SAKARYA ÜNİVERSİTESİ BİLGİSAYAR VE BİLİŞİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ORTAK DERSLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ Temel Bilgi Teknolojisi Kullanımı 14.HAFTA Ms Access (Veri Tabanı Yönetim Sistemlerine Giriş ve Tablo İşlemleri) Öğr.Gör. Nevzat TAŞBAŞI Bu ders içeriğinin basım, yayım ve satış hakları Sakarya Üniversitesi ne aittir. Bu ders içeriğinin bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan ders içeriğinin tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Her hakkı saklıdır 2011 Sakarya Üniversitesi
Modül 5: Veritabanı (MS ACCESS 2010) 5.1. Veritabanı Yönetim Sistemleri ine giriş 5.1.1.Veritabanı Temel Kavramları Eski Çağlardan itibaren insanlar bilgilerinii kaydetmekk istemişlerdir. Bilgilerii saklamak amacıyla kullanılan ilk yöntemlerden biri resimlerdir. r Bilişsel bir etkinlik olan resmin tarihi,, yazının bulmasından önceye gider. Yazının tarihi yaklaşık 6 bin yıl iken, ilk resimler mağara duvarlarına yaklaşık 40 bin yıl önce çizilmiştir. http://www.superstock.co.uk/stock photos images/1890 30510 ve evrenin bir resmini oluşturma etkinliği insanınn bilişsel Öte yandan bugün insanın, doğanın etkinliğinin sınırını temsil eder. İnsanın anlama ve anlamlandırma çabasının ilkk kez resimle (resim; desen, çizim) başladığını söyleyebiliriz. Resim insanın ilk yazılı eylemidir. Diğer uygulamalar bu eylem üzerine eklenerek geliştirilmiştir.. Resimlerden sonra başlamışlardır. insanlar yazıyı bulmuşlardır. Böylece bilgilerini yazılar kullanarak saklamaya http://www.vnc.qld..edu.au/enviro/sumer/2002 b.htm
Başlangıçta taş tabletlerde saklanan bilgiler daha sonra papirüslerde, parşömenlerde ve kâğıdın bulunması ile birlikte kâğıtlarda saklanmaya başlanmıştır. Bilgisayarların yaygın olarak kullanılması ile birlikte bilgiler dolap veya çekmeceler yerine elektronik ortamlarda saklanmaya başlanmıştır. Bilgisayarların yaygınlaşması ile birlikte çok çeşitli alanlarda veriler bilgisayar ortamında saklanmaya başlanmıştır. Veri tabanları, işletmelerde, mühendislikte, tıpta, eğitimde hemen hemen her yerde kullanılmaktadır. Veri Bilgi Veri, kaydedilebilir her türlü bilinen gerçeklerdir. Örneğin bir kişinin ismi, adresi, telefon numarası, bir pantolonun fiyatı, kdv oranı gerçeklikler veri olarak isimlendirilir. Verilerin işlenmiş haline bilgi denir. Örneğin bir pantolonun fiyatını ve kdv oranı verilerini biliyorsak bu verilerden yararlanarak kdv li fiyatını hesaplayabiliriz. Üzerinde çalıştığımız her türlü verinin (Öğrenci not verileri, şirket satış verileri, apartman gelir gider verileri vb.) bilgisayarımızda saklamak, üzerinde değişiklikler yapmak veya kullanmak amacıyla hızlı bir şekilde ulaşmak ve isteğe göre bu verilerden bilgiler üretmek amacıyla kullanılan sisteme Veritabanı Yönetim Sistemi denilmektedir. Günümüzde kullanılan veritabanı yönetim sistemleri uygulama programları çeşitlidir. Bunlar arasında yaygın olarak kullanılanlar şunlardır:
Microsoft Access Base MySQL DB2 Informix Progress Microsoft SQL Server PostgreSQL Oracle Eğer fazla verisi olmayan, çok karmaşık işlemleri barındırmayan çalışmalar için MS Access, Base veritabanları kullanılabilir. Web sayfalarında, orta ölçekli şirketler v.b. için MySQL, MSSQL veritabanları kullanılabilir. Büyük ölçekli çalışmalar için Oracle, PostgreSQL kullanılabilir. 5.1.2.Tablo, Alan, Kayıt, Anahtar, İlişki Verilerin bilgisayarda saklanmaya başlanmasından sonra, verileri saklamak, daha sonra erişmek, değişikliler yapmak, paylaşmak v.b. işlemleri gerçekleştirmek amacıyla çeşitli yöntemlerle bu işlemleri gerçekleştiren modeller önerilmiştir. Günümüzde yaygın olarak kullanılan model, ilişkisel modeldir. Bu modeli kullanarak oluşturulan veritabanı sistemlerine ilişkisel veritabanları denilmiştir. Bu modelde veri iki boyutlu bir tabloda saklanır. İki boyut satır ve sütunu gösterir. İlişkisel veri tabanı, diğer veri tabanlarından farklı olarak tablolar arasında ilişki kurarak çalışır. İlişkisel veri tabanını geliştirmek diğer veri tabanlarına göre daha kolaydır. Veri yapısı daha basit ve programlamak için açıktır. Tablolar: Bir ilişkisel veri tabanında bilgiler tablo halinde saklanır. Bir veritabanında birden fazla tablo bulunabilir. Tablo belli bir amaç ve belli bir konudaki verileri içeren bir taşıyıcıdır. Verilerin asıl saklandığı kısım tablolardır. Alan: Veritabanında ilgili bilgiler tablolara göre tanımlandıktan sonra bu tabloda kullanılacak bilgilerin özellikleri alanlarda tanımlanır. Tablolar dikey olarak alanlardan oluşur. Alanlardaki kayıtların özellikleri aynıdır. Kayıt: Veritabanında verileri ekleme işleminde tablodaki her satır bir kaydı temsil eder.
