DANIŞMAN ONAYI. Ön Gereksinimler:

Transkript

1 DANIŞMAN ONAYI Ön Gereksinimler: Akademik takvim Dersler Müfredatlar Ders teklifleri Şubeler Danışman atamaları Öğrenci bilgilerin sistemde tam olduğu ve Öğrencinin kaydının yapılmış olması gerekir. Bu ön şartların tam ve doğru bir şekilde yerine getirildiği varsayılarak, öğrencinin bağlı olduğu danışmanın onay işlemleri bu yardım dokümanında anlatılmıştır. 1

2 DANIŞMAN ONAYI 1. Adım Sisteme Bağlanma MS Internet Explorer veya Mozilla Firefox tarayıcılar kullanılarak SAP-Portal e bağlanılır. SAP-Portal adresi : 2. Adım Sisteme Giriş Kullanıcı Adı, Parolo girilir ve Dil seçeneği seçilir. Dil öngörülen olarak Türkçe gelir. İstenirse sistemde tanımlı başka bir dil seçilebilir. Oturum Aç düğmesi tıklanır. 2

3 3. Adım Danışman Onay Ekranı Eğitmen Rol (yeni), Akademik Danışman alanında 1 nolu alan Akademik Danışman seçilir. Ekranın sol bölümünde gözüken alanlardan, 2 nolu alan Akademik Danışman Onay Ekranı seçilir. Danışmanlık Onay Ekranı 3 temel bölümden oluşmaktadır: 1) Seçim kriterleri 2) Asil / Vekil danışman 3) Geçerli Dönemler Danışmanlık Onay Ekranı için 4. Önemli diğer bir bölüm de ALV(Advanced List Viewer) denilen 10 nolu düğmeye tıklandığı zaman öğrencilerin listelendiği bir bölüm vardır. Her bir bölüm detaylı olarak anlatılacaktır. 3

4 4. Adım Seçim Kriterleri, Asil / Vekil Danışman, Geçerli Dönemler Öğrencileri listelemeden önce, doldurulacak alanlar; Seçim kriterleri 1 nolu alan Doldurulması zorunlu alandır. Akademik yıl otomatik olarak gelir. Gerekirse elle yazılarak girilir 2 nolu alan Doldurulması zorunlu alandır. Akademik yıl otomatik olarak gelir. Gerekirse elle yazılarak girilir 3 nolu alan Doldurulması zorunlu alandır. Bölüm nesne kodu elle yazılabileceği gibi, kutunun yanındaki arama düğmesine basılarak aranabilir ve seçilir. Seçtikten sonra mutlaka Enter tuşuna basılır. 4 nolu alan Doldurulması zorunlu alan değildir. Arama çemberi daraltılmak istenirse, program bilgisi elle ya da arama düğmesine basılarak aranır ve seçilir. Seçtikten sonra mutlaka Enter tuşuna basılır. 5 nolu alan Doldurulması zorunlu alan değildir. Arama çemberi daraltılmak istenir ve tek bir öğrenciyi arayarak işlem yapmak istenirse, öğrenci numarası elle ya da arama düğmesine basılarak aranır ve seçilir. Seçtikten sonra mutlaka Enter tuşuna basılır. 4

5 Öğrencileri listelemeden önce, doldurulacak alanlar; Asil / Vekil Danışman 6 nolu alan danışmanın kendisine ait olan Asil veya Vekil görevlerden hangisi ile ilgili işlem yapacağını seçtiği alandır. Akademik Asil Danışman seçilirse, asil danışmanlığını yaptığı öğrenciler ile ilgili işlemler yapabilir. Akademik Vekil Danışman seçilirse, vekil danışmanlığını yaptığı öğrenciler ile ilgili işlemler yapabilir. Öğrencileri listelemeden önce, doldurulacak alanlar; Geçerli Dönemler 7, 8, 9 nolu alanlar danışmana hangi dönem içerisinde olduğu bilgisini verir. Yeşil yanan ikon mevcut dönemi belirtir. Akademik Takvim e göre Ders alma işlemleri dönemi içerisindeysek bu alanın ikonu yeşil renk olur. Akademik Takvim e göre Ders ekleme-bırakma danışman onayı dönemi içerisindeysek bu alanın ikonu yeşil renk olur. Akademik Takvim e göre Dersten çekilme danışman onayı dönemi içerisindeysek bu alanın ikonu yeşil renk olur. 5

