Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası

Transkript

1 Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası 1. Aviva Sigorta, Sermaye Piyasası Kurulu nun yayımladıı Kurumsal Yönetim lkeleri kapsamında, yüksek kalitede, effaf, hakkaniyetli ekilde kamuyu bilgilendirmeye yönelik bir kamuyu aydınlatma kültürü gelitirecektir. 2. Amaç 2.1. Bu politika ile Aviva Sigorta Yönetim Kurulu na kamuyu aydınlatmaya ilikin olarak güvenilir ve sürekli bir sürecin tarif edilmesi amaçlanmıtır Bu politika ile Aviva Sigorta nın kamuyu aydınlatma hedeflerinin, kapsamının ve yetkilerinin belirlenmesi de hedeflenmektedir Bu politika ile aynı zamanda Aviva Sigorta Yönetim Kurulu nun kanunlarla belirlenen irket yönetimi sorumluluklarını yerine getirmesine yardımcı olunması da amaçlanmıtır. 3. Kapsam 3.1. Aviva Sigorta tarafından gerçekletirilen faaliyetler ile kurumsal ortaklık yapısı, mali durum performansı, mülkiyet (sermaye yapısı) ve ortaklıın yönetimi dahil anonim ortaklık ile ilgili esaslı konular kamunun aydınlatılması kapsamına girer. 4.Temel Prensipler 4.1. Yönetim Kurulu kamunun aydınlatılması prosedürü ile kamunun aydınlatılmasına ilikin mekanizmaların etkinliinin incelenmesi konusunda üst düzeyde sorumludur. Yönetim Kurulu irketin kamuyu aydınlatma mekanizmalarının kurumsal yönetim ilkelerine uyumun salanmasına saladıı katkının bilincindedir Yönetim Kurulu kamuyu aydınlatmaya ilikin süreçlerin güvenilirlii konusunda birinci derecede sorumludur. 5. irket Hedefleri 5.1. Kurumsal Yönetim lkeleri kapsamında kamunun aydınlatılmasını irketin stratejik ve operasyonel hedefleri içinde uygulanmasını kabul ederek yönetim kuruluna yardımcı olmaktır. 6. Genel Prensipler ve Uygulama 6.1. Genel Prensipler Aviva Sigorta Yönetim Kurulu bu politikada belirlenen sorumlulukları yerine getirecekler ile sorumlulukların yerine getirilmesine ilikin kontrol mekanizmasını oluturacaktır Kamuyu Aydınlatma Güvencesi Kamuyu aydınlatma fonksiyonu, operasyonel yönetimin içinde bir fonksiyon olarak tanımlanmıtır Kamuyu aydınlatmakla görevlendirilen yöneticiler, denetimden sorumlu kiiler ve kurumsal yönetim kurulu yakın ibirlii içinde bu sorumluluklarını ifade ederler Kamuyu aydınlatma görevi aaıda belirtilen esaslara uygun ekilde gerçekletirilmelidir. Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenen Kurumsal Yönetim lkeleri ve aaıda belirtilen prensipler olmak üzere tüm profesyonel etik kurallar effaflık Yüksek Kalite

2 Hakkaniyet Gereklilik Ticari Sırlara Riayet Sadakat Yükümü ve Rekabet Yasaı Aviva Grubu Deerleri Eriim Hakları Kamuyu aydınlatmakla görevlendirilen kiilerin görevlerini yerine getirmek amacıyla aaıda belirtilen konu, kii ve/veya dökümanlara eriim yetkisi vardır: Her türlü ortam veya mecrada depolanan, saklanan ya da ilem gören tüm bilgi, muhasebe ilem ve kayıtları Yürürlükte olan anlama ve sözlemeler irketin ortaklık yapısı, Yönetim Kurulu Ana Sözleme ve sözleme deiiklikleri irketin tüm Yönetim Kurulu Toplantıları, Genel Kurul