Atılım Üniversitesi Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü

Transkript

1 Atılım Üniversitesi Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü SIS (Students Information System) AKTS Kredi Değerleri Veri Girişi & Diploma Eki Belgesi Hazırlama Kullanıcı Kılavuzu Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 1 / 13

2 Formal Doküman Detayları Hazırlanma Tarihi Yayın Versiyon Final Hazırlayan Ersun Ersoy Doküman Numarası Revizyon Geçmişi Revizyon Tarihi Önceki Revizyon Tarihi Yapılan Değişikliklerin Özeti N/A Sayfa2: Müfredat tanımında ifade bozuklukları düzeltildi. Sayfa3, Sayfa4, Sayfa7: "Müfredat Dönem-AKTS" ifadesi, "Listelenen-AKTS" olarak değiştirildi. Müfredat Đşlemlerine ek olarak, Ders Açma Đşlemleri, Diploma Eki Üretme Đşlemleri ve RACI Matrisi dokümana dahil edildi. Onay Onaylayan Đmza Görevi Yayınlanma Tarihi Versiyon Ersun Ersoy EE CIO Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 2 / 13

3 ĐÇĐNDEKĐLER I. Tanımlar & Kavramlar 4 Müfredat (Curriculum) 4 Açılan Dersler (Courses Opened)/Ders-Hareket (Courses Transactions) 4 Öğrenci - Ders Kayıt (Courses Registered) 4 II. Diploma Eki Belgesi Üretmenin Ön Koşulları - SIS Uygulamasına AKTS Verilerinin Girilmesi 5 III. Müfredat Tanımlama Đşlemleri 6 Müfredat Dersleri Đçin AKTS Tanımlamalarının Yapılması 6 Müfredat Dersleri Đçin AKTS Tanımlamalarının Kontrolü 11 IV. Ders Açma Đşlemleri 11 V. Diploma Eki Üretme Đşlemleri 12 VI. Görev/Sorumluluk/Yetki (RACI) Matrisi 13 Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 3 / 13

4 I. Tanımlar & Kavramlar Müfredat (Curriculum) Atılım Üniversitesi'nin örgün veya uzaktan eğitim metodlarından birisiyle eğitim veren, herhangi bir Ön-Lisans, Lisans, Yüksek Lisans veya Doktora Programı'ndan mezun olabilmek için başarıyla tamamlanması gereken, sömestrlere ayrılmış olarak planlanmış olan dersler bütünüdür. Atılım Üniversitesi SIS uygulaması içinde müfredat tanımlama, değiştirme, öğrenim kuralları tanımlama, vb. işlemler, "Ders Đşlemleri - Müfredat Đşlemleri" menu başlığı aracılığıyla yerine getirilir. Müfredatlar yıllar içinde değişebilir. Bu nedenle, Atılım Üniversitesi SIS uygulaması içinde, müfredatlar aktif ve pasif olarak işlem görür. Açılan Dersler (Courses Opened)/Ders-Hareket (Courses Transactions) Açılan dersler, Atılım Üniversitesi'nde herhangi bir Programın, herhangi bir dönemde, ilgili Programın müfredatına göre, öğrencilerin kayıt yaptırması için erişime açılan dersleri ifade eder. Açılan dersler, müfredata uygun olmak zorundadır, ancak açılan tek tek spesifik derslerin tamamı müfredat içinde bulunmuyor olabilir. Örneğin, müfredat içinde bir seçmeli ders, kategorik olarak, genel özellikleriyle tanımlanmıştır (Örneğin, Technical Elective). Ancak, ilgili seçmeli derse karşılık gelen tüm alternatifler, tek tek açılan dersler olarak tanımlanır. Benzer biçimde, birbirine eşdeğer olan derslerin tamamı müfredatta gösterilmez, ancak eşdeğer olan tek tek tüm dersler, açılan dersler listesi içinde tanımlanır. Atılım Üniversitesi SIS uygulaması içinde açılan derslere dair tüm işlemler, "Ders Đşlemleri" ana menu başlığı altındaki, "Ders Aç (Müfredat)", "Ders Aç (Hareket)" ve "Ders Açma Đşlemleri" menu başlıkları aracılığıyla yerine getirilir. Ders Aç (Müfredat): Daha önce tanımlanmış bir müfredat referans alınarak, bu müfredatın içerdiği derslerin baz alındığı ve sadece müfredatın içinden derslerin seçilerek açılabildiği ders açma yöntemidir. Tüm Fakülte/Bölüm/Enstitü Sekreterlerinin bu işlem için yetkisi vardır. Ders Aç (Hareket): Daha önce açılmış olan dersler referans alınarak, dönem bazında açılan dersler havuzunda bulunan derslerin baz alındığı ve sadece bu havuzun içinden derslerin seçilerek açılabildiği ders açma yöntemidir. Tüm Fakülte/Bölüm/Enstitü Sekreterlerinin bu işlem için yetkisi vardır. Ders Açma Đşlemleri: Herhangi bir referans kullanılmaksızın, açılacak olan dersle ilgili bilgilerin girilerek açılabildiği ders açma yöntemidir. Öğrenci Đşleri Müdürlüğü'nün bu işlem için yetkisi vardır. Öğrenci - Ders Kayıt (Courses Registered) Atılım Üniversitesi'nde herhangi bir öğrenci, bir Programı başarıyla tamamlayarak mezun durumuna gelebilmek için, kayıtlı bulunduğu Program dahilinde açılan dersler içinden, en az mezuniyetine olanak sağlayacak kadar olanından, belirli kurallar içinde başarılı olmak zorundadır. Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 4 / 13

