Transkript

1 T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ BÖLÜMÜ KURUMLARDA EVRAK VE ARŞİV YÖNETİMİ İLE İLGİLİ PROSESLERİN ISO SERİSİ STANDARTLARINA UYARLANMASI YÜKSEK LİSANS TEZİ Hazırlayan: Ayşegül KAYA 2005 İSTANBUL

2 T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ BÖLÜMÜ KURUMLARDA EVRAK VE ARŞİV YÖNETİMİ İLE İLGİLİ PROSESLERİN ISO SERİSİ STANDARTLARINA UYARLANMASI YÜKSEK LİSANS TEZİ Hazırlayan: Ayşegül KAYA Danışman: Doç. Dr. Hamza KANDUR 2005 İSTANBUL

3

4 KURUMLARDA EVRAK VE ARŞİV YÖNETİMİ İLE İLGİLİ PROSESLERİN ISO SERİSİ STANDARTLARINA UYARLANMASI Özet... IV Abstract... V Önsöz... VI Giriş Bölüm 1 KALİTENİN KISA TANIMI VE TKY İLE İLGİLİ GENEL KAVRAMLAR 1.1 Kalite Kavramı ve Toplam Kalite Yönetiminin Kısa Tarihçesi Kalite Kavramı Toplam Kalite Yönetiminin Kısa Tarihçesi Kalite Kontrol Kalite Kontrol Çemberi Kalite Kontrol Denetimi Toplam Kalite Kontrol Kalite Güvencesi Kalite Sistemi Kalite Politikası Kalite Kontrolünün Tarihsel Gelişimi ve Kalite Kavramının Türkiye deki Gelişimi Kalite Kontrolünün Tarihsel Gelişimi Kalite Kavramının Türkiye deki Gelişimi TKY ye Katkısı Olan Önemli Kişiler Prof. Dr. Kaouru Ishikawa Dr. William Edwards Deming Joseph M. Juran Dr. Armand V.Fiegenbaum I

5 Philip B. Crosby... Walter A.Shewhart Kalite Çalışma Ödülleri İle İlgili Uygulama Ödülleri Avrupa Kalite Ödülü (EFQM) ISO Standartları CE damgası HACCP standardı (Hazard Awardness Critical Control points) Tüsiad Kalder Kalite Ödülü TSE ödülü Deming Uygulama Ödülü Malcolm Baldridge Ulusal Kalite Ödülü BÖLÜM 1.6 Kurumlarda Yönetim ve TKY İlişkisi Yönetim ve Yönetimin amacı Yönetim ve Toplam Kalite Yönetimi Bilgi Teknolojileri ve Yönetim Bilgi ve Belge Yönetim Proseslerinin Standartlardaki Gerekliliği Standartlar ile Bilgi Belge Yönetimi İlişkisi Standartlarda Bilgi ve Belge Yönetimi İhtiyacı Bilgi Belge Yönetimi Eksikliğinin Standart Uygulamalarına Getirdiği Problemler ULUSLARARASI BELGE YÖNETİMİ STANDARTLARI 2.1 ISO 9000 Serisi Standartları ISO 9000 Serisi Standartlarının Kökeni ISO 9000 Serisi Standartları ISO 9001,9002, ISO 9001 (2000) Kalite Yönetim Sistemi Standardının Yorumlanmış Taslak İçeriği ve Getirdiği Yenilikler ISO 9000 de Dokümanların Kontrolü maddesinin yorumlanmış içeriği İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı ISO : ISO un kökeni tarihçesi ve ön hazırlıkları ISO u Hazırlama Çalışmaları ve Türkiye II

6 3.BÖLÜM ISO un Önemi ve Gerekliliği İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı ISO :2001 İçeriği BELGE YÖNETİMİ PROSESLERİ VE KALİTE YÖNETİMİ ARASINDAKİ İLİŞKİLER 3.1 Kurumlardaki Evrak ve Arşiv İşlemleri İle İlgili Prosesler Nelerdir? Bu Proseslerin Prosedürleri ve Talimatları Arşiv Kalite Yönetim Sistemi İçin Gerekli Olan Doküman Tanımları Arşiv Yönetimi Proseslerinin ISO 9000 Standartlarına Uyarlanması Çalışması ISO 9000 Standardında Arşiv Yönetimi için gerekli olan SİSTEM DOKÜMANLARI tanımı ISO 9000 Standardında Arşiv Yönetimi İçin Gerekli Olan HİZMET DOKÜMANLARI tanımı Sonuç Ekler Ek 1- ISTON Ana Dosya Tasnif Planı Ek 2- Revizyon İstekleri Takip Listesi Ek 3- Kalibrasyon Planı Ek 4- Güncel Dış Kaynaklı Doküman Listesi Ek 5- Evrak Envanter Formu Ek 6- Fonksiyon Envanter Formu Kaynakça Özgeçmiş III

7 ÖZET Bu çalışmada, kurum ve kuruluşlarda yönetim kavramı içerisinde uygulanan Toplam Kalite Yönetim Süreci çalışmalarında bilginin kullanımının gerekliliği tanımlanarak, kurumların idari ve hukuki fonksiyonlarının bu süreçlerle paralel gidecek etkin ve en üst seviyede verimli kullanımının sağlanabileceği standart bir bilgi tabanı olan arşiv sisteminin gerekliliği anlatılmıştır. Ayrıca kurumlarda uygulanan bilgi ve belge yönetimi prosesleri ile arşiv işlem proseslerinin ilk uluslararası belge yönetim standardı olan ISO nolu standardı ve ISO 9000 kalite yönetim sistemi standardı çerçevesinde nasıl uygulanması gerektiği analiz edilerek, bu işlem ve proseslerin detaylı tanımlanması yapılmıştır. Son olarak Arşiv işlem ve proseslerinin ISO 9000 serisi standartlarına uyarlanması çalışmasında ; Kamu alanında hizmet veren bir arşiv kuruluşunun Toplam Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, işlemlerinin ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemine uygunluğu için tanımlaması gerekli olan sistem dokümanları ve hizmet dokümanları tanımlanmıştır. IV

8 ABSTRACT In this thesis, the use of information is in the Quality Management is defined. The importance of employing standards in information management and archival processes is also analzed. The possible application of the standars ISO 9000 and ISO in archival procedures is examined.the benefits of standard in the filing systems are also demostrated in the appendices. V

9 ÖNSÖZ Kalite kavramıyla ilgili düşüncelerin çoğu üretim sektöründe başlamış olup hizmet, bankacılık, eğitim ve benzeri sektörlerde devam etmiştir. Bu kavramın ilk ortaya çıkışı, 20. yy başlarında üretim sektörünün toplu ve seri üretime geçişinde karşılaştığı zorluklara dayanır. 2. Dünya savaşından sonra ise bu kavram kendini hatalı üretimi en aza indirecek süreç ve yöntemleri geliştirme çabası çerçevesinde, üretim öncesi planlamaya odaklamıştır. Bu süreçlerin devamında yeni bir yüzyıla girerken, tüm dünyada,öncelikle özel sektörde başlayan Kalite Yönetimi ( Quality Management ) anlayışına, kamu sektöründe de giderek yaygın bir şekilde yer verildiği görülmektedir. Endüstriden hizmet sektörüne kadar bir çok kuruluşu etkilemekte olan kalite yönetimi anlayışı, yaşamın tüm yönlerini kapsayan dinamik bir süreç haline dönüşmüştür. Her alandaki gelişmeye paralel olarak, kamu hizmetlerinin de etkin ve verimli bir şekilde sunulması için, kamu yönetimi ve kurumlardaki yönetim süreçlerindeki fonksiyonların yeni bir anlayışla ele alınması ve bürokratik yaklaşımlar yerine katılımcı modellerin uygulamaya konulması gündeme gelmiştir. Bu gelişmeler ışığında kurumlar kendi fonksiyonlarını sağlıklı olarak yerine getirmek ve bu fonksiyonları neticesinde ürettiği bilgileri stratejik ve hızlı kullanabilmek amacıyla; kamu yararı taşıyan, hem kendi kurumsal kimliğini tanımlayan hem de tarihe tanıklık eden bilgilerini ve belgelerini gelişen yeni sistemlerle paralel olarak yönetmek durumunda kalmışlardır. İşte bu çalışmamızın amacı; kurumlarda yönetim sisteminin en kaliteli şekilde sunulmasını sağlayacak, kurumsal kimliğin ve gelecekteki atılımların sağlamlığını belirleyecek olan, geçmişteki tecrübelerin, kurum fonksiyonlarının, idari, hukuki, sosyal ve kurumasal açılardan önemli bilgi ve belgelerin yer aldığı standartlara uygun bir kurum bilgi tabanının gerekliliğini ortaya koymaktır. Bu çalışmada özverili katkılarıyla bana yardımı olan, değerli fikir ve önerileriyle bana farklı bakış açıları kazandıran Sayın Doç. Dr. Hamza KANDUR hocam a, kalite sistemi dokümanlarını ve kalite eğitimlerini benden esirgemeyen başta Başbakanlık Osmanlı Arşivi ve dipnotlarda ismini geçtiğim tüm kurum çalışanları na, maddi ve VI

10 manevi destekleriyle yanımda yer alan ailem e, kalite konusunda uluslararası literatürü tanımamda ve faydalanmam da yardımlarını benden esirgemeyen müstakbel eşim Kadir ZORA beyefendiye ve ismini burada sayamadığım pek çok arkadaşıma, dostuma ve büyüklerime teşekkürü bir borç bilirim. Büyük emeklerle hazırladığım bu çalışmamdaki bazı eksiklik ve yanlışlıkların muhtemel olabileceğinin bilincindeyim. Her şeye rağmen yaptığım bu tez çalışması ile Bilgi ve Belge Yönetimi alanında küçük de olsa bir katkıda bulunabilirsem bundan mutluluk duyacağım. VII

11 GİRİŞ 21. yüzyılda dünyada ve ülkemizde işletmelerin zorlu pazar koşullarında rekabet gücüne sahip olabilmek ve mücadeleden galip çıkabilmek için, teknolojiden yararlanma, araştırma-geliştirme, çevre ve en önemlisi eğitim gibi geleceğe yönelik yatırımları gerçekleştirmek zorunluluğu vardır. Bu süreçler önümüzdeki dönemlerde dünya ticaretinde egemen olacak temel unsurların başında standartları ve kalite yönetim sistemlerini gerekli kılmaktadır. Bu süreçlerin gerekliliği içerisinde dünya ticaretinden alacağı payı arttırabilen şirketler, Türk Sanayinde ve dünya ticaretinde hak ettiği payı kurumlarının faaliyetlerini sürekli iyileştirme, iyi bir kalite takibinde bulunma, çalışan ve müşteri memnuniyetine odaklı bir yönetim anlayışı içerisinde bulunarak elde edebileceklerdir. Bu anlayış içerisinde bireyden topluma, tek kişilik bir işletmeden ekonominin bütününe kadar hayatın her alanında suya atılan bir taşın yarattığı çemberler örneğindeki gibi, kaliteyi üretebilmek, geliştirebilmek, devamlılık sürecinde paylaşarak sonuç alabilmek önümüzdeki süreçlerin ortak paydasını oluşturacak ve yarının dünyasında rekabet üstünlüğü yönetim fonksiyonlarının her alanında kaliteyi uygulayan ve üretenlerin olacaktır. Bu bağlamda günümüzde kurumlardaki yönetim fonksiyonlarında ve yönetim yaklaşımlarında kullanılan bilginin önemi artmakta ve geliştirilen kalite sistemlerinin temelini stratejik ve planlı bilgi kullanımı oluşturmaktadır.bilgi çağı süreci ve stratejik bilgi kullanımı kalite süreçlerinin ivmesini önemli ölçüde yukarıya çekmektedir. Bu durum sonucunda kurumlar yönetim fonksiyonlarını gerçekleştirirken bilgi kullanım oranını ve kullanım hızını azami ölçüde opsiyonel tutmak durumunda kalmışlardır. Bilgi kullanımı her geçen gün daha önemli olmakta ve bu bilgilerin kullanımı temelde bir bilgi tabanını gerekli kılmaktadır. Bu süreç kurumların kullandığı ve kullanmakta olduğu bilgi kaynaklarının önemini artırmaktadır. Bunlardan en önemlisi, kurumun geçmişteki fonksiyonlarını tanımlayan, hali hazırda ve gelecekte yönetim 1

12 fonksiyonlarını gerçekleştirirken başvurabilecekleri, referans alabilecekleri kurum kimliğini barındıran kurum arşivleri olacaktır. Kurumlardaki Toplam Kalite Yönetimi nin en önemli ilkesi olan ve kalite sisteminin yürümesini sağlayan Doküman ve Veri kontrolü ilkesi nin arşivin bir parçası olduğunu düşünürsek; kurumlar için arşiv işlem ve proseslerinin standartlara uygunluğu ve standartta nasıl tanımlandığı konusu daha önemli bir hale gelmektedir. Çünkü günümüz yönetim ve kalite süreçlerinde üretim sektöründen hizmet sektörüne kadar elde edilebilecek ürün veya hizmet kalitesi ancak standartlara bağlı bir yönetim sistemiyle elde edilebilmektedir. Bu bağlamda bu çalışmamın amacı ISO 9000 serisi standartlarında doküman ve veri kontrolü maddesinin nasıl tanımlandığı ve neleri kapsadığı ayrıca kamu sektöründe bilgi hizmeti veren arşivlerdeki yönetim ve işlem süreçlerinin ISO 9000 standartlarına uygunluğunun ölçülmesi ve tanımlanmasıdır. Bu çalışmada şu sorular incelenmiştir. Birinci bölümde: Kalite kavramı tanımı, tarihçesi ve kalite yönetim sistemi anlatılarak, yönetim ve toplam kalite yönetimi arasındaki ilişkilendirme tanımlanmıştır. İkinci bölümde: Uluslararası belge yönetim standartları irdelenerek, ISO 9000 ve ISO nolu standartlar analiz edilmiştir. Bu bağlam da ; ISO 9000 seri standartlarında dokuman yönetimi nasıl olmalıdır? ISO 9000 seri standartlarında geçen Doküman ve Veri Kontrolü maddesi nasıl uygulanmalıdır? Evrak Yönetiminin standartlardaki yeri nedir ve nasıl uygulanmalıdır? Standartlara uygun bir Arşiv Modeli nasıl olmalıdır? soruları irdelenmiştir. ISO nun belge ve bilgi yönetimi konusunda; uluslararası ilk standart olan ISO nolu standardın tanımı yapılarak arşiv işlemleri için verilen bilgilerin neleri kapsadığı incelenmiş; Bu bağlamda; 2

13 Üçüncü bölümde : Kurumlardaki arşiv işlem ve proseslerin ISO 9000 e göre nasıl uygulanacağı analiz edilerek, ISO 9000 standardını sağlayan bir arşivin, sistem ve hizmet dokümanları tanımlanmıştır. Bu konular irdelenirken, ülkemizde kamu sektöründe hizmet veren kurum ve kuruluşlarından kalite konusunda ciddi ve özverili çalışma yapan kurumların Arşiv Uygulamaları ve Kalite politikalarından yararlanılmaya çalışılmıştır. AYŞEGÜL KAYA Marmara Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü İSTANBUL,

14 BİRİNCİ BÖLÜM 1- KALİTENİN KISA TANIMI VE TKY İLE İLGİLİ GENEL KAVRAMLAR 1.1-Kalite kavramı ve Toplam Kalite Yönetiminin Kısa Tarihçesi Kalite Kavramı Kalite kelimesi Latince nasıl oluştuğu anlamına gelen qualis ten türemiştir. 1 Kalite kavramının çıkış noktası nihai ürün kalitesini arttırmak ve bu devamlılığı sağlamak zorunluluğundan oluşmuştur. Kalite: Bir ürün veya hizmet ile ilgili özelliklerin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama derecesidir. Bir ülkenin ve bir kurumun kalkınmışlık düzeyinin en inandırıcı delili, kuşkusuz ürettiği mal ve hizmet kalitesidir.kalite verimlilik, esneklik, etkili olmak ve işlevsel olarak yatırımcı olmaktır. Başta Japon kuruluşları olmak üzere, birçok dünya kuruluşunun başarılarında temel faktör olan Toplam Kalite Yönetimi, günümüzde en genel haliyle: bir kuruluştaki tüm faaliyetlerin sürekli olarak iyileştirilmesi ve organizasyondaki tüm çalışanların kesin aktif katılımıyla; çalışanların, müşterilerin ve toplumun memnun edilerek hizmet veya ürün sektöründe verimliliği yakalamaktır. 2 Bu tanımadan da anlaşıldığı üzere Toplam Kalite anlayışında, Taylor un klasik yaklaşımından farklı olarak bu yeni anlayış, sorumluluklarını eskizsiz olarak yerine getiren, ancak bunun yanında yaptığı işin daha verimli yapılması için, sürekli düşünen ve belirlenmiş çeşitli katılım yöntemleri ile bu düşüncelerini ve becerilerini sisteme katan yeni bir çalışan davranışı gerçekleşmiş, yöneticilerinde çalışanları teşvik edici, katılımı sağlayıcı, inisiyatif kullanmayı, sorumluluk almayı yenilikler yaratmayı teşvik eden bir sistem kurulumunu beraberinde gerçekleştirmiştir. Taylor un yönetim sistemini tanımlayan en karakteristik özellik aşırı iş bölümüne dayanmak ve çalışanlara birer makine gözüyle bakmak şeklinde özetlenebilir.bu tanıma göre Taylor insanların görev tanımları ne ise ona göre 1 Muhittin Şimşek, Kalite Yönetimi, Marmara Üniversitesi Teknik Eğitim Fakültesi Yayınları, İstanbul,1998, s.5. 2 T.C Başbakanlık Devlet Arşivleri Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Notları, İstanbul,

15 çalışması gerektiğini ve bunun dışında onlardan başka bir şey beklenmediğini savunur. Kısacası insanlara bir makine gözüyle bakar Toplam Kalite Yönetiminin Kısa Tarihçesi Kalite ile ilgili kayıtların M.Ö yılına kadar uzandığı belirtilmektedir. Ünlü Hamurabi kanunlarının 22a maddesinde bir inşaat ustasının yaptığı evin sağlam olmaması halinde başının uçurulacağı yer almaktadır.kanun da derki; eğer bir adam ev yapar ve yaptığı ev çökerse ve bu evde ölen olursa o evi yapanda öldürülmelidir.bu da kalitenin ilkel bile olsa milattan önceki yıllarda başlayıp günümüze kadar gelmesidir. 4 Tarım topluluklarında ürünün göz muayenesi ile uygun olanın alınması da kontrolü ile ilgili bir uygulamanın varlığını göstermektedir. Medeniyetin ileriki yıllarında ünlü usta veya doktordan ürün ve hizmet talebi ile kalite kontrol yapılmıştır. Daha sonraki yıllarda loncaların (Ahilik teşkilatı) bir takım kurallar koyarak ürün ve hizmetin üretilmesini şart koyması da kaliteyi zorunlu hale getirmiştir. Sanayi devrimi sonrası ise işletmelerin daha da büyümesi, Taylor modelinin gelişmesi ve otomasyona geçilmesiyle birlikte belirli standartlar ve testler geliştirildi. Laboratuarlar kuruldu ve ayrı bir kalite kontrol birimleri geliştirildi. Birinci dünya savaşı seri üretimi ortaya çıkarırken artan üretim ve ürün çeşitliliği ile birlikte Kalite kontrolde matematiksel yöntemlerin kullanılması zorunlu hale geldi. Amerika'da Bhemhart 1924 yılında kontrol çizgilerini geliştirdi lu yıllarda Amerika ve İngiltere ilk Kalite kontrol kitaplarını yayınladılar. 2. dünya savaşı (1940 yıllarında) imalatın artmasına bağlı olarak Kalite kontrol metotları geliştirildi lerde kalite kavramı, hatalı üretimi en aza indirecek süreç ve yöntemleri geliştirme çabası çerçevesinde, üretim öncesi planlamaya odaklama şeklinde kendini göstermeye devam etti.kalite Devrimi 1950 lerde Demin ve Juran gibi öncü isimlerinde yardımıyla gerçekleşmiştir.savaş öncesi ve TKY uygulanmaya başlamadan önce Japonya kalitesiz mal üretmekle ünlü ve Pazar payı çok az olan bir ülke konumundayken, bugünkü Japon malını yani kaliteli mal efsanesini yaratmış, dünyada çok büyük bir pazar payına sahip olmayı başarmıştır. 3 Gönel Yenersoy, Mükemmeli Arayış Yolculuğunda İlk Adım, Rota Yayınları, 1997, s.45 4 Mina Özveren, Toplam Kalite Yönetimi Temel Kavramlar ve Uygulamalar, Alfa Yayınları, İstanbul 1997,s erişim:

16 F.Taylor un parça başı ihtisaslaşmayı öngören bireysel, buyurgan, statik, güdülü, sorunsuz üretim ve hizmet anlayışının yerini, 1950 lerden sonra, Japonya da başlayan grup çalışmasını ve dinamiğini, katılımcılığı, özgünlüğü sorumluluğun paylaşıldığı, sorgulayıcı ve devamlı iyi yönde gelişmeyi (KAİZEN modeli ) öngören Toplam Kalite Yönetimi almıştır. 20.yüzyılın ilk çeyreğinde standartlaşma hareketi, Kanada dan Amerika ya Amerika dan Güney Afrika ya birçok ülkede hızla yayılmaya başlamıştır.yine 2.Dünya Savaşından sonra Avrupa da ekonominin canlanması için ihracatın geliştirilmesi ve artırılması ihtiyacı doğmuştur.ihracatın artırılabilmesi için de üretilen mal ve hizmetlerin uluslararası kabul görmesinin gerekliliği ortaya çıkmıştır.bunu sağlamanın yolu olarak da ortak standartların oluşturulması ve kabul edilmesi fikri ortaya çıkmıştır.bu fikir Avrupa devletlerince benimsenince 1947 yılında ISO ( International Standards Organization ) Cenevre de kurulmuştur.iso başlangıçta ürün, hizmet ve deneyler ile ilgili standartlar hazırlayıp yayınlamıştır yılında tüketici malları standartları için İngiltere de Danışmanlık Konseyi oluşturulmuştur.bu sırada BSI ( İngiliz Standartlar Enstitüsü ) çalışmalarını can, mal güvenliği konularında yoğunlaştırmış ve bununla ilgili standartlar yayınlamaya başlamıştır yılında Batı Avrupalı beş ülkenin kalite uzmanlarınca Avrupa Kalite Kontrol örgütü kuruldu.sonraki yıllarda 25 ülkenin kalite kuruluşlarının katıldığı büyük bir Avrupa örgütüne dönüştü ( EOQC : Avrupa Kalite Kontrol Organizasyonu ), kalitenin elde ediliş şeklinin değişmesi sonucu 1988 yılında adındaki kalite kontrolü kaldırılarak Avrupa Kalite Örgütü ( EOQ ) olarak faaliyetlerine devam etmektedir.kalite örgütü ( EOQ ) temel amacı ürün ve hizmet kalitesinde etkili gelişme sağlayacak ilmi ve teknik çalışmaları yapmaktır bu amaçla yine 1988 yılında 14 önde gelen Avrupa şirketi tarafından EFQM oluşturulmuştur.avrupa da sürdürülebilir mükemmellik için bir itici güç misyonu olma ve Avrupa organizasyonlarının mükemmelleşeceği bir dünya görüşü ile kurulmuştur Ocak ayından önce bu üyelik pek çok Avrupa ülkesinden ve değişik iş alanlarından oluşan 750 üye sayısına ulaşmıştı. Bu kuruluşun 2 amacı vardır: 1- Avrupa genelindeki organizasyonlarına mükemmel sonuçlara ulaşmak yönünde teşvik etmek ve bu yönde yardımcı olmak, 2- Toplam Kalite Yönetimi işlemlerini hızlandırmak, 6

17 Bu aşamalarla birlikte ISO ürün standartlarının yanında ürünü üretecek sistemlerle ilgili standart çalışmalarına da başlamış, bunun neticesinde 1987 yılında ISO 9000 adı altında Kalite Güvence ve Yönetim Standartlarını yayınlamıştır Yılında ISO 9001, 9002, 9003 standartları revize dilmiştir.iso 1996 yılında ISO Uluslararası Çevre Yönetim Standardını yayınlamıştır.iso standardı etkin bir çevre yönetimi için gerekli elemanları ve şartları ihtiva etmektedir yılında ISO bu güne kadar ürünü üretecek sistem çalışmaları olan ISO 9000,9001, 9002, 9003 çalışmalarını birleştirerek revize etmiş ve geliştirerek ISO 9001 ( 2000 ) olarak yayımlamıştır. Bu üç standarda göre, isteyen firmalar, akredite edilmiş sertifika vermeye yetkili kuruluşlarca denetlenmekte ve kalite sistemleri uygunsa sertifikalandırılmaktadırlar. 6 Toplam Kalite Yönetiminin Temel Unsurları : Toplam Kalite Yönetim Modeli sürekli mükemmelliği yakalamanın pek çok değişik yaklaşımı kullanarak da mümkün olabileceğini kabul eden bir disiplinli yönetim biçimidir.bu disipline edilmiş yönetimin altyapısını oluşturan bazı temel kavramlar bulunmaktadır. Bu kavramlar: Sonuçlara yönlendirme Mükemmellik, bütün paydaşların (çalışanların, müşterilerin, tedarikçilerin, toplumun ve kuruluşla finansal ilişkisi bulunan herkesin) gereksinimleri arasında bir denge sağlayabilmeye ve bütün paydaşların gereksinimlerini karşılayabilmeye bağlıdır. 7 Müşteri odaklılık Müşteri, ürün ve hizmet kalitesiyle ilgili son sözü söyleyecek kişidir; bu nedenle, mevcut ve potansiyel müşterilerin gereksinimlerine odaklanarak müşteri bağlılığı, müşteri tutma ve pazar payını artırma gibi konularda en yüksek düzeye ulaşılmaya çalışılmalıdır.nitekim DEMİNG TKY uygulamalarında Japon lara bir takım yöntemler öğretirken müşteri odaklılık konusunda da anket düzenleme çalışmalarını öğretmiştir.japonya bu sistemi daha da geliştirerek QFD ( Quality Erişim

18 Function Deployment Kalite İşlevinin Konuşlandırılması ) denilen sistematik bir sistem geliştirmiştir. 8 Liderlik ve amacın tutarlılığı Bir kuruluşun liderlerinin davranışları kuruluş içinde amacın berraklığını, birliğini sağlar ve hem kuruluşun hem de çalışanlarının mükemmelliğe erişebilecekleri bir ortam yaratır. Süreçler ve verilerle yönetim Kuruluşlar, en iyi performanslarını birbiri ile ilişkili tüm faaliyetler anlaşıldığı, sistematik bir biçimde yönetildiği ve işlemleri ve planlanan iyileşmeleri ilgilendiren kararlar paydaşların görüşlerini kapsayan güvenilir bilgilere dayanılarak alındığı zaman gösterirler. Çalışanların geliştirilmesi ve katılım Bir kuruluşun çalışanların potansiyelinin tam olarak yaşama geçirebilmesi için paylaşılan değerler ile bir güven ve yetkilendirme kültürü olması gerekir. Böyle bir ortam herkesin katılımını kolaylaştırır. Sürekli öğrenme, yenilikçilik ve iyileştirme Kuruluşun performansı; bilgi birikimi sürekli bir öğrenme, yenilikçilik ve iyileştirme kültürü içinde yönetilirse ve paylaşılırsa, en üst noktasına çıkar. İşbirliklerinin geliştirilmesi Bir kuruluşun en iyi performansını ortaya koyması işbirliği yaptığı kuruluşlarla güvene, bilgi birikiminin paylaşılmasına ve bütünleşmeye dayalı, karşılıklı yarar sağlayan ilişkiler kurmasına bağlıdır. 8 MASAAKİ İMAİ, KAİZEN Japonya nın Rekabetteki Başarısının Anahtarı, BRİSA, , İstanbul 8

19 Kurumsal sosyal sorumluluk Kuruluşun ve çalışanlarının uzun vadeli çıkarlarının korunması etik bir yaklaşımın benimsenmesine, genel olarak toplumun beklentilerinin ve var olan düzenlemelerin aşılmasına bağlıdır. 9 Toplam kalite yönetimi felsefesini oluşturan bu kavramları göz önüne alırsak, TKY nin ürün ve hizmet kalitesi, çalışma ve yaşam kalitesi ve organizasyon kalitesinden oluştuğunu görebiliriz. Yani TKY bireyden, organizasyonlara, oradan toplumun kalitesine kadar uzanmaktadır. 10 Tablo 1 Kalite sistemi kaynakları yüzdesini şematik bir tabloda çizecek olursak Toplam Kalite Yönetiminin Uygulama Aşamaları Teşhis ve hazırlık : Toplam Kalite yönetiminin uygulama aşamasında teşhis ve hazırlık TKY ye girişmek için zemin hazırlamaya ve ilk adımı atabilmek için gerekli ortamı oluşturmaya yöneliktir.bu aşamada adım adım gidilecek alt basamaklar oluşmaktadır. Bunlar; 9 ÇETİN Canan, AKIN Besim, EROL Vedat, Toplam Kalite Yönetimi ve Kalite Güvence Sistemi, 2.baskı, Beta Yayınları, İstanbul, Şubat Süheyla Gürsözlü, Toplam Kalite Yönetimi'ne Bakış, Erişim

20 1-Yönetim Sorumluluğu ve Yönetim Eğitimi Grup çalışmaları 2-Tasarlanan Durumun Sorgulanması 3-Görüşmeler 4-Analiz ve raporlama Yönetim Kararlılığı ve Katılımı : Bu aşama Toplam Kalite Yönetim sistemi için gerekli desteği alabilmek ve TKY konusunda sistem koordinasyon ve kontrolünü sağlayarak TKY nin uygulandığı kurumun tüm çalışanlarına bu sistemin mantığını kavratmaktır. Üst Yönetim Grup Çalışması. Bu çalışma gurubunun katkısı kaynaklar ve kalite faaliyetlerinin desteklenmesini sağlamak, bu kaynakların doğru ve dinamik kullanılabilmesi için koordinasyon yapmaktır. 11 Toplam Kalite Yönetimi Yapısı : Bu yapıyı oluşturmanın en önemli şartı kalite olgusundan bekleneni en iyi elde edebilmek için kurumu,çalışan performansını, piyasa şartlarını en önemlisi kurumun oluşturulması gereken yapıyla nasıl bir çalışma yapması gerektiğini bilmektir. Üst Kademe Yönetim Takımı Oluşturulması: TKY uygulamalarında takı çalışması gerekliliği sistemin bir dizi zincir fonksiyonlardan oluşmasından kaynaklanmaktadır.bu da sistemin oturtulması ve devamlılığının sağlanması için Üst Kademe Yönetim Takımı oluşturulmasını gerekli kılar. Yoğun Katılım:Bu aşama Toplam Kalite Yönetim sisteminde çalışanların katılımını sağlamak ve sistem içerisinde yenilenmeleri yapmak için kalite iyileştirme takımları, sürekli iyileştirme prosesi grup çalışması kurmayı amaçlar. 12 Yoğun katılım aşamaları ve faaliyetlerinden bahsedecek olursak; 1-Sürekli iyileştirme prosesi eğitimi 2-Bilinç Eğitim Programının geliştirilmesi, 11 Nestle Türkiye Gıda Sanayi A.Ş, Kalite Yönetim Sistemi Çalışanın El Kitabı 12 Başbakanlık Osmanlı Arşivleri Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Notları 10

21 3-Kalite Çalışmaları İçin Kurulmuş Olan Üst Yönetim Takımı İyileştirme prosesi grup çalışma programları 4-Gözden geçirme toplantıları 5-Gözden geçirilenleri düzeltme ve sorunları önleme ( DÖF Düzenleyici ve Önleyici faaliyetler ) Bu saydığımız Toplam Kalite Uygulama Aşamaları, Toplam Kalite Yönetim Sisteminin kurulumundan itibaren devam ettiği her aşamada katılım ve sürekli olarak kontrol sürecinde olmasını gerekli kılar. Bu da bir takım disipline edilmiş süreçler içerisinde kurumun tüm çalışanlarının aktif katılımı gerektirir.böyle bir süreci bir tablo üzerinde tanımlayacak olursak ; Kalite Yönetim Sisteminin Sürekli İyileştirilmesi Müşteri Yönetim Sorumluluğu Müşteri Kaynak Yönetimi Ölçme, Analiz ve İyileştirme Memnuniyet Şartlar Ürün Gerçekleştirme Ürün Tablo 2- Süreç Tabanlı Kalite Yönetim Sistemi Modeli 11

22 1.2-Kalite Kontrol Kalite kontrol gelişimi toplam kalite yönetiminin önemli yapı taşlarından biridir.kalite Kontrol TKY sistemi içerisinde kalite şartlarının yerine getirilmesine odaklanmış sistemin bir parçasıdır.üretilen malların ölçümlere uyup uymadığını araştırarak son üretimde hatayı tespit ederek sorunları ortadan kaldırmak olarak da tanımlayabiliriz.bir yönetim sistemi içerisinde üretilen malın yada hizmetin kalitesini artırmak ve kalitesini için yapılan son muayene yada testler birleşimidir Kalite Kontrol Çemberi Kalite Kontrol Çemberi çalışmalarını ilk uygulayan ve bu çalışma sistemine en büyük katkıları yapan Japonya ve Japon Bilim adamlarıdır. Her ne kadar ilk kalite kontrol çemberi düşüncesi Amerika ya ait olsa da çıkış ve uygulama yeri Japonya dır. Tanım itibariyle Kalite Kontrol Çemberi; Herhangi bir organizasyon veya hizmette kendi alanlarında kalite ile ilgili olan veya olmayan sorunları tespit ederek bu sorunların analizini yaparak çözüm için gönüllü olarak bir araya gelen ve sayıları 2 ile 14 arasında farklılık gösteren bir çalışma gurubudur.bu çalışma gurubun amacı ve hedefi kurumun diğer çalışanlarıyla koordinasyonu sağlayarak karşılıklı iyileştirme çalışmaları yaparak gelişimi sağlama, üretimin sağlandığı birimde denetim ve ilerleme, kalite kontrol tekniklerinden en üst düzeyde nasıl yararlanabiliriz sorusu işlerini yürütür. 14 Kalite Kontrol Çemberinin uygulanmasında 5 aşama vardır. Bu aşamaları kısaca tanımlayacak olursak; 1-Başlangıç aşaması 2-Pilot Plan Aşaması 3-Gelişim ve Genişleme aşaması 4-Büyüme aşaması 5-Olgunluk aşaması 13 Kamile Demir, Cevat Elma, Yönetimde Çağdaş Yaklaşımlar, Uygulamalar Sorunlar, Anı Yayıncılık, Ankara 2000, S Demir, a.g.e., sf

23 Kalite Kontrol Denetimi Kalite kontrolü uygularken en önemli işlerden biri uygulamaların nasıl yürüdüğünü şu sorularla izlemektir: Çalışmalar iyi yürütülüyor mu? Zayıf noktalar neler? Kalite Kontrol Denetimi Kalite Kontrol uygulama prosesini denetleyerek gerekli tanıyı koyar ve zayıf noktaları düzeltmek için izlenecek yolu gösterir. Kalite denetimi yada kalite tanısı kalite kontrol denetimine benzer, ancak arada bazı farklar vardır. Kalite denetimi firma içinden yada piyasadan örnekler alarak ürün kalitesini incelemektir.ürün kalitesini denetler ve tüketici isteklerini karşılayıp karşılamadığını inceler, bulduğu hataları düzeltir ve ürünün kalite üstünlüklerini artırır.diğer bir deyişle PYDH (Planla-Yap-Denetle-Harekete geç) döngüsünün de işlerliğini sağlayan denetimdir. Kalite Kontrol denetimlerinde, fabrikanın üründe kaliteyi nasıl meydana getirdiğini, yan sanayi bağlantılarının kontrolünü, müşteri yakınmalarının nasıl ele alındığını ve üretimin her aşamasında kalite güvenliği uygulamalarında kullanılan yöntemleri yeni ürün geliştirme düzeyinden başlayarak ele alır. Kısaca kalite kontrol denetimi, kalite kontrol sisteminin ne derece iyi işlediğini belirleyerek firmanın yinelenen hatalara karşı önlem almasını sağlar ve Kalite Kontrol Prosesinde, PYDH döngüsünü sağlayarak kalitenin denetimini sağlar Toplam Kalite Kontrol Toplam Kalite Kontrolünün en açık tanımlamasını Kaouru Ishikawa şirketler ve bireyler farklı yorumlar verebilir, ancak en genel olarak Toplam Kalite Kontrol, yönetim kontrolünün kendisi demektir şeklinde tanımlamıştır. Toplam Kalite Kontrol kavramı Dr.Armond V. Feigenbaum tarafından ortaya atıldı.dr.feigenbaum 1950 li yıllarda Newyork taki General Electric Kurmay merkezinde kalite kontrolden sorumlu firma yöneticisi ve ayrıca firma çapında imalat işleri ve ayrıca Kalite Kontrol yöneticisi olarak hizmet vermiştir. Dr.Feigenbaum göre Toplam Kalite Kontrol bir organizasyondaki değişik gurupların kalite geliştirme, kaliteyi koruma ve kalite iyileştirme çabalarını müşteri 15 Kaoru Ishıkawa, Toplam Kalite Kontrol, Kader Yayınları, İstanbul,1997,sf

24 tatmini de göz önüne alınarak üretim ve hizmeti en ekonomik düzeyde gerçekleştirebilmek için birleştiren etkili bir sistem olarak tanımlanabilir.toplam Kalite Kontrol Kalite Sisteminin uygulandığı kurumun bütün departmanlarının katılımını gerektirir Kalite Güvencesi Kalite sisteminde öncelikli olan iş kaliteyi sağlamak ve bu kalite sürecini devam ettirmektir.sürecin devamlılığı sistemin güvence altına alınması ile mümkün olacağından Kalite Güvencesi sistem içerisinde oluşturulması en temel faaliyet olmaktadır. Bu faaliyetler; Kaliteye yönelik çalışmaların planlanması, organize edilmesi, gerçekleştirilmesi, sonuçların izlenmesi ve değerlendirilmesinden oluşmaktadır. 17 ISO 9000 de Kalite Güvencesi; Ürün veya hizmet kalitesi için belirlenen hizmetleri karşılamak maksadıyla yeterli güveni sağlaması için gereken planlı ve sistematik faaliyetlerin bütünü olarak tanımlanır. 18 Bu tanımdan da anlaşıldığı üzere Kalite Güvencesi, hatasız ürün veya hatasız hizmet etmeyi amaçlamaktır.bunun uygulamadaki karşılığı ; ürünün veya hizmetin müşteri için tatminkar, güvenilir ve ekonomik olmasını sağlamaktır Kalite Sistemi Kalite Sitemi TS-EN-ISO 9001 : 2000 de en genel tanımı itibariyle Kalite yönetiminin uygulanması için gerekli olan organizasyonel yapı olarak tanımlanır.bu yapı prosedürler, prosesler ve kalite sistem kaynaklarından meydana gelir Neden Kalite Yönetim Sistemi? Müşteri ihtiyaçlarının, beklentilerinin değişmesi ve rekabet baskıları ile teknik değişim ve ilerlemeleri gibi nedenler kuruluşları, ürünlerini ve proseslerini sürekli olarak iyileştirmeleri için zorlar. Bir kalite yönetim sistemi gerek müşteri ve gerekse diğer tarafların tatmin olasılığını yükseltmek için sürekli iyileştirme çerçevesini sağlar. 16 Ishıkawa, a.g.e, sf TSE-ISO 9003, Kalite Sistemleri-Son Muayene ve Deneylerde Kalite Güvencesi Modeli, Türk Standartları Enstitüsü, Ankara TSE-ISO 9001; Kamile Demir, Cevat Elma, Yönetimde Çağdaş Yaklaşımlar, Uygulamalar Sorunlar, Anı Yayıncılık, Ankara 2000, s

25 Bu nedenlerden dolayı kurulacak Kalite Yönetim Sistemi şartları ISO9001:2000 standardında belirtilmiştir.ancak standardın kendisi ürün için şartlar ortaya koymaz, ürünün şartları müşteri tarafından yada mevcut mevzuat tarafından belirlenir. 20 Kalite Yönetim Sisteminin Temel İlkeleri : Müşteri odaklılık Liderlik Çalışanların katılımı Proses yaklaşımı Sürekli iyileştirme Verilere dayalı karar verme Tedarikçilerle karşılıklı faydaya dayalı ilişkiler Kalite Politikası : Toplam Kalite Yönetimi sistemi içerisinde temel kavramlardan birisi olan Kalite Politikası sistemin kurulabilmesi için oluşturulması zorunlu aşamalardan bir tanesidir.kalite Güvence Sisteminin kurulabilmesi ve sorunlara cevap vererek devam edebilmesi için Kalite Politikasını oluşturması gerekir. Çünkü; iç ve dış müşteri beklentilerinin karşılanmasını temel olarak alan, çalışanların bilgilendirilip yetkilendirilmesini ve takım çalışmasıyla tüm süreçlerin sürekli iyileştirilmesini amaçlayan hedeflere ulaşabilmek, iyi çizilmiş bir kalite politikasına bağlıdır. 22 Kalite Politikası ISO 9001:2000 de 5.3 Maddesinde tanımlamıştır ve politikanın ana çerçevesi neler olmalıdır sorusuna cevap vermiştir. 23 Kalite Politikasının gerçekçi hedeflere dayandırılması ve anlaşılır olması sistemin başarılı bir şekilde işlemesine yardımcı olur.kalite Politikası Kalite Konseyi tarafından hazırlanmalıdır.bu konseyin başkanı genel müdür üyelerinin ise kurumun fonksiyonel iş yapan tüm birimlerinin başkanları veya müdürleri olmalıdır.hedeflenen ve oluşturulması düşünülen Kalite Politikası süreci : Karar Aşaması 20 Türk Loydu, ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Eğitimi, İstanbul, Başbakanlık DAGM, Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Notları, Sf.6-7, İstanbul Toplam Kalite Yönetimi ve Özdenetim Modeli erişim : TSE,ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemleri-Şartlar, Ankara 2001, sf.5 15

