1
1. GİRİŞ EKRANI VE ŞİFRE İŞLEMLERİ... 4 2. ANA SAYFA EKRANI... 6 3. KİŞİSEL BİLGİLER... 6 3.1. GENEL BİLGİLER EKRANI... 6 3.2. NÜFUS BİLGİLERİ EKRANI... 7 3.3. ADRES BİLGİLERİ EKRANI... 7 3.4. TELEFON BİLGİLERİ EKRANI... 9 3.5. YABANCI DİL BİLGİLERİ EKRANI... 10 3.6. ÖĞRENİM BİLGİLERİ EKRANI... 11 3.7. ŞİRKET İÇİ DENEYİM BİLGİLERİ EKRANI... 12 3.8. ŞİRKET DIŞI DENEYİM BİLGİLERİ EKRANI... 12 3.9. ACİL DURUMDA HABER VERİLECEK KİŞİ BİLGİLERİ EKRANI... 13 3.10. AGİ BİLDİRİMİ EKRANI... 14 3.11. EĞİTİM BİLGİ EKRANI... 16 4. BORDRO SORGULAMA... 16 5. İZİN TALEPLERİ... 17 5.1. İZİN TALEBİ GENEL SÜREÇ... 17 5.2. EİKYS ÜZERİNDEN İZİN TALEBİ İŞLEMİ... 17 5.3. EİKYS ÜZERİNDEN İZİN ONAYLAMA İŞLEMİ... 19 5.4. EİKYS ÜZERİNDEN İZİN FORMU ÇIKTISI ALMA İŞLEMİ... 20 2
Değerli Çalışma Arkadaşlarımız, EİKYS tüm KTO Karatay Üniversitesi çalışanlarının kullanımı için tasarlanmış bir İnsan Kaynakları portalıdır. Portalın amacı çalışanların istedikleri zaman kişisel bilgilerine ulaşabilmelerini, bu bilgilerde güncelleme yapabilmelerini, taleplerini sistem üzerinden iletebilmelerini sağlamaktır. Ayrıca yöneticiler, kendilerine bağlı ekiplerin bilgilerini görüntüleyebilecek ve gerekli onayları portal üzerinden verebileceklerdir. EİKYS portalına http://eikys.karatay.edu.tr/ linki üzerinden giriş yapılır. EİKYS e giriş yapabilmeniz için sistem tarafından üretilmiş kullanıcı adı ve şifreniz sistem tarafından otomatik olarak e - posta adresinize gönderilecektir. EİKYS ile ilgili sorularınızı eikys@karatay.edu.tr adresine e-posta ile gönderebilirsiniz. 3
1. GİRİŞ EKRANI VE ŞİFRE İŞLEMLERİ EİKYS e yalnızca sistem tarafından size bildirilecek olan kullanıcı adınız ve şifreniz ile giriş yapabilirsiniz. Sisteme ilk girişinizde şifre değiştirme ekranına yönlendirileceksiniz. Bu ekranı kullanarak şifrenizi değiştirmeniz gerekmektedir. Belirlenecek şifre minimum 8 karakter olmalıdır, aynı şifrenin kullanım süresi 60 gündür. Kullanıcı isterse kullanım süresinin dolmasını beklemeden Şifre İşlemleri ekranından şifre değişikliği yapabilir. Sisteme giriş yaptıktan sonra bilgilerinizi kontrol ettiğinizde değişiklik yapılamayacak alanlardaki bilgilerinizde hata olduğunu düşündüğünüz ya da kontrol edilmesini istediğiniz bilgiler varsa konuyla ilgili eikys@karatay.edu.tr adresine e-posta gönderebilirsiniz. 4
Şifrenizi 2 kez yanlış girdiğinizde ekranda uyarı çıkacak, 3 kez yanlış girilmesi durumunda da kilitlenecektir. Şifrenizi unutmanız halinde aşağıdaki şifre giriş ekranında bulunan Şifremi Unuttum butonunu tıklayıp ilgili alana e-posta adresinizi girerek Gönder butonuna tıkladığınızda yeni şifreniz sistem tarafından e-posta adresinize gönderilecektir. 5