Toplantıları, Toplantı Gündemleri, lanlar ve Toplantı Tutanakları, zahnameler vs. Sermaye Artırım veya Azaltım lemleri Yasal olanlar da dahil olmak üzere irketin tüm faaliyetleri çerçevesinde hazırlamı olduu raporlar Yatırımcılara yönelik bilgi, belge ve kayıtlar Bunun yanında kamuyu aydınlatmakla görevli çalıanlar; Baımsız dı denetçiler, kurumsal yönetim kurulu ve yöneticilerle yakın ibirlii içinde olmalı ve bilgilendirilmelidirler Hedefler Kamuyu Aydınlatma Hedefleri irket Yönetim Kurulu; irket üst düzey yöneticileri ile yerel grup ve denetim komitelerini, Aviva plc. üst düzey yönetimini, tüm pay sahiplerini, menfaat sahiplerini, çalıanları ve kamuyu kurumsal yönetim ilkeleri ve kamuyu aydınlatma prensipleri çerçevesinde grup politakalarına da uygun olarak bilgilendirme güvencesi sunmaktadır. Yönetim Kurulu, Kurumsal Yönetim lkeleri çerçevesinde grup politikalarına uygun olarak yüksek kalitede, effaf ve hakkaniyetli ekilde kamuyu aydınlatma kültürü oluturulmasına katkıda bulunacaktır Kapsam Kamuyu aydınlatma faaliyetleri temel olarak Aviva Sigorta tarafından gerçekletirilen faaliyetler ile kurumsal ortaklık yapısı, mali durum performansı, mülkiyet (sermaye yapısı) ve ortaklıın yönetimi dahil anonim ortaklık ile ilgili esaslı konuları kapsamaktadır Raporlama Kamuyu aydınlatmakla ilgili olarak üçer aylık dönemlerde rapor hazırlanacaktır Dier Politikalar Bu politikaya ek olarak irketimiz nezdinde balı olduumuz Aviva Grubu nun yayımladıı aaıdaki politikalar da kabul edilmitir. Ancak ticari sırlara riayet ve gizlilik prensipleri nedeniyle kamuya açıklanmamıtır. Grup Risk Politikası ç Kontrol Politikası Yanlı Uygulamaları Bildirme Politikası Suistimal Politikası

3 7. Sorumluluk 7.1. Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu Kamuyu Aydınlatma Politikasının ve Kamuyu Aydınlatma Prosedürünün oluturulmasından sorumludur Yönetim Kurulu Kamuyu Aydınlatma Politikasını ve Kamuyu Aydınlatma Prosedürünü Genel Kurulun bilgisine sunmakla yükümlüdür. Yönetim Kurulu aynı zamanda bu politika ve prosedürdeki deiiklikleri de Genel Kurulun bilgisine sunmakla yükümlüdür Yönetim Kurulu irket yönetiminin Kamuyu Aydınlatma Politikası ve Kamuyu Aydınlatma Prosedürü çerçevesinde kamuyu bilgilendirip bilgilendirmediini de kontrol etmekle yükümlüdür Yönetim Kurulu bu görevi yerine getirmek üzere irket içinden yönetici atayabilir irket Yönetimi irket Üst Yönetimi Kamuyu Aydınlatma Politikasını ve Kamuyu Aydınlatma Prosedürünü uygulamakla yükümlüdür. irket yöneticileri irket yönetimine ilikin çalımaları dahilinde kamuyu aydınlatmaya yönelik olarak aaıdakileri yerine getirmelidir: Kamunun aydınlatılması gereken konuları takip etmek ve Yönetim Kurulunun dikkatine sunmak üzere belirlemek ve deerlendirmek Sermaye Piyasası Kurulunun yayımladıı Kurumsal Yönetim lkeleri kapsamında Kamunun Aydınlatılması ilevini yerine getirmek GR Kamunun Aydınlatılması Prosedürü Bu prosedürün ana hedefi; Aviva Sigorta nın kamuyu aydınlatma