E-FATURA E-ARŞİV FATURA E-DEFTER DOĞRUDAN ENTEGRASYON UZMANI

Transkript

1 E-FATURA E-ARŞİV FATURA E-DEFTER DOĞRUDAN ENTEGRASYON UZMANI

2 E-Fatura, E-Arşiv Fatura, E-Defter Nedir? E-Fatura: E-Fatura mükelleflerine göndermek zorunda olduğunuz ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden muhatabına gönderdiğiniz E-Faturadır. EDM Bilişim tarafından 10 yıl ücretsiz İstanbul Ankara yedeklemeli saklanır ve online erişim imkanı sağlanır. E Arşiv Fatura: E-Fatura mükellefi olmayan kurumların ve tüm bireylerin beyan ettikleri herhangi bir yada whatsapp türünde hesaplarına direk gönderebileceğiniz PDF faturadır. 2.nushası E-Fatura da olduğu üzere EDM Bilişim tarafından 10 yıl ücretsiz İstanbul Ankara yedeklemeli saklanır ve ve online erişim imkanı sağlanır. E-Defter: Muhasebe programınızdan alınan elektronik defter için gerekli alanlar kullanılarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına göre elektronik defterler oluşturulur ve her ay için takip eden 3.ayın sonunda GİB den beratlar alınır. E-Defterleriniz 10 yıl ücretsiz İstanbul Ankara yedeklemeli olarak şirketimiz tarafından saklanır ve online erişim imkanı sağlanır. 2

3 E-Fatura E-Defter itibari ile Mükellefler a)2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler. b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)'ndan lisans alan mükellefler. Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir. c) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler. (a)bendindeki şartı, 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1/1/2016 tarihinden itibaren,(b)2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren, (b) ve (c) bentlerinde sayılanlardan bu Tebliğin yayım tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1/1/2016 tarihinden itibaren, bu Tebliğin yayım tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. Bununla birlikte, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-.fatura uygulamasına geçebileceklerdir 3

4 E-Fatura E-Defter itibari ile Mükellefler Örnek 1: (A) A.Ş hesap dönemi sonu itibarıyla 10 Milyon TL brüt satış hasılatını aşmıştır. Bu durumda (A) A.Ş.'nin 31/12/2016 tarihine kadar (bu tarih dahil) gerekli başvuruları yapıp hazırlıklarını tamamlayarak 1/1/2017 tarihinden itibaren elektronik defter tutmak ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Örnek 2: 1/7/XXXX-30/6/XXXX özel hesap dönemine tabi (B) Ltd. Şti. 30/6/2016 hesap dönemi sonu itibarıyla 10 Milyon TL brüt satış hasılatına ulaşmış bulunmaktadır. Bu durumda (B) Ltd. Şti.'nin, 30/6/2017 tarihine kadar (bu tarih dahil) gerekli başvuruları yapıp hazırlıklarını tamamlayarak, kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi (31/10/2016) izleyen özel hesap döneminin başlangıcı olan 1/7/2017 tarihinden itibaren elektronik defter tutmak ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır. Örnek 3: (C) A.Ş. ÖTV I sayılı listedeki mallara ilişkin teslim faaliyetinde bulunması sebebiyle EPDK'dan 5/5/2012 tarihinde lisans almıştır. Buna göre, bu Tebliğin yayım tarihinden önce lisans alan (C) A.Ş.'nin 31/12/2015 tarihine kadar (bu tarih dahil) gerekli başvuruları yapıp hazırlıklarını tamamlayarak 1/1/2016 tarihinden itibaren elektronik defter tutmak ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

5 E-Arşiv Fatura Mükellefler Yıllık cirosu 5000TL nin üzerinde olan elektronik ticaret sitelerinin sattıkları ürünler için tarihinden itibaren müşterilerine E-Arşiv Fatura yönetmeliği kapsamında PDF formatında faturaları müşterilerini bildirdiği adreslerine göndermek zorundadırlar. Kağıt fatura düzenleyemezler. Bunun dışında Türkiye'deki tüm şirket, kobiler ve bireysel şirketler; tüm bireysel müşterilerine PDF formatında fatura gönderebilmek için E-Arşiv Fatura yönetmeliği kapsamına kendi istekleri ile girebilirler. E-Arşiv Fatura uygulamasına geçebilmek için öncellikle E-Fatura mükellefi olmak gerekmektedir. 5

6 Cezai Müeyyideler E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-deftere ilişkin getirilen zorunluluklara uymayanlara V.U.K.Madde 355 e göre Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır. (1.200 TL) E-Fatura ve E-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükellefler e-fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere fatura düzenleyemezler, kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. (V.U.K. Madde 353/1 Özel Usulsüzlük Cezası Belge başına 190 TL. den az olmamak üzere tutarın %10 u. Yıllık bazda üst limit TL) 6

