ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ PROSEDÜRLER

Transkript

1 KYS AMAÇ Eker Süt Ürünlerinde kurulmuş olan Entegre Sistemi (ISO 9001:2008 Kalite Sistemi & ISO 22000:2005 Gıda Güvenliği Sistemi & BRC Global Gıda Standardı & Helal Gıda) dokümantasyonunda kullanılan kalite el kitabı, süreç akış şeması, prosedür, plan, talimat, liste, form, dış kaynaklı doküman, teknik şartname/satın alma şartnamesi v.b. gibi dokümanların hazırlanması, yayını, dağıtımı, güncelleştirilmesi, değiştirilmesi, korunması, geçerliliğini yitirmiş dokümanların iptali ve çevreye zarar vermeyecek şekilde imha edilmesi faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi için yöntem ve sorumlulukları belirlemek, firmada uygulanmakta olan dokümantasyonun kontrol ve kayıt altında tutulmasını sağlamaktır. 2.0 KAPSAM VE GEÇERLİLİK Entegre Sistemi içerisinde kullanılan tüm dokümanları kapsar. 3.0 REFERANSLAR VE İLGİLİ DÖKÜMANLAR TS EN ISO 9001:2008 TS EN ISO 22000:2005 BRC Global Standardı Helal Gıda Standardı Geçerli Doküman Listesi Doküman Dağıtım Formu Kayıtların Kontrolü Prosedürü Dış Kaynaklı Yayınlar ve Yasal Şartlar(EK-1) 4.0 TANIMLAR EYSEK: Entegre Sistemi El Kitabı Doküman: Bir faaliyet ile ilgili olarak ne, ne zaman, nerede, nasıl, ne için, kim tarafından yapılacak sorularının cevabını içeren ve o faaliyet hakkında bize yol gösteren; yayımı, dağıtımı, üzerinde yapılan değişiklikler ile yürürlükten kaldırılması ve saklanması kontrol altında bulundurulan belgedir. Dış Kaynaklı Yayınlar: Muhtelif zamanlarda yayınlanan ve genellikle sistematik olarak şirketimize ulaşan verilerdir. Prosedür: İşlerin yeterli kontrolünü sağlayacak detayda tarif eden dökümandır. Şu soruların cevaplarını verir. (ne, nerede, nasıl yapılacak, sorumlular ve nasıl raporlanacağı) Talimat: Prosedürlerde tanımlanan faaliyetlerin her biri için gerekli ve uygun görülen durumlarda hazırlanan ve belirli bir işin nasıl yapılacağını tanımlayan dökümandır. Form: Talimatların işlemesini kolaylaştıran ve kayıtların kontrolünü sağlayan dökümandır. Revizyon: Dokümanda veya formda yapılan değişiklik O.E.K: Organizasyon El Kitabı, Bir kuruluşun organizasyon yapısını gösteren doküman Plan: Bir prosesin gerçekleşmesi için uyulması tasarlanan düzen Kalite Planı: Belli bir ürüne veya prosese hangi prosedürlerin ve ilgili kaynakların kim tarafından, ne zaman ve ne sıklıkta uygulanacağını belirleyen doküman Proses: Girdileri çıktılara dönüştüren birbirleri ile ilgili veya etkileşimli faaliyetler takımı, süreç Kalite Fabrika