görevinin; hedefleri, kapsamı, sorumlulukları, yetkileri, süreklilii ve uygulama standartları açılarından çalıma prensiplerinin tanımlanmasıdır. HEDEFLER Aviva Sigorta nın kamuyu aydınlatma hedefleri unlardır: Sermaye Piyasası Kurulunun yayımladıı Kurumsal Yönetim lkeleri çerçevesinde mevzuat ile belirlenenler ve Merkezi Kayıt Kuruluu A.. ye yapılacak bildirimler dıında irket tarafından kamuya hangi bilgilerin nasıl, ne ekilde, hangi sıklıkla ve hangi yollardan duyurulacaını belirlemek, Yönetim Kurulunun veya üst yönetimin basın ile hangi sıklıkla görüeceini, kamunun bilgilendirilmesi için hangi sıklıkla toplantılar düzenleneceini belirlemek, irkete yöneltilen soruların yanıtlanmasında nasıl bir yöntem izleneceini, irket yönetiminin pay sahiplerini ve yönetim kurulunu nasıl bilgilendireceini saptamak, Bilgilendirme prosedürü deiikliinin kimler tarafından nasıl ve ne ekilde yapılacaını belirlemek, Kamuya açıklanan bilgilerin güvenilirliliinin ve kontrolünün nasıl, ne ekilde ve kimler tarafından gerçekletirileceini ve benzeri hususları belirlemek KAPSAM Kamuyu bilgilendirme görevi bunlarla sınırlandırılmamı olmak üzere; normal olarak aaıdaki konularda effaf, sürekli ve kurumsal yönetim ilkelerine dayalı ve sürekli gelitirilecek ve kontrol edilecek bir yaklaıma dayalı olacaktır.

4 REFERANSLAR Sermaye Piyasası Kurulunun Kurumsal Yönetim lkeleri ile ilgili kararları GENEL PRENSPLER irket kamunun aydınlatılmasını aaıda belirtilen genel prensipler çerçevesinde gerçekletirecektir. effaflık Prensibi; Ortaklıın mali durumu, performansı, mülkiyet ve yönetim yapıları gibi temel konularla ilgili gerçek, yeterli, açık ve karılatırılabilir bilgilerin olması gereken zamanda kamuya açıklanmasını ifade etmektedir. Ticari Sır Prensibi ve Etik Kurallar; irketin ticari sırlarının güvenlii ve korunması esastır. Ancak menfaat sahiplerinin bilgi alma hakkının kullanılmasında irket doruluk, dürüstlük ve iyiniyet kurallarına uymakla yükümlüdür. Yüksek Kalite Prensibi; kamuya açıklanacak bilgilerin yüksek kalitede muhasebe (Uluslararası Muhasebe Standartları ve Sermaye Piyasası Kurulunun ilgili teblileri çerçevesinde), mali ve mali olmayan kamuyu aydınlatma ve denetleme standartlarına uygun olarak hazırlanmasını, denetlenmesini ve kamuya açıklanmasını ifade etmektedir. Gereklilik Prensibi; Pay sahibinin münferit bilgi talebinin karılanabilmesi için bilgi talep edilen olayın ortaklıın genel durumunun, özellikle ekonomik durumunun gerçee uygun olarak deerlendirilmesi ya da görüülmekte olan gündem maddesi veya maddeleri hakkında iin esasına uygun kararlar verilebilmesi yani pay sahibinin haklarını bilinçli bir ekilde kullanabilmesi için gerekli olmalıdır. Hakkaniyet Prensibi; irket tüm pay sahiplerinin ve menfaat sahiplerinin kanunen ve esas sözleme ile tanınan haklarının gerekli ve yeterli ekilde korunmasını salayacak ekilde bilgilendirilmelerini salar. Sadakat Yükümü ve Rekabet Yasaı; Pay sahipleri irkete ait belgeleri genel kurulun açık izni ve yönetim kurulu kararı ile tetkik edebilir. Bu