Personel Takip Yazılımı Küresel Personel Devam Kontrol Programı Küresel personel takip programı bordro, mesai hesaplama sürenizi ve alacağınız raporları en kısa sürede almanız için hazırlanmıştır.
İçindekiler Program İlk Açılış... 3 Organizasyon Şeması... 4 1- Kullanıcı İşlemleri... 5 2- Giriş Çıkış İşlemleri... 7 3- Vardiya İşlemleri... 17 4- Personel İşlemleri... 22 5- İzin İşlemleri... 31 6- Ayarlar... 32 7- Cihaz İşlemleri... 33 8- Aboneler... 34
Program İlk Açılış Programın ilk açılış Kullanıcı Adı: demo Şifresi: demo dur.
Organizasyon Şeması Eğer kurumunuzda yer alan diğer birimler daha önceden eklendiyse bu alanda liste halinde görüntülenecektir. Sol kısımdan birimi seçerek o birimin veritabanı bilgilerine ulaşılır.yok ise local e basarak programın ana ekranına giriş yapılır.
1-1.Kullanıcı Yetkilendirme 1- Kullanıcı İşlemleri Kullanıcı İşlemleri => Kullanıcı Yetkilendirme Bu bölümden kullanıcı ekleyebilir, eklediğiniz kullanıcıya yetki atayabilirsiniz. Eklemiş olduğunuz kullanıcı Admin yetkisine sahip ise program içerisindeki tüm menüleri yönetme yetkisine sahip olacaktır. Eğer Admin yetkisine sahip değil ise yetki gerektiren bazı menüleri kullanma yetkisine sahip olmayacaktır.
1-2.Kullanıcı Raporları Kullanıcı İşlemleri => Kullanıcı Raporları Bu rapor programa kaydedilen kullanıcıların bıraktığı izleri gösterir. Hangi kullanıcı program üzerinde hangi işlem ve değişiklikleri yaptıysa belirtilen tarihler arasında bu rapor üzerinde gösterecektir.
2-1.Giriş Çıkış Raporları 2- Giriş Çıkış İşlemleri Giriş Çıkış İşlemleri => Giriş Çıkış Raporları Giriş çıkış raporları bölümünde iki tarih arasında personellerin işe giriş saati, mola saatleri, yemek saati ve işten çıkış saatini toplu olarak bu bölümde listelenir. Zamanında gelen personeller mavi renk ile geç kalan personeller kırmızı renk ile gösterilmiştir.
Yazdır butonu ile çıktı alınabilir; Giriş çıkış raporu çıktı örneği yukarıdaki resimdeki gibidir.
2-2.Tüm Giriş Çıkışlar Giriş Çıkış İşlemleri => Tüm Giriş Çıkışlar Tüm giriş çıkışlar bölümünde parmak izi cihazından okutulan tüm kayıtlar iki tarih arasında raporlanır. Personelin ismine, departmanına, kapısına, tarihine göre gibi gruplandırma yapılabilir. Gruplandırmak istenen sütun, gruplandırma alanına sürekle bırak yöntemiyle gruplandırılabilir.
Yukarıdaki resimde isme göre gruplandırma yapılmıştır. Kişi seçilerek kişinin belirtilen tarihlerdeki giriş çıkış saatlerini görmek mümkündür. Aynı şekilde bu liste yazdır butonuna basılarak çıktı alınır; Yazdır butonuna basıldığında alınacak çıktının örneği yukarıdaki resimdeki gibidir.
2-3.Gelmeyenler Giriş Çıkış İşlemleri = > Gelmeyenler İki tarih arasında işe gelmeyen personellerin listesi gelmeyenler raporunda listelenir.
2-4.Personel Listesi Giriş Çıkış İşlemleri => Personel Listesi Personel listesi raporunda program üzerinde kayıtlı personellerin tc kimlik no,ad soyad ve departmanına göre listelenir.yazdır butonu ile çıktısı alınabilir.
2-5.İzin İşlemleri 2-5.1-)Günlük İzin İzin İşlemleri => İzin İşlemleri => Günlük İzin Günlük izin verilecek personel sol kısımdan seçilir.izin türünde ücretli izin,ücretsiz izin,raporlu,evlilik izni,yıllık izin,izni veren kişi,açıklama gibi ayarlamaları yapabilir.istenilen tarihler arasında izin kaydını oluşturabilirsiniz.
2.5.2-) Saatlik İzin İzin İşlemleri => İzin İşlemleri => Saatlik İzin Saatlik izin verilecek personel sol kısımdan seçilir. Daha önceden izin kullandıysa tablo üzerinde gösterecektir. İzin ücret durumundan ücret kesilip, kesilmeyeceği ile ilgili ayarlamaları yapabilir istenilen saatler arasında izin kaydını oluşturabilirsiniz. Aynı şekilde izni veren kişi ve açıklama gibi ayarlar bu bölümden yapılabilmektedir.