2 KYS-01 İş Akışı: Proseste bulunan tüm aşamaların sırasının nasıl belirlendiğini, nasıl yapıldığını, hangi parametreler arasında olduğunu, risk oluşturan alanların belirlendiğini, hammadde, ingredient ve ara mamüllerin dahil olduğu, tekrar işlenme ve geri dönüşümü gerçekleştiren, atıkların uzaklaştırıldığı yerlerin nasıl olması gerektiğini gösteren doküman Belli bir ürünün, proses aşamasının nasıl yapıldığını, hangi parametreler arasında olduğunu ve faaliyet adımlarını gösteren döküman Haccp Planı: Haccp yönetim sistemi kapsamındaki ilgili tehlikelerin kontrolünün sağlanması için Haccp prensiplerine göre uygun hazırlanan doküman. İşletme içerisinde Haccp uygulanması sırasında; iş akışları, kritik kontrol noktaları, kritik limitler, kullanılan ölçme ve değerlendirme cihazlarının yöntemleri, sapma durumunda karar yetkilisi, uygunsuzluk durumunda yapılacak işlemlerin izlendiği yolu gösteren doküman Tehlike analizleri: Hangi tehlike ve şartların gıda güvenliği ile ilgili olduğuna ve dolayısıyla Haccp planında ele alınması gerektiğine karar vermek için, bu tehlike ve şartlara bunların bulunmasına yol açan hususlara ilişkin bilgilerin toplanması ve değerlendirilmesi çalışmalarıdır. Gıda güvenliğinde hangi tehlike ve şartların bulunmasının gerekliliğine ilişkin bilgilerin toplanması ve değerlendirilmesi çalışmalarıdır. Hangi tehlikelerin kontrol altında tutulması, gıda güvenliğinin sağlanması için kontrol seviyesinin ne olması ve hangi kontrol önlemlerinin veya kombinasyonunun kullanılması gerektiğini belirlemek için yürütülen çalışmalardır. Nihai ürün olana kadar gerçekleşen adımların sıralama ve etkileşimlerinin şematik ve sistematik sunumudur. Ürün Tanımı: Ürünün bileşimini, ingredientlerin menşeini, gıda güvenliğini etkileyen fiziksel ve kimyasal özelliklerini, işlenmesini, ambalajlanmasını, depolama ve dağıtım koşullarını, tanımlanan depolama ve kullanım koşullarında hedef güvenli raf ömrünü, kullanım talimatlarını, müşterinin olası kullanım talimatının rehber olarak alındığı doküman. Kritik Kontrol Noktası(KKN): Kontrolün uygulanabileceği ve bir gıda güvenliği tehlikesini önlemek veya ortadan kaldırmak veya kabul edilebilir bir seviyeye indirgemek için asli olan (gıda güvenliği) adım. Ön Gereksinim Programı(OGP): Gıda güvenliği ve Gıda zinciri boyunca gerekli hijyenik ortamı sağlayarak uygun biri üretim yapmak, son ürünün güvenli bir şekilde hazırlanmasını sağlamak ve insan tüketimi için güvenli gıdalar sunmak için temel koşullar ve faaliyetler. Operasyonel Ön Gereksinim Programı (OÖGP): Olası gıda güvenlik tehlikelerini ve/veya üründe yada proses ortamında gıda güvenliği tehlikelerinin kontaminasyonu veya çoğalmasını kontrol altına almak için zorunlu olduğu tehlike analizleriyle tanımlanan ön gereksinim programı. 5.0 SORUMLULAR, bu prosedürün hazırlanması, gözden geçirilmesi ve takibinden, kontrol edilmesinden Kalite, Fabrika ise onaylanmasından sorumludur. Bu prosedür; kalite sistem dokümantasyonunun yürürlüğe konması veya revize edilmesini önerenleri, bunları hazırlayan, revize edenleri, kabul etmeye yetkili olan yöneticileri ve sorumlu personeli ilgilendirir. 6.0 UYGULAMA 6.1. Dokümanların İçeriği EYS El Kitabı (EYSEK) Kalite Fabrika