26 Kararların uygulama aşaması Hedef belirleme aşaması Kalite Politikasının Dokümante edilme aşamasından oluşur. Kuruluşun politika ve stratejisinin oluşturulmasında TKY kavram ve prensiplerinin yansıtılması gerekir; bunun için Kalite Konseyi yukarıda saydığımız aşamaları gerçekleştirirken; Politika ve stratejinin oluşturulmasında Toplam Kalite kavramı temel olarak nasıl ele alınır? TKY yaklaşımına uygun bilgi temel alınarak Politika ve stratejiler nasıl belirlenmelidir? İş planlarının oluşturulmasında politika ve strateji temel olarak hangi aşamalarda dikkate alınmalıdır? Politika ve strateji çalışanlara nasıl iletilmeli ve anlaşılması nasıl sağlanmalıdır? Politika ve strateji nasıl düzenli olarak gözden geçirilip geliştirilmelidir? 24 Gibi başlıklarla kalite politikası oluşturulmalıdır.çünkü aşamaların her bir adımında bu sorgulamalardan geçirilerek oluşturulan bir kalite politikası hem sistem, hem çalışanlar ve hem de müşteriler açısından işlerliği en iyi derecede yansıtacak bir sistem olacaktır erişim :

27 1.3-Kalite Kontrolünün Tarihsel Gelişimi ve Kalite Kavramının Türkiye deki Gelişimi Kalite Kontrolünün Tarihsel Gelişimi Kalite kavramının tarihsel gelişimi bilim ve teknolojinin gelişme hızıyla paralellik arz eder.bu sebepledir ki toplumların geleceğinin belirlenmesinde bilim ve teknolojide gösterdikleri veya gösterecekleri başarıların rolü çok önemlidir.mal üretiminden hizmet üretimine eğitimden sağlığa, iletişimden ülke yönetimine ve ulusal savunmaya kadar her şey teknoloji ve bilimin ekseninde yer almaktadır. 25 Kalite uzun yıllar; müşteriye sunulan çıktının-sonucun kalitesi olarak tanımlanmış, 1980 li yıllardan itibaren sürecin kalitesi kavramına doğru değişim göstermiştir.artık kalite müşteri tarafından kullanılan ve yararlanılan bir çıktı değil, aynı zamanda o çıktıya nasıl ulaşıldığını gösteren bir kavramdır.yani müşterinin kullanacağı çıktıyı üretmek için gerekli karmaşık yönetimsel faaliyetlerin bütününüdür.organizasyonlardaki bütün dikkat; kusur, hata, yanlış, eksik problemlerini iyileştirmekten, çözümlemekten ziyade müşteri beklentilerini karşılamaya yönelmiştir.çıktının kalitesini; çalışma organizasyonunun yapısı, işleyiş şekli ve de ne şekilde kararlar alındığı belirlemektedir.çıktının oluşturulması sürecinde iyileşme olmadığı müddetçe, çıktının kalitesinin iyileştirilmesi daima yüksek maliyetli olacaktır. Kalite kavramının bu yönde değişim göstermesi, toplam kaliteyi sadece üretim sektörüne ait bir kavram olmaktan kurtarmış, hizmet ve kamu sektörünün de önemsediği bir kavram haline dönüşmüştür. İlk kalite kontrol çalışmaları endüstri devrimi ile başlamıştır.1920 ler de ise çok daha teknik ve örgütlü bir biçimde yürütüldüğü görülmektedir.bell Telefon Şirketinde bu tarihlerde bir çok istatistiksel kalite kontrol aracı geliştirtmiştir.1924 te W. Shewhart kalite kontrol çalışmalarında kalite kontrol kartlarının kullanılmasını başlatmıştır.1930 da H.F.Duge ve H.G.Roming kabul örneklemesi tablolarının tasarımlanmasını gerçekleştirmişlerdir.daha sonra birçok firmada kartların ve tabloların kullanılması yaygınlaşmıştır.kalite kontrol yöneticileri çoğu endüstri işletmesinde örgüt şemalarında üretim yöneticileri ile aynı düzeyde yer almıştır. 25 Müjgan Çetin, Toplam Kalite Yönetiminin AR-GE Kuruluşlarına Etkisi, 4.Ulussal Kalite Kongresi Toplam Kalite Yönetimi Ve Eğitimde Kalite Özgeçmişler Ve Tebliğler 2, Kalder Yayınları, İstanbul, 8 / 9 Kasım,

28 II. Dünya savaşı sonrasında kalitenin önemi arttığından, kaliteli mal üretmek gereksinimi firmaları, üretim süreçlerini kalite gereksinimleri doğrultusunda yeniden oluşturmaya yöneltmiştir. Böyle bir eğilim firmaların örgütsel yapısında da bir çok değişikliklere yol açmıştır. DR. Armond v. Feingenbaum 1950 li yıllarda New York ta General Electric Kurmay Merkezinde kalite kontrolden sorumlu yönetici olarak çalışırken Toplam Kalite Kontrol kavramını geliştirmiş ve bu düşüncesini 1957 yılında Industrial Quality Control dergisindeki yayınlanan makalesinde açıklamıştır.daha sonra 1961 yılında A.V.Feingbaum Toplam Kalite Kontrolü adında, esas olarak İlk Seferinde Doğru Yap mesajını veren bir kitap yazmıştır.çalışmada kalite sorumluluğunun sadece denetimcileri değil, çalışanları ve satıcıları da ilgilendirdiği vurgulanmıştır. Daha sonra Dr.Juran ve Dr.Deming in desteğiyle Japonlar Feingbaum un düşüncesini işleyerek kendi Toplam Kalite Kontrol kavramlarını oluşturmuşlardır.bu kavram Kalite Çemberi ve Sıfır Hata gibi yeni tanımları ve Kalite Herkesin İşidir gibi düşünceleri de içermektedir.( Tarihçenin devamı aşağıdaki tabloda devam etmektedir.) Kalite iyileştirme aşamaları: -Yönetim kalitesi -İnsan davranışlarının kalitesi -Yapılan işin kalitesi -Çalışma çevrelerinin kalitesi -Mal/hizmet kalitesi -Servis kalitesi biçiminde yorumlanırken, asıl kastedilen ve algılanan ise -Toplum kalitesi -Endüstrinin kalitesi -Ulusal ekonominin kalitesi -Dünya ticaretinin kalitesi olduğu vurgulanmaktadır. 18

29 Tablo 3. kalite kavramının gelişim ve değişimi Kalite, daha çok zanaatkarların kişisel çabalarıyla belirlenmekteydi 1875 Amerikalı makine mühendisi Frederick W. Taylor ( ) işleri daha küçük ve daha kolay yapılabilir parçalara ayırarak, daha komplike ürünlerin ve proseslerin uygulanmasında ilk uygulamayı yaptı.daha sonra yine Amerikalı olan Frank Bunlker Gılbreth ( ) ve Henry LaurenceGantt ( ) Yönetim bilimi açısından Taylor a katkıda bulundular Henry Ford Montaj Fabrikası Üretkenlik ve Kaliteyi geliştirmek için özgün çalışma metotları uyguladı.hatasız montaj, kontrol ve proses muayenesi kavramlarını geliştirdi İlk Standartlar Laboratuarları Büyük Britanya da kuruldu AT&T Sistematik muayene ile ürün ve malzeme testlerine başladı W.S.Gosset, Guiness biralarında yaptığı çalışmasında t-dağılımını tanıttı İngiliz Hükümeti Tedarikçi Sertifika Programı na başladı İngiltere de Teknik Muayene Kurumu kuruldu.bu durum daha sonra İngiliz Kalite Güvence Enstitüsü oldu. 1920s AT&T Bell Telefon Laboratuarları, muayene ve testleri yapmak, ürün güvenilirliğini ve kaliteyi sağlamak için kalite departmanlarını kurdu. B.P.Dudling İngiltere de General Elektrik firmasında, elektrik ampullerinin kalite kontrollerinin ilk kez istatistiksel metotları kullandı R.A.Fısher Deneysel tasarım ve tarım bilimi uygulamaları üzerine bir seri temel yazılar yayınladı Aslen fizikçi olan Walter A.Shewhart, Bell Telefon laboratuarlarında ilk kez kontrol diyagramlarını kullanmaya başladı Kabul Edilir Örnekleme Metodolojisi, H.F.Dodge ve H.C. Ronning tarafından Bell telefon laboratuarlarında geliştirildi ve hassaslaştırıldı.. 19

30 1931 Walter A.Shewhart, İmalat ürünlerinin kalitesinin ekonomik kontrolü üzerine üretim ve kontrol diyagramlarıyla İstatiksel metotların kullanımının esaslarını yayınladı Walter A.Shewhart Londra Üniversitesinde ilk kez üretim ve kontrol diyagramında İstatistiksel kontrol eğitimini verdi İngiliz Tekstil ve Ağaç Endüstrisi ve Alman Kimya Endüstrisi Ürün / Proses geliştirme için deneysel tasarımı kullanmaya başladı İngiltere de Kraliyet İstatistik Kurumu Endüstriyel ve Zirai Araştırma Bölümü nü kurdu İngiliz Standartları 600 Kullanıma girdi W.Edwards Deming, Walter A.Shewhart tı Amerika da Tarım sektörüne kontrol diyagramları üzerine seminerler vermesi için davet etti Amerika Savaş Departmanı proses bilgilerini analizde kontrol diyagramlarının kullanımı için bir rehber yayınladı Bell Telefon Laboratuarları Amerika ordusu için Askeri Standart Örnekleme Planı geliştirdi Büyük Britanya da istatistiksel metotlar ve kalite kontrol üzerine tedarik ve Danışmanlık Bakanlığı kuruldu Endüstride kalite kontrol eğitim kursları verildi ve Kuzey Amerika da bu konuda çalışan on beşten fazla kurum kuruldu Endüstriyel Kalite Kontrol yayımlanmaya başladı Japon Standartları Birliği kuruldu Farklı Kalite kurumlarının birleşmesiyle Amerikan Kalite Kontrol Kurumu kuruldu Japon Bilim Adamları ve Mühendisleri Birliği ( JUSE ) kuruldu W.Edwards Deming, Japon Endüstrisinde İstatistiksel Kalite Kontrol seminerleri vermek üzere davet edildi Prof Genichi Taguchi Japonya da ilk deneysel tasarım çalışmasına başladı Japonya da Endüstriyel Standardizasyon Kanunu yürürlüğe girdi. 20

31 1950 W.Edwards Deming ( JUSE ) tarafından tekrar davet edildi ve Japonların Endüstriyel Yöneticilerini eğitmeye başladı.böylece Japon Sanayisinde İstatistiksel Kalite Kontrol Metotları yaygınlaşmaya başladı Prof. Kaoru ISHIKAWA Sebep ve Sonuç Diyagramlarını tanıttı ler EUGENE GRANT ve A.J.DUNCAN tarafından İstatistiksel kalite kontrol klasik testler ortaya konuldu JUSE tarafından ilk DEMING ödülü Osaka da verildi G.E.P BOX ve K.B:Wilson proses optimizasyonu için deneysel tasarımın kullanımı hakkında temel bir çalışma yayınladı. Bundan sonra kimya endüstrisindeki uygulamalar düzenli olarak gelişti Dr.Joseph M. JURAN bazı kalite geliştirme ve yönetimi eğitimleri vermek için JUSE tarafından Japonya ya davet edildi Dr. Joseph M. JURAN ve Frank M. Gryna nın kalite kontrol el kitabı ilk defa yayınlandı Amerika lı Dr. Armond Valin Fiegenbaum toplam kalite kontrolle ilgili ilk makalesini yayınladı J. Stuart Hunter editörlüğünde technometrics (fizik, kimya ve mühendislik bilimleri için istatistik dergisi) kuruldu S. Robert Ustel ağırlıklandırılmış hareketli ortalama kontrol diyagramlarını tanıttı Prof. Genichi Taguchi, Kalite Kayıp Fonksiyonu çalışması ile DEMING ÖDÜLÜ nü aldı Dr. Armond Valin FEİGENBAUM Toplam Kalite Kontrol adlı kitabının ilk baskısını yayımladı Kalite ve Verimlilik Uluslararası Konseyi Büyük Britanya da İngiliz verimlilik konseyinin bir bölümü olarak kuruldu Prof. Kaouru ISHIKAWA tarafından 1950 li yıllardan beri yürütülen çalışmalar, Kalite Kontrol Çemberleri kavramları ile tanıtıldı Japonya da kayıtlı kalite çemberi sayısı 3700 e ulaştı lar İstatistiksel kalite kontrol kursları Endüstri Mühendisleri akademik programlarında yaygın olmaya başladı. 21

32 Philip B. CROSBY tarafından geliştirilen Sıfır Hata Programları belirli Amerikan sanayi kollarında tanıtılmaya başlandı ler Büyük Britanya da NCQP ve Kalite Güvence Enstitüsü birleşerek İngiliz Kalite Kurumunu nu meydana getirdiler. Deneysel tasarım üzerine yazılan kitaplar, mühendisler ve bilim adamlarının kullanımı doğrultusunda oryente edilmeye başlandı. Kuzey Amerika da Kalite Çemberleri ile ilgilenilmeye başlandı ler Endüstriyel dizayn metodu tanıtıldı ve büyük organizasyonlar tarafından adapte edildi.kalite Mühendisliği nin gelişmesinde öncü kabul edilen Prof.Dr.TAGUCHİ nin deneysel tasarım çalışmaları Amerika da görülmeye başlandı Amerikan istatistik kurumu ( ASA ) Kalite ve Verimlilik üzerine Ad Hoc komitesini kurdu BOX ve arkadaşları Japonya yı ziyaret ettiler.deneysel tasarım ve diğer istatistiksel metotların kullanım alanının çok geniş olduğunu gördüler Masaaki İMAİ KAİZEN-Japonya nın rekabetçi başarısının anahtarı kitabını yayınladı.kaizen değişim yönetiminde temel ilkelerden biri olarak kabul edildi Malcolm Baldrige Uluslararası ödülleri Amerikan Kongresi tarafından kuruldu Avrupa Kalite Ödülü, Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı tarafından kuruldu Amerikan Motorola Şirketi sürekli gelişme için Altı Sigma yaklaşımını kullanmaya başladı lar Dünyada ISO 9000 Sertifikaları büyük ilgi gördü ler Kalite ödüllerine olan ilgi ve itibar artmaktadır. 22

33 Bu süreç akabinde ise gelişmekte olan ülkelerde de Toplam Kalite Kontrol Çalışmaları yaygınlaşmaya başlamıştır Kalite Kavramının Türkiye deki Gelişimi Türkiye de Kalite Kavramının ortaya çıkışı ve bu kavrama duyulan ilgi, serbest ekonomiye geçilmesiyle artmaya başlamıştır.büyük sanayi kuruluşlarının, yabancı kuruluşlar ile yaptıkları ortaklıklar, Türkiye de kaliteli üretimin ortak üretim yoluyla üretilen yabancı ürünleri tanıdıkça, yerli ürünlerde de aynı özellikleri istemeye başlamışlardır.bu gelişmeler, sanayi sektörünün insan kaynakları ve eğitime daha fazla önem vermelerine ve bu alanda uzun vadeli yatırımlar yapmalarına sebep olmuştur. 27 Uzun yıllar Türk Şirketleri iç pazara yönelik olarak üretim ve hizmet geliştirdikleri için pazar kaygıları olmamıştır.kendilerini yenileme ihtiyacını duymayan Türk Şirketleri, Gümrük Birliğine giriş konusu gündeme gelince bu durumun serbest piyasa ve dışarıya açılma konusunda telaşa kapılmalarına sebep olmuştur.çünkü bu gelişme, şirketlerin o güne kadar sadece yurt içinde olan rekabet politikalarını Yurtdışında da göstermelerini gerekli kılmış ve bu rekabet politikalarını uluslararası alana taşımıştır.böylelikle bu şirketler dünya devleriyle karşı karşıya kalmıştır.ancak, kendisini kontrollü ve disiplinli bir şekilde revize eden, müşteri memnuniyetini ve ürün kalitesini ön planda tutan, verimli ve ekonomik üretimi gerçekleştiren şirketler hayatta kalabileceklerdir yılında ülkemizin önde gelen kuruluşları tarafından Kalite Derneği ( KALDER ) kurulmuştur.gümrük Birliğine giriş sürecinin başlamasıyla, KALDER ve birçok Eğitim Danışmanlık şirketinin düzenlediği seminerlerde büyük, orta ve küçük ölçekli sanayi kuruluşları kalite konusunda bilgilendirilmiştir.kalite sistem belgeleri önem kazanmış, şirketler kalite sistemi kurma ve varolan kalite sistemlerini geliştirme yolunda adımlar atmışlardır yılında Ulusal Kalite Kongresi ilk kez toplanmış ve 1993 Ödülü sahibini bulmuştur.bugün Türkiye de Toplam Kalite 26 Şevkinaz Gümüşoğlu, İstatistiksel Kalite Kontrolü ve Toplam Kalite Yönetim Araçları, Beta Yayınları, 2.baskı, İstanbul 27 Muhittin Şimşek, Toplam Kalite Yönetiminde Başarının Anahtarı İnsan Faktörü, Babıali Kültür Yayıncılık,İstanbul 2002, sf Orçunus, A.R, Rekabetçi Yönetim ve TÜSİAD KALDER Toplam Kalite Modeli, Verimlilik Dergisi, Özel Sayı, 1995, s.80 23

34 uygulamalarından yoksun olan yerli şirketlerden birçoğu, ISO 9000 ve Toplam Kalite uygulamaları sayesinde, globalleşen rekabet ortamı içerisinde ciddi atılımlar yapabilmiş ve kar oranlarını arttırabilmişlerdir TKY ye Katkısı Olan Önemli Kişiler Prof. Dr. Kaouru Ishikawa : Mart 1939 yılında Tokyo Üniversitesi uygulamalı Kimya bölümünden mezun olan Ishikawa,ülkesinin o günlerde öncelikli çalışma alanı olan kömür sıvılaştırma sektöründe çalışmaya başlamıştır.askerlik görevini yılları arasındaki süreçte Deniz Kuvvetleri Komutanlığında tamamladı.orduda fabrika 600 işçiyle fabrika sorumlusu olarak görev yaptı.endüstride ve Ordu da geçirdiği 8 yıl daha sonraki yıllarda kalite kontrol çalışmaları için eşsiz bir birikim kaynağı olmuştur yılında Tokyo üniversitesine geri döndü ve mevcut şartlarda dağınık verilerle çalışmak doğru sonuçlara varmasını engellediği ve zorlaştırdığı için İstatistiksel Metotlar üzerine çalışmaya başladı yılında istatistiksel metotlar üzerine çalışan Japon Bilim Adamı ve Mühendisler Birliği nin ( JUSE ) çalışmalarına katıldı.ii. Dünya savaşından sonra Amerika ya gitti ve burada kalite konusunda önemli atılımlar yapmış olan W.Edwards Deming ve Joseph M. Juran ile tanıştı. Ishikawa Japonya da kalite bilincinin yaygınlaşmasında önemli adımlar atmıştır.özellikle Kalite Çemberleri çalışma sürecinde kalite geliştirme ve kalite konusundaki problem çözme guruplarının oluşturulmasında önemli katkıları olmuştur.neden - Sonuç Diyagramı Ishikawa tarafından geliştirilmiştir.literatürde Ishikawa diyagramı olarak da adlandırılır. Bu diyagramın çıkış noktasını Ishikawa şöyle tanımlar ; Kalite sorunları yine kalite geliştirme araçları ile çözülebilir Ishikawa, 1952 de DEMİNG ödülünü, 1972 de ASFQC ( American Society For Quality Control ) ödülünü aldı, 1977 de Endüstriyel Standartlar alanında Japon hükümeti tarafından Blue Ribbon Medal ödülüne layık görüldü ve yine 1983 de ASFQC tarafından Shewhart Medal ödülüyle ödüllendirildi İ. Kavrakoğlu, Toplam Kalite Yönetimi, Kalder Yayınları, İstanbul 1994, sf Kaouru Ishıkawa, Toplam Kalite Kontrol, KALDER yayınları, İstanbul, Mayıs 1997, sf.8 31 Gümüşoğlu, a.g.e s, 7,8,9 24

35 Dr. William Edwards Deming Asıl branşı fizik mühendisliği olan Deming Amerika da 1900 yılında dünyaya geldi.doktorasını Yale Üniversitesinde tamamladıktan sonra ABD Tarım Bakanlığının Sabır Azot Araştırmaları Laboratuarlarında matematik ve istatistik dersleri verdi.ulusal Standartlar Bürosunda örnekleme ve diğer istatistik konularında araştırmalarını sürdürdü. Bu çalışmaları sırasında ( JUSE ) tarafından Japonya ya davet edildi.japonlara Toplam Kalite Konusunda ilk ve temel bilgileri öğreten Deming dir.bundan sebeple Japonya da her yıl DEMİNG kalite ödülleri verilmektedir.1960 yılında da Japon imparatoru tarafından Kutsal Hazine Düzeni ile ödüllendirdi.1987 de ABD Başkanı tarafından Ulusal Teknoloji ödülünü aldı Joseph M. Juran Aslen Romanyalı olan Juran 1912 yılında ABD ye göç etti.elektrik mühendisliğinden mezun olduktan sonra Chigago Loyolo üniversitesinde hukuk doktorasını tamamlamıştır Dr.Joseph M. JURAN bazı kalite geliştirme ve yönetimi eğitimleri vermek için JUSE tarafından Japonya ya davet edildi Dr. Joseph M. JURAN ve Frank M. Gryna nın kalite kontrol el kitabı ilk defa yayınlandı. Bu eser Toplam Kalite Yönetimi alanında klasik ve en önemli eserlerden biri olmuştur Dr. Armand V.Fiegenbaum Amerikan Ulusal Kalite Akademisinin kurucularından olan FİEGENBAUM toplam kalite kontrol teriminin isim babası olarak anılır Amerika lı Dr. Armond Valin Feigenbaum toplam kalite kontrolle ilgili ilk makalesini yayınladı yılında yayınlamış olduğu bu makalede ilk olarak toplam kalite kontrol terimini kullanmıştır Dr. Armond Valin FEİGENBAUM Toplam Kalite Kontrol adlı kitabının ilk baskısını yayımladı Özveren, a.g.e 33 Kavrakoğlu, İ, a.g.e 34 Gümüşoğlu,a.g.e 25

36 Philip B. Crosby 1931 yılında Amerika da doğdu. İlk olarak sıfır hata Programı Philip B. CROSBY tarafından geliştirildi.geliştirilen Sıfır Hata Programları belirli Amerikan sanayi kollarında tanıtılmaya başlandı. Crosby Kalite konusunda 1979,1984,1989 ve 1992 yılında önemli eserler yayınladı.crosby ye göre Toplam Kalite Yönetim sisteminde, hataların %20 si işi veya hizmeti üretenlerin %80 i ise yönetimden kaynaklanmaktadır.bu bağlamda sistem çalışmalarının kurulum aşamasından önce eğitilmesi ve bilgilendirilmesi gerekli ilk kişiler yöneticiler olmalıdır fikrini savunur.crosby kaliteyi sıfır hata olarak tanımlar Walter A.Shewhart 1924 Aslen fizikçi olan Walter A.Shewhart, Bell Telefon laboratuarlarında ilk kez kontrol diyagramlarını kullanmaya başladı.1931 Walter A.Shewhart, İmalat ürünlerinin kalitesinin ekonomik kontrolü üzerine üretim ve kontrol diyagramlarıyla İstatistiksel metotların kullanımının esaslarını yayınladı.1932 de Londra Üniversitesinde ilk kez üretim ve kontrol diyagramında İstatistiksel kontrol eğitimini verdi İngiltere de Kraliyet İstatistik Kurumu Endüstriyel ve Zirai Araştırma Bölümü nü kurdu W.Edwards Deming, Walter A.Shewhart tı Amerika da tarım sektörüne kontrol diyagramları üzerine seminerler vermesi için davet etti Kalite Çalışma Ödülleri İle İlgili Uygulama Ödülleri Kurum, kuruluş ve organizasyonlarda belirlenen amaç ve hedeflerin gerçekleştirilebilmesi ve bu hedeflerin sonucunun başarı ile neticelendirilmesi hem çalışanlar, hem de yöneticiler açısından önemli bir motivasyon kaynağıdır.çünkü belirli bir hedefe kilitlenerek, o hedefe ilerlerken harcanan emek, sermaye, güç ve motivasyonun geri dönüşümü sağlanmış olacağından yeni hedeflere teşvik unsuru olacaktır. 35 Gümüşoğlu,a.g.e 26

37 Günümüzün globalleşen ve rekabet politikalarının çok acımasız olduğu dengelerinde kaliteyi yakalamak ve bu kalite sürecini devam ettirmek isteyen kurumların veya organizasyonların bu alandaki emekleri boş kalmamıştır.kalite çalışmalarını kendine hedef edinen organizasyonlara takdir, teşvik, ödül ve bir adım önde olma şansı, kalite uygulama ödülleriyle verilmiştir.bu uygulama ödülleri belirli kriterler ve belirli kıstaslar üzerinden verilmektedir.kurumların yada organizasyonların başarısını ölçmede uluslararası onay almış bu modeller; Japonya da DEMİNG ÖDÜLÜ Avrupa da Avrupa Kalite Ödülü (EFQM ) Amerika da Malcolm Baldridge Ödülü Yine Avrupa da CE DAMGASI Uluslararası ISO 9000 serisi standartları Uluslararası Gıda Standardı HACCP Ve Ülkemizde; TSE Türkiye Standartlar Enstitüsü TÜSİAD Kal-Der Avrupa Kalite Ödülü ( EFQM ) Avrupa Kalite Yönetim Modeli olan EFQM ( Europen Foundation Quality Management ) bir organizasyonun performansını değerlendirmeye yardımcı olan bir sistemdir.hem sonuçlarıyla ilgili hem de gerekli işlemlerle ilgili olarak geliştirmenin gerekli olduğu yerleri tanımlar ve bunu gerçekleştirir. 36 EFQM 1988 yılında 14 önde gelen Avrupa şirketi tarafından kurulmuştur.avrupa da sürdürülebilir mükemmellik için bir itici güç misyonu olma ve Avrupa organizasyonlarının mükemmelleşeceği bir dünya görüşü ile kurulmuştur Ocak ayından önce bu üyelik pek çok Avrupa ülkesinden ve değişik iş alanlarından oluşan 750 üye sayısına ulaşmıştır.2 amacı vardır: 1- Avrupa genelindeki organizasyonlarına mükemmel sonuçlara ulaşmak yönünde teşvik etmek ve bu yönde yardımcı olmak, 36 erişim : 2003 The Europen Foundation Quality Manegement Exellence Model 27

38 2-Toplam Kalite Yönetimi işlemlerini hızlandırmak, Bu global rekabet avantajına ulaşma da kesin bir faktördür. Modelin Temel 9 kriteri vardır; Bu kriterler model sistemin başarısı için temel prensiplerdir. 1- Liderlik 2- Amacın sürekliliği 3- Kişisel gelişim 4- Kişisel atılım 5- Tedarikçi Ortaklık 6- Sürekli gelişme 7- Sürekli yenilik 8- Toplumsal sorumluluk 9- Sonuca odaklılık Modelin kendisi 9 kriterden oluşur.her biri birçok alt kritere bölünebilir.bu kriterler birçok alanla desteklenmiştir. 37 Kriterlerin 5 i Mümkün sonuçlara ulaşabilmek için odaklanır. oluşturmak için odaklanır.organizasyonun yaptığı işi de kapsar.diğer 4 ü ise sonuçlar üzerine odaklanır, organizasyonun başardıklarını kapsar. Temelde bu kriterler Paydaşların ( ortakların) perspektifinden mümkün sonuçlara neden olur.dokuz kriterin skoru ölçülür.genel bir skora ulaşmak için mümkün sonuçlar arasında 50/50 lik bir ayırım kurulur.maksimum 1000 puan üzerinden Modele göre bir değerlendirme oluşturmak için, acentelerin ¾ ü modeli kullanmıştır.yani kamu sektörü için yeterli bir kanıttır.özellikle baskın olarak gücünü ve gelişme alanlarını tanımlamak ve sürekli gelişme kültürünü cesaretlendirmek için kullanılmıştır. Diğer projelerle çalışması nedeniyle EFQM koordine bir yaklaşım için yararlı bir şemsiye görevi görür.kar amaçlı bir organizasyon değildir; amacı Avrupa genelindeki tüm organizasyonlar için sürdürülebilir mükemmelliği sağlayacak bir yönetim yaklaşımı geliştirmektir

39 ENABLERS RESULT %50 %50 L İnsanlar %9 P İnsan Sonuçları % 9 E R A Politika ve O Müşteri Sonuçları % 20 D Stratejiler %8 C %14 E E Toplum Sonuçları %6 R%10 Ortaklık ve S S Kaynaklar %9 S Performans Sonuçları % 15 H E İ S P Tablo 4. EFQM Modelinin Puan Cetveli ISO Standartları 1947 yılında kurulan ve yaptığı standardizasyon çalışmaları sonucu sanayiye, ticarete ve tüketicilere katkılar sağlayan ISO (International Organization for Standardization)Uluslararası Standart Organizasyonudur. TSE, ISO nun üyesi ve Türkiye deki tek temsilcisidir. 38 EN nedir? EN (European Norm), Avrupa Standartlarının kısaltmasıdır. EN Avrupa Birliği nde Standartlar arasında harmonizasyonu sağlamak için oluşturulmuştur. TS-EN-ISO 9000 kalite yönetim sistemi: Artık bugünün dünyası çok küçülmüş, enformasyon, teknoloji ve iletişim alanındaki büyük gelişmeler toplumları kıyasıya bir rekabete ve her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığı ekonomik bir yarışa itmiştir. Mevcut dünya düzeninde ayakta kalabilmek, tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uygun mal ve hizmet

40 üretiminin sağlanmasıyla gerçekleşebilecektir. Bu da ancak, kuruluşlarda, tasarım aşamasında başlayarak üretim, pazarlama ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasıyla olacaktır. Günümüzde Kalite Yönetim Sistemi konusunda ISO 9000 Kalite Sistem Standartları 1987 yılında yayımlandığı tarihten itibaren en fazla ilgiyi ve uygulama alanını bulan milletlerarası Standartlar haline gelmiştir. TS-EN-ISO 9000 Kalite Standartları Serisi, etkili bir yönetim sisteminin nasıl kurulabileceğini, dokümante edilebileceğini ve sürdürebileceğini göz önüne sermektedir. ISO 9000 STANDARDLARININ GELİŞİMİ de MIL/Q/9858 (ABD de savunma teknolojisinde) de AQAP Standartları (NATO üyesi ülkelerde) da BS 5750(İngiltere de) de ISO 9000 serisi (ISO tarafından) de EN standartları (CEN tarafından) de TS 6000 Kalite Güvence Sistem Standardı olarak yayımlandı de TS-EN-ISO de ISO tarafından revize edildi.(9001:1994 / 9002:1994 /9003:1994) da EN serisi EN-ISO 9000 olarak yayınlandı de ISO tarafından revize edildi ve 9001:2000 olarak yayımlandı. TS-EN-ISO 9000:2000 SERİSİ TS-EN-ISO 9000 standartları dört temel standarttan oluşmaktadır. Bunlar; TS-EN-ISO 9000:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMLERİ-TEMEL KAVRAMLAR,TERİMLER TS-EN-ISO 9001:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMLERİ-ŞARTLAR TS-EN-ISO 9004:2000 KALİTE YÖN.SİS.-PERFORMANSININ İYİLEŞTİRİLMESİ İÇİN KILAVUZ EN-ISO 19011:2000 KALİTE VE ÇEVRE TETKİKİ İÇİN KILAVUZ dur. Birçok uluslararası ticari kuruluş ISO 9000 belgesini rekabet üstünlüğü ve prestij kazanmak amacıyla kullanmaktadır. Bunun en bariz örneği, özellikle son yıllarda basılan bir çok mesleki yabancı dergi ve gazetede yayınlanan reklamlarda ISO 9000 kavramının sürekli olarak vurgulanmasıdır. 30

41 Uluslararası pazarlardaki çoğu alıcı ISO 9000 belgesine sahip ürünleri tercih etmektedir. ISO 9000 belgeli bir ürün, müşteriye mevcut ürün kalitesinin sürekliliği konusunda güven sağlamaktadır. ISO 9000, imalatçı tarafından sağlanan ürün güvencesi olarak algılanmaktadır. Hatta, birçok firma, alımlarında ISO 9000'i bir tercih sebebi olarak değil, bir şart olarak koymaktadırlar. ISO 9000 belgesi olmaması sebebiyle, birçok firma önemli ihaleler veya müşteriler kaybetmişlerdir. Sonuç olarak, ISO 9000 firmalara uluslararası pazarlarda rekabet üstünlüğü sağlamaktadır. Ürün kalitesinin sürekliliğinin üçüncü bir tarafça tescil edilmesinin yanında, ISO 9000 alıcılarına başka kolaylıklar da sağlamaktadır. Çok sayıda tedarikçi arasında güvenilir olanların tespitinde alıcılara yardımcı olmaktadır. ISO 9000, güvenilir tedarikçilerin tespitini kolaylaştırmanın yanında, tedarikçiler açısından da önem arz etmektedir CE damgası : ( Confirmité Européenne ) AB Ülkelerinde standartlar yalnızca uyulması gereken teknik düzeltmeleri değil, test etme ve belgelendirme konularını da kapsamaktadır. Üretici eğer standarda uygun üretim yapma yolunu seçerse, ürünün ilgili direktifin temel gereklerini karşıladığı varsayılır.standarda uygunluk deklarasyonu yapan üretici ürününe ait tüm sorumluluğu üstlenir. Üretici standardı uygulama yolunu değil de direktifin uygulama yolunu seçerse ürünlerinin uygunluk değerlendirmesini ONAYLANMIŞ KURUMLAR aracılığıyla kanıtlar ve CE DAMGASI alır. 39 CE Kaşesi: Ürünün ; Güvenlik, sağlık, çevre ve tüketicinin korunması konularında aranan şartların yerine getirdiği anlamını taşıyan, Fransızca Confirmité Européenne ifadesinin kısaltılmış şekli olup ilgili ürün üzerine etiket veya damgalamak suretiyle iliştirilen bir işarettir.. Avrupa Birliği nin yayımladığı yeni yaklaşım direktifi çerçevesinde, topluluk içerisinde bazı malların serbest dolaşımı ve pazarlanması bu uygulamayla yürütülmektedir. CE uygunluk işareti, üzerine vurulduğu ürünün güvenlik, sağlık, çevre ve tüketicinin korunması açısından sahip olması gerekli asgari şartları Yeni Yaklaşım 39 Hüseyin Uğur, Gümrük Birliği Aşamasında Akreditasyon, 4. Uluslararası Kalite Kalite Kongresi, Özgeçmişler ve Tebliğler 1, İstanbul,

42 Direktiflerine uygun olarak sağladığını gösteren, AB pazarında ürünün serbest dolaşımını sağlayan, ilgili ürün üzerine etiket veya damgalamak suretiyle iliştirilen bir işarettir. 40 CE işareti taşımayan ürünler; AB'de pazarlanamaz ve hatta AB dışında üretilen ve CE işareti taşımayan ürünlerin bu ülkelere girmesi mümkün değildir. Bu nedenle, CE işareti, AB dışında kalan ülkelerden ihraç edilen ürünler için pasaport görevi görmektedir. Ürün Sorumluluğu Kimdedir?Yeni Ürün Sorumluluğu Yasası'na göre, ilgili üründen dolayı bir kaza olursa veya AB ülkelerinden biri, ürünün, CE işaretinin gereklerine uymadığını, yani yeterince güvenli olmadığını iddia ederse, üretici, kendisinin bütün önlemleri aldığını ispatlamak zorundadır. Yanlış veya eksik yapılan CE işaretlemesi çalışmalarının üreticilere büyük zararlar verebileceği unutulmamalıdır. Üretici, ürettiği üründen sorumludur HACCP standardı (Hazard Awardness Critical Control Points) HACCP ( Kritik Kontrol Noktalarında Tehlike Analizleri ) gıda güvenliğini satın alma, üretim ve dağıtımın tüm aşamalarında, hammaddeden son ürünün tüketilmesine kadar fiziksel, kimyasal ve biyolojik tehlikeleri belirleyerek kontrol altına alan ve sürekliliği sağlayan bir yönetim sistemidir. HACCP Tarihçesi: 1970 yılında Amerikan Kimya Endüstrisinde doğdu. 1971de Ulusal Konferansta Gıda Güvenliği için tanıtıldı. NASA tarafından sıfır hata lı kozmonot yiyeceği üretmekte kullanıldı yılında Amerikan Ulusal Araştırma Konseyi HACCP sistemini önerdi yılında Avrupa Birliği balık ürünleri ve gıda hijyeni için HACCP sistemini zorunlu hale getirdi yılından itibaren tüm gıda endüstrisinin uygulaması gereken yasal bir zorunluluk oldu. 41 Bugün dünyada müşterisine güvenli gıda sunmak isteyen ve gıda ürerim zincirine dahil birçok işletme HACCP e uygunluk standardını uygulamaktadır erişim : erişim :

43 Türkiye de 1997 de yayınlanan gıda maddeleri tüzüğünde adı HACCP olarak resmen geçmemesine rağmen, kritik kontrol noktalarının belirlenmesi olarak bahsedilerek bir anlamda HACPP uygulaması aranacağı açıklanmaktadır.ayrıca 1998 de resmi gazetede yayınlanan, Gıdaların Üretimi, Tüketimi ve Denetlenmesine dair Yönetmelik hükümleri gereğince gıda işleme firmalarının HACCP prensiplerinin uygulamasına 2-6 yıl içerisinde geçmeleri gerektiği açıklanmaktadır. 42 HACCP sistemi diğer kalite çalışmaları gibi hizmet sektörü olan gıda sektöründe; Gıda güvenliğini sağlamak, Personelin takım ruhu içerisinde çalışmasını sağlayarak verimliliği arttırmak, Düzeltici ve önleyici faaliyetler kullanarak ürün kaybını önlemek, Kaliteyi arttırmak, Yaygın bilgi alışverişini sağlamak, Ürünün pazarlama gücünün artmasını sağlamak, Müşteri güvenin artmasını sağlamak, Maliyetleri azaltmak ve en temel görevi kurumun kalite sistemine yaklaşımını sağlar TÜSİAD KALDER Kalite Ödülü Tüsiad Kalder Kalite Ödülü ortak bir çalışmanın ürünü olarak 1992 yılında ortaya çıkmıştır.çeşitli ödül yapılarının incelenmesi sonucu Avrupa ile entegrasyonumuza katkıda bulunabileceği, esnek yapısının uygulamada kolaylık yaratacağı göz önüne alınarak Avrupa Kalite Ödülü nü esas alan bir model benimsenmiştir.iş dünyasında mükemmelliği özendiren bu model doğrultusunda ödül için başvuran kuruluşların değerlendirilmesi gerçekleştirilmiştir. Tüsiad Kalder Kalite Ödülü nün en önemli amaçlarını şu şekilde sıralayabiliriz; * Ülkemizde kalite bilincinin yaygınlaştırılmasında yardımcı olması * Kuruluşların kaliteye dönük çabalarının özendirilmesi * Başarılı kalite stratejilerinin tüm ülke yararına sunulması * Kalite seviyemizin uluslararası ortamda saygınlık kazanmasının sağlanması 42 İHE ( İstanbul Halk Ekmek ) HACCP Gıda Sistemi Kalite Notları, Cemal Kara, HACCP in misyonu : Erişim ;

44 * Toplam Kalite Yönetimi Sistemlerini kurmuş olan firmaları gündeme çıkararak, toplam Kalite Yönetimine olan talebin arttırılması Bu amaçla 1993 yılında ödül sadece imalat Sanayi kategorisinde verilirken, 1994 te buna Hizmet Sektörü de eklenmiş ve iki kategoriye çıkılmıştır TSE ödülü TSE ( Türkiye Standartları Enstitüsü ) Başbakanlığa bağlı tüzel kişiliği olan ve özel hukuk hükümlerine göre yönetilen bir kamu kuruluşudur.25 Eylül 1954 yılında Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ( TOBB ) bünyesinde kuruldu. Ve 18 kasım 1960 tarihli 132 sayılı kuruluş kanunuyla TOBB dan ayrıldı.16 Mayıs 1985 te 3205 sayılı kanunla yeniden düzenlenmiştir. TSE nin başlıca görevlerini sıralayacak olursak; 1. Her türlü standardı hazırlamak ve hazırlatmak, 2. Hazırlana standartları tetkik etmek ve uygun bulduğu takdirde bu standartları kabul etmek, 3. Kabul edilen uygun standartları yayımlamak 4. Kamu sektörü veya özel sektörün gereksinimleri üzerine standartlar geliştirmek ve görüş bildirmek 5. Uluslar arası standart kurumlarla işbirliği içerisinde olarak Dünya genelindeki standartları takip etmek 6. Standartlar konusunda yayınlar yapmak 7. Standartlar konusunda elemanlar yetiştirmek, kurslar ve seminerler düzenlemek 8. Standartlarla ilgili teşvik çalışmalarında bulunmak DEMİNG Uygulama Ödülü DEMİNG uygulama Ödülleri Dr.W.E.Deming in Japon Kalite Kontrolüne katkıları anısına 1951 yılından itibaren takdim edilmeye başlanmıştır. Deming Uygulama ödülüne aday olabilmek için üst yönetimin başvurusu gereklidir.bu başvuru işleminden sonra şirket DEMİNG Alt Komitesi Üyeleri tarafından sıkı bir denetimden geçirilir, kurumun her fabrikası, birimi, ofisi, mutfağı 44 Hakan Kiltçioğlu, TÜSİAD-KALDER Ödülü,- Süreç, Kriterler ve Deneyimler, 4. Uluslararası Kalite Kalite Kongresi, Özgeçmişler ve Tebliğler 1, İstanbul,

