Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemlerr No Etik. sözleşmenin personele duyurulması ve imzalatılması sağlanacaktır

Transkript

1 Standartt Kod İç kontrol sistemi ve şleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI İç kontrol Eylem Planı elektronik ortama taşınarak tüm personelle paylaşılmıştır. Yok, Yeni Uygulanacak İç kontrol Eylem Planı periyodik olarak izleme toplantıları Y.G.G. ile birlikte yapılmıştır Yöneticilere iç kontrol sistemi hakkında bilgi verilmiştir. Etik Komisyonu kurulmuştur. Kurum Etik Kurallara belinlenmemiştir. e Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi imzalatılacaktır. Eylem Kod Sorumlu veya r Çalışma grubu üyeleri Etik Değerler ve Dürüstlük: davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. İç kontrol Eylem Planı elektronik ortama taşınarak tüm personelle her yıl paylaşılacaktır. İç kontrol Eylem Planı ve işleyişi hakkında bilgilendirme Eğitim - bilgi verilmesi vs.) yapılacaktır. faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, kurumun web w sayfasında İç kontrol Eylem Planı periyodik olarak izleme toplantıları Y.G.G. ile birlikte her yıl yapılacaktır. İç kontrol sistemi ile ilgili kurum içi uygulamalara kurum üst Genel Sekreter, Daire yöneticiler önceliklee katılarak personele örnek teşkil edecektir. Başkanları Oluşturulan Etik komisyonu kurum etik kurallarını belirleyecektir Kurum personeli Kurum etik kuralları ve 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanunun ve buna bağlı mevzuat hakkında bilgilendirilecektir. Etik Kuralları içeren sözleşmenin personele duyurulması ve imzalatılması sağlanacaktır Kurumun stratejik planı çerçevesinde belirlenen amaç ve hazırlanan hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yapılacak ve performans programı ve değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Hazırlanan raporların faaliyet raporları ile düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna kamuoyuna açıklanmaktadır. açıklanması sağlanacaktır. Yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ulaşılabilmesi sağlanacaktır. hizmet alan kurum ve kuruluşalara yönelik anketler düzenlenmekte ve Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eşit davranılması d yapılan toplantı ile için tüm personel bilgilendirilecek ve Performanss değerlendirilmektedir Programlarına dahil edilen memnuniyet göstergeleri ile Vatandaşlar için kurum ölçülecektir. içinde dilek ve istek kutusu bulundurulmaktadır. Kurum Faaliyet Raporu eki İç Kontrol Güvence Beyanı B üst yönetici tarafından imzalanacaktır. Bilgi ve Belgelerin elektronik ortamda dolaşımı ve kayıt altına alınarak paylaşılması İdarenin tüm işlemleri için yaygınlaştırılacaktır. İdarenin faaliyetlerine Kurum faaliyetlerinde hizmet sunanların yaptığı iş ve ilişkin tüm bilgi ve belgeler işlemlerde yararlanılan resmi belgeler mevzuattaki doğru, tam ve güvenilirliği değişikliklere göre kurum tarafından sürekli güncellenecektir. yöneticileri faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri alacaklardır. raporlarının eki İç Kontrol Güvence Beyanı harcama yetkililerince imzalanacaktır. Etik Komisyonu Eğitim Eğitim Kurum Üst Yönetimi ve Tüm Tüm Üst Yönetim ve Tüm i Üst Yönetim ve Üst Yönetim Tüm ve Vatandaşlar Genel Sekreter, Daire Başkanları i Üst Yönetim Tüm Harcama Servisi Yetkilileri İç kontrol Eylem Planı HAZİRAN 2009 Bilgilendirme Dökümanları ve Eğitim Katılım Sertifikaları Yılda 2 Adet Toplantı 6 ayda bir) Etkinlik Kayıtları Kurum Etik Kuralları Dökümanların personele dağıtılması ve Web sayfasından yayınlanması Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi Yıllık Faaliyet Raporlarınınn oluşturulması ve bu raporların Web Sitesinde yayınlanması Belgelere İstenildiğinde anında ulaşılabilmesi Vatandaş ve Hizmet alan kurum, kuruluş memnuniyeti anketi yapılması, Kamu Hizmet Standartlarının oluşturulması İdare ve Faaliyet Raporları Elektronik Ortam Kayıtları Resmi Belgeler Faaliyet Raporları HAZİRAN 2012 ye kadar tamamlanacaktır. HAZİRAN 2012 ye kadar tamamlanacaktır HAZİRAN 2012 ye kadar tamamlanacaktır ŞUBAT ye kadar tamamlanacaktır Gerçekleşti. 1

