ÖZEL TIP MERKEZLERİ BİLGİ FORMU KULLANIM

Transkript

1 ÖZEL TIP MERKEZLERİ BİLGİ FORMU KULLANIM KILAVUZU-(Versiyon 7.0) Mevcut durumda Ülkemizdeki tüm özel tıp merkezleri (Ağız diş sağlığı mrk. hariç) verilerini aylık olarak mevcut bulunan Özel Tıp merkezleri Bilgi Formuna girmektedirler. Bilindiği üzere; Formlardaki mükerrerlik ve formların ihtiyacı karşılamaması nedeniyle Sağlık Bakanlığı Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü İstatistik, Analiz ve Bilgi Sistemleri Daire Başkanlığı tarafından Özel Tıp merkezleri Bilgi Formuna hazırlanmıştır. Özel Tıp merkezleri Bilgi Formuna Ülkemizdeki tüm özel Tıp Merkezleri (Ağız diş tıp merkezleri hariç) adresi üzerinden web uygulamaları başlığı altındaki Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS-TSİM) ne girilerek Temel Sağlık İstatistikleri Modülüne tıklayıp aylık olarak, bir önceki ayın verilerini, sonraki ayın ilk 10 gününde girmelidirler. (veriler bizzat özel tıp merkezleri tarafından girilmelidir.) Siteye ilk girildiğinde biraz beklenmeli ve ekrana gelen oracle eklentisi kaydedilip, kurulmalıdır. Ayrıntılı bilgi için teknik kılavuza bakılabilir. İl Sağlık Müdürlüğü yeni formlara veri girişi yapmayacak olup, Özel Tıp merkezleri (Ağız diş tıp merkezleri hariç) tarafından her ayın 1 i ile 10 u arasında (10. gün dâhil) adı gecen forma veri girişi yapılıp onaylanarak kurum onaylı hale getireceklerdir. Yine her ayın 11 i ile 15 i (15. gün dâhil) arasında özel poliklinikler tarafından girilen veriler, İl Sağlık Müdürlüğünün ilgili birimleri tarafından incelenerek TSİM modülünden elektronik olarak onaylayıp il onaylı hale getireceklerdir. İlgili Şube Müdürü istediği takdirde, kendi şubesindeki çalışanlarına ve/veya ilgili Sağlık Müdür yardımcısına onay yetkisi verilebilir. Bunun için ilgili Şube Müdürünün kurumsal mailden mail göndermeleri yeterlidir. (Ayrıntı için 9. Sayfadaki İl Onay ve Takip Ekranına bakınız.) Özel tıp merkezleri veri giriş ekranında herhangi bir veriyi girip kaydet tuşuna bastığı anda bu veri ilgili Özel tıp merkezleri, Sağlık Müdürlüğü kullanıcısı ve Genel Müdürlüğümüz tarafından raporlama ekranlarında Özel tıp merkezleri tarafından bazı verileri girilmiş statüsü halinde anında görülecektir. Özel tıp merkezleri, verisini tamamlayıp onayladıktan sonra İl Sağlık Müdürlüğünün ilgili şube yetkilisi il onayı verebilecektir. Özel tıp merkezi verilerini onaylasa da, onaylamasa da süresi içerisinde değiştirebilecek; onayladığı zaman İl Sağlık Müdürlüğünün onay tuşu aktif olacaktır Özel tıp merkezleri tarafından tüm veriler girildikten sonra mutlaka tuşuna basılarak veriler onaylanmalıdır. Aksi halde, girilen verileri Sağlık Müdürlüğündeki ilgili şube yetkilisi görür ama onaylayamaz. İl Sağlık Müdürlüğü sadece onaylı olarak önüne gelen özel tıp merkezi verilerini her ayın i arası (15. gün dâhil) onaylayacaktır. Sağlık Müdürlüğündeki kullanıcılar özel tıp merkezleri tarafından girilen veriyi değiştiremeyecektir. (Ayrıntı için 9. Sayfadaki İl Onay ve Takip Ekranına bakınız.) Yeni özel tıp merkezleri bilgi formu sadece elektronik ortamda doldurulacaktır, ayrıca yazılı çıktı ile form istenmemektedir. 1

2 Özel tıp merkezleri veri girişi yapabilmek için ilindeki Sağlık Müdürlüğünde bulunan İl TSİM yetkilisine başvurarak önceden şifre almak zorundadır. TSİM modülünde şifre TC kimlik numarası ile kişi bazlı verilmekte olup, Kuruluş bazlı şifre verilmemektedir. Kullanılan yazılım her kullanıcının yaptığı işlemi TC kimlik nosu ile kayıt altına aldığında, şifrenizi kimseyle paylaşmamanız gerekmektedir. Yeni özel tıp merkezleri bilgi formu, formda sorulan ve sağlık kurum/kuruluşları için Bakanlığımıza bağlı ÇKYS modülü içindeki SKYS alt modüllerinde olan bazı bilgileri otomatik olarak alarak forma getirecek şekilde tasarlanmıştır. Böylelikle bu modüller de olan bilgiler sağlık kurum/kuruluşlarına ayrıca sorulmayacak kurum/kuruluşlar bu bilgileri veri giriş ekranında göreceklerdir. İlk etapta özel tıp merkezinize ait