No Alan 1 Alan2 1 Kayıt1.1 Kayıt1.2 2 Kayıt2.1 Kayıt2.2 İlişkiler: Veritabanında tutarsızlığı önlemek amacıyla kullanılırlar. Tablolar arası bağlantılar da ilişkiler vasıtasıyla sağlanır. İlişkiler iki tabloda bulunan ortak alanlarla yapılır. İki tabloyu ilişkilendirmek ilişkisel veri tabanının en temel çalışma şeklidir. Anahtarlar: Veritabanında veri tekrarını önlemek, sıralamalar gerçekleştirmek, ilişkilerde kullanılmak amacıyla çeşitli anahtarlardan yararlanılır. Bir veritabanının etkin bir şekilde çalışabilmesi için tablonun alanlarından bir veya kayıtları tek başına temsil edebilecek birkaç alan kullanılarak anahtarlar oluşturulur. Bu anahtarlar kayıtların sıralanmasında, aranmasında ve ilişkilerin kurulmasında yardımcı olur. Bunun dışında anahtarlar alanlara çift bilgi girilmesini de önlerler. Bir sistemin gücü, içerisindeki bilgilerine doğru ve hızlı bir şekilde erişimiyle ve farklı tablolardaki bilgileri bir araya getirmesiyle görülür. İlişkisel veri tabanları bunu tanımlanmış olan anahtarlarıyla gerçekleştirir. Anahtarlar yukarıda anlatılan görevlerini yerine getirebilmek için veritabanı içinde ayrı bir biçimde saklanır. Veritabanlarında bir kere bir anahtar seçtikten sonra her seferinde anahtar tanımlamamıza gerek yoktur. Eğer bir tabloda, bir alana göre sıralatma yapıldıktan sonra başka bir alana göre de sıralatma yapılmak isteniyorsa, bunun için yeni anahtarlar tanımlayabiliriz. Bir anahtar seçmişsek veri tabanına girdiğimiz kayıtlar bu alanlar arasında sıralanmış Birincil Anahtar: Birincil anahtar, tablodaki kaydı tek başına temsil eden bir veridir. Birincil anahtar alanında yer alan veriler tekrar edemez. Yani bu alandaki kayıtlar tek bir defa kayıt edilebilir. Eğer bir tablodaki kayıtlar belli bir alana göre sıralanamak, çift girişleri önlemek ve verilere daha çabuk ulaşmak isteniyorsa birincil anahtar oluşturulur. Bir tablodaki kayıtlar birincil anahtar alanına göre teknik olarak sıralanır. Böylece birincil alana göre arama ve sıralama işlemleri daha hızlı bir şekilde gerçekleşir. Diğer tabloların alanlarıyla ilişkilendirmeler yapmak içinde birincil anahtarlar kullanılır. Bir tabloda sadece bir alan birincil anahtar olabilir. Aynı anda iki alan birincil anahtar olamaz. Fakat iki alan birlikte seçilerek, birleşik birincil anahtar yapılabilir. Anahtar alanda yer alan veri, tablonun o alanı içinde tek olması gerekmektedir. İlişkisel veri tabanlarının en önemli özelliklerinden biri tekrarlanan kayıtların bulunmamasıdır. Aynı kaydın tabloya tekrar girişini önlemek için birincil anahtarlar kullanılır. Aday anahtar: Bir tabloda birincil anahtar sadece bir tanedir. Aday anahtar sayısı ise birden fazla olabilir. Yukarıda anlatılan birincil anahtarın çeşitli özellikleri diğer alanlara da verilebilir. Örnek olarak bir alandaki kayıtların tekrar etmesi istenmeyebilir veya bir alana göre arama ve sıralama işlemlerin hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesi istenebilir. Bu durumlarda bu alanlar aday anahtar olarak
belirlenmelidir. Fakat aday anahtarlarda veri tekrarı olabilir. Aday anahtar kullanmak sıralamayı kolaylaştırırken veri girişini bir miktar yavaşlatır. Çok sık kullanılan alanlar için aday anahtar oluşturmak her zaman yararlıdır. Fakat fazla sayıda aday anahtar oluşturarak veri tabanını yavaşlatmanın da bir anlamı yoktur. Yabancı anahtar: Bir tabloda olan bir anahtar alan başka bir tabloda da yer alıyorsa, yani tablodaki bir anahtar alan başka bir tablodaki anahtar alanı gösteriyorsa buna "yabancı anahtar" denir. Yabancı anahtar genelde diğer tablolarla ilişki kurmak için kullanılır. Bir yabancı anahtarın, diğer tablolardaki ilişkili olduğu alanlarla aynı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Farklı iki tablodaki iki ayrı alanın aynı adı ve aynı özellikleri taşıması yabancı anahtar olacak anlamına gelmez. Bir tablodaki birincil anahtarda meydana gelen bir değişiklik onunla ilişkilendirilmiş olan yabancı anahtarların da değişmesine neden olur. Bu sayede veri tutarlığı sağlanmış olur. Bu anahtar aslında ilişkilendirme sırasında oluşur. İlişkilendirilen alanlarda bir tablodaki alan diğer bir tablodaki alan ile ilişkidir. Bu şekilde ilişkilendirme işleminde kullanılan alana yabancı anahtar denir. 