2.5.3-)İzin Listele 2.5.3.1-)Saatlik İzin İzin İşlemleri => İzin İşlemleri => İzinleri Listele => Saatlik İzin Saatlik izin bölümünde kaydedilen izinlerin listesi toplu olarak İzin işlemleri/izin listele/saatlik izin bölümünde görüntülenir. Departmanına göre gruplandırma bölüm seçilerek veya tümü diyerek yapılabilmektedir.
2.5.3. 2-)-Günlük İzin İzin İşlemleri => İzin İşlemleri => İzinleri Listele => Günlük İzin Günlük izin bölümünde kaydedilen izinlerin listesi toplu olarak İzin işlemleri/izin listele/günlük izin bölümünde görüntülenir. Departmanına göre gruplandırma bölüm seçilerek veya tümü diyerek yapılabilmektedir.
3-1-)Vardiya Grubu 3- Vardiya İşlemleri Vardiya İşlemleri => Vardiya Grubu Mesai giriş saati, çıkış saati, sabah molası, mola süresi, yemek arası giriş ve çıkış saatleri, yemek süresi, akşam molası çıkış saati ve giriş saati, akşam mola süresi, molalı, gün dönümü, sabah geç kaldığında kaç dakika tolerans gösterileceği gibi tanımlamalar bu bölümden yapılmaktadır.
3-2-)Vardiya Planı Vardiya İşlemleri => Vardiya Planı Vardiya grubunda tanımlanmış olan günlük mesai saatlerini haftalık olarak vardiya planlanması işlemi vardiya planı menüsünden yapılır. Vardiya planı oluşturulmadan önce vardiya grubundan vardiya grubu tanımlanması yapılması gerekir.
3-3-) Vardiya Atama 3-3.1-)Sabit Vardiya 3-3.1.A-Personele Sabit Vardiya Atama Vardiya İşlemleri => Vardiya Planı => Sabit Vardiya Eğer kişi bazında sabit vardiyası ataması yapılacak ise sol personelin ismine çift tıklanır. Vardiya planında oluşturmuş olduğumuz vardiya ismini buradan seçerek kaydedebiliriz.
3-3.1.B-Departmana Sabit Vardiya Atama Toplu olarak bir departmanda bulunan tüm personellere vardiya atamasına ise departman çift tıklanır. Kaydet butonu ile vardiya atamasını buradan gerçekleştirebiliriz.
3-3.2-)Değişken Vardiya Vardiya İşlemleri=> Vardiya Atama => Değişken Vardiya Atama Eğer haftanın farklı günlerinde değişken bir vardiyanız var ise bu bölümden ister departmanına göre ister personel seçerek kişi kişi personellerin giriş çıkış saatlerini ayarlayabilirsiniz. Değişken vardiya ataması için öncelikle personellerin vardiya grubu bölümünden günlük mesai saatleri tanımlanır. Daha sonra vardiya planı kısmından haftalık vardiya planı yapılır. Daha sonra değişken vardiya atama işlemi yapılır.
4- Personel İşlemleri 4-1.Personel Sicil Bilgileri Personel İşlemleri => Personel Sicil Bilgileri Yeni butonuna basarak personel sicil bilgilerini oluşturmaya başlıyoruz. Buradaki hiçbir alan boş geçilemez. Tüm bilgilerin eksiksiz ve tam olarak girilmesi zorunludur. İşten ayrılan ve çalışan personeller soldaki sütundan seçilerek ayrı ayrı listelenebilmektedir.
4-1.1-)Eğitim-Sertifika Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Eğitim-Sertifika Sicil bilgileri bölümünde sol sütundan eğitim sertifika bilgisi girilecek personele çift tıklanır. Daha sonra eğitim sertifika menüsüne girilir. Bu bölümde personele ait eğitim bilgileri, sertifika bilgileri kaydedilir. Sertifika bilgisi kaydedildikten sonra alt kısımda bulunan tabloda sertifika adı ve veriliş tarihine göre listelenir.
