1- KONTROL ORTAMI. Öngörülen Eylem veya Eylemler. düzenlenecektir. İç kontrol sistemi ve

Transkript

1 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No KOS1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç kontrol sistemi ve işleyişi konusunda üst yönetimin desteği sağlanmıştır. Taşınır mal yönetimi, kamu idarelerinde risk yönetimi, etik kurallar konularında seminerler düzenlenmiştir. KOS1.1.1 Akademik ve idari personele yönelik olarak kamu mali yönetimi ve denetimi, stratejik planlama, performans yönetimi- konularında seminerler düzenlenecektir. denetimi, iç kontrol sistemi, KGB (Kalite Güvencesi leri) İç kontrol sisteminin tanınması, sistemin işleyişinde birlik sağlanması için seminer değerlendirme raporları, eylem planının tanıtımı amaçlı broşürler. ş KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. yönetim, birim yöneticilerine iç kontrol sistemine yönelik bilgi vermiştir. Konuya ilişkin seminerlere yöneticilerin katılımı da sağlanmıştır. Uygulamada görülen eksiklikler bulunmakla birlikte, bunların hızla giderilmesine çalışılmaktadır. KOS1.2.1 İç kontrol sistemi ve standartlarının bilinmesi noktasında yönetici ve personelin eğitimi gerekmektedir. Bu amaçla brifingler düzenlenecektir. ; İç kontrol sistemi özümsenecek ve eyleme dönüştürülecek

2 OMÜ Tıbbi Araştırmalar Yerel Etik Kurulu (TAYEK) Yönergesi; OMÜ Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu Yönergesi yayımlanmıştır. KOS1.3.1 OMÜ'de insanlar ve hayvanlar üzerindeki deneysel araştırma sürecine ilişkin etik kurallar tanımlanmıştır. Akademik ve idari personel için iş etiği-meslek etiği kurallarını belirlemek üzere OMÜ İş Etiği Kurulu" oluşturulacaktır. OMÜ Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu Yönergesi hazırlanmaktadır. ADEK (Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu) OMÜ Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu KOS1.3.2 "OMÜ Etik İlkeleri"nin akademik ve idari tüm personel tarafından bilinmesi sağlanacaktır. İş Etik Kurulu- KGB KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. KOS1.3.3 yöneticilerine, akademik ve idari personele çalışmaş /iş ş etiği ve meslek etiği konularında eğitim vermek üzere çeşitli seminerler düzenlenecektir PDB (Personel İş Etik Kurulu- Başkanlığı), Daire KGB Eğitim Seminerleri KOS1.3.4 Kamu yönetiminde etik düzenlemeler, Kamu Etik Kurulu tarafından yapılan çalışmalar konusunda personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. İş Etik Kurulu; ADEK PDB KGB

3 Akademik ve idari personelimiz sonu 0-5 ile biten yıllarda genel mal bildirimi, özel durumlarda ise 1 ay içerisinde beyan vermektedirler. KOS1.4.1 genelinde etik davranış kurallarını geliştirici çalışmalarda bulunulacaktır İş Etik Kurulu- ADEK PDB KGB KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. İlk atama ile göreve başlayan idari personele asalet tasdik edildikten KOS1.4.2 sonra birim amirlerince yemin belgesi imzalattırılır. Yeminler yüksek sesle okunarak, topluca yapılacaktır; "Etik Sözleşmesi" tüm personel tarafından imzalanarak şahsi dosyalarına konulacaktır. PDB Yemin belgesi; Etik Sözleşmesi. Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının bir bölümü, üniversite içinde tüm akademik birimlere dağıtılmaktadır. KOS1.4.3 yönetim kurulu ve senato kararları ile fakülte, yüksekokul, enstitü kurul ve yönetim kurulları kararları Genel Sekreterlik; internet ortamında yayımlanacaktır. (Enformatik Bölüm Başkanlığı yönetim yazılarının dağıtım planına dahil edilecektir) Enformatik Bölüm Başkanlığı (EBB) yönetiminin faaliyetlerinin açıklığı ve denetlenebilirliği KOS1.5.1 İdari ve akademik faaliyetlerde iş ve işlem akışı standartlaştırılacaktır. SGDB-ADEK İdarenin eşit ve adil davranışı KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. KOS1.5.2 İdari ve akademik faaliyetlerde hizmet alanların bilgi ve belgelere kolay-eşit bir biçimde ulaşması sağlanacaktır. İdarenin eşit ve adil davranışı KOS1.5.3 Kurum, adil ve eşit davranışlarla ilgili olarak yapılacak müracaatların İş Etiği Kurulu'nda değerlendirilmesini sağlayacaktır. İş Etik Kurulu Paydaş memnuniyeti KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. KOS1.6.1 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için iç ve dış denetimlerde ortaya çıkan SGDB-ADEK eksiklikler de dikkate alınarak gerekli düzenlemeler yapılacaktır