tetkikat neticesinde incelenen ticari defter ve belgelerden örenilecek sırlar hariç olmak üzere hiçbir ortak irketin iç sırlarını örenmeye yetkili deildir. Ortaklar her ne ekilde olursa olsun irkete ait iç sırlarını sonradan ortaklık hakkını kaybetmi olsa dahi daima gizli tutmaya mecburdur. SORUMLULUKLAR Yönetim Kurulu Yönetim Kurulu Kamuyu Aydınlatma Politikasının ve Kamuyu Aydınlatma Prosedürünün Oluturulmasından sorumludur. Yönetim Kurulu Kamuyu Aydınlatma Politikasının ve Kamuyu Aydınlatma Prosedürünü Genel Kurulun bilgisine sunmakla yükümlüdür. Yönetim Kurulu aynı zamanda bu politika ve prosedürdeki deiiklikleri de Genel Kurulun bilgisine sunmakla yükümlüdür. Kamuyu Aydınlatma Politikasının ve Kamuyu Aydınlatma Prosedürünün uygulanmasından Yönetim Kurulu ve irket Üst Yönetimi sorumludur. Yönetim Kurulu irket yönetiminin Kamuyu Aydınlatma Politikası ve Kamuyu Aydınlatma Prosedürü çerçevesinde kamuyu bilgilendirip bilgilendirmediini de kontrol etmekle sorumludur. Yönetim Kurulu kamuya açıklanacak biligilerin içeriinden, doruluundan ve güvenliinden sorumludur. Yönetim Kurulu, sermaye piyasası araçlarının deerini etkileyebilecek henüz kamuya açıklanmamı bilgileri kendisine veya üçüncü kiilere menfaat salamak amacıyla kullanarak, sermaye piyasalarında ilem yapanlar arasındaki fırsat eitliini bozacak ekilde maddi yarar salamayı veya bir zararı bertaraf etmeyi yani içerden örenenlerin ticaretini engelleyici önlemleri almakla yükümlüdür. Yönetim Kurulu gerek Genel Kurulun gerekse pay sahiplerinin Genel Kurula katılma, soru sorma ve bilgi alma haklarını kolaylatıracak düzenlemeleri ve bilgilendirmeleri salamakla yükümlüdür. Yönetim Kurulu aynı zamanda denetçilerin ve özel denetçilerin bilgi alma hakkının kullanılmasını salayacak düzenlemeleri yapmak ve uygulanmasını salamakla da yükümlüdür.

5 Yönetim Kurulu bu görevi yerine getirmek üzere irket içinden ayrıca yönetici atayabilir. YETKLER Yönetim Kurulu, üst yönetim ve yönetim kurulunun görevlendirdii kiiler görevlerini yerine getirebilmek amacıyla aaıdaki yetkilere sahiptir: Her türlü ortam veya mecrada depolanan, saklanan ya da ilem gören tüm bilgi, muhasebe ilem ve kayıtları Yürürlükte olan tüm anlama ve sözlemeler irketin ortaklık yapısı, Yönetim Kurulu, Ana sözleme ve sözleme deiiklikleri irketin tüm Yönetim Kurulu Toplantıları, Genel Kurul Toplantıları, Toplantı Gündemleri, lanlar ve Toplantı Tutanakları Yasal olanlar da dahil olmak üzere irketin tüm faaliyetleri çerçevesinde hazırlamı olduu raporlar Yatırımcılara yönelik bilgi, belge ve kayıtlar GÖREVLER Yönetim Kurulu ve görevlendirdii yöneticiler; üçer aylık bilanço dönemlerinde irketin adresindeki internet sitesine aaıdaki bilgileri koymakla yükümlüdürler. Ortaklık Yapısı Ticaret Sicili Bilgileri Ana Sözleme Ana Sözleme deiikliine ilikin Ticaret Sicil gazetelerinin tarih ve sayısı Finansal Bilgiler Yıllık Faaliyet Raporları Periyodik Mali Tablo ve Raporlar, zahnameler, Halka Arz Sirkülerleri Genel Kurul Toplantılarının