2 Standartt Kod Eylem Kod r Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmiş, duyurulmuş ve personel tarafından benimsenmesi Yöneticilerin misyona sahip çıkması sağlanacaktır. Kurum misyonu ile ilgili olarak birimler bazında yazılı duyuru yapılacak ve misyonun çeşitli iletişim araçları (faaliyet raporu, pano, web sayfası gibi) ile duyurulması sağlanacaktır. Materyallerin İlgili yerlere görülecek bir biçimde yerleştirilmesi ve Misyon ve Vizyonun Kurum Web sayfasındann yayınlanması 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere her personel için görev, yetki ve sorumluluk tanımlanmıştır Kurum misyonunu gerçekleştirmek üzere, Eğitim nce hazırlanacak forma göre görev tanımları ve dağılımları belirlenip üst yöneticinin onayından sonra birimlere tebliği sağlanacaktır. Eğitim, Kalite Yönetim i Görev, Yetki ve Sorumluluklar 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Her personel için görev, yetki ve sorumluluk tanımlanmış ve görev dağılımları yapılmıştır , belirlenen standart formlara göre personel bazındaki görevlerini, buna ilişkin yetki ve sorumluluklarını personele tebliğ edecektir. ve leri Görev Dağılımı Çizelgesi 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şemaları ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımları mevcuttur. in görev ve yetkileri mevzuata uygun olarak gözden geçirilerek görev çakışmasına yol açacak görev tanımları uygun hale getirilecektir Müdürler, kendi birimlerinin teşkilat şemalarını çıkaracaktır. Üst Yönetim, İnsan Kaynakları ve Eğitim, Tüm Organizasyon Şeması Müdürlük Organizasyon Şeması 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, yetki ve sorumluluk dağılımı ile hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilkelerine uygun olarak belirlenmiştir Kurum birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak alt kademeden üst kademeye doğru, gerçekleştirilecek bir raporlama sisteminin oluşturulmasına çalışılacaktır. - İki Haftalık ve Aylık Kurum (Performans Parametreleri) Toplantılarının devamı sağlanacaktır. 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Hassas Görevlere ilişkin prosedürler belirlenmiş ve personele duyurulmuştur yöneticileri önem arzeden görevleri belirleyecektir. Bu görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurulacaktır. Eğitim - İlgili Prosedürlerin Belgeleri HAZİRAN ile birlikte Görev sonuçlarını izlemeye yönelik mekanizmaların yeterli oldukları düşünülmektedir Kurum yöneticileri görev dağılımı çerçevesinde, görevlerin, iş ve işlemlerin performansını takip etmek üzere sistem oluşturacaktır. Performans Parametreleri Tablosu 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Belgelerin elektronik ortamda kayıt altına alınarak paylaşılması e- icişleri projesi ile Belgelerin elektronik ortamda kayıt altına alınarak paylaşıldığı sistem her türlü evrakın izlenmesine imkan verecek şekilde dizayn edilecektir. Elektronik Ortamdaki klasör ve arşiv kayıtları den sonra 2

3 Standartt Kod Eylem Kod r Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri 3 in yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansınn değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğee sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. in işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. İnsan kaynakların idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yöneliktir. in ihtiyaca göre dengeli dağılımı in görev,yetki ve sorumlukuları tanımlanmış ve elktronik ortamdan ulaşması iş analizlerine dayalı olarak personel nitelik ve sayıları belirlenmiştir. in iş ve işlemleri yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olduğu düşünülmektedir. Her görev için en uygun personel seçilmiş ve gerektiğinde rotasyon uygulanmaktadır. in işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulduğu düşünülmektedir Kurumun stratejik planında yer alan hedef ve amaçlarının gerçekleştirilmesi konusunda v Eğitim nce birimlerle koordineli olarak insan kaynağının k dengeli dağılımı sağlanacak ve insan kaynağı ihtiyaç analizi yapılacaktır. in ihtiyaca göre harcama birimlerine dengeli dağılımı sağlanacaktır. Süreç içerisinde rol elkktronik ortamda sunumu. alan her bir görevlinin görevlerinin kendilerine açık, net ve anlaşılır şekilde Her bir görevde istihdam edileceklerin iş analizlerine dayalı olarak nitelik ve sayısal bazda belirlenmesi, Kurumun yönetici kadrosu ve personeli, görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütülebilmesi için yapılacak yıllık eğitim programına uygun olarak birim bazında hizmet içi ve destekleyici eğitimee tabi tutulacaktır. Belirlenen mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalışmalar Eğitim ve ilgili birim tarafındann yürütülecektir. in işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme y mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde gözden geçirilecek olup, yapılacak düzenlemelerin iletişim araçlarıyla personele duyurulması sağlanacaktır. Eğitim Eğitim Eğitim Eğitim Eğitim Eğitim Eğitim ve leri ve leri ve leri ve leri -Basın Yayın ve Halkla İlişkiler İnsan Kaynakları ihtiyaç analiz raporu ve İnsan Kaynakları Dağılımı Tablosu Özlük Kayıtları Tüm personelin elektronik ortamda ulaşabildiği Kalite Yönetim Sistemi İş Analizi Raporuna göre hazırlanan İstihdam Belgesi Yıllık Eğitim Planına göre yapılan Hizmet içi Eğitimler Özlük Kayıtları in işe alınması ve Görevde yükselme Prosedür Dökümanı den önce analiz yapılıp dağılım tablosu yapılacaktır. 3