4-1.2-)Kurum İçi Eğitimler Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Kurum içi eğitimler Sicil bilgileri bölümünden sol sütundan personel seçilir. Kurum içi eğitim eklemek üzere ilk etapta yukarıdaki gibi bir sayfa gelmektedir. Bu bölümden yeni eğitim ekle diyoruz; Bu şekilde bir sayfa gelmektedir. Buradan eğitim konusu, kurum, eğitmen, eğitim tarihi ve eğitim süresi bilgilerini girdikten sonra kaydet butonuna basıyoruz. Silmek için aşağıdaki tabloya gelen satıra çift tıklamamız gerekir. Kayıt işlemi gerçekleştikten sonra tekrar eğitim içi işlemlerin ilk açılan sayfasına geri dönecektir. Buradan Eğitim Kaydet butonuna basarız;
Yukarıdaki resimdeki sayfada tablo üzerinde eklenen eğitim satırına çift tıkladığımızda kurum içi eğitim seçilen personele eklenir. 4-1.3-)Üyelikler Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Üyelikler Personel işlemlerinde bulunan sicil bilgileri menüsünde sol sütunda bulunan personele çift tıklanır. Daha sonra üyelikler ekranına girilir ve yukarıdaki gibi bir sayfa açılacaktır. Bu bölüme personeli üyesi olduğu kurum/dernek eklenir.
4-1.4-)Ödül Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Ödül Sicil bilgileri bölümünden ödül tanımlanacak personel seçilir. Ödül menüsüne girilerek personele ait kurum içi ödülü tanımlanabilmektedir.
4-1.5-)Ceza Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Ceza Personele ait ceza tanımlaması buradan yapılabilmektedir.
4-1.6-)Cari Hareketler Personel İşlemleri =>Sicil Bilgileri => Cari Hareketler Personel işlemlerinde bulunan sicil bilgileri menüsünde sol sütunda bulunan personele çift tıklanır. Daha sonra cari hareketlere girildiğinde yukarıdaki sayfa açılacaktır. Bu menüde personele ait taslak puantaj görüntülenir. Personelin günlük izinleri, ücretli, ücretsiz kullandığı izin gün sayısı, fazla mesaileri, eksik mesaileri saat türünden hesaplanıp listelenmektedir.
4-2.Cv Havuzu Personel İşlemleri => Cv Havuzu Cv havuzunda aday personellere ait eğitim seviyesi, sertifika bilgisi, sınav bilgisi gibi bilgiler girilebilmektedir.
4-3.İşe Alım İşlemleri Personel İşlemleri => İşe Alım İşlemleri İş başvurusunda bulunan adaylarla ilgili bilgiler işe alım işlemlerinden takip edilir. 4-4.Resmi Puantaj Personel İşlemleri =>Resmi Puantaj
Resmi puantaj ile personellerin çalıştığı gün sayısı, kullanmış olduğu izinler, gelmediği günler parmak izi cihazından okutulan giriş çıkışlarına göre size döküm halinde verilir. Program bu bölümden otomatik olarak çalıştığı gün sayısını hesaplar. 5-1.Resmi İzin İşlemleri 5- İzin İşlemleri İzin İşlemleri => Resmi İzin İşlemleri Resmi izin tanımını bu bölümden yapılarak personellerin toplu olarak izinli gösterilmesi mümkündür.
6- Ayarlar 6-1-)Cihaz İşlemleri Ayarlar =>Cihaz İşlemleri Personel devam kontrol programı ile parmak izi,kart okuyucu,yüz tanıma cihazlarının haberleşmesi için gerekli ayarlamalar bu bölümden yapılır.
7-1-)Cihaz Tarih Saat 7- Cihaz İşlemleri Cihaz İşlemleri =>Cihaz Tarih Saat Bu bölümde program üzerinden cihaz üzerindeki tarih saat ayarlarını değiştirmek mümkündür. 7-2-)Personel Cihaz Aktivasyonu Cihaz İşlemleri => Personel Cihaz Aktivasyonu
Program ve parmak izi cihazı üzerinde kayıtlı olan personelin parmak izi cihazını kullanma yetkisi bu bölümden verilir. Ekran mesajı ise cihaz üzerinde kaç numaralı user id ye sahipse o kişinin cihazın ekran üzerindeki görüntüsünün ayarlandığı kısımdır. Parmak izi cihazındaki id numarası ile program üzerindeki id numarası eşit olmaması durumunda ekran mesajı gönderilemeyecektir. 8-1-)Abone Oluştur 8- Aboneler Aboneler =>Abone Oluştur Abone kart şirket bünyesinde geçici veya belirli süre ile bir personelin kullanması için verilen kart tanımı yapıldığı durumlarda kullanılır. Kullanım bitiş tarihi girilerek kartı ne kadar süre kullanacağı kısıtlanabilir.
8-2-)Abone Hareketleri Aboneler =>Abone Hareketleri Abone oluştur bölümünden kaydedilen misafir personelin yapmış olduğu giriş çıkış hareket raporu buradan çıktı olarak alınır.