DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ

Transkript

1 etik tasarım DOKÜMANTASYON EĞİTİMİ Uzay Çağı Cad No:82-B17 Ostim-Ankara Tel: Faks: e-ileti: www. etik.com.tr

2 BİR KURULUŞ EĞER; 1.Müşterilerinin 5-10 yıl sonra ne isteyeceğini ve bu istekleri karşılamak için tam olarak ne yapacağını biliyorsa, 2.Açık ve uzun vadeli düşünmeyi esas alan planlama sistemi ile bütünleşmiş PUKÖ diline sahipse, 3.Metod ve sonuçları ön plana alan gerçekci bir ölçüm sistemine sahipse, 4.Nelerin önemli olduğunu biliyorsa, 5.Grupları düzenli ise, 6.Kararlar yeterli bilgiye sahip kişilerce veriliyorsa, 7.Planlama günlük faaliyetlerle birleşmişse, 8.İyi bir düşey ve yatay iletişime sahipse, 9.Herkez kendisi için plan yapıyorsa,...o KURULUŞ GELECEĞE ÇEKİNMEDEN BAKABİLİR

3 YAZILI İŞLEMLER NİÇİN GEREKLİDİR? o PERFORMANS GELİŞİMİ o KURUMSALLAŞMA o İLETİŞİM o STANDARDLAŞMA o SİSTEMLEŞME o KONTROL HAKİMİYETİ Yazılı işlemler gelişmişliğin göstergesidir

4 KALİTE SİSTEMİ ORGANİZASYON VE DÖKÜMANTASYONLA KURULABİLİR

5 DÖKÜMANTASYON ÇEŞİTLERİ... NORMATİF DÖKÜMANLAR standartlar yönetmelikler PROSEDÜREL DOKÜMANLAR prosedürler talimatlar İŞLEMSEL DÖKÜMANLAR iş emirleri puantaj cetvelleri NE YAPMALI?

6 DOKÜMAN Bilgi (Anlamlı veri) ve onun destekleyici ortamı. Örnek, kayıt, özellik, prosedür dokümanı, çizim, rapor, standart. Not 1: Ortam; kağıt, manyetik, elektronik veya optik bilgisayar disketleri, fotograf veya mastar numune veya bunların birleşimi olabilir. Not 2: Bir dokümanlar takımı, mesela, özellikler ve kayıtlar, sıklıkla dokümantasyon olarak adlandırılır. Not 3: Bazışartlar (mesela okunabilirlik şartı) bütün doküman tiplerine uygulanır, bununla birlikte özellikler (mesela revizyon ile kontrol edilmek için şart) ve kayıtlar (mesela geri çekilebilme şartı) için farklışartlar olabilir

7 DÖKÜMANTASYON : Kalite politikası Kalite el kitabını Standardın öngördüğü prosedürleri İhtiyaç olan prosedürleri İş talimatları Kayıtlar ve formlar Kalite planlarını Destek dökümanları KAPSAR

8 KALİTE EL KİTABI ORGANİZASYON EL KİTABI PROSEDÜR EL KİTABI KADRO EL KİTABI DESTEK DÖKÜMANLAR Bir kalite yönetim sisteminin dokümantasyonunun içeriği aşağıda verilenlere bağlı olarak bir kuruluştan bir diğerine farklılık gösterir: a) Kuruluşun büyüklüğü ve faaliyetlerin özelliği, b) Proseslerin karmaşıklığı ve bunların aralarındaki etkileşim, c) Personelinin yeterliliği,

9 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ DÖKÜMANTASYONU

10 4.2 DOKÜMANTASYON ŞARTLARI Dokümante edilmiş prosedür ifadesi, bu prosedürün oluşturulmuş, dokümante edilmiş, uygulanmış ve sürekliliğinin sağlanmış olduğu anlaşılır. Dokümantasyon herhangi bir ortam veya yapıda olabilir. Kalite yönetim sistemi bir dokümanlar sistemi demek değildir