3 KYS-01 EYS Sisteminin oluşturulması ve uygulanmasında kullanılan temel dokümanlardan biri olarak hazırlanır. İçeriği en az aşağıdaki konuları kapsamalıdır. Değişikliklerin izleneceği bir sayfa, Kapsam, Tarihçe ve ürün yelpazesi, EYS yapısı, Politikalar, Organizasyon yapısı, Hariç tutmanın haklı sebepleri, BRC Global Gıda Standardı Sisteminin uygulama açıklamaları ve diğer standartlar ile ilgili çapraz referans listesinden bahsedilen dokümandır Prosedürlerin İçeriği Firma adı ve logosu Prosedür adı ve numarası Yayın tarihi ve numarası Prosedürler aksi belirtilmediği takdirde 7 ana başlıktan oluşur. Amaç: Dokümanın amacının kısa bir tanımlaması yapılır. Kapsam ve Geçerlilik: Dokümanın kapsamı, sınırlamaları ve geçerlilik alanları belirtilir. Referanslar ve İlgili Dokümanlar: Kullanılan veya organizasyon aracı olarak iletilen ve/veya gönderme-alıntı yapılan kaynakların özeti tanımlanır. Tanımlar: Herkes tarafından bilinmeyecek veya anlaşılmayacak özel terim ve deyimlerin açıklamaları belirtilir. Sorumlular: Dokümanı gözden geçirmekten sorumlu personel tanımlanır ve amaca ulaşmak için dokümanın kimin tarafından uygulanacağı belirtilir. Uygulama: Etkinliğin ayrıntılı biçimde anlatıldığı bölümdür. Uygulama paragrafı, dokümanın en önemli paragrafıdır. Konu ile ilgili ve amaca yönelik ne yapılacaksa adım adım, kesin ve anlaşılır bir biçimde belirtilir. Eğer uygulamada kullanılacak olan form, rapor vs. gibi proses araçları varsa, bunların hangi amaçla kimler tarafından kullanılacağı ve içerikleri ayrıntılı bir biçimde belirtilir. Dağıtım ve Dosyalama: Dökümantasyon dağıtımı, dosyalanması ve kayıtların ne kadar süre saklanması gerektiği belirtilir Talimatların İçeriği Prosedürlerdeki 7 ana başlıktan oluşur. Prosedürlerde tanımlanan faaliyetleri daha detaylı anlatan dokümanlardır. Detayları tanımlar. İlgili prosedürü destekler. Genellikle bir bölüme/bir işe yöneliktir. Gerekiyorsa görsel öğeler içerir. İlgili birimin talebine göre farklı başlıklar ve format içerebilir. Kalite Fabrika

4 KYS Formların İçeriği EYS ile ilgili faaliyetler esnasında oluşan işlemlerin kayıt altına alınması ve olası bir problem durumunda sorumlunun tespit edilmesi sağlanır. esnasında oluşan detayları tanımlar, (kim, ne zaman, nasıl, hangi tip, miktar, süre vb. ) İlgili prosedür ve talimatı destekler. Daha sık revizyona uğrayabilir. Genellikle bir bölüme/bir işe yöneliktir. Tarih ve hazırlayan/kontrol kısımları bulunmalıdır Kalite Planlarının İçeriği Proses aşamalarında kalite uygulamalarını, kaynaklarını ve faaliyet sıralarını tanımlayan dokümanlardır. esnasında oluşan detayları tanımlar, (kontrolün yapılacağı noktalar ve ne sıklıkta yapılacağı, hangi ürün ve ürünler için yapılacağı, hangi tetkiklerin yapılacağı, kontrollerin kimin tarafından yapılacağı, sonuçların yazılacağı kalite kayıtlarının hangilerinin olduğu vb. ) İlgili prosedür ve talimatı destekler. Genellikle bir bölüme/bir işe yöneliktir. Tarih ve hazırlayan/kontrol eden/onay kısımları bulunmalıdır İş akışlarının İçeriği Proses aşamalarında iş akışlarını ve faaliyet sıralarını tanımlayan dokümanlardır. esnasında oluşan detayları tanımlar, (proses aşamalarının sıralaması, faaliyet adımları, parametre aralıkları, sıcaklık, süre, risk oluşturan alanların belirlenmesi, hammadde, ingredient ve ara mamüllerin dahil olduğu, tekrar işlenme ve geri dönüşümü gerçekleştirilen, atıkların uzaklaştırıldığı yerlerin nasıl olması gerektiğini vb.) İlgili prosedürü destekler. Genellikle bir bölüme/bir işe yöneliktir. Tarih ve hazırlayan/kontrol eden/onay kısımları bulunmalıdır. CCP ve OÖGP leri gösterir Tehlike Analizlerinin İçeriği Proses aşamalarındaki tehlikeleri ve faaliyetleri tanımlayan dokümanlardır. esnasında oluşan detayları tanımlar (prosese ait prosedürlerin, ilgili kaynakların kim tarafından, ne zaman, ne sıklıkta uygulanacağı), İlgili prosedürü destekler, Genellikle bir bölüme/bir işe yöneliktir, Ürün Tanımlarının İçeriği Ürünün hammaddesinden, son ürün ve dağıtımına kadar olan proses aşamalarının faaliyet sıralarını tanımlayan dokümanlardır. esnasında oluşan detayları tanımlar (Ürünün bileşimini, ingredientlerin menşeini, gıda güvenliğini etkileyen fiziksel ve kimyasal özelliklerini, işlenmesini, ambalajlanmasını, depolama ve dağıtım Kalite Fabrika