Gündemleri Son iki yıl Genel Kurul Toplantı Tutanakları Sermaye piyasası araçlarının deerine etki edebilecek önemli yönetim kurulu kararlarının toplantı tutanakları Sermaye piyasası araçlarının deerini etkileyebilecek nitelikteki bilgiye ulaabilecek konumdaki yöneticiler ve hizmet alınan dier kii/kurumların listesi Özel Durum Açıklamaları Vekaleten Oy Kullanma Formu Yatırımcı ilikileri ile ilgili bölümün adı, sorumlu kiilerin adı ve soyadı Yatırımcıların sıkça sorduu sorular ve cevapları Sermaye Piyasası Kurulu tarafından belirlenen ve belirlenecek dier konuları irket ticari sırlarına, irket güvenliine ve Grup Politikalarına aykırı olmamak kaydı ile kaydederler. irketin internet sitesinde kamuya açıklanacak periyodik finasal tablolar ve dipnotları mevcut mevzuat ve uluslararası muhasebe standartları çerçevesinde hazırlanmalı ve uygulanan muhasebe politikaları mali tablo dipnotlarında yer almalıdır. Periyodik Mali Tablolar ve dipnotları mevcut mevzuat ve uluslararası muhasebe standartları çerçevesinde baımsız denetim raporunda yer alan hususlar çerçevesinde düzeltilmelidir. irket tarafından kamuya açıklanacak Faaliyet Raporu, Sermaye Piyasası Kurulu Kurumsal Yönetim lkelerine ve mevzuata uygun hazırlanmalıdır. irket, sermaye piyasası araçlarının deerini etkileyebilecek henüz kamuya açıklanmamı bilgileri kendisine veya üçüncü kiilere menfaat salamak amacıyla kullanarak, sermaye piyasalarında ilem yapanlar arasındaki fırsat eitliini bozacak ekilde maddi yarar salamayı veya bir zararı bertaraf etmeyi yani içerden örenenlerin ticaretini engelleyici önlemleri almalıdır.

6 Yönetim Kurulu ve üst düzey yöneticiler kamunun aydınlatılmasına ilikin olarak basına basın bülteni, makale vs. röportaj verebilirler ve kamuyu ve menfaat sahiplerini aydınlatmak üzere toplantılar düzenleyebilirler. RKETE YÖNELTLECEK SORULARIN YANITLANMASI irket, pay sahipleri ve menfaat sahipleri tarafından yöneltilecek soruların cevaplandırılması için bavurulacak iletiim bilgilerini internet adresinde açıklar. irket, ayrıca sıkça sorulan soruları ve cevaplarını da internet adresinde açıklar. KAMUYU AYDINLATMA ARACI irket kamuyu esas olarak internet adresindeki sitesi vasıtasıyla bilgilendirecektir. Ancak irket kamunun basın veya dier yollarla da aydınlatılmasına karar verebilir. Yönetim Kurulu ve üst düzey yöneticiler kamunun aydınlatılması ilevini gerekli gördükleri zamanlarda basın veya dier yollarla gerçekletirebilirler. irketin internet sitesinde yayımladıı bilgi, belge ve dökümanların her hakkı saklıdır. Hiçbir bölümü veya paragrafı kısmen veya tamamen ya da özet halinde fotokopi, faks veya herhangi bir araç ve yöntemle çoaltılarak basılamaz, daıtılamaz, deitirilemez. Normal ölçüyü aan iktibaslar yapılamaz. Site kullanıcıları bu sitedeki bilgi ve dökümanları sadece bilgi edinme amacıyla kullanabilir. Sitedeki bilgi ve belgelerin deitirilmi suret veya kopyalarından irket sorumluluk kabul etmemektedir. irket sitesi ile balantılı veya dier sitelerdeki bilgi ve