7 E-Fatura ya Geçiş Avantajları Fatura basım ve gönderim masraflarında azalma Elektronik ortamda arşivleme olanağı ile arşivleme maliyetlerinde azalma ve belgelere hızlı erişim Operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı Hızlı mutabakat ve nakit akışı. Elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı Uluslararası standartlara uyum Hızlı uyuşmazlık çözümü Nakit akışını hızlandırmak suretiyle işletmelere finansal avantajlar Kağıt tasarrufu sayesinden çevrenin korunmasına katkı 7

8 E-Arşiv Fatura ya Geçiş Avantajları Kağıt fatura sıfırlama nedeniyle fatura basım gönderim masraflarının ortadan kalkması Elektronik ortamda arşivleme olanağı ile arşivleme maliyetlerinde azalma ve belgelere hızlı erişim Operasyonel etkinlik ve verimlilik artışı Elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı Uluslararası standartlara uyum Nakit akışını hızlandırmak suretiyle işletmelere finansal avantajlar Kağıt tasarrufu sayesinden çevrenin korunmasına katkı 8

9 Mali Mühür VUK mükerrer 242. maddesinin Mali Mühür çıkarılmıştır. Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak Mükelleflerin uygulama içerisinde tanımlanması amacıyla TÜBİTAK tarafından üretilmektedir. Mali nitelikteki belgelerde yasal geçerliliğe sahiptir. Tüzel kişiliklere verilen Nitelikli Sertifika olarak tanımlanabilir. İşlem sertifikası niteliğindedir. 9

10 1 0 E-Fatura E-Arşiv Fatura Saklama E-Faturanın ve E-Arşiv Fatura nın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerinde Mali Mühür veya elektronik imza ile kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik ve optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Başkanlıktan izin almış saklamacı kuruluşların sisteminde saklama yapılabilir. Saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturaların muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Saklama Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde yapılmalıdır. Birincil kopyasını yurtiçinde saklama yapmak şartıyla yurtdışında ikincil bir arşiv tutulabilir.

11 Doğrudan Entegrasyon Yöntemi Firmanın kendi Bilgi İşlem altyapısı ve yazılımını kullanarak ve E-faturalarını, E- Arşiv Fatura GİB in sistemlerine direk bağlanarak gönderme/alma yöntemidir. Firma başına aktivasyon, fatura gönderim /alım ve arşivleme masrafları yoktur. Faturalarda, firmanın mali mührü kullanılır. Firma ERP sistemi ve muhasebe programından bağımsız yapıya haizdir. E-faturanın, E-Arşiv Faturanın güvenli, kapalı ve 3. kişilerle fatura bilgilerini paylaşmaksızın, GİB e gönderilip alınmasını sağlar. Grup şirket tanımlaması yapılarak, e-faturaların, e-arşiv faturanın tek server altyapısı üzerinden, GİB e gönderilip alınmasını sağlar. E-Defter hizmeti ile birlikte tek platform üzerinde, tüm e-dönüşüm uygulamaları bir arada verilebilir (e-irsaliye, e-ödeme, e-denet vb). Firmaya özel uygulama ve tasarım esnekliğine sahiptir. Mesela, e-fatura, e-arşiv faturanın seri numaraları otomatik verilir. 11

12 Doğrudan Entegrasyon Yöntemi Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler(bulut) nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. ALICI GİB ALICI ARŞİV 12

13 EDM Rekabet Üstünlükleri Tüm muhasebe programlarıyla uyumluluk 3DS Güvenlik Sistemi ile saklama(hiçbir rakipte yok) Akıllı VKN ve TC Kimlik uygulaması (Sadece iki rakipte var) Gelen E-Faturaların ticari program stoğuna yazdırılması(hiçbir rakipte yok) Grup şirket ve şube tanımlaması ve tek platform yönetim yeteneği(az sayıda rakipte var) Sınırsız kullanıcı tanımlama imkanı(hiçbir rakipte yok) İlgili alıcıya e-faturayı tekrar gönderebilme seçeneği FULL TEXT Arama imkanı ile faturadaki her alanı arama(hiçbir rakipte yok) yoluyla süreç bildirimleri Gelişmiş raporlama imkanı %95 depository sıkıştırma özelliği ile e-faturaların uzun dönem arşivleme imkanı(hiçbir rakipte yok) 13

14 EDM Bilişim Sistemi Txt Xml WS Giden e-fatura Kağıt Fatura Office Txt CSV xls mdb Gelen e-fatura E-Fatura Platformu Müşteri Yönetimi Elle düzenlenen faturalar UBL-TR WS Yazıcı Kurumsal Mühür Saklama

15 EDM Bilişim Modülleri Temel Tanımlar Firma Yönetimi Firma Müşterisi-Tedarikçi Yönetimi Kullanıcı ve Grup Yönetimi Yetki Yönetimi Kullanıcılar Birden Çok Firmayı Yönetebilir Fatura Seri No Yönetimi Kanal Satış Yönetimi Süreç Bazlı Gelen Fatura Yönetimi Giden Fatura Yönetimi Taslak Fatura Oluşturma ve Listeleme E-CRM İle Entegrasyon Kontör Limit Kontrolü ve Uyarıları Gönderimde Kontör Kontrolü ve Düşülmesi

16 Temel Tanımlar Ölçü Birimleri, Para Birimleri sistem geneli kullanımına yönelik seçilebilir. Kullanım dışı kalanlar listelenerek sistem dahil edilebilir.

