1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI

Transkript

1 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Standart Kod KOS 1 1. Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç genelge yayımlandı. KOS (Aralık-2008) Hazırlanacak iç kontrol eylem planı hakkında üst yönetime bilgi verilecek, İç Kontrol Eylem Planı hazırlığı tüm birimlere ve tüm personele duyurulacaktır. Eğitim faaliyeti/ Çalışma toplantısı İKS İzleme ve hazırlama kurul/gruplarına sunum yapıldı. KOS İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve İç kontrol sistemi çalışmaları personel tarafından sahiplenilmeli ve devam etmektedir (İç Kontrol desteklenmelidir. ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Kamu İç KOS Kontrol Standartları Tebliği)Kamu iç kontrol rehberi İç kontrol sistemi ve işleyişi ve iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, kurumun web sayfasında bilgi verilmesi vs.) yapılacaktır. / Denetim Birimi İç -Web sayfası aracılığı ile duyuru. (Her İKS İşleyişinin izlenmesi devam etmektedir. (5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat bu genel şartın gereklerini karşılamaktadır.)ayrıa 2015 yılı Eylül ayında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından iç kontrol örnek uygula kitapçığı web adresinde yayımlanmıştır. KOS İdarenin yöneticileri iç kontrol 657 sayılı Devlet Memurları sisteminin uygulanmasında personele örnek KOS Kanunu (Md.10) olmalıdır. Yönetici personel, tutum ve davranışları, yapacakları örnek uygulamalarla iç İdari görevi kontrol siteminin uygulanmasında diğer tüm personele örnek olacaklardır. bulunan personel. Öngörülen kontrol eylemlerinin uygulanması. iç (Her Yönetici personel tarafından iç kontrol sisteminin uygulanmasına özen gösterilmektedir. KOS Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Kurumun yılları stratejik planı uygulamaya KOS Kurumun temel değerlerinin personel tarafından sahiplenilmesi sağlanacaktır. Etik Kurulu / konulmuştur. Üniversitemizde Etik Kurulu,Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu,Tıp Fakültesi KOS Klinik Araştırmlar Etik Kurulu bulunmaktadır. Üniversitemiz etik değerleri gözden geçirilerek, etik değerlere ilişkin eylem planının olup olmadığı, var ise faaliyetlerinin neler olduğu gözden Etik Kurulu / geçirilecektir.üniversitemize ait etik değerler ile ilgili standartlar oluşturulacak, tüm personele duyurularak benimsenmesi sağlanacaktır. Afiş, Büroşür, Web Sayfası Etik Yönergesi Etik Sözleşmeleri (Her Stratejik planda yeralan 10 temel değerin tanımlanması yapılarak üniversitemiz web sayfasında duyurulmuştur. 17/09/2015 tarihli oturumda Üniversitemiz Senatosunca Etik Yönergesi kabul edilmiştir ve uygulamaya konmuştur. Etik sözleşmesi personel tarafından imzalanmıştır sayılı Kamu Mali KOS Yönetimi ve Kontrol Kanunu Üniversitemiz stratejik planı, birim ve idare faaliyet raporu, performans programı, mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu, kamu /Harcama kurum/kuruluşlarına ve kurum içi birimlere dağıtılacak, ayrıca Kurum internet Birimleri sitesinde yayımlanacaktır. Rapor (Her İlgili mevzuatın öngördüğü standartta ve sürede basılı ve elektronik ortamda yayımlanmaktadır. KOS Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Kısmen uygulama mevcut olup, bir çok birim YKK'larını yayımlamaktadır. (5018 sayılı KOS Kanun, 5176 sayıl Kanun, 4982 sayılı Kanun, 4734 sayılı Kanun, 4735 sayılı Kanun) Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlanacak, faaliyetler ve toplantı kararlarının dürüstlük, açıklık ve hesap Genel Sekreterlik verebilirlik ilkeleri esas alınarak yürütülecek ve web sayfalarında Rapor yayımlanacaktır. (Her Faaliyet raporu, mali raporlar, senato kararları gibi bilgi ve belgeler web sayfalarında (yasal süreleri içersinde) yayımlanmaktadır. Dilek ve Şikayet Kutuları KOS Üniversitemiz içinde uygun yerlere dilek/şikayet kutusu konulacaktır. Genel Sekreterlik Araç/gereç Merkezi kafeterya girişi ile tüm hizmet binalarına dilek/şikayet kutusu konulmuştur. hizmet binalarına konmuştur KOS İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Bilgi edinme mevzuatı KOS uygulanmakta. Üniversitemiz hizmetlerinden yararlananların şikayet ve önerileri ilgili birimlerce Genel Sekreterlik Rapor değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır. (Her Şikayet ve öneriler söz konusu olduğunda gerekli önlemler alınmaktadır. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik. KOS Kurum genelinde yapılacak personele yönelik memnuniyet anket sonuçları değerlendirilerek, tespit edilecek eksikliklerin giderilmesi için gerekli önlemler alınacaktır. Genel Sekreterlik Anket (Her Yıl sonu itibari ile değerlendirilecektir. personele yönelik memnuniyet anketi yapılması planlanarak sonuçlar KOS 1.6 KBS, say 2000i, e-bütçesistemi, SGB.net sistemi, EBYS ve KOS DSPACE Programı 1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır 5018 sayılı Kanun, İç Kontrol Güvence Beyanı, İdare Faaliyet Raporu, Performans Programı, say2000i, e-bütçe sistemi ve SGB.net Sistemi. KOS Elektronik Doküman Yönetim Sistemi yazılımı oluşturulacak ve tüm harcama BİDB Bilgisayar yazılımı birimlerine yaygınlaştırılacaktır. Birim yöneticileri faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri alacaklardır. İşlem Süreçleri (Her Maliye Bakanlığınca oluşturulan KBS sistemi üzerinden iş ve işlemler yapılmakta ve EBYS sistemi tüm birimlerce kullanılmaktadır. Ayrıca Bilgi İşlem Daire Başkanlığının tarihli ve E sayılı yazısında belirtildiği üzere yönetim bilgi sisteminin alt birimlerden bilgi toplanmasını sağlayacak Bilgi Toplama Sistemi yazılımı Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca tarihi itibariyle tamamlanmıştır. Bu şart için mevcut durumda bulunan mevzuatlara ilişkin uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüş ve gerekli önlemler alınmıştır. Bununla birlikte söz konusu programların verimli ve güvenli kullanılması için birimlere zaman zaman bilgilendirme yapılacaktır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1

