1- KONTROL ORTAMI. Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Kod No Birim

Transkript

1 1- KONTROL ORTAMI Standart Öngörülen veya ler KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır İç kontrol sistemi ve işleyişinin üst yönetim, birim yöneticileri ve diğer personel tarafından sahiplenilmesi ve desteklenilmesini sağlamak amacıyla gerekli eğitim ve bilgilendirme çalışmaları yapılacaktır. * Eğitim verilmesi 2013 yılı sonuna KOS 1.1 İç kontrol sistemi hakkında üst yönetime ve birim yöneticilerine İç kontrol sistemi ve işleyişi yönelik bilgilendirmeler genel olarak yönetici ve personel tarafından yapılmakla birlikte, Ancak bütün sahiplenilmeli ve personelin sistem hakkında tam bilgi desteklenmelidir. sahibi olmasına yönelik henüz bir çalışma yapılmamıştır Üst Yöneticinin iç kontrol konusundaki beklentilerini anlatan bir yazının her yıl en az bir defa yayınlanıp, tüm personel tarafından bilinmesi sağlanacaktır. Hizmet içi Eğitim, Aday memur eğitimi ve görevde yükselme eğitimleri programlarına " İç Kontrol" konusu dahil edilecektir. *Üst Yönetim (Dağıtım) (Eğitim desteği) *Üst yönetici yazı *Hizmet içi eğitim genelgesi *Eğitim programı Ocak 2014 te başlamak üzere her yıl Ocak ayında Her eğitimde sürekli mevzuat bulunmakla birlikte uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem İç kontrol konusunda temel ve gerekli bilgilerin ve eylem planının yer alacağı iç kontrol kitapçığı, ve Broşür yayınlanarak personele dağıtımı sağlanacaktır. ( Dağıtım) *Broşür *Kitap KOS 1.2 Üst yönetim, iç kontrol sisteminin İdarenin yöneticileri iç kontrol etkinleştirilmesine ilişkin olarak sisteminin uygulanmasında çalışmalara destek vermektedir personele örnek olmalıdır. Ancak iç kontrol sistemi henüz kurulmamıştır. Yönetici personel, tutum ve davranışları ile yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol sisteminin uygulanmasında diğer tüm personele örnek olacaktır. ( Örnek deki eylem) *Toplantı tutanakları ve değerlendirmeler * Beklenti yazısı Her yıl sürekli mevzuat bulunmakla birlikte uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem Etik Komisyon oluşturulacaktır. *Üst Yönetim Sekreterlik * *Komisyon kurulması 2013 yılı sonuna KOS Üniversitemizin bazı alanlarla ilgili Etik Kurulları oluşturulmuştur. Ancak etik kuralların tespitine ilişkin bir Etik kurallar bilinmeli ve tüm çalışma yapılmamıştır. Etik faaliyetlerde bu kurallara sözleşmesini işe yeni başlayan uyulmalıdır. personelin imzalaması sağlanmaktadır.ancak etik kuralların bilinmesi konusunda tüm personel yeterli bilgi ve kültüre sahip değildir Etik kuralların yazılı olarak belirlenmesi sağlanacak, Üniversitenin internet sitesinde ve birim internet sitelerinde yayımlanacaktır. Etik Kuralları içeren sözleşmenin personele duyurulması ve imzalatılması sağlanacaktır. Etik komisyon tarafından etik haftasi içinde Etik Değerler Yönergesinde yer alan değerlerin benimsetilmesine ilişkin çalışmalar yapılacak, kuralların yerleştirilmesi amacıyla Etik değerlerin uygulanması konusunda titiz davranan personeller ödüllendirilecektir. Etik Komisyon *Etik Kurul * *Üst Yönetim *Etik Kurul * *Yönerge *Web-birim internet sitesinde duyuru *Etik kuralların belirlenmesi *Duyuru yapılması *Yazı *Broşür *Afiş *Eğitim *Her yıl ödül verilmesi Her yıl etik haftasında Düzenlenecek Hizmetiçi Eğitim Programlarında Etik değerlere yer verilecektir. *Etik Kurul * *Rektör onayı *Eğitim Her eğitimde sürekli 1

2 Öngörülen veya ler KOS 1.4 Üniversitemiz, mevzuatla kendisine verilmiş görevleri kalkınma planları, stratejik planlar ve programlar doğrultusunda yürütmekte olup, Stratejik Planda da belirtilen Güvenilirlik, Alenilik ve Hesap Faaliyetlerde dürüstlük, Verebilirlik ilkeleri çalışmalarında öncelikli saydamlık ve hesap verebilirlik olarak benimsemektedir. Üniversitemiz sağlanmalıdır. idari Faaliyet Raporu ve birimlerin birim faaliyet raporları her yıl kamuoyuna açıklanmakta olup, ayrıca kurum Sayıştay tarafından dış denetime ve iç denetime tabidir. Faaliyetlerimizde şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlanmaktadır *Üniversitemizin faaliyetleri saydamlık ve hesap verebilirliği sağlayacak şekilde ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlanacak, faaliyetler dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik sağlanacak standart kontrol faaliyetleri geliştirirlecektir. *Üniversitemizin stratejik planı, faaliyet raporu, performans programı, mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu, kamu kurum/kuruluşlarına ve kurum içi birimlere dağıtılacak, ayrıca Kurum internet sitesinde yayımlanacaktır. *(Faaliyet raporu,stratejik Plan,Performans programı vb.) Web sayfasında raporların yayınlanması *e dağılımı KOS 1.5 KOS 1.6 Yasal çerçevelerde Gerek personele karşı gerekse hizmet İdarenin personeline ve hizmet verilenlere, gerek kurum içi gerek verilenlere adil ve eşit durum dışı adil ve eşit davranılıp davranılmalıdır. davranılmadığı hususu sürekli olarak gözetilmektedir. 1.4'deki mevcut durum, İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm Ayrıca; Hiyerarşik olarak belge bilgi ve belgeler doğru, tam ve kontrolü ve güvenilirliği denetimi güvenilir olmalıdır. yapılmaktadır Yapılan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda standartlar geliştirilecektir. Personele eşit davranılması sağlanacak (kadro, muvafakat, atama, unvan, birim bazında çalışan sayısı, görevlendirme, lojman vb.). personele verilecek eğitim programlarına kurum personeli ile hizmet alanlara adil ve eşit davranılması konusu dahil edilecektir. in Web sayfalarında şikayet ve öneri linklerinin açılması sağlanarak şikayet ve önerilerle ilgili değerlendirilmeler yapılacak ve gerekli çözümler aranacaktır. Üniversitemiz çalışanlarına ve hizmet verilenlere Üniversitemizden beklentileri ve sorunları konusunda en az yılda bir kez anket çalışması yapılarak, sonuçlar üst yöneticiye raporlanacaktır. deki işlem süreçlerinde bilgi ve belgelerin, doğru, tam ve güvenilir olmasını sağlayacak kontrollerin belirlenmesi sağlanacaktır. Üniversitenin tüm verilerinin tek veri tabanında toplandığı Yönetim Bilgi Sistemi yazılımı oluşturulacak ve tüm harcama birimlerine yaygınlaştırılacaktır. *Üst Yönetim Sekreterlik *Etik Kurul * * * Sekreterlik *Etik Kurul *Kamu hizmet standartları formu *Üst yönetici onayı *Yönerge-genelge *Eğitim programı *Şikayet ve öneri linki kurulması *Anket ve anket sonuçları analizi Yılı sonuna Her yıl sürekli *İşlem süreçleri *Program yazılımı (YBS) 2015 yılı sonuna mevzuat bulunmakla birlikte uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem 2