45 yani her bir karesi incelendikten sonra kuruma yapılan inceleme ve denetimleri geçen kuruma bir madalya ve de bir övgü mektubu takdim edilir. Ödül için başvurmuş olan şirketlere, yapılan inceleme ve denetimleri geçip geçmediğine bakılmaksızın kurulun görüş ve önerilerini taşıyan bir durum değerlendirme mektubu verilir. Bu görüş ve öneriler kurumun işleyişindeki olumlu ve olumsuz noktalar hakkında bilgiler içerir ve de yapıcı önerilerle desteklenmiştir. 46 DEMİNG Kalite Ödüllerinin Kriterlerini sıralayacak Olursak; Kurum Politikası Organizasyon ve yönetim Eğitim programları Kalite ile ilgili bilgi ve belgelerin toplanması ve organizasyon içerisinde kullanılması Analiz çalışmaları Standardizasyon Kontrol Kalite temini Sonuçların ölçülmesi Gelecek için planlama Bu sayılan başlıklar, Deming uygulama ödülünü almak isteyen bir kuruluşun baştan sona hangi aşamalarında ne kadar başarılı olduğunu anlatan bir kalite yönetim sistemidir Malcolm Baldrige Ulusal Kalite Ödülü Malcolm Baldrige Uluslararası ödülleri Amerikan Kongresi tarafından kuruldu.1987'de kurulan Malcolm Baldrige Ulusal Kalite Ödülü ABD' de kalite yönetimi için verilen en yüksek onurlandırma şeklidir. Adını eski ticaret bakanından alan bu ödül kalite bilincini teşvik etmekte, kalite ile ilgili başarıları onurlandırmakta ve başarılı kalite stratejilerini kamuya yaymaktadır. 46 Kaouru Ishıkawa, Toplam Kalite Kontrol, KALDER yayınları, İstanbul, Mayıs

46 Malcolm Baldrige Ulusal Kalite Ödülü yılda bir kez üç kategoride verilmektedir. Bu kategoriler; küçük iş yerleri,büyük üreticiler ve hizmet şirketleridir. 47 Bu ödül performans geliştirme konusunda gönül veren işletmeler için kalitedeki mükemmellik konusunda en saygın ödüldür. Bu ödülün 3 amacı vardır. - Rekabette önemi gittikçe artar kalite bilinci, - Kalite mükemmelliği için gerekenlerin anlaşılması, - Başarılı kalite stratejileri hakkında bilgilerin paylaşımının ve bu stratejilerin uygulamasıyla sağlanan yararların artırılmasıdır. Bu ödülde kıyaslanan 7 temel değer bulunmaktadır. 1. Liderlik 90 puan 2. Bilişim ve çözümleme 80 Puan 3. Stratejik kalite planlaması 60 Puan 4. İnsan kaynakları gelişimi 150 Puan 5. Süreç kalitesi yönetimi 140 Puan 6. Kalite ile ilgili ve işlemsel sonuçlar 180 Puan 7. Müşteri odaklılık ve müşteri tatmini 300 Puan Ödülü alan şirketler arasında Motorola, Federal Express, IBM, Cadillac, Ritz- Carlton ve Texas Instruments sayılabilir Kurumlarda Yönetim ve TKY İlişkisi Yönetim ve Yönetimin Amacı Yönetim, insanlar eliyle amaca ulaşma sanatı olarak tanımlanabilir. sanatların en eskisi, bilimlerin en yenisi olarak nitelenen yönetim bilimi ile ilgili kavramların tamamı, henüz bir açıklığa kavuşmamıştır.genel geçer bir yönetim tanımı olmamasına rağmen üzerinde en çok uzlaşmaya varılan yönetim tanımı başkalarının aracılığıyla amaca ulaşma ve başkalarına iş gördürme faaliyeti dir. Bu ifadeyi daha genişleterek açacak olursak Yönetim; insanların kendi başlarına başaramayacakları işleri, örgütler 47 Arzu Süerdem, ödül, erişim:

47 yoluyla başarma ve örgütsel hedeflere ulaşma faaliyetleridir.bu tanıma göre yönetim insan ilişkilerine dayanan bir süreçtir. Genel anlamıyla yönetim, yönetim fonksiyonları olan; planlama, örgütleme, kadrolama yöneltme ve denetleme işlevlerini yerine getirme faaliyetleridir.bu nedenle yönetim ihtiyacı insanlık tarihinde insanların tek başlarına gerçekleştiremeyecekleri amaçlarını, bir gurup çabasıyla gerçekleştirme gerekliliğinden ortaya çıkmıştır. 48 Günümüzde işletmeler açısından uygulanan yönetim biçimleri daha da gelişerek organizasyonların zorunlu unsurları olan; mali fiziki ve beşeri faktörleri koordine ederek bu kaynakları belirlenmiş amaçlara yönlendirme faaliyeti olarak daha sistemli ve bilinçli bir biçimde maharetle uygulanmaktadır. Yönetimin Amacı ve Önemi Yönetim Biliminin amacı eldeki kaynakların verimli, etkin ve rasyonel bir biçimde kullanılmasını sağlayarak organizasyonların kaynak, iş gücünün doğru kullanılması, verimlilik hızı artış istikrarı, toplumsal yararlılık, organizasyon yönetim sürecinin istikrarlı olması, üretim veya hizmet kalitesinin artmasını sağlamaktır.bu tanımlamalardan yola çıkacak olursak yönetimin en genel amacı, sınırlı kaynaklarla büyük ve önemli sonuçlar elde etmektir.yönetim etkinliğinin ölçüsü, kaynakların küçüklüğü ile elde edilen sonuçların büyüklüğü arasındaki ilişkidir. 49 Organizasyonlarda evrak ve bilgi yönetimi, yönetimin temel amaçlarına ulaşmasını kolaylaştıran teknik bir işlemdir.organizasyonların bir takım hayati ve temel işlevlerini yerine getirirken en alt kademeden en üst kademeye kadar bir görev dağılımı söz konusudur bu dağılımlar kurumun teknik ve işlevsel faaliyetlerini yürütmesine yardımcı olurken kurumsal kimliğin önemli bilgilerini de oluşturmuş olur. Bu işlev ve görev dağılımları sonucunda kurumun iç ve dış işleyişine ait kayıtlı bilgiler oluşur.hem idari hem de hukuki açıdan önemli olabilecek bu bilgilerin tutulması gerekliliği de yönetimde bilgi ve belge yönetimini gerekli kılar. Diğer bir açıdan yönetimin en üst kademesindeki yöneticinin her türlü yönetsel etkinlikte bulunabilmesi için bilgi ve belgelere ulaşabilme imkanının olması ve bu bilgilerin üzerinde bulunduğu materyal cinsine ait bilgi kullanabilme teknolojisinin 48 Hasan Tutar, Toplam Kalite Yönetimi Çerçevesinde Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, Aktif Yayınevi, Erzurum, 2001, s. 6,7 49 a.g.e 37

48 kontrolünün ve hakimiyetinin gereksinimi Yönetimde Bilgi ve Belge Yönetimi ni önemli bir gereklilik kılar Yönetim ve Toplam Kalite Yönetimi Organizasyonlar, yönetsel ve örgütsel etkinliklerde bulunurken, bu faaliyetlerini belli ortamlar üzerinde yaparlar.işlerin belli bir kalite düzeyinde gerçekleşebilmesi için, söz konusu somut veya sanal ortamların toplam kalite standartlarına uygun olması gerekir.evrak yönetimde, dosyalama ve arşivleme faaliyetlerinde, toplam kalite standartlarına ulaşabilmek için örgüt çalışanları, kaliteyi her şeyin üstünde tutan bir bilinçte olmalıdırlar. Kalitenin arzu edilen düzeyde sağlanmasının temel amacı müşteri mutluluğudur.bu nedenle dış çevreye kaliteli hizmet vermek isteyen bir kurum veya organizasyon öncelikle kendi iç işleyişi ve işleyiş fonksiyonlarında kaliteyi yakalamalıdır bunun sürekliliğiyse başarısının devamlılığını sağlayacak olan çalışan memnuniyetidir.çalışanların yönetimin tüm süreçlerine katılması gerekir.üretim ve hizmet kalitesini artıran çalışan faktörünün yönetim içerisindeki kaliteyi artırıcı faktörünün sağlanmasından sonra yönetim maliyetlerinin de minimuma çekilmesi gerekir. Bu nedenle bu maliyetleri düşürmek için yönetimde işlevsel bürokrasi sürecindeki gereksiz işlemlerin çıkarılması gerekir.bürokrasiyi ortaya çıkartan temel faktör olan bu gereksiz işlemlerin ve gereği gibi yapılmayan işlerin doğru yapabilmesi için, doğru çalışanlara, gerekli bilginin zamanında ve stratejik kullanımına ihtiyaç vardır. Bu da yönetimde Bilgi ve Belge Yönetiminin gerekliliğini kaçınılmaz hale getirmektedir Bilgi Teknolojileri ve Yönetim Günümüzde yönetim alışıla gelmiş yapısından farklı bir işlev göstermektedir.dün emek sermaye, doğa, hammadde ve iş gücü gibi temel üretim faktörlerin yönetimiyle uğraşan yöneticiler bugün üretimin temel faktörü olan bilgiyi örgütlemek ve yönetmek ve üretimin doğru alanında doğru bilgiyi stratejik kullanmak durumunda kalmaktadırlar. Bilgi ve iletişim teknolojilerine bağlı olarak gelişen sanal organizasyonlar, geleneksel bürokratik kuralları büyük ölçüde ortadan kaldırıyor.hiyerarşik yapılar yataylaşıyor ve karmaşık örgüt modellerinden yalın organizasyonlara doğru bir geçiş 38

49 yaşanıyor.şirketlerin ticari ve idari faaliyetlerinde yararlandıkları teknolojiler kurum içi yönetim ve yönetici anlayışını önemli ölçüde değiştirmektedir.hiyerarşiler ortadan kalkmakta ve yerine teknik becerileri ile öne çıkan astlar, üstleri karşında önemli bir konuma ulaşmaktadırlar; bu süreç geleneksel ast ve üst kavramını önemli ölçüde sarsmaktadır.elektronik ofisler, resmi üst lerin sınırlarını yıkarak, onları saydam yapılara dönüştürmektedir. Elektronik ortamdaki sınırsız özgürlük ve geniş ticaret ağı ve elektronik ortamda ki özgürlükler organizasyonlarda yeni bir organizasyon kültürü tanımı, yeni bir yönetici ve yönetim tanımını gerekli kılmıştır. Bilgi ve iletişim teknolojileri alanında yaşanan dinamik gelişme ve değişimler nedeniyle yöneticiler,söz konusu teknolojileri öğrenmek ve yönetmek durumundadırlar.profesyonel organizasyonlarda kalitede devamlılığın sağlanması ve kurum fonksiyonlarının sağlıklı bir şekilde devamını sağlamak için yöneticilerin karar verme sürecini desteklemek üzere gerekli enformasyonu elde edebilme, işleyebilme ve dağıtabilme yeteneklerinin olması gerekir.bu gereklilik, bilgi ve belge yönetim teknolojilerinin yönetimini zorunlu kılmaktadır. Bilgi sistemi, organizasyonun her birim ve seviyesinde kullanılan tek bir formül gibi düşünülmemelidir. Çünkü organizasyonlar, farklı ihtiyaç ve farklı ilgileri olan çeşitli yönetim seviyelerinden oluşmaktadır 50. Dolayısıyla tek bir bilgi sistemi bu farklı seviyelere hitap edemez. Kısaca bu seviyelerden bahsedecek olursak; a. Operasyonel Seviye: Rutin işlerin yapıldığı seviye olup herhangi bir karar verme sürecini içermeyen seviyedir. Yapılan işin prosedürü bellidir. Bu prosedür dışında yapılması gereken bir şey yoktur. İlgili işi takip eden operasyonel yöneticiler vardır. b. Bilgi Seviyesi: Birebir veri ve bilgi ile çalışan kişilerin bulunduğu seviye olup, bunların görevi organizasyona yeni ürünler kazandırmak, yeni tasarım ve fikirler üretmektir. Mühendisler bu seviyede değerlendirilebilecek meslek grubu olabilir. 50 David H. Holt, Management: Principles and Practices, New Jersey: Prentice Hall, Inc., 1987, s

50 c. Yönetim Seviyesi: İdari aktivitelerin, karar vermenin ve kontrolün yapıldığı seviyedir. Aslı görevleri yönetim fonksiyonlarını yerine getirmektir. Orta kademeli yöneticiler bu seviyededir. d. Stratejik Seviye: İç ve dış gelişmeleri göz önünde bulundurarak mevcut ve ileride çıkabilecek duruma göre uzun vadeli planlama yapan seviye olup üst yönetim kademeleridir. Yukarıda da kısaca bahsettiğimiz gibi, bir organizasyon belirli seviyelerden oluşur ve her bir seviyenin ihtiyaç duyduğu bilgi de farklıdır. Dolayısıyla tüm organizasyonlarda uygulanan tek bir bilgi sistemi yoktur. Olmadığı gibi, organizasyonun farklı her bir seviyesinde de farklı bilgi sistemleri kullanılır 51. Bunlar; 1. Ofis Otomasyon Sistemleri (Office Automation Systems) Ofis Otomasyon Sistemleri, organizasyonda günlük iletişim, yazışma ve iş süreçlerinin yerine getirilmesinde kullanılan sistemdir. Ofis Otomasyon Sistemlerini, her ne kadar görevleri gereği sekreterler, resepsiyonistler gibi genel ofis işlerini yürüten kişiler kullansa da yaptıkları işlerdeki genel ofis işlemlerinden dolayı yöneticilerde kullanırlar. Kısaca Ofis Otomasyon Sistemleri, az da olsa her seviyedeki personel ve yönetici tarafından kullanılan bir sistemdir. 2. İşlem Süreç Sistemleri (Transaction Processing Systems): Organizasyonların operasyonel seviyesinde kullanılan bilgi sistemi olup en temel ve basit bilgi sistemidir. Rutin yapılan işlerin bilgisayarla yapılıp bilgi sistemi ile takip edilmesidir 52. Bu sistem işlem ile ilgili bilgili verileri toplar ve depolar ve bazen de işlemin bir parçası olarak kontrol eder. Diğer bilgi sistemlerinin belirli bölümlerinde de İşlem Süreç Sistemleri kullanılabilir. Günlük hayatımızın her safhasında bu sistemlerle karşılaşırız; fatura öderken, çek işlemlerinde, kredi kartı ödemeleri ve harcamalarında, vs 51 Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon, Management Information Systems, USA: Prentice Hall, Sixth Edition, 2000, s Steven Alter, Information System: A Management Perspective, United states of America: Addison Welsey Publishing Comp., 1992, s

51 İşlem Süreç Sistemlerinin yapısı prosedürlerle belirlenmiş olup bu yapının dışına çıkılması imkansızdır. İşlem Süreç Sistemleri belirli bilgilerin, belirli bir formatta ve belirli kurallar çerçevesinde toplanmasını öngörür. 3. Bilgi Sistemleri (Knowledge Work Systems): Yeni bilgi ve tasarımların organizasyonlara entegrasyonunda bilgi çalışanlarına yardımcı olan sistemlerdir. Genelde üniversitelerin ilgili alanlarından mezun olan profesyonel kişilerce kullanılır. Devamlı yeni bilgilerle çalışması gereken bu meslek gruplarını sayacak olursak, mühendisler, doktorlar, avukatlar ve bilim adamları ilk anda sayılabilir 53. Mühendislerin kullandıkları AutoCad programı da sisteme bir örnek olabilir. 4. Yönetim Bilgi Sistemleri (Management Information Systems): Yönetim Bilgi Sistemleri, çeşitli raporları ve bilgileri yöneticilerin kullanımına sunarak organizasyonun yönetim kademesine hitap eden bilgi sistemleridir. Yönetim Bilgi Sistemleri, kurum içerisindeki bilgileri, kurumda yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesini sağlar. Yönetim Bilgi Sistemleri, organizasyonun faaliyetleri ile ilgili belirli bilgileri özetler, düzenli raporların yanında istisnai raporlar sunar. Kısacası yönetim fonksiyonlarının yerine getirilebilmesi için yöneticilere anlamlı bilgiler ve raporlar sunar. İşlem Süreç Sistemlerinde olduğu gibi gün be gün bilgi yerine yöneticilere haftalık, aylık yada yıllık bilgiler sunar. Esnek bir sistem olmayıp, analitik kabiliyetleri çok azdır. Bir bölgede yapılan haftalık, aylık yada yıllık satışları kullanıcıya sunar ama ne yapması gerektiği hakkında bilgi vermez Karar Destek Sistemleri ( Decision Support Ssytems ): Karar Destek Sistemleri de yönetim kademesine hizmet veren bir sistem olup interaktif yapısıyla yöneticilere karar vermede yardımcı olur ve ne yapılması gerektiği hakkında destek sağlar. Karar Destek Sistemleri, yarı-yapısal ve yapısal olmayan kararlarda kullanıcıları destekler, bilgiyi sunar, modeller veya araçlarla kullanıcıyı destekler. Karar Destek Sistemleri problemin bir kısmını çözer, deneyim ve yargı gerektiren kısmını kullanıcıya bırakır. Yöneticilerin zamanlarını alacak hesaplamaları 53 Laudon, A.g.e., s A.g.e., s

52 ve çizimleri yapar. Böylece yöneticilerin tüm dikkatlerini ve zamanlarını problemin profesyonellik gerektiren kısmında yoğunlaştırmalarını sağlar. Karar Destek Sistemleri ne bir örnek verecek olursak, zannederim en iyi örnek sigorta şirketlerinin kullandığı program olacaktır. Sigorta şirketleri herhangi bir başvuruyu değerlendirirken Karar Destek Sistemleri değerlendirmelerinde yardımcı olur. Sigorta çalışanı müşterinin tüm özelliklerini sisteme girer, bu özellikler programda maliyet analizine tabi olur ve müşterinin hangi şartlarda sigortalanabileceği sistem tarafından belirlenir. Aynı şekilde bankaların kredi verme işlemlerinde de bu sistem faydalı olabilir Yönetim Destek Sistemleri (Executive Information Systems): Üst düzey interaktif bir sistem olup, esnek bir yapısı vardır. Stratejik seviyede üst düzey yöneticilerin kullandığı bir sistemdir. Daha çok, yapısız, karmaşık ve zor kararların alınması aşamasında destek verir 56. Yönetim Bilgi Sistemleri, standart formatlarda standart raporlar sunarak belirli göstergelerin ve durumların takibini sağlar ancak bunlar üzerinde analitik inceleme ve analiz yapmaya olanak sağlamadığı gibi yeni durumlar karşısında yeni çözümler sunmaz. Karar Destek Sistemleri, Yönetim Bilgi Sistemlerine göre daha gelişmiş ve onun eksik yönlerini tamamlıyor olmasına rağmen bu programları kullanmak içinde yeterli derecede bilgiye sahip olmak ve iyi bir analist olmak gerekir. Aksi durumda bu programı kullanmak imkansızdır. Yönetim Destek Sistemleri tam bu noktada imdada yetişir. Çünkü Yönetim Destek Sistemleri, yöneticilerin ihtiyaç duydukları bilgileri, ihtiyaç duydukları anda, en kullanışlı ve en anlaşılır biçimde sunar. Kullanıcı sadece bilgileri hangi şekilde ve seviyede istediğini araç çubuklarından belirler ve kullanır Uzman Sistemler (Expert Systems): Expert Sistemler diğer bilgi sistemlerinden farklıdırlar. Şimdiye kadar bahsettiğimiz bilgi sistemleri, kullanıcılara çeşitli modeller ve analitik araçlar sunarak problemleri çözmeye çalışırken, Expert Sistemler sınırları kesin çizgilerle çizilmiş çeşitli bilim dallarındaki karmaşık problemlerin çözümlerine destek vermek amacıyla düzenlenmiştir. Expert Sistemler, bazı hastalıkların teşhisi ve kimyasal analizler gibi 55 Alter, a.g.e., s Laudon, a.g.e., s Alter, a.g.e., s

53 expert bilgiye ihtiyaç duyulan alanlarda kullanılır. Bu tip uygulamalar bazen tekrar eden aynı olaylar olabildiği gibi, genelde daha önce eşine rastlanmamış durumlarda kullanılır. Expert Sistemlerin geliştirilmesinin temel amaçlarını şu şekilde sıralayabiliriz: Belirli alanlardaki ekspertizlerin bilgilerini korumak, Aynı görevi yapıp da yeterli bilgiye sahip olmayan insanların performanslarını yükseltmek. Tablo 5 : Bilgi teknolojileri ve Toplam Kalite Yönetimi İlişkisi BİLGİ TEKNOLOJİLERİ Uygulama IT nin TQM boyutları üzerine etkisi ŞİRKET ÖZELLİKLERİ - Büyüklük - Kalite önemi - Üretim Süreci TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Uygulama ŞİRKET PERFORMANSI - Kalite Performansı - Operasyonel Performans - Finansal Performans Bilgi ve Belge Yönetim Proseslerinin Standartlardaki Gerekliliği Standartlar ile Bilgi Belge Yönetimi İlişkisi : Hem standartların hem de evrak yönetiminin kalite odaklı olması sebebiyle aralarında gerek teorik, gerekse uygulama boyutunda çeşitli benzerlikler ortaya çıkmaktadır. Bu benzerlikler :Sistemlilik, tasarrufluluk, istikrarlık, tutarlılık, verimlilik ve etkinlik biçiminde ifade edilebilir. 43

54 ISO standartları, kalite güvence sistemi düşüncesinde ve bu düşüncenin geliştirilmesinde düzenli ve sistematik yaklaşımlar gerektirmektedir. Zaten evrak yönetimi programı metodik olup, sonuçları faaliyetlerdeki düzelme ve ilerlemede süreklilikle birlikte maliyet tasarrufu da sağlamaktadır. Evrak yönetimi açısından en önemlisi kalite ile ilgili işlemler sırasında kalite kayıtlarının nasıl ve ne şekilde üretileceğini, nasıl ve nerede muhafaza edilmesi gerektiğini de göstermektedir. Böylece ISO 9000 Standartları, gerekli bilgi için uygun evrakların en az maliyetle üretilmesi konusunda önemli yaptırımlar getirmektedir Bu iki alan arasındaki başka bir ilişki ise fonksiyonların yerine getirilmesi konusundaki istikrar düşüncesidir. Evrak yönetimindeki istikrar ise yaşam evresi çerçevesi içinde evrak üretimi, muhafazası, düzenleme, ayıklama-imha programları gibi faaliyetleri kapsayan birçok çalışmada standart programların uygulanmasıdır. Böylece istikrar düşüncesi evrak yönetimi ile ISO standartları bir noktada birleştirmektedir; bu da kalite kayıtlarının sürekli kontrolüdür. Faaliyetlere nasıl yaklaşım sağlanacağı ve nasıl idare edileceği konusundaki tutarlılık ise evrak yönetimi ile standartlar arasındaki diğer bir ilişkiyi göstermektedir. ISO standartlarındaki tutarlılık düşüncesi, organizasyonların aynı kalite aktivitelerini her zaman aynı şekilde yerine getirmeleridir. Tutarlılık, hiç şüphesiz uygulamalarda sistematik bir metot gerektirmektedir. Evrak yönetimindeki tutarlılık ise ayıklamaimha, arşiv yönetimi, yazışma, rapor, form yönetimi programları gibi birçok uygulamada da anahtar rol oynamaktadır. Evraklar olmaksızın geçmişe ait analizlerin yapılması ve organizasyonun bozulan faaliyetlerinin tekrar geliştirilmesi mümkün değildir Standartlarda Bilgi ve Belge Yönetimi İhtiyacı Kalite sistemini belgelemek isteyen kuruluşların kalite doküman ve kayıtlarını göz ardı etmesi mümkün değildir. Çünkü her yazılı evrak bir kalite kaydı olmaktadır ve bunlar müşterinin aradığı kalite şartlarını gösteren birer kanıttır. Bu sebepledir ki ISO 9000 kalite güvence sistemi standartları ve diğer toplam kalite yönetimi koşulları, yoğun şekilde dokümante edilmiş prosedürler olarak ortaya çıkmaktadır. 44

55 Kalite sisteminin belgelenmesi açısından oldukça önemli olun bu dokümantasyon ve kalite kayıtlarının kontrol altında tutulamaması durumunda ise organizasyonların ne büyük sıkıntıya düşeceklerini tahmin etmek zor değildir. Standartların uygulanması esnasında, yöneticilerin olaylarla ilgili muhakeme yapabilmek ve doğru karar vermek için bilgiye olan ihtiyaçları kaçınılmazdır.standartların kalite uygulamaları için önemi olduğu kadar evrak yönetiminin de standart uygulamaları için önemi vardır. Nasıl ki ISO 9000 standartları kuruluşların kalite anlayışlarına disiplin ve tutarlılık getiriyorsa, evrak yönetimi de standartlara verimlilik ve düzen sağlamaktadır. Evrak yönetimi, kalite faaliyetlerinin performansını artırarak, uygulamalarda yeni bir güç olduğunu göstermektedir.şüphesiz evrak yönetiminin ISO standartlarına sağladığı faydalar gibi standartların da evrak yönetimine sağladığı imkanlar göz ardı edilemez. Standartlar, kalite kayıtlarının kontrolü şartıyla, aynı zamanda geleneksel evrak yönetimi anlayışına yeni bir boyut getirmiş, gerekliliğini ve önemini vurgulayarak, adeta bu dönemde kalite belgesi alan birçok kuruluş için yeni bir işletme fonksiyonu uygulamasını ortaya koymuştur. Bu olumlu durum, aynı zamanda evrak yöneticileri için de bir fırsat olmuştur. Standartlardaki evrak yönetimi uygulamaları onların da önemini artırmış, statülerini yükseltmiştir Bilgi-Belge Yönetimi Eksikliğinin Standart Uygulamalarına Getirdiği Problemler ISO 9000 standartlarına uyum sağlamada birçok organizasyon sistemde problemler yaşamaktadır. Bunun en belirgin örneğini, kalite güvence sistemi standartlarının bu denli önem verdiği kalite kayıtlarının kontrolü uygulamalarına, organizasyonların gerekli prosedürleri yazılı hale getirmelerine rağmen pratikte bunu uygulamamaları sebebiyle karşılaşılan problemler oluşturmaktadır 58 Bu problemlerin en önemlisini ise, meydana getirilen kalite dokümantasyonunun istenildiğinde kalite sistemini belgeleyecek halde hazır bulunduramama durumu teşkil etmektedir. Bunun ardından diğer problemleri şu şekilde sıralamak mümkündür: 1. Kalite çalışmalarının dokümante edilmesi şartı sonucu, aşırı doküman ve evrak üretimi. 58 Orhan Dağlıoğlu, Mehmet Demirci, "ISO 9000'e Global Bakış", Standart, Nisan 1995, s

56 2. Kontrolsüz bir evrak üretiminin ardından oluşan hantal bürokratik yapı neticesinde, uygulamalardaki tıkanıklık. 3. Üretilen kalite doküman ve kayıtları ile ilgili gerekli erişim araçları oluşturulmadığı için istenilen evraka ulaşamama problemi. 4. Gerekli ayıklama ve imha yapılmadığı için oluşan evrak yığınları. 5. Evrak yığınlarının getireceği depolama ve muhafazadaki aşırı maliyet. İşte bütün bu problemler, kalite güvence sisteminin özellikle şart koştuğu evrak yönetimi programının kurulmaması sonucunda kaçınılmaz olarak ortaya çıkacaktır Niyazi Çiçek, ISO 9000 Kalite Güvence Sistemi Standartlarında Evrak Üretimi ve Yönetimi, Arşiv araştırmaları Dergisi, Sayı 2, 2000, sf

57 2.BÖLÜM 2-ULUSLARARASI BELGE YÖNETİMİ STANDARTLARI 2.1- ISO 9000 Serisi Standartları ISO 9000 Serisi Standartlarının Kökeni ISO 9000 Standartlarının köklerine indiğimizde, Amerikan Savunma Departmanı' nın ( US Depertmen of Defence ) 1963 de yayınladığı ve günümüzde halen yürürlükte olan "MIL-Q-9858A" standardını görürüz. Bu standart Amerikan askeri kalite standardıdır. 60 Bu tip bir askeri kalite standardının oluşturulmasına, 1950 ler de başlayan, maliyeti son derece yüksek uzay programları ve yüksek teknoloji ürünü silah projelerini kontrol ve güvence altına alma ihtiyacı sebep olmuştur da, Avrupa Topluluğu Konseyi, bir önergeyle "...malın tesliminden önce ürünün kural ve tüzüklere uygunluğu, karşılıklı kabul edilen kontrol şartlarına göre yerine getirilecektir." kuralını yürürlüğe koydu. Bu cümle, ilgili ülkelerde kalite yönetimi ve güvencesi çalışmalarının hızlanmasına sebep olmuştur. Bu çalışmalardan en önemlisi İngilizlerin oluşturduğu, 1950 lerden beri İngiliz Savunma Bakanlığı ile NATO tarafından kullanılan askeri kalite standartlarının ticari uygulamalara adapte edilmiş şekli olan BS 5750 Kalite Yönetim Sistemi 'dir (1979) lerin ortalarına kadar Avrupa ülkeleri, ulusal ve sektörel birçok kalite yönetim standardı geliştirdiler.1985 de ise, Avrupa Topluluğu Konseyi yine bir önerge olan "Yeni Teknik Uyum ve Standardizasyon Kavramı" nı yayınladı ve üreticilere bu kavram doğrultusunda bir standart hazırlaması için Avrupa Standardizasyon Komisyonu / Avrupa Elektroteknik Standardizasyon Komisyonu nu ( CEN ) görevlendirdi. ISO ise 1987 de, BS 5750 Standardından yola çıkarak ISO 9000 Standartlarını yayımladı. Bu uluslararası standart, aynı yıl CEN tarafından üzerinde hiçbir değişiklik yapılmadan EN(European Norm) olarak yayımlandı. Yine aynı yıl, İngilizler BS 5750'yi ISO 9000'e göre revize ettiler (BS 5750:1987) yılına gelindiğinde 60 International Organization for Standardization 61 International Organization for Standardization 47

58 ISO aşağıda süreçleri ve tanımları genişçe anlatılmış olan ISO 9000 versiyonlarını tekrar yorumlayarak farklı bir bakış açısıyla tekrar yorumlayıp bu seri standartlarını birleştirmiştir.iso 9001 ( 2000 ) olarak yayımlamıştır.bu üç standarda göre, isteyen firmalar, akredite edilmiş sertifika vermeye yetkili kuruluşlarca denetlenmekte ve kalite sistemleri uygunsa sertifikalandırılmaktadırlar ISO 9000 Serisi Standartları ISO Kalite Güvencesi Sistemi ISO 9000 standartları serisi, kuruluşların iç ve dış kalite güvencesi ihtiyaçlarının karşılanabilmesi amacıyla kalite sistemlerinde standartlık sağlanmasını hedeflemektedir. 63 Bu standartlar serisi beş ayrı standardı içermekteydi. Bunlardan TS-ISO 9001, TS-ISO 9002 ve TS-ISO 9003 kuruluş dışı kalite güvencesi amaçları için kullanılmakta, TS-ISO 9004 ise kuruluş içi kalite yönetimi amaçları konusunda kuruluşlara yol göstermekte idi. Fakat Bu standartlar CEN tarafından kabul edilen EN ISO 9001 (2000) standardı esas alınarak TSE Mühendislik Hizmetleri Hazırlık Grubu na bağlı Akreditasyon ve Belgelendirme Özel Daimi Komitesi nce TSE EN ISO 9001 (1994) ün versiyonu olarak hazırlanmış ve TSE Teknik Kurulunun 19 Nisan 2001 tarihli toplantısında da tadil edilerek yayımına karar verilmiştir. 64 Bu standardın kabulü ile TSE ISO 9001 (1994), TSE EN ISO 9002(1994) ve TSE ISO 9003 (1994) standartları 3 yıllık geçiş süresi sonunda iptal edilecektir. ISO 9000, diğer standartları açıklayan bir rehberdir. Standartlarla ilgili temel kavramları ifade ederek, kuruluşların kendi bünyelerine en uygun standardı nasıl tercih edip, uygulayabilecekleri konusunda yol göstermektedir. ISO 9001 en geniş kapsamlı standarttır. Bu standart, belirtilen şartlara uygunluğun, üretici tarafından tasarım, geliştirme, üretim, tesis ve servis aşamalarında sağlanması gereken durumlarda kullanılır. ISO 9002 üretim aşamasından, tesis aşamasına kadar tüm kalite sistemi elemanlarını kapsamaktadır. Standart, üretim ve muayene esnasındaki TSE, Türk Standartları, TS-ISO 9000, Ankara: Enstitü, Aralık 1991, s TSE, TSE EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemleri- Şartlar, TSE Yayınları,2001,Ankara 48

59 uygunsuzlukların belirlenmesi, önlenmesi ve tekrar meydana çıkmasına imkan vermemek için uygulanmaktadır. ISO 9003, ürünlerin sözleşmede belirlenen şartlara uygunluğu hakkında yeterli güven sağlanabilmesi için son muayene ve deney imkanlarının tanımlandığının gösterilmesi amacıyla uygulanır. ISO 9004, kalite yönetimi ve kalite sistem elemanları konularında yol göstermektedir. Kalite sistemi elemanları, müşterinin tatmin edilmesinin sağlanması için kapsamlı ve etkili bir firma içi kalite sisteminin geliştirilmesi ve uygulanmasında kullanılır.her kuruluş kendi yapısına, üretim şekline ve müşteri beklentilerine göre uygun olan standardı seçerek, kalite sistemini kurar ve geliştirir. "ISO 9000"de uygun standardın seçimiyle alakalı göz önünde bulundurulması gereken hususlar verilmiştir ISO Standardı ISO 9000 ISO 9001 ISO 9002 ISO 9003 ISO 9004 ISO 9001:2000 Başlığı Kalite Yönetimi ve Kalite Güvencesi Standartları Kalite Sistemleri-Tasarım, Geliştirme, Üretim, Tesis ve Serviste Kalite Güvencesi Modeli Kalite Sistemleri-Üretim, Tesis ve Serviste Kalite Güvencesi Modeli Kalite Sistemleri-Son Muayene ve Deneylerde Kalite Güvencesi Modeli Kalite Yönetimi ve Kalite Sistemi Elemanları Kalite Yönetimi Sistem Standartları Tablo 6: ISO 9000 Standartları 49

60 ISO 9001 (2000) Kalite Yönetim Sistemi Standardının Yorumlanmış Taslak İçeriği ve Getirdiği Yenilikler ISO 9001 (2000) Standardı İçeriği 0-Giriş 0.1-Genel 0.2- Proses Yaklaşımı 0.3- ISO 9004 ile İlişkiler 0.4- Diğer Yönetim Sitemleriyle Uyumluluk 1- Kapsam 1.1- Genel 1.2- Uygulama 2- Atıf yapılan standart veya dokümanlar 3- Terimler ve tarifler 4- Kalite Yönetim Sistemi Gereklilikleri 4.1- Genel Gereklilikler Kalite yönetim sistemi standarda göre oluşturulmalı, uygulanmalı, dokümante edilmeli, sürekliliği sağlanmalı ve etkinliği sürekli iyileştirilmeli, KYS için gerekli olan süreçler belirlenmeli Süreçlerin akış ve etkileşimi belirlenmeli Süreçlerin etkin olarak uygulanması ve kontrolü için yöntemler ve kriterler belirlenmeli Süreçleri etkin olarak uygulamak ve izlemek için gerekli bilgi sağlanmalı Planlanan sonuçlara ulaşmak ve sürekli gelişmeyi sağlamak için süreçler ölçülmeli, izlenmeli, analiz edilmeli ve gereken önlemler alınmalıdır Dokümantasyon Şartları Genel Dokümantasyon Gereklilikleri Standardın gerektirdiği dokümanlar hazırlanmalı Süreçleri etkin olarak uygulamak ve kontrol etmek için gereksinim duyduğu prosedürleri hazırlamalı Dokümanlar herhangi bir ortamda olabilir 50

61 Dokümantasyonun kapsamı ve yapısı kuruluşun tipi ve büyüklüğüne, süreçlerin karmaşıklığı ve yapısına, personelin uzmanlığına bağlı olarak belirlenmelidir. >> Genel >> Kalite El Kitabı >> Dokümanların Kontrolü >> Kayıtların Kontrolü 5- Yönetim Sorumluluğu 5.1 Yönetimin sorumluluğu 5.2 Müşteri odaklılık 5.3 Kalite politikası 5.4 Planlama 5.5 Sorumluluk yetki ve iletişim >> Sorumluluk ve yetki >> Yönetim temsilcisi >> İç iletişim 5.6 Yönetimin gözden geçirmesi >> Gözden geçirme girdileri >> Gözden geçirme çıktıları 6- Kaynak Yönetimi 6.1 Kaynakların sağlanması 6.2 İnsan kaynakları >> Genel, İnsan kaynaklarının koordinasyonu >> Eğitim, bilgilendirme, yetkinlik >> İç iletişim 6.3 Altyapı 6.4 Çalışma ortamı 7- Ürün/Hizmet Gerçekleştirme 7.1 Ürün/hizmet planlanması 7.2 Müşteri ile ilgili süreçler >> Ürünle ilgili gereklerin belirlenmesi >> Ürünle ilgili şartların gözden geçirilmesi 51

62 >> Müşteri ile iletişim 7.3 Tasarım ve geliştirme >> Tasarım ve geliştirme planlanması >> Tasarım ve geliştirme girdileri >> Tasarım ve geliştirme çıktıları >> Tasarım ve geliştirmenin gözden geçirilmesi >> Tasarım ve geliştirme doğrulanması >> Tasarım ve geliştirme geçerliliği 7.4 Satın alma >> Satın alma süreci >> Satın alma bilgileri >> Satın alınan ürünlerin doğrulanması 7.5 Üretim ve hizmetin sağlanması >> Ürün ve hizmet sağlamanın kontrolü >> Ürün ve hizmet sağlanması için proses geçerliliği >> Tanımlama ve izlenebilirlik >> Müşteriye ait değerler >> Ürünün korunması 7.6 Ölçme ve izleme cihazlarının kontrolü 8- Ölçme, Analiz ve İyileştirme 8.1 Genel 8.2 Ölçme ve izleme >> Müşteri memnuniyeti >> İç tetkik >> Süreçlerin ölçülmesi ve izlenmesi >> Ürünlerin ölçülmesi ve izlenmesi 8.3 Uygun olmayan ürünün/hizmetin kontrolü 8.4 Veri analizi 8.5 İyileştirme >> Sürekli iyileştirme için planlama >> Düzeltici faaliyet 52

63 >> Önleyici faaliyet 65 İçeriğinden genel olarak bahsettiğimiz bu standart bir kuruluşun; a- Müşteri şartlarını ve yürürlükteki mevzuat şartlarını karşılayan ürünü düzenli bir şekilde sağlama yeteneğini gösterme ihtiyacı olduğu, b- Sistemin sürekli iyileştirilmesi ve müşteriye yürürlükteki mevzuat şartlarına uyulduğu güvencesinin verilmesi için, proseslerde dahil olmak üzere, sistemin etkin uygulanması yolu ile müşteri memnuniyetinin arttırılması amacına yöneldiği durumlarda kalite yönetim sistemi için şartları kapsar. ISO 9001: Belgelendirme dokümanı. Kalite yönetim sisteminin müşteri şartlarını karşılamadaki etkinliğine odaklanmıştır. ISO 9004: Performans arttırımı için yol gösterici dokümandır. Aralarındaki en bariz fark ise; ISO 9001:1994 Standardında Taşeron Tedarikçi Müşteri ISO 9001:2000 Standardında Tedarikçi Kuruluş Müşteri şeklinde yeni bir zincir oluşturulmasıdır. 65 TSE, TSE EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemleri- Şartlar, TSE Yayınları,2001,Ankara 53

64 Başlıca Farklılıklar ve ISO 9001:2000 in getirdiği yenilikler: ISO 9001:2000 in getirdiği yenilikler: Uygulama ön planda Süreç yaklaşımı esas alınmış Hizmet sektörü de düşünülmüş Ürün kalite güvencesi ve müşteri memnuniyeti esaslı Çevre yönetim standardı ile uyum halinde 1994: 9001 (2000) Genel Şartlar: Kalite Sistemi Kurulmalı Genel Şartlar: Kalite Sistemi Kurulmalı Dokümante edilmeli Sürekliliği sağlanmalı Dokümante edilmeli Sürekliliği sağlanmalı Sürekli iyileştirilmeli Tablo 7 : ISO 1994 ve ISO 9001 ( 2000 ) genel şartları Ürün gerçekleştirme başlığındaki yenilikler : Müşteri isteklerini ve yasal şartları karşılayan, ürün sağlama kabiliyetini etkilemeyen maddeler Kalite El Kitabı nda sebepleri belirtilmek şartı ile çıkartılabilir. Doküman kontrolü başlığındaki yenilikler: 2000 revizyonunun getirdiği: Dış kaynaklı olanlarının tanımlanması ve dağıtımının kontrollü olması şarttır. (Dışarıdan temin edilen bilgi kaynağı şart koyucu, denetleyici vb. ise, doküman dış kaynaklı bir dokümandır. Örnek: Resmi Gazete vb.) 54

65 Yönetimin sorumluluğu başlığındaki yenilikler : 2000 revizyonunun getirdiği: Müşteri odaklılık Kalite politikası: Üst yönetim, kalite politikasının uygunluğunun sürekliliği açısından gözden geçirilmesini sağlamalıdır. 1994: 2000 Planlama: Planlama: *Kalite Sistemi bölümünün alt başlığı *Yönetimin Sorumluluğunda *Kalite hedefleri ve kalite planlama maddeleri Yönetimin sorumluluğu başlığındaki yenilikler: İlgili fonksiyon ve seviyelerde ölçülebilir, kalite politikası ve sürekli iyileştirme kararlılığı ile tutarlı hedef koyarak kalite hedeflerini belirlemektir. Üst yönetim, genel şartları ve kalite hedeflerini karşılayacak kalite yönetim sisteminin planlamasını yapar, sistemde değişiklik planlandığında ve uygulandığında sistemin entegrasyonunu sağlar. 1994: 2000: Yönetimin sorumluluğu maddesi: Yönetimin sorumluluğu maddesi: Sorumluluk, yetki Sorumluluk, yetki ve haberleşme İç haberleşme başlığındaki yenilikler: Üst yönetim tarafından uygun haberleşme sürecinin oluşturulması ve kalite yönetim sisteminin etkinliği ile ilgili olarak sistematik dahilinde haberleşme sağlanmalıdır. Yönetimin gözden geçirmesi maddesi başlığındaki yenilikler : 55

