak...Aralık] [1,...31], n (n> 1) yılda bir Desteklenmiyor. n(n>1) yılda bir [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [X] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir 9

14 Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli Toplantı Planlama Toplantılar Planlama WebEx Kişisel Konferans Toplantıları Tür Günlük Haftalık Aylık Yıllık Bitiş tarihi Outlook Seçeneği [X] günde bir Hafta içi her gün [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] [Y] ayda bir [X]. gün Her ayın [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] günü [Birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] hafta içi veya hafta sonu günü [X] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] Her [1,...31] [Ocak...Aralık] [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] [günü, hafta içi günü, hafta sonu günü] [Ocak...Aralık] ayının [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] günü Bitiş tarihi yok. [X] örnekten sonra bitir. [Tarih girişi] tarihine kadar bitir WebEx Kişisel Konferans Toplantısı Seçeneğine dönüştürülen Her gün Hafta içi her gün [X] haftada bir şu gün: [Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] Her ayın [X]. günü. Her ayın [1,2,3,4,31]. günü. Desteklenmiyor. [X] ayda bir [birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü, son] Pazar, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi] Desteklenmiyor. Desteklenmiyor. Desteklenmiyor. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Zaman dilimi bir yıldan uzunsa, bir yıla dönüştürülür. Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli Toplantı Planlama Outlook entegrasyonunu kullanarak, WebEx sitenize gitmek zorunda kalmadan siteniz WebEx Ses'i kullanıyorsa WebEx Kişisel Konferans toplantısı veya siteniz telefon hizmeti sağlayıcısının (TSP) sesini kullanıyorsa Yalnızca Sesli toplantı planlayabilirsiniz. Kişisel Konferans ile, önce sesli bölümü başlatırsınız, ancak çevrimiçi bölüm de her zaman katılım için uygundur. 10

15 Toplantılar Planlama Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli Toplantı Planlama Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli toplantı planladığınızda, toplantı sahibi olarak aldığınız toplantı daveti toplantınızın sesli bölümünü başlatmak için kullanabileceğiniz toplantı sahibi erişim kodunu içerir. Kişisel Konferans toplantıları için toplantı sahibi ayrıcalıklarınızı geri almak için kullanabileceğiniz toplantı sahibi anahtarını da içerir. Bazı telefon hizmeti sağlayıcısı (TSP) ses hesaplarında ikinci toplantı birinci bittikten hemen sonra başlayacak şekilde iki arka arkaya CMR Karma toplantıları planlarsanız ve TelePresence planlama sistemi ilk toplantıyı planlanan bitiş zamanını geçecek şekilde uzatırsa, aynı anda iki toplantı içinde aynı TSP ses hesabı toplantı sahibi erişim kodu kullanılamayacağından ikinci toplantı otomatik olarak sona erecektir. Bu sorunu çözmek için farklı toplantı sahibi erişim kodlarına sahip iki farklı TSP ses hesabı ayarlayabilir ve bir hesabı ilk toplantı, diğerini ise ikinci toplantı için kullanabilirsiniz. Diğer bir seçenek de yöneticinizden TelePresence sistemi için toplantıyı otomatik olarak uzatan seçeneği kapatmasını istemektir. Kişisel Konferans veya Yalnızca Sesli Toplantı Planlama Yordam Adım 1 Adım 2 Outlook penceresindeki WebEx menüsünde, Kişisel Konferans Toplantısı Planla'yı veya TSP sesi kullanıyorsanız Yalnızca Sesli Toplantı Planla'yı seçin. Alternatif olarak, yeni bir toplantı öğesini açabilir ve araç çubuğundan Kişisel Konferans Ekle veya Yalnızca Ses Ekle düğmesini açabilirsiniz. WebEx Ayarları iletişim kutusunda şu seçenekleri belirtin: a) Ses ve İzleme Sekmesinde, Ses bağlantısı türü için şunlardan birini seçin: WebEx Ses'i kullanıyorsanız, Kişisel Konferans'ı ve ardından kullanmak istediğiniz Kişisel Konferans hesabını seçin. Henüz Kişisel Konferans hesabı belirtmediyseniz, bir hesap oluşturmanız gerekir. Telefon hizmeti sağlayıcısının (TSP) sesini kullanıyorsanız, Telekonferans Hizmeti'ni ve ardından kullanmak istediğiniz Telekonferans Hizmeti hesabını seçin. b) (İsteğe bağlı) Kişisel Konferansın çevrimiçi bölümünde WebEx davetlileri için bir toplantı parolası girin. Siteniz için toplantı parolası gerekiyorsa, kutunun yanında bir yıldız işareti görünür. Not WebEx toplantı parolası, TelePresence toplantısı için belirttiğiniz PIN'den farklıdır. PIN hakkında daha fazla bilgi edinmek için Gelişmiş TelePresence ayarları hakkında bölümüne bakın. c) (İsteğe bağlı) Toplantınızın çevrimiçi bölümünü daha güvenli hale getirmek için Parolayı e-posta davetinden çıkar'ı işaretleyin. d) (İsteğe bağlı) Siz toplantıya katılana kadar toplantıyı başlatabilecek ve çalıştırabilecek bir veya daha fazla alternatif toplantı sahibi seçmek için Alternatif Toplantı Sahibi Seçin öğesini seçin. Not Alternatif toplantı sahibi, toplantı sahibi henüz katılmadıysa toplantıyı başlatabilir, yönetebilir ve kaydedebilir. Alternatif toplantı sahibinin WebEx sitenizde bir kullanıcı hesabı olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif bir toplantı sahibi kaydı varsa. Alternatif toplantı sahibinin Meeting Center web sitenizde bir kullanıcı hesabı olmalıdır. Birden fazla alternatif toplantı sahibi belirtirseniz, toplantının kontrolü toplantıya katılacak ilk alternatif toplantı sahibinde olur. Alternatif toplantı sahibi toplantıyı kaydedebilse de, orijinal toplantı sahibi kayda sahip olmaya devam eder ve kayıt hazır olduğunda bildirim alır. 11