11 POLİTİKA : KARAR KURALLARI BÜTÜNÜDÜR

12 KALİTE POLİTİKASI: Bir kuruluşun (üst) yönetimi tarafından resmi olarak ifade edilen kalite ile ilgili bütün amaçları ve idaresi. Genelde, kalite politikası kuruluşun genel politikası ile tutarlıdır ve kalite hedeflerini tespit etmek için bir çerçeve sağlar. BU DOKÜMAN, KURULUŞUN KALİTE SİSTEMİNE BAĞLILIĞINI İFADE EDEN VE GENELLİKLE ÜST YÖNETİM TARAFINDAN ONAYLANMIŞ OLAN YÖNETİMİN DEKLARASYONUDUR. YÖNETİMİN KALİTE SİSTEMİNE VERDİĞİ ÖNEMİ KANITLAR

13 KALİTE POLİTİKASI (örnek) Yeni ve uygun teknolojideki ürünlerin satış, satış öncesi ve satış sonrası süreçlerinde, sahip olduğumuz tüm beşeri, teknik ve ticari kaynakları müşterilerimizin beklentilerini karşılama ve yaşamlarını kolaylaştırmak için seferber ederek, geleceğimizi müşterilerimiz ile birlikte oluştururuz. Çalışanlarımıza kendilerini geliştirmeleri için destek olur ve tüm süreçlere etkin katılımlarını sağlarız. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygunluğu sağlar, bu uygunluğu sürekli iyileştiririz. Yeniliklere açık hizmet anlayışı, kaliteli üretim ve sürekli iyileştirme düsturu ile hedefimiz en iyi olmaktır

14 KALİTE HEDEFİ Kalite ile ilgili olarak aranan veya amaçlanan bir şey. Kalite hedefleri genelde kuruluşun kalite politikasına dayanır. Kalite hedefleri genelde kuruluş içindeki ilgili fonksiyonlar ve seviyeler için belirtilir. Müşteri şikayetleri, Müşteri iadeleri, termin ve miktara uyma, Yeniden işleme, Tedarikçi performansları, Fireler, Hurdalar, eğitim Verimlilik

15 HEDEFLER KOYMA Termin Performans göstergesi Başlangıç değeri Hedef değeri Vektör

16 Hedef Koyma Hedef koyma örnekleri Termin Performans ölçütü Başlangıç Değer Hedef değer Yönlendirme sözcüğü Örnek Ocak ay ısonuna kadar Örnek Aralık ay ısonuna kadar Süreç yeterlilik oranını Üretim hazırlık süresini 1.0 dan 1.3 e Yükselt 5 saatten 3 saate Düşür

17 KALİTE EL KİTABI : Bir kuruluşun un kalite yönetim y sistemini belirleyen doküman Kalite El Kitapları,, münferit m bir kuruluşun un karmaşı şıklığına ve büyüklb klüğüne uygun olarak format ve ayrınt ntı bakımından değişebilir. ebilir. Amacı işletmede var olan iş gücünü yönetim politikasından ve kalite hedeflerinden haberdar etmektir. Ayrıca müşteri veya potansiyel müşterileri kuruluşun kaliteyi nasıl garanti ettiği konusunda bilgilendirmek için de kullanılabilir

18 KALİTE EL KİTABI ASGARİ OLARAK: Kuruluşun yapısını, sistem standardının her maddesini yerine getirmek üzere uygulanacak prosedürlerin listesini, Standart maddelerine ilişkin kuruluşun politikasını ve hedeflerini, bu gerekleri yerine getirmekten sorumlu olan kişileri gösteren bölümleri içerir. Kuruluşun tanıtımında kullanılacağı için de ürün çeşitleri, verilen servisler ve kaynakları da içerebilir

19 EL KİTABININ KAPSAMI: Kapak sayfası: yayın/ baskı numarası, kontrollü veya kontrolsüz kopya, onay,firma adı, kopya numarası İçindekiler ve revizyon sayfası Çapraz referans liste Giriş: kuruluş hakkında kısa bilgi, tarihçe, Kalite sistemi yapısı: kalite el kitabı, prosedürler el kitabı, talimatlar el kitabı Kuruluş kalite politikası Kuruluşun organizasyonu Prosesler arası etkileşimin tarifi,