5 KYS-01 koşullarını, tanımlanan depolama ve kullanım koşullarında hedef güvenli raf ömrünü, kullanım talimatlarını, müşterinin olası kullanım talimatını), İlgili prosedürü destekler. Genellikle bir bölüme/bir işe yöneliktir Kritik Kontrol Noktasının İçeriği Gıda Güvenliğini sağlamak ve olası tehlikeleri ortadan kaldırmak için oluşturulmuş dokümanlardır. esnasında oluşan kontrol parametrelerinin detaylarını tanımlar (Kontrolün uygulanabileceği ve bir gıda güvenliği tehlikesini önlemek veya ortadan kaldırmak veya kabul edilebilir bir seviyeye indirgemek için asli olan (gıda güvenliği) adım, İlgili prosedürü destekler, Genellikle bir bölüme, işe, ürüne yöneliktir Ön Gereksinim Programının İçeriği Detayları tanımlar (Gıda güvenliği ve Gıda zinciri boyunca gerekli hijyenik ortamı sağlayarak uygun biri üretim yapmak, son ürünün güvenli bir şekilde hazırlanmasını sağlamak ve insan tüketimi için güvenli gıdalar sunmak için temel koşullar ve faaliyetler), İlgili prosedürü destekler, Genellikle bir bölüme, işe, ürüne yöneliktir, Operasyonel Ön Gereksinim Programının İçeriği Detayları tanımlar, (Olası gıda güvenlik tehlikelerini ve/veya üründe yada proses ortamında gıda güvenliği tehlikelerinin kontaminasyonu veya çoğalmasını kontrol altına almak için zorunlu olduğu tehlike analizleriyle tanımlanan ön gereksinim programı) İlgili prosedürü destekler, Genellikle bir bölüme, işe, ürüne yöneliktir, Analiz Tablosunun İçeriği EYS için ihtiyaç duyulan proseslerin etkileşimlerini, operasyon adımlarını gösteren dokümanlardır. Proses adı, Proses sorumlusu, Proses amacı, Kontrol kriterleri, Girdiler, Faaliyetler, Çıktı, İlgili prosesler, Proses sınırları, Kalite Fabrika

6 KYS-01 Kritik konular, Performans kriterleri, Kaynaklar, İlgili dokümanlar, Gözden geçirme periyodu, Tarih ve hazırlayan /kontrol eden/onay kısımları bulunmalıdır ve 3 Yıllık İş Planının İçeriği Tüm birimler için ihtiyaç duyulan hedeflerin tespit edilmesi ve farklı hedeflerin belirlendiği dokümanlardır. İlgili politikayı destekler, Gerçekleşen ve hedeflenen değerleri belirler, Konu, Sorumlu, Planlanan başlangıç ve bitiş tarihini belirler, Kaynak, Referans, Açıklama, Rapor Tarih ve hazırlayan, sorumlu/ onay kısımları bulunmalıdır OEK ve Görev Tanımlarının İçeriği Yöneten, uygulayan ve doğrulayan bütün personelin sorumluluk, yetki ve karşılıklı ilişkilerini tanımlayan dokümanlardır. Detayları tanımlar: İş ünvanı, Organizasyondaki yeri, Vekalet durumu, Temel Faaliyetler, Sorumlulukları, Yetkileri, Nitelik belgesi bulunmalıdır Dokümanların Hazırlanması, Kontrolü Ve Onaylanması Dahili doküman sorumluluk matrisinde doküman adı, hazırlayanın, kontrol edenin, onaylayanın, orijinal dokümanların, dağıtım sorumlusunun kimler olması gerektiği belirtilmiştir. Dokümanların yazımı ve hazırlanması bilgisayar ortamında yapılarak ilgili kişiye veya manyetik ortama kopyalanarak gönderilir. Kalite Fabrika