4 Standart Kod 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacıı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. personel taleplerine göre eğitim planları düzenlenmekte ve uygulanmaktadır Acil Eğitim ihtiyaçları için plansız eğitimler düzenlenmektedir. Eğitimler kurum içi ve kurum dışında alanında uzman kişler tarafından verilmektedir. Eylem Kod in eğitim ihtiyaçları Eğitim nce ihtiyaç analiz çalışmaları yapılarak bir önceki yıl içinde belirlenecektir. Planlanan eğitim programlarının takip eden yılda uygulanması sağlanacak ve değerlendirmeye tutulacaktır. Tüm birimler Eğitim nce yapılan ihtiyaç analizi çalışmaları dışında gelişen acil eğitim konularını Eğitim Müdürlüğne bildireceklerdir. Eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dışından alanında uzman kuruluş veya kişilerden sağlanacaktır. Sorumlu veya Çalışmaa grubu üyeleri Eğitim Eğitim r Eğitim - ve Üst Yönetim leri İhtiyaç Analizi Raporu ve Eğitim Programı Acil Eğitim Talebi Belgesi Hizmet içi eğitim kayıtları 3.6 in yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Her yıl 2 kez personel performans ölçümleri yapılmaktadır. performans ölçümleri değerlendirlerek sonuçları personele bildirilmektedir Yılda en az bir kez, personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede bağlı olduğu o yöneticisi tarafından değerlendirilecektir. Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilecekk ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde bulunulacaktır. ve i ve i Eğitim - Eğitim - Servisi Yılda en az bir defa yapılacak olan in Performas Değerlendirmesinin Tutanağı e verilen değerlendirme karnesi 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. performans ölçümleri değerlendirlerek sonuçlarına göre personelle ikili görüşmeler yapılmakta ve önlemler alınmaktadır. 1 kez personelin %10 nuna performans ödülü verilmesi ce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. Yüksek Performans gösteren personel ödüllendirilecektir. ve i Eğitim Eğitim - -Üst Yönetim -Üst Yönetim Performans yetersizliği ile ilgili hazırlanacak belge; ilgili eğitim ve / veya görevlendirme tutanağı Yılda iki defa e verilecek Ödül mevzuatı her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde rotasyon uygulanmaktadır Kurumumuza ait personel mevzuatı değişen genel mevzuata uyum için veya ortaya çıkmış ihtiyaçları karşılamak amacıyla yılda en az 1 kez gözden geçirilecektir. Üst Yönetim, İnsan Kaynakları ve Eğitim Tüm r Düzenlenen Rapor 3.8 istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. İnsan kaynakları yönetimine yazılımı ile İnsan kaynakları yönetimine ilişkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulacaktır. Tüm prosedürler ve dokümanların, İnternet ortamında yetkilendirilecek personelin erişimine açık bir şekilde bulundurulması sağlanacak Eğitim Elektronik ortamdaki kayıtlar Kalite yönetim sistemi ile tüm belgelere erişim Eğitim Elektronik ortamdaki kayıtlar 4

5 Standartt Kod Eylem Kod r Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri 4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkçaa belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Kalite yönetim sistemindeki imza yetkileri prosedürü ile yetkiler belirlenmiştir İş akış şemalarında, kullanılması gerektiği belirtilen evrakı imzalamak ve onaylamak için yetkililer belirlenecek ve durum ilgililere bildirilecektir. r İmza Yetkileri Prosedürü 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Kalite yönetim sistemindeki imza yetkileri prosedürü her yıl güncellenmektedir İmza Yetkileri Yönergesi her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek ve değişiklikler ilgililere bildirilecektir. Üst Yönetim, Strateji Geliştirme r Değişikliklerin bildirildiği Üst Yazı 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri yapılması durumunda yazı ile bildirilmektedir. Yetki devri yapılması durumunda yazı ile bildirilmektedir Yetki devri konusunda bir yönetmeliğin hazırlanarak, ilgili kişilere Eğitim nce yazı ile bildirilecektir Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. (Devredilen yetkininn önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılacak.. Yetki devirleri süreli olacaktır.) Eğitim Yetkiyi devreden İlgili Yönetmelik Dökümanı Yetki Devri yazıları 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devri yapılması durumunda, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olması sağlanmaktadır Yetki, önem ve kademe zinciri içinde devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetkinin unsurları açıkça belirtilecektir. Yetki devrinde devredilen yetki ile yetki verilen kişinin görevi ile uyumlu olacaktır. Yetkiyi devreden Yetki Devri yazıları 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devirleri genellikle bilgi, deneyim ve yeteneğe göre yapılmaktadır Yetki devrinin en uygun kişiye yapılması sağlanacaktır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olacaktır. Bu hususta asgari seviyede kriterler tespit edilip mevzuat haline getirilecektir Yetkiyi devreden -İnsan Kaynakları ve Eğitim Yetki Devri yazıları 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi almalıdır. Yetki devirleri sonucunda yetki devredene bilgi verilmesi ve yetki devredenin ise bu bilgiyi alması sağlanacaktır Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacaktır. Yetki devri, bilginin geri dönüşü sağlanacak s şekilde onaylanacakdır. Yetkiyi devreden -İnsan Kaynakları ve Eğitim Yazışmalar 5

