1-Birim Görev Tanımları FAKÜLTE SEKRETERİ

Transkript

1 1-Birim Görev Tanımları FAKÜLTE SEKRETERİ 1- a) Fakülte Sekreteri Dekana bağlı olarak çalışır ve Fakülte idari yönetim yapısının sorumlusudur. Fakülte Sekreteri bağlı idari birimlerin uygulamalarından sorumludur. b) Fakülte Sekreteri birim sorumluları (veya şefleri), memurlar ve yardımcı hizmet personelinin çalışma esaslarını, görevleri, görevlileri ve görev yerlerini tayin ve tespite, gerektiğinde görev değişikliğine, her seviyedeki personelini denetlemeye yetkilidir. c) Fakülte Sekreteri Dekanlığın bütün kurullarında raportörlük görevi yapar, ve alınan kararların yazılmasını ve uygulanması amacıyla ilgili birimlere yönlendirilmesini sağlar. 2- Fakülte Sekreteri, İdari Personelin disiplin amiridir. 3- Disiplin soruşturması açar veya açtırabilir. 4- Fakültelerde Fakülte Sekreteri Gerçekleştirme Görevlisidir. Bütün ödemelerden sorumlu olup, muhasebe kayıtlarının tutulmasını sağlar. 5- Enstitü Sekreteri Mali işler Bürosu (Muhasebe Bürosu) vasıtası ile her türlü hesap isini, her seviyedeki personelin özlük haklarıyla ilgili tahakkuk işlemlerini yapar; ilgili evrakı düzenler. 6- Fakülte içinde ödemeyi gerektiren "Adı ne olursa olsun komisyon veya kurul gibi bir organ yada, bir görevli tarafından düzenlenen, keşif, hakediş, tutanak, rapor, karar e benzeri belgelere dayanılarak yapılan ödemelerde Sayıştay'ca saptanacak sorumluluğa Gerçekleştirme Görevlisi katılır. 7- Ödeneklerin zamanında ve yerinde kullanılmasından giderlerin gerçek gereksinme karşılığı olmasından, programlanmış hizmetlerin zamanında yerine getirilmesinden sorumludur. 8- Günlük Bilgisayar Ortamında Resmi Gazete yi taramak ve ilgili konularda Resmi Gazete çıktılarını almak, değerlendirerek rapor hazırlamak ve gereği için ilgili birimlere yönlendirmek, 9- Günlük Fakülte Sekreterliği ni ilgilendiren yazışmaları yaptırmak, 10- Fakülteye gelen afişlerin Yönetimden izin alınmak kaydıyla ilan edilmesini sağlamak, 11- Genel İdari Hizmetler Sınıfı personelinin günlük devam-imza çizelgelerini takip etmek. 12- Fakülte Sekreteri, öğrenci belgesi, askerlik tecil belgesi, mecburi hizmet belgesi, görev belgesi, evrak sureti ve benzeri resmi evrakı onaylamaya yetkilidir. 1

2 FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ SEKRETERİ Fakülte Sekreterliği nde Görevli Memurun : 1- Fakülte Kurul Kararlarının yazılması ve karar örneklerinin birimlere teslim edilmesi, (3 nüsha halinde) Fakülte Kurul Kararlarının muhafaza edilmesi; - Fakülte Sekreterliğinde muhafaza edilmesi, (Ciltlenmiş şekilde) - Fakülte Sekreterliğinde Dosyaya Takılması (Arşive verilmek üzere) 3 nüsha halinde karar örneklerinin çıkarılması, 2- Fakülte Yönetim Kurulu Kararlarının yazılması ve karar örneklerinin birimlere teslim edilmesi (3 nüsha halinde) Yönetim Kurul Kararlarının muhafaza edilmesi için; - Fakülte Sekreterliğinde muhafaza edilmesi, (Ciltlenmiş şekilde) - Fakülte Sekreterliğinde Dosyaya Takılması (Arşive verilmek üzere) 3 nüsha halinde karar örneklerinin çıkarılması, 3- Fakültenin diğer kurumlarla ya da Fakülte içi yazışmalarla ilgili Fakülte Sekreterinin vereceği görevleri yapmak, (Rektörlük, Birimler ve Diğer Kurumlar) 4- Yapılan yazışmaların ilgili dosyalara takılması, 5- Yönetim birimiyle diğer birimleri arasında koordineyi sağlamak, 6- Günlük Bilgisayar Ortamında Resmi Gazete yi taramak ve ilgili konularda Resmi Gazete çıktılarını almak, değerlendirerek rapor hazırlamak ve gereği için ilgili birimlere yönlendirmek, 7- Fakülte Kurulu ve Yönetim Kurulu Toplantılarının gündemlerini yazmak, Intranet ten duyurmak, toplantı sonrasında kararları yazmak ve karar örneklerini almak, Fakülte Kararlarını Karar Defterine İşlemek, 8- Günlük Fakülte Sekreterliği ni ilgilendiren yazışmaları yapmak, 9-Fakülte Sekreteri nin sekreterlikle ilgili işlerini yapmak (telefon bağlamak, konuk ağırlamak v.b.) 10- Fakülte Birim Atölyelerinin öğrencilerin kullanımı için verdikleri malzemelerin Fakülteden çıkış ve geri dönüş formlarının fotokopilerini almak ve takibini yapmak, 11- Fakülteye gelen afişlerin Yönetimden izin alınmak kaydıyla mühürlenerek ilan edilmesini sağlamak, 12- Genel İdari Hizmetler Sınıfı personelinin günlük devam-imza çizelgelerini düzenlemek 13- Fakültemizde yapılan soruşturmalarda ara sıra katip olarak görev yapmak. 14.Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 2

