YAZI ÝÞLERÝ KARARLAR VE TUTANAKLAR DAÝRE BAÞKANLIÐI ENCÜMEN VE KARARLAR ÞUBE MÜDÜRLÜÐÜ 5393 Sayýlý Belediye Kanununun 35. maddesi gereði Baþkanlýk Makamýnca Encümen Gündemine girmek üzere havale edilen evraklar gündeme alýnýr ve karara baðlandýktan sonra gereði için ilgili dairelerine gönderilir 2886 Sayýlý Devlet Ýhale Kanunu hükümleri çerçevesinde satýþ ve kiralama ihaleleri yapar. Ýhale ilaný Encümen büromuzca hazýrlanýp, Belediyemiz ilan panolarýnda ve Basýn Ýlan Kurumu aracýlýðý ile gazetelerde ilan edilmektedir. Encümen ve Kararlar Þube Müdürlüðü; 5216 sayýlý Kanunun 14. maddesi gereði; imarla ilgili olanlar dýþýndaki Ýlçe ve Ýlk Kademe Belediye Meclis Kararlarýný 1.Hukuk Müþavirliði'ne göndererek, hukuk mütalaalarýna göre ilgili belediyelerine bildirir. Belediye meclisini ilgilendiren kararlar meclise teklif edilir. Proje /Faaliyet Kodu:------ Proje/Faaliyetin Adý: ENCÜMEN YÖNETÝM HÝZMETLERÝ Proje/Faaliyet Sorumlusu: Süleyman ERGÝN Proje/Faaliyet Baþlangýç-Bitiþ Tarihi: 01.01.2007/31.12.2007 Proje /Faaliyetin Tanýmý ve Kapsamý: 5393 Sayýlý Belediye Kanununun 35.maddesi gereði Baþkanlýk Makamýnca Encümen gündemine girmek üzere havale edilen evraklarý düzenli bir þekilde gündeme almak ve karara baðlandýktan sonra gereði için ilgili birimlere göndermek. 2886 Sayýlý Devlet Ýhale Kanunu hükümleri çerçevesinde satýþ ve kiralama ihalelerini yapmak. 5216 Sayýlý Büyükþehir Belediyesi Kanunun 14. maddesi gereði; imarla ilgili olanlar dýþýndaki Ýlçe ve Ýlk Kademe Belediye Meclis Kararlarýný 1.Hukuk Müþavirliðine göndererek, hukuk mütalaalarýna göre ilgili belediyelerine bildirmek. Büyükþehir Belediye Meclisini ilgilendiren kararlarý meclise teklif etmek. Proje /Faaliyetin Amacý: Encümen hizmetlerini doðru ve süratli olarak yerine getirmek. 101
Proje /Faaliyete Ýliþkin Yapýlan Çalýþmalar (2007 yýlý için): 01/01/2007 31/12/2007 FAALÝYETLERÝ NO PROJE / FAALÝYET ADI Kayýt (Ýlçe ve Ýlk 1 Kademe) YAPILAN ÇALIÞMALAR Gelen Evrak Sayýsý: (Genel) 4812 Giden Evrak Sayýsý: (Genel) 4653 2 Encümen Gündemi Yazýmý-Onayý-Basýmý-Daðýtýmý 52x24=1248 3 Belediye Encümen 52 Toplantý Toplantýsý Ýletiþim-Koordinasyon-Org-Katýlým 4 57 Encümene Giren Ýhale Ýletiþim-Koordinasyon-Katýlým Sayýsý 5 Müdürlükler Arasý Evrak Sayýsý Gelen Evrak Sayýsý: (Genel) 503 Encümen Karar Sayýsý Yazýmý-Onayý-Basýmý-Daðýtýmý 437 6 7 Encümen Puantajý Tasnif-Tanzim-Yazým-Onay-Daðýtým 572 kiþi/ay AÇIKLAMA 8 Hukuk Görüþü Sayfa Sayýlarý Yazýmý-Onayý-Daðýtýmý 4653x2=9306 Sayfa MECLÝS ÞUBE MÜDÜRLÜÐÜ 5216 Sayýlý Büyükþehir Belediyesi Kanunu, 5393 sayýlý Belediye Kanunu, Belediye Meclisi Çalýþma Yönetmeliði, Arþiv Yönetmeliði, Yazý Ýþleri ve Kararlar Dairesi Baþkanlýðý Kuruluþ Görev ve Çalýþma Yönetmeliði ve ilgili diðer mevzuat hükümleri doðrultusunda Belediye Meclisi ile ilgili her türlü iþ ve iþlemleri yürütmek Proje /Faaliyet Kodu:------- Proje/Faaliyetin Adý: MECLÝS YÖNETÝM HÝZMETLERÝ Proje/Faaliyet Sorumlusu: Alev DONAT Proje/Faaliyet Baþlangýç-Bitiþ Tarihi: 01.01.2007 / 31.12.2007 102