5.1.3.Veritabanı Özellikleri İlişkisel veri tabanlarının sahip olması gereken çeşitli özellikler vardır. Bunlar; Verilerin tekrarı azalır. Böylece verilerde meydana gelen karışıklıklar önlenmiş olup bellekten tasarruf edilir. İlişkisel veritabanı tasarım ilkelerine uygun olarak hazırlanmış veritabanlarında veri tekrarı azdır. Yanlışlıkların giderilmesi. Tutarsız (hatalı) bilgilerin girişi engellenir. İlişkisel veritabanında tablolar arası ilişkiler kullanılarak tutarsız bilgilerin girişi engellenmiş olur. Verilerin paylaşımı sağlanır. Aynı veri tüm kolaylığıyla diğer kullanıcılar tarafından da kullanılır. Bilgilerin standartlaşmasını sağlar. Belli standartlar oluşturulmasını ve bu standartlara uyulması gerçekleştirir, yeni standartlaşmaları kolaylaştırır. Ayrıca veritabanları çeşitli işlemleri gerçekleştirebilmelidir. Bunlar; Buraya 1. Haftanın sonundaki animasyon eklenecek 5.1.4.Veritabanı tasarımı Veritabanı tasarımına başlamadan önce tasarım yapılacak konu hakkında ayrıntılı bir bilgi toplamamız ve sistemin analizinin yapılması gerekmektedir. İkinci olarak veritabanının tasarım işlemi
gerçekleştirilir. Tasarım yapılan yeni sistem üzerinde çeşitli normalizasyon işlemleri yapılarak en iyi çalışacak sistem bulunur. Tasarım işlemi bittikten sonra sistemi test etme işlemi gerçekleştirilir. Sistem üzerine veriler girilerek test işlemi gerçekleştirilir. Bu test işleminden elde edilen sonuçlar kullanılarak sisteme son şekli verilir. Tasarım sırasında öncelikli olarak veritabanı sistemlerinin avantajlarını gerçekleyecek şekilde tasarım işlemi gerçekleştirilir. Bu tasarım işlemine ek olarak dikkat edilmesi gereken hususlarda mevcuttur. Tasarımın Gerçekleştirilmesi Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar; Sistemin tasarım işleminin gerçeklemesi yapılırken ileride çıkabilecek sorunlar düşünülmelidir. Yapılacak çalışmanın ileride diğer şirketlerde de kullanabilecek şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. Kodlamalarımızı yaparken, işlemleri ve kurallarımızı oluştururken bu kodların en fazla ayrıntıda en kapsamlı olanları seçilmelidir. (Diğer sistemlerle entegrasyonu sağlayabilmek için örnek olarak il kayıtları tutulurken genel olması için kendi kodlamamız yerine il trafik kodları kullanılabilir) Tasarım gerçekleştirildiğinde gerekmeyen ama teknolojinin gelişmesiyle veya şirketin gelişmesiyle ortaya çıkabilecek bazı veriler, bilgiler ve ek işlemler için fazladan alanlar veya tablolar oluşturulmalıdır. (e mail v.b). Sistemde tasarlanan alanlar mümkün olduğunca standartlaştırılmalıdır (müşteri adresleri kaydedilirken il ve ülke kodları gibi). Sistem tasarımında mümkün olduğunca varolan verilerden elde edilen sonuçlara yer verilememelidir.(fiyat ve ıskonto miktarı sistemde mevcutken ıskontolu fiyat sistemde tutulmamalıdır)
5.2. Veritabanı İşlemleri MS Access MS Access ilişkisel veritabanıdır. Yani verileri, birbirleriyle ilişkili tablolar t içerisinde saklar. Birçok veritabanı yönetim sistemi uygulama programlarının aksine, her h bir veritabanının üzerinde çalışılmadan önce oluşturulması gerekmektedir. Yani MS Access daa yalnızca birr veritabanı üzerinde işlemler yapılabilir ve MS Office programlarının aksine veritabanı ile çalışabilmekk için önce veritabanı dosyasının oluşturulması gerekmektedir. İpucu: Veritabanındaa veriler sadece tablolar içinde saklanır. Verilere sorgular s yardımıyla ulaşabilir. MS Access' da çalışmak için Başlat > Programlar > Microsoft Office Access 20100 tıklanır. Access i ilk defa çalıştırıldığında aşağıdaki pencere açılacaktır. MS Access arayüzünde bulunan bölümler vee özellikleri: 1. 2. Dosya Sekmesi: Bu menü ile veritabanında yapılan değişiklikleri kaydedip bilgisayara kayıtlı olan MS Access veritabanı dosyaları açılabilir. Hızlı Erişim Araç Çubuğu: Bu araç çubuğu ile sekmelerde yer y alan işlevleri buraya alınarak, işlemler daha hızlı bir şekilde gerçekleştirebilir. 3. Yeni bir Veritabanı oluşturmak için bu bölüm kullanılır. 4. 5. Microsoft tarafından geliştirilmiş olan şablonn veritabanlarını kullanarak boş veritabanı oluşturmak yerine var olan bir veritabanı ile çalıştırılabilir. MS Access 2010 da dahaa önce çalışılan veritabanlarının listesi bu bölümde yer alacaktır.