yönetim kayıt ekranındaki bazı bilgiler otomatik gelecek olup sonraki aşamada personel bilgileri de SKYS modülünden otomatik olarak veri giriş ekranına gelecektir. Zamanla bu modüllerden gelen bilgiler artırılarak yeni alt modüllerden de veri alınacaktır. Bakanlığımıza bağlı bu modüllerdeki bilgiler her özel tıp merkezi için doğru ve düzenli değildir. Eğer bu modüllerden çekilerek veri giriş ekranına gelen veri yanlış ise, veri giriş ekranına doğrusu yazılmalı ve en kısa zamanda İl Sağlık Müdürlüğünüze başvurarak ÇKYS içindeki SKYS alt modülünden de ilgili verinin düzeltilmesi sağlanmalıdır. Uygulama esnasında bazı kodlama hataları nedeniyle, her hangi bir alan için ÇKYS modüllerindeki mevcut değerden farklı bir değer de ekranınıza gelebilir. Bu tip durumları Genel Müdürlüğümüze bildirdiğinizde gerekli düzeltme yapılarak hatalar ortadan kaldırılacaktır. Aylık değişebilen tıbbi veriler dışında form bilgileri, bir önceki ayın verilerini içerecek şekilde tasarlanmıştır. Bir sonraki ay veri girdiğinizde tıbbi veriler dışındaki alanlara önceki ay girdiğiniz değerler otomatik olarak gelecektir. Formlardaki çoğu alanın doldurulması zorunludur ve (*) bu işaretle belirtilmiştir. Formlardaki zorunlu veri giriş alanlarını boş bırakamazsınız. Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. Bazı özel tıp merkezlerinde formlardaki birçok alanı dolduracak hizmet verilmemektedir. Bu durumda veri girişini hızlandırmak için bir kolaylık sağlanmaktadır. Buna göre eğer aylık değişebilen tıbbi alanlara 0 girdiyseniz, bu alanlar bir sonraki ay otomatik olarak 0 girili şekilde gelecektir. Bu sayede bu alanlara tekrar 0 girme zorunluluğunuz ortadan kalkacaktır. Tıbbi olmayan alanlara 0 girdiyseniz, bu alanlar otomatik olarak bir önceki ayın değerini getirecek şekilde tasarlandığından; yine bir sonraki ay 0 girili olarak önünüze gelecektir. 2

3 Formlar hızlı bilgi alınmak üzere tasarlanmıştır. Bu nedenle sayı alanlarında "." ve "," kullanmayınız. YÖNETİM BİLGİLERİ Yönetim ve Mesul Müdür başlığı altında bulunan bilgiler, özellikle adresleri ve telefon numaraları mutlaka doğru olmalı, yanlış ve eksik karakter girilmemelidir. Yazışma Adresi alanına adresi değil, posta adresi yazılacaktır. (mahalle, cadde, sokak) Coğrafi konumu bulmak için Google maps üzerinden giriş yapılarak arama çubuğuna açık adres yazılacaktır. Tespit edilen yerin üzerine sağ tuşla tıklayıp Burası Neresi yazısının üzerine gelip adres altında yer alan ilk rakamlar kuzey enlemi, ikinci rakamlar ise doğu boylamı olarak alınacaktır. Ancak ondalık derece olarak alınan ilk iki rakamdan sonra nokta (.) değil mutlaka TSİM e virgül (,) kullanılarak yazılmalıdır. Tıp merkezinin ruhsat tarihi alanına, ilk ruhsat tarihi girilmelidir. HİZMET BİLGİLERİ Müşahede Oda Sayısı alanına Müşahede için kullanılan odalar yazılacak, diğer odalar buraya ilave edilmeyecektir. Hasta Müşahede Oda Sayısı alanına, Müşahede yatak sayısı yazılmayacak olup, sadece oda sayısı yazılacaktır. Müşahede Yatak yazılacaktır. Sayısı alanına Müşahede odaları içinde kullanılan yatak sayıları Ameliyat Oda Sayısı alanına ameliyathane içinde bulunan ve ameliyat yapılan oda sayıları yazılacaktır. Örneğin; Bir ameliyathane içinde 2 tane ameliyat yapılan oda varsa 2 olarak yazılacaktır. SGK ile Sözleşme var ise aylık SGK ile sözleşmeli muayene sayısı alanına girilen ay içerisinde SGK ile anlaşmalı hastaların muayene sayıları yazılacaktır. Özel Sağlık Sigortaları ile sözleşme var ise yapılan sözleşmeli muayene sayısı alanına Kurumların Özel Sağlık Sigortaları ile yaptıkları sözleşmeli hastaların muayene sayıları yazılacaktır. Kurum anlaşmanız var ise aylık kurum anlaşmalı muayene sayısı alanına diğer kurumlarla anlaşması var ise, bu kurumlardan gelen hastaların muayene sayıları yazılacaktır. Aylık Özel (Ücretli) Muayene Sayısı alanına ise ücret ödeyerek muayene olan hastaların muayene sayıları yazılacaktır. NOT: Toplam muayene sayıları; yukarıda belirtilen Aylık SGK ile sözleşmeli muayene sayısı, aylık özel sigorta ile sözleşmeli muayene sayısı, Kurum anlaşmalı muayene sayısı ve aylık özel (ücretli) muayene sayısı veri girişi yapılan ayın toplam muayenesine eşit olmalıdır. E-Reçete alanındaki; e-reçete sayısına her ayın 1 i ile 31 i arasında poliklinik ve kliniklerde elektronik ortamda yazılan toplam reçete sayısı, e-imzalı reçete sayısına ise yine 3