3 Öngörülen veya ler KOS 2 Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 Üniversitemizin misyonu ve vizyonu yazılı olarak belirlenmiştir. Misyon ve İdarenin misyonu yazılı olarak vizyona, hazırlanan Stratejik Plan, belirlenmeli, duyurulmalı ve Faaliyet Raporu gibi dokümanlarda yer personel tarafından verilerek ve internet ortamında benimsenmesi sağlanmalıdır. yayınlanarak tüm personelin ve kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlanmıştır Üniversitemiz misyonu ile ilgili olarak birimler bazında yazılı duyuru yapılacak ve misyonun çeşitli iletişim araçları (Faaliyet raporu, Stratejik plan, pano, web sayfası gibi) ile duyurulması sağlanacaktır. Yılda bir kez Üniversitemiz personelinin kurumsal e- posta adreslerine misyonun bilgilendirme e-postası olarak gönderilecek ve İdarecilerin, personellerin ve misyona sahip çıkmaları sağlanacaktır. Sekreterlik Sekreterlik * *İnternet sayfasında misyon metni *Duyuru yapılması *e-posta dokümanı * Afiş-broşür Her yıl Her yıl KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini Misyonun sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevlerin yazılı olarak tanımlanması ve duyurulmasına ilişkin çalışmalar yetersizdir birimler genel misyona uygun olarak kendi misyonlarını belirleyecekler ve internet sayfalarında yayınlayacaklardır. Üniversitemizin tüm birimlerinin ve Alt inin görev tanımlarının yapılması sağlanacaktır. yönergeleri ve Görev tanımlamaları çizelgelerinin birimlerin internet sayfalarında yayınlanması sağlanacaktır. *Misyon vizyon tespiti *İnternet sayfası yayın * yönergeleri *Görev dağılım çizelgeleri * yönerge e kitabi *internet sayfası KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin Her birim kendi bünyesinde yetki ve yetki ve sorumluluklarını sorumluluk dağılım çizelgesini kapsayan görev dağılım çizelgesi mevzuat çerçevesinde oluşturmakta oluşturulmalı ve personele olup ancak yeterli düzeyde değildir. bildirilmelidir. Üniversitemizin tüm personelinin ayrıntılı görev tanımları yapılacak, personele duyurulacak ve web sitelerinde yayınlanması sağlanacaktır. * Görev tanım formu * Duyuru

4 Öngörülen veya ler KOS 2.4 KOS 2.5 Üniversitemizin teşkılat şeması İdarenin ve birimlerinin teşkilat oluşturulmuş olup sürekli şeması olmalı ve buna bağlı güncellenmektedir. Ancak birimlerin olarak fonksiyonel görev dağılımı görev dağılımlarını gösteren teşkilat belirlenmelidir. şemaları oluşturulmamıştır. Hiyerarşik kademeler arasında İdarenin ve birimlerinin sorumluluk alanları dahilinde organizasyon yapısı, temel yetki aşağıdan yukarıya doğru ve düzenli ve sorumluluk dağılımı, hesap aralıklarla bilgi akışını sağlama verebilirlik ve uygun raporlama fonksiyonu mevcut mevzuat ilişkisini gösterecek şekilde çerçevesinde kısmen yerine olmalıdır. getirmektedir Üniversitemizin birim ve alt birimlerinin taşkilat şemaları ve fonksiyonel görev dağılımları oluşturulacaktır. teşkilat şemaları ile fonksiyonel görev dağılımına birim faaliyet raporlarında; Üniversitemiz teşkilat şeması ile fonksiyonel görev dağılımına ise idare faaliyet raporunda yer verilecektir. yönergelerinin hazırlanması sırasında idarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisinin dikkate alınması sağlanacaktır. Üniversitemiz birimleri arasında görev çakışmalarının bir çalışma grubu oluşturularak tespit edilmesi ve buna yönelik öneriler geliştirilmesi sağlanacaktır. Genel sekreter İlgili birimler *Teşkilat ve birim şemaları *Faaliyet raporları *Raporlama sistemi *Değerlendirme raporu Her yıl 2015 yılı sonuna KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin Hassas görevlere ilişkin prosedürler yürütülmesinde hassas görevlere henüz belirlenmemiş ve personele ilişkin prosedürleri belirlemeli ve duyurulmamıştır. personele duyurmalıdır *Üniversitemiz, ve alt birimler düzeyinde hassas görevlerini belirleyip listelerini çıkaracaktır. *Hassas görevlere ilişkin prosedürler tespit edilerek personele duyurulacaktır. * * *Hassas görev belirleme broşürü * hassas görevler listesi * Her hassas görev için süreç akış şemaları amacıyla eylem KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen Her düzeyde yöneticinin yetki görevlerin sonucunu izlemeye düzeyine göre verilen görevlerin yönelik mekanizmalar sonucunu izlemesine yönelik bir oluşturmalıdır. mekanizma oluşturulmamıştır. Yöneticilerin yürütülen işler hakkında bilgi almasını ve izlemesini sağlamak amacıyla bir takip çizelgesi oluşturulacaktır. Gerekli görülmesi halinde program yazılımı yapılacaktır. *Faaliyet ve takip çizelgesi 4