2 Kod KOS 2 2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 KOS 2.2 KOS 2.3 KOS 2.4 İdarenin misyonu Stratejik Planında belirlenmiş 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak KOS Üniversite misyonunun belirlenmesi. olup, web sayfalarında belirlenmeli, duyurulmalı ve personel yayılanmıştır. tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Web sayfalarında kısmen KOS yeralmaktadır Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak İç Kontrol Uyum Eylem Planı üzere idare birimleri ve alt birimlerince süreci çalışmaları devam KOS yürütülecek görevler yazılı olarak etmektedir. tanımlanmalı ve duyurulmalıdır İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve Görev dağılımı hemen hemen sorumluluklarını kapsayan görev dağılım bütün birimler tarafından KOS çizelgesi oluşturulmalı ve personele hazırlanmıştır. bildirilmelidir. Performans Programı,İdare 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması Faaliyet Raporunda olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel KOS görev dağılımı belirlenmelidir. Üniversitemiz teşkilat şeması yer almaktadır. Üst Üniversite misyonu ile idari ve akademik birimlerin misyonları çeşitli iletişim araçları ile duyurulması sağlanacaktır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere organizasyon şemasına uygun olarak idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanması, duyurulması sağlanacak ve birimlerin web sitelerinde yayımlanacaktır. Üniversitemiz birimlerindeki personelin görev dağılımı birim yöneticilerince yapılarak, yazılı olarak personele bildirilmesi sağlanacaktır. Üniversite ve bağlı birimlerin teşkilat şemaları ve fonksiyonel görev dağılımlarının güncellenmesi sağlanarak, birim ve faaliyet raporlarında yer verilecek ve web sayfalarında yayınlanması sağlanacaktır. Yönetim/ Stratejik Plan Stratejik plan ilgili tarihte yürürlüğe girmiştir. BİDB Akademik ve İdari Birimler Pano, web sayfası vb. Görev dağılım çizelgeleri,iş şemaları, duyuruların personele tebliği / Yazılı bildirim. Şema akış Üniversitemiz web sayfasında yayımlanmaktadır. Yeterli güvence sağlanması için birimlerce çalışmalar devam etmektedir. (Her (Her Birim amirlerince her mali yılın başında görev dağılımı yapılarak personele duyurulmaktadır yılı İdare Faaliyet Raporunda teşkilat şemamız yer almakta ve web sayfamızda yayımlanmıştır: 2016 yılında yeni kurulan birimlerimiz ile teşkilatı yeni oluşan birimler ilgili şemalarını oluşturarak sitelerinde yayımlamaları sağlanacaktır. KOS İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, Tüm birimler tarafından görev KOS hesap verebilirlik ve uygun raporlama dağılımı yapılmıştır. ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Üniversitemiz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak aşağıdan yukarıya doğru, gerçekleştirilecek bir raporlama Görev dağılımı Teşkilat kanunlarına uygun şekilde raporlama sistemi geliştirilmiştir. sisteminin geliştirilmesi sağlanacaktır. KOS 2.6 Birim yöneticileri tarafından 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin KOS Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkaracaktır. Resmi yazı. hassas görevler belirlenmiştir. yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele Hassas görevlere getirilecek duyurmalıdır. Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacaktır.hassas personel için kriterler KOS Resmi yazışma. görevlere getirilecek personel için kriterler oluşturulacaktır. oluşturulmuştur. Üniversite birimlerince hassas görevler belirlenip listeler çıkarılmıştır. Hazırlamayan birimler ise çalışmaları devam ettirerek hassas görevlere ilişkin listelerini tamamlayacaklardır. Ümiversitemiz birimleri tarafından hassas görevlere getirilecek personel için kriterler oluşturulmuştur.hazırlamayan birimler ise çalışmaları devam ettirerek hassas görevlere getirilecek personele ilişkin kriterler oluşturulacaktır. KOS Her düzeydeki yöneticiler verilen Bilgi Toplama Sistemi görevlerin sonucunu izlemeye yönelik KOS tamamlanmıştır. mekanizmalar oluşturmalıdır. Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımı gerçekleştirilecek ve her türlü evrakın BİDB Bilgisayar yazılımı izlenmesine imkan verecek şekilde dizayn edilecektir. Yazışma evraklarının takibi ve izlenmesi EBYS sistemi üzerinden yapılmaktadır.bilgi İşlem Daire Başkanlığının tarihli ve E sayılı yazısında belirtildiği üzere yönetim bilgi sisteminin alt birimlerden bilgi toplanmasını sağlayacak Bilgi Toplama Sistemi yazılımı Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca tarihi itibariyle tamamlanmıştır. KOS 3 3. Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS İnsan kaynakları yönetimi, Öğretim elemanı ve idari kadrolara yapılacak atamalar Merkezi yönetim bütçe kanunu, 657, 2547 ve 2914 idarenin sayılı Kanunlar, 124, 78 ve 190 sayılı amaç ve hedeflerinin Kanun gerçekleşmesini Hükmünde Kararnameler, KOS sağlamaya yönelik olmalıdır. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliğine göre yapılmaktadır. İnsan kaynakları şube müdürlüğü oluşturulacak ve her yıl birimler ile koordineli olarak idari ve akademik personel ihtiyacı belirlenecek. (3.8.1 Kod lu eylem ile bağlantılı) Akademik ve İdari Kadro cetvelleri Bu şart için mevcut mevzuat bulunmakla birlikte güvence sağlanması amacıyla eylem öngörülmüştür. KOS İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde Hizmet içi eğitim verilmektedir. KOS yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Her bir kadroda görev yapacak personel için gerekli olan asgari şartların Yönerge belirlenmesi sağlanacaktır. (Her Her bir personel için gerekli olan asgari şartlar ilgili mevzuattaki yönetmelikler esas alınarak belirlenmektedir. Yıl içerisinde hizmet içi eğitimler verilmesi sağlanacaktır GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2