4 KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin misyonu-vizyonu üniversite üst yönetimi tarafından belirlenmiştir. KOS2.1.1 OMÜ personeline kurum misyonunun benimsetilmesi; vizyonun personel tarafından bilinmesi sağlanacaktır. ; ADEK KGB; SGDB Misyon ve vizyon ile ilgili tanıtım levhaları, elektronik duyurular. KOS2.1.2 Stratejik planın elektronik ortamda sürekli olarak yayımlanması sağlanacaktır. ADEK EBB elektronik duyurular KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Önceki yıllarda yürütülen çeşitli çalışmalar kapsamında kimi birimlerin KOS2.2.1 ve personelin görev tanımları yapılmıştır. lerin, alt birimlerin ve personelin görev tanımları yapılacaktır. SGDB; KOSE, (Kontrol Ortamı KGB Standartları Ekibi) Görev tanımları KOS 2.3 Bazı birimlerin görev dağılım çizelgeleri hazırlanmıştır. KOSE Proje çalışması, 1 Mart 2009 tarihi itibariyle İdare birimlerinde personelin görevlerini başlatılmıştır. ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. KOS2.3.1 KOS2.3.2 lerde personelin görev ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgeleri oluşturulacaktır. Oluşturulan görev dağılım çizelgelerinin, ilgili personele, açık ve anlaşılır şekilde yazılı olarak verilmesi sağlanacaktır. ; KGB KGB SGDB; KOSE Görev dağılım çizelgeleri Görev dağılım çizelgeleri

5 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şemaları idare faaliyet raporlarında mevcuttur. KOS2.4.1 lerin teşkilat şemaları gözden geçirilerek, elektronik ortama aktarılacaktır. OMÜ Teşkilat ;KGB SGDB; KOSE Şeması, Teşkilat Şemaları. KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Akademik Personel İş Analizi Anket Formu ile İdari Personel İş Analizi Anket Formu düzenlenmiş; KOS2.4.2 tüm personele uygulanmıştır. lerin iş analizi yapılacaktır. ; KGB KOSE İş analizleri raporu Bazı birimlerin iş akış süreci şemaları hazırlanmıştır. KOS2.4.3 lerin iş akış süreçleri oluşturulacaktır. ; KGB KOSE İş akış süreci şemaları İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk KOS 2.5 dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. KOS2.5.1 Süreç analizi yapılarak, örgüt yapısı ve iş-işlem akışının aksaklıkları giderilecektir. Süreç analizi KOSE; SGDB raporu KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. KOS2.6.1 yönetim OMÜ'deki hassas görevleri tanımlayacak; bu görevlere ilişkin prosedürleri belirleyecek ve personele duyuracaktır. Duyuru ve yazılı bildirim. KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. KOS2.7.1 İş takip formları geliştirilecektir. KGB İş takip formları.

6 KOS3 KOS 3.1 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. OMÜ'nün tüm birimleri ile akademik ve idari hizmetlerinin değerlendirilmesi, kalitelerinin yönetimi ve akreditasyon çalışmaları ile ilgili görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin hükümler Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK) yönergesinde düzenlenmiştir. ADEK Kurulu tüm birimlerden periyodik izleme ve iyileştirme süreci kapsamında performans İnsan kaynakları ı yönetimi, idareninin amaç gösterg elerini istemiştir. ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. KOS3.1.1 KOS3.1.2 İdarenin amaç ve hedeflerine uygun insan kaynakları planlaması yapılacakır. Kurumun stratejik planında yer alan hedef ve amaçlarının gerçekleştirilmesi konusunda Personel Daire Başkanlığı'nca birimlerle koordineli olarak insan kaynağının optimum dağılımı sağlanacak ve insan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacaktır., PDB PDB ; ADEK İnsan kaynakları planlama raporu İhtiyaç analizi sonuç raporu. KOS3.1.3 Takip ve işlemlerde bütünlük sağlanması açısından tüm personelin (Akademik, Memur, İşçi, sözleşmeli vb) özlük dosyalarının Personel Daire Başkanlığında toplanması PDB Özlük dosyaları