20 KALİTE EL KİTABININ HAZIRLANMA AŞAMALARI: Kalite el kitabının hazırlanmasında aşağıdaki aşamalar söz konusudur: Kaliteyle ilgili tüm dokümanlar listelenmeli el kitabı hazırlamaktan sorumlu kişi/kişilere verilmeli. Her bir proses üzerinde çalışılmalı ve faaliyetlerin akışşemaları hazırlanmalı. Prosesler arasındaki ilişkiler ve etkileşimler değerlendirilmeli. Taslakların hazırlanması için görev dağılımı yapılmalı. Kuruluşun faaliyet alanı çerçevesinde varsa kapsamdışı bırakılan durumlar gözden geçirilerek sebepleri ile birlikte açıklanmalı. Taslak el kitabına gerekli kişi/birimlere dağıtılarak taslak üzerinde görüşler alınmalıdır, Düzeltmeler yapılmalı ve son metin hazırlanmalıdır. Yeni el kitabının kullanımı izlenmeli ve gerekiyorsa düzeltmeler yapılmalıdır. El kitabı, doküman kontrol prosedürlerine göre kabul edilmiş format çerçevesinde yayınlanmalı ve dağıtılmalıdır

21 FAALİYETLERİN DOKÜMANTASTONU İŞGÜCÜ DEVRİNİN YÜKSEKLİĞİ İŞİN KARMAŞIKLIĞI OPERASYONLARIN KESİKLİ OLUP OLMAMASI DENETİM YETERSİZLİĞİ VE SEYREKLİĞİ PERSONEL KALİFİKASYON YETERSİZLİĞİ ÜRÜN GEREKLERİNİ BELİRLEMEDEKİ ZORLUK BAĞLIDIR

22 PROSEDÜRLER: Bir faaliyeti veya bir prosesi icra etmek için belirlenen yol. Prosedürler dokümante edilebilir veya edilmeyebilir. Bir prosedür dokümante edildiğinde yazılı prosedüre veya dokümante edilen prosedür terimi sıklıkla kullanılır. Bir prosedürü içerene doküman prosedür dokümanı olarak adlandırılabilir

23 PROSEDÜRLER EL KİTABI: Amacı: çalışanları kalite el kitabında ifade edilen yönetim politikasının nasıl uygulanacağı konusunda yönlendirmektir. İçeriği: kalite sistem el kitabındaki her maddenin uygulanmasına ilişkin bır yada daha fazla prosedürlerden oluşur

24 PROSEDÜRLER: Aynı ya da farklı bölümlerdeki çalışanların yönetimin belirlediği kalite hedeflerine yönelik olarak birlikte nasıl çalışacaklarını belirtir. Kuruluşun politikasını referans alarak yapılan işin adımlarını TANIMLAR

25 PROSEDÜR KİMİN, NEYİ, NEZAMAN YAPTIĞINI ANLATIR. NASIL YAPILDIĞI TALİMATLARDA BELİRTİLİR. KİM DERKEN KİŞİ DEĞİL GÖREV TARİF EDİLİR. NE ZAMAN DERKEN DE SAAT DEĞİL KRONOLOJİK SIRA TANIMLANIR NE YAPILDIĞI, PROSEDÜRÜN ÖZÜNÜ OLUŞTURUR

26 BİR PROSEDÜRÜN İÇERİĞİ TİPİK OLARAK ŞU ÖGELERDEN OLUŞUR. Amaç Kapsam İş planı ve sorumluluklar prosedür Referanslar Tanımlar Kayıtlar Ekler - şekiller,talimatlar, formlar, iş akışları, vb

27 AMAÇ... Prosedürün yazımındaki ana neden yada gerekce kısa olarak belirtilir. Bir tek amaç bir cümle ile özlü olarak ifade edilir. KAPSAM... Prosedürün uygulanacağı sistemin sınırları burada tanımlanır. Birim, bölge, personel, fonksiyon açısından prosedür kapsamı tam olarak tanımlanmalıdır