3 PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ 1- Akademik ve İdari Personel Terfi İşlemleri (Kademe-Derece) 1.1. Her ayın ikinci haftası akademik ve idari personelin terfileri kontrol edilir 1.2. Yapılan terfiler kadro defterine işlendikten sonra bir örneği üst yazı ile Rektörlüğe sunulur 1.3. Yapılan terfiler kadro defterine işlenir 1.4. Yapılan terfiler personelin maaşlarına işlenmek üzere Mutemetliğe verilir Yapılan terfiler personelin dosyalarına kaldırılır Sayılı Kanuna Göre Yapılan Görevlendirmeler 2.1. Görevlendirilmesi yapılacak olan akademik personelin görev yaptığı bölümden görüş alınır Olumlu bölüm görüşü alındıktan sonra Fakülte Yönetim Kuruluna sunulur 2.3. Fakülte Yönetim Kurulu kararı alındıktan sonra uygun görüş için Rektörlüğe sunulur 2.4. Rektörlük uygun görüşü geldikten sonra ilgili bölümüne bilgi verilir Yapılan yazışmalar ilgili akademik personelin dosyasına kaldırılır Ayrıca başka kurumlarından gelecek öğretim elemanları 31.md. gereğince öğretim elemanının talebi doğrultusunda ilgili Bölümlerden görüş alındıktan sonra Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile birlikte Rektörlüğe görevlendirilmenin yapılabilmesi için yazılır. 3- Akademik Kadroların İlanı İçin Yapılan İşlemler 3.1. Rektörlüğün talebi doğrultusunda Anabilim Dalı Başkanlıklarının kadro taleplerinin olup olmadığına ilişkin Bölüm Başkanlıklarından görüş istenir 3.2. Bölümlerden gelen görüşler Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülür ve Anabilim Dallarının kadro durumları dikkate alınarak karara bağlanır 3.3. Akademik kadro talepleri Yönetim Kurulu Kararı ve Bölüm Kurul Kararları ile birlikte Rektörlüğe sunulur 3.4. İlan edilmesi uygun görülen kadrolar ilan edilerek Fakültelere bildirilir İlan edilen akademik kadrolara ilişkin Bölüm Başkanlıklarına duyuru yapılır ve 15 gün süre ile başvurular kabul edilir Başvuruların bitiminden sonra bilim jürisi oluşturularak aday dosyaları jüri başkanına iletilerek ön değerlendirme ve sınav sonuçlarının bildirilmesi istenir.(arş. Gör., Öğr. Gör. ve Uzman kadrosu için) 3.7. Sınav sonuçları adaylara bildirilir ve atanma için atama evrakları istenir Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile birlikte atama evrakları Rektörlüğe sunulur ve atama teklif edilir Ataması yapılan personelin kararnamesi geldikten sonra göreve başlatılması ile ilgili Tebellüğ Belgesi düzenlenmesi Rektörlüğe göreve başlama yazısının yazılması Atandığı Bölüm Başkanlığına göreve başlama yazısının yazılması Kişinin kendisine yazı yazılması Akademik kadrolardan öğretim görevlisi, araştırma görevlisi ve uzman kadrolarının ilan işlemleri Fakülteler tarafından gerçekleştirilir. Yardımcı doçent, doçent ve profesör kadrolarının başvuru dosyaları Rektörlük tarafından kabul edilir ancak, yardımcı doçent kadrosunun sınav süreçleri Dekanlıklar tarafından sonuçlandırılır. 4- Öğretim Görevlileri, Araştırma Görevlileri ve Uzmanların Görev Süresi uzatmaları ile ilgili işlemler 4.1. Her ayın ilk haftası ilgili akademik personelin görev süreleri kontrol edilir Görev yaptığı bölüm başkanlığından ilgili öğretim elemanının çalışmaları ve etkinliklerini gösteren faaliyet raporu ile birlikte İlgili Bölüm Başkanlığının görüşü istenir 4.3. Onay için Fakülte Yönetim Kuruluna sunulur. 3

4 4.4. Atama kararnamesi hazırlanarak Dekanlığın görüşü ile birlikte Rektörlüğe sunulur Rektörlükten Atama Kararnameleri onaylanıp geldikten sonra yapılan yazışmalar ilgili öğretim elemanın dosyasına kaldırılır. 5- Yardımcı Doçentlerin 3 Yılda Bir Kez Görev Süreleri Sona Erdiği İçin Yeniden Atanma İşlemlerinin Yapılması 5.1. Süre uzatım süresinin iki ay öncesinden ilgili kişiye süre uzatım tarihi hatırlatılarak yeniden atama dosyası hazırlaması ve Dekanlığa iletmesi istenilir Yeniden atama için jüri Yönetim Kurulunda oluşturularak karara bağlanır Yeniden atama için hazırlanan dosyalar jüriye iletilir Jüriden gelen raporlar Yönetim Kurulu kararı ile birlikte Rektörlüğe sunulur Rektörlükten gönderilen yeniden atama kararnamesi ilgili Bölüm Başkanlığına ve ilgili öğretim üyesine iletilir ve evraklar dosyaya kaldırılır. 6- Her Yıl Temmuz Ayında Akademik Personel Sicil Raporları Hazırlanır 6.1. Rektörlükten gelen talep doğrultusunda Akademik personelin sicil rapor formları hazırlanır, 6.2. Hazırlanan fotoğraflı formlar onay için Dekana sunulur 6.3. Dekan tarafından Doldurulan formların gizlilik kuralına uygun olarak eksiklik olup olmadığı kontrol edilerek Rektörlüğe üst yazı ile sunulur. 7- Akademik ve İdari Personelin Yıllık İzin İşlemleri 7.1. Her yıl ocak ayında iki yıl öncesinden kalan izinler silinerek yeni yılın izni eklenir 7.2. Birimimize gelen Onaylanmış olarak Birimimize gelen izin dilekçeleri kişilerin izin dosyasına işlenir ve dilekçeleri izinler dosyasına kaldırılır 8- Akademik ve İdari Personelin Rapor ve İstirahat İşlemleri 8.1. Personelin sağlık raporları Birimimize ulaştırıldıktan sonra bir örneği maaş mutemetliğine verilerek izin dosyasına bilgi olarak işlenir 8.2. Akademik Personelin ise ayrıca ilgili bölümüne yazı ile bilgi verilir Uzun süreli sağlık raporları Rektörlüğe bildirilir 8.4. Rapor personelin özlük dosyasına kaldırılır 9- Akademik ve İdari Personelin Kimlik ve Yaka Kartlarının Düzenlenmesi İşlemleri 9.1. Göreve yeni başlayan personele ilişkin bilgileri içeren form doldurularak Rektörlüğe kimlik çıkarılması için yazı yazılır 9.2. Unvan değişiklerinde personele ilişkin bilgileri içeren form doldurularak Rektörlüğe yeni kimlik çıkarılması için yazı yazılır 9.3. Personelin kimliğini kaybetmesi durumunda bilgileri içeren form doldurularak Rektörlüğe yeni kimlik çıkarılması için yazı yazılır 10- İdari Personelin Adaylıktan Başlayarak Asaletinin Onaylanmasına Kadar Yapılan İşlemler Göreve yeni başlayan aday personel göreve başladıktan yaklaşık bir yıl içerisinde Rektörlük tarafından hizmet içi eğitime alınarak sonucunda sınava tabi tutulur Aday personelin staj eğitimi Fakültede yaptırılır Başarılı staj yapan, olumlu sicil alan, hizmet içi eğitim ve yazılı sınavın sonucunda başarılı personelin asaleti onaylanması için Rektörlüğe teklif sunulur Son olarak Rektörlükten adaylığın kaldırıldığına ilişkin kararname ve yazı gelerek adaylık işlemleri sonuçlandırılır. 11- Akademik ve İdari Personelin Emeklilik İşlemleri 4