3 Kod KOS Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. 657, 2547 ve 2914 sayılı Kanunlar, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Öğretim Üyesi Dışındaki Öğretim Elemanı KOS Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Üniversitemiz öğretim üyeliği kadrolarına başvuru koşulları ve uygulama ilkeleri. Mesleki yeterlilik gerektiren kadro ve görevler tespit edilerek, her görev için uygun personelin atanması veya görevlendirilmesi sağlanacaktır. İlgili birim Personel istihdamı, belirtilen kanun ve yönetmeliklere göre yapılmaktadır Mevcut duruma göre uygulama yapılmakta olup, mesleki yeterliliğin sağlanması için hizmet içi eğitimler yapılmaktadır. KOS , 2547 ve 2914 sayılı Kanunlar, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Öğretim Üyesi KOS Personelin işe alınması ile görevinde Dışındaki Öğretim Elemanı ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine Kadrolarına Naklen veya Açıktan uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. Personelin bireysel performansının ölçülmesini sağlayacak genel kriterlerin tespiti ve geliştirilmesi. İlgili birim Personel Perfarmans ölçme ve değerlendirme yönergesinin oluşturulması Üniversitemizde görev yapan idari personel yönelik Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirme Yönergesi tarihinde senotaca kabul edilmiş ve uygulamaya konulmuştur. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları KOS Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği. Mevcut personelin görevde ilerleme ve yükselmesinde "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği yönetmeliği"ne uyulacaktır. Görevde yükselme ve Unvan değeşikliği Sınavları (Her 2009 yılında yönetmelik çerçevesinde iki defa sınav yapılmıştır. KOS Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı Üniversitemiz Hizmet İçi belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim Yönergesi doğrultusunda faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve eğitimler düzenlenmektedir. gerektiğinde güncellenmelidir. KOS Tüm birimlerin görüşü alınmak sureti ile ihtiyaç duyulan konularda "Hizmet İçi Eğitim faaliyeti Eğitim" verilmesi sağlanacaktır. (Her Tüm birimlerden görüşler alınarak 2010 yılında hizmet içi eğitim yapılmak üzere hazırlıklara başlandı. KOS Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliği. Üniversitemiz Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirme Yönergesi KOS KOS Personelin Performans Değerlendirme Kriterleri belirlenerek ölçülmesi sağlanacaktır. Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede Değerlendirici bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecektir. yönetici Personel Perfarmans ölçme ve değerlendirme yönergesinin oluşturulması. Performans değerlendirmesi (Her Üniversitemiz senotosunca kabul edilen Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirme Yönergesi ile performans değerlendirme formları Personel Daire Başkanlığı web sitesinde yayınlanmış, yazı ile tüm birimlere duyurularak uygulamaya geçilmiştir 657 sayılı Kanunun 113 ve 114 üncü maddeleri gereğince her yıl sonunda personelin yeterliliği ve performansı değerlendirilmektedir. Üniversitemiz Yetkinlik Bazlı Performans Değerlendirme Yönergesi KOS Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten Değerlendirici sorumlu olan kişiye bildirilecek ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde yönetici bulunulacaktır. Sözlü veya yazılı bildirim. (Her 2015 Yıl sonu itibari ile yetersizliği ve eksikliği tespit edilen personel bulunmamaktadır Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin Üniversitemiz Yetkinlik Bazlı performansını geliştirmeye yönelik önlemler KOS 3.7 Performans Değerlendirme alınmalı, yüksek performans gösteren Yönergesi personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. KOS KOS Performans Değerlendirme Kriterlerine göre yüksek performans gösteren personel hakkında yürürlükteki mevzuatta yer alan ödül ve takdirnameye ilişkin Taktirname/Ödül hükümler objektif olarak işletilecektir. Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için personelin Değerlendirici çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya bilgi ve becerilerine uygun yönetici görevlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. Eğitim faaliyeti/ Görevlendirme (Her (Her Personel hakkında mevzuatta yer alan ödül ve takdirnameye ilişkin hükümler objektif olarak işletilmektedir. Yetersizliği tespit edilen personel bulunmamakla beraber, personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanacaktır. KOS Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Peresonel Daire Başkanlığı bünyesinde bulunan iki şube KOS müdürlüğünce yürütülmektedir Personel Dairesi Başkanlığı bünyesinde "İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğü"nün kurulması sağlanacaktır. İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğü Genel Sekreterlik/ fiziki mekan yetersizliği ve kadrosuzluk nedeni ile kurulamamıştır. Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı bünyesinde "İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğü'"ü kurularak, insan kaynakları yönetimine ilişkin çalışmalar yapılacaktır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 3

