Sayı : B.02.1.DNM/1.02-010.06-9500 31/12/2009 Konu : Genelge 2010/1 DOSYA İlgi : a) Denizcilik Müsteşarlığı Taşra Teşkilatı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik. b) Denizcilik Müsteşarlığı İzin Yönergesi. c) Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık Kıyafetlerine dair Yönetmelik. d) Denizcilere Mahsus Kıyafet Talimatnamesi. 1-Bölge Müdürlüğünde tutulan günlük takip çizelgeleri, Merkez Liman Başkanlığı ve her birim tarafından düzenlenecek ve ilgili birim amirlerince kontrol edilecek ve aylık olarak ilgili Müdür Yardımcılarına çıkarılacaktır. Göreve geliş gidişlerde mesai saatlerine dikkat gösterilecek, iş yerindeki kılık kıyafetleri ilgi (c) ve (d) de belirtilen şekilde olacaktır. 2-Yetkili amirler tarafından zorunlu hallerde verilecek idari izinler, ilgi (b) Yönerge de belirtilen esaslara göre uygulanacaktır. Bölge Müdür Yardımcılarına bilgi verilmek suretiyle kısa süreli izinler (saatlik) birim amirleri ve birim sorumlularınca verilecek olup izinlerin takibine esas olmak üzere Personel ve Eğitim Şube Müdürlüğüne teslim 3-Resmi araçlar görev kağıdı almadan göreve çıkmayacaklardır. Araçların görev teklifleri Birim Amiri/Sorumluları tarafından yapılacak, Onayı ise İdari ve Mali İşler Şube Müdürü tarafından yapılacak, yoksa Bölge Müdür Yardımcıları vereceklerdir. Araçların kilometre ile ilgili kontrollerinden ise göreve giden personel sorumlu olup tarafından görev kağıdı üzerinden imza 4-Demirbaş eşyalar kullanıcısına zimmetlenecek, kullanıcı bu eşyaların sorumluluğunu taşıyacak olup demirbaş listesi görünür bir yere asılacak ve Taşınır Mal Yönetmeliğine uyulacaktır. 5-Personelin her türlü talep ve şikayetleri silsile yolu takip edilerek yapılacaktır ve KYS çerçevesinde yapılan Y.G.G. toplantılarında gündeme alınacaktır. 6-Birimlere havale edilen evrakların, sonuçlandırılması ve işlemi biten evrakların birimlerinde kalan (paraflı nüshası ve ekleri) suretlerinin takibi ve dosyalanmasından ilgili/havale edilen personel sorumludur. 7-Her birim amiri ve birim sorumlusu mahiyetindeki personeli yetiştirmekle yükümlü olup memuriyete yeni başlayan personeller mevzuatına göre yetiştirilecektir. 8-Resmi Gazetenin yayımları Bölge Müdür Yardımcıları tarafından ve tüm birim amirleri/sorumlularınca günlük olarak takip edilecek, birimlerini ilgilendiren hususlara ait yayımlar hakkında birim personeline bilgi verilecektir. Dağıtımı canakkalebolge@denizcilik.gov.tr üzerinden Bölge Müdür Yardımcılarınca yapılacaktır. Birim Amirleri/Sorumluları günde en az iki kez Bölge Müdürlüğümüzün WEB adresini ve E-POSTA adresini ziyaret edip varsa gerekli talimatları yerine getirecekler, birim çalışanlarına dağıtımını yapacaklardır. Bu görev birim amirlerinin/sorumlularınındır. 9- Kurum içi yazışmalarda öncelikle e-posta sistemi kullanılacak ve akabinde evrakın aslı posta yolu ile gönderilerek mümkün olduğunca tasarruf sağlanacak ve e-posta çıktısı dosyalanacaktır. Günlük olarak hazırlanan FAKS ibareli resmi yazıların faksı çekildikten sonra faks teyidi alınarak resmi yazı ile birlikte ilgili dosyasında muhafaza edilecek ve geçmiş tarihli her türlü resmi yazı ve belgenin gönderilmesi esnasında ise faks formu düzenlenecek ve faks teyidi ile birlikte muhafaza altına alınacaktır. (Değişik madde:21/09/2010 tarih ve 6194 sayılı yazı ile) 1/5