66 2000 revizyonunda girdiler ve çıktılar detaylı olarak belirtilmiştir. Girdiler: Müşteriden gelen bilgiler (şikayetler) Değişen şartlar (piyasa, durum) İyileştirme önerileri Proje gerçekleştirimleri takibi Süreç performansı, ürün uygunluğu Çıktılar: KYS nin, süreçlerin, ürünlerin iyileştirmesi, kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesi. Kaynakların yönetimi başlığındaki yenilikler : 2000 revizyonunun getirdiği: Eğitimin etkinliğinin değerlendirilmesi Çalışma ortamı: Ürün uygunluğu için gerekli çalışma ortamı tanımlanmalı ve yönetilmelidir. 1994: 2000: Tasarım kontrolü maddesi Ürün gerçekleştirme bölümü 2000 revizyonunda Ürün Gerçekleştirme maddesinde yeni eklenmiş olan kısımlar: Ürün gerçekleştirilmesinin planlanması Müşteri ile ilişkili süreçler Ürün gerçekleştirmenin planlanması başlığındaki yenilikler: Ürün gerçekleştirme için süreçler planlanmalı ve geliştirilmelidir. Süreçlerin yönetimi için operasyon planları tanımlanmalıdır. Müşteri ile ilişkili süreçler başlığındaki yenilikler: 1994 revizyonunda sözleşmenin gözden geçirilmesi olarak kapsanan müşteri ilişkileri, 2000 revizyonunda: Ürün ile ilgili şartların tanımlanması 56

67 Ürün ile ilgili şartların gözden geçirilmesi Müşteri ile iletişim maddeleri ile kapsanmıştır. Ayrıca, ürünle ilgili yasal şartlar da sisteme dahil edilmiştir revizyonunun Tasarım Kontrolü maddesi, 2000 revizyonunda Ürün Gerçekleştirme bölümünde, Tasarım ve/veya Geliştirme maddesinde kapsanmıştır. Tasarım /Geliştirme süreç aşamalarını içerecek bir planlama yapılmalıdır. Tasarım /Geliştirme değişikliklerinin kontrolü maddesinde: Değişikliğin parçalar ve ürün üzerindeki etkisinin belirlenmesi sağlanmalıdır. Değişiklik gözden geçirme sonuçları ve takip eden faaliyetler kayıtlanmalıdır. ifadeleri eklenmiştir. Ölçme, analiz ve iyileştirme başlığındaki yenilikler: Ölçme, analiz ve iyileştirme Bölümünde, Kalite Yönetim Sistemi etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi ilave edilmiştir. Müşteri Tatmini maddesi ayrı olarak ele alınmıştır. Kuruluşun müşteri şartlarını karşılayıp karşılamadığı konusunda müşteri algılamalarını gösteren bilgi KYS performans ölçütlerinden biri olarak izlenmelidir. Bu bilginin elde edilmesi ve kullanılması için yöntemler tanımlanmalıdır. Sürekli iyileştirmenin önemini belirtmek üzere, Sürekli İyileştirme maddesi ilave edilmiştir. KYS nin etkinliği, Kalite politikası ve hedefler, Denetim sonuçları, Verilerin analizi, Düzeltici ve önleyici faaliyetler, Yönetimin gözden geçirmesi ile sürekli iyileştirilmelidir. 57

68 En önemli yenilik: KYS, SÜREÇ YAKLAŞIMI na (PUKÖ Planla Uygula Kontrol Et Önlem Al) dayalı olarak uygulanıyor. Sürekli iyileştirmenin üzerinde önemle duruluyor. ISO 9001:2000 de dokümante edilmesi gereken altı prosedür vardır: Doküman Kontrolü Kayıt Kontrolü İç Denetim Uygun Olmayan Ürün Kontrolü Düzeltici Faaliyet Önleyici Faaliyet Buradan da anlaşıldığı üzere KYS temel proseslerinin girdi ve çıktıları bu sistemin temelini oluşturur, bu girdilerin sistematik bir yapı içerisinde toplanması, kontrolünün sağlanarak en verimli yöntemlerle kullandırılması ise sistemin devamlılığının sağlanmasında önemli bir işlemdir.bu işlem kurumun her türlü girdi ve çıktılarının kanıtı olan sistemin en küçük ve en önemli donesini oluşturan dokümanlardır.bu dokümanların klase edilmiş bir havuzda toplanıp kullandırılması, analizlerinin yapılıp sistem gereklilikleri için düzenleyici ve önleyici bir takım önlemlerin alınması sistemin düzenli yürümesi ve geleceği için önemlidir.bu da kurumlarda sistematik bir bilgi ve belge yönetimini gerekli kılmaktadır. 58

69 VİZYON, MİSYON POLİTİKA, HEDEF Anayasa KALİTE EL KİTABI Stratejik Seviye Kanun Yönetmelik PROSEDÜRLER DESTEK DOKÜMANLARI, FORMLAR, ÇİZİMLER, STANDARDLAR Taktik Seviye Operasyonel Seviye Tablo9 : KYS de bilgi kullanımı ve dereceleri 59

70 Kalite Yönetimi Kaynaklar ın Yönetimi Doküman Kontrolü Kayıtların Kontrolü Planlama İç İletişim Kanuni Gerekler Pazar Araştırma sı Müşteri İlişkili Süreçler Ürün veya Hizmet Tasarımı Satın alma Üretim Hizmet İzleme ve Ölçme Muhafaza Servis Uygunsuz luk Yönetimi Eğitim İç Tetkik Yönetimin Gözden Geçirmesi Sürekli İyileştirme Tablo 10: ISO 9001:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ TÜM SÜREÇLER ISO 9001 ( 2000 ) de Dokümanların Kontrolü Maddesinin Yorumlanmış İçeriği. ISO 9001 ( 2000 ) de Dokümanların Kontrolü maddesi başlığı 4- Kalite Yönetim Sistemi 4.1- Genel Şartlar 4.2- Dokümantasyon Şartları Genel Kalite El Kitabı Dokümanların Kontrolü Kayıtların Kontrolü maddeleri olarak tanımlanmıştır. 60

71 4.2 -Dokümantasyon Şartları : Genel a) Kalite Politikasının ve kalite hedeflerinin doküman haline getirilmiş beyanlarını, b) Kalite el kitabını, c) Bu standardın öngördüğü dokümante ediliş prosedürleri, d) Proseslerin etkin planlanmasını, uygulanmasını ve kontrolünü sağlamak için kuruluşun ihtiyaç duyduğu dokümanları, e) Bu standardın ön gördüğü kayıtları ( madde )içermelidir. Not 1- Bu standarda dokümante edilmiş prosedür ifadesi görüldüğü yerlerde, bu prosedürün oluşturulmuş, dokümante edilmiş, uygulanmış, ve sürekliliğinin sağlanmış olduğu anlaşılır. Not 2- Bir kalite yönetim sisteminin dokümantasyonunun içeriği aşağıda verilenlere bağlı olarak bir kuruluştan bir diğerine farklılık gösterir; a) Kuruluşun büyüklüğü ve faaliyetlerinin özelliği b) Proseslerin karmaşıklığı ve bunların aralarındaki etkileşim c) Proseslerin yeterliliği. Not 3: Dokümantasyon herhangi bir ortam veya yapıda olabilir Kalite El kitabı Kuruluş, aşağıdakileri içeren bir kalite el kitabı oluşturmalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. a) Herhangi bir hariç tutmanın ayrıntıları ve gerekçeleri dahil olmak üzere kalite yönetim sisteminin kapsamı,( madde 1.2 ) b) Kalite yönetim sistemi için oluşturulmuş dokümante edilmiş prosedürleri veya bunlara atıfları, c) Kalite yönetim sistemi proseslerinin birbirine olan etkilerinin tarif edilmesi Dokümanların Kontrolü Kalite yönetim sistemi tarafından gerekli görülen dokümanlar kontrol edilmelidir.kayıtlar, özel dokümanlar olup madde te belirtilen şartlara uygun olarak kontrol edilmelidir. 61

72 Aşağıdaki ihtiyaç duyulan kontrolleri tanımlamak için dokümante edilmiş bir prosedür oluşturulmalıdır: a) Yayımlanmadan önce dokümanların yeterlilik açısından onaylanması, b) Dokümanların gözden geçirilmesi, c) Doküman değişikliklerin ve güncel revizyon durumunun belirlenmesinin sağlanması, d) Yürürlükteki dokümanların ilgili baskılarının kullanım noktalarında bulunabilir olmasının sağlanması, e) Dokümanların okunabilir ve kolaylıkla belirlenmesinin sağlanması, f) Dış kaynaklı dokümanların belirlenmiş olması ve bunların dağıtımının kontrol edilmesinin sağlanması, g) Güncelliğini yitirmiş dokümanların, herhangi bir amaçla saklanmaları durumunda, istenmeyen kullanımının önlenmesi için bunlara uygun bir işaretleme uygulanması. Yorum : Kurum birbiriyle ilişkilendirilmiş olan süreçlerin sistemli ve sürekli olarak yönetilebilmesi için gerekli ve uygun olan dokümantasyonunu saptayacaktır. Bu dokümantasyon; - Yokluğunda kalite üzerine olumsuz etkileri olabilecek yazılı ve güncel prosedürleri içerecek, - Süreçlerin etkili işlevlerini desteklemek amacı ile bilgi ve belgeleri ön görecektir. Sistem dokümanlarının koordinasyonu ve düzenli kullanımı sayesinde karışık süreçlerde çalışanların faaliyetlerini sürdürebilmesi için gerekli olan yöntem, deneyim ve eğitim gereksinimlerinin uygulandığından emin olunacaktır Kayıtların Kontrolü Kayıtlar, kalite yönetim sisteminin şartlara uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulmalı ve muhafaza edilmelidir.kayıtlar okunabilir olarak kalmalı, kolaylıkla ayırt edilebilir olması, saklama süresi ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin belirlenmesi amacıyla dokümante edilmiş prosedür oluşturulmalıdır TSE, TSE EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemleri- Şartlar, TSE Yayınları,2001,Ankara 62

73 Yorum : Doküman ve kayıtların kontrolünde kurum; süreçlerin yönetimi için gerekli olan tüm doküman ve verilerin kontrol altında tutulabilmesi için yazılı ve güncel prosedürlerini hazırlayacak ve ; *Tüm doküman ve verilere kolayca erişilebilir olmasını, *Tüm doküman ve verilerin, uygunluk ve yeterlilik bakımından yetkili personel tarafından belirli aralıklarla gözden geçirilmesini, gerek görüldüğünde güncelleştirilmesini ve onaylanmasını, *Süreçlerin etkili olarak uygulanmasını ve çalışmasını temin edebilmek için esas faaliyetlerin gerçekleştirildiği yerlerde ilgili dokümanların geçerli şekliyle bulundurulmasını, *Yürürlükten kaldırılan dokümanların tüm kullanım noktalarından gecikmeden dağıtım ve kullanımlarının durdurulmasını veya bilmeden kullanılmasını önlemek için gerekli önlemlerin alınmasını, *Yürürlükten kaldırılmış olmasına karşın, yasal amaçlı olduğu veya teknik bilgilerinden yararlanmak için muhafaza edilen dokümanların uygun bir şekilde belirlenmesini sağlayacaktır. Oluşturulan dokümanların okunaklı olması ve standart form özelliğinde oluşturulması gereklidir.bu formlar yeniden incelemeye açık olmalı, güncelleştirilmeye açık, kolayca teşhis edilebilecek, korunacak, muhafaza edilecek ve söz konusu dokümantasyonun düzenli biçimde ve belirlenmiş dilimlerde bakımları yapılabilmelidir.sorumluluk ve uygulamalar, tüm dokümanların değişimine ve gelişimine paralel olarak saptanacak, oluşturulacak, uygulanacak ve sürekliliği sağlanabilecektir. Doküman ve verilerde yapılacak olan değişiklikler; Süreç (proses) yönetimi için doküman ve verilerde yapılan gerekli değişiklikler, farklı bir şekilde işlem görmesi beklenmedikçe veya başka bir görevlendirme olmadıkça, başlangıçta bu dokümanları inceleyen ve onaylayan yetkililer tarafından incelenerek onaylanacaktır. 67 Görevlendirilen bölümlerin, değişiklikler ile ilgili inceleme ve onay işlemlerini yapabilmeleri için konuya ilişkin geçmiş bilgilere ulaşabilmesi sağlanmalı ve bu sistemi oluşturacak bir arşiv yöneticisi kontrolünde kalite kayıtlarının arşiv sistemi oluşturulmalıdır. 67 MESS, Türkiye Metal Sanayicileri Sendikası, 2000 Yılında ISO 900x Kalite Güvence Sistemi Standartları, İstanbul, s

74 Kalite sistemini belgelemek isteyen kuruluşların kalite doküman ve kayıtlarını göz ardı etmesi mümkün değildir. Çünkü her yazılı evrak bir kalite kaydı olmaktadır ve bunlar müşterinin aradığı kalite şartlarını gösteren birer kanıttır. Bu sebepledir ki ISO 9000 kalite güvence sistemi standartları ve diğer toplam kalite yönetimi koşulları, yoğun şekilde dokümante edilmiş prosedürler olarak ortaya çıkmaktadır. Kalite sisteminin belgelenmesi açısından oldukça önemli olun bu dokümantasyon ve kalite kayıtlarının kontrol altında tutulamaması durumunda ise organizasyonların ne büyük sıkıntıya düşeceklerini tahmin etmek zor değildir. 68 Standartların uygulanması esnasında, yöneticilerin olaylarla ilgili muhakeme yapabilmek ve doğru karar vermek için bilgiye olan ihtiyaçları kaçınılmazdır. Bu sebepledir ki kalite aktiviteleriyle ilgili kayıtlı bilgi üretmek, organizasyonun yaygın işlerinden biri olmaktadır. ISO 9000 standartları, gerek üretim, gerekse hizmet sektöründe faaliyet gösteren organizasyonların, uygun kalite şartlarını sağlaması, üretim unsurlarını bir araya getirmesi ve düzeni kurması, ürünün muhafazası, dağıtımı, kalite planlarını oluşturup, geliştirmesi gibi kaliteyi etkileyen tüm faaliyetlerle alakalı evrakları da üretmesi ve muhafaza edip, kontrol altında tutulmasını istemektedir. Zaten kalite uygulamalarında evrak akışı arttığı ve onları kontrol etme ihtiyacı acil bir durum arz ettiği için organizasyonlar, evrakların kontrolünü sağlayacak prosedürler ve araçlar geliştirmekle karşı karşıya kalmaktadırlar Durum böyle olunca, standartlar, organizasyonda faaliyetlerin etkin hale getirilmesi, aksaklıkların belirlenip tanımlanarak ortaya konulması, istenildiğinde tekrar kullanıma hazır halde bulundurulması için, bütün kalite kayıtlarının ileri düzeyde yönetilmesi düşüncesini gerekli kılmaktadır. 68 Niyazi Çiçek, ISO 9000 Kalite Güvence Sistemi Standartlarında Evrak Üretimi ve Yönetimi, Arşiv araştırmaları Dergisi, Sayı 2, 2000, sf

75 2.2- İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı ISO : ISO un Kökeni Tarihçesi ve Ön Hazırlıkları 69 Belge yönetimi, 1934 yılından beri bir disiplin olarak varlığından söz edilmeye başlanan, kurum ve kuruluşlarda verimliliği artırmaya, kurumsal bilgileri yönetmeye yönelik bir yaklaşım olarak gelişmeler göstermektedir. Kurumların iş ve işlemleri sonucu üretilen belgelerin yönetimine yönelik olan bu yaklaşım, arşiv öncesi çalışmalara bir disiplin getirerek, arşiv kurumlarının oluşmasında önemli bir yere sahiptir. Ayrıca kayıtlı bilgi, bilginin habercisi ve ön koşuludur yaklaşımıyla kurumun iş ve işlemleri sonucu üretilen bilgilerinin sistematik bir yaklaşımla kayıt altına alınmasını da sağlayarak, kurumsal bilginin denetimi ve yönetiminin temelini oluşturmaktadır. Belge yönetimi, kurumlarda verimliliği artırma, kurumun iş ve işlemlerini gösterme, yasal dayanak oluşturma, geleceğin arşiv belgelerini güvence altına alma ve arşiv kurumlarının oluşmasını sağlama, kurumlarda bilgi yönetimi gerçekleştirme etkinliklerinin tam ortasında yer almaktadır. Kurumlar için bu denli önemli olan bir çalışma alanının uluslararası bir standarda kavuşması, kurumlara belge sorunlarını çözmede kılavuz olurken, bu alanda çalışanlara da önemli bir dayanak oluşturmaktadır. Belge yönetim işlemlerinin kurumsal özellikler taşıması nedeniyle uluslararası boyutta ve uluslararası bir kurum düzeyinde bu alanda yapılmış bir çalışma yoktu. Çalışmanın konusunu oluşturan; ISO : Enformasyon ve Dokümantasyon Belge Yönetimi- 1.Bölüm: Genel (Information and Documentation Records Management Part 1: General) ve ISO/TR : Enformasyon ve Dokümantasyon Belge Yönetimi- 2.Bölüm: Kılavuz (Information and Documentation Records Management Part 2: Guidelines) dur. 69 Not: bu Çalışmada: doküman= document; belge= records; enformasyon= information; bilgi= knowledge; belge yönetimi= records management; enformasyon yönetimi= information management; arşiv yönetimi= archives management; bilgi yönetimi= knowledge management karşılığı olarak kullanılmıştır. 65

76 Kısaca Uluslararası Belge Yönetim Standardı olarak nitelendirebileceğimiz bu çalışmalar, belge yönetim yaklaşımının tüm yönlerini kapsamayı amaçlayan ve belge yönetiminin ana çerçevesini çizerek, belge yönetimine evrensel bir boyut kazandırmaya yönelik önemli bir doküman olarak ortaya çıkmıştır. Bir kurum bünyesindeki belgelerin yönetimine yönelik sistematik ve planlı bir yaklaşım getiren bu standart, kurumun gerek ürettiği gerekse kabul ettiği belgelerin hem niceliği hem de niteliği üzerinde kontrol sağlamayı amaçlamaktadır. Öyle ki, kurumlarda oluşan (üretilen ve kabul edilen) belge ve bilgilerin kurumların etkinliklerinde kullanımının yanı sıra, müşterilerin ve vatandaşların ihtiyaçlarını karşılayacak etkinlikte kullanımını, ihtiyaç duyulmayan bilgilerin kolaylıkla imhasını gerçekleştirerek, nitelikli ve işlevlerini yerine getiren bir milli arşive doğru gidişi sağlayacaktır. Bir milli arşiv yasası çerçevesinde işleyen ülkelerin milli arşiv kurumları, başta kamu belgeleri olmak üzere, belgelerin güvenliğinin sağlanması ve korunmaya değer olanlarının seçimi, saklanması ve kullanıma hazır tutulması konusunda çalışmalar yapılmasından ve kurumlara bu konularda rehberlik etmekten sorumludur. Bu sorumluluktan hareketle, çoğu ülkenin milli arşivi, belge yönetimi alanındaki çalışmalara önem vermişler, milli arşiv örgütleri içinde belge yönetim bölümleri kurarak çalışmalara başlamışlar ve Avustralya, İngiltere, ABD gibi bir takım ülkeler belge yönetim standartları geliştirme çalışmalarını başlatmışlardır. ABD de ARMA (The Association for Information Management Professionals) Alfabetik Dosyalama Kuralları ve Belge Yönetim Terimleri Sözlüğü gibi çalışmaları yayımlamıştır. 70 İngiliz Devlet Arşivi (Public Record Office) bu bağlamda belge yönetim standartları geliştirme çalışmalarını 1997 yılında başlatmış ve geliştirdiği standartlarını yayımlamış ve yayımlamaya da devam etmektedir. Aynı zamanda uluslararası standart geliştirilmesinde diğer milli arşivler ile beraber çalışmaya devam edeceğini belirtmiştir ARMA International (2003). Standarts in progress, [Çevrimiçi] Elektronik adres: 71 Public Records Office. (2003). Records Management: Standarts and Guidance [Çevrimiçi] Elektronik adres: 66

77 Yine Avustralya, AS 4390 Avustralya Milli Belge Yönetim Standardı nı çıkarmıştır. Bu standart, Avustralya Standartlar Komitesi IT/21 tarafından geliştirilmiştir. Bu komitede, Avustralya Milli Arşivi, diğer kurumların arşivleri, üniversiteler ve ilişkili mesleki derneklerden temsilciler ile özel sektörde çalışan belge yönetim uzmanları yer almıştır. Standart Şubat 1996 da yayımlanmıştır. ISO nun 2001 de yayımladığı ISO Uluslararası Belge Yönetim Standardı önemli ölçüde Avustralya Milli Belge Yönetim Standardı AS ı esas alınarak hazırlanmıştır. Bunun üzerine Avustralya AS 4390 ı Mart 2002 de geri çekerek yerine AS ISO u kabul etmiştir. AS ISO un her iki bölümü de Avustralya da uygulanmak üzere Avustralya Milli Arşivi tarafından da onaylanmıştır 72 Milli arşivler, kamu belgelerinin tüm aşamalarda yönetiminin gerçekleştirilmesi yanında diğer kurumlara da rehberlik için çeşitli girişimlerde bulunmaktadır. Özellikle arşiv öncesi çalışmalar olarak nitelendirilen belge yönetim etkinlikleri için bir dizi standart geliştirilmesi milli arşivlerin önemli görevleri arasında yer almaktadır. Bu çalışmalar, öncelikle kamu olmak üzere özel sektörlerdeki belge yönetim etkinliklerine de temel teşkil etmektedir. Bu standartların kurum ve kuruluşlarda belge yönetim etkinliklerinin performans değerlendirmesi için bir ölçüt işlevi göreceği de unutulmamalıdır. Kamu belgelerinin yönetiminde iyi uygulamaları gerçekleştirmeyi amaçlayan ISO Standardı, bazı ülkelerde belge yönetimi kavramının, arşiv yönetimi uygulamaları için de kullanıldığına dikkat çekerek bu standardın arşiv çalışmalarını kapsamadığını ve yalnızca belge yönetimi alanı için geçerli olduğunu özellikle vurgulamaktadır (ISO , 2001; 1). ISO da belge ve belge yönetimin tanımları ise şöyle verilmektedir: Belge: İşlemlerin veya yasal zorunlulukların yerine getirilmesinde bir kişi veya organizasyon tarafından enformasyon ve delil olarak üretilen, kabul edilen (alınan) ve korunan enformasyondur. (ISO ). 72 National Archives of Australia. (2002). Australian Standart for Records Management- AS ISO 15489, [Çevrimiçi] Elektronik adres: 67

78 Belge yönetimi: Bir kurumun faaliyet ve işlemleri hakkında enformasyon ve kanıtların belge formunda elde edilmesi yanında korunmasına yönelik süreçlerde dahil olmak üzere, belgelerin üretimi, alınması, korunması, kullanımı ve tasfiyelerinin sistematik kontrol ve etkinliğinden sorumlu çalışma alanıdır (ISO ). Standartta verilen bu tanımlarla belge ve belge yönetimi kavramlarına uluslararası bir nitelik kazandırılarak arşiv yönetiminden farklı bir yaklaşım olduğu ortaya konulmuştur ISO u Hazırlama Çalışmaları ve Türkiye Uluslararası Standardizasyon Teşkilatı (ISO), 143 ülkenin milli standart kuruluşunun üye olduğu 1947 yılında kurulmuş bir federasyondur. Amacı uluslararası mal ve hizmet değişimini hızlandırmak, entelektüel, bilimsel, teknolojik ve ekonomik faaliyetler alanında işbirliğini geliştirmektir. Uluslararası standart hazırlama çalışmaları ISO bünyesinde oluşturulan Teknik Komite ve bunlara bağlı olarak oluşturulan Alt Komiteler tarafından yürütülmektedir. Teknik komitelerin ana görevi uluslararası standart hazırlamaktır. Teknik komite tarafından benimsenen uluslararası standart taslağı oylama için üye kuruluşlara gönderilmekte ve uluslararası standart olarak yayımlanabilmesi için oylamada üye kuruluşların en az %75 i tarafından onaylanması gerekmektedir.. ISO Uluslararası Belge Yönetim Standardı, ISO nun 46 numaralı Enformasyon ve Dokümantasyon Teknik Komitesi nin 11 numaralı Arşiv/Belge Yönetimi Alt Komitesi tarafından yeni geliştirilmiş olan bir standarttır. 73 Uluslararası Belge Yönetim Standardı hazırlama çalışmasını yürüten ISO/TC 46 Enformasyon ve Dokümantasyon Teknik Komitesi nin çalışma alanı; Kütüphaneler, dokümantasyon ve enformasyon merkezleri, indeksleme ve öz çıkarma hizmetleri, arşivler, enformasyon bilimi ve yayımcılıkla ilgili standartları hazırlamaktır. Son verilere göre, bu Teknik Komitenin toplam yayımladığı standart sayısı 80 ve teknik rapor sayısı 3 tür. Bu standartlardan 36 sı ve teknik raporların 2 si doğrudan Teknik Komite sorumluluğunda, standartların 44 ü ve teknik raporların 1 i alt 73 ISO-Stages of the development of International Standarts. [Çevrimiçi] Elektronik adres: 68

79 komiteler tarafından hazırlanmıştır. TC46 da katılımcı ülke sayısı 32, gözlemci ülke sayısı 38, alt komite sayısı 4, çalışma gurubu sayısı 3, koordinasyon gurubu sayısı 1 dir. Türkiye Teknik Komite de (TC46) gözlemci olarak yer almakta ancak alt komitelerde ve çalışma guruplarında yer almamaktadır. 74 TC46 Enformasyon ve Dokümantasyon Teknik Komitesi nin faal durumda 4 alt komitesi bulunmaktadır. Standartlar, teknik komitenin kendisi tarafından hazırlanabileceği gibi, alt komiteler tarafından da hazırlanabilmektedir. Hazırlanan standartların dağılım ve çalışma gurupları şöyledir ; Teknik Komite veya Alt Komite Adı TC 46 Enformasyon ve Dokümantasyon Teknik Çalışma Standart Rapor Grubu TC46/SC4 Tekniksel Etkileşim 21-6 TC46/SC8 Kalite-İstatistik ve Performans Gelişimi 5-4 TC46/SC9 Tanımlama ve Niteleme 17-4 TC/SC11 Arşiv/Belge Yönetimi TOPLAM Uluslararası Belge Yönetim Standardı nı hazırlamak üzere 1997 de kurulan TC46/SC11 Arşiv/Belge Yönetimi Alt Komitesi nin sorumluluğunda hazırlanan standart sayısı 1, teknik rapor sayısı 1 dir. Katılımcı ülke sayısı 18, gözlemci ülke sayısı 9, çalışma grubu sayısı 3 tür. Çalışma grupları; Metadata, Belge Yönetim İlişkileri ve Erişim adı altında faaliyet göstermektedir. Belge Yönetimi Standardı hazırlama görevi 1997 yılında yukarıda sözü edilen ISO bünyesinde bulunan TC46 Enformasyon ve Dokümantasyon Teknik Komitesi ne verilmiş, bu Teknik Komite de yine yukarıda sözü edilen SC 11 Arşiv/Belge Yönetimi Alt Komitesi kurulmasını 1997 de kabul etmiştir. İlk toplantı Mayıs 1998 de Yunanistan da Kurumlarda Güncel Belgelerin Yönetimi temasıyla yapılmış ve Kasım 1999 da Avustralya da yapılan toplantıda standart için terim olarak Belge Yönetimi benimsenmiştir. AS 4390 Avustralya standardı esas alınarak hazırlanmıştır

80 18 katılımcı ve 9 gözlemci ülkenin bulunduğu SC11 Arşiv/Belge Yönetimi Alt Komitesi nin yapmış olduğu çalışmalar sonunda uluslararası belge yönetim standardının hazırlanması tamamlanmıştır. Hazırlanan bu standart, ISO Enformasyon ve Dokümantasyon- Belge Yönetimi- 1. Bölüm: Genel adıyla dünyada belge yönetimi için ilk uluslararası standart olarak tarihinde yayımlanmıştır. Bu standarda ek olarak aynı tarihli ISO/TR Enformasyon ve Dokümantasyon- Belge Yönetimi- 2. Bölüm: Kılavuz adıyla ayrıntılı bir teknik rapor da yayımlanmıştır. Bu teknik rapor, standarda uymak ve uygulamak için yöntem ve özel kullanım bilgileri veren bilgilendirici bir doküman niteliği taşımaktadır. Geliştirilmekte olan standartlarla ilgili olarak yürütülen teknik program çerçevesinde TC46/SC11 Arşiv/Belge Yönetimi Alt Komitesi ile ilgili olarak onaylanmış yeni çalışma konuları ve tamamlanması gereken tarihler verilmiştir. Bunlar: Kodu Adı Tamamla ma Tarihi ISO/AWI ISO/AWI ISO/AWI ISO/AWI ISO/AWI Bilgi Yönetimi-Belge Yönetimi İlişkisi Belge Yönetiminde Erişim Kurallarının Geliştirilmesi Doküman Yönetimi-Belge Yönetimi İlişkisi Diğer Enformasyon Yönetimi Uygulamaları- Belge Yönetimi İlişkisi Belge Yönetim Süreçleri ve Belgeler için Metadata Haziran 2004 Haziran 2004 Haziran 2004 Haziran 2004 Haziran 2004 Planlanmış ve yürütülmekte olan bu çalışmalar, belge yönetimi ile ilgili uluslararası boyuttaki çalışmaların sürdürüleceğini göstermektedir. ISO içinde ve ISO u hazırlama çalışmalarında Türkiye nin durumuna bakıldığında ise şöyle bir tablo ortaya çıkmaktadır: 70

81 Türk Standartlar Enstitüsü (TSE) ISO ya 1955 yılında üye olmuştur. Türk Standartları Enstitüsü teknik komitelere üye olmak koşuluyla standart hazırlama çalışmalarına katılmaktadır. ISO teknik komitelerinden gelen standart taslakları için görüş bildirmektedir. 75 Türkiye nin ISO teknik komitelerine ve alt komitelerine katılım durumu ISO ın etkin bir üyesi olduğunu göstermektedir Komite Statüsü ISO da Bulunan Komite Sayısı Türkiye nin Dahil Olduğu Komitelerin Sayısı Teknik Komite Alt Komite ISO/TC ve SC lerde Türkiye nin Durumu Durumu Teknik Komite Alt Komite Katılımcı Gözlemci Sekreterya 1 2 TOPLAM Türkiye katılımcı ve gözlemci olarak toplam 163 teknik komitede yer almaktadır. Bunlardan 71 inde katılımcı, 91 inde gözlemci, 1 nde de sekreterya görevi yürütmektedir. Bu teknik komitelerin 180 alt komitesinde de Türkiye yer almaktadır. Bunların 68 inde katılımcı, 110 unda gözlemci, 2 nde de sekreterya görevi yapmaktadır

82 Teknik komitelerde gözlemci olması alt komitelerde katılımcı üye olmasına engel teşkil etmemektedir. Teknik komitede katılımcı olmak bu teknik komitenin alt komitelerinde katılımcı olmasını gerektirmemekte, gözlemci olarak da bulunabilmekte veya hiçbir statüde görev almamaktadır. Türkiye TC46 Enformasyon ve Dokümantasyon Teknik Komitesi nde gözlemci olarak yer almaktadır. Ancak TC46 nın hiçbir alt komitesinde ve çalışma gurubunda ne gözlemci ne de katılımcı olarak yer almaktadır. Türkiye Uluslararası Belge Yönetimi Standardı çalışmasında yer almamıştır. Ancak Türk Standartlar Enstitüsü (TSE) web sayfasında Ağustos 2003 te yayımladığı, Dönemi Standart Hazırlama İş Programı na ISO u almıştır. TSE nin Bilgi Teknolojileri Hazırlık Grubu İş Programı içinde yeni konular altında yer almaktadır. Bu son derece isabetli bir karardır. Fakat bu Standardın Türkçe karşılığı yanlış verilmektedir. Standardın adının başında bulunan Information and Documentation ISO nun 46 numaralı teknik komitesinin adı olup, standardın adı onun arkasından gelmekte ve Records Management olarak verilmektedir. Bu ad ISO un hazırlık çalışmaları sırasında Avustralya da yapılan toplantıda kararlaştırılmıştır. Records Management mesleki bir terim olarak Belge Yönetimi ne karşılık gelmektedir. Standartta verilen tanımlardan da bunu anlamak mümkündür. TSE bu kavramın karşılığında Kayıt Yönetimi ni kullanmıştır. Bu kavram yanlıştır. Record kayıt anlamına gelir, ancak sonuna s aldığında anlamı belge olur ki, bu da kurum ve kuruluşların doğal faaliyetleri sonucu iş ve işlemlerini yürütmek için üretmiş oldukları belgeler için kullanılmaktadır. Kayıt, Standardın 9. kısmında verilen ve 10 aşamada açıklanan belge yönetim süreçlerinden sadece birisidir. Yani belge yönetimi, kayıt yönetimini de içeren çok geniş bir çalışma ve uygulama alanını ifade etmektedir. Bu nedenle Standardın adının Belge Yönetimi olarak değiştirilmesi gerekmektedir. 72

83 ISO un Önemi ve Gerekliliği Dünyada belge yönetimi için ilk uluslararası standart olan ISO Belge Yönetimi- 1. Bölüm: Genel ve Belge Yönetimi- 2. Bölüm: Kılavuz olmak üzere iki bölümden oluşmaktadır. Bu kılavuz standarda uymak ve uygulamak için yöntem ve özel kullanım bilgileri veren bilgilendirici bir doküman niteliği taşımaktadır. Uygulamada olan uluslararası standartlarla ilişkileri de araştırılarak ilgili standartlar da verilmiştir. Bunlar ISO 5127 Enformasyon ve Dokümantasyon- Sözlük, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemleri Gereklilikler ve ISO Çevresel Yönetim Sistemleri Özel Kullanım Kılavuzu standartlarıdır. ISO tarafından yayımlanmış ve yaygın kullanım alanı bulmuş olan, çevresel işlemlerin ve kalitenin sürdürülmesini destekleyen ISO 9000 ve ISO standartları, dokümanların etkinliğini ve tek biçimliliğini özellikle vurgulamaktadır. Standartların yenilenen versiyonları kayıt tutma standartlarının önemini ve gerekliliğini artırmaktadır. Bu standartların bir çok organizasyonda yürürlüğe konulmasıyla ürünlerin imalatında daha fazla güvenilirlik veya hizmetlerinde daha fazla gelişme olmuştur. Organizasyonların işlem süreçlerinde gelişmeler olmuştur. Fakat, kurumlarda etkin bir belge yönetim uygulaması ve belge yönetim uzmanı bulunmadığından bu standartlarda tanımlanan bilgi yığınları ile uğraşmak kurumları olumsuz yönde etkilemiştir. ISO un ISO 9000 ve ile bağlantısının kurulması belge yöneticilerini ve belge yönetim uygulamalarını kurumlarda ön plana çıkarmaktadır. ISO 15489, konuyla ilgili ISO 9000 kalite yönetim standartları serisi ve ISO çevresel yönetim standartları serisi gibi diğer uluslararası standartlarla uyumludur. 76 Bu çalışma belge yönetim disiplininin uluslararası arena da hak ettiği yeri alması yolunda en önemli dokümandır. Bu standart belge yöneticilerinin yaptıkları işin önemini ve boyutunu anlatmalarında onlara kolaylık sağlarken prestijlerini de artıracaktır Information and documentation Records management 73

84 Kurumsal belgelerin yönetimi için ilk uluslararası standart olan ISO un büyük veya küçük tüm kuruluşlarda yönetime büyük katkılar sağlayacağı unutulmamalıdır. Bu standart kapsamlı bir belge yönetim programını sağlayacak ana yapının nasıl oluşturulabileceği ve belge yönetiminin arkasında olması gereken çalışma yöntemlerinin neler olması gerektiği üzerine odaklanmaktadır. ISO birbirini tamamlayan iki parçadan oluşmaktadır ve organizasyonların belge yönetim biçimlerinde önemli ilerlemeler sağlayacak yaklaşımlar içermektedir. Avrupa, Kuzey Amerika, Asya ve Avustralya dan uzmanlar belge yönetimine sistematik bir yaklaşım getirme ve tanımlarda birlik konularında böylece anlaşma sağlamışlardır. Standart, belge yönetimi alanında uluslararası bir dilin ve yaklaşımın gelişmesini sağlayacaktır. Kurumun büyüklüğü, türü veya kullandığı teknoloji ne olursa olsun, belge yönetim uygulamalarını gözden geçirmede standart en iyi uygulamayı gösterme ve ölçme açısından yararlanılacak temel doküman olacaktır. Çoğu kurum ürettiği tüm belgeleri elinde tuttuğu için sıkıntılar yaşamaktadır. Yeni standart, belgelerin uygun zamanda tasfiye ve seçiminin nasıl yapılabileceği ve bu bilgilerin kullanılabilirliği, güvenliği ve kalıcılığı gibi anahtar konuları tanımlamaktadır. ISO standardı, bilgiyi kullanılabilir ve güvenilir bir şekilde alıkoymak kadar, uygun zamanda güvenli bir şekilde nasıl tasfiye edilerek seçilebileceği gibi belge yönetiminin anahtar süreçlerini tanımlamaktadır. Bir kurumun kayıt tutma etkinliklerini nasıl geliştirebileceğini ve bunu sistemli bir şekilde nasıl yapabileceğini açıkça göstermektedir. ISO 15489, organizasyon içinde enformasyon yönetiminden sorumlu olan belge yöneticileri, arşivistler, kütüphaneciler, bilgi yöneticileri, veri tabanı sorumluları, iş idarecileri ve organizasyon içinde kayıt tutma uygulamasından sorumlu olan kişilere kılavuzluk etmekte ve standart politikalar oluşturmaları için kişisel sorumluluk yüklemektedir. Nitelikli ve işler arşivlerin oluşması için arşiv öncesi çalışmaları bir bütün olarak irdeleyen bu standart arşivcileri ve ülkelerin milli arşivlerini doğrudan ilgilendiren bir dokümandır. Arşiv kurumları, yönetimlerin inanç ve saygısına göre biçimlenir. Arşiv kurumunun yapılanış ve hizmet sunumunda yaşanan sorunlar, özde onun işlevselliğini 74

85 sağlayacak düşüncelerdeki kavram, ilke ve yöntem kargaşasından kaynaklanmaktadır. Bu standart bu kargaşayı ortadan kaldırmak için atılmış en büyük adımlardan birisidir. Bir kurumda belge yönetim uygulamasının temelini bilginin üretilmesi, bu bilginin tutulması ve kullanımı oluşturmaktadır. Standart bu açılardan en iyi yöntemleri vermektedir. İyi belge yönetimi, bilgi yönetimi gibi eğilimlerin temelini oluşturmaktadır. Yeni standart bir organizasyonda politikalar, stratejiler ve prosedürler geliştirebilmek için güncel, bütüncül ve güvenilir değerli bilgiler sağlayacak bir sistemin oluşturulması için yol göstermektedir. Sonuçta bilgi işçileri en yüksek kalitede, güncel, geçerli ve yararlı bilgi sunulabilecektir. ISO bunu sağlamaya yönelik önemli bir adımdır İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı ISO :2001 İçeriği ISO Enformasyon ve Dokümantasyon- Belge Yönetimi- 1. Bölüm: Genel ISO/TR Enformasyon ve Dokümantasyon-Belge Yönetimi- 2. Bölüm: Kılavuz ISO İçindekiler Önsöz Giriş 1- İçerik 2- Genel Bakış 3- Terimler ve Tanımlar 4- Belge Yönetiminin Faydaları 5-Çevresel Düzenleyiciler 6- Kural ve Sorumluluklar 7- Belge Yönetiminin Gereksinimleri 7.1- Belge Yönetiminin Prensipleri 7.2- Belge Yönetiminin Özellikleri 75

86 Genel Gerçeklik Orijinallik Güvenilirlik Bütünlük (Tamlık Ve Tamamlayabilme Özelliği) Kullanılabilirlik 8- Belge Yönetim Sisteminin Dizaynı, Kurulumu ve Yönetilmesi 8.1- Genel 8.2- Belge Yönetim Sisteminin Özellikleri Giriş Güvenilirlik Bütünlük Tamlık Uyma Uygunluk Çok Yönlülük Sistematiklilik 8.3- Belge Yönetimi Kurma ve Dizayn Etme Genel Belge Yönetim İşlemlerini Belgelendirme Fiziksel Ortam Depolama ve Koruma Sınıflama Değiştirme ve Transfer Giriş Yeniden Elde Edilebilme ve Kullanım Kayıt Altına Alma ve Düzenleme 8.4- Uygulama ve Dizayn Metodu 8.5- Belge Yönetiminin Sistemi İşlemlerinin Bitirilişi Son Verilişi. 9- Belge Yönetim Süreci ve Kontrolü 9.1- Özelliğini Kaybetmeden Belgeleri Kayıt Sistemine Adapte Etme 9.2- Belgelerin Saklama Sürelerini Saptama 9.3- Belgeleri Özelliğini Yitirmeden Saklama 9.4- Kaydetme ( Kütüğe Alma ) 9.5- Sınıflandırma İs Aktivitelerinin Sınıflandırması Sistemlerin Sınıflandırılması Kelimelerin Kontrolü İçindekiler 76