5 Öngörülen veya ler KOS 3 Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 KOS 3.2 birimlerle işbirliği ve koordine İnsan kaynakları yönetimi, sağlanarak insan kaynağı ihtiyaç idarenin amaç ve hedeflerinin analizi ve insan kaynağının optimum gerçekleşmesini sağlamaya dağılımına ilişkin çalışmalar yönelik olmalıdır. yapılmaktadır Üniversite yönetici ve personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları İdarenin yönetici ve personeli maksadıyla, görev alanları ile ilgili görevlerini etkin ve etkili bir gerek yurt içi ve gerek yurt dışı şekilde yürütebilecek bilgi, toplantı, seminer, konferans, çalışma deneyim ve yeteneğe sahip ziyaretleri vb. aktiviteler ile ilgili olmalıdır. faaliyetler ve etkinlikleri takip ederek katılımlarının sağlanması hususunda tüm birimlerce gereken hassasiyet gösterilmekte, Hizmet içi eğitimler yapılmaktadır. her yıl Personel Dairesi Başkanlığı ile koordineli olarak personel ihtiyacı veya fazlası tespit edilecek ve Personelin birimlere dengeli dağılımı sağlanacaktır. Üniversite personelinin performanslarını iyileştirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak amacıyla; yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları için mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmaya yönelik eğitimler verilecektir. birimler her yıl personel için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip ilgili birime bildireceklerdir. İdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları amacıyla mesleki yeterliliklerinin sürekliliği sağlanacaktır. *Üst Yönetim Sekreterlik * *İhtiyaç analizleri *Hizmet içi eğitimler *Eğitim konuları listesi *Eğitim faaliyetleri Her yıl en az bir defa Her yıl Aralık ayı sonuna Her yıl en az bir defa KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem Mesleki yeterliliğe önem verilmekte verilmeli ve her görev için en ve her görev için en uygun personel uygun personel seçilmelidir. seçilmeye çalışılmaktadır Her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik mesleki alanlar dikkate alınacak. Görevde yükselme eğitimleri mesleki alanlar "ağırlıklı olarak"dikkate alınmak süretiyle yapılacaktır. Üniversitemiz yönetici ve personelinin görev alanları ile ilgili gerek yurt içi ve gerek yurt dışı toplantı, seminer, konferans, çalışma ziyaretleri vb. aktiviteler ile ilgili faaliyetler ve etkinlikler takip edilerek katılımları sağlanmaya devam edilecektir. Üst Yönetim *Mesleki ağırlıklı Görevde Yükselme Sınavı *Toplantı, seminer, konferans vb. aktiviteler katılım Gerektiğinde (İhtiyaç duyuldukça) KOS 3.4 Personelin işe alınması ile Görevde yükselme eğitimi ve görevinde ilerleme ve performans değerlendirmesi için yükselmesinde liyakat ilkesine sınavlar yapılmakta; akademik uyulmalı ve bireysel performansı yükselmelerde "Atanma Kriterleri" göz önünde bulundurulmalıdır. kullanılmaktadır Personelin görevde ilerlemesine ilişkin Atama ve görevde yükselme yönergesi hazırlanacaktır. Personelin görevde yükselmelerinde bireysel performansa ve liyakata ilişkin kriterlere de yer verilecektir. *Üst Yönetim Sekreterlik * Hukuk müşavirliği *Atama ve görevde yükselme yönergesi *Personel ölçme ve değerlendirme yönergesi 2014 yılı sonuna 2014 yılı sonuna Personelin işe alınması, görevinde ilerleme ve yükselmesi ile ilgili mevzuat yeterli olmakla birlikte bireysel performansa yönelik ölçüm mevcut bulunmamaktadır. Bu şarta makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem 5

6 Öngörülen veya ler KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı Her yıl gerekli eğitim ihtiyaçları tespit giderecek eğitim faaliyetleri her edilmekte ve imkanlar dahilinde yıl planlanarak yürütülmeli ve eğitim faaliyetleri düzenlenmesine gerektiğinde güncellenmelidir. önem verilmektedir birimlerin görüşü alınmak sureti ile ayrıntılı eğitim programı hazırlanacaktır. Eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dışından alanında uzman kuruluş veya kişilerden sağlanacaktır. Eğitim programları sonunda programın amacına hangi oranda ulaştığının tespiti amacıyla anket vb. ölçme ve değerlendirme araçları kullanılacak ve eğitim sonuçlarının analizleri ve istatistikleri web sitesi aracılığıyla kamuoyu ile paylaşılacaktır. *Hizmet içi eğitim planı çizelgesi *Eğitim sonuç analiz ve İstatistikleri *Web yayın Her yıl için sürekli Her yıl için sürekli Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu Personel yeterliliği bakımından bağlı KOS 3.6 yöneticisi tarafından en az yılda olduğu yöneticisi tarafından bir kez değerlendirilmeli ve performans değerlendirmesi değerlendirme sonuçları yapılamamaktadır. personel ile görüşülmelidir. KOS Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin Performans kiriterleri performansını geliştirmeye belirlenmediğinden katılımcı yönelik önlemler alınmalı, yüksek yöntemlerle ve yazılı olarak performans gösteren personel yapılmamaktadır. için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilecektir. Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilecek ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde bulunulacaktır. Oluşturulacak komisyon tarafından performans krıterlerinin belirlenmesi sağlanacaktır. Personel için ödüllendirme mekanizmaları (usül ve esaslar, ödüllendirme mekanizmaları ve ödüllendirme araçları) yönerge ile belirlenecektir. Yüksek performans gösteren personel hakkında yönerge çerçevesinde işlem yapılacaktır. ce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının artırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya daha uygun yerlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. * *Hukuk müşavirliği *Etik Kurul * *Hukuk müşavirliği *Etik Kurul İlgili birimler *Performans değerlendirme kriterleri *Performans değerlendirme raporu *Performans değerlendirme kriterleri *Ödül belirleme standardı (yönerge) ve ödül verilmesi *Performans analizleri *Eğitim veya başka birimde görevlendirme Her yıl sürekli Her yıl sürekli 2014 yılı sonuna 2014 yılı sonuna * *Gerektiğinde KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans Mevcut mevzuata göre performans, değerlendirmesi, özlük hakları özlük hakları vb. hususlar personele gibi insan kaynakları yönetimine duyurulmaktadır. ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır Çıkarılacak olan yönergeler vb., değişen genel mevzuata uyum sağlaması veya ortaya çıkmış ihtiyaçları karşılaması amacıyla yılda en az 1 kez gözden geçirilecektir. Personel yönetimine ilişkin düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele her türlü iletişim araçları kullanılarak duyurulacaktır. İlgili birimler * * *Güncel personel mevzuatı * Her türlü İletişim araçlarıyla duyuru yapılması yılda en an bir kez ( İhtiyaç duyuldukça) 6