5 Öğrenci - Ders kayıt listesi (kayıt olunan derslerden başarı sağlandıysa), öğrenci mezun olduktan sonra, Transcript veya Diploma Eki belgeleri aracılığıyla görüntülenebilir. Transcript, öğrencinin öğrenim hayatı boyunca başarıyla tamamladığı bütün derslerin detaylarını, öğrencinin fiilen tecrübe ettiği şekilde gösterirken, Diploma Eki, öğrencinin öğrenim hayatı boyunca tabi olduğu Program müfredatının kapsamındaki detayları gösterir. II. Diploma Eki Belgesi Üretmenin Ön Koşulları - SIS Uygulamasına AKTS Verilerinin Girilmesi SIS'ten Diploma Eki belgelerinin doğru olarak üretilip, kağıda basılarak mezun olan öğrencilere teslim edilebilmesi için, aşağıdaki çalışmaların tamamlanmış olması gerekir; 1. "Ders Đşlemleri - Müfredat Đşlemleri" ekranı aracılığıyla erişilen program müfredatının içerdiği derslerin AKTS kredi toplamlarının, her dönemde toplam 30 olmak üzere, Tezli Yüksek Lisans Programları için 120, Tezsiz Yüksek Lisans Programları için 90, Doktora Programları için ise 240 olması sağlanmalıdır. 2. "Ders Đşlemleri - Müfredat Đşlemleri" ekranı aracılığıyla erişilen program müfredatının içerdiği derslerin "Kodu", "Adı", "Ingilizce adı", "Dönem Tipi" ve "Sınıfı" bilgileri eksiksiz ve doğru olarak girilmiş olmalıdır. 3. Programın ilgili müfredatı kullanılarak, "Ders Đşlemleri" ana menu başlığı altındaki, "Ders Aç (Müfredat)", "Ders Aç (Hareket)" ve "Ders Açma Đşlemleri" menu başlıkları aracılığıyla erişilen ekranlar aracılığıyla Ders Açma ve Ders Kayıt işlemlerinin yapılmış olması, bu dersleri tamamlayarak mezun durumuna gelmiş ve Diploma & Diploma Eki almaya hak kazanmış olan öğrencilerin bulunması gereklidir. 4. "Genel Tanımlar- Diploma Eki Tanımları" ekranı aracılığıyla erişilen fonksiyon ile ilgili Program seçilerek, Program'a dair Diploma Eki Bilgileri eksiksiz ve doğru olarak girilmiş olmalıdır. Bu bilgileri içeren bir örnek ekran görüntüsü aşağıda gösterilmiştir; Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 5 / 13

