11TA Veritabanı Organizasyonu Dersi 20.11.2018 MS ACCESS Ders Notları Access bir veritabanı programıdır. Veritabanı, bir konuyla ilgili çok sayıda kaydın tutulduğu bir bilgi havuzu olarak nitelendirilebilir. Veritabanı programları, veritabanı denilen bilgi havuzunu oluşturmak ve veritabanından istenilen bilgiyi istenildiği şekilde alıp kullanabilmeyi sağlar. Standart accessde veritabanı *.mdb (Microsoft Data Base), 2007 ve üzeri sürümlerde *.accdb uzantısını alır. Access programına girdiğimizde ilk gelen ekranda 1 den fazla seçenek bulunur. Yeni bir veritabanı oluşturmak istiyorsak bunlardan Boş veritabanı seçeneğini seçip Tamam düğmesine basılır. Daha sonra veritabanına bir dosya ismi vermemizi isteyen bir ekran gelir. Burada veritabanını hangi klasöre kaydedeceğimizi seçer ve dosya adı olarak da bir isim yazarız.
Açılan veritabanında şu bölümler bulunur: Tablolar: Veritabanının temel nesnesi tablolardır. Bilgilerin asıl tutulduğu yer tablodur. Diğer veritabanı nesneleri tablolar esas alınarak oluşturulur. Bir veritabanında birden çok tablo bulunabilir. Sorgular: Tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları seçerek görebilmek için oluşturulan bir nesnedir. Formül işlemi yapılır. Formlar: Tablolara doğrudan bilgi girişi yapmak daha zor ve sıkıcı olabilir. Formlar tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü olarak düşünülebilir. Raporlar: Tablolardaki bilgileri kâğıda dökebilmek için değişik şekillerde sayfa dizaynları oluşturmak için kullanılır. Makrolar: Veritabanında birden çok adımdan oluşan bir işlemin bir seferde yapılabilmesini sağlayan küçük program parçalarıdır. Modüller: Makrolar ile aynı amaca sahip olmakla birlikte Visual Basic programlama dili komutları ile yazılan küçük program parçalarıdır. TABLO OLUŞTURMAK Veritabanında ilk önce tablo oluşturmak gerekir. Tablo oluşturmak için Menü çubuğundaki oluştur sekmesindeki Tablolar alanından Tablo düğmesine basılır. SharePoint Listeleri: SharePoint listelerinden veri alan veya verileri bu listelere ekleyen tablolar oluşturulur. Tablo Tasarımı: Tasarım görünümde tablo oluşturmak için kullanılır. Tablo alanlarını ve alan özelliklerini tek tek kendimiz belirleyeceksek sol taraftaki tablolar listesinden oluşturduğumuz tablonun üzerine sağ tıklanarak Tasarım görünümü seçeneği seçilir.
Resim: Dersler tablosunun tasarım görünümü Tasarım görünümünde tablo hazırlarken tablonun başlıklarını oluşturacak her bir alanın alan adını, veri türünü ve alanın özelliklerini ayrı ayrı belirleriz. Alan adı: Değişken yada veri tanımlamasını yaptığımız kısımdır. Alan adı verilirken boşluk verilebilir, Türkçe noktalı harf kullanılabilir. Alan isimlerinde nokta(.), ünlem(!), tırnak( ), noktalı virgül(;) ve köşeli parantez([ ]) bulunamaz. Veri Türü: Değişken özelliklerine göre, O alana girilecek bilginin türünü belirtir. Açıklama: Hatırlatma notu, ya da başka bir kullanıcıya bırakmak istediği not kısmı olarak tanıtabiliriz. Veri türleri Kısa Metin: Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi girilebilen alan türüdür. En fazla 255 karakter bilgi alır. Uzun Metin: Çok Miktarda Alfabetik ve sayısal türde bilgi girilebilen alan türüdür. Örneğin, Tümceler ve paragraflar. Yaklaşık 1 gigabayta (GB) kadar, ama uzun metin görüntüleyen denetimler ilk 64.000 karakterle sınırlıdır.
Sayı: Tabloda üzerinde işlem yapılabilecek sayısal değerlerin girilebileceği alan türüdür. Sayısal alanların alan boyutunu belirlerken aşağıdaki boyut türleri seçilebilir: Bayt: 0 ile 255 arasında değer girilebilir. Tamsayı: -32768 ile 32767 arasında değer girilebilir. Uzun tamsayı: -2.147.483.648 ile 2.147.483.647 arasında değer girilebilir. Tek ve Çift: Çok büyük sayılar için ve ondalıklı sayılar için kullanılan veri tipleridir. Tarih/Saat: Tarih ve saat türündeki bilgiler için tanımlanır. Para birimi: Parasal değerler için tanımlanır. Bu tür alanlara 15 basamak tamsayı, ondalıktan sonra da 4 basamak bilgi girilebilir. Otomatik sayı: Bu tür alandaki sayı değeri girilen her kayıtta otomatik olarak artar. Evet/Hayır: Mantıksal alan türüdür. İki ihtimalli bilgiler için kullanılır. Örneğin; Askerliğini yaptı/yapmadı, Disiplin cezası var/yok gibi. Köprü: Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eğer internet bağlantısı varsa belirtilen web adresine gidilebilir. OLE nesnesi: Veritabanına resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesi için kullanılır. Ek: Resim, belge, elektronik tablo veya grafik gibi dosyaları ekleyebilirsiniz; her Ek alanı, veritabanı dosyasının depolama boyutu sınırını aşmamak kaydıyla kayıt başına sınırsız sayıda ek içerebilir. En çok 2GB dosya boyutu olabilir.