7 Öngörülen veya ler KOS 4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İmza ve onay mercileri kısmen belirlenmiştir, güncelleme İş akış süreçlerindeki imza ve yapılacaktır. Ancak iş akış süreçlerine onay mercileri belirlenmeli ve ilişkin süreç analizleri ve buna bağlı iş personele duyurulmalıdır. akış süreç şemaları henüz hazırlanmamıştır. de iş akış süreçleri ve iş akış şemaları hazırlanacak ve bu süreçlerde imza ve onay mercileri belirlenerek her yıl gözden geçirilecektir. İş akış süreçleri ve şemaları e doküman olarak birim web sitelerinde yayınlanacaktır. *İş akış süreçleri ve şemaları *İmza onay mercileri *E Doküman * Web sitesi yayın KOS 4.2 KOS 4.3 Üniversitemizde yetki devirleri yasal Yetki devirleri, üst yönetici mevzuat çerçevesinde yürütülmekte tarafından belirlenen esaslar olup yetki devrine ilişkin onay, yazı çerçevesinde devredilen yetkinin vs. ilgili birimlere yazışma yapılmak sınırlarını gösterecek şekilde süretiyle bildirilmektedir. Ayrıca imza yazılı olarak belirlenmeli ve yetkileri yönergesi hazırlanmış olup ilgililere bildirilmelidir. güncelleme yapılacaktır. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan ve devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olarak yazılı olarak yapılmaktadır. Üst yöneticinin de görüşleri alınmak süretiyle İmza yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi hazırlanacak ve Web sayfasında yayınlanacaktır. Yönetim kademelerinin yetki ve imza devrine ilişkin onay, form veya iç genelge hazırlanacaktır. Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan yazılı olarak devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları belirlenecektir. *Üst Yönetim Sekreterlik * *Üst Yönetim Sekreterlik * *Hukuk Müşavirliği *Hukuk Müşavirliği *İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi *Webte yayın *Üst Yönetici Onayı&iç genelge *Yetki devri formu İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi *Yetki devri formu 2014 sonuna 2014 sonuna 2014 sonuna KOS 4.4 Yetki devredilen personel Mevcut Mevzuata göre yetki devri, görevin gerektirdiği bilgi, görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve deneyim ve yeteneğe sahip yeteneğe sahip uygun personele olmalıdır. yapılmaktadır. Yetki, yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye yapılması sağlanacaktır. Yetki devri onayı KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak Yetki devralanın yetki devredene belli dönemlerde yetki belli periyotlarla bilgi vermesi sözlü devredene bilgi vermeli, yetki olarak gerçekleştirilmektedir. devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında uygun raporlama ilişkisi oluşturularak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın raporlama yapacağı hususlarına yer verilecektir. Yetki devri bilgilendirme raporu amacıyla eylem 7

8 Öngörülen veya ler 2- RİSK DEĞERLENDİRME RDS 5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır yıllarını kapsayan Üniversitemizin Stratejik Planı, katılımcı yöntemler kullanılarak hazırlanmıştır Üniversitemizin, misyon ve vizyonunu oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırlanmış olan stratejik plan hazırlanmaya devam edilecek, yeni ihtiyaçlar çıkması durumunda yasal mevzuatın öngördüğü zamanlarda revize edilerek güncellenecektir. Stratejik planın sahiplenilmesini sağlamak üzere broşür/kitapçık hazırlanacaktır. *Stratejik plan hazırlanması, uygulama sonucuna göre revize edilmesi *Web sayfasında duyurulması *Broşür *Kitap Stratejik plan hazırlanmıştır. Üniversitemiz Stratejik Planı 2010 yılında hazırlanmış ve kamuoyuna duyurulmuş, 2013 yılında ise revize edilmiştir. Stratejik plan dönemini kapsamaktadır. Bununla birlikte bu şart için uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, Üniversitemize ait Performans faaliyet ve projeleri ile bunların Programı her yıl mevzuatında kaynak ihtiyacını, performans belirtilen hususlar çerçevesinde hedef ve göstergelerini içeren hazırlanmakta ve kamuoyu ile performans programı paylaşılmaktadır. hazırlamalıdır. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Rehberindeki hükümler gereğince her yıl performans programı hazırlanacaktır. *Performans programı hazırlanması Her yıl sürekli Üniversitemizin 2013 yılı Performans Programı hazırlanmış ve her yıl sürekli hazırlanmaktadır. Bununla birlikte bu şart için uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik Üniversitemizin bütçesi Stratejik Plan planlarına ve performans ve Performans Programına uygun programlarına uygun olarak olarak hazırlanmaktadır. hazırlamalıdır. Üniversitemiz bütçesi yılı ve devam eden yıllarda stratejik plan ve performans programına uygun olarak hazırlanacaktır. *Stratejik plan ve performans esaslı uygun Bütçe Her yıl sürekli 8

9 RDS 5.4 RDS 5.5 Üniversitemizin Faaliyet Raporları Mart ayı sonu itibarıyla ilgili mevzuata, Stratejik Plan ve Performans Programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak hazırlanarak Üst Yöneticiye sunulmaktadır. Strateji Geliştirme Başkanlığı'nca Üniversite inin birim faaliyet raporlarından yararlanılarak hazırlanan Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili Üniversite İdare Faaliyet Raporu Üst Yönetici mevzuat, stratejik plan ve tarafından onaylanarak Maliye Bakanlığı ve performans programıyla Sayıştay'a gönderilmektedir. Ayrıca Üniversite belirlenen amaç ve hedeflere ve 'nin web sitesinde yayınlanarak uygunluğunu sağlamalıdır. kamuoyuna duyurulmaktadır. Her birim yöneticisi faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamaya yönelik çalışmalar gerçekleştirmektedir. Öngörülen veya ler Üniversitemizin Stratejik Planı yürürlüğe girmiştir.yapılan duyuru Yöneticiler, görev alanları ve toplantılarla tüm birimlere çerçevesinde idarenin duyurulmakta, takibi ve gerçekleşmesi hedeflerine uygun özel hedefler için ilgili birimlerce çalışmalar belirlemeli ve personeline yürütülmektedir. Ancak duyurmalıdır. tarafından özel hedefler belirlenmemiştir. birim yöneticileri, faaliyetlerini ilgili mevzuat, hazırlanacak stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak gerçekleştirecek ve faaliyetlerin izlenmesi sağlanacaktır. Üniversitemiz İdari Faaliyet Raporunun hazırlanması maksadıyla birim faaliyet raporları hazırlanarak 'ye gönderilecektir. İdari faaliyet raporları ile kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlanacaktır. birim yöneticileri, görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde birim özel hedeflerini ve faaliyetlerini belirleyecek, bu hedef ve faaliyetlerini personele duyuracaklardır. *Periyodik stratejik plan ve performans esaslı bütçe değerlendirme raporları. * faaliyet raporlarının hazırlanması Web sayfasında duyurulma * özel hedefleri dokümanı *Duyuru Her yıl sürekli Her yıl sürekli Stratejik Hedefi gerçekleştirmeye yönelik hedefler, Üniversitemiz Stratejik Planında ve Performans Programında yer almaktadır. Genel hedefler için mevcut durumda belirtilen düzenlemeler bulunmakla birlikte özel hedeflerin oluşturulması amacıyla eylem RDS yıllarını kapsayan İdarenin ve birimlerinin Üniversitemiz Stratejik Planı, katılımcı hedefleri, spesifik, ölçülebilir, yöntemler kullanılarak hazırlanmıştır ulaşılabilir, ilgili ve süreli Söz konusu planda belirlenen olmalıdır. hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve sürelidir. İdare ve hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir. *Üst Yönetim Tanımlanmış hedefler 9