Proje /Faaliyete Ýliþkin Yapýlan Çalýþmalar (2007 yý lý için): 01/01/2007 31/12/2007 FAALÝYET RAPORU NO PROJE / FAALÝYET ADI YAPILAN ÇALIÞMALAR Gelen Evrak Sayýsý: (Genel) 2893 1 Kayýt (Meclis Bürosu) Giden Evrak Sayýsý: (Genel) 2518 AÇIKLAMA 2 Meclis Gündemi Yazýmý-Onayý-Basýmý-Daðýtýmý 105.750 sayfa 3 Belediye Meclis Ýletiþim-Koordinasyon-Katýlým 12 Toplantý Toplantýsý 4 Belediye Meclis Ýletiþim-Koordinasyon-Katýlým 27 Birleþim Birleþimi 5 Olaðanüstü Meclis Ýletiþim-Koordinasyon-Katýlým 2 Toplantý Toplantýsý Olaðanüstü Meclis 6 Birleþimi Ýletiþim-Koordinasyon-Katýlým 2 Birleþim 7 Parti Grup Toplantýsý Ýletiþim-Koordinasyon-Organizasyon 116 Toplantý 8 Komisyon Toplantýsý Ýletiþim-Koordinasyon-Organizasyon 730 Toplantý 9 Meclis Kararlarý Alýnan Karar Sayýsý Oybirliði ile Alýnan Karar Sayýsý Oyçokluðu ile Alýnan Karar Sayýsý Yazýmý-Onaylattýrýlmasý-Daðýtýmý 2496 adet 2447 adet 49 adet 9984 sayfa 10 Komisyon Raporlarý Yazýmý-Onayý-Basýmý-Daðýtýmý 10532 sayfa 11 Müdürlük Önergeleri Yazýmý-Onayý-Meclise Sunumu 6 adet / 24 Sayfa 12 Tutanaklar Çözüm-Yazým-Onay-Basým-Daðýtým (39,34 saat) / (185.155 sayfa) 13 Meclis Karar Özetleri* Yazýmý-Basýmý-Daðýtýmý-Ýlaný 5340 sayfa 14 Huzur Hakký Puantajý Tasnif-Tanzim-Yazým-Onay-Daðýtým 11.641 kiþi/yýl *2007 yýlý Karar Özetlerine ekler kýsmýnda yer verilmiþtir. 103
ÝHTÝSAS KOMÝSYONLARI VE TOPLANTI SAYISI 62 Hukuk Komisyonu 146 Ýmar ve Bayýndýrlýk Komisyonu 61 Plan ve Bütçe Komisyonu Çevre ve Saðlýk Komisyonu 58 56 Sosyal Hizmetler Komisyonu 59 Esnaf ve Meslek Odalarý Komisyonu 11 Þirketler Komisyonu 55 Eðitim,Kültür,Gençlik ve Spor Komisyonu 18 Yerel Gündem 21 Komisyonu 68 Ulaþým Komisyonu 13 Tarým Komisyonu 13 Mesken ve Gecekondu Komisyonu 14 Tüketiciyi Koruma Komisyonu 1 Avrupa Birliði ve Dýþ Ýliþkiler 58 Kültür ve Turizm Komisyonu 2 EXPO 2015 Komisyonu 45 Denetim Komisyonu 730 Komisyon Toplantý Sayýsý Toplamý 104
YAZI ÝÞLERÝ ÞUBE MÜDÜRLÜÐÜ Kamu Kurum veya Kuruluþlarý, Vatandaþlar veya Kanuni Temsilcilerinin Belediye Baþkanlýðýmýza gönderdiði tüm evraklarýnýn ilk ulaþtýðý ve teslim alýndýðý, evrak türüne göre ayýrýmýnýn yapýlarak ayýrt edildiði Elektronik ortamda yine evrak türüne göre ekrana kaydedildiði, takip için teslim alýnma belgesinin verildiði, içeriðine göre Arz ve havalesi yapýlan evrakýn zimmetle daðýtýmýnýn süratle yapýlarak, iþ akýþýnýn saðlandýðý, Belediye Baþkanlýðýmýza ulaþan ve kayýt olan her evrakýn uygulama Genelgeleriyle elektronik ortamda sürekli takip edilebildiði, Ýç ve dýþ birimlerin evrak akýþ organizasyonunun yapýldýðý, Baþkanlýk Makamýnýn