Alan Özellikleri Alanların alacağı veri türleri belirlendikten sonra tablo tasarımcısının alt bölümünde bulunan Genel sekmesi seçeneklerini kullanarak alan özelliklerini belirleyebilirsiniz. Metin Veri Türü İçin Alan Özellikleri Alan Boyutu: Karakter uzunluğu belirlemek için kullanılır. Metin türünde kullanılacak maksimum değer 255 karakter olmakla birlikte varsayılan değer 50 karakterdir. Biçim: Alana girilecek olan metnin biçimini ve alana nasıl yerleştiğinin gösterilmesi için kullanılır. KARAKTER İŞLEVİ < Büyük harfle girilen bilginin küçük harfte görünmesini sağlar. > Küçük harfle girilen bilginin büyük harfle görünmesini sağlar. ** Bilgileri sağa dayalı olarak yazar! Bilgileri sola dayalı olarak yazar![renk] : Renk yazılan bölüme access in desteklediği renk isimleri Yazılarak girilen verilerin renkleri belirlenebilir. Örn: >![Yeşil] Bilgileri büyük harfle ve yeşil renk olarak yerleşir.
Giriş Maskesi: Bir alana bilgi girişi yaparken kullanıcının bilgi girmesine yardımcı olmak ve sınırlama getirerek yanlış bilgi girilmesini önlemek için oluşturulan bir yapıdır. Giriş maskesi tanımlamak için şu karakterler kullanılabilir; KARAKTER İŞLEVİ 0 0 ile 9 arasında bir değer girilmesine izin verir. Bu tanımlama yapıldığında bilgi girişi zorunludur. Sıfır miktarı kadar sayı girilir. A-z girişe izin verilmez Örn: Telefon numaraları için; (000)-(000-00-00) 9 Bu tanımlama yapıldığı zaman bilgi girişi zorunlu değildir. Veya daha az rakam girilebilir. Rakamlar arasında boşluk verilebilir. Bu alana hiç bilgi girilmeden geçilebilir. # Tek bir rakam veya boşluk girilmesi için kullanılır. Bilgi girişi zorunlu değildir. Tanımlanandan daha az veri girilebilir. L Sadece alfabetik karakterlerin girişine izin verir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunludur. Karakterler arasında boşluk verilemez. < karakteri: Kendisinden sonra gelen karakterleri küçük harfle yazar. > karakteri: Kendisinden sonra gelen karakterleri büyük harfle yazar. Örn: >L<LLL İlk Harfi Büyük, diğer 3 harfi küçük yazar.? Sadece alfabetik bilgi veya boşluk girişine izin verir. Tanımlandığı adetten daha az bilgi girilebilir. A Sadece harf ve rakam girişine izin verir. Tanımlandığı sayı kadar bilgi girişi zorunludur. Karakterler arasında boşluk verilemez. a Harf, rakam ve boşluk girişine izin verir. Tanımlandığı kadar bilgi girişi zorunlu değildir. & Herhangi bir karakter girişi yapılabilir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunludur. C Herhangi bir karakter girişi yapılabilir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunlu değildir. password Bilgilerin * şeklinde görüntülenmesini sağlar. Resim Yazısı: Bilgi girişi sırasında, bilgi alanları tanımlanmış adlarıyla görüntülenir. Eğer bilgi alanının başlığının başka bir metin olması isteniyorsa bu başlığın resim yazısı kutusuna yazılması gerekir.
Varsayılan değer: Hazırlanan bir tabloya bilgi girişi yapılırken o alanda başlangıçta görüntülenmesi istenen değerdir. Geçerlik Kuralı: Bir alana girilecek bilgiye giriş sınırlaması getirmek için kullanılan bir özelliktir. Örneğin 0 ile 100 arasında olmasını istiyorsak, BETWEEN 0 AND 100 veya >=0 AND <=100 şeklinde değer girilebilir. Geçerlik metni: Geçerlik kuralı verilen alana bilgi girişi sırasında girilen bilgi bu kurala uymuyorsa ekranda görülecek hata uyarısı bu özellikte belirtilir. Gerekli: Tablodaki bir alana bilgi girişini zorunlu tutmak istiyorsak bu özellik için Evet seçili olmalıdır. Sıfır uzunluk izni: Bu özellik sadece metin türü alanlar için geçerlidir. Bu özellik Evet değerini taşırsa ilgili alana bilgi girişi yapmadan geçilebilir. Sıralı: Tablo kayıtlarının o alandaki bilgiye göre sıralanıp sıralanmayacağı bu özellikte belirtilir. Burada Evet (yineleme var) seçili ise o alana göre sıralama olur ve o alanda aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt bulunabilir. Evet (yineleme yok) seçili ise olana göre sıralama yine olur, ancak o alana aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt girilemez. Unicode Sıkıştırma: Bu özellik 2 bytelık bilgiyi 1 byte yer tutacak şekilde sıkıştırır. Bu özellik sadece metin türü alanlarda geçerlidir. Sayı Veri Türü İçin Alan Özellikleri Biçim: Alan yerleşiminin nasıl olduğunu gösterir. Önceden tanımlanmış olan biçimlerden birisi seçilir veya yeni bir biçim oluşturulur. Genel sayı, para birimi, euro, sabit, standart, yüzde ve bilimsel seçenekleri mevcuttur.
Ondalık basamaklar: Ondalık ayırıcının sağ tarafında görüntülenen basamak sayısını belirlemek için kullanılır. Varsayılan değeri Otomatik tir. Diğer değerler 0 ile 15 arasında değişmektedir. Geçerlilik Kuralı: Alana girilebilecek olan değerleri sınırlamak için kullanılır. Alanın yan tarafında bulunan düğmesine tıklatılarak İfade Oluşturucusu penceresi açılır. Buradan, girilebilecek veri için matematiksel veya mantıksal sınırlamalar oluşturulabilir.