7 KYS-01 DAHİLİ DOKÜMAN SORUMLULUK MATRİSİ Doküman Adı Hazırlayan Kontrol E.Y.S O.E.K PROSEDÜR SÜREÇ ANALİZ İŞ PLANI TALİMAT KALİTE PLANI İŞAKIŞ DİAGRAMI FORM Kalite İK / / Bölüm Bölüm Kalite Temsilcisi / G.G.E. / / Kalite HACCP PLANI Haccp Ekibi Haccp Ekibi TEHLİKE ANALİZLERİ ÜRÜN TANIMLARI Haccp Ekibi Haccp Ekibi Haccp Ekibi Haccp Ekibi KKN Haccp Ekibi Haccp Ekibi OGP Haccp Ekibi Haccp Ekibi ÖÖGP Haccp Ekibi Haccp Ekibi Onay Genel Orjinal Doküman Dağıtım İlgili İlgili İlgili İlgili İlgili İlgili İlgili İlgili Tablo-1 Kalite Fabrika

8 KYS-01 Harici dokümanlar ise teknik resimler, şartnameler, yasa, kanun, tüzük ve yönetmelikler gibi firma dışından temin edilen dokümanlardır. Harici dokümanların sorumluları dış kaynaklı yayınlar ve yasal şartlar EK-1 de belirtilmiştir Dokümanların, Kodlanması, Sisteme Dahil Edilmesi, Yayınlanması ve Dağıtımı Onaylanan dokümanlar; dağıtımı ve yayımlamayı yapacak olan na veya manyetik ortama kopyalanarak gönderilir. Dağıtım ve yayınlama tarafından aşağıdaki gibi yürütülür Dokümanların Kodlanması EYS Sistemi gereği Tablo-1 de belirtildiği şekilde hazırlanan dokümanların takibinin ve izlenebilirliğinin sağlanması için tüm dokümanlar aşağıda belirtilen bölüm kodları esas alınarak yapılır. A/ X X X. X X B/ X XX. X X. XX TP.01 C/ X X X. X X. XX P01 F01 X XX. X X. XX TF.01 X X X. X X. XX F01 F01 X XX. X X. XX TC.01 X X X. X X. XX C01 F A-Prosedür Kodlama B-Talimat Kodlama C-Form Kodlama TP : Proses Talimatları TF : Dolum Talimatları TC : Temizlik Talimatları P : 1.Proses talimatının 1.formu F : 1.Dolum talimatının 1.formu C : 1.Tamizlik talimatının 1.formu Örnek: 1- Hazırlanan Dokümanın Bölüm Kodu ÜRT (Üretim Sistemi) 2- Alan Sıra no (Dokümanın Sırası) ÜRT.01 (Kalite Sisteminin 1.nci prosedürü) 3- Alan Sıra no (Doküman Sırası) KYS (Kalite Sisteminin 1.nci prosedürünün 1.talimatı) 4- Alt Dokümanın Tanımı (F:Form, T:Talimat) KYS TP/TF/TC (Kalite Sisteminin 1.nci prosedürünün, proses, dolum veya temizlik ilgili talimatı KYS P01 5- Alt Doküman Sıra No KYS P01 F01 (Kalite Sisteminin 1.nci prosedürünün, 1.nci talimatının, proses, dolum veya temizlik ilgili talimatının, 1.nci formu) Kalite Fabrika