28 İŞ PLANI - PROSEDÜR... Prosedürün özü iş planında tanımlanır ve dökümanın en can alıcı kısmıdır. Şunları içerir; ne yapılacaktır, kim yapacaktır, hangi sıra düzeni içinde yapılacaktır. İşin nerede ve nasıl yapılacağı prosedürün eklerinde yer almalıdır. İş planında sorumluluklar ve uygulamalar yer alır. Sorumlu ile eylemi sıra düzeni içinde bu bölüme yazılır. Olabildiğince görsel araçlarla desteklenir. İfadede yapar, eder gibi geniş zaman kipi kullanılır. Kolay basit anlaşılır cümleler kurulur. Her cümlede yalnızca bir tek düşünceye yer verilir

29 REFERANSLAR... Prosedür metni bir çok düzenlemeye gönderme yapabilecektir. Bu kolay ve anlaşılır bir dökümantasyon için zorunludur. Prosedürün iş planındaki eylemlerle ilişkilendirilen dökümantasyon listesi burada verilir. Böyle bir göndermeye gerek görülmemişse yoktur yazılır. TANIMLAR... Prosedür kapsamında açıklanması gereken terimler bu bölümde tanımlanır. Kullanılan terimlerin bir listesi yapılır ve karşısına açıklaması yazılır. Eğer açıklama gerektiren terim yoksa Yoktur yazılır

30 KAYITLAR... Prosedür gereği tutulan kayıt ve formların korunması, değerlendirilmesi, işlenmesi ve gerektiğinde imha edilmesi ile ilgili usul ve gerekler bu bölümde belirtilir. Bu bölümde ayrıca kayıtların nerelerde tutulduğunun ve muhafaza edildiğinin bir listesi de yer alır. EKLER... Prosedürde gönderme yapılan talimatlar, form örnekleri, kontrol grafikleri, iş akış diagramları, planlar, krokiler, etiketler, v.b. Listelenir. Açıklama gerektiren ek yoksa yoktur yazılır

31

32 1.Belirgin bir prosedür ( yada iş talimatı ) yazımı kararlaştırıldığında öncelikle mevcut yazılı yada sözlü prosedürler incelenmelidir. Eğer bu tür veriler yoksa işin o an nasıl yapıldığı incelenerek değerlendirilmelidir. Bu süreç içinde işi yapan kişilere danışmak çok önemlidir. - Yazılı olan olmayan her türlü veri ortaya konulur, - Değiştirilmesi gerekip gerekmediği tartışılır, -İşi yapanlara danışılır, -İşi yapanlarca dökümante edilmesi sağlanır

33 2. İşin o an nasıl yapıldığı değerlendirilirken akılda tutulacak hususlar şunlardır, -İlgili her çalışanla görüşmek - Prosedürle çelişen konuları atlamamak -İşin genel durumunu gözden kaçırmamak - Kişilere tam olarak neyi niçin yaptığınızı açıklamak - Her şeyi bir tek kişiden almaya çalışmamak - Görüşmelerde çok vakit almamak - Görüşmeleri aşamalar halinde planlamak - Her şeyi not almak

34 3. Görüşmelerde konuşulacak spesifik konular şunlar olabilir, - Doğrudan ve dolaylı, yatay ve düşey iletişim kanalları -İş tanımlarının mevcudiyeti - Diğer birimlerle ilişkiler - Yapılan tüm faaliyetler - Eğitim -İş çıktısının doğası - Çalışma ortamı - Yedekleme -İşi yapan olmadığında ne yapılıyor

35 4. Bilgi ve veriler toplandığında bunları bir düzene sokmak gerekir. Akış diyagramı yapmak bunun için akılcı bir çözümdür. Böyle bir çizelge tüm girdileri, çapraz ilişkileri ve olası sorunlu bölgeleri ortaya çıkartır. Akış diyagramı ayrıca işlemlerin sıra düzenini de belirtir. Bu şekilde düzenlenmiş süreç çalışanlara tartışma ve geliştirme için sunulur. 5. Prosedür bundan sonra ayrıntıları ile oluşturulur. İlgili diğer birimlere görüş için dağıtıldıktan sonra gerekli düzenlemeler yapılır ve yönetimin onayıyla yürürlüğe sokulur