87 Numaraların ve Kodların Ayrılması 9.6- Depolama ve Kontrol Altında Tutma 9.7- Erişim Kullanma Hakkı 9.8- Takip Etmek Genel İş Takibi Konum Takibi 9.9- Tasfiye Ayıklama ve İmha :Düzenleme ve Yapıyı Tamamlamak Belge Yönetim Süreçlerinin Dokümantasyonu 10- Sistem Takibi ve Denetim 11- Eğitim Başlıkları anlatılarak Belge Yönetim Sistem Standardı bu hatlar çerçevesinde tanımlanmıştır. ISO tarafından yayımlanmış biçimiyle standart, iki dokümandan oluşmaktadır: 1) belge yönetim programının gerekliliklerini ve üst düzeyde politika ve ilkelerini açıklayan ve kayıt tutma için ana yapıyı belirleyen standart 2) birinci bölümü uygulayan organizasyonlara yardımcı olmak için ek ayrıntılar içeren, standarda uymak için farklı işlem ve uygulamaları veren bir teknik rapor dur. Bir çok ülkenin katılımıyla hazırlanan standart, bir belge yönetim programının kurulması yaklaşımları konusundaki farklılıkları henüz tam olarak ortadan kaldırmaya yetmemiştir. Arşivsel yaklaşımlar ve arşivsel ilişkiler ülkelerde farklılıklar taşımaktadır. Keza, ülkeden ülkeye terimler farklı biçimde tanımlanmaktadır. Bundan dolayı, çalışma iki bölümde ele alınmıştır. Birinci bölüm olan standart, tüm ülkeler tarafından kullanılabilir üst düzeyde temel ilkeleri ve bir belge yönetim programının ana çerçevesini veren kalıcı bir doküman olarak ortaya çıkarken, ikinci bölüm olan teknik rapor, organizasyonlarda birinci bölümde çizilen ana çerçeveyi uygulamada, standardın gerektirdiği tatmin edici bir belge yönetim programı oluşturabilmeleri için serbest hareket edebilme imkanı sağlayan bir kılavuz olarak ortaya çıkmıştır. Standardın her iki bölümü bir bütün olarak, organizasyonlarda belge üretme, tutma, yönetme, iş ve yasal gereksinimler için müşterilerine ve ortaklarına doğru ve güvenilir belge sağlama gereksinimlerini karşılamak için tasarlanmıştır. 77

88 Her iki bölümde, herhangi bir biçim veya ortamdaki belge uygulamaları, üretilmiş veya yürütülen faaliyetler sırasında özel veya kamu sektöründen alınmış her türlü belge uygulamalarını içermektedir. Standart; (1)kapsam, (2)atıfta bulunulan kurallar(standartlar), (3)terimler ve tanımlar, (4)belge yönetiminin yararları, (5)çevresel düzenleyiciler, (6)politika ve sorumluluklar, (7)belge yönetim şartları, (8)bir belge sisteminin tasarımı ve yürütülmesi, (9)belge yönetim süreçleri ve kontrol, (10)izleme ve denetim, (11)eğitim başlıkları altında 11 kısımdan ve indeksten oluşmaktadır. Teknik rapor ise standartla bağlantılı olarak; (1)kapsam, (2)politika ve sorumluluklar, (3)stratejiler- tasarım ve yürütme, (4)belge işlemleri ve kontrol, (5)izleme ve denetim, (6)eğitim başlıkları altında 6 kısımdan ve 2 ek (Ek A: ISO ve Kılavuz ISO/TR nin Eşdeğer Açıklamalarını Gösteren Karşılaştırmalı Tablosu; Ek B: ISO/TR Kılavuz ve ISO in Karşılaştırmalı Tablosu), bibliyografya ve indeksten oluşmaktadır. Eklerde verilen söz konusu tablolar Standart ile Teknik Rapor un birlikte kullanımını kolaylaştırmak amacıyla hazırlanmıştır. Genel: 1. Bölüm : ISO özel ve kamu kurumlarının iç ve dış müşterilerinin belge yönetimlerine rehberlik sağlar. Bu kayıtların düzgün oluşması saklanması ve yönetilmesi için öneriler tavsiyeler sunar.belge yönetiminin uygulanması çeşitli alanlarda kolaylık sağlar. Mesela medya, devlet veya özel kurumların aktivitelerinin yönetilmesi ve oluşturulan belgeler üzerinde dahili kurallar çerçevesinde bunların üzerinde belge yönetimi uygulanır. Ayrıca bunlar; kayıtlar, kurallar, sistemler, kayıt kuralları, prosesler, yöntemler için ISO ya uyan kalite proses desteği için de rehberlik sağlar. Belge yönetim sisteminin uygulanmasında ve dizaynında da rehberlik sağlar, fakat arşiv yönetimini düzeltmez. Arşivsel kurumların içinde arşiv yönetimini içermez. ISO nun no lu bölümü organizasyon yöneticilerinin, organizasyon içindeki diğer şahısların kullanabilmesi ve diğer bireysel kayıtların kullanımı için tasarlanır. 78

89 2. Atıfta Bulunulan Referanslar Belirtilen dokümanlar bazı koşullar içerir. Bunlar ISO u oluşturan maddelerdir.eski referanslar, sonradan düzeltilenler, yenilenenler bu yayınlardan herhangi biri bunlar için uygulanamaz nolu anlaşmaya dayanan araştırmalar için teşvik edilir. Bazı ülkelerde belge yönetimi, arşiv yönetimiymiş gibi uygulanır fakat arşiv yönetimini kapsar. Standartlarla ilgili referanslar, ISO standartlarıyla var olan ortak noktaları vermektedir. ISO 5127 Enformasyon ve Dokümantasyon- Sözlük ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemleri- Gereklilikler ISO Çevre Yönetim Sistemleri- Özellikler ve Kullanım Kılavuzu ISO ve ICE üyeleri uluslararası geçerli oluşmasını savunur. ve güncel bir tanımlama standardı 3- Terimler ve Tanımlar Bu kısımda verilen bilgiler ve tanımlar standarda genel bir bakış açısı sağlayarak sistem terminolojisine giriş sağlamıştır. Tanımlar kısmı, teknik terimler için ortak referans noktalarını sağlamaktadır.standartta bulunmayan tanımlar için ISO 5127 ye bakılması önerilmektedir Access: Bilginin Kullanımı. Bilgi erişimi (Giriş, hak, fırsat, kullanım, bilginin geri dönüşümü) Acuantability: Sorumluluk Organizasyonun içindeki insanların görev tanımları. Action Tracking: İş Takibi İş davranışlarına dayandırılmış süreçler. Archival Autotory: Arşivsel Otorite Arşivsel kurumlar, arşivsel programlar. Arşivlerin saklanmasında, elde edilmesinde ve seçilmesinde sorumludur. Clasification: Sınıflandırma Conversetion: Kayıtların Change edilmesi, yani bir formattan diğer bir formata kayıtların değiştirilebilmesi. 79

90 Destruction: Bazı kayıtların silinmesi Dispostion: Proseslerin alanlarını belirleme Index: Veri tabanında belgelerin ve bilgilerin tanımlanmasında belgelerin içinden seçilmiş kelimelerle yapılan kodlama işlemi. MetaData: Bilgilerin tanımlanması için oluşturulan istem Migration: Kayıtların bir sistemden diğer bir sisteme taşınması Proservetion: Koruma Records Managements: Belge yönetimi iş aktivitelerinde oluşturulmuş belgelerdir. Belge yönetimi etkili ve kontrollü bir yönetim sağlar. Registration: Kaydetme, listeye alma, tescil etme Tracking: İzleme, takip Creating: Oluşturma Bilgileri oluşturma, bilgileri tutma ve koruma hakkındaki kayıtları kullanma hareketi ve işlemi. Ayrıca bu üç kısımda verilen bilgiler standarda girişi sağlamaktadır 4- Belge Yönetiminin Yararları: Belge yönetimi kendi içinde kendi iş aktivitelerinde belgeleri kullanan veya oluşturan kişileri ve belge yöneticilerini pratikte yönlendirir. Bazı belge yönetimleri aşağıdaki maddeleri içerir: a) Standartlar ve kurallar koyar. b) Otorite ve sorumluluklar yükler. c) Meselelerin ana noktalarını ve ilan edilen prosedürlerini oluşturur. d) Yönetim ve evrakların kullanımı ile alakalı hizmet alanlarını sağlar. e) Belge yönetim sistemi için özel sistemler kurar ve dizayn eder. İş sistemlerini bu belge sistemi içine uygular monte eder. f) Proseslerde kayıtlar ve belgeler önemli işletme yapıları ve değer biçilen değerlendirilebilen kaynaklarla alakalı bilgileri kapsar. Sistematik yaklaşıma göre belge yönetimi organizasyonların ve toplumun korunması için gereklidir. Belge yönetim sistemi, iş aktiviteleri hakkındaki bilgi kaynakları sonucunda meydana gelir. 80

91 Ani aktiviteleri ve iş kararlarını destekleyebilen kararlardır. Bununla birlikte şimdiki ve gelecekteki stokholderlardır (ana bilgi kaynağıdır). Belgeler organizasyonlara düzenli bir yönetim, etkili ve sorumlu bir tarz, belirgin bir sorumluluk, adil ve istikrarlı bir çerçevede hizmet servisi sağlar. Yönetimsel karar mekanizması ve kural oluşumunu belgelendirir ve destekler. Bir organizasyonda baştan sona etkili bir performans, yönetimde, idarede baştan sona bir organizasyon içerisinde devamlılık, tutarlılık ve üretkenlik sağlar. Acil durumlar ve problemli zamanlarda çözüm sunar, devamlılık sağlar. Kanun ve düzenleme gereksinimleri arşivsel işlevleri, hesap yönetimini ve gözetim işlevlerini kapsar. Organizasyonel işlevlerin ifadelerinin varlığı oluşumu ve yoksunluğuyla alakalı olan yönetim risklerini kapsayan davalarda koruma ve destek sağlar. Şimdiki ve gelecekteki ortakların, müşterilerin, çalışanların ve organizasyonun haklarını korur. Tarihsel araştırmaları, başarıları, gelişimleri, gelişen işlevleri ve güncelgelecekteki araştırmaları belgelendirir ve destekler. Kültürel ve kişisel aktivite ve iş tanımı sağlar. Kültürel ve kişisel kimlik oluşturur ve iş kurar. Ortak ve kişisel kayıtların mevcudiyetini sağlar. 5- Çevresel Düzenleme Belge Yönetim sistemi kendi içerisinde bir sistem düzenlerken çevresel düzenleyicileri dikkate alarak bir sistem oluşturmalıdır.sistem çevresel aktivitelerin etkileri ile alakalı bir çevre düzenleme kimliğine gereksinim duyarlar. Organizasyonların kuralları ve prosedürleri onların iş proseslerinde çevre düzenleme kurallarını iş kurallarına yansıtmalıdır.çünkü belgelerin saklama süresi gizlilik derecesi bu dış kurallara bağlıdır. Çevre düzenlemesini oluşturmasından kasıt ; Genel iş çevresi ve özel sektör yönetim düzenlemesinde; durum kanunlarını ve statüsünü ihtiva eden kanunları ve özel düzenleyici kayıtlarını ve arşiv işlevlerindeki işlem, gizlilik, delil, elektronik ticaret, bilgi ve koruma dataları ile ilgi kanun ve yönetmelikleri belge yönetim sisteminin çevre düzenlemesini oluşturur. Örneğin ülkenin mevcut belge kanunları, milli arşiv kanunu, borç, ihale, ticaret kanunları, Elektronik bilgi ile alakalı kanunlar, bilgi edinme özgürlüğü kanunları, elektronik kayıt tutma ile ilgi kanunlar belge yönetim sisteminin dikkate alması gereken çevresel faktörleridir. 81

92 6- Politika Ve Sorumluklar Politika ve Sorumluluklar kısmında belgelerin ilk üretildikleri andan itibaren sistem içerisinde aktif kullanımı ve daha sonra uzun vadede bu belgelerin iş süreçlerini ve kurumların işlerini destekleme konusunda nelerin yapılması gerektiğine ait yönetim politikası ve sorumluluk sınırları bir arada düşündürülerek ortak ve yaralı bir yönetim politikası oluşturulması gerekliliği anlatılmıştır. Belge yönetim Sitemi içerisinde sorumlulukların ve yetkilerin belirlenip bu yetkilerin tanımlarının yapılarak sistem içerisinde kimin ne sorumluluğunun olduğuna dair bir resmi tanımla işleminin yapılması gerekliliği vurgulanmıştır. Yani belge yöneticilerinden en alt kademedeki çalışana kadar sorumluluk tanımının yapılmasına ait bilgiler verilmiştir. 7- Belge Yönetiminin Gereklilikleri Bu kısım, bir belge yönetim programının temel prensiplerini ve dikkate alınması gereken hususları vermektedir. Bu listede; her bir iş süreci için ihtiyaç duyulan belgelerin belirlenmesi, üretilen veya kabul edilen belgenin ortamı ve biçiminin belirlenmesi, kullanılan teknolojiler, metadata oluşturulması, belgelerin dağıtım yöntemi ve erişim sisteminin belirlenmesi, belgelerin nasıl düzenleneceğinin kararlaştırılması, yönetim riskleri, belge koruma yönetimi, belge güvenliği yönetimi, belge alıkoyma (saklama) yönetimi vb. belge yönetim süreçleri verilmektedir. Bunlar bir belge yönetim programının temel fonksiyonlarıdır. Ayrıca bu kısımda; otantiklik, güvenilirlik, bütünlük, kullanılabilirlik bir kaydın temel özellikleri olarak tanımlanmakta ve açıklanmaktadır. Organizasyonda her bir belge serisinin kullanım ve ilişkileri açısından bu dört temel özelliğin her biri belge yönetim programının teminatı olduğu kadar, çok önemli yasal dokümanların ve kurum hafızasının doğruluğunun da garantisidir. Bu hususların standartta verilmiş olması, kurumda bir belge yönetim programı oluşturmanın temel felsefesi açısından son derece önemlidir. 82

93 7.1- Belge Yönetim Programının Prensipleri: İş aktivite davranışlarında yani yönetimlerinde belgeler üretilirler, kabul edilirler ve kullanılırlar. İş idaresinin devamını desteklemek için fiziki düzenleme ve gerekli sorumluluğun sağlanması için organizasyonlar üretmeli, varlığını sürdürmeli, doğru, güvenilebilir ve kullanılabilir belgeler oluşturmalı ve bu belgelerin bütünlüğünü ihtiyaç duyduğu sürece korumalıdır. Bunu gerçekleştirebilmek için organizasyonlar kapsamlı bir belge yönetim programı kullanmalıdırlar. Bu program aşağıdakileri içerir: a) Belgelerin hangi iş sürecinde (prosesler içerisinde) üretildiğini, ne tür bilgiler içerdiğini ve ne tür bir bilgiye ihtiyaç duyduğunu saptar. b) Karar verir: hangi form ve yapıdaki evrakların üretilmesi ve muhafaza altında tutulmasına ve hangi teknolojinin kullanılması gerektiğine karar verir. c) Belgelerle beraber üretilecek metadata: belge işlemleri ile ilgili hangi metadatanın yaratılması gerektiğini saptamak hangi kayıt işlemi içinden oluşturulmasını tespit etmek ve metadatanın düzenli bir şekilde yönetilmesini sağlamak d) İş yöneticileri ve diğer kullanıcılar açısından ihtiyaç duydukları süre boyunca belgelerin muhafazasının gerektiği süre içerisinde evrakları düzenlemek, kullandırmak ve göndermek e) Belgelerin kullanım için gerekliliklerini desteklemek ve kayıtların nasıl olacağına karar vermek. 8- Belge Yönetim Sisteminin Dizaynı ve Yapılandırılması Bu kısım bir kurumda belge sistemini geliştirme ve yürürlüğe koymada kullanılabilir stratejileri içermektedir. Genel olarak belge yönetim stratejilerinin enformasyon yönetimi stratejik planı gibi bir stratejik plan olarak yazılı hale getirilmesi ve organizasyonun genel dokümantasyon planı ile ilişkilendirilmesi gerektiği belirtilmektedir. Belge yönetimini uzun süre koruyabilmek için dizayn ve yapılandırma çok önemlidir.bu uygulamanın aşamaları ; 83

94 a-) Ön araştırma: nerelerden dokuman alacağına ve nelerden faydalanabileceğine bakıyorsun belgelerden interwiewlerden bilgi topluyorsun amaçlarını saptıyorsun ve ne gibi yararlar sağlamak istediğine göz atıyorsun b-) Nerelerden doküman alacağına ve nelerden faydalanabileceğine bakıyorsun belgelerden interwiewlerden bilgi topluyorsun her işletmenin işlevine göre hiyerarşisini belirliyorsun böylece sürecin akmasını ve gizliliği sağlıyorsun c-) Belge Yönetimi için gerekli şeylerin saptanması.en uygun yöntemi buluyorsun risk yaratmamaya çalışıyorsun ve bulduklarının o konuyu yada kendi işlevini tatmin edebilir olmasına çalışıyorsun. d-) Sistem oluşumunun değerini tanımlamak için belirli bir tanımlama oluşturuyorsun ve bu sistematik tanımlama içerisinde sistemi analize ediyorsun ve diğer bilgi sistemlerine karsı performansını ayarlıyorsun e-) Belgelerin türüne göre kimlik kazandırıyorsun yani diğerlerinden ayırıyorsun diğer sistemlerden senin sistemin çeşitli kurallar içermeli değişik tatmin noktaların olmalı ve dizaynının kurulumunu ona göre yapmalısın. f-) Bir belge yönetim sistemi dizaynı süreci ve pratiği ISO da tanımlanır.belge yönetiminin devamlılığı işletme sürecinin tekrar dizaynını haberleşmeyi destekler. g-) Belge yönetimi planların ve projelerin sistematik bir şekilde kullanılmasını sağlar. h-) Belge Yönetimi kanun ve kuralların gerekliliğine ve organizasyonel kurallara uygun olmalıdır. I-) Sistem belgelerin güvenli ve gizli bir ortamda korunmasını sağlamalıdır. j-) Belgeler gerekli olduğu ve ihtiyaç duyulduğu süreler göz önüne alınarak saklanmalı ve tutulmalıdır. k-) Daha iyi bir kayıt yönetimi için fırsatları değerlendirmek, kalite süreçlerini iyi takip ederek sistemin gelişmesini sağlamak Metadata kuralları bütün işlerin poreseslerin kuralları bir bütün halinde ele alınarak sistem yönetimi içerisinde tutulmalıdır. 9- Belge Yönetim Süreçleri ve Kontroller Standardın dokuzuncu maddesi en geniş kısmıdır. Dinamik ve sistematik bir belge sistemi için gerekli süreçleri 10 başlık altında inceleyerek detaylı bilgi 84

95 verilmiştir.bu kısımda kurumlar açısından bilgi yönetim süreçleri tanımlanarak bir süreç el kitabı oluşturulmuştur Bir belge sistemi içinde tutulacak olan dokümanları belirleme: Doküman; Kurumların iç ve dış işleyişlerini sürdürürken organizasyon eylemlerini, sorumluluklarını, icraatını, bir kararını veya bir etkinliğini yerine getirirken oluşturduğu bilgi kaynağıdır.kurumsal bilgi ve kurumsal sorumluluklara ilişkin belgelerin belirlenerek başlangıçta tanımlanmasının gerektiği ve bunun da organizasyonun türüne göre farklılık göstereceği vurgulanmaktadır. Bu yaklaşım, açıkça belgenin geçici veya kalıcı yada ne kadar süre saklanacağı konusunda bir kriter sağlaması açısından önem taşımaktadır Belgelerin saklama (alıkoyma) sürelerini belirleme: Belgelerin saklama sürelerinin belirlenmesinde kullanılacak genel hususlar verilmektedir. Saklama sürelerinin belirlenmesi konusunda özellikle yasal zorunlulukların dikkate alınması yanında belgelerin güncel, yasal ve gelecekteki iş gereksinimlerini karşılamak için tutulması gerektiği belirtilmektedir. ISO un açık bir şekilde arşivsel konulara değinilmemiştir.. Bununla birlikte belge türlerinin ve saklama sürelerinin tanımlanması ile arşivsel bağ kurulmaktadır ki, bu da belgelerin değerlerini korumalarından dolayı uzun süre saklanmalarıdır. Şöyle ki, belgeler; eylemlerin ve politikaların delilleri, müşterilerle ilişkiler ve deliller, kurumsal ve kişisel haklarla ilgili dokümanlar, tarihsel, kültürel ve bilimsel amaçlar için saklanan ve kurumların belleğini de oluşturan dokümanlardır Belgeleri tutma: Gereksinim duyulan belgenin elde edilmesinde belgenin üreticisi, alıcısı ve işin içeriği itibariyle tanımlanmış olması gerekir. Belge tutmayı içeren çeşitli yaklaşımlar üzerinde durulmaktadır. Belgelerin tutulmasında sınıflama ve indeksleme, mantıksal gruplandırma ve yapılandırma, belgelerin varlığının delili olan kayıt sistemleri, metadata sistemleri nin gerekliliği belirtilmektedir. İşletmelerin ve kurumların yönetiminde rol oynayan belgeyi kimin oluşturduğunun bilinmesi ve belgenin tutulmasında bir düzenin sağlanması gerektiği konusunda insanlar ikna edilmeli ki, işletmelerde ve kurumlarda bilgi daha iyi 85

96 yönetilebilir hale gelebilsin. Yalnızca insanlar kurum planında bir belgenin yerinin işaret edilmesine yardımcı olmaktan sorumlu olmak değil, aynı zamanda kurumun iyi bir hafızaya sahip olmasının sağlanması için gerek kağıt ortamda gerekse elektronik ortamda ihtiyaç duyulan ek bilgileri sağlamaktan da sorumludur. Tüm kurum çalışanları belgeleri tutma konusunda bilgilendirilmelidir Kayıt: Kayıt, iletilen ve kabul edilen bir belgenin delilidir. İdari maliyetlerin düşürülmesi için çaba harcayan bir organizasyonda bütün dokümanların kayıtlanması destek personelin uygulamada zaman harcamasına neden olabilir. Örneğin az değeri olan geçici dokümanların kaydedilmesi gibi. Fakat delil teşkil eden hukuki, mali ve tıbbi bilgiler içeren belgelerin kaydedilmesi son derece yararlıdır. Belgelerin kaydını tutmanın belge yönetim sürecinin önemli bir aşaması olduğu vurgulanmaktadır Sınıflandırma : Standart, sınıflama sistemleri ve işlemleri üzerine ayrıntıları vermektedir. Standart, iş etkinliklerinin sınıflandırılması, sınıflama sistemi, kelime kontrol, indeksleme, kodlama ve numaralandırma gibi diğer sınıflama araçlarını da tanımlamaktadır İs aktivitelerinin sınıflandırması Sistemlerin sınıflandırılması Kelimelerin kontrolü İçindekiler Numaraların ve kodların ayrılması 9.6- Depolama: Bu bölüm, üst düzeyde depolama ve işleme gerekliliğini öneriyor. Belgelerin güncelliğini yitirene kadar bunların tamamı ile depolanmasına işaret edilmektedir. Ayrıca, yüksek depolama sağlayan ortamlara işaret etmektedir. Uzun vadede elektronik belgelerin depolanması için aktarma stratejilerinin geliştirilmesini teşvik etmektedir. Teknik rapor, depolama tesislerinin gerektirdiği belge depolama ekipmanlarının seçiminde dikkate alınması gereken bazı ayrıntılar ve değerler 86

97 vermektedir. Bunlar depo ekipmanlarının seçiminde dikkate alınması gereken önemli faktörlerdir Erişim( Kullanma Hakkı ): Standart, erişimin kısıtlanması hakkında bazı önemli hususları vurgulamaktadır. Güvenlik sınıflamasının keyfi bir şekilde yapılmaması açıkça önerilmektedir. Bunun için bir kural olması gerektiği vurgulanmaktadır. Sonuçta standart, yetkilendirilenlerin gerektiğinde ilgili belgelere erişebilmeleri ve okuyabilmeleri üzerinde durmaktadır İzleme (Takip): Bu standartta izleme, hareketi izleme ve konumu (yeri) izleme olarak iki şeye refere etmektedir. Standart, hareketi izlemenin bir organizasyonda zaman sınırlamaları çerçevesinde zora dayalı olarak uygulanabileceğine işaret etmektedir. Hareketi izleme belgenin öncelikle kayıt işlemlerin gerçekleştirilmesinde yoğunlaşan bir sistem olduğu vurgulanmaktadır. Konumsal izlemede kaydın erişilebilirliğini sağlamak gereklidir. Sistem içinde herhangi bir kaydın depoya geri dönmesi, transferi vb. içermelidir Genel İş takibi Konum takibi 9.9- Düzenleme ve yapıyı tamamlamak Tasfiye (Ayıklama ve İmha): Bu konuda ISO çok spesifiktir. Tasfiye işlemlerinin sistematik ve rutin olması gerektiğini vurgulamakla birlikte imhanın kayda gelecekte ihtiyaç duyulmayacağından, işle ilgisi kalmadığından ve mahkemede süren dava ile ilişkisi kalmadığından emin oluncaya kadar yapılmaması üzerinde durulmaktadır. Tasfiyenin yalnızca imhayı refere etmediği, aynı zamanda; saklama sürelerinin uzatılması, dahili depolara transfer, diğer ortamlara transfer, birleşme, bir depoya transfer, bir dahili arşive transfer, bir dış arşive transfer, aynı depo içinde kalmakta olan belgelerin yönetim sorumluluğunun transferi gibi işlemleri de içerdiği belirtilmektedir. Gizli belgeler için imha güvenliğinin sağlanmasını da standart refere etmektedir Belge Yönetim Süreçlerinin Dokümantasyonu: Organizasyonun çevresel düzenleyici dokümanları olan prosedür ve politikaların oluşturulmasını refere eden bir bölümdür. Bununla beraber tasfiye işlemlerine ilişkin 87

98 dokümanların sürdürülmesi vurgulanmaktadır. Özellikle belge serileri için saklama yılları ve kuralları belirlenmesi çerçevesinde karar verme dokümanlarının oluşturulmasından bahsetmektedir. Standart, belge tasfiye etkinliklerinin sürdürülebilmesi için tasfiye programında ortam değiştirmek için eğitimi içermesi gerektiğine işaret etmektedir. Standart, gelecekte organizasyonda tasfiye için mümkün olduğunca harici bir kişinin gözden geçirme ve bu konuda bir otoritenin oluşturulmasını teşvik etmektedir. 10- Sistem Takibi ve Denetim Standart, uyumlu bir izlemenin herhangi bir programın temel unsuru olduğunu işaret etmektedir. Belge işlemleri ve kontrolünün iç politika ve prosedürlere uygun yürütülmesi gerektiği vurgulanmaktadır. 11- Eğitim Belgelerin oluşturulmasını ve ele geçirilmesini içeren işlerdeki tüm personelin eğitimine ihtiyaç olduğu vurgulanırken, teknik rapor profesyonel belge personeli için de eğitime gereksinim olduğunu refere etmektedir. Çalışanlar için sınıflarda eğitim, organizasyon çalışanları için oryantasyon programı, iş başında eğitim, brifingler ve seminerler, broşürler ve kitapçıklar, bilgisayar tabanlı sunumlar, eğitim kurumları tarafından sağlanan eğitim kursları gibi eğitim yöntemlerini de vermektedir. 88

99 3.BÖLÜM 3-BELGE YÖNETİMİ PROSESLERİ VE KALİTE YÖNETİMİ ARASINDAKİ İLİŞKİLER 3.1-Kurumlardaki Evrak Ve Arşiv İşlemleri İle İlgili Prosesler Nelerdir? Bu Proseslerin Prosedürleri ve Talimatları Kurumlarda evrak ve arşiv işlemlerinin önemi kurumların idari, hukuki ve fonksiyonel bir takım görevlerini yerine getirirken ihtiyaç duydukları en temel bilgi kaynağı olarak ortaya çıkar.kamu sektöründe hizmet veren kurumlar için bir fonksiyonu yerine getirmek, bir belgenin üretilmesi anlamına gelmektedir. Bir başka deyişle bir belgeyi üretme ve ilgili birimler arasında hareket ettirme hızı fonksiyonu gerçekleştirme hızına eşittir.belgenin üretilmesi aşamasında mutlaka o konu ile ilgili geçmişte üretilmiş olan belgelere de ulaşmak ihtiyacı vardır.bu ihtiyaca cevap verme hızı kurumun fonksiyonel işlevini gören fonksiyonlarına ait önemli bilgi kaynaklarını ( bunlar elektronik bilgiler, ikincil kaynaklar, dokümanlar, belgeler, ve bir takım istatistiki çalışmalar olabilir ) ne kadar bilinçli ve doğru kontrol ettiğiyle doğru orantıdadır.kurum ihtiyaca cevap verebilecek bilgileri ne kadar hızlı, yerinde ve stratejik kullanırsa hizmet muhatabına verdiği hizmet kalitesini o kadar arttırmış olacaktır. Bir konu ile ilgili belgelerin arşivden getirimi ile ilgili yapılacak düzenlemeler kaliteli hizmet üretiminin bir olmazsa olmaz şartıdır.bu nedenle TKY çalışmalarına başlayacak kurumların öncelikle Kurum Arşiv Sisteminden başlaması gerekir. 77 Kurumun Toplam Kalite Yönetim sistemi çalışmalarında Kurum arşivi için yapılması gerekli olan işlemleri sıralayacak olursak : 1-Arşiv işlem proseslerini belirlemek 2-Belirlenen bu proseslerin prosedür ve talimatlarını belirleyerek, işlemlerin pratikte uygulanacağı kriterleri standart hale getirmek. 3-Arşiv yani Belge-bilgi sisteminin devamlılığının sağlanabilmesi için sistemin, Hizmet Dokümanlarını ve de Sistem Dokümanlarının belirlenmesi sağlamak, olarak ilk aşamada bu 3 maddeyi uygulama çalışması olarak sıralayabiliriz. 77 Hazma Kandur, Kamu Sektöründe Toplam Kalite Çalışmaları Açısından Arşivlerin Önemi,Arşiv Araştırmaları Dergisi Sayı 2, 2000, sf

100 Arşiv İşlemleri ile ilgili prosesler nelerdir? Arşiv işlem ve proseslerinin en temel noktası evraktır; Bir kuruluş, kurum, örgütlenme veya kişi tarafından yasal bir zorunluluğun yerine getirilmesi veya bir işin yapılması sırasında yaratılan, teslim alınan, işlenen veya saklanan, biçimi veya üzerinde bulunduğu ortam ne olursa olsun, kayıtlı bilgi (belge) dir. 78 Arşiv işlem proseslerinden biri olan belge yönetim prosesi bir başka deyişle ; organizasyonel bilginin ve uzmanlığının elde edilmesi, geliştirilmesi ve kullanılması yoluyla değer yaratma sürecidir.ayrıca bilgiyi organizasyonel performansı artırmak amacıyla yaratma, ele geçirme, paylaşma ve kullanma sürecidir. 79 GİRDİ, İŞLEM, ve ÇIKTI bir bütün olarak BELGE YÖNETİM SİSTEMİNİN temel proseslerini oluşturur. 1-GİRDİ Prosesi; Kurum açısından birincil veya ikincil kaynaklardan gelen bilgiler kurumun kendi ürettiği belgeler ve evraklar ilk aşamada girdilerin bütünüdür.ileriki aşamalarda bu belgelerin değerlendirmesi yapılarak kurum açısından idari, hukuki ve kurum kimliğini tanıtıcı açıdan önemli olan evraklar diğer evrak ve arşiv işlem proseslerinden geçirilerek arşiv veri tabanı sistemi içerisinde yerini alacaklardır. 2-İŞLEM Prosesi; Üretimden düzenlemeye kadar olan çalışmaları içerir. Yani doğum (üretim) den ölüme (son düzenlemeye) kadarki olan evre belgelerin yaşam evresi olarak ele alınır ve beş fonksiyondan oluşur. Bu beş fonksiyon belge yönetiminin temelini oluşturur ve bu beş fonksiyon üç aşamada ele alınmaktadır.bunlar üretim, dolaşım, koruma, kullanım ve düzenleme aşamalarıdır. a-üretim: İlgili birimlerde yetkili kişilerce, kurumun faaliyetlerinin tüm evrelerinde üretilen belgeler, dahili amaçlar için oluşturulan, dikteler, elyazması nüshalar, bilgisayar çıktıları, yazılan bir mektup, basılan bir fatura, hazırlanan bir 78 Ataman, Bekir Kemal; Arşivcilik terimleri sözlüğü. İstanbul: Librairie de Péra, Barutçugil, İsmet ; Bilgi Yönetimi,Kariyer Yayıncılık, İstanbul

101 rapor, bir mühendislik çizimi ve kaydedilmiş bir formül vb. işlemler sırasında üretilmiş belgelerdir. 80 b-dolaşim: Üretim aşamasından sonra dolaşım aşaması gelir. Uygun kişiler tarafından görülür. Bu dolaşım, kurumlar-arası, kurum içi ve dışı olabilir. Bilgi elektronik posta, PTT, özel kurye, ofisler arası posta sistemi, doğrudan bilgisayar veri tabanı ile erişim olabilir. c-kullanim: Belgeler çokça kullanılır. Karar vermede, araştırmalarda, referansta, yasal işlemlerde dayanak olarak kullanılır. Bu aşamada bilginin yaşam evresidir. d-koruma:belgelerin dosyalamasına, bulunduğu materyal üzerinde yaşamını sağlamasına ve belgelerin kullandırılmasına ilişkin konuları içerir. e-düzenleme: Bir belgenin kullanım sıklığı azaldığında ve belge yarı aktif duruma geldiğinde, depolanır veya düzenleme yapılır.(ayıklama, imha, dosyalama).belgelerin düzenlenmeleri yada depolanmasında karar verildiğinde, belgelerin düzenlenmesi veya alıkonması için önceden hazırlanmış organizasyon şemaları ve Kalite Yönetim Sistemi ile uyumlu bir Ana Dosya Tasnif Planı oluşturularak bu plan çerçevesinde işlem yapılmalıdır bkz. şekil Ek 1 : İSTON Ana Dosya ve Saklama Planı Bu uygulama çalışmasına 2004 yılında başladım ve 6 ay süren bu çalışmanın aşamalarında; kurum tanımlanması, Kurum işlemlerinin fizibilitesi, Kurumun fonksiyon tanımlaması, birimlerin tek tek gezilerek birimlerin Fonksiyon Envanter Formu ve Dosya Envanter Formu analiz çalışmalarını çıkararak ne tür dosyalar ürettiklerini ve işlem aşamalarının tespitinden sonra bu konu tasnif planını oluşturdum.yaptığım bu kodlama çalışması 2004 yılından itibaren İ.B.B İSTON A.Ş.yazışmalarında ve Arşiv veri tabanında kullanılmaktadır. 91

102 Şekil 10: GİRDİ Bilgi Donanım Para İnsan AMAÇ İŞLEM Belge Üretim Dolaşım Kullanım Koruma Düzenleme AMAÇ Doğru belgenin, uygun kişi tarafından, uygun zamanda ve mümkün olan en düşük maliyetle hazırlanabilmesidir. ÇIKTI BİLGİ Kurumlardaki Evrak ve Arşiv işlemleri ile ilgili prosesleri sıralayacak olursak: Evrak yönetim sistemi belgelerin teslim alınmasına ait kuralların koyulması ile başlar.bunun yanı sıra evrakların yönetimiyle ilgili bir sistemi tasarlamakla yükümlü kararları da almak zorundadır : 82 1-evrakların kontrolü prosesi 2-düzenlenme ilgili prosesler 3-yer seçimi ve planlama prosesi 4-kullanım ve koruma prosedürlerinin oluşturulması prosesi 5-malzeme seçimi ve temini prosesi 6-takip sistemi prosesi 7-saklama (Ana Dosya Tasnif Planı ve Saklama Planı) oluşturma prosesi( bkz. ek 1) 8-teknolojik gelişme ve gündem takibi prosesi 9-tasfiye ve ayıklama prosesi 9-Arşive devir ve imha planları oluşturma prosesleri 82 İstanbul Üniversitesi Arşivcilik Bölümü Belge ve Bilgi Yönetimi basılmamış ders notları, Tülin AREN,

103 10-Arşiv çalışmalarıyla alakalı formların ve materyallerin oluşturulması prosesi 11-Arşiv materyal ve işlemleriyle alakalı standart bir tanımlama dili oluşturma prosesi ( Öz çıkarma, tanımlama ve thesaurus oluşturmada kullanılacak ortak bir dil oluşturma prosesi ) Bu prosesler bir evrak ve arşiv yönetim sistemi içersinde uygulanacak temel işlem proseslerini meydana getirir ve ayrıca yönetim karar mekanizması bağlayıcı hukuk kurallarını dikkate alarak arşiv ve evrak işlemleriyle alakalı karar aşamalarında oluşturacağı prosesleri belirlerken bu aşamalara karar vermelidir Arşiv Kalite Yönetim Sistemi İçin Gerekli Olan Doküman Tanımları Arşiv Kalite yönetim Çalışmasının temelini 2 ana yönlü çalışma tanımları olan sistem ve hizmet çalışması oluşturur. Sistemin ana yapısını tanımlayan ve kurum içerisinde yapılanmasını sağlayan, kalite sisteminin ana yapısını kuruma uygun olarak tanımlayan SİSTEM DOKÜMANLARI tanımı ve kurumda işleyiş açısından verilen hizmetin fonksiyonlarını tanımlayarak, yazılı hale getirip, kurumdaki hizmet verilen işlemlerin talimatını, prosedürünü tanımlayan ve hizmetlerin baştan sona tüm aşamalarını belirleyerek akış şemalarını çıkaran, işlemlerdeki tüm ayrıntıları, sorumluları, kayıt olması gereken bilgileri, kayıt ortamını tanımlayarak sistemin hizmet yönünü tanımlayan HİZMET DOKÜMANLARI çalışmasıdır. Sistem Dokümanları : Kurumda yapılan Kalite Yönetim Sistemi için kurumun detaylı bir analizinden sonra kurum fonksiyonlarının koordineli tanımı yapılır.bu tanıma ve tanımlama süreci beraberinde oluşturulmak istenen bir sistem çalışmasının parçası olan, kurumun kalite hedeflerinin oluşturularak bir sistem politikası hedeflenir ve bu hedefin devamlılığı için gerekli prosedürler, talimatlar ve gerekli dokümanlar çıkartılır.sistemin ana parçası olan bu tanımlar yani sistemin en gerekli dokümanları kurumun Sistem Dokümanları olarak adlandırılır. Hizmet Dokümanları : Kurumun Arşiv İşlemleri Kalite Çalışması yapılmadan önce sistematik bir fonksiyon analizi ve fonksiyon tanımlaması yapılarak arşiv ve arşiv alt birimlerinin hizmet fonksiyonları tanımlanır.bu tanımlama sonucunda oluşan iş akış grafikleri, 93

104 evrak dolaşım, kullanım, geri dönüş, evrak işlem aşaması, evrakın kaydı, kullandırılması ve muhafazası gibi işlemlerin nasıl yapılacağına ve bu hizmeti veren birimlerin, kişilerin icra ettiği bu fonksiyonların prosedür, proses ve işlem talimatlarının yapıldığı bu yapılanma içerisinde hangi formların kullanılacağı, kullanılan form, grafik, çizelge, cetvel v.b kayıt formlarının standart hale getirilmesi ve kullanım talimatları ile alakalı yapılan tanımlamaların yer aldığı dokümanlardır.kısacası arşivlerde kalite yönetimi için gerekli olan hizmetlerin dokümanlarıdır Arşiv Yönetimi Proseslerinin ISO 9000 Standartlarına Uyarlanması Çalışması ISO 9000 standartları çerçevesinde oluşturulacak örnek bir arşiv standardı çalışması yapılmaya karar verildiğinden itibaren kurumun sistem çalışmalarını takip edecek ve bu çalışmaların devamlılığını sağlayacak bir çalışma gurubu oluşturulmalıdır.bu çalışma gurubu içerisinde üst yönetimden ( Genel Müdür vb. ) en alt kademeye kadar bir görev tanımlaması yapılarak, çalışma aşamaları belirlenmelidir.gerekirse profesyonel bir takımdan yararlanılmalıdır.işlem aşamaları yazılı olarak her çalışma toplantısından sonra yazılı hale getirilerek çalışma tarihi ve çalışma aşamalarına karar verilmelidir.kalite çalışması yapılacak işlem aşamaları için standart formlar oluşturularak her bir aşama için iş tanımı, iş talimatı, iş proses ve prosedürü belirlenmelidir. Kurumun yapısı irdelenerek incelenip, kurum teşkilat ve organizasyon şeması çıkarılmalıdır.bunun yanı sıra kurumdaki işlemler tanımlanarak, kurum faaliyetleri analizi yapılmalı ve bu faaliyetlerin; işlemleri, girdileri, çıktıları ve sorumluluklarının incelenmesi yapılarak Kalite Yönetim Sisteminin temelini oluşturan kalite uygulama çalışmalarının ve Kalite Yönetim Sisteminin devamlılığını sağlayacak olan Kalite Yönetimi Sistem ve Hizmet Dokümanları oluşturulmalıdır. 94

105 3.3.1 ISO 9000 Standardında Arşiv Yönetimi İçin Gerekli Olan SİSTEM DOKÜMANLARI Tanımı 1- KALİTE EL KİTABI: Kurumda Kalite Yönetim Sisteminin de üst düzeyde oluşturulan kalite dokümanıdır.kurumda tesis edilen Kalite Yönetim Sistemini dokümante edip, prosedürlere ve talimatlara atıfları da ihtiva etmektedir.ayrıca kurumun tanıtıcı bilgilerini bulundurmanın yanı sıra Yönetim Sisteminin kapsamını, dokümantasyon yapısını, yönetimin sorumluluğunu, kaynak yönetimini, ve hizmet gerçekleştirme şartlarını, ayrıca sürekli iyileştirme faaliyetlerini açıklayan bölümleri ihtiva eder. 2-DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ: 2.1-Amacı: Bu prosedürün temel amacı Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili dokümanların hazırlanmasının, yayımlanmasının, gözden geçirilerek onaylanmasının, dağıtımının, revizyonunun, kodlanmasının ve yürürlükten kalkan dokümanların toplatılmasının sistematik olarak gerçekleşmesini sağlamak, bu konudaki sorumluları belirlemek ve dış kaynaklı dokümanları tanımlayarak dağıtımlarını kontrol altında almak için bir yöntem oluşturmaktır. kapsar. 2.2-Kapsamı; Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasına ilişkin dokümanları İlgili Dokümanlar: Kayıtların Kontrolü Prosedürü 2.3- Sorumlular: Genel Müdür Genel Müdür Yardımcıları Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Birim Başkanlıkları Birim Müdürlükleri İlgili Personeller 95