5 11.1. Emekli olmak isteyen akademik ve idari personel dilekçe ile başvuruda bulunduktan sonra, gerekli belgeler hazırlanarak Rektörlüğe onay için sunulur. 12- Akademik ve İdari Personelin Öğrenim Durumu Değişikliği Öğrenim durumunda değişiklik olan personelin öğrenim belgesi terfi işlemleri için Rektörlüğe sunulur Öğrenim durumunda değişiklik olan Yardımcı Hizmetler Sınıfı personelinin terfi işlemleri Birimimiz tarafından yapılarak Rektörlüğe yazılı olarak bilgi verilir 13- Akademik ve İdari Personelin Medeni Durum Değişikliği Medeni durum değişikliğinden dolayı soyadı değişiklikleri Rektörlüğe bildirilir 14- Akademik ve İdari Personelin Kadrolarında Meydana Gelen ve Gelebilecek Tıkanıklıkların Önlenmesi Amacıyla Yılda Bir Kez Ayrı Ayrı Dönemlerde Çalışmalar Yapılarak Rektörlüğe Sunulması. (İPTAL-İHDAS) Akademik ve idari personelin kadrolarında meydana gelen tıkanıkların giderilmesi amacıyla teklifimiz olup olmadığının bildirilmesi için Rektörlükten yazı gelir Kadro tıkanıklarının tespiti için kadro defteri incelenerek değişiklik teklifleri Rektörlüğe sunulur Rektörlük tarafından değiştirilmesi uygun bulunan kadrolara ilişkin yeni kararname düzenlenerek Dekanlığımıza gönderilir Dekanlığımıza gelen yeni kararnameler kadro defterine, işlendikten sonra ilgili kişiye de bir örneği gönderilir 15- Disiplin Soruşturması İşlemleri ve Soruşturma Süresinin İzlenmesi Akademik ve ya idari personel için verilen şikâyet dilekçeleri Dekanlık tarafından incelenerek disiplin soruşturması açılıp açılmayacağına karar verilir Disiplin soruşturması açılmasına karar verilen durumlar için Dekanlık tarafından soruşturmacı tayin edilir Soruşturmacı tayin edilen personele birimimiz tarafından görevlendirilme yazısı yazılır ve soruşturma sonucunun Dekanlığımıza bildirilmesi istenir Hakkında disiplin soruşturması yapılan personele yazı ile bildirilerek söz konusu karara bir hafta içerisinde itiraz etme hakkının bulunduğu hatırlatılır Disiplin soruşturması sonucu Rektörlüğe bildirilir Sayılı Kanun'un, 34. Maddesi uyarınca Fakültemizde görev yapan Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı ile ilgili işlemi Fakültemizde çalışmak isteyen öğretim elemanı için Anabilim Dalı veya Bölüm Başkanlıklarından gelen talep Fakülte Yönetim Kurulun sunulur Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alındıktan sonra Rektörlüğe üst yazı ile sunulur Rektörlükten gelen uygun yazısı ilgili bölüme bildirilir Yapılan yazışmalar ilgili dosyaya kaldırılır. 17- Bölüm ve Anabilim Dalı Başkanlarının Görev Sürelerinin Takip Edilmesi Bölüm ve anabilim dalı başkanlarının görev süreleri bitmeden ilgili bölüm ya da anabilim dalına birimimiz tarafından yazı yazılarak seçilen yeni Bölüm/Anabilim Dalı başkanın isminin bildirilmesi istenir İsmi bildirilen yeni Bölüm/Anabilim Dalı başkanının atamasının onaylanması için Rektörlüğe yazı yazılır Görevlendirilmesi Rektörlük tarafından onaylanan Bölüm/Anabilim Dalı başkanlığına ilişkin yazı ilgili Bölüm Başkanlığına yazı ile bildirilir Sayılı Kanun gereğince Mal Bildirimi İşlemi yılda bir veya değişiklik oldukça yapılan Mal Bildirim Beyannameleri Rektörlüğün talimatı doğrultusunda Akademik ve İdari Personele üst yazı ile bildirilir. 5

6 18.2. Gelen Mal Bildirim Beyannameleri üst yazı ile Rektörlüğe gönderilir YHS Personelinin beyannameleri ise özlük dosyalarına kaldırılır. 19- Fakültemiz Komisyonlarının Takibi ve Üyelikle İlgili İşlemlerin Organizasyonu Komisyon üyelerinin görev süreleri kontrol edilir. Görev süresi sona eren veya görevden ayrılan üye varsa tespit edilir Üyenin devam edip etmeyeceği yada yerine yeni bir üye isminin bildirilip bildirilmeyeceği sorulur Yeni üye ismi tespit edilir veya aynı üye seçilmişse Onay için Fakülte Yönetim Kurulu na sunulur Onay alındıktan sonra ilgili komisyon başkanına ve eski ve yeni üyeye bilgi verilir Yazıların birer örneği ilgililerin dosyalarına konulur 20- Öğretim Elemanlarının Pasaport Taleplerine İlişkin Formların Doldurulma İşlemleri Birimimizde bulunan Görevlendirilme ya da Hususi Pasaport Formları doldurulur Doldurulan formlar Fakülte Sekreterine onaya çıkarılır Formlar Rektörlük tarafından onaylanmak üzere ilgili personele teslim edilir 21- Fakülte İçi duyuruların yapılması işlemi 21.1 Rektörlükten veya başka kurumlardan gelen yazıların tamim veya intranet ortamında Akademik ve İdari Personelin bilgisine sunulması. 22- Faaliyet Raporları ile İlgili İşlemler 22.1 Rektörlükten gelen yazı doğrultusunda Faaliyet Raporlarının hazırlanması amacıyla Dekan tarafından öğretim elemanı görevlendirilir Hazırlanan faaliyet raporları onaylandıktan sonra Rektörlüğe gönderilir. 23. Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 6