5.2.1. Veritabanı oluşturma Yeni boş bir veritabanı oluşturmak için Yeni Boş Veritabanı bölümünde b yer alan sembolüne tıklanır. Aşağıda görüldüğü gibi MS Access arayüzünün sağ tarafında yeni bir bölüm açılır. Bu bölüm yeni bir veri tabanı oluşturmak için kullanılır. Yan tarafta açılan menüden veritabanı dosyasının oluşturulacağı yeri belirlemek için Dosya Adı: bölümünün hemen sağ tarafındaa bulunan ikonuna tıklanır.
ikonuna tıkladıktan sonra açılacak aşağıdaki pencerede, dosyanın bilgisayarda tutulması istenilen yer belirlenir. Veritabanının oluşturmak istenilen yer seçildikten sonra, veritabanının ismi Dosya adı kısmına yeni veritabanının ismi yazılır. Dosyaların uzantısı.accdb olacaktır. Örneğin beyazesya girilerek butonuna tıklanır. Tamam butonuna bastıktan sonra aşağıdaa görülen ekran gelir. Burada B yeni beyazesya.acdb adlı dosyanın ismi i görülebilir. oluşturmak istenilen
Veritabanının oluşturulacağı yer belirlendiği için, oluşturma işlemi bitirilir. butonuna b tıkayarak veritabanını 5.2.2. Varolan veritabanını açma Daha önceden kaydedilen veritabanı dosyalarını açmak için dosya sekmesiü tıklanır. Açılan menüden Aç seçeneği tıklanır.
Açılmak istenen dosya seçildikten sonra Aç düğmesine tıklanır. 5.2.3. Veritabanı çalışma ortamını düzenleme MS Access Uygulama programında diğer Ofis programlarından farklı olarak oluşturulan veritabanı nesnelerinin görüleceği bir gezinti bölmes i ve bu nesneleri oluşturma ve değiştirme sırasında tasarımının gerçekleştirileceği tasarım bölmesi bulunmaktadır.
Gezinti bölmesinde nesneler çeşitli şekillerde listelenebilir. Bunun için gezinti bölmesinin başlığında yer alan açılır liste tıklanır. Açılan menüden istenilen seçenek tıklanarakk listeleme şekli değiştirilir. MS Access ta tasarım bölmesinde çalışma sırasında çeşitli ekranlar görülecektir. Bir tablo tasarlanırken veya bir sorgu oluşturulurken vb. farklı ekranlar ile çalışılır. Bu ekranlar arasında geçiş yapmak için
Giriş sekmesinde yer alan Görünüm açılır listesinden değiştirilebilir.
Belirlenen seçeneğe göre ekran değişecektir.. 5.3. Tablo İşlemleri İlişkisel veritabanında verilerin asıl saklandığı yer tablolardır. Tabloların içerisindeki alanlar düzenlenerek tablolar oluşturulur. Tablolara eklenen veriler tablo içerisinde satırlar halinde yer alır ve kayıt olarak isimlendirilir. 5.3.1.Tablo oluşturmak Tasarım görünümünde tablo oluşturabilmekk için bazı temel kavramların bilinmesi gerekmektedir. Bu kavramların bir kısmını geçen daha önce derslerde anlatılmıştı. Tablolardan bahsederken tabloların alanlardan ve kayıtlardan oluştuğu belirtilmişti. Kayıtlar tablo içerisindeki verilerin saklandığı asıl kısımlardır. Tablolarda kayıtları tutabilmek için bu kayıtların bağlı olduğu alanların tanımlanması gerekir. Yani kayıtlarda saklanacak verilerin özelliği tablo içerisinde alanı oluştururken tanımlanan özelliklere göre belirlenir. Bunun sağlayabilmesi için her alanın içerisinde saklayacağı veri türlerinin, alandaa saklanacakk verilerle yapılacak işlerin, alandaki verilerin sıralanıp sıralanmayacağı gibi faktörlerin belirlenmesi gerekmektedir.
Veri tabanını oluştururken tablolardaki alanları oluşturmak için alanlara verilebilecek veri tiplerinin belirlenmesi gerekir. Bunun için MS Access da aşağıdaki veri tipleri kullanılır. Bunlar;
MS Access da tablo oluşturma yöntemlerind den biri Tasarım görünümünde tablo oluşturmaktır. Bu yöntemi kullanarak tablo oluşturmak için önce tablo oluşturacak veritabanın açılması gerekmektedir. Tasarım görünümünde tablo oluşturmak için Oluştur sekmesindee yer alan Tablolar komut grubundaki bölmesinde listelenen var olan tabloların üzerinde sağ tıklanır, komutu tıklanır veya gezinti Tasarım Görünümü tıklanır.
5.3.2. Tablo alanlarını oluşturmak Sağ tarafta açılan Tablo Tasarım pencere sinde oluşturacak tablonun alanlarını Alan Adı kısmına sırayla girilir. Not: Alan Adlarını tanımlarken alan adları en fazla 64 karakter olabilir, boşluklar dahildir. (Genelde çoğu veritabanı uygulama programlarında alan isimlerinde boşluk karakterine izin verilmez. İki isimden oluşan alanların ilk karakterleri büyük yazılarak bitişik yazılabilir veya isimler arasına _ getirilerek de verilebilir. Ayrıca Türkçe karakter kullanılması da verilerin diğer veritabanı uygulama programlarına aktarılmasında sorun çıkartabilir. Ayrıca diğer vtys uygulama programlarında alan adı uzunluğu 32 karakter veya daha kısa olabilir.) 5.3.3. Alanların veri türlerini belirlemek Alan Adını belirledikten sonra Veri türü kısmından alanda saklanacak verilerin veri tipi seçilir.