17 e-fatura Firma Yönetimi Sistemi kullanacak firmaların tanımları yapılır. Farklı VKN ve GİB Etiket seçenekleri ayrı bir firmayı temsil eder. Admin yetkisi olan kullanıcılar tanım yapabilir.

18 e-faturamüşteri ve Tedarikçi Yönetimi Sistemi kullanacak firmaların fatura alış verişi yaptıkları müşteri ve tedarikçilerinin tanımlarıyapılır.

19 e-fatura Kullanıcı ve Grup Yönetimi Firma kullanıcıları ve kullanıcı grupları tanımlanır. Gruplara ve kullanıcılara yetkiler verilebilir.

20 Yetki Yönetimi Kullanıcılar dahil oldukları gruplardan aldıkları yetkilere ve kendisine doğrudan tahsis edilmiş yetkilere sahiptir Sistem yöneticisi dışında, yetkilendirmeyi firmanın kendi yetkili kullanıcıları da yapabilir.

21 Kullanıcı - Firma İlişkisi Kullanıcılar birden çok firmanın kullanıcısı olabilirler. Her firma için ayrı yetki seviyesine sahip olabilirler.

22 e-fatura Fatura Seri No Yönetimi Firmalar, fatura göndermeden önce fatura serilerini tanımlamak durumundalar. Yıl içinde birden çok seri tanımlanabilir. Tanımlanan her seri, kendi fatura tarihine göre çalışır, böylelikle geçmiş tarihli fatura kesilmek istendiğinde uygun seri sistem tarafından bulunup kullanılır.

23 e-fatura Süreç Bazlı Gelen Fatura Yönetimi Gelen faturalar; sırayla İşleme Alınacak ve Kontrol Edilen süreçlerinden geçirilir. İşleme Alınacak süreci, özellikle ticari faturanın yanıtlanmasına ilişkindir. Kontrol Edilen süreci, gelen faturanın muhasebeleştirildiğine dair işaretlenmesini sağlar. Bu aşamalardan sonra faturalar arşivlenebilir. Faturalar herhangi bir zamanda Arama özelliği ile bulunabilir.

24 Giden Fatura Yönetimi Gönderilmek üzere hazır olan ve de giden faturaların takibi yapılır. Başarı durumu ekranda gösterilir. Hata durumuna göre faturanın tekrar gönderilmesi, ya sistem tarafındansağlanır ya dakullanıcıdan istenir. Gönderilmek üzere kullanıcıdan aksiyon bekleyen tüm faturalar «Gönderilecek» dizinindedir. Faturalar arşivlenebilir. Faturalar herhangi bir zamanda Arama özelliği ile bulunabilir.

25 E-CRM İle Tam Entegrasyon E-CRM sistemi ile firma tanımlarının senkronizasyonu ve kontör senkronizasyonu sağlanır ve kullanıcı ilgili mekanizmalarla uyarılır.

26 e-fatura Kontör Kontrolü Kontörü olmayan veya yeterli kontöre sahip olmayan fatura gönderemez.

27 e-fatura Saklama Saklama İşlemi Gelen/Giden e-faturanın ve Giden E-Arşiv Faturanın saklama işlemi Arşivle butonuna basılarak yapılır.

28 Gelen E-Faturaların ve Giden E-Arşiv Faturanın Listesi Saklanann Gelen e-fatura, müşteri, fatura türü ve dönemi kriterleriyle listelenebilir.

29 e-fatura Arşivden Saklama Görüntüleme Arşivlenen Gelen e-fatura üzerine tıklanarak görüntülenir.

30 e-fatura Saklama Giden E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Listesi Giden E-Fatura ve E-Arşiv Fatura, müşteri, fatura türü ve dönemi kriterleriyle listelenebilir.