7 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Fakülte Sekreterine bağlı olarak; Öğrenci İşleri ile ilgili tüm işlerin düzenli, sağlıklı ve zamanında yürütülmesinden sorumlu olup aynı zamanda aşağıda belirtilen işlemleri yapmak ve öğrenci işleri biriminde çalışan personeli koordine etmek. 1.Öğrenci Ders Kayıt İşleri a) OİBS öğrencilerine kullanıcı adı ve şifre verilmesi b) Eski Programa Kayıtlı Öğrencilerin Ders Kayıt Formlarını düzenlemek. c) Af Kanunlarından Yararlanarak Başvuruda Bulunan Öğrencilerin Kayıt İşlemlerini Yapmak. 2. Öğrencilere Ait Belgelerin Çıkarılması a) Öğrenci Belgesi b) Transkript c) Öğrencinin talepleri doğrultusunda istenen belgeler (Askerlik belgesi, Yabancı Uyruklu Öğrenci Emniyet Bilgi Formu, Yurtdışına çıkış Pasaport muafiyet belgesi) 3.Ders Programı a) Bölüm Başkanlıklarından Gelen ve Fakülte Kurulunda Kabul Edilen Lisans Derslerine Ait Ders Programlarını hazırlayıp Intranet ten ve Web Sayfamızda duyurmak b) Derslerin düzenli ve zamanında yürütülmesini (Mikrofon ve Bilgisayar Anahtarlarını Vermek, Projeksiyonların Kontrol Edilmesi, Sınıfların Açılış ve Kapanışlarını vb.) sağlamak. 4.Sınav ve Gözetmenlik Programı a) Ara Sınav, Mazeret Sınavı ve Dönem Sonu Sınavı ve Gözetmenlik Programını ilan etmek b) Sınav tutanaklarını hazırlama, sınav saatleri öncesinde ve sonrasında teslim alınması c) Sınavların sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak d) Sınav Sonuçlarının Fakültemizde ilan edilmesi işlemlerini yapmak e) Sınav kağıtlarını usulüne uygun bir şekilde teslim almak, Birimde Üretilen Evrakın Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) ne Göre Arşivlenip saklanmasını sağlamak. 5. OİBS dışında kalan öğrencilerin ders seçim formlarını teslim alıp dosyalarında muhafaza etmek. 6. OİBS dışında kalan öğrencilere Geçici Mezuniyet Belgesi düzenlemek 7.OİBS dışında kalan öğrencilerin sağlık karnelerine hologram yapıştırmak 8.Öğrencilerin kimlik kartlarına Akademik Yıl Pulunu yapıştırmak 9. Öğrencilerin Paso İle İlgili İşlemlerini Yürütmek. 10.Öğrencilerden gelen dilekçelere (maddi hata vb.) cevap vermek 11.Kısmi zamanlı çalışma bursu alan öğrencilere ait puantaj tablolarının oluşturulması ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilmesi. 12.OİBS dışında kalan öğrencilerden mezun olanların diploma defterine işlenmesi ve diploma hazırlanması 13.Hazırlanan diplomaların teslimi 14.Afla dönen öğrencilerin işlemlerini yapmak 15.Genel Yazışmalar (Üniversitemiz Rektörlüğünden ve çeşitli kurumlardan gelen yazışmaları yapmak) 16.Öğrencilerle ilgili duyuruları Fakültemiz panolarında ilan etmek 7

8 17.Periyodik yazışmalar (aylık gönderilen yazılar) 18.Disiplin İşleri ile ilgili yazışmaları yapmak 19. Öğrencilerin Kredi ve Burs İşlemleri İle İlgili Yazışmaları Düzenlemek. 20. Birimimizle ilgili tüm faaliyetler sistematik bir şekilde yürütüldüğü için karmaşık olmamakla birlikte tüm işlemler mevzuatta belirtildiği şekilde yürütülmektedir. 21. Mezuniyet Bilgi Formlarının kontrol edilmesi ve danışman hocaların imzalattırılarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesini sağlamak. 22. Erasmus a gidecek öğrencileri ile ilgili işlemleri yürütmek ve takibini yapmak. 23.Fakülte içi ve fakülte dışında Yaz Okulunda ders alan öğrencilerin yazışmalarını yapmak. 24. Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 8

9 MALİ İŞLER BİRİMİ Fakültemizin Satınalma İşlemlerinin Yapılması, 1- Fakültemizin her türlü mal ve hizmet ihtiyaçlarını karşılamak için 4734 Sayılı İhale Kanunu gereğince mal veya hizmet satın alma işlemlerinin yapılması 2- Doğrudan Temin Usulüne göre yapılan satın alma işlemlerinde izlenilen yol; a.taleplerin alınması b.yaklaşık maliyetin çıkartılması c.harcama Yetkilisinin onayı d.firmalardan teklif toplanması e.piyasa fiyat araştırma tutanağının doldurulması f.mal teslim alındığında veya hizmet alındığında muayene komisyon raporunun düzenlenerek komisyon üyelerine imza ettirilmesi g.teslim alınan mallara ait taşınır işlem fişinin kestirilerek ambara alınmasını sağlamak h.firmanın kestiği faturaların KBS sisteminde ödeme emrinin hazırlanması ve gerekli belgelerin eklenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisine imzalatılması I.Hazırlanan ve imzalatılan ödeme emri belgeleri ve eklerinin kontrol edilerek A.Ü.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi 3-Fakültemizin telefon, elektrik, su ve doğalgaz bedellerinin ödenme işlemlerinin yapılması, 4-Avans ve kredi işlemleri yapmak, muhasebe işlem fişi düzenlemesi. 5-Birim ile ilgili günlük yazışmaları mevzuata uygun olarak yürütmek, Dosyalamak ve saklamak, 7-Birimin çalışma alanı ile ilgili yasa ve yönetmelik değişikliklerini takip etmek ve buna bağlı olarak gerekli uygulamaları başlatmak üzere zamanında Fakülte Sekreterliğine bilgi vermek, 8-Fakültemiz öğretim elemanlarının yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerini takip etmek, yolluk ve yevmiyelerini mevzuata uygun olarak ödenmesini sağlamak, 9-Birimde üretilen evrakın Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) ne göre arşivlenip saklanması. 10-Yıl içinde verilen bütçe ödeneklerini Fakültenin ihtiyaçları ve öncelikleri dikkate alınarak harcama kalemleri arasında aktarma yapmak, 11- Harcama Yetkilisi Mutemedi olarak avans ve kredi çekmek. 12-Bütçe hazırlama sürecini harcama birimleri düzeyine indirgeyerek; stratejik planlarda öngörülen öncelikli hedefler doğrultusunda Fakültemiz bütçesini hazırlanması ve mevzuat çerçevesinde uygulaması. 13-Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlaması, 14-Bütçenin hazırlanması, 15-Ayrıntılı harcama veya finansman programının hazırlanması, 16-Bütçe işlemlerini gerçekleştirmesi ve kayıtlarını tutulması, 17-Tüm harcama birimlerinin ödenek durumunun analiz edilmesi. 18- Akademik ve idari personelin yurtiçi geçici görev yollukları ile yurtiçi sürekli görev yolluklarının yolluk bildirimlerini, harcama talimatlarını ve Ödeme Emri belgelerini hazırlanması. 19-Tüm Ödeme Emri evraklarını tahakkuk işlemi bittikten sonra teslim tutanağı ile Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi ve dosyalayıp arşivlenmesi. 12-Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 9