4 her ayın 1 i ile 31 i arasında poliklinik ve kliniklerde elektronik ortamda yazılan ve hekim tarafından elektronik imza ile imzalanan toplam reçete sayısı girilmelidir. Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. DOĞUM SALONU Müdahaleli Doğum Sayısı alanı; sezaryen dışında vakum, forseps gibi müdahaleler sonucu yaptırılan doğumları kapsar. Özel tıp merkezleri Sezaryen doğum yaptıramazlar. Sadece acil durum söz konusu olduğunda sezaryen doğum yapılabilir. Acil Sezaryen Doğum Sayısı; alanına aynı zamanda ameliyat olması sebebiyle hem doğum olarak sayılacak hem de ait olduğu ameliyat grubuna eklenecektir. Sezaryen verisine tüm sezaryen doğumların toplamı (Primer sezaryen da dâhil) yazılacak olup, Primer sezaryen verisine ise sadece primer sezaryenlar yazılacaktır. Primer Sezaryen Doğum sayısı; alanına annenin ilk sezaryen doğumunu ifade etmekte olup, bu tanıma uyan doğum sayıları yazılacaktır. Ölü Doğuma alanına en az 22 haftalık veya en az 500gr. olan ve ölü doğan bebek sayısı yazılacaktır. Örneğin; 20 haftalık olup 500 gram üstü ölü doğan bebek ile 24 haftalık olup 500 gram altı ölü doğan bebekler ölü doğum sayısına eklenmelidir. Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. LABORATUVAR CİHAZLARI /TEST SAYILARI BİLGİLERİ Laboratuvar cihazları ve test sayıları sekmesi altında bulunan, cihaz ve tetkik sayılarının her ay doğru ve düzenli olarak kurumlar tarafından girilmesi gerekmektedir. Bu alanlara; Demirbaş cihaz sayıları ve demirbaş cihazları ile yapılan tetkik sayıları mutlaka bildirecek olup, Hizmet alımı yoluyla alınmış olan cihazlar Tıp Merkezi içerisinde kurulu olarak hizmet veriyorsa, cihaz sayılarını ve tetkik sayılarını bildirilecektir. Cihazlar Tıp Merkezi içerisinde kurulu olarak bulunmayan ve başka kurum/kuruluşlardan protokol, sözleşme vs ile hizmet alan Tıp Merkezi, hastalarını başka kurum/ kuruluşlara gönderiyorsa bu Tıp Merkezi cihazlarını ve tetkik sayılarını bildirmeyeceklerdir. Örneğin; Tıp Merkezi başka kurum/kuruluşlara çekim için bir hasta gönderildi ise, gönderen Tıp Merkez Çekim ve cihaz sayısını bildirmeyecek, gönderdiği kurum/kuruluşlar hem cihaz hem de çekim sayılarını bildirecektir. 4

5 Hizmet alımlarına, kit ve kit karşılığı cihaz ihaleleri dâhil edilmelidir. Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. GÖRÜNTÜLEME CİHAZ BİLGİLERİ Hizmet alımı yoluyla alınmış olan cihazlar tıp merkezi bünyesinde kurulu olarak hizmet veriyorsa, cihaz sayıları ve çekim sayıları bildirilecektir. Cihazları kurum içinde bulunmayan ve başka kurumlardan protokol, sözleşme vs ile hizmet alan kurumlar, hastalarını başka kurumlara gönderiyorsa bu kurumlar cihazlarını ve çekim sayılarını bildirmeyeceklerdir. Örneğin; A tıp merkezi, B kurum/kuruluşuna çekim için bir hasta gönderildi ise, A tıp merkezi çekim ve cihaz sayısını bildirmeyecek, B kurum/kuruluşu ise hem cihaz hem de çekim sayılarını bildirecektir. Acil Servis de ve Radyoloji ünitesi dışında kullanılan cihazlar da bu bölümdeki cihazlara dâhil edilecektir. Tıp merkezi içindeki tüm cihazlar yazılmalıdır. (Ameliyathane dâhil) MR, BT ve sonuç raporlaması yapılabilen tüm çekim sayılarına istemi yapılan değil, sonuç raporlaması yapılan çekim sayıları yazılacaktır. Hem Doppler hem de klasik USG çekebilen cihazlar, Doppler USG kısmına yazılacaktır.. USG, EKO, EMG, EKG, gastroskopi, kolonoskopi, bronkoskopi, sistoskopi, artroskopi, anjiyogrofi cihazları ile yapılan işlemler diğer tıbbi cihazlar sayfasındaki ilgili tetkik sayıları kısmına yazılmalıdır. Ancak laparoskopi, artroskopi, faco vb. cihazlar ile yapılan işlemlerden girişimsel işlemler kodunda ameliyat grup karşılığı olanlar ilgili branşın, ilgili ameliyat grubuna eklenmelidir. Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. DİĞER TIBBİ CİHAZLAR Hizmet alımı yoluyla alınmış olan cihazlar Tıp Merkezleri bünyesinde kurulu olarak hizmet veriyorsa, cihaz sayıları ve çekim sayıları bildirilecektir. 5