106 2.4- İlgili Dokümanlar : Kayıtların Kontrolü Prosedürü 2.5-Tanımlar : Doküman : Kurumda işin nasıl yapıldığını tanımlayan veya yöntemi belirleyen ve son revizyonun ilgili yerlerde bulundurulduğu kontrollü belgelerdir Prosedür: Bir prosesi yada bir faaliyeti icra etmek için belirlenen yöntemin anlatıldığı dokümandır Proses : Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetlerin anlatıldığı dokümanlardır Talimat : Kişiye veya işe yazılmış detaylı iş tanımlarıdır Diğer dokümanlar : Görev tanımları, formlar, cetveller, listeler 2.6-Uygulama: Dokümanların Hazırlanması : Kalite yönetim Sisteminin içerisinde 2 tür doküman hazırlanmaktadır. Birinci gurup dokümanlar; Kalite el kitabı ile ISO 9001;2000 standardının belirlediği Kalite Yönetim Sistemi Prosedürlerinden İkinci Grup Dokümanlar ise ; Ana proseslere ait prosedür, proses, talimatlar, görev talimatları ve bunların kullanımına ilişkin formlardan oluşur. Birinci dokümanlardan Kalite EL Kitabı, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve Genel Müdürün onayı ile yürürlüğe girer.onaylanan bölüme Genel Müdür imza atar Kalite El Kitabı : Kalite El Kitabının ihtiva ettiği bilgiler, Kalite El Kitabının içindekiler bölümünde belirtilir.kalite El Kitabının yazımında ekli sayfa formatı kullanılır Prosedürler : Prosedürler, Prosedür formatına uygun olarak hazırlanır.prosedür Formatında Doküman adı için ayrılan yere prosedürün adı, Doküman No bölümün karşısına prosedüre verilen kod numarası, Yayın Tarihi bölümünün karşısına dokümanın onaylandıktan sonra ilk kez yürürlüğe girdiği tarih yazılır. Dokümanlarda değişiklik yapılmadıysa, Revizyon Tarihi bölümüne (-) işareti konulur.değişiklik yapıldıysa, değişikliğin yapıldığı tarih yazılır. 96

107 Prosesler: Prosesler, proses formatına uygun olarak hazırlanır.doküman no bölümünün karşısına prosese verilen kod numarası, yayın tarihi bölümünün karşısına prosesin onaylandıktan sonra ilk kez yürürlüğe girdiği tarih yazılır. Dokümanda değişiklik yapılmadıysa, Revizyon tarihi bölümüne (-) işareti konulur.değişiklik yapıldıysa değişikliğin yapıldığı tarih yazılır. Dokümanda değişiklik yapılmadıysa Revizyon no bölümünün karşısına 00 yazılır.yapılacak her değişiklik için bu numara 01,02,03.. gibi artırılarak yazılır.proses kaç sayfadan oluşuyorsa Sayfa No bölümünün karşısına sayfa adedine göre tanımlanan sayfa numarası/toplam sayfa numarası ( örnek olarak 1/3, 2/3, 3/3 şeklinde ) yazılır. Prosesin içeriği aşağıda belirtilen maddelerden oluşur: 1. Amaç: Prosesin amacı belirtilir. 2. Sorumlular : Prosesin gerçekleşmesinden personelin unvanı yazılır. 3. Girdiler: Prosesi başlatan girdiler belirtilir. 4. Kaynaklar : Prosesin gerçekleşmesi için gerekli olan kaynaklar belirtilir. 5. Kriterler: Prosesin yönetilmesi ve başarısı için belirlenen kriterler yazılır. 6. Faaliyet : Prosesi oluşturan faaliyetler sistematik olarak belirtilir. 7. Çıktı : Prosesin gerçekleşmesinden elde edilen çıktı belirtilir. 8. Kayıtlar : Prosesin gerçekleşmesi sırasında ve tamamlanmasıyla ortaya çıkan kayıtlar yazılır. 9. Prosesin Etkileşimi :Prosesin etkileşimi içinde olduğu diğer prosesler belirtilir Talimatlar : Talimatlar, talimat formatına uygun olarak hazırlanır.bu formatta doküman adı bölümüne talimatın adı, doküman no, bölümünün karşısına talimata verilen kod numarası, yayın tarihi bölümünün karşısına talimatın onaylandıktan sonra ilk kez yayımlandığı tarih yazılır. Revizyon tarihi, revizyon no ve sayfa no bölümlerinin karşısına da önceki, bölümlerde açıklandığı şekilde tarih ve numara yazılır. 97

108 Talimatlar aşağıdaki bölümlerden oluşur: 1-Amaç: talimatın yazılış amacı açıklanır. 2-Uygulama : İşin yapılışı kısa, öz ve anlaşılır bir dille ve sorumluları da kapsayacak şekilde anlatılır Diğer Dokümanlar : Bunlar formlar, listeler, görev tanımı prosedürleri v.b. dokümanlar olabilir.formlarda diğer dokümanlarda kullanılan başlık kartı kullanılır ve bu prosedürün bölümünde anlatılan şekilde kod numarası verilir Dağıtım ve Kontrol Dokümanların Dağıtımı Hazırlanan Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları, Merkez Kalite Yönetim ve Ar- Ge Koordinatörlüğü tarafından bağlı bulunan birimler ve destek proses sahibi birimler sayısınca çoğaltılır. Çoğaltılan kopyalar Kontrollü Kopya kaşesi basılarak Doküman Dağıtım Formu ile birim amirlerine imza karşılığı dağıtılır.dokümanların asılları ile Doküman Dağıtım Formu aslı Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir. Dağıtım yapılan birimler, Merkez Kalite Yönetim ve Ar- Ge Koordinatörlüğü tarafından aldıkları dokümanları yeteri kadar çoğaltarak Kontrollü Kopya kaşesi bastıktan sonra dağıtımını yapar Sistem Dokümanlarını ( Kalite El Kitabı ve Kalite Yönetim proseslerini ) Şube Müdürleri, Koordinatörler ve ilgili Servislere Doküman Dağıtım Formu ile imza karşılığı dağıtırlar Hizmete ilişkin dokümanları ise; İlgili Birim Müdürlüğü ve Koordinatörlere, kendi başkanlıkları ile ilgili dokümanların tamamını, Servislere ise, yalnızca kendi birimleri ile ilgili hizmet dokümanlarını Doküman Dağıtım Formu ile imza karşılığı dağıtırlar. Doküman Dağıtım Formları dağıtımı yapan birim amirliğinde muhafaza edilir. 98

109 Revize Edilen Dokümanların Dağıtımı : Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları değişikliğe uğramış ise bu prosedürün maddesinde belirtilen yöntemle ve bir üst yazı ile dağıtımı yapılır. Kalite yönetim Temsilcisi değişikliğe uğrayan dokümanların eski asılları üzerine Geçersizdir kaşesi basar ve bu dokümanları Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre saklar. Kalite Yönetim Temsilcisinde kalan geçersiz asıllar dışındaki revize edilen tüm dokümanlar, dağıtımın yapıldığı, kişiler tarafından yenisi alındığında kıyılarak imha edilir.bu işlemlerden Birim Amiri ve bu işlerle görevlendirilmiş personel sorumludur.bu işlemlerle ilgili ayrıntılar dağıtımın yapıldığı üst yazıda açıklanır Revizyon : Kalite Yönetim Sistemi Dokümanlarının revizyonuna ilişkin talep Revizyon İstek Formu doldurulmak suretiyle her seviyedeki personel tarafından yapılabilir.formun Kalite Yönetim temsilcisine iletilmesi uygun görülürse birim amirince yapılır.kalite Yönetim Temsilcisi isteği gözden geçirir. Revizyon El Kitabında yapılacaksa Kalite Yönetim Temsilcisi gerekli değişikliği yaparak Genel Müdürün onayına sunar. Genel Müdürün onayından sonra Kalite El Kitabı sayfası/sayfaları yeniden yayımlanır.5 kez değiştirilen el kitabında bir sayfa bulunursa o el kitabı iptal edilir ve yeniden yayımlanır. Revizyon Kalite El Kitabı dışındaki dokümanlarda yapılacaksa gerekli değişiklikler Merkez Kalite Yönetim ve Ar- Ge Koordinatörlüğü tarafından hazırlanarak Kalite Yönetim Temsilcisinin onayına sunulur. Kalite Yönetim Temsilcisince imzalanan dokümanlar tekrar yayımlanır. Kalite Yönetim Temsilcisine iletilen Revizyon İstek Formları Merkez Kalite Yönetim ve Ar- Ge Koordinatörlüğü tarafından Revizyon İstekleri Takip Listesine kaydedilir ve dokümanlarda yapılan değişiklikler her doküman için ayrı ayrı Revizyon İzleme Çizelgesi tutularak izlenir.bu çizelge Kalite El Kitabının her bir sayfası için ayrı ayrı tutulur. 99

110 Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü: Kurumda kullanılan dış kaynaklı dokümanlar resmi gazete, resmi gazete ile duyurulan kanun, tüzük, yönetmelik, bütçe uygulama talimatı, tebliğler ve ilgili genelgeler gibi dokümanlardır. Bu dokümanların izlenmesi Kurumun belirlenen birim müdürlüğü tarafından takip edilir.kurumun faaliyetleri ile ilgili olarak resmi gazetede yayınlanan dokümanlar bu birim müdürlüğü tarafından izlenerek 1 sureti bu birimde kalmak kaydı ile diğer birimlere bu prosedürde belirtilen yöntemle dağıtımı yapılır Kodlama : Kodlama, Kalite Yönetim Sistemine ait tüm dokümanların genel ve kısa ifadelerle sistematik olarak tanımlanmasıdır. Dokümanlar kodlanırken öncelikle Kurumun kodundan sonra ilgili birimin kodu yazılarak oluşturulur. Örneğin Başbakanlık Devlet Arşivleri BDA Başbakanlık Devlet Arşivleri Kalite El Kitabı BDA-KEK gibi. 2.7-Kayıtlar : Sistem içerisinde yer alan doküman kayıtları aşağıda sıralanacak olursa; Kalite El Kitabı Formatı Prosedür Formatı Proses Formatı Talimat Formatı Form Formatı Görev Tanımı Formatı Güncel Dış Kaynaklı Doküman Listesi Doküman Dağıtım Formu Revizyon İstek Formu Geçerli Doküman Listesi Revizyon İstekleri Doküman Listesi Revizyon İzleme Çizelgesi yer alır Bakınız Ek 2: Başbakanlık Devlet Arşivleri ISO 9000 çalışması, Dokümanların Kontrolü Prosedürü Kayıtlar eki. 100

111 3- KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ 3.1-Bu prosedürün Amacı : Kurumda uygulana KYS ne ait kalite kayıtlarının oluşturulması, tanımlanması, tasnifi ve ulaşabilirliliğinin süresinin belirlenmesi, elden çıkarılma usullerinin belirlenmesi, dosyalanması ve arşivlenmesi için bir yöntem oluşturmaktadır. 3.2-Kapsamı:Bu prosedürün kapsamı kuruma ait tüm kayıtları kapsamasıdır. 3.3-Sorumlular: Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Birim Başkanlıkları Birim Müdürlükleri ve Koordinatörler Kayıtla ilgili tüm personel 3.4- İlgili Dokümanlar: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Arşiv Mevzuatı Hakkındaki Yönetmelik Arşiv Kullanım Talimatı Dokümanların Kontrolü Prosedürü 3.5- Tanımlar : Doküman : Kurumda işin nasıl yapıldığını tanımlayan veya yöntemi belirleyen ve son revizyonun ilgili yerlerde bulundurulduğu kontrollü belgelerdir Prosedür: Bir prosesi yada bir faaliyeti icra etmek için belirlenen yöntemin anlatıldığı dokümandır Proses : Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetlerin anlatıldığı dokümanlardır Talimat : Kişiye veya işe yazılmış detaylı iş tanımlarıdır Diğer dokümanlar : Görev tanımları, formlar, cetveller, listeler 101

112 3.6- Uygulama: Kurumda gerçekleştirilen tüm faaliyetler kayıt esasına dayanır.bu nedenle uygulama aşamasında gerekli olan en temel çalışma kurumun kalite kayıtlarının tanımlanarak saklama sürelerinin belirlenmesidir.bu çalışma yani; kalite kayıtlarının korunması, saklanması ve imha sağlanması, kayıtların saklanma işlemleri, bu prosedüre ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine göre yürütülür. Kurumun temel ve destek prosesleri ile ilgili Kalite Kayıtları şu şekilde sınıflandırılabilir; 1- Diğer kurum ve kuruluşlarla birimler arası yazışma klasörleri 2-İç yazışma klasörleri 3-Satın alma kayıtları 4-Arşivden yararlanmak için başvuran şahıslara ait kayıtlar 5-Hizmete ilişkin diğer kayıtlar ile bu kayıtların dışında kalan diğer yazışma dosyalarının arşivde saklama süresi Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte belirtilmiş olup buna göre; Kalite Kayıtları faaliyeti gerçekleştiren birimlerde, varsa ait oldukları dosyada yoksa ilgili klasöre takılarak Birim arşivinde muhafaza edilir.kurumlardan teslim alınan arşiv belgeleri ise kurumun ara depolarında muhafaza edilir. Kurumun mevzuatı doğrultusunda verdiği hizmetlere ilişkin her türlü yazı, yetkili ve sorumlu kişilerce imza edilmiş ise, yapılan işlemin, verilen bilginin doğruluğu temin edilmiş olur.kontrolü yapılmış olan bu kayıtların tarih ve numara almış nüshaları ilgi servislerde ait oldukları dosya yada klasörde muhafaza edilir. Kalite Yönetim Sistemi gereği oluşturulan Kalite Kayıtları Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü ile birimlerdeki ilgili klasörlerde muhafaza edilir. 102

113 4- YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRME PROSEDÜRÜ 4.1-Bu Prosedürün Amacı : Kurumda uygulanmakta olan Kalite Yönetim Sisteminin işleyişi, uygunluğu, sürekliliği ve kalite politika hedeflerinin karşılanmasındaki etkinliği ile sonuçlarının üst yönetim tarafından belirli aralıklarla gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi için bir yöntem oluşturmaktır. 4.2-Kapsamı : Bu prosedür Kalite Yönetim sisteminin etkin olarak uygulanmasının ve sürekli iyileştirilmesinin sağlamak üzere üst yönetimce gerçekleştirilmesi gereken faaliyetleri kapsar. 4.3-Sorumlular: Genel Müdür Genel Müdür Yardımcıları Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Birim Başkanlıkları Birim Müdürlükleri Gündemle ilgili diğer Personeller 4.4-İlgili Dokümanlar : Düzeltici Faaliyet Prosedürü Önleyici Faaliyet Prosedürü Yeterlilik, Bilinç Ve Eğitim Prosedürü İç Tetkik Prosedürü Veri Analizi Prosedürü Kayıtların Kontrolü Prosedürü 4.5- Uygulama : Kurumda Kalite Yönetim Sisteminin devamını ve etkinliğini sağlamak üzere yılda en az iki kez, belirlenmiş tarih aralıklarında Olağan Yönetimi Gözden Geçirme Toplantıları yapılması gereklidir. 103

114 Bu toplantının günü, yeri, tarihi, gündemi en az 5 iş günü önceden Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından toplantıya katılacaklara Toplantı Bildirim Formu ile ve Yönetimi Gözden Geçirme Toplantısı Doküman Dağıtım Formu İle duyurulmalıdır.bununla birlikte katılımcılara Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanan kalite Yönetim Sistemi Performans Raporu iletilir. Yönetimi Gözden Geçirme Toplantısına genel müdür veya olmadığı durumlarda genel müdüre vekalet eden kişi başkanlık eder. Yönetimi Gözden Geçirme Toplantısı Kalite Yönetim Temsilcisinin önerisi ve genel müdürün onayı ile olağanüstü olarak ta yapılabilir.olağan ve olağanüstü toplantılar arasındaki temel fark olağanüstü toplantılarda belli konuların görüşülmesi ve katılımcılara 2 iş günü önceden haber verilmesidir. Yönetimi Gözden Geçirme Toplantılarında, KYS nin aksayan veya iyileştirilmeye açık yönleri ile bunlara ilişkin Düzeltici/Önleyici Faaliyetler, sistemin etkili biçimde uygulanmasını engelleyen sorunlar, bir önceki toplantı sonucu yapılan revizyonlar ve alınan kararların ortaya çıkardığı sonuçlarla birlikte tartışılır. Yine bu toplantılarda müşteri şikayetleri, bunların nedenleri, giderilmesi, azaltılması için gerçekleştirilen Düzeltici/Önleyici Faaliyetler ile bunların etkinliği değerlendirilerek, gerekli revizyonların yapılması için kararlar alınır.kurumun kalite hedefleri gözden geçirilir, yeni kalite hedeflerinin belirlenmesi yanında, belirlenmiş olan hedeflerde de gerekli görülen değişikliklerin yapılması için kararlar alınır. Yine kurumun kalite hedeflerine ulaşabilmek için tespit edilmiş olan kalite politikasının yeterliliği değerlendirilir.gerekli görüldüğü takdirde kalite politikası geliştirilir veya değiştirilir.alınan sonuçlar ve yapılan değerlendirmeler katılımcılara rapor halinde en kısa zamanda ulaştırılır ve yönetimi gözden geçirme toplantı raporları, kayıtların kontrolü prosedürüne göre muhafaza edilir Kayıtlar : Yönetimin Gözden Geçirilmesi Doküman Dağıtım Formu Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantı Bildirim Formu Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantı Tutanağı Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Raporu Kalite Yönetim Sistemi Performans Raporu Kalite Hedefleri gibi kayıtlar tutulmak zorundadır. 104

115 5- İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ 5.1-Amaç : Bu prosedürün amacı kurumda uygulanan Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini, faaliyetlerin dokümante edilmiş esaslara ve ISO 9001:2000 standardının şartlarına uygunluğunu tespit etmek için yapılacak iç tetkiklere ilişkin usul ve esasları belirlemektir. kapsar. 5.2-Kapsam : Bu prosedür kurumda yapılacak iç tetkik faaliyetlerine ilişkin tüm uygulamaları 5.3- Sorumlular : Genel Müdür Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Baş Tetkikçi Tetkikçi Birim Müdürü Şube müdürü 5.4- İlgili Dokümanlar Yönetimin gözden geçirilmesi prosedürü Kayıtların kontrolü prosedürü Düzeltici Faaliyet Prosedürü Önleyici Faaliyet Prosedürü Veri Analizi Prosedürü 5.5. Tanımlar Doküman : Kurumda işin nasıl yapıldığını tanımlayan veya yöntemi belirleyen ve son revizyonun ilgili yerlerde bulundurulduğu kontrollü belgelerdir Prosedür: Bir prosesi yada bir faaliyeti icra etmek için belirlenen yöntemin anlatıldığı dokümandır Proses : Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetlerin anlatıldığı dokümanlardır. 105

116 5.5.4-Talimat : Kişiye veya işe yazılmış detaylı iş tanımlarıdır Diğer dokümanlar : Görev tanımları, formlar, cetveller, listeler 5.6- Uygulama Genel Esaslar : İç tetkikler kurumda, Kalite Yönetim Sistemi faaliyetlerinin ISO 9001:2000 standardına uygun olarak yürütülmesinin kontrolünü sağlamak, varsa uygunsuzlukları ortaya çıkarmak amacıyla yapıldığı için, büyük bir titizlikle uygulanır, yardımcı ve yol gösterici esaslara dayanır. İç Tetkikler, yılda iki kez yılın belirlenmiş döneminde planlı olarak yapılır. Ancak bir önceki tetkik döneminde çok sayıda düzeltici faaliyet başlatılmış yada kritik proseslere sahip birimlerde Kalite Yönetim Temsilcisinin teklifi, genel müdürün onayı ile ikiden fazla iç tetkik yapılabilir. İç tetkik için diğer kurum ve kuruluşlardan tetkikçilerde, gözlemci olarak davet edilebilir İç Tetkik Ön Hazırlığı Yapılacak tetkik çalışmalarının hazırlık çalışmasını bire bir Kalite Yönetim Temsilcisi koordine eder.iç tetkik planı hazırlanır.tetkik planında tetkik edilecek birim, tetkik tarihleri, görevlendirilen tetkik görevlileri belirtilir.birden fazla tetkikçi varsa içlerinden biri baş tetkikçi olarak belirlenir. Hazırlanan tetkik planı Genel Müdürün onayına sunulur.onay alınan plan uygulanması için tüm birimlere duyurulur İç Tetkik Uygulaması Takip Tetkiki Tetkik Sonuçlarının Değerlendirilmesi işlemleri ile tetkik tamamlanır Kayıtlar İç Tetkik Planı İç Tetkik Ayrıntı Planı İç Tetkik Düzeltici Faaliyet İstek Formu İç Tetkik Raporu İç Tetkikçi Değerlendirme Formu Açılış Toplantı Tutanağı Formu 106

117 Kapanış Toplantı Tutanağı 6-UYGUN OLMAYAN HİZMET PROSEDÜRÜ 6.1.Amaç Bu prosedürün amacı, Kurumda verilen hizmetler sırasında oluşan uygunsuzlukların tespit edilmesi ve çözümlenmesinde yetki, sorumluluk ve yöntemleri tespit etmektir. 6.2-Kapsam Kurumda verilen hizmetler ve bu hizmetlere esas teşkil eden tüm faaliyetler bu kapsamdadır. 6.3-Sorumlular Genel Müdür Genel Müdür Yardımcıları Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Birim Başkanlıkları Birim Müdürlükleri ve Koordinatörler 6.4- İlgili Dokümanlar Düzeltici Faaliyet Prosedürü Önleyici Faaliyet Prosedürü Yeterlilik Bilinç ve Eğitim Prosedürü Yönetimin Gözden Geçirilmesi Prosedürü Bireysel Öneri Prosedürü 6.5- Tanımlar : Diğer Prosedür tanımları başlığında yer alan tanımlar, bu proses içinde geçerlidir Uygulama Genel işleyiş olarak; hizmetlerin sunumu sırasında yapılan tüm faaliyetlerin mevzuat, prosedür, proses ve talimatlara uygunluğu ile dokümanlarda belirtilen 107

118 yetkililer tarafından kontrol edilir.yetkili kişi tarafından evrak üzerine atılan imza ve paraf, gelinen adıma kadar olan tüm işlemlerin uygun ve doğru olduğunu gösterir. Yapılan kontrollerde hatalı bir yazım varsa yazılı veya sözlü açıklama yapılarak bir önceki adıma iade edilir ve düzeltilir eğer hatalı evrak arşiv belgesi ise yeniden düzenlenir, değilse imha edilir. Uygulamalarda eksik ve hatalı olan prosesler Uygun Olmayan Hizmet Formuna kaydedilir ve Düzenleyici - Önleyici Faaliyet Prosedürü, Yeterlilik ve Bilinç Eğitim Prosedürüne göre işlem yapılmak üzere değerlendirilir. 6.7-Kayıtlar Uygun Olmayan Hizmet Kontrol Formu Toplam Uygunsuzluk Bildirim Formu Uygun Olmayan Hizmet Formu Uygun Olmayan Hizmet Takip Listesi 7-VERİ ANALİZİ PROSEDÜRÜ 7.1-Amaç Bu prosedürün amacı, Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu, etkinliğini göstermek, sürekli iyileştirilmesini ve geriye dönük olarak izlenebilirliğini sağlamak amacıyla uygun verilerin belirlenmesi, toplanması, analiz edilmesi için bir yöntem oluşturmaktır. 7.2-Kapsam Bu prosedür, Kurumda Kalite Yönetim Sisteminin Uygulanması sırasında elde edilen verilere ilişkin analizleri kapsar Sorumlular Genel Müdür Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü 108

119 7.4- İlgili Dokümanlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü Düzeltici Faaliyetler Prosedürü Önleyici Faaliyetler Prosedürü Yönetimi Gözden Geçirme Prosedürü İç Tetkik Prosedürü Uygun Olmayan Hizmet Prosedürü Yeterlilik, Bilinç ve Eğitim Prosedürü Hizmet Prosedür ve Prosesleri geçerlidir. 7.5-Tanımlar Diğer Prosedür tanımları başlığında yer alan tanımlar, bu proses içinde 7.6- Uygulama Geçmiş verilerin değerlendirilmesi ve geleceğe yönelik planlamaların, iyileştirme çalışmalarının yapılmasında yararlanılacak istatistiksel verilerin oluşturulmasını sağlamak için istatistiksel tekniklerden yararlanılır. 7.7-Kayıtlar Proses İzleme Formu Bu prosedürde geçen tüm dokümanlar kalite kaydı olup Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre işlem görür. 8- DÜZELTİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ 8.1- Amaç Bu prosedürün amacı kurumda Kalite Yönetim sistemi şartlarına uygun olmayan ve müşteri memnuniyetini engelleyen uygunsuzlukların tespit edilerek ortadan kaldırılması ve tekrarının önlenmesi için bir yöntem oluşturmaktır. 8.2-Kapsam Bu prosedür, kurumun sunduğu hizmetlerde ortaya çıkan her türlü uygunsuzluk ile bunların giderilmesine yönelik faaliyetleri kapsar. 109

120 8.3- Sorumlular Genel Müdür Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Birim Müdürü Şube müdürü ve koordinatörler 8.4- İlgili Dokümanlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü Veri Analizi prosedürü Yönetimi Gözden Geçirme Prosedürü geçerlidir. 8.5-Tanımlar Diğer Prosedür tanımları başlığında yer alan tanımlar, bu proses içinde 8.6-Uygulama Düzeltici faaliyetler, çalışanlar tarafından belirlenen uygunsuzluklar, personelin eğitim ihtiyacı, bireysel öneriler, görsel-yazılı medya ve elektronik posta yoluyla gelen bilgi ve şikayetler, müşteri memnuniyeti anketi sonuçları, yazılı yada sözlü olarak gelen müşteri şikayetleri, diğer kamu kurum ve kuruluşlarından gelen uygunsuzluk bildirimleri, iç tetkik sonuçları v.b. konularda bildirilen yada tespit edilen uygunsuzluklara göre başlatılır. Tüm çalışanlar, Düzeltici Faaliyet İstek Formunu kullanarak düzeltici faaliyet talebinde bulunabilirler. Personelden alınan bu istek formları Düzeltici Faaliyet Takip Listesine kaydedilir ve incelemeye alınır Kayıtlar Düzeltici Faaliyet İstek Faaliyet Formu Düzeltici Faaliyet Takip Listesi 110

121 9-ÖNLEYİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ 9.1- Amaç : Bu prosedürün amacı, Kalite Yönetim Sistemi şartlarının uygulanmasını etkileyecek potansiyel olumsuzlukların oluşmasını engellemek, bu uygunsuzlukların nedenlerini belirleyerek yayılmasını önlemek ve ihtiyaç duyulan faaliyetlerin belirlenip uygulanmasını sağlamak için bir yöntem oluşturmaktır Kapsam : Bu prosedür, kurumda sunulan hizmetlerde ortaya çıkabilecek her türlü potansiyel uygunsuzluğun önlenmesine yönelik faaliyetleri kapsar. 9.3-Sorumlular : Genel Müdür Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Birim Müdürü Şube müdürü ve koordinatörler 9.4- İlgili Dokümanlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü Veri Analizi Prosedürü Yönetimi Gözden Geçirme Prosedürü Uygun Olamayan Hizmetin Prosedürü geçerlidir. 9.5-Tanımlar Diğer Prosedür tanımları başlığında yer alan tanımlar, bu proses içinde 9.6- Uygulama Önleyici Faaliyetler, çalışanlar tarafından belirlenen uygunsuzluklar, personelin eğitim ihtiyacı, bireysel öneriler, görsel-yazılı medya ve elektronik posta yoluyla 111

122 gelen bilgi ve şikayetler, müşteri memnuniyeti anket sonuçları, yazılı yada sözlü olarak gelen müşteri şikayetleri, diğer kamu kurum ve kuruluşlarından gelen uygunsuzluk bildirimleri, iç Tetkik Sonuçları v.b. konularda bildirilen yada tespit edilen uygunsuzluklara göre başlatılır. Tüm çalışanlar Önleyici faaliyet İstek Formunu kullanarak Önleyici Faaliyet talebinde bulunabilirler. Personel tarafından doldurulan Önleyici Faaliyet İstek Formunda yer alan uygunsuzluğun kaynağı ve nedeni, talep sahibi personel, Birim amiri ve birim sorumlusu ile birlikte incelenir ve işleme alınıp alınmayacağına karar verilir. 9.7-Kayıtlar Önleyici Faaliyet İstek Formu Önleyici Faaliyet Takip Listesi 10- YETERLİLİK, BİLİNÇ VE EĞİTİM PROSEDÜRÜ Amaç Bu prosedürün amacı, Kalite Yönetim Sistemi Şartlarının etkin olarak uygulanabilmesi ile hizmet sunumunda etkinlik ve verimliliğin arttırılması için, buna ilişkin faaliyetleri yürüten personelin yeterliliğinin sağlanması, Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması ve hizmetin sunumu sırasında ortaya çıkabilecek sorunların çözümünde personelin katkısı ve motivasyonunun sağlanması, personelin yaptığı faaliyetlerin önemini ve uygunluğunun farkında olmasının sağlanması ve kalite hedeflerinin başarılmasına nasıl katkıda bulunulacağının belirlenmesi için verilmesi gereken eğitimlerin planlanmasına, uygulanmasına ve sonuçlarının değerlendirilmesi ile mükellef kurum ve kuruluşların arşiv ve arşivcilik konusundaki eğitim taleplerinin karşılanmasına ilişkin esas ve usulleri belirtmektedir Kapsam Bu prosedür, eğitim faaliyetlerine ilişkin tüm uygulamaları kapsar.eğitim konusunda genel müdürlükte Kalite Yönetim Temsilcisi ve Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğünün yürüttüğü görevleri kurumda, Kalite Temsilcisi ve Birim Kalite Denetim Ar-Ge Koordinatörlüğü yürütür, oluşan dokümanları Genel Müdürlüğün yazışma kuralları içinde Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğüne gönderir. 112

123 10.3-Sorumlular Genel Müdür Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Birim Başkanlıkları ve ilgili personel Personel Şube Müdürlüğü İdari İşler Şube Müdürlüğü İlgili Dokümanlar Sayılı Devlet Memurları Kanunu Ve İlgili Yönetmelikler Sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında ki Yönetmelikler Yönetimin Gözden Geçirilmesi Prosedürü İç Tetkik Prosedürü Uygun Olmayan Hizmetin Prosedürü Satın Alma Prosedürü Veri Analizi Prosedürü Tanımlar Doküman : Kurumda işin nasıl yapıldığını tanımlayan veya yöntemi belirleyen ve son revizyonun ilgili yerlerde bulundurulduğu kontrollü belgelerdir Prosedür: Bir prosesi yada bir faaliyeti icra etmek için belirlenen yöntemin anlatıldığı dokümandır Proses : Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetlerin anlatıldığı dokümanlardır Talimat : Kişiye veya işe yazılmış detaylı iş tanımlarıdır Diğer dokümanlar : Görev tanımları, formlar, cetveller, listeler 10.6-Uygulama: Yeterlilik Bilinç ve Eğitim Prosedürü ; Eğitim Faaliyetleri, 113

124 Kalite Yönetim Sistemine İlişkin Eğitimler, Eğitim Teklifleri, Personelden Alınan Eğitim Talepleri, Kurum dışı Eğitimler, Eğitimlerin Uygulanması, Eğitim Etkinliğinin Değerlendirilmesi gibi fonksiyonlardan oluşur Kayıtlar Personel Eğitim İzleme Formu Eğitim Sonuçlarının Değerlendirilmesi Formu Eğitim Katılım Çizelgesi Eğitim Talep Formu Eğitim taleplerinin değerlendirilmesi Formu 11-SATIN ALMA PROSEDÜRÜ 11.1.Amaç Bu prosedürün amacı, kurumun ihtiyacı olan her türlü malzeme ve hizmetlerin alımı için şekil ve şartları belirlemek, uyulması gereken esas ve ilkeleri saptamak ve tedarikçilerin değerlendirilmesi için bir yöntem belirlemektir Kapsam Bu prosedür, kurum için yapılan tüm alımları ve bunlara ilişkin faaliyetleri kapsar Sorumlular Genel Müdür ve Genel Müdür yardımcısı Kalite Yönetim Temsilcisi İhale Komisyonu Tedarikçi Değerlendirme komisyonu Birim Başkanlıkları ve ilgili personel İdari ve Mali İşler Birim Müdürlüğü İlgili Personel İlgili Dokümanlar Sayılı Kamu İhale Kanunu 114

125 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Sayılı Kanunun Uygulama Yönetmelikleri Kamu İhale Kurulu Kararları Kamu İhale Tebliğleri Bütçe Uygulama Talimatı Kayıtların Kontrolü Prosedürü Yatırım Programı Bütçe Kanunu Tanımlar Hizmet sunucu Tedarikçi İhale Komisyonu Muayene ve kabul komisyonu Şartname İdari şartname Teknik şartname Uygulama Satın Alma Uygulamaları Eğitim Hizmetlerinin Satın Alınması Arsa ve Bina Alımı, Bakımı ve Onarımı, Kiralanması İşlemleri Yazılım ve Donanım Satın Alınması Formlar ve Diğer Matbu Evrakların Bastırılması ve Satın Alınması Demirbaş ve Malzeme İle Küçük Bakım ve Onarım Hizmetlerinin Satın Alınması Muayene ve Kabul İşlemleri Satın Alma İşlemlerine Ait Kayıtların Tutulması ve Saklanması Tedarikçilerin Değerlendirilmesi Tedarikçilerin Puanlanması ve Onaylı Tedarikçi Listesi Hazırlanması işlemleri yer alır bu prosedürde Kayıtlar Kamu İhale Kurumunca Hazırlanan Standart Formlar 115

126 Denetim Muayene ve Kabul Komisyonu Kararları Tedarikçi Değerlendirme Formu Onaylı Tedarikçi Listesi 12.BİREYSEL ÖNERİ PROSEDÜRÜ Amaç Bu prosedürün amacı, Kalite Yönetim Sisteminin esaslarından biri olan sürekli iyileştirme ve müşteri memnuniyetinin sağlanması konusunda büyük bir rolü ve payı olan bireysel katılımın sağlanması, kurum personellerinin, araştırmacıların ve arşiv hizmeti alanların iyileştirme amaçlı önerilerde bulunabilmesi amacıyla kurulan Bireysel Öneri Sisteminin işleyişine ilişkin usul ve esasları belirlemektir Kapsam Bu prosedür, kurumda bireysel öneri kapsamındaki tüm uygulamaları ve bu uygulamaların sorumlularını kapsar Sorumlular Genel Müdür Kalite Yönetim Temsilcisi Merkez Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Kalite Temsilcisi Birim Kalite Yönetim ve Ar-Ge Koordinatörlüğü Birim Başkanlıkları ve ilgili personel Şube Müdürlüğü İlgili Dokümanlar Düzeltici Faaliyetler Prosedürü Önleyici Faaliyetler Prosedürü Yönetimi Gözden Geçirme Prosedürü Veri Analizi Prosedürü 116

127 12.5- Tanımlar Doküman : Kurumda işin nasıl yapıldığını tanımlayan veya yöntemi belirleyen ve son revizyonun ilgili yerlerde bulundurulduğu kontrollü belgelerdir Prosedür: Bir prosesi yada bir faaliyeti icra etmek için belirlenen yöntemin anlatıldığı dokümandır Proses : Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleriyle ilgili veya etkileşimli faaliyetlerin anlatıldığı dokümanlardır Talimat : Kişiye veya işe yazılmış detaylı iş tanımlarıdır Diğer dokümanlar : Görev tanımları, formlar, cetveller, listeler Uygulama Mevcut kanun ve yönetmelikler personeli müracaat usul ve esaslarını belirlemiştir.bireysel öneri sistemi, bu yasal hakkın kullanılmasında hiçbir değişiklik getirmemekle beraber, yasal müracaat hakkının yanı sıra iyileştirme amaçlı önerilerin ilgili birimlere daha çabuk ulaşmasını, daha kısa sürede değerlendirilmesini, süratle uygulamaya konulmasını, değerlendirme sonuçlarının öneri sahibine ulaştırılmasını ve bu suretle personelin ve hizmet alan müşterilerin memnuniyetini sağlamayı hedeflemektedir Kayıtlar Bireysel Öneri Formu Öneri İşlem Formu Öneri Sonuç Formu 13- TASARIM PROSEDÜRÜ Amaç Bu prosedürün amacı, hizmetin gereği olan tasarım ve geliştirme ile yeni sunulacak hizmetin tasarımını ve geliştirmesini planlama, aşamalarını belirleme, gözden geçirme, doğrulama, geçerli kılma, bu işlemler için sorumlulukları ve yetkileri belirleme, tasarım ve geliştirme değişikliklerinin kontrolü için bir yöntem oluşturmaktır. 117

128 13.2- Kapsam Bu prosedür, kurumdaki tüm tasarım ve geliştirme faaliyetlerinin ve bunlara ilişkin yetki ve sorumlulukları kapsar Sorumlular Genel Müdür Kalite Yönetim Temsilcisi Genel Müdür Yardımcısı Tasarım Komisyonu İlgili Birim Müdürlükleri ilgili Personel İlgili Dokümanlar Satın alma prosedürü 13.5-Tanımlar Diğer Prosedür tanımları başlığında yer alan tanımlar, bu proses içinde geçerlidir Uygulama Planlama, Tasarım ve Geliştirme Girdileri, Tasarım ve Geliştirme Çıktıları, Tasarım ve geliştirmenin Gözden Geçirilmesi, Tasarım ve Geliştirme Doğrulaması Tasarım ve Geliştirmenin Geçerli Kılınması işlem aşamalarından oluşur Kayıtlar Tasarım Planlama Formu Tasarım Gözden Geçirme Formu 118

129 ISO 9000 Standardında Arşiv Yönetimi İçin Gerekli Olan HİZMET DOKÜMANLARI Tanımı 1- Kurumun KALİTE POLİTİKASI Arşiv işlemleri ve prosesleri için belirlenmesi gerekli olan Kalite Politikası 2- Kurumun TEŞKİLAT ŞEMASI Kurumun tüm bünyeleriyle fonksiyon ve bağlantıları en son tanımlanmış haliyle ele alınması gerekli olan yapısıdır. 3-Kalite Gurupları İş Akış Şeması Kalite çalışmasına başlanmadan Kurum bünyesinde sistematik bir yapı tasarlanarak Kalite Yönetim Temsilcisi ve Kalite Yönetim Ar-Ge birimi oluşturulur. 4- Kalibrasyon Planı Kalite çalışması için yapılan ölçme, fizibilite ve analiz çalışmaları planıdır.kalibre edilecek ürün, hizmet veya malzeme, kalibrasyon zamanı, kalibrasyon yapacak birim ve kalibre yapılacak birim belirlenir ve bu çalışmanın sonucunda işlem fonksiyonlarının kullanım yararlığı ölçülür Arşiv Proses ve İşlemleri İçin Geçerli Doküman Listesi Kalite Yönetimi Kitabı içersinde kurum arşivi için tanımlanmış prosedürlerin, proseslerin, talimatların, formların, görev tanımı dokümanlarının Kalite Yönetimi Hizmet Dokümanları bölümünde yazılması gerekli olan Kalite Çalışması Dokümanları nın yer aldığı listelerdir. Bu listelerde prosedürlerin, proseslerin, talimatların, formların, görev tanımı dokümanların ; Geçerli Doküman Listesi adı ile oluşturulmuş Prosedür adı, Dokuman no, Proses adı, Dokuman no, Talimatın Adı, Dokuman no, Form adı, Dokuman no, Görev tanımı, Dokuman no listesi şeklinde tanımlanmış halidir. 84 Örnek bir Kalibrasyon Planı bkz. Ek 3 119

130 6- Güncel Dış Kaynaklı Doküman Listesi Kurumun ihtiyacına ve kurumun fonksiyonlarının sonucunda işlem gören ve işlem için gerekli olan doküman akışına göre yapılır. ( bkz. Ek 4 ) 85 7-Arşiv İşlemleri Prosedürü 7.1- Amaç Bu prosedürün amacı, Kurumun ve toplumun hayatını ilgilendiren her türlü bilgi, belge ve dokümanla ilgili tespit çalışması, belgelerin toplanması, muhafaza edilmesi, tahriplerinin önlenmesi, kurum ve kuruluşlara da bu konuda rehberlik ederek arşivlik belgelerin Milli Arşivlere yada Devlet Arşivlerine devrinin sağlanması, kurumun tüm evrelerine ait belgelerin tasnif edilerek düzenlenmesi, film, mikrofilm gibi ileri tekniklerin uygulanarak kurum evraklarının belirli bir çerçevede kullandırılmasının sağlanması, kurum arşivinin kataloglarının hazırlanması, bu çalışmalarla bağlantılı olarak kurum arşiv ana dosya tasnif planları ve saklama planları oluşturularak arşiv faaliyetlerinin kurumun stratejik ve hızlı kullanımına sunulmasını sağlamak amacıyla bir sistem çalışması oluşturmaktır Kapsam Bu prosedür, kurumda arşiv işlemlerine ilişkin tüm uygulamaları ve birimleri kapsar Sorumlular Üst Yönetim Genel Müdür Genel Müdür Yardımcıları Birim Müdürlükleri Koordinatörler Arşiv Birim Müdürlüğü Arşiv Personelleri 7.4- İlgili Dokümanlar Kurumun Teşkilatıyla Alakalı Kanun Sayılı Kanun Bakanlar Kurulu Kararı 85 Ek 4: Güncel Dış Kaynaklı Doküman Listesi örneği 120