5.3.4. Alanların özelliklerini düzenlemek Seçilen her veri türüne göre alt kısımda Alan Özellikleri ndeki pencere değişecektir. Bu pencerede alanla ilgili çeşitli kısıtlamalar gerçekleştirilebilir. Bu alan seçilen veri türü ne göre değişecektir. Fakat çoğu alan özellikleri aynıdır. Özellik Etkisi Örnek Metin veri türünde Alana en fazla kaç karakter girebileceğini belirler. Başlangıç değeri 50 dir. Metin veri türünde en fazla 255 karakter tanımlanabilir. Gerekmediği halde büyük değerler belirlenir ise bellek israfına neden olunur. Alan Boyutu Ayrıca Sayı veri türünde 1 ile 255 arasında değişen tamsayı değerler için Byte, 32.768 ile 32.768 arasında değişen tamsayı değerler için Integer yaklaşık 2 Milyar ile 2 Milyar arasında değişen tamsayı değerler için Long Integer tek duyarlıklı kayan noktalı sayılar için Single çift duyarlıklı kayan noktalı sayılar için Double veri tipleri seçilebilir. Alanının Alan Boyutu değeri 9 yapılabilir. Biçim Alana girilecek verilerin nasıl görüneceğini belirlenir. Alanının verilerinin ilk karakterlerinin Büyük harfle görünmesini sağlanabilir. Giriş Maskesi Tablonun alanlarına hangi tür verilerin girilebileceğini belirlenir. Alanın ilk iki karakterinin sayısal diğer karakterlerin harf olarak girilmesi sağlanabilir. Resim Yazısı Formlar, raporlar gibi ortamlar tasarlanırken alan adının yerine gösterilmesi sağlanır. BeKod yerine BeyazEsyaKod şeklinde gösterilmesini sağlanabilir. Varsayılan Değer Kayıt ilk defa oluşturulduğunda veya bu alana kayıt girilmeden geçildiğinde otomatik olarak burada tanımlanmış değer alınır. Bir alanın Varsayılan değer ine 0,18 girilebilir. Böylece tabloya kayı eklenirken bu alana değer girilmez ise kayıt değeri
0,18 olur. Gerekli Tabloya kayıt ekleme sırasında bu alanın veri eklenmeden boş olarak geçilip geçilmeyeceğini belirler. Bir alanın Gerekli Özelliğini Evet yapılırsa Kayıt ekleme sırasında bu alanı boş bırakıldığında bu alana değer girilmesi için uyarı mesajı verir. Sıfır uzunluk izni Tabloya kayıt ekleme sırasında alana kayıt olarak boş değer girilip girilmeyeceğini belirler. Bir alana Boş değer girilmesini engellemek için Bu özellik Evet yapılır. Sıralı Alanın Aday anahtar olarak kullanmak için (yani sıralı olup olamayacağı, tekrar edip etmeyeceği gibi) bu özelliği Evet seçilir. Bir alanının Sıralı özelliği Evet verilerek bu alana göre hızlı sıralama işlemi gerçekleştirilebilir. Not : Sisteme kayıt eklemeden boş olarak geçmek ile metin tipli alanlarda sisteme boş değer( ) girilmesi birbirinden faklıdır. Not: Aday anahtar bir alana göre sıralama işlemini hızlandırır iken veri girişi ve güncelleme işlemlerini yavaşlatır. 5.3.5. Tabloyu kaydetmek Tüm alanları bu şekilde oluşturduktan sonra Tabloyu kaydetmek için Kaydet butonuna tıklamak veya Tasarım penceresini kapatmak yeterlidir. Tabloyu kaydetmek istenildiği Evet butonuna tıklayarak onayladıktan sonra tablo adı belirlenecek iletişim kutusuna tablonun adı yazılır.
Eğer oluşturulan tabloda Birincil anahtar oluşturulmamışş ise Tamam butonuna tıklandığında, Tabloya birincil anahtar ekleyip eklenmeyece eği sorulan iletişim kutusu açılacaktır. Not: Eğer bu iletişim penceresinde birincil anahtar eklenmesi için Evet tıklanırsa MS Accesss Tabloya her kayıt eklendiğinde değeri otomatik olarak artan otomatik sayı veri türünde bir alan ekleyecektir. Bu şekilde oluşturulmuş olan birr tabloda herr kayıt eklendiğinde değer otomatik olarak artacak ve her seferinde farklı değerler alacaktır. Bu işlemden sonra Tablo oluşacaktır. Gezinti bölmesinde oluşturulan tablolar t listelenir. 5.3.6. Tabloya yeni alanlar eklemek Öncedenn tasarlanan tablonun alanlarına ek olarak yeni alan eklemek için öncelikle Tabloyu tasarım görünümünde açmak gerekmektedir. Bunun için gezinti bölmesinde listelenenn var olan tabloların t üzerindee sağ tıklanır.
Tasarım Görünümü tıklanır. Açılan pencerede yeni eklenecek alan hangi alandan önce olacak ise o alan üzerinde sağ tıklanır.
Açılan menüden seçeneği tıklanır. Veya yeni eklenecek alan hangi alandan önce olacak ise o alan seçili iken Şerit üzerinde açılan Tasarım ek sekmesindeki Araçlar komut grubunda bulunan komutu tıklanır. Açılan boş satıra eklenecek alanın Adı yazılır ve özellikleri daha önceden anlatıldığı gibi belirlenir.