Lütfen şifrenizi belirlerken başkaları tarafından tahmin edilemeyecek, size özel bir şifre olmasına dikkat ediniz. KTO Karatay Üniversitesi gizlilik politikaları gereğince şifre paylaşımı kesinlikle yasaktır ve disiplin cezası için geçerli neden oluşturur. 2. ANA SAYFA EKRANI Bu ekranda yetkiniz dahilindeki menüleri görüntüleyebilirsiniz. 3. KİŞİSEL BİLGİLER 3.1. Genel Bilgiler Ekranı Bu ekrandaki kullanıcı tarafından değiştirilebilen bilgiler İK onayına tabi değildir. Çalışan sadece ehliyet bilgileri, kişisel e-posta adresi ve ilk sigorta giriş tarihi alanında değişiklik yapabilir, diğer bilgiler çalışanın Üniversite ile ilgili bilgileri olduğundan pasif durumdadır ve herhangi bir değişiklik yapılamamaktadır. Değişiklik yapılabilen alanlara bilgi girişi yapılarak Kaydet butonu tıklandığında sistemde değişiklik gerçekleşir. 6
3.2. Nüfus Bilgileri Ekranı Nüfus bilgileri resmi yazışmalara konu olabileceğinden sadece aktif olan alanlarda değişiklik yapma şansınız bulunmaktadır. Bu ekrandaki bilgiler işe giriş işlemleri sırasında İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü tarafından sisteme tanımlanır. Aktif alanlar haricinde, nüfus bilgilerinizde oluşan değişiklikler için İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ne başvurmanız gerekmektedir. Bilgi girişleri yapıldıktan sonra Kaydet butonu tıklanarak işlem tamamlanır. 3.3. Adres Bilgileri Ekranı 7
Adres bilgilerinde yapılacak bütün değişiklikler İK onayına tabidir. Bu ekrandaki bilgilerde değişiklik olması halinde çalışan tarafından güncelleme yapılabilir ancak kayıt silinemez. Adres bilgisi girişi işe yeni girişlerde Yeni Adres Kaydı Ekle, diğer çalışanlar tarafından ise Düzenle butonu tıklanarak yapılabilir. Bilgi girişi yapıldıktan sonra Değişiklikleri Kaydet butonu tıklanarak işlem tamamlanır. Değişiklik yapılan tüm alanlar İK tarafından onaylanıncaya kadar değişmeyecek ve kırmızı renge dönecektir. Talebinizin onaylanabilmesi için değişikliğe neden olan evrakların İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne gönderilmesi gerekmektedir. Evraklar İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne ulaştıktan sonra sisteme girilen bilgilerle karşılaştırılır ve uygunsa onay verilir. Talebin onayı ya da reddedilmesi durumunda çalışana sistem üzerinden e-posta gönderilir. Değişiklik yapılan alan İK tarafından onaylanıncaya kadar kırmızı renkte kalacaktır. 8
3.4. Telefon Bilgileri Ekranı Bu ekranda İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne bildirilmiş olan sabit veya mobil telefon bilgileri kayıtlıdır. Çalışanlar bilgilerinde değişiklik olması halinde telefon bilgilerini Yeni Telefon Kaydı Ekle / Yeni Kayıt Ekleme, Sil ya da Düzenle / Kayıt Güncelleme butonunu tıklayarak yapabilirler. Bilgi girişi yapıldıktan sonra Kaydet butonu tıklanarak işlem tamamlanır. Değişiklik yapılan tüm alanlar İK tarafından onaylanıncaya kadar değişmeyecek ve kırmızı renge dönecektir. Talebinizin onaylanabilmesi için değişikliğe neden olan evrakların İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne gönderilmesi gerekmektedir. Evraklar İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne ulaştıktan sonra sisteme girilen bilgilerle karşılaştırılır ve uygunsa onay verilir. Talebin onayı ya da reddedilmesi durumunda çalışana sistem üzerinden e-posta gönderilir. Değişiklik yapılan alan İK tarafından onaylanıncaya kadar kırmızı renkte kalacaktır. 9