7 KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS3.2.1 KOS3.2.2 KOS3.2.3 Personel Daire Başkanlığı'nca yıllık eğitim planları hazırlanacaktır. Yönetici ve personele görev alanları ile ilgili PDB hizmetiçi eğitim ve diğer eğitimler verilecektir. Personel Daire Başkanlığı içinde eğitim hizmetlerini yürütmek üzere yeni bir birim oluşturulacaktır. in çalışma ilkeleri yönerge ile belirlenecektir. Personel Daire Başkanlığınca ( Eğitim Şube i) "Hizmet içi Eğitim Yönergesi" hazırlanacaktır. PDB; Hukuk Müşavirliği PDB, Hukuk Müşavirliği Yıllık eğitim seminerleri PDB içinde Eğitim Şube i Hizmetiçi Eğitim Yönergesi KOS 3.3 Akademik Yükselme ve Atanma Kriterleri hazırlanmış ve YÖK'e Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her gönderilmiştir. görev için en uygun personel seçilmelidir. İdari personel için unvan değişikğ ş liği ğ sınavı yapılmaktadır. KOS3.3.1 KOS3.3.2 Akademik personelin atanma ve yükselmelerinde OMÜ kriterleri, dikkate alınacaktır. PDB İdari personel için görevde Görevde yükselme-unvan değişikliği yükselme-unvan PDB eğitimleri ve sınavları arı düzenli değişikliği i eğitim olarak yapılacaktır. ve sınavları KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. KOS KOS3.3.'de belirtilen eylemler bu standardı karşılamaktadır. ; PDB KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. KOS KOS3.5.2 Personelin eğitim ihtiyacını gidermeye yönelik faaliyetler yıllık olarak planacak, eğitim faaliyetleri düzenli bir şekilde PDB yürütülecek ve güncellenecektir.(eğitimler 3 er veya 6 şar aylık zaman aralıkları ile tekrarlanacaktır) Eğitim ihtiyacını giderecek eğitim faaliyetleri bir önceki yıl içinde yıllık olarak planlanacaktır. Takip eden yılda PDB uygulanması sağlanacak ve değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Eğitim Programları değerlendirme raporları Eğitim ihtiyaç analizi raporu

8 KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Akademik ve idari personelimizin yıllık sicil raporları önce 1. sicil amiri daha sonra 2. sicil amiri tarafından doldurularak Personel Daire Başkanlığı'ndaki özlük dosyalarında muhafaza edilmektedir. KOS3.6.1 KOS3.6.2 KOS3.6.3 KOS3.6.4 yöneticileri tarafından personelin performansı yıllık olarak değerlendirilecek ve bununla ilgili rapor üst yönetime yazılı olarak verilecektir. Raporlar üst yönetime gönderildikten sonra, birim yöneticileri, performans değerlendirmelerini personel ile görüşeceklerdir. Personel Performans Değerlendirme Komisyonu kurulacaktır. İdari peronelin performansının değerlendirilmesinde kullanılacak kriterler tespit edilecektir. Personel Performans Değerlendirme Yönergesi hazırlanacaktır. ;P DB; Hukuk Müşavirliği ;P DB ;P DB; Hukuk Müşavirliği Performans değerlendirme ve ödüllendirme İdari personel performans değerlendirme kriterleri KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. KOS3.7.1 İdari personelin performansını olumlu veya olumsuz yönde etkileyen faktörlerin saptanması amacıyla her yıl en az bir kez Genel Sekreterlik koordinatörlüğünde üst yönetimin başkanlığında birim yöneticilerinin toplanmaları sağlanacaktır. Akademik personel için ise bu eylem ADEK tarafından yürütülecektir. Genel Sekreterlik; ADEK Toplantı Kararları KOS3.7.2 lerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri sonucunda yetersiz bulunan personele PDB performansın artırılması için çözümler üretilecek, çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanacaktır. Eğitim Programları

9 KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS3.8.1 KOS3.8.2 Personel istihdamına ilişkin ilke ve kurallar yazılı yönerge olarak Üniver site belirlenecektir. Personel istihdamı ve yönetimine ilişkin ilke ve PDB kurallar personele duyurulacaktır. PDB; ; Hukuk Müşaviliği Yönerge Duyuru ve talimatlar KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. KOS4.1.1 KOSE projesi kapsamında iş akış süreçlerinde imza ve onay mercileri belirlenecek ve personele duyurulacaktır. KGB Yetkili mercileri belirleyen onay sirkülerleri Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde KOS42.2 devredilen dil yetkinin i sınırları nı gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS Bu standardı sağlamaya yönelik gerekli genel ş artları kapsayacak ; Yetki devri bir "Yetki Devri Yönergesi" Hukuk yönergesi hazırlanacaktır Müşavirliği 06 KO 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. KOS4.3.1 Hazırlanacak yetki devri yönergesinde bu standart gözönünde bulundurulacaktır. Yetki devri yönergesi KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS4.4.1 Yetki devri hiyerarşi dahilinde yapılacak ve eşitler arasında en uygun olanı seçilecektir. ; Yetki devri yönergesi KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS4.5.1 Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresi, sınırları ve hangi peryotlarla yetki devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. Yetki devredilenler Yetki devri onayı, Bilgilendirme raporu