16 Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama Toplantılar Planlama Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Adım 7 (İsteğe bağlı) Ses bağlantısı Kişisel Konferans toplantınızın çevrimiçi bölümü için kayıt gibi daha fazla ayrıntı belirtmek isterseniz, Gelişmiş WebEx Ayarları'nı seçin. Outlook toplantısında Alıcı kutusuna davetliler ekleyin. Outlook toplantısında Konu kutusuna toplantının konusunu girin. Toplantı başlangıç ve bitiş saatlerini ve gerekirse tekrarlama seçeneklerini belirtin. Gönder'i seçin. Sizin için Toplantılar Planlayacak Temsilci Atama Bu Outlook entegrasyonu, sizin adınıza toplantı planlayacak veya düzenleyecek bir temsilci atamanızı sağlar. Örneğin, düzenli olarak WebEx toplantılarına sahiplik yapmanız gerekiyorsa, yardımcınıza sizin için toplantılar planlama izni verebilirsiniz. İzin aldıktan sonra, temsilciniz sizin için toplantıları planlayabilir, düzenleyebilir, iptal edebilir ve başlatabilir. WebEx sitenizde, temsilciye planlama izni verin. Ayrıntılar için bkz. WebEx Sitenizde Temsilci Atama, sayfa 12. Microsoft Outlook'ta, takviminizi temsilciyle paylaşın. Ayrıntılar için bkz. Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama, sayfa 13. Önemli Temsilcinizin takviminizde planladığı bir toplantı. Düzenlemek isterseniz, bilgisayarınızda WebEx Outlook Entegrasyonu 3.1 veya sonraki sürümleri yüklü olmalıdır. İstediğiniz zaman temsilcinizin planlama iznini iptal edebilirsiniz. WebEx Sitenizde Temsilci Atama Bir temsilci atamak için WebEx sitenizdeki My WebEx Profilim sayfasında onlara planlama izni verirsiniz. Sayfaya doğrudan Microsoft Outlook'tan gidebilirsiniz. Microsoft Outlook'u kullanmadan Profilim sayfasına gitmek isterseniz, WebEx sitenizde oturum açabilir ve ardından My WebEx > Tercihler'i seçebilirsiniz. WebEx sitenizde planlama izni vermenin yanı sıra, takviminizi Microsoft Outlook'ta temsilciyle de paylaşabilirsiniz. Ayrıntılar için bkz. Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama, sayfa