6 Standartt Kod Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgilii ve süreli olmalıdır dönemi Stratejik Planı katılımcı yöntemle hazırlanmıştır. Her yıl Stratejik Planıa göre performans programı hazırlanmaktadır. Bütçe performans programı göre hazırlanmaktadır. Yürütülen Faaliyetler ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülmektedir. Her birim hedeflerini belirlemekte ve bu hedeflerden kurum hedefi belirlenmektedir. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olması sağlanmaktadır. Eylem Kod RİSK DEĞERLENDİRME r Kurumun, misyon ve vizyonunu oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle yılları stratejik planı yasal süresi içerisinde tamamlanmış olup; dah sonraki dönemler için aynı uygulama devam ettirilecektir. Kurumumuzda yürütülecek faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı diğer birimlerle işbirliği yapmak suretiyle koordinatörlüğünde hazırlanmaya devam edecektir. Kurumumuzun bütçesi her yıl için stratejik plan ve v performans programına uygun olarak hazırlanacaktır. Yöneticiler faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan p ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedeflere h uygunluğunu değerlendirmeye yönelik periyodikk dönemler halinde kontroller yapılmakta ve Yönetici değerlendirme toplantıları düzenlenmektedir. Tüm birim yöneticileri görev alanlarıyla ilgili kısaa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde hedefler belirleyecek, bu hedefler bilgilendirme toplantıları ve yazılı olarak personele duyurulacaktır. hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyeceklerdir. Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri Bütçe ve Servisi ve Stratejik Planı İlgili yılı içeren Performans Programı İlgili yılı içeren Bütçe Yılda 1 Adet Toplantı Performans Programları Performans Programları 5 yılllık periyotlarla Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Var, Geliştirilecek Kurumumuzun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için Stratejik Planlarda Güzli Yönler-Zayıf Yönler- Fırsatlar-Tehditler (GZFT) Analizi yapılmaktadır. Bu analiz gelişmeler dahilinde revize edilecektir. ve GZFT Aanalizi. Stratejik Planlama Ekibi aynı zamanda Risk değerlendirme ekibi üyeleri olarak değerlendirilecektir İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Var, Geliştirilecek Tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik birimlerce eylem planları hazırlanacaktır. ve Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İşlem Formlarında olası risklere karşı yapılacak eylem belirtilmektedir.iç Denetim Nihai Raporlarıda olası risklere karşı yapılacak eylemlere ait önerile içermektedir.. Eylemin planlanan sürede tamamlanması sağlanmaktadır. 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Var, Geliştirilecek Risklerin Gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda iki kez yapılan Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantılarında değerlendirilecektir. Genel Sekreter, Daire Başkanları, Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Tutanakları 2007 yılından itibaren uyugulanmkatadır. 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Var, Geliştirilecek Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantıları sonucunda bir sonraki Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısına kadar geçerli olacak Yönetim Faaliyet Planı oluşturulacaktır. Bu Yönetim Faaliyet Planı ilgili döneme ait olası risklere karşı uygulanacak eylemleri de kapsayacaktır. Genel Sekreter, Daire Başkanları, Yönetim Faaliyet Planı 2007 yılından itibaren uygulanmaktadır. 6

7 Standart Kod Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin beklenen faydayı aşmamalıdır. maliyeti İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Sorumlu veya Eylem Kod Çalışmaa grubu üyeleri Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Performnas hedefleri her ay yapılan toplantı ile izlenmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır. Performnas hedeflerinin Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç izlenmesi için stratejik kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsayacak şekilde Hazırlanan Donanım ve planlama ve performans yapılacak. Bunlara ilişkin gerekli donanımlar ve yazılımlar Yazılım izleme yazılımı hazırlanacak kullanılmaktadır. Tüm Kurum birimlerinin, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt Belirlenen Performnas ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebee kayıtları, hedefleri ile taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de İlgili Kayıtlar sağlanmaktadır. kapsayacak şekildee tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır. Belirlenen kontrol yöntemleri maddi ve insan Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri kaynakları yönünden yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde rasyonel İlgili Kayıtlar maliyet faydası kontrol yöntemi seçilecektir. sağlamaktadır. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali kararr ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır tarafından gerçekleştirilen her türlü faaliyet ve işlem için iş süreçleri oluşturulacaktır. Süreç Belgeleri Her birim tarafından faaliyetlerine göre mevzuata uygun, açık yazılı prosedür belirleyerek komisyona iletilecek, komisyon Süreç Belgeleri ve tarafından yapılan inceleme sonucunda idareninn faaliyet ile Komisyon Raporu tarafından mali karar ve işlemleri hakkındaki prosedür belirlenecektir. gerçekleştirilen her türlü faaliyet ve işlem için iş Oluşturulan iş süreçleri sürecin tüm aşamalarınıı ve Süreç Belgeleri ve ilgili süreçleri Kalite yönetim dökümantasyonunuu gösterecek şekilde tasarlanacaktır. elektronik kayıtlar sistemi ile oluşturulmuş ve mevzuatuygun olarak her yıl güncellenmektedir. ; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliliğini ve Düzenlenen Süreç ulaşılabilirliğini sağlamak üzere, günceli ve ihtiyacı sağlamak ve Belgeleri ve ilgili için altyapıyı oluşturacak belirlenen prosedürleri gözden elektronik kayıtlar geçirecek, ilgili dokümanların elektronik Doküman Yönetim Sisteminde güncenlenmesi sağlanacaktır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri ilgili kişilere verilmesine azami özen gösterilmektedir. yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesi tam olarak uygulanmamakta olup yöneticiler bu konuda risklerin farkındadır KONTROL FAALİYETLERİ Her harcama birimi tarafından çıkarılan iş süreçleri gerekli görülenlerinde revize edilecek, revize edilen süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. ce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her h faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için işş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat m doğrultusunda işlerin farklı personel tarafından yapılması y sağlanacaktır. Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri g için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır.(örnek: İhalelerde teknik eleman bulunamaması halindee diğer birimlerden temin edilmesi, personel ihtiyacının önceden belirlenmesi, personelin zamanında temini vb gibi) Mali Hizmetler ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Mali Hizmetler ve İnsan Kaynakları ve Eğitim ve Üst Yönetim ve Üst Yönetim Revize edilen süreçler ve süreçlere ilişkin risk tutanağı Görevlendirme Yazıları Özlük Kayıtları ve Görevlendirme Üst Yazısı 7