6 5. Adım Öğrencilerin Listelenmesi Aşağıda 4. adımda anlatılan bölümlerin toplu gösterimi vardır. 4. adımda gerekli veriler girildikten sonra, bu verilere göre öğrenciler listelenir. 10 nolu alan Öğrencileri listele düğmesine basılarak öğrenciler aranır ve ALV (Advanced List Viewer) denilen ekran üstünde öğrencilerin bir takım bilgilerin gösterilmesi sağlanır. ALV ekranları, SAP de arama kriterlerine bağlı listeleme sonuçlarını gösteren tablo şeklindeki yapılara verilen genel bir isimdir. 1 nolu alan Mevcut dönemi gösterir. Ders alma işlemleri döneminde olunduğunu gösterir 2 nolu alan Kırmızı renk ile gösterilen bu dönemler, şu an içinde olmadığımız bir dönemi işaret eder 3 nolu alan ALV (Advanced List Viewer) ekranı da denilen bu bölümde, girilen seçim kriterlerine bağlı olarak öğrenciler listelenir. Öğrencilerin bir takım bilgileri buradan izlenebilir. 6

7 6. Adım ALV (Advanced List Viewer) Ekranının Açıklanması ALV ekranının açıklaması; 1 nolu alan Durum ikonlarını gösterir. Kırmızı ikon, danışmanın, öğrencinin gönderdiği talebi henüz karşılamadığı ve bunun için 2 günden daha az bir vakti kaldığı anlamına gelir. Danışmanın acele etmesi için bir uyarıdır. Sarı ikon, danışmanın henüz ilgili öğrenci tarafından gönderilen dersleri onaylamadığı anlamına gelir. Yeşil ikon, danışmanın ilgili öğrenci için olan talepleri gerçekleştirdiği anlamına gelir. Danışmanın bir öğrencinin taleplerini karşılayabilmesi için önce o öğrencinin derslerini görmesi gerekir, bunun için ise öğrenci numarası üzerine tıklanarak öğrencinin ilgili ders talepleri görüntülenebilinir. Hemen durum sütununun sol yanında bulunan Seçim Kutucukları sadece en son hangi öğrencinin dersine bakıldıysa o öğrenci için işaretlenir. Yani bu kontrol kutularının işaretlenmesi el ile yapılamaz. Bu hem çoklu seçim yapılamayacağı hem de işaretli olan Seç kontrol kutusunun yani 5 nolu alanın elle değiştirilemeyeceği anlamına gelir. Sonuç olarak, üzerinde inceleme yapılmak istenilen öğrencinin seçilebilmesi, öğrencinin numarası üzerine tıklanması ile olur. Durum ikonu sarı renkte, yani öğrenci ders onayı bekliyor. Açılan Danışman Onay Ekranı nda Kayıt Durumu, Ön kaydı yapıldı yani öğrenci derslerini onaya gönderdi anlamına gelir. 7

8 2 nolu alan Öğrencinin akademik tarihçesini gösterir. Akademik Tarihçe bağlantısı tıklanarak, o öğrenci için Seç kontrol kutusu yani 5 nolu alan otomatik olarak işaretlenir ve öğrencinin akademik tarihçesi, tarayıcınızda ayrı bir sekmede açılır. 3 nolu alan Öğrencinin Ders programı nı gösterir. Çakışma olan dersler kırmızı renkle yazılır. 8

9 4 nolu alan Öğrencinin Mezun durumda olup olmadığını gösterir. Yaz okulu süreçlerine destek vermek amacı ile geliştirilmiştir. Danışman tarafından mezuniyeti olası öğrenciler işaretlenerek yaz okulunda açılacak derslerin karar aşamasında etken rol oynar. 9

10 7. Adım Öğrencinin Derslerinin Onaylanması Öğrencinin derslerini incelendikten sonra derslere onay verilebilir. Dersler Onayla düğmesine tıklanarak onaylanır. Öğrencinin dersleri onaylandığı zaman, Durum ikonu yeşil renk olur. Numara bağlantısına tıklanarak öğrencinin dersleri listelenirse, açılan Danışman Onay Ekranı nda derslerin Kayıt durumu, Kaydedildi durumuna döner. Onaylamadan önceki statü Ön kaydı yapıldı şeklindeydi. 10

11 8. Adım Öğrencinin Derslerinin Reddedilmesi Eğer danışman verdiği onayı reddetmek isterse, önce Geri Al yapmalıdır. Geri Al yapmadan, Reddet düğmesine tıklarsa aşağıdaki uyarı mesajını alır. Önce Geri Al yapmalıdır. Bir öğrenci için verilen onay geri alındığı zaman, öğrencinin numarasına basarak, derslerinin izlemesi istenirse aşağıdaki ekran değişiklikleri görülür. Ekran, öğrencinin derslerini seçerek danışman onayına gönderdiği ve henüz danışmanın onay verdiği haline geri dönmüştür. Kayıt durumu, Ön kaydı yapıldı, Durum ikonu sarıya dönmüştür. 11