131 7.4.4-Devlet Arşiv Hizmetleri İle Alakalı Yönetmelikler Tasnif Talimatı Kurumlarda İlişkiler Talimatı Araştırma Hizmetleri Talimatı Bilgi İşlem Talimatı Yayın Talimatı Muhafaza Bakım Talimatı Kayıtların Kontrolü Prosedürü Bilgisayar Ve Çevre Bilimlerinin Kullanımı Talimatı geçerlidir 7.5- Tanımlar Diğer Prosedür tanımları başlığında yer alan tanımlar, bu proses içinde 7.6- Uygulama Tasnif işlemleri: Tasnif işlemleri Tasnif Prosesi ve Tasnif Talimatı nda belirtilen şekilde yapılır. Kurumlarla İlişkiler : Kurumlarla ilişkilere ilişkin işlemler Kurumlarla İlişkiler Prosesi ve Kurumlara İlişkiler Talimatında belirtilen şekilde yapılır. Bilgi İşlem İşlemleri : Bilgi İşleme ilişkin işlemler Bilgi İşlem Prosesi ve Bilgi İşlem Talimatında belirtilen şekilde yapılır. Araştırma Hizmetleri : Araştırma Hizmetleri Araştırma Hizmetleri Prosesi ve Araştırma Hizmetleri Talimatında belirtilen şekilde yapılır. Muhafaza Bakım İşlemleri : Muhafaza Bakım İşlemleri Muhafaza Bakım Prosesi ve Muhafaza Bakım Talimatında belirtildiği şekliyle yapılır. Yayın İşleri : Yayın İşleri Yayın İşleri Prosesi ve Yayın İleri Talimatında belirtilen şekilde yapılır. Sorumlu Personel : Arşiv İşlemlerine ilişkin sorumlular, bu prosedürün 3. maddesinde belirtilmiş olan ; Üst Yönetim Genel Müdür 121

132 Genel Müdür Yardımcıları Birim Müdürlükleri Koordinatörler Birim Başkanlıkları ve Arşiv Personelleridir. 7.7-Kayıtlar Arşiv Belgeleri Devir Teslim Envanter Formu Arşiv Denetim Formu Arşiv Faaliyetleri Denetimi Takip Listesi Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu Değerlendirme ve İş Takip Formu Arşiv ve Arşivlik Belge Devir Teslim Aylık İş Takip Listesi Arşiv ve Arşivlik Belge Devir Teslim Listesi Ayıklama ve İmha Komisyonu İş Bitim Formu Belge Yönetimi Rehberlik Hizmetleri Aylık İş Takip Cetveli Kurum İçi ve Birimler Arası Arşiv Devir Teslim Ve İş Takip Cetveli Elden Teslim Arşiv Belgesi veya Arşivlik Belge Devir Teslim Tutanağı İmha Listelerinin Kontrolü ve Onayı Aylık İş Takip Cetveli Kamu Kurum ve Kuruluşları İş Takip Cetveli Kamu Kurum ve Kuruluşları Arşive Devir Teslim Takip Listesi Kurum Arşivi Belge İsteme Formu Kurum Arşivi Çalışma Gurupları Aylık İş Takip Cetveli Evrakların Kullanım Oranı Takip Cetvelleri Kurum Arşivinden Alınan Evrak ve Dosya Aslını Takip Cetveli Kurum Arşivinden Yararlanma Listeleri Takip Cetveli Kurum Arşivi İmha Listeleri Tespit ve Değerlendirme Formu Standart Dosya Planı Çalışmaları Takip Listesi Tasnif İşlemlerinin Kontrolü Aylık İş Takip Cetveli Özet İndeks Formu Dosya Muhteviyatı Formu Evrak Dışı Malzeme Teslim Tutanağı Formu 122

133 Tamirlik Belge Takip Formu Tasnifi Tamamlanan Fonlara Ait Bilgi Formu Tasnif Personeli Mesai Formu Birimlerden Kurumlara ve Birimler Arası Evrak Devir Teslim Formu Restore edilmek üzere yıpranmış evrakların onarımına ilişkin; Restorasyon Devir Teslim Formu Özet ve indeks bilgilerinin bilgi işlem koordinatörlüğüne devri ile ilgili, Devir Teslim Formu Tasnifi tamamlanmış belgelerin, Araştırma Hizmetlerine Devir ve Teslim Formu Kurum Arşiv Çalışmaları İle İlgili Dijital Arşivleme Çalışmalarına Ait İşlem ve Mesai Formu Donanım Alımıyla İlgili Yazışmalar Yazılım Alımı ve Yazılım Çalışmaları İle İlgili Dokümanların Tutulduğu Kayıtlar Kodlama Ve Kısaltmalarla Alakalı Yazışmalar Araştırmacı Kayıt Defteri Araştırmacı Formu Araştırmacı Belge İsteme ve Belge Kullanım Formu Ara Depo, Depo Kullanım Kayıt Defteri Arşiv Otomasyonu Kullanıcı Yetki Formu, Kurum İçi Fotokopi Çekim Formu İade Kayıt Defteri veya Programı Fiş Kayıt Defteri Katalog Kayıt Defterleri Belge İade Defteri Ara Depo, Depo, Kurum Arşivi, Birim Arşivine Evrak Giriş-Çıkış Kayıt Defteri Yazışma Defterleri Zimmet Defterleri Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporları Arşiv Hizmetleri Mesai Formları Yönetmelik Çalışmaları Rehberlik Hizmetleri Aylık İş Takip Cetveli Depo Mevcudiyeti ve Yerleşim Cetveli 123

134 Diğer Rehberlik Hizmetleri Aylık İş Takip Cetveli Eğitim Hizmetleri İş Bitirim Formu Muhtelif Hizmetler Kayıt Formu 8- Dokümantasyon İşlemleri ve Hizmetleri Prosedürü 8.1- Amaç : Bu prosedürün amacı, sosyal ve beşeri bilimler ile arşiv araştırmaları için ihtiyaç duyulan ve başta kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere; meslek birlikleri, vakıflar, dernekler ve özel kişiler tarafından üretilen kitap, süreli yayın, elektronik yayın görsel-işitsel dokümanları takip ve tespit etmek.söz konusu dokümanları uluslararası dokümantasyon ve metotlarına göre kataloglamak, sınıflamak, indekslemek ve araştırmacıların hizmetine sunabilmek için yöntemler oluşturmaktır Kapsam Bu prosedür, dokümantasyon işlemlerine ilişkin tüm uygulamaları ve birimleri kapsamalıdır Sorumlular Bu prosedürün uygulanmasından, Dokümantasyon Birimi veya Dokümantasyon Birim Başkanlığı sorumludur Dokümantasyon Birimi Başkanı / Dokümantasyon Daire Başkanı Sağlama ve doküman hizmetleri koordinatörlüğü v.b Enformasyon Hizmetleri Birimi Dokümantasyon Birim Başkanlığı veya Daire Başkanlığı Personeli 8.4- İlgili Dokümanlar : Kurumun ilgili teşkilat kanunu Kurumda Kullanılan Kataloglama Kuralları Dokümantasyon Birim başkanlığı Hizmet Birimlerinin Çalışma Rehberi Konu Başlıkları Listesi Emeği Geçenler Listesi 124

135 Doküman Sağlama ve Takip İşlemleri Talimatı Doküman Kataloglama, İndeksleme ve Sınıflama Talimatı Bilgisayar ve Çevre Birimlerinin Kullanım Talimatı 8.5-Tanımlar : Araştırmacı Bağış Bibliyografya Duplike İndeksleme Konu Başlığı Kupür Arşivi Kütüphane Koleksiyonu Sağlama Satınalma Sınıflama Süreli Yayın Yayın Değişimi 8.6- Uygulama Doküman sağlama ve takip işlemlerinin nasıl yapılması gerektiği açıklanarak sistem kurallarını koyar. Doküman Kataloglama, İndeksleme ve Sınıflama İşlemi Enformasyon Hizmetleri İşlemleri Sorumlu personel İş Uygulama tanımı aşamalarının tanımlaması ile uygulama oluşturulmalıdır Kayıtlar Makale ve Haber İndeksleme Formu Kitap İsteme Formu Süreli Yayın İsteme Formu Araştırmacılar İstatistik Cetveli Kupür Arşivi Formu 125

136 Dokümantasyon İşlemleri Veri Tabanları İşlemleri 9- Dokuman Kataloglama, İndeksleme ve Sınıflama Prosesi 9.1- Amaç Bu prosedürün amacı; kitap, süreli yayın, elektronik yayın ve görsel işitsel dokümanları uluslararası dokümantasyon metoduna ve tekniklerine göre kataloglamak, indekslemek ve sınıflamaktır Sorumlular Dokümantasyon birim başkanı Sağlama ve tasnif hizmetleri birimi Tasnif hizmetleri personeli 9.3 Girdiler ilk kimlik bilgileri bilgisayar ortamına aktarılmış olan kitap, süreli, yayın, elektronik yayın ve görsel işitsel dokümanlar 9.4- Kaynaklar Dokümantasyon birim başkanlığı hizmet birimleri çalışma rehberi Kataloglama kuralları Sınıflama sistemleri Konu başlıkları listesi Emeği geçenler listesi Doküman kataloglama indeksleme ve sınıflama talimatı 9.5- Faaliyet Kitap, elektronik yayın ve görsel işitsel malzemelerin kataloglanması indekslenmesi ve sınıflanması işlemleri : Bu işlemlerdeki ana unsur erişimi sağlayacak bilgilerin bir veri tabanı sistemine aktarılması olmalıdır. Tebliğ indeksleme işlemleri: tebliğlerin indeksleme işlemleri yine bilgisayar ortamında yapılmalı tebliğlere ait indeks bilgileri ise tebliğler veri tabanı adıyla kaydedilmesi gerekir. Makale ve haber indeksleme işlemleri. Süreli yayınlarda ki makale ve haberlerin indekslenmesi işlemleri. 126

137 Dergi ve gazetelerdeki makale ve haberleri bibliyografik bilgileri indekslenmeleri, indeks işlemi bittikten sonra gerekli formlarla birlikte ilgili birime teslim edilmelidir. Bu işlemde; Makale adı veya haber adı, yazar adı veya emeği geçenler bilgileri, süreli yayın adı bilgisi, süreli yayının cildi, sayısı, tarihi ve sayfa bilgisi, not bilgisi ve konu başlığı bilgileri yine bilgisayara ilgili veri tabanına kaydedilmelidir. 10.-Doküman Sağlama ve Takip İşlemleri Talimatı Amaç Bu talimatın amacı; doküman sağlama ve takip işlemlerinde uygulanacak usul ve esasları belirlemektir Uygulama Dokümanların sağlanması işlemleri : kamu kurum ve kuruluşları tarafından yayınlanan idari dokümanlar, yazışma, şifahi görüşme vb. usullerle sağlanır. Satın alınacak dokümanların tespiti, yayınevi ve yayıncı kataloglarından yapılır. Satın alınmasına karar verilen dokümanların listesi oluşturulur. Genel müdürlüğün onayına sunulur. Mevzuat çerçevesinde yayınevi veya yayıncı ile doğrudan anlaşma yapılarak satın alma işlemleri gerçekleştirilir veya satın alınmasına onay verilen dokümanlar, oluşturulan Satınalma Komisyonu marifetiyle temin edilir. Sağlanan dokümanlar bilgisayardan duplikesi olup olmadığı kontrol edilir. Duplike ise aidiyet damgası vurulduktan sonra duplike deposundaki yerine yerleştirilir. Duplike değil ise bilgisayardan eser adı girilerek yer no su belirlenir. Aidiyet damgası vurulur. Yer no su kurşun kalemle üzerine yazılır. Kitapların belli sayfalarına kütüphane aidiyet kaşesi basılır. Doküman sağlama konusunda eksiklikler ve aksaklıklar belirlenir. Önleyici ve düzeltici tedbirler alınır ve öneriler geliştirilir. İlk kayıt işlemleri tamamlanan dokümanlar kataloglama, indeksleme ve sınıflama işlemleri için ilgili personele gönderilir. 127

138 Süreli yayınların kayıt ve takip işlemleri: Her yeni gelen süreli yayın sayısına kaşeleme ve kod işlemi yapılır. Eğer koleksiyonda bulunmayan yeni bir süreli yayın ise bilgisayardan yeni bir kod alınarak veri tabanına kaydedilir. 11- Doküman Sağlama, İndeksleme ve Sınıflama Talimatı Amaç Bu talimatın amacı, dokümanların kataloglanması işlemlerinde uyulacak usul ve esasları belirlemektir Uygulama Kitap, elektronik yayın ve görsel-işitsel dokümanların kataloglanması, indekslenmesi ve sınıflanması işlemleri tanımlanır.tebliğlerin indekslenmesi işlemleri, süreli yayınlardaki makale ve haberlerin indekslenmesi işlemleri tanımlanır. 12. Enformasyon Hizmetleri Prosesi Amacı Bu prosesin amacı, araştırmacıların çeşitli konulardaki bilgi ve doküman isteklerinin doğru, yeterli, güncel ve ekonomik bir şekilde karşılanmasıdır Sorumlular Dokümantasyon Birim başkanlığı Enformasyon Hizmetleri koordinatörü Enformasyon Hizmetleri Personelleri Girdiler Tasnifi tamamlanmış kitap, süreli yayın, elektronik yayın ve görsel işitsel dokümanlar. Eğer varsa Dokümantasyon Birim Başkanlığı veri tabanındaki bibliyografik bilgiler, Süreli yayınlardaki Arşiv konusu ile ilgili kupürler. Araştırmacı/ kullanıcı talepleri, Araştırma ve doküman taleplerini içeren resmi yazışmalar Kaynaklar Dokümantasyon Birim Başkanlığı Hizmet birimleri Çalışma Rehberi 128

139 12.5- Uygulama Araştırma Hizmetleri İşlemleri : Araştırmacıların çeşitli konulardaki bilgi ve doküman isteklerinin doğru, yeterli, güncel ve ekonomik bir şekilde karşılanması işlemlerini kapsar Kupür Arşivi İşlemleri : Gazete ve dergilerde çıkan haber, makale, fıkra, röportaj, açık oturum, sohbet, fotoğraf, araştırma yazıları, karikatür ve ilanların kesilip kaynaklarının üzerine belirtilerek kronolojik bir sıralamayla saklanması gereklidir Enformasyon bülteni İşlemleri : Yeni gelen kitaplar ve indekslenen tebliğ ve makalelerin Enformasyon Bülteni aracılığı ile aştırmacılara duyurulacağı bir işlemdir Bibliyografya Hazırlama İşlemleri : Kurumun talepleri yada iş sahası yönündeki yayınların bibliyografik olarak toparlanması işidir. 13- Enformasyon Hizmetleri Talimatı Amaç Bu talimatın amacı, araştırmacıların çeşitli konulardaki bilgi ve doküman isteklerinin karşılanması işlemlerinde uyulacak usul ve esasları belirlemektir Uygulama Uygulama işlem aşamalarından birincisi Araştırma Hizmetleri İşlemleri, Kupür Arşivi İşlemleri, Enformasyon bülteni İşlemleri, Bibliyografik yayın hazırlama işlemleri, Ödünç doküman hizmetleri işlemleri, Depo hizmetleri İşlemlerinden oluşur. 14-Tasnif Hizmetleri Prosesi Amaç Bu prosesin amacı, Tasnif Hizmetleri Birimine gelen evrakın ön çalışmasını yapmak, arşiv belgelerini çağın gerektirdiği şartlarda tasnif ederek belgelere kimlik kazandırmak, özet, indeks, konu başlıları gibi tanıtıcı bilgileri çıkartarak kataloglara en iyi şekilde işlenmesini sağlayarak, kullanıcıların hizmetine sunulacak hale getirmektir. 129

140 14.2- Sorumlular Birim Başkanlığı Tasnif Hizmetleri Şube Müdürlüğü Tasnif Hizmetleri Personelleri Girdiler Tasnif edilmemiş arşiv belgesi Öncelikle tasnif edilmesi gereken fonların tespit çalışması raporları Tasnifi yapılacak fonla ilgili ön çalışma gurubunun hazırladığı raporlar ve toplanan dokümanlar Kaynaklar Kumrun bağlı olduğu yapı içerisindeki teşkilat kanunu Arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik Tasnif hizmetleri talimatı Uygulama Tasnif Öncesi Yapılan İşlemler; Öncelikle tasnif edilmesi gereken öncelikli fonun tespit çalışması yapılmalıdır Tasnif öncesi ön çalışma gurubu oluşturulmalıdır; Tasnif işlemlerinin daha düzenli yürütülmesi, hata oranının azaltılması, verimliliğin arttırılması, yapılan işle ilgili sorumlu bir gurubun teşekkülünün sağlanması, bir fonun hangi metoda ve kriterlere göre tasnif edileceği kararının alınabilmesinin sağlanmasıdır Fiziki temizlemenin yaptırılması Gerekli dokümanların toplanması; Tasnifi yapılacak fonla ilgili daha önceden oluşmuş, fonun içeriği hakkında ve tasnif aşamasında yardımcı olacak belge ve bilgilerin toplanması gereklidir. Tasnif Edilecek Belgelerin Hangi Usule Göre Tasnif Edileceği tanımlanmalıdır; Dosya Usulü Tasnif: Belgelerin kurumun bağlı olduğu mevzuat, yönetmelik ve talimatta belirtildiği şekilde oluşmuş asli düzen esasına göre tasnif edilmesidir.bu aşamada damgalama, kodlama, tarihleme, sayfa ve sıra numarası verme, gömlekleme, dosya-kutu gurubu hazırlama, etiketlerin hazırlanması ve yapıştırılması işlemleri yapılarak belgeler tasnif edilmiş olur. 130

141 Sonraki aşamada dosya usulü tasnifi yapılmış belgelerin muhteviyatının tanımlanması ( özet ve indekslerinin çıkarılması ) ve kimliklerinin detaylı tespiti için yapılan işlemlerle tasnif işlemi devam eder Çıktılar: Yukarıda tanımlanan işlemler sonucunda Tasnif edilmiş belgeler Dosya muhteviyatı, özet ve bilgi fişleri oluşur Kayıtlar Özet indeks formu Dosya muhteviyatı formu Tamirlik belge takip formu Tasnifi tamamlanan fonlara ait bilgi formu Özet ve indeks bilgilerinin veri tabanına girilmesi için ile ilgili birime teslim formu 15- Tasnif Talimatı Tasnif Talimatı yukarıda bahsettiğimiz tasnif proseslerinin uygulanması ile ilgili uyulacak usul ve esasları belirler. Tasnif işlemi; Kurumlarda birimlerden arşive intikal etmiş fakat henüz araştırmaya hazır hale getirilmemiş belgelerin veya klasörlerin, en doğru ve en seri şekilde tasnif edilerek, kataloglarının oluşturularak bilgisayar sistemi içerisinde kaydının yapılarak kullanıma sunulması işinin ilk adım kısmını oluşturur. 16- Muhafaza ve Bakım Prosesi Kurumlarda bulanan arşiv belgelerinin fiziki, mekanik, biyolojik ve diğer tahrip unsurlarından korunması ve bu konuda gerekli önleyici tedbirlerin alınması, tasnif işlemleri tamamlanmış belgelerin depo arşivine yerleştirilmesi, kullanıma sunulan belgelerin giriş - çıkış takiplerinin yapılarak kaydının tutulması ve yıpranmış olan belgelerin tamirinin yapılmasını sağlayan prosestir. 17-Muhafaza Bakım Talimatı Bu talimatın amacı, Muhafaza ve Bakım Prosesi işlemleri sırasında uyulacak usul ve esasları belirlemektir.birimlerden muhafaza bakım için gönderilen belgelerin 131

142 intikal işlemleri ve muhafaza bakım işlemi biten belgelerin arşiv depolarına yerleştirilme çalışmalarının tanımı ve depo işlemlerinin nasıl olması gerektiğinin tanımlanmasıdır. 18- Araştırma Hizmetleri Prosesi Bu prosesin amacı; Kurum Arşivinden faydalanan araştırmacının katalogları tarama talebi ile tasnifi yapılarak katalogları hazırlanmış arşiv fonlarından, gerek kataloglar üzerinde, gerekse Internet aracılığı ile yaptığı araştırma sonucunda isteyeceği belge talebinin karşılanması ile ilgili her türlü hizmetin sağlanmasıdır. 19- Araştırma Hizmetleri Talimatları Bu talimatın amacı, araştırma hizmetleri çalışmalarında uyulacak usul ve esasları belirlemektir.uygulama aşamasında Araştırma İnceleme esasları talimatı yer alır.ayrıca arşiv belgelerinin araştırmaya sunulması, araştırmacıların talep ettiği belgelerin karşılanması ile ilgili her türlü hizmetin sağlanmasıdır.araştırmaya sunulan belgelerin istenmesinden kullandırılmasına kadar olan işlemlerinin nasıl olması gerektiği konularının tanımlanmasıdır. 20- Teknik İşler Prosesi Amacı : Kurumlarda bulunan arşiv malzemelerinden tamire muhtaç olanları tamir ettirmek; cilde ihtiyacı olan orijinal defter ve belgeler ile varsa kütüphane malzemelerini ve kataloglarını ciltlemek; gerekli olan durumlarda arşiv belgelerinin restore edilmesini sağlamak. 21- Teknik İşler Talimatı Bu talimat; arşiv malzemelerinden tamire muhtaç olanları tamir ettirme, cilde ihtiyacı olan orijinal defter ve belgeler ile varsa kütüphane malzemelerini ve kataloglarını ciltleme, gerekli olan durumlarda arşiv belgelerinin restore edilmesi işlemlerinin usul ve esaslarını belirler. 22- Bilgi İşlem Prosesi Bu prosesin amacı; Kurumdaki arşiv malzemelerini çağın gereklerine uygun erişim ve iletişim teknolojileri ile kullanıcılara ulaştırmak, tasnifi tamamlanan 132

143 belgelerin mikrofilm ve dijital ortamda kaydını sağlayarak, bu fonlara ait özet ve indeks bilgilerinin bir veri tabanına kaydını sağlamaktır. Tabiatıyla burada oluşturulacak olan arşiv programı; bilgisayar birimi ile arşiv biriminin ortak çalışmasıyla oluşturulmalıdır.böylelikle programın aktif kullanımı sağlanacak ve daha sonra çıkacak olan problemler minimum düzeye indirilecektir Sorumlular Bilgi İşlem Birimi Bilgi İşlem Personeli Arşiv Sorumlusu 23.Bilgi İşlem Talimatı Bilgi İşlem birimi tarafından arşiv malzemeleri ve kurumun faaliyetleri için bilgisayarda uygulanmakta olan işlemler sırasında uyulacak usul ve esasları belirlemektir.bu talimatın amacı ve içeriği uygulama aşamasında arşiv işlemleriyle alakalı bütün bilgisayar işlemlerinin nasıl olması gerektiğini tanımlamaktır.dijital arşivlemeden kurum kodlarının standartlaştırılmasına, kurum konu başlıkları kodlanmasından bilgisayarda bu işlemlerinin esaslarının belirlenmesine kadar bütün aşamalar hakkında usul ve esasları tanımlamaktır. 24- Destek Hizmetleri Prosedürü Kurumlarda arşiv hizmetlerinin yürütülmesi ve kolaylaştırılması için gerekli olan diğer hizmetlerin tanımlanmasıdır.bu hizmetler personel hizmetleri, idari mali ve sosyal hizmetler, teknik kısım, güvenlik birimi, satınalma birimi vs. 25- Destek Hizmetleri Talimatı Kurumlarda arşiv hizmetlerinin yürütülmesi ve kolaylaştırılması için gerekli olan diğer hizmetlerin uygulanmasında uyulacak usul ve esasların tanımlanmasıdır. 133

144 SONUÇ Belgeler doğrudan kurumların faaliyetlerine ait iş ve işlemler sonucu ortaya çıkar. Kurumun sorumluluklarını ortaya koyan ve gereksinimlerini karşılayacak olan belgeler uygun bir kayıt tutma sistemi olmadan oluşturulamaz ve yönetilemez. Bu nedenle belge yönetim uygulamaları ve arşiv oluşturulması; politikaların, ilkelerin ve en iyi uygulamaların gerçekleştirilmesi yoluyla sistemleştirilebilir. Bu sistemleştirmede en önemli kılavuzlardan birisi standarttır. Standartlar bize geçmişte yapılan hataları telafi etme imkanı vererek, geleceğe ait planlama ve işlem fonksiyonlarında en doğru adımı atma olanağı sağlayacaktır. Kurumlarda uygulanan standartlar, organizasyonlarda belge yönetim sistemlerinin geliştirilmesi ve etkinliğinin arttırılması konusunda açıkça yol göstermektedir. Bu da organizasyonların hedeflerini gerçekleştirmelerini destekleyen bir yoldur. Yeni standartlar kurumlara, belge yönetimine ilişkin programlarını stratejilerini ve politikalarını geliştirmelerine konusunda öncülük edecek, böylece kurumlar bilgilerini, güncellik, bütünlük, güvenilirlik açılarından gelecek için değerlendirebileceklerdir. Çünkü kurumların müşterilerinin ve ortaklarının beklentilerini karşılamak ve organizasyonun yükümlülüklerini yerine getirmek, belge yönetim sisteminin temel fonksiyonları olan bilgilerin üretilmesi, tutulması ve kullanılmasını gerektirmektedir. Bu da iyi bir belge yönetim uygulamasını kaçınılmaz kılmıştır. Tüm belge yönetim programları benzer içeriğe ve sonuçlara sahiptir. İster personeli 5 isterse 5000 olsun bir belge yönetim programı performansının ölçülmesinde standart daima gereklidir ve işlerde bir bütünlük sağlayacaktır. Standardın en önemli hedefi, organizasyonun kendi programını değerlendirebilmek ve ölçebilmek için bağımsız bir sisteme sahip olmalarını sağlamaktır. Arşivlerin düzenli olması; kalıcı değeri olan belgelerin dayanıklı ortamlarda ve nitelikli üretimini, kolay erişim için düzenlenmelerini ve korunmalarını, değerlendirilmelerini ve arşive transferlerini garanti eden etkili belge yönetim programlarına sahip olmalarını gerektirir. Oysa kurum ve kuruluşlarda belgelerin yönetimine ilişkin ülkemizde belirlenmiş bir belge yönetim politikası bulunmamaktadır. Bu konuda bir politikanın olmaması, kurum ve kuruluşlarda üretilen belgelere uygulanacak işlemlerde nasıl bir yol izleneceğinin bilinememesine 134

145 yol açmakta ve sorunlara neden olmaktadır. Çoğu kurum ve kuruluş ellerindeki belgelerle nasıl başa çıkacaklarını bilememekte ve yanlış uygulamalar yaparak, önemli arşiv belgelerinin yok olmasına neden olmaktadırlar. Bunun için ülkemizde belge yönetim politikası belirlenmeli ve yazılı hale getirilerek tüm kurum ve kuruluşlara duyurulmalıdır. Bu konuda ISO ve ISO 9000 iyi bir başlangıç olacaktır. Kurumlar yüksek etkinlik ve uyumu başarmak için iş planlarına sahip olmalıdır. Bu standartlar ISO 9000 ve ISO 15489, spesifik bir alan olarak bilinen belge yönetimi için bir iş planı ortaya koymaktadır. Böylece söz konusu program yeniden değerlendirilerek izlenebilecek, yeni amaçlar ve projeler ortaya konabilecektir. Bu da kurumda belge yönetim uygulamalarının sürekli gelişimini ve etkinliğinin artırılmasını sağlayacak bir yaklaşımı ortaya koymaktadır. Bu nedenle bir programın başarı oranı not edilmelidir. Standarda uyumda başarı hala yetersiz olabilir ya da program standarda uyumlu olabilir fakat diğer taraftan etkinlik yansıması yeterli değildir. Hiçbir şey programın değerlendirilme aşamalarının yerini tutamaz. Bu nedenle yürütülen programın sürekli gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi standardı uygulama açısından son derece önem taşımaktadır. Yaptığım bu tez çalışması sonucu ortaya çıkan netice şudur ki; kurumlarda uygulanan kalite yönetim sistemi çalışmalarının devamlılığı ve verimli olması, kurum sisteminin ISO 9000 standartlarına uyum sağlayabilmesi için iyi bir evrak yönetimi sistemine sahip olması gerekir. Çünkü kalite standardı sistem elemanlarının gerekli bir parçası olan kalite prosedürlerinin hazırlanması neticesinde üretilen kalite dokümantasyonu ve kalite faaliyetleri sonucunda tabii olarak üretilen kalite kayıtlarının belirli bir disiplin altına alınması gerekliliği kurumlarda evrak ve arşiv işlemlerinin profesyonelliğini zorunlu kılmıştır. Ayrıca bu çalışma neticesinde ortaya çıkan diğer bir nokta da kalite standartlarının genel olarak kalite kayıtlarının kontrolü konu başlığı ile ifade ettiği unsurların, esasen evrak yönetimi unsurları olduğu ortaya konulmaya çalışılmıştır. Görüldüğü kadarıyla kalite güvence sistemi kurmaya çalışan organizasyonların evrak yönetimi programını uygulamamaları sonucunda birçok problemle karşılaşacakları apaçık ortadadır. Özellikle kalite yöneticileri, işletme sahipleri ve uygulamacıların bu hususun farkında olmaları, muhtemel problemleri daha kolay aşacakları gibi ilgili kuruluşun kalite sistemine uyumunu da bir kat daha artacaktır. Aynı durum kurum arşivi için de geçerli olacaktır. 135

146 Kurumun diğer fonksiyonları gibi bilgi hizmeti veren arşivi de diğer hizmetler gibi ölçülebilir, test edilebilir ve izlenebilir olmalıdır ki kurum fonksiyonlarında daha isabetli sonuçlar alınabilsin. Bu nedenle izlenebilir ve ölçülebilir bir kalite sistemi çerçevesinde oluşturulacak olan bir arşiv yönetim sistemi kurum açısından daha stratejik ve planlı bir vizyon çizmeye yardımcı olacaktır. Standartlar bir moda değildir. Her standart kendi alanında işbirliği ve bütünlüğü sağlayan uzlaşma metinleri olarak ortaya çıkmaktadır. Uluslararası Belge Yönetim Standardı da bu nedenle son derece değerlidir ve tüm belge yöneticileri ve arşivciler onu kullanmak için yollar bulmalıdır. Belge yöneticileri bu standarttan aldıkları güçle kurumlarında bir belge yönetim programının sağlayacağı yararlar konusunda yönetimi ikna edebilecekler ve uygulamalarını standarda dayandırarak daha kolay gerçekleştirebileceklerdir. Sonuçta görülen odur ki ; kurumlarda arşiv ve belge yönetim süreçlerinde ISO 9000 ve de özellikle ISO nolu standartlar, bir belge yönetim programı oluşturulmasında veya iş niteliklerinin gözden geçirilmesinde önemli bir kılavuz niteliği taşımaktadır. Bu özellik kurumun arşiv işlemlerinin ISO 9000 standartlarına uyarlanarak diğer fonksiyonları gibi ölçülebilir, test edilebilir ve izlenebilir olması kurumun işlem ve fonksiyonlarında daha isabetli sonuçlar alınabilmesini sağlayacaktır.bu nedenle izlenebilir - ölçülebilir kalite sistemi çerçevesinde oluşturulacak olan bir arşiv yönetim sistemi kurum açısından daha stratejik ve planlı bir vizyon çizmeye yardımcı olacaktır. 136

147 Ekler : Ek 1: ISTON Ana Dosya Tasnif Planı ( Bu çalışma İSTON Kalite Kayıtları Kodları ile Arşiv Sistemi Ana Dosya Tasnif Planı Kurum Kodları birleştirilerek, aynı veri tabanında evrakların saklanması ve kayıt altına alınması için yapılmıştır ve hala uygulanmaya devam etmektedir.) YÖN YÖNETİM SAKLAMA SÜRELERİ KONU KODU KONU ADI BİRİMDE ARŞİVDE İŞLEM 01 Politikalar, Prosedürler, Yönetmelikler Kanun - Tüzük Sürekli Yönetmelik Sürekli Prosedürler Sürekli Müzekkereler Sürekli 03 Rutin Raporlar Genel raporlar 1 4 Sürekli Faaliyet raporları 1 4 Sürekli Günlük raporlar 1 4 Değerlendirme Haftalık raporlar 1 4 Değerlendirme Aylık raporlar 1 4 Değerlendirme Yıllık raporlar 1 4 Sürekli 05 Yazışmalar Gelen 1 9 İmha Giden 1 9 İmha İç yazışma 1 9 İmha Gizli yazılar 1 9 İmha Genel yazılar 1 9 İmha Genel müdürden çıkan yazılar 1 9 İmha Diğer birimlerde yine bu konu kodları ve başlıklarını kullanarak raporlamalarını, yazışmalarını, istatistiklerini kodlayabilirler. 07 İstatistikler Sürekli 09 Örgütlenme ve organizasyon Sürekli İSTON yetkilileri Sürekli Yurtdışı İSTON kuruluşları Sürekli Ülkeler kendi içerisinde vaka dosyası olarak açılır 137

148 09.03 Bayilikler Sürekli Bayii isimleri alfabetik vaka dosyası olarak açılır. 11 Temel referans Şirket işleyiş mevzuatı Sürekli Stratejiler Sürekli Şirket tarihçesi Sürekli İmza yetkileri ve sirküleri Sürekli 13 Yönetim Kurulu Kararları Yönetim kurulu gündemi kararları 1 4 Değerlendirme İcra Kurulu kararları Sürekli Olağanüstü genel kurulu kararları Sürekli Danışma Kurulu kararları Sürekli 15 Disiplin Kurulu Kararları Sürekli 17 Toplantılar Yönetim Kurulu toplantıları Sürekli Koordinasyon toplantıları Sürekli Birim toplantıları 1 4 İmha Diğer toplantılar 1 4 İmha 19 Teftiş/Kontrol Teftiş raporları Sürekli Gizlilik Soruşturma ve inceleme raporları Sürekli Gizlilik İdari denetim raporları Sürekli Mali denetim raporları Sürekli İnceleme Kurulu kararları raporu Sürekli 21 Bildiriler/Duyurular/Genelgeler Başbakanlık 1 4 Değerlendirme Bakanlıklar 1 4 Değerlendirme Valilikler 1 4 Değerlendirme Belediyeler 1 4 Değerlendirme Belediye iştirakleri 1 4 Değerlendirme İSTON 1 4 Değerlendirme İSTON Birimleri 1 4 Değerlendirme KGM2 KONU KODU KALİTE GÜVENCE MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 138

149 25 Kalite güvence ISO kayıtları 1 2 İmha BSN KONU KODU BASIN TANITIM VE HALKLA İLİŞKİLER KONU ADI 30 Tanıtım Basın ve Halkla İlişkiler Yayın hazırlama 1 4 değerlendirme Broşür, katalog, davetiye işleri 1 4 değerlendirme Bilbordlar 1 4 değerlendirme Yarışmalar 1 9 değerlendirme İSTON bülteni Sürekli 1 adet arşivde İSTON dergisi Sürekli 1 adet arşivde İstonbul hazırlık çalışma işleri 2 sürekli Telif işleri 1 9 Değerlendirme Promosyon işleri 1 9 İmha Sponsorluklar Basın takibi Sürekli Basın takip firmaları ( Takip yıl sırası baz alınarak yapılmalıdır ) Sürekli Röportajlar 1 4 İmha Basın Duyuruları 1 4 İmha Ziyaret, seyahat vs. 1 4 İmha Törenler, açılışlar, temel atma 1 2 İmha Resmi açılışlar 1 4 İmha Bilimsel toplantı, seminer, konferans,forum, sempozyumlar İSTON dışı sosyal ödüller Kutlama - tebrik - teşekkür Yayın temini ( yayınların düzeni yıl sırası ele alınarak yayın adına göre alfabetik olarak dizilecektir ) Yayın dağıtım listeleri Sürekli Protokol ve adres listeleri Sürekli 1 9 İmha HUK KONU KODU HUKUKİ İŞLEMLER KONU ADI 139

150 35 Hukuki İşlemler Mütalaalar ( Herhangi bir konuda görüş isteme ve görüş bildirme ) 1 4 Değerlendirme 37 Davalar İdari davalar 1 29 Değerlendirme Hukuki ihtilaflar Cezai ihtilaflar Adli davalar Hukuki davalar Cezai davalar Hukuki - Ticari davalar 1 29 ( Her türlü tazminat davaları, araç kazaları, iş kazaları, Borçalacak - icra v.b. ) İhbarname, protestolar, ihtiyati tedbir, ihtar 1 9 Değerlendirme Suç Duyuruları 1 29 imha Vekaletname işleri ( Avukat vekaletleri ) sürekli Aylık dava durum raporları 1 9 imha Dava defterleri sürekli 39 Genel mevzuat Kanun ve Kanun hükmünde kararname sürekli Tüzük sürekli Yönetmelik sürekli Tebliğ sürekli 41 Takibat İcra takipleri 1 29 İmha Kişi hak ve alacak hacizleri 1 29 İmha Borçlu takipleri 1 29 imha İSTON aleyhine takipler 1 29 imha İhtiyati haciz 1 29 imha 43 İçtihatlar 1 29 Sürekli 45 Diğer hukukî işlemler İDARİ ve MALİ İŞLER İNK İNSAN KAYNAKLARI MÜDÜRLÜĞÜ 140

151 KONU KODU KONU ADI 50 Personel alma, atama, seçme, yerleştirme Duyuru ve ilanlar 1 9 imha İş müracaatları 1 9 imha Değerlendirme ve seçme 1 9 imha Alma ve Yerleştirme 1 9 imha Protokol ve sözleşmeler 1 9 İmha Özürlüler 1 9 imha Terör mağdurları 1 9 imha Eski hükümlüler Stajyerler 1 9 imha 52 Personel özlük işlemleri sürekli Personel özlük dosyaları sürekli İsim ve medeni hal değişikliği sürekli Personel bilgileri 1 9 İmha Kimlik kartları ( PDKS ) 1 9 İmha Personel Banka hesapları 1 9 İmha Personel adres listeleri 1 9 İmha 54 Personel Yönetimi Performans Değerlendirme İmha Ödül Önerileri İmha Terfi - Tenzil İmha Takdir, ödül İmha Tayin İmha Ücretlendirme 1 9 İmha Disiplin işlemleri 1 9 Değerlendirme Soruşturma 1 9 Değerlendirme Savunma 1 9 Değerlendirme Disiplin kurulu kararları 1 9 Değerlendirme İş ve görev tanımları ( ISO ) 1 9 Değerlendirme 56 Tahakkuk ve Bordro İşlemleri 1 9 Değerlendirme Maaş bordroları 1 9 İmha Hukuki kesintiler 1 9 İmha Prim 1 9 imha Fazla mesai 1 9 İmha 141

152 56.05 Puantaj 1 9 İmha Yol masrafları 1 9 İmha Vergi iadeleri 1 9 İmha Tasarrufu teşvik fonu aylık icmal raporu 1 9 imha Tasarrufu teşvik fonu 3 aylık icmal raporu 1 9 imha 58 İzinler Mazeret izinleri / İdari izinler 1 4 İmha Ücretsiz izinler 1 4 İmha Yıllık izinler 1 4 İmha Sosyal izinler 1 4 İmha 60 Sağlık Tedavi 1 4 İmha Sağlık raporları 1 4 İmha Personel sağlık taraması 1 9 İmha Viziteler 1 4 İmha Reçeteler 1 4 İmha 62 Personel hareketleri Personel hareket tablosu 1 4 imha İmza föyü 1 4 İmha Vardiya değişim çizelgeleri 1 4 İmha Görevlendirme / personel tahsisi 1 4 İmha Nöbetler 1 4 İmha 64 Sosyal yardımlar ( İSTON içi ve İSTON dışı her türlü sosyal yardımlar) 1 4 imha Gıda malzemesi yardımı 1 4 imha Giyecek yardımı 1 4 imha Temizlik malzemesi yardımı 1 4 imha Eğitim yardımı 1 4 imha Kreş yardımı 1 4 imha Yakacak Yardımı 1 4 imha Doğum - ölüm / çocuk yardımı 1 4 imha Evlilik yardımı 1 4 imha 66 Sosyal Güvenlik İşlemleri SSK işlemleri İmha Özel sağlık sigortası İmha SSK-SGDP İşsizlik sigortası icmali İmha 142

153 66.04 SSK'sı değişen personel yazıları İmha 68 Sendika 1 Sürekli İmha 70 Personel maliyetleri Maaş ve ikramiyeler imha Kesintiler imha Tazminatlar( Kıdem ve İhbar tazminatı vs. ) imha Sosyal yardım giderleri imha Harcırahlar imha Vekâlet ücretleri imha İşveren payları imha 72 Personel Eğitim İşletme dışı eğitim 1 4 Değerlendirme Hizmet içi eğitim 1 4 Değerlendirme Eğitim çalışmaları 1 4 Değerlendirme Eğitim notları 1 4 Değerlendirme Eğitim sertifikaları sürekli Eğitim anketleri 1 4 Değerlendirme Çalışan memnuniyeti anketi 1 4 Değerlendirme Eğitim raporları 1 4 Değerlendirme Staj eğitimi 1 4 Değerlendirme Eğitim seminerleri sürekli 74 Ayrılma ve çıkarma Ölüm İmha İş gücü azaltımı İmha İstifa İmha Sebebe bağlı çıkarma İmha Transfer İmha Eski Çalışanlar İmha Askerlik İmha Emeklilik İmha 76 İnsan kaynakları ISO kayıtları 1 4 Değerlendirme 78 İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği İş kazası tespit tutanağı 1 9 imha İş kazası tespit formu 1 4 imha İş kazaları ve iş kaza raporu 1 9 imha 143

154 78.04 Çalışma mahal denetlemesi takibi işi 1 4 imha Mahal denetlemesi takibi formu 1 4 imha Mahal denetlemesi raporu 1 4 imha 80 İşçi sağlığı ve iş güvenliği ISO kayıtları 1 2 Değerlendirme 82 Sosyal ve İdari işler Açılışlar 1 2 Değerlendirme Telefon abonelik işleri 1 9 İmha Telefon abonelik sözleşmeleri sürekli Davetler 1 2 Değerlendirme Sosyal etkinlikler 1 4 İmha Sözleşmeler 1 9 Değerlendirme Doğalgaz sözleşmeleri sürekli Elektrik sözleşmeleri sürekli Su sözleşmeleri sürekli Kiralama işleri sürekli 84 Ulaşım Servis araçları 1 4 imha Personel servis çizelgesi 1 imha Yurtiçi ve yurtdışı geziler ( bilet - pasaport v.b. İşlemler ) 1 9 imha Servis Şirketi sözleşmeleri 1 9 imha 86 Yemek Yemek listesi 1 4 imha Malzeme listeleri 1 4 imha Yemek maliyetleri 1 4 imha Yemek Şirketi Sözleşmeleri 1 4 imha Yemek şirketleri alfabetik - vaka dosyası olarak düzenlenir. 88 Araç tahsis işi Araçlar 1 9 imha Araç kiralama sözleşmeleri 1 9 imha Taşıt talep formu 1 5 imha Akaryakıt 1 9 imha Akaryakıt sözleşmeleri 1 9 imha OGS Köprü geçiş işlemleri 1 9 imha 90 Güvenlik 144