Önceden tasarlanan tablonun alanlarını silmek için, önce tablo tasarım görünümünde açılır. Çıkan Pencere Silmek istenilen alan üzerinde sağ tıklayarak açılan menüden Tasarım ek sekmesindeki seçilir Veya silinecek alan seçildikten sonra Şerit üzerinde açılan
Araçlar komut grubunda bulunann komutu tıklanır. 5.3.7. Tabloyu silmek Tabloyu silmek için gezinti bölmesinde yer alan tablonun adı üzerindee sağ tıklanır. Açılan menüden sil seçeneği seçilir veya gezinti bölmesinde silinecek seçildiktetablo sonra Giriş sekmesinde yer alan Kayıtlar komut grubundaki düğmesine tıklanır..
Açılan iletişim penceresinde silme işlemini gerçekleştirmek için Evet düğmesinee tıklanır. 5.4. 5.4.1. Anahtar ile çalışmak Tabloda birincil anahtar belirlemek Öncedenn tasarlanan tabloya veya yeni oluşturulacak tabloya Birincil Anahtar eklemek için öncelikle Tabloyu tasarım görünümünde açmak gerekmektedir. Bunun için gezinti bölmesinde listelenen var olan tabloların üzerinde sağ tıklanır, Tasarım Görünümü tıklanır.
Tasarım bölümünde Birincil Anahtar yapılmak istenen alan üzerinde sağ tıklanır. Açılan menüden Birincil Anahtar seçilir. Veya Birincil Anahtar olacak alan seçildikten sonra
Şerit üzerinde açılan Tasarım Ek sekmesindeki Araçlar komut grubunda bulunann tıklanır.
Birincil Anahtar Özelliğini kaldırmak için aynı işlemleri tekrarlamak gerekmektedir. 5.5. Tablo Kayıt işlemleri Veritabanı tasarımımızı gerçekleştirip MS Access ta tablolar oluşturulduktan sonra veritabanına kayıt işlemleri gerçekleştirilebilir. Kayıt eklemek için çeşitli yöntemler kullanılabilir. Veri Sayfası Görünümünü kullanarak, sorgu oluşturarak veya formları kullanarak tablolara kayıt eklenebilir. 5.5.1. Veri sayfası görünümünü kullanarak tabloya kayıt eklemek MS Access' da tablolar oluşturulduktan sonra tablolara veri girmeye başlanabilir. Tablolara veri eklemek için kullanılacak yöntemlerden biri veri sayfası görünümünü ile tablolara veri eklemektir. Bunun için tablolarına kayıt eklenecek veritabanını açmak gerekmektedir.
Veritabanını açtıktan sonra gezinti bölmesinde yer alan kayıt eklenecek tablo üzerinde çift tıklayarak veri sayfası görünümünün açılması sağlanır. Not: Gezinti bölmesinde listelenen nesnelerin Tablolar veya Tablolar ve İlişkili Görünümler olması gerekmektedir. Bunun için gezinti bölmesinin üst kısmında bulunan açılır liste kutusunda gerekli seçenekleri seçmek gerekmektedir.
Gezinti bölmesinde kayıt eklemek istenilen tabloya çift tıklandığında açılan veri sayfası görünümünde sütunlarda tablomuzun alan adları yer alacaktır. Tasarım sırasında alanlara verdiğimiz özelliklere göre alanlarımıza sırayla veri gireceğiz. Not: Sayısal veri türünde belirlenen alana karakter girişi yapılamaz. Tarih veri türünde belirlenen alana tarih değerleri dışında karakter girilemez. Metin veri türünde belirlenen belli bir uzunluklu alana bu uzunluktan daha fazla sayıda karakter girilemez. 5.7. Form oluşturma işlemleri MS Access ta tablolara veri girmek için kullanılan yöntemlerden biri de formları kullanmaktır. Formları kullanarak teker teker tablolara veri girilebileceği gibi tasarlanacak formlar ile birden fazla tabloya birden fazla kaydın girilmesi de gerçekleştirilebilir. Çeşitli şekillerde form oluşturulabilir. Form Sihirbazı veya Form Tasarımı kullanılarak form oluşturulabilir. 5.7.1. Tablolara form oluşturmak Form Sihirbazı Kullanılarak Form Oluşturma Sihirbaz kullanarak form oluşturmak için önce form oluşturulacak veritabanını açmak gerekmektedir.
Sonra Oluştur sekmesinde yer alan Formlar Komut grubundan Form Sihirbazı seçilir. Açılan Form sihirbazı iletişim penceresinde açılır liste kutusundan tablolar seçilir. hangi tablo için form oluşturacaksao a Tablolar/Sorgular
Tablo seçildikten sonra veri girişi yapılacak veya kullanılacak alanlarr sırasıyla seçilerek > butonuna tıklanır. Eğer tüm alanlar seçilmek isteniyorsa >> butonu tıklanır. Seçili alanı geri almak için < butonu tüm alanları geri almak için << butonu tıklanır. Alan seçme işlemi bittikten sonra İleri butonu tıklanır. Daha sonra form üzerinde alanların nasıl yerleşeceğininn sorulduğu iletişim penceresi açılacaktır. Bu pencerede isteğe göre seçim yapılır.
Oluşturulan formu gezinti bölmesinde görüleceği isim başlık olarak belirledikten sonra Son Butonuna tıklanarak Form tasarım işlemi bitirilir. Oluşturulan form açılacaktır.
5.7.2. Kaydedilmiş formaları açmak Tasarlanan formları kayıt eklemee vb. işlemleri gerçekleştirmek içim açılması gerekmektedir.