10 A.Taşınır İşlemleri 1- Fakülteye alınan tüketime yönelik malzeme ve demirbaş malzemelerin Taşınır İşlem fişlerinin kesilerek depoya alınması 2- Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine gönderilmesi, 3- Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza edilmesi, 4- Ambar sayımım ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmesi, 5- Kullanılmayacak durumda olan demirbaş malzemelerin mevzuata uygun olarak kayıtlardan düşülmesini sağlamak, 6- Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim edilmesi, 7- Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlaması, 8- Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapılması, 9- Muayene Komisyonu, Kayıttan Düşme ve Hurda Komisyonu ve Değer Tespit Komisyonlarında görev yapacak personelin tespitini yaparak Fakülte Sekreterine sunmak. 10- Harcama Yetkilisi Mutemedi olarak avans ve kredi çekmek. 11- Bütçe hazırlama sürecini harcama birimleri düzeyine indirgeyerek; stratejik planlarda öngörülen öncelikli hedefler doğrultusunda Fakültemiz bütçesini hazırlanması ve mevzuat uygulaması. çerçevesinde 12- Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlaması, 13-Bütçenin hazırlanması, 14- Ayrıntılı harcama veya finansman programının hazırlanması, 15- Bütçe işlemlerini gerçekleştirmesi ve kayıtlarını tutulması, 16- Tüm harcama birimlerinin ödenek durumunun analiz edilmesi. 17-Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 10

11 BÖLÜM SEKRETERLİĞİ 1- Öğretim Üye ve Elemanlarının Görev Sürelerinin Uzatılması 1.1- Dekanlıktan gelen yazıya gelen kaydı vermek Bölüm Başkanını bilgilendirerek yazıya yapılacak işlem konusunda bilgi notu yazması ve parafını atması Öğretim üye ve elemanlarından Akademik Faaliyet Raporlarının istenmesi Görev süresi uzatılacak akademisyen Araştırma Görevlisi ise bağlı olduğu Anabilim Dalı Başkanının görüş yazısının yazılması Görev süresi uzatılacak Akademisyen Öğretim Görevlisi, Uzman, Okutman ise, bağlı olduğu Anabilim Dalı Başkanlığının Anabilim Dalı Kurul Kararı ve/veya Bölüm Kurul Kararı'nın yazılması Görev süresi uzatılacak Akademisyen Yardımcı Doçent ise, ilgili kişiden yayın dosyası istenerek bağlı olduğu Anabilim Dalı Başkanlığının Anabilim Dalı Kurul Kararı ve/veya Bölüm Kurul Kararı'nın yazılması Görev süresinin uygun görüldüğüne ilişkin Bölüm Görüşünün Dekanlığa yazılması Dekanlığa giden yazıya giden sayısı ve tarih vererek Fakültemizin Evrak Kayıt birimine iletmek 2- Öğretim Üye ve Elemanlarının Kongre, Konferans, Seminer, Kurs ve Diğer Yurtiçi ve Yurtdışı Görevlendirilme Yazıları 2.1- Dekanlıktan, öğretim üye ve elemanlarından gelen yazıya gelen kaydı vermek ve gerekli davet yazısı ve toplantı programlarının ilgili kişilerden istenmesi Bölüm Başkanını bilgilendirerek yazıya yapılacak işlem konusunda bilgi notu yazması ve parafını atması Bölüm Başkanının talimatı doğrultusunda Dekanlığa ve ilgili yerlere gerekli yazışmaların yapılması Dekanlığa giden yazıya giden sayısı ve tarih vererek Fakültemizin Evrak Kayıt birimine iletmek 3- Lisans Ders Programında Okutulacak Derslerin Belirlenmesi 3.1- Dekanlıktan gelen yazıya gelen kaydı vermek Bölüm Başkanını bilgilendirerek yazıya yapılacak işlem konusunda bilgi notu yazması ve parafını atması Okutulacak derslerin ve dersleri okutacak öğretim elemanlarının belirlenmesi için Akademik Kurul Toplantısını organize etmek Karar sonuçlarını Dekanlığa yazmak Dekanlığa giden yazıya giden sayısı ve tarih vererek Fakültemizin Evrak Kayıt birimine iletmek 4- Öğrencilerin Staj Yapmalarına İlişkin Düzenlemelerin ve Yazışmaların Yapılması, 4.1- Staj konusunda Dekanlıktan gelen yazıya gelen kaydı vermek Bölüm Başkanını bilgilendirerek yazıya yapılacak işlem konusunda bilgi notu yazması ve parafını atması. 11

12 4.3- Yazının Staj Koordinatörüne iletilmesi 4.4- Staj Koordinatöründen gelen cevap doğrultusunda Dekanlığa yazı yazılması 4.5- Dekanlığa giden yazıya giden sayısı ve tarih vererek Fakültemizin Evrak Kayıt birimine iletmek 5- Öğretim Üye ve Elemanlarının Kadro İlanlarının Yazışmalarının Yapılması 5.1- Dekanlıktan gelen yazıya gelen kaydı vermek Bölüm Başkanını bilgilendirerek yazıya yapılacak işlem konusunda bilgi notu yazması ve parafını atması İlan edilmesi istenen kadrolara ilişkin Anabilim Dalı Kurul Kararı ve/veya Bölüm Kurul Kararı yazılması 5.4- Dekanlığa giden yazıya giden sayısı ve tarih vererek Fakültemizin Evrak Kayıt birimine iletmek 6- Öğretim Üye ve Elemanlarının Her Türlü Malzeme Taleplerine İlişkin Yazışmaların Yapılması 6.1- Dekanlıktan gelen yazıya gelen kaydı vermek Bölüm Başkanını bilgilendirerek yazıya yapılacak işlem konusunda bilgi notu yazması ve parafını atması Bölüm Başkanının talimatı doğrultusunda Dekanlığa ve ilgili yerlere gerekli yazışmaların yapılması Dekanlığa giden yazıya giden sayısı ve tarih vererek Fakültemizin Evrak Kayıt birimine iletmek 7- Lisans Öğrencilerinin Fakültemiz Dışındaki Kütüphanelerden Yararlandırılabilmesi 7.1- Öğrencinin Fakültemiz dışındaki kütüphanelerden yararlandırılabilmesi için dilekçe ile Bölüm Başkanlığına başvuru yapması 7.2- Dilekçeye gelen evrak kaydı verilip, Bölüm Başkanını bilgilendirerek ilgili Kuruma yazı yazılması 7.3- İlgili Kuruma yazılan yazıya giden evrak sayısı ve tarihi vererek yazıyı ilgili yere göndermek ve/veya öğrenciye vermek 8- Bölüm Başkanı ve Anabilim Dalı Başkanlarının Vekalet Yazılarının Yazılması 8.1- Bölüm Başkanı ve Anabilim Dalı Başkanlarının izinli veya görevli olarak Fakültemizde bulunmadıkları zamanlarda vekalet yazılarının yazılarak ilgili yerlere bilgi verilmesi Dekanlığa giden yazıya giden sayısı ve tarih vererek Fakültemizin Evrak Kayıt birimine iletmek 9- Bölüm Akademik Kurulu ve Bölüm Kurulu Toplantılarının Organize Edilmesi 9.1- Bölüm Akademik Kurulu ve Bölüm Kurulu Toplantılarının organize edilerek kararlarının yazılması Yazılan Kararlara üst yazı yazılarak giden evrak sayısı ve tarihi verilerek ilgili yerlere iletilmesi 10- Öğretim Üye ve Elemanlarına Ulaşmak, Görüşmek İsteyenlere Bilgi Verilmesi Öğretim üye ve elemanlarına ulaşmak, görüşmek isteyenlere bilgi verilmesi, ilgili kişilerle görüşmenin sağlanması 11- Öğretim Üye ve Elemanlarına İletilmek İstenen Her Türlü Materyalin İletilmesi Öğretim üye ve elemanlarına iletilmek istenen her türlü belge, kitap, CD ve benzeri materyallerin iletilmesi 12- Öğretim Üye ve Elemanlarının Öğrencilere İletilmesi İstenen Her Türlü Materyalin İletilmesi Öğretim üye ve elemanlarının öğrencilere iletilmesi istenen her türlü materyalin İletilmesi 12