31 Entegrasyon Süreci BİS Raporu Hazırlanması ve GiB Başvuru 1-3 Gün Entegrasyon Uygulaması Kurulumu ve Entegrasyon GİB Testi ve Eğitim Safhası Mükellefi e-fatura geçişi ile ilgili GiB e başvuruda bulunur. Başvuru mükellefin kendisi tarafından ya da mükellefin anlaşmaya varmış olduğu entegrasyon firma tarafından mükellef adına yapılabilir. Başvuru için gerekli tüm işlemleri, BİS raporu ve belgeleri sunmaktadır. EDM Bilişim mükellef talep ederse gerekli BİS raporunun hazırlanmasında kuruma yardımcı olur ve başvuru için gerekli tüm işlemleri tamamlar. Mükellef entegrasyon sürecinde doğrudan entegrasyon sürecini seçer ve BİS raporunu hazırlayarak tarihi itibariyle e-fatura entegrasyonunu kullanacağını taahhüt edip, portal kullanımının aktif edilmemesini talep edecektir. 31

32 E-Fatura Entegrasyon Süreci BİS Raporunun Hazırlanması ve GiB Başvuru Entegrasyon Uygulaması Kurulumu ve Entegrasyon 1 5 Gün GİB Testi ve Eğitim Safhası Mükellef sisteminden veri alınması ile ilgili entegrasyon ve kurulum süreci gerçekleştirilir. Kurulum ve Entegrasyon için EDS (Elektronik Dönüşüm Servisi) atanır. EDS nin mükellefin ortamını kontrol eder ve ön isterlerin olmadığını kontrol eder ve gerekli bilgileri toplar (server, İnternet erişimi, data center, SSL, Sabit IP) Doğrudan entegrasyon yazılımı kurulumu yapılır ve gerekli şirket, şube,kullanıcı ve yetki tanımlamaları yapılır Entegrasyon; E-Fatura E-Arşiv Fatura doğrudan entegrasyon uygulamasının mükellefin finans/muhasebe/erp sistemlerinin entegre edilmesine yönelik safhadır. Entegrasyonun mükellef tarafından veya mükellef sorumluluğunda yürütüldüğü hallerde gerekli entegrasyonu nasıl yapacağı müşteriye gösterilir. 32

33 Entegrasyon Süreci BİS Raporunun Hazırlanması ve GiB Başvuru Entegrasyon Uygulaması Kurulumu ve Entegrasyon 1 5 Gün GİB Testi ve Eğitim Safhası Sistemlerden Alınacak Veri Formatının Belirlenmesi ve Veri Çekişin Hazırlanması Web Servislerinin Devreye Alınması E-Fatura Portalında Konfigrasyonların Tamamlanması Test ve Canlıya Geçiş Mükellef sisteminden veri alınması ile ilgili entegrasyon süreci gerçekleştirilir. Entegrasyon için veri aktarım yöntemi seçilir. EDS nin mükellefin ortamına veri akışı için webservis/mapping/office veri aktarım kurulumunu gerçekleştirilir. Entegrasyonun tamamlanması ardından <Test> süreci gerçekleştirilip, mükelleften onay alındıktan sonra proje tamamlanır ve <canlı geçiş> yapılır. 33

34 Entegrasyon Süreci BİS Raporunun Hazırlanması ve GiB Başvuru Entegrasyon Uygulaması Kurulumu ve Entegrasyon GİB Testi ve Eğitim Safhası 1-5 Gün GİB Testi: GİB e bildirilmiş ve mükellefin kullanıcı bilgileri tanımlandıktan sonra GİB fatura arşiv fatura gönderim/alım test programcığı çalıştırılır. Test süreci gerçekleştirilip, mükelleften onay alındıktan sonra proje tamamlanır ve <canlı geçiş> yapılır. Eğitim & Canlıya Geçiş: Entegrasyon uygulaması canlıya geçtikten sonra Kullanıcı eğitimleri verilir. 34

35 Anahtar Teslim Ücretlendirme ANAHTAR TESLİM PROJE TESİS BEDELİ E-FATURA MUHASEBE PROGRAMI ENTEGRASYONU VE GİB AKTİVASYONU E-ARŞİV FATURA MUHASEBE PROGRAMI ENTEGRASYONU VE GİB AKTİVASYONU E-DEFTER MUHASEBE PROGRAMI ENTEGRASYONU VE 1 YILLIK KULLANIM HEDİYE KDV Hariç Çok şube durumunda, serverlerine ayrı kurulum yapılacak şubeler için TL / şube ilave ücret uygulanır. Merkezden bağlanacak şubeler için ücret yok. Takip eden yıllarda %20 bakım bedeli tahsil edilir. Müşteri, data saklama için şirket lokasyonunda server isterse ayrıca ücretlendirilir. SAP, Oracle ve IFS muhasebe programları için proje bazlı ilave ücret uygulanır. Standart dışı uyarlamalar için 800 TL/adam.gün fiyat uygulanır. 35

36 Sertifikalarımız

37 Sertifikalarımız

38 Sertifikalarımız

39 Sertifikalarımız

40 Sertifikalarımız

41 Sertifikalarımız

42

43

44

45 Bilişim Teşekkürler