6 Cihazları kurum içinde bulunmayan ve başka kurum/kuruluşlarla protokol, sözleşme vs ile hizmet alan Tıp Merkezleri, hastalarını başka kurum/kuruluşlarla gönderiyorsa bu Tıp Merkezleri cihazlarını ve çekim sayılarını bildirmeyeceklerdir. Örneğin; Tıp Merkezi başka kurum/kuruluşlara çekim için bir hasta gönderildi ise, gönderen Tıp Merkez Çekim ve cihaz sayısını bildirmeyecek, gönderdiği kurum/kuruluşlar hem cihaz hem de çekim sayılarını bildirecektir. Acil Servis de ve Radyoloji ünitesi dışında kullanılan cihazlar da bu bölümdeki cihazlara dâhil edilecektir. Hastane içindeki tüm cihazlar yazılmalıdır. (Ameliyathane dâhil) Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. ANADAL/YANDAL PERSONEL, MUAYENE VE AMELİYAT BİLGİLERİ Kadrolu Uzman Hekim; özel tıp merkezinin kadrosunda tam gün çalışan uzman hekimi, Geçici Uzman Hekim ise özel tıp merkezinin kadrosunda çalışmayan ancak bu kuruluşta geçici olarak çalışan uzman hekimi ifade eder. Muayene Sayısı; bu alana hastaların ayaktan muayene, tetkik, teşhis ve tedavi hizmetlerinin yapılması amacı ile kurumunuza yapılan başvuru sayıları yazılacaktır. Belirtilen ay içinde hastadan veya hastanın sahip olduğu kamu-özel sigortalardan (SGK, yeşil kart ve GSS vb. dâhil) muayene kaydı yapılan her giriş muayene sayısına dâhil edilmelidir. Ana Dal ve Yan Dal ekranı altında bulunan tüm branşlardaki muayene sayısı alanına, o branşa yapılan SUT kodu ve Konsültasyonda SUT kodu a karşılık gelen tüm muayenelerin toplamı yazılmalıdır. Ancak sadece enjeksiyon ve pansuman için gelen hasta kayıtları muayeneye dahil edilmeyecektir. Kontrol muayeneleri için ayrı bir protokol kaydı açılmadığı sürece muayene sayısına dâhil edilmeyecektir. Ayrı bir protokol kaydı açılarak kontrol muayenesine gelen hasta verisi muayene sayısına dâhil edilecektir. Sevk edilen hasta sayısına söz konusu poliklinikten hastaneye sevk edilen hasta sayısı yazılacaktır. Örnek: Bir hasta, aynı ay içinde aynı özel tıp merkezine yukarıda belirtilen şekilde ücret alınarak üç kez gelmiş ise, bu hasta için muayene sayısına üç eklenmelidir. Radyoloji ve Nükleer Tıp servislerinde muayene yapılmaz, bu servislerde verilmiş olan hizmet tetkik kısmında gösterilmelidir. Özel tıp merkezlerinde bir hasta en fazla 24 saat yatabilir, gerekli durumlarda bu süreye 6 saat daha eklenebilir ancak toplam yatış süresi 30 saati geçemez. Yan dal bilgileri de hiçbir şekilde ana dala ilave edilmeyecektir. Bu formun yan dal kısmında belirtilen hizmet polikliniklerde yapılan işlemler sadece hizmet poliklinik kısmına yazılacaktır. Ayrıca ana dal, yan dala eklenmeyecektir 6

7 Çift ana dal veya yan dal uzmanlığı olan hekimlerin verdikleri hizmet fiilen çalıştıkları klinikteki branşına ilave edilecektir. Bu formda olmayan branşlar veya polikliniklerde yapılan işlemler, işlemi yapan hekimin branşına dâhil edilmeli ve gerekli değişiklik için Genel Müdürlüğümüze bildirilmelidir. Aile Hekimliği muayene sayısına sadece özel tıp merkezinde fiilen çalışan Aile Hekimi uzmanlarının yapmış olduğu muayene sayısı girilmelidir Özel tıp merkezleri, tarih ve sayılı resmi gazetede Sağlık Bakanlığınca yayımlanan Ayakta Teşhis ve Tedavi Yapılan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik eki Tıp Merkezlerinde Gerçekleştirilebilecek Cerrahi Müdahaleler Listesi (EK-9) nde yer alan işlemler dışında ameliyat yapamaz. Ameliyat sayıları bu yönetmelik ekindeki (EK-9) listeye göre gruplanmalıdır. Ameliyat verileri yazılırken yapılan ameliyat sayıları dikkate alınmalıdır. Bir kişiye aynı ay içeresin de ayrı genel anestezi altında birden fazla yapılan ameliyatların hepsi forma girilmelidir. Bakanlığımızca yapılan çalışmalarda