17 Toplantılar Planlama Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Önemli WebEx sitenizde temsilci atama seçeneğini görmezseniz, site yöneticinizin bu özelliği açtığından emin olun. Temsilcinizin, WebEx sitenizde WebEx toplantı sahibi hesabı da olmalıdır. Sizin ve WebEx sitenizdeki temsilci hesaplarının e-posta adresleri, Microsoft Outlook'taki e-posta adresleriyle eşleşmelidir. Yordam Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Adım 7 WebEx sitenize gidin. My WebEx'i seçin. Tercihler'i seçin. Planlama Seçenekleri kategorisini genişletin. Planlama izni altında Toplantı sahibi seçin öğesini seçin. Toplantı Sahipleri Seçin penceresinde, temsilcinin e-posta adresini ve ardından Ekle > Tamam'ı seçin. Kaydet'i seçin. Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Bir temsilci atamak için takviminizi Microsoft Outlook'ta temsilciyle paylaşırsınız. Microsoft Outlook'ta takviminizi paylaşmanın yanı sıra, WebEx sitenizde planlama izni de vermeniz gerekir. Ayrıntılar için bkz. WebEx Sitenizde Temsilci Atama, sayfa 12. Önemli Paylaştığınız takvimin Microsoft Outlook'ta kişisel klasörünüzde yer almadığından emin olun. Temsilciniz, takviminize yalnızca genel bir klasörde yer alıyorsa erişebilir. Atamak istediğiniz temsilcinin adı, Microsoft Outlook'unuzda Genel Adres Listesinde olmalıdır. Yordam Adım 1 Adım 2 Adım 3 Adım 4 Adım 5 Adım 6 Dosya menüsünde Hesap Ayarları'nı seçin. Hesap Ayarları menüsünde Temsilci Erişimi'ni seçin. Temsilciler iletişim kutusunda Ekle'yi seçin. Temsilcinin adını ve ardından Tamam'ı seçin. Temsilci İzinleri iletişim kutusunda, Takvim listesindeki Düzenleyici'yi ve ardından Tamam'ı seçin. Temsilciler iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı seçin. 13

18 Microsoft Outlook'ta Temsilci Atama Toplantılar Planlama 14

19 BÖLÜM 4 Başka bir Toplantı Sahibi Adına Toplantı Planlama Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış, sayfa 15 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlama, sayfa 16 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma, sayfa 16 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlamaya Genel Bakış Başka bir toplantı sahibi size izin verirse onun adına bir toplantı planlayabilirsiniz. Örneğin, düzenli olarak WebEx toplantıları düzenlemesi gereken bir müdürün yönetici asistanıysanız, müdür sizi onun adına toplantı planlamanız için atayabilir. Başka bir toplantı sahibi tarafından verilen planlama izniyle, bu toplantı sahibi için toplantılarını planlayabilir, düzenleyebilir ve iptal edebilirsiniz. Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlamadan önce, şunlardan emin olun: WebEx toplantı sahibi hesabınızın olduğundan. WebEx toplantı sahibi hesabı edinmek için yöneticinize başvurun. Outlook entegrasyonunun Outlook'unuza yüklü olduğundan. Asıl toplantı sahibi şunları yapar: Size WebEx sitesinde planlama izni verir. Microsoft Outlook'ta sizi temsilci olarak seçer ve takvimlerini sizinle paylaşır. Not Başka bir toplantı sahibinin adına toplantı planladıktan sonra, gerekirse bu toplantı sahibi için de toplantıyı başlatabilirsiniz. Asıl toplantı sahibi, istediği zaman size verdiği planlama iznini iptal edebilir. 15