8 Standart Kod Eylem Kod Sorumlu veya Çalışmaa grubu üyeleri 10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Yöneticiler gerekli kontrolleri yapmaktadır Yöneticiler, yetki devirleri ve görevlendirmeleri çerçevesinde ç iş ve işlemlerin birimleri tarafından bellirlenen iş süreçleri doğrultusunda yerine getirilip getirilmediği konusunda kontroller yapacaktır. Bu kontrolleri raporlar veya tablolar aracılığıyla yerine getirecektir. -İnsan Kaynakları ve Eğitim Kontrol Raporları ve Tabloları 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemekte ve onaylamakta, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermektedir. Tespit edilen olumsuzluklar için bilgilendirme faaliyetleri ve hizmet içi eğitimler düzenlenmektedir Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrolü sonucunda tespit ettiği olumsuzlukları söz s konusu personele bildirecek in iş ve işlemlerine ilişkin olarak tesbit edilen e olumsuzlukların giderilmesi için bilgilendirme faaliyetleri ve hizmet içi eğitimler verecektir. Tüm Müdürler Eğitim Eğitim - Üst Yönetim ve Üst Yönetim İşlemlerinin Kontrolü ve Hatalarının Giderilmesi Talebine ilişkin Tutanak Bilgilendirme Dökümanları ve belirtilen konuda düzenlenenn eğitimlerin tutanakları 11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmaktadır. İş süreçlerinin tüm personel tarafından bilinmektedir. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmektedir ce, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devamm edilebilmesi için mevcut personelin tüm faaliyetleri öğrenmesini sağlayacak tedbirler alacaktır. Belirli dönemlerde personel görev değişikliği yapılması sağlanacaktır. İş süreçlerinin tüm personel tarafından bilinmesi sağlanacaktır. Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedeniyle görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun olarak asgari asil personeldeki şartları haiz vekil personel görevlendirilecektir. Eğitim - ÜstYönetim Eğitim - ÜstYönetim ve ve ve Belirtilen konuda düzenlenen eğitimlerin tutanakları ve Görevlendirme Üst Yazısı e dağıtılan Süreç dökümanları ve Elektronik sistem Kayıtları Görevlendirme Üst Yazısı 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personelee vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevinden ayrılan personel için kontrol formu oluşturulmuştur. Görevinden ayrılan personel yürüttüğü işlere ait bilgi ve belgeleri ilgili personel teslim etmesi Görevinden ayrılan kişiler teslim etmesi gerekli (kullanıcı şifreleri, demirbaşlar gibi) tüm bilgi belgeler için bir form hazırlanacak ve bu form ilgili birimlere onaylatılarak teslim alınacaktır. ce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviylee ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Eğitim - ÜstYönetim Eğitim ve Diğer ve ve Görevden ayrılma formu OCAK 2010 Göreve yeni atanann personele verilecek olan iş özeti dökümanı 8

9 Standart Kod Eylem Kod Sorumlu veya Çalışmaa grubu üyeleri 12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Kalite Yönetim sistemi Bilgi işlem talimatı ile belirlenmiş ve uygulanmaktadır Bilgi sistemlerininn kontrollerinin nelerden oluşması gerektiği bakımından doküman oluşturularak bu kontrollerin yapılması sağlanacak, sistem yazılımlarının kontrolleri, uygulama yazılımlarının geliştirilmesi, erişim kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması ve öngörülemeyen bir durumun oluşması halinde önemli ve hassas verilerin korunması k gibi konularda da çalışma yapılacaktır. Rapor 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi güvenliği politikası Kurum içi bilgi güvenliği politikası ve uygulama prosedürleri dokümanları Üst Yöneticiye onaylatılacaktır. Bilgi İşlem Talimatı 2007 Yılından itibaren uygulanmaktadır. Bilgi sistemlerini envanteri hazırlanmış ve sistemin güvenliği için kontrol mekanızmalarıkurulmuştur Kurumumuz bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenecektir ve uygulanacaktır. Bilişim Sistemi Envanteri Bilgi İşlem Talimatı 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Kalite Yönetim sistemi Bilgi işlem talimatı ile belirlenmiş ve uygulanmaktadır. Kalite Yönetim sistemi Bilgi işlem talimatı ile belirlenmiş ve uygulanmaktadır Kurumumuz bu standartla ilgili olarak 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında H Kanun" gereğince bilgi güvenliği standartı kapsamında bilgi güvenliğini sağlayacak tüm sistemler kurulup ve uygulamaya konulacak, bu konudaki çalışmalara devam edecektir. hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde Strateji Geliştirme ile işbirliği içerisinde veri, bilgi girişi ve bunlara erişim konusunda yetkilendirme işlemlerini hata ve usulsüzlükleri önleyecek şekilde yapacaklardır. Elektronik Sistemlerin tümü Düzenlene Sistem ile önceki Sistem arasındaki kayıtların karşılaştırılması İdaree bilişim yönetişimini sağlayacak donanım yazılım ve iletişim altyapısını hazırlamıştır Çıkarılacak olan bilgi sistemleri envanteri doğrultusunda bilginin hızlı, güvenli, doğru ve etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım yazılım ve iletişim altyapısı hazırlanacaktır. Sistemin en son durumu ile önceki durumuna ilişkin kayıtların karşılaştırılması 12.3 İdareler bilişim yönetişimini mekanizmalar geliştirmelidir. sağlayacak Bu konudaki Teknolojik Gelişmeler takip edilmektedir Kurumumuzun bilişim yönetimini sağlayacak donanım d ve yazılım mekanizmalarında meydana gelen değişiklikler ve yenilikler ile ilgili koordinasyonunda birimler bilgilendirilir. Bilgilendirme Çalışmalarına ilişkin dökümanlar 9