10-Kırtasiye malzemelerinin kullanımında tasarrufa riayet edilecek, ayniyattan belgesiz malzeme çıkarılmayacak, malzemeler ilgili birim amirlerinin talebi ile alınacaktır. 11-Birimlerdeki bilgisayar ve fotokopi makinelerinin çalışır durumda olması birim amirlerinin sorumluluğunda olacak, onarım ihtiyacı ve malzeme eksiklikleri zamanında tamamlatılacaktır. 12-Müsteşarlığımız ve bağlımız liman başkanlıkları ile yapılacak telefon görüşmeleri Sekreterlik kanalı ile yapılacak, haricen yapılacak özel görüşmeler kaydettirilecektir. 13- Satın Alma Komisyonu, İhale Komisyonu ve diğer komisyonlarında görev alacak personellerin isimleri yılbaşı itibariyle, İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü nün talebi üzerine, birimler tarafından belirlenecek personellerden oluşmak üzere İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünce oluşturulacaktır. 14-Yurtiçi Geçici Görev Emirleri, İzin formları ve Hasta Sevk kağıtları 657 sayılı D.M.K. doğrultusunda ilgili birimlerce hazırlanacaktır. Yurtiçi Geçici Görev Emirleri; (Değişik madde:23/06/2010 tarih ve 4129 sayılı yazı ile) Bölge Müdürlüğümüz sınırları dahilindeki görevlendirmelerde Birim Amiri/Birim Sorumlusu ve ilgili Bölge Müdür Yardımcısı tarafından iki imza, Bölge Müdürlüğü sınırları haricindeki görevlendirmelerde ise Birim Amiri/Birim Sorumlusu, ilgili Bölge Müdür Yardımcısı ve Bölge Müdürünün imzası ile birlikte üç imza olmak üzere ilgili personelce 3 nüsha olarak düzenlenecek ve imzaların tamamlanmasını müteakip Giden Evrak İşlemi yapılacak, 2 nüshası aylık periyodlar halinde ve gelecek ayın beşine kadar Personel ve Eğitim Şube Müdürlüğüne gönderilecek, kalan nüsha ilgili personelin biriminde muhafaza Bölge Müdürü ve Bölge Müdür Yardımcılarına ait Yurtiçi Geçici Görev Emirleri Personel ve Eğitim Şube Müdürlüğü tarafından hazırlanacaktır. Diğer ödenekler gibi bu ödenekte İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünce aylık kontrol edilecek ve Müsteşarlığımızın talimatları doğrultusunda düzenli olarak istenecektir. Senelik/hastalık İzin Formları; 07.05.2009 tarihli ve 2746 sayılı yazımız doğrultusunda tanzim ve takip ( Müsteşarlığımızın 2009/3 sayılı Genelgesi ) Hasta Sevk Kağıtları; (Değişik madde: 23/06/2010 tarih ve 4129 sayılı yazı ile) 31.12.2009 tarih ve 27449 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Maliye Bakanlığının Kamu Personelinin Sağlık Hizmetlerinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Devrine İlişkin Tebliği gereğince hasta sevk kağıdı düzenlenmesi kaldırıldığından bahisle hasta sevk işlemleri 08.02.2010 tarihli ve 943 sayılı yazımız doğrultusunda tanzim ve takip Gizli evraklar ve yazıların hazırlanması: Tüm yazışmalarda; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik gereğince işlem yapılacaktır. Yazının çıktığı birimin belli olabilmesi için, hazırlanan yazılarda Müsteşarlık kodlama sistemine uygun hareket Ayrıca, gizli yazılarda ise gönderilecek olan gizli ibareli zarfın üzerindeki sayı kısmına desimalin tamamı yazılacaktır. 15-Gelen Evrakların Havale İşlemleri, - Gemi Sörvey Kurulu Başkanlığına/Vekiline; Liman Başkanlıklarından, Acentelerden ve gerçek kişilerden gelen evraklar doğrudan teslim - Liman ve Deniz İşleri Şube Müdürüne/Sorumlusuna; Liman Başkanlıklarından ve gerçek kişilerden gelen gemi adamları ile Merkez Liman Başkanlığı sicilli gemiadamı evrakları (mevzuatı gereği Liman Başkanlığı görevi dışındakiler) mal varlığı araştırması ve deniz araçlarına ait kayıp/çalıntı ile ilgili evraklar doğrudan teslim - İdari ve Mali İşler Şube Müdürüne/Sorumlusuna; maaşlara esas olmayan eczane ve hastane ödemeleri ile ilgili evraklar doğrudan teslim 2/5