duyulan ihtiyaçtan dolayı ameliyat grupları 2015 yılı itibariyle Girişimsel İşlemler listesine göre belirlenecektir. (Girişimsel İşlemler Listesine Kamu Hastaneler Kurumu internet sayfasından link i kullanarak ulaşabilirsiniz. Girişimsel İşlemler listesi kurum/kuruluşlar tarafından güncel hali takip edilerek veri girişleri buna göre yapılmalıdır.. ) Acil serviste ameliyat olan hastalar, sadece acilde gösterilecektir. Acil Sezaryen ameliyatı olan hasta sayıları, Kadın Hast. ve Doğum branşında ilgili ameliyat grubunda gösterilecektir. USG, EKO, EMG, EKG, gasroskopi, kolonoskopi, bronkoskopi, sistoskopi, artroskopi, anjiyogrofi cihazları ile yapılan işlemler diğer tıbbi cihazlar sayfasındaki ilgili tetkik sayıları kısmına yazılmalıdır. Ayrıca laparoskopi, artroskopi, faco vb. gibi cihazlar ile yapılan işlemlerden girişimsel İşlemler ameliyat grup karşılığı olanlar ilgili branşın, ilgili ameliyat grubuna eklenecektir Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. DİĞER PERSONEL Sağlık/İdari Hizmetler Sınıfı Personelleri sekmesindeki Sağlık Hizmetleri Sınıfı Personeli fiilen Çalışan Sayısı başlığı altında bulunan alanlara tıp merkezlerinde görev yapan Uzman hekim ve Pratisyen hekim dışında kalan fiilen çalışan diğer sağlık personel sayıları girilmelidir. 7

8 İdari Hizmetleri Sınıfı Personeli fiilen Çalışan Sayısı başlığı altında bulunan alanlara ise tıp merkezlerinde idari hizmetler sınıfında görev yapan ve fiilen çalışan personel sayıları girilmelidir. Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. DİŞ POLİKLİNİĞİ Diş polikliniği sekmesi altında bulunan alanlara; tıp merkezlerinde (eğer varsa) diş poliklinikleri ile ilgili istenilen diş ünit sayılarını, diş röntgen cihaz sayılarını, diş muayene sayılarını, diş çekim sayılarını, diş dolgu sayılarını ve diğer diş tedavi sayılarını doğru ve eksiksiz bir şekilde ilgili alanlara yazmaları gerekmektedir. Veri alanlarına girilecek verisi olmayan kurumlar, bu alanlara 0 (sıfır) girmelidirler. FORMU DÜZENLEYEN VE KURUM ONAYI Özel tıp merkezlerinden sorumlu İl Sağlık Müdür yardımcısı, istatistikten sorumlu kurum/kuruluş yöneticisi ve formu düzenleyen yetkili ile ilgili bilgiler eksiksiz ve doğru olarak girilmelidir. Bütün veriler girilip, bütün sayfalar kaydedildikten sonra formun onaylanması için MUTLAKA KUTUSUNA TIKLAMALIDIR. Bu aşamadan sonra verilerinizin başarıyla kaydedildiğine dair bir uyarı alacaksınız. Bu uyarıyı aldığınızda, verileriniz elektronik ortamda Kurum Onaylı olarak onaylanmış olup, il onaylı hale getirilmesi için İl Sağlık Müdürlüğünün ilgili birimine ulaşmış olacaktır. Verileriniz sizin tarafınızdan onaylanmayıp, kurum onaylı hale getirilmediği takdirde İl Sağlık Müdürlüğünün ilgili birim yetkilisi, verilerinizi görmesine rağmen onaylayamaz. Aynı zamanda Genel Müdürlüğümüz ile Sağlık Müdürlüğü tarafından bazı verileri girilmiş olarak gözükeceğinden onaylanmamış veri olarak görülecektir. Onay tuşuna her sayfa için teker teker basılmasına gerek yoktur, tüm form için bir defa basılması yeterlidir. İlk 10 günlük süre içinde onayladığınız verilerinizi tekrar değiştirebilirsiniz. Eğer değişiklik yaparsanız tekrar onaylamanız gerekecektir. Kurum onay süresinin bitmesine 2 gün ve 1 gün kala, ilk 10 gün içinde verisini girmeyen ve bazı verilerini girip onaylamayan kurumların; mesul müdürü, istatistikten sorumlu yöneticisi ve formu düzenleyen yetkilisine sistem tarafından otomatik olarak uyarı maili gönderilmektedir. 8