Bunun için gezinti bölmesinden açılmak istenen formun üzerinde çift tıklanır. 5.7.3. Form aracılığı ile kayıtt eklemek Tasarlanan forma veri girmek için formu açıldıktan sonra veri eklemek için ya formun en altında yer alan kısımda
yeni kayıt düğmesi tıklanır veya son kayıt düğmesine tıklanarak en son s kayıta gittikten sonra sonraki kayıt düğmesine tıklanarak yeni kayıt eklemee penceresi açılacaktır. verileri girdikten sonra sonraki düğmesine tıklandığında kayıt eklenmiş olacaktır. 5.7.4. Kayıtlar arası gezinmek Tasarlanan form içerisinde listelenen kayıtlar içerisinde dolaşmak için form açıldıktan sonra formun alt kısmında yer alan düğmeler kullanılır.
5.7.5. Formu silmek Oluşturulan formu silmek için gezinti bölmesindeki form üzerinde sağ tıklanır Açılan menüden Sil seçeneği tıklanır
veya gezinti bölmesinde silinecek form seçildikten sonra Giriş sekmesinde yer alan Kayıtlar komut grubundaki düğmesine tıklanır.. 5.9. Sorgu oluşturma işlemleri Veritabanlarının en önemli özelliklerinden biri sisteme girilmişş olan veriler üzerinde çeşitli sorgulamalar gerçekleştirerek sonuçlar alabilmesidir. Bu haftaki dersimizde MS Access' da gerçekleştirebileceğimiz sorgulamaların nasıl yapılabileceği anlatılacaktır. Sistemde tutulan veriler hakkındaa bilgi sahibi olmak için sorgulamalar gerçekleştiririz. OluşturacağıO ımız birçok raporda sorgulamalardan yararlanarak verilerin listeletilmesini gerçekleştiririzz 5.9.1. Sorgu tasarım ekranınıı kullanarakk sorgu oluşturmak Sorgu tasarım ekranı kullanılarak sorgu oluşturmak için öncelikle tabloların bulunduğuu veritabanın açmak gerekmektedir. sorgu oluştururken kullanılacak Oluştur sekmesindeki şerit üzerinde yer alan Sorgular komut grubunda bulunan tıklanır. komutu
Açılan Tabloyu Göster iletişim penceresinde Tablolar sekmesinden sorguda kullanacağımız tabloları Sorgular sekmesinden sorguda kullanacak diğer sorguları teker teker seçilerek ekle butonu tıklanarak seçildikten sonra Kapat butonu tıklanarak Sorguu Tasarım penceresine ulaşılır. Tasarım penceresinde iken sorguya yeni tablo veya sorgu eklemek için tasarım penceresinin üst kısmında sağ tıklanır
Veya tasarım penceresi açık iken Sorgu Araçları Tasarım ek sekmesindeki Sorgu Ayarları komut grubunda bulunan tıklanır ve kullanılacak Tablolar veya Sorgular tasarıma eklenir. 5.9.2. Tek tablo üzerinde sorgu oluşturmak Sorgulama listesinde görmek istenilen, mantıksal karşılaştırmadaa kullanılacak veya listeletmede kullanılacak alanlarınn bulunduğuu tablolar vee sorgular eklendikten sonra Sorgu tasarım penceresinde Tasarım Izgarası bölümünde sorgulama listesinde görmek istenilen, mantıksal karşılaştırmada veya listeletmede kullanılacak alanları seçebilmek için önce alanların bulunduğu tablo Tablo açılır listesinden seçilir.
5.9.3. Sorguda kullanılacak alanları eklemek ve çıkarmak Tasarım ekranında sorguda kullanılacak tablolar ve sorgular seçildikten sorgu sonucunda gösterilecek veya sorgu sırasında kullanılacak alanların bulunduğu tablo ve sorgular Tasarım Izgarası nda Tablo seçeneğinde seçildikten sonra Alan seçeneğinde kullanılacak alan seçilir. Her sütuna bir alan gelecek şekilde sırasıyla alanlar seçilmeye devam edilir. Alan seçme işlemlerini tekrarlanarak sorgulama listesinde görülmek istenilen, mantıksal karşılaştırmada kullanılacak veya listeletmede kullanılacak tüm alanlar eklenir.
Seçilen bir alanı çıkarmak için çıkarılacak alann seçili iken Sorgu Araçları Tasarım ekk sekmesinde Sorgu Ayarları komut grubunda yer alan komutu tıklanır. Veya seçili alan ismi tamamen silinerek başkaa bir sütun tıklanır. Böylece sorgu tasarımından alan çıkartılmış olur. Eğer sorgulama sonucunu izlemee sırasında alanın sorgu sonucu sırasında görüntülenmesi isteniyorsa Göster onay kutusunun seçili olması gerekir. Eğer alan sorgulamada veya kayıtların listeletilmesinde
kullanılacak fakat sorgu sonucunda alanın görüntülenmesi istenmiyor ise Göster onay kutusunun seçili olmaması gerekir. 5.9.4. Alanlara ölçütler eklemek Sorgu tasarımı sırasında alan değerlerinde yapmak için kısıtlar yani ölçütler kullanılır. karşılaştırmalar yaparak, filtreler kullanarak sorgulama Sorgu tasarımı sırasında Tasarım ızgarasında yer alan yazılarak sorgulama gerçekleştirilir. Ölçüt kısmına herhangi bir karşılaştırma (Bu sorgu Öğrenci Soyadı Gel ve Öğrenci Adresi 54 olan kayıtları listeletir.) l Sorgu sonucu Tasarım Izgarasında Her alan için bir ölçütt kullanılabilir. Eğer Ölçütler aynı satırda yazılır ise bu durumda sorgu çalıştırılırken bu ölçütler ve işlemi ile çalıştırılır, Eğer bir alanaa bir ölçüt yazıldıktan sonra diğer alanın ölçütü bir alt satırda (veya satırı) yazılırsa bu durumda sorgu çalıştırılırken bu ölçütler veya işlemi ile çalıştırılır.