10 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RD5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RD 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik OMÜ'nün amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, dönemine ilişkin performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek Stratejik Planı amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanmıştır. hazırlamalıdır. RD5.1.1 Makul güvence sağlanmaktadır RD 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. RD5.2.1 OMÜ Performans Programı hazırlanacaktır, Harcama Yetkilileri, SGDB Tüm ler Performans programı (taslak) RD 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. RD5.3.1 OMÜ bütçesi, stratejik plan ve performans programlarına uygun olarak hazırlanacaktır Tüm OMÜ Bütçe, Harcama Yetkilileri, SGDB ler tasarısı RD5.4 Ödeneklerin kullanımı ile ilgili tebliğ çerçevesinde harcama yetkililerinden üst yönetimin aldığı Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan tedbirler ve performans programıyla belirlenen amaç ve doğrultusunda hedeflere kendilerinin uygunluğunu sağlamalıdır. oluşturdukları tedbirleri de belirterek her üç ayda bir raporlamaları istenmektedir. RD5.4.1 Faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamak üzere üç ayda bir kontrol yapılacaktır. Harcama Yetkilileri SGDB Üç aylık raporlar RD 5.5 yöneticileri, Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin kendi stratejik planları hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve kapsamında özel personeline duyurmalıdır. hedeflerini belirlemiştir. RD5.5.1 lerce belirlenen özel hedeflerin gerçekleşmesi izlenecektir. SGDB; lerin KGB;Stratej özel ik plan hedeflerini izleme ve belirleyen değerlendir çizelgeler me birimii i

11 RD 5.6 mizin bazı İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, birimlerinin spesifik ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. ve ölçülebilir hedefi bulunmaktadır. RD5.6.1 İdarenin ve birimlerinin hedeflerinin belirlenmesinde katılımı sağlayacak yöntemler uygulanacaktır. Hedefler, somut maddeler halinde sıralanacaktır. Somut KGB hedefler çizelgesi RD6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RD 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. amaç ve RD6.1.1 ler itibariyle riskler mali riskler, faaliyet riskleri, sistemsel riskler, stratejik riskler, yasal riskler, çevresel riskler, imaj/itibar riskleri, bilgi teknolojileri riskleri gibi kategoriler altında belirlenerek erek, sınıflandırılacaktır ; KGB Riskleri tanımlama ve belirleme raporları RD 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. RD6.2.1 Riskler belirlendikten sonra, yaratacağı etki (doğuracağı sonuç) ve gerçekleşme olasılığı bağlamında ölçülecek ve bir risklilik sıralamasına sokulacaktır. Böylece üniversite üst yönetimi ile birim yöneticilerinin en yüksek riskleri dikkate alarak, bu risklere yönelik tepkileri geliştirebilmeleri sağlanacaktır., KGB Risk değerlendirme raporu RD 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler planları oluşturulmalıdır. belirlenerek eylem RD6.3.1 Riskler tanımlanıp, ölçüldükten sonra üst yönetim ve birim yöneticileri alınacak önlemlere ilişkin eylem planlarını oluşturacaklardır., Eylem planı

12 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem Eylemler veya Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KF7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Ondokuz Mayıs si'nin Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasları hazırlanmıştır. KF7.1.1 Personel, öğrenci, hastane ve kütüphane otomasyon sistemlerinin gözden geçirilmesi, eksik ve açıklarının belirlenerek bunların giderilmesi için kontrol sistemleri geliştirilecektir. İlgili ler Güncelleşmiş otomasyon yazılımı KF 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, Stratejik Pl an onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, İzleme i analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, kurulmuştur. izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KF7.1.2 ADEK-SGDB çeşitli kontrol strateji ve yöntemleri çerçevesinde izleme-denetleme faaliyetini gerçekleştirecektir. ADEK-SGDB Dönemsel izleme raporları KF7.1.3 Her birim faaliyet alanları ve riskleri ile ilgili tespit edici, önleyici, düzeltici, yönlendirici kontrol mekanizmaları oluşturarak bunların uygulanmasını sağlayacaktır. Tüm ler KGB Eylemin ön gördüğü raporlar doğrultusunda hazırlanan talimatlar KF 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. KF Kontroller, gerekli hallerde işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsayacaktır. Tüm ler ADEK- SGDB Talimatlar