36 İŞ TALİMATLARININ AMACI: Her özgül işlemin veya faaliyetin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin ayrıntılı tarifte bulunmak ve o ürünün kabul edilebilirlik standartını belirlemektir. Bu belgeler: modeller çizimler, resimler, muayene programları, akışşemalarışeklinde olabilir. Bu belgeler: müşteri tarafından da sağlanmış olabilir

37 İŞ TALİMATLARI: NEREDE NASIL YAPACAĞA CEVAP VERİR

38 KAYITLAR VE FORMLAR: Elde edilen sonuçları beyan eden veya gerçekleştirilen faaliyetin delilini sağlayan doküman Kayıtlar, izlenebilirliği doküman haline getirmek için ve doğrulamanın önleyici faaliyetin ve düzeltici faaliyetin delilini sağlamak için kullanılabilir. Genellikle kayıtların revizyon kontrolü altında bulunması gerekli değildir. Esas olarak işletmenin hedeflere ulaştığının kanıtıdır. Amacı: bir ürünün veya hizmetin hazırlanışının belirlenmiş gereklere uygunluğunu göstermek ve böylece kalite sısteminin etkin olarak işlemesini sağlamaktır

39 BELGELER: Denetim raporları, Satınalma kayıtları, Kalibrasyon kayıtları, Test sonuçları Standartlar, Uygulama kodları, Tüzüksel kurallar Kalite standardlarının gerektirdiği işlevlerin kayıtları. ŞEKİLLERİNDE OLABİLİR:

40 KALİTE PLANLAMASI Kalite saptanmasına na odaklanan, gerekli çalıştırma proseslerini ve kalite hedeflerini yerine getirmek için i in ilgili kaynakları belirleyen kalite yönetiminin y bir kısmk smı. Kalite planlarının n oluşturulmas turulması,, kalite planlamasının n bir parças ası olabilir. Kalite planları:belirli bir projeye, ürüne, sözleşmeye ya da göreve ilişkin özgün kalite uygulamaları, kaynakları ve faaliyetleri gösteren belgedir

41 TS EN ISO 9001:2008 standardı aşağıdaki kayıtların tutulmasını öngörmektedir. Yönetimin gözden geçirmesine ait kayıtlar (5.6.1) Personelin eğitim, öğretim, beceri ve deneyimine ait kayıtlar (6.2.2.) Ürün gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen ürünün şartlarının karşılandığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtlar (7.1) Ürüne bağlışartların gözden geçirilme sonuçlarına ait kayıtlar(7.2.2) Tasarım ve geliştirme girdileri kapsamında ürün şartları ile ilgili girdilere ait kayıtlar (7.3.2) Tasarım ve geliştirme ve gözden geçirme (7.3.4), doğrulama (7.3.5) ve geçerli kılınmasına (7.3.6) ve değişikliklerine (7.3.7) ait kayıtlar, Tedarikçilerin değerlendirilmesine ilişkin kayıtlar (7.4.1) Üretim ve hizmet sağlanması için proseslerin geçerliliğine ait kayıtlar (7.5.2) Müşteri malına ait kayıtlar (7.5.4) İzleme ve ölçme cihazlarının kontrolüne (kalibrasyon) ait kayıtlar (8.2.2) Ürünün izlenmesi ve ölçülmesine ait kayıtlar(8.2.4) Uygun olmayan ürünün kontrolüne ait kayıtlar (8.3) Düzeltici ve önleyici faaliyetlere ait kayıtlar (8.5.2, 8.5.3)

42 DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR Kuruluşların kendisinin geliştirdiği prosedürler, talimatlar ve kalite planlarına ilaveten kalite sisteminde zaman zaman atıfta bulunulan çok sayıda dış kaynaklı doküman mevcuttur. Bu nedenle, bu dokümanlar kalite sistem dokümantasyonunun ayrılmaz bir parçasıdırlar ve güncelliklerinin izlenmesi gereklidir. Dış kaynaklı dokümanlardan bazılarışunlardır: Ulusal, uluslar arası ve bölgesel standardlar, Referans kılavuzlar ve diğer basılı kaynaklar, Müşteriler tarafından hazırlanan çizim ve spesifikasyonlar

43