13 13- Öğretim Üyelerince Talep Edilen Duyuruların Yapılması Öğretim üyelerinin talepleri doğrultusunda vermiş oldukları derslerin iptali ve gecikme durumlarının bildirir duyurularını ilan ederek, öğrencilere bilgi vermek 14- Öğretim Üyelerinin Geçmiş Dönemlere Ait İstedikleri Her Türlü Bilgi ve Belgenin Araştırma Yaparak Bilgi Verilmesi Öğretim üyelerinin geçmiş dönemlere ait istedikleri her türlü bilgi ve belge için araştırma yaparak bilgi verilmesi 15- Bütün Evrakları BEYAS Dosyalama Sistemine Göre Düzenlemek Bütün evrakları BEYAS Dosyalama Sistemine göre düzenlemek. 16- Öğretim Üye ve Elemanlarının İzin Formlarının Düzenlenmesi Öğretim üye ve elemanlarının yıllık, mazeret ve diğer izinlerinin düzenlenerek formların Dekanlığa iletilmesi 17- Sosyal Bilimler Enstitüsüyle Yapılan Yazışmalar Enstitüden, Öğrencilerden, Öğretim Üye ve Elemanlarından Gelen Her Türlü Dilekçe ve Yazılara Gelen Kaydı Verilmesi, Anabilim Dalı Başkanının Bilgilendirilip Gerekli Yazı Akışının Takibi ve Yazışmaların Yapılması Enstitüye, Öğrencilere, Öğretim Üye ve Elemanlarına Yazılan Yazışmalara Giden Kaydı Verilmesi ve İlgili Yerlere İletilmesi Yüksek Lisans ve Doktora Programlarına, Özel Öğrencilik Programlarına Yapılan Başvuruların Alınması Yüksek Lisans ve Doktora Programlarına Alınacak Öğrenciler İçin Mülakat Jürisinin Oluşturulması, Sınav Tarih ve Yerlerinin Belirlenerek Sınavların Yapılmasının Sağlanması Doktora Yeterlik Sınavları İçin Jürilerin, Sınav Tarihi ve Yerinin Belirlenmesi, Jüri Üyelerinin Bilgilendirilerek Sınavın Yapılmasının Sağlanması, Sınav Sonuçlarının Doktora Yeterlik Kararlarıyla Enstitüyü Bildirilmesi Yüksek Lisans ve Doktora Tez Savunmasına Girecek Öğrencilerin Tez Jürilerinin Oluşturulmasına İlişkin Kararların Yazılması Yüksek Lisans ve Doktora Öğrencileri İçin Yapılan Her Türlü Sınav Evrakı ve Tutanaklarının Enstitüye Gönderilmesi Anabilim Dalımızda Dışardan Derslere Gelecek Öğretim Üye ve Elemanlarının Görevlendirilmelerine İlişkin Yazışmaların Yapılarak İlgili Birimlere Gönderilmesi Dışardan Ders Okutmak Üzere Gelen Öğretim Üye ve Elemanlarının Ek Ders Yükü Formlarının Hazırlanıp İlgili Yazışmalarının Yapılarak Enstitüye Gönderilmesi Yüksek Lisans ve Doktora Programlarımızda Okutulacak Derslerin ve Dersleri Okutacak Öğretim Üyelerinin Belirlenerek Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararlarının Yazılması Öğretim Üyelerinin Tez Danışmanlıklarını Yapmakta Oldukları Öğrencileri İçin Açacakları Uzmanlık Alan Derslerinin Belirlenerek Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararlarının Yazılması Yüksek Lisans, Doktora ve Uzmanlık Alanı Derslerinin Okutulacak Gün, Saat ve Dersliklerinin Belirlenerek İlgili Yerlere Programların İletilmesi, Duyurulması. 13

14 Yüksek Lisans ve Doktora Öğrencilerinin Tez Konu ve Danışmanlarının Belirlenmesine İlişkin Dilekçeleri, Ek Süre İstem Dilekçeleri, Tez Konu ve Danışmanı Değiştirme İstem Dilekçelerinin Alınarak Akademik Kurulda Görüşülmesi ve Akademik Kurul Kararlarının Yazılarak Dilekçelerin Birer Kopyası İle Enstitüye Gönderilmesi Ders Kayıt Yenileme İşlemlerini Yapmak, Evraklarını Düzenlemek ve Yazışmalarını Yaparak Enstitüye Gönderilmesini Sağlamak Anabilim Dallarınca Yapılacak Her Türlü Akademik Kurul Toplantısı ve/veya Diğer Toplantıların Organizasyonunu Yapmak Yüksek Lisans ve Doktora Öğrencilerine Her Konuda Danışmanlık Yapmak. 18- Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. ARŞİV BİRİMİ 1- Arşiv düzeninin sağlanması, 2- Taleplere göre dosya ve evrak çıkarma, 3- BE YAS ilgili bilgi ve güncelleme yapılması, 4- Yılsonu itibari ile bölümlerden ve idari bürolardan gelen doya ve klasörlerin düzenli bir şekilde yerleştirilmesi 5- İmha Komisyonu oluşturma. 6- BEYAS Koordinatörlüğü nün talepleri doğrultusunda Faaliyet Raporlarının hazırlanması. 7-Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 14