4 Kod KOS Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. 657, 2547 ve 2914 sayılı Kanunlar ve 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameler, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği. KOS Personel İstihdamı yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi konular yazılı olarak belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Genel Sekreterlik Web Sayfası ile duyuru (Her Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği'ne bağlı olarak uygulanmaktadır KOS 4 4. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 KOS 4.2 KOS 4.3 Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza KOS İş akış süreçlerindeki imza ve onay Yetkileri Yönergesi mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza KOS Yetkileri Yönergesi Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi, Harcama KOS Yetki devirleri, üst yönetici tarafından Yetkilileri Hakkında Genel belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen Tebliğ yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı Üniversitemiz Elektronik Belge olarak belirlenmeli ve ilgililere Yönetim Sistemi ve İmza bildirilmelidir. Yetkileri Yönergesi, Harcama KOS Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza 4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi Yetkileri Yönergesi, Harcama KOS ile uyumlu olmalıdır. Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ İmza ve onay mercileri İmza Yetkileri Yönergesi ile Üniversitemiz tüm birimleri Genel Sekreterlik Yönerge itibariyle belirlenecek ve personele duyurulacaktır. İmza Yetkileri Yönergesi her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek Genel Sekreterlik Yönerge ve değişiklikler ilgililere bildirilecektir. Üst yöneticinin de görüşleri alınmak suretiyle devredilen yetkinin sınırlarını Genel Sekreterlik Yönerge, yazı gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. Yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki devrinde Genel Sekreterlik yetki devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler gibi hususlara dikkat edilerek yapılacaktır. Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları ve yetki devrinin sınırları Genel Sekreterlik belirlenecektir. Yönerge, yetki devrine ilişkin yazılar Yönerge, yetki devrine ilişkin yazılar ve olurlar Gaziosmanpaşa Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi tarihinde yeniden düzenlenerek yürürlüğe girmiştir. KOS 4.4 Üniversitemiz Elektronik Belge 4.4. Yetki devredilen personel görevin Yönetim Sistemi ve İmza gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip Yetkileri Yönergesi, Harcama KOS olmalıdır. Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ Yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye yapılması Genel Sekreterlik sağlanacaktır. Yönerge, yetki devrine ilişkin yazılar ve olurlar KOS 4.5 Üniversitemiz Elektronik Belge 4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin Yönetim Sistemi ve İmza kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde Yetkileri Yönergesi, Harcama KOS yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki Genel Sekreterlik devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. Yönerge, yetki devrine ilişkin yazılar ve olurlar KULLANILAN RENKLERİN AÇIKLAMASI Tamamlanan eylemler yan eylemler Her yıl sürekli olan eylemler GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 4

5 2- RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart Kod RD 5 RD 5.1 RD 5.2 RD Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır İdareler, misyon ve vizyonlarını Stratejik Plan Mevcut. oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir (5018 sayılı Kanun, Kamu hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, İdarelirinde Stratejik RD izlemek ve değerlendirmek amacıyla Planlamaya İlişkin Usul ve katılımcı yöntemlerle stratejik plan Esaslar Hk. Yönetmelik, hazırlamalıdır. Stratejik Planlama Klavuzu) Cari yıl Performans Programları 5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet hazırlanmakta. (Kamu ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, İdarelerince Hazırlanacak RD performans hedef ve göstergelerini içeren Performans Programları Hk. performans programı hazırlamalıdır. Yönetmelik, Hazırlama Rehberi) Cari yıl bütçesi hazırlanmaktadır. ( OVP, 5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına OVMP, Bütçe Çağrısı, Bütçe ve performans programlarına uygun olarak RD Hazırlama Rehberi, Stratejik hazırlamalıdır. Plan, Performans Programı, e- bütçe sistemi) Gaziosmanpaşa Üniversitesi Stratejik Planı Yönetim Kurulu nun tarihli toplantısında 2013/ sayılı kararı;senato nun tarihli toplantısında 2013/ sayılı kararı ile Stratejik Plan kabul edilmiştir. Yılı performans programı hazırlanması için her harcama birimi kendi bünyesinde çalışma ekipleri oluşturarak "Birim Performans Programı"nı hazırlayarak, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinatörlüğünde "Üniversite Performans Programı" oluşturulacaktır. Performans Programı Yılı bütçesi stratejik planda yeralan amaç ve hedefler ile performans Kurum Bütçesi programındaki performans hedef ve göstergelerle uyumlu olarak hazırlanacaktır. Stratejik Plan hazırlanarak kamuoyuna duyurulmuştur. Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuatlar makul güvence sağlamaktadır. Cari yıl performans programı hazırlanmaktadır. Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuatlar makul güvence sağlamaktadır. Cari yıl kurum bütçesi hazırlanmaktadır. Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuatlar makul güvence sağlamaktadır. RD Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla 5018 sayılı Kanun, Birim ve RD belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu İdare Faaliyet Raporu sağlamalıdır. Harcama yetkilileri bütçe kanunu ile verilen ödeneklerini, stratejik plan ve performans programında yeralan yılı amaç ve hedeflere uygun olarak kullanacaklardır. Birim/İdare Faaaliyet Raporu Mali yılın bitimini izleyen 4 ay içinde raporlar hazırlanmaktadır. RD Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde İdare Stratejik Plan ve idarenin hedeflerine uygun özel hedefler RD Performans Programı. belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Her birim görev alanı çerçevesinde İdarenin hedeflerine uygun özel hedefler Birim Yöneticileri Rapor belirleyecek ve personeline duyuracaktır. Genel hedefler için mevcut durumda belirtilen düzenlemeler ve dökümanlar bulunmakla birlikte özel hedeflerin oluşturulması amacıyla eylem öngörülmüştür. RD İdarenin ve birimlerinin hedefleri, İdare Stratejik Plan ve spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve RD Performans Programı. süreli olmalıdır. Birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını Birim Yöneticileri Rapor sağlayacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir. Bu şart için mevcut durumda belirtilen düzenlemeler bulunmakla birlikte uygulamda makul güvence sağlanabilmesi için eylem öngörülmüştür. RD 6 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RD 6.1 RD sayılı Kanun, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç Kamu İç Kontrol Rehberi, ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Üniversitemiz Risk YönetimiYönergesi RD Üniversitemiz amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce birim risk koordinatörü ve en az 3 kişiden oluşacak birim risk yönetim İç Kontrol İzleme ekibi oluşturulacaktır. ve Yönlendirme Tüm birimler iş süreçlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit edecek, Kurulu bu risklerin belirlenmesinde denetçilerin ve yapılan diğer değerlendirmelerin bulgularından da yararlanılacaktır. Tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik birimlerce risk analizleri yapıldıktan sonra risk strateji belgesi hazırlanacaktır. Rapor -İç Den. Eylem Planı Birimi Başkanlığı Stratejik Plan uygulama yılı dir. Üniversitemiz Risk Yönetim Yönergesi 17/05/2015 tarihli oturumda senotaca kabul edilmiş ve buna göre tüm birimler dahil risk çalişması başlatılmıştır Üniversitemiz Risk Yönetimi Yönergesine göre risk kayıt formlarının hazırlanması çalışmaları başlatılmıştır.bununla ilgili risk formlarının hazırlaması ve iç kontrolle ilgili birimlere tarihinde seminer düzenlenmiştir. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1

6 Kod RD sayılı Kanun, Kamu İç 6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve Kontrol Standartları Tebliği, muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz Kamu İç Kontrol Rehberi, RD edilmelidir. Üniversitemiz Risk YönetimiYönergesi Oluşturulan risk belirleme ekipleri tarafından hazırlanan birim risk strateji belgesi ile İç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları İç Kontrol İzleme çerçevesinde İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından idarenin ve Yönlendirme riskleri belirlendikten sonra, İdare Risk Strateji Belgesi hazırlanıp Üst Kurulu Yöneticiden alınan Olur doğrultusunda yürürlüğe girecektir. Rapor Üniversitemiz Risk Yönetim Yönergesi doğrultusunda birimlerden istenen risk kayıt formları üzerinde çalışmalar devam etmektedir. RD Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır sayılı Kanun, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, Kamu İç Kontrol Rehberi, RD Üniversitemiz Risk YönetimiYönergesi Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, belirlenmiş olan risklere karşı tüm birimlerce kontrol stratejileri ve yöntemleri belirlenecek, riskleri giderici ve Eylem Planı önleyici kontrol faaliyetleri yapılacaktır. Üniversitemiz Risk Yönetim Yönergesi doğrultusunda Üniversitemiz risk yönetim strateji belgesi hazırlama çalışmaları devam edecektir. KULLANILAN RENKLERİN AÇIKLAMASI Tamamlanan eylemler yan eylemler Her yıl sürekli olan eylemler GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2

7 3- KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart Kod KF 7 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KF 7.1 Üniversitemiz risk yönetim 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun yönergesi tarihli KF kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli oturumda kabul edilmiş buna gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, göre çalışmalar başlamıştır karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, Üniversitemiz risk yönetim yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme yönergesi tarihli v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KF oturumda kabul edilmiş buna göre çalışmalar başlamıştır Her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak, çıkarılan faaliyet ve süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacaktır. Düzenli gözden geçirme ve raporlama Düzenli gözden geçirme ve raporlama Üniversitemiz Risk Yönetim Yönergesi doğrultusunda 13/11/2015 tarih ve sayılı yazı ile birimlerin risk yönetim ekiplerinin oluşması sağlamıştır. Çalışmalar devam edecektir Üniversitemiz Risk Yönetim Yönergesi doğrultusunda 13/11/2015 tarih ve sayılı yazı ile birimlerin risk yönetim ekiplerinin oluşması sağlamıştır Çalışmalar devam edecektir KF 7.2 Üniversitemiz risk yönetim 7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi yönergesi tarihli kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası KF oturumda kabul edilmiş buna kontrolleri de kapsamalıdır. göre çalışmalar başlamıştır İhtiyaç duyulan alanlardaki kontroller; işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolü de kapsayacak şekilde yapılacaktır. Rapor Üniversitemiz Risk Yönetim Yönergesi doğrultusunda 17/11/2015 tarih ve sayılı yazı ile idare risk koordinatörünün görevlendirilmesi Rektör tarafından yapılmıştır. Ayrıca birim risk kordinatörleri birim yöneticileri tarafından görevlendirilmişlerdir çalışmalar devam edecektir. KF 7.3 Malliye Bakanlığınca 7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel uygulamaya konulan Taşınır kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını KF Kayıt Kontrol Sistemi kapsamalıdır. kullanılmaktadır. Harcama birimlerinin, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır.. Tutanak-Kayıt Cetvelleri Tüm varlıkların tespit ve sayımı mali mevzuatın öngördüğü yasal