155 90.01 Olay tutanakları 1 1 imha Araç giriş- çıkış takibi işi 1 1 imha Misafir giriş takibi 1 1 imha Sabotaj ve sabotajlara karşı koruma işlemleri 1 9 imha Güvenlik önlemleri ve tedbirler 1 9 imha Sivil savunma planı sürekli İlk yardım Kurtarma Brifing 1 5 imha Silah tutanakları ve ruhsatları sürekli 92 Genel evrak ve arşiv işlemleri Evrak kayıt defteri 1 9 imha Posta işleri 1 9 imha İadeli taahhüt ve posta zimmet işleri 1 9 imha İç yazışma zimmet defteri 1 4 imha İç yazışma kayıt defteri Giden evrak kayıt defteri 1 9 imha Gelen evrak kayıt defteri Konu tasnif ve ana dosya tasnif planı Envanter Saklama planı işleri sürekli Transfer ve İmha listeleri 1 9 imha Resmi gazete kayıt defteri 1 9 imha Sözleşme hak ediş zimmet defteri 1 9 imha Teminat mektubu zimmet defteri 1 9 imha Fatura döküm defteri 1 9 imha İSTON harcamalarının dolaşımı sırasında tutulan kayıt defteri 1 9 imha Fatura zimmet defteri 1 9 imha Yazışma kuralları ve Arşiv yönetmeliği 1 4 imha Arşiv mekanları ve teçhizatı 1 9 imha Evrak talepleri takibi 1 4 imha MUH KONU KODU MUHASEBE VE FİNANSMAN MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 145

156 100 Bütçe ve finansman Mali tablo analizi 1 Sürekli Bütçe takip ve taslakları 1 Sürekli Nihai bütçe 1 Sürekli Sermaye artırımı 1 Sürekli Yeniden değerlendirme 1 9 değerlendirme Ödenek planı takibi ve ödenek cetveli 1 9 İmha Döviz hesapları takibi 1 9 Sürekli Döviz kasa işlemleri 1 9 Sürekli Banka döviz hesapları ve düzenleme işleri 1 9 Sürekli Satıcı ve müşteri döviz hesapları 1 9 değerlendirme 102 Günlük raporlar ve mali analizler Günlük banka ve kasa raporları 1 5 değerlendirme Mali analizler 1 9 değerlendirme AYS Dökümü 1 5 değerlendirme Üretim - sevkiyat ve fire analiz raporu ( bkz. Üretim - Sevkiyat ) 1 9 değerlendirme Günlük nakit akımları 1 9 değerlendirme 104 Bankalar / finans kurumları Ekstreler 1 5 sürekli Banka talimat ve yazışmaları 1 5 sürekli Teklif değerlendirme ve analiz 1 5 değerlendirme Banka / finans kurumu protokolleri (mali Protokol) 106 Banka / finans kurumları talimatları Çek karneleri isteme ve iade talimatları / çek karnesi düzenleme 1 9 değerlendirme 1 9 değerlendirme Virman, EFT, Havale talimatları 1 9 değerlendirme 108 Piyasa verileri Döviz piyasa verileri 5 10 değerlendirme Borsa 1 4 değerlendirme Ekonomik göstergeler 1 4 değerlendirme 110 Bilanço - Mizan - Cari hesap mutabakatları Bilanço 1 Sürekli Mizan 1 Sürekli Mizan - Cari hesap mutabakatları 1 9 değerlendirme 146

157 Kasa föyleri 1 9 değerlendirme 112 Gelir - Gider Fişleri Mahsup Fişleri 1 9 değerlendirme Te'diye 1 9 değerlendirme Tahsilat fişleri 1 9 değerlendirme 114 Fatura - İrsaliye ve Diğer Kıymetli Evrak Fatura 1 9 değerlendirme Gider pusulaları 1 9 değerlendirme Sevkiyat sevk fişleri 1 4 değerlendirme Taşıma irsaliyeleri 1 4 değerlendirme Sevk İrsaliyeleri 1 4 değerlendirme Zimmet tutanakları 1 4 değerlendirme Kıymetli evraklar 1 9 değerlendirme 116 Yatırım Teşvik Dosyası 118 Avanslar İş avansları 1 9 değerlendirme Personel taksitli avansları 1 9 değerlendirme Hizmet avansları 1 9 değerlendirme Sözleşmeye bağlı istihkak avansları 1 9 değerlendirme Satınalma haftalık avansları 1 9 değerlendirme Satınalma komisyon avansları 1 9 değerlendirme Satınalma nakit avansları 1 9 değerlendirme 120 Dekontlar Alacak dekontları 1 9 değerlendirme Borç dekontları 1 9 değerlendirme 122 Teminatlar Bayi teminat mektupları - ek teminatlar sürekli İSTON' un verdiği teminatlar sürekli Bu bölümde her bayii için vaka dosyası açılıp, ipotekler rehin senetleri tarih sırasına göre arka arkaya konacaktır İSTON' un aldığı teminatlar Sürekli Kısmî iade 1 9 değerlendirme Kesin iade 1 9 değerlendirme 124 Çek ve Senetler Çek alım bordroları 1 9 değerlendirme 147

158 Çek çıkış bordları 1 9 değerlendirme Senet alım bordroları 1 9 değerlendirme Senet çıkış bordroları 1 9 değerlendirme 126 Ödemeler - Hakedişler Ödeme onayları 1 5 imha Ödeme Planları 1 5 imha Satıcılar ödeme planları 1 5 imha Hakediş ödeme planı 1 5 imha Taşeron Hakediş ödemeler 1 5 imha İdari Hakediş ödemeler 1 5 imha Diğer Hakedişler ödemeler 1 5 imha Akaryakıt ödemeleri 1 5 imha Taşıt araçları - iş makinaları - yedek parçalar ve bunların bakım onarım ödemeleri Büro makinaları - haberleşme sistemleri ve diğer donanım ödemeleri Yatırım proje araştırmaları - analiz raporları - yönetim ve danışmanlık hizmeti ödemeleri 1 5 imha 1 5 imha 1 5 imha İnşaat - inşaat malzemeleri - bina ve bakım onarım ödemeleri Sosyal yardımlar - etkinlikler - lokanta - otel - yiyecek v.b. Ödemeler Diğer ödemeler ( Elektrik - Elektronik malzeme - yedek parçalar ve diğer makineler ) 1 5 imha 1 5 imha 1 5 imha Elektrik ödemeleri 1 9 imha Telefon ödemeleri 1 9 imha Reklam ve ilan ödemeleri ( bkz.basın Yayın ve Halkla ilişkiler ) 1 9 imha Avans ödemeleri ( bkz. Avanslar ) 1 9 imha Telif ödemeleri 1 9 imha 128 Sigorta giderleri Nakliyat sigortası 1 9 imha Araç sigortası 1 9 imha Özel sağlık sigortası ( bk. İnsan kaynakları ) imha 130 Krediler Yurtiçi krediler 1 9 imha 148

159 Yurtdışı krediler 1 9 imha 132 Vergi Vergi dairesi yazışmaları 1 9 imha Gelir vergisi beyanname ve ödemesi 1 9 imha Gider vergisi beyanname ve ödemesi 1 9 imha Kurumlar vergisi beyanname ve ödemesi 1 9 imha Damga pulu beyanname ve ödemesi 1 9 imha Personel vergi iadeleri 1 9 imha KDV beyanname ve ödemesi 1 9 sürekli Peşin vergi taksit ödemeleri Emlak vergisi 1 9 Sürekli Plaka vergisi 1 9 Sürekli Vergi davaları için bkz. Hukuk işleri 1 9 imha Personel telefon vergi ödemesi 1 9 imha Çevre temizlik vergisi 1 9 sürekli İthalat ve ihracat Ödemeleri ( bkz. Dış ticaret ) Teşvikli malzemenin ithalat işlemleri ( Akreditif - Gümrük v.b. İşlemler ) Teşviksiz malzemenin ithalat işlemleri ( Akreditif - Gümrük v.b. İşlemler ) 136 Tahsilat İşleri 1 9 imha 1 9 imha Tahsilat raporları 1 9 imha Fatura bedel makbuzu 1 9 imha Fatura teslim üst yazısı 1 9 imha Koçanlar 1 9 imha Fatura dağıtım üst yazısı 1 9 imha Kredi kartıyla yapılan tahsilatlar 1 9 imha Çek tahsilat makbuzu 1 9 imha Nakit tahsilat makbuzu 1 9 imha Döviz tahsilat makbuzu 1 9 imha 138 Vezneler Vezne tahsisleri 1 9 imha Vezne icmalleri 1 9 imha MMUH ÜRÜN MALİYET MUHASEBESİ 149

160 KONU KODU KONU ADI 145 Üretim maliyet hesabı Hizmet üretim maliyeti 1 9 değerlendirme Hizmet üretim maliyeti yansıtma hesabı 1 9 değerlendirme Hizmet üretim maliyet fark hesapları 1 9 değerlendirme 147 Genel üretim giderleri Genel üretim giderleri yansıtma hesabı 1 9 değerlendirme Genel üretim giderleri bütçe farkları 1 9 değerlendirme Genel üretim giderleri verimlilik farkları 1 9 değerlendirme Genel üretim giderleri kapasite farkları 1 9 değerlendirme 149 Direkt ilk madde ve malzeme giderleri Direkt ilk madde ve malzeme giderleri 1 9 değerlendirme Direkt ilk madde ve malzeme yansıtma hesabı 1 9 değerlendirme Direkt işçilik giderleri 1 9 değerlendirme Direkt işçilik giderleri yansıtma hesabı 1 9 değerlendirme Direkt işçilik ücret farkları 1 9 değerlendirme Direkt işçilik süre( zaman ) farkları 1 9 değerlendirme 151 Araştırma ve geliştirme giderleri Araştırma ve geliştirme giderleri yansıtma hesabı 1 9 değerlendirme Araştırma ve geliştirme gider farkları 1 9 değerlendirme 153 Pazarlama satış ve dağıtım giderleri Pazarlama satış ve dağıtım giderleri yansıtma hesabı Pazarlama satış ve dağıtım giderleri fark hesabı 155 Enerji, su ve haberleşme giderleri 1 9 değerlendirme 1 9 değerlendirme Maliyet muhasebesi bağlantı hesapları 1 9 değerlendirme Maliyet muhasebesi yansıtma hesabı 1 9 değerlendirme 157 Genel yönetim giderleri yansıtma analizi Genel yönetim giderleri yansıtma hesabı 1 9 değerlendirme Genel yönetim gider farkları hesabı 1 9 değerlendirme 159 Teşvikler Üretim - Yatırım - Teşvik başvuruları ve raporları 1 9 değerlendirme 150

161 Diğer yatırım teşvik başvuruları ve raporlar 1 9 değerlendirme SPM SATIŞ ve PAZARLAMA MÜDÜRLÜĞÜ KONU KODU KONU ADI 165 Aylık satış faaliyet raporları 1 5 değerlendirme Sözleşme - Sipariş formları şatış teklifleri 1 5 değerlendirme Satış fiyatları / fiyat listeleri / zamlar / Fiyat analizleri 1 5 değerlendirme 167 Stok kontrol ve stok takip işleri 1 5 değerlendirme 169 Dış ülkeler ticaret işlemleri 1 5 değerlendirme Hollanda 1 5 değerlendirme Umman 1 5 değerlendirme Bulgaristan 1 5 değerlendirme Bayii ilanları 171 Dış ticaret Teklifleri 1 5 değerlendirme Firma teklifleri 1 5 değerlendirme Yabancı şirketlerin teklifleri 1 5 değerlendirme Bellitalia değerlendirme 173 Gümrük işlemleri ( Gelen malzeme bildirimi ) Dosyalar gümrük numarasına göre düzenlenir. 175 İthalat ve ihracat İşlemleri Teşvikli malzemenin ithalat işlemleri ( Akreditif - Gümrük v.b. İşlemler ) Teşviksiz malzemenin ithalat işlemleri ( Akreditif - Gümrük v.b. İşlemler ) Teşvikli malzemenin ihracat işlemleri ( Akreditif - Gümrük v.b. İşlemler ) Teşviksiz malzemenin ihracat işlemleri ( Akreditif - Gümrük v.b. İşlemler ) 179 Sevkiyat İşlemleri 1 5 değerlendirme 1 9 değerlendirme 1 9 değerlendirme 1 9 değerlendirme 1 9 değerlendirme Talep formları 1 4 değerlendirme İSKİ talep takip raporları 1 4 değerlendirme Küçükköy fabrikası talep takip raporları 1 4 değerlendirme 181 Malzemenin sevkiyatı 1 4 değerlendirme 151

162 Kod KKL Sevkiyat Fişleri 1 4 İşlem yapılan kurumların adına dosya açılarak sevk fişleri kronolojik olarak düzenlenecektir.diğer sevkiyat fişleri order numarasına göre dizilecektir. 183 Plaka İşlemleri imha Plaka vekaletleri 1 4 imha Taşeron plakalar 1 4 imha İstanbul ( İSKİ - APK ) Plakalar 1 4 imha 185 Malzeme Çıkış işlemleri 1 4 imha Kapı çıkış belgeleri 1 4 imha 187 ISO kalite kayıtları 1 3 değerlendirme SPM KONU KODU SATIN ALMA MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 190 Satınalma İşlemleri Satınalma teklifleri 1 9 imha Teyitli teklifler 1 9 imha Normal teklifler 1 9 imha 192 Satın alma komisyonu kararları Teknik şartnameler 1 4 imha Satış sözleşmeleri 1 4 imha Fatura döküm cetveli 1 9 imha 194 Talep işlemleri 196 Kantar fişleri 1 2 imha 198 Dışarıya yaptırılan işler 1 9 imha 200 Malzeme Ambarı İşlemleri 1 4 imha 202 Taşeron değerlendirme formu ve onaylı taşeron listesi formu 1 9 imha 204 ISO kalite kayıtları 1 2 imha PROJE YAPI UYGULAMA VE TEKNİK İŞLER TPG KONU KODU MİMARİ BÜRO - TASARIM GURUBU KONU ADI 152

163 210 Keşif ve Analizler 1 9 imha 212 Projeler sürekli Projeler kronolojik olarak ayrıldıktan sonra isimlerine göre alfabetik olarak sıralanırlar. 214 Destek İşleri 1 9 Değerlendirme 216 Büro tasarım işleri 1 9 Değerlendirme Tasarım çizimleri 1 sürekli 218 ISO kalite kayıtları 1 2 imha YPU KONU KODU YAPI PARKETAŞ UYGULAMA MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 220 Uygulama Projeleri 1 9 değerlendirme Proje adına göre vaka dosyası açılır. 222 Ataşmanlar 1 9 değerlendirme 224 İş takibi ve raporlamaları 1 4 imha Cadde takip işleri yapılan iş adına göre vaka dosyası olarak düzenlenecektir. 226 UKOME kararı dosyaları 5 Bölge 1 sürekli bölge UKOME işleri 1 9 değerlendirme bölge UKOME işleri 1 9 değerlendirme bölge UKOME işleri 1 9 değerlendirme bölge UKOME işleri 1 9 değerlendirme bölge UKOME işleri 1 9 değerlendirme UKOME kararı takip çizelgesi 1 9 değerlendirme TİM KONU KODU TEKNİK İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 230 Taşeron tanıtım dosyası 1 Sürekli 232 İhale ve Protokol İşleri İhale teklifleri 1 25 Değerlendirme İhaleye giriş ve çıkış 1 25 Değerlendirme Taahhüt kaydı ( teklif mektubu ) 1 25 Değerlendirme Proje ve detayları 1 25 Değerlendirme Teminatlar 1 25 Değerlendirme sözleşmeler 1 25 Değerlendirme 153

164 İdari Sözleşmeler 25 Değerlendirme Taşeron Sözleşmeler 25 Değerlendirme Keşifler 1 25 Değerlendirme YFZ ve Analizler 1 25 Değerlendirme Gözden geçirme formları 1 25 Değerlendirme Geçici kabul 1 25 Değerlendirme Kesin kabul 1 25 Değerlendirme 234 Hakedişler 25 Değerlendirme İdari hakedişler ve raporlar 1 25 Değerlendirme Taşeron hakedişler 1 25 Değerlendirme Kesin Hesaplar 1 25 Değerlendirme 236 İSKİ işleri 1 25 Değerlendirme 238 ISO kalite kayıtları 1 25 Değerlendirme YPU KONU KODU YAPI UYGULAMA MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 245 Doğrudan temin evrakları 1 9 değerlendirme 247 Müteahhitlik hizmetleri 1 9 değerlendirme Tadilat - Tamirat işleri 1 9 değerlendirme İş adına göre kronolojik vaka dosyası açılır. 1 9 değerlendirme 249 Yapı uygulama sözleşmeleri İnşaat malzemeleri temini ( teklifleri - komisyon kararları - sözleşmeleri ) 1 9 değerlendirme İnşaat plan ve projeleri ( Teklifleri - komisyon kararları - sözleşmeleri ) 1 9 değerlendirme İnşaat Yapımı 1 9 değerlendirme İşin adına göre dosyalanıp, İhaleli ise teklifleri ve sözleşmeleri bu dosyaya konacak Yapı Fotoğrafları 1 sürekli Fotoğrafların dizimi kronolojik olarak düzenlenmeli altına yer adı, şahıs adı, fotoğrafı çeken kişinin adı ve yapılan işlem yazılarak sıra no verilip düzenlenmelidir. 154

165 BKM KONU KODU ELEKTRİK MEKANİK TEKNİK MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 255 Proje Keşif ve metraj İşleri 1 9 değerlendirme Metraj kayıtları 1 9 değerlendirme Arıza bildirim - iş talep işlemleri 1 4 imha Taahhüt evrakları 1 9 imha 258 Makine destek işleri 1 4 imha 260 Makine onarım işleri 1 4 imha 262 Araç bakım işleri 1 4 imha 264 Kalıp atölyesi işleri 1 4 imha Kaynak işleri formu 1 4 imha Bakım-tamirat formları 1 4 imha Kalıp öncesi arge çalışması 1 4 imha Kalıp teknik çizimleri 1 sürekli imha Malzeme ihtiyaç listesi 1 4 imha Malzeme talep formu 1 4 imha 266 Elektronik ve haberleşme işleri Klima sistemi 1 4 imha Jeneratör sistemi 1 4 imha Aydınlatma sistemleri 1 4 imha Uzaktan gözleme ünitesi 1 4 imha Televizyon sistemleri 1 4 imha Alarm sistemleri 1 4 imha Santraller 1 4 imha Paratoner ve topraklama işleri 1 4 imha 268 ISO kalite kayıtları 1 2 imha KGM1 KONU KODU KALİTE KONTROL VE AR - GE MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 275 Kalite Araştırmaları Malzeme/Ekipman 1 4 imha Teknoloji 1 4 imha Ar- Ge ve Fizibilite çalışmaları sürekli 155

166 Ürün teknik kontrol şartnameleri deney föyleri Tedarikçi değerlendirme dosyası sürekli Toplantı tutanakları - kabul ve diğer tutanaklar 278 Kalite Şartnameleri 1 4 imha 1 5 imha Teknik şartnameler 1 4 değerlendirme İdari şartnameler 1 4 değerlendirme Hammadde Şartnameleri 1 4 değerlendirme 280 Standartlar sürekli TSE standartları ( TSE bültenleri kronolojik olarak sıralanmalıdır ) sürekli TSE çalışmaları ve İTÜ raporları sürekli Uluslararası standartlar sürekli Standart geliştirme çalışmaları sürekli 282 Firma Tanıtım Broşürler 1 imha Kataloglar 1 imha Kalite sertifikaları 5 değerlendirme 284 Teknik çizimler sürekli 286 Kalite kontrol 1 5 değerlendirme Tüm kalibrasyon sertifikaları sürekli Kalibrasyon eğitim notları 2 5 değerlendirme Kalite kontrol müdürlüğü yazıları 2 5 imha Kaynak kontrolleri 2 5 imha Kalite yeterlilik belgeleri 5 değerlendirme Ölçme ve kontrol aletlerinin kalibrasyonu 1 4 imha Yeni malzeme kontrolleri 1 4 imha 288 Deneyler Tüm muayene ve deney kayıtları 2 5 imha Agrega deneyleri(agrega Deney formları ) 2 5 imha Deney ücretleri tahsilat makbuzu 2 5 imha Makbuzlar deney adına göre düzenlenmelidir 300 Kalite Raporları Hava tahmin raporları 1 4 imha Mozaik raporları 2 5 imha Ahşap ölçüsel kontrol raporları 2 5 imha 156

167 Çimento raporları 2 5 imha Çekme test raporu 2 5 imha Şehir mobilyaları basınç dayanımı raporları 2 5 imha 302 Grafikler sürekli 304 Metal aksam ölçülerinde kullanılan resimler sürekli 4 imha 306 Reçeteler 5 4 değerlendirme 308 Cihaz kullanım kılavuzları Üretim makinaları kalite testleri 1 4 imha 312 Özel çalışma ve projeler sürekli 314 ISO kalite kayıtları 2 5 imha B.B B.A.B ve PARKETAŞ ÜRETİM ÜPK KONU KODU ÜRETİM PLANLAMA VE KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 320 Toplam kalite yönetimi ve Kalite çalışmaları Araştırma projeleri Master planı aylık master planı 1 sürekli aylık master planı 1 sürekli Üretim kontrol işleri 1 sürekli Üretim bilgileri 1 9 değerlendirme Üretim iş emri 1 9 değerlendirme 324 ISO kalite kayıtları 1 2 imha BİŞ KONU KODU EBS BİLGİ İŞLEM ŞEFLİĞİ KONU ADI ELEKTRONİK VE BİLGİ İŞLEM SİSTEMLERİ 330 İnternet İnternet sözleşmeleri 1 9 imha 332 Web sayfası ( Tasarım, yenileme vs. ) 1 sürekli Web düzenleme işlemleri kronolojik olarak düzenlenir. 157

168 334 Bilgisayar işlemleri Garanti belgeleri 1 4 değerlendirme Ağ bağlantısı ( Network ) 1 4 imha Görüntü ve ses aktarma sistemleri 1 4 imha Bilgi işlem İş talep formları 1 4 imha Dışarıya yaptırılan işler ( Teknik destek konusunda ) 1 9 imha İhtiyaçlar, istekler, talepler 1 4 imha Printer yapma dosyası 1 4 imha Bilgi işlem satın almaları 1 9 imha Sistem kurma çalışmaları 1 4 imha 336 Yazılım Yazılım satın alımı 1 9 değerlendirme Yazılım geliştirme 1 9 değerlendirme Yazılım talep ve bakımları 1 4 değerlendirme Program arızaları 1 4 değerlendirme Program eğitim hizmetleri 1 4 değerlendirme Personel devam kontrol sistemleri 1 4 imha 338 Exchange server Yedek alımı Outlook veri tabanı 339 SQL server Yazılım geliştirme Güneş sistemi veri tabanı 340 Backuplar İnsan kaynakları backup sürekli Muhasebe backup sürekli Mimari ofis backup sürekli Güneş sistemi backup sürekli Personel backup sürekli Exchange server backup sürekli SQL server backup sürekli Backuplar kendi içerisinde kronolojik olarak sıralanacaktır File server yedek sürekli 342 Donanım Bilgisayar garanti belgeleri 158

169 Ambardan alınan malzemelerin kullanım yerleri Bilgisayar dış tamir formları Yardımcı donanımlar B.B VE B.A.B ve PARKETAŞI ÜRETİM MÜDÜRLÜĞÜ ÜRT1-2 TÜRT1-2 KONU KODU PARKETAŞ ÜRETİM ŞEFLİĞİ KONU ADI 350 Parketaş üretim tesisleri Tuzla parketaş tesisi 1 9 imha Küçükköy parketaş tesisi 1 9 imha 352 Raporlar 1 9 imha 354 ISO kalite kayıtları 1 2 imha ÜRT1-2 TÜRT1-2 KONU KODU B.B ve BAB ÜRETİM ŞEFLİĞİ KONU ADI 356 B.B ve BAB üretim tesisleri Tuzla B.B ve B.A.B tesisi 1 9 imha Küçükköy B.B ve B.A.B tesisi 1 9 imha 358 B.B ve B.A.B üretimi Presleme işi 1 4 imha Kürleme işi 1 4 imha Kürleme takip kartları 1 4 imha Bitümleme işi 1 4 imha Yazı kodlama 1 4 imha Conta yapıştırma 1 4 imha İstifleme işi 1 4 imha Düzenleyici ve önleyici faaliyetler 1 4 imha 360 Raporlar B.B ve BAB Dönem raporları 1 4 imha B.B ve BAB Günlük raporlar 1 4 imha B.B ve BAB Aylık raporlar 1 4 imha 159

170 B.B ve BAB Yıllık raporlar 1 4 imha 362 B.B ve B.A.B makinaları Yontar 1 4 imha Pfeiffer 1 4 imha Tezgüller 1 4 imha Vihy Simplex 1 4 imha College 1 4 imha Vibratör tablası 1 4 imha Üretilen B.B ve B.A.B' lar ölçü ve çaplarına göre düzenlenebilirler.örneğin Ø ISO kalite kayıtları 1 2 imha ÜRT5 KONU KODU HAZIR BETON ÜRETİM KONU ADI 370 Hazır beton fabrikaları Küçükköy hazır beton üretim 1 9 imha Bayrampaşa hazır beton üretim 1 9 imha 372 Beton Santralleri 1 9 imha 374 Hazır beton ve beton işleri Hazır beton ve beton doldurma işlemi 1 4 imha Beton üretimi 1 4 imha Malzeme çekimi 1 4 imha Harman hazırlanması 1 4 imha Malzeme sevk ve gönderimi işleri 1 4 imha 376 Ölçüm cihazı tartım kartı 1 4 imha 378 ISO kalite kayıtları 1 2 imha ÜRT3 KONU KODU ŞEHİR MOBİLYALARI ÜRETİM MÜDÜRLÜĞÜ KONU ADI 400 Ahşap atölyesi işleri Üretim planlama işi 1 9 imha Kontrol işleri 1 4 imha Teslim işi 1 9 imha 160

171 Ahşap işleri proses kontrol haritası ( Ahşap üretim işleri kalite planı ) 402 Ahşap ürün çeşitleri 1 9 imha Çocuk oyun gurubu ve kır masası işleri 1 4 imha Pergole ve kamelya işleri 1 4 imha Dairesel bank işleri 1 4 imha İSTON bankları işi 1 4 imha 404 Beton atölyesi işleri ( Beton üretim işi ) Üretim planlama işi 1 9 imha Üretim kontrol işi 1 4 imha Teslim işleri 1 9 imha Vibrasyon 1 4 imha Kalıp dökme ve çıkarma işleri 1 4 imha Yıkama 1 4 imha Kumlama 1 4 imha Kalıp hazırlama 1 4 imha Üretim sonu ilgili resimler 1 sürekli 406 Prefabrik üretim işleri Kalite planı 1 4 imha Üretim Planlama işi 1 4 imha Üretim kontrol işi 1 4 imha Ürün teslim işi 1 4 imha Prefabrik beton kalıbın vibrasyon işi 1 4 imha Branda açma ve branda örtme işi 1 4 imha Çubuk sistem demir hazırlama işi 1 4 imha Çubuk sistem kalıp hazırlama işi 1 4 imha Prefabrik betonun perdahlama işi 1 4 imha Çubuk sistem beton dökümü 1 4 imha 408 El imalatı işleri Üretim planlama 1 9 imha Kontrol 1 4 imha Teslim 1 9 imha Kalite planı 1 4 imha Kalıbı imalata hazırlama işi 1 4 imha Beton doldurma ve yerleştirme işi 1 4 imha Kalıp sökme işi 1 4 imha 161

172 Rötuş 1 4 imha Silme işi 1 4 imha Üretim sonu İlgili teknik resimler 1 sürekli 410 ISO kalite kayıtları 1 2 imha KENT KENTSEL TASARIM KONU KODU KONU ADI 420 Proje yönetimi Projelerin sevk ve idaresine dair yazışmalar proje adına göre düzenlenir. 422 Tasarım işleri Teknik tasarım çizimleri 1 sürekli 424 Endüstriyel ürün tasarım işleri Endüstriyel ürün tasarım çizimleri 1 sürekli 426 Mobilya tasarım işi Öneri dosyası Veri toplama inceleme ve Ar-Ge araştırmaları 1 9 Değerlendirme 1 4 Değerlendirme Prototip Ar-Ge çalışmaları 1 9 Değerlendirme Tespit dosyası 1 sürekli Üretim katalokları 1 sürekli Büyükşehir Belediyesi Kentsel Tasarım 428 işleri 1 sürekli 430 Diğer kentsel tasarım işleri 1 sürekli 431 Bellitalia Çizimleri 162

173 163

174 164

175 165

176 Ek 5- Evrak Envanter Formu 86 1.Birim Adı: Ana birim : Birim: Alt birim adı : 2.Görüşülen Kişi: 3.Evrakın Bulunduğu Yer: Ad: Büro: Telefon: Arşiv: Oda no: 4.Evrak Serisinin Adı: 5.Kapsadığı Tarihler: 6.Evrak Serisinin Tanımı( içeriğin, amaçların, ilgili olduğu faaliyetin özeti,varsa örnekleri ) 7.Miktarı : Dosya Sayısı : Aktif : Pasif ( Önceki seneler ): 8.Düzenleme Türü: Konu Vaka Diğer 9.Düzenleme Şekli: Ada Göre Alfabetik Konuya Göre Alfabetik Coğrafi Ada Göre Alfabetik Nümerik Kronolojik Desimal Konu Tasnif Sistemi Diğer 10.Evrak Türü: Ses Bandı Video Filmi Sinema Filmi Fotoğraf Mikrofilm/Fiş Defter Harita / Plan / Çizim 11.Bu evraka büroda ne kadar süre ihtiyaç var? Bilgisayar Kaydı A3 Kağıdı A5 Kağıdı Sürekli Form Diğer 12. Bu evraka arşive kaldırıldığında ne kadar süre ihtiyaç duyulur? Sürekli ise neden? 13.Varsa mevzuatta belirtilmiş saklama süresi ve ilgili mevzuatın tanımı: 14.Evrakın başka bir yerde kopyası mevcut mu? Varsa nerede? Üzerinde resmi işlem varmı? 15.Eski yıllara ait evrakın kullanım sıklığı nedir? 16.Varsa gizlilik derecesi : Makam olarak kim görür: 17.Notlar, öneriler, yorumlar: 18.Formu dolduran: 19.Tarih: 86 Ek-5 ve Ek-6 da yer alan formlar İSTON Kurumu için yapılan Ana Dosya Tasnif Planı ön analiz çalışma aşamasında veri analizi yapmak için hazırlanmıştır.bu çalışmanın amacı kurumun; birimlerini, birimlerin görev tanımları ve fonksiyonları sonucunda oluşturulan evrak türlerini tanımlayarak kurum genelinde iç işleyiş ve dış işleyiş için yapılan resmi yazışmalarda tanımlama kodlarını oluşturmaktır.oluşturulan bu kodları arşiv bilgi tabanı içinde tanımlayıcı olarak kullanmak ve bu kodlarla öncelikle birimlerde dosyalama standardını oluşturarak devamlılığında ise kurum arşivinde bu bilgilerin kontrolünü sağlamak temel amaçtır. 166

177 Ek 6- Fonksiyon Envanter Formu 1.Sayı: 2.Kod: 3.Fonksiyonu Yerine Getiren Birimin Adı: 4.Fonksiyonun Konusal Genel Tanımı : 5.Görüşülen Kişi: a) Görevi: b) Telefonu: 6.Fonksiyonun Bağlı Olduğu -devr alındığı- İlgili Birim : 7.Fonksiyonun Devr edildiği İlgili Birimler: a- b- c- d- Görev Yapılırken Yerine Getirilen İşlemler Ve Üretilen Belgeler: Yapılan İşlem Üretilen Evrak: a. a. b. b. c. c 8.Bu İşleme Ait Mevzuat: 9.İşlem İçin Gerekli İmzalar: Bu İşlemin yapılması için harcanan zaman ( saat ): 11. Aylık ortalama İşlem Sayısı: 12.İşte Çalışan Kişi sayısı: 13.Notlar : 14.Anketi Yapan: 15.Tarih: 167

178 Kaynakça Kitaplar ALTER Steven, Information System: A Management Perspective, United States of America: Addison Welsey Publishing Comp., 1992 ATAMAN, Bekir Kemal; Arşivcilik Terimleri Sözlüğü. İstanbul, Librairie de Péra, 1995 BARUTÇUGİL, İsmet ; Bilgi Yönetimi, Kariyer Yayıncılık, İstanbul 2002 ÇETİN, Canan; AKIN Besim, EROL Vedat, Toplam Kalite Yönetimi ve Kalite Güvence Sistemi, 2.baskı, Beta Yayınları, İstanbul, Şubat DEMİR Kamile, Cevat ELMA, Yönetimde Çağdaş Yaklaşımlar, Uygulamalar Sorunlar, Anı Yayıncılık, Ankara 2000 GÜMÜŞOĞLU Şevkinaz, İstatistiksel Kalite Kontrolü ve Toplam Kalite Yönetim Araçları, Beta Yayınları, 2.baskı, İstanbul HOLT H. David; Management: Principles and Practices, New Jersey: Prentice Hall, Inc., 1987 ISHIKAWA Kaouru; Toplam Kalite Kontrol, KALDER yayınları, İstanbul, Mayıs 1997 KAVRAKOĞLU, İbrahim; Toplam Kalite Yönetimi, Kalder Yayınları, İstanbul 1994 LAUDON, Jane P., Laudon C. Kenneth; and Management Information Systems, USA: Prentice Hall, Sixth Edition, 2000 MASAAKİ İMAİ, KAİZEN Japonya nın Rekabetteki Başarısının Anahtarı, BRİSA, , İstanbul ÖZVEREN Mina, Toplam Kalite Yönetimi Temel Kavramlar ve Uygulamalar, Alfa Yayınları, İstanbul, 1997 ŞİMŞEK Muhittin, Toplam Kalite Yönetiminde Başarının Anahtarı İnsan Faktörü, Babıali Kültür Yayıncılık,İstanbul 2002 ŞİMŞEK Muhittin, Kalite Yönetimi, Marmara Üniversitesi Teknik Eğitim Fakültesi Yayınları, İstanbul,1998 TSE-ISO 9003, Kalite Sistemleri-Son Muayene ve Deneylerde Kalite Güvencesi Modeli, Türk Standartları Enstitüsü, Ankara 1994 TSE, Türk Standartları, TS - ISO 9000, Ankara: Enstitü, Aralık

179 TSE, TSE EN ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemleri- Şartlar, TSE Yayınları,2001,Ankara TUTAR, Hasan ; Toplam Kalite Yönetimi Çerçevesinde Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, Aktif Yayınevi, Erzurum, 2001 UĞUR Hüseyin ; Gümrük Birliği Aşamasında Akreditasyon, 4. Uluslararası Kalite Kongresi, Özgeçmişler ve Tebliğler 1, İstanbul, 1995 WEAVER N.Charles; Toplam Kalite Yönetiminin Dört Aşaması, Sistem Yayıncılık, İstanbul, 1997 YENERSOY Gönel; Mükemmeli Arayış Yolculuğunda İlk Adım, Rota Yayınları, 1997, Makaleler: ÇETİN Müjgan, Toplam Kalite Yönetiminin AR-GE Kuruluşlarına Etkisi, 4.Ulussal Kalite Kongresi Toplam Kalite Yönetimi ve Eğitimde Kalite Özgeçmişler ve Tebliğler 2, Kalder Yayınları, İstanbul, 8 / 9Kasım,1995 ÇİÇEK Niyazi, ISO 9000 Kalite Güvence Sistemi Standartlarında Evrak Üretimi ve Yönetimi, Arşiv araştırmaları Dergisi, Sayı 2, 2000 DAĞLIOĞLU Orhan, Mehmet Demirci, "ISO 9000'e Global Bakış", Standart, Nisan 1995, GÜRSÖZLÜ Süheyla, Toplam Kalite Yönetimi'ne Bakış, Erişim 2005 SÜERDEM Arzu, ödül, erişim:2005 KANDUR Hazma, Kamu Sektöründe Toplam Kalite Çalışmaları Açısından Arşivlerin Önemi, Arşiv Araştırmaları Dergisi Sayı 2, 2000 KARA Cemal, HACCP in misyonu : Erişim ; 2003 KİLİTÇİOĞLU Hakan, TÜSİAD-KALDER Ödülü,- Süreç, Kriterler ve Deneyimler, 4. Uluslararası Kalite Kongresi, Özgeçmişler ve Tebliğler 1, İstanbul, 1995 MESS, Türkiye Metal Sanayicileri Sendikası, 2000 Yılında ISO 900x Kalite Güvence Sistemi Standartları, İstanbul ORÇUNUS A.R, Rekabetçi Yönetim ve TÜSİAD KALDER Toplam Kalite Modeli, Verimlilik Dergisi, Özel Sayı,

180 ÖZDEMİRCİ Fahrettin, (2002). "e-arşivlere Giden Yolda Belge Yönetim Birimleri" e-türkiye Sürecinde Kütüphaneler: 38. Kütüphane Haftası bildiriler, Mart 2002 : Ankara Yay. Hazl. Ali Can [ ve başkaları]. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği [Çevrimiçi] Elektronik adres: UĞUR Hüseyin, Gümrük Birliği Aşamasında Akreditasyon, 4. Uluslararası Kalite Kongresi, Özgeçmişler ve Tebliğler 1, İstanbul, 1995 İnternet adresleri ARMA International (2003). Standarts in progress, [Çevrimiçi] Elektronik adres: erişim : 2003 The Europen Foundation Quality Management Exellence Model International Organization for Standardization erişim : Cemal Kara, HACCP in misyonu : Erişim ; ISO Information and documentation Records management ISO-Stages of the development of International Standarts. [Çevrimiçi] Elektronik adres: erişim: Erişim Toplam Kalite Yönetimi ve Özdenetim Modeli erişim : erişim :.2005 Public Records Office. (2003). Records Management: Standarts and Guidance [Çevrimiçi] Elektronik adres: 170

181 erişim:2005 (Arzu Süerdem, ödül ) erişim : National Archives of Australia. (2002). Australian Standart for Records Management- AS ISO 15489, [Çevrimiçi] Elektronik adres: Eğitim notları Başbakanlık Osmanlı Arşivleri Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Notları 2005 İHE ( İstanbul Halk Ekmek ) HACCP Gıda Sistemi Kalite Notları, 2004 İSTON Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Notları 2004 NESTLE Türkiye Gıda Sanayi A.Ş, Kalite Yönetim Sistemi Çalışanın El Kitabı Türk Loydu, ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Eğitimi, İstanbul, 2003 TSE Kalite Broşür ve Dokümanları Basılmamış notlar Başbakanlık Osmanlı Arşivleri Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Notları ( İç Tetkik uygulamaları ) NESTLE Türkiye Gıda Sanayi A.Ş, Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Notları Tülin AREN, İstanbul Üniversitesi Arşivcilik Bölümü Belge ve Bilgi Yönetimi basılmamış ders notları,

182 ÖZGEÇMİŞ Ayşegül KAYA Öğrenim Durumu: Marmara Ünv. Bilgi ve Belge Yönetimi Yüksek Lisans İstanbul,Türkiye KONU : Kurumlarda Evrak ve Arşiv Yönetimi ile ilgili Proseslerinin ISO 9000 Serisi Standartlarına Uyarlanması Mezuniyet derecesi : 90,13 Tez Danışmanı : Doç. Dr. Hamza KANDUR İstanbul Üniversitesi, Arşivcilik Bölümü İstanbul, Türkiye Mezuniyet Derecesi : Bölüm Birinciliği Tez Danışmanı: Yrd.Doç.Dr. Gülden SARIYILDIZ Deneyimler Stajlar: İDO Şehirhatları Müdürlüğü Yazı İşleri Sorumlusu & Müdür Asistanı İDO Arşiv Düzenleme Çalışması Arşiv Projesi 2004 Proje Danışmanı İstanbul, Türkiye İHE 15 Bin Klasörlük Arşiv - Kütüphane Düzenleme Çalışması Arşiv Projesi Proje Yönetmeni İstanbul, Türkiye İŞTİRAKLER DAİRE BAŞKANLIĞI Arşiv - Kütüphane Düzenleme Çalışması Arşiv Projesi Proje Sorumlusu İstanbul, Türkiye 172

183 İSTON arşiv düzenlemesi ve arşiv işlemlerinin ISO 9000 serisine uyarlanması çalışması çerçevesinde.2003 Arşiv İşlemleri ve Konu Tasnif Planı Sorumlusu İstanbul, Türkiye Bağcılar Belediyesi Halk Kütüphanesi oluşturması ve kurulması İstanbul, Türkiye ( 20 bin Kitabın Bilgisayar ortamında kaydının hazırlanarak kullanıcıya sunumu çalışması ) Tema Vakfı Basın Arşivi Belge ve Bilgi Merkezi (Kütüphane Fotoğraf, Dia Ve Gazete Arşivi ) İstanbul / Türkiye ( Otomasyon sistem kullanıcısı; arşiv hizmetleri,günlük gazetelerin arşivlenmesi net üzerinden taranarak tüm tema kullanıcılarına yollanma işi, kitap kataloglama, ödünç verme ve takibi, net üzerinden bilgi alma ve yollama, kitap satın alma ve politikası takip işlemleri. ) Alpaslan ilköğretim okulu, Öğretmenlik (İngilizce) İstanbul/Türkiye Darüşşafaka Arşiv malzemesinin düzenlenmesi İstanbul /Türkiye Başbakanlık Osmanlı Arşivleri Stajı İstanbul / Türkiye Kullanabildiği Programlar: Sistem: Windows 98, Windows NT, Windows 2000 Professional, Windows Xp Professional Ofis Programları : Microsoft Word, Excel, Power point, Outlook Express, Paint Shop pro, Fail Maker, Microsoft Access 173