9 Özel tıp merkezleri, ayın İlk 11. gününden 15. Gün sonuna kadar verileri ile ilgili herhangi bir işlem yapmak için ek yetki almak zorundadırlar. Bu tarihler arasında ek yetki verip vermemek İl Sağlık Müdürlüğünün ilgili biriminin inisiyatifindedir. Belirtilen tarihler arasındaki yetki; İl Sağlık Müdürlüğünüzdeki ilgili birim tarafından verildiğinden, ayın ilk 11. gününden 15. gün sonuna kadar veri değişikliği için yetki istendiğinde İl Sağlık Müdürlüğünün ilgili birimine başvurmanız gerekmektedir. Ayın 16 sından sonraki yetki ise, sadece istisnai durumlar da Genel Müdürlüğümüz tarafından verilebilir. İL ONAY VE TAKİP EKRANI (Onay ekranını, sadece İl Sağlık Müdürlüğü ve Merkez Teşkilat kullanıcı görebilecektir.) Veri giriş ekranındaki butonuna tıklanarak onay ekranına girilir. Onay ekranında hiç veri girilmemiş, bazı verileri girilmiş, kurum onaylı ve il onaylı olmak üzere 4 statü için kurumlar seçilebilir. Onay ekranının alt tarafında bulunan özet rakamlar ile ilinize ait sağlık kurum/kuruluşlarının seçtiğiniz aya ait veri giriş ve onay durumlarını hızlıca görülebilirsiniz. Hiç veri girilmemiş kurum, kırmızı; bazı verilerini girmiş kurum, sarı; kurum onaylı hastane, turkuaz ve il onaylı hastane, mavi renkli statüde görülecektir. Onay ekranındaki renkli özet kutucuklara çift tıklandığında, tıklanan statüdeki kurumların listesi onay ekranına otomatik olarak gelir. Onay ekranında görülen kuruluşun üstüne çift tıklandığında, o kuruluşun PDF raporu otomatik olarak açılır. Bu şekilde kuruluşun verileri hızlıca görülebilecektir. Veri giriş ekranında hangi dönem seçili ise, onay ekranında da seçilen dönem otomatik olarak gelir. Özel tıp merkezi hiç veri girmediyse, onay ve takip ekranında, hiç veri girilmemiş olarak; verilerinin tamamını veya bir kısmını girmiş-kaydetmiş ancak onay vermedi ise, bazı verilerini girmiş olarak; verilerini girmiş ve onaylamış ise, kurum onaylı olarak gözükür. İl Sağlık müdürlüklerinin, özel tıp merkezleri tarafından girilmiş veriyi değiştirme yetkisi yoktur. Özel tıp merkezleri verilerini hatalı girdi ise; Sağlık Müdürlüğündeki ilgili şube, verileri onaylamadan özel tıp merkezlerini uyarıp, hatalı verilerin değiştirilmesini sağlamalıdır. Kurum onaylı veriyi İl onaylı hale getirme onay yetkisi, sadece İl Sağlık Müdürlüğündeki ilgili birime verilmiştir. Özel tanı ve tedavi şube müdürü istediği takdirde, kendi şubesindeki çalışanlarına ve/veya ilgili sağlık müdür yardımcısına da onay yetkisi verilebilir. Bunun için özel tanı ve tedavi şube müdürünün talebini içeren resmi yazının Genel Müdürlüğümüze fakslanması yeterlidir. 9

10 İl Sağlık Müdürlüğündeki diğer şubeler de adı geçen forma görüntüleme yetkisi verildiği takdirde tuşuna basıp, veri giren, girmeyen ve onay verilen kurumları görüp takip edebilir. Ancak onay veremezler. İl Sağlık Müdürlüğünün ilgili şube müdürlüğünde görev yapan ve onay yetkisi bulunan kullanıcılar, sadece kurum onaylı olarak önüne gelen kuruluş verilerini ayın her ayın 11 i saat 00:00 dan 15 i saat 23:59 arası onaylayacaktır. Hiç veri girilmemiş ve bazı verileri girilmiş statüdeki kuruluşlara ait verilerini onaylayamayacaktır. Genel Müdürlüğümüzce ikinci bir uyarıya gerek kalmadan ilde mevcut olan tüm özel tıp merkezler İl Sağlık Müdürlüklerinin ilgili şube müdürlüğü hiç veri girilmemiş ve bazı verileri girilmiş statüsünde bulunan kuruluşları her ayın 11 i ile 15 i arasında mutlaka takibini yapıp, sorumluluğunda olan kurum ve kuruluşların verilerinin girişlerini tamamlatarak kurumların il onaylı hale getirilmesi sağlamak zorundadırlar.. Özel Tanı ve Tedavi Şube Müdürü, kurum onaylı kuruluşa il Onayı vermek için; onay ekranında kuruluşun sağında bulunan kutucuğu ( ) işaretlemesi ve tuşuna basması gerekmektedir. Aynı anda seçim yapılarak birden fazla kuruluş içinde il onayı verilebilir. tuşu ve ilgili kutucuklar sadece ilin onaylama yetki süresinde görülebilir. İl onay süresinin bitmesine 2 gün ve 1 gün kala, onay süresi içinde il onaylı olmayan tüm özel tıp merkezleri için Sağlık Müdürüne, ilgili Sağlık Müdür yardımcısına ve ilgili şube müdürüne, sistem tarafından otomatik olarak uyarı maili gönderilmektedir. Bilindiği üzere her ayın ilk 10 u saat 23:59 da özel tıp merkezlerinin veri giriş ve onaylama yetkisi bitmektedir. Bu süre zarfında hiç veri girmeyen, bazı verilerini giren ancak onaylamayan, kurum onaylı veya il onaylı statüsünde olup hatalı-eksik veri girdiğini tespit eden merkezler ile karşılaşılabilir. Bu tip durumlarda sadece özel