süreler içinde yapılmaktadır. KF 7.4 Risk kayıt formlarının hazırlanması işlemi 2015 yılı KF aralık ayında başlatılmıştır 7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Risk kayıt formlarının hazırlanması işlemi 2015 yılı KF aralık ayında başlatılmıştır Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Kontrollerde riskli alanlar seçilecek, her bir süreç için kontrol yapılmayacak, riskli alanlara ağırlık verilecektir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu / Tüm Birimler İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu / Tüm Birimler Rapor Rapor Üniversitemiz Risk Yönetim Yönergesi doğrultusunda 14/12/2015 tarih ve sayılı yazı ile birimlerin risk kayıt formlarının hazırlanması çalışması başlatılmıştır. Üniversitemiz Risk Yönetim Yönergesi doğrultusunda 14/12/2015 tarih ve sayılı yazı ile birimlerin risk kayıt formlarının hazırlanması çalışması başlatılmıştır. KF 8 8. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KF İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve Üniversitemiz Ön Mali Kontrol işlemleri hakkında yazılı prosedürler İşlemleri Yönergesi, Birimlerin belirlemelidir. İş Akış Şemaları KF Her birim faaliyetleri, mali karar ve işlemleri hakkında "İş ve Süreç Akış Doküman Tüm birimlerce "iş ve süreç akış şemaları"oluşturulmuştur. Semaları" oluşturulacaktır. KF Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin Birimler tarafından standart başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması formlar kullanılmaktadır. aşamalarını kapsamalıdır. KF Birimler tarafından belirlenecek ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları Standart formlar Tüm birimlerce çalışma konusunun gerektirdiği standart formlar kullanılmaktadır. kapsayacak şekilde düzenlenecektir. KF Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, Birmler tarafından hazırlanan kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel prosedürler ve süreç KF tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir dökümanları mevcuttur. olmalıdır. Birimlerce, belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar güncel, mevzuata uygun, anlaşılabilir ve ulaşılabilir olacaktır. Web sayfasında yayımlanması. Birimlerce belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar web sayfalarında yayınlanmıştır. KF 9 9. Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KF Her faaliyet veya mali karar ve işlemin Birimler görev tanımlarını onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve yaparken görevler ayrılığı KF kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. ilkesine dikkat etmektedirler. Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat doğrultusunda işlerin farklı kişiler tarafından yapılması sağlanacaktır. - Görevlendirme Onayı. Mevzuatta belirtilen görevler ayrılığı ilkesine dikkat edilerek her aşamada farklı kişilerin görev alması sağlanmaktadır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1

8 Kod KF Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri Gerekli önlemler alınmaktadır. KF risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Birim amirlerince, personel yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin - uygulanamadığı durumlarda gerekli önlemleri alacaklardır. Görevlendirme Onayı. Personel yetersizliği olan birimlerde başka birimlerden görevlendirme yapılmaktadır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2

9 Kod KF Hiyerarşik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KF Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve Birim yöneticileri tarafından sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli gerekli kontrol ve izlemeler kontrolleri yapmalıdır. yapılmaktadır. KF Birim yöneticileri tarafından iş ve işlemlerin iş akış şemaları ve prosedürlere uygum olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda sürekli olarak izleme - Rapor yapılacaktır. Birim yöneticileri tarafından izleme yapılmaktadır. KF Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini Birim yöneticileri tarafından izlemeli ve onaylamalı, hata ve gerekli kontrol ve izlemeler usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli yapılmaktadır. talimatları vermelidir. KF Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır. - Talimat Birim yöneticileri tarafından izleme yapılmaktadır. KF Faaliyetlerin Sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KF Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat 657 sayılı Kanun ve 2547 sayılı KF değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi Kanun faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Personelin çeşitli nedenlerle görevden ayrılması halinde işlerin aksamaması için -İlgili Birim Görevlendirme işe uygun personel görevlendirmesi yapılacaktır. Onayı. Uygulama mevcut durumda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılmaktadır. KF Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. 657 sayılı Kanun, 2547 sayılı KF Kanun ve 5018 sayılı Kanun. Gerekli hallerde (Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma vb.) görevlerinden ayrılanların yerine 657 ve 2914 sayılı Kanunların öngördüğü vekil personel görevlendirilecektir. -İlgili Birim Görevlendirme Onayı. Uygulama mevcut durumda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılmaktadır. KF Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de 657 sayılı Kanun, 2547 sayılı içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu KF Kanun ve 5018 sayılı Kanun. görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Birimlerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar - hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Görev teslimi ile ilgili standart formlar oluşturulacaktır. Standart formlar / Rapor Uygulama mevcut durumda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılmaktadır. KF Bilgi Sistemleri Kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KF 12.1 Üniversitemiz Bilgisayar, 12.1.Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve Bilgisayar Ağı, İnternet ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı KF Elektronik Posta Kullanımı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Yönergesi Bilgi sistemlerinin kontrollerinin nelerden oluşması gerektiği bakımından doküman oluşturularak bu kontrollerin yapılması sağlanacak, sistem yazılımlarının kontrolleri, uygulama yazılımlarının geliştirilmesi, erişim kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması ve öngörülemeyen bir durumun oluşması halinde önemli ve hassas verilerin korunması gibi konularda da çalışma yapılacaktır. BİDB - Bilgi güvenliği ve uygulama politikası uygulama prosedürleri dökümanı. Bu şart için makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüş olup, uygulama erişim kontrolleri yapılmakta ve önemli verilerin yedeklenmesi günlük olarak yapılmaktadır. KF Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır sayılı Kanun KF sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun" BİDB gereğince bilgi güvenliği standardı kapsamında bilgi güvenliğini sağlayacak tüm - Sistem kurulumu. sistemler kurulacaktır. Bu şart için makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüş olup, antivirüs yazılımları alınmış ve lisanslama işlemleri yapılmıştır. Ayrıca; filtreleme sistemi uygulanmakta ve siber saldırılara karşı gerekli altyapı çalışmaları tamamlanmıştır. KF İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. KF Bilgi güvenliği standardı olan ISO:27001 belgesi alınması için gerekli çalışmalar BİDB - ISO:27001 belgesi. yapılacaktır. Bu şart için makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüş olup, belge alınması için gerekli çalışmalar yapılmaktadır. KULLANILAN RENKLERİN AÇIKLAMASI Tamamlanan eylemler yan eylemler Her yıl sürekli olan eylemler GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 3

10 Kod Bİ BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI 13. Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Bİ 13.1 Yatay ve dikey iç ieltişim ile dış 13.1.İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile iletişimi kapsayan etkili ve dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir sürekli bir bilgi ve iletişimimiz Bİ bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. web sitesi ve mail server aracılığı ile sağlanmaktadır. Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve BİDB iletişim sistemi kurulacaktır. Üniversite ve Birim Web sayfaları ile e-posta veya Bilgisayar yazılım Bu şart için makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüş olup, bilgi işlem teknik altyapısının güçlendirilmesi çalışmaları tamamlanmıştır Bİ Yöneticiler ve personel, görevlerini EBYS, Öğrenci işleri yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli otomasyon sistemleri Bİ bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. kullanılmaktadır Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde KOS eylemi ile uyumlu "Yönetim Bilgi BİDB - Bilgisayar yazılımı Sistemi" tasarlanacaktır. Bilgi İşlem Daire Başkanlığının tarihli ve E sayılı yazısında belirtildiği üzere yönetim bilgi sisteminin alt birimlerden hiyeraşik olarak bilgi toplanmasını sağlayacak olan Bilgi Toplama Sistemi yazılımı Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca tarihi itibariyle tamamlanmıştır. Bİ Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Birimler web sayfalarını Bİ güncellemektedir Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler BİDB faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Veri girişi/güncel bilgi Bilgi İşlem Daire Başkanlığının tarihli ve E sayılı yazısında belirtildiği üzere birimlerin web sayfalarını güncelleyebilecekleri web altyapıları tarihi itibariyle tamamlanmıştır. Bİ Yöneticiler ve ilgili personel, Mevcut uygulamada e-bütçe, performans programı ve bütçenin SGB.NET ve KBS Sistemi Bİ uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin kullanılmaktadır. diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Üst Yönetim ve Harcama birimleri, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında BİDB/ erişebilmelerini sağlayacak şekilde mevcut kullanılan yazılım programları, ilgili birimlere gerekli yetkilendirmeler yapılarak kullanılması sağlanacaktır. Yetkilendirme- Eğitim faaliyet *E-bütçe sistemi ile ilgili eğitimler düzenlenmiştir. *SGB.NET sistemi hakkında Maliye Bakanlığı yetkilileri tarafından eğitim düzenlenmesi sağlanmıştır. Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. Bİ 13.5 Bİ 13.6 Bİ Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları Yönetim bilgi sistemi yazılımı Bİ üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak tamamlanmıştır şekilde tasarlanmalıdır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve Üniversitemizin misyon, vizyon amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve ve amaçları güncel olarak Bİ sorumlulukları kapsamında personele internet sitemizde bildirmelidir. yayınlanmaktadır İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi Üniversitemizde şikayet ve personelin değerlendirme, öneri ve Bİ öneri kutuları mevcuttur. sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak BİDB Bilgisayar yazılımı uygulanacaktır. Yöneticiler, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut Duyuru beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyuracaktır. Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için BİDB çalışmalar yapılacaktır. Web Sayfasında "Şikayet ve öneri kutusu" açılacak.personel Üniversite hizmettinden yararlandırılacaktır. Bİ eylemi ile bağlantılı olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığının tarihli ve E sayılı yazısında belirtildiği üzere yönetim bilgi sisteminin alt birimlerden hiyeraşik olarak bilgi toplanmasını sağlayacak olan Bilgi Toplama Sistemi yazılımı Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca tarihi itibariyle tamamlanmıştır. Harcama birimlerinin web sayfalarında personele gerekli duyuru yapılmıştır. Web sayfasında "şikayet ve öneri kutusu açılmış olup, tüm personelin hizmetinden yararlanması sağlanmıştır. Bİ Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bİ 14.1 *5018 sayılı Kanun (md. 10), İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, *Performans Programı, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve *Birim ve İdare Faaliyet Bİ performans programlarını kamuoyuna Raporu, İdare stratejik planı ve yılı performans programı kamuoyu bilgisine sunulacaktır. açıklamalıdır. *Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Basın açıklaması, Web sayfasında duyuru. Mevzuatın öngördüğü sürelerde web sayfasında duyuru yapılmıştır. Bİ İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık *5018 sayılı Kanunun 30. uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin maddesi, Bİ beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanarak kamuoyu bilgisine sunulacaktır. Basın açıklaması, Web sayfasında duyuru. Kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanarak kamuoyuna duyurulmaya devam edilecektir. Bİ Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler Basın açıklaması, *5018 sayılı Kanun (md. 41) Faaliyet sonuçları ile değerlendirmeleri gösteren "İdare Faaliyet Raporu" idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve Bİ Web sayfasında 2009 yılından itibaren faaliyet raporu web sayfasından kamuoyuna açıklanmaktadır. Birim ve İdare Faaliyet Raporu. hazırlanarak kamuoyu bilgisine sunulacaktır. duyurulmalıdır. duyuru. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1

11 Kod Bİ 14.4 *5018 sayılı Kanun, *SGB Çal. Usul ve Esasları Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare Hakkında Yönetmelik, içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı *İç Kontrol ve Ön Mali olarak belirlenmeli, birim ve personel, Kontrole İlişkin Usul ve Bİ görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması Esaslar, gereken raporlar hakkında *Kamu İdarelerince Haz. bilgilendirilmelidir. Faaliyet Raporları Hk. Yönetmelik (md. 10) Faaliyetlerin gözetimi amacıyla birim ve personel görevleri ve faaliyetleriyle ilgili raporlar hakkında bilgilendirilerek, idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı (Yılı Faaliyet Raporu, Eğitim-Öğretim Yılı Faaliyet Raporu, Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu Raporu, Yatırım Programı Değerlendirme Raporu vb....) belirlenecektir. Yazılı bilgilendirme. Raporlar mevzuatın öngördüğü sürede web sayfasında yayımlanarak bilgi verilmiştir. Bİ Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bİ 15.1 Bİ 15.2 Bİ 15.3 Üniversitemizde evrak kayıt ve Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik takip sistemini elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile Bİ ortamda yürütmrk amacıyla idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. EBYS ne geçilmiştir Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel EBYS sistemi kullanılmaktadır. Bİ tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını EBYS sistemi kullanılmaktadır. Bİ sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak Genel Sekreterlik ile idare içi haberleşmeyi kapsayacak şekilde oluşturulacaktır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olacak, yönetici ve personel Genel Sekreterlik tarafından ulaşılabilmesi ve izlenebilmesi sağlanacaktır. Kayıt ve dosyalama sistemi ile kişisel verilerin güvenliği ve korunması Genel Sekreterlik sağlanacaktır. YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) YÖK' ün 31/03/2010 tarih ve sayılı yazısına istinaden 1/6/2010 tarihinden itibaren tüm birimlerce standart dosya planı uygulanmaktadır. Standart dosya planı uygulamaya konmuştur. Standart dosya planı uygulamaya konmuştur. Bİ Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. *Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi (2005/7), *Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Bİ *Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı, Kayıt ve dosyalama sistemi "Standart Dosya Planı"na uygun olarak Genel Sekreterlik uygulanmaktadır. YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) Standart dosya planı uygulamaya konmuştur.mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır. Bİ 15.5 *Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi (2005/7), *Devlet Arşiv Hizmetleri Gelen ve giden evrak zamanında Hakkında Yönetmelik, kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde *Başbakanlık Belge Standartları Bİ sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun Genelgesi (2008/16), olarak muhafaza edilmelidir. *Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesi Genel Sekreterlik sağlanacaktır. YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) Başkakanlık 2005/7 sayılı genelgesine ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planına uygun kayıt ve arşivleme yapılmakta olup, mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır. Bİ İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, *Devlet Arşiv Hizmetleri sınıflandırılması, korunması ve erişimini de Hakkında Yönetmelik, kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun Bİ *Birim fiziki arşivleri ile evrak arşiv ve dokümantasyon sistemi sistemi. oluşturulmalıdır. Kurum Arşivi oluşturulacak ve birim arşivlerinin eksiklikleri giderilecek. Genel İMİD Sekreterlik Kurum arşivi. Üniversitenin kurum arşivi yeni hizmet binaları tamamlandığında yeniden oluşturulacaktır. Kurum arşivinin yeniden oluşturulması durumunda mevcut mevzuat ile düzenlemeler makul güvence sağlayacaktır. Bİ Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2