İÇİNDEKİLER GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI YOLLUK ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İHALE İŞLEMLERİ EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI ÖDEME

Transkript

1 İÇİNDEKİLER GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI YOLLUK ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İHALE İŞLEMLERİ EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İADE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İLİŞİK KESMEŞ AKIŞ SÜRECİ ÜYELİK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ EĞİTİM FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ ETİKET VE BARKOT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ VERİTABANI HİZMETİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

2 GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI Elektronik ortamda gelen evrak (EBYS) Fiziki Evrak Evrak ilgili memur tarafından taranır ve EBYS'ne aktarılır Evrak Başkan tarafından görülür Evrakla ilgili gerekli işlemlerin yapılması için Daire Başkanınca Şube Müdürüne havale edilir Başkanlığı İlgilendiriyor Evrak İlgili birime iade edilir Evrak Şube Müdürü tarafından incelenir ve gereği için ilgili birim veya kişilere havale edilir Havalesi yapılan evrak, ilgili birim veya kişilerce incelenir Cevap yazılacak mı? Giden Evrak hazırlanır Evrak EBYS Sisteminde İşleme alınır ve burada muhafaza edilir Hazırlanan evrak hiyerarşik sırayla kontrol edilerek paraflanır Daire Başkanı / Rektör tarafından onaylanan evrak EBYS üzerinden veya çıktısı alınarak posta yoluyla ilgili birimlere gönderilir Bir nüshası fiziki olarak dosyasında muhafaza edilir

3 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI EBYS üzerinden hazırlanan yazı, ilgili memur tarafından paraflanıp elektronik ortamda imza süreci başlatılır Yazı sırasıyla Şef ve/veya Şube Müdürünün parafına sunulur Evrak EBYS üzerinden hiyerarşi sırasına göre paraflanır ve onaya sunulur Yazım ya da anlatım hatası varmı? Evrak imzalanır ve sistem üzerinden giden evrak kayıt numarası verilir Tarih v e say ı v erilir, ekler kontrol edilir Tarih v e say ı v erilir, ekler kontrol edilir Bir nüsha dosyalanır Bir nüsha dosyalanır

4 YOLLUK ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Görevlendirme yazısının hazırlanması Görevlendirilecek Personel İçin Rektörlük Oluru Alınır Personel geldikten sonra Maaş Mutemeti tarafından HYS'de Kişi ve Onay Bilgisi Girişi yapılır Görevlendirilen Personel E-Devlet Üzerinden Elektronik Yolluk Bildirimini Düzenler ve HYS'ne gönderir Yolluk Bildirimin Çıktısı Alınır Kontrol Edilir Hata Var mı? Yolluk Bildirimi görevlendirilen personel ve Harcama Yetkilisi tarafından İmzalanır Maaş Mutemedi tarafından Ödeme Emri Belgesi Oluşturulur ve çıktısı alınarak varsa konaklama giderbelgesi, uçak bileti eklenerek gerçekleştirme görevlisine ve harcama yetkilisine imzaya sunulur Ödeme emri belgesi ekleriyle birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ödenmek üzere gönderilir Bir nüshası saklanmak üzere arşive kaldırılır

5 BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı İHALE İŞLEMLERİ EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satınalma birimine gönderilir Görevli komisyon tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve İhale Kanunu hükümlerine göre ihalenin şekline karar verilir Ödenek durumu, ihale ilanının süresi, yayınlanacağı yerler, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği vb. hususlar dikkate alınarak ihale onay belgesi düzenlenir KİK'den ihale kayıt numarası alınır, ihale dökümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve ihale onay belgesine eklenir. Onay belgesinde yer alan; işin nev'i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları vb. bilgiler Gerçekleştirme Görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra Harcama Yetkilisince de imzalanır İhale işlemleri EKAP üzerinde yapılarak gerekli aşamalar kaydedilir ve IKN alınır Tespit edilen yaklaşık maliyete göre ihale ilanının süresi ve yayın yeri/yerleri belirlenir ve yayınlanması sağlanır veya katılımcılara davet mektupları gönderilir İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten sonra İhale Komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte görevlendirilir gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir Yaklaşık maliyete göre ilan, EKAP'ta ve yerel gazetede yayımlanır İhale dökümanı idarede ve EKAP ta bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak isteyen istekliler e-imza/m-imza ile dokümanı indirmek veya bedeli karşılığı elden / posta yoluyla satın almak zorundadır İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları geliş sırasına göre sıra numarası verilerek teslim alınır ve tutanak karşılığı ihale komisyonuna teslim edilir Zarflar görevli tarafından alınış sırasına göre EKAP'a kaydedilir 2