6 III. Müfredat Tanımlama Đşlemleri Müfredat Dersleri Đçin AKTS Tanımlamalarının Yapılması AKTS tanımlamaları, öncelikle müfredat dersleri üstünden yapılır. Diploma Eki belgesi üzerindeki "Curriculum Courses" başlığı altında listelenen derslerin AKTS kredi değerleri müfredat derslerinden okunmaktadır (tek tek öğrencilerin ders-hareket bilgileri üstündeki AKTS değerleri, müfredattaki AKTS değerlerinin değişmesiyle değişmez, ayrıca işlem yapılması gerekir). Bir müfredat içindeki deslere ve dolayısıyla bu derslerin AKTS değerlerine erişmek için, "Ders Đşlemleri - Müfredat Đşlemleri" menu başlığı aracılığıyla erişilen, aşağıda gösterilen "Müfredat Đşlemleri" ekranını kullanmak gerekir. Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 6 / 13

7 Bir müfredata ait derslerin dönemlere göre ayrılmış olarak AKTS kredi toplamlarını görebilmek için, yukarıdaki ekran üstünde listelenen müfredatlardan işlem yapılmak istenenin üstüne kliklenerek seçilir ve aşağıdaki buton seti arasında bulunan "Müfredat Dersleri" butonuna basılır. Böylece, aşağıda gösterilen "Müfredat Dersleri Tanımlama" ekranı açılır. Açılan ekran üstündeki "Sınıf" ve "Dönem" bilgileri seçilerek, ilgili sınıf/dönem içindeki derslerin AKTS değerleri toplamı, "Listelenen - AKTS" başlığı altında görüntülenebilir. Burada gözüken değer, 30 olmalıdır. Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 7 / 13

8 KURAL AKTS-Türkiye Yüksek Öğrenim Yeterlilik Çerçevesi kurallarına göre, bir müfredata ait derslerin AKTS kredi değerlerinin toplamı, Lisans Programları için, her dönemde 30, tüm müfredatın genel toplamında ise 240 olmalıdır. AKTS kredi değerleri toplamı, her dönemde toplam 30 kuralı değişmemek üzere, Tezli Yüksek Lisans Programları için 120, Tezsiz Yüksek Lisans Programları için 90, Doktora Programları için ise 240 olmalıdır. Bir müfredata ait tüm derslerin detaylarına erişmek için, "Müfredat Đşlemleri" ekranında listelenen müfredatlardan işlem yapılmak istenenin üstüne kliklenerek seçilir ve "Müfredat Dersleri" butonuna basılır. Bu durumda, aşağıdaki "Müfredat Dersleri Tanımlama" ekranı açılarak, seçilen müfredata ait bütün derslerin listesini gösterecektir. Bu ekrandan, ilgili müfredata ders eklemek, silmek veya var olan derslerin özelliklerini değiştirmek mümkündür. Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 8 / 13