13 Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde üniversite taşınırlarının envanteri çıkarılmış ve yeni edinilen mallar ile birlikte kayıt altına alınmıştır. KF7.3.1 Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri idarenin taşınır varlıklarını altı aylık dönemler itibariyle yerinde kontrol edecekler; taşınır kayıtları ile uygunluğunu sağlayacaklardır. Bu işlemin daha etkili bir şekilde gerçekleşirilebilmesi için elektronik kontrol sistemi geliştirilecektir. Harcama Yetkilileri Elektronik kontrol için barkot sistemi İlgili mevzuat çerçevesinde belirlenen süreler içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak şartıyla (muhasebe kayıtları, KF7.3.2 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel taşınır ve taşınmaz KF 7.3 kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını mal kayıtları, vb.) kapsamalıdır. varlıkların güvenliğini de kapsayacak biçimde tespit ve sayımlar yapılmaktadır. Taşınmazların kontrol ve yönetimi amacıyla emlak ofisi kurulacaktır. Genel Sekreterlik, Hukuk Müşavirliği ve Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Taşınmaz mallar yönetim yönergesi Kütüphane varlıklarının kontrolü otomasyon sistemi KF7.3.3 çerçevesinde barkod yöntemiyle sağlanmaktadır. kütüphanelerinde (fayda- otomosyon sistemi kurulacaktır. maliyet analizi yapılarak) Kütüphane ve Dokümantas yon DB Kütüphane yazılımları birimlerinin bir kısmı güvenlik kamerası sistemiyle korunmaktadır. KFS7.3.4 genelinde bir çalışma yapılıp eksiklikler tesbit edilecektir. İMİD Güvenlik kontrol sistemi

14 KF 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KFS7.4.1 Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizi yapılacak; kontrollerin etkin, verimli ve ekonomik olması sağlanacaktır. Harcama Yetkilileri Fizibilite Raporları KF8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KF 8.1 mizde idari-mali karar ve miz idari faaliyetleri Karar ve İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri işlemlerin bir ile mali karar ve işlemlerini KF8.1.1 SGDB; KGB uygulama hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. bölümü hakkında mevzuat çerçevesinde yazılı hale sürecine ilişkin yazılı prosedürler getirip uygulamaya koyacaktır. belgeler belirlenmiştir KF 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. KF8.2.1 İdar i-mali prosedür ler ve ilg ili i dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde düzenelecektir. SGDB; KGB İdari ve mali faaliyetlere ilişkin prosedür belgeleri. KF 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir Mali mevzuatla ve ulaşılabilir olmalıdır. ilgili düzenlemeler ve değişiklikler SGDB internet sayfasında yayımlanmaktadır. KF8.3.1 KF8.3.2 İş akış şemaları OMÜ internet sayfalarında yayımlanacak, kitapçık halinde hazırlanarak personele ve ilgililere dağıtılacaktır. Mevzuat değişiklikleri olduğunda kurum içi iletişim araçları kullanılarak veya hizmet içi eğitim programları aracılığıyla ilgili personelin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. yöneticileri EBB KGB; EBB İş akış şemaları Eğitim bülteni

15 KF9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KF sayılı yasa çerçevesinde görevler ayrılığı Her faaliyet veya mali karar ve işlemin sağlanmış olmakla onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve birlikte, personel kontrolü görevleri farklı sayısındaki kişilere verilmelidir. yetersizlik nedeniyle bazı birimlerde sorunlar bulunmaktadır. KF9.1.1 Yönetsel faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve Görev dağılım ve kontrol edilmesi görevleri farklı yetki çizelgeleri personel arasında paylaştırılacaktır. KF 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. KF9.2.1 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumlarda gerekli önlemler alınacaktır. yöneticilerinin durum tespit ve risk raporları KF10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KF lerde görev dağılımı yazılı olarak yapılacak ve birim internet sayfalarında yayımlanacaktır EBB İnternet ortamında. yayınlanan görev dağılım çizelgesi KF 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. KF KF Görev dağılımını gösteren çizelgelerde personelin yaptıkları iş ve işlemlerden kime karşı sorumlu oldukları açıkça yazılacaktır. Yöneticiler, idari ve mali faaliyetlerin amaca uygun ve sürekli bir şekilde uygulanmasına ilişkin kontrolleri yapacaktır. Bu kontrolleri sunulan raporlar ve hazırlanan işlem tabloları aracılığıyla yerine getireceklerdir. KGB KGB İnternet ortamında. yayınlanan görev dağılım çizelgesi Kontrol raporları

16 KF 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. KF Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izleme-onaylama faaliyetinin yanı sıra hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları verecektir Yazılı talimatlar KF11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KF 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KF KF Hizmetiçi eğitimin sürekliliği sağlanacaktır. PDB Belirli dönemlerde personel aynı birim içinde görev değişikliğine (2 yılda bir rotasyona) tabi tutulacaktır. PDB Eğitim planları Görev dağılım çizelgesi KF 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Kurumumuzda yürütülen görevlere asaleten atama koşulu bulunmayan durumlarda kamu KF personeli mevzuatında belirtilen koşullara haiz olanlar arasından usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilecektir. ; Görevlendirme onayı KF Vekaleten yapılan görevlendirmelerde hiyerarşik yapı dikkate alınacaktır. ; Yetki devri yönergesi KF 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. KF Görevinden ayrılan personelin iş veya işlemlerinin durumuna ilişkin bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi sağlanacaktır. ; Devir teslim raporu