tanı ve tedavi şube müdürü, ayın 11.günü ile 15. günleri arası talep eden kuruluşa, onay ekranındaki özel polikliniğin sağında bulunan sütunun altındaki kutucuğu ( ) işaretleyerek ek veri giriş ve onaylama yetkisi verebilir. Ek yetki süresi dışında ilgili şubeye ayrıca bir ek onaylama yetki süresi verilmeyeceğinden, ek yetki verilen kuruluşun il onayı dâhil tüm işlemleri ayın 15 i saat 23:59 a kadar bitirilmelidir. Bu konuda sorumluluk ve yetki verip vermeme inisiyatifi İl Sağlık Müdürlüğünün ilgili şube müdürüne aittir. Ek yetki verilen kuruluş, statüsü ne olursa olsun verilerini değiştirebilir. Örnek: İl onaylı statüde olmasına rağmen verilerindeki hata sebebiyle ek yetki verilen kuruluş, verilerini düzeltip kaydettiğinde, bazı verileri girmiş statüsüne düşecek ve dolayısıyla il ve kurum onayı kalkacaktır. Kuruluş verisini değiştirip, kaydedip onayladıktan sonra ilgili şubenin tekrar verileri onaylaması gerekmektedir. Özel tıp merkezlerinin veri giriş süresi ve Sağlık Müdürlüğünün ilgili şube yetkilisinin onay süresi her ayın 15 i saat 23:59 da dolar. Sadece Genel Müdürlüğümüzden her ayın 20 sine kadar veri girişi yapan özel tıp merkezlerinin tespit edilen yanlış veya eksik verileri düzeltilecek olup, her ayın 21 inden sonra kesinlikle veri değişikliği ve girişi yapılmayacaktır. 10

11 Bu nedenle verilen süreler içerisinde verilerin doğru ve eksiksiz olduğundan emin olunması gerekmektedir. Bakanlığımızın ÇKYS, SKYS modülüne kayıtlı olup faal ve yeni eklendi statüsündeki özel tıp merkezleri otomatik olarak çekilip Onay ve takip ekranına getirilmektedir. ÇKYS, SKYS deki liste çeşitli sebeplerden dolayı tam doğru olmayabilir. Eğer onay ekranında kapanan, devrolan, faaliyeti durdurulan vb. özel tıp merkezleri var ise Sağlık Müdürlüğünüz ve Bakanlığımızın ilgili birimleri ile irtibata geçerek ÇKYS, SKYS modülündeki bu özel tıp merkezlerine ait faaliyet durumlarını doğru hale getiriniz aynı zamanda bu özel tıp merkezleri mutlaka Dairemize bildiriniz. RAPORLAMALAR Formlar için çeşitli cihaz ve hizmet verileri ile ilgili raporlama imkânı tasarlanmıştır özel tıp dal merkezlerine ait girilen tüm bilgilerin, Excel ortamında raporlama yapılabilmesi için; Veri giriş ekranının sağ üst köşesindeki simgesi tıklanarak rapor çalıştırılabilir. İl Sağlık Müdürlükleri iline bağlı tüm özel tıp merkezlerinin, raporlarını aynı tabloda görebilir. (Bu raporlamanın çalışması için veri giriş ekranında kurum seçilmemiş olması gereklidir.) özel tıp dal merkezlerine bu raporlamayı göremezler. Hazırlanan hizmetlerle ilgili raporlamada girilen bilgileri otomatik olarak toplayıp raporlama ekranına getiren formüller bulunmaktadır. Müşahede yatak doluluk oranı, acil muayene oranı, Toplam Muayene İçinde Kurum Anlaşmalı Hasta Muayene Oranı Klinisyen uzman hekim başına düşen günlük muayene sayısı, toplam hekim içindeki pratisyen hekim oranı gibi göstergeler de otomatik olarak hesaplanarak bu raporlamada görünecektir. Yapılan otomatik hesaplamaların görülebilmesi için Excel sayfasındaki sütunlar ve satırlar rakamlardan oluşmalıdır. Eğer hesaplanan değer yerine formülleri görüyorsanız, açık olan Excel de; dosya, seçenekler, formüller seçilip R1C1 başvuru stili tıklanıp tamama basıldıktan sonra sistemden tekrar Excel raporlama alındığında otomatik hesaplanan değerler görülecektir. 2- Özel tıp merkezlerine, girilen veriler ve aylık toplanabilen verilerden oluşan, iki tarih arasındaki toplanabilen veriyi otomatik toplayarak bir bilgi notu halinde dökebilen Excel ortamındaki rapor almak için, Veri giriş ekranının sağ üst köşesindeki tuşuna basılarak rapor ekranından ulaşılabilir. Talep edildiği takdirde, sizlere özgü rapor Genel Müdürlüğümüzce tasarlanabilir. 3- Her özel tıp dal merkezinin forma aylık girdiği bilgilerin PDF ve EXCEL ortamında sıralı olarak gelmesi için; 11

12 Veri giriş ekranının sağ üst köşesindeki Ve ya simgesi görünen kutucuk tıklandığında açılacaktır. (örnek:... tıp merkezinin son ayda yaptığı çalışmalar şeklindeki bilgi notları ihtiyaçlarına cevap verebilir.) Her özel tıp merkezi yalnızca kendi merkezini her il ise yalnızca iline bağlı özel tıp merkezlerini ayrı tablolarda görebilecektir. PDF rapora özet bilgiler eklenmiştir. Forma girdiğiniz verilerin bazıları otomatik toplanıp PDF raporun ilk sayfasında gösterilmektedir. 4- Tasarlanan formların boş halini EXCEL ve PDF ortamında görmek ve istendiğinde özel tıp merkezi içindeki ilgili bölümlere göndererek doldurulup tekrar veri giren kişiye ulaşmasını sağlamak için. Veri giriş ekranının sağ üstündeki ikinci kutucuğu tıklandığında Excel olarak boş form, tuşu tıklandığında ise PDF olarak boş form açılacaktır. (Ör: Çoğu özel tıp merkezi veriler önce veri giriş yetkilisi tarafından çeşitli yöntemler ile yazılı olarak özel tıp merkezi içindeki ilgili birimlerden toplanmakta ve daha sonra sisteme girilmektedir. Bu işleyişin hızlanması için formun boş halinin de raporlaması eklenmiştir.) 5- Sekme Raporlama için; Sekmelerin raporlamalarında tarih aralığı seçilip tuşuna basıldığında o sekmenin tüm verileri seçilen tarih aralığında toplam olarak görüntülenebilir. Eğer sekme raporunda veriler ay ay alınmak istenirse seçeneği işaretlenerek görüntülenebilir. tuşuna basıldığında seçilen aralıktaki döneme ait raporlar ay ay 6- İl Sağlık Müdürlüklerindeki kullanıcıların, Özel tıp merkezlerine ait verileri kontrol etmesini kolaylaştırmak için onay ekranının sol alt köşesine Maks. 5 tuşları eklenmiştir. tuşuna bastığınızda, veri girilen her sayısal alan için, Ülkemiz bazında girilen en yüksek 5 değer ve bunları giren Özel tıp merkezleri otomatik olarak hesaplanır ve bu en yüksek 5 değeri giren İlinize ait Özel tıp merkezleri var ise bunlar görünür. tuşuna bastığınızda, veri girilen her sayısal alan için İliniz bazında girilen en yüksek 5 değer ve bunları giren Özel tıp merkezleri otomatik olarak hesaplanır ve bu en yüksek 5 değeri giren İlinize ait Özel tıp merkezleri görünür. Bu raporlar, Ülkemiz veya İliniz bazında Özel tıp merkezleri için ilk 5 e giren değerleri gösterir. Ancak bu değerlerin yanlış olduğu anlamına gelmez.. Hepsi doğruda olabilir, bir kısmı yanlışta olabilir. Bu değerlere bakarak uç değerleri kontrol etmeniz kolaylaşmakla beraber, bu raporlardaki değerler doğru ise herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. Yanlış ise Özel tıp merkezleri tarafından düzeltilmesini sağlamalısınız. 12

13 7- Veri giriş ekranının sağ üst köşesindeki tuşuna bastığınızda, formda doldurulması zorunlu alanları ve her sayısal alan için tanımlanan maksimum-minimum değerleri görebilirsiniz. Her sayısal alan için tanımlanan değer aralığında veri girilebilir. Not: Raporlamanın çalışabilmesi için kullandığınız tarayıcıda açılır pencere engelleyicisinin (pop-up) kapalı olması gerekmektedir. Bazen işletim sistemlerinde raporlama direkt açılmamakta, internet sayfasındaki sekmelerde görünebilmektedir. Yine bazı işletim sistemlerinde direkt tıklamak yerine, ctrl tuşuna basılı halde raporlama butonuna tıklandığı zaman raporlama ekranı açılabilmektedir. (Ayrıntı için teknik kılavuza bakınız.) İLETİŞİM BİLGİLERİ Formlar, Ekranlar, Raporlama ve Formun geneli ile ilgili: Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü İstatistik, Analiz ve Bilgi Sistemleri Daire Başkanlığı shgm.istatistik@saglik.gov.tr Yeni Özel tıp merkezleri Bilgi Formu için 1.Yetkili kişi İl Sağlık Müdürlüğünüzdeki İl TSİM yetkilisidir. Bilişim, Teknik ve Erişim konuları ile ilgili, İL TSİM yetkilisinin çözemediği sorunlar için; Sağlık Bilgi sistemleri Genel Müdürlüğünün ckysdestek.saglik.gov.tr adresine girip kullanıcı oluşturarak soru ve sorunlarınızı iletebilirsiniz. Sağlık Bakanlığı Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü İstatistik, Analiz ve Bilgi Sistemleri Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan ve 7.0 versiyonu şeklinde yayınlanan bu kılavuz, yeni değişiklikler ve bilgiler ışığında sürekli güncellenerek en son hali tarafınıza ulaştırılacaktır. 13