9 KURAL "Müfredat Dersleri Tanımlama" ekranı üstünde listelenen müfredat derslerinin içinde bulunan seçmeli dersler, "kategorik" olarak tanımlanmış olmalıdır. Yani, sadece ilgili sınıf ve dönemde alınması gereken seçmeli ders başlığı ders olarak tanımlanmalı, seçmeli dersin fiili karşılıkları tek tek müfredata girilmemelidir. Hal-i hazırda girilmiş olan, aynı seçmeli ders kategori başlığı altında bulunan birden fazla ders tanımı varsa, müfredat listesinden silinmelidir. KURAL Seçmeli ders kategorik olarak tanımlanırken, Ders Kodu olarak, seçmeli ders kategorisinin türü olan TE, NTE veya NDTE kısaltmalarından birisi ile dersin hangi sınıf/dönemde açıldığını gösteren 3 basamaklı numerik kod kullanılmalıdır. ÖRNEK TE 301 Technical Elective KURAL "Müfredat Dersler Tanımlama" ekranı üstünde listelenen müfredat derslerinin içinde birbirinin eşdeğeri olan dersler bulunmamalıdır. Hal-i hazırda girilmiş olan, birbirinin eşdeğeri olan ders tanımları varsa, eşdeğer dersler arasından en güncel olanı müfredat listesinde bırakılmalı, diğerleri silinmelidir. listede gösterilen dersler tek tek seçilerek, her bir ders için, "Değiştir" butonuna basılır, ve açılan "Müfredat Dersi Düzenleme" ekranı aracılığıyla, ilgili dersin detaylı özelliklerine erişilir. Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 9 / 13

10 "Müfredat Dersi Düzenleme" ekranı aracılığıyla erişilen müfredat dersi detayları arasında bulunan "Dönem Tipi", "Sınıf" ve "AKTS" özellikleri kontrol edilir ve doğru değilse düzeltilir; değiştirildikten sonra "Kaydet" butonuna basılarak ekran kapatılır. KURAL Müfredatta yer alan tüm derslerin Sınıfı, Dönemi ve AKTS kredi değeri doğru olarak girilmelidir. KURAL Müfredatta yer alan ders, aslında başka bir Bölüm'e ait ise, AKTS kredi karşılığı olarak, o dersin açıldığı asıl Bölüm'ün belirlediği AKTS kredi değeri esas alınmalıdır. KURAL Müfredatta yer alan yaz stajlarının AKTS kredi karşılığı 1'den farklı olmalıdır. Bir müfredatın listesinde bulunan bütün derslerin üstünden tek tek geçilmeli, kontrol edilmeli ve gerekli düzeltmeler yapılmalıdır. Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 10 / 13

11 Müfredat Dersleri Đçin AKTS Tanımlamalarının Kontrolü Bu işlemler yapıldıktan sonra, ilgili müfredatın tek tek tüm dönemlerinin AKTS kredi değerleri toplamının 30, tüm müfredat AKTS kredi değerleri toplamının ise 240 olup olmadığının genel kontrolü, "Müfredat Đşlemleri" ekranı üstünde listelenen müfredatlardan işlem yapılmak istenenin üstüne kliklenerek seçilmesi ve "Müfredat Dersleri" butonuna basılmasıyla açılan ekran üstündeki "Sınıf" ve "Dönem" bilgilerinin seçilerek, ilgili sınıf/dönem içindeki derslerin AKTS değerleri toplamının, "Listelenen- AKTS" başlığı altında görüntülenen numerik karşılığının, 30 olup olmadığının gözlenmesiyle sağlanır. IV. Ders Açma Đşlemleri Program müfredatları ve müfredat kapsamındaki ders içerikleri, AKTS kurallarına göre yeniden düzenlendikten sonra, ilgili müfredata göre açılmış olan derslerden başarılı olarak mezun durumuna gelmiş olan öğrencilerin Diploma Eki belgeleri hazırlanarak kendilerine teslim edilebilir. SIS uygulaması içinde açılan derslere dair tüm işlemler, "Ders Đşlemleri" ana menu başlığı altındaki, "Ders Aç (Müfredat)", "Ders Aç (Hareket)" ve "Ders Açma Đşlemleri" menu başlıkları aracılığıyla yerine getirilir. Ders Aç (Müfredat): Daha önce tanımlanmış bir müfredat referans alınarak, bu müfredatın içerdiği derslerin baz alındığı ve sadece müfredatın içinden derslerin seçilerek açılabildiği ders açma yöntemidir. Tüm Fakülte/Bölüm/Enstitü Sekreterlerinin bu işlem için yetkisi vardır. Ders Aç (Hareket): Daha önce açılmış olan dersler referans alınarak, dönem bazında açılan dersler havuzunda bulunan derslerin baz alındığı ve sadece bu havuzun içinden derslerin seçilerek açılabildiği ders açma yöntemidir. Tüm Fakülte/Bölüm/Enstitü Sekreterlerinin bu işlem için yetkisi vardır. Ders Açma Đşlemleri: Herhangi bir referans kullanılmaksızın, açılacak olan dersle ilgili bilgilerin girilerek açılabildiği ders açma yöntemidir. Öğrenci Đşleri Müdürlüğü'nün bu işlem için yetkisi vardır. Dönem başlarında ders açma işlemleri, ilgili Program'ın müfredatı referans alınarak, "Ders Aç (Müfredat)" menu başlığı aracılığıyla yapılır. Ancak ders açma işlemi yapılırken, müfredatta olmayan derslerin açılması gerekliliği ortaya çıkarsa, bu derslerin açılabilmesi için, aşağıdaki yöntemlerden biri izlenmelidir; 1. Açılmak istenen ders başka bir Bölüm'ün müfredatında varsa, SIS'in "Ders Aç (Müfredat)" menu başlığı aracılığıyla, ilgili Bölüm'den açılmalıdır. 2. Açılmak istenen ders, aynı Program'ın daha önceki dönemlerinde açılmış bir ders ise, SIS'in "Ders Aç (Hareket)" menu başlığı aracılığıyla açılmalıdır. 3. Açılmak istenen ders, başka bir Bölüm müfredatında mevcut değilse ve daha önce de açılmadıysa, ilgili Fakülte/Bölüm/Enstitü Sekreterliği tarafından Öğrenci Đşleri Müdürlüğü'ne dersin detaylarını anlatan bir dilekçe verilmelidir. Öğrenci Đşleri Müdürlüğü, SIS'in "Ders Açma Đşlemleri" menu başlığı aracılığıyla ilgili dersi açar. Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 11 / 13