dökümanlardan sorumluluk kabul etmemektedir. irket web sitesinde yayınlanan bilgilerin güncel ve doru bilgilerle yayımlanmasını temin etmektedir. Bununla birlikte insan hataları, teknik veya dier faktörler nedeniyle hata veya bilgi eksiklii/yanlılıının veya güncellik yitirmesi, internet hatlarında problem vs. sözkonusu olabilecektir. irket olası problemleri önleyici tedbirleri almaya çalıacak ancak tedbirlere ramen oluacak zararlardan sorumluluk kabul etmeyecektir. irket siteye ulaılamamasından doan veya doacak zarar veya kayıplardan dolayı sorumluluk kabul etmez. Siteye ulaılamaması halinde menfaat sahipleri irkete yazlı ekilde bavurarak bilgi talebinde bulunabilirler. irket yazılı bilgi taleplerini en kısa sürede cevaplandırır. KAMUNUN AYDINLATILMASINA LKN USUL Kamunun aydınlatılması faaliyetleri Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası çerçevesinde gerçekletirilir. Pay sahipleri ve tüm menfaat sahipleri; irkete yöneltecekleri soruları yazılı olarak bildirmelidir. Söz konusu talepler irketin Fahrettin Kerim Gökay Cad. No: Küçükçamlıca / STANBUL adresine mektupla veya irketin faks numarasına yazılı olarak yapılmalıdır. irketimiz nezdinde kamunun aydınlatılması faaliyetlerinden Mali Kontrol Müdürü Esra Çallak, Grup Müdürü Tülay Vidinel ve finanstan sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Selmin Çaatay yetkili ve sorumludur. letiim Bilgileri: Tel : Faks : esra_callak@avivasigorta.com.tr tulay_vidinel@avivasigorta.com.tr selmin_cagatay@avivasigorta.com.tr irket menfaat sahiplerinin sorularını yazılı olarak irket politikası ve bu prosedür esasları ve prensipleri çerçevesinde cevaplandırır. Pay sahipleri ve menfaat sahipleri irkete ait belgeleri genel kurulun açık izni ve yönetim kurulu kararı ile tetkik edebilir. Bu tetkikat neticesinde incelenen ticari defter ve belgelerden örenilecek sırlar hariç olmak üzere hiçbir ortak irketin iç sırlarını örenmeye yetkili deildir. Ortaklar ve menfaat sahipleri her ne ekilde olursa olsun

7 irkete ait iç sırlarını sonradan ortaklık hakkını kaybetmi olsalar veya sonradan menfaattar olmasalar dahi daima gizli tutmaya mecburdur. ETK KURALLAR irketimiz Aviva Sigorta A.. kurumsal yönetim ilkeleri kapsamında en yüksek standartları benimsemitir. Kurumsal Yönetim uygulamalarımız Aviva Sigorta A.. nin aaıda belirtilen etik kurallarına dayanmaktadır. Dürüstlük Eitlik Ahlakı Güvenilirlik Saygı Kurumsal Sosyal Vatandalık ÇERDEN ÖRENEBLECEK DURUMDA OLAN KLER irketimiz nezdinde içeriden örenilebilecek bilgilerin kullanımının önlenmesi için gerekli önlemler alınmı olup, irketimizin sermaye piyasası araçlarının deerini etkileyebilecek nitelikteki bilgiye ulaabilecek konumdaki yöneticileri ile hizmet aldıı dier kii/kurumlar üçer aylık dönemlerde hazırlanan faaliyet raporlarında sunulur. POLTKA VE PROSEDÜR DEKLKLER bu Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Politikası ve Kamunun Aydınlatılmasına likin Bilgilendirme Prosedüründe Yönetim Kurulu Kararı ile deiiklik yapılır.