10 Standart Kod BİS13 BİS 13.1 BİS 13.2 BİS 13.3 BİS 13.4 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi mevcuttur. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmektedir. İki Haftalık ve Aylık Raporlar düzenlemektedirler. Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek Yönetim Bilgi Sistemi kurulmuştur. e-icişleri projesi ile yazışmalar ve ekleri elektronik ortamdan takip edilmektedir. faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncellemektedir. Bilgiye kaynağından ulaşabilmeyi sağlayacak sistemlerin oluşturulması İçişleri Bakanlığı tarfından hazırlanan Analitik Bütçe ve Muhasebe yazılımı kullanılmaktadır. Eylem Kod BİS BİS BİS BİS BİS BİS BİS BİS BİLGİ VE İLETİŞİM Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili e ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi kurulması çalışmalarına devam edilecektir. ( arası yazılı ve sözlü iletişim, e-posta, Kurum internet sitesi, bülten, birim internet siteleri) Bilgi sistemi, gizliliği bulunmayan bilgi ve belgelere tüm kurum personelinin ulaşabilmelerini sağlayacak şekilde geliştirilmiş ve uygulanmaktadır. Devamı sağlanacaktır. yaptıkları iki haftalık-aylık planlarını elektronik ortamda belirli bir platforma girebilecek, Yöneticilerde bu planları ve v gerçekleşmeleri bu platformdan takip edebileceklerdir. Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak veri tabanı oluşturarak Yönetim Bilgi Sistemi mevcuttur.devamı sağlanacak ve geliştirilecektir. Belgelerin tanımlanann iş akışları ile dolaşımı yönetilerek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlanmaktadır. Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Bilgiye kaynağından ulaşabilmeyi sağlayacak sistemlerin oluşturulması Devam edilecek ve geliştirilecektir. Üst Yönetim ve Harcama birimleri, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelerini sağlayacak şekilde web tabanlı bir yazılım programı kurulacak olup ilgili birimce gerekli yetkilendirmelerr yapılacaktır. Bu çalışmanın sağlıklı işlemesi için gerekli revizyon vee süreklilik sağlanacaktır. Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri -Yazı İşleri Üst Yönetim, Daire Başkanları,Tüm Üst Yönetim, Strateji Geliştirme Belirtilen İletişim ortamlarına ait kayıtlar Elektronik ortam kayıtları Elektronik ortam kayıtları Elektronik ortam kayıtları Elektronik ortam kayıtları Güncellenen ve Önceki Elektronik ortam kayıtlarınınn karşılaştırılması Güncellenen ve Önceki Elektronik ortam kayıtlarınınn karşılaştırılması Kurulan Elektronik Ortam BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yönetim bilgi sistemi ihtiyaçları karşılamaktadır. Gerektiğin yeni çözümler üretilmektedir. BİS Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacak, birimler faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akışı sağlayacaklardır Kurulan Elektronik Ortam BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Stratejik Planla misyon ve vizyon belirlenmiş ve personel tarafında bilinmektedir. BİS Yöneticiler, Kurumumuzun misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlarda görev yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurularak toplantılar düzenleyecek ve her personel için somut beklenti, görev ve sorumlulukları personele yazılı ve elektronik ortamda bildirilecektir. Üst Yönetim Bilgi İşlem üç ayda bir düzenlenecek olan tolplantı ve web sayfası haberleri ve ilgili üst yazlar BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini BİS Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını belirlenebilmesi için öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılmakta, bu tür konularla ilgili elektronik ortamdan istifade edilmektedir. Performans Değerlendirme Formları, DOFİ Kayıtları 10