17 KF12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KF 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KF İlgili kontroller, Yönetim Bilgi Sistemi Yönergesi'nde belirlenecek ve uygulanacaktır., Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri Yönerge KF 12.2 mizde bilgi teknolojileri alanında çeşitli görevler verilmiş üç birim Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim bulunmaktadır: 1) konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve Bilgi İşlem Daire usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve Başkanlığı, 2) düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar Enformatik Bölüm oluşturulmalıdır. Başkanlığı, 3) Bilgi ve İletişim Teknolojileri Araştırma ve Uygulama Merkezi (BİLTAM). KF İlgili üç birimin görev, yetki ve sorumlulukları mevzuat çerçevesinde yeniden tanımlanacaktır. PDB; Hukuk Müşavirliği Yönerge KF 12.3 İdareler bilişim yönetişimini mekanizmalar geliştirmelidir. sağlayacak KF OMÜ, bilişim teknolojilerini amaç ve hedeflerine uygun bir şekilde kullanacaktır. Bu amaç doğrultusunda bilgi teknolojileri birimleri (Bilgi İşlem DB, Enformatik, BİLTAM) yeniden yapılandırılacak, bu birimler ile üst yönetim arasında sürekli ve etkili bir iletişim oluşturulacaktır. Hukuk Müşavirliği Rapor

18 4- BİLGİ ve İLETİŞİM Standart Kod No Bİ13 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. _OMÜ ağ alt yapısı; güncel ve yüksek bant genişliğine sahip, sürekli ve kesintisiz hizmet alınmasını sağlamakta. _OMÜ web sitesi; OMÜ uzantılı e-posta ağı, bilgi yönetim sistemleri etkili bir biçimde kullanılmaktadır. Eylem Kod No Bİ Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri OMÜ'de bilgi ve iletişim sisteminin etkili-süreklolması sağlanacaktır. İletişimin sürekli ve güncel olabilmesi için " içerik sağlayıcı birim" kurulacaktır. İşbirliği Yapılacak SGDB; Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri Çıktı/ Sonuç Bilgi yönetim sistemleri Tamamlanma Tarihi Açıklama Bİ OMÜ'de "Yönetim Bilgi Sistemi" kurulacak; "Yönetim Bilgi Sistemi Yönergesi" hazırlanacaktır. Bilgi ve İletişim Teknolojileri OMÜ YBS leri; Hukuk Yönergesi Müşavirliği Bİ 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Bİ Bİ n ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilece, analiz yapacak imkanı yaratacak şekilde SGDB bünyesinde "Yönetim Bilgi Sistemi i" kurulacaktır. mizde iç ve dış yazışmalarda "Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" dikkate alınarak "Resmi Yazışmalar Yönergesi" hazırlanacaktır. ; Genel Sekreterlik SGDB; Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri Hukuk Müşavirliği Yönetim Bilgi Sistemi i OMÜ Resmi Yazışmalar Yönergesi

19 Bİ 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini Yasal düzenlemelerin bir bölümü internet ortamında kullanıma sunulmuştur. yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bİ Bİ Yasal düzenlemeler derlenerek internet ortamında bilgiye erişim sağlanacaktır. Kurum içi yazışmaların elektronik ortamda takibi sağlanacaktır. ; Tüm ler ; Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri Mevzuat Bilgi Bankası Evrak ve doküman bilgi sistemi Bİ 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, anlaşılabilir olmalıdır. kullanışlı ve "Bilgi Akış Yönergesi" hazırlanacaktır. "İçerik Bİ sağlayıcı birim" bu yönerge çerçevesinde görev yapacaktır. ; Tüm ler SGDB; Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri;hukuk Müşavirliği Yönerge Bİ 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans Kurumumuzda, Maliye programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak Bakanlığınca oluşturulan e- kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında bütçe sisteminden erişebilmelidir. yararlanılmaktadır. Bİ Bİ Yöneticiler ve ilgili personelin performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmeleri sağlanacaktır. Maliye Bakanlığı ile yapılan protokol çerçevesinde Kamu Hesapları Bilgi Sistemine geçilecektir., Tüm ler Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri Uygulama örnekleri ve Bütçe Kanunu SGDB KBS. Bİ 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Bİ Bİ "Yönetim Bilgi Sistemi Yönergesi" hazırlanırken bu özellikler göz önünde bulundurulacaktır. Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri Yönetim Bilgi Sistemi Yönergesi'nde belirtildiği şekilde yeniden düzenlenecektir. ; Tüm ler Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri, Hukuk Müşavirliği OMÜ YBS Yönergesi SGDB