3.5. Yabancı Dil Bilgileri Ekranı Yabancı Dil Bilgisi alanında yapılacak bütün değişiklikler İK onayına tabidir. Çalışanlar bilgilerinde değişiklik olması durumunda yabancı dil bilgilerini Yeni Yabancı Dil Ekle / Yeni Kayıt Ekleme, Sil ya da Düzenle / Kayıt Güncelleme butonunu tıklayarak güncelleyebilirler. Bilgi girişi yapıldıktan sonra Kaydet butonu tıklanarak işlem tamamlanır. 10
3.6. Öğrenim Bilgileri Ekranı Öğrenim Bilgileri ekranına girilecek tüm bilgiler İK onayına tabidir. İşe yeni girişlerde bu alana lise öğreniminden itibaren tüm öğrenim bilgilerinin eksiksiz ve doğru olarak girilmesi gerekmektedir. Lise öğrenim bilgisi eksik olan diğer çalışanlar bu bilgilerini tamamlayabilirler. Çalışanlar bu ekrana girişlerini Yeni Öğrenim Ekle / Yeni Kayıt Ekleme butonunu tıklayarak yapabilir ancak kayıt silemezler. Değişiklik yapılan tüm alanlar İK tarafından onaylanıncaya kadar değişmeyecek ve kırmızı renge dönecektir. Talebinizin onaylanabilmesi için değişikliğe neden olan evrakların İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne gönderilmesi gerekmektedir. Evraklar İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne ulaştıktan sonra sisteme girilen bilgilerle karşılaştırılır ve uygunsa onay verilir. Talebin onayı ya da reddedilmesi durumunda çalışana sistem üzerinden e-posta gönderilir. Değişiklik yapılan alan İK tarafından onaylanıncaya kadar kırmızı renkte kalacaktır. Öğrenimi devam eden çalışanlar mezuniyet durumlarını devam seçerek bilgi girişi yapabilirler, bu durumda olan çalışanların öğrenci belgelerini de İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne iletmeleri gerekir. Devam eden öğrenimlerini tamamlayan çalışanların mezun olmaları halinde yine sistemde bilgilerini güncelleyerek mezuniyet belgelerini İnsan Kaynakları Bölümüne iletmeleri gerekmektedir. 11
3.7. Şirket İçi Deneyim Bilgileri Ekranı Şirket içi deneyim bilgileri resmi kayıtları etkilediği için bu ekranda yer alan bilgiler üzerinde değişiklik yapılamaz. 3.8. Şirket Dışı Deneyim Bilgileri Ekranı Bu ekranda İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne bildirilmiş olan geçmiş deneyim bilgileri kayıtlıdır. Yeni bilgi girişini Yeni Deneyim Ekle butonunu tıklayarak yapabilirsiniz. Bilgi değişiklikleri onaya tabi değildir, çalışan giriş yaparak Kaydet butonunu tıkladığında sistemde değişiklik gerçekleşir. 12
3.9. Acil Durumda Haber Verilecek Kişi Bilgileri Ekranı Bu alanda daha önce tüm çalışanlardan talep edilen ve İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne bildirilen acil durumda aranacak kişi bilgileri kayıtlıdır. Bilgi girişi yapıldıktan sonra Kaydet butonu tıklanarak işlem tamamlanır. Yapılacak giriş ve değişiklik onaya tabi değildir. Çalışanın beyanı esastır, çalışan giriş yaparak kaydettiğinde sistemde değişiklik gerçekleşir. 13