uygun gördüðü yazýþmalarýn yapýldýðý, takip edilmesi gerekenlerin takip edilerek gerekli yazýþmalarýn yapýldýðý, Gizli evrakýn teslim alýnarak Gizli defter Kaydý Ýle Makama arz edildiði, Posta Ýþ ve iþlemlerinin bir kurallar dizini ve yönerge ile desteklenerek Resmi Yazýþma Kurallarýný belirleyen esaslar çerçevesinde yürüten birimdir. Evrak Kayýt Ýþlemleri: Yazý Ýþleri Þube Müdürlüðümüzde; Gelen Resmi Evrak Kayýt- Çýkýþ Daðýtým Gelen Dilekçe Evrak Kayýt- Çýkýþ Daðýtým Giden Resmi Evrak - Daðýtým Posta Evrak Kayýt - Taahhütlü, Ýadeli Taahhütlü, APS, Ýadeli APS Müdürlük Evrak Kayýtlarý yapýlmaktadýr. Proje /Faaliyet Kodu:------- Proje/Faaliyetin Adý: YAZI ÝÞLERÝ YÖNETÝM HÝZMETLERÝ Proje/Faaliyet Sorumlusu: Þükran ERDAL Proje/Faaliyet Baþlangýç-Bitiþ Tarihi: 01.01.2007 / 31.12.2007 Proje /Faaliyete Ýliþkin Yapýlan Çalýþmalar (2007 yýlý için): 2007 YILINDA KAYDA GÝREN EVRAK SAYISI Resmi Kuruluþlardan Gelen Evrak 19.785 Büyükþehir Belediyesi Adýna Gelen Dilekçe 14.402 Büyükþehir Belediyesine Baðlý Þirketlerden Gelen Evrak 595 Büyükþehir Belediyesine Baðlý Birimlerden Gelen Evrak 251 Büyükþehir Belediyesi Posta Genel Cýkýþý 25.151 Yazý Ýþleri Müdürlüðü Evrak Kaydý 1316 Gizli Evrak Kaydý 79 TOPLAM 61.579 105
KURUM ARÞÝVÝ ÞUBE MÜDÜRLÜÐÜ Ýzmir Büyükþehir Belediyesi'nin birimlerine ait arþiv malzemesi ile arþivlik malzemenin gerekli þartlar altýnda korunmalarýnýn temin ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kiþilerin ve ilmin hizmetinde deðerlendirilmelerini, muhafazasýna lüzum görülmeyen malzemenin ayýklama ve imhasýný saðlayan birim'dir. Kurum Arþivi Þube Müdürlüðü 27 Ocak 1990 tarih ve 20415 sayýlý resmi gazetede yayýmlanan Ýç Ýþleri Bakanlýðý Ýl Özel idareleri ve Belediyeler Arþiv yönetmeliðine dayanýlarak kurulmasý kararlaþtýrýlmýþtýr, Ýzmir Büyükþehir Belediye Meclisinin 31. 07. 1992 tarih ve 05-157 sayýlý kararý ile Belediyemizde Kurum Arþivi kurulmasý kararý alýnmýþ olup Ýçiþleri Bakanlýðý'nca 21.09.1992 tarihinde onaylanmýþtýr. Ýçiþleri Bakanlýðý'nýn 13.07.2001 tarihli olurlarý ile Müdürlüðümüz faaliyetine baþlamýþtýr. Müdürlüðümüzün faaliyetini sürdüreceði yer olarak Buca-Kaynaklar Beldesindeki Balýk Hali binasý gösterilmiþtir. Görevini Devlet Arþiv Hizmetleri Hakkýnda Yönetmelik esaslarý doðrultusunda yürütür. Proje /Faaliyet Kodu:------- Proje/Faaliyetin Adý: KURUM ARÞÝVÝ FAALÝYETLERÝ Proje/Faaliyet Sorumlusu: Mehmet GÜNDOÐAN Proje/Faaliyet Baþlangýç-Bitiþ Tarihi: 01.01.2007 / 31.12.2007 Proje /Faaliyete Ýliþkin Yapýlan Çalýþmalar (2007 yýlý için): Kurum arþivinde kronolojik dosyalama sistemi kullanýlmýþtýr. Kurum arþivine gelen ve giden evrak miktarý 27 adettir. Muhafazasýna lüzum görülmeyen 1 ton eski evrak-gazete Katý Atýk Ýþletmeler Müdürlüðü'ne imha tutanaðý hazýrlanarak teslim edilmiþtir. 106