12 Şimdi reddetme işlemi gerçekleştirilebilir. Reddet düğmesi tıklandığında açılan mesaj dialoğu; Evet seçeneği seçilerek işleme devam edilebilir. 1 nolu alan - Öğrenciye red sebebini açıklayan bir metin yazmak gerekebilir. 12

13 Metin yazılarak, Yeşil tamam tuşuna basılır. Red işlemi ile birlikta Geri Al işleminde sarı renge dönen Durum ikonu, tekrar yeşil renk olur. Çünkü öğrencinin dersleri reddedilmiş ve öğrenci tarafından düzenlenip tekrar danışman onayına yollanması gerekmektedir. Numara bağlantısına tıklanarak öğrencinin derslerinin durumu izlenirse, Kayıt durumu alanında Önceden seçildi şeklinde değişim olduğu görülür. 13

14 Red işlemi ile Otomatik olarak sistem tarafından öğrenciye gönderilen mail; 14

15 9. Adım Kayıt Durumu Statülerini Özetleme Kayıt Durumu 3 ana statüden oluşur : Önceden seçildi, Önceden Kayıtlı, Kaydedildi Onay Geri al Geri al Onay Önceden seçildi Ön Kaydı Yapıldı Kaydedildi Reddet Reddet Onay Reddet Geri al Önceden Seçildi: Öğrencinin kayıt sepetine eklediği ve henüz danışman onayına göndermediği dersler bu statü ile gösterilir. Ön Kaydı Yapıldı: Öğrencinin onay için danışmanına gönderdiği dersler bu statüdedir. Kaydedildi: Danışmanın onayladığı dersler bu statüdedir. Danışman, öğrencinin derslerini onaylamadan öğrencinin numarasına basarak seçtiği derslerin durumunu mutlaka analiz etmelidir: Bu dersler arasında Önceden Seçildi statüsünde dersler yer alıyorsa, öğrenci halen kayıt sepetinde işlem yapıyor demektir; bu durumda danışman öğrencisinin işlemlerini bitirmesini beklemeli ve bu öğrenci üzerinde herhangi bir işlem yapmamalıdır. Öğrencinin tüm derslerinin statüsü Ön Kaydı Yapıldı ise, öğrenci ders onayı için danışmana derslerini göndermiş demektir. Bu durumda danışman, bu dersleri onaylayabilir veya reddedebilir; her iki durumda da öğrenciye bilgi e-postası otomatik olarak sistem tarafından gönderilecektir. Bu işlemin ardından, eğer danışman dersleri onayladı ise bu derslerin statüsü Kaydedildi olarak değişir; danışman dersleri reddettiyse bu derslerin statüsü Önceden Seçildi olarak değişir ve dersler öğrencinin kayıt sepetine geri gönderilir. Öğrencinin tüm derslerinin statüsü Kaydedildi ise, danışman zaten dersleri onaylamıştır. Fakat kayıt dönemi süresince bu dersleri sırası ile Geri Al Reddet düğmelerine basarak reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda da yine öğrenciye bilgi e-postası gönderilecektir. 15

16 Öğrencinin dersleri arasında hem Önceden Seçildi hem Kaydedildi statülerine sahip dersler yer alıyorsa bunun anlamı şudur: Danışman öğrencinin derslerini onaylamıştır (bu dersler Kaydedildi statüsündedir) fakat daha sonradan öğrenci kayıt sepetine yeni dersler eklemiştir (bu derslerin statüsü ise Önceden Seçildi şeklindedir). Bu gibi durumlarda danışman herhangi bir işlem yapmamalı, öğrencinin yeni seçtiği dersleri kendisine onaya göndermesini beklemelidir. Zaten öğrencinin durumunu belirten ışık yeşil olarak yanmaya devam ettiği için danışmanın bu öğrenci üzerinde yapması gereken bir işlem yoktur. 16

17 10. Adım Onay Verilen Derslerin Çıktısının Alınması Kaydedilen derslerin çıktısının alınması; Öğrencinin numarasına tıklanması ile açılan derslerin bulunduğu ekranının üstünde Çıktı düğmesi bulunur. Sadece öğrencinin kayıtlı olduğu dersleri işleme sokar. Çıktı düğmesine basarak alınan ekran örneği; 17