3.10. AGİ Bildirimi Ekranı Asgari Geçim İndirimi Bildirim ekranına girildiğinde butonuna tıklayınca açılan pencerede AGİ bildirimi yapılırken nelere dikkat edilmesi gerektiği ile ilgili detaylı açıklama yapılmıştır. Çalışanlar bu ekrana yeni kayıt ekleyebilir ve mevcut kaydı değiştirebilirler. Yapılan her türlü değişiklik için AGİ Formu Görüntüle butonundan yeni form basılıp çalışan tarafından imzalanarak İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne gönderilmelidir. Çalışanlar sistemde kayıtlı bilgi üzerinde değişiklik yaptıklarında Değişiklikleri Kaydet butonunu tıklayarak işlemi tamamlayabilirler. Eğer yeni bilgi girişi yapılacaksa Yeni AGİ Kaydı Ekle butonu tıklanarak giriş yapılır ve Kaydet butonu tıklanarak işlem tamamlanır. İşe yeni başlayan çalışanlar yapılan açıklama doğrultusunda Yeni AGİ Kaydı Ekle butonundan gerekli bilgileri girip kaydederek giriş işlemini tamamlayabilirler. Bir sonraki adımda ise göndermeleri gerekmektedir. butonundan formu basıp imzalayarak İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne butonuna basarak yardım alabilirsiniz. 14
15
3.11. Eğitim Bilgi Ekranı Eğitim Bilgileri ekranına girilecek tüm bilgiler İK onayına tabidir. Çalışanlar bu ekrana girişlerini Yeni Eğitim Kayıt Ekle butonunu tıklayarak yapabilir ancak kayıt silemezler. Değişiklik yapılan tüm alanlar İK tarafından onaylanıncaya kadar değişmeyecek ve kırmızı renge dönecektir. Talebinizin onaylanabilmesi için değişikliğe neden olan evrakların İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne gönderilmesi gerekmektedir. Evraklar İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne ulaştıktan sonra sisteme girilen bilgilerle karşılaştırılır ve uygunsa onay verilir. Talebin onayı ya da reddedilmesi durumunda çalışana sistem üzerinden e-posta gönderilir. 4. BORDRO SORGULAMA Bordro ekranında Ocak 2017 döneminden bugüne kadar tüm bordrolarınızı görüntüleyebilir, kaydedebilir ve çıktılarını alabilirsiniz. Bordro ekranından istediğiniz yıl ve ay bilgilerini girerek bordronuzu görüntüleyebilirsiniz. 16
5. İZİN TALEPLERİ 5.1. İzin Talebi Genel Süreç EİKYS üzerinde izin talebi süreci aşağıdaki şekilde işleyecektir. 5.2. EİKYS Üzerinden İzin Talebi İşlemi İzin Menüsü altından İzinlerim seçilir. İzin Ekle butonuna basılır. 17
Gelen ekrandan talep edilecek izin türü seçilir. İzinle alakalı tüm bilgiler doldurularak onaya gönderilir. 18
5.3. EİKYS Üzerinden İzin Onaylama İşlemi İzin Menüsü altından İzin Onaylama seçilir. Sizin onayınıza düşen izin talepleri listelenecektir. Görüntüle butonuna basarak, izin talebinin detayı görüntülenir. İlgili izin talebi onaylanır veya reddedilir. 19
İlgili izin talebini reddedebilmeniz için YÖNETİCİ AÇIKLAMA alanını doldurmanız gerekmektedir. 5.4. EİKYS Üzerinden İzin Formu Çıktısı Alma İşlemi İzin Menüsü altından İzinlerim seçilir. Daha önce talep etmiş olduğunuz izinler listelenecektir. Listelenen izinlerin yanındaki Görüntüle butonuna basılarak forma ulaşılır. 20
Form direk olarak yazdırılabilir veya kaydedilebilir. Yazdırılan form imzalanarak 3 gün içerisinde İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne teslim edilir. 21