- Personel ve Eğitim Şube Müdürüne/Sorumlusuna; maaşlara esas eczane ve hastane ödemeleri ve bunlara dair özlük işleri ile yıllık izinlerle ilgili gelen evraklar doğrudan teslim - Birimlere doğrudan teslim edilen tüm evraklar aynı gün içinde havale edilecek ve sisteme girilecektir. - Yukarıda belirtilen evraklar haricinde tüm evraklar birimine göre ilgili Bölge Müdür Yardımcılarına çıkarılacak ve Bölge Müdür Yardımcıları gerekirse Makamdan görüş alarak havale edeceklerdir. - Bölge Müdür Yardımcılarının yanı sıra, yukarıda havale yetkisi verilen birim amirleri/sorumluları ile Merkez Liman Başkanı; görüş isteyen, yorum alınarak sonuçlandırılması gereken, denizcilik iş ve işlemleri ile ilgili denizcilik politikasını doğrudan ilgilendiren izin, yapılaşma v.b. evraklar ile projeler, talimatlar, genelgeler, emre maruz incelenmesi gereken konular, Boğaz geçişlerindeki Tüzük ve Kural İhlalleri ile kaza, arıza ve çatışma v.b. acil müdahale gerektiren konularla ilgili evraklar Bölge Müdürlük Makamından doğrudan talimat alınarak havale - Bölge Müdürünün izinli, raporlu, görevli olduğu durumlarda Makam görüşü alınması gereken evrakların aslı üzerinden (havale edilmişi üzerinden) dönüşünde Makama sunulacak ve bilgi verilecektir. - Birimlerimiz arası dahili yapılan yazışmalara ait evraklar doğrudan Birim Amirine/Sorumlusuna teslim 16-Giden Evrak İşlemleri, a)tüm birimlerimiz dahili (birimler arası) yazışmalarını, Birim Amiri, Birim Amiri bulunmayan birimler ise Bölge Müdür Yardımcıları üzerinden yapacaklardır. b)bölge Müdür Yardımcıları ; -Diğer Bölge Müdürlüklerine ve Liman Başkanlıklarına yazılan gemiadamları ile ilgili üst yazıları ile deniz araçlarının kayıp ve çalıntı durumlarında yazılan yazıları ve bunlara dair Liman Başkanlıklarımızla yapılacak olan yazışmaları, -İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü ile Personel ve Eğitim Şube Müdürlüğünden Liman Başkanlıklarına yazılan yazıları Bölge Müdürü adına Bölge Müdürü a. şeklinde imzalayacaklardır. c)- Gemi Sörvey Kurulunca load-line sörveyi ile ilgili İstanbul Bölge Müdürlüğüne yazılan yazılar, - Bandırma-Gemlik Liman Başkanlıklarına talep edilen gemilerin sörvey edilmesi ile ilgili yazılar, - Boğaz geçişi ile ilgili yazılar,(rutin geçiş dışındakiler hakkında Bölge Müdürüne bilgi verilecek) - Tekneler üzerinde takyidat olup olmadığına dair Bölge Müdürlükleri/Liman Başkanlıkları arası yazışmalar, - Bölge Müdürlükleri/Liman Başkanlıkları arasında tekne özel kütük kaydı nakli/kapanmasına dair yazılar, -(Ek ibare: 23/06/2010 tarih ve 4129 sayılı yazı ile)yolcu ve uluslararası sefer yapan gemiler dışındaki gemi/deniz araçlarının tüm belgeleri, Bölge Müdür Yardımcıları/Gemi Sörvey Kurulu Başkanınca Bölge Müdürü a. şeklinde imzalanacaktır. d) (Değişik madde: 23/06/2010 tarih ve 4129 sayılı yazı ile) Yukarıda belirtilen yetki devirlerinin dışındaki tüm yazışmalar Bölge Müdürünce imzalanacak olup vekalet sırası Valilik Makamının 21.06.2010 tarih ve 4062 sayılı Oluruna göre sırasıyla Bölge Müdür Yardımcısı Mehmet TAŞPINAR, Bölge Müdür Yardımcısı Ramazan YILMAZ şeklindedir. Ayrıca, Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında Harcama 3/5