10 Öngörülen veya ler RDS 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 Üniversitemiz amaç ve hedeflerine İdareler, her yıl sistemli bir yönelik risklerin belirlenmesine şekilde amaç ve hedeflerine yönelik risk yönetim aşamasına yönelik riskleri belirlemelidir. henüz geçilmemiştir Üniversitemiz amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerde risk belirleme ekibi oluşturulacak ve tespit edilen risklerin envanteri çıkarılacaktır. Hizmet içi Eğitim, Aday memur eğitimi ve görevde yükselme eğitimleri programlarına " Risk Yönetimi " konusu dahil edilecek. *Risk değerlendirme ekibi *Risk değerlendirme envanteri *Hizmet içi eğitim genelgesi *Eğitim programı Her eğitimde RDS 6.2 Üniversitemiz amaç ve hedeflerine Risklerin gerçekleşme olasılığı ve yönelik risklerin belirlenmesine muhtemel etkileri yılda en az bir yönelik risk yönetim aşamasına kez analiz edilmelidir. henüz geçilmemiştir. Oluşturulan risk belirleme ekipleri tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları dikkate alınarak periyodik olarak risk analiz çalışması yürütülecektir. *İç Denetim i *Risk Değerlendirme (analiz) raporu *Matrisi Her yıl en az bir defa amacıyla eylem RDS 6.3 Üniversitemiz amaç ve hedeflerine Risklere karşı alınacak önlemler yönelik risklerin belirlenmesine belirlenerek eylem planları yönelik risk yönetim aşamasına oluşturulmalıdır. henüz geçilmemiştir. Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, risk belirleme komisyonunca, belirlenmiş olan risklere karşı riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacaktır. İç Denetim i Risk eylem planı Her yıl en az bir defa amacıyla eylem 10

11 Öngörülen veya ler 3- KONTROL FAALİYETLERİ KFS 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla Faaliyetlerin kontrolü için geliştirilmiş kontrol, karşılaştırma, onaylama, strateji ve yöntemler kısmen raporlama, koordinasyon, bulunmaktadır. doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır Her harcama birimi tarafından riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. Risk eylem planında tespit edilen riskler için süreç akış şemaları da göz önünde bulundurularak uygun kontrol yöntemleri tespit edilecektir. *İç denetim birimi *İç denetim birimi Kontrol yöntemleri Risk Kontrol Tabloları KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem Mevcut kontroller mevzuat öncesi kontrol, süreç kontrolü ve çerçevesinde yapılmakta ve işlem sonrası kontrolleri de uygulanmakla birlikte yeterli düzeyde kapsamalıdır. değildir. İhtiyaç duyulan alanlardaki kontrollerde; (Risk Kontrol Tabloları) işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsayacak şekilde esas ve usullere yer verilecek ve bilgi işlem sistemlerine bu hususlarla ilgili otomatik kontroller yerleştirilecektir. * *İç denetim birimi *Kontrol eklenecek alanlar listesi *Kontrol standartları KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Mevcut taşınır ve taşınmaz varlıklar modülü ile bilgiler bu sistem üzerinden takip edilmekte ve kontrolleri mevzuat çerçevesinde yapılmaktadır Üniversitemizin tüm birimleri, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır. yöneticileri risk düzeyi yüksek varlıklar için önleyici tedbirler içeren güvenlik yöntemleri geliştireceklerdir. Varlık tespiti ve sayımı yapılması Talımatnameler En az yılda bir KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin Üniversitemizde faaliyetlerin maliyeti beklenen faydayı gerçekleştirilmesinde fayda maliyet aşmamalıdır. ilkesine riayet edilmektedir Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Fayda maliyet analiz raporu amacıyla eylem 11

12 Öngörülen veya ler KFS 8 Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 Üniversitemizde faaliyetler mevcut İdareler, faaliyetleri ile mali karar mevzuat çerçevesinde yapılmakta ve işlemleri hakkında yazılı olup, mali karar ve işlemler hakkında prosedürler belirlemelidir. yazılı kurallar ayrıntılı olarak belirlenmemiştir. Üniversitemizin, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında standartlara uygun yazılı prosedürler belirlenecektir. *İş tanımları *İş akış şemaları KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve Mevcut mevzuat çerçevesinde işlemin başlaması, uygulanması yapılmakta olup, kısmen yazılı işlemler ve sonuçlandırılması aşamalarını mevcuttur. kapsamalıdır. tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemler, başlama, uygulama ve sonuçlandırma aşamalarını kapsayacak şekilde mevzuata uygun düzenlenecektir. *İşlem yönergeleri KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata Mevcut mevzuat çerçevesinde uygun ve ilgili personel yapılmakta olup, kısmen yazılı işlemler tarafından anlaşılabilir ve mevcuttur. ulaşılabilir olmalıdır. ; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliliğini ve ulaşılabilirliğini sağlamak üzere, gerekli altyapıyı oluşturacak, belirlenen prosedürleri gözden geçirecek, ilgili dokümanları güncelleyecek ve internet ortaminda erişime sunulacaktır. * * *Güncel mevzuatin web sitesinde yayını KFS 9 Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve Üniversitemizde görev tanımları tam olarak yapılmadığından mevcut işlemin onaylanması, personel tarafından yürütülen her bir Uygulanması, kaydedilmesi ve aşamasının farkli kişiler tarafından kontrolü görevleri farklı kişilere yapılmasına ve görevler ayrılığı ilkesine verilmelidir. dikkat edilmektedir ce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde işlerin farkli personel tarafından yapılması sağlanacaktır. Yetkisiz giriş ve kayıp risklerini önlemek için kayıtlara ve kaynaklara girişler yetkili personel ile sınırlandırılacaktır. * *Görev tanımları *Şemalar *İş yükü analizi Şifrelendirme yapılması KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. İşlemlerin uygulanması, kontrol edilmesi, onaylanması ve kaydedilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınmaktadır. Personel yetersizliği sebebiyle, onay, uygulama, kaydetme ve kontrol faaliyetlerinin farklı kişilere verilememesi durumunda, birim yöneticileri, risklerin azaltılması amacıyla gerekli tedbirleri almaya devam edeceklerdir. *Görev tanımları *Talimatlar 12