6 2 İhale dökümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir. İhale komisyonu tarafından, Kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı Kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin Kanunun 40 ıncı maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve İhale Yetkilisinin onayına sunulur İşlemler eş zamanlı olarak EKAP üzerinde de yapılır İhale yetkilisi, ihale komisyonu kararının tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onay tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün isteklilere EKAP üzerinden tebliğ edilir Sözleşme imzalanmadan önce ihalenin toplam bedelinin, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda ve Bartın Üniversitesi Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda belirtilen parasal limitleri aşıp aşmadığına bakılır 4734 sayılı Kanunun 42. maddesi İhalenin Toplam Bedeli mal ve hizmet alımları için belirlenen parasal limitleri aşıyormu? Ön mali kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı ile bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgelerden oluşturulan bir asıl, bir onaylı suret olmak üzere iki nüsha işlem dosyası dizi pusulası düzenlenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğüne gönderilir. İşlem dosyası Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünce en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Bu süre gerektiğinde Üst Yönetici onayıyla bir katına kadar artırılabilir 3

7 3 Uygun görülmeme nedenlerini belirten görüş yazısı yazılarak işlem dosyası ile birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Mali karar ve işlem mevzuata uygun mudur? Uygunluk yazısı yazılarak asıl işlem dosyası ile birlikte harcama birimine gönderilir. Harcama yetkilisince; Kanunun 42.maddesine göre ihale üzerinde kalan istekli sözleşmeye davet edilir. Kesin teminatı yatıran istekli ile, binde 7,5 sözleşme damga vergisi, varsa onbinde beş KİK payı ve taahhüt edilen belgeleri getirmek kaydıyla sözleşme imzalanır ve geçici teminatı iade edilir İhale üzerinde kalan isteklinin kesin teminatı yatırmayıp sözleşmeyi imzalamaması durumunda herhangi bir işlem yapmaksızın geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla ve belirtilen süreler içinde gerekli tebligatlar yapılmak suretiyle bu istekliyle sözleşme yapılabilir. Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda ise, bu isteklinin de geçici teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir İhale sonuçları, Kanunun 47.mad. çerçevesinde en geç onbeş gün içinde kamu ihale bülteninde ilan edilir İhale konusu mal veya hizmet alımı ile yapım işinin muayenesi ve kabulü, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde oluşturulan Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından gerçekleştirilir Sözleşme imza tarihinden itibaren en geç 15 gün içinde ihale sonucu ilan edilir Mal alımlarında ilgili mevzuata göre taşınır kayıt işlemleri yapılarak taşınır işlem fişi düzenlenir Görevli personel tarafından, MYHBY' nin ilgili maddelerinde belirtilen tüm belgelerle birlikte ödeme emri belgesi düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir Taşınır Mal Yön. Md 15'e göre KBS Sistemine kaydedilir Gerçekleştirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir

8 ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Yükleniciden teslim ettiği mal veya hizmet için hakedişini almak üzere fatura kesmesi ve istenen diğer belgeleri hazırlayarak İdareye teslim etmesi istenir Gelen dokümanlar ve fatura kontrol edilir, kaşe ve imza niteliklerine ve fatura rakamlarının tam ve doğru olup olmadığına bakılır Fatura ve diğer belgeler de eksik veya hata var mı? Belgelerdeki veya faturadaki eksiklikler düzeltilmesi için Yükleniciye iade edilir MYHBY ne göre ödeme emrine bağlanması gereken belgeler en az 2 şer nüsha olacak şekilde oluşturulur, çıktıları alınarak süreçteki görevliler tarafından imzalanır Kayıt KBS sistemine ödeme emri belgesi girişi yapılır ve çıktı alınarak gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme emri ve eki belgeler kontrol edilir Ödeme emri ve eki belgelerde eksik veya hata var mı? Tespit edilen eksiklikler düzeltilmesi için görevliye iade edilir Ödeme emri belgesi, Gerçekleştirme Görevlisi tarafından "kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür" şerhi ile imzalanır ve imza için Harcama Yetkilisine sunulur Harcama Yetkilisince imzalanan ödeme emri, bir dosya halinde teslim tutanağı ekine bağlanır ve Strateji Geliştirme Dairesine elden teslim edilir. Birimde kalacak nüshası ise dosyasına kaldırılır

9 İADE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Kullanıcı ödünç aldığı kitabı ödünç verme birimine getirir. İade süresi geçmiş Yırtılmış veya sayfaları eksilmiş Kontrol Gecikme bedeli alınır Kitap kullanıcıya iade edilerek yenisini alması istenir Kitap iade alınarak kullanıcının üzerinden düşümü yapılır