Yetkisi/Yetkilisi Bölge Müdürü/Vekili olup Gerçekleştirme Görevlileri sırası ile Bölge Müdür Yardımcısı Ramazan YILMAZ, Bölge Müdür Yardımcısı Mehmet TAŞPINAR, Şube Müdürü Necip ADIGÜZEL, GSK Başkanı İsmail ÖZDEMİR ve Çanakkale Liman Başkanı Murat GÜL şeklindedir. e)bölge Müdürlüğümüzün K.Y.S. çalışmaları çerçevesinde 18.03.2009 tarih ve DNM.17.PRD.İMŞM.01 no ile yürürlüğe giren Genel Evrak Prosedürü ne tüm birimlerimiz uyacak ve uygulayacaklardır. f)elden teslim edilecek olan giden evraklar, evrak sahibinin kendisine, birinci derece akrabalarına veya vekaletname ile takibe yetkili olan kişilere kimlik ve/veya vekaletname kontrolü yapılmak suretiyle Giden Evrak Sorumlusu tarafından imza karşılığında zimmet defteri ile teslim g) Birim Amirleri/Sorumluları aylık ve yıllık periyotlar halinde EVRAK/KAYIT sistemi üzerinden kapatılmayan, işlemi yapılmayan evrakları takip edip sorgulayacaklardır. Bu sorgulamadan üst amirlerine karşı sorumludurlar, birim amirleri/sorumluları bu görevi vekaleten devir yapamayacaklardır. 17-Havale edilen evrakların zimmet defteri üzerinden takibinden, teslim alınmasından ve cevaplandırılmasının takibinden birim sorumluları/amirleri sorumludur. 18-(Mülga madde: 23/06/2010 tarih ve 4129 sayılı yazı ile) 19-(Değişik madde: 23/06/2010 tarih ve 4129 sayılı yazı ile) Bölge Müdürlüğümüz Bölge Müdür Yardımcılarının görev dağılımı aşağıda olduğu gibidir. 1-Bölge Müdür Yardımcısı/Yönetim Temsilcisi Ramazan YILMAZ : a)liman ve Deniz İşleri Şube Müdürlüğü b)idari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü c)personel ve Eğitim Şube Müdürlüğü/Tahakkuk Servisi d)kalite Yönetim Sistemi Birimi 2-Bölge Müdür Yardımcısı Mehmet TAŞPINAR : a)gemi Sörvey Kurulu Başkanlığı b)12 Liman Başkanlığı 20-Bölge Müdürlüğümüzce periyodik olarak yapılan Yönetimi Gözden Geçirme toplantılarında alınan kararlar talimat niteliğinde olup aksine emir verilmedikçe bağlayıcıdır. 21-Tüm personel verilecek diğer görevleri de yürütmekle mükelleftir. 22-Bu genelge yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olacaktır. 23-Bu Genelgenin yayımlandığı tarih itibariyle 2009/1 sayılı Genelge ve revizeleri yürürlükten kaldırılmıştır. 24-Birim Amirleri/Birim Sorumluları kendilerine bağlı personel ve iş ve işlemden sorumlu olup iç görevlendirmeyi Bölge Müdür Yardımcılarının onayı ile yaparlar. 4/5
25-Bu Genelge tüm personele Birim Amirleri/Birim Sorumluları tarafından imza karşılığı tebliğ Gereğini rica ederim. Ender KURT Bölge Müdürü DAĞITIM: Mehmet TAŞPINAR (Bölge Müdür Yardımcısı) Ramazan YILMAZ (Bölge Müdür Yardımcısı) GSK Başkanlığına Çanakkale Liman Başkanlığına Liman ve Deniz İşleri Şube Müdürlüğüne İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne Personel ve Eğitim Şube Müdürlüğüne KYS Birimine 31/12/2009 Kılavuz B.BAYER 31/12/2009 Kılavuz Yrd/Birim Sor. M.BİLEN 5/5