13 Öngörülen veya ler KFS 10 Hiyerarşik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili Yöneticiler tarafından prosedürlerin ve sürekli bir şekilde etkili ve sürekli şekilde kontrolü büyük uygulanması için gerekli ölçüde yapılmaktadır. kontrolleri yapmalıdır Yöneticiler tarafından iş ve işlemlerin iş akış şemaları ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda sürekli olarak izleme yapılacaktır. *İş akış şemaları kontrol, paraf,imza,onay noktaları,süreç tanımları KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve işlemlerini izlemekte, hata ve onaylamalı, hata ve usulsüzlükler tespit edildiğinde usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermektedirler gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır. Olumsuzlukların giderilebilmesi için bilgilendirme faaliyetleri ve hizmet içi eğitimlere daha fazla ağırlık verilecektir. İlgili birimler *Talimatlar *Eğitim faaliyetleri KFS 11 Faaliyetlerin liği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, Personel değişikliği ve yetersizliği ile yöntem veya mevzuat mevzuat değişikliği gibi nedenlerle değişiklikleri ile olağanüstü aksaklıklar yaşanmakta, ancak durumlar gibi faaliyetlerin sürtekliliği etkilememesi açısından sürekliliğini etkileyen nedenlere önlemler alınmaya çalışılmaktadır. karşı gerekli önlemler alınmalıdır no'lu eylemde belirlenecek Görev tanım rehberlerinde görevli personelin yedeklerinin de belirlenmesi sağlanacaktır. Görev tanımlama rehberi KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun Üniversitemizde vekil personel olarak vekil personel görevlendirme, usulüne uygun görevlendirilmelidir. yapılmaktadır Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma gibi nedenlerle görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun olarak, asıl personel için aranan asgari şartlara haiz vekil personel görevlendirilecektir. Görevlendirme olurları Gerektiğinde KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevden ayrılan personel tarafından, uygulamaları hakkında sözlü olarak bilgi verilmektedir Ancak, yazılı rapor hazırlanmamaktadır. ce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. (Bu Husus 2.6.1' de öngörülen eylem ile belirlenen hassas görevler broşüründe devir ve teslime ilişkin yükümlülüklerin raporlanmasını sağlayacak hususlara yer verilecektir.) *Hazırlanacak rapor *Görev devri formu Gerektiğinde 13

14 Öngörülen veya ler KFS 12 Bilgi Sistemleri Kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KF 12.1 Bilgi sistemlerinin güvenlik ve güvenilirliğinin sağlanması açısından, Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve bilgi işlem dairesi başkanlığı güvenilirliğini sağlayacak tarafından yazılı prosedürler kontroller yazılı olarak belirlenmemiştir, birimlerde, gerekli belirlenmeli ve uygulanmalıdır. alt yapı çalışmaları sürdüğünden, bilgi sistemleri kontrolü yeterince yapılamamaktadır. Üniversitemizin bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları yazılı olarak belirlenecek ve uygulanacaktır. *YBS Program yazılımı *Bilgi sistemi kontrol yönergesi amacıyla eylem KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata Bilgi sistemlerine veri ve bilgi girişi ile ve usulsüzlüklerin önlenmesi, bunlara erişim için kullanıcı bazında tespit edilmesi ve düzeltilmesini sınırlı yetkilendirmeler yapılmıştır. sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Oluşturulacak bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılacak, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulacaktır. Veri ve bilgi girişi yazılım programları gerekli olan bilgi ve raporları üretecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanacaktır. *Kullanım talimatı *Yetkilendirme formu *ISO'nun bilgi güvenliğine yönelik Kalite Yönetim Sistemleri Belgesi alınması *Gerektiğinde *Kalite belgesi 2015 sanuna alınacaktır. KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Üniversitemizde bilişim yönetişimine yönelik çalışmalar yapılmakta ve yazılımlar geliştirilmektedir Bilgi güvenliği standardı olan ISO belgesi alınması için gerekli çalışmalar yapılacaktır. Bilginin etkin bir biçimde paylaşılması için gerekli olan donanım, yazılım ve iletişim altyapısı hazırlanacaktır. ISO belgesi Yazılım ve alt yapı sağlanması 2015 yılı sonuna 2015 yılı sonuna amacıyla eylem 14

15 Öngörülen veya ler 4- BİLGİ VE İLETİŞİM BİS 13 Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve Çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 Üniversitemizde yatay ve dikey iç İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan iletişim ile dış iletişimi kapsayan iletişim sistemi mevcuttur. e-posta ve etkili ve sürekli bir bilgi ve web üzerinden yatay ve dikey iletişim sistemi olmalıdır. bilgilendirme sağlanmaktadır. Fakat yeterli değildir. Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir elektronik bilgi ve iletişim sistemi oluşturulacaktır. Üniversite ve birim web siteleri ile bülten devamlı güncellenecektir. *Güncel web sayfası ve bülten *Elektronik iletişim sistemi/şeması BİS 13.2 Yöneticiler ve Yöneticiler ve personel görevleri ile personel, ilgili sunulan bilgilere web üzerinden, görevlerini yerine getirebilmeleri ilgili birim arşivlerinden ve mevzuata için gerekli ve yeterli bilgiye uygun hiyerarşik olarak verilen zamanında ulaşabilmelidir. yetkiler dahilinde sorunsuzca ulaşabilmektedirler. Yönetici ve personelin görevlerini yerine getirebilmeleri için gereksinim duydukları her türlü mevzuat ile iş, işlem yönerge ve talimatların kategorize edilerek internet üzerinden erişilebilir hale getirebilecek bir sistem kurulacaktır. *Mevzuat, iş, işlem, yönerge ve talimat veri tabanı sayfası 2014 Sonuna BİS 13.3 idari, akademik özlük ve mali bilgiler, akademik ve eğitim-öğretim bilgileri, döner sermaye bilgileri, Bilgiler doğru, güvenilir, tam, sportif/sosyal/kültürel etkinlik kullanışlı ve anlaşılabilir bilgileri vb.zamanında, tam ve doğru olmalıdır. olarak kaydedilmekte, güvenli bir şekilde arşivlenmekte ve yetkililer bu bilgilere sorunsuzca erişebilmektedir. Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak en az aylık bazda güncelleyerek internet sayfalarına koyacaklardır. *Veri güncellemeleri *Güncel İnternet sayfası 15