20 Bİ 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Bİ yöneticileri idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev talimatları aracılığıyla personele yazılı olarak bildirecektir. Görev talimatları Bİ İnternet ortamında görüş, istek ve önerilerin iletileceği bir bölüm oluşturulacaktır. Enformatik Bölüm Başkanlığı Web Öneri Kutusu Bİ 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını OMÜ Telefon Rehberi iletebilmelerini sağlamalıdır. bulunmakta ve güncelliği sağlanmaktadır. Bİ OMÜ Telefon Rehberi sürekli güncellenecek, internet ortamında kullanıma sunulacaktır. Enformatik Bölüm Başkanlığı OMÜ Telefon Rehberi Bİ İnternet ortamında çeşitli tartışma forumları oluşturulacaktır. Enformatik Bölüm Başkanlığı OMÜ e- tartışma grupları Bİ14 Bİ 14.1 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. OMÜ Stratejik İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, Planı yayımlanmıştır varlıkları, yükümlülükleri ve performans 2008 İdare Faaliyet Raporları programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. kamuoyuna duyurulmuştur. Bİ OMÜ'nün amaçları, hedefleri, stratejileri,, varlıkları, yükümlülükleri SGDB ve performans programları her yıl kamuoyuna açıklanacaktır. Performans Programı Bİ sayılı kanun gereği her yıl İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama ilk altı aylık bütçe uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve sonuçları, ikinci altı aya ilişkin hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna beklentiler kamuoyuna açıklamalıdır. açıklanmaktadır. Bİ Makul güvence sağlanmakta

21 Bİ sayılı kanun kapsamında 2006 yılından itibaren birimlerce hazırlanan birim faaliyet raporları konsolide edilerek her yıl miz idari faaliyet raporu olarak Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare düzenlenir. miz ve faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna duyurulmaktadır. Bİ Makul güvence sağlanmakta Bİ 14.4 OMÜ içinde yatay ve dikey raporlama yapılmakta; ancak belli kurallara bağlanmış belli Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay bir yazılı belgeye ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, dayanmamaktadır. birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Bİ OMÜ içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecektir. ler ve personel görevleri ve faaliyetleriyle B İ ilgili i h azırl anması gerek en raporlar hakkında bilgilendirilecektir. Raporlama sistemi yönergesi Bilgilendir me toplantı raporları Bİ15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bİ 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik Kayıt ve dosyalama sistemi ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare bulunmakla birlikte, içi haberleşmeyi kapsamalıdır. otomosyona geçilmemiştir. Bİ Ka yıt ve dosyalama sistemi otomasyona geçirilecektir. Genel Sekreterlik, Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri Evrak ve doküman bilgi sistemi Bİ 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Bİ Kurulacak OMÜ Evrak Otomasyon Sistemi bu standardı sağlayacaktır. Yönetim, Bilgi ve İletişim Teknolojileri leri

22 Bİ 15.3 Bİ 15.4 Bİ 15.5 Bİ 15.6 OMÜ Evrak Kayıt ve Dosyalama Sistemi'ndeki şifreleme kişisel verilerin Bilgi ve İletişim Süpervizör Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin Bİ güvenliğini ve, Teknolojileri çalışma güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. korunmasını sağlayacaktır. leri esasları Süpervizör sitemi ve çalışma ilkeleri Kayıt ve dosyalama sistemi Bilgi ve İletişim Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş Standart Bİ belirlenmiş standartlara, Teknolojileri standartlara uygun olmalıdır. dosya planı uygun olacaktır. leri Rektörlük genel evrak birimi Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, hariç tüm birimlerde evrak Oluşturulacak elektronik Kütüphane ve Eletronik standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve kayıt işlemleri birim sekreterleri doküman sistemi kullanımı Bİ Dokümantasyon evrak takip arşiv sistemine uygun olarak muhafaza ve görevlendirilen diğer tüm birimlerde zorunlu Daire Başkanlığı sistemi edilmelidir. personel tarafından hale getirilecektir yürütülmektedir. miz birimlerince evrak kayıtları bilgisayar ortamında veya defter kayıt miz kurum arşivi yöntemiyle tutulmaktadır. Genel oluşturulmaktadır.bunun Kütüphane ve Evrak ve Evrakların dağıtımları zimmet Sekreterlik, Bİ için gerekli Dokümantasyon doküman..09. kayıt df defteri ne k ayıt edilerek ii dokümantasyon sistemi de 12 Daire Başkanlığı bilgi sistemi yapılmaktadır. Bazı özel oluşturulacaktır. durumlarda ise (gizli evrak vs ) tebliğ-tebelluğ tutanağı İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, ile dağıtım yapılmaktadır. sınıflandırılması, korunması ve erişimini de mizde kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. dosyalama hizmetleri Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Dosyalama hizmetleri Strateji Müdürlüğü'nün Genel Kütüphane ve OMÜ Geliştirme Daire Başkanlığı'nda koordinasyonunda Sekreterlik, Bİ Dokümantasyon Standart Standart Dosya Planı'na göre tarih ve Daire Başkanlığı Dosya Planı yapılmaktadır. sayılı Resmi Gazete de yayımlanan genelge ile başlatılan "Standart Dosya Planı" çalışmalarına göre yapılacaktır.