11 Standart Kod Eylem Kod Sorumlu veya Çalışmaa grubu üyeleri BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, göstergee ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık s ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır., amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna web sitesi yoluyla açıklanmaktadır. BİS Tüm birimlerle işbirliği yapmak suretiyle hazırlanan İdare stratejik planı, faaliyet raporu ve performans programı bilahare internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulacaktır. Müdürler, ve Kamuoyu Stratejik planlar, performans programları, performans esaslı bütçelerinin ve faaliyet raporlarının Web Sitesinden yayınlanması BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Bütçe uygulam sonuçları yıllık faaliyet raporları ile, beklentiler ise yıllık performans programları ile yapılmakta ve kamuoyuna duyurulmaktadır. BİS Kurum bütçesinin yıllık uygulama sonuçları için Yıllık Faaliyet Raporları ile ve ertesi yıla ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetler için Yıllık Performans Programı hazırlanacak ve Kurumumuz web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna açıklanacaktır. Müdürler, ve Kamuoyu Kurum Web Sitesinde yayınlanacak olan Yıllık Faaliyet Raporları ve Yıllık Performans Programları BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmekte ve kamuoyuna duyurulmaktadır. BİS faaliyet raporu ve idare faaliyet raporu hazırlanmaya devam edilecektir. Kurumumuz web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna duyurulacaktır basımı yapılarak mevzuat gereği ilgili kurumlaradağıtımı sağlanacaktır. Kamuoyu Yıllık Faaiyet Raporlaraı ve Performans Programları Web Sitesinde yaınlanmaktadır. BİS 14.4 BİS15 BİS 15.1 BİS 15.2 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmiştir. Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. e-icişleri projesi ile yzışmalar ve ekleri elektronik ortamdan takip edilmektedir. Kayıt ve dosyalama sistemi yönetici ve personel tarafından 7/24 ulaşılabilir ve izlenebilir durumdadır. BİS BİS BİS Görev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanacaktır. Elektronik belge akışının ihtiyaçlara cevap verme kabiliyeti artırılacaktır. Kayıt ve dosyalamaa sistemi Standart Dosya Planı'na uygun olarak yapılacaktır. İdarece gerekli görülen tüm belge ve dokümanlar elektronik ortama aktarılacaktır. Belgelere yönetici ve yetkili personel tarafından ulaşılabilirliği sağlanacaktır. (Elektronik arşivleme) -Yazı İşleri Hazırlanması gereken rapolarda değişiklikk oldukça personelin bilgilendirilmesi için düzenlenen toplantıların tutanakları ve ilgili değişiklikliğe ilişkin üst yazılar Elektronik ortam kayıtları Elektronik ortam kayıtları Kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını BİS Kayıt ve dosyalamaa sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemleri alacak mekanizmalar geliştirilecektir. -Yazı İşleri Elektronik ortam kayıtları ve ilgili üst yazılar BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. dosyaları kişisel bilgilerin güvenliği korunacak şekilde arşivlerde muhafaza edilmektedir. BİS dosyaları kişisel bilgilerin güvenliği korunacak şekilde arşivlerde muhafaza edilecektir. Yazı İşleri - İnsan Kaynakları Arşiv 11

12 Standart Kod BİS 15.4 BİS 15.5 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlaraa uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun hale getirilmiştir. Kayıt ve dosyalama, Kurumca belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumlu hale getirilmiştir. e-icişleri projesi ile gelen ve giden evraklar standartlara uygun olarak arşivlenmekte ve ıslak imzalı belgeler birim standart dosya planlarınana göre arşivlenmektedir. Evrak biriminde çalışan personele standart dosya planı konusunda eğitim verilmiştir. Eylem Kod BİS BİS BİS BİS Her alt birimin kayıt tutması gereken evraklar belirlenecektir. Bu evrakların nerdee kayıt altında tutuldukları belirlenmeli ve uygunluğu görüşülecektir. Kayıt ve dosyalama, Kurumca belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uyumlu olarak yapılacaktır. Gelen evrağın gelişş zamanı ile ilgilisine ulaşma süresi ölçülebilecek düzenlemeler yapılacaktır. Evrak biriminde çalışan personele, evrağın kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması, arşiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirilme faaliyetleri ve eğitimin verilmesi sağlanacaktır. Sorumlu veya Çalışmaa grubu üyeleri Yazı İşleri Yazı İşleri -Yazı İşleri --Yazı İşleri - İnsan Kaynakları Tutulması gerek evrak örnekleri veve bu evrakların nerde kayıt altına alındığı bilgilerinin içeren dosyalama evrak kayıtları ile ilgili envanter Kayıt ve dosyalamaa ilikin kurum standartarı raporu Elektronik sistem aracılıgıyla tesbit edilen evrak ulaşım süresi kayıtları Hazırlanması gereken rapolarda değişiklikk oldukça personelinn bilgilendirilmesi için düzenlenen eğtimin tutanakları ve ilgili değişiklikliğe ilişkin üst yazılar Gerçekleşti. Gerçekleşti. Gerçekleşti. BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. İdarenin yazışmaları ve mali işlemleri merkezi bir yazılımla Bakanlıkta atrşivlenmektedir. Ayrıca kurum bünyesinde her birime belirli bir alan ayrılarak fiziki olarak arşiv oluşturulmuştur. BİS Kurumda arşivlelen dokümanlar için Yazı İşleri bünyesinde arşiv iş işlemleri yapılmaktadır.. Yazı İşleri Kurulan Arşiv BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 BİS 16.2 BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Var, Geliştirilecek Vari Geliştirilecek Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmaktadır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamaktadır. BİS BİS BİS BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacak olup Bununla ilgili süreç haritası çizilecektir. Hata, usülsüzlük ve yolsuzluğun olması durumunda nasıl bir yaptırımın uygulanacağı yasalarla belirlenmiştir.. Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapacaktır. y Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirileceklerdir. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaktır. Kimlik bilgilerinin deşifre olmaması sağlanacaktır. Hukuk Müşavirliği - Hukuk Müşavirliği - Üst Yönetim Üst Yönetim - Tüm Müdürler Üst Yönetim - Tüm Müdürler İç Denetim i - Tekfit Kurulu - Araştırma Komisyonu İç Denetim i DÖFİ Formları, İstek ve Öneri Kutusu, Elektronik başvuru kanalları İlgili mevzuat Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında düzenlenen inceleme raporları Memnniyeti Oranı 12