16 Öngörülen veya ler BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere Yöneticiler ve ilgili personel, mevcut programlarla zamanında erişebilmektedir. e-bütçe, KBS, birim ve performans programı ve idare faaliyet raporları, performans esaslı bütçenin uygulanması ile kaynak bütçe, yöneticiler ve ilgili personelin kullanımına ilişkin diğer bilgilere performans programı ve bütçenin zamanında erişebilmelidir. uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişimini sağlamaktadır. Üst Yönetim ve Harcama birimlerinin, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelerini sağlayacak şekilde ilgili birim web sitesinden sürekli yayınlanacak, birimce gerekli yetkilendirmeler yapılarak şeffaflık ve erişilebilirlik sağlanmasına devam edilecektir. İlgili birimler *Web sayfasında duyurulma BİS 13.5 Üniversitemizde kullanılmakta olan, e- bütçe, KBS ve benzeri sistemler Yönetim Bilgi Sisteminin bir bölümünü oluşturmakta; Yönetim bilgi sistemi, yönetimin yöneticiler ve personelin görevlerini yerine ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelerine hizmet ve raporları üretebilecek ve etmektedir. Bununla beraber yönetimin analiz yapma imkanı sunacak ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları şekilde tasarlanmalıdır. üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak gerekli diğer yazılımlarla Yönetim Bilgi Sisteminin kurulması çalışmaları devam etmektedir. Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacaktır. Bu amaçla Kurumun tüm ana ve ilgili mevzuatı internet ortamında ve kolay ulaşılabilir duruma getirilecektir. faaliyet alanlarına giren konularda düzenli bilgi akışı sağlayacaklardır. *YBS Sistemi 2015 sonuna Mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamakla birlikte uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon vizyon ve amaçları çerçevesinde ve amaçları hakkında personeli beklentilerini görev ve bilgilendirmektedirler ancak sorumlulukları kapsamında kullanılan yöntemler yeterince etkili personele bildirmelidir. değildir iletişim araçları kullanılarak Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçlarını, her bir personel için somut beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyuracaklardır. *Üst Yönetim Sekreterlik *İlgili birimler *Toplantı *Web sayfasında duyuru * e mail * Kİtap * Broşür amacıyla eylem BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim Kurumun yatay ve dikey iletişim sistemi, personelin sistemi, personelin değerlendirme, değerlendirme, öneri ve öneri ve sorunlarını iletebilmesine sorunlarını iletebilmelerini uygundur. sağlamalıdır. Üniversitemizin personelini değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için öneri ve şikayet Linki, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacaktır. Sekreterlik *Etik Kurul * * *Toplantı tutanakları *Şikayet linki *Anket 16

17 Öngörülen veya ler BİS 14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 BİS 14.2 Üniversitemizin amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri İdareler, her yıl, amaçları, ile performans programları stratejik hedefleri, stratejileri, varlıkları, plan, ve faaliyet raporları her yıl yükümlülükleri ve performans mevzuatında belirtilen hususlar programlarını kamuoyuna çerçevesinde hazırlanmakta olup açıklamalıdır. web ortamında kamuoyu ile paylaşılmaktadır. Üniversitemizin bütçesi Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak hazırlanmakta, bütçesinin ilk İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık altı aylık uygulama sonuçları, ikinci uygulama sonuçları, ikinci altı altı aya ilişkin beklentiler ve hedefleri aya ilişkin beklentiler ve hedefler mali durum beklentiler raporuyla, ile faaliyetlerini kamuoyuna faaliyetleri ise idare faaliyet açıklamalıdır. raporuyla kamuoyuna açıklanmaktadır. birimlerle işbirliği yapılmak suretiyle hazırlanan İdare stratejik planı, faaliyet raporu ve performans programı internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulacaktır. Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu kurumumuz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna açıklanacaktır. *Web sayfasında duyurulma *Web sayfasında duyuru *Uygulama sonuş raporu BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve raporunda gösterilmekte ve duyurulmalıdır. duyurulmaktadır. in faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri Kurum idari faaliyet raporunda gösterilecek ve Kurumumuz web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna duyurulacaktır. *İdari faaliyer raporu web sayfasında duyuru BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare idare içinde yatay ve dikey içinde yatay ve dikey raporlama ağı raporlama ağı yazılı olarak kismen yapılmakta ancak ve belirlenmeli, birim ve personel, personele görev ve faaliyetler ile ilgili görevleri ve faaliyetleriyle ilgili olarak yazılı bilgilendirme hazırlanması gereken raporlar yapılmamaktadır. hakkında bilgilendirilmelidir. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecek, birim ve personelin görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporları kapsayan bir iş takvimi oluşturularak personele duyurulacaktır. *İş takvimi çizelgesi 17