23 Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bİ 16.1 Hata, usulsüzlük ve Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yolsuzluklar dilekçe ile yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. bildirilmektedir. BİS OMÜ Web sayfasında istek, öneri ve şikayetlerin bildirileceği bir bölüm oluşturulacaktır. Rektörlük bünyesinde, akademik birimlerde ve hastanede "şikayet kutusu" yerleştirilecektir. Yazılım/Şik ayet kutuları. Yöneticiler, bildirilen hata, Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve Dilekçeler incelenerek gerekli Bİ 16.2 yolsuzluklar l hkk hakkında yeterli incelemeyi i g örüldü ğü ü takdirde d disiplin-i açılmaktadır. Bİ usulsüzlük Hukuk ve yolsuzluklarlar, i Müşavirli iliği hakkında yeterli yapmalıdır. cezai soruşturma incelemeyi yapacaktır. İnceleme raporları 12 Bİ 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları personele haksız ve ayırımcı bir yapılmamalıdır. bildiren muamele Bİ Bİ Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayrımcı muamele yapılmayacak ve kimliği gizli tutulacaktır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk ile ilgili gelen ihbarlar İç Denetim i Başkanlığı'na da bilgi amaçlı gönderilecektir., Hukuk Müşavirliği İç Denetim i Kurum güvence beyanı Belgeler sürekli

24 5- İZLEME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem Eylemler veya Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama İ17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler kontrol sistemini yılda en az bir değerlendirmelidir. iç kez İ 17.1 İç kontrol sistemi, "sürekli izleme" veya "özel bir değerlendirme yapma" veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İ İç kontrol sistemi, eylem planında oluşturulan uygulama takvimi çerçevesinde izlenecek ve altı aylık dönemler itibariyle, Aralık ve Haziran ayları içinde değerlendirme toplantıları yapılacaktır. Sonuçlar üst yönetime raporlanacaktır. SGDB-ADEK Değerlendirme raporu İ 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İ İç kontrol sisteminin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi sürecinde iç ve dış denetim raporlarından yararlanılacaktır. SGDB İzleme raporları İ 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. idarenin İ "Değerlendirme Kurulu" oluşturulacaktır. Bu kurul yönetimin belirleyeceği akademik ve idari birim yöneticilerinden oluşturulacaktır. SGDB Değerlendirme Kurulu Görev onayı

25 İ "Değerlendirme Kurulu" ve SGDB, yılda en az bir kez yöneticilerin görüşlerini, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporları da dikkate alarak izleme ve değerlendirme yapacaktır. SGDB- Değerlendirme Kurulu İzleme ve değerlendirme raporu İ 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İ iç kontrol sistemine ilişkin öneri ve değerlendirmelerini yılda iki kez, Kasım ve Mayıs ayı içerisinde Rektörlüğe ileteceklerdir. izleme raporları İ İç kontrolün değerlendirilmesinde kişi ve kurumlardan gelen talep ve şikayetler dikkate alınacaktır. SGDB- Değerlendirme Kurulu Değerlendirme raporu İ 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İ Değerlendirme sonucunda, alınması gereken önlemler tespit edilecek, üst yöneticinin onayı ile gerekli düzenlemeler hayata geçirilecektir. SGDB- Değerlendirme Kurulu Değerlendirme sonucu eylem planı

26 İ18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Bu kapsamda Rektör e doğrudan bağlı İç Denetim i oluşturulmuştur İ İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülecek ve İç Denetçiler tarafından yerine getirilecektir. İç Denetim i İç denetim raporları İ 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İ Denetim programı üst yöneticinin görüşleri de dikkate alınmak suretiyle hazırlanacak ve uygulanacaktır İç Denetim i Üç yıllık plan ve yıllık program İ İç Denetim i Başkanlığı tarafından 3 yıllık denetim planı risk esaslı olarak hazırlanacak ve uygulanacaktır İç Denetim i Üç yıllık plan ve yıllık program İ 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İ İç denetim sonucunda hazırlanan raporlarda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanacak ve uygulanacaktır SGDB eylem planları İ Alınması gereken önlemlerle ilgili çalışmalar iç denetçiler tarafından izlenecektir. İç Denetim i İzleme Raporları