10 İLİŞİK KESMEŞ AKIŞ SÜRECİ Bartın Üniversitesi personeli veya öğrencisi ilişik kesme talebinde bulunur Kütüphane otomasyon sisteminden kullanıcının üzerinde ödünç aldığı bir materyal olup olmadığı kontrol edilir İlişik kesmeye uygun mu? Kişiden, üzerindeki materyalin iadesi ve varsa gecikme bedelini ödemesi istenir Üzerinde bulunan materyal iade alınır varsa gecikme bedeli tahsil edilir Kütüphane otomasyon sisteminden kişinin üyelik kaydı pasif konuma getirilir ve ayrılış nedeni işaretlenir İlişik kesme formu imzalanır

11 ÜYELİK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Kullanıcılar kütüphaneye üyelik başvurusunda bulunur Üniversitemiz öğrencisi veya personeli olup olmadığı sorgulanır Üye Kaydı Yapılmaz UD Karar U Akademik veya İdari Personel U Üye Kayıt Formu dosyada saklanır Öğrenciler Üye Kayıt Formunu doldurur Üyelik bilgileri kontrol edilerek bilgisayar ortamındaki üye kayıt modülüne aktarır Kullanıcının üyeliği Kütüphane Otomasyon sisteminde aktif hale getirilir Üyelik işlemi tamamlanır

12 EĞİTİM FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Veri tabanı kullanımı veya benzerlik programlarının kullanımı ile ilgili akademik birimlerden gelen eğitim talepleri Yeni eğitim öğretim döneminde düzenlenen kütüphane tanıtımı ve oryantasyon eğitimleri Veri tabanı firmalarından gelen eğitim verme talepleri Eğiitm talepleri Başkanlık tarafından değerlendirilir Eğitim talebi karşılanabilir mi? Eğitimin karşılanamama nedeni gerekçeleri ile talep eden birim veya kişiye bildirilir Eğitimi verecek konuk veya birim personeli ile eğitim planlaması yapılır Konferans salonuna ihtiyaç duyuluyor mu? Sağlık Kültür ve Spor Dairesine ihtiyaçlar için talep yazısı yazılır ve salon tahsisi istenir Katılımcılar için imza listesi düzenlenir ve Eğitim Dosyasına konur Eğitimci kendi planlamasını yaparak eğitim faaliyetini gerçekleştirir

13 MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ HARCAMA BİRİMİ İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişiklikler güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS) sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sisteminden (KPHYS) özet bordro dökümü ile ödeme emri belgesi ve diğer belgeler alınır Kontrol Evraklarda eksik veya hata var mı? Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. maddelerinde sayılan gerekli belgeler eklenerek gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanır Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler her ayın 13'üne kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir

14 KATALOGLAMA VE SINIFLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ Kütüphane Otomasyon sisteminden Kataloglama Modülüne Girilir Bilgisayardan Kayıtların Kontrolü Yapılarak Önceki Kayıtlar İncelenir Kayıt Çoğaltılır ve kopya sayısı belirlenir Yeni kayıt açılacak mı? Yeni Kayıt M odülü Açılır Kitaba Ait Tüm Bibliyografik Bilgiler Bilgisayara kaydedilir Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemine Göre Kitabın Konusu Tespit Edilerek Kitabın İç Kapağına Tasnif No ve Demirbaş No Yazılır Kitabın dış kapak resmi taranarak kayıtlara eklenir Eksik bilgi varmı? Kayıt İşlemi Tamamlanır

15 ETİKET VE BARKOT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Kayıtları tamamlanan kitapların barkot ve yer no etiket dökümleri Kitabın iç kapağındaki demirbaş ve tasnif no'ları etiketle karşılaştırılarak kontrol edilir Bilgiler doğru mu? Otomasyon Sisteminden kayıtlar kontrol edilerek gerekli düzeltmeler yapılır Kitabın sırtına aşağıdan 1 cm boşluk bırakılarak yer no etiketi yapıştırılır Etiketin üzerine koruyucu bant yapıştırılır Kitabın arka kapağına barkot etiketi ve koruyucu bant Kitabın arka kapağının iç kısmına Ödünç Kitap İade Tarih Pusulası İşlemi tamamlanan kitaplar Okuyucu Hizmetleri Birimine

16 VERİTABANI HİZMETİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Elektronik kitap veya makale talebi Abone Olunan veya Deneme Amaçlı Açık Olan Veritabanlarından Tarama Yapılır Abone olunan veritabanlarında var mı? Diğer üniversite kütüphaneleri ile işbirliği yapılır Bulunan Yayınlar Çıktı Olarak veya Olarak Kullanıcıya Ulaştırılır