9 KYS-01 Bölüm Kodları: ANA GRUPLAR KODU SORUMLULARI Kalite KYS Kalite Sistemi Gen. Müd, GGEL, Yön. Tem. Üretim ÜRT Üretim Fab.Md, Ürt.Md. HACCP HYS Haccp Sistemi G Ekibi Satınalma SAT Satınalma İşlet.Sor.G.M.Yrd., Satınalma Sor. Personel PER Personel Yön. Sistemi İşlet.Sor.G.M.Yrd., İnsan Kaynak. Sor. Muhasebe MUH Mali Sistemi Muhasebe Finansman FİN Mali Sistemi Fin. Sor, Muhasebe Pazarlama SYS Satış ve Pazarlama Sistemi Sat. Paz. Sor. GMYrd. Satış Direktörleri Hazırlanan, kontrol edilen ve onaylanan dokümanlar, geçerli doküman listelerine kayıt edilir Genel Yeni oluşturulan dokümanların revizyon numarası 0 dır. Dokümanın yürürlüğe gireceği tarih Yayın Tarihi bölümüne yazılarak belirtilir. Onaylanmış olan doküman Geçerli Doküman Listesi ne (prosedürler, talimatlar, kalite planları, iş akışları, formlar vb.) eklenerek bilgisayarda arşivlenir Elektronik Ortamda ortamında ilgili süreç sorumlusuna gönderilir. Elektronik (İntranet) ortamında sisteme dahil edilir ve sisteme dahil edildiğine dair ile ilgili süreç sorumlularına bildirilir. Tüm personelin İntranet sisteminden EYS dokümanlarına ulaşılabilirliği sağlanmıştır Basılı Kopya Olarak Formlar hariç tüm dokümanlar, bilgisayardan çıktısı alınıp (okunmayı engellemeyecek şekilde) KONTROLLÜ KOPYA KAŞESİ vurularak ilgili süreç sorumlularına Doküman Dağıtım Formuna imza karşılığında dağıtılır Basılı Kopya Olmayarak Başka şirketlere veya tedarikçilerimize verilecek dokümanlar Fabrika müdür veya Genel müdürün onayı ile kontrolsüz veya PDF ten taratılmış olarak verilir Bilgi İçindir Dış kaynaklı veya firma içi verileri kullanılarak hazırlanan dokümanlar ise dağıtım sorumlusunun ilgili gördüğü bölümlere ilgili süreç sorumlusu tarafından dağıtılır. Bilgi amacıyla çoğaltılan dokümanlara ise "BİLGİ İÇİNDİR" kaşesi vurularak dağıtım yapılır. Müşteriler tarafından istenen yeni ürün veya Kalite Fabrika

10 KYS-01 değişikliğe tabi olan ve tedarikçi firmayı ilgilendiren resim, şartname değişikliklerinde değişen dokümanların gönderilmesi Kalite ve/veya tarafından BİLGİ İÇİNDİR kaşesi vurularak yapılır Dokümanda Değişiklik(Revizyon) Ve Takibinin Yapılması Eker Süt Ürünlerinde kullanılan dokümanlar için değişiklik talebi, uygulamaların değişmesi, yetersiz, yanlış veya prosese uygun bulunmazsabirim sorumlusundan ilgili dokümanlara ve iç denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklar sonucu ve/veya Kalite ne yazılı, iç haberleşme veya ile gelir. Entegre Sistemi dokümanlarındaki değişiklikler tarafından iç haberleşme veya ile ilgili birimlere bildirilir. Bilgilendirme neticesinde Kalite ve/veya Tablo-1 (dahili doküman sorumluluk matrisi) 'de belirtilen hazırlama sorumlusu ile görüşerek değişikliği netleştirir. İlgili bölüm sorumlusu değişiklik yapılacak dokümanın taslağını oluşturarak Kalite ve/veya na teslim eder, Kalite Sistem tarafından revizyon tarihi ve revizyon numarası değiştirilerek imzalanması için ilgili bölüm sorumlusuna verilir, değişiklik onaylandıktan sonra doküman dağıtımı bölümünde belirtildiği gibi dağıtım gerçekleştirilir. Dış kaynaklı dokümanın kontrolü ve takibi Ek-1'deki Dış Kaynaklı Yayınlar ve Yasal Şartlarda belirtildiği gibi Yasal Mevzuatlar Ar-Ge departmanı, Makine kullanım kılavuzları ilgili süreç sorumluları, Tedarikçiden gelen spesifikasyonlar kalite ve satınalma departmanı, Kalibrasyon sertifikaları kimya laboratuvarı sorumlusu tarafından takip edilir Dokümanların İptali İptal edilen orjinal dokümanlar tarafından bir sonraki revizyona kadar iptal kaşesi vurularak saklanır Dokümanların Saklanması Tüm dokümanların orijinalleri; tarafından bilgisayardaki arşivde bir önceki revizyon ve son halleri ile saklanır Dokümanların Güvenliği Tüm dokümanların güvenliği Kalite ve/veya tarafından belirlenmiş sistemdeki (company, factory, apache vb.) klasörlerde ve CD ortamına aktarılarak yapılır. 7.0 DAĞITIM VE DOSYALAMA Bu dokümanın kontrolünden doğan kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir. Kalite Fabrika