(Bu sorgu Öğrenci Soyadı Gel veya Öğrencii Adresi 54 olan kayıtları listeletir.) Sorgu sonucu Bazı durumlarda tek bir alan içerisinde de birden fazla ölçüt kullanılmak istenebilir, ayrıca çeşitli sorgu sonuçlarını elde etmek içinde operatörlerr kullanılır. Ölçütleri kullanırken çeşitli operatörlerden yararlanılır. Bunlardan bazıları aşağıdadır: Mantıksal Operatörler: Or =Birden fazla mantıksal karşılaştırmayı veya (bu veya bu) şeklindee kullanmak için karşılaştırmaların arasına konur. Herhangi bir karşılaştırmadann birinin doğru olması yeterlidir. And= Birden fazla mantıksal karşılaştırmayı ve (bu ve bu) ile kullanmak için karşılaştırmaların arasına konur. Tüm karşılaştırmaların da sonucunun doğru olması gerekmektedir. Not= Bir mantıksal karşılaştırmanın tersini (değilini) kullanmak için karşılaştırmanın başına konur. Matematiksel operatörler: Bu operatörler sayı veri türündeki alanlar içinn kullanılır. + : alan değerine belli bir değer ekleme, : alan değerinden belli bir değer çıkarma, * : alan değerini belli bir değer ile çarpma, / : alan değerini belli bir değere bölme, ( ) : matematiksel işlemlerde öncelik sıralaması belirleme,
< : alan değerinin belli bir değerden küçüklüğünü karşılaştırma, > : alan değerinin belli bir değerden büyüklüğünü karşılaştırma, = : var olan alan değerinin belli bir değere eşitliğini karşılaştırma, <> : var olan alan değerinin belli bir değerdenn farklılığını (eşit olmadığını) karşılaştırma, <= : var olan alan değerinin belli bir değerdenn küçük veya eşit olduğunu karşılaştırma, >= : var olan alan kullanılırlar. değerinin belli bir değerden büyük veya eşit olduğunuu karşılaştırmak için Karakterr operatörleri: :MS Access ta sorgulamada ölçüt olarak kullanılacak karakterler arasında yazılmalıdır. = : var olan alan değerinin belli bir değere eşitliğini karşılaştırmak içinn kullanılır. : alan içerisindeki karakterlerin bir kısmı bilinmiyor ise bilinmeyen karakterlerin yerine kullanılır. (a* ; a harfi ile başlayan, *ana* ; içerisinde ana karakterleri bulunan, *li ; son s karakterleri li ile biten gibi)? : alan içerisindeki bilinmeyen her karakter için kullanılmalıdır. (a?i ; ilk karakteri a son karakteri i olan ortadaki bir karakteri bilinmeyen üç harfli ifadeler gibi) 5.9.5. Sorgu sıralama önceliğini belirlemek Eğer bir alana göre küçükten büyüğe veya büyükten küçüğe sıralama yapılması isteniyor ise Tasarım Izgarasında Sırala seçeneğindeki açılır listesinden küçükten büyüğe sıralama yapmak için Artan büyükten küçüğe sıralama yapmak için Azalan seçeneği seçilir. Eğer sıralama işlemi daha önceden seçilmiş fakat artık sıralama işleminde kullanılmayacak ise sırasız seçeneğini seçilir. Not: Eğer bir sorguda sırala seçeneği seçilmemişse (yani bir alana göre artan veya azalan sıralama yapılmayacaksa) sorgulama sonucunda gelen kayıtlar sorguda kullanılan tablonun birincill anahtar alanına göre artan sırada sıralanacaktır. Eğer sorguda kullanılan tabloda birincil anahtar alanı yoksa kayıtları ekleme sırasına göre listelenecektir.
Eğer sıralama işlemi sırasında sıralanacak alanlarda aynı değerler var ise bu durumda sıralama işlemi birincil anahtara göre veya kayıtt ekleme sırasına göre listelenecektir. Eğer değerler aynı olduğunda farklı bir alana göre sıralatmak isteniyorsa Sırala seçeneğinde sıralamaa kısıtını belirlemek gerekmektedir. 5.9.6. Oluşturduğumuz sorguları çalıştırmak Hazırlanan sorguyu çalıştırmak için tasarım sırasında açılan Sorgu Araçları Tasarım ek sekmesinden Sonuçlar komut grubundan komutu tıklanır. Böylece Sorgu sonucu görülebilir. Sorgu Tasarım ekranında iken iletişim penceresi açılacaktır. pencere kapatıldığında sorgunun kayıt edilip edilmeyeceğini soran
Evet butonuna tıklandığında sorgunun hangi isimle kaydedileceğini soran iletişim kutusu çıkacaktır. Sorguya bir isim verilip Tamam butonu tıklanarak işlem bitirilir. Gezinti bölmesinde hazırlanan sorguyu görülebilir. Sorgu çalıştırılarak sorgu sonucu gösterilebilir. Sorgu sonucunu görmek için Gezinti Bölmesindeki sorgu çift tıklanır.