İK VE PERSONEL YÖNETİMİ Terra Gurup Şirketleri
İK VE PERSONEL YÖNETİMİ Şirketinizi, şube ve iş yeri bazında tanımlayıp, görev tanımlarını yapabildiğiniz organizasyon şeması ile başlar. Bu organizasyonda görev yapan personelin, sicil, iletişim bilgileri, görevi ve departmanı, yer değişimi bilgi geçmişi, beden ölçüleri, ödül-ceza ve eğitim, tetkikler periyodik muayeneler ve bunun gibi bilgilerini görebildiğiniz personel sicil kartı ile devam eder. Personel talebinden işe alım süreci arasındaki süreç; talep etme, değerlendirme,görüşme ve işe yerleştirme sürecinde kayıt Tek Sistem üzerinde tutulur. Bunun yanında CV Bankası oluşturmak veyahut bu hizmeti veren anlaşmalı kuruluşların CV bankasından beslenenir. Personel beden ölçülerini, girdiğiniz parametreler doğrultusunda değerlendirip size, belirlediğiniz tarihte malzeme planlaması yaparak, hangi ölçülerde, ne kadar ürün alınması gerektiği bilgisini verir. İstendiğinde Tek sistem ilgili tedarikçilere direkt sipariş açabilir. Aşı ve eğitim takiplerini, girdiğiniz parametrelerle ilişkilendirerek sizin yerinize yapabilir. Mesai tanımları, mazeret tanımları, günlük-haftalık-aylık periyotlarda personel izlenmesini sağlar. Dönüşümlü veya serbest vardiya planını kullanarak personel servis planlaması ve yemek planlaması yapabilir. Bunun yanında ziyaretçi işleme ve ziyaretçi hareket takiplerini İK ve Personel Modülünden yapabilirsiniz. İçinde barındırdığı 100 ü aşkın rapor menüsü ve istekleriniz doğrultusunda eklenebilecek raporlarla veri akışını hızlandırıp sonuçlara daha hızlı ve sağlıklı ulaşabilir. De- vam- Devamsızlık, performans değerlendirmelerini yapabilirsiz Bordro tahakkuku ve toplu puantaj ekranları ile muhasebe bağlantısını devam ettirebilirsiniz.
GÖREV VE DEPARTMAN TANIMLARI Tek sistemde görev tanımlamaları yapılarak, tanımlanan görevlerde çalıştırılacak personelin hangi eğitimleri alması gerektiği, görevle ilgili takım çalışması gerekiyorsa takım içeriği, görevin maliyet unsurlarında direkt yada en direkt oluşunun belirlendiği arayüzdür. Personel yönetiminin, maliyet ve muhasebenin işlerini kolaylaştıracak hazırlık safhası olarak da nitelendirilebilir. Departman tanımların da aynı mantık çerçevesi içinde düşünülebilir. Firma içi departman hiyerarşisi burada oluşturularak fiziksel dağıtım anahtarları ( metrekare,elektrik v.b ) bu arayüzle sisteme tanıtılmaktadır. Böylelikle yapılan görev ve departman tanımları ileride birbirleriyle ilişkilendirilerek maliyet ve personel yönetiminde sistematik ve sağılıklı analiz raporlama ve veri akışını sağlamaktadır.
İK PERSONEL TALEP FORMU Firma içerisinde departmanlar iş gücü ihtiyaçlarını bu arayüzden İK departmanına bildirebilmektedirler. Bu talep Tek sistemde diğer bütün taleplerde olduğu üzere onaya tabi tutulur. Talep onaylandıktan sonra İk departmanında sistemde belirtilen ilgili kullanıcıların ekranına mesaj olarak düşmektedir. Bu talep içerisine, gereksinim duyulan personelin çalışma tipi ( tam/yarı zamanlı/ geçici ), kadro durumu,gerekli olan eğitim, dil, seyahat engeli v.b gibi bir çok parametre girilebilir. Talepte bulunulan şube veya müdürlük, talebi onaylayan yöneticilere kadar bütün veriler bu form içerisinde saklanır. Bu modül işe yerleştirme sürecinin başlangıcını oluşturmaktadır, bu taleple başlayan sürecin tamamı yine sistem üzerinde yapılmaktadır. İK ELEMAN BİLGİ FORMU Firma içerisinde CV havuzu oluşturulabileceği gibi bu hizmeti veren firmaların CV bankasından da Tek sistem beslenebilecek altyapıya ve entegrasyona sahiptir. İK eleman bilgi formu ara yüzü bu havuzun oluşturulmasını sağlayan veri girişi ekranıdır. Bu ekranda Kimlik, askerlik, aile, öğrenim yabancı dil, bilgisayar teknik bilgiler, iş tecrübesi, aldığı eğitimler ve kurslar, özel bilgiler ( ehliyet, mecburu görev v.b) referanslar, diğer bilgiler, görev ve ücret taleplerini alt başlıklarıyla görebilirsiniz. Çok geniş kapsamlı olarak düşünülüp tasarlanılan bu ekranda kişi ile yapılan görüşmeleri ve görüşmelerden çıkan sonuçlarda yine bu form üzerinde tutulur. Böylelikle taleple başlayan sürecin, kriterlere uygun kaynakların belirlenmesi, belirlenen kaynaklarla yapılan görüşmeler ve bu görüşmeler sonucunda ortaya çıkan negatif veya pozitif verilerin tamamı sistemde tutulmuş olmaktadır.