18 Öngörülen veya ler BİS 15 Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, Mevcut mevzuat ve düzenlemeler elektronik ortamdakiler dahil, çerçevesinde yapılmakta fakat Elektronik Doküman Yönetim Sistemi oluşturulacaktır. gelen ve giden evrak ile idare içi merkezi bir veri tabanında haberleşmeyi kapsamalıdır. tutulmamaktadır. *EDYS 2015 yılı sonuna BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi Mevcut mevzuat ve düzenlemeler kapsamlı ve güncel olmalı, çerçevesinde yapılmakta fakat yönetici ve personel tarafından merkezi bir veri tabanında ulaşılabilir ve izlenebilir tutulmamaktadır. olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart Dosya Planı'na uygun olarak Üniversitenin genelini kapsayacak şekilde düzenlenecek ve tüm birimlerin bu sisteme uymaları sağlanacaktır. Üst yönetim *Doküman yönetim sistemi uygulamaları 2015 yılı sonuna BİS 15.3 Mevcut mevzuat ve düzenlemeler Kayıt ve dosyalama sistemi, çerçevesinde yapılmakta fakat kişisel verilerin güvenliğini ve merkezi bir veri tabanında korunmasını sağlamalıdır. tutulmamaktadır. Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak şekilde gerekli önlemleri alacak mekanizmalar geliştirilecektir. *Güvenli arşiv sistemi 2015 yılı sonuna BİS 15.4 Başbakanlık kayıt ve dosyalama Kayıt ve dosyalama sistemi Sistemine (2005/7 nolu Standart belirlenmiş standartlara uygun Dosya Planı Genelgesi) ve Bakanlık olmalıdır. Standart Dosya Planına uygun olarak yapılmaktadır. Kayıt ve dosyalama, Başbakanlıkça belirlenen standart dosya planına ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılacaktır. *Standart dosya planına uygun arşiv sistemi Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün yürüttüğü çalışma kapsamında Saklama Süreli Standart Dosya Planı oluşturulmaktadır. Bu şart için makul BİS 15.5 Bakanlık kayıt ve dosyalama Gelen ve giden evrak zamanında sistemine uygun olarak Gelen ve kaydedilmeli, standartlara uygun giden evrakın kaydı zamanında bir şekilde sınıflandırılmalı ve yapılmakta ve ilgili birimler arşiv sistemine uygun olarak tarafından dosyalanmakta ve muhafaza edilmelidir. muhafaza edilmektedir. Gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesi için ilgili personele eğitim verilmesi sağlanacaktır. *Eğitim verilmesi Gerektiğinde Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün Standart Dosya Planı'na uygun kayıt ve arşivleme yapılmaktadır, evraklar günlük kaydedilmektedir. Bu şart için makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, Başbakanlık kayıt ve dosyalama sınıflandırılması, korunması ve Sistemine (2005/7 nolu Standart erişimini de kapsayan, Dosya Planı Genelgesi) ve Bakanlık belirlenmiş standartlara uygun, Standart Dosya Planına uygun olarak arşiv ve dokümantasyon sistemi yapılmaktadır. oluşturulmalıdır. Üniversitemizde arşiv ve dokümantasyon sisteminin oluşturulması tamamlandıktan sonra her birimin bünyesinde fiziki olarak birim arşivi oluşturulacak ve Üniversiteye ait kurum arşivi kurulacaktır. Oluşturulacak arşiv sistemi elektronik ve/veya fiziki olacaktır. Genel sekreterlik *Standart arşiv ve dokümantasyon sistesi 2015 yılı sonuna 18

19 Öngörülen veya ler BİS 16 Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Mevzuat çerçevesinde Hata, usulsüzlük ve değerlendirerek gerekli işlemler yolsuzlukların bildirim yapılmaktadır. Söz konusu işlemler yöntemleri belirlenmeli ve mevzuatla belirlenen usuller duyurulmalıdır. çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirilmektedir. Hata, Usulsüzlük, Yolsuzluk ve Ayrımcılığın bildirilmesinin nasıl yapılacağı belirlenerek web sitesinden erişilebilecek Şikayet ve Öneri Sistemi ile ilgili yazılımlar hazırlanacak ve Üniversitemizin inin web sitelerinde de yayınlanacaktır. *Etik Kurul * *Doküman *Şikayet ve öneri sistemi yazılımı *Duyuru 2014 Sonuna BİS 16.2 Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat Yöneticiler, bildirilen hata, çerçevesinde değerlendirerek gerekli usulsüzlük ve yolsuzluklar işlemleri yapmaktadır. Söz konusu hakkında yeterli incelemeyi işlemler mevzuatla belirlenen usuller yapmalıdır. çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirilmektedir. Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirilecektir. İlgili birimler İnceleme araştırma raporu Gerektiğinde BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve bildiren personele haksız ve ayırımcı ayırımcı bir muamele bir muamele yapılmamaktadır. yapılmamalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin kimliği, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğu yaptığı iddia edilen kişilerce bilinmemesi sağlanacak şekilde işlemler yürütülecektir. *Üst Yönetim Sekreterlik *Etik Kurul Hukuk müşavirliği İnceleme, soruşturma güvenliği talımatı 19

20 Öngörülen veya ler 5- İZLEME İS 17 İç Kontrolün Değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları yapma veya bu iki yöntem devam ettiğinden henüz birlikte kullanılarak değerlendirme yapılmamıştır. değerlendirilmelidir. Üst Yönetim ve yöneticileri İç Kontrol Sistemini sürekli izleyecekler ve İç Kontrol düzenlemelerini yılda en az bir defa değerlendirmeye tabi tutulacaklardır. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu * *İzleme ve değerlendirme raporu *Anket *İzleme formu Her yıl en az bir defa İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol iç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları yöntemlerinin belirlenmesi, devam ettiğinden henüz tam olarak bildirilmesi ve gerekli önlemlerin süreç ve yöntem belirlenmemiştir. alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. Anket, Şikayet, yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, iç ve dış denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata ve usulsüzlüğe ilişkin düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlanacaktır. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu * *İzleme ve değerlendirme formu İlk olarak 2014 yılı sonuna *Yılda en az bir defa amacıyla eylem İS 17.3 İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesine İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları idarenin birimlerinin katılımı devam ettiğinden henüz sağlanmalıdır. değerlendirme yapılmamıştır İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları ve/veya idarelerin talep ve devam ettiğinden henüz şikâyetleri ile iç ve dış denetim değerlendirme yapılmamıştır. sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. Her bir harcama birimi kendi bünyesinde sisteme ilişkin eksiklikleri tespit edecek ve gerekli önlemleri alacaktır. Gerekirse eksik ve yetersiz alanlara yönelik kontrol mekanizmaları geliştirilecektir Kontrol Öz Değerlendirme anketleri düzenlenecektir. toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması sağlanacak, Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi yapılacaktır. *İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu İç Kontrol İzleme ve Değerlendir me Kurulu * İç Kontrol değerlendirme (raporu) izleme formu *Anket raporları *Değerlendirme toplantısı ve sonuçları Yılda en az bir defa Yılda en az bir defa Yılda en az bir defa sürekli amacıyla eylem amacıyla eylem İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları önlemler belirlenmeli ve bir devam ettiğinden henüz eylem planı çerçevesinde değerlendirme yapılmamıştır. uygulanmalıdır. İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda ortaya çıkan eksiklikler ve alınması gereken önlemler hazırlanacak eylem planı dahilinde birimlere bildirilecektir. İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu *Üst Yönetim *Toplantı sonuç raporu *Resmi yazı * Planı ( İhtiyaç duyuldukça) amacıyla eylem 20