13 5- İZLEMEE Standartt Kod Eylem Kod Sorumlu veya Çalışma grubu üyeleri İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 İS 17.2 İS 17.3 İS 17.4 İS 17.5 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenenn raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesindee uygulanmalıdır. Var, Geliştirilecek İS Var, Geliştirilecek İS Var, Var olan Faaliyet Geliştirilecek Var, Var olan Faaliyet Geliştirilecek Var, Var olan Faaliyet Geliştirilecek Var, Var olan Faaliyet Geliştirilecek Var, Var olan Faaliyet Geliştirilecek İS İS İS İS İS Genel Sekreter, Daire Başknaları ve nin aylık olarak gerçekleştirdikleri Performans Parametreleri Toplantısı ile yılda iki kez yapılan YGG Toplantılarında riskler değerlendirilmektedir. İç kontrol sistemininn işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yatay ve dikey anket çalışması yapılacaktır. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikayetler değerlendirilecektir. Yıllık faaliyet raporları değerlendirilerek stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu izlenecektir. İç ve dış denetim raporları incelenecektir. Bu doğrultuda bütün veriler dikkate alınarak genel bir değerlendirme yapılacaktır. Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, iç ve dış denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğa ilişkin önleyici ve düzeltici tedbirlerin alınması sağlanmakta olup; uygulama devam ettirilecektir. İç kontrolün değerlendirilmesinde tüm birimlerin karar verme ve yönetici konumunda olan personelinin katılımı sağlanmakta olup uygulama devam ettirilecektir. İç Kontrol Standartları konusunda tüm personelin katılacağı bir eğitim düzenlenecektir. Yapılacak toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması na devam edilecektir. Kurumun Web sayfasında ve Hizmet Binasında mevcut öneri ve şikayet kutusuna iletilen talep ve şikayetlerin değerlendirilmesinin devamı sağlanacaktır. İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticileriyle birlikte değerlendirmekte olup devamı sağlanacaktır. Yılda iki kez yapılmakta olan Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantıları so nucunda alınması gereken özlemler Yönetim Faaliyet Planında belirtilmekte olup; devamı sağlanacaktır. Genel Sekreter, Daire Başkanları, Genel Sekreter, Daire Başkanları, Genel Sekreter, Daire Başkanları, Genel Sekreter, Daire Başkanları, Eğitim - Üst Yönetim-Strateji Geliştirme Üst Yönetim-Strateji Geliştirme Üst Yönetici-Strateji Geliştirme -İç Denetim i Üst Yönetici-Strateji Geliştirme -İç Denetim i -İç Denetim i Toplantı Tunanakları Yılda bir defa düzenlenen Anketlerin Değerlendirilme sonuçları, hedef ve süreç ölçümleri. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İşlemi Kayıtları Eylem Planları Toplantılara Katılım Tutanakları Eğitim Katılım ve Değerlendirme Formları Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Tutanakları Yönetim Faaliyet Planı Haziran ile birlikte ile birlikte İS ile birlikte 6.2.1, İS ve İS ile birlikte 6.2.1, İS ve İS ile birlikte 6.2.1, İS İS ve İS ile birlikte İS den sonra (Stratejik Plan ve Performans Programı hazırlanırken bu Eylem Planı dikkate alınacaktır.) İS18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İS 18.2 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. Var, Var olan Faaliyet Geliştirilecek Var, Var olan Faaliyet Geliştirilecek İS İS iç denetim faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde hazırlanan plan ve programlar çerçevesinde düzenli olarak yürütülmektedir. İç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması gereken önlemler tanzim edilen İç Denetim Raporlarında yer verrilen önerilere ilişkin cevap eylem planında belirtilmektedir. Yerine getirilmesi, Denetim sonuçlarının izlenmesiyle sağlanacaktır. s İç Denetim i İç Denetim i Üst Yönetim-Tüm Üst Yönetim -Tüm İç Denetim Raporları Taslak Rapor cevapları ve eylem planı Nihai İç Denetim Raporları Denetim sonuçlarının izlenmesine dair belgeler 13

14 KOCAELİ İL ÖZEL İDARESİ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARU UYUM EYLEM PLANI HAZIRLAMA EKİBİ DANIŞMAN Murat USTAOĞLU Kemal DURMUŞ Yüksel BELDÜZ Ahmet ARAT Tunay BAKIR Daire Başkanı Eğitim Müdürü Mali Hizmetler Müdürü Müdür V. İç Denetçi KOCAELİ İL ÖZEL İDARESİ KAMU İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU Burhan ERES İrfan ÇAKMAK Murat USTAOĞLU Suat YAVUZASLAN Cemil GÜRGEN Genel Sekreterr V. İK ve İletişim Daire Başkanı Daire Başkanı Afet Koordinasyon Daire Başkanı İnşaat ve Emlak Daire Başkanı İdari İşler Daire Başkanı UYGUNDUR. /./2011 Ercan TOPACA Kocaeli Valisi 14