15 MUTEMETLİK BİRİMİ 1- Özel Sigorta ve Bireysel Emeklilik makbuzlarının takip edilmesi ve Maaş Programına girilmesini yapmak. 2- Akademik, İdari ve Sözleşmeli Personelin Maaşlarının ödeme evraklarının hazırlanmasının yapılması. 3- Ek ders ödeme evraklarının hazırlanmasının sağlanması. 4- Ek ders puantajlarının oluşturulması, kontrolü ve ödemesinin yapılması 5- Key ödemelerinin yapılması ve takip etmek. 6- İdari-Akademik ve sözleşmeli personelin işe giriş-işten ayrılış bildirgelerinin hazırlanması ve SGK ya bildirilmesinin sağlanması 7- İdari-Akademik ve sözleşmeli personelin sosyal güvenlik primlerinin SGK ya bildirimi ve ödenmesinin sağlanması 8- Nakil İlmühaberi için bilgi ve onay işlemi 9- İstifa eden, görevine son verilen veya ücretsiz izne ayrılan personele borç onayı hazırlama 10-Emekli kesenek takibi ve kontrolü 11-Maaşı takipli personelin icra takibi 12-Rektörlük yazışmaları 13-İdari ve Akademik personelin icra dosyalarının takibi ve İcra Müdürlüklerine ödenmesinin sağlanması 14- Aile yardımı beyannamesi ve takibi 15-Terfilerden doğan maaş farkı yapılması. 16-Yaz Okulu ekders puantajlarının oluşturulması, kontrolü ve ödemesinin yapılması 17-Personelin (Akademik ve İdari) çocuk yardımı ödeneğinin takibi 18-Dil tazminatı takibi. 19-Özel gider indirimi takibi. 20-Akademik ve idari personelin sendika kayıtlarının tutulması ve gerekli kesintilerin yapılarak sendika hesaplarına aktarılmasının sağlanması. 21-İdari ve Akademik personele öğlen yemeği hizmetinin sağlanması 22-Yemekhane işleyişi, fiziki eksiklerinin takibi ve giderilmesi 23-Yemek fişleri ile satılan yemek sayısının kontrolü 24-Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığından yemek fişi temini 25-Günlük yemek satış listelerinin oluşturulması 26-Ay sonlarında günlük yemek satış listelerinin, banka dekontları ile birlikte Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına iletilmesi 27-Birimde üretilen evrakın Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) ne göre arşivlenip saklanması 28-Fakültemiz stajyer öğrencilerinin ve ERASMUS programıyla Fakültemizde eğitim için gelen yabancı öğrencilerin Sosyal Güvenlik primlerinin SGK ya bildirimi ve ödenmesinin sağlanması. 29.Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 15

16 KÜTÜPHANE BİRİMİ A- Tasnif ve Sınıflama İşlemleri: 1- Kütüphane kullanıcılarının eğitim-öğretim programlanm destekleyecek nitelikteki kaynakların (kitap, süreli yayın ve kitap dışı materyal) seçilmesi, 2- Seçimi yapılan bu kaynakların temin edilebilmesi için, kaynaklara ait bilgilerin hazırlanması, 3- Hazırlanan belgelerin liste haline getirilip, kaynak teminini yapacak olan Ankara Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'na bildirilmesi, 4- Ankara Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'nca yapılan ihale sonucu, temin edilip birimimize ulaştırılan kaynakların kontrol edilmesi, 5- Kullanıcının hizmetine sunulacak kaynakların tasnif ve sınıflama işlemlerinin yapılması, 6- Kaynakların demirbaş listesine kaydının yapılması, 7- Tasnif ve sınıflama işlemlerinden sonra kaynaklara ait bibliyografik bilgilerinin kütüphane otomasyon sistemine aktarılması, 8- îşlemi yapılan kaynakların hizmet noktalarına yerleştirilmesi, 9- Ankara Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'nca lisans anlaşması yapılan online veri tabanlarının, kullanıcılara tanıtımı ve kullanımına dair bilgilerin verilmesi, 10-Lisansüstü programlanm başanyla bitirmiş öğrencilerin hazırlamış olduğu tezlerin tasnif ve sınıflama işlemlerinin yapılması, B- Süreli Yayınlar Birimi: 1- Kütüphane kullanıcılarının eğitim-öğretim programlarını destekleyecek, akademik alanda çalışmaların yapılmasını destekleyecek nitelikteki basılı süreli yayınların (dergi, gazete) seçilmesi, 2- Seçimi yapılan basılı süreli yayınları, teminini yapacak olan Ankara Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'na bildirilmesi, 3- Ankara Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı'nca temin edilip birimimize ulaştırılan basılı süreli yayınların kontrol edilmesi, 4- Basılı süreli yayınların tasnif işlemlerinin yapılması, 5- İşlemi yapılan basılı süreli yayınların raflara yerleştirilmesi, 6- Raflarda bulunan basılı süreli yayınların takibinin yapılması, C- Kullanıcı Hizmetleri: 1- Tasnif ve sınıflama işlemleri yapılan kaynakların kullanıcılara en doğru şekilde ulaşmasını sağlamak amacı ile kaynakların Dewey Onlu Sınıflama Sistemine göre raflara yerleştirilmesi, 2- Kullanıcıların kaynaklara en iyi şekilde erişimi sağlamak amacı ile günlük raf okumanın yapılması, 3- Kaynaklardan en uzun şekilde yararlanılmasını gözetmek amacıyla Ödünç Verme İşlemleri'nin yapılması, 4- Birimimizden daha fazla kullanıcıların yararlanılması amacı ile ödünç verilen materyalin takip işleminin yapılması, 5- Lisansüstü programlarını başarıyla bitirmiş öğrencilerin hazırlamış olduğu tezlerin, diğer kullanıcılara hizmetine sunulması, 7- Danışma hizmetlerinin yapılması. a-kaynak sağlama: Fakültemiz eğitim ve öğretimini destekleyecek, araştırmalara yardımcı olacak kitap ve benzeri koleksiyonu oluşturup araştırmacıları hizmetine sunarak derme geliştirilmiş (satın alma ve bağış yoluyla) yapılmış ve özelliklede sosyal bilimler alanına yönelik kitapların seçilmesine özen gösterilmiştir. Kitaplar satın alınırken isteklerin güncel olması ve sosyal bilimler alanındaki disiplinlere dikkat edilmiştir. b-kataloglama: Kütüphane gelen kitaplar Milas Otomasyon sistemine aktarılmış buradan okuyucun en kolay bir biçimde internet üzerinden kitaplara erişimi sağlanmıştır. c-okuyucu hizmetleri: Kütüphane kaynaklarında en verimli şekilde yararlanılmasını sağlamak için kullanıcıya uyum eğitimi yapılmış ve bunun sonucu olarak kullanıcın kütüphaneden en verimli şekilde yararlanılması sağlanmıştır. Ayrıca ödünç verilen kitabın takibinin yapılması ve kütüphaneler arası ödünç verme sisteminde gelen istekler doğrultusunda karşılanmıştır. D-.Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 16