20 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlama Başka bir Toplantı Sahibi Adına Toplantı Planlama Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Planlama Başka bir toplantı sahibi için toplantı veya randevu planlamak isterseniz, önce toplantı sahibinin sizinle daha önce paylaştığı Outlook takvimini açın. Yordam Adım 1 Adım 2 Adım 3 Aşağıdakileri yaparak Outlook'ta diğer toplantı sahibinin takvimini açın: a) Dosya menüsünde, Aç > Diğer Kullanıcının Klasörü'nü seçin. Diğer Kullanıcının Klasörünü Aç iletişim kutusu görünür. b) Asıl toplantı sahibinin adını yazın veya asıl toplantı sahibinin adını seçmek için Ad'ı seçin. c) Klasör türü listesinde Takvim'i seçin ve ardından Tamam'ı seçin. Paylaşılan takvim görünür. Outlook'ta görünümlerinizi nasıl özelleştirdiğinize bağlı olarak, başka bir kişinin takvimini açmanın birden fazla yolu vardır. Ayrıntılar için Microsoft Outlook Yardımı'na bakın. Yan yana birden fazla takvimi görüntülüyorsanız, burayı bir kez tıklatarak asıl toplantı sahibinin takvimini seçtiğinizden emin olun. Outlook'ta yeni bir Toplantı Sahibi veya Randevu penceresi açın ve ardından toplantı için bilgileri ve ayarları belirtin. Başka bir toplantı sahibi için toplantı planlıyorsanız, bir mesaj WebEx Ayarları iletişim kutusunda bunu belirtir. Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma Başka bir toplantı sahibi için toplantı planladığınızda, asıl toplantı sahibi onay e-posta iletisi alır. Önce asıl toplantı sahibinin Outlook'ta takvimini sizinle paylaşmaya devam ettiğinden emin olun. Ardından toplantıyı toplantı sahibinin takviminden başlatabilirsiniz. Yordam Adım 1 Adım 2 Aşağıdakileri yaparak Microsoft Outlook'ta diğer toplantı sahibinin takvimini açın: a) Microsoft Outlook'ta Dosya menüsünde, Aç > Diğer Kullanıcının Klasörü'nü seçin. Diğer Kullanıcının Klasörünü Aç iletişim kutusu görünür. b) Toplantı sahibinin adını yazın veya toplantı sahibinin adını seçmek için Ad'ı seçin. c) Klasör türü listesinde Takvim'i seçin ve ardından Tamam'ı seçin. Paylaşılan takvim görünür. Outlook'ta görünümlerinizi nasıl özelleştirdiğinize bağlı olarak, başka bir kişinin takvimini açmanın birden fazla yolu vardır. Ayrıntılar için Microsoft Outlook Yardımı'na bakın. Başka bir toplantı sahibinin takviminde toplantıyı çift tıklatın. 16

21 Başka bir Toplantı Sahibi Adına Toplantı Planlama Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma Onay e-posta iletisi görünür. Adım 3 Toplantıyı başlatmak için e-posta iletisindeki talimatları uygulayın ve WebEx sitesinde kendi WebEx toplantı sahibi hesabınızda oturum açtığınızdan emin olun. 17

22 Başka bir Toplantı Sahibi için Toplantı Başlatma Başka bir Toplantı Sahibi Adına Toplantı Planlama 18

23 BÖLÜM 5 Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Kaldırma WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme, sayfa 19 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma, sayfa 19 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme Site yöneticiniz WebEx siteniz için WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı açmışsa, sizin için otomatik olarak yüklenebilir. Ayrıca, yeni sürümler çıktığında WebEx Hızlı Erişim Araçları otomatik olarak güncellenir. Gerekirse, WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı manuel olarak da indirip yükleyebilirsiniz. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı yüklemeden önce, bilgisayarınızın minimum sistem gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için sistem sürüm notlarını kontrol edin. Yordam Adım 1 WebEx sitenizde oturum açın. Adım 2 İndirmeler'i seçin. Adım 3 Hızlı Erişim Araçları altında Mac'i seçin. Adım 4 İndir'i seçin. Yükleme programı (uzantısı.dmg olan) otomatik olarak bilgisayarınıza indirilir. Adım 5 Yükleme dosyasını çalıştırın ve talimatları uygulayın. WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma Yordam Adım 1 Uygulamalar > WebEx > Hızlı Erişim Araçları > Kaldır'ı seçin. 19

24 WebEx Hızlı Erişim Araçları'nı Kaldırma Hızlı Erişim Araçları'nı Yükleme ve Kaldırma Parolanızı girmeniz istenebilir. Adım 2 Adım 3 Devam etmek için Tamam öğesini seçin. Onaylamak için Evet'i seçin. 20