İSTİHKAK TANIMLARI VE İSTİHKAK TALEBİ Belirli periyotlarda çalışanlara dağıtılan istihkaklar bu ara yüzde sisteme tanıtılır. Tanıtım aşamasında hangi tür istihkakların, hangi departmandaki, bay/bayan ayrımında hangi görev tanımlarına, hangi tarihlerde verileceği bilgisi yer almaktadır. Bu bilgi Tek sistem tarafından istihkak planlamasında kullanılacaktır. Belirtilen tarihlerde, firmaya gerekli olan ürünlerin ( ayakkabının hangi numaralarından kaç tane v.b ) hesaplanıp planlanarak, sistemde siparişinin oluşturulması hatta girilen parametreler doğrultusunda tedarikçi firmaya sipariş açılması tamamen Tek sistem tarafından gerçekleştirilmektedir.bu istihkak planlama dönemleri haricinde şu veya bu sebepten ortaya çıkan istihkak talepleri İstihkak Talebi arayüzünden gerçekleştirilmektedir. Bu ara yüzde hangi departmanın, hangi çalışanlarına veya hangi görev tanımlarına ne tür istihkak ihtiyacının belirlendiği ve açıklamalarının girildiği alanlar bulunmaktadır. Bu talepte talep edilen depo belirtildiği takdirde, talebin onaylanması durumunda ilgili depoya iş emri oluşturulur. PERSONEL SİCİL KARTLARI- ÖDÜL VE CEZALAR Personel sicil kartlarından önce Tek sistem işletmenin fiziki yapısını ve işleyişini programa adapte edebilmek için, işletmenin organizasyon şemasını, hangi tür yapıda olursa olsun sisteme tanımlayabileceğiniz modül ile başlar.
Bu tanımlamalar yapıldıktan sonra pozisyonlara atamalar yapabilmek için personel sicil kartlarından yararlanılır. İşletme tarafından gereksinim duyulan bütün bilgilerin saklanmasının yanı sıra, yine Tek sistem üzerinden vardiya bilgileri, aldığı eğitimler, ödül ve cezalarında takip edilebildiği bir yapıya sahiptir. Çalışanların fiziksel ölçülerinin de tutulabildiği bu ara yüzde bu bilgiler ışığında istihkak planlaması yapılabilmektedir. Bu planlamadan sonra çıkan verilerle istenirse sistem üzerinde satın alma talepleri açılabilir veya olayı daha ileri götürerek planlama sonrası ortaya çıkan satın alma talebi girilen parametreler ışığında tedarikçi firmaya Tek sistem tarafından sipariş olarak geçilebilmektedir. SERVİS GÜZERGAHLARI SERVİS PLANLAMA Tek sistemde yapılan vardiya planları yardımıyla sistemde tanımlanan güzergâhlar v.b parametrelerle, vardiya bazlı veya eğitim-seminer gibi organizasyonlara özel servis güzergah planlaması yine Tek sistem tarafından otomatik olarak yapılabilmektedir
İZİN İŞLEMLERİ Personelin gereksinim duyduğu her türde izin işlemi için, Tek sistem üzerinden izin isteminde bulunur. Sistemin geneline hakim olan onay mekanizması sayesinde bu tür talepler evraksız, elektronik ortamda, elektronik imzalar ile hızlı ve kontrollü bir biçimde gerçekleştirilebilir.