17 TEKNİK HİZMETLER 1 Bina içerisindeki elektrik tesisatlarının çalıştırılması ve bakımının yapılması. 2 Bina içerisindeki su israfının önlenmesi adına lavabolara takılan sensörlü muslukların bakımının yapılması. 3 Bina içi ve çevre aydınlatma sistemlerinin kurulum bakım yenileme ve çalıştırılmasının yapılması 4. Bina içerisinde enerji tasarrufu çalışmalarına yönelik olarak akkor flamalı lambaların enerji tasarruflu lambalarla değiştirilmesi bunun için gerekli sensörlü armatürlerin takılması, dış cephe aydınlatmaları için projektörlerin ve fotosel tesisatlarının kurulması çalıştırılması ve bakımlarının periyodik olarak yapılması. 5. Bina içerisindeki telefon hatlarının yenilenmesi için ihtiyaç duyulan birimlere yeni hatların çekilmesi arızalarının giderilmesi ve periyodik bakımlarının yapılması 6. İnternet hatlarının kurulması ve bakımlarının yapılması 7. Fakülte içerisinde internet ihtiyaçlarının karşılanması için hatların çekilmesi, bilgisayar laboratuarına internet altyapısının kurulması, katlara yeni internet kabinlerinin yerleştirilmesi ile birlikte mevcut hatların yeni kabinlere aktarılması arızalı olanların değiştirilmesi dış cephedeki hatların bina içersine aktarılması gerekli kablo kanallarının ve yeni kabloların döşenmesi 8. Fakülte içerisinde ders ve konferanslarda kullanılmakta olan 2 adet sinema salonunda dersler ve konferanslar için ses ve görüntü sistemlerinin kurulması ve çalıştırılması 9. Fakülte dersliklerine ses ve görüntü sistemlerinin kurulması ve çalıştırılması 9. Asansör Bakım Çalışmalarında Gelen Firma Elemanlarına yardımcı olmak. 10.Aksaklıkları giderici önlemler almak, 11.Büyük arızaları İdare Amirine zamanında bildirmekle yükümlüdürler. 12.Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. 17

18 BİLGİSAYAR BAKIM ONARIM BİRİMİ 1. Fakültemizin tüm bilgisayar sistemlerinin bakım ve onarımı, yazılım ve donanım sorunlarının giderilmesi, gerekli programların yüklenmesi ve donanım sorunlarında arızalı parçaların değiştirilmesinin yapılması. 2- Fakültemizde ki tüm bilgisayar sistemlerinin internet bağlantılarını sağlama ve buna bağlı olarak çıkabilecek tüm sorunların giderilmesi ve kablolama işlemlerinin yapılması. 3. Fakültemiz öğrencilerine kablosuz internet hizmetinin sağlanması. 4. Fakültemiz idari birimlerinin bilgisayarla ilgili sorunlarını çözmek, (internet, Word, excell, Powerpoint programları vb.) 5. Laboratuvarda kullanılan bilgisayarların bakım ve arızalarının giderilerek güncellemelerin yapılması. 6. Dersliklerde bulunan bilgisayarların ve akıllı tahtanın bakım ve onarımlarının giderilerek güncellemelerin yapılması. 7. Optik okuyucu ile öğrenci sınav kâğıtlarının okutularak sonuçların çıkarılması. 8. Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. BİLGİSAYAR LABORATUVARI 1. Fakültenin İntranet (resmi yazışma sayfasının) sorumluluğu şifre verme, kullanıma açma ve düzenleme çalışmaları 2. Öğretim elemanları ve öğrencilere internet kullanımı sağlama 3. Bilgisayar Laboratuarında Yapılan Lisans derslerine başlangıç ve bitiş aşamasında yardımcı olmak, 4. Fakülte birimlerinin matbuu evraklarının düzenlenmesi baskı işlerini yapmak, 5. Fakülte sınav kağıtları ve Sınav sorularının çoğaltılması ve optik okuyucuda okutulması, 6. Tüm Fakülte Öğretim Elemanlarının Print işlerinin sağlanması ve yardımı, 7. Fakültemiz idari birimlerinin bilgisayarla ilgili sorunlarını çözmek, (internet, Word, excell, Powerpoint programları vb.) 8. Laboratuarda kullanılan bilgisayarların bakım ve arızalarını gidermek. 9 Fakülte birimlerinin intranet yazışmaları için ekleri tarayıp intranete aktarmak. 18

19 EVRAK KAYIT BİRİMİ 1. Ankara Üniversitesi Yazışma ve Evrak/Belge Kayıt İşletmeleri Yönergesi dikkate alınarak, Fakültemize Gelen ve Giden evrakların Bilgisayar ortamında ve yazılı olarak kaydını tutmak ve ilgili birimlere iletilmesinin sağlanması 2. Akademik ve İdari Personele gelen postaların dağıtımının yapılmasını sağlamak. 3 Gelen evrakları bilgisayara ve Gelen defterine kaydı yapılır. 4.Evrakları kaydolduktan sonra Fakülte Sekreterliğine ve Makama sunulur. 5.Makamdan gelen evraklar Havaleleri yapılan birimlere zimmet karşılığında teslim edilir. 6. Giden evrak ise Ait olduğu birimden cevap yazısı yazıldıktan sonra makama sunulur. 7.Giden evraklar geldikten sonra giden sayısı verilir ve ilgili makamlara gönderilir. 8.Gelen postaları Akademik ve İdari personele dağıtımı. 9.Fakülte içinde dağıtılacak evrakları zimmet karşılığında gerekli birimlere iletmesi. 10.Diğer Kurumlara gidecek evraklar dağılımını sağlamak ve imza karşılığında vermek. 11.Fakülte Sekreterinin eğitim ve öğretimin aksamaması için vereceği diğer işleri yapmak. DESTEK HİZMETLERİ BİRİMİ 1.Yrd. Hiz. Sınıfı Personeli; a) Öğretim elemanları ve memurlar ve öğrenciler den önce gelip görevli oldukları odaların temizlik işlerini (paspas-toz alma ve çöp) yapmak b) Temizlik işlerinden sonra Büro memurlarına yardımcı olmak. 2. Temizlik firması personeli; a) Görevli personel ve öğrencilerden önce gelip sorumlu oldukları odaların, sınıfların, koridorların,temizlik işlerini(paspas-toz alma ve çöp) lavabo ve tuvaletlerin temizlik ve hijyeniyle ilgili sıhhi eksikliklerini(sabun, kağıt, ernet vb.) tamamlayarak, bina çevresindeki atıkların toplanması ve çevrenin düzenlemesini yapmak. b) Her gün fakültenin bir katının veya atölye, sinema, derslik vs.nin cam-kapı-pencere gibi detaylı temizlik ve dizaynını yapmak. c) Binada yapılacak küçük çaplı boya, badana, tadilat gibi küçük çaplı işleri yaparak bununla ilgili taşıma ve temizlik işlerini yapmak. d) Mezuniyet, seminer, toplantı gibi aktivitelerin ön hazırlıklarını, ikram ve sunum hizmetleriyle, aktivite sonu temizlik işlerini yapmak. 19