12 V. Diploma Eki Üretme Đşlemleri Müfredat Tanımlama, Ders Açma ve Ders Kayıt konularında, yukarıdaki başlıklar altında açıklanan, AKTS'ye dair tüm işlemler doğru eksiksiz olarak yapıldıysa, ilgili müfredatı takip ederek, açılan derslerini almış ve başarıyla tamamlayarak mezun duruma gelmiş olan öğrencileri için Diploma Eki belgesi üretilerek öğrenciye teslim edilebilir. Bunun için, SIS'in "Diploma Đşlemleri" menu başlığı kullanılır. Diploma Eki belgesi, aşağıda örneği gösterilen ekran aracılığıyla, Öğrenci Đşleri Müdürlüğü tarafından kağıda basılır; Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 12 / 13

13 VI. Görev/Sorumluluk/Yetki (RACI) Matrisi Fakülte / Bölüm / Enstitü Sekreterlikleri Öğrenci Đşleri Md. AKTS Uzmanları Bilgi & Đletişim Tek. Md. Rektörlük Müfredatın AKTS kurallarına göre düzenlenmesi, muadil derslerin silinmesi YG M D - B Müfredat derslerinin aşağıdaki özelliklerinin AKTS kurallarına göre düzenlenmesi; AKTS Kredisi Sınıf Dönem Ders Kodu Ders Türkçe Adı Ders Ingilizce Adı Müfredat veya daha önce açılmış olan dersler referans alınarak Ders Açma işlemlerinin yapılması Müfredatta veya geçmiş dönemlerde tanımlı olmayan dersler için Ders Açma işlemlerinin yapılması Diploma Eki genel tanımlamalarının yapılması Diploma Eki belgelerinin üretilerek, kağıda basılıp, öğrencilere teslim edilmesi YG M D - B YG M B YG YG M D - B - YG M - B YG : Yerine Getiren (Responsible) M : Mesul (Accountable) D : Danışılacak (To be Consulted) B : Bilgi Verilecek (To be Informed) Bilgi & Đletişim